Regler och rutiner Dokumentnummer Utgåva Ersätter utgåva Utgiven Gäller from ISida (av) (15)

Transkript

1 Dokum enttitel. j -n""! (N,":,/It?j, (15) xlii Delegations- och arbetsordning för landstingsfastigheter 1. Bakgrund och ytterst fullmäktige har det politiska ansvaret för verksamheten och beslutar om verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Nämndens uppgifter och ansvarsområden har fastställts av fullmäktige i "Arbetsordning för landstingsfullmäktige samt Reglementen för nämnder". Tjänstemännen ska leda arbetet så att resurserna används på bästa sätt för att uppnå målen. Målsättningen med följande "spelregler" är att åstadkomma en snabb och enkel beslutsgång och därmed möjliggöra "rätt beslut i rätt tid". Ansvar och beslutsbefogenheter ska följas åt. Inom fastiqhetstörvaltninqen är verksamheten organiserad i olika ansvarsområden. Den ansvarige för ett område är odelat ansvarig för områdets verksamhet och budget inför chef. 1.1 Generell princip Den generella principen för ansvars- och befogenhetsfördelning är att varje chef eller ansvarig fattar beslut för sin verksamhet utifrån budgeterade/tilldelade resurser. Rätten innebär ett ansvar för: ED att beslut ryms inom "tilldelad" ekonomisk ram/budget att kvalitativa och kvantitativa mål, lönsamhetskriterier, riktlinjer, principer, spelregler och praxis följs på ett lojalt sätt " att lagar, avtal och anvisningar följs. Behörighets- och befogenhetsfördelningen ger stor frihet för var och en att själv avgöra hur problem ska lösas. Å andra sidan förutsätter den ett lojalt och osvikligt handlande i överensstämmelse med mål och policy. 2. Allmänt om delegation och ren verkställighet 2.1 Delegering Enligt fastlagda principer för landstingets tjänstemannaorganisation ska politikerna styra verksamheten genom beslut om inriktning och resursramar medan tjänstemännen leder verksamheten så att de politiska visionerna och besluten förverkligas. FastighetsföNaltningen tillämpar därför en långtgående delegation till tjänstemännen och som regel delegeras därför till törvalmtnqscheten alla ärenden som inte avser: ID verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet ID framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttrande med anledning av att ett beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats,

2 Dokumenttitel ; (15) Upprättad av Sign Fastställd av Sign.. Sekretessklass ElI ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller av annan större vikt, vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Genom delegering flyttas beslutanderätten över från fastighetsnämnden till delegaten, som helt träder in i nämndens ställe. Juridiskt sett är besluten tagna av fastighetsnämnden och kan på sedvanligt vis överklagas. Hur delegering får ske inom nämnds verksamhetsområde regleras i kommunallagen kap 6. Alla beslut som tagits på delegation ska anmälas. Nämnden bestämmer i vilken ordning detta ska ske. Nämnden kan också uppdra åt ordföranden eller annan ledamot att fatta beslut i ärende som fordrar så skyndsam handläggning att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas till nämndens nästa sammanträde. Delegat får inte överlåta åt någon annan att fatta beslut i sitt ställe. I enstaka fall kan emellertid ett beslut behöva hänskjutas till högre nivå. Det gäller sådana ärenden som inte är delegeringsbara enligt bestämmelserna i kommunallagen. Ett ärende kan vid närmare granskning visa sig vara av principiell beskaffenhet eller av annan större vikt. Delegaten ska då, efter samråd med förvaltningschefen, anmäla ärendet till nämnden. En mängd åtgärder som vidtas inom förvaltningen anses inte som beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för ett beslut är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa övervägningar och bedömningar. Det som inte betraktas som beslut i detta sammanhang är rent förberedande eller rent verkställande åtgärder. Rätten för de anställda att vidta sådana åtgärder grundas inte på delegation utan på arbetsfördelningen mellan de förtroendevalda och de anställda som måste finnas för att verksamheten ska fungera. Ett klassiskt exempel på rent verkställande åtgärd är avgiftsdebitering enligt fastställd taxa. Det får alltså inte finnas något utrymme för självständiga bedömningar. I förarbetena till nu gällande kommunallag konstateras att förändringen av den kommunala verksamheten genom decentralisering och ökad målstyrning kan leda till att gränsen förskjuts. Mycket talar därför för att ett beslut kan hänföras till ren verkställighet även om det innefattar ett visst mått av självständigt ställningstagande och inte bara ett mekaniskt verkställande av beslut. 3. Behörighet och befogenhet följer betattnlnq/anställnlnq 3.1 Delegationsbeslut Denna delegation har i allt väsentligt anpassats till "attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Dalarna", redovisningslag för kommuner och landsting samt gällande spelregler i övrigt. Av detta följer bland annat att förvaltningschef är utanordnare men kan delegera uppdraget till annan person samt övriga bankräkningar, utkvittera värdeförsändelser, vanlig post och vanliga brevförskott.

