Nr DiarieNr Ärendemening Föredragning Sid/ Anm Informationsärenden

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen Tid och plats: Utvärdering av styrelsearbetet under , 9-12, Koordinaten, Stora mötet Bilaga Kommunstyrelsen kallas till sammanträde , 13.30, kommunhuset sal 293 Olov Zakrisson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Föredragning Sid/ Anm Informationsärenden 1. KS Information om nya beredningsrutiner Susanna Shaibu KS Information från kommunchefen Leif Hallström 3. KS Information från Kustbostäder om pågående projekt Endast skriftligt 5 4. KS Information om revidering av renhållningsordning och avfallsplan Malin Berglund KS Information om nya rutiner för Säg-vad-du-tycker Niklas Thelin KS Information om medarbetarundersökningen Leif Hallström 7. KS Information om slutrapport Utredning av mat och städverksamheten Beslutsärenden 8. KS Vidareutveckling av projekt Marint center Dining Development Ann Gredander Leif Hallström 39 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Projekt Marint center revideras för att integreras i en plan för näringslivsutveckling i Oxelösund. 9. KS Ändring av datum i sammanträdesplanen Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag. 10. KS Utvärdering av medborgarundersökningen 2010 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 11. KS Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2012 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. Ylva Sanfridsson Lisa Sollenborn och Magnus Pettersson

2 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 12. KS Kostnadsberäkning för upphandling av ekologiska livsmedel 71 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag. 13. KS Samverkan med polismyndigheten i brottsförebyggande arbete 73 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Den beskrivna inriktningen för arbetet godkänns. 2. Kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att efter samråd med arbetsutskottet teckna ett övergripande samverkansavtal med polismyndigheten gällande brottsförebyggande arbete. 3. kommunchefen får i uppdrag att teckna en överenskommelse med polismyndigheten om en handlingsplan för det brottsförebyggande samverkansarbetet KS Svar på revisionsrapport: Granskning av intern kontroll i hanteringen av kommunens och bolagens bilar 77 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Skrivelse antas som svar på rapporten. 2. Kommunchefen får i uppdrag att arbeta fram en klommunövergripande bilpolicy. Arbetet återrapporteras till arbetsutskottet innan sommaren KS Årliga ägardirektiv till de kommunala bolagen 89 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 16. KS Riktlinjer för försäljning av tomter 93 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Riktlinjer för registrering i tomtkön och försäljning av tomter för enfamiljshus inom Oxelösunds kommun daterade antas med ett antal redaktionella förändringar.. 2. Riktlinjerna kompletteras med en punkt 15 om försäljning av mark med bostadsarrende enligt alt ernativ1 i tjänsteskrivelsen. 3. Rätten medge förtur i tomtkön delegeras till arbetsutskottet. 4. Delegationsordningen revideras enligt beslutet. 17. KS Tillgänglighetsanpassning, utplacering av bänkar utefter gångstråk i Oxelösund 101 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Investering för utplacering av bänkar till en kostnad på högst kronor godkänns. 2. Finansiering sker via investeringsbudget hos Gata/park. 18. KS Uppföljning av internkontrollplanen 105 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag.

3 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 19. KS Ekonomisk uppföljning per oktober månad för kommunstyrelsen Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 20. KS Anmälan av delegationsbeslut 21. KS Delgivningar Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag. Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Enligt framskrivet förslag. 22. KS Extraärende: Begäran om yttrande från Oxelösunds Hamn AB om muddring på kommunens mark Till Kommunfullmäktige 23. KS Ekonomisk uppföljning per oktober månad för hela kommunen Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 24. KS Förab extern upplåning och kommunal borgen Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 25. KS Taxa för fiskehamnen Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 26. KS Överföring av ansvaret för kommunens fastigheter från kommunstyrelsen till Kustbostäder AB Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 27. KS Antagande av detaljplan för Lastudden etapp 4 och 5 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 28. KS Särskild bilaga till reglemente för nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel om FoU i Sörmland Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 29. KS Upphävande av kommunfullmäktiges beslut om reviderad arbetsordning , 81 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. Magnus Pettersson Magnus Pettersson, Göran Bernhardsson Förvaltningschefer

4 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen 30. KS Svar på motion om återbruk 169 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 31. KS Svar på motion om förflyttning av relief 175 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 32. KS Svar på medborgarförslag om busspriser för pensionärer 181 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 33. KS Svar på medborgarförslag om scen på Torget 187 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Ärendet överlämnas utan förslag till beslut. 34. KS Svar på motion om en bostadsstrategi för Oxelösunds kommun 193 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Motionen avslås. 35. KS Svar på medborgarförslag om lekplats i Inskogen 201 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Enligt framskrivet förslag. 36. KS Svar på motion om utredning ang lagen om valfrihetssystem (LOV) 205 Arbetsutskottets förslag till beslut i Ks/Kf Förslag 1 Motionen avslås Förslag 2 1. Motionen bifalls. 2. Vård- och omsprgsnämnden får i uppdrag att utreda förutsättningar, inklusive möjliga målgrupper, för att införa valfrihetssystem i Oxelösund. Utredningen ska återrapporteras senast i oktober 2012.

5

6

7 Oxelösunds kommun, Kommunstyrelsens kontor Översyn och utredning Mat- och Städverksamheten, Kommunstyrelsens organisation Analys och förslag till förändring 9 november, 2011

8 Kommunstyrelsens kontor Oxelösunds kommun ÖVERSYN och UTREDNING Mat- och Städverksamheten Analys och förslag till förändring DiningDevelopment AB Postadress: Box 58, Landskrona Besöksadress: Lilla Strandgatan 5 B, Landskrona Tfn , mobil info@diningdevelopment.com Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 2/31

9 Innehållsförteckning Sid. 1. Sammanfattning 5 2. Introduktion Uppdraget Uppdragets genomförande Datainsamling och avstämning i styrgrupp 6 3. Bedömning av nuläget Utgångspunkt för nulägesbeskrivning Nuläge: organisation och styrning Nuläge: produktion och distribution måltider En förnyad måltids- och städorganisation 9 4. Förslag organisation måltidförsörjning och städtjänster Förslag 1; organisation och styrning Enhetschef/Kostchef Kostutvecklare Arbetsledare Kokerska/kock Köksbiträde Förslag 2; organisation och styrning måltidsverksamhet Styrning - ekonomi och uppföljning Exempel jämförelsetal Produktion och distribution Förslag 1 produktion och distribution Förslag 2 produktion och distribution Personal Kökens lokaler - krav insatser Konsekvenser Konsekvenser för verksamhetens kvalitet Konsekvenser för verksamhetens effektivitet Konsekvenser för verksamhetens miljömedvetenhet 28 Dokument och referensförteckning 30 Beräknade investeringar insatser köken 31 Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 3/31

