KOMMUNGEMENSAM ADMINISTRATION

Transkript

1 KOMMUNGEMENSAM ADMINISTRATION En jämförelse av kommungemensamma funktioner 211 Nätverket Femklövern Deltagande kommuner: Gnesta, Håbo, Knivsta, Nykvarn och Trosa

2

3 INNEHÅLL 1 Inledning Uppdrag Genomförande Sammanfattning Kommunövergripande information Politisk organisation Befolkning, ekonomi och statistik Resultatsammanställningar... 6 Ingående funktioner Gemensam administration samtliga funktioner Ekonomifunktionen :2 Personalfunktionen :3 Information :4 Inköp/upphandling :5 It :6 Växel/reception :7 Vaktmästeri, post :8 Nämndadministration/kansli :9 Övergripande planering, utveckling och strategi :1 Näringsliv Bilagor Organisationsskiss Gnesta Organisationsskiss Håbo Organisationsskiss Knivsta Organisationsskiss Nykvarn Organisationsskiss Trosa 2

4 1 Inledning Femklövern är ett nätverk som i cirka 1 år gjort jämförelser inom en rad olika verksamheter, de senaste fyra åren inom ramen för den nationella satsningen Jämförelseprojektet med projektledning från Sveriges kommuner och landsting (Skl). Denna studie genomförs helt och hållet utan denna medverkan från Skl. Syftet med denna studie är att generera kunskap om den egna verksamheten genom att spegla verksamheten mot andras. Syftet är också att generera kunskap som kan ligga till grund till förbättringar i olika funktioner. Det finns också en uttalad ambition att kontinuerliga jämförelser blir ett bestående inslag i kommunernas arbete med att förbättra sina verksamheter. För att lyckas med detta bygger projektets arbetsmetod på kommunernas egen kraft och uppfinningsrikedom. Detta projekt är en jämförelse av administrativa funktioner i kommunal förvaltning i Gnesta, Håbo, Knivsta, Nykvarn och Trosa. I detta projekt definieras kommunal administration som Stödfunktioner till kärnverksamheten (t.ex. personalfunktion, It, ekonomi) Funktioner som säkrar offentlighetsprincipen och tillgängligheten (t.ex. nämndsekreteriat, information) Övergripande planeringsfunktioner samt näringsliv 1.2 Uppdrag Kommuncheferna i femklöverkommunerna beslutar inför varje projekt vilken jämförelse som skall genomföras. På ett möte i december 21 fastställdes att en jämförande studie av den kommungemensamma administrationen skulle bli nästa uppdrag. Åren gjordes en jämförelse av den gemensamma administrationen i fem kommuner i Uppsala län (Håbo, Knivsta, Tierp, Älvkarleby och Östhammar). Femklöverprojektet har studerat resultatet av det arbetet och haft stor hjälp av rapporten som skrevs, bl.a. genom att studera definitioner och avgränsningar. En liknande studie var huvuduppdraget för vårt arbete. 1.3 Genomförande Projektet har genomförts av en arbetsgrupp där alla ingående kommuner har varit representerade. Gruppen har samlat in data från den egna organisationen och gjort egna sammanställningar. Gruppen har träffats ett antal gånger och gjort avstämningar och enats om definitioner. 3

