Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: onsdagen den 10 februari 2016 kl Plats: Äppelkriget i kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Dialog med kommunpolis Anna Hagenkötter 2016/2 5 3 Samverkansöverenskommelse - Polisen - utskick av 2016/31 Ksau-beslut senare 4 Medborgarlöfte - Polisen - utskick av Ksau-beslut 2016/32 senare 5 Ändring av sammanträdesdag - kommunstyrelsen, 2014/330 6 utskick av ksau-beslut senare 6 Avsägelse av uppdrag i integrationsrådet, Per 2014/174 7 Gustafsson (SD), samt fyllnadsval 7 Hantering av resursfördelning - migrationsverket 2015/ Uppdrag åt kommunstyrelsens arbetsutskott 2016/42 gällande migrationsfrågor, utskick av ksau-beslut senare 9 Remiss - Renhållningsordning Simrishamns och 2016/9 Bilaga Tomelilla kommuner , bilaga, utskick av ksau-beslut senare 10 Utbetalning av partistöd / Mål / Reglemente för hantering av styrdokument i 2016/11 15 Tomelilla kommun 13 Förslag till nytt upphandlingsreglemente för 2013/ Tomelilla kommun 14 Förslag till ändring i reglemente för kommunstyrelsen och delegeringsreglerna för familjenämnden, kultur- och fritidsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden 2014/

2 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen 15 Ändring i reglemente för familjenämnden 2014/ Förslag till ändring av särskilt ägardirektiv till 2012/ Österlenhem AB 17 Arbetsmarknadsutredning - ansvarsfördelning inom 2015/ arbetsmarknadsområdet, utskick av ksau-beslut senare 18 Utförande av personlig assistans i Tomelilla 2016/41 94 kommun, utskick av ksau-beslut senare 19 Effekter av förstelärare, utskick av ksau-beslut 2016/33 97 senare 20 Förslag till svar på motion - Skyddskläder åt 2014/ personalen i våra förskolor 21 Svar på motion om avgifter i skolan, utskick av 2015/ ksau-beslut senare 22 Förslag till svar på motion om upphandlingar 2014/ Förslag till svar på motion - Lagen om offentlig 2014/ upphandling (LOU) 24 Förslag till svar på motion om nya 2014/ upphandlingsregler 25 Anmälningsärenden ksau den 20 januari / Anmälningsärenden ksau den 3 februari 2016, 2016/3 143 utskick av ksau-beslut senare 27 Delegeringsbeslut /6 144 Leif Sandberg (C) Ordförande Pamela Lindqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Pamela Lindqvist E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL fr o m 2016 för Tomelilla kommunstyrelse ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår Ja Nej Avstår Leif Sandberg C Per-Martin Svensson Maria Mickelåker Lotta Hedström Marianne Åkerblad Gun Fisker Torgny Larsson Sara Anheden Ida Bornlykke Anders Throbäck Per Gustafsson Tommy Falk Jerker Ottosson - M C MP M SPI S S S S SD SD ERSÄTTARE 1 Christer Yrjas C 2 Ewa Carnbrand M 3 Charlotte Rosdala C 4 Anders Albäck L 5 Mats Andersson M 6 Susanne Balczar-Herou KD 1 Inger Åbonde S 2 Tina Bergström Darrell S 3 Sejdi Karaliti S 4 Britta Berg V 1 Tina Malm SD 2 Anders Rosengren SD 1 Sven-Ingvar Svensson

4 OMRÖSTNING 1 Ärende: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer förslag röstar nej. OMRÖSTNING 2 Ärende: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer förslag röstar nej

5 Tomelilla den 2 februari 2016 Dnr KS 2016/2 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kansliavdelningen Dialoger Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil britt.ekstrand@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Skriv beslutsförslag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument Ärendebeskrivning Dialog med kommunpolis Anna Hagenkötter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse den 2 februari 2016 från kansliavdelningen. Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent 5 1 (1)

6 Tomelilla den 21 januari 2016 Dnr KS 2014/330 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Ändring av sammanträdesdag - kommunstyrelsen Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt Mobil Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar flytta sammanträdet som var inplanerat den 6 april 2016 till den måndag den 4 april 2016 klockan Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade den 11 november 2015, KS 198, om sammanträdesdagar för kommunstyrelsen under Enligt beslutet ska kommunstyrelsen sammanträda onsdagen den 6 april. Då kommunstyrelsens ordförande och 2:e vice ordförande samt kommunchef och ytterligare tjänstemän detta datum representerar SÖSK och Kommunförbundet Skåne i Bryssel föreslås att sammaträdet flyttas till måndag den 4 april 2016 klockan Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kommunsekreterare Pamela Lindqvist Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen Kommunchef 6 1 (1)

7 From: Pamela Lindqvist Sent: 16 Jan :49: To: Nämndsbrevlåda KS Subject: VB: Avsägelse som ledamot i integrationsrådet Från: Per Gustafsson [mailto:per.gustafsson@sd.se] Skickat: den 14 januari :23 Till: Pamela Lindqvist Ämne: Avsägelse som ledamot i integrationsrådet Hej Pamela Härmed säger jag, Per Gustafsson SD, upp mig som ledamot i integrationsrådet. -- Med vänlig hälsning Per Gustafsson Gruppledare SD Tomelilla 7

