UTHYRNINGSPOLICY. Inledning. Grundläggande värderingar

Transkript

1 UTHYRNINGSPOLICY Inledning KBAB behöver en tydlig policy som stämmer med vår värdegrund i arbetet med att finna hyresgäster. Detta behov har förstärkts i takt med ökad efterfrågan och få lediga lägenheter. Samtidigt är en tydlig policy en förutsättning för vårt internetbaserade uthyrningsverktyg. Grundläggande värderingar Vi vill ge förutsättningar för en relation mellan kund och KBAB, som gör båda parter nöjda. För en hållbar relation krävs att såväl kunden som KBAB får nödvändiga behov tillgodosedda. Lyckas vi med relationsskapandet kommer våra bostadsområden att bli än mer attraktiva att bo i. Vi vill även medverka till ett långsiktigt kommunalt ansvar som ger en bättre stad att leva i. Det är till exempel viktigt att vi tar bostadssocialt ansvar och att vi motverkar segregation i boendet. Rätt kund kan alltså vara en person med sociala problem som vi ger förutsättningar att komma tillbaka i samhället. Lyckas vi i vårt samspel med kunden blir både kunden, KBAB och Karlstad vinnare. Alla som vill bo hos KBAB ska söka sin lägenhet genom vårt marknadssystem och värderas genom beskriven Uthyrningsprocess. Undantag kan göras genom de förturer som finns beskrivna nedan. Kundvärde Kundvärdet väger alltid tyngst. För att en kund ska vilja bo kvar i en lägenhet måste valet kännas rätt för kunden. Kundvärdet får vi fram genom att värdera överensstämmelsen mellan kundens önskemål och motiv och aktuell lägenhets kvaliteter. Kundvalet ska inte ifrågasättas. KBAB-kunder KBAB-kunder som bott länge hos oss i samma lägenhet utan störningar och betalningsanmärkningar har en viss fördel i vår uthyrningsprocess. Kundvärde tillsammans med profilöverenstämmelse prioriteras dock högre. Se vidare vår Uthyrningsprocess. Grundkrav 1. Du måste vara över 18 år. 2. Du ska ha ok referenser från tidigare hyresvärd. 3. Bor du hos oss kontrolleras att boendet fungerat på ett tillfredställande sätt. 4. Är man två personer som ska bo tillsammans måste båda skriva på hyresavtalet. Referenser tas då på båda enligt ovan. 5. Du ska ha en ekonomi så att du kan betala din hyra.

2 Före avtalsskrivning sker en kreditkontroll där vi gör en bedömning av din betalningsförmåga. 7. Du ska inte ha några betalningsanmärkningar. Undantag från ekonomiska krav kan förekomma och beskrivs då i vår kreditpolicy. Förturer Lägenheter som tilldelas förturskunder publiceras inte i vårt marknadssystem. Förturskunder kan inte ställa krav på geografiskt läge, enbart på storlek och hyresnivå. Max två erbjudanden lämnas till kunder som söker medicinsk och arbetsmarknadsförtur, övriga får max ett erbjudande. Medicinsk förtur KBAB-kund Medicinska skäl som omöjliggör kvarboende i sin nuvarande lägenhet, t ex varaktigt rörelsehinder och beroende av rullstol. Medicinsk förtur extern kund Handikappanpassade lägenheter ska erbjudas kunder med motsvarande behov oavsett om kunden bor hos KBAB eller inte. Det är viktigare att rätt kund får lägenheten än att hyra ut den så snart som möjligt. Arbetsmarknadsförtur Vid nyanställning i Karlstadregionen då man bor på ett pendlingsavstånd som är minst 8 mil bilväg eller mer än 1,5 timme pendlingstid enkel resa. Ansökan om förtur ska göras innan man flyttar eller inom en månad efter anställning. Synnerliga skäl T.ex. vid brand eller vattenskada som omöjliggör kvarboende (i mån av tillgång även för externt sökande). Vid dödsfall av sammanboende som gör att lägenheten blir för stor/dyr. Ett års tidsfrist gäller från dödsfallet, internt sökande. Vid föräldrars separation om så önskas möjliggöra att föräldrarna kan bo kvar inom området för att barn ska slippa att byta skola, internt sökande. Kommunala förturer Vi underlättar för olika kommunala förvaltningar att hitta bostäder till sina kunder/ klienter. Avtal upprättas där ömsesidiga spelregler framgår. Exempel på avtal är Bostadssociala avtalet och Boende för kommunplacerade flyktingar. Uppsägningstider Tre månaders uppsägning gäller alltid utom vid: Dödsfall, en månad. KBAB-kunder som flyttar till kommunalt äldreboende eller till KBABs +65- boende, en månad.