5 2. Sammanfattning En mängd faktorer påverkar och ger förutsättningar för hur omfattande en kommunal organisation är. Befolkningsstruktur, befolkningsstorlek, mängden av verksamheter i egen och annan regi mm. är exempel på sådana faktorer. Inom vissa funktioner är antalet årsarbetare beräknade utifrån köpta tjänster, såsom IT, personal och posttransporter. Projektgruppen har lagt märke till: Femklöverkommunerna har olika förvaltningsorganisationer. I Knivsta och Nykvarn är allt samlat på samma ställe. Se organisationsskisser i bilaga. Håbo är den enda kommunen med egen gymnasieskola. (Några kommuner har eget IV-program) Trosa och Håbo har gemensam löneadministration och Gnesta samarbetar med Katrineholm. Nykvarns gemensamma administration är förhållandevis stor i jämförelse med de andra kommunerna. I Nykvarn hanteras färre lönespecifikationer per lönehandläggare jämförelse med de andra kommunerna. Knivsta har en hälsoutvecklare inom personal vilket är en medveten satsning. Trosa är den enda kommunen som inte har ett intranät. Håbo är den enda kommunen med egen upphandlingsavdelning. o Knivsta har hängavtal med Uppsala o Nykvarn köper tjänst från Södertälje motsvarande,5 tjänst. o Gnesta och Trosa samarbetar med Oxelösund och Nykvarn. Vid större upphandlingar köps konsulthjälp in vilket ara inträffar vissa år. I Knivsta är IT-driften outsourcad Sammanträdeskultur och möteslängder varierar mellan kommunerna, vilket påverkar såväl kostnader som nämndsadministration. Trosa har störst näringslivsverksamhet vilket är en medveten satsning. Projektgruppen ser inte så stora avvikelser mellan kommunerna som man kanske hade förväntat sig. 4

6 3. Kommunövergripande information 3.1 Politisk organisation Politiska nämndorganisationer 211 Kommunstyrelse Kommunstyrelse Kommunstyrelse Kommunstyrelse Kommunstyrelse Barn- och utbildningsnämnd Skolnämnd Utbildningsnämnd Utbildningsnämnd Humanistisk nämnd Bildningsnämnd Vård- och omsorgsnämnd Socialnämnd Socialnämnd Socialnämnd Vård- och omsorgsnämnd Teknik- och servicenämnd Kultur- och tekniknämnd Miljö- och tekniknämnd Kultur- och fritidsnämnd Fritid- och kulturnämnd Samhällsbyggnadsnämnd Miljö- och byggnämnd Tillståndsnämnd Bygg- och miljönämnd Bygg- och miljönämnd Miljönämnd Totalt 4 nämnder +Ks Totalt 5 nämnder +Ks Totalt 4 nämnder +Ks Totalt 3 nämnder +Ks Totalt 6 nämnder +Ks Kommentar: I Knivsta kommun är kommunstyrelsen även teknisk nämnd och i Nykvarns kommun hanterar Ks samhällsbyggnad, teknik samt kultur- och fritidsfrågor. Valnämnd och eventuella överförmyndarnämnder exkluderade i sammanställningen ovan 3.2 Befolkning, ekonomi och statistik Befolkning per Antal årsarbetare per Antal barn i förskola (okt 21) * Antal elever i grundskola (okt 21) * Antal elever i gymnasieskola (okt 21) * Antal hemtjänstagare (okt 21) Antal beviljade hemtjänsttimmar okt Antal lönespecar mars Antal lev. fakturor mars Antal leverantörsfakturor Antal It-användare (aktiva) ** Antal it-användare edu (aktiva) *** Antal sammanträden med sekretere *) barn och elever boende i kommunen **) unika användaare som loggat in i adm. nätet senaste tre månaderna ***) unika användare (lärare och elever) som loggat in i skolnätet under maj månad ** och ***) I Trosa har man inte kunnat mäta aktiva användare. Här redovisas antal användaridentiteter. 5

7 BEFOLKNINGSSTATISTIK Antal invånare 31 december 21 Andelar i procent Ålder Femklövern Riket -5 år 7, 8,1 1,2 9, 6,8 8,3 7, år 11,9 13,8 15,1 14,6 12,4 13,6 1, år 4,6 4,8 4,3 4,6 4,8 4,7 4, år 56,9 58,9 58,6 57,4 56,7 57,9 59, år 14,8 12, 9,1 12,4 15,1 12,4 13,2 8-w år 4,8 2,4 2,7 2,1 4,2 3,1 5,3 Antal invånare Årsredovisning 21 Belopp i tusen kr Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettokostnad Resultatsammanställningar Ingående funktioner Vilka funktioner som ingår i den gemensamma administrationen har noggrant diskuteras av projektets medlemmar. I detta projekt är det personalkostnaden för respektive funktion som jämförs. Då vissa funktioner utförs av extern personal är det kostnaden för detta som räknas med. För att kunna göra en jämförelse av volymer så har den externa kostnaden omräknats till tjänster med en enhetlig lönesättning. Alla kommuner har använt det lagstadgade personalomkostnadspålägget för att säkerställa jämförbarheten. Följande funktioner finns med i sammanställningen: Kommunledning, dvs. kommunchef Ekonomifunktion Personalfunktion Information Inköp/upphandling It Växel/reception Vaktmästeri inkl posthantering Nämndadministration/kansli o Kommunsekreterare o Kanslichef o Nämndsekreterare o Registrator o Arkivarie o Handläggare som är sekreterare i utskott Övergripande planering, utveckling och strategi o Översiktsplanering o Planering kollektivtrafik o Energirådgivare/strateg o Miljöstrateg o Folkhälso-, och drogsamordnare o Exploatering 6

