KALLELSE Sammanträdesdatum

Transkript

1 KALLELSE Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN Tid Plats 13:00 Kommunhuset Hallsberg, Utsikten Beslutande ledamöter Siw Lunander (S), ordförande Tomas Hagenfors (KD), 2:e vice ordförande Christel Forsberg (S) Theres Andersson (S) Ewa-Rosa Sliwinska (S) Andreas Tranderyd (MP) Göril Thyresson (V) Rikard Arveden (M) Ann-Sofie Johansson (C) Jimmy Olsson (SD) Ej tjänstgörande ersättare Monica Spennare (S) Jamal Bayazidi (S) Cecilia Eriksson (S) Anders Oxelgren (S) Siv Pettersson (S) Linda Eng (MP) Tomas Wetterberg (V) Emelie Mc Quillan (M) Maria Brånn (C) Fredrik Askhem (L) Sinnika Johannesson (SD) Övriga Fredrik Nordvall, Förvaltningschef Jenny Andersson, Sekreterare Kjell Gunnarsson, Administrativ samordare Ann-Charlotte Korff, Ekonom Sida 1 av 51

2 KALLELSE Sammanträdesdatum Sammanträdets inledning Föredragande Ordförande Ärendebeskrivning 1. Mötets öppnande 2. Godkännande av dagordning 3. Tjänstgörande ersättare 4. Val av justerare Sida 2 av 51

3 KALLELSE Sammanträdesdatum Delårsbokslut och verksamhetsberättelse per 31/ (16/BIN/253) Föredragande Ann-Charlotte Korff, Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Bildningsförvaltningen har låtit upprätta delårsbokslut per 31/ enligt ekonomiavdelningens anvisningar. Den samlade bedömningen för hela året är att bildningsförvaltningen gör ett visst överskott. Bilaga läggs på bordet på beredningsutskottets sammanträde den 13 september 2016 alternativt på nämndens sammanträde den 27 september Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Förvaltningschef Fredrik Nordvall och ekonom Ann-Charlotte Korff föredrar ärendet muntligt för beredningsutskottet. Vissa mål går vid delårsbokslutet inte att mäta, utan de redovisas vid årsbokslutet. Handlingar läggs på bordet på nämndens sammanträde den 27 september. Beredningsutskottet lägger informationen till handlingarna. Beslut i ärendet fattas på nämndens sammanträde den 27 september Förslag till beslut Ärendet beslutas direkt på nämndens sammanträde den 27 september Beslutsunderlag Bokslut delår ( ) och verksamhetsrapport för bildningsnämnden Expedieras till Ekonomiavdelningen Sida 3 av 51

4 KALLELSE Sammanträdesdatum Intern kontroll per 31/ (16/BIN/140) Föredragande Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Bildningsförvaltningen redovisar i samband med delårsbokslut per 31/ genomförda interna kontroller. Enligt reglementet syftar den interna kontrollen till att verksamheten på ett effektivt sätt bedrivs utifrån fastställda mål och fattade beslut och att kvalitetssäkra den ekonomiska redovis-ningen samt redovisningen av verksamhetsmått, nyckeltal och att skydda mot fel och oegentligheter. Förslag till beslut Bildningsförvaltningen föreslår beredningsutskottet besluta att godkänna intern kontroll per 31/ enligt bilaga. Beslutsunderlag Bilaga intern kontroll per 31/ Expedieras till Lena Wahlman Ann-Charlotte Korff Yvonne Berglund Rektorer och förskolechefer Skoladministratörerna Kjell Gunnarsson Lotta Lindqvist Tobias Fornbrant Annika Löwegren Eva-Lothe Madsen Sida 4 av 51

5 KALLELSE Sammanträdesdatum Budget 2017 samt flerårsplaner 2018 och 2019 (16/BIN/57) Föredragande Ann-Charlotte Korff, Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning På bildningsnämndens sammanträde den 27 september 2016 ska beslut fattas om hur förvaltningens behov ska prioriteras/inrymmas i den ram som nämnden tilldelats. Förslaget till budget 2017 och flerårsplan för bildningsnämnden, förslag till Riktlinjer Köregler Avgifter för förskola och fritidshem för 2017 samt förslag till kulturskolans avgifter för 2017, enligt bilaga. Bilaga läggs på bordet på beredningsutskottets sammanträde den 13 september 2016 alternativt på nämndens sammanträde den 27 september Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Förvaltningschef Fredrik Nordvall och ekonom Ann-Charlotte Korff föredrar ärendet muntligt. Handlingar läggs på bordet på nämndens sammanträde den 27 september Beredningsutskottet lägger informationen till handlingarna. Ärendet beslutas direkt på nämndens sammanträde den 27 september Förslag till beslut Ärendet beslutas direkt på nämndens sammanträde den 27 september Expedieras till Ekonomiavdelningen Sida 5 av 51

6 KALLELSE Sammanträdesdatum Verksamhetsrapport 2016:04, Hallsbergs kommun (16/BIN/252) Föredragande Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Verksamhetsbesök har genomförts på Hjortkvarns fritidshem, Hallsbergs kommun. En rapport från verksamhetsbesöket har utarbetats av nämndsekreterare Jenny Andersson enligt bilaga. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Ordförande föreslår att det skrivs till Hjortkvarns förskola i rapporten, då besök även skedde där. I beredningsutskottet yrkar ordförande bifall till förslaget med tillägget om förskola i rapporten. Förslag till beslut Beredningsutskottet föreslår bildningsnämnden besluta att rapporten godkänns och läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Verksamhetsrapport 2016:04, Hallsbergs kommun - reviderad Expedieras till Förskolechef Hjortkvarn Sida 6 av 51