8 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 2 Dnr KS 2015/133 Hantering av resursfördelning - migrationsverksamhet Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att kommunens HVB hem för ensamkommande barn ska drivas som resultatenheter motsvarande särskilda boenden i egen regi. Ärendebeskrivning Verksamhetscontroller Eva Lundberg arbetar med att se över hur Tomelilla kommun på bästa sätt ska hantera och styra de resurser kommunen erhåller från Migrationsverket. Kommunen bedriver i dagsläget två hem för vård och boende (HVB) för ensamkommande barn. Den ersättning kommunen erhåller från Migrationsverket avseende dessa barn överstiger kostnaderna för deras placeringar vid de kommunala HVB-hemmen. Ersättningen som erhålls av Migrationsverket, 1600 kronor per dygn samt ytterligare 300 kr/dygn för belagd plats enligt 2015 års ersättningsnivå, bör intäktsföras på egen ansvarskod underställd Kommunstyrelsen. Budgeterad dygnskostnad boendepeng bör månatligen överföras som en intern intäkt till Stöd och lärande, jämför hanteringen av omsorgs- och skolpeng. Kommunstyrelsen kommer därmed ha styrning och kontroll över det överskott som beräknas uppstå. HVB-hemmen i egen regi blir resultatenheter och budgeteras på samma sätt som skolor och särskilda boende i kommunal regi. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att kommunens HVB hem för ensamkommande barn ska drivas som resultatenheter motsvarande särskilda boenden i egen regi. Justerandes sign 8

9 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 2 forts. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 9

10 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 4 Dnr KS 2015/374 Utbetalning av partistöd 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att för 2016 utbetala partistöd enligt nedan: Moderaterna: kr Centerpartiet: kr Liberalerna: kr Kristdemokraterna: kr Arbetarepartiet-Socialdemokraterna: kr Vänsterpartiet: kr Miljöpartiet de gröna: kr Sverigedemokraterna: kr SPI Välfärden: kr En skriftlig redovisning som visar att partistödet använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen samt granskningsintyg ska inlämnas till fullmäktige senast den 30 juni Ärendebeskrivning Enligt 2 kap. 12 kommunallagen ska kommunfullmäktige årligen fatta beslut om utbetalning av partistöd. Enligt reglementet för partistöd i Tomelilla kommun beräknas partistödet till 20 % av prisbasbeloppet per mandat (valår 25 %). Stödet fördelas med ett grundstöd som uppgår till kronor per parti och år, samt ett mandatstöd som utgörs av resterande belopp fördelat per mandat och år. Prisbasbeloppet för 2016 har fasställts till kronor, vilket medför ett grundbelopp om kronor per parti och ett mandatstöd om kronor per mandat Justerandes sign 10

11 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 4 forts. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att för 2016 utbetala partistöd enligt nedan: Moderaterna: kr Centerpartiet: kr Liberalerna: kr Kristdemokraterna: kr Arbetarepartiet-Socialdemokraterna: kr Vänsterpartiet: kr Miljöpartiet de gröna: kr Sverigedemokraterna: kr SPI Välfärden: kr En skriftlig redovisning som visar att partistödet använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen samt granskningsintyg ska inlämnas till fullmäktige senast den 30 juni Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: KS Uträkning av partistöd 2016, handlingsid: KS Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 11

12 Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Uträkning av partistöd procent av prisbasbeloppet (valår 25 %, övriga år 20 %). Prisbasbelopp 2016 = kronor kronor x 20 procent = kronor kronor i grundbelopp per parti. Resterande fördelas per mandat. 41 mandat i fullmäktige x kronor (20 % av prisbasbeloppet) = kronor. Grundbelopp 9 partier x kronor = kronor kronor minus kronor = kronor delat på 41 mandat = kronor per mandat. Utbetalas från: Ansvar 01 slag 4531 Verksamhet 003 Parti Mandat i fullmäktige Uträkning (M) = kr (C) = kr (L) = kr (KD) = kr (S) = kr (V) = kr (MP) = kr (SD) = kr (SPI) = kr Utbetalt 12

13 Tomelilla den 15 december 2015 Dnr KS 2015/374 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Kommunstyrelsens arbetsutskott Utbetalning av partistöd 2016 Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt Mobil Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att för 2016 utbetala partistöd enligt nedan: Moderaterna: kr Centerpartiet: kr Liberalerna: kr Kristdemokraterna: kr Arbetarepartiet-Socialdemokraterna: kr Vänsterpartiet: kr Miljöpartiet de gröna: kr Sverigedemokraterna: kr SPI Välfärden: kr En skriftlig redovisning som visar att partistödet använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen samt granskningsintyg ska inlämnas till fullmäktige senast den 30 juni Ärendebeskrivning Enligt 2 kap. 12 kommunallagen ska kommunfullmäktige årligen fatta beslut om utbetalning av partistöd. Enligt reglementet för partistöd i Tomelilla kommun beräknas partistödet till 20 % av prisbasbeloppet per mandat (valår 25 %). Stödet fördelas med ett grundstöd som uppgår till kronor per parti och år, samt ett mandatstöd som utgörs av resterande belopp fördelat per mandat och år. Prisbasbeloppet för 2016 har fasställts till kronor, vilket medför ett grundbelopp om kronor per parti och ett mandatstöd om kronor per mandat 1 (2) 13

14 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist Uträkning av partistöd 2016 Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Kansliavdelningen Pamela Lindqvist Ekonomiavdelningen Politiska partier 2 (2) 14

15 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 5 Dnr KS 2016/11 Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Ärendebeskrivning Utvecklingschef Helena Berlin och kommunsekreterare Pamela Lindqvist har utarbetat förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Reglementet för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun är en del i arbetet med att implementera den styrmodell som antogs av kommunfullmäktige den 28 september 2015, Kf 101/2015. I detta ingår att tydliggöra en övergripande ledningsstruktur med tydlig rollfördelning. I Tomelilla kommun finns ett stort antal styrdokument. För att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning är det viktigt att styrdokument samordnas, är begripliga och så få som möjligt. För de enskilda dokumenten krävs regelbunden uppföljning och att samma definitioner och terminologi används. Syftet med ett reglemente för styrdokument är att bestämma en definition för vad som är styrdokument samt att skapa en tydlig struktur för de olika dokumentens inbördes förhållande. Detta bidrar även till att tydliggöra styrdokumentens roll när det gäller styrning och uppföljning. I Tomelilla kommun tillämpas två typer av styrdokument: målinriktade dokument och regeldokument. Justerandes sign 15

