Ledningsgruppen, Patent- och registreringsverket

Transkript

1 Årsredovisning 2013

2 Ledningsgruppen, Patent- och registreringsverket Susanne Ås Sivborg, Patrik Rönnkvist, Per Holmstrand, Paula Lembke, Gunilla Ström, Jan Wernerson och Frida Ekeberg.

3 PRV AD /461 1 Innehållsförteckning 1. Viktiga händelser GD har ordet Ekonomisk sammanställning samt återrapportering m.m Ekonomisk sammanställning Återrapportering Serviceåtagande Vissa förkortningar i årsredovisningen Medarbetare Kompetensförsörjning Personalomsättning konkurrens Antal anställda Sjukfrånvaro Arbetsmiljö/jämställdhet och diskriminering Åldersstruktur och könsfördelning Telefoni Resultatredovisning (Verksamhet) Patent Effektmål Verksamhetsmål Efterfrågan och produktion Övrig utveckling Personal och intern organisation Ekonomi, finansiering och avgifter Varumärken, Design, Namn, Periodisk skrift Effektmål Verksamhetsmål Efterfrågan och produktion Övrig utveckling Personal och intern organisation Ekonomi, finansiering och avgifter Uppdrag, information och försäljning patent, varumärken, mönster, utbildning Effektmål Verksamhetsmål Efterfrågan och produktion Sida 3 (67)

4 5.3.4 Ekonomi, finansiering och avgifter Information och tillgänglighet Särskilda redovisningar Regeringsuppdrag Internationellt Sammanställning över väsentliga uppgifter Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tilläggsupplysningar och noter Organisation Årsredovisningens undertecknande Sida 4 (67)

5 1. Viktiga händelser 2013 Under 2013 har ett antal viktiga händelser påverkat PRV och vår verksamhet både kortsiktigt och mera långsiktigt. Under våren 2013 kom namnlagsutredningen med sitt förslag om en förändrad svensk namnlagstiftning. I förslaget ingår att PRV:s personnamnshantering ska övergå till Skatteverket från och med ikraftträdandet av den nya namnlagen. Under senare delen av 2013 lade regeringens fram förslaget om svenska nationella patent på engelska, ett förslag som PRV starkt välkomnar och som verket arbetat för under lång tid. Lagförslaget innebär att PRV, från 1 juli 2014, ska kunna, om sökande så önskar, handlägga och bevilja patentansökningar på engelska. I slutet av 2012 fick Statskontoret i uppdrag att bedöma förutsättningarna för PRV:s framtida finansiering. Statskontorets rapport lämnades i slutet av juni till Näringsdepartementet och innehåller ett förslag om anslagsfinansiering för PRV samt att en utredning om PRV:s framtida roll bör göras. Under 2013 har arbetet fortsatt i det för PRV och Vinnova gemensamma regeringsuppdraget mot rådgivare och små och medelstora företag (SMF). Arbetet har fungerat mycket bra och är ett bra exempel på ett gott samverkansprojekt. Samarbetet har resulterat i att PRV och Vinnova nu kommer att, på eget initiativ och med pengar från Vinnova, fortsätta arbetet under de kommande tre åren. Under 2013 stabiliserades antalet inkommande nationella patentansökningar och PCTansökningar, efter en tidigare nedåtgående trend 2011 och 2012, vilket är mycket positivt. Dock har denna ökning av antalet ansökningar inneburit en ökad belastning på våra handläggare med ökade handläggningstider som resultat. Handlingsplaner har tagits fram och förväntas under första halvan av 2014 visa resultat. Ett fokuserat arbete för att minska handläggningstiderna på varumärkessidan resulterade i minskade handläggningstider under 2013 och servicemålen kommer att uppnås under blev året då underskottet som PRV fick under finanskrisen arbetades av och vid årsskiftet uppvisar PRV ett positivt ackumulerat resultat för första gången på flera år. Internationellt har arbetet med implementering av förordningarna om europeiskt patent med enhetlig verkan startat. PRV deltar aktivt i arbetet i det s.k. särskilda utskott som ska lägga fast förutsättningarna för Europeiska Patentverket (EPO) arbete med de enhetliga patenten.. PRV bidrar också med resurser till arbetet i den förberedande kommitté som arbetar med implementeringen av överenskommelsen om den enhetliga europeiska patentdomstolen. I början av 2013 presenterade EU-kommissionen ett förslag om ett reviderat varumärkesdirektiv och varumärkesförordning. PRV har deltagit aktivt i Sveriges arbete med detta, inte minst i arbetet i rådsarbetsgruppen i Bryssel I september var PRV värd för ett tvådagars besök António Campinos, president för EU:s varumärkes- och designmyndighet (OHIM). I besöket ingick ett seminarium med användare som var både välbesökt och mycket uppskattat. Under året har PRV förnyat sitt pilotsamarbete inom det s.k. Patent Prosecution Highway-konceptet med de japanska respektive amerikanska patentverken (JPO resp. USPTO). De pilotsamarbetena omfattar nu också nationella ansökningar med prioritet och inte som förut endast PCT-ansökningar. PRV har också startat ett liknande pilotsamarbete med det koreanska patentverket (KIPO) och diskuterar ett framtida samarbete med det kinesiska patentverket (SIPO). Sida 5 (67)