7 KALLELSE Sammanträdesdatum Föreningspolicy (BIN-2015/179) Föredragande Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Bildningsförvaltningen har tagit fram ett förslag om ny hantering av föreningsbidrag. Detta innefattar bland annat nya regler, villkor, former och rutiner. Förslaget har varit ute på remiss och ett föreningsmöte hölls den 30 mars med drygt 60 st föreningsrepresentanter närvarande. Utifrån de inkomna synpunkterna har förslaget till viss del arbetats om. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Fritidschef Tobias Fornbrant föredrar ärendet. Stycket om nattvandring har fallit bort från tidigare förslag, men läggs till förslaget som presenteras till nämndens sammanträde den 27 september. Ordförande Siw Lunander (S) föreslår att det skrivs till en punkt i de allmänna villkoren om alkoholoch drogpolicy. I beredningsutskottet yrkar ordförande bifall till förslaget tillsammans med föreslagna tillägg. Förslag till beslut Beredningsutskottet föreslår bildningsnämnden besluta i enlighet med det av bildningsförvaltningen framtagna och omarbetade förslaget. Beslutsunderlag Regler och villkor för föreningsbidrag i Hallsbergs kommun, gäller från och med 1 januari 2017 Sida 7 av 51

8 KALLELSE Sammanträdesdatum Upplåtelse av kommunala möteslokaler till föreningar (16/BIN/62) Föredragande Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Fritidschefen har i uppdrag att se över och revidera taxor och avgifter vid korttidshyra av kommunens skollokaler och fritidsanläggningar. I och med att fritidsavdelningen numera även administrerar uthyrningen av skollokaler, och inte bara fritidsanläggningar, görs en översyn av taxor och avgifter, samt regler och villkor. Detta för att det bättre ska stämma överens med de behov som finns idag, exempelvis vad gäller föreningars behov av möteslokaler på kvällstid. Fritidschefen informerar bildningsnämnen den 27 september om den pågående revideringen av taxor och avgifter vid korttidshyra av kommunens skollokaler och fritidsanläggningar. Beslut i ärendet fattas på nämndens sammanträde den 25 oktober Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Fritidschef Tobias Fornbrant föredrar ärendet som därefter disktuteras av beredningsutskottet. Beredningsutskottet lägger informationen till handlingarna. Sida 8 av 51

9 KALLELSE Sammanträdesdatum Framtida drift av Alléområdet; bad, gym och idrottsanläggningar (BIN-2015/118) Föredragande Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Fritidschefen har i uppdrag att utreda konsekvenserna av olika framtida alternativa driftformer för Alléhallen. Frågan är aktuell i och med att den entreprenör som i dagsläget driver gymmet i Alléhallen kommer att upphöra med sin verksamhet och avflytta från lokalerna den sista september Fritidschefen informerar bildningsnämnden om den pågående utredningen av alternativa driftformer för Alléhallen. Beslut i ärendet fattas på bildningsnämndens sammanträde den 25 oktober Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Fritidschef Tobias Fornbrant redogör för ärendet. Förvaltningen fick på nämndens sammanträde i april 2016 i uppdrag att utreda ärendet. Beredningsutskottet diskuterar ärendet och lägger därefter informationen till handlingarna. Sida 9 av 51

10 KALLELSE Sammanträdesdatum Information om hur dagens särskola är organiserad samt tankar och möjligheter inför framtiden (16/BIN/263) Föredragande Annette Johansson, Fredrik Nordvall Ärendebeskrivning Hallsbergs kommun har under många år inte haft någon särskola i egen regi. Bildningsförvaltningen har en särskolesamordnare anställd och elevhälsoteamet utreder om en elev har behov av särskola. Samordnaren sköter placeringar i särskolan för aktuella elever och följer upp verksamheten. De flesta särskoleeleverna placeras i Kumla kommun men några placeringar finns även i Örebro kommun. I juni 2016, fick bildningsförvaltningen i uppdrag av bildningsnämnden att utreda möjligheten att starta särskola i egen regi. Utredningen ska presenteras på nämnden i oktober Inför att utredningen presenteras besöker särskolesamordnaren bildningsnämnden och ger en bild av nuläget för de elever som är placerade i särskolan samt hur utvecklingen sett ut och beräknas se ut i framtiden. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Förvaltningschef Fredrik Nordvall redogör ärendet muntligt för beredningsutskottet var i processen bildningsförvaltningen befinner sig för närvarande. Beredningsutskottet lägger informationen till handlingarna. 10 Redovisning av delegeringsbeslut Föredragande Ärendet i korthet Delegationsbeslut under perioden presenteras på nämndens sammanträde den 27 september. Sida 10 av 51

11 KALLELSE Sammanträdesdatum Sammanfattning av beslut enligt delegationsordningen punkt 2.15 (16/BIN/11) Föredragande Ärendebeskrivning På bildningsnämndens sammanträde 27 september redovisas inkomna anmälningar om kränkande behandling till huvudman mellan perioden På beredningsutskottets sammanträde 13 september redovisas också hittills inkomna anmälningar till bildningsnämnden om kränkande behandling. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU ) Inga anmälningar om kränkande behandling till huvudman har inkommit till beredningsutskottets sammanträde den 13 september Sida 11 av 51

12 Delårsbokslut och verksamhetsberättelse per 31/ /BIN/253 Sida 12 av 51

13 Bildningsnämnden Verksamhetsrapport Bokslut delår ( ) Sida 13 av 51

14 Innehållsförteckning Väsentliga händelser... 1 Ekonomi... 2 Driftredovisning... 2 Prognos drift... 2 Investeringsredovisning... 3 Prognos investeringar... 3 Mål och indikatorer... 5 Sida 14 av 51

