Kallelsedatum Nr 2/ Sammanträdesplats Sammanträdesdatum Klockslag Sida S:t Görans församlingshem

Transkript

1 S:t Görans församlingshem NÄRVARANDE Andersson Ulla Beijar Christian Eriksson Karl-Göran Fagerholm Inga-Britt Flink Margareta Funck Ann-Charlotte Gammals Bror Grönlund Sandra Holmberg Karin Isaksson Donny Landström Rolf Lindfors Nina Mannberg-Jansson Agneta Manselin Kjell Myllykoski Bror Rehn-Isaksson Åsa Westmark Ulf-Peter Wirta Inga-Britt Donning Stig suppleant för Eriksson Hans Erik suppleant för Hallbäck Siv ordinarie 17 suppleanter 2 19 FRÅNVARANDE Eriksson Hans Erik Hallbäck Siv Karlsson Knut Larpes-Nordas Gun-Marie Liewendahl Robert Uunila Sissi ÖVRIGA NÄRVARANDE Karlström Jan-Erik Grönlund Bengt Christenbrunn Inga-Britt Lindholm Britt kyrkoherde ekonomichef personalsekreterare förvaltningssekreterare PARAGRAFER 10-24

2 S:t Görans församlingshem UNDERSKRIFTER Christian Beijar ordförande Britt Lindholm sekreterare protokolljusterare protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende i pastorskansliet i Mariehamn , intygar Jan-Erik Karlström kyrkoherde

3 S:t Görans församlingshem Sammanträdet öppnas 5 11 Laglighet och beslutförhet 5 12 Val av protokolljusterare 5 13 Budgetens överskridningar på huvudtitelnivå år Mariehamns församlings bokslut och verksamhetsberättelse Revisionsberättelsen över 2011 års räkenskaper och förvaltning Beviljande av ansvarsfrihet Rambudget för år Avtal it-samarbetsomr. kustens it-central-utl. samtycke till ändringar Begravningskapell och begravningsplats namnfråga Instruktionen för direktionen för diakoni och mission revidering Uppdatering av tjänsteinstruktioner Ärenden för kännedom Besvärsanvisning Sammanträdet avslutas 25

4 S:t Görans församlingshem SAMMANTRÄDET ÖPPNAS Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. Kyrkoherde Jan-Erik Karlström inleder med andakt och bön. 11 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Konstateras att kallelsen har varit uppsatt på församlingens anslagstavla från och med den 28 maj 2012 och samma dag tillställts samtliga kyrkofullmäktiges medlemmar. Föredragningslista jämte bilagor har tillställts samtliga kyrkofullmäktiges medlemmar den 28 maj Av kyrkofullmäktiges 23 ledamöter är 17 ordinarie och två suppleanter närvarande. Sammanträdet förklaras lagenligt sammankallat och beslutfört. 12 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kfmge , 12 FÖRSLAG: Att justera dagens protokoll torde utses och Agneta Mannberg- Jansson. Protokolljustering sker torsdagen den 7 juni 2012 kl i pastorskansliet. Att justera dagens protokoll utses och. Protokolljustering sker torsdagen den 7 juni 2012 kl i pastorskansliet.

5 S:t Görans församlingshem BUDGETENS ÖVERSKRIDNINGAR PÅ HUVUDTITELNIVÅ ÅR 2011 Kr , 62 De interna inkomsterna/utgifterna samt de kalkylerade överföringsutgifterna och inkomsterna är inte bindande. I budgetens bindande nivåer, vilka fastställs i VEP för år 2011 bilaga 1, framgår att de olika huvudtitlarnas anslag är bindande för kyrkorådet gentemot kyrkofullmäktige. Under år 2011 underskridningar/överskridningar på huvudtitlarna fastighetsväsende och investeringar inte kunnat undvikas. Det finns underskridningar av intäkter på huvudtiteln Fastighetsväsende. Underskridningen av intäkterna, ,86, medför att huvudtiteln netto överstiger budget med ,33. Avvikelsen finansieras således delvis med underskridningar av kostnaderna på huvudtiteln. På huvudtitel Investeringar är överskridningarna totalt ,05. Motiveringar Underskridningen av intäkter inom fastighetsväsendet beror främst på mindre intäkter för Husmorstjänster Lemböte, kostnadsställe 551, än budgeterat. Överskridningarna på huvudtitel Investeringar beror i huvudsak på tilläggsarbeten vid ombyggnaden av huvudingången vid begravningsplatsen. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet föreslår för kyrkofullmäktige att underskridningen av intäkter, vilka uppgår till ,86, på huvudtiteln fastighetsväsende samt överskridningar på huvudtitel Investeringar, ,05, godkänns: Inkomster Bokslut Budget Underskridning Fastighetsväsendet , , ,86 Utgifter Bokslut Budget Överskridning Investeringar , , ,05