3 Dokum enttitel (15) Beloppsgränser upptagna i delegationsförteckningen är angivna som basbelopp (bb) om inget annat noterats. Delegationsbeslut ska anmälas antingen genom protokoll/separat beslutshandling (ärende P) eller sammanställas i enförteckninq (ärende F) till fastighetsnämndens nästkommande sammanträde. Dessa ärenden är märkta med P respektive F i kolumnen för anmälningsrutin. Beslutsfattaren ansvarar för att anmälan sker. Delegationsärenden med rätt att vidaredelegera i ett led har markerats med V. 3.2 Tjänsteåtgärderlverkställighetsbeslut (ej deleqatlonsbeslut) Vid verkställande i den löpande driftverksamheten uppkommer ständigt frågor där omedelbara ställningstaganden eller beslut fordras. Dessa fattas av tjänstemän och de ekonomiska konsekvenserna redovisas fortlöpande till fastighetsnämnden i ordinarie anmälningsrutiner. I fråga om byggnadsentreprenader/projekteringsuppdrag förutsätter de allmänna kontraktsbestämmelserna som vanligen tillämpas, att beställaren och entreprenör utser ombud som äger rätt att träffa ekonomiska och andra uppgörelser rörande entreprenaden med för parterna bindande verkan. De ekonomiska uppgörelserna ska ligga inom budgetram för respektive beslutat projekt. en innehåller: beslutad av fastighetsnämnden o Landstingsstyrelsens delegation till förvaltningschefen ens arbetsfördelning inom förvaltningen (verkställighet)

4 Dokum enttitel Dokumentnummer Utgåva Ersätter utgåva Utgiven Gäller from lsida (av) (15) 1. BRADSKANDE AREN DEN I FASTIGHETSNAMNDEN Arende Deleg~ras till Vid förfall för dele- Ansvarig för att qat, delegeras till anmälan görs till nämnden Beslut på nämndens vägnar Nämndens ordfö- 1:e vice ordförande Nämndens sekrei ärenden som är så bråds- rande terare kande, att nämndens avqörande inte kan avvaktas och beslutanderätten inte delegerats till annan 2, DELEGERING FRAN FASTIGHETSNAMNDEN Arende Delegeras till Vidaredelegeras till Anmälningsrutin Godkänna förslagshandling- <= 1000 bb P ar för förtecknade bygginvesteringar enligt av fullmäktige Byggprocessen godkänd investeringsplan för fastigheter (projektkalkyl) Igångsättning av förtecknade P bygginvesteringar enligt av fullmäktige godkänd invester- Byggprocessen ingsplan för fastigheter Inhyrning av externa lokaler <= 10 mkr <= 2 mkr F (årshyra - avtalstid) <= 10 år <= 3 år Chef förvaltningsstöd/analys stöd Ingående av nyttjanderätts- F avtal, arrenden (upplåtelse av mark och byggnader) och som belastar Fastighetsförvaltningen I fastighetsfrågor företräda F landstinget, föra dess talan och bevaka dess rätt vid domstol samt vid lantmäteri-