15 Väsentliga händelser Bildningsnämnden ansvarar för förskola, dagbarnvårdare, grundskola, fritidshem, kulturskola, kulturavdelning och fritidsavdelning med ansvar för kommunens alla idrottsanläggningar, badhus, ishall och idrottsföreningar. Nämnden har ett kultur- och fritidsutskott utökades ramtilldelningen för att klara löneuppräkningar och andra ökade kostnader. En särskild satsning gjordes på lärare och rektorer. Lärarna har fått en genomsnittlig löneökning på motsvarande 3 % och rektorerna en löneökning på 4 % plus 2000 kronor vilket motsvarar en genomsnittlig löneökning på ca 8 %. Under hösten kommer våra skickligaste lärare få ytterligare en löneökning via den statliga satsningen, Lärarlönelyftet. Förskoleverksamheten har cirka 800 barn i förskolan och hos dagbarnvårdare. Verksamheten leds av fyra förskolechefer samt två rektorer som ansvarar för både förskola och skola. Grundskolan har cirka barn, från förskoleklass till skolår 9. Skolorna leds av sju stycken rektorer. Under vårterminen har Folkasboskolan haft en tillförordnad rektor. Kommunens skolor genomför ett omfattande arbete för att höja elevernas måluppfyllelse. Resultaten har länge sett bra ut fram till skolår var Hallsbergs kommun bland de som hade lägst gymnasiebehörighet i landet, med cirka 73 % gymnasiebehöriga elever. Sedan dess har andelen gymnasiebehöriga successivt stigit, till 84 % gymnasiebehöriga 2014 och 87,5% gymnasiebehöriga Den officiella statistiken för 2016 har ännu inte presenterats och kommer därför att redovisas vid bokslutet. Vi ser dock att årets gymnasiebehörighet var något sämre En omsättning på lärare i matematik gjorde att resultaten blev lidande. Förvaltningen har tillsammans med rektorerna beslutat att utöka undervisningstiden i matematik på högstadiet inför höstterminen Eleverna kommer att ha en undervisningstimme mer per vecka i skolåren 7, 8 och 9. Kulturavdelningen invigde sommarutställningen Flätor, mustascher och permanenter på Bergööhuset. I början av året invigdes Ungdomshuset Kuben. De ombyggda och rustade lokalerna erbjuder kulturskola och fritidsgård under samma tak. Fritidsavdelningen arbetar med att ta fram en ny föreningspolicy med nya föreningsbidrag. Förra årets succé med sommarkort för 99 kronor på badet, för barn/ungdomar från 7 till 17 erbjöds även denna sommar. 1 Sida 15 av 51

16 Ekonomi Driftredovisning (tkr) Intäkter Kostnader -därav personalkostnader -därav kapitalkostnader -därav lokalkostnader -därav övriga kostnader Nettokostnad Utfall Utfall Utfall 31/ / / Prognos Budget / Utfall Prognos 31/ / Budget Nämnd Kultur & förening Bibliotek Kulturskola Fritidsgårdar Fritid Pedagogisk omsorg/förskola/öppen förskola Nattis Förskoleklass/grundskola/fritids Ledning & administration Skolskjutsar Elevstöd Särskilt stöd personal Modersmål Ej fördelad budget Nettokostnad Avvikelse Avvikelse Prognos drift Den samlade bedömningen för hela året är ett överskott på tkr. Prognosen är osäker då höstterminen nyligen startat. Osäkerhet kring höstens barn och elevantal gör det svårt att göra en riktig bedömning för de interkommunala ersättningarna. 2 Sida 16 av 51

17 Allébadet med gym och idrottshall gjorde ett stort underskott 2015 och bedömningen i dagsläget är att förutsättningarna inte förändrats i år. Prognosen för verksamheten är ett underskott på -300 tkr som framförallt grundar sig på för högt budgeterade intäkter. Barnomsorgsavgifterna prognostiserar däremot ett överskott till följd av körningen av inkomstjämförelse mot Skatteverkets uppgifter. Några av verksamheterna ser ut att kunna göra lite överskott, bland annat nattis och elevhälsan till följd av statsbidrag samt tjänster som inte varit tillsatta. Utöver det så finns även en planeringsreserv budgeterad hos förvaltningschefen som i dagsläget inte kommer att behöva användas fullt ut, utan kan bidra till överskottet. Investeringsredovisning (tkr) InvestBenämning eringsproj Tidsredovisningssystem Inventarier, Nya ungdomens hus Kulturskolan Inventarier förskola, skola Biblioteket inventarier IT mm. Bergööhuset modelljvg. Totalt Budget 2016 Utfall Prognos (brutto) 31/ / Avvikelse Eventuellt Prognos investeringar Tidsredovisningssystemet som är en modul till Procapita är inköpt och skärmar samt accesspunkter där det behövs, är monterat. Budgeten kommer förbrukas. Möbler, inredning och utrustning till Nya ungdomens hus är inköpt. Kulturskolan har precis börjat beställa musikinstrument, hela budgeten kommer att förbrukas. Inventarier till förskola, skola, Stocksäter kan eventuellt behöva köpas in i början på nästa år, osäkert om ombyggnationen kommer att bli färdig detta budgetår. Budgeten kommer eventuellt inte att behövas detta år utan förfrågan om överflyttning kan bli aktuell i bokslutet. Inventarier till bibliotek är bedömningen att budgeten kommer att förbrukas. IT-investeringar har gjorts under våren och kommer att fortsätta även under hösten. Prognosen är idag att hela budgeten kommer att förbrukas. 3 Sida 17 av 51

18 Personal Antal anställda Per den sista juni 2016 var totalt 414 (432) medarbetare anställd inom förvaltningen (tillsvidareanställda och visstidsanställda med månadslön) på kollektivavtalsområde AB; BEA och PAN. Av dessa var 340 (82 %) kvinnor och 74 (18 %) män). Åldersfördelning månadsavlönade År Anställ Personer Omr ningar heltid , , , , ,4 Summa , Anställ ningar Personer Omr heltid , , , , , ,9 Sysselsättningsgrad 82,1% hade heltidstjänst och 29 personer hade en visstidsanställning. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron var totalt 6,14 % vid halvårsskiftet. En tydlig sänkning från föregående år. Detsamma gäller för långtidssjukfrånvaron. Flera olika åtgärder sker löpande för att få ner all sjukfrånvaro bl.a. ändrade rutiner för sjukanmälan och uppföljning, flera olika arbetsmiljöutbildning för chefer och arbetsplatsombud, har ett tydligare samarbete med försäkringskassa, Regionhälsan, vårdcentral och arbetsförmedling inletts. From 2015 redovisas alla månadsanställda, tillsvidareanställda samt visstidsanställda enl. AB; BEA och PAN. From 2015 redovisas alla månadsanställda, tillsvidareanställda samt visstidsanställda enl. AB; BEA och PAN. Siffror inom parantes är från Sjukfrånvaro långtid Långtid Förvaltningen totalt 6,14 36,45 7,84 40,73 Kvinnor 6,58 40,06 8,54 41,51 Män 4,23 11,97 4,21 23,53 Sjukfrånvaro -29 år 2,95 0 3,72 0 Sjukfrånvaro år 5,62 28,08 8,37 29,36 Sjukfrånvaro 50- år 7,91 48,59 7,87 54,38 4 Sida 18 av 51

