Tentamenskonferens oktober Kungliga Tekniska högskolan, Stockholm

Transkript

1 Tentamenskonferens oktober Kungliga Tekniska högskolan, Stockholm

2

3 Helene Rune Administrativ Chef Skolan för teknikvetenskap

4 Kungliga Tekniska högskolan KTH grundades 1827 Teknologiska institutet i Stockholm År namnbyte På institutets 50-årsdag fick det av Kongl. Maj:t (Oscar II) namnet Kongl. Tekniska Högskolan (konglig användes fram till ca 1930, ersatt av kungliga) 1917 flyttar till Valhallavägen i centrala Stockholm Idag är verksamhet också förlagd till Kista, Flemingsberg, Solna och Södertälje.

5 KTH:s förvaltningschef Anders Lundgren

6 Universitetsstyrelse 5 Vicerektorer Dekanus Prodekanus Fakultetsråd Fakultetskollegium Rektor Prorektor Förvaltningschef Universitetsförvaltningen - Personalavd - Ekonomiavd - Juridiska avd - IT-avd - Avd för komm/info/internat KIR - Avd för utbadmin AUA - Avd för studentservice AFS Schema/CSVL/info-center - Utredningsavdelning PLU - Miljö och lokalplaneringsenheten Skolan för ABE Skolan för CBH Skolan för EECS Skolan för ITM Skolan för SCI Institutioner Institutioner Institutioner Institutioner Institutioner

7 KTHs tentamenshantering Skolorna är organiserade i institutioner, avdelningar, enheter, forskargrupper mm. Tentamensadministration är decentraliserad. Tentamensadministrationen hanteras på olika sätt beroende på olika förutsättningar, antal kurser, studenter etc infördes skanning av tentamina på KTH. Vissa rutiner sågs över för att kunna hantera skanningen. (Särskild presentation om detta imorgon - Tema 6) En samordning pågår sedan ett par år för att uppnå enhetlig hantering över hela KTH (rekrytering/utbildning av tentavakter, placeringssystem för studenter).

8 KTHs tentamenshantering Det skrivs ca tentor om året på KTH 4 Ordinarie tentamensperioder Oktober, januari, mars, maj 4 OM tentamensperioder Augusti, december, april, juni Kontrollskrivningar ges under läsperioderna.

9 Läsåret på KTH Juni Juli Aug Sept Okt Sommar Läsperiod OM-tentamen Tenta Jul/Nyår Maj Nov April Dec Mars Feb Jan

10 Tentamensadministratörer 39 st UF 2 ABE CBH EECS ITM SCI Admin: Tentor: Cirka tentor/ år

11 Förutsättningar för tentaadmin vid KTH: har inga specifika tentamenssalar alla salar används (drygt 100 hörsalar och övningssalar = ca 2000 tentaplatser) tentamensperioder obligatorisk digital anmälan till tentan samma anmälningstider hela KTH är ett programuniversitet med centraliserad schemaläggning (=flera kurser läses parallellt) har ett digitaliserat placeringssystem för studenter skannar tentor både före och efter rättning bokning av vakter görs helt manuellt = olika hantering

12 Det praktiska arbetet inför tentaperioden Utgångspunkt Antal studenter anmälda till tentan Planera antal salar och vakter Förbereda material

13 Det praktiska arbetet A) Planering Salsbokningarna görs av schemaläggningen, baserad på föregående års studentantal. Salsbokningarna modifieras av administratören utifrån antalet anmälningar efter att tentaanmälanssystemet har stängts. Bokning av vakter görs därefter i förhållande till antalet bokade salar och en avvägning av behov av korridor/toavakter Vaktbokningarna görs av tentaadministratörerna på olika sätt. Salsplacering av student, görs i ett digitalt system cirka 3 dagar innan tentan skickas en autogenererad e-post till studenten om placering i sal

14 Det praktiska arbetet B) Tryck och kopiering: Tryckning av försättsblad (genereras individuellt med QR-kod) Tentalydelsen kopieras upp i rätt antal utifrån hur många som anmält sig Generera avprickningslistor över tentander, salar, vakter annat mtrl. Skrivpapper och annat material till tentor beställs löpande och ska finns i lager

