Val av ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Annika Andersson (M), Tjörn

Transkript

1 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Val av ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Annika Andersson (M), Tjörn Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att välja Anders G Högmark (M), Tjörn till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Annika Andersson (M), Tjörn, för återstoden av mandatperioden Förbundsstyrelsen föreslås adjungera Anders G Högmark (M), Tjörn, till förbundsstyrelsen i avvaktan på att förbundsfullmäktige 19 juni 2018 väljer ny ersättare i förbundsstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Annika Andersson (M), Tjörn, har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i förbundsstyrelsen. Till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Annika Andersson (M), Tjörn, föreslog GR:s valberedning till styrelsen Mikael Andersson (M), Tjörn. Då Mikael Andersson sedan dess avsagt sig detta uppdrag föreslår GR:s valberedning istället Anders G Högmark (M), Tjörn, till ny ersättare i förbundsstyrelsen. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

2 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Val av ombud till Göteborgsregionens Internationella Skola AB:s (ISGR) bolagsstämma 2018 Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås att till ombud för Göteborgsregionens kommunalförbund vid ISGR:s bolagsstämma 18 maj 2018 utse Hans Bergfelt (M), Mölndal. Förbundsstyrelsen föreslås uppdra åt presidiet att vid behov utse ersättare för detta ombud. Sammanfattning Förbundsstyrelsens presidium har uppdraget att föreslå stämmoombud till bolagsstämmor i hel- och delägda bolag. Angående bolaget Gryning Vård utsåg förbundsfullmäktige Bo Pettersson till stämmoombud för återstoden av nuvarande mandatperiod. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

3 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Förslag till samrådsunderlag avseende verksamhetsinriktning samt budget 2019 för GR Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås översända föreliggande samrådsunderlag för verksamhetsinriktning samt rambudget 2019 till medlemskommunerna med hemställan om synpunkter senast den 1 april Förbundsstyrelsen föreslås omedelbart justera denna protokollsparagraf. Sammanfattning Enligt förbundsordningen ska förbundsstyrelsen bereda medlemskommunerna tillfälle att yttra sig över ett samrådsunderlag avseende rambudget för nästkommande år. Syftet med en flerårig verksamhetsinriktning är att befästa långsiktigheten i GR:s uppdrag, förtydliga förbundets målformuleringar samt bättre tillgodose kraven på uppföljning. Verksamhetsinriktning och budget kompletteras med en årlig verksamhetsplan och detaljbudget, som antas av förbundsstyrelsen i december. Föreliggande förslag till verksamhetsinriktning har sedan beslut i förbundsfullmäktige i juni 2017 genomgått en översyn och en lättare revidering. De åtta identifierade utmaningarna i verksamhetsinriktningen ligger kvar jämfört med tidigare version. Årsavgiften till GR höjdes i juni 2017 från 74,11 till 75,52 kr/invånare för tillkommande uppdrag kring beredning av hälso- och sjukvårdsuppdraget på delregional nivå samt delregionalt kollektivtrafikråd (DKR). Denna nivå på årsavgiften föreslås gälla även En kort redogörelse med exempel på hur synpunkter som medlemskommunerna lämnade vid förra årets samrådsprocess, inför budget 2018, har omhändertagits lämnas i bilaga. Efter samrådet med medlemskommunerna behandlas verksamhetsinriktning och rambudget 2019 av förbundsstyrelsen den 4 maj och av förbundsfullmäktige den 19 juni Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

