Verksamhetsplan

Transkript

1 Verksamhetsplan

2 Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning Vision och värdegrund Nämndens uppdrag Planeringsanalys En växande stad Krav på kommunen skärps Digitala utmaningar och möjligheter Ny kommunikationsteknik Fördelningsprincip Kommunfullmäktiges mål Attraktivitet för tillväxt En kommun för framtidens välfärd Nämndens mål Prioriteringar Prioriteringar Nyckeltal Internbudget Ekonomiska förändringar Ekonomiska konsekvenser Investeringar Internkontroll Risk- och väsentlighetsanalys Internkontrollplan Verksamhetsplan

3 1 Ordförandens inledning Ökad ärendemängd Halmstads kommun har en befolkningstillväxt och därmed ett stort behov av bostadsbyggande. Sedan 2015 har marknadstrycket ökat väsentligt vad gäller att möjliggöra byggandet av bostäder och samhällsservice i form av förskolor och grundskolor i bygglov. Byggnadskontoret kommer att fokusera på bostadsutbyggnaden samt utbyggnaden av samhällsservice och samtidigt att sträva efter att det som byggs också bidrar till att skapa värden för hela Halmstads kommun genom att bevara, förstärka och utveckla arkitektoniska kvaliteter hur byggnader, parker, platser, gator och torg utformas. Ärendemängden ökade markant 2015 och har fortsatt att ligga på samma höga nivå. Utvecklingsprojekt Byggnadskontoret kommer inleda ett projekt med att se över sina processer och att få verksamhetsstyrningen att bättre möta verksamhetens och kundernas behov. Syftet med projektet är att byggnadskontoret ökar sin kvalité, leverans och måluppfyllelse genom att utforma och följa huvudprocesser i verksamheterna samt ta tillvara digitaliseringens möjligheter. Genom olika delprojekt drivs utvecklingsarbetet, dels processkartläggning, ständiga förbättringar som syftar till att fånga upp goda idéer från medarbetarna samt digitaliseringsprojekt i form av den digitala samhällbyggnadsprocessen. Inom projektet processkartläggning kommer process som berör flest avdelningar att väljas som pilotprojekt. Pilotprocessen ska därefter utvärderas och en plan för fortsatt processutveckling kommer utarbetas. När det gäller den digitala samhällsbyggnadsprocessen har under 2018 arbete bedrivits på förvaltningen för att ta fram underlag samt omvärldsbevakning har gjorts. Under 2019 kommer det arbete fortsätta att utvecklas tillsammans med andra förvaltningar. Målarbete Under 2017 påbörjade byggnadskontoret förvaltningsövergripande arbete i syfte att fastställa en tydlig process för arbetet med verksamhetsplanering, uppföljning och budget. Med utgångspunkt att förbättra arbetet med framtagande av byggnadsnämndens mål, utifrån kommunfullmäktiges budgettext, och att öka delaktigheten i verksamhetsutvecklingen på alla nivåer i organisationen. Under 2018 har metoden för verksamhetsuppföljning ytterligare förbättrats. Även graden av delaktighet har ökat avsevärt i jämförelse med 2017, varje avdelning har med stöd av staben vid förvaltningens planeringsdagar arbetat med de förvaltningens åtaganden till nämnden som är i fokus för respektive avdelning. Arbetet har resulterat i att samtliga avdelningar är ägare av individuella handlingsplaner som mer i detalj beskriver, hur åtaganden ska verkställas, vem som ansvarar för åtaganden och när på året de ska ske. Jan Prytz s ordförande Förvaltningschefens förord Halmstads kommun är inne i en otroligt spännande fas där det byggs och utvecklas i hela kommunen: bostäder, skolor och arbetsplatser, infrastruktur, mötesplatser, kultur, kollektivtrafik osv. När vi är mitt Verksamhetsplan