3 Marknadssystemet Vi vill att vårt marknadssystem ska vara flexibelt och dynamiskt, ett marknadssystem som tar hänsyn till fler aspekter än antalet i kö. För att uppnå det har vi infört en regel som innebär att våra kunder enbart kan samla poäng under tre år. Efter tre år försvinner det första årets sparade poäng och man gör ett hopp ner i poänglistan till tvåårs nivå. När man ett år senare uppnått treårsgränsen igen sker samma hopp. Detta förväntas ge reflexioner om att kanske välja områden med större omflyttning. Tre år bedöms som maximal rimlig framförhållning.

4 Process Intressefasen/registreringsfasen normal och fyndlägenhet Skapa personlig sida Mina ärenden Poängräkning Vid träff mot boendeprofil; - lägenheten listas under lediga objekt. - mail skickas ut som tips Intressefasen Ny kund Registrera grunduppgifter Verifiera lösenord Skapa boendeprofil, 2 st. Ange önskemål Boendeprofilpoäng: Preciseringsgrad av sitt boendeönskemål ger följande poäng: Alla lägenheter => 5p/dag Områden (väster, öster, centralt) => 10p/dag Stadsdelar=> 15p/dag Husgrupper (karakteristiska hus och bostadsområden)=> 20p/dag Boendeprofilpoäng + Boendepoäng = Total poäng Maxpoäng 3:e året=21900+boendepoäng Boendepoäng (KBAB-kunder): Eftersom vi premierar kvarboende läggs följande poängsatser till: 1-5 år i samma lgh ger 1 poäng/vecka => 260 p 5-10 år i samma lgh ger 1 poäng/dag =>1825p (+260) > 10 år i samma lgh ger 1 poäng/vecka. Ex; En hyresgäst som bott 40 år i samma lägenhet får 260p =1560poäng Normallägenhet: Om man anmäler intresse listas lägenheten under intresseanmälningar. Marknadssystemet väljer sedan ut vilka som får ett erbjudande (minst 40 % externa) De kunder som tackat ja går vidare till Utvärderingsfasen. Fyndlägenhet: ( fyndlägenheter ligger ute på marknadssystemet max 2 dygn eller tills de är fulltecknade.) Intresseanmälan är lika med ett erbjudande. Max 30 st. går vidare till utvärderingsfasen Utvärderings fasen Maxpoäng för 3 år: 20x365x3 = poäng, under förutsättning att lägenheten ligger i vald husgrupp. Efter 3 år försvinner det första årets sparade poäng och man hoppar ner till 2-årsnivån Övriga: 1 poäng/månad den tid man bott i annan lgh än nuvarande, men i sammanhängande följd hos KBAB