5 Dokumenttitel (15) Upprättad av Sign Fastställd av Sign Sekretess klass förrättningar och i hyresnämnden, alt utfärda rättegångsfullmakt Reglering av ersättningskrav högre än 10 tkr riktade mot landstinget, dock högst belopp motsvarande självrisken i landstingets ansvarsförsäkring (fn ett basbelopp) F 3. DELEGERING FRAN LANDSTINGSSTYRELSEN TILL FORVALTNINGS CHEF ( 114/09) Arende Företrädarskap ( ) Deleaeras till Vidaredelegeras till Anmälningsrutin Beslut vad gäller utlämnande av allmän handling som skall hänskjutas till myndigheten enligt sekretesslagen 15 kap 6 2 st, 2-3 meningen. Vid vägran att utlämna handling skall sökanden underrättas om att han/hon kan hänskjuta frågan till myndigheten för beslut. Sådant beslut av myndigheten krävs för att frågan skall kunna överklagas till kammarrätten. Personal ( ) Beslut om förbud mot bisyssla i enlighet med LOA, AB och internt fastställda regler, får ej vidaredelegeras. Besluta om och teckna kollektivavtal om lokala avvikelser från ATL enligt AB

6 Dokumenttitel (15) kap 4 13 mom 7 b, c, f och g. Organisation ( ) Beslut om mindre föråndringar av verksamhetens omfattning som inte påverkar mål och kvalitet i vården. Med mindre förändring avses t ex stängning aven distriktssköterskemottagning eller sommarstängningar, neddragning av verksamheter beroende av rekryteringssvårigheter eller medicinska säkerhetsskäl. Arbetsmiljö ( ) Landstingsstyrelsen delegerar samordningsansvaret för arbetsmiljön i fastigheter med flera verksamhetsansvariga till den förvaltningschef som har flest anställda i fastigheten. Vid gränsdragningsfrågor mellan olika ansvarsområden eller driftenheter se vad som framgår nedan under punkt Skriftlig ansvarsfördelning skall finnas framtagen på uppdrag av Landstingsdirektör. Verksamhetsansvaret omfattar även ett ansvar för miljöarbetet inom förvaltningen och den påverkan på miljön som verksamhetens aktiviteter medför.

7 Dokumenttitel (15) x/t t Samordningsansvar i fastighet (4.3) Landstingsstyrelsen delegerar samordningsansvaret för arbetsmiljön i fastigheter med flera verksamhetsansvariga till den förvaltningschef som har flest anställda i fastigheten. Skriftlig ansvarsfördelning skall finnas framtagen på uppdrag av landstingsdirektör. Verksamhetsansvaret omfattar även ett ansvar för miljöarbetet inom verksamheten och den påverkan på miljön som verksamhetens aktiviteter medför. Vid gränsdragningsfrågor mellan olika ansvarsområden eller driftenheter skall vad som framgår ovan under 4.14 tillämpas. Elsäkerhetsansvarig (4.11) Landstingsstyrelsen utser Elsäkerhetsansvarig. Genom delegering från landstingsstyrelsen utan rätt till vidaredelegering ger landstingsstyrelsen rätt till elsäkerhetsansvarig att fatta beslut för fullgörande av fl Samordningsansvar för elsäkerhetsarbete. 4. FORVAlTNINGSCHEFENS VERKSTAlllGHET OCH ARBETSFORDEl-

8 Dokum enttitel Dokumentnummer Utgåva Ersätter utgåva Utgiven Gäller from lsida (av) (15) xlii NING INOM FORVALTNINGEN BYGGHERREFRAGOR Arende Ansvatig Fördelas till Anmälningsrutin Byggherreombud enligt PBL Landstingets prövning av byggärenden enligt PBL. Ansökan om externt bygg- /rivningslov och remisshantering i förhållande till myndigheter Initiera och genomföra upp- handlingar av byggprojekt, konsulter/projektörer och entreprenörer inom fastställda investerings- och budgetramar Fatta tilldelningsbeslut och <= 2 mkr träffa avtal (beställningar) med entreprenörer och leve- Chef teknikstöd rantörer inom ramen för beviljade anslag och/eller fattade beslut i enlighet med byggprocessen (kontraktssumma) Fatta tilldelningsbeslut och träffa ramavtal med arkitekter, tekniska konsulter och entreprenörer för investerings- och underhållsprojekt Träffa avropsavtal (beställ- <= 1 mkr ning) med entreprenörer för mindre investerings- och underhållsprojekt inom gällande ramavtal (kontraktssumma) Träffa avropsavtal (beställ- <= 1 mkr ning) med konsulter avseen-

