Kompletterande redovisning för regeringens handlingsplan att minska företagens administrativa kostnader till följd av statliga regelverk

Transkript

1 Dnr 2007/ :21 Redovisning av uppdrag 8 i IAF:s regleringsbrev för 2007 steg 2 Kompletterande redovisning för regeringens handlingsplan att minska företagens administrativa kostnader till följd av statliga regelverk

2 2

3 Innehåll Uppdraget... 5 Sammanfattning Inledning Ansvarsområde Mätningar av de administrativa kostnaderna Inriktning och art av regelförenklingsarbete Arbetsgivarintyget Syftet med arbetsgivarintyget Alternativa sätt få tillgång till samma uppgifter Uppgifter som skall lämnas i arbetsgivarintyget Utformningen av arbetsgivarintyget Hur ofta arbetslöshetskassorna begär arbetsgivarintyg Anställningsintyg Samverkan mellan arbetsgivare och arbetsförmedling kring deltidsanställda Samråd med näringslivet Redovisning av delmål Redovisning av åtgärder Genomförda åtgärder Kommande åtgärder Arbetsgivarintyget Anställnings-/arbetsintyget Regelförändringar Särskilda regler för deltidsarbetslösa

4 4

5 Uppdraget Regeringen beslutade 15 mars om följande tillägg (övrigt uppdrag 8) i IAF:s regleringsbrev för budgetåret IAF skall inom sitt ansvarsområde bistå Regeringskansliet (Näringsdepartementet) i arbetet med att ta fram underlag för regeringens handlingsplan för regelförändring i enlighet med regeringsbeslut den 30 november 2006 (N2006/10426/NL). Handlingsplanen syftar till att uppnå regeringens mål att företagens administrativa kostnader till följd av samtliga statliga regelverk skall minska med minst 25 procent till år IAF skall i ett första steg redovisa underlag till Regeringskansliet (Arbetsmarknadsdepartementet) senast 19 april Underlaget skall närmare beskriva inriktningen och arten av det regelförenklingsarbete som myndigheten bedriver och avser att bedriva. Redovisningen kan också innehålla förslag till regeringen om förändringar i lagar och förordningar som skulle minska företagens administrativa kostnader. IAF skall i ett andra steg senast 19 oktober 2007 ta fram kompletterande underlag och redovisa genomförda förenklingsåtgärder och pågående förenklingsprojekt, inklusive vidareutveckling och konkretisering av tidigare planerade åtgärder. IAF skall vid utformningen av föreskrifter och allmänna råd beakta att myndigheten skall bidra till regeringens mål att minska de administrativa kostnaderna för företagen. I denna rapport gör IAF en kompletterande redovisning av åtgärder som kan bidra till att minska företagens administrativa kostnader till följd av regelverk och tillämpning av arbetslöshetsförsäkringen. Redovisningen följer i huvudsak den mall som Näringsdepartementet anvisat. 5

6 Sammanfattning IAF identifierar följande administrativa kostnader för företag som är en direkt följd av reglerna inom arbetslöshetsförsäkringen och tillämpning av dessa: Kostnader för att fylla i det s.k. arbetsgivarintyget Kostnader för att fylla i intyg om anställning. Kostnader för samverkan med arbetsförmedling och fackliga organisationer kring deltidsanställda. Andra administrativa kostnader delvis kopplade till arbetsförmedlingens kontrolluppgifter inom arbetslöshetsförsäkringen är Administrativa kostnader för hantering av platsansökningar till följd av arbetsförmedlingens anvisning av sökanden till ledig plats samt Administrativa kostnader för medverkan i arbetsförmedlingens uppföljning av anvisningar till ledig plats. De två sistnämnda punkterna hänger nära samman med arbetsförmedlingens metodik när det gäller matchning av arbetssökande och vakanser. IAF kommenterar inte detta ytterligare i denna rapport. IAF bedömer att den i särklass mest betydande och direkta administrativa kostnaden för företag till följd arbetslöshetsförsäkringen, är utfärdandet av arbetsgivarintyg. En försiktig uppskattning är att arbetsgivarnas 1 årliga administrativa kostnader för att hantera dessa arbetsgivarintyg ligger på 120 miljoner kronor. Förutom antalet intyg som skall utfärdas identifierar IAF följande aspekter som har betydelse för hur stor den samlade kostnaden för arbetsgivarna blir: Syftet med kravet att arbetsgivare på begäran skall lämna arbetsgivarintyg. Alternativa sätt för arbetslöshetskassorna att få fram motsvarande uppgifter för prövning av ersättningsrätten. Omfattningen av de uppgifter som skall lämnas i arbetsgivarintyget. Utformningen av arbetsgivarintyget samt instruktioner för hur intyget skall fyllas i samt den teknik med vilken dessa intyg kan lämnas till arbetslöshetskassan Med arbetsgivare avses här alla arbetsgivare inklusive de inom statlig och kommunal sektor. 1 6