16 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 5 forts. Målinriktade dokument ska visa på vad kommunen vill uppnå, sträva efter eller ha som mål. De är ett uttryck för den politiska viljan. Dessa typer av styrdokument kallas visioner, strategier, program, planer och handlingsplaner. Regeldokument talar om hur arbetet ska utföras. De innehåller föreskrifter och regler som måste följas. Dessa styrdokument kallas reglementen, riktlinjer och rutiner. Undantag från terminologin får endast göras inom de områden där lagstiftning eller praxis är starkt styrande och där det ställs krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan. Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun ska följas upp en gång per mandatperiod eller tidigare vid behov. Ansvarig politisk instans är kommunfullmäktige och tjänstemannaansvaret ligger hos kommunchef. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: KS Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun, handlingsid: KS Modell styrdokument, handlingsid: KS Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 16

17 Styrdokument VISION Regeldokument Målinriktade dokument Mål och Budget Reglementen och Taxor Beslut; KF Program och Strategier Beslut; KF Riktlinjer Beslut; KS eller nämnd Planer Beslut; KS eller nämnd Rutiner Beslut; Kommunchef eller berörd chef Handlingsplaner Beslut; Kommunchef eller berörd chef 17

18 Tomelilla den 5 januari 2016 Dnr KS 2016/11 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt Mobil Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Ärendebeskrivning Utvecklingschef Helena Berlin och kommunsekreterare Pamela Lindqvist har utarbetat förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Reglementet för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun är en del i arbetet med att implementera den styrmodell som antogs av kommunfullmäktige den 28 september 2015, Kf 101/2015. I detta ingår att tydliggöra en övergripande ledningsstruktur med tydlig rollfördelning. I Tomelilla kommun finns ett stort antal styrdokument. För att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning är det viktigt att styrdokument samordnas, är begripliga och så få som möjligt. För de enskilda dokumenten krävs regelbunden uppföljning och att samma definitioner och terminologi används. Syftet med ett reglemente för styrdokument är att bestämma en definition för vad som är styrdokument samt att skapa en tydlig struktur för de olika dokumentens inbördes förhållande. Detta bidrar även till att tydliggöra styrdokumentens roll när det gäller styrning och uppföljning. I Tomelilla kommun tillämpas två typer av styrdokument: målinriktade dokument och regeldokument. Målinriktade dokument ska visa på vad kommunen vill uppnå, sträva efter 1 (2) 18

19 eller ha som mål. De är ett uttryck för den politiska viljan. Dessa typer av styrdokument kallas visioner, strategier, program, planer och handlingsplaner. Regeldokument talar om hur arbetet ska utföras. De innehåller föreskrifter och regler som måste följas. Dessa styrdokument kallas reglementen, riktlinjer och rutiner. Undantag från terminologin får endast göras inom de områden där lagstiftning eller praxis är starkt styrande och där det ställs krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan. Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun ska följas upp en gång per mandatperiod eller tidigare vid behov. Ansvarig politisk instans är kommunfullmäktige och tjänstemannaansvaret ligger hos kommunchef. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun, Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Kommunchef Stefan Larsson KFS kommunsekreterare Pamela Lindqvist 2 (2) 19

20 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr F 16:1 Kf Dnr KS 2016/11 Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun Antagen av kommunfullmäktige den Gäller från den Dokumentansvarig politisk instans: Kommunfullmäktige. Dokumentansvarig tjänsteman: Kommunchef. Uppföljning: En gång per mandatperiod eller tidigare vid behov. 20

21 Inledning I Tomelilla kommun finns ett stort antal styrdokument. Ett av kommunens viktigaste övergripande styrdokument är mål och budget, ett dokument som antas årligen av kommunfullmäktige och som anger prioriteringar. En av uppgifterna för styrdokumenten är att vara ett långsiktigt komplement till mål och budget. Förutom för mål och budget saknas det krav i kommunallagen för vilka övergripande styrdokument en kommun ska ha och hur dessa ska vara utformade. Vissa styrdokument kan dock regleras i annan lagstiftning, till exempel i plan- och bygglagen Det saknas också krav på hur eventuella styrdokument ska vara utformade. För att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning är det viktigt att styrdokument samordnas, är begripliga och så få som möjligt. För de enskilda dokumenten krävs regelbunden uppföljning och att samma definitioner och terminologi används. I Tomelilla kommun tillämpas två typer av styrdokument: målinriktade och regeldokument. Målinriktade dokument kallas visioner, strategier, program, planer och handlingsplaner. Regeldokumenten dokumenten kallas reglementen, riktlinjer och rutiner. Syfte Syftet med reglemente för styrdokument är att bestämma en definition för vad som är styrdokument samt att skapa en tydlig struktur för de olika styrdokumentens inbördes förhållande. Detta bidrar även till att tydliggöra styrdokumentens roll när det gäller styrning och uppföljning. Begrepp Nedanstående termologi ska gälla för Tomelilla kommuns styrdokument. Undantag från terminologin får endast göras inom de områden där lagstiftningen eller praxis är starkt styrande och där det ställs krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan och jämställdhetsplan. Målinriktade styrdokument Dokumenten ska visa på vad kommunen vill uppnå, sträva efter eller ha som mål. De är ett uttryck för den politiska viljan. Vision Visionens främsta syfte är att vara en ledstjärna för utvecklingen. Den ska vara enkel, tydlig och lätt att kommunicera. Den ska engagera och vara något som man kan bära med sig, komma ihåg och känna stolthet över. Den ska kunna användas i vardagen och bli konkret i olika verksamheter. Visionen antas av kommunfullmäktige. Program och strategier En strategi eller ett program pekar ut en önskvärd utveckling av verksamheten och fastslår en politisk viljeinriktning. Där tas inte någon detaljerad ställning till utförande, prioriteringar eller metoder inom ett specifikt område. Detta sker istället i en plan eller handlingsplan. Strategier och program antas av kommunfullmäktige. Planer En plan kan användas för att göra en strategi eller ett program mer konkret. En plan ska utgöra en grund för prioritering och beskriva hur uppsatta mål ska uppnås inom ett visst område. Planer antas av kommunstyrelsen eller nämnd. 2 21