6 2. GD har ordet Susanne Ås Sivborg Generaldirektör PRV är ute på en lång resa, en resa som innefattar både ekonomi, resurser och roll. Under finanskrisen drabbades PRV av minskade intäkter, störst på patentsidan men också på varumärke och designsidan. Intäkterna från årsavgifter på godkända patent i Sverige minskade också då många patentinnehavare gjorde stora förändringar i sina patentportföljer och lät de mindre värdefulla patenten falla, eller dö om man så vill. Detta tillsammans med förändringar runt valideringen av europeiska patent i Sverige samt upphörande av samarbetsavtalen med EPO och OHIM ledde till att PRV:s ekonomiska situation förändrades dramatiskt. Ett stort överskott blev på kort tid ett underskott och kraftfulla besparingsåtgärder genomfördes. Ett underskott på 11,5 miljoner kronor hann dock uppkomma innan besparingarna fick fullt genomslag. PRV har fortsatt sin resa med stor återhållsamhet, hushållande av resurser och mindre justeringar av avgifterna. Det har lett till att underskottet har minskat år från år. Under 2013 tog vi det sista klivet och går nu in i 2014 med ett ackumulerat överskott på 4,2 miljoner och vi gör det ett år tidigare än vad vi trodde skulle vara möjligt. En otrolig resa där alla på PRV bidragit på ett alldeles enastående sätt. Jag vill ta tillfället i akt och lyfta fram alla medarbetare som på olika sätt och vis hjälp till att bidra till detta fantastiska arbete det är inte utan uppoffringar och hårt arbete från alla och det är absolut värt att nämnas. En annan del av PRV:s resa handlar också om den roll PRV spelar i dag och om den roll PRV skulle kunna spela i Sveriges innovationsprocess. PRV har under flera år arbetat för att företagare och andra, inte minst små och medelstora företag (SMF) i Sverige ska bli bättre på att använda immaterialrätten och sina immateriella tillgångar som affärsstrategiska verktyg för att skapa större möjligheter att lyckas med sina innovationer och affärsidéer. Det arbetet ledde ju till att PRV 2012 fick ett nytt uppdrag av regeringen som också föranledde en ändring av myndighetsinstruktionen för PRV. Detta och det regeringsuppdrag som PRV fick tillsammans med Vinnova i slutet av 2011 och som sträcker sig fram till och med december 2013 har fortsatt inneburit att vi PRV under 2013, tillsammans med allt det arbete vi gör för handläggningen av ansökningar för patent, varumärkes- och designskydd liksom de uppdrag våra kunder ger oss, allt tydligare rört sig mot vår vision att vara det självklara centret i Sverige för immaterialrätt. Resan dit är lång och det får den vara men vi ser mer och mer hur vi sakta men säkert rör oss mot vår vision. Genom det här arbetet, inte minst genom regeringsuppdraget, ingår PRV nu i den innovationskoordineringsgrupp som myndigheterna i innovationssystemet har bildat. Arbetet i gruppen har skapat större samverkan och samförstånd mellan de deltagande myndigheterna och bidragit till flera aktiviteter och handlingar där myndigheterna tillsammans bidrar till arbetet inom innovationsstrategin. PRV har dessutom nu också etablerat en kontakt med Tillväxtanalys, som är den myndighet som sammanställer uppföljningen och utvärderingen av innovationsstrategin. Syftet med samarbetet här är att stärka upp de indikatorer där PRV:s information och statistik, speciellt patent- resp. varumärkesinformation och statistik, kan hjälpa till att stärka utvärderingen av innovationsstrategin. I slutet av 2013 ansökte PRV om bidrag från Vinnova för att kunna fortsätta och utveckla arbetet med att höja kunskapen runt immaterialrätten och de immateriella tillgångarnas betydelse i innovationsprocessen. Vinnova har godkänt PRV:s ansökan som ett led i att säkerställa att förutsättningar för att uppnå tillväxt skapas som ett led i förverkligandet av innovationsstrategin. Sida 6 (67)

7 En tredje del av PRV:s resa innebär förändringar i vårt sätt att arbeta. Det handlar mycket om effektiviseringar av hantering av ärenden och processer och ett av de viktigaste verktygen för detta är utvecklingen inom IT. Investeringarna inom IT-området har fortsatt under 2013, främst vad gäller de interna handläggningssystem för patent respektive design- och varumärkeshandläggningen. Det handlar om att fortsätta arbetet för ett modernt och effektivt PRV och de är en förutsättning för utvecklandet av förbättrade e-verktyg för kunder och användare, ett arbete som pågår fortlöpande, inte minst i samarbetet med EU:s varumärkesmyndighet OHIM. Arbete mot en än mer kundfokuserad och kundanpassad verksamhet och organisation är en fjärde del av PRV:s resa och arbetet har fortsatt under 2013 med initiativ inom olika områden. De olika initiativen finns beskrivna under respektive avsnitt. Detta är ett viktigt arbete för att göra PRV till ett attraktivt alternativ för dem som söker patent, varumärke eller designskydd i Sverige men också för dem som behöver lots och hjälp att hitta rätt i den allt mer komplicerade immaterialrättsmarknaden. För att tydligare kunna följa, följa upp och dokumentera den här resan har PRV:s ledningsgrupp under 2013 tagit fram en gemensam affärsplan som på ett tydligare sätt synliggör hur det går för PRV och hur vi rör oss mot vårt önskade mål vår vision. Under 2014 kommer verksamheten att följas upp och synliggöras i ett gemensamt verktyg. Susanne Ås Sivborg Sida 7 (67)

8 3. Ekonomisk sammanställning samt återrapportering m.m. PRV:s ekonomi har utvecklats positivt under 2013 och uppvisar nu ett positivt ackumulerat resultat års överskott beror till stor del på avgiftshöjningen som skedde i december 2012, men också på att kostnadssidan utvecklats positivt. Jan Wernerson Chefscontroller PRV har i dag en solid ekonomi och i planeringen har höjd tagits för framtida investeringar. Samtidigt finns ett antal osäkerhetsfaktorer som PRV bevakar, som genomförandet av patent med enhetlig verkan resp. ett nytt varumärkesdirektiv. Dessa kan komma att få betydande konsekvenser för finansieringen av PRV i framtiden. PRV:s ekonomiska utfall t.o.m t.o.m Totalt PRV per år Totalt PRV ackumulerat Sida 8 (67)