10 Figurförteckning Figur 1 Figur 2 Figur 3 Figur 4 Figur 5 Figur 6 Verksamhetsstyrning Förslag 1 Organisation Mat och Städs framtida verksamhetsområden Förslag 1 Ledningsorganisation för måltidsverksamhet Förslag 2 Övergripande framtida måltidsorganisation Förslag 1 Produktion och distribution Förslag 2 Produktion och distribution Tabellförteckning Tabell 1 Krav insatser kökens lokaler Tabell 2 Modell bemanning personal Förteckning bilagor Bilaga 1 Nulägesbeskrivning Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 4/31

11 1. Sammanfattning DiningDevelopment har på uppdrag av Oxelösunds kommun genomfört en översyn av kommunens Mat- och Städverksamhet. Följande rapport utgör slutrapport av detta uppdrag. Syftet med översynen har varit att skapa konkreta förslag till åtgärder som medverkar till förutsättningar för Mat och Städ att framöver leverera god kost till barn, elever och brukare inom Utbildningskontoret respektive Vård - och omsorgskontoret, samt säkra upp kommunens behov av lokalvård på ett kostnadseffektivt sätt. Underlag för analysen har inhämtats via intervjuer, tillgänglig dokumentation samt observationer kökens lokaler. Ansvaret för kommunens totala måltids- och städverksamheter är idag fördelat på två förvaltningar. Kommunstyrelsens kontor ansvarar för den större delen av kommunens måltidsverksamheter och samtliga städverksamheter inom Mat och Städ, Utbildningskontoret har ansvaret för fyra förskolors måltidsverksamheter. För måltider till kommunens hemtjänst ansvarar Vård- och omsorgskontoret. Mat - och Städverksamheten som varit fokusområde för uppdraget saknar idag tydlig styrning uppifrån och tydliga system och verktyg för löpande uppföljning. Mål och riktlinjer saknas för kvalitet inom såväl måltids- som städverksamheter. På grund av begränsade möjligheter till användning av tydliga verksamhetsmått, är det idag svårt att följa upp om Mat - och Städverksamheten drivs på ett kostnadseffektivt sätt. DiningDevelopments bedömning är att det finns ett behov av tydligare styrning och uppföljning av kommunens mat- och städverksamheter. Med tydlig styrning menas att medvetna prioriteringar får genomslag i verksamheten inom ramen för verksamhetens budget. Observationer av kommunens samtliga kök och måltidsproduktion, visar att flertalet av både tillagnings- och mottagningsköken har brister i utformning och planlösning, är slitna och föråldrade. Vid beslut om renovering eller om- /nybyggnation av kök är det viktigt att göra en helhetsbedömning av standarden i kommunens alla kök och kommande förändringar av målgruppernas behov. Med framförhållning i investeringarna tas möjligheter till samordning av produktionen till vara. På så sätt minskar risken att man gör onödiga investeringar eller suboptimerar produktionen. DiningDevelopments förslag med en gemensam måltidsorganisation skapar förutsättningar för den helhetsbild som behövs för en effektiv, ändamålsenlig planering av lokalförsörjningen. För att få ett mer riktat fokus på behov och kvalitet för de båda verksamhetsområdena som idag omfattas i Mat och Städ, föreslås en delning där städverksamheten flyttas och organiseras i Kustbostäders regi och måltidsverksamheten totalt inom kommunen är fortsatt organiserad i kommunstyrelsens organisation. I framarbetning av förslag har DiningDevelopment sett samverkanspotential och möjligheter till nyttjande och samverkan av resurser med närliggande Nyköpings kommun alternativt Nyköpings sjukhus/landstinget Sörmland. Två förslag till övergripande organisation av måltidsverksamheten framgår i kapitel 3. I kapitel 3 framgår även två framarbetade huvudförslag till förändring av den framtida måltidsproduktionen; produktion och distribution av kommunens samtliga måltider. Båda förslagen innebär färre tillagningskök i kommunen (vissa kök blir mottagningskök), investeringar i flertalet kök Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 5/31

12 samt viss del ökning interna transporter mellan köken. De preliminära förslagen har enligt Dining Development bedömning potential att bland annat kunna öka kvaliteten på maten, bidra till en förbättrad arbetsmiljö och kompetensförsörjning samt medföra lägre kostnader och en effektivare användning av resurser som är tillgängliga idag. 2. Introduktion Under perioderna april - juni samt september - oktober, 2011 har DiningDevelopment haft i uppdrag att genomföra en översyn och utredning av verksamheten Mat och Städ, Kommunstyrelsens organisation i Oxelösunds kommun. I föreliggande rapport med tillhörande bilaga presenteras resultaten av utredningen. 2.1 Uppdraget Utredningsuppdragets övergripande syfte har varit att skapa tydliga förutsättningar för leveranser av välsmakande och säkerställda måltider samt säkra upp kommunens behov av lokalvård på ett kostnadseffektivt sätt. Förslag till förändring och fortsatt utveckling ska visa på beräknade effekter och konsekvenser för aktuellt verksamhetsområde. Då det gäller framtida organisationsförslag för städverksamheten så ska enligt uppdragsgivare detta beskrivas endast i övergripande termer. I utredningens fas tre har samverkan skett med Kustbostäder AB gällande behov av insatser och åtgärder i samtliga kommunens aktuella kökslokaler, med syfte att samtliga kök framöver ska fungera på ett ändamålsenligt sätt med hänsyn tagen även till kraven i rådande både livsmedels- och arbetsmiljölagstiftning. Utredningen inkluderar analys och förslag avseende: Ekonomi Effektivitet Kvalitet Miljö Utredningens förslag har fokus i tydlig organisation med ansvar och befogenheter, ökad och jämställd kvalitet för brukare, gäster och medarbetare, att minska kostnader samt anpassning till rådande lagstiftning inom området. Kommunens övergripande förväntningar på utredningen som DD uppfattar det är att utredningen även ska utgöra en plattform i förändrings- och utvecklingsarbetet för verksamheten Mat och Städ framöver. 2.2 Uppdragets genomförande Utredningsarbetet har genomförts i tre faser; nulägesbeskrivning, analys och bearbetning av förslag samt förslag åtgärder med förändringsalternativ. Nulägesbeskrivningen återfinns som bilaga Datainsamling och avstämning styrgrupp Bearbetning och analyser tar utgångspunkt i nulägesbeskrivningen som i sin tur baseras på dokumentstudier, intervjuer, observationer och besök i samtliga tillagnings- och mottagningskök inom både Mat och Städs Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 6/31