22 Handlingsplaner En handlingsplan utgår från inriktningen i det överordnade styrdokumentet och gör om det till konkreta åtgärder. En handlingsplan ska ange vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de ska vara genomförda samt vilka prioriteringar som ska ske. Övergripande handlingsplaner beslutas av kommunchef. Verksamhetsspecifika handlingsplaner beslutas av verksamhetschef/avdelningschef/enhetschef. Regeldokument Regeldokumentem talar om hur arbetet ska utföras. De innehåller föreskrifter och regler som måste följas, till skillnad från de målstyrda dokumenten som mer talar om vad som ska uppnås. Reglementen och taxor/avgifter Ett reglemente beskriver regler av principiell betydelse för verksamheten. Till denna kategori räknas också fullmäktiges arbetsordning samt styrelsens och nämndernas reglementen, liksom bolagsordningar och förbundsordningar. Även en lokal stadga som komplement till gällande lagstiftning, till exempel lokal ordningsföreskrift, är ett reglemente. Kostnader för kommunala verksamheter och prestationer ska normalt täckas av den uttagna kommunalskatten. Enligt kommunallagen får dock kommunerna ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som de tillhandahåller. För tjänster och nyttigheter som kommunen är skyldig att tillhandahålla får kommunen endast ta ut avgifter om det är särskilt föreskrivet och då utifrån självkostnadsprincipen. I taxor inkluderas även avgifter. Reglementen och taxor antas av kommunfullmäktige. Riktlinjer Riktlinjer beskriver de fasta regler som gäller för verksamheten och som har antagits i berörd politisk nämnd. En riktlinje antas av kommunstyrelsen eller berörd nämnd. Rutiner Rutiner är regler som beslutats för att reglera hur verksamheten ska bedrivas. De är ofta på detaljnivå. Rutiner kan exempelvis vara rutin för bokning av leasingbilar. Rutiner är att betrakta som intern styrning av arbetet. Övergripande rutiner beslutas av kommunchef. Verksamhetsspecifika rutiner beslutas av verksamhetschef/avdelningschef/enhetschef. 3 22

23 Framtagande av styrdokument Innan ett nytt styrdokument tas fram krävs ett beslut ifrån den instans som sedan kommer att besluta om att anta styrdokumentet. Detta beslut kan vara av informell karaktär exempelvis via en protokollförd dialog. Detta gäller även om uppdraget att ta fram styrdokumentet redan finns omnämnt i budgeten. Utformning För samtliga styrdokument används de mallar som finns framtagna för att skapa tydlighet och enhetlighet. Styrdokumenten ska formuleras på ett kort och tydligt sätt. Enligt språklagen och förvaltningslagen ska offentligt anställda uttrycka sig lättbegripligt. Att få tillgång till information är en rättighet oavsett om man har lässvårigheter eller andra begränsningar. Styrdokumenten ska inte innehålla upprepningar av författningar som belastar texten. Vid en eventuell konflikt mellan en författning och kommunens styrdokument gäller författningen. Ansvarig I varje styrdokument ska det finnas angivet vilken politisk nämnd och/eller verksamhet som ansvarar för dokumentet. I beslutsprotokollet ska det finnas angivet när dokumentet ska följas upp och vid behov revideras. Det ska även framgå vilken verksamhetsfunktion som är ansvarig för uppföljning och revidering. Om styrdokumentet ska finnas med i författningssamlingen ska ansvarig tjänsteman meddela kansliavdelningen. Kansliavdelningen ansvarar för att det antagna styrdokumentet hålls tillgängligt och aktuellt i författningssamlingen. Varje chef inom den verksamhet som berörs av styrdokumentet ansvarar för att styrdokumentets innehåll är känt bland medarbetarna samt att det följs och följs upp i den egna verksamheten. Registrering Efter att styrdokumentet antagits måste den slutgiltiga versionen registreras i ärendehanteringssystemet. Ansvarig för att detta sker är den handläggare som arbetat fram dokumentet. I ärendehanteringssystemet ska styrdokumentet kategoriseras som rätt handlingstyp (program, handlingsplan, riktlinje etc.) under processen styrdokument. Detta för att göra det möjligt att söka efter såväl samtliga styrdokument som efter respektive typ av styrdokument. Författningssamling I den kommunala författningssamlingen läggs samtliga dokument som kategoriseras som reglementen. Även antagna delegeringsregler och sådana riktlinjer som bedöms vara av allmänt intresse placeras här. Dokument i författningssamlingen ska vara tillgängliga för allmänheten på kommunens webbplats under den tid de gäller. Kansliavdelningen ansvarar för att styrdokumentet publiceras i författningssamlingen när det har antagits. 4 23