9 3.1 Ekonomisk sammanställning Resultat 2013 (tkr) Verksamhetsgren Intäkt Varav intern fördelning Kostnad Varav intern fördelning Resultat 2013 Kommentarer till resultatredovisningen Årets överskott uppgår till 15,3 miljoner kr, vilket är betydligt bättre än budgeterat resultat 10,5 miljoner kr och föregående års underskott 3,5 miljoner kr. Resultatförbättring mot budget finns främst inom verksamhetsområdena för patent, personnamn och uppdragsverksamhet. Förbättrat resultat inom patent och personnamn beror på lägre driftkostnader än budget. Inom uppdragsverksamheten beror det bättre resultatet på ökade intäkter av uppdrag. Intäkter av avgifter och andra ersättningar blev totalt 1,1 % högre än budget och kostnaderna 0,5 % lägre än budget. Verksamhetens intäkter 322,4 miljoner kr är 15,8 miljoner kr högre än föregående års 306,6 miljoner kr. Avgiftsintäkterna ökade med 14,8 miljoner kr och bidragsintäkterna ökade med 1,1 miljoner kr medan ränteintäkterna har minskat något mot föregående år. Ökningen beror dels på avgiftsjusteringen inom patent och varumärken och dels på ökad uppdragsverksamhet. Årets verksamhetskostnader minskade med 3 miljoner kr mot föregående år. Minskningen finns främst inom personalkostnader. Budget 2013 Avskrivningar på anläggningstillgångar har minskat något beroende på att pågående utvecklingsarbeten inte driftsatts under åren Utvecklingskostnader som ännu inte driftsatts uppgår till 19 miljoner kr och kommer att på sikt ge avskrivningskostnader. Årets investeringar uppgår till 4 miljoner kr (föregående år 0,9 miljoner kr) i maskiner och 8,9 miljoner kr (föregående år 8,2 miljoner kr) i egenutvecklade datasystem. Resultat 2012 Patent Varumärken Mönster (design) Periodisk skrift Personnamn Uppdragsverksamhet Delsumma Total Sida 9 (67)

10 3.2 Återrapportering PRV:s uppgifter framgår av förordningen (2007:1111) med instruktion för Patent- och registreringsverket. Där anges att PRV ansvarar för ärenden om patent, varumärken, mönster, efternamn och förnamn. Verket för register över periodiska skrifter med utgivningsbevis. Verket är internationell myndighet enligt konventionen om patentsamarbete samt handlägger ärenden om registrering av kommunala vapen och om utgivning av periodisk skrift. Av instruktionen framgår även att PRV får bedriva uppdragsverksamhet samt tjänsteexport. Ovanstående beskrivning av PRV:s uppgifter går att inordna under följande verksamhetsindelning; patent, varumärken, mönster, personnamn, periodisk skrift samt uppdragsverksamhet. I regleringsbrevet för år 2013 finns ingen explicit indelning av verksamheten angiven. Av tabellen under rubriken Avgifter och bidrag i regleringsbrevet framgår dock följande indelning; patent, varumärke/mönster, namn, periodisk skrift samt uppdragsverksamhet, vilken således stämmer väl överens med ovan angivna indelning. PRV har valt att organisera verksamheten så att verksamheten patent (inklusive uppdragsverksamhet inom detta område) hanteras av patentavdelningen. Verksamheterna varumärken, mönster, personnamn samt periodisk skrift (samt uppdragsverksamhet inom dessa områden) hanteras av design- och varumärkesavdelningen. Den enda verksamhet som faller utanför denna uppdelning är kurs- och utbildningsverksamheten som organisatoriskt ligger under marknadsavdelningen. Eftersom vissa resurser samutnyttjas inom design- och varumärkesavdelningen redovisas alla verksamheter inom denna avdelning under en gemensam huvudrubrik. För att säkerställa kraven på redovisning enligt indelningen i regleringsbrevet redovisas verksamhetsutfall och resultat för varje verksamhetsgren även separat. Av samma skäl redovisas uppdragsverksamheten under separat huvudrubrik. Alla kostnader (och intäkter) inom PRV är antingen direkt eller indirekt fördelade på någon av verksamhetsgrenarna. Indirekt fördelning sker enligt fastställda fördelningsnycklar. Eftersom utförda prestationer mäts utifrån tidsåtgång innebär det samtidigt att kostnaden per ärende går att beräkna. I regleringsbrevet finns följande mål angivna för PRV:s verksamhet: PRV ska verka för en bättre service för medborgare och företag. I detta ingår att verket ska utforma och offentliggöra ett s.k. serviceåtagande, som ger tydlig, relevant och förpliktande information om myndighetens tjänster och service. Hur PRV arbetar med att uppnå ovanstående mål framgår av beskrivningen av verksamhetens utveckling och utfall som återfinns under 5.1, 5.2 samt 5.3. Serviceåtagandet finns publicerat på PRV:s hemsida ( och anger bl.a. mål i form av leveranstider. En uppföljning av dessa leveranstidsmål återfinns under 5.1.2, samt Sida 10 (67)

11 3.3 Serviceåtagande PRV har även publicerat ett serviceåtagande som ger information om tjänster på PRV är en av få patent- och registreringsmyndigheter i världen som kvalitetscertifierat hela sin verksamhet (ISO-9001). Vi strävar efter att vara bland de främsta myndigheterna inom vårt område när det gäller korta leveranstider samt hög gransknings- och processkvalitet. PRV:s uppdrag är att tillhandahålla effektiva och ändamålsenliga system för registrering av industriella rättigheter samt att arbeta för att förbättra förutsättningarna för företagande och entreprenörskap genom ändamålsenlig och kvalitativ information och service i immaterialrättsliga frågor. PRV ska vidare verka för att den kompetens verket besitter och den information som finns i verkets olika register kommer samhället tillgodo på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Verksamhetsutveckling Vi arbetar kontinuerligt med att utveckla vår verksamhet och våra tjänster ur ett kundperspektiv. Det innebär bland annat att vi håller korta leveranstider (se vidare nedan) är professionella och kompetenta i vår handläggning tillhandahåller effektiva interaktiva e-tjänster är hjälpsamma och serviceinriktade ger tydliga och begripliga besked för en dialog med våra kunder tillvaratar synpunkter på vår hantering Till detta är kopplat information om gällande verksamhetsmål samt aktuell leveranstid. De verksamhetsmål i form av leveranstider som gällt under 2013 är de som beskrivs under respektive verksamhet (se vidare 5.1.2, ) Sida 11 (67)

12 3.4 Vissa förkortningar i årsredovisningen EPC European Patent Convention. Den europeiska patentkonventionen är en överenskommelse mellan 38 europeiska länder och reglerar hanteringen av europeiska patentansökningar, ingivna till det europeiska patentverket (EPO). EPO IPR OHIM PCT WIPO European Patent Organisation eller European Patent Office. Det europeiska patentverket granskar, prövar och ger patent på en europeisk patentansökan. Ett godkänt europeiskt patent kan sedan fullföljas i var och en av medlemsstaterna. Industrial Property Rights eller industriellt rättsskydd. Samlingsbegrepp för patent-, varumärkes- och designskydd. Office for Harmonisation in the Internal Market. OHIM är EU:s registreringsmyndighet för varumärken och mönster (design). Ger skydd för hela EU. Kontoret är beläget i Alicante (Spanien). Patent Cooperation Treaty. PCT är en internationell överenskommelse inom patentområdet som innebär att en ansökan vid ingivning får ett datum som gäller för samtliga PCT:s medlemsländer. Den formella granskningen utförs centralt av ett antal särskilt utsedda internationella myndigheter, dvs. patentverk med särskilt goda resurser, däribland PRV. World Intellectual Property Organisation. WIPO är FN:s speciella immaterialrättsorgan (intellectual property). WIPO administrerar bl.a. PCT och Madridsystemet för internationell registrering av varumärken. Sida 12 (67)