7 Hur ofta arbetslöshetskassornas begär in arbetsgivarintyg Kravet på uppgifter som skall lämnas i arbetsgivarintyget är en direkt följd av bestämmelser i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring avseende hur den enskildes ersättning skall beräknas av arbetslöshetskassan. Arbetsgivarintygen spelar därtill en central roll i arbetslöshetskassornas löpande kontroll av att arbetslöshetsersättning har utbetalats med korrekt belopp. De felaktiga utbetalningar som arbetslöshetskassorna identifierar och som leder till återkrav av utbetald ersättning bygger till en mycket stor del på en löpande jämförelse mellan de deklarationskort som den enskilde lämnat och arbetsgivarintygen. Arbetslöshetskassorna återkrävde under 2006 cirka 190 miljoner kronor. 7

8 1. Inledning 1.1 Ansvarsområde IAF utövar tillsyn över arbetslöshetsförsäkringen. De administrativa kostnader för företag som IAF med anledning av regeringens handlingsplan har anledning att analysera, är de som är direkt förorsakade av arbetslöshetsförsäkringens regelverk. I rapport till regeringen 19 april 2007 har IAF redovisat vilka delar av försäkringens regler som kan ge upphov till kostnader för företag. Sammanfattningsvis rör det sig om Kostnader för att hantera arbetsgivarintyg i samband med arbetssökandes ansökan om arbetslöshetsersättning samt under pågående ersättningsperiod. Kostnader för att fylla i intyg om anställning när en person söker medlemskap i arbetslöshetskassa. Kostnader för samverkan med arbetsförmedling och fackliga organisationer för att kunna erbjuda deltidsanställda arbete i önskad omfattning. Uppgifter som skall lämnas av f.d. företagare som ansöker om arbetslöshetsersättning. 1.2 Mätningar av de administrativa kostnaderna Det har så vitt IAF känner till inte tidigare gjorts något försök att uppskatta företagens administrativa kostnader till följd av reglerna inom arbetslöshetsförsäkringen. Med utgångspunkt från den beräkningsmodell som anges i regeringens anvisningar för denna återrapportering har IAF gjort en uppskattning av dessa kostnader. Uppskattningar har gjorts för den del av kostnaderna som är förknippade med arbetsgivarintyget och anställningsintyget. IAF bedömer att arbetsgivare årligen i genomsnitt utfärdar 2-3 arbetsgivarintyg per person som får arbetslöshetsersättning. Antalet ersättningstagare varierar med konjunkturen. Vi har här utgått från ett antal på personer. Vi bedömer vidare att varje arbetsgivarintyg tar cirka en halv timme att hantera, en försiktig uppskattning. Med en bruttolönekostnad på för en helårsarbetande och en årsarbetstid på timmar 8