4 inne i denna snabbväxande fas är det viktigt att byggnadskontoret kapacitet och arbetssätt anpassas och utvecklas parallellt. Fokus för kontorets arbete är att skapa och utveckla goda boende- och livsmiljöer i kommunen utifrån visionen om en nära, tät, grön och funktionsblandad kommun. Detta ställer höga krav på oss och hur vi arbetar tillsammans med andra förvaltningar, bolag, branschens företrädare och Halmstadsbor. Jag skulle vilja påstå att vi står inför helt nya utmaningar och möjligheter. När fler vill bo och arbeta i Halmstads kommun behöver vi hitta lösningar där vi använder kommunens begränsade utrymmen mer effektivt och hållbart samtidigt som vi alltid måste ha fokus på människans livsmiljö. När kommunen växer behöver vi planera och utveckla kommunen på ett annat sätt än tidigare mer transparant och inkluderande. Byggnadskontoret har en komplex roll. Vi ska likt diplomater lotsa planeringsprocessen framåt utifrån flera aspekter, idéer och åsikter för att hitta en balanserad utveckling för kommunen och Halmstadsborna. På så sätt är världen och stadsutvecklingen lite mer komplex idag än tidigare. Till detta ska läggas rollen som myndighet med rättssäkerhet och likabehandling som ledord. Byggnadskontoret växer ytterligare med ett antal kompetenser inför 2019 för att hålla uppe god leverans och kvalitet i relation till utveckling. Dessutom har översyn av målkedjans åtaganden skett och ett antal förändringar har genomförts. Genom det tänkta arbetet med framtagande av huvudprocesskarta under 2019 kommer det att bereda grunden för ett fördjupat processutvecklingsarbete. Halmstads kommun ska vara en förebild när det gäller effektiv stadsplaneringsprocess och hållbar stadsutveckling. Tillsammans med andra gör vi så att framtiden börjar här. Verksamhetsplan

5 2 Vision och värdegrund Halmstads vision har tre hjärtan Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtanen bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling. Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden Vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden Vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Värdegrund Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Verksamhetsplan

6 3 Nämndens uppdrag Nämndens uppdrag styrs av kommunallagen, plan- och bygglagen och annan relevant lagstiftning och förordningar. ansvarar också för att dess verksamhet samordnas med övriga nämnder i kommunen. Uppdraget är formaliserat i ett reglemente. Enligt plan- och bygglagen ska nämnden verka för en god byggnadskultur samt en god estetisk tilltalande stads- och landskapsmiljö, uppmärksamt följa den allmänna utvecklingen inom kommunen och dess närmaste omgivning samt ta de initiativ som behövs i frågor om planläggning, byggande och fastighetsbildning. Nämnden ska samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vars arbete och intressen rör nämndens verksamhet. Nämnden har också en skyldighet att lämna råd och upplysningar i frågor som rör nämndens verksamhet. Bland nämndens viktigaste ansvarsuppgifter är att besluta om bygglov och övriga lov enligt PBL, utöva tillsyn över byggandet och ingripa med påföljder vid olovligt byggande. beslutar i ärenden om dispens från gällande strandskydd samt utövar tillsynen över sådana strandskyddsområden enligt förordningen om tillsyn enligt miljöbalken. ansvarar för kommunens grundläggande kartförsörjning, sätter kvartersnamn samt bereder gatunamn och adressnumrerar fastigheter. ansvarar också för ajourförande av byggnads- och lägenhetsregister inom Halmstads kommun. Ansvaret för kommunens geodata- och GIS-verksamhet ligger hos byggnadsnämnden. Denna del kommer att växa som ett resultat av ökade krav på planeringsverktyg utifrån ett tydligt politiskt tillväxtmål. Den kommunala lantmäterimyndigheten är organisatoriskt inordnad under byggnadskontoret och byggnadsnämnden men har en självständig myndighetsroll. Myndigheten handlägger ärenden som rör fastighetsbildning samt ansvarar för fastighetsregistret inklusive plan, adress och byggnadsregister. Myndigheten är remissinstans i planfrågor och ska verka för att det framtida genomförandet av detaljplaner är förenligt med relevant lagstiftning. Verksamhetsplan

