Sammanfattning av diskussionsgrupper Grupp 1: Upphandlarnas behov

Transkript

1 Sammanfattning av diskussionsgrupper Grupp 1: Upphandlarnas behov Problem och möjligheter med miljöanpassad upphandling. Funderingar och tankar gällande miljöanpassad upphandling som kommit upp under dagen. Vilka behov har upphandlarna för att kunna arbeta med miljöprogrammets mål? Hur kan upphandlarna jobba med miljöanpassad upphandling? Jan Nordin, Karin Hebel, Tomas Sjölander, Mats Igemo, Östen Malmberg, Kåre Sundelin, Jacob Krokstedt, Margot Bratt, Ellinor Avsan, Urban Jonsson och Fredrik Pettersson. Vad kan SLK och Miljöförvaltningen göra för att stödja nämnder och bolag avseende kravställande vid upphandlingar? Gruppen enades om att en konkret åtgärd är att sammanställa mallar med minimikrav för specifika områden, till exempel städning och livsmedel. Hur ska EKU kompletteras? Viktigt är också att koppla till miljöprogrammets nyckeltal. Kan man använda medel från kompetensfonden? SLK, med hjälp från Miljöförvaltningen

2 Grupp 2: Ekologiska livsmedel Hur ska staden ställa krav på entreprenadköpen av livsmedel? Hur ska kraven följas upp? Bengt Axelsson, Bill Necander, Yvonne Tegnér, Yvette Glantz Rosdahl, Birgitta Persson, Magnus Sannebro, Hans Lindberg, Lars Ingvald, Charlotta Frenander och Anna Lipkin Gruppen diskuterade hur kravet om 15 % ekologiska livsmedel ska ställas i upphandling av färdig måltid och hur detta krav ska kunna följas upp. Att ställa kravet i upphandlingen är inte problemet, det ska ställas som minst 15 % ekologiska livsmedel, problemet är uppföljningen. Fakturan innehåller kostnaden för allt som ingår i tjänsten; löner, administration med mera. Fakturan borde innehålla specifiering av alla ingående kostnader så att kostnaden för ekologiskt går att urskilja. Man borde kunna fastställa en miniminivå för kraven. Det kan vara problem med att det inte finns någon kontaktperson för avtalet både på den upphandlande enheten och hos entreprenören. Samverkan! Miljöförvaltningen planerar ett samverkansmöte för entreprenörerna för att informera om målet om ekologiska livsmedel och för att diskutera problemet med uppföljning. Gruppen kommer förhoppningsvis att fortsätta arbeta med frågan. Grupp 3: Kemikalier Hur ska vi arbeta för att få bort de värsta miljögifterna? Hur ska vi ställa kraven för att få kunskap om de okända miljögifterna som finns i produkterna? Hur ska vi hitta rätt nivå på våra krav, så att de blir både uppnåeliga och drivande? Magnus Hedenmark, Louise Sörme, Lena Embertsén, Ulf Mohlander, Cajsa Wahlberg, Arne Jonsson, Anita Parsby, Rose-Marie Lithén, Petra Schagerholm (var inte med, men vill vara med senare) Gruppen beslöt att träffas 21/10, kl på MF Vi diskuterade: Hur urvalet av kemikalier och varor skulle ske. Kriterierna är vanlighet x farlighet. LAS i tvättmedel är inte det värsta miljögiftet men volymerna kan bli ganska stora.

3 Skilj på upphandling och det som köps utanför avtalen. För många behövs en enkel handledning eler listor över vilka produkter som inte ska köpas: Klorin och tandkräm som innehåller triclosan t.ex. Hur styra enheterna så att de verkligen följer vad som inte får köpas? Lösningar Speciell kontering av miljögodkända produkter, samt; mer och bättre nyckeltal behövs för uppföljningen Folksam har en guide för röda, gula och gröna produkter ett bra föredöme till lathund Utbildning naturligtvis Enhetscheferna måste få bättre stöd och styrning. Diplomering som komplement till miljömärkning Använda internationella kriterier (REACH) för kemikalier med okända egenskaper. Ansvaret Varje nämnd bär givetvis det yttersta ansvaret, men förstår de det? Hjälp behövs från SLK att förtydliga ansvaret. Speciella behov Flaskhalsarna för genomförandet måste identifieras. Vi tror att delegation, rutiner ochb ansvar för uppföljning kan vara de stora bristerna. Jämför med föreläsningen från Scandic-Hilton där hotelldirektörerna måste hålla sig till policyn. Bättre incitament, så att investeringar som lönar sig på lång sikt uppmuntras. Systemet med budgetår uppmuntrar bara till kortsiktiga lösningar. Behovet av utbildning stort. Grupp 5: Upphandlarentreprenörernas roll för uppfyllande av miljöprogrammet Hur ställer entreprenörerna miljökrav i upphandlingar? Vilka krav kan uppdragsgivarna ställa på entreprenörerna? Kerstin Fogelström, Ulrika Skogland, Leif Stenman, Roger Eklund och Ragnhild Karlsson Vara ned i hela processen från ax till limpa särskilt vad gäller avtalsuppföljning. - har kompetensen om avtalet mm - Behöver återkopplingen för egen intern utveckling (kostnadsbesparande inför nästa upphandling)

