Petra Ojala (C) ersätter Christer Schönander (SD) Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Plats och tid ande Ledamöter Måndag i oktober 2018 kl :00, Svenljungasalen Norr, kommunhuset Svenljunga Ajournering 15:12-15:35 Stefan Carlsson (S), ordförande, Johan Björkman (M), vice ordförande, Dan Franzen (S), Monica Björsell (LBPO), Jarl Bill (LBPO), Barbro Johansson (C), Kerstin Göss-Lindh (S), Eva Johansson (C), Tjänstgörande ersättare Petra Ojala (C) ersätter Christer Schönander (SD) Övriga närvarande Ersättare Jan Axell (S), Torsten Lindh (S), Anders Leijonhielm (-), Owe Lundin (L), Marianne Josefsson (MP), Tjänstemän och sakkunniga Alfred Gotemark, kommunsekreterare, Magnus Nilsson, kommunchef, Karolina Wikymr, Personalchef, Justering Justerare Johan Björkman (M) Plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Alfred Gotemark Stefan Carlsson Johan Björkman Instans Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslagsdatum Datum för anslagets nedtagande et finns på Kommunstyrelseförvaltningen Underskrift

2 Svenljunga kommun Tjänstemän och sakkunniga Sebastian Nydén, socialchef, Salman Chalhoub, ekonomichef, Marianne Persson Wreschner, Redovisniningsansvarig, 142 Fredrik Ekberg, Samhällsbyggnadschef, 143 Christine Berggren, VA-chef, 143 Emelie Romland, Kommunutvecklare, (19)

3 Svenljunga kommun Innehållsförteckning 137 Godkännande av dagordning Finansiering av den digitala medarbetaren ARNE Upphävanden av Rehabiliteringspolicy i Svenljunga kommun Upphävande av Rutin för lönesättning Sammanträdestider och tider för beredning av planering och uppföljning Delårsbokslut kommunstyrelsen Policy vid antagande av nya verksamhetsområden för kommunalt dricks-, spillsamt dagvatten LSS-bostäder på Prästagärdet Gruppbostäder på Dalsåkersgatan Rapport av beslut som inte verkställts inom tre månader, andra kvartalet Ansökan om kommunalt bidrag till renovering av Örsagården samt vaktmästarbostad Information från kommunstyrelsens ordförande informella uppsiktsplikten Redovisning av delegationsbeslut Inkomna beslut, skrivelser och meddelanden Övrig fråga föredragning av månadsrapport KS Avtackning för mandatperioden (19)

4 137 Godkännande av dagordning godkänner dagordningen. 4 (19)

5 138 Finansiering av den digitala medarbetaren ARNE Diarienummer: KSF kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: Investera i en digital medarbetare Finansiering av investeringskostnaden sker genom i anspråktagande av kommunstyrelsens oförutsedda investeringar 2018 med 500 tkr. Finansiering av kapitaltjänstkostnaderna tas upp i budgetberedningen avseende VP Inte begära in handlingar vid personliga utlägg understigande 1000kr Svensk samhällsservice står inför stora utmaningar. De grupper som är i behov av kommunal service ökar volymmässigt i snabbare takt än resurserna som ska tillgodose behoven. Samtidigt vill alla ha mindre administration och mer tid för den vi finns till för. En digital medarbetare är en mjukvara som efterliknar hur en människa använder datorn i repetitiva arbetsuppgifter. Digitala medarbetare får lära sig att utföra utvalda processer, kan sköta en eller flera processer och arbetsuppgifter och lära sig att prioritera utvalda arbetsuppgifter. Särskilt bra klara den digitala medarbetaren repetitiva och regelbaserade arbetsuppgifter. Den ges samma behörighet som människor som utför motsvarande arbets-uppgifter. I ett första läge vill Svenljunga kommun inför den digitala medarbetaren inom löneadministrationen, där den digitala medarbetaren kommer hantera tre processer anställningsavtal, intyg samt hantering av handlingar. I samband med införande av den Digitala medarbetaren kommer konsulthjälp att behövas. Beräknad kostnad för detta är kr. Årlig licenskostnad för den digitala medarbetaren är ca 75000kr Oberoende av hur många processer kommunen använder sig av. Kommunen kommer att arbeta med stickprov och den som blir granskad ska uppvisa Samtliga handlingar som styrker ansökan. Handlingar kommer inte att begäras in vid Varje enskilt utlägg. Detta innebär att vi avviker från den kommunala redovisningslagen. sunderlag Tjänsteskrivelse s arbetsutskotts protokoll, , 150 et expedieras till Kommunfullmäktige 5 (19)