4 Göteborgsregionens kommunalförbund Bilaga 1 Kommentarer till kommunernas synpunkter på 2018 års samrådsunderlag I samband med budgetsamrådet inför 2018 lämnades ett antal synpunkter från medlemskommunerna på GR:s verksamhet. Inför samråd 2019 kommenteras här kort kommunernas lämnade synpunkter. Stötta medlemskommunerna för ökad lokal livsmedelsproduktion Utifrån målet att bevara och utveckla de gröna kilarna ser GR vikten av att säkra den regionala tillgången på jordbruksmark. Under året har GR för avsikt att påbörja arbetet med en regional kartläggning av värdefull jordbruksmark. GR utvecklar regional branschsamverkan kring livsmedel och då framförallt tillsammans med utbildningsanordnare (gym, vux, yh och högre utbildning), Visita, besöksnäringen och offentliga måltider. Det pågår även ett mer strategiskt arbete tillsammans med BRG, Göteborgs Stad, Svenskt näringsliv, LO, Företagarna, AF med flera, för att se hur aktörerna gemensamt kan bygga vidare på de pilotprojekt inom branschsamverkan som GR genomförde under GR är också i slutfasen av ett nytt avtal mellan kommunerna och VGR kopplat till Naturbruksutbildningarna. Beslutsunderlaget förväntas vara klart under första kvartalet 2018, så att ett nytt avtal kan träda i kraft vid årsskiftet 2018/2019. Samarbete kring demokrati och EU kan ytterligare stärkas Arbetet med EU-frågorna har varit mycket intensivt under 2017 och genom åtaganden gjorda under året, exempelvis EU-handslaget och nytt avtal med EDGR (Europa Direkt Göteborgsregionen), kommer arbetet att utvecklas ytterligare under Inför 2019 och ny flerårig verksamhetsinriktning för GR kommer demokrati och EU sannolikt att vara ett av de strategiska satsningsområdena för vårt gemensamma arbete i förbundet. En bra samarbetsarena med ett strukturerat arbetssätt är genom samverkansavtal etablerad mellan Göteborgs Stad och GR. Samordningen och förstärkningen av EUsamarbetet med VGR inom ramen för Beredningen för hållbar utveckling (BHU) har utvecklats i positiv riktning. Dialogen med relevanta statliga aktörer såsom Tillväxtverket och ESF-rådet i Västsverige har både ökat och fördjupats under året.

5 Göteborgsregionens kommunalförbund Kompetensutveckling, livslångt lärande, rekrytering och fortbildning kan få ytterligare utrymme i GR:s verksamhetsinriktning Arbetet inom detta område har varit intensivt under 2017 och ligger högt i styrgruppernas prioriteringar för Kompetensförsörjningen lyfts fram som en av de stora samhällsutmaningarna under de kommande åren och kommunerna har att beakta vilka gemensamma insatser som med fördel bör prioriteras inom ramen för kommunalförbundets arbete. Under 2018 kommer vi att initiera arbetet med ny flerårig verksamhetsinriktning för perioden , och där finns alla möjligheter att adressera detta viktiga område. Under 2018 får vi ett uppdaterat samarbetsavtal med Business Region Göteborg (BRG) på plats. Det fleråriga samarbetet mellan GR och BRG får här en förnyad plattform att utgå ifrån, inte minst när det gäller när det gäller kopplingen mellan utbildningslandskapet och näringslivet. Här finns stor utvecklingspotential för våra medlemskommuner. Samarbetet kring kollektivtrafikfrågor och infrastruktur kan utökas inklusive att initiera en revidering av K2020 Arbetet inom detta område föreslås få utrymme under 2018 och inför kommande år 2019 ser GR vikten av att fortsätta stärka och utveckla arbetet. I den av förbundsstyrelsen antagna verksamhetsplanen för 2018 anges flera mål inom områdena infrastruktur och mobilitet. Genom de analysunderlag som kommer att tas fram under året byggs den regionala bilden på respektive kommuns tillväxt och vilka krav tillväxten kommer att ställa på såväl befintlig infrastruktur som på ökat utbud av kollektivtrafik. Jämställdhetsperspektivet bör integreras tydligare i verksamhetsinriktningen Jämställdhetsfrågorna ska genomsyra GR:s verksamhet. Ett övergripande mål är att bidra till att skapa en ökad jämlikhet i arbetslivet. Arbetet ska genomsyras av ett förhållningssätt som innebär att de horisontella principerna jämställdhet, ickediskriminering och tillgänglighet beaktas. GR ska arbeta för att förändra attityder på arbetsmarknaden vad gäller de olika diskrimineringsgrunderna. Under 2017 har GR arbetat fram och fastlagt en värdegrund som ska prägla vårt förhållningssätt. Det gäller såväl i mötet med våra medlemskommuner och samarbetspartners som internt i den egna organisationen. Våra värdeord är lyhördhet, handlingskraft och utveckling.