13 verksamhetsområde samt Utbildningskontorets område. Nulägesbeskrivning såväl som förslagen i denna slutrapport har kommenterats och diskuterats med styrgrupp bestående av; Styrgrupp Göran Wide, kommunchef fram till 15 augusti, 2011 Leif Hallström t f kommunchef Anette Henriksson, tf personalchef, Kommunstyrelsens kontor Göran Bernhardsson, ekonomistrateg, Kommunstyrelsens kontor Lars-Erik Carlsson, inköpschef, Kommunstyrelsens kontor Gunilla Eriksson, facklig representant Kommunal 3. Bedömning av nuläget Till att börja med presenterar DiningDevelopment (nedan kallad DD) sin syn på god verksamhetsstyrning. Därefter redogörs för bedömning av hur verksamheten Mat och Städ i Kommunstyrelsens organisation, Oxelösunds kommun fungerar i dag. Bedömningen är gjord med utgångspunkt i kraven på en effektiv organisation och verksamhetsstyrning samt efterlevnad av gällande lagstiftning och regelverk. Nulägesbeskrivningen återfinns i sin helhet som bilaga 1 till denna rapport och ligger till grund för de förslag som presenteras i kapitel Utgångspunkt för nulägesbeskrivning I bilden nedan illustreras DiningDevelopments syn på en effektiv verksamhets styrning. Den kan ses ur olika tidsmässiga perspektiv och på såväl nämndnivå och förvaltningsnivå som verksamhetsnivå. Planering (fas 1) handlar om att bestämma förutsättningarna för verksamheten (mål, riktlinjer och restriktioner) som sedan ska följas i genomförandefasen (fas 2). Det är viktigt att genomförandet följs upp och analyseras (fas 3), för att på så sätt lära sig av sina erfarenheter och kan vidta åtgärder (korrigera planeringsförutsättningarna) om det behövs (fas 4). Utifrån detta läge kan man sedan skapa nya planer för verksamheten. Figur 1: Verksamhetsstyrning 1 Planera Agera 4 2 Genomföra Följa upp och analysera 3 Uppföljning av verksamheten är en förutsättning för att kunna bedöma om verksamheten är ändamålsenlig och effektiv följer lagstiftning, förordningar och gällande övriga regelverk har en tillförlitlig redovisning och rapportering av verksamheten Detta är vad som även brukar kallas intern kontroll. Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 7/31

14 3.2 Nuläge: organisation och styrning Genomförd nulägesanalys visar att Mat- och Städverksamheten idag saknar tydlig styrning och uppföljning. Verksamheten saknar mål och riktlinjer för kvalitet, någon kostpolicy för kommunens måltidsservice finns inte och kommunens förvaltningar använder budgeten endast till en mindre del som systematiskt styrmedel. Begränsade möjligheter till tydliga verksamhetsmått medverkar även till svårigheter att följa upp om Mat- och Städverksamheten drivs på ett kostnadseffektivt och funktionellt sätt. Måltidskvaliteten uppfattas generellt som god av anställda inom verksamheten och att de olika måltidskategorierna (gäster vid förskola, skola och äldreboenden) är nöjda med maten som serveras dem. Uppfattningen grundas främst på att antalet klagomål är begränsat, då kommunen inte följer upp gästers och brukares upplevda kvalitet, näringsinnehåll i maten, variation i matsedeln, andel råvaror som är t ex ekologiskt producerade etc. Kommunen kan i dagsläget inte med säkerhet veta om barn, elever och äldre får likvärdig kvalitet i olika verksamheter eller om varje måltidsgäst erbjuds ett rätt näringsinnehåll via de måltider som serveras dem. Resultat av intervjuer som DD genomfört med gäster och brukare under utredningsarbetet, visar på behov av fortsatt utveckling som medverkar till bl a större delaktighet och inflytande från skolans elever, möjlighet att välja alternativa rätter varje dag, att maten som serveras ska tillagas och serveras med värdighet. Inspirerande matsalsmiljöer framförs även som en viktig kvalitetsfaktor för att varje matgäst. I bilaga 1 till denna rapport framgår mer om vad som under intervjuer utryckts som exempel för fortsatt utveckling för att stärka måltidsupplevelsen. Kvalitetsupplevelsen av nuvarande städservice beskrivs i intervjuer vara av varierande art som bl a bristande och ojämn, otydlig dialog och kommunikation mellan beställande verksamhet och för städverksamheten. Orsak till detta kan härledas till att tydliga kvalitetsmål och riktlinjer för städverksamheten saknas. Även ofullständiga avtal eller avsaknad av avtal mellan beställare och utförare samt bristande kunskap om städmetoder ses som orsak här. Flera exempel på faktorer som framkommit i intervjuer att se som framtida utvecklingsområden för städverksamheten, framgår i bilaga 1 till denna rapport. Det saknas ett kommunövergripande ansvar för samtliga kommunens måltidsverksamheter. Ansvaret är i dag fördelat på två förvaltningar; Kommunstyrelsens kontor/mat- och Städverksamheten samt Utbildningskontoret, vilket resulterar i att ingen har överblick över verksamhetens omfattning och resultat. All lokalvård är organiserad inom Kommunstyrelsens kontor/mat och Städverksamheten. Vård- och omsorgskontoret ansvarar för måltider till kommunens hemtjänst, där ett avtal slutits med Samhall om leveranser av kylda mat. Inom Mat- och städverksamheten har fram till sista september, 2011 funnits en enhetschef med övergripande ansvar för måltider vid kommunens äldreboenden, skolors måltider samt flertalet måltider vid förskolor. Enhetschefens befattning har även omfattat ansvar för samtlig lokalvård och städfunktioner. Sammantaget en organisatorisk lösning som fungerat med varierande kvalitet och resultat i kommunen. Då enhetschef vid månadsskiftet september/oktober slutat sin tjänst på grund av pension har en ny befattning som benämns kostchef inrättats för Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 8/31