19 Mål och indikatorer H Å L L B A R Nämndmål Vi ska arbeta med värdegrundsfrågor. Verksamheterna ska arbeta socialt förebyggande och hälsofrämjande. K O M M U N L I Nämndmål V Kunskapsresultaten i S grundskolan ska årligen öka. L Å N G T L Ä R A N D Indikatorer Måluppfyllelse Ogiltig frånvaro ska minska. Ingen elev ska ha en frånvaro som överstiger 10 procent. Ej Uppfyllt Tillgängligheten till fritidsgårdarna ska öka, från 3 till 5 dagar i veckan och övriga tätorter ska ha öppet minst 1 gång per vecka. Uppfyllt Besöken på familjecentralens öppna förskola ska bidra till att öka tryggheten i föräldrarollen. Första mätningen görs under hösten Indikatorer Måluppfyllelse Andelen elever som är behöriga till gymnasiet ska årligen öka, för att 2018 vara bland de 25 procent bästa i landet. Officiell statistik kommer under hösten Andelen elever som nått kunskapskraven i alla ämnen ska årligen öka. Officiell statistik kommer under hösten Meritpoängen ska årligen öka Officiell statistik kommer under hösten Officiell statistik kommer under hösten Skillnaden i meritpoäng ska utjämnas mellan pojkar och flickor. Resultaten på de nationella proven ska årligen öka för att 2018 vara bland de bästa i regionen. 5 Sida 19 av 51 Officiell statistik kommer under hösten

20 E Skolår 6 och 9 ska årligen öka andelen A i ämnesbetyg fram till år Officiell statistik kommer under hösten Alla elever ska kunna läsa i skolår 1. Tidig upptäckt tidig insats! Andelen barn som kan läsa när de lämnar skolår 1 ska årligen öka, för att 2018 vara 100 procent. Officiell statistik kommer under hösten A L L A S I N F L Y T A N D E Nämndmål Indikatorer Måluppfyllelse Elevers inflytande i undervisningen ska årligen öka för att 2018 vara 100 procent. Föreningar som arbetar aktivt med barn, unga, integration och mångfald ska stimuleras. Elevers inflytande i undervisningen ska årligen öka för att 2018 vara 100 procent. Andelen föreningar som på ett medvetet och aktivt sätt jobbar med; barn, unga, jämställdhet, funktionsnedsättning, integration, mångfald och samverkan med kommunens förskolor/skolor synliggörs med aktivitetsbidragen och ska årligen öka för att 2018 vara 75 procent. En ökning från föregående år Kan mätas först under nästa år då nya föreningspolicyn börjar att gälla. Policyn är dock utformad för att stimulera det arbetet. 6 Sida 20 av 51

21 G O D S E R V I C E Nämndmål Indikatorer Måluppfyllelse Vårdnadshavare, barn och elever ska vara nöjda med våra förskolor och skolor. Vi ska ha en förskola som tar hänsyn till våra medborgares behov av omsorg alla tider på dygnet. Vårdnadshavarnas nöjdhet ska årligen öka för att 2018 vara minst 97 procent. Föräldrars nöjdhet med förskolans tillgänglighet ska årligen öka för att 2018 vara minst 97 Procent. Officiell statistik kommer under hösten Officiell statistik kommer under hösten 7 Sida 21 av 51

22 Hallsbergs kommun Hallsberg Tel Fax: Hemsida: E-post: Sida 22 av 51

23 Intern kontroll per 31/ /BIN/140 Sida 23 av 51

24 Sida 24 av 51

25 Sida 25 av 51

26 Sida 26 av 51

27 Sida 27 av 51

28 Sida 28 av 51

29 Sida 29 av 51

30 Sida 30 av 51

31 Sida 31 av 51

32 Sida 32 av 51

33 Sida 33 av 51

34 Sida 34 av 51

35 Sida 35 av 51

36 Sida 36 av 51

37 Sida 37 av 51

38 Verksamhetsrapport 2016:04, Hallsbergs kommun 5 16/BIN/252 Sida 38 av 51

39 Rapport 2016:04 Verksamhetsbesök på Hjortkvarns fritidshem och förskola i Hjortkvarn 2 juni 2016 Jenny Andersson Sida 39 av 51