6 Göteborgsregionens kommunalförbund Kurs- och konferensavgifter bör hållas nere GR strävar alltid efter att ha ett för medlemskommunerna prisvärt och relevant kursutbud med hög kvalitet. Tydliggörande av hur transfererade medel till BRG m.fl. ska användas GR har enligt uppdrag inför budget 2018 gjort en översyn av transfereringarna till andra organisationer och arbetat in resultatet i detaljbudget Ompröva stöd till Europakorridoren till förmån för Västra Stambanegruppen Inför detaljbudget 2019 ser GR över denna transferering.

7 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Förslag till samrådsunderlag avseende revisionsbudget för GR 2019 Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås översända föreliggande samrådsunderlag för revisionsbudget för GR 2019 till medlemskommunerna med hemställan om synpunkter senast den 1 april Förbundsstyrelsen föreslås omedelbart justera denna protokollsparagraf. Sammanfattning av ärendet Enligt revisionsreglemente för GR ansvarar förbundsfullmäktiges presidium för beredning av budget till revisorer (inom GR) och lekmannarevisorer (inom hel- och delägda bolag). För delägda företag ska presidiet samråda med andra ägare. Inför 2019 har revisorerna lämnat in bilagt äskande av budget till förbundsfullmäktiges presidium, om sammanlagt tkr varav 750 tkr till fördjupade granskningar. Förbundsfullmäktiges presidium har berett budgetäskandet och föreslår för 2019 ett revisionsanslag om sammanlagt 519 tkr varav 180 tkr för fördjupade granskningar, en höjning med 30 tkr jämfört med Efter samrådet med medlemskommunerna behandlas revisionsbudget 2019 av förbundsstyrelsen den 4 maj och av förbundsfullmäktige den 19 juni Bakgrund Enligt revisionsreglemente för GR ansvarar förbundsfullmäktiges presidium för beredning av budget till revisorer (inom GR) och lekmannarevisorer (inom hel- och delägda bolag). Enligt God revisionssed i kommunal verksamhet svarar fullmäktige för att revisionen har tillräckliga resurser för att genomföra revisionsuppdraget enligt kommunallagen och god revisionssed. Granskningen ska vara så omfattande att revisorerna kan avge ett väl underbyggt uttalande i revisionsberättelsen. Formerna för beredning av revisorernas budget regleras i revisionsreglementet. Revisorerna svarar för en väl underbyggd anslagsframställning som tar hänsyn till uppdragets omfattning och förutsättningar. Revisorerna tar utifrån lokala

8 Göteborgsregionens kommunalförbund förutsättningar aktivt ställning till vad som är tillräcklig omfattning. Fullmäktige beslutar om revisionens budget, liksom för övriga verksamheter. Före 2016 fanns inga fastställda rutiner för budgetberedning för revisionen inom GR utan den budgetram som fanns till förfogande inrymdes i den övergripande budgeten för förbundet. Under uppmärksammade GRs förtroendevalda revisorer behovet av att definiera rutinerna för revisionens budgetberedning. Diskussioner fördes med förbundsfullmäktiges presidium kring arbetsformer för revisionen. Inför 2016 framförde de förtroendevalda revisorerna ett äskande till förbundsfullmäktige, utöver den befintliga budgetramen för 2016, om 700 tkr för riktade granskningar. Förbundsfullmäktige beslutade i juni 2015 om en utökning av revisionsbudgeten för 2016 med 80 tkr vilket motsvarar den uppskattade nivån på revisionsbudgeten för fördjupade granskningar i anbudsunderlag inför upphandling av revision för mandatperioden. För åren 2017 och 2018 äskades medel till riktade granskningar om 600 tkr årligen. Efter samråd med medlemskommunerna blev förbundsfullmäktiges beslut utöver den grundläggande granskningen en budget för fördjupade granskningar om 100 tkr för 2017 och 150 tkr för Detaljbudget 2018 för revisionen framgår av tabell nedan. Detaljbudget för revisionen 2018 efter indexuppräkning Grupp Konto Budget 2018 Kommentar Förtroendevalda 6411 Sociala avg. revisorer styrelsearv Sociala avgifter arvoden 33% Förtroendevalda Fast arvode kr/person 7131 Styrelsearvode revisorer (2017) Förtroendevalda Förrättningsarvode 8 möten, 5 pers, 7131 Styrelsearvode revisorer halvdag 785 kr Förtroendevalda Förlorad arbetsinkomst & 7131 Styrelsearvode revisorer reseersättning Förtroendevalda 9410 Tjänster & revisorer Produkter internt Fika 7 möten 11 personer Förtroendevalda revisorer 9412 Lokalhyra internt Lokal 7 möten Förtroendevalda Fördjupade revisorer granskningar Fördjupade granskningar Förtroendevalda Sakkunnigt biträde revisorer förvaltning Sakkunnigt biträde PWC Förtroendevalda Sakkunnigt biträde revisorer redovisning Auktoriserade revisorer E&Y Summa