15 att upprätthålla chefskapet under det fortsatta förändringsarbetet av verksamheten Mat och Städ. För fyra förskolors måltider inom Utbildningskontoret är det respektive rektor som är ansvarig. Även här saknas riktlinjer för måltidskvalitet och verksamhetsplanering av måltidsverksamheten. Det är därmed helt upp till rektor respektive köksansvarig att styra måltidsverksamheten och som en följd av detta finns det idag variationer i hur och med vilka resurser verksamheten bedrivs vid dessa olika förskolor. 3.3 Nuläge: produktion och distribution måltider En om- och nybyggnation av tillagningsköket vid Björntorps äldreboende pågår för närvarande och planeras vara färdigt för drift igen slutet av november, Köket har dimensionerats för tillagning av ca lunchmåltider per dag. Fortsatt ska produktionstekniken CookServe, konventionell tillagning av varm mat användas. Total produktionsvolym per dag då köket sätts i drift på nytt är ca lunchmåltider till förskola, skola och äldreomsorg. Härutöver tillkommer frukost och kvällsmat för brukare och gäster vid äldreboendet. För övrigt står Oxelösunds kommun inför utmaningar när det gäller produktion och distribution av måltider till förskolor och i skolor. Flertalet av både tillagnings- och mottagningsköken är underdimensionerade föråldrade, slitna och med icke ändamålsenlig planlösning för de funktioner som sker i köken idag. Detta påverkar matens kvalitet såväl som arbetsmiljön i köken. Rådande krav i livsmedels- och arbetsmiljölagstiftning uppfylls därmed inte. Miljö- och samhällsbyggnadskontoret har också efter granskning av samtliga kök haft anmärkningar och krav på åtgärder. Sammantaget finns ett stort renoveringsbehov i köken. Vid investeringar och om-nybyggnationer finns enligt DiningDevelopments bedömning inte direkt någon samordning mellan Kommunstyrelsens kontor/mat- och Städverksamheten och Utbildningskontoret. Detta innebär att de gemensamma behoven av kök och måltidsproduktion inte optimeras och kommunen riskerar att göra onödiga investeringar och i stället suboptimerar måltidsverksamheten. Kustbostäder AB som har ansvar för förvaltning av kökens lokaler har inte någon årlig underhålls- och åtgärdsplan för köken, åtgärder sker först då behov uppstår och mer av nödlösningskaraktär. 3.4 En förnyad måltids- och städorganisation Kommunstyrelsens organisation har en tydlig ambition i att vilja tydliggöra och förbättra sin organisation av aktuella måltids- och städtjänster. Verksamheten präglas för närvarande av variation och viss sårbarhet då det gäller den kvalitet som ska erbjudas beställande verksamheter och gäster. Den primära motivationen bakom önskad förändring handlar om klar och tydlig organisation, kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet. I arbetet med att skapa och föreslå en förändrad organisation för Mat- och städverksamheter inom kommunen så har DD utgått från fyra ledord: Kvalitet Effektivitet Miljö Flexibilitet i måltidslösningar och städtjänster Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 9/31

16 För att Kommunstyrelsens organisation få till en effektiv verksamhetsstyrning krävs för det första att måltids- och städverksamheternas förutsättningar fastställs (fas 1 i figur 1, sid 6 ovan). Det gäller att formulera mål och mått för det som är viktigt i organisationen (t.ex. kvalitet, kompetens, arbetsmiljö och ekonomi) samt göra en budget som är anpassad efter denna ambitionsnivå, med nära koppling till verksamheten. Måtten kan vara både kvantitativa och kvalitativa (t.ex. andel nöjda gäster, brukare och antal utbildningstimmar) men även för verksamheten relevanta nyckeltal för produktivitet och kostnader (t.ex. antal portioner per årsarbetare och pris/portion, antal städtimmar/städyta och dag eller antal städtillfällen/vecka). För det andra bör metoder för uppföljning av verksamhetens resultat i förhållande till målen utvecklas (fas 3). Det finns flera olika metoder för uppföljning, t.ex. enkätundersökningar, medarbetarsamtal, fokusgrupper och intern statistik. På basis av resultatet kan beslut fattas om resurstilldelning och målsättningar för nästföljande planeringsperiod (fas 4). På detta sätt kan man bygga in en resultatkultur och ett lärande i organisationen som ger en systematisk utveckling av verksamheten. Arbetet med löpande uppföljning och bedömning av verksamhetens resultat bidrar till att synliggöra medarbetarnas arbete vilket i detta fall kan innebära att de anställda arbetar för gemensamma mål och tydligt kan mobilisera sina arbetsinsatser för att skapa en verksamhet präglad av kvalitet och effektivitet. Detta sker dock inte av sig självt utan aktuell förvaltning behöver kommunicera och skapa förståelse för verksamhetsstyrningen och hur den är tänkt fungera. Samtliga medarbetare i måltids- och/eller städorganisationen ska veta varför vi planerar och budgeterar varför vi följer upp resultatet vad som händer/vilka åtgärder som krävs om målen inte nås I nästa kapitel ger DD förslag på en organisation som stödjer en kostnadseffektiv verksamhetsstyrning. Organisationsförslaget är framtaget för att skapa förutsättningar för hög kvalitet och effektiv resursanvändning i såväl måltids- som städverksamheten. 4. Förslag till organisation för framtida måltidförsörjning och städtjänster I detta kapitel redogör DD för två förslag till övergripande måltidsorganisation för organisation och styrning samt två huvudförslag, som berör produktion och distribution. Förslagen har utformats för att skapa förutsättningar i effektiv verksamhetsstyrning och stödja en måltidsverksamhet som kännetecknas av hög effektivitet, kvalitet och miljömedvetenhet. Förslagen nedan innehåller även strategier för effektivisering av produktion och resursanvändning i köken. Enligt givna förutsättningar för uppdraget så beskrivs förslag till framtida organisation för städverksamheten nedan endast i övergripande termer. Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 10/31