7 4 Planeringsanalys 4.1 En växande stad En växande stad kommer att kräva en ökad bemanning hos byggnadskontoret. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Byggnadskontorets utmaning avseende bygglovhantering är att hantera ökad ärendemängd och att nå målet för handläggningstider. För att hantera det ökade bostadsbyggandet behövs fler handläggare som måste ges tid att skyndsamt samordna och hantera bygglovsärendena. Från och med 1 januari 2019 kommer en lagändring att genomföras i plan-, och bygglagen som innebär att byggnadskontoret ska handlägga bygglovsärenden inom tio veckor. Skulle byggnadskontoret inte kunna uppfylla detta kan sökande kräva att få avgiftsminskning. Denna minskning ökar ju längre bygglovet drar ut på tiden. Bygglovhandläggarna har små möjligheter att påverka inflödet eller prioritera ärenden vilket ibland medför att större bostadsärenden hopar sig, till exempel mot slutet av året. Det måste finnas beredskap för att hantera detta. Ärendemängden generellt per handläggare är mycket hög vilket i sig är en stor utmaning. Det ska också tilläggas att den förväntade servicen har ökat från medborgarna, näringsliv och andra aktörer som kräver mycket resurser i form av tid utöver ordinarie handläggning. På grund av olika faktorer har människor tvingats in i boendeformer som är direkt olämpliga, olagliga och ohälsosamma. Handläggning av de så kallade tillsynsärenden erfordras för att uppfylla lagstiftningen och antalet sådana ärenden styrs av den rådande situationen i samhället. Det är viktigt att ha tillräckligt med resurser att handlägga tillsynsärenden, då detta åligger oss genom delegation från Länsstyrelsen. I och med att arbetet med tillsyn kommer att öka och i dessa ärenden ligger bevisbördan hos byggnadsnämnden. Med största sannolikhet kommer klagomål och överklaganden gällande dessa ärenden också att öka. Därmed behöver förvaltningen förstärka med juridisk kompetens. För tillfället ligger det ca 150 stycken outredda ärenden hos bygglovsavdelningen som väntar på beslut. Åtgärder Förstärka tillsyn Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Ökning av 2 tillsynsutredare för att förebygga och motverka olovligt byggnation För att kunna hålla handläggningstiden inom dom 10 veckor som lagen kräver Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Behövs förstärkning för kommande pensionsavgångar men också för att möta ökat tryck på bostadsbyggande Verksamhetsplan

8 Åtgärder Projekt Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Systemskifte för kommunens grundläggande kartfunktioner och planeringsverktyg för samhällbyggnadsprocessen Öppna data Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Aktuella kartor har alltid varit viktiga och nödvändiga i samhället, inte bara för att hitta rätt, utan för att kunna planera och fatta rätt beslut i många olika sammanhang. Lantmäteriet och kommunerna förser samhället med aktuell kartinformation, så kallad geodata. Med bra tillgång till geodata som beslutsunderlag och verksamhetsstöd ökar förutsättningarna för en hållbar samhällsutveckling. Behovet av tjänster som bygger på geodata ökar både hos medborgare och hos professionella användare och fler tillämpningar kommer. Visualiseringar av olika slag med digitala 3d-modeller, utskrifter med 3dskrivare, användning av stadsmodeller och VR-modeller vid medborgardialog är exempel på detta. Även utvecklingen av mobila tjänster är en starkt bidragande orsak och geodata är den grundreferens som de flesta tillämpningar är i behov av allt har ett läge. Öppna data kan definieras som data som vem som helst fritt får använda, återanvända och distribuera. Tillgång till öppna geodata är även en viktig del för att skapa en bra och effektiv samhällsbyggnadsprocess i Sverige. Fri tillgång till geodata skulle också ge möjligheter till en förbättrad kontakt mellan medborgare och myndigheter samt en ökad innovationskraft och tillväxt hos företag. Trösklarna för användning av geodata hos företag minskar samtidigt som allmänheten får fri tillgång till informationen. Handelshögskolan i Stockholm har i en studie beskrivit den samhällsekonomiska effekten av öppna geodata. Av studien framgår bland annat att öppna geodata ger bättre offentliga upphandlingar, effektiviseringar vid plan och byggfrågor, effektivare hantering av miljöfrågor och anläggningsarbeten. Studien visar på att öppna geodata skulle ge en samhällsekonomisk vinst på minst 200 mkr. En tydlig trend inom offentlig förvaltning är därför ökade krav på öppna geodata. Denna trend kommer att påverka tillhandahållandet och finansieringen av geodata. Efterfrågan på öppna geodata har ökat kraftigt de senaste åren och många länder, bl.a. våra nordiska grannländer, har redan infört öppna geodata i större eller mindre omfattning. Stockholms stad, Uppsala och Linköpings kommun har öppnat delar av sina geodata. Helsingborgs stad har släppt har bland annat släppt sin primärkarta, flygfoton och gatuvybilder för avgiftsfri användning och flera kommuner planerar för att göra liknande geodata avgiftsfria. Detta ställer dock väldigt höga krav på kommunernas och lantmäteriets intäktsmodeller som de flesta arbetar efter idag. I Halmstads kommun bedömdes primärkartans innehåll ha ett värde av över 120 miljoner kr vid en utredning 2008 och underhållskostnaden för att släppa primärkartans innehåll avgiftsfritt till ca 6 miljoner kr årligen. Inom fem år bedömer byggnadskontoret att de flesta offentligt producerade geodata i Sverige är fritt tillgängliga på ett eller annat sätt. Idag arbetar redan flertalet Europeiska länder, inklusive Sverige i ett Verksamhetsplan