8 o Verksamhetscontroller, strateger eller utvecklare Näringsliv Några av funktionerna redovisas mera ingående medan någon funktion endast ingår i totala kostnaden för den gemensamma administrationen. Den första sammanställningen avser jämförelser på totalen och sedan följer jämförelser för ekonomifunktion, personalfunktion etc. 4. Gemensam administration samtliga funktioner Antal anställda gemensam administration inkl. omvandlade köpta tjänster 6, 55,9 5, 45,1 4, 38,2 Antal årsarbetare 3, 29,4 32,1 2, 1,, Med undantag för Nykvarn följer personalvolymen inom den gemensamma administrationen befolkningssiffrorna för respektive kommun. Detsamma gäller kostnaderna enligt nedanstående diagram. 7

9 Kostnad gemensam administration samtliga funktioner Tusen kr Antal medborgare per anställd inom gemensam administration antal invånare Diagrammet visar att antalet invånare per personal inom den gemensamma administrationen är väldigt lika med undantag för den befolkningsmässigt minsta kommunen, Nykvarn. Nedanstående diagram, som egentligen säger samma sak, visar kostnaden för administrativ personal per invånare. 8

10 Kostnad kommungemensam administration, kr per invånare Kronor Ekonomifunktionen Antal ekonomipersonal (årsarbetare) ,75 8 7,5 antal 6 5,75 6,13 6, Håbo har flest antal årsarbetare (9,75) och fyra fler årsarbetare än Gnesta (5,75) som har lägst antal åa. 9

11 Antal invånare per ekonomipersonal antal 1 5 Diagrammet visar att antal invånare per ekonomipersonal följer befolkningssiffrorna med undantag för Nykvarn. Håbo och Trosa har lika andel högskoleutbildade inom ekonomifunktionen och Nykvarn har lägst andel. 1

12 Personalkostnad för ekonomifunktionen Kronor Gnesta, Nykvarn och Trosa ligger ganska nära varandra kostnadsmässigt medan Håbo sticker ut. Det skiljer ca 1,9 mkr mellan Gnesta och Håbo. Personalkostnad för ekonomifunktionen per invånare kr/inv Knivsta har lägst kostnad för ekonomifunktionen per invånare, vilket även diagrammet nedan visar. 11

13 Ekonomifunktionens andel av kommunens nettokostnad 1,2 1,,96,8,79,77,69 procent,6,63,4,2, Nykvarn har högst andel av kommunens nettokostnad för ekonomifunktionen. 25 Kostnaden för ekonomipersonal delat med volymen för leverantörsfakturor Kronor 1 5 Samtliga fem kommuner hanterar sina leverantörsfakturor på ett likartat sätt, dvs. en blandning av skanning och e-fakturor. Diagrammet visar också att kostnaden för ekonomipersonal delat med volymen för leverantörsfakturor är ganska lika för kommunerna. 12

14 4:2 Personalfunktionen Antal anställda årsarbetare inom personalfunktionen 9, 8, 7,75 7, 6,88 6, 5,75 antal 5, 4, 4,8 5 3, 2, 1,, Gnesta, Håbo och Trosa samverkar med andra kommuner när det gäller löneadministration. Antal invånare per anställd inom personalfunktionen Antla inv