13 4. Medarbetare 4.1 Kompetensförsörjning Gunilla Ström Personaldirektör Mål: För att kunna fullgöra PRV:s åtaganden i verksamhetsplan och affärsplan krävs att myndigheten har rätt kompetens nu och framöver. Medarbetarnas kompetens är av central betydelse för PRV:s förmåga att fullgöra sina åtaganden. Kompetensförsörjningen ska följa och stödja verksamhetsutvecklingen varför kompetensbehov planeras i samband med verksamhetsplaneringen. Kompetensförsörjning sker både genom kompetensutveckling av anställda medarbetare samt genom nyrekrytering av kompetens. För att trygga kompetensförsörjningen bedrivs ett stort arbete med att marknadsföra PRV:s arbetsgivarvarumärke i syfte att på kort och lång sikt attrahera efterfrågad kompetens. Alla medarbetare ska ha en individuell utvecklingsplan som följs upp och revideras årligen. För nyanställda ingenjörer inom Patentavdelningen finns ett omfattande internt utbildningsprogram som ett krav för att bli patentingenjör. Likaså finns inom Design och varumärkesavdelningen kompetenskrav och kompetensutveckling för olika roller. Uppföljning: Under året har PRV deltagit i arbetsmarknadsmässor, varit aktiv i olika media med artiklar och intervjuer, genomfört föreläsningar på lärosäten m.m. i syfte att stärka arbetsgivarvarumärket och attrahera nya medarbetare. Vi får många kvalificerade sökande till våra utannonserade befattningar dock något färre kandidater till vissa ingenjörsbefattningar inom motorteknik, kommunikationselektronik och datorteknik p.g.a. stark konkurrens på arbetsmarkanden om den kompetensen. På grund av den hårda konkurrensen rekryterades inte helt enligt våra behov inom motorteknik. Vi fortsätter arbetet med att attrahera kompetens inom dessa områden. Kompetensutveckling av medarbetare sker i första hand genom linjechefernas försorg och ansvar, både att rätt kompetens finns inom enheten/funktionen samt för respektive roll. I PRV:s löneprocess ingår medarbetarsamtal som en del där individuella behov och åtgärder av kompetensutveckling diskuteras och fastställs. Chefsutveckling bedrivs huvudsakligen gemensamt på myndigheten. Under året har ett chefsutvecklingsprogram på 5 dagar för nya chefer genomförts samt ett utvecklingsprogram för PRV:s ledningsgrupp har påbörjats. En intern projektledarutbildning har startats och kommer att fortgå under Ett verktyg för skapande av e-utbildningar har köpts in till myndigheten. Verktyget har använts till flera utbildningar med gott resultat. Sida 13 (67)

14 4.2 Personalomsättning konkurrens Mål: Att ha en personalomsättning som ger förutsättningar för att upprätthålla och vidareutveckla strategiska kompetenser genom rekrytering och intern utveckling. Uppföljning: Personalomsättningen under året har minskat till 7,8 % jämfört med 9,7 % föregående år. Omsättningen är på en acceptabel nivå även om den är något ojämnt fördelat mellan olika yrkesgrupper. För att minska omsättningen bland jurister i Söderhamn, som tidigare varit hög, arbetas särskilt med dessa frågor genom att utveckla olika karriär- och utvecklingssteg. 4.3 Antal anställda Antal personer ( ) Patent- och registreringsverket totalt 347 Design- och varumärkesavdelningen 89 Marknadsavdelningen 17 Patentavdelningen 179 Övriga Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro ställd i förhållande till total ordinarie arbetstid samt andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer), fördelad på ålder och kön, och angiven i procent Total sjukfrånvaro 2,9 2,6 2,5 Kvinnor 3,8 3,4 3,0 Män 1,8 1,7 1,7 Ålder - 29 år 1,0 0,7 1,3 Ålder år 2,3 2,2 2,0 Ålder 50 år 4,1 3,4 3,3 varav andel långtidssjukskrivna (60 dagar eller mer) 34,2 23,7 28,8 Sjukfrånvaron har ökat något under 2013 jämfört med Ökningen på 0,3 % beror på en ökning av andelen långtidssjukskrivna över 60 dgr. Andelen har ökat till ca 34 % från knappt 25 %. 4.5 Arbetsmiljö/jämställdhet och diskriminering Mål: Målet är att skapa en fysisk och psykisk arbetsmiljö som är tillfredsställande för alla anställda oavsett kön, etnisk tillhörighet, funktionshinder eller sexuell läggning. Uppföljning: Arbetsmiljön på myndigheten är god. För att behålla goda siffror har det under årets satstas på förebyggande aktivitet med en genomgång av ergonomi vid kontorsarbetsplats. Sida 14 (67)

15 Hälsokontroller har genomförts enligt beslutat program. För att kunna följa incidenter av tillbud har ett incidentrapporeringssystem införts så uppföljning kan ske systematiskt. Inga incidenter av diskriminering har anmälts. 4.6 Åldersstruktur och könsfördelning Mål: PRV strävar efter att åldersgrupper och kön skall vara tämligen jämt representerade vid myndigheten inom samtliga kompetenskategorier Beträffande könsfördelning är målet satt till att ligga inom intervallet %. Uppföljning: Den största gruppen medarbetare finns i åldersintervallet år, vilket är samma förhållande som gällde föregående år.. Minskningen av antalet anställda i den yngre ålderskategorin (30-34 år) till följd av avvecklingen 2009 kan fortfarande urskiljas. Man kan också konstatera att relativt många, 40 personer, kommer att uppnå pensionsålder (65 år) under den närmaste 5-årsperioden. Planering för detta sker inom ramen för verksamhetsplaneringen.medelåldern är densamma som 2012, 46 år Tot Män Kv Beträffande fördelningen kvinnor/män inom de olika kompetenskategorierna är målet att ligga inom intervallet % nu uppfyllt inom samtliga kategorier. Målet är även uppfyllt vad gäller PRV:s ledningsgrupp och övriga chefer. 4.7 Telefoni Under året har telefonin setts över och vissa åtgärder har vidtagits. Växeln har bytts ut till en mer modern och funktionell växel och för verksamheten i Söderhamn har fast telefoni ersatts av mobiltelefoni för bättre funktionalitet. Sida 15 (67)