9 samarbete där byggnadskontoret deltar, med nationella standardiseringar av geodata. Ett av målen är ofta att kunna släppa avgiftsfri geodata nationellt enligt den så kallade norska SOSI-modellen Sammanslagning av byggnadskontoret och miljöförvaltningen Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Sammanslagning av miljöförvaltningen och byggnadskontoret innebär ökade möjligheter till ett tätare samarbete, samtidigt som en större förvaltning innebär högre krav på resultat och service. Den nya förvaltningen kommer att arbeta mot två nämnder, vilket ger behov av en tydligare styrning av vår ekonomi för att respektive nämnd ska kunna utföra sitt uppdrag. Åtgärder Hur hanteras utmaningen Förstärkning av ekonomisk kompetens 4.2 Krav på kommunen skärps Verksamhetsutveckling Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Byggnadskontoret kommer under 2019 påbörja flera initiativ för att utveckla verksamheten och intensifiera det samlade kvalitetsarbetet. Bland annat kommer en processutbildning för medarbetare och chefer att genomföras. Under våren kommer förvaltningen att påbörja arbetet med att utarbeta en huvudprocesskarta för byggnadskontoret. Därefter ska förvaltningen ta vidare beslut om hur processarbetet ska organiseras, roller m.m. Det kommer även ske ett förvaltningsövergripande utbyte och kartläggning av processer. På sikt innebär processarbetet att budgeten kan komma att behöva stärkas till exempel för utbildning. Då Halmstads kommun har som mål att vara en expansiv kommun med ett gynnsamt företagsklimat är det av stor vikt att byggnadskontoret erbjuder företag/företagare (en sån kallad företagslinje) möjlighet att få den service som krävs för vid etablering/expandering i kommunen. Att kunna ge företagare bättre service samt tydlig information inför och under en byggprocess är något som ger förvaltningen möjlighet att kunna planera sin handläggning av projekten i ett tidigt stadium. Förvaltningen har som mål att ha så korta handläggningstider som möjligt för att uppnå detta krävs att förvaltningen har en god dialog med företagen i ett så tidigt skede som möjligt. Verksamhetsplan

10 4.3 Digitala utmaningar och möjligheter Mer ändamålsenlig och tillgänglig service Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Det ska vara lätt för förvaltningens kunder att välja digitalt först. Genom e-tjänster kan verksamheten erbjuda guidad service dygnet runt, vilket medför flexibilitet och frigör tid både internt och för våra kunder. En digital hantering kan också frigöra resurser som kan användas för att ge bättre stöd till kunder som behöver personligt stöd och service. En välfungerande e-tjänstplattform kan ta emot beställningar och ansökningar via formulär och karta, och i vissa fall integreras med automatiserade tjänster och leveranser dygnet runt. Förvaltningens kunder ska inte behöva veta vilken del av verksamheten som tillhandhåller, viss information för att använda sig av e-tjänster. Det innebär att vi behöver en portal med enhetlig utformning och behovsanpassad guidning. Det ska vara lätt hitta information på kommunens hemsida. Exempel på digitala tjänster är beställningar av kartprodukter/geodata, beställningar av arkivhandlingar, ansökan av bygglov etc. Åtgärder IT-investeringar för digitalisering Hur hanteras utmaningen Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Byggnadskontoret kommer fortsätta sitt kontorsgemensamma digitaliseringsarbete vilket är krav från politiken. Arbete innefattar digitala tjänster mot Halmstads kommuns medborgare såväl som interna processer på kontoret. Initialt kommer projektet inventera processer i vilken grad olika moment är digitaliserade utifrån både interna och externa medborgarperspektiv. 4.4 Ny kommunikationsteknik Dialog och delaktighet Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? I takt med att samhället förändras finns en ökad förväntan på tydlig och transparent information i byggnadsprocessen och byggnadskontorets verksamheter. Förtätningen av kommunen, som innebär att vi ska växa inåt, gör också att det nu byggs där människor redan bor. Detta kräver ett större förankringsarbete för att inte stöta på motstånd. Att bjuda in till delaktighet vid bygglovsansökan sparar tid, ger förhoppningsvis ett bättre beslutsunderlag och leder till färre överklaganden. Det ökar också byggnadskontoret möjlighet att vara transparant i det komplexa sammanvävningsuppdrag vi har. 3D-visualisering är ett effektivt kommunikationsverktyg och har hittills främst använts i samband med medborgardialog. För att nå så många medborgare som möjligt behövs ytterligare utveckling, bland annat för mobila enheter, där stadsutvecklingsprojekt kan visualiseras och upplevas ute på plats. 3Dvisualisering kan också utgöra en grund för ökad delaktighet från medborgarna, dels som en digital kanal, Verksamhetsplan