40 Verksamhetsbesök på Hjortkvarns fritidshem och förskola i Hjortkvarn 2 juni 2016 Besökare Siw Lunander, ordförande, bildningsnämnden Tomas Hagenfors, andre vice ordförande, bildningsnämnden Ewa-Rosa Sliwinska, ledamot, bildningsnämnden Göril Thyresson, ledamot, bildningsnämnden Jimmy Olsson, ledamot, bildningsnämnden Jenny Andersson, nämndsekreterare, bildningsförvaltningen Syfte med verksamhetsbesöken Det huvudsakliga syftet med ett verksamhetsbesök är att granska ett eller flera, för nämndens verksamhet, viktiga områden. Verksamhetsbesök har gjorts i kommunens förskolor och skolor sedan år Vid de första besöken granskade nämnden hur man arbetat med miljö-, hälso- och internationaliseringsfrågor och under senare år har tyngdpunkten legat på områden som utveckling och lärande samt barn och ungas inflytande. Under åren 2007 och 2008 var nämndens utvalda granskningsområden inflytande, delaktighet och ansvar ur elev-, vårdnadshavar- och personalperspektiv för ökad måluppfyllelse, och under 2009/2010 har fokus dels varit på Skolinspektionens besök samt granskningsområdena måluppfyllelse av kunskapsmålen, likabehandling och kränkande behandling samt elevernas delaktighet och inflytande i vardagen gjorde Skolinspektionen en ny tillsyn av Hallsbergs kommuns grundskolor och förskolor, vilket är anledningen att bildningsnämnden återigen besöker grundskolorna utifrån den rapport som Skolinspektionen avlämnar efter varje tillsynsbesök. Nämnden besökte också under hösten 2014 två nyöppnade förskolor i Hallsbergs kommun, som tidigare inte haft besök av nämnden, för att se verksamheten där. Verksamhetsbesöken är ett av flera sätt för nämndens politiker att få en inblick i verksamheterna nämnden ansvarar för liksom att det också utgör ett tillfälle för de som på olika sätt är knutna till dessa verksamheter att få möta några av nämndens politiker. Under hösten 2015 började nämnden att besöka fritidshemmen i kommunen. De besökte fritidshemmen på Långängskolan, Sköllersta skola, Stocksätterskolan och Fredriksbergskolan. Våren 2016 besöker nämnden de kvarvarande tre fritidshemmen. Verksamhetsbesöket sammanfattas i en rapport som grundar sig på vad som framkommer i samtalet. Man ska dock komma ihåg att möjlighet till förberedelser inför mötet har sett lite olika ut. Bildningsnämnden besöker följande verksamheter våren 2016: Östansjö skolas fritidshem Hjortkvarns fritidshem Folkasboskolans fritidshem Ungdomshuset Kuben 2(7) Sida 40 av 51

41 Förskolechef berättar kort om Hjortkvarns fritidshem Ansvarig för Hjortkvarns fritidshem och förskola är förskolechef Inger Andersson. Hon är samtidigt chef för förskolan som har verksamhet i intilliggande lokaler. På fritids i Hjortkvarn går det 9 barn. Det finns också barn som bor i Hjortkvarn men som valt att gå på fritids på Folkasboskolan i Pålsboda. Förskolan har för närvarande 15 barn inskrivna, varav 2 st ska börja i förskoleklass på Folkasboskolan i höst. Barnen har hälsat på i skolan 6 gånger inför skolstarten. Då ordnar förskolan skjuts fram och tillbaka till skolan. Är det många av barnen som går på fritids som går i skolan i Ljusfallshammar? 6 av barnen går i skolan i Ljusfallshammar och 3 barn går i Pålsboda. Verksamheten öppnar kl på morgonen och frukost serveras kl Skolskjutsen upp till Pålsboda avgår kl och kl åker ett barn till Ljusfallshammar. Samma tider varje dag. Måndagar, tisdagar och torsdagar kommer de barnen som är på förskolan 15 timmar i veckan. Det är för närvarande 4 barn. Verksamheten i Hjortkvarn håller sommarstängt veckorna Då erbjuds plats i Pålsboda, men än så länge är det inga barn från Hjortkvarn som är anmälda till sommarverksamheten. Det har också öppnat pedagogisk omsorg i egen regi i Haddebo. Där går just nu 2 barn 15 timmar per vecka. Lunch serveras kl för barnen i förskolan. Därefter kommer de första fritidsbarnen tillbaka kl Då kommer det 3 barn från Pålsboda. Både kl och kommer barn från Ljusfallshammar. Mellanmålstiderna blir därför lite flytande. Verksamheten stänger kl De har haft lite svårare att lösa uppdateringen av hemsidan en tid på grund av att ansvarig varit föräldraledighet, men det kommer att bli bättre. Det är också lite olika hur internetuppkopplingen fungerar, men de lärplattor som de fått till verksamheterna fungerar bra. Kommunen inför ett nytt närvarosystem under hösten Allt är på plats som det ska inför driftstart, dock är det ännu inte klart när starten blir. Hur ser det ut med personal i verksamheterna? I verksamheterna finns det sammanlagt 4,2 tjänst, fördelat på 3,0 till förskolan, 0,75 till fritids, 0,2 var till kök och städ samt 0,05 till processledare. Varannan fredag har personalen planering. Då sätts det in två vikarier i två timmar så att all personal kan ha planering tillsammans. Personalen står för kökstjänsten. Ingen mat lagas på plats, utan allt kommer från köket i Pålsboda. Det blir problem att förvara alla saker som behövs och köket i Pålsboda är för litet för att förvara saker både till Pålsboda och Hjortkvarn. Förskolechefen menar att det är en fin och bra verksamhet de har i Hjortkvarn. Det som kostar här är resor till och från Hjortkvarn. Så snart det är träff eller utbildning någon annanstans, behöver personalen resa. Förskolechefen är i regel på plats en gång i veckan. Ibland kan det bli tre gånger och enstaka veckor händer det att det inte blir någon gång. Fritidsgården som är belägen i samma byggnad, hur ser samarbetet ut med dem? De har ett gott samarbete. Det har uppstått lite tveksamheter kring kapprummet för fritidshemmet och förskolan, som de fått nu efter att fritidsgården startat sin verksamhet. Det är svårt att planera var allt ska få plats i det nya kapprummet. 3(7) Sida 41 av 51