16 5. Resultatredovisning (Verksamhet) 5.1 Patent Under verksamhetsgrenen patent redovisas PRV:s uppdrag att ansvara för ärenden rörande patent samt uppdraget att vara internationell myndighet enligt konventionen om patentsamarbete. Rent organisatoriskt hanteras dessa ärenden inom PRV:s patentavdelning. Avdelningen ansvarar även för uppdragsverksamhet inom patentområdet. Se vidare under rubriken 5.3 Uppdrag, information och försäljning. Frida Ekeberg Avdelningschef Patent Effektmål Effektmålen i regleringsbrevet gör att verksamheten inom patentområdet inriktas mot att uppfylla verksamhetsmålen enligt serviceåtagandet ge ändamålsenlig nyhetsgranskning och patenterbarhetsprövning av hög internationell standard i internationella ärenden uppfylla åtagandena som internationell nyhetsgranskningsmyndighet och internationell myndighet för förberedande patenterbarhetsprövning enligt avtal med WIPO på ett effektivt sätt tillhandahålla information om innehållet i verksamhetens olika register säkerställa ett svenskt inflytande på den internationella utvecklingen och föra en dialog med användarna om hur avdelningens verksamhet kan utvecklas Verksamhetsmål Enligt regleringsbrevet för år 2013 ska PRV utforma ett serviceåtagande. I serviceåtagandet anges de mål i form av leveranstider som ska gälla för verksamhetsgrenen patent. Målen tas fram bland annat efter dialog med kundkretsen. I denna dialog återkommer alltid följande två förväntningar; hög kvalitet och korta leveranstider (framför allt till tekniskt föreläggande). Med tanke på kundernas förväntningar på korta leveranstider anges också nedan under måluppfyllelse, i vissa fall, både antalet ärenden som hanterats i tid och antalet ärenden som varit försenade ett visst antal månader. Innehållet i de databaser som utgör den absolut väsentligaste grunden i granskningen är inte uppdaterat förrän cirka 5-6 månader efter ett givet datum. Det innebär att en nyhetsgranskning av hög kvalitet inte kan påbörjas före denna tidpunkt, vilket även sätter tiden för ett tekniskt föreläggande. Tidpunkten för slutligt beslut är framräknad utifrån de fristtider som finns för de olika momenten i handläggningen. Sida 16 (67)

17 För patentverksamheten finns nedanstående fyra verksamhetsmål i form av leveranstider angivna i det serviceåtagande som varit publicerat på under I en internationell jämförelse är tiderna mycket korta. Det europeiska patentverket (EPO) har exempelvis betydligt längre leveranstider. De pressade tiderna ställer mycket stora krav på både tillgång till resurser och en effektiv produktionsplanering. Den tid som finns till förfogande för exempelvis en nyhetsgranskning uppgår i optimalfallet i praktiken till några enstaka veckor. Mål: I alla PCT-ärenden ska gällande frister hållas. Måluppfyllelse: Med detta mått förstås PRV:s verksamhet som internationell nyhetsgransknings (PCT 1) och prövningsmyndighet (PCT 2). Antal inom frist Andel inom frist Antal efter frist Antal mer än en månad efter frist Summa Kvarliggande försenade 4 Totalt % 89 Summa Kvarliggande försenade 64 Totalt % 282 Summa Kvarliggande försenade 96 Totalt % 711 Resurstillgången har varit för låg under 2013, och fördelningen mellan olika teknikområden har varit mycket ojämn. Ett snabbt trendbrott i inkommande mängd ansökningar under inledningen av året medförde stor diskrepans mellan tillgängliga resurser och arbetsmängd inom vissa teknikområden. Den låga resurstillgången har bland annat drabbat måluppfyllelsen för PCT-ärenden och en kraftig försämring av måluppfyllelsen har skett. Tillskott av resurser, bland annat i form av nyanställda handläggare, har lett till att trenden för fristhållning stabiliserats under sista tertialet av Vid årsskiftet (2012/13) fanns det 64 PCT-ärenden som inte expedierats inom frist, vilket var betydligt fler än de senaste två åren. 397 ärenden gick under hela året mer än en månad sent, vilket även det var en klar försämring. För 2013 innebär de 711 sena ärendena att måluppfyllelsen blir 63 %. Mål: I alla nationella patentansökningar ska ett tekniskt föreläggande vara expedierat inom nedan angivna leveranstider: i samtliga patentansökningar inlämnade utan prioritet, eller inlämnade senast fyra månader efter prioritetsdagen, ska ett tekniskt föreläggande vara expedierat inom 7 månader från ingivningsdagen. i samtliga fullföljda internationella patentansökningar enligt PL (Patentlagen) 31 ska ett tekniskt föreläggande vara expedierat inom 40 månader från prioritetsdagen eller den internationella ingivningsdagen. i samtliga patentansökningar inlämnade med prioritet enligt PL 6 ska ett tekniskt föreläggande vara expedierat inom 21 månader från prioritetsdagen. Sida 17 (67)