11 men också som verktyg i fysiska möten. Förutom inom medborgardialogen är 3D-visualiseringen ett effektivt kommunikationsverktyg i presentation och analys av förslag samt som beslutsunderlag inom förvaltningen, för politiker och andra förvaltningar. 4.5 Fördelningsprincip Utreda fördelningsprincip Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på kort sikt? Idag finansieras handläggartjänster till en viss del via intäkter som förvaltningar får in och dels genom anslag som förvaltningen blir tilldelad från kommunfullmäktige. I nuläget är det oklart hur mycket taxan respektive det kommunala anslaget täcker av den totala kostnaden för en handläggartjänst. Som leder också till osäkerhet om byggnadskontoret har korrekt taxa för sin verksamhet. Förvaltningen kommer under 2019 att utreda hur fördelningsprincipen ser ut utifrån dagens förutsättningar. Verksamhetsplan

12 5 Kommunfullmäktiges mål 5.1 Attraktivitet för tillväxt Konkretiserat mål 1: Halmstad ska vara en attraktiv plats att bo på och besöka Hållbarhet och resurseffektivitet ska prägla byggandet i Halmstads kommun Mätetal Redovisning av kontorets arbetssätt för att bidra till stadens goda livsmiljöer Det genomsnittliga antalet bygglovsbeslut per handläggare Det genomsnittliga antalet inspektioner/tillsynsbesök per handläggare, bygglov Det genomsnittliga antalet förrättningar per förrättningslantmätare Periodicitet (Tertial) gånger per år gånger per år gånger per år (Tertial) 120 per år 125 per år 125 per år (Tertial) Minst 30 per år Minst 35 per år Minst 35 per år (Tertial) 25 per år 26 per år 27 per år Aktiviteter Arbeta för åtgärder som bidrar till stadens goda livsmiljöer, i form av arkitektur, mötesplatser och nya funktioner Arbeta löpande och förstärka arbetet med tillsyn Det ska vara enkelt för medborgare och företag att få kontakt och kommunicera med förvaltningen samt utbudet av e-tjänster ska öka Mätetal Periodicitet I kontorets NKI-undersökningar ska bemötande och professionalitet vara minst 3,2 Handläggningstid bygglov (mätt i dagar med inkomna kompletta handlingar) Andel bygglovsansökningar via e-tjänster av totala antalet bygglovsansökningar, % Handläggningstid nybyggnadskarta (primär karta) Andel förrättningsansökningar via e-tjänster av totala antalet förrätningsansökningar, % Handläggningstid för förrättning med bostadsändamål (Tertial) Minst 3,2 Minst 3,3 Minst 3,5 (År) Högst 30 Högst 28 Högst 26 (Tertial) Minst 40 Minst 45 Minst 50 (År) (Tertial) Minst 10 Minst 15 Minst 25 (Tertial) Högst 16 veckor Högst 15 veckor Högst 15 veckor Aktiviteter Prova alternativa former för medborgardialog Det ska vara standard för förvaltningen att kommunicera digitalt Fortsätta utvecklingsarbetet med service mot företag och privatpersoner Verksamhetsplan

13 ska hålla hög kvalité i de beslut som påverkar medborgare, företag och andra aktörer Mätetal Antal från överinstans återförvisade ärenden på grund av kvalitetsbrister i handläggningen Periodicitet (Tertial) Aktiviteter Arbeta löpande med avvikelser när man ser skillnader mellan varandra inom avdelningen Konkretiserat mål 4: Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare ska skapa förutsättningar för att förvaltningen ska vara en attraktiv, frisk och utvecklande arbetsplats Mätetal Periodicitet Antal arrangerade hälsoinsatser av HISP (Tertial) Utnyttjande av företagshälsan (Tertial) 70% 70% 70% Antal platser som möjliggörs för studenter (Tertial) Pulsmätning medarbetarundersökning (År) 80% 85% 85% Aktiviteter Arbeta aktivt med förebyggande och främjande hälsoinsatser Erbjuda studenter ett meningsfullt utbyte med förvaltningen Bevara och vidareutveckla tydliga rutiner och arbetssätt på förvaltningen, för att värna om medarbetarnas goda arbetsmiljö och kvalitetssäker leverans gentemot Halmstads kommuns medborgare 5.2 En kommun för framtidens välfärd Konkretiserat mål 9: I Halmstad skapas och erbjuds goda välfärdstjänster på ett modigt, nytänkande och framtidsorienterat sätt s planeringsprocesser ska vara utforskande och leda till förenkling och förbättring för medborgarna samt företagarna Mätetal Periodicitet Redovisning av kontorets systematiska förbättringsarbete och hur kontoret provar nya arbetssätt ska ske två gånger per år (Tertial) 2 gånger per år 2 gånger per år 2 gånger per år Aktiviteter Kartlägga och utveckla förvaltningens huvudprocesser utifrån reglementet Verksamhetsutveckling av byggnadskontorets processer ska präglas av digitaliseringsperspektiv Verksamhetsplan