6 S:t Görans församlingshem Kfmge , 13 Kyrkorådet föreslår för kyrkofullmäktige att underskridningen av intäkter, vilka uppgår till ,86, på huvudtiteln fastighetsväsende samt överskridningar på huvudtitel Investeringar, ,05, godkänns: Inkomster Bokslut Budget Underskridning Fastighetsväsendet , , ,86 Utgifter Bokslut Budget Överskridning Investeringar , , ,05 besluter att underskridningen av intäkter, vilka uppgår till ,86, på huvudtiteln fastighetsväsende samt överskridningar på huvudtitel Investeringar, ,05, godkänns: Inkomster Bokslut Budget Underskridning Fastighetsväsendet , , ,86 Utgifter Bokslut Budget Överskridning Investeringar , , ,05

7 S:t Görans församlingshem MARIEHAMNS FÖRSAMLINGS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE Kr , 63 Uppgörande av bokslut och vad som skall ingå i detta Enligt 15 kap. 9 kyrkoordningen skall ett bokslut uppgöras för en räkenskapsperiod. Bokslutet består av en resultaträkning, balansräkning och bilagor till dem samt en tablå över budgetutfallet och en sådan verksamhetsberättelse som avses i 9 kap. 6 1 mom. kyrkoordningen. Om församlingens bokföringsskyldighet, bokföring och bokslut gäller enligt 15 kap. 9 kyrkoordningen utöver vad som bestäms i kyrkoordningen i tillämpliga delar vad som bestäms i bokföringslagen. Bilaga 1/ 63/12 I verksamhetsberättelsen, som är en del av bokslutet, skall utredas hur de mål har uppnåtts som ställts för verksamheten och ekonomin. I verksamhets- berättelsen skall dessutom ges uppgifter om sådana väsentliga omständigheter som har samband med församlingens ekonomi och vilka inte behöver utredas i resultaträkningen, balansräkningen eller i bilagorna till balansräkningen. När bokslutet har uppgjorts har de av kyrkostyrelsens ämbetskollegium godkända anvisningarna för uppgörande av bokslut efterföljts. Resultaträkningen Verksamhetsbidraget i bokslutet för år 2011 är ,02 och årsbidraget ,83. De planenliga avskrivningarna är ,31. Resultat- räkningen visar ett överskott om ,32. Skattesatsen för kyrkoskatten var 1,45 % under år Skatteintäkterna inflöt 2,3 % lägre än vad som beräknats i budgeten. Verksamhetskostnaderna uppgick till 95,7 % av budget och de externa verksamhetsintäkterna uppgick till ,32 eller 5,3 % mer än budget. Investeringarna Investeringarna uppgick till totalt ,05. Balansräkningen Slutsumman på församlingens balans är ,97. Soliditetsprocenten är 93,9 %, vilket innebär att 6,1 % av församlingens totala kapital utgör skulder.

8 S:t Görans församlingshem Finansieringsanalys Kfmge , 14 Investeringarna, som uppgick till sammanlagt ,05, har finansierats internt. Årsbidraget uppgick till ,83. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet besluter att: - godkänna förslaget till verksamhetsberättelse - godkänna ekonomichefens förslag till bokslut 2011 samt underteckna bokslutsdokumenten - godkänna ekonomichefens förslag till disposition av räkenskapsperiodens överskott om ,32, vilket överförs till kontot tidigare års överskott - sammanföra verksamhetsberättelse och bokslut till en Balansbok och därmed överlämna dessa för revision - föreslå för kyrkofullmäktige att verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2011 fastställs. Kyrkorådet besluter att: - godkänna förslaget till verksamhetsberättelse - godkänna ekonomichefens förslag till bokslut 2011 samt underteckna bokslutsdokumenten - godkänna ekonomichefens förslag till disposition av räkenskapsperiodens överskott om ,32, vilket överförs till kontot tidigare års överskott - sammanföra verksamhetsberättelse och bokslut till en Balansbok och därmed överlämna dessa för revision - föreslå för kyrkofullmäktige att verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2011 fastställs. antecknar förd diskussion och verksamhetsberättelsen samt bokslutet för kännedom. Sammanträdet ajourneras för paus kl Förhandlingarna återupptas kl

9 S:t Görans församlingshem REVISIONSBERÄTTELSEN ÖVER 2011 ÅRS RÄKENSKAPER OCH FÖRVALTNING Kr , 95 Bilaga 1/ 95/12 Revisionen för år 2011 är klar och revisionsberättelsen för nämnda år är bilagd föredragningslistan. Revisionsberättelsen föredras för kyrkofullmäktige vid planerat möte den 5 juni Kfmge , 15 EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet antecknar revisionsberättelsen för år 2011 till kännedom. Kyrkorådet antecknar revisionsberättelsen för år 2011 till kännedom. antecknar revisionsberättelsen över församlingens räkenskaper och förvaltning för år 2011 för kännedom. godkänner verksamhetsberättelsen och fastställer bokslutet.

