Kriterium 1.4 Innehåll i Green Key-miljöpärm/mapp

Transkript

1 Kriterium 1.4 Innehåll i Green Key-miljöpärm/mapp Dokumentationen som krävs kan vara elektronisk eller i pappersform i en pärm. Det viktiga är att nödvändiga uppgifter kring kriteriernas uppfyllnad kan kontrolleras av Green Key vid besök. För att undvika pappersutskrifter rekommenderar vi dock att ni har en elektronisk miljömapp på er server. Det gör det också lättare att revidera dokument och mappen blir mer lättillgänglig för medarbetare. Listan nedan anger vilka av de obligatoriska kriterierna som ska dokumenteras i miljöpärmen/mappen. Därutöver krävs dokumentation för vissa uppfyllda poängkriterier. Information om vilka poängkriterier som ska dokumenteras i miljöpärmen/mappen hittar ni manualen för kriterierna på Krav på innehåll i miljöpärm: 1.2 Miljöpolicy. 1.3 Miljömål med handlingsplaner. 1.6 Beskrivning/underlag som visar hur samverkan med intressenter sker. 2.1 Protokoll/anteckningar från personalmöten. 2.2 Protokoll/anteckningar från ledningsmöten. 2.3 Lista över medarbetare som genomgått utbildning i miljö- och hållbarhetsfrågor, datum, samt typ av utbildning. 2.4 Skriftlig information till medarbetare om Green Key och ert miljöarbete, te.x. från avdelningsmöten, e-post, anslagstavla. 2.5 Rutin för byte av handdukar och lakan. * 3.2/3.4/3.7 Gästinformation om Green Key, ert miljöarbete och vidtagna åtgärder, samt vad gästen kan göra för att bidra till miljöarbetet. 4.1 Registrering av vattenförbrukningen (månadsvis). Förslag till mall finns på Dokumentation från leverantör över toaletter inköpta de senaste 12 månaderna. 4.3 Rutin för droppande kranar/rinnande toaletter. * 4.7 Dokumentation från leverantör över nyköpta diskmaskiner inköpta de senaste 12 månaderna. 5.1 Bild på skylt med information till gäster om byte av handduk/lakan. 5.2 Lista över rengöringsprodukter: typ, mängd, städintervall, miljömärkning eller godkänd enligt Green Keys Blacklist. Mall finns på Lista över tvättmedel. Kan vara i samma lista som för kriterium Avtal med aktör för omhändertagande av avfall. 6.5 Rutin/policy för användning av engångsartiklar. * 6.9 Lista från leverantör som visar att tvål/schampo är miljömärkt. Kan vara i samma lista som för kriterium 5.2.

2 7.1 Registrering av energiförbrukning (månadsvis). Förslag till mall finns på Rutin för manuell styrning/justering av värme/kyla. * 7.3 Intyg på att minst 75 % av belysningen består av LED- eller lågenergilampor. 7.4 Rutin för rengöring av köksfläktar. Ange om egen eller extern rengöring sker. Kopia på åtgärdsblankett alternativt fakturakopia. 7.5 Rutin för rengöring av köksfläktar. Ange om egen eller extern rengöring sker. Kopia på åtgärdsblankett alternativt fakturakopia. 7.6 Fakturakopia eller åtgärdsrapport för kontroll/reparation av ventilationssystem. 7.8 Specifikation från leverantör eller teknisk manual för minibarerna. 7.9 Rutin för avstängning av värme/kyla/elektronik för kortare (1 2 nätter) samt längre perioder. * 7.10 Rutin för reglering av temperatur i rum. * 7.11 Faktura/avtal/underlag för miljömärkt el. 8.1 Lista över ekologiska, miljömärkta etc. livsmedel samt inköpt mängd, typ av märkning (ex KRAV, MSC) och/eller om närproducerat. Mall finns på Se Ange policy för vegetariska alternativ. * 8.4 Policy/rutin för servering av kranvatten. * 8.5 Inköpspolicy för fisk och skaldjur. * 10.1 Policy för användning av gödnings- och bekämpningsmedel. * 10.2 Dokumentation från leverantör över gräsklippare inköpta de senaste 12 månaderna Rutin för bevattning. * 11.1 Underlag som visar att verksamheten har kännedom om lagar/regler gällande miljö, arbetsvillkor, hälsa och säkerhet Faktura eller motsvarande. Om leverantören är miljöcertifierad ska kopia på certifikat eller motsvarande bifogas Information till hyresgäster i verksamhetens lokaler. * Områden där Green Key tagit fram förslag till text/mallar för rutin/policy. Mallar för policys och rutiner För att underlätta ert arbete har Green Key Sverige tagit fram förslag på texter/mallar som ni kan utgå från vid formulering av policys och rutiner för ert miljö- och hållbarhetsarbete. Revidera texterna så de är relevanta och passar er verksamhet. Policys/rutiner ska dokumenteras och bifogas i miljöpärmen/mappen. 1. Rutiner för städ/housekeeping Byte av handdukar och lakan I badrum finns information till gäster om att handdukar byts om de läggs på golvet. Städ/housekeeping tar hand om handdukar som ligger på golvet för tvätt.