42 Möte med personalrepresentanter från Hjortkvarns fritidshem och förskola Närvarande personalrepresentanter: Eva Friman, barnskötare förskolan Ulla Kraftling, lärare fritidshem Personalen börjar med att berätta om verksamheten i Hjortkvarn. Det går inte att särskilja förskolan och fritids, för verksamheterna samarbetar hela tiden. Det går sammanlagt 9 barn på fritids, i åldrarna 6-12 år. Fritidspersonalen upplever att det är svårt att ha ett samarbete med skolan, då den finns så långt bort. Det är lättare när skola och fritids finns på samma ställe och i Hjortkvarn finns ingen skola kvar. Personalen berättar också att de får inga veckobrev från Folkasboskolan i Pålsboda, så de vet inte vad som händer där på dagarna. Veckobreven läggs in i edwise 1 och föräldrarna läser dem där. Fritids får dock veckobrev från skolan i Ljusfallshammar. Fritids får också extra mail därifrån om det finns saker som barnen behöver träna på även på fritids. De erbjuder läxhjälp på fritids, men barnen vill inte läsa sin läxa där. Barnen är trötta när de kommer till fritids och vill gärna bara leka och delta i de aktiviteter fritids hittar på. Det är dock svårt att få till en sammanhållen verksamhet då barnen går så olika tider. När de sista kommer till fritids går de första hem. Det är skillnad från när det också var skola i Hjortkvarn. Då var det inget besvär med överskolning från förskola till förskoleklass. Det var ett nära samarbete mellan skola och fritids. Barnen kände all personal och lokalerna var annorlunda. Fritids hade helt egna lokaler förut. Nu har de en lokal där förskolan inte får vara, därefter delar de lokaler med förskolan. Barnen som går på fritids förfogar över sitt rum på eftermiddagarna. De bestämmer om barnen i förskolan får komma in eller inte. Oftast blandas de. Många av barnen på fritids har syskon som går i förskolan. För några veckor sedan spelade barnen (ålder 5-12 år) teater tillsammans. Det gick jättebra. Barnen leker mycket bra tillsammans över åldrarna. Hur ser det ut med skolskjuts för barnen som går i skola i Ljusfallshammar? Det ordnar skolan själva, det är ingenting Hallsbergs kommun svarar för. Fritidspersonalen lämnar barnen vid busshållplatsen i olika omgångar. Först åker barnen som ska till Pålsboda och strax därefter åker barnen som ska till Ljusfallshammar. De som nu flyttar in till Hjortkvarn brukar välja att låta sina barn gå i skola i Ljusfallshammar. Hur ser en dag ut här? Verksamheten startar kl Det första barnet kommer kl Frukosten serveras kl 07.00, då kommer också nästa personal. Efter frukosten är det dags för barnen på fritids att åka till skolan. Det finns inga direkta gränser här för personalen. All personal arbetar överallt. Ulla Kraftling berättar att hela hennes tjänst inte är förlagd på fritids, utan hon arbetar också i förskolan. Hon är den som har huvudansvaret för fritids, men all personal hjälps åt. Har fritidspersonalen tittat på förslaget till den reviderade läroplan som kommer? Ulla Kraftling säger att hon inte hunnit titta på det än, men ska på en kurs om detta i september. De har nyss haft brandövning på förskolan. Varannan gång som de har brandövning kommer brandbilen. Barnen får då titta på brandbilen, prata med brandmännen och se hur allt fungerar. 1 edwise Lärplattform, ett pedagogiskt verksamhetsstöd 4(7) Sida 42 av 51

43 Hur ser stödet ut från chefen? Personalen upplever att de mycket gott stöd av chefen, god kontakt. Det går alltid att ringa till henne. Hur ser hjälpen ut från elevhälsoteamet? En fredag i månaden kan en personal åka till Pålsboda för bollplankstid. Personalen anser att de får den hjälp de behöver. De kan alltid också prata med chefen. Är fritidsgården välbesökt? Förskolan och fritids har inte så mycket kontakt med fritidsgården. Den är öppen fyra timmar i veckan, och då på lördagar. De har emellertid öppna förskolan på tisdagar som föräldrarna själva driver. Det brukar vara cirka fem barn, som ofta kommer ut och leker med barnen på förskolan. På förmiddagen har de fruktstund på förskolan, då står förskolan för frukten. Lunchen serveras kl Maten körs från Pålsboda med buss. När det är lov kan den komma när som helst. Då kan det dröja ända till kl innan de kan servera lunch. Därefter är det vila eller så går de ut med barnen. Sedan börjar fritidsbarnen att komma. Då blir det mycket lek eller fotboll på gården. På torsdagar går fritids till vindskyddet som ligger en bit in i skogen. Där leker barnen och ibland tar de med mellanmålet dit, till exempel grillar korv. De flesta barnen blir hämtade från fritids. Förskolan har stormöte med alla förskolebarnen. Det är jätteroligt tycker personalen. De brukar ta upp frågor som barnen lagt i en frågeburk innan. Varje möte protokollförs och under mötet läses föregående protokoll upp. Alla frågor i burken tas upp och de har en ordförande som leder mötet. De har också en pratsnäcka. Den som håller i snäckan är också den som har ordet. Barnen har tagit upp frågor som placeringen i matsalen, vilan och hur mycket de ska vara ute. Det händer att det blir omröstning när de inte är överens. I förskolans utvecklingsplan står de att de ska arbeta mer med kultur. Det har gjort att personalen skapat en flygresa för barnen. De byggde upp ett flygplan, barnen fick egna pass, de skapade en incheckning och säkerhetskontroll som barnen fick passera och när alla barnen satt i flygplanet visade de en film om flygresan. Varje flight hade en kapten och flygvärdinnor som delade ut mellanmål under flygturen. Personalen hade också ordnat ljud, så det lät som ett flygplan. Första resan gick till Danmark. Då passade hela förskolan att besöka Legoland. Nästa resa gick till Filippinerna och därefter Dubai, Colombia, Sydafrika, Frankrike, Island mfl. När de besökte ett land lyssnade de på hur språket låter som de talar i det landet och åt mat som kommer från det landet. De pratade mycket om de länderna som de besökte och sjöng sånger därifrån. 5(7) Sida 43 av 51