10 S:t Görans församlingshem BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET Kfmge , 16 besluter om beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga (KL 15:5, KO 15:9) efter att verksamhetsberättelsen, budgetens förverkligande och finansieringsbalansen per den godkänts. besluter att bevilja de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet.

11 S:t Görans församlingshem RAMBUDGET FÖR ÅR 2013 Kr , 93 Bakgrund Boksluten för år 2010 och 2011 uppvisade överskott om ,67 respektive ,32. Under perioden januari-april år 2012 har utfallet av kyrkoskatterna varit högre än budget, men samfundsskatterna har utvecklats negativt jämfört med budget. Totalt är skatteintäkterna för perioden 1,2 % över budget. Perioden är dock för kort för att kunna dra några säkra slutsatser för helåret Ekonomisk prognos för åren Nedan presenteras en plan för åren Prognoserna baserar sig på bokslutet år 2011, budget år 2012 samt fakta som tillkommit efter att bokslutet blev färdigt. Kyrkoskatteerna för år 2012 bedöms bli i linje med budgeten. För åren har beräknats en årlig tillväxt om 3 %. Förhöjningen 3 %, har liksom tidigare, beräknats att motsvara den historiska årliga ökningen av kyrko-skatterna. Planen är beräknad med oförändrad skattesats. Samfundsskatterna beräknas för år 2012 ännu i detta skede uppnå budgeterat belopp, P.g.a. den ekonomiska osäkerheten för näringslivet har samfundsskatterna lämnats oförändrade för år 2013 och Lönekostnaderna beräknas årligen stiga med 2 % för åren jämfört med budgeterat belopp för Inga större investeringar är planerade under år Avskrivningarna beräknas ändå öka under året med ca , jämfört med år 2012, p.g.a. den ändrade avskrivningsplanen som gäller fr.o.m enligt kyrkofullmäktiges beslut Sammanfattningsvis, enligt planen nedan, beräknas överskottet år 2012 till samt överskottet för rambudgeten år 2013 till EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet beslutar att föreslå för kyrkofullmäktige att nedanstående plan för år 2013 godkänns som budgetram.

12 S:t Görans församlingshem RAMBUDGET Mariehamns församling BOKSLUT BUDGET PROGNOS PLANÅR PLANÅR RESULTATRÄKNING VERKSAMHETSINTÄKTER Ersättningar Försäljningsintäkter Avgiftsintäkter Hyresintäkter Kollekt- o. övr. insaml.int Understöd och bidrag Övriga verksamhetsintäkter VERKSAMHETSINTÄKTER TOTALT VERKSAMHETSKOSTNADER Löner och arvoden Lönebikostnader Rätt.post personalkostnader Köpta tjänster Hyror Inköp under räkensk.period Beviljade understöd Övriga verksamhetskosnader VERKSAMHETSKOSTNADER TOTALT VERKSAMHETSBIDRAG Skatteinkomster Kyrkoskatt Andel av samfundskatteintäkter Beskattningskostnader Avgifter till Centralfonden Finansiella intäkter/kostnader Ränteintäkter Övriga finans. intäkter 0 0 Fin. intäkter/kostnader totalt ÅRSBIDRAG Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar enligt plan Extraordinära int. och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader RÄKENSKAPSPERIODENS RESULTAT Avskr.diff. ökn.(-)/minskn.(+) RÄKENSK.PER. ÖVER-/UNDERSKOTT

13 S:t Görans församlingshem Kyrkorådet beslutar att föreslå för kyrkofullmäktige att nedanstående plan för år 2013 godkänns som budgetram.