24 Checklista Att tänka på innan och under framtagandet av styrdokument Vilket behov/syfte ska styrdokumentet uppfylla? Vilken lagstiftning finns på det aktuella området? Om frågan är reglerad genom lagstiftning behövs kanske inget styrdokument, utan istället en anvisning av handbokskaraktär. Vilken typ av styrdokument är aktuellt? Behövs mer än en typ av styrdokument? Finns ett uppdrag ifrån den instans som ska anta styrdokumentet? Finns det befintliga styrdokument som ska upphävas eller revideras på grund av det nya styrdokumentet? Detta ska framgå i beslutet om att anta det nya styrdokumentet. Stödjer styrdokumentet Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun? Vilka ekonomiska konsekvenser kan styrdokumentet innebära? Behöver de ekonomiska konsekvenserna beaktas i budgetprocessen? Vem ansvarar för styrdokumentet på politisk respektive tjänstemannanivå? Hur och när ska dokumentet följas upp? Hur ska dokumentet implementeras? Information som tydligt ska framgå i styrdokumentet och som återfinns i mallar. Dokumentets namn och typ Diarienummer i förekommande fall Beslutande instans/tjänsteman Beslutsdatum Eventuell paragraf (i förekommande fall) Dokumentansvarig funktion på politisk respektive tjänstemannanivå Eventuellt datum för senaste revidering 5 24

25 25 6

26 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 7 Dnr KS 2013/105 Förslag till nytt upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott överlämnar ärendet till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kanslichef Christian Björkqvist framför i tjänsteskrivelse den 11 januari 2016 följande: Sedan juli 2007 pågår en avtalsstyrd upphandlingssamverkan mellan Sjöbo, Tomelilla, Simrishamns och Ystads kommuner. Bland de grundläggande förutsättningarna för samverkan är att kommunerna har ett gemenensamt upphandlingsreglemente. Sedan nuvarande upphandlingsreglemente antogs av kommunfullmäktige, 7/2014, har det bland annat via motioner framställts förslag att få ett reglemente som tydligare harmoniserar med de möjligheter lagen om offentlig upphandling ger. Det nu framtagna förslaget till reglemente innehåller bland annat tydligare skrivningar vad gäller hållbarhetskrav, miljökrav, sociala krav och att ge små och medelstora företag samma möjligheter att konkurrera som stora företag. Till upphandlingsreglementet har även framtagits tillämpningsanvisningar som fastställs av kommunchefen. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag till upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun Justerandes sign 26

27 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 20 januari 2016 Ksau 7 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Christian Björkqvist, handlingsid: KS Upphandlingsreglemente Tomelilla kommun, handlingsid: KS Förslag till tillämpningsanvisningar för upphandlingsreglemente, handlingsid: KS Upphandlingsreglemente, antaget kf 7/2014, handlingsid: KS Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign 27

28 Tomelilla den 11 januari 2016 Dnr KS 2013/105 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Christian Björkqvist Kanslichef Direkt Mobil AnsvarigMobil Kommunstyrelsen Förslag till nytt upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag till upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun Ärendebeskrivning Sedan juli 2007 pågår en avtalsstyrd upphandlingssamverkan mellan Sjöbo, Tomelilla, Simrishamns och Ystads kommuner. Bland de grundläggande förutsättningarna för samverkan är att kommunerna har ett gemenensamt upphandlingsreglemente. Sedan nuvarande upphandlingsreglemente antogs av kommunfullmäktige, 7/2014, har det bland annat via motioner framställts förslag att få ett reglemente som tydligare harmoniserar med de möjligheter lagen om offentlig upphandling ger. Det nu framtagna förslaget till reglemente innehåller bland annat tydligare skrivningar vad gäller hållbarhetskrav, miljökrav, sociala krav och att ge små och medelstora företag samma möjligheter att konkurrera som stora företag. Till upphandlingsreglementet har även framtagits tillämpningsanvisningar som fastställs av kommunchefen. Beslutsunderlag Förslag till upphandlingsreglemente, Förslag till tillämpningsanvisningar för upphandlingsreglemente, Upphandlingsreglemente, antaget kf 7/ (2) 28

29 Kommunledningskontoret Christian Björkqvist Kanslichef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 29

30 Upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun (fastställt av kommunfullmäktige xx/2016) Detta reglemente gäller all upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom Tomelilla kommun. Upphandlingsreglemente gäller även som riktlinjer för de bolag, föreningar, kommunalförbund och stiftelser där kommunen är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen. I princip likalydande reglemente/policydokument tillämpas hos var och en av kommunerna i den avtalsreglerade upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige fastställer och reviderar upphandlingsreglemente. Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett korrekt och effektivt sätt. Kommunstyrelsen ansvarar för samordning och övervakning av kommunens upphandlingsverksamhet och ska därför se till att en central inköpsfunktion upprätthålls. Kommunstyrelsen ansvarar för kommungemensamma upphandlingar och för upphandlingar som berör flera nämnders verksamhetsområde. Nämnderna ansvarar för upphandling inom respektive ansvarsområde. Kommunstyrelsen och nämnderna fastställer i delegationsordningar på vilken nivå upphandlingar ska hanteras. Kommunchefen fastställer tillämpningsanvisningar till reglementet. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar även för att verksamheten verkar för samordnad upphandling samt att verksamheten använder de gemensamma ramavtalen. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att representanter från verksamheten i den centrala inköpsgruppen bistår med den kompetens och verksamhetsinsyn som krävs för att upphandlingsarbetet ska kunna fungera så bra som möjligt. Kommunens centrala inköpsfunktion ska ha överblick och kännedom om andra enheters behov. Inköpsfunktionen ansvarar för att upphandlingssamverkan utvecklas med andra kommuner. Inköpsfunktionen ska därför alltid kontaktas för en bedömning av förutsättningarna för upphandling i samverkan. Inköpsfunktionen är kommunens allmänna expertfunktion inom upphandlingsområdet. 1 30