15 Gnesta och Trosa har högst andel högskoleutbildade i personalfunktionen, Håbo lägst andel. Antalet årsarbetare per personal inom personalfunktionen antal Gnesta och Håbo har flest antal årsarbetare per personal inom personalfunktionen. Personalkostnad för personalfunktionen Kronor Håbos personalkostnad är högst trots lägst andel med högskoleutbildning. 14

16 Personalkostnad för personalfunktionen per invånare Kr/inv Nykvarn har högst personalkostnad per invånare. Diagrammet nedan som visar personalfunktionens andel av kommunens nettokostnad visar samma sak. Personalfunktionens andel av kommunens nettokostnad 1,,9,92,8,7 procent,6,5,5,49,54,6,4,3,2,1, 15

17 Kostnad för löneassistenter per lönespecifikation Kronor Gnesta och Håbo har lägst kostnad för löneassistenter per lönespecifikation. Noterbart är att de kommuner som samverkar inom löneadministrationen har låga kostnader. Antal lönespecifikationer per löneassistent Kronor Knivsta och Nykvarn hanterar färre lönespecifikationer än de övriga och Gnesta flest. 16

18 4:3 Information Trosa kommun har ej något intranät. Webbredaktörer i olika verksamheter ingår ej. Knivsta har flest antal anställda och det syns även när det gäller kostnaden för information och Web i diagrammet nedan.

19 antal Kostnad per invånare för information och webb bekräftar att Knivsta ligger högt. 4:4 Inköp/upphandling Antal "anställda" inköp/upphandling 3 3 2,5 2 1,5 1,5,25,28,5,4 Kommentar: Endast Håbo kommun har upphandlingsenhet. Övriga kommuner köper konsultstöd vid behov.

20 4:5 It Knivstas IT-tjänst är outsourcad och omräknad till antal årsarbetare. Knivstas kostnader för IT-verksamhet är högre än den befolkningsmässigt största kommunen Håbo, vilket också diagrammet nedan illustrerar.

21 antal 4:6 Växel/reception Antal anställda årsarbetare växel/reception 3,5 3 3, 2,5 2,53 2,2 2,55 2 1,5 1,35 1,5

22 kronor/inv. antal I Håbo ingår även konferensservice och caféverksamhet i växel/reception. Gnesta har lägst bemanning och skiljer inte heller på funktionerna växel och reception. Antal invånare per personal växel/reception Här blir diagrammets staplar omvända, lägre kostnader innebär att personalen servar fler invånare. Kostnad för växel/reception per invånare Med undantag för Nykvarn följer kostnaderna per invånare för växel och reception befolkningssiffrorna för respektive kommun.

23 Kr/inv 4:7 Vaktmästeri, post Trosa saknar vaktmästare. Kostnad kr/invånare för vaktmästeri och posttransporter

24 4:8 Nämndadministration/kansli Trosa har få årsarbetare för nämndsadministration/kansli i förhållande till invånarantalet och servar därmed fler invånare per nämndsadministratör/kanslipersonal, vilket diagrammet nedan visar.

25 Procent Andel högskoleutbildade inom nämndadministration/kansli Andelen högskoleutbildade inom nämndsadministration/kansli är högst i Knivsta och Trosa. Gnesta, Knivsta och Trosa har ganska lika kostnader för nämndsadministrationen/kansli, Trosa har dock färre årsarbetare men en högre andel högskoleutbildade.

26 Diagrammet visar att kostnaden per invånare inom nämndsadministration/kansli är väldigt lika med undantag för den befolkningsmässigt minsta kommunen, Nykvarn.

27 4:9 Övergripande planering, utveckling och strategi Håbo har satsat inom området övergripande planering, utveckling och strategi, vilket visar sig i jämförelserna med de övriga. Diagrammet visar att antal invånare per personal är lägst i Håbo och Nykvarn.

28 De satsningar som Håbo och Nykvarn gjort visar sig också i kostnadsjämförelsen med de övriga kommunerna. Nykvarn som är den befolkningsmässigt minsta kommunen har högst kostnader per invånare för övergripande planering, utveckling och strategi, men också ett högt tryck på exploateringar.