5 Process Utvärderingsfasen normal lägenhet Utvärderings fasen Vid Nej eller bristfälliga referenser erbjuds nästa kund i rangordningen Personer utvärderas Steg 1- Allmän info Steg 2:1 Kundvärde 90% viktning Steg 2:2- KBAB värde (10% viktning) Utvärdering och rangordning klar Steg 3- Kundkontakt Steg 4- Kontrakt Ta del av allmän info om kunden - Bor på området? - KBAB-kund? - Finns noteringar om kund? - Medsökande? Exempel på särskilda skäl -Separation med barn inblandade -Medicinska skäl (de som av olika skäl missat att söka särskilt för med.skäl) Ex; kan ej gå i trappor -Trångboddhet - fått fler barn i familjen -För stor lägenhet - Ekonomi - Barn(en) flyttat -Make/Sambo avlidit(intern) Kundmotiv 40% viktning 50p bor inte i omr. / ej särskilda skäl 60 p bor i omr. / ej särskilda skäl 80 p bor inte i omr. / har särskilda skäl. 100p bor i omr./ har särskilda skäl. Profilöverenstämmelse 60% viktning - Räknas ut automatisk av systemet. 60p övriga 70 p Rätt stadsdel i 0-92 eller alla områden över p Rätt husgrupp i 0-92 eller stadsdel p Rätt husgrupp i eller stadsdel över p Rätt husgrupp över 365 Modellen premierar den som under lång tid varit trogen sitt val av vart man vill bo. Boende tid utan anm. 50p => 5-10 år 80p => år 100p => 26 år-> Räknas ut automatiskt av systemet - Bobutiken ringer upp intressenten och erbjuder lgh. Om kunden fortfarande är intresserad frågar vi om: - det är något KBAB bör känna till? Störningar/bet anmärkningar mm - inkomster, anställningsbevis, antagningsbesked - säkrar uppgifter om ev. särskilda skäl - referenser från tidigare hyresvärdar tas. (med kundens tillåtelse) Om allt är OK kryssas Erbjuds kontrakt i och kunden meddelas om detta. Uppgifter skrivs in i Husar och kunden skriver på kontraktet

6 Process Utvärderingsfasen Fynd lägenhet Utvärderings fasen Personer utvärderas Steg 1- Allmän info Steg 2:1 Kundvärde 90% viktning Steg 2:2- KBAB värde (10% viktning) Utvärdering och rangordning klar Steg 3:1- Kundkontakt Steg 3:2- Kundkontakt Steg 4- Kontrakt Ta del av allmän info om kunden - Bor på området? - KBAB-kund? - Finns noteringar om kund? - Medsökande? Exempel på särskilda skäl -Separation -Medicinska skäl - Kan ej gå i trappor -Trångboddhet -För stor lägenhet - Ekonomi Kundmotiv 67% viktning 50p bor inte i omr. / ej särskilda skäl 70 p bor i omr. / ej särskilda skäl 80 p bor inte i omr. / har särskilda skäl. 100p bor i omr./ har särskilda skäl. Profilöverenstämmelse 33% viktning - Räknas ut automatisk av systemet. 60 p övriga 70 p Rätt stadsdel i 0-92 eller alla områden över p Rätt husgrupp i 0-92 eller stadsdel p Rätt husgrupp i eller stadsdel över p Rätt husgrupp över 365 Boende tid utan anm. 50p => 5-10 år 80p => år 100p => 26 år-> Räknas ut automatiskt av systemet - Bobutiken ringer upp intressent och erbjuder lgh. Om kunden fortfarande är intresserad ber vi kunden att titta titta på på lägenheten för och att återkomma kunna ge ett med definitivt besked Om kunden fortfarande är intresserad efter synen av lgh kompletterar vi med följande frågor: - är det något KBAB bör känna till? Störningar/bet anmärkningar mm - inkomster, anställningsbevis, antagningsbesked - säkrar uppgifter om ev. särskilda skäl - referenser från tidigare hyresvärdar tas. (med kundens tillåtelse) Om allt är OK kryssas Erbjuds kontrakt i och kunden meddelas. Uppgifter skrivs in i Husar och kunden skriver på kontraktet -Barn(en) flyttat -Bostadslös -Arbetsmarknadsförtur -Bo närmare anhörig som behöver vård -Måste flytta beroende av hotbild -Pendelavstånd (4-8 mil från Karlstad) -Make/Sambo avlidit (Intern+extern) - Elever som inte kan söka lgh genom STUB