44 Möte med elevrepresentanter från Hjortkvarns fritidshem Närvarande elevrepresentanter: Filip, förskoleklass Folkasboskolan Alexander, årskurs 1 Ljusfalls friskola Ella, årskurs 3 Ljusfalls friskola Malcolm, årskurs 2 Ljusfalls friskola Tindra, förskoleklass Folkasboskolan Elias, förskoleklass Folkasboskolan Innan frågestunden startar inleder Siw Lunander mötet med att berätta anledningen till verksamhetsbesöket. Vad tycker ni om att gå på fritids och vad gör ni på fritids? Barnen berättar att de brukar gå till vindskyddet i närheten av fritids. Där äter de mellanmål, leker, lär sig om djur och blommor. De går dit en gång i veckan. Där kan man också klättra i träd och det tycker barnen om. Barnen talar om att de leker mycket på fritids, de målar gärna, cyklar och tycker om att bara vara ute. Man kan oftast välja om man vill vara inne eller ute på eftermiddagarna. På fritids har de också en speciell färg som man kan rita med på en platsmapp. När den torkat tar man försiktigt bort den och kan sätta figuren man ritat på fönstret. Det finns datorer på fritids som barnen får använda, en eller två st, och så har de dessutom lärplattor där de bland annat har gjort sagor. De har ingen storsamling på fritids, men de pratar ofta när det är mellanmål för då är alla samlade. Malcolm berättar att han tycker det roligaste på fritids är att spela fotboll. En gång fastnade det en dovhjort i fotbollsnätet. Det fick riva ner hela målet för att få loss hjorten, så nu finns det bara ett mål kvar. Barnen tyckte att den händelsen var lite otäck, för hjorten var rädd och stressad. Vad är det som är mindre roligt på fritids? Ibland är man trött när man kommer till fritids och då vill man inte göra så mycket. Då får man ha en mysstund. Det är lättare att bli osams med varandra när man är trött. Fritidspersonalen hjälper till med läxorna om barnen vill ha hjälp. De flesta barnen gör sina läxor hemma. Ett av barnen berättar att det gör gärna läxorna på fritids, då är det klart när man kommer hem. Hur känns det att det ska bli sommarlov? Det ska bli härligt med lov, men man kommer att sakna lärarna. Några av de närvarande barnen kommer troligtvis att vara på fritids lite grann, medan andra inte kommer att vara där alls. Finns det någonstans att bada i sommar? Det finns ingen badsjö i närheten som man kan ta sig till enkelt. Barnen önskar en ny klätterställning. Den som fanns tidigare fick rivas, så nu skulle de önska en ny som hade en rutschkana. På den stora gården utanför staketet finns det bara gungor, asfalt, fotbollsplan och ett gammalt bord. Det är rätt så tråkigt när man inte har en klätterställning tycker barnen. Det finns ingen lekplats för äldre barn än förskolebarnen. 6(7) Sida 44 av 51

45 Sammanfattning och återkoppling till förskolechef Siw Lunander berättar att det inte framkommit något annat under träffen att det är en väl fungerande integrerad verksamhet. I Hjortkvarn skiljer man inte nämnvärt på förskola och fritids. Det enda både barn och personal önskar är en ny klätterställning till barnen på fritids. Personalen berättade att de inte får veckobrev från Folkasboskolan, men de får det från skolan i Ljusfallshammar. Det gjorde menade personalen att de har mindre möjlighet att bemöta barnen då fritids ska vara en förlängning av skolan. De ansåg att de inte har inblick i vad barnen gör om dagarna, de kan inte prata om saker eller ta vid där skolan slutade. Tomas Hagenfors tycker att projektet med flygplanet var mycket bra. Förskolechefen menar att fantasin flödar hos personalen, de hittar på mycket roligt för barnen. Gården som finns är fin och det är nära till skogen när man vill gå dit. Både fritids och förskolan har en fin verksamhet i Hjortkvarn. Därefter diskuterades frågan om upphandling när det gäller maten, då det är ett problem för verksamheten i Hjortkvarn. Det är inte möjligt att göra något åt reglerna för upphandling, men det är möjligt att se över den egna organisationen så att det fungerar så bra som möjligt för alla inblandade. Förskolechefen ska träffa kostavdelningen i kommunen i början av hösten för att diskutera frågan. Därefter avslutas besöket. 7(7) Sida 45 av 51

46 Föreningspolicy 6 BIN-2015/179 Sida 46 av 51

47 Regler och villkor för Föreningsbidrag i Hallsbergs kommun Att gälla från och med 1 januari (5) Sida 47 av 51

48 Allmänna villkor 1. Föreningens medlemmar ska ha valt styrelse demokratiskt, vilket innebär att alla medlemmars röst har lika värde. 2. Föreningen ska ha antagit stadgar. 3. Föreningen ska vara ideell. 4. Föreningen ska vara registrerad med organisationsnummer. 5. Föreningen ska vara öppen för alla kommunens invånare att delta i verksamheten utifrån sina förutsättningar. 6. Föreningen ska ha antagit en alkohol- och drogpolicy. 7. Föreningen ska årligen till kommunen redovisa årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, samt resultat- och balansräkning. 8. Kommunen ska ha möjlighet till insyn och kontroll av föreningens verksamhet. 9. Föreningens verksamhet ska huvudsakligen bedrivas i Hallsbergs kommun. Undantag från detta villkor kan göras i särskilda fall. 10. Ansökan om föreningsbidrag ska alltid lämnas in av föreningens styrelse. 11. Ansökan om föreningsbidrag ska ha inkommit till kommunen inom föreskriven tid. 12. Föreningen ska ha ett registrerat plus- eller bankgirokonto till vilket bidraget kan betalas ut. 13. En förening kan bli återbetalningsskyldig om det visar sig att erhållet bidrag inte använts i enlighet med det underlag föreningen sökt bidrag. 14. En förening kan stängas av från kommunalt föreningsbidrag om fusk uppdagas beträffande sökta bidrag. 2 (5) Sida 48 av 51