17 4.1 Förslag; organisation och styrning DD anser att behovet av en tydlig och sammanhållen verksamhetsstyrning talar för en förändring av ansvarsfördelningen när det gäller både Mat och städservice i Oxelösunds kommun. I förändring av styrning och ansvar, bör de erfarenheter som idag finns och det arbete som hittills gjorts inom ramen för organisationsförändring av Mat och Städ tillvaratas. Mot denna bakgrund föreslår DD en delning av de båda verksamhetsområdena Mat respektive Städ. Förslaget innebär att Städverksamheten flyttas och organiseras i Kustbostäders regi, vilket också kan medverka till att samtliga lokaler som hyrs även inkluderar städning. De måltider till förskolor som idag är organiserade i Utbildningskontorets regi, föreslår DD flyttas över i gemensam organisation med övrig måltidsproduktion inom Oxelösunds kommun. Även de måltider till hemtjänst som idag avtalats med extern entreprenör, föreslås att framöver ingå i kommunens samlade måltidsorganisation. Samtliga måltidsverksamheter föreslås vara fortsatt organiserade i Kommunstyrelsens organisation, Kommunstyrelsens kontor som därmed bär det yttersta ansvaret för att måltidsverksamheten fungerar. I figur 2 nedan visas nuvarande och även fortsatt förslag till övergripande organisation av kommunens måltids- och städverksamheter. Figur 2: Förslag 1 organisation mat- och städverksamheter Kommun fullmäktige Kommun styrelse MAT Kultur och fritidsnämnd Utbildnings nämnd Miljö och samhälls byggnads nämnd Vårdomsorgs nämnd Kultur- och fritidskontor Utbildningskontor Miljö- och sammhällsbyggnadskontor Vårdomsorgs kontor Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB Kustbostäder STÄD I en offentlig verksamhet där förvaltandet av, i detta fall, god och kvalitativ måltids- och städservice är ett av de främsta målen, krävs långsiktighet och en hållbar struktur. Eftersom den huvudmannastyrda organisationen har en allmännyttig uppgift att fylla och ska bära upp den demokratiska värdegrunden, anses ovanstående organisationsmodell vara den som är bäst tillämpbar. I en politikerstyrd organisation är ju målen mer komplexa eftersom det finns olika ideologier och intressen som ska komma till uttryck. Då finns det ett stort värde i en organisation som präglas av stabilitet. Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 11/31

18 Övergripande förslag till ledningsorganisation och ansvar framgår av figur 3 som följer. Figur 3: Förslag 1 framtida ledningsorganisation för måltidsverksamhet Förvaltnings chef Kostchef Stab - ekonomi, pers, inköp, transp Kostutvecklare Arbetsledare Tillagningskök Kokerska/ köksbiträde M-kök Direkt underställd förvaltningens chef, är enhetschef/kostchef vid måltidsenheten ytterst ansvarig för att leda och fördela produktionsarbetet ut i de olika köken. Kostchefen har ett övergripande ansvar för att styra och följa upp måltidsverksamheten. Funktionen som kostchef är central och har ett nära samarbete med kostutvecklare, arbetsledare och ansvariga i mottagningsköken. Den måltidsorganisation som föreslås kräver tydlig delegationsordning och ansvarsfördelning. Formella befattnings- och arbetsbeskrivningar krävs för såväl enhetschef/kostchef som arbetsledare, kokerska/kock och måltidsbiträden, för att säkerställa att ansvar inte faller mellan stolarna och att arbetsordningen är klar för samtliga medarbetare. Befattningen kostutvecklare är direkt underordnad enhetschef/kostchef med uppgift att löpande arbeta med fokus på kvalitetsutveckling, kontroll, uppföljning och omvärldsbevakning. Staben består av specialistfunktioner (budget, ekonomi, redovisning, personaladministration, inköp avtal etc.) som ska tillgodose enhetschef med information och uppgifter som är nödvändiga för den totala måltidsverksamheten. Ytterst fattas besluten på nämnds/politikernivå för att sedan omvandlas professionellt vidare ut i organisationen. Yrkeskunskap och innevarande kompetenser tillvaratas. Anställda ska uppmuntras att använda sina idéer, inspirera varandra, arbetsledare blir här en mentor som ska inspirera och engagera sina medarbetare. Kompetens och kunskap ska finnas för att förverkliga uppsatta mål. Tydlig och klar kommunikation till både tillagningsoch mottagningsenheterna krävs om hur måltidshanteringen ska se ut så att lagstadgade krav uppfylls. Klargörandet av roller och funktioner, ansvar och befogenheter är en förutsättning för att få verksamheten tydlig och kostnadseffektiv. DD utgår ifrån att samtliga resurser i organisationsförslaget, finns i nuvarande organisation och resursstab. Kompetensförstärkning kan bli aktuell vid eventuell framtida nyrekrytering av arbetsledare inom Chef-ledarskap. I följande stycken beskrivs förslaget på organisation utifrån de utvecklingsområden som DD har identifierat genom nulägesanalysen. Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 12/31