9 Göteborgsregionens kommunalförbund Äskande av revision 2019 Inför 2019 har revisorerna lämnat in bilagt äskande av budget till förbundsfullmäktiges presidium. I äskandet poängteras att den grundläggande basgranskningen av GR inte är tillräcklig för att revisorerna ska kunna uttala sig i ansvarsfrågan om huruvida verksamheten skötts på ett tillfredsställande sätt. Det framhålls att revisionen är en stödjande verksamhet som i förlängningen kan minska kostnader genom att processer förbättras. Riktade granskningar mot identifierade risker är nödvändiga för att revisorerna ska kunna uttala sig i enlighet med SKLs riktlinjer i God revisionssed i kommunal verksamhet. Med stöd av PWC och E&Y har revisorerna under 2017 genomfört en risk- och väsentlighetsanalys samt där identifierat ett flertal riskområden där riktade granskningar är angelägna. Utifrån dessa riskområden har revisorerna beslutat att under 2017 genomföra en fördjupad granskning vad gäller styrning och uppföljning. Under 2018 planeras ytterligare en fördjupad granskning efter prioriteringar utifrån genomförd riskanalys. Mot bakgrund av ovanstående beskrivning har GR:s förtroendevalda revisorer äskat revisionsbudget för 2019 enligt följande: tkr för den grundläggande granskningen med utgångspunkt från detaljbudget 2018 (exklusive fördjupade granskningar à 150 tkr) tkr för att genomföra 5 fördjupade granskningar utifrån identifierade riskområden, à en uppskattad kostnad på 150 tkr per projekt. Sammanlagt äskande av revisionsbudget för 2017 blir därmed tkr. Jämförelser med andra organisationer Inför beredningen av revisionsbudget för GR 2017 gjordes jämförelser gjorts med ett par andra kommunförbund som då lämnade följande information om sin revisionsbudget: Kommunförbundet Skåne: Kommunförbundet Skåne har inte budgeterat något specifikt för fördjupade granskningar. För 2014 hade kommunförbundet Skåne en total kostnad för revisionen med 335 tkr. Här ingår förutom kostnaden för det årliga avtalet även tillägg för rådgivnings- och konsulttjänster samt arvode till de förtroendevalda revisorerna. Detta motsvarar ungefär den budget som har avsatts för revision (350 tkr). Kommunförbundet Stockholms Län (KSL): Kommunförbundet har ingen specificerad budget för revision. Kontinuerliga möten sker där förbundsdirektören föredrar årets verksamhet och viktiga händelser.