6 Svenljunga kommun s arbetsutskott Upphävanden av Rehabiliteringspolicy i Svenljunga kommun Diarienummer: KSF kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att dokumentet Rehabiliteringspolicy i Svenljunga kommun som antogs av kommunfullmäktige upphör att gälla. Dokumentet ersätts med dokumentet Rutin för rehabilitering, som upprättas av personalchef. Personalfunktionen genomför en översyn av gällande dokument inom personalområdet. Vid översynen konstaterar man att vissa dokument är politiskt beslutade. Dessutom behöver flera dokument uppdateras. Dokumentet Arbetsmiljöpolicy är politiskt beslutat dokument och utgör tillräcklig grund för övriga rutiner inom personalområdet. Övriga dokument kan skrivas som rutiner, då innehållet i dessa utgår från texten i lagar och avtal och därmed behöver revideras vid förändringar. Arbetsgivarens ansvar i rehabiliteringsarbetet regleras genom lagar och avtal. Förändringar av dokument inom personalområdet, från policy till rutin för rehabilitering är för att säkerställa uppdateringar utifrån förändringar i lagar och avtal. Arbetsgivaren ska säkerställa att chefer och medarbetare har kännedom om gällande rutiner kring hur arbetet ska utföras. Detta görs genom dokumentet rutin för rehabilitering, som upprättas av personalchef. sunderlag Tjänsteskrivelse Upphävande av Rehabiliteringspolicy i Svenljunga kommun s arbetsutskotts protokoll, , 151 et expedieras till Kommunfullmäktige 6 (19)

7 140 Upphävande av Rutin för lönesättning Diarienummer: KSF beslutar att dokumentet Rutin för lönesättning som antogs av kommunstyrelsen 2015 upphör att gälla. Dokumentet ersätts med dokumentet Rutin för lönesättning, som upprättas av personalchef. Personalfunktionen genomför en översyn av gällande dokument inom personalområdet. Vid översynen konstaterar man att vissa dokument är politiskt beslutade. Dessutom behöver flera dokument uppdateras. Dokumentet Arbetsmiljöpolicy är politiskt beslutat dokument och utgör tillräcklig grund för övriga rutiner inom personalområdet. Övriga dokument kan skrivas som rutiner, då innehållet i dessa utgår från texten i lagar och avtal och därmed behöver revideras vid förändringar. Arbetsgivarens ansvar i löneprocessen regleras i avtal. Dokumentet Rutin för lönesättning har beslutats av kommunstyrelsen Dokumentet behöver uppdateras för att säkerställa uppdateringar utifrån förändringar i avtal. Arbetsgivaren säkerställer att chefer och medarbetare har kännedom om gällande rutiner kring hur arbetet ska utföras. Detta görs genom Rutin för lönesättning, som upprättas av personalchef. sunderlag Tjänsteskrivelse Upphävande av Rutin för lönesättning s arbetsutskotts protokoll, , 152 et expedieras till Samtliga förvaltningschefer 7 (19)

8 141 Sammanträdestider och tider för beredning av planering och uppföljning 2019 Diarienummer: KSF Att fastställa sammanträdestider för kommunstyrelsen Att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige fastställa sammanträdestider 2019 och tider för beredning av planering och uppföljning 2019 Sammanträdestider för kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för 2019 ska fastställas. s sammanträder följande tider 2019: 28 januari, 4 mars, 25 mars, 24 april, 25 april, 13 maj, 3 juni, 26 augusti, 30 september, 21 oktober, 11 november, 2 december. sunderlag Sammanträdestider 2019 Tider för beredning av planering och uppföljning 2019 s arbetsutskotts protokoll, , 155 et expedieras till Kommunfullmäktige 8 (19)

9 142 Delårsbokslut kommunstyrelsen Diarienummer: KSF beslutar godkänna Delårsbokslutet 31 augusti 2018 för kommunstryrelseförvaltningen. kommunstyrelsen beslutar godkänna ökad kostnad för framtagande av ny ÖP finansieras från KS oförutsedda medel med 125 tkr. Även 2019 kommer kostnaden att överstiga befintlig budget med ca 125 tkr, detta tas med i budgetberedningen. I Delårsbokslut redovisas KSFs resultat för med en prognos för 2018 med ett överskott om 0,3 mkr jämfört med budget. Där redovisas även de fullmäktigemål där KSF har indikatorer och nämndmål. Verksamheterna redovisas kortfattat liksom en analys över personalomsättning och sjukfrånvaro. sunderlag Delårsbokslut augusti 2018 s arbetsutskotts protokoll, , 156 et expedieras till Enhetchefer inom kommunstyrelseförvaltningen Kommunchef Ekonomienheten 9 (19)