19 4.1.1 Enhetschef/Kostchef Den föreslagna enhetschefen, har fullt ansvar för och befogenheter att driva måltidsverksamheten i enlighet med givna ramar (t.ex. kostpolicy, målsättningar för kvalitet och budget). Kostchefens ansvar omfattar med andra ord såväl personal och budgetfrågor som verksamhetens kvalitetsmässiga resultat. Genom att kostchefen har denna roll, säkerställer man att verksamheten kontinuerligt utvecklas utifrån de målsättningar som sätts upp inom Kommunstyrelsens organisation. Det är med andra ord av yttersta vikt att kostchefens huvudsakliga fokus är på utveckling, uppföljning, planering och budget för verksamheten som helhet. Kostchefen har sammanfattningsvis det samlade ansvaret för verksamheten, men arbetar genom aktuell arbetsledare/kockar för att förankra policy, riktlinjer och ramar samt följa upp verksamhetens resultat. Kostchefens ansvarsområden föreslås vara: Förberedelse, förankring och uppföljning av politiskt beslutad kostpolicy, riktlinjer och övriga mål för måltidsverksamheten Förberedelser inför/och avtalsteckning beställare Ansvar för utveckling av gastronomisk kvalitet och lustfyllda måltidsupplevelser, därmed även yttersta ansvar för matsedelsupplägg och innehåll Uppföljning av måltidskvalitet hos brukare och gäster t ex enkäter Upphandling (ramavtal) Budget inklusive uppföljning med arbetsledare Utveckling av AIVO kostdatasystem (ej operativt) Övergripande personalansvar (rekrytering, kompetensutveckling, arbetsmiljöfrågor, etc.) Att lagstiftning efterlevs (arbetsmiljö, livsmedelshantering, egenkontroll etc.) och kvalitetssäkring Utveckling av verksamheten inklusive gemensamma processer och rutiner, miljöanpassning av måltidsverksamheten Medarbetar- och lönesamtal; arbetsledare, kostutvecklare, kock/kokerskor och köksbiträden i mottagningsköken Förutom att vara kunnig i kostfrågor, kostekonomi och organisation av måltidsverksamhet behöver kostchefen vara drivande i att utveckla en modern och professionell måltidsverksamhet. Kostchefen har ett tydligt chefs-/ledarskap och förmåga att inspirera och engagera arbetsledare, kokerska/kock, samt övriga medarbetare i verksamheten Kostutvecklare Kostutvecklares ansvar föreslås vara att ha fokus på kvalitetsutveckling och uppföljning av förvaltningens samtliga måltidsenheter. Att knyta till sig expertresurser, och att knyta kontakter och nätverk utanför Kostenheten för att hämta inspiration och idéer från andra verksamheter blir centralt. Kostutvecklare ska ha löpande dialog med enhetschef så att kvalitetsarbetet ständigt utgår från behovsanpassade arbetsuppdrag. Kvalitetsutvecklare föreslås ansvara för: Måltidsplanering inklusive receptur och näringsberäkning Upphandling (ramavtal) Delansvar i samverkan med enhetschef för utveckling av gastronomisk kvalitet och lustfyllda måltidsupplevelser Utveckling av AIVO kostdatasystem Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 13/31

20 Uppföljning - Intern- och egenkontroll inkl HACCP Aktiv och regelbunden dialog och kommunikation med verksamheterna (äldreomsorg samt förskola, skola inom aktuella ansvarsområden) Uppföljning av måltidskvalitet hos brukare och gäster t ex enkäter Arbetsledare Arbetsledares ansvar föreslås omfatta verksamheten vid Björntorps tillagningskök. Arbetsledare ser till att gällande riktlinjer (lagar, policys, matsedlar etc.) får genomslag i verksamheten i köket, att måltiderna i såväl tillagningsköket som samverkande mottagningskök håller samma kvalitet, att personalresurserna vid tillagningsköket utnyttjas effektivt, att produktionen och distributionen mellan köken optimeras. Arbetsledares direkta kontakt med den operativa verksamheten i köken möjliggör för enhetschefen att behålla fokus på övergripande verksamhetsfrågor och att t ex livsmedelsupphandlingar speglar verkliga behov ute i köken. Arbetsledares formella kompetens bör motsvara minst kokerska- eller kockutbildning med kompletterande chefs- /arbetsledarutbildning. Arbetsledare bedöms enligt DD finnas inom befintlig resursram. Arbetsledare föreslås ansvara för: Operativ måltidsplanering inklusive receptur och näringsberäkning Delansvar i samverkan med kostchef för utveckling av gastronomisk kvalitet och lustfyllda måltidsupplevelser Uppföljning - Intern- och egenkontroll inkl HACCP Vid Björntorpsköket ha löpande personalfrågor (utvecklings- och lönesamtal, resursplanering, vikarier etc.) Säkerställande av måltidskvalitet och att lagar efterlevs i köket Samordning löpande underlag för redovisning och uppföljning Rapportering till kostchef inkl. uppföljning av budget Deltagande i samband med livsmedelsupphandlingar, produkttester och presentationer. Arbetsledare ska ha löpande dialog med kostchef och även kostutvecklare så att kvalitetsarbetet ständigt utgår från behovsanpassade arbetsuppdrag Kokerska/kock Idag finns kokerska eller kock vid tillagningsköken. Ett tydligt och kompetent ledarskap i det dagliga arbetet ger bättre resultat, ökad effektivitet och minskar risken för att viktiga moment utelämnas i måltidsproduktionen. Det gör även att övrig kökspersonal känner sig trygga i sina roller. Kokerska/kock föreslås fortsatt ansvara för: Den dagliga löpande verksamheten i köket Inköp av råvaror Daglig uppföljning produktion och volymer Se till att rutiner för säkerställandet av måltider följs Lokal anpassning av matsedeln Att rutiner för egenkontrollprogram efterlevs I samråd med kostchef samordna, rapportera löpande underlag kring budget och ekonomi etc. Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 14/31

21 4.1.5 Köksbiträde Vid mottagningskök/enheter inom aktuell förvaltningen finns köksbiträden som ansvarar för sluttillagning och servering till aktuella gäster, samt efterarbete. Även här finns ansvar som bör tydliggöras och förankras. Köksbiträde föreslås fortsatt ansvara för: Den dagliga löpande verksamheten i köket Inköp/beställning av råvaror via leverantörer eller tillagningskök Daglig uppföljning serveringsvolymer Se till att rutiner för säkerställandet av måltider följs Lokal anpassning av matsedeln Att rutiner för egenkontrollprogram efterlevs I samråd med kostchef samordna, rapportera löpande adekvata underlag 4.2 Förslag 2 organisation av måltidsverksamhet Alternativt förslag till ovan beskriven måltids- och ledningsorganisation där samverkan sker med Nyköpings kommun, alternativt Sörmlands landsting och där kostchefsfunktion delas mellan de båda kommunerna delges i följande figur 4. Figur 4: Förslag 2 framtida övergripande måltidsorganisation MATSERVICE Ansvarig nämnd (kommun/sörmlands landst) Kostchef Nyköping/ Oxelösund Folkhälsoresurse am Kostutvecklare Stab - ekonomi, pers, inköp, trans Områdeschef NYKÖPING Områdeschef OXELÖSUND Arbetsledare Tillagningskök Arbetsledare Centralt mottagningskök Köksansvarig mottagningskök Köksansvarig mottagningskök Måltidsgäster Måltidsgäster I detta förslag till organisation som benämns Matservice har ansvarig nämnd precis som ovan, till uppgift att tillgodose barn och ungdomar i förskola och skola, personer som vistas inom äldreomsorg och vårdboende Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 15/31