18 Måluppfyllelse: Tabellen nedan innefattar alla typer av patentansökningar, utan och med begärd konventionsprioritet samt fullföljda internationella ansökningar. Antal inom frist Andel inom frist Antal efter frist Antal mer än tre månad efter frist Summa Kvarliggande försenade 2 Totalt % 50 Summa Kvarliggande försenade 1 27 Totalt % 207 Summa Kvarliggande försenade 150 Totalt % 881 Under 2013 har Patentavdelningen arbetat hårt för att expediera samtliga ärendetyper inom frist, och framför allt för att de som gick över frist inte blev allt för gamla. Även fristhållningen för de nationella patentansökningarna har påverkats negativt på grund av differensen mellan tillgängliga resurser och inkommande mängd ansökningar inom vissa teknikområden. Den ojämna belastningen har gällt såväl mellan teknikområden som över tiden. Tillskott av resurser, bland annat i form av nyanställda handläggare, har lett till att trenden för fristhållning stabiliserats under sista tertialet av ärenden gick under hela året mer än tre månader sent. För 2013 innebär det 881 sena ärendena att måluppfyllelsen blir 59 %. Mål: I 85 % av alla nationella patentansökningar ska ett slutligt beslut föreligga inom 24 månader. I 100 % av alla ansökningar ska ett slutligt beslut föreligga inom 36 månader. Måluppfyllelse: Tabellen nedan innefattar alla typer av patentansökningar, utan och med begärd konventionsprioritet samt fullföljda internationella ansökningar. Antal inom målsatt tid (24 månader) Antal efter målsatt tid (24 månader) Antal inom målsatt tid (36 månader) Antal efter målsatt tid (36 månader) Summa Kvarliggande försenade Totalt Summa Kvarliggande försenade Totalt Summa Kvarliggande försenade Totalt Ett fel i sammanräkningen i Årsredovisningen för 2012 gjorde att antalet kvarliggande försenade angavs till 26 för år Korrekta antalet är 27 som anges här. Felskrivningen påverkade inte utfallsvärdet eller analysen. Sida 18 (67)

19 Andel inom målsatt tid (24 månader) Andel inom målsatt tid (36 månader) Totalt % 97 % Totalt % 95 % Totalt % 89 % En försämring av uppfyllnad av verksamhetsmålen jämfört med 2012 har skett. Vid ojämn och för hög belastning under en kortare period, såsom under 2013, prioriteras första utlåtanden (PCT-ansökningar och nationella ansökningar) högre än slutliga beslut, varför även måluppfyllnaden för denna ärendekategori har påverkats negativt. För 2013 innebär de 514 respektive 177 sena ärendena, att måluppfyllelsen blir 68 % respektive 89 %. Mål: Alla invändningar mot meddelade patent ska avgöras inom 24 månader från invändningstidens utgång. Måluppfyllelse: Tabellen nedan innefattar alla typer av invändningar inkomna till PRV, där invändningstiden är 9 månader från datum för meddelat patent. Antal inom frist Andel inom frist Antal efter frist Antal mer än 24 månader efter frist Summa % 14 9 Kvarliggande försenade 13 Totalt % 27 Summa % 7 4 Kvarliggande försenade 19 Totalt % 26 Summa % 9 3 Kvarliggande försenade 20 Totalt % 29 En försämring av måluppfyllelse har skett under 2013 på grund av nedprioritering av denna ärendekategori. På grund av invändningarnas komplexa karaktär i förhållande till andra ärendekategorier handläggs dessa av ett mindre antal handläggare med specifik kompetens, vilket innebär att resurstillgången är begränsad. Handläggningen innefattar ofta moment där parterna möts i muntlig förhandling, vilket förlänger processen. För hela året innebär de 29 sena ärendena att måluppfyllelsen 2013 blir 17 %, vilket är en kraftig försämring jämfört med 2012, främst på grund av låg produktion av ärendekategorin i fråga uppdaterades inte siffrorna i Årsredovisningen för år 2011, p. g..a. uppdateringar i mätmetod, och även ett fel för 2012 har korrigerats i denna redovisning. Sida 19 (67)

20 5.1.3 Efterfrågan och produktion År 2013 har efterfrågan varit något högre än 2012 på grund av en uppgång av både nationella och internationella ansökningar under inledningen av året. Trenden vid årets utgång är dock neutral för nationella och svagt negativ för internationella ansökningar, sannolikt på grund av globalisering av patentmarknaden för svenska företag. Stora svårigheter att anpassa produktion mot belastning har rått, vilket har gett ett något ogynnsamt produktionsläge med en ojämn belastning fördelad över organisationen. Patent Utfall 2013 Budget 2013 Utfall 2012 Utfall Inkomna nationella patentansökningar (antal) 1.2 Beviljade nationella patentansökningar (antal) 1.3 Avslagna nationella Patentansökningar (antal) 1.4 Balanser nationella patentansökningar (antal) 1.5 Inkomna internationella patentansökningar (antal) 1.6 Expedierade internationella rapporter (antal) 1.7 Uppdragsgranskning (antal timmar) 1.8 a Arbetsproduktivitet Ny b Arbetsproduktivitet Gammal tekniska enheter 1.9 Operativ kostnadsproduktivitet (kr/unit) 1.10 Medelbehandlingstid för 2,06-2,08 2,07 meddelade patent (år) 1.11 Personalresurser (årsarbetskrafter) 155, ,4 172,7 Kommentarer: 1.1 PRV hade oväntad en något svag uppgång av antalet inkomna nationella patentansökningar för år 2013, istället för en budgeterad nedgång. Dock stabiliserade sig nivån de sista månaderna. 1.2 Antalet beviljade nationella patentansökningar ligger kraftigt under det budgeterade, då ojämn och förhållandevis hög belastning gjort att den planerade nedarbetningen av balanser inte skett. 1.3 Antalet avslagna patentansökningar är något lägre än budget som en följd av att färre ansökningar avgjorts än det budgeterade. Relativt avgjorda ligger andelen snarare något över. Sida 20 (67)