14 ska utveckla nya och befintliga kunskapsallianser som kan generera mer kunskap och på nya sätt Mätetal Periodicitet Kvalitativ uppföljning av nämndsmål. ska bedöma och analysera åtagandet i förhållande till nämndsmålet. (Tertial) Aktiviteter Förvaltningen åtar sig att samarbete med Högskolan i Halmstad samt andra forsknings- och lärandeorganisationer som ska bidra till utveckling av verksamheten Verksamhetsplan

15 6 Nämndens mål Verksamhetsplan

16 7 Prioriteringar 7.1 Prioriteringar Verksamhetsplan

17 8 Nyckeltal Kategori Nyckeltal Periodicitet Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Andel ändrade beslut i överinstans (i förhållande till samtliga beslut) (År) Verksamhetsplan

18 9 Internbudget Byggnadskontoret Budget 2019 Intäkter Lönekostnader Lokalkostnader Övriga kostnader Kapitalkostnader 166 RAM Verksamhetsplan

19 10 Ekonomiska förändringar Ekonomiska ramar och investeringar fastställs slutligen i kommunfullmäktiges planeringsdirektiv med budget. Utöver första året under planeringsperioden är slutliga beslut inte tagna, varför budgeten kan förändras till innehåll och/eller belopp Ekonomiska konsekvenser Ekonomiska konsekvenser Drift 2019 Drift 2020 Drift 2021 Drift 2022 Drift 2023 Drift 2024 Tillsyn - 2 tillsynsutredare för ökat trygghetsarbete Projekt Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen Finansiering 2 tillsynsutredare: intäktsfinansiering Tjänst: Ekonom -300 IT-investeringar för digitalisering Ramförändring Summa Tillsyn - 2 tillsynsutredare för ökat trygghetsarbete Beskrivning Byggnadskontoret behöver extra medel för ökad och fokuserad tillsynsverksamhet. Dessa medel kommer användas för att anställa medarbetare som på olika sätt kan avlasta erfarna handläggare men också för att hinna ifatt alla anmälda tillsynsärenden som inte hinns med idag. Som därmed kan öka hanteringen av ärenden avseende olovligt byggande. Detta arbete kommer sannolikt att öka mängden ärenden inom dessa kategorier. Det behövs långsiktigt ihållande tillsyn och myndighetssamarbete för att motverka olovligt byggande. Byggnadskontoret behöver därför utöka med ytterligare 2 handläggartjänster. Förväntat resultat På sikt att minska det olovliga byggandet i Halmstads kommun samt att öka medvetenheten hos medborgarna om vad som är bygglovs/anmälningspliktigt. Att byggnadsnämnden efterlever gällande lagstiftning. Ekonomiska konsekvenser utöver ram Två nya tjänster (tillsynsutredare) Konsekvenser i verksamheten Avlastning för bygglovshandläggarna som ges tid åt att handlägga bygglovsärenden. Kompetenshöjning inom verksamheten. Minskat antal liggande tillsynsärenden. Tjänst: Ekonom Beskrivning Med anledning av uppdraget i planeringsdirektiv att 2019 slå samman miljöförvaltningen och byggnadskontoret till en gemensam förvaltning så ställer det krav på ökat behov av ekonomisk Verksamhetsplan