10 143 Policy vid antagande av nya verksamhetsområden för kommunalt dricks-, spill- samt dagvatten Diarienummer: SBF föreslår kommunfullmäktige att anta Policy vid antagande av nya verksamhetsområden för kommunalt dricks-, spill- samt dagvatten Svenljunga kommun planerar att kontinuerligt bygga ut sitt VA-nät inom kommunen och inrättar då även nya verksamhetsområden för VA. Inom flera av de planerade verksamhetsområdena för VA finns idag enskilda VA-anläggningar som innehas av samfällighetsföreningar och enskilda fastighetsägare. Policyn ska klarlägga hur vi gör vid bygglov och tillsyn/tillståndsgivning för enskilda avlopp i väntan på kommunal VA-utbyggnad, samt hur vi informerar fastighetsägarna om planerade verksamhetsområden. Policyn ska även bidra till en enhetlig grund för beslut om de ekonomiska ersättningar som ägare av enskilda anläggningar kan vara berättigade till i samband med utbyggnad av kommunalt VA och inrättande av VAverksamhetsområdei omvandlingsområden. Genom detta arbete säkerställer kommunen likabehandling av fastighetsägare vid beslut om verksamhetsområden samt att alla som är berättigade till ekonomisk ersättning för enskilda VA-anläggningar får en enhetlig juridisk och ekonomisk bedömning. sunderlag Förslag till "Policy vid antagande av nya verksamhetsområden för kommunalt dricks-, spill- samt dagvatten" Tjänsteutlåtande, s arbetsutskotts protokoll, , 160 et expedieras till Kommunfullmäktige 10 (19)

11 144 LSS-bostäder på Prästagärdet Diarienummer: SOF föreslår kommunfullmäktige besluta att ge socialnämnden investeringsmedel för inrättande av två lägenheter på Prästagärdet i Svenljunga, anpassade för kommuninvånare i behov av boende inom LSS området. Kostnaden uppgår till 3,5 miljoner kronor. Samt att ge kommunchef, Ekonomichef och VD för bolagen uppdrag att se över möjligheterna att föra över byggnaderna till Verksamhetslokaler AB. Socialförvaltningen ser ett ökat behov av fler bostäder för kommuninvånare med funktionsnedsättning och i behov av stöd genom bostad enligt LSS. Nämnden köper idag placering i annan kommun på grund av att bostad saknas i den egna kommunen. Det finns även bifallsbeslut som inte kunnat verkställas då resurser saknas. I samverkan med lokalförsörjningsstrateg Peter Rundberg har en plan tagits fram att bygga två tillgänglighetsanpassade bostäder på området Prästagärdet. Ekonomi Upprättandet av de två bostäderna gör att kostnaderna för placeringar kan minska. Kostnadsberäkningar för upprättandet av tillgänglighetsanpassade bostäder beräknas kosta 3,5 miljoner kronor och är beräknad av Stefan Brorsson fastighetschef på Svenbo. Mer detaljerad kostnadskalkyl kommer att bifogas nämndens beslut till kommunfullmäktige när den upprättats av Stefan Brorsson fastighetschef på Svenbo. sunderlag Tjänsteutlåtande Tjänsteutlåtande s arbetsutskotts protokoll, , 161 et expedieras till Kommunfullmäktige 11 (19)

12 145 Gruppbostäder på Dalsåkersgatan Diarienummer: SOF föreslår Kommunfullmäktige fatta inriktningsbeslut att socialnämnden ges möjlighet disponera och blockhyra markplanen i de båda hus som ska uppföras på Dalsåkersgatan i Svenljunga. Socialförvaltningen ser ett ökat behov av fler bostäder för kommuninvånare med behov av stöd genom bostad enligt LSS och SoL. En nybyggnation av två hus, flerfamiljsbostäder, är av kommunen planerad på Dalsåkersgatan. I samband med att kommunen bygger dessa två hus menar förvaltningen att det vore en lämplig lösning på bostadsbehovet för nämnda grupp, att socialnämnden ges möjlighet att blockhyra markplanen i båda husen för att inrätta sin Verksamhet där. Förslaget är framtaget i samverkan med lokalförsörjningsstrateg Peter Rundberg och avsikten är att säkra lokaler för framtida planering. Ekonomi Disponering av dessa lägenheter ger nämnden möjlighet att flytta verksamhet från lokaler på Mårtensdal och om behovet tillåter, avveckla lokalerna på Jägarstigen. Nuvarande hyra för Jägarstigen är15 793/mån och för Mårtensdal: kr/mån. Lokalerna på Mårtensdal hyrs av en privat hyresvärd och lokalerna på Jägarstigen är inte längre ändamålsenliga. sunderlag Tjänsteutlåtande s arbetsutskotts protokoll, , 162 et expedieras till Kommunfullmäktige 12 (19)