21 1.4 Trots det ökade antalet är detta en förhållandevis liten balans och motsvarar en arbetsmängd betydligt under två års normal produktion. Balanserna har ökat på grund av att färre ansökningar avgjorts och att inkommande ökat något. 1.5 Efter en kraftig nedgång 2012 sågs en stabilisering under Till viss del beror det på att antalet prioritetsgrundande nationella patentansökningar, som dessa ofta bygger på med viss eftersläpning, har ökat under de senaste två åren 1.6 Antalet expedierade internationella rapporter ligger något fördröjt gentemot inkomna, varför effekten av upp- och nedgångar får dubbel effekt här. Först nedgången 2012 som sedan följdes av en stabilisering Varje inkommen ansökan kan leda till fler rapporter, varför det senare antalet kan vara högre. 1.7 Den positiva trenden från 2011 och 2012 förstärktes ytterligare. Vanliga uppdragskunder har efter en initial uppgång stabiliserats, medan marknadsaktiviteter mot utvalda myndigheter har gett en ytterligare ökning. 1.8a I och med att arbetsrapporten på patentavdelningen har förändrats i grunden och nu inte längre räknar fram ett produktivitetsvärde, har en alternativ beräkningsmetod tagits fram. Den bygger på antalet i våra datasystem registrerade avlämnade ärenden omräknat i units, utgående från tidsåtgång, i förhållande till nedlagd handläggningstid som registreras i arbetsrapporten. Historiska data har även kunnat estimeras fram. Utfallet på detta nyckeltal blir naturligt något lägre än motsvarande gamla, men jämförbart i relation. Under 2013 har arbetsproduktiviteten förbättrats något jämfört med 2012, men är fortfarande klart lägre än budget. Den största orsaken till detta är att ärendebelastningen har varit väldigt ojämn under året. Även relativt många nyanställningar under året har påverkat, då detta initialt drar ner produktiviteten. 1.8b Den gamla arbetsproduktiviteten redovisas för 2011 och 2012 för att säkerställa en jämförbar övergång från gammal och ny metod. 1.9 Utfallet är över budget, på grund av att färre units producerats än budget. Dock en förbättring mot föregående år genom såväl högre produktion och lägre kostnader Medelbehandlingstiden ligger på en nivå avpassad för de verksamhetsmål organisationen har. Utfallet ligger på en relativt stabil nivå Personalresurserna minskade jämfört med 2012 på grund av personalomsättning där PRV fick viss eftersläpning i återrekryteringen. Personalstyrkan ligger vid årsskiftet på en nivå som är anpassad till framtida arbetsbelastning. Dock är det fortfarande en något ojämn fördelning mellan olika teknikområden. Sida 21 (67)

22 Kostnad per prestation Den faktiska ärendehanteringen på patentavdelningen sker i den s.k. resursorganisationen. Hanteringen av nationella ansökningar står för ca 45 % av de totala resurserna. Hanteringen av PCT-ansökningar står för ca 35 % av de totala resurserna. Båda dessa ärendekategorier är underfinansierade sett till de egna intäkterna i form av avgifter. Den resterande finansieringen kommer framför allt från årsavgifter avseende europeiska patent. En intern målsättning har varit att erhålla kostnadstäckning för direkt lön samt databaskostnad, vilket samtidigt kan sägas vara den genomsnittliga marginalkostnaden för ytterligare ett ärende. Till följd av en lägre produktion de senaste åren samt en försiktig avgiftspolitik har målet inte kunnat nås. En förbättring har dock skett för 2013 jämfört med 2012 för såväl nationell Patentansökan som PCT-ansökan. Även kostnadstäckningsgraden har förbättrats för nationell Patentansökan och för PCT på grund av lägre kostnader totalt samtidigt som fler ärenden gjorts. Nationell patentansökan (kronor per ansökan) Total intäkt Direkt lönekostnad produktion Databaskostnad Täckningsbidrag direkt kostnad Utbildnings- och utvecklingskostnad Övrig operativ kostnad Avdelningsgemensam kostnad Verksgemensam kostnad Andel i Patentbesvärsrätten Total kostnad Täckningsbidrag totalt Kostnadstäckning 0,28 0,24 0,26 PCT-ansökan (kronor per ansökan) Total intäkt Direkt lönekostnad produktion Databaskostnad Täckningsbidrag direkt kostnad Utbildnings- och utvecklingskostnad Övrig operativ kostnad Avdelningsgemensam kostnad Verksgemensam kostnad Andel i Patentbesvärsrätten Total kostnad Täckningsbidrag totalt Kostnadstäckning 0,28 0,27 0,34 Sida 22 (67)

23 5.1.4 Övrig utveckling PRV har ett flertal gränssnitt mot kunderna genom vilka det kontinuerligt bedrivs en dialog rörande utvecklingen av verksamheten. Ett av de viktigaste gränssnitten utgörs av halvårsvisa mötena med representanter från de stora kundorganisationerna. Inom ramen för dessa möten har under 2013 diskussioner förts med kundgruppen om utvecklingen av för professionella användare. Vidare har utformningen av en ny produkt som PRV avser att införa under andra tertialen 2014 diskuterats. Produkten är en komplettering i form av sökrapport och sökhistorik till avrapporteringen av patenterbarhetsbedömningar. PRV har även hörsammat kunders önskemål om ett utvidgat deltagande i Patent Prosecution Highway, vilket kommer att ske genom ett anslutande till Global Patent Prosecution Highway den 6/ Regelutveckling Under 2013 fattades de formella besluten om införandet av ett enhetligt patent med tillhörande översättningsarrangemang och det hölls en diplomatkonferens angående överenskommelsen om införandet av en enhetlig europeisk patentdomstol. Det som återstår är ratificeringsprocessen av domstolsavtalet, nationellt. Hittills har endast Malta och Österrike ratificerat avtalet. Systemet kommer troligtvis inte att finnas på plats förrän tidigast inom en 2- till 3-årsperiod. En annan viktig fråga som ska lösas innan det hela kan sättas på plats är den om årsavgifternas storlek och fördelning som har en viktig finansiell inverkan på medlemsländernas patentmyndigheter. Kommittén som ansvarar för de frågorna har som ambition att fatta beslut under Under 2013 har regeringen lämnat en proposition om ändringar i patentlagen som möjliggör meddelande av nationella patent på engelska. Ändringarna föreslås träda i kraft 1 juli I andra länder där motsvarande regeländringar införts har antalet nationella ansökningar ökat. Kvalitetsledningssystem Under året har kvalitetsrevision (ISO-9001) skett av valda delar av patentavdelningens ansvarsområde. Några avvikelser i förhållande till standarden har inte uppdagats. Däremot har revisorerna givit oss värdefull återkoppling på förbättringsområden. Framförallt har Patentinformations- och Biblioteksprocess granskats internt gentemot standarden ISO- 9001:2008 utan avvikelser. Biblioteksverksamheten angavs vara ett föredöme ur ett kvalitetsledningsperspektiv, medan Patentinformationsprocessen inte anses tydliggjord på ett tillfredsställande sätt. Framförallt påtalades bristfälliga gränsytor mot ärendeprocessen. Handläggningskvalitet Under 2013 genomfördes ingen mätning av handläggningskvalitén, på grund av den stora arbetsbelastningen hos ingenjörskollektivet under årets början. Det har under året varit få klagomål (2 st) från kunder om kvalitén i handläggningen, vilket måste tolkas positivt. Under 2013 har ett underlag för redovisning av granskningsresultat och sökhistorik tagits fram. Tanken är att ge våra användare mer användbar information för strategiska beslut om ansökans vidarehantering. Underlaget ska biläggas det tekniska föreläggandet/pct rapport 210/237 och kommer att införas under T Övriga utvecklingsaktiviteter Under 2013 har det bedrivits omfattande utvecklingsaktiviteter på patentavdelningen. De viktigaste projekten är följande. Sida 23 (67)