15 S:t Görans församlingshem Kfmge , 17 besluter att nedanstående plan för år 2013 godkänns som budgetram.

17 S:t Görans församlingshem AVTAL IT-SAMARBETSOMRÅDET KUSTENS IT- CENTRAL UTLÅTANDE SAMTYCKE TILL ÄNDRINGAR Kr , 94 Bilaga 1/ 94/12 Direktionen för Kustens IT-central har utarbetat förslag till ändringar i samarbetsavtalet. I huvudsak är det representationen i direktionen för Kustens ITcentral som krävt förändringar med tanke på de nya församlingar som ansluter sig till IT-området. I förslaget har antalet representanter i direktionen utökats från tio till tolv personer. För att förenkla beslutsgången inom värd-församlingen föreslås att gemensamma kyrkofullmäktige i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet utser såväl ordförande som viceordförande för direktionen. Representanterna från domkapitlen har även strukits, eftersom de inte längre är direkt involverade i IT-centralernas verksamhet. Kfmge , 18 I enlighet med punkt 2.2 i gällande samarbetsavtal kräver ändringar i avtals-texten alla parters samtycke innan de kan fastställas av värdförsamlingens gemensamma kyrkofullmäktige. Gemensamma kyrkorådet i Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet beslöt begära att samtliga samarbetsparters kyrkofullmäktige/gemensamma kyrkofullmäktige senast ger sitt utlåtande om samtycke till de av direktionen föreslagna ändringarna i samarbetetsavtalet för Kustens IT-central. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige besluter att Mariehamns församling ger sitt samtycke till de av direktionen föreslagna förändringarna i samarbetsavtalet för Kustens IT-central enligt bilaga1. Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige besluter att Mariehamns församling ger sitt samtycke till de av direktionen föreslagna förändringarna i samarbetsavtalet för Kustens IT-central enligt bilaga1. besluter att Mariehamns församling ger sitt samtycke till de av direktionen föreslagna förändringarna i samarbetsavtalet för Kustens IT-central enligt bilaga1.

18 S:t Görans församlingshem BEGRAVNINGSKAPELL OCH BEGRAVNINGSPLATS - NAMNFRÅGA Kr , 34 Kr , 79 Församlingens samtliga fastigheter har ett namn. Allt från Lemböte lägergård (tidigare Lemböte sommarhem) till S:t Görans kyrka. För församlingsmedlemmarna är alla kyrkor och församlingshem med de namn de bär välbekanta. I kongruens med detta saknas namn för begravningskapellet och begravningsplatsen. Det är viktigt att finna namn som är någorlunda mjukt och som även har en mening för område och kapell. Namn som används för församlingens fastigheter är: S:t Göran, S:t Mårten, Margareta, S:t Johannes och Lemböte (byanamn). Ett namn som är lämpligt för begravningsplats och kapell är S:t Mikael. Hans namn är en av ärkeänglarnas namn från Gamla testamentet och betyder Vem är som Gud. Han är bl.a. himlens och de dödas beskyddare. En mjukare benämning på begravningsplatsen, som ju i anslutning till kyrka heter kyrkogård, är gravgård. Ordet berättar inte om vad som har hänt (begravning) utan om vad det är för en plats, en gravgård. Namnet Mikael finns i Bibeln och Koranen. Namnet torde därmed lämpa sig för det mångkulturella samhälle som Mariehamn är på väg att allt mer bli. KYRKOHERDENS FÖRSLAG: Kyrkorådet beslutar att efterhöra Direktionen för begravningsplatsen om ett utlåtande om att begravningskapellet i framtiden skulle ha namnet: S:t Mikaels kapell och begravningsplatsen: S:t Mikaels gravgård. Kyrkorådet beslutar att efterhöra Direktionen för begravningsplatsen om ett utlåtande om att begravningskapellet i framtiden skulle ha namnet: S:t Mikaels kapell och begravningsplatsen: S:t Mikaels gravgård. Bilaga 1/ 79/12 KYRKOHERDENS FÖRSLAG: Kyrkorådet beslutar föreslå för kyrkofullmäktige i enlighet med direktionens för begravningsplatsen förslag att för Begravningskapellet skall användas namnet S:t Görans kapell och för begravningsplatsen: S:t Görans gravgård. Namnändringen träder i kraft den 1 augusti 2012.

19 S:t Görans församlingshem Kfmge , 19 Karl-Göran Eriksson föreslår att kyrkorådet besluter i enlighet med tidigare beslut, det vill säga att begravningskapellet i framtiden skulle ha namnet S:t Mikaels kapell och begravningsplatsen S:t Mikaels gravgård. Sissi Uunila understöder förslaget. Liggande förslag erhåller inget understöd. Kyrkorådet beslutar föreslå för kyrkofullmäktige att för Begravningskapellet skall användas namnet S:t Mikaels kapell och för begravningsplatsen S:t Mikaels gravgård. Namnändringen träder i kraft den 1 augusti Rolf Landström föreslår att för begravningskapellet skall användas namnet S:t Görans kapell och för begravningsplatsen S:t Görans gravgård. Donny Isaksson,, Bror Myllykoski, Åsa Rehn-Isaksson och Inga-Britt Fagerholm understöder förslaget. Karl-Göran Eriksson understöder liggande förslag. Bror Gammals föreslår återremiss. Stig Donning understöder förslaget. Omröstning sker genom namnupprop. Förslaget för återremiss vinner tio röster och för fortsatt behandling vinner nio röster. besluter att återremittera ärendet.