10 Göteborgsregionens kommunalförbund Tertialuppföljningarna delges både styrelse och revisorer. Vid bokslutsrevisionen kan de förtroendevalda revisorerna ibland ålägga yrkesrevisorerna att extra granska något specifikt kostnadsslag och får då sedan en redogörelse för hur det har sett ut. SKL (Sveriges kommuner och landsting): En avstämning gjordes inför 2017 även med SKL kring principer för revision av kommunalförbund och sammanfattningsvis sades då följande: Grundfrågan är: vad behöver revisorerna veta för att kunna göra en ändamålsenlig granskning. Ser vi på utfallet för hela kommunkollektivet nationellt ligger revisionsdelen på ca 0,9 promille. Ser vi på utfallet bara för de mindre kommunerna blir andelen revision högre, ca 1,2 promille. Ju mindre organisation, desto större andel till revision. Det finns inga särskilda studier gjorda på kommunalförbund utan GR kan betraktas som en mindre kommun i det här fallet, även om vårt uppdrag skiljer sig från en kommun på olika sätt. För har revisorernas budget tydliggjorts inom GR. Det är svårt att höja anslagen för mycket på en gång utan kanske mer realistiskt att höja steg för steg, över tid. Efterhand kan den stegvisa utvecklingen och hur revisorerna förvaltar tilldelade medel utvärderas. Förbundsfullmäktiges presidiums kommentarer samt förslag till beslut angående rambudget för revision 2019 Förbundsfullmäktiges presidium har berett revisorernas budgetäskande och kommenterar som följer. Det är positivt att rutiner för revision har tydliggjorts och stärkts samt att budgetberedningen har tydliggjorts och sker utifrån fullmäktiges uppdrag. Det är också bra att en riskanalys gjorts och att riskområden för fördjupade granskningar identifierats. Presidiet finner äskandet om 339 tkr för den grundläggande granskningen med utgångspunkt från detaljbudget 2018 rimligt. Vad gäller den fördjupade granskningen bedömer förbundsfullmäktiges presidium, mot bakgrund av ovanstående, att revisorernas hela äskande i dagsläget inte kan tillmötesgås med hänsyn tagen till nuvarande budgetnivå för revision och nivån på medlemskommunernas avgift till GR samt att GR:s verksamhet inte ska bli lidande av en alltför kraftig höjning av revisionsanslaget. Förbundsfullmäktiges presidium föreslår för 2019 ett anslag om 180 tkr för fördjupade granskningar, en höjning med 30 tkr jämfört med Detta innebär en sammanlagd revisionsbudget på 519 tkr. Göteborg

11 Göteborgsregionens kommunalförbund Stefan Gustafsson, fullmäktiges ordförande Elisabet Rothenberg, fullmäktiges vice ordförande /Gunnel Rydberg

12 Till förbundsfullmäktiges presidium Äskande av budget för revision av GR 2019 Bakgrund Enligt revisionsreglemente för GR ansvarar förbundsfullmäktiges presidium för beredning av budget till revisorerna och lekmannarevisorerna. För delägda företag ska presidiet samråda med andra ägare. Före 2016 fanns inga särskilda rutiner för budgetberedning för revisionen inom GR utan den budgetram som fanns till förfogande inrymdes i den övergripande budgeten för förbundet. Under uppmärksammade revisorerna behovet av särskilda rutiner för revisionens budgetberedning. Inför 2016 framförde de förtroendevalda revisorerna ett äskande till förbundsfullmäktige, utöver den befintliga budgetramen för 2016, om 700 tkr för riktade granskningar. Förbundsfullmäktige tillmötesgick inte detta äskande utan beslutade i juni 2015 om en utökning av revisionsbudgeten för 2016 med 80 tkr vilket motsvarar den uppskattade nivån på revisionsbudgeten för fördjupade granskningar i anbudsunderlag inför upphandling av revision för mandatperioden. För åren 2017 och 2018 äskades medel till riktade granskningar om 600 tkr årligen. Efter samråd med medlemskommunerna blev förbundsfullmäktiges beslut utöver den grundläggande granskningen en budget för fördjupade granskningar för 2017 om 100 tkr och för 2018 om 150 tkr. Äskande av revisionsbudget 2019 Den övergripande revisionsuppgiften är att granska om verksamheten följer förbundsfullmäktiges beslut och om verksamheten uppnår de politiska målen inom givna ekonomiska ramar. En väsentlig uppgift är att främja arbetet med styrning och kontroll av verksamheten. Vi revisorer menar att den grundläggande basgranskningen inte är tillräcklig för att vi ska kunna uttala oss i ansvarsfrågan om huruvida verksamheten skötts på ett tillfredsställande sätt. Revisionen är en stödjande verksamhet som i förlängningen kan minska kostnader genom att processer förbättras. Riktade granskningar mot identifierade risker är nödvändiga för att revisorerna ska kunna uttala sig i enlighet med SKLs riktlinjer i God revisionssed i kommunal verksamhet. Med stöd av PWC och E&Y har vi under 2017 genomfört en risk- och väsentlighetsanalys och identifierat ett flertal riskområden där riktade granskningar är angelägna.