31 Upphandlingssamverkan Kommunen deltar i upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Kommunen ska sträva efter att genomföra samordnad upphandling där detta bedöms fördelaktigt. Kommunen ska samverka med leverantörer och näringslivsorganisationer och vara öppen för synpunkter från dessa angående kommunens upphandlingar. Samverkan med leverantörer ska göras utan att de grundläggande principerna om likabehandling och ickediskriminering vid upphandlingar åsidosätts. Strategiskt upphandlingsarbete Vid prioritering av upphandlingar ska, förutom upphandlingens totala värde, även beaktas om upphandlingen främjar de strategiska utvecklingsområden och nämndsmål som varje år beslutas av kommunfullmäktige. För att kunna göra en korrekt prioritering av upphandlingar är det viktigt att den centrala inköpsfunktionen årligen informeras om verksamheternas anskaffningsbehov de kommande 12 månaderna. Upphandlingsverksamheten ska utgå från ett affärsmässigt korrekt uppträdande präglat av effektivitet, kompetens, miljöhänsyn, samverkan och hållbar utveckling samt att tillgodose dagens behov utan att försvåra för kommunens kommande generationer att tillfredsställa sina behov. Tomelilla kommun ska ses som en attraktiv och seriös kund för leverantörer och kommunens medborgare. Utgångspunkten vid varje upphandling ska vara att slutanvändaren ska få den ekonomiskt mest fördelaktiga varan eller tjänsten, anpassad till verksamhetens behov med hänsyn taget till miljö och sociala riktlinjer. Vid all upphandling ska kommunen använda sig av den konkurrens som finns på marknaden, basera upphandlingar på tydliga förfrågningsunderlag, iaktta objektivitet genom att behandla anbudsgivare likvärdigt, verka för en fungerande konkurrens genom att ge små och medelstora företag samma möjligheter att konkurrera som stora företag, inte ha personliga intressen hos leverantörer som kan påverka utgången av en upphandling, bekosta sina rese- och logikostnader själv vid besök hos eller resor tillsammans med leverantörer, avvisa gåva eller förmån som kan påverka anställda i sin tjänsteutövning. Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte ha personliga engagemang som står i konflikt med kommunens intresse. 2 31

32 Miljöanpassad upphandling och sociala krav Miljöhänsyn och sociala krav ska vägas in som krav eller kriterier bland andra och vara relevanta och rimliga i förhållande till den vara eller tjänst som upphandlas. Kraven ska baseras på gällande miljömål och åtgärdsprogram samt tillgänglig vetenskaplig forskning och information. Sociala krav används för att motverka diskriminering i samhället, bidra till ökad jämställdhet och säkerställa goda arbetsvillkor för arbetstagare. Kommunen ska sträva efter att de varor som köps in ska vara rättvisemärkta inom de områden där detta är särskilt motiverat. Vid inköp av varor och tjänster ska alltid svenska lagar och standarder vara vägledande för vilka miljökrav och sociala krav som ska ställas. Vid inköp av livsmedel ska kommunens kostpolicy gälla och riksdagens uppsatta mål om ekologiskt odlade livsmedel ska beaktas. 3 32

33 Rutin gällande tillämpningsanvisningar till upphandlingsreglemente (fastställda av kommunchefen 2016-) Tomelilla kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader. All upphandling ska ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. Upphandlingsreglemente och tillhörande tillämpningsanvisningar är ett komplement till lagregleringen kring offentlig upphandling. I princip likalydande reglemente/tillämpningsanvisningar tillämpas hos var och en av kommunerna i den avtalsreglerade upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Grundläggande principer EU:s grundläggande principer skall tillämpas inom all offentlig upphandling. Dessa är: Likabehandling: Alla leverantörer ska ha samma grundförutsättningar och information. Upprättade förfrågningsunderlag ska vara klara och tydliga och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Den upphandlande enheten får inte ge ett lokalt företag företräde. Icke-diskriminering: Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Transparens: Upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Normalt ska annonsering ske. Samtliga utvärderingskriterier skall anges i underlaget och deras innebörd och vikt ska beskrivas. Man får inte förändra utvärderingskriterierna vid utvärdering av anbud. Proportionalitet: Kvalifikationskraven, kraven i förfrågningsunderlaget och utvärderingskriterierna ska vara relevanta och rimliga i förhållande till det som upphandlas. Ömsesidigt erkännande: Bevis och intyg utfärdade från behöriga myndigheter inom EU-länder ska godtas. 1 33

34 Den centrala inköpsfunktionen Kommunens inköpsfunktion ska ha överblick och kännedom om andra enheters behov. Inköpsfunktionen ska därför alltid kontaktas innan en upphandling för att göra en bedömning av förutsättningarna för upphandling i samverkan. Den centrala inköpsfunktionen är kommunens allmänna expertfunktion inom upphandlings-området och ansvarar för att: Samverkan utvecklas med andra kommuner kring gemensamma upphandlingar/ramavtal. Samordna kommunens verksamhetsgrenar avseende upphandlingar. Genomföra upphandlingar. Ajourhålla den lokala avtalsdatabasen. Ta fram ändamålsenliga anvisningar, rutiner, register och dokument för upphandlingsarbetet samt se till så att dessa hålls aktuella och tillgängliga. Användarna Ska alltid använda ramavtal där sådana finns. Ska rapportera behov av upphandling till inköpsfunktionen. Ska vara behjälpliga och ge synpunkter på aktuella ramavtal och agera stöd i arbetet med att ta fram ramavtal som är så bra anpassade till kommunens verksamhet som möjligt. Hållbar utveckling Miljöhänsyn ska vägas in som krav och kriterier bland andra och vara relevanta och rimliga till den vara eller tjänst som upphandlas. Miljökraven baseras på gällande miljömål och åtgärdsprogram, energi- och klimatstrategi, avfallsplan samt vetenskaplig forskning och information. Miljökompetens ska vid behov konsulteras när förfrågningsunderlag tas fram. Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier ska vara ett stöd. Lägst baskrav ska ställas. Produkter ska under sin livscykel ge upphov till så få miljöskador som möjligt. Produkterna ska kunna återanvändas eller vara biologiskt nedbrytbara. Produkternas tillverkning och användning bör bygga på resurssnålhet. 2 34