49 Startbidrag Startbidraget är avsett för nystartade föreningar som bedriver verksamhet för barn och ungdomar upp till 20 år. Bidraget är kronor. Ansökan om startbidrag ska innehålla uppgifter om föreningens styrelse och verksamhetsområde, samt antalet medlemmar totalt och upp till 20 år. Vidare ska till ansökan bifogas föreningens stadgar. Idrottsföreningar söker bidraget av kommunens fritidsavdelning medan kulturföreningar och övriga föreningar söker av kulturavdelningen. Bidrag ges inte till nybildad sektion inom en förening eller till förening som bildats genom utbrytning ur tidigare befintlig förening som utövar liknande verksamhet. Startbidrag kan sökas under hela året. Aktivitetsstöd (LOK-stöd) Bidraget ges utifrån antalet sammankomster och deltagartillfällen under ansökningsperioden (1/1-30/6 eller 1/7-31/12). En bidragsgrundande sammankomst inleds och avslutas med en gemensam samling med någon form av instruktion eller dylikt. Aktiviteten kan ske individuellt eller i grupp. En sammankomst ska ha minst 3 och högst 20 deltagare i åldern upp till 20 år. Sammankomsterna ska omfatta minst 45 minuter. Samma person kan delta i endast en bidragsgrundande sammankomst per dag i en och samma förening. För att sammankomst ska vara bidragsberättigad ska aktiviteten vara avslutad senast kl och inte påbörjad före kl Aktivitetsstödets storlek är uppdelat i två nivåer. På den lägre nivån är stödet 12 kronor per sammankomst och 3 kr per deltagartillfälle. På den högre nivån är stödet 18 kr per sammankomst och 3 kr per deltagartillfälle. För att hamna på den högre nivån krävs, utöver övriga angivna villkor, att föreningen lämnar in en verksamhetsplan inför verksamhetsåret. I den ska det finnas ett avsnitt om vardera ett av områdena jämställdhet, integration och tillgänglighet. Det ska det också göra i verksamhetsberättelsen, som lämnas in efter verksamhetsåret. Ett annat kriterium för att hamna på den högre nivån är att föreningen nattvandrar på sin ort två helger per år (en per termin). Detta görs i samarbete med, och under ledning av, Nattvandrarna Hallsberg/Nattvandring.nu. Föreningen ska ha minst två stycken nattvandrare per kväll/natt. Det kommunala aktivitetsbidraget söks genom att lämna/skicka in undertecknad ansökningsblankett till kommunen. Idrottsföreningar söker av fritidsavdelningen medan kulturföreningar och övriga föreningar söker av kulturavdelningen. Ansökan ska vara kommunen tillhanda senast 25 augusti (ansökningsperiod 1/1-30/6) respektive 25 februari (ansökningsperiod 1/7-31/12). Bidraget utbetalas halvårsvis i efterskott efter ovan angivna datum. 3 (5) Sida 49 av 51

50 Projektbidrag Projektbidrag kan sökas av föreningar som i projektform vill arbeta med särskilda insatser, exempelvis för att minska utanförskap, integrera nyanlända, öka jämställdhet, tillgänglighet och så vidare. Bidraget kan sökas under hela året men chansen att erhålla det är större ju tidigare man söker då potten man söker ur är begränsad. Sökt belopp anges i ansökan. Idrottsföreningar söker bidraget av fritidsavdelningen medan kulturföreningar och övriga föreningar söker av kulturavdelningen. Kulturföreningsbidrag Kulturföreningsbidrag kan sökas av kulturföreningar som har som huvuduppgift att erbjuda kulturupplevelser för en bred publik och/eller arbetar med kulturarv. Till exempel kan det handla om vård av hembygdsgårdar eller stöd för återkommande konst- och kulturarrangemang. Föreningen ska anordna aktiviteter/arrangemang som är öppna för allmänheten. Bidraget söks senast den 30 september för kommande år. Beslut om bidrag ges senast den 31 oktober. Ansökan görs på blankett som lämnas/skickas till kommunens kulturavdelning. En verksamhetsplan för kommande verksamhetsår ska biläggas ansökan. Evenemangsbidrag Evenemangsbidrag kan sökas av föreningar som ska arrangera kulturevenemang (behöver nödvändigtvis inte vara kulturföreningar, kan exempelvis vara en pensionärsförening). Det ska vara enstaka evenemang med kulturinslag som inte är regelbundet återkommande. Evenemanget ska vara öppet för allmänheten. Ett exempel på ett evenemang kan vara en förening som fyller 50 år och vill anordna en jubileumsfest öppen för allmänheten. Maxbeloppet är 5000 kr/ansökan. Sista ansökningsdag är 30 november för evenemang under första halvåret (1/1-30/6) kommande år och 31 maj för andra halvåret (1/7-31/12) samma år. Ansökan görs till kulturavdelningen. 4 (5) Sida 50 av 51

51 Anläggningsbidrag Anläggningsbidrag kan sökas av föreningar som driver idrotts- och fritidsanläggningar, samt bedriver barn- och ungdomsverksamhet upp till 20 år. Anläggningsbidraget är uppdelat i en del för drift och skötsel och en del för investeringar. I ansökan anges vilka objekt (till exempel fotbollsplaner, motionsspår, klubblokal och så vidare) som ingår i anläggningen. Dessutom anges eventuella personalkostnader och anställningsbidrag knutet till anläggningsskötseln. I den del som avser drift och skötsel erhålls bidrag enligt schablon för respektive objekt. För investeringar söker föreningarna ett specifikt belopp utifrån investeringsbehov. Bidraget söks senast den 30 september för kommande år. Beslut om bidrag ges senast den 31 oktober. Ansökan görs via särskild blankett till fritidsavdelningen. Det är inte någon nödvändighet att anläggningen ägs av kommunen för att anläggningsbidrag ska kunna beviljas. Ett krav är dock att anläggningen är tillgänglig att använda för föreningar, skolor och kommuninvånare. Beviljat anläggningsbidrag under kr betalas ut 15 mars (hela summan) och över kr betalas ut 15 januari (halva summan) och 15 juli (halva summan). Kartbidrag Kartbidrag söks utifrån innevarande års kostnader för utveckling av orienteringskartor. Kartorna är till för att användas av orienteringsklubbar, skolor och allmänhet. Ansökan lämnas/skickas till fritidsavdelningen och ska vara bilagd med kostnadsunderlag (till exempel fakturakopior). 5 (5) Sida 51 av 51