13 Utifrån dessa riskområden har vi revisorer beslutat att under 2017 genomföra en fördjupad granskning vad gäller styrning och uppföljning. Under 2018 planeras ytterligare en fördjupad granskning efter prioriteringar utifrån identifierade riskanalys. En utgångspunkt för äskande av revisionsbudget 2019 är detaljbudget 2018 för revisionen som framgår av tabell nedan: Detaljbudget för revisionen 2018 efter indexuppräkning Grupp Konto Budget 2018 Kommentar Förtroendevalda 6411 Sociala avg. revisorer styrelsearv Sociala avgifter arvoden 33% Förtroendevalda revisorer 7131 Styrelsearvode Fast arvode kr/person (2017) Förtroendevalda Förrättningsarvode 8 möten, 5 pers, 7131 Styrelsearvode revisorer halvdag 785 kr Förtroendevalda Förlorad arbetsinkomst & 7131 Styrelsearvode revisorer reseersättning Förtroendevalda 9410 Tjänster & revisorer Produkter internt Fika 7 möten 11 personer Förtroendevalda revisorer 9412 Lokalhyra internt Lokal 7 möten Förtroendevalda Fördjupade revisorer granskningar Fördjupade granskningar Förtroendevalda Sakkunnigt biträde revisorer förvaltning Sakkunnigt biträde PWC Förtroendevalda Sakkunnigt biträde revisorer redovisning Auktoriserade revisorer E&Y Summa Mot bakgrund av ovanstående beskrivning äskar vi revisionsbudget för 2019 enligt följande: För den grundläggande granskningen äskar vi 339 tkr, med utgångspunkt från detaljbudget 2018 i tabell ovan (exklusive fördjupade granskningar à 150 tkr) För att genomföra 5 fördjupade granskningar utifrån identifierade riskområden, à en uppskattad kostnad på 150 tkr per projekt, äskar vi 750 tkr. Vårt sammanlagda äskande av revisionsbudget för 2019 blir därmed tkr. Göteborg GRs förtroendevalda revisorer Genom Thomas Svensson, ordförande Christina Carlsson, vice ordförande

14 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Hemställan om utvecklingsbidrag till Universeum från stiftarna i Stiftelsen Korsvägen Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås besluta att, under förutsättning att förslaget godkänns av medlemskommunerna, lämna bidrag till Stiftelsen Korsvägen med en sammanlagd summa av tkr i enlighet med deras begäran, med 50 procent från GR via eget kapital under 2019 och 50 procent via medlemskommunerna med samma fördelningsnyckel som för årsavgiften. Förbundsstyrelsen föreslås rekommendera medlemskommunerna att, i samband med behandling av samrådsunderlag inför budget 2019, besluta att godkänna det särskilda tillskott till Stiftelsen Korsvägen via GR som föreslås i fördelningsmodellen. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att medlemskommunernas beslut ska vara GR tillhanda senast Förbundsstyrelsen föreslås omedelbart justera denna protokollparagraf. Sammanfattning En hemställan om utvecklingsbidrag från stiftarna i stiftelsen Korsvägen till Universeum AB har inkommit till GR från stiftelsens styrelse. Utvecklingsbidraget syftar till att bidra till bolagets utvecklingsplan med olika satsningar på bland annat nya lärmiljöer, digitalisering och visualisering. Stiftelsen Korsvägen ansöker om ett bidrag om tkr från respektive stiftare, totalt tkr. Utbetalning av medlen kan göras i omgångar under perioden Förbundsstyrelsen föreslås besluta att lämna bidrag till Stiftelsen Korsvägen med en sammanlagd summa av tkr i enlighet med deras begäran. Bidraget finansieras med 50 procent från GR via eget kapital och 50 procent via medlemskommunerna med samma fördelningsnyckel som för årsavgiften. Bidragen från medlemskommunerna förmedlas till Stiftelsen Korsvägen samlat via GR. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg, Bo Andersson