35 Produkterna bör inte skada oxonskiktet, öka växthuseffekten eller bidra till försurning. Vid inköp av livsmedel ska kommunens kostpolitiska riktlinjer beaktas. Även riksdagens uppsatta mål om ekologiskt odlade livsmedel ska beaktas. Vid inköp av varor och tjänster ska alltid svenska lagar och standarder eller motsvarande vara vägledande för vilka miljökrav som ska ställas. Kommunen ska där detta anses motvierat ställa krav som kan motverka diskriminering i samhället, som bidrar till ökad jämställdhet och som säkerställer goda arbetsvillkor för arbetstagare. Upphandlade varor och tjänster ska vara tillgängliga och användbara för alla. Kommunen ska sträva efter att de varor som köps in ska vara rättvisemärkta inom de områden där detta är särskilt motiverat. Kompetens Upphandling ska utföras av tjänstemän som har gedigna kunskaper om upphandlingsreglemente, tillhörande tillämpningsanvisningar och offentliga upphandlingsregler, en hög verksamhetskompetens och som tillämpar god affärsetik. Upphandlingar ska planeras i god tid och ske i nära samverkan mellan upphandlare och verksamhetsföreträdare i kommunen. Inköp/upphandling får göras av den som är behörig enligt delegationsordning. Alla beslutsattestanter ska ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och reglemente för upphandlingar respektive attest. Handläggning och beslutsordning Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslut ska fattas av styrelse eller nämnd eller på delegation till tjänsteman. Planering av genomförandet av en upphandling ska ske med hänsyn till de tidsfrister som följer av gällande rättsregler. Hänsyn ska tas så att anbudsgivare får en skälig tid på sig att vidta förberedelser inför kommande avtalsperiod. Innan en upphandling påbörjas ska vid behov en nuläges- och marknadsanalys genomföras. Kravspecifikation och referensgrupp För att kunna genomföra en effektiv upphandling krävs att kontakterna mellan den som ansvarar för anskaffningen (verksamhetsansvarig) och den som genomför upphandlingen fungerar väl. Kommunen ska använda sig av referensgrupper och direktkontakter med verksamhetsansvariga/användare för det viktiga informationsutbytet. Syftet med referensgruppen ska vara att försöka nå samsyn i vad som är rätt krav på varor/tjänster. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget ska vara tydligt och innehålla samtliga krav som ställs på 3 35

36 varan/tjänsten som ska upphandlas. Kraven ska vara relevanta och ska inte vara mer långtgående än vad som behövs. I förfrågningsunderlaget ska alltid anges att bindande avtal uppkommer först när upphandlingen är avslutad genom att upphandlingskontrakt tecknas. Annonsering Upphandlingar, med vissa undantag för direktupphandling, ska annonseras i allmänt tillgänglig databas samt publiceras på kommunens hemsida. Alla upphandlingar över tröskelvärdet ska annonseras i EU:s gemensamma databas Tenders Electronic Daily (TED). Annonsering av de upphandlingar som överskrider beloppen för direktupphandling ska ske via den centrala inköpsfunktionen. Anbudsöppning Efter anbudstidens utgång ska två behöriga personer öppna samtliga inkomna anbud. Anbudsprotokoll över inlämnade anbud ska föras vid anbudsöppningen. Anbud kan lämnas genom elektronisk överföring under förutsättning att kommunen kan säkerställa att innehållet i det elektroniska anbudet inte röjs förrän anbuden skall öppnas. Utvärdering Samtliga steg i utvärderingen ska dokumenteras i utvärderingsprotokoll. Den upphandlande enheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget och inte heller göra prövningen mot andra kriterier än dem som funnits med i annonsen eller förfrågningsunderlaget. Antagande av anbud Antagande av anbud beslutas enligt delegationsbeslut. Tilldelningsbeslut Upphandlingsansvarig ansvarar för att tilldelningsbeslut skyndsamt når anbudsgivare. Beslutet ska innehålla motivering till valet samt namn på vinnande leverantör. Avtal/upphandlingskontrakt Så snart som möjligt, dock tidigast 10 dagar efter det att tilldelningsbeslut har skickats, ska avtal tecknas. Samtliga avtal/upphandlingskontrakt ska vara skriftliga. Avtal/upphandlingskontrakt tecknas av hos kommunen behörig person enligt delegation. Uppföljning Under avtalsperioden ska en kontinuerlig uppföljning av avtalet ske. Uppföljning ska ske både internt, genom uppföljning av avtalstroheten inom den upphandlande enheten, och externt, genom kontroll av att avtalsvillkoren följs. 4 36