20 kompetens. För att skapa en hållbar utveckling och för ett effektivt användande av kommuninvånarnas skattemedel krävs en väl fungerande styrning av ekonomin. Förväntat resultat Skapa en hållbar utveckling och för ett effektivt användande av kommuninvånarnas skattemedel samt vara ett stöd till förvaltningsledningen och nämnder i deras budgetarbete m.m. Ramförändring Beskrivning Här anges årlig förändring av budgetramen enligt planeringsdirektiv med budget Investeringar Investeringar Investerin g 2019 Investerin g 2020 Investerin g 2021 Investerin g 2022 Investerin g 2023 Investerin g 2024 Mätinstrument IT-investeringar för digitalisering -100 Sammanslagning av byggnadskontoret och miljöförvaltningen- begäran av medel för anpassning av lokal Summa Mätinstrument Beskrivning Utbyte och nyinvestering i olika typer av mätinstrument för avdelningen för geodata samt det kommunala lantmäteriet för att kunna tillgodose det ökade behovet av grundkartor. Eftersom stadsutvecklingen har en tydlig tidsplanering är det numera även möjligt och önskvärt att mätningsingenjörerna arbetar proaktivt och gör nödvändiga gränspunktsmätningar på en grundkarta redan innan beställning inkommit till avdelningarna. Tekniska livslängden håller på att rinna ut för ett antal av befintliga instrument. Om inte mätningsinstrument köps in finns det en påfallande risk att avdelningen för geodata samt det kommunala lantmäteriet inte kommer kunna leverera grundkartor till stadsbyggnadsprojekt i tid. Det innebär i så fall att kommunen inte kommer kunna nå målet om antalet nybyggda bostäder och vilket kommer också att påverka möjligheten för nya företag att etablera sig som kommer leda till minskat antal arbetstillfällen för invånarna i kommunen. Det kan även påverka handläggningstiderna för nybyggnadskarta och fastighetsbildning negativt. Medlen är väldigt angelägna för nämnden utifrån det ovannämnda behövs investeringen redan år 2020 och Verksamhetsplan

21 IT-investeringar för digitalisering Beskrivning Tillgänglighetsökning exempelvis mobilitiet gällande bygglovsansökning utanför kontoret. Krav från politiken. Deltagande i ett antal utvecklingsprojekt som innebär förbättrad kommunikation och närhet till medborgarna - ökad servicegrad och snabbare handläggning. Under 2019 kommer byggnadskontoret fortsätta sitt kontorsgemensamma digitaliseringsarbete. Arbete innefattar digitala tjänster mot Halmstads kommuns medborgare såväl som interna processer på kontoret. Initialt kommer projektet inventera processer i vilken grad olika moment är digitaliserade utifrån både interna och externa medborgarperspektivet. Målet är att under ska hela processen från ansökan, handläggning, remiss till andra förvaltningar och till arkivering av handling och ritning vara digital. Det är en stor effektivisering som generar besparing. En modern process är ett uttalat politiskt krav. Sammanslagning av byggnadskontoret och miljöförvaltningen- begäran av medel för anpassning av lokal Beskrivning Flyttning och sammanslagning Planeringsdirektiv innehåller ett uppdrag att 2019 slå samman miljöförvaltningen och byggnadskontoret. Nedan lämnas en redovisning av de ekonomiska medel som behöver tillföras byggnadskontorets budget 2019 inför den planerade flytten 1 oktober till Kungsgatan 12. Flyttning och städning Flyttkostnader belastar Vissa städkostnader kvarstår för nuvarande lokaler. Tillkommande resurser för flyttning och städning 2019: 100 kkr Investeringsmedel för nya, inventarier såsom förvaringsskåp, möbler och en teknik vid gemensamt nyttjande av lokaler, viss lokalanpassning samt utrustning för nytt gemensamt personalrum. Investeringsbehov (inkl anpassningar) 2019: kkr IT Infrastruktur Investeringar och reinvesteringar krävs för att upprätta och utveckla den nya förvaltningen IT- funktion. Verksamhetsplan

22 IT-infrastruktur Nätverk och kommunikation Övergripande Den nya förvaltningens verksamhetsspecifika system är nödvändiga för att verksamheterna ska fungera och uppdragen kunna utföras på ett kvalitetssäkrat, effektivt och lagenligt sätt. I vissa fall är lagkrav en direkt anledning till att systemet måste finnas. En plattform för IT-miljön krävs för att systemen tekniskt ska fungera kompatibelt med alla verksamhetssystem och kontorsprogram. I det fall inte ekonomiska medel tillförs för att upprätthålla utveckla IT-miljön och dess funktioner uppnår den nya förvaltningen inte en godkänd nivå i sin myndighetsutövning och i den service till medborgare och näringsliv som är en del av vårt uppdrag. Investeringsbehov 2019: 245 kkr Verksamhetsplan