20 S:t Görans församlingshem INSTRUKTIONEN FÖR DIREKTIONEN FÖR DIAKONI OCH MISSION REVIDERING Kr , 92 Bilaga 1/ 92/12 Instruktionen för direktionen för diakoni och mission har reviderats. Direktionen har lagt fram ett förslag som innehåller följande tillägg: 2 p.2:...avseende de behov verksamheten förutsätter, p.4: att ombesörja information... p.5: att understöda... p.6: att befrämja... 3:... Beslutanderätten kan delegeras till diakonitjänsteinnehavarna. 6, 7 i sin helhet tillagda. Instruktionen har i sin helhet fått paragrafnumrering från ett t.o.m. sju. Kfmge , 20 KYRKOHERDENS FÖRSLAG: Kyrkorådet beslutar föreslå att kyrkofullmäktige beslutar att godkänna revideringen av instruktionen för diakoni och mission. Kyrkorådet beslutar föreslå att kyrkofullmäktige beslutar att godkänna revideringen av instruktionen för direktionen för diakoni och mission. beslutar att godkänna revideringen av instruktionen för direktionen för diakoni och mission.

21 S:t Görans församlingshem UPPDATERING AV TJÄNSTEINSTRUKTIONER Kr , 8 Bilaga Alla förmän har kontrollerat och vid behov uppdaterat arbetsuppgifterna i de 1/ 8/12 anställdas tjänsteinstruktioner. Personalsekreteraren har gett tjänsteinstruktionerna ett nytt, mera enhetligt innehåll. Förslagen till uppdaterade tjänsteinstruktioner för tjänsteinnehavare med reglerad arbetstid finns bilagda. Kfmge , 5 Kr , 77 PERSONALSEKRETERARENS FÖRSLAG: Kyrkorådet godkänner förslagen och besluter föreslå för kyrkofullmäktige, att bifogade tjänsteinstruktioner fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut. Sissi Uunila föreslår en ändring i instruktionen för tjänsten som församlingsträdgårdsmästare, att 3 punkt 11 ändras till ta emot stoft och ansvara för förvaring, förrättningar i begravningskapellet och gravsättning. Förslaget vinner allmänt understöd. Kyrkorådet godkänner förslagen, med ovanstående ändring, och besluter föreslå för kyrkofullmäktige, att bifogade tjänsteinstruktioner fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut. Ordförande föreslår att ärendet återremitteras. Förslaget vinner allmänt understöd. besluter att återremittera ärendet. Bilaga Ledningsgruppen har kontrollerat och uppdaterat uppgifterna i de anställdas 1/ 77/12 tjänsteinstruktioner enligt nya direktiv från Kyrkostyrelsen. Personalsekreteraren har gett tjänsteinstruktionerna ett nytt, mera enhetligt innehåll. Förslagen till uppdaterade tjänsteinstruktioner finns bilagda.

22 S:t Görans församlingshem Kfmge , 21 PERSONALSEKRETERARENS FÖRSLAG: Kyrkorådet godkänner förslagen och besluter föreslå för kyrkofullmäktige, att bifogade tjänsteinstruktioner fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut. Kyrkorådet godkänner förslagen och besluter föreslå för kyrkofullmäktige, att bifogade tjänsteinstruktioner fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut. godkänner förslagen och besluter att bifogade tjänsteinstruktioner fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut.

23 S:t Görans församlingshem ÄRENDEN FÖR KÄNNEDOM Kfmge , 22 Eventuella ärenden för kännedom informerar om Ann-Louise Harbergs prästvigning Kyrkoherden informerar om biskopens förslag till modeller för sammanslagningar i Ålands församlingar Ordförande delar ut skrivelse riktad till alla åländska församlingar om ökad självstyrelse i Ålands prosteri Ärendena antecknas för kännedom.

24 S:t Görans församlingshem BESVÄRSANVISNING Besvärsanvisning meddelas. 24 SAMMANTRÄDET AVSLUTAS Ordförande avslutar sammanträdet kl