37 Dokumentation Skriftlig dokumentation ska ske av alla upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga och lätta att förstå samt redovisas öppet. När upphandlingsärendet är avslutat ska handlingarna samlas i en akt. Aktläggningen ska vara systematiskt ordnad så att insyn alltid är möjlig. Samtliga uppgifter hänförliga till ett upphandlingsärende ska dokumenteras och föras till akten. Kraven på skriftlig dokumentation gäller i tillämpliga delar även vid direktupphandlingar. Arkivering När upphandlingen avslutats ska upphandlingsdokumenten arkiveras enligt kommunens dokumenthanteringsplan. Kommunens upphandlingsregler Ramavtal Ramavtal tecknas för vissa varor och tjänster och ska innefatta hela kommunens behov. Samtliga enheter inom kommunen är skyldiga att följa ramavtalen. Avsteg från avrop på befintliga ramavtal får endast ske om det kan motiveras av beställaren och den centrala inköpsfunktionen ger sitt godkännande. Ingångna ramavtal är bindande för kommunen som helhet. Innan upphandling av ett ramavtal påbörjas ska därför den centrala inköpsfunktionen kontaktas för att se om samordning med andra förvaltningar är möjlig. Kommunens enheter är skyldiga att känna till och utnyttja de ramavtal som finns. Genom ökad avtalstrohet mot befintliga ramavtal skapas förtroende hos kommunens leverantörer, vilket leder till bättre avtalsvillkor i framtiden. Samtliga upphandlingsavtal ska förtecknas i en avtalsdatabas som är tillgänglig för kommunens beställare för att säkerställa att rätt leverantör används. Efter att ramavtal tecknats ska kopia på avtal och andra relevanta handlingar skickas till den centrala inköpsfunktionen som administrerar avtalsdatabasen. Ramavtal med flera leverantörer som förutsätter förnyad konkurrensutsättning handläggs och beslutas i samma ordning som gällde för det ursprungliga ramavtalskontraktet. Förvaltningsspecifika inköp och avtal Detta avser upphandling som ej omfattas av kommunövergripande behov och ramavtal. Den centrala inköpsfunktionen ska kontaktas för planering av upphandlingen och eventuellt stöd under upphandlingsprocessen. 5 37

38 Leverantörskrav Leverantörer som anlitas ska vara kompetenta, ekonomiskt godtagbara och i övrigt bedömas kunna fullgöra sina åtaganden på ett bra sätt. Avtal kan endast tecknas och vidmakthållas med leverantörer som fullgör sina lagenliga skyldigheter mot samhället vad avser skatter och sociala avgifter. Om leverantören använder sig av underleverantörer för att fullgöra med kommunen ingångna avtal ska samma krav ställas på dessa. Leverantörer som anlitas ska vara registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister och vara korrekt registrerade för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt inneha F-Skattsedel. Riskbedömning och ekonomisk kontroll av leverantörer ska ingå som en naturlig del i alla upphandlingar samt göras fortlöpande under hela avtalsperioden. Delegationsbeslut Av delegationsordning eller annat beslut i styrelse eller nämnd framgår vem som har rätt att besluta i upphandlingsärenden. Beslut om antagande av anbud bör delegeras till sådan nivå i organisationen som fyller rimliga krav på rättssäkerhet, snabbhet och rationalitet. Respektive verksamhet ska lägga fast vem som inom angivna ramar har rätt att fatta anskaffningsbeslut/inköpsbeslut. Namnförteckning ska omgående inges till kommunchefen. Respektive verksamhet ska ansvara för att namnförteckningen hålls aktuell. Hänsyn till små och medelstora företag En tydlig ambition med kommunens offentliga upphandling ska vara att mindre och medelstora företag ska ges samma möjligheter som större företag att delta i upphandlingar. Sekretess För upphandlingsärenden gäller absolut sekretess (6 kap 2 SekrL) fram till dess att beslut om leverantör fattats (tilldelningsbeslut) eller upphandlingen avbrutits. Om den upphandlande enheten anlitar en utomstående konsult för att hjälpa till med upphandlingen omfattas även denne av sekretessen. Handlingar i ett upphandlingsärende ska förvaras inlåst på betryggande sätt. Under upphandlingens gång får endast de som handlägger ärendet ha tillgång till handlingarna. Uppföljning och revision Upphandlingsverksamheten ska årligen följas upp utifrån fastställt upphandlingsreglemente och en rapport ska lämnas till kommunstyrelsen. Av uppföljningen skall bland annat ramavtalstroheten framgå. Direktupphandling Se dokumentet Riktlinjer för Direktupphandling. 6 38

39

40 UPPHANDLINGSREGLEMENTE Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (2007:1092) (LUF) Dessa lagar reglerar de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet/enhet (kommunen, kommunala bolag och stiftelser) i syfte att tilldela kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster och byggentreprenader. Upphandlingsreglemente ska skapa förutsättningar för att de kommunala medlen som används för inköp/upphandling förvaltas och optimeras på bästa sätt, så att kommunen uppnår hög kostnadseffektivitet. Målsättning och syfte Försörjning av varor och tjänster för kommunens behov ska ske på ekonomiskt mest fördelaktiga sätt och/eller till så låg totalkostnad som möjligt och finnas tillgängliga på rätt tid, på rätt plats, i rätt kvantitet av rätt kvalitet och funktion. All upphandling ska ske inom ramen för LOU och bedrivas affärsmässigt, objektivt och effektivt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Kommunens upphandling och anskaffning ska samordnas när samordning bedöms ge volymfördelar och/eller administrativa eller tekniska fördelar. Effekten av volymfördelar ska dock vägas mot de effekter som en alltför stor upphandling kan ha på små- och medelstora företags möjlighet att lägga anbud. Små, medelstora och nystartade företags möjligheter att lämna anbud ska också beaktas vid utformningen av bevis avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning enligt LOU kap 11, 7. Kommunens upphandlingar ska vara strategiska på så sätt att dessa bidrar till att upprätthålla en god konkurrens på kort och lång sikt. För de varor och tjänster som utnyttjas frekvent ska det finnas ramavtal. Kommunens enheter är skyldiga att känna till och använda gällande ramavtal. Inköparen ansvarar för att avtalen finns tillgängliga för kommunens personal, samt att information lämnas till verksamheternas representanter i inköpsgruppen. Kommunen ska i sin upphandlingsverksamhet sträva efter hållbar utveckling. Med detta menas ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar utveckling, samt att tillgodose dagens behov utan att försvåra för kommande generationer att tillfredsställa sina behov. Vid upphandling ska miljömässiga, etiska och sociala hänsyn tas i den mån lag och praxis tillåter samt efter vad som bedöms lämpligt i det enskilda fallet. 40