23 11 Internkontroll 11.1 Risk- och väsentlighetsanalys Verksamhet Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Arbete utförs vid väg utan giltig utbildning Säkerställa att giltig utbildning genomförs 2. Mindre sannolik 3. Allvarlig Styrning Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Delegationsordningen inte följs Felinköp Utan kontroll finns en risk att saker köps in som inte behövs eller redan finns Ekonomi Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Ekonomisk uppföljning - Månadsuppföljning - Delårsuppföljning Attest Att regelverk för inköp inte följs enligt Halmstads kommuns regelverk Att fakturering blir felaktig eller uteblir Kontroll genom granskning av de inköp som markeras som eventuellt avvikande i ekonomisystemet Agressoweb. I Modulen "Doris" väljs Statistik/Avtalstrohet/Avtalstrohet objekt. Under statistiken finns inköp som gjorts där Halmstads kommun saknar avtal. De inköp med de fem högsta beloppen väljs ut samt slumpvis fem andra inköp. Dessa granskas sedan med avseende på avtalstrohet. Kontroll att allt som faktureras blir fakturerat. 3. Möjlig 2. Kännbar 6 2. Mindre sannolik 3. Allvarlig Lagar, riktlinjer och planer Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Risk att det blir fel i viktig nationell basdata. Risk för personskador om regelverk inte följs. Risk för skador för medarbetare i fältarbete. 1. Osannolikt 3. Allvarlig 3 1. Osannolikt 3. Allvarlig 3 Verksamhetsplan

24 Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Att information på hemsidan är inaktuell Efterlevnad av riktlinjer för resor i tjänsten Granskning av innehållet på hemsidan sker av respektive avdelning. Granskning sker med avseende på aktualitet och fakta samt språk. Hemsidan genererar automatisk påminnelse om kontroll till sidansvarig som gör granskningen. Risk för att Halmstads kommuns policy för tjänsteresor inte följs, p.g.a. okunskap, vilket leder till anmärkning av revison samt minskat förtroende hos medborgarna. 3. Möjlig 2. Kännbar 6 2. Mindre sannolik 1. Försumbar Administration/it Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Risk för att känslig data läcker ut HR/medarbetare 1. Osannolikt 3. Allvarlig 3 Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Risktal Att tjänstefordon framförs utan körkort 1.Vid anställning ställs frågan om körkortsinnehav 2.Att körkortet visas upp 1. Osannolikt 3. Allvarlig Internkontrollplan Verksamhet Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Arbete utförs vid väg utan giltig utbildning Säkerställa att giltig utbildning genomförs År Uppföljning vid medarbetarsamtal Avdelnings chef Förvaltning schef Verksamhetsplan

25 Styrning Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Delegationsor dningen inte följs Har regler och anvisningar enligt byggnadsnämndens delegationsordning följts? Månad Stickprov Byggnadsn ämndens sekreterare Förvaltning schef Ekonomi Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Att regelverk för inköp inte följs enligt Halmstads kommuns regelverk Att inköp sker enligt regelverk År Kontroll genom granskning av de inköp som markeras som eventuellt avvikande i ekonomisystemet Agressoweb. I Modulen "Doris" väljs Statistik/Avtalstrohet/Avta lstrohet objekt. Under statistiken finns inköp som gjorts där Halmstads kommun saknar avtal. De inköp med de fem högsta beloppen väljs ut samt slumpvis fem andra inköp. Dessa granskas sedan med avseende på avtalstrohet. Ekonomi Förvaltning schef Att fakturering blir felaktig eller uteblir Kontroll att allt som faktureras blir fakturerat År Stickprov Avdelnings chef Förvaltning schef Lagar, riktlinjer och planer Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Att information på hemsidan är inaktuell Att aktuell information finns tillgänglig till medborgarna År Granskning av innehållet på hemsidan sker av respektive avdelning. Granskning sker med avseende på aktualitet och fakta samt språk. Hemsidan genererar automatisk påminnelse om kontroll till sidansvarig som gör granskningen. Avdelnings chef Förvaltning schef Efterlevnad av riktlinjer för resor i tjänsten Kontroll att riktlinjen för resor i tjänsten följs Tertial Granskning att rutin avseende riktlinjer för resor i tjänsten granskas genom stickprov. Nämndsekr eterare Byggnadsn ämnden Verksamhetsplan

26 HR/medarbetare Risk Kontrollmoment Periodi citet Hur sker granskning Vem granskar kontrollm omentet Avrapport ering till Att tjänstefordon framförs utan körkort Att personal som framför tjänstefordon har giltigt körkort. År 1.Vid anställning ställs frågan om körkortsinnehav 2.Att körkortet visas upp vid medarbetarsamtal Anställand e chef Förvaltning schef Verksamhetsplan