24 Pandora Pandora är ett internt system för ärendehantering. Syftet med Pandora är att ersätta ett flertal gamla system med ett modernt och mer sammanhållet IT-stöd. Därigenom kommer effektiviteten, kvaliteten och säkerheten att öka i hela ärendehanteringsprocessen med en förbättring av arbetsmiljön för medarbetarna och bättre service gentemot kunderna som resultat. Projektet arbetar både med utveckling av själva IT-stödet och tillhörande arbetsprocesser. Fullt utbyggt beräknas systemet ge besparingar motsvarande 6-8 årsarbetskrafter administrativ personal, vilket motsvarar ca 2-3 miljoner kronor per år. Under 2013 har utveckling av den femte och sista delen av systemet pågått och Pandora beräknas vara klart till sommaren Elektronisk ingivning av patentansökningar, eolf Detta av EPO och PRV gemensamt utvecklade system underlättar patentprocessen både inom PRV och för de kunder som hanterar ansökningarna elektroniskt genom minskad manuell hantering. När systemet är fullt utbyggt beräknas besparingarna uppgå till ca 0,4 miljoner kronor per år. I februari 2013 driftsattes subsequent filing för nationella ansökningar vilken möjliggör kommunikation från kunderna under den senare handläggningen av en ansökan Personal och intern organisation Medeltalet anställda på patentavdelningen har under året varit 181 personer, motsvarande 155,9 årsarbetskrafter. Antalet årsarbetskrafter för 2012 uppgick till 162,4. Den totala sjukfrånvaron på avdelningen uppgick till 3,8 procent jämfört med 3,0 procent för år Personalomsättningen uppgick till 7,2 procent, vilket är en låg nivå. Motsvarande siffra för 2012 var 9,8 %, vilket innebär en sänkning på cirka 2,5 %. Detta bedöms bero på en svag konjunktur under Under 2013 anställdes 13 ingenjörer, 2 gick i pension och 4 avgick på egen begäran. Detta ger en nettoökning på 7 ingenjörer. Den minskning av personalstyrkan som har skett sedan senare delen av 2009, initialt som neddragningar och senare i form av naturlig avgång, har medfört att risken för kompetensluckor i organisationen har ökat. För att säkerställa tillgången till rätt kompetens har avdelningen aktivt arbetat med intern kompetensöverföring och kompetensbreddning. Speciellt när det gäller ingenjörerna har stort fokus lagts på att upprätthålla dubbla kompetenser per teknikområde. I vissa fall har det varit nödvändigt med extern utbildning för att klara detta. Sedan 2011 har rekryteringen återupptagits för att säkerställa produktionskapaciteten och för att förebygga kompetensluckor. Trots detta så har vi under 2013 haft en resursbrist på ingenjörssidan med anledning av oväntad hög belastning. Sida 24 (67)

25 5.1.6 Ekonomi, finansiering och avgifter Avgiftssystemet inom patentområdet bygger på relativt låga ansökningsavgifter och progressiva årsavgifter. Tanken är att den som upprätthåller sitt patent också har framgång med sin uppfinning och på så sätt även kan bära årsavgifter i en stigande skala. Kostnaderna för handläggning av nationella ansökningar överstiger vida intäkterna från de aktuella ansökningsavgifterna. Majoriteten av de internationella ansökningarna (PCT) kommer inte att generera årsavgifter, då de endast utgör första steget i en utlandspatentering. Önskemålet om låga initialavgifter måste därför vägas mot kravet på kostnadstäckning. De totala intäkterna 2013 uppgick till 230 miljoner kr mot budgeterade 229 miljoner kr. De största avvikelserna mot budget finns inom posterna Årsavgifter och PCT-avgifter. Vad det gäller årsavgifter har det skett en viss ökning av avförda ansökningar samtidigt som det blivit en större andel unga patent som initialt inte genererar så höga årsavgifter, vilket förklarar denna avvikelse. Avvikelserna vad gäller PCT-avgifter, beror på att nedgången för att välja PRV som internationell granskningsmyndighet inte blev så stor som det befarades i budget. Trots detta sjönk antalet PCT-ansökningar under 2013, och trenden är fortsatt att sökande i större omfattning väljer att vända sig dit den primära marknaden finns, och inte till den nationella myndigheten, om än något försvagad. De totala kostnaderna uppgick till 221 miljoner kr mot budgeterade 225 miljoner kr. Personalkostnader ligger över budget på grund av lägre avsättningar till Immaterialrättsliga tillgångar än budget. Detta borträknat ligger personalkostnader något under budget. Posten Övriga kostnader hamnade kraftigt under budget, på grund av att en ny prismodell på våra upphandlade största databaser gav en oväntad gynnsam effekt för PRV:s del. Övriga kostnadsposter ligger på eller under budget till följd av en genomgående och tydlig kostnadsmedvetenhet i hela organisationen. Avgiftsjusteringen i slutet av 2012 gav önskad effekt för verksamheten, den allmänna kostnadsmedvetenheten bidrog och till viss del även en gynnsam intäktsutveckling, detta bidrog till att Patentavdelningen vända ett negativt resultat 2012 till ett positivt resultat 2013 på knappt 9 miljoner kr. Sida 25 (67)

26 Ekonomiskt utfall patent (tkr) Utfall Budget Intäkter Ansökningsavgifter Årsavgifter Årsavgifter EP Meddelandeavgift EP PCT-avgifter Meddelandeavgifter SE Övriga intäkter Interna intäkter Finansiella intäkter Andel av Patentbesvärsrätten Summa intäkter Kostnader Personalkostnader Lokalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Interna kostnader Finansiella kostnader Summa kostnader Resultat Sida 26 (67)