3 Lakan byts för nya gäster, samt var tredje dag för gäster som stannar 2 nätter eller längre. Tvättning av handdukar samt lakan sker av företaget XX. Sortering av avfall Städ/housekeeping sorterar det avfall/skräp som gästerna lämnat på rummen för återvinning. Detta gäller främst papper-, glas- och plastförpackningar, pant, tidningar och farligt avfall, som batterier och adaptrar/laddare. Valfritt tillägg (vid uppfyllnad av poängkriterium): Kvarglömda kläder och andra attiraljer sparas och doneras efter en tid till välgörenhet. Kontroll och åtgärd av droppande kranar och rinnande toaletter Städ/housekeeping antecknar droppande kranar samt rinnande toaletter när sådana upptäcks vid dagligt städ och rapporterar rumsnummer samt felet till fastighetsskötare, som åtgärdar problemet. Alternativt: Städ/housekeeping registrerar droppande kranar/rinnande toaletter i hotellets avvikelsesystem XX. När felet är åtgärdat registreras detta i systemet. Kontroll och justering av lampor/tv/temperatur i gästrum Vid dagligt städ stänger städ/housekeeping av tv/andra elektroniska apparater och släcker alla lampor. Rummets termostat kontrolleras och justeras till 20 grader, vilket är den beslutade standardtemperaturen. Vid tider då hotellet har låg beläggning, exempelvis runt jul, sänks temperaturen till underhållsvärme och alla sladdar till elektriska apparater dras ur i gästrum som ej används. Hotellet har som rutin att stänga av värmen när utetemperaturen gör att värmen inte behövs, normalt i april/maj. Värmen sätts på igen när kylan kommer, normalt i september/oktober. Alternativt: Hotellets inomhustemperatur och ventilation styrs automatiskt genom systemet XX, som innebär att XX.

4 2. Rutin/policy för användning av engångsartiklar Hotellet använder endast engångsartiklar vid pool/spa-området och för take away (kaffe- /temuggar i papp). Porslinsmuggar för kaffe/te finns tillgängliga för gäster i restaurangen. I det fall gästen önskar ta med sig kaffe/te så ordnar restaurangpersonalen detta. Engångsmuggar står i köket och inte ute i restaurangdelen. 3. Policy för livsmedel och dryck Livsmedel Verksamheten ökar andelen ekologiska/miljömärka/rättvisemärkta/närproducerade dryckes/livsmedelsprodukter varje år med minst en produkt. Fokus läggs på att köpa in livsmedelsprodukter som används i betydande mängd och/eller dagligdags. Ekologiska och miljömärkta produkter prioriteras i första hand vid inköp. Vi åtar oss att enbart köpa in produkter med erkända märkningar med höga krav, såsom KRAV, EU-ekologisk, Fairtrade, MSC eller ASC. Vid inköp av närproducerade råvaror kontrolleras att avståndet från produktionskällan till anläggningen inte överstiger 10 mil. För sammansatta produkter krävs att minst 50 % av råvarorna är producerade inom 10 mil, för att produkten ska räknas som närproducerad. Fisk, skaldjur eller andra marina arter från rödlistade bestånd köps inte in. Vi utgår från WWF:s fiskguide vid inköp och väljer i första hand fisk och skaldjur miljömärkta med MSC eller ASC. Vi erbjuder alltid gästerna vegetariska alternativ i restaurangen och dessa är tydligt markerade i menyn. Vi arbetar kontinuerligt med att öka vårt gröna utbud på menyn. Valfritt tillägg (vid uppfyllnad av poängkriterier): Vi tar initiativ till färre inköp av köttprodukter och väljer kött av bättre kvalité, i första hand från Sverige. Köttets klimat- och miljöpåverkan ska tas i beaktande. Vi utgår därför från WWF:s köttguide vid inköp och väljer främst mer klimatsmart kött såsom vilt, kyckling och fisk framför exempelvis nöt- och lammkött. Köket arbetar med säsongsanpassade råvaror och anpassar menyerna i restaurangen efter säsong. Menyerna byts därför ca 3 4 gånger per år. Vatten Hotellet har som policy att kranvatten serveras som standard för konferens- och restauranggäster. Hotellet erbjuder både ej kolsyrat och kolsyrat kranvatten från en vattenautomat. För restaurang och konferens tappas vattnet upp i karaffer/glasflaskor till gästerna.

5 4. Utomhusmiljö Bevattning Vid behov av bevattning sker detta vid tidpunkter anpassat efter vädret så att vattnet används på ett effektivt sätt, t.ex. på kvällen eller morgonen. Gödnings- och bekämpningsmedel Endast ekologiska eller naturliga alternativ väljs, såsom bränning eller mekanisk bekämpning. Endast i undantagsfall där ekologiska och naturliga alternativ inte finns tillgängliga, är orimligt dyra eller inte fungerar, kan vi använda kemiska bekämpnings- och gödningsmedel. I dessa fall sker användning normalt endast en gång per år, och då som färdig att använda -produkter. Kemiska substanser ska förvaras korrekt med hänsyn taget till gällande regler och lagstiftning. Ev. tillägg: Skötsel och underhåll av utomhusmiljön sköts av ett externt företag som åtagit sig att följa verksamhetens policy och instruktioner. 5. Rutiner fastighet Rengöring av filter för fläktar/ventilation Hotellet ser till att filter samt värmeväxlare rengörs regelbundet för hög effektivitet och besparing av energi. Ventilationsanläggningen kontrolleras minst en gång per år. Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) utförs minst var tredje år. OVK utförs av företag XX. Undersöknings-/rengöringsintervall: Fläktfilter i kök: 1 gång per månad. Utförs av fastighetsförvaltare. Värmeväxlare ventilation: 1 gång per år. Utförs av företag XX. Ventilationsfilter: 1 gång per år. Utförs av företag XX.