4 Upphandlar entreprenörerna (UE) måste ha grundkompetensen på miljöområdet. Beställaren måste vara drivande men UE är även säkerhetsventil för de fall beställaren glömmer. Miljöprogrammet med mera beaktas av UE. Vilket behov finns för att nå miljöprogrammets mål? Utbildningsbehov? Utbildning även för entreprenörerna, framför allt om stadens program Vad behöver vi veta mer om? Lista på miljökompetenspersoner med mera inom och utanför staden. Hjälpmedel? Uppföljningsverktyg Grupp 6: Miljösamordarens roll i upphandling Vilka behov finns? Samarbete med upphandlarna? Jon Möller, Agneta Brändström, Sara Jonsson, Henrik Spovin och Mats Christensen Vill veta mer om upphandlingsprocessen. Vilken roll är smartast strategiskt? Se till att något händer Roll i förhållande till upphandlarna, stötta utan att trampa på fötterna

5 Förmedla kunskap Vara katalysator Insatser ska finns i styrdokument (VP, VB, egna anvisningar) Viktigt att få verkliga uppföljningsmått som följs upp med verklig uppföljning, alltså inte bara skriven rapport som inte behöver redovisa faktaunderlag. Utomstående revision Upphandlaren har ansvaret att ta kontakt med miljösamordnaren. Frågan är om det när upphandlaren känner behov (pga kompetensbrist) eller om upphandlaren ska etablera kontakt? Chefens roll: har huvudansvaret. Chefer informerar chefer. Ge status åt frågan. Generellt är läget olika mellan olika SDFs. Viktigt med signaler från SLK och MP till SDF att upphandlingsmålen i MP är viktiga. Hålla på att tagna formuleringar gäller. Förslag att Miljöförvaltningens direktör bjuder in Stadsdelsförvaltningarnas direktörer och miljösamordare till träff. Jobba direkt och mer mot upphandlarnätverket. Grupp 7: Utvärdering och uppföljning av miljökrav i upphandling Nya metoder för att kunna följa upp de miljökrav som ställs i upphandlingarna? Hur ser referensgrupperna ut, behövs de kompletteras med annan kompetens? Vilka checklistor behövs och hur ska de se ut? Vem tar fram dom? Christina Lundin, Liselotte van den Tempel, Nils Matsson, Rudolf Eckes, Jan Ryhre, Yvonne Bergensund, Virginia Kustvall Larsson, Per Owe Molander, Rosmarie Johansson, Anna Ambjörn, Barbro Jädestam och Peder Svensson Gruppen valde at diskutera Nya metoder för att kunna följa upp de miljökrav som ställs i upphandlingarna Idag är uppföljningen av miljömålen åtminstone i stadsdelarna bristfällig. Kommentus upphandlingar följs heller inte upp på ett fullständigt sätt. Uppföljningar sker sämsta fall inte alls eller i bästa fall genom att man tar in konsult som går ut till entreprenörerna och gör en liten revision/uppföljning av hur kraven uppfylls. Det fanns i gruppen en samstämmighet om att uppföljningarna måste förbättras och genomföras på plats hos entreprenören så att man ser verksamheten. För att möjliggöra mer utförliga uppföljningar/revisioner måste även kravställandet vara korrekt och exakt. På detta område brister det troligen idag i många fall när det gäller miljökraven. Kraven som ställs bör kanske också bli mer enhetliga i alla delar av staden? För att göra bra uppföljningar krävs kunskaper som inte finns idag åtminstone inte i stadsdelarna.

6 Elektronisk handel kan bli ett verktyg för att skärpa och underlätta uppföljningsarbetet om det utformas rätt. Det är lättare att ställa krav och följa upp centralupphandlingar. Ett sätt skulle kunna vara att inrätta en central funktion i staden som har en samordnande roll i uppföljningar och revisioner. Dock behövs också fördjupad fackkunskap inom vissa upphandlingsområden. Det finns också juridiska aspekter som måste beaktas, hur man får resp. inte får göra när det gäller revisioner. Ett exempel på juridisk frågeställning: När får man ska diskvalificera uppdragstagaren? Var ska den centrala revisionsfunktionen inrättas? Miljöförvaltningen eller SLK? Detta får diskuteras i andra fora. När det gäller uppföljning av miljöprogrammets mål så bör en central samordnande funktion finnas även för det.