15 Det praktiska arbetet C) Plock & pack: Förbereda tentabox med info till tentavakt om tentasal, examinator/jourhavande lärare (mobilnr), lista över tentander, tentalydelse, skrivpapper, checklista, ordningsregler, disciplinanmälan, placeringslista, toalista, campuskarta, etc

16 Det praktiska arbetet D) Lämna ut/ta emot (till tentavakter): Lämna ut arkivboxar till vakterna, omplacera vid ev sjukdom Ta emot skrivna tentor, sortera diverse material som ska återanvändas

17 Det praktiska arbetet E) Scanning 1: direkt efter tentan före rättning Ev avplastning omsortering görs av tentavakt. F) Efter skanning 1 - OMpack Inplastning och ompackning eller Hålslagning och pärmsättning Sortering i bokstavsordning

18 Det praktiska arbetet G) Verifiering Varje försättsblad som datorn inte kan tyda (bokstav eller siffra) spottas ut och måste handtydas av administratör som verifierar den bokstav eller siffra som är skriven. QR-koden gör att detta till större delen åtgärdas vid skanning1.

19 Det praktiska arbetet H) Leverans till/från lärare Skannade tentor skall levereras till och från institutionerna för rättning. Vissa institutioner ligger en bit bort från skanningscentralen och levereras då via en elbil. Vissa lärare hämtar sina tentor själv hos skanningscentralen.

20 Det praktiska arbetet I) Scanning 2 Ompackning = urplastning alternativt ur pärm Därefter skanning 2. J) Destruering/lagring Bortforsling, lagring cirka 3-6 månader 1-2 ggr per år beställs hämtning och bränning av gamla tentamina

21 Det praktiska arbetet Sammanfattning A Planering: boka salar och vakter och placera tentander B Tryck och kopiering: tentor och försättsblad m C Plock & pack D Lämna ut/ta emot (tentavakter) E Scanning 1 F Ompack: Inplastning/Pärmsättning/annat G Verifiering H Leverans till och från institutionerna för rättning I Scanning 2 J Destruering/lagring

22

23

24 Teman och gruppdiskussioner.. Torsdag 11/10 Tema 1 Rekrytering/utb av vakter Tema 2 Tenta-adminsystem Tema 3 Anonym tentamen = gruppdiskussioner = gruppdiskussioner Fredag 12/10 Tema 4 Digital tentamen Tema 5 FUNKA-anpassningar Tema 6 Skanning av tentor = gruppdiskussioner = gruppdiskussioner

25 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter KTH har nyligen infört en ny hantering med löpande rekrytering och utbildning och vakter.

26 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter Stående information på webben Blänkare i media 1-2 gånger per termin DN, Metro

27 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter

28 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter Anställningsformat - intermittent anställning. Innebär att man anställs vid varje enskilt tillfälle (vaktuppdrag) och får ekonomisk ersättning per timme. KTH har cirka 500 aktiva tentamensvakter. De flesta är pensionärer.

29 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter Intresseanmälan via webformulär/e-post Inbjudan till informationspass/intervju: KTHs organisation och Vaktuppdraget Gruppintervju: Din bakgrund, vem är du? Vad har du arbetat med tidigare? Vad gör du idag? Varför vill Du arbeta som tentavakt? Do you speak English? Godkänd sökande kallas till tentavaktutbildning

30 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter Tentavaktsutbildningen cirka 2 timmar ( ca 30 st) Kursinnehåll: Kort organisationsbeskrivning av KTH Vaktuppdraget praktisk genomgång Juridiska aspekter tentamensregler Säkerhetsaspekter om det händer nåt under tentan! Frågestund Kurslitteratur: Lathund för tentavakter, Tentamensregelverket, ordningsregler och exempelsamling Efter genomgången kurs får nyutbildade vakter gå dubbelt med en erfaren vakt på ett pass.

31

32 Tema 1 - Rekrytering/utbildning av vakter Fortbildning/information tentavakter Befintliga vakter bjuds in till informationspass en gång per termin. Frågeställningar skickas in i förväg. Genomgång av ev oklarheter, ändringar, rutiner etc. Fika.