9 kan vi beräkna att arbetsgivarnas kostnader på årsbas uppgår till mellan 120 och 180 miljoner kronor. Ovanstående beräkning ger vid handen att även relativt små förändringar av den tid det tar att fylla i detta intyg ger stora effekter på kostnaderna för arbetsgivarna. De regelförändringar i arbetslöshetsförsäkringen som genomfördes vid årsskiftet 2006/2007 innebar en utökning av de uppgifter som arbetsgivare skall lämna på arbetsgivarintygen. Vi bedömer att detta innebär att ett arbetsgivarintyg numer tar 7-8 minuter längre tid att fylla i. Med ovan nämnda utgångspunkter kan detta beräknas ha medfört en årlig kostnadsökning för arbetsgivare på miljoner kronor. Kostnaderna för att tillhandahålla anställningsintyg i samband med att personer söker medlemskap i arbetslöshetskassa bedöms vara relativt marginella. Anställningsintygen är färre, innehåller relativt få uppgifter och finns i regel redan färdiga. Med sådana intyg per år och en hanteringstid på 10 minuter skulle det med ovan angivna förutsättningar innebära en årlig kostnad på i storleksordningen 4 miljoner kronor. Administrativa kostnader förknippade med den samverkan som förekommer mellan arbetsförmedling, arbetsgivare och fackliga organisationer kring personer med deltidsanställning som önskar mer arbetstid bedöms som alltför svåruppskattad. Det arbete/de kostnader som krävs för att intyga eget företagande hör i strikt mening inte till administrativa kostnader för företag eftersom den som söker ersättning redan har lagt ned verksamheten i företaget (en förutsättning för att kunna få ersättning). Genom en överenskommelse mellan Skatteverket och arbetslöshetskassor har dock åstadkommits en avsevärd förenkling för den enskilde ersättningssökanden. Uppgifter som behövs för prövning av ersättningsrätten kan hämtas direkt från Skatteverket. Metodiken skulle kunna utvidgas och därigenom omfatta fler i denna grupp ersättningssökande. 9

10 2. Inriktning och art av regelförenklingsarbete Arbetsgivarintyget Det förenklingsarbete som står i centrum för denna redovisning rör arbetsgivarintyget. Följande aspekter på arbetsgivarintyget redovisades redan i rapporten 19 april och kommer därför endast kortfattat att kommenteras i denna redovisning. Syftet med kravet att arbetsgivare på begäran skall lämna arbetsgivarintyg. Alternativa sätt för arbetslöshetskassa att få fram motsvarande uppgifter för prövning av ersättningsrätten. Omfattningen av de uppgifter som skall lämnas i arbetsgivarintyget. Utformningen av arbetsgivarintyget samt instruktioner för hur intyget skall fyllas i samt den teknik med vilken dessa intyg kan lämnas till arbetslöshetskassan. Hur ofta arbetslöshetskassornas begär in arbetsgivarintyg. Syftet med arbetsgivarintyget De uppgifter som lämnas i arbetsgivarintyget är avgörande för att arbetslöshetskassorna skall kunna fatta beslut om en persons rätt till arbetslöshetsersättningen och storleken på denna ersättning (dagpenningen). Arbetsgivarintygen spelar också en central roll när kassorna i efterhand kontrollerar om ersättning utbetalats korrekt. Huvuddelen av de felaktiga utbetalningar som upptäcks på senare år miljoner per år identifieras genom avstämningar mot inkomna arbetsgivarintyg. Alternativa sätt få tillgång till samma uppgifter Vissa av de uppgifter som behövs för kassornas beslut om arbetslöshetsersättning kan man numer hämta genom det s.k. informationsutbytet med Försäkringskassan och CSN. Uppgifter som rör de anställningar den enskilde åberopar i ersättningsansökan kan dock för närvarande inte fås på annat sätt än via det särskilda arbetsgivarintyget. Ett alternativ som diskuterats är att arbetslöshetskassorna på månatlig basis skulle ha tillgång till en redovisning om utbetald lön som arbetsgivare lämnar till Skatteverket. En sådan inrapportering skulle i så fall behöva utformas så att den innehåller samtliga uppgifter 10