22 med måltider, inom kommunerna Nyköping och Oxelösund. Alternativ samverkande partner i detta förslag kan även vara Nyköpings sjukhus/sörmlands landsting. Måltiderna produceras, distribueras och serveras med krav på kvalité enligt antagna mål och riktlinjer som t ex SLV:s (Svenska Livsmedelsverkets) riktlinjer, med hänsyn till både yttre och inre miljö, med adekvat kunskap och kompetens hos personalen, i en kostnadseffektiv organisation. En traditionell linjär organisation har av DD valts även i detta förslag, ansvarig nämnd har yttersta ansvaret för att måltidsverksamheten fungerar. Förvaltandet innebär även här att god och kvalitativ måltidsservice är ett av de främsta målen, men även krav på långsiktighet för en hållbar struktur. Eftersom den huvudmannastyrda organisationen har en allmännyttig uppgift att fylla och ska bära upp den demokratiska värdegrunden, anses ovanstående organisationsmodell vara den som är bäst tillämpbar. Kostchef/affärsområdeschef (olika befattningsbenämning kan användas) är den person som ska ha det övergripande formella ansvaret. Denna funktion är central och ska ha ett nära samarbete med de olika områdesansvariga cheferna. Staben består av specialister (budget, ekonomi, redovisning, personaladministration, inköp avtal etc.) som ska tillgodose kostchefen med information och uppgifter som är nödvändiga för den totala måltidsverksamheten. All information kommer genom denna funktion både utåt till de andra leden men också hämta information via områdescheferna. Kommunikationen sker lämpligast genom en ledningsgrupp av områdeschefer och kostchef. För att måltidsverksamheten ska bli så effektiv som möjligt bör ett stort ansvar ligga på produktionschefer/kockar/kokerskor. Där finns kunskap och kompetens som är värdefull och därför bör kommunikationen mellan dem och de som finns på högre nivå var kontinuerlig. Ju högre självständighet desto mer ansvarstagande och initiativrika individer, vilket också skapar arbetsglädje och motivation. Besluten fattas på nämnds/politikernivå för att sedan omvandlas professionellt vidare ut i organisationen. Yrkeskunskap och innevarande kompetenser ska tillvaratas. Anställda ska uppmuntras att använda sina idéer, inspirera varandra, kökschefen blir här en mentor som ska inspirera och engagera sina medarbetare. Kompetens och kunskap ska finnas för att förverkliga uppsatta mål. Tydlig och klar kommunikation till mottagningsenheterna krävs om hur måltidshanteringen ska se ut så att lagstadgade krav uppfylls. Kostutvecklares ansvar föreslås fortsatt vara att ha fokus på kvalitetsutveckling och uppföljning av förvaltningens samtliga måltidsenheter på motsvarande sätt som i förslag 1 ovan. Folkhälsoresurser föreslås ingå i föreslagen måltidsorganisation om dessa resurser idag finns i kommunen/kommunerna. Klargörandet av roller och funktioner, ansvar och befogenheter är en förutsättning för att få verksamheten tydlig och kostnadseffektiv. 4.3 Styrning - ekonomi och uppföljning Idag finns osäkerhet i de underlag som DD fått ta del av över antal tillagade och serverade måltider samt kostnaderna för måltidsverksamheten då rutiner saknas för löpande uppföljning och redovisning. Detta Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 16/31

23 omfattar även städverksamheten. Svårigheter i analysarbetet har varit att bedöma vad som är kostnadsdrivande i verksamheten Mat och Städ. Måltidspriser bedöms t ex ej stå i relation till aktuell självkostnad eller vad som anges på fakturor från leverantörer. Osäkerhet finns även då det gäller prissättning av förrådsvaror och extrabeställning av livsmedelskomponenter. Ett förfarande av köp och säljsystem är i dagsläget inte fullt uttalat eller fungerande, delvis på grund av ett underskott som täcks med anslag från kommunstyrelsen. För att kunna använda sig av budget i uppföljning och styrning av verksamheten är det viktigt att både underlag och budget är realistiska, samt att det finns en medvetenhet i organisationen kring vad som är kostnadsdrivande, och vilka möjligheter det finns att hantera eventuella budgetavvikelser löpande. Den föreslagna måltidsorganisationen med en tydlig ansvarsfördelning mellan förvaltningschef, kostchef, arbetsledare samt kokerska/kock/köksansvariga, ger enligt DD goda förutsättningar för att kunna utföra effektiv verksamhetsstyrning. Med stöd av förslag till förändring av nuvarande organisation blir det möjligt att få en samlad överblick och styra måltidsverksamheten på alla nivåer. Detta sker genom att man gör en sammanhållen planering, genomför planerna, följer upp och analyserar hur det gått för verksamheten samt åtgärdar och prioriterar utifrån resultatet. Tillkommande folkhälsoresurs ger möjlighet till ett helhetsperspektiv gällande kommunens måltidsservice och samtidigt naturlig koppling till samtliga olika kategorier och aktiviteter som omfattas i kommande t ex kostpolicy och måldokument för Oxelösunds och Nyköpings kommuner. Inledningsvis bör kommunstyrelsens organisation i Oxelösunds kommun ta fram tydliga mål, policies och riktlinjer för vad man vill åstadkomma när det gäller både mat och städverksamheternas kvalitet, kostnader och miljöpåverkan. Till exempel relationen till den antagna måltidskvaliteten som man eftersträvar och riktlinjer för hur budgeten ska nyttjas. Det är viktigt att verksamhetens gemensamma mål förankras på alla nivåer inom organisationen. Detta då kunskap om vilka målsättningar som finns och hur dessa ska nås, enligt vad DD har sett i andra likvärdiga måltidsorganisationer ökar sannolikheten för att man uppnår dessa målsättningar. För att kunna följa upp måltidsproduktionen föreslås att IT-baserade AIVO kostplaneringssystem fortsätter att realiseras. DD föreslår att resurs avsätts för att systemet optimalt ska nyttjas och på sikt vara ett dagligt verktyg i samtliga kök. Kostplaneringssystemet omfattar både ekonomiska och kvalitetsmässiga aspekter samt underlag och information som är värdefull utifrån ett styrningsperspektiv. Nyckeltal bör tas fram som kan användas för att möta och följa upp verksamheten. Inom måltidsverksamheter är följande nyckeltal vanliga: Kostnad eller pris per portion Kostnad eller pris per elev eller per individ Genom att kontinuerligt använda sig av samma nyckeltal kan man följa verksamhetens utveckling över tid. Detta eftersom man med ett enhetligt portionsbegrepp kan jämföra kostnadsutvecklingen per portion från år till år, förutsatt att kostnaderna avgränsas och följs upp på liknande sätt. Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 17/31