13 146 Rapport av beslut som inte verkställts inom tre månader, andra kvartalet 2018 Diarienummer: SOF föreslår kommunfullmäktige att godkänna rapporten Till Inspektionen för vård och omsorg har en rapport lämnats och avser bifallsbeslut om vård och omsorgsboende som inte verkställts inom tre månader. sunderlag Socialnämndens protokoll s arbetsutskotts protokoll, , 163 et expedieras till Kommunfullmäktige 13 (19)

14 147 Ansökan om kommunalt bidrag till renovering av Örsagården samt vaktmästarbostad Diarienummer: KSF Att föreslå Kommunfullmäktige att godkänna medfinansiering med kr (30 % av totalbeloppet) under förutsättning att Boverket beviljar bidrag. Att förskjuta beslutet till kommunfullmäktige 5 november 2018 Örsås bygdegårdförening har skickat in en ansökan om bidrag till medfinansiering för renovering av Örsåsgården och vaktmästarbostaden. Föreningen ansöker om medfinansiering med 30 %, övrig finansiering sker med stöd från Boverket. Den offentliga medfinanseringen är en förutsättning för att få bidrag från Boverket. har gått igenom tidigare ärenden av liknande karaktär och Svenljunga kommun har tidigare beviljat majoriteten av ansökningar för offentlig medfinansiering gällande bidrag från Boverket och Landsbygdsprogrammet. Ekonomi Kostaderna uppgår till kr. sunderlag Tjänsteutlåtande s arbetsutskotts protokoll, , 164 et expedieras till Kommunfullmäktige 14 (19)

15 148 Information från kommunstyrelsens ordförande informella uppsiktsplikten s ordförande Stefan Carlsson (S) informerar om: Möte mellan KSAU och bolagens presidier och VD Upphandling och livsmedel och distributionscentral i Borås 15 (19)

16 149 Redovisning av delegationsbeslut Diarienummer: KSF Godkänna redovisning av delegationsbeslut som förtecknats i kommunstyrelsens protokoll 1 oktober har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, enskilda ledamöter och tjänstemän enligt kommunstyrelsens delegationsordning, antagen av kommunstyrelsen 29 januari 2018, 7. en ska redovisas till kommunstyrelsen. Det innebär inte att kommunstyrelsen omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. kan emellertid återta lämnad beslutsdelegation eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Redovisningen av delegationsbeslut Kanslichef - Delegationsbeslut anställning kommunsekreterare. fattat av kanslichef, Tomas Klug, /2018 Digitaliseringschef - Ramavtal har tilldelats för upphandling Multifunktionsprinters och skrivare, ref 18/5. fattat av digitaliseringschef, Christian Bonfré, / Tilldelningsbeslut för upphandling Multifunktionsprinters och skrivare. fattat av digitalieringschef, Christian Bonfré, s arbetsutskott Försäljning av parkeringsplats utanför ICA. fattat av kommunstyrelsens arbetsutskott, et expedieras till Delegater 16 (19)

17 150 Inkomna beslut, skrivelser och meddelanden Lägga nedanstående beslut, skrivelser och meddelanden som har inkommit till kommunstyrelsen till handlingarna. Västra Götalands län Utkast till kommuntal Sjuhärads samordningsförbund , AB Svenljunga bostäder , Svenljunga Verksamhetslokaler AB , Transportstyrelsen Trafik- och vägnyhet, nyheter augusti 2018 Samhällsbyggnadsnämnden Remiss: Naturvårdplan för Svenljunga kommun, yttrande från samhällsbyggnadsnämnden, , 83. Ekonomienheten Månadsrapport augusti 2018 Revisorer Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt, inkommen (19)

18 151 Övrig fråga föredragning av månadsrapport KS Kommunchef Magnus Nilson informerar om praxis kring föredragning av månadsrapporter och disskuterar hur kommunstyrelsen i framtiden vill få månadsrapporter till dig 18 (19)

19 152 Avtackning för mandatperioden s vice ordförande Johan Björkman (M) tackar kommunstyrelsens ordförande Stefan Carlsson (S) å kommunstyrelsens vägnar för den gångna mandatperioden. 19 (19)