33 Gruppdiskussion TEMA 1 Rekrytering och utbildning av tentamensvakter

34 Tema 1 gruppdiskussioner Rekrytering/utbildning av vakter Hur rekryteras vakter på ert lärosäte? Är det samordnat eller sköter olika enheter/institutioner om detta? Vilka krav har ni på blivande vakter, t ex ska kunna engelska? Vem/vilken enhet eller funktion rekryterar vakter? Sker något urval av sökande t ex intervjuer? Vad har vakterna för anställningsform? (t ex fast anställning, timanställd, behovsanställda etc) Får vakterna någon utbildning? Vem ansvarar för utbildningen? Vad innehåller utbildningen? Hur ofta ges utbildningen? Upplever ni någon vaktbrist? Hur hanterar ni klagomål på befintliga vakter? Fördelar/nackdelar med nuvarande hantering.

35 men passa på att diskutera även andra frågor, t ex Ladok 3, vilka använder det och hur har det fungerat. Får studenten koden till tentamen redan vid anmälan? Om tentan slutar tidigare, är det några andra speciella uppgifter vakter får göra då eller får de gå hem? Hur hanterar ni externa studenter som skriver hos er? omvänt, egna studenter som vill tentera på annan ort? Hur hanterar ni studenter som vill skriva två tentor samtidigt om dessa krockar i schemat?

36 Gruppindelning finns i svarta väskan D2

37 LUNCH serveras i Ljusgården från ca 12:30 Åter i Sal D2 kl 13:30

38 Gruppindelning finns i svarta väskan D2 LUNCH

39 LUNCH serveras i Ljusgården från ca 12:30 Åter i Sal D2 kl 13:30

40 Tema 2 Tenta-adminsystem Universitets- och högskolerådet UHR att ge information inför högskolestudier, ansvara för högskoleprovet, ta fram regelverk och samordna antagning till högskolan att utveckla och förvalta IT-system och e-tjänster åt utbildningssektorn att förmedla internationella utbyten och kompetensutveckling för hela utbildningskedjan att bedöma utländska utbildningar att främja breddad rekrytering och arbeta för lika rättigheter och möjligheter inom högskolan Anders Möllström

41 Tema 2 gruppdiskussioner Tenta-adminsystem Vilket system/hantering har ni för bokning av vakter? Är systemet gemensamt för hela lärosätet eller gör ni olika? Hur fungerar det? Beskriv. Finns något som kan utvecklas/ändras? Har ni något system för salsplacering av studenter? Hur fungerar det? Beskriv. Finns något som kan utvecklas/ändras? För er som använder det presenterade Tentaadmin: Beskriv för- och nackdelar med systemet. Finns något som kan utvecklas/ändras?

42 KAFFE i Ljusgården Åter i Sal D2 kl 15:15

43 Tema 3 Anonym tentamen Carina Edlund Förvaltningsledare KTH-UF

44 Tema 3 Anonym tentamen

45 Summering DAG 1 Tentamensadmin på KTH Rekrytering/utbildning av vakter Tenta-adminsystem Anonym tentamen Andra diskussioner

46 MIDDAG Rest Systerobror 17:30 men först!!!

47 Guidad visning av

48 Guidad visning av KTH Fyra guider Lotta Rosenfeldt, Relocation Office Fredrik Liljeblad, IT-samordnare Nele Stoffels, Internationell handläggare Anna Almlöw Schultz, Ceremonimästare

49 Guidad visning av KTH cirka 1 timma Samlingsplatser Plats 1 Industribrunnen Plats 2 Entré Lindstedtsv 3 Plats 3 Entré Lindstedtsv 25 Plats 4 Ahlgrens bilar

50 Plats 4 Plats 3 Plats 2 Plats 1

51 MIDDAG Rest Systerobror 17:30 Återsamling i Ljusgården Kl 17:10 ca Gruppledare visar vägen till restaurangen! Tag med er väska!

52 DAG 2

53 Tema 4 Digital tentamen Mats Brenner Högskolan i Gävle

54 Tema 5 FUNKA-anpassningar Yvonne Bång Wahlbäck KTH/UF

55 Tema 6 Skanning av tentor Wanda Manninger Projektledare KTH/UF

56 LUNCH i Kårhuset Åter i Sal D2 absolut senast kl 13:30

57 Populärvetenskap Rymden och människan, Christer Fuglesang, professor rymdfysik Att utforska universum med ballonger Mark Pearce, professor astroparikelfysik Datortomografi Joakim da Silva, postdoc fysik

58

59