11 som behövs för arbetslöshetskassornas beslut. IAF bedömer att det inte är självklart att detta kommer att reducera den administrativa kostnaden för arbetsgivare. I övrigt ligger frågan om inrättandet av ett sådant system för månatlig information, utanför IAF:s kompetensområde. Uppgifter som skall lämnas i arbetsgivarintyget Vilka uppgifter som behöver lämnas av arbetsgivare avgörs helt av lagens bestämmelser om villkoren för att ha rätt till arbetslöshetsersättning. Som vi redovisade i avsnitt 1.2 kan relativt små förändringar i detta regelsystem kraftigt påverka arbetsgivarnas kostnader för hanteringen av detta intyg. I den pågående processen med förändring av försäkringsreglerna är det därför angeläget att regeringen väger in även denna aspekt. Utformningen av arbetsgivarintyget Inom ramen för gällande regler i lag och förordning, finns anledning att sträva efter blanketter och instruktioner/ifyllnadsstöd som är lätta att förstå och lätta att fylla i. Arbetet med utformningen av arbetsgivarintyget sker i samverkan mellan Arbetslöshetskassornas samorganisation och IAF. IAF skall fastställa intyget. Vägledande för den revidering av arbetsgivarintyget som gjorts under våren 2007 har varit - att få in de nya uppgifter som har tillkommit enligt lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring. - att uppgifterna lämnas på ett sätt som underlättar arbetslöshetskassornas handläggning. - att utforma instruktioner och ifyllnadsstöd så att det underlättar för arbetsgivaren att lämna korrekta uppgifter redan vid första tillfället. Detta gagnar även kassornas handläggning, bidrar till ett snabbare ärendeflöde vilket är önskvärt även för den ersättningssökande. Den möjlighet som numer finns att via Internet, med särskilt ifyllnadsstöd, fylla i arbetsgivarintyget bedöms ha bidragit till att reducera de administrativa kostnaderna. Möjligheten för arbetsgivare att elektroniskt skicka arbetsgivarintyg direkt till arbetslöshetskassa skulle kunna innebära en förenkling. Det förutsätter att det skapas möjlighet till säker identifiering även av juridisk person. En del stora arbetsgivare använder egna elektroniska blanketter där uppgifter kan hämtas automatiskt ur företagets ordinarie system för personal och löner något som 11

12 torde bidra till att minska kostnaderna för denna hantering. En begränsning och komplikation är att kassorna hanterar den inkommande informationen med hjälp av skanning. Intyget måste därför i allt väsentligt utformas med hänsyn taget till detta. Hur ofta arbetslöshetskassorna begär arbetsgivarintyg Det är ganska vanligt att personer under pågående ersättningsperiod deklarerar att man arbetat. När det inträffar begär kassan in arbetsgivarintyg. För personer som har återkommande korta anställningar hos samma arbetsgivare begär arbetslöshetskassan i regel inte in arbetsgivarintyg vid varje enskilt anställningstillfälle. Denna praxis tillämpas bland annat för att undvika att belasta arbetsgivaren med alltför omfattande administrativ hantering. Den frekvens med vilken arbetslöshetskassor i sådana fall begär intyg är inte närmare reglerad och kan därmed variera från kassa till kassa. Kassornas behov av arbetsgivarintyget framgår av det syfte som beskrivs ovan. Inom denna ram bedömer IAF att det finns anledning att se över kassornas rutiner för att se om det finns ytterligare utrymme för administrativ förenkling utan att man äventyrar kassornas möjlighet till kontroll av gjorda utbetalningar. Anställningsintyg När en enskild söker inträde i en arbetslöshetskassa skall denne normalt lämna ett anställnings/arbetsintyg för att styrka att man i tillräcklig omfattning arbetat inom kassans verksamhetsområde. Kravet regleras i lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor: 34 Rätt att bli medlem i en arbetslöshetskassa har var och en som uppfyller villkoren i kassans stadgar om arbete inom kassans verksamhetsområde. Medlemskap får dock beviljas endast den som under en sammanhängande period av fem veckor under minst fyra veckor har förvärvsarbetat i genomsnitt minst 17 timmar per vecka och fortfarande arbetar i minst denna omfattning Arbetsgivarnas kostnader för att lämna sådana intyg bedöms som tidigare redovisats vara små i förhållande till 12