24 För att kunna jämföra sig med andra förvaltningar eller kommuner krävs mer av enhetliga system och funktioner. De som medverkar i sådana jämförelser måste arbeta med enhetliga kostnadsbegrepp eller portionsbegrepp, vilket inte sker i dagsläget. För det första saknas en enhetlig praxis för portionsbegreppet; olika mått används i olika kommuner och det finns inget som är accepterat av samtliga branschföreträdare. För det andra finns ingen entydig definition av de olika portionsbegreppen. De mått som vanligen används är: lunchportion, dygnsportion, dagsportion, medelportion och normalportion. DD:s erfarenhet är att flertalet är överens om att det finns behov av ett enhetligt portionsbegrepp. För både Bildnings- och Omsorgsförvaltningen är ett första steg att påbörja en systematisk uppföljning av ekonomi och kvalitet inom kommunens måltidsservice. På så vis kan ytterst ansvarig chef styra verksamheten genom att göra relevanta och realistiska prioriteringar som har sin utgångspunkt i kommunens verksamhetsmål. Budgeten används på så sätt som styrmedel med utgångspunkt i målsättningar, snarare än som ett kontrollinstrument. DD föreslår att detta görs genom att man definierar en referensportion. D.v.s. hur mycket den genomsnittliga frukosten, lunchen, middagen, mellanmålet och kvällsmålet kostar. Denna referensportion kan sedan användas i kalkylsammanhang för att göra t.ex. styckkostnader vid olika investeringsalternativ. Exempel på ytterligare möjliga nyckeltal är; Finansiella; Försäljningsvolym Resultat i % av försäljning Personal; Arbetade timmar Sjukfrånvaro Försäljning per arbetad timma Antal producerade måltider i relation till antalet tjänster Produktion; Råvaror % Personal % Omsättningshastighet Utbildningskostnad/anställd Ytterligare en faktor som är viktig när det gäller kostnadsberäkningar är hur mycket svinn en verksamhet dagligen har. Av de kök som besökts kan DD inte ge någon tillförlitlig bedömning av eventuellt svinn; varken berednings- och tillagningssvinn eller av mat som kastas vid servering. Av erfarenhet från andra måltidsutredningar förmodas dock att det dagligen finns svinn vid beredning av grönsaker, överproduktion samt att mat kastas som varit ute i serveringen eller kastas av matgästen. Som en del av kommunens arbete att börja följa upp verksamheten på ett mer systematisk sätt, föreslår DD att man också bestämmer sig för ett enhetligt sätt att mäta svinn på. Detta görs t ex genom att väga dagligt beredningssvinn och att väga den mat som kastas vid serveringen Exempel jämförelsetal För att ge lite omvärldsperspektiv framgår i följande tabell några jämförelsetal gällande råvarukostnad per portion. (Källa: Delfi Foodserviceguide 2010) Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 18/31

25 Anm. Den i figuren reella förändringen av livsmedelskostnaden per dagsportion har beräknats med hjälp av LPI (livsmedelsdelen av KPI). Aktuella måltidspriser och råvarukostnad för måltider till Utbildnings- och Vård- och Omsorgskontoret framgår i bilaga 1/Nulägesbeskrivningen, kapitel 3.1 samt Förslag; produktion och distribution De samordningsmöjligheter som beskrivs här är framtagna utifrån den dokumentation, observationer i kök och de intervjuer som DD har genomfört inom ramen för uppdraget. Sammantaget är det DD:s uppfattning att nedanstående föreslagna förändringar av verksamhetens produktion och distribution, tillsammans med ovanstående organisatoriska förändringar, kan bidra till att skapa en kvalitativ och kostnadseffektiv måltidsverksamhet inom Kommunstyrelsens organisation i Oxelösunds kommun. DD bedömer att ytterligare kapacitetsvolym finns i ca lunchportioner när Björntorps ombyggda tillagningskök tas i drift igen, ledig kapacitet med nuvarande volym som då kommer att finnas, nyttjas med andra ord inte till sin fulla kapacitet. Tillagningsköken vid Blåklockans, Dalgångens, Frösängs och Oxelö förskolor har för liten produktionsvolym (mindre än 100 lunchmåltider per dag) för att uppnå optimal produktion och effektivitet samtidigt med stort behov av renovering och insatser för att anpassa lokaler och funktioner enligt rådande krav i lagstiftning. Flera av mottagningsköken har för trånga köksytor för de funktioner som sker idag (Stenviks förskola, Peterslundsskolan, D-skolan). Mottagningsköken vid Breviksskolan och Ramdalsskolan är dessutom nedslitna och föråldrade, dessa kök kräver oavsett förslag, inom kort ombyggnation och renovering. Efter analys är DD:s uppfattning att Kommunstyrelsens organisation med fortsatt val av produktionsteknik i CookService, konventionell tillagning av varm mat och med ombyggda funktioner vid Björntorpsköket, flera möjligheter till samordningslösningar och därmed även mer optimal lönsamhet i produktion av måltider. Detta har även verkan i att kunna tillmötesgå rådande lagstiftning då det gäller kökslokalers utformning och funktioner. Hänsyn har även tagits till måltider som levereras varm, där svårigheter kan finnas att upprätthålla lagstadgad varmhållningstid om Mat- och Städverksamheten, Oxelösunds kommun Analys och förslag förändring 19/31