15 Göteborgsregionens kommunalförbund Tjänsteskrivelse Gunnel Rydberg Bo Andersson Hemställan om utvecklingsbidrag till Universeum från stiftarna i Stiftelsen Korsvägen Hemställan En hemställan om utvecklingsbidrag från stiftarna i stiftelsen Korsvägen till Universeum AB har inkommit till GR från stiftelsens styrelse. Utvecklingsbidraget syftar till att bidra till bolagets utvecklingsplan med investeringar i utbyggnad och nya lärmiljöer. Stiftelsen ansöker om ett bidrag om tkr från respektive stiftare, totalt tkr. Utbetalning av medlen kan göras i omgångar under perioden Stiftarnas bidrag är en viktig förutsättning för övriga finansiärers donationer om totalt tkr. En stor och viktig del är jubileumsdonation 2017 från Knut och Alice Wallenbergs stiftelse. Andra finansiärer är regeringen, EU:s interregfond, näringslivet med flera. Dialog pågår med samtliga stiftare för beslut senast första kvartalet Chalmers har redan fattat jakande beslut. Stiftarna har gett Universeum ett förstärkt uppdrag för att möta nya kompetensförsörjningsbehov i samhällets alla delar. Detta ska ske genom utvecklingsplan med fortsatt fokus på naturvetenskap och teknik med förstärkning av hållbar kemi, rymdteknik/fysik, hållbara marina miljöer, utbyggnad och satsning på datalogiskt tänkande, artificiell intelligens visualiseringsteknik samt utveckling av digital lärplattform för ökad tillgänglighet. Målet är att satsningen ska leda till en breddad rekryteringsbas till studier och yrken där teknisk och naturvetenskaplig kompetens är avgörande, ökade förutsättningar för entreprenörskap och innovation, stärkt lärarkompetens inom datalogiskt tänkande, programmering, hållbar utveckling samt ökat stöd till varje barn genom inspiration och fortbildning för vårdnadshavare. Bakgrund och historik I juni 2001 invigdes Universeum - Sveriges nationella vetenskapscentrum av HM Konungen. Universeum är en unik satsning som bl.a. syftar till att stimulera intresset för naturvetenskap och teknik bland barn och ungdomar. En annan för satsningen mycket viktig målgrupp är lärare, vilka har en nyckelroll i arbetet med att entusiasmera barns och ungdomars intresse för dessa ämnesområden.

16 Göteborgsregionens kommunalförbund För initial investering och byggnation av Universeum under åren 1999 till 2004 bidrog GR med investeringsbidrag om sammanlagt tkr. De fyra organisationer som tog initiativet till satsningen på ett nationellt vetenskapscentrum i Göteborg - GR, Chalmers, Göteborgs universitet och Västsvenska Industri- och Handelskammaren - bidrog redan från start med stöd i form av finansiering och kompetens till verksamheten. I GRs fall innebär detta att medlemskommunerna bidrar med pedagoger som under ett år beviljas betald tjänsteledighet och istället arbetar på Universeum. Syftet med detta är att tillföra Universeum kompetens, att erbjuda medarbetare givande kompetensutveckling samt att bidra till att Universeum ges en flexibel arbetsorganisation. Stödet från stiftarna har varit väsentligt för Universeums positiva utveckling genom åren. En tioårsöverenskommelse träffades år 2000 mellan GR:s medlemskommuner och Universeum för att reglera samarbetet. GR:s medlemskommuner har därefter tecknat överenskommelser med Universeum innefattande tre årsarbetare från kommunerna. Fr.o.m. år 2005 har antalet årsarbetare utökats till fyra. För 2011 och framåt föreslogs en förlängning med ytterligare tio år. Förbundsstyrelsen beslutade att rekommendera medlemskommunerna att från och med 2011 årligen avsätta med fyra årsarbetare enligt bilaga (fördelat efter folkmängd ). Förslag till bidrag från GR GR investerade i Universeum redan från start och det har från GR:s sida sedan dess funnits ett långsiktigt åtagande. Mot bakgrund av detta och den utveckling av verksamheten som sedan dess skett är det mycket som talar för att GR ska fortsätta att vara en aktiv part när Universeum nu går in i nästa utvecklingsfas. En förutsättning för fortsatt finansiellt stöd från GR är att samtliga grundare ställer sig positiva till föreliggande hemställan från stiftelsens styrelse. I dagsläget kan vi notera att Chalmers har sagt ja och att Göteborgs universitet och Handelskammaren är positiva. Ett stöd från GR med medel motsvarande tkr föreslås utgå enligt följande modell: 50 procent tas från GR:s egna kapital och 50 procent finansieras genom ett särskilt tillskott från medlemskommunerna någon gång under åren I samband med beslut uppmanas respektive medlemskommun ange när under perioden bidraget kan ges från aktuell kommun. GR fakturerar sedan in bidragen i enlighet med önskad tidpunkt. Detta innebär att tkr tas från GR:s samlade egna kapital. GR kommer därmed att lägga en underfinansierad rambudget 2019 till förbundsfullmäktige att fatta beslut om på mötet i juni 2018.