13 kostnaderna för att fylla i arbetsgivarintyget. Ett borttagande av kravet på ovanstående intygande bedömer IAF skulle ha stora konsekvenser för nuvarande sätt att organisera arbetet med arbetslöshetsförsäkringen. Frågan skulle emellertid kunna beaktas inom ramen för den pågående utredningen om obligatorisk arbetslöshetskassa. Samverkan mellan arbetsgivare och arbetsförmedling kring deltidsanställda Förordning (1997:835) om arbetslöshetsförsäkring anger krav på insatser för personer som vid sidan av deltidsarbete har arbetslöshetsersättning. Vissa av dessa krav förutsätter administrativa insatser och därmed kostnader för arbetsgivare. 6 Länsarbetsnämnden skall under den tid ersättning vid deltidsarbete lämnas, i samarbete med den sökande, arbetsgivare och fackliga organisationer, aktivt verka för att den sökande får en sammanlagd arbetstid som motsvarar hans eller hennes önskemål. Kan detta inte åstadkommas, skall den sökande om möjligt i stället erbjudas en lämplig arbetsmarknadspolitisk åtgärd. 7 För personer som regelbundet utför deltidsarbete under veckor då de i övrigt är arbetslösa skall en särskild prövning av rätten till ersättning göras var sjätte månad. Länsarbetsnämnden skall se till att det finns nödvändigt underlag för arbetslöshetskassans prövning I vilken utsträckning 6 medför administrativa kostnader för företagen beror naturligtvis bland annat på vilken omfattning och intensitet detta samarbete har. IAF saknar tillräckligt underlag för att kunna bedöma storleken på dessa kostnader. Från arbetsgivarnas sida torde deltagande i en samverkan av detta slag vara frivillig. Inte desto mindre finns anledning till en samlad utvärdering av effekterna av projekt med denna inriktning. 3. Samråd med näringslivet Med den stora mängden arbetsgivarintyg som utfärdas får i första hand arbetslöshetskassorna men i någon mån även IAF, Arbetslöshetskassornas samorganisation (SO) och AMS/Arbetsförmedlingen förfrågningar och synpunkter från arbetsgivare på arbetsgivarintygets innehåll och utformning. Sådana synpunkter har naturligtvis vägts in i arbetet med intyget. I arbetet med utformningen av 13

14 arbetsgivarintyget har även företagarrepresentanter medverkat om än inte i form av en fast referensgrupp. 4. Redovisning av delmål IAF har inte formulerat något delmål för detta område. 5. Redovisning av åtgärder 5.1 Genomförda åtgärder SO och IAF har under första halvåret 2007 reviderat arbetsgivarintyget liksom instruktion/ifyllnadsstöd. 5.2 Kommande åtgärder Arbetsgivarintyget IAF initierar i samverkan med SO en fortsatt översyn av arbetsgivarintygets utformning. IAF tar i detta sammanhang initiativ till att bilda en referensgrupp med representanter för olika kategorier av arbetsgivare. Syftet är - att säkerställa att intyget utifrån gällande uppgiftskrav blir så lätt att hantera som möjligt. - att identifiera uppgiftskrav som är särskilt komplicerade eller tidsödande för arbetsgivarna. - att se över rutinerna för med hur ofta arbetslöshetskassor begär arbetsgivarintyg i de fall där ersättningstagare har återkommande korta anställningar hos samma arbetsgivare. Anställnings-/arbetsintyget Frågan om kravet på anställnings/arbetsintyg i samband med inträde i arbetslöshetskassa bör belysas inom ramen för den s.k. obligatorieutredningen. Regelförändringar Vid förslag till kommande regelförändringar bör regeringen belysa konsekvenserna för företagens administrativa kostnader. Regler som berör arbetsvillkorets utformning och beräkning av den s.k. normalarbetstiden har i regel en direkt återverkan på omfattningen av de uppgifter som måste lämnas av arbetsgivare. Särskilda regler för deltidsarbetslösa Effekterna av det särskilda uppdraget enligt 6 Förordning (1997:835) om arbetslöshetsförsäkring bör bli föremål för en samlad utvärdering där även resursinsatser/kostnader för arbetsgivare blir belysta. 14