29 4:1 Näringsliv Antal anställda årsarbetare näringslivsarbete 1,6 1,5 1,4 1,2 1 antal,8,75,6,5,4,4,2 Håbo har bolagiserat näringslivsverksamheten och ingår inte i jämförelsen. Trosa har gjort en satsning på näringslivsarbetet. Kostnad för näringslivsarbete kronor Trosa har högst antal årsarbetare och också högst kostnader för näringslivsarbetet, vilket också diagrammet kostnad per invånare nedan visar. 28

30 Kostnad per invånare för kommunens näringslivsarbete kr/inv

31 Överförmyndare Revision Kommunfullmäktige Valnämnd Gnesta kommunkoncern AB Planeringsutskott Kommunstyrelsen Personalutskott Kommunledningskontor Miljö- och byggnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Kultur- och tekniknämnd Socialutskott Barn- och utbildningsförvaltning Samhällsbyggnadsförvaltning Socialförvaltning Kultur- och teknikförvaltning 3

32 Politiker Tjänstemän Samverkansorgan Helägda kommunala bolag Internationell kommitté Styrgrupp för ungdomsarbete /Brottsförebyggande rådet Pensionärsråd Handikappsråd Kommunstyrelsen Ordf: Agneta Hägglund (S) Kommunstyrelsens förvaltning kom.dir: Per Kjellander Kommunfullmäktige Ordf: Owe Fröjd (Båp) Revisorer Ordf: Lars Sundling (M) Valberedning Ordf: Lars-Göran Bromander (S) Demokratiberedning Ordf: Sven Svanström (Båp) Valnämnd Ordf: Solveig Kalliomäki (S) Håbohus AB Ordf: Fredrik Anderstedt (S) Håbo Marknads AB Ordf: Lars-Göran Bromander (S) Kommunalförbundet Räddningstjänsten Enköping-Håbo v Ordf: Agneta Hägglund (S) Bildningsnämnd Ordf: Werner Schubert (S) Skolnämnd Ordf: Pyry Niemi (S) Miljö och tekniknämnd Ordf: Christian Ghaemi (MP) Tillståndsnämnd Ordf: Sjunne Green (Båp) Socialnämnd Ordf: Eva Staake (S) Överförmyndarnämnd Ordf: Marie Nordberg (MP) Bildningsförvaltning Förv.chef: Håkan Bertilsson Skolförvaltning Förv.chef: Kerstin Cabrales-AIin Miljö och teknikförvaltning tf.förv.chef: Anders Almroth Socialförvaltning Förv.chef: Thomas Brandell 31

33 Politisk organisation Bygg- och miljönämnd (BMN) tillika trafiknämnd KF-beredningar för tillfälliga, avgränsade ändamål Revisorer Kommunfullmäktige (KF) Fritid- och kulturnämnd (FKN) tillika demokratinämnd Valberedning Kommunstyrelse (KS) Krisledningsnämnd (KN) Knivstabostäder AB Kommunfastigheter i Knivsta AB Personalutskott (KSPU) Arbetsutskott (KSAU) tillika planutskott (KSPlU Socialnämnd (SN) tillika arbetsmarknadsnämnd Utbildningsnämnd (UN) Alsike Fastighets AB Tekniskt utskott (KSTU) Valnämnd (VN) Överförmyndarnämnd (ÖFN) - gemensam med andra kommuner i Uppsala län

34 Förvaltningsledning: Kommunchef Administrativ chef Utbildningschef Socialchef Teknisk chef Stadsarkitekt VD kommunala bolag Kommunkontoret/ kommungemensam administration Vård & Omsorg Individ- och familjeomsorg Omsorg om äldre och funktionshindrade Köp av andra aktörer: Bl a Uppsala kommun Tekniska verksamheter Gata, park, räddningstjänst, avfall, mark- och exploatering, trafikövervakning, bostadsanpassning etc Köp av andra aktörer: Roslagsvatten, andra kommuner bl a Uppsala och Sigtuna Kommunala bolag Kommunfastigheter i Knivsta Alsikebolaget Knivstabostäder (Knivstavatten) 33 Barn, utbildning, kultur & fritid Förskolor och skolor Sim- och sporthall Bibliotek Ungdomsverksamhet Kulturskola Köp av andra aktörer: Bl a Uppsala kommun Bygg & Miljö Stadsplanering Miljö Köp av andra aktörer: Uppsala kommun