9 Dokum enttitel Dokumentnummer Utgåva Ersätter utgåva Utgiven Gäller from l Sida (av) (15) xl11 de utredningar, projekteringar och besiktningar inom gällande ramavtal samt för direktupphandling av tjänster enligt beslutad nivå (kontraktssumma) Funktionsansvarig Träffa avropsavtal (beställ- <= 2 mkr ning) med entreprenörer för investerings- och under- Chef teknikstöd hållsprojekt (kontraktssumma) Träffa överenskommelse <= 0,5 mkr (ÖK) med entreprenörer och leverantörer om tillkornman- de och avgående arbeten för beställda projekt och inom ramen för beviljade anslag (belopp ÖK) Godkänna och skriva ner Chef ekonomistöd/ säkerheter i samband med administration entreprenadarbeten Godkänna utbetalningspla- ner Genomföra ombyggnadsprojekt som finansieras av extern hyresgäst/fastighetsägare Besluta om rivning av byggnad (bokfört värde) <= 10 mkr Utrangering och nedskrivning av fast egendom, markanläggning och mark (bokfört värde) Bereda frågor om förvärv och försäljning av fast egen- <= 2 mkr

10 Dokumenttitel Dokumentnummer Utgåva Ersätter utgåva Utgiven Gäller from lsida (av) (15) Upprättad av Sign Fastställd av Sign Sekretess klass x/t t dom FASTIGHETSFORVALTNINGSFRAGOR Arende Ansvarig Fördelas till Anmälningsrutin Löpande företräda landstinget som fastighetsägare och i samband därmed fatta löpande beslut om fastighetsförvaltning, hyresfrågor mm Träffa avtal med driftentre- <= 2 år prenörer och leverantörer avseende fastighetsdrift och skötsel (avtalstid) Träffa avtal med leverantörer <= 1 mkr av tjänster avseende tillhan- dahållen verksamhetsservice (FM) baserat på hyresgästavrop Träffa avtal med leverantörer <= 1 mkr Elhandelspolicy av försörjningsmedia (el, vatten, värme osv) inom ramen för fastställd budget. Avrop avel (elkraft- (avtalsperiod och årskost- portfölj) nad) Kraftgrupp med två i förening Beställa/avropa underhålls- <= 2 mkr projekt som ej är finansiera- de med investeringsmedel enligt beslutad kostnadsram med projektkostnad högst 1 Mkr

11 Dokum enttitef (15) Teckna och förlänga externa Ansvarig för törvaltlokal- och bostadshyresavtal ningsstöd/analys för landstingets verksamheter Iavtai Teckna hyresavtal för exter- Ansvarig för förvaltna hyresgäster i landstingets ningsstöd/analys lokaler lavtal Teckna lokalhyresavtal (In- i tern hyresavtal) inom lands- Ansvarig för förvalttinget. ningsstöd/analys lavtal Hyressättning för egna bo- Ansvarig för törvaltstäder ningsstöd/analys lavtal Teckna hyresavtal samt av- Ansvarig för förvalttalsreglerade hyresändringar ningsstöd/analys avseende landstingets bo- lavtal städer samt tillfällig hyresnedsättning exempelvis pga olägenheter vid pågående byggnadsarbeten samt uppgörelse med hyresgästförening angående bostadshyror Besluta om förebyggande <O kkr åtgärder och inträffade ska- Förvaltare dor inom inom budgetlrisk- Risksamordnare hanteringsfond Godkänna åtgärder i sam- <= 1 mkr band med inträffade skador Risksamordnare inom ramen för riskhanteringsfonden Ovriga löpande driftfrågor Avlämnande av fastighets- Ansvarig för förvaltdeklarationer för av lands- ningsstöd/analys tinget ägda fastigheter lavtal Brandskydd ( , LS Förvaltare Se riktlinjer brand- 114/09) Förvaltare ansvarar skydd - ansvar