35 KOMMUNFÖRVALTNINGEN Kommunchef: Sune Eriksson Näringsliv Uppdrag/Planering Chef: Bengt Persson Kansli Mark och exploatering Övergripande planering VA Risk och säkerhetsfrågor Teknisk verksamhet Fastigheter Lokalvård Ekonomi Chef: Anders Sloma Ekonomi Kundcenter Chef: Markku Petäjäniemi Information/turism Samhällsvägledning Kultur Fritid Bibliotek IT Personal Chef: Stefan Jacobsen Personal Löner Utbildning Chef: Anders Mebius Förskola och familjedaghem Grundskola Särskola Gymnasieskola Vuxenutbildning Vikarieförmedling Kulturskola Miljö och samhällsbyggnad Chef: Vakant Planer Bygglov Miljö- och hälsoskydd Trafik Vård och Omsorg Chef: Ingela Evegård Äldreomsorg Verksamhet för personer med funktionshinder Arbetsmarknadsfrågor Fritidsgård Socialtjänst Flyktingmottagning Gammeltorps förskola, Tallbackens förskola, Familjedaghem Förskolechef: Gunbritt Moritz Lillhaga förskola, Winklerska förskolan Förskolechef: Monika Wincent Sandtorps förskola, Skogsbackens förskola, Förskolechef: Maria Letzén Taxinge förskola, Hökmossens förskola Förskolechef: Erica Thor Bergkvist Björkestaskolan, Turingeskolan Rektor: Kristiina Riskula Bitr rektor Björkestaskolan: Kristina Segernäs Bitr rektor Turingeskolan: Dennis Jarl Äldreomsorg (inkl Lugnet och hemtjänsten) Enhetschef: Berit Ahlberg-Åhammar Verksamhet för personer med funktionshinder (inkl gruppboenden och personliga assistenter) Enhetschef: Birgitta Hauru-Jonsson Socialtjänst (inkl flyktingmottagning) Enhetschef: Stefan Frölund Lillhagaskolan, Kulturskolan Rektor: Lars Lundberg Bitr rektor Lillhagaskolan: Karin Maschmann Särskolan, SU-grupper, Resursteamet Rektor: Laila Starring

36 Trosa kommuns nämnder och kontor Organisation 211 Valnämnd Kommunfullmäktige Revision Överförmyndare Kommunstyrelsen Kommunkontor Kommunekolog Humanistisk nämnd Skolkontor Socialkontor Vård- & omsorgsnämnd Vård- & omsorgskontor Samhällsbyggnadsnämnd Samhällsbyggnadskontor Kultur- & fritidsnämnden Teknik- & servicenämnd Kultur-, fritids-, teknik- & servicekontor Miljönämnden Miljökontor 35

37 Personalorganisation 211 Kommunkontor (Johan Sandlund) Kommunledning Ekonomi Personal Information Näringsliv Kansli Service IT Ekologi Skolkontor (Mats Larsson) Förskola Grundskola Gymnasium Särskola Ind program Vuxenutbildning Socialkontor (Georg Hammertjärn) Ekonomiskt Bistånd Barn och familj Flykt/integration Alkohol och droger 36 Kultur, fritid, teknik och servicekontor (Classe Boström) Tekniska Kulturskola Fritidsgårdar Bibliotek Kost och städ Vård och omsorgskontor (Jeanette Sander) Äldreomsorg Hemtjänst LSS, AME Socialpsykiatrin Hemsjukvård Ledningsgrupp Kommunchef Skolchef Vård- och omsorgschef Socialchef Samhällsbyggnadschef Kultur, fritid, teknik och servicechef Ekonomichef Personalchef SBK (Mats Gustafsson) Plan Bygg Miljö Räddningstjänst