12 Dokum enttitel (15) xlii Ansvaret för verksamheter- för att riktlinjerna för och organisation nas/nyttjanderättshavares brandskydd följs, brandskydd följer linjen, och brandkommitten dvs. landstingsstyrelsen skall stödja verkdelegerar till landstingsdi- samheterna genom rektör som sedan vidarede- samordning av de legerar till förvaltningsche- riktlinjer som säkerfer. hetsansvarig tagit fram. ALLMANT Arende Ansvarig Fördelas till Anmälningsrutin Allmänt ( , LS 114/09) Förvaltningsorganisationens externa och interna representation. Beslutsrätt enligt respektive verksamhets arbetsfördelning. Gällande skattelagstiftning och interna regler för representation tilllämpas. Beslut om ändrad organisatortsk tillhörighet för befintlig verksamhet inom en förvaltning. Beslut om att initiera anskaffning av tjänster och varor såvitt avser den egna enhetens verksamhet och uppdrag Fatta beslut om tilldelning enligt Lag om offentlig upphandling (LOU) och budget Besluta om om reglering av ersättningskrav lägre än 10 tkr riktade mot landstinget

13 Dokumenttitel (15) Beslut om avtalstecknande avseende egen verksamhet i enlighet med tilldelningsbeslut, LOU och budget. Rätt att beslutsattestera Utsedda befattningshavare inom fastighetsenheten en/. särskild förteckning Med beaktande av landstingsövergripande rutiner besluta om kassationer och försäljningar «100 basbelopp) Besluta om försäljning av begagnat byggnadsmateriel Ansvar för arbetsmiljön inom förvaltningen. Miljöarbete PERSONAL Arende Ansvarig Fördelas till Anmälningsrutin Anställningsfrågor vid nyan- ställning) respektive upphörande av anställning lnklusive villkor i samband därmed och uppdragsavtal (samråd ska ske med HR-specialist). Besluta om (ny-) anställning och lönesättning av underställd personal inom ramen för fastställd budget och gällande lönsstruktur (samråd ska ske med HR-specialist) Besluta i ärenden rörande semesterledighet, avbrytan-

14 Dokum enttitel (15) Upprättad av Sign Fastställd av Sign Sekretess klass x/t t de av semester, kompensationsledighet, utbildning, konferenser såväl inom som utom Sverige mm för närmast underordnad personal. Besluta om semester för <= 1 vecka underställd personal Funktionsansvariga Studiebesök och utvecklingsdagar för personalgrupper Omplacera underställd personal Rätt att lämna besked om att visstidsanställning upphör Fullgöra landstingsstyrelsens och dess utskotts förhandlings- och informationsskyldighet enligt lag och avtal, i den mån det enligt landstingsstyrelsens beslut ej ankommer på annan. Bevilja underställd personal tjänstledighet med eller utan löneförmåner enligt lagar och avtal eller av fullmäktig fastställda normer Bevilja underställd personal sådan tjänstledighet utan löneförmåner som inte regleras i lagar och avtal upp till högst sex månader Godkänna förkortad uppsägningstid för underställd personal som slutar sin anställning på egen begäran Utfärda tjänstgöringsbetyg för underställd personal

15 Dokumenttitel (15) Attestera tjänstgöringslis- Utsedda befattningstor/motsvarande för under- havare inom fastigställd personal hetsenheten enl. särskild förteckning Beordra mertid/övertid och förskjuten arbetstid för underställd personal Huvudattestera reseräkningar för underställd personal Fastställa tjänstgöringsschema inom befintliga budgetramar för underställd personal Besluta om förmåner under grund-, fort- och vidareutbildning inom verksamhetens budget I förekommande fall besluta om omedelbar avstängning av anställd. Beslut om omprövning eller förlängning av beslut om avstängning fattas av landstingsdirektör alt. Bitr landstingsdirektör. äger i särskilt fall genom verkställighetsbeslut uppdra till annan medarbetare med arbetsledaruppdrag inom enheten att genom verkställighetsbeslut verkställa ovanstående punkter.., " " P: Anmals genom protokoll eller beslutshandling till fastiqhetsnämnden nastkommande sammanträde F: Anmäls genom förteckning till fastighetsnämnden nästkommande sammanträde