17 Göteborgsregionens kommunalförbund Finansieringen från medlemskommunerna med samma belopp föreslås debiteras enligt nedan: Kommun Procentuell andel av förslaget bidrag Invånare Avgift i kr Ale 3% Alingsås 4% Göteborg 56% Härryda 4% Kungsbacka 8% Kungälv 4% Lerum 4% Lilla Edet 1% Mölndal 7% Partille 4% Stenungsund 3% Tjörn 2% Öckerö 1% %

18 Hemställan om utvecklingsbidrag till Universeum från stiftarna i Stiftelsen Korsvägen Universeum fyllde 15 år den 8 juni De första 15 årens verksamhet grundades i ett samhällsbehov av att inspirera fler barn och unga att utveckla intresse och förmågor inom naturvetenskap och teknik samt att vara en turistattraktion för regionen. Verksamheten har hur många perspektiv varit mycket framgångsrik. Universeum placerar sig bland de 10 mest besökta attraktionerna i Sverige och ligger bland topp 5 i olika nationella mätningar som visar hur kvalitén och mötet med lärupplevelsen uppfattas. Den interna verksamhetsstyrningen är god både vad gäller organisation och ekonomi. De kommande 15 åren innebär fortsatt utveckling grundat i ett nytt utgångsläge och nya samhällsbehov. Tillsammans med stiftarna och samtliga intressenter, genomfördes under 2016 ett omfattande affärsutvecklingsarbete vilket identifierade hur Universeum kan göra störst nytta framåt. Det resulterade i ett nytt, förstärkt uppdrag och en offensiv utvecklingsplan för åren som stiftarna beslutade i april Nytt uppdrag och behovsbaserad utvecklingsplan Universeums ska fortsatt bidra till att fler väljer naturvetenskapliga- och tekniska studieinriktningar. Det nya uppdraget innebär dessutom ett ökat fokus på vuxna samt ger en skarpare målformulering om önskade effekter: >>> Universeum är en publik arena för livslångt lärande där barn och vuxna utforskar världen genom naturvetenskap och teknik. Vi skapar upplevelser som stärker kreativiteten och innovationsförmågan, ökar kunskaperna och aktiverar det kritiska tänkandet. Med vetenskapen som grund och en pedagogik som engagerar utmanar vi människor att berika sina liv och agera för en hållbar värld. <<< Utvecklingsplanen innebär en satsning på nya lärmiljöer och program med inriktning på bl.a. smart industri, rymdteknik, hållbar kemi, hållbar marin miljö och där man i samtliga områden arbetar med digitalisering och visualisering i syfte att accelerera och fördjupa lärprocesser och vetenskapskommunikation gentemot samtliga målgrupper. Målbild Genom att skapa ett tekniskt avancerat och innehållsmässigt innovativt science center i absolut världsklass ska Universeum de kommande 15 åren bidra till ökad kunskap och kreativitet, teknikutveckling samt innovationskapacitet inom en bredd av samhällsutmaningar. Dessutom ska Universeum genom satsningen knytas närmare pågående forskning - ämnesspecifik och didaktisk, öka sin attraktionskraft och generera stärkta intäkts-och besöksflöden. Satsning på digitalisering och visualisering Den snabba digitala utvecklingen skapar stora möjligheter till förnyad pedagogik som tar tillvara tillgänglighet och bearbetning av information samt intelligens, i form av autonoma och lärande system. Allt skickligare digitala användare, med nya förväntningar på teknik, innehåll och funktioner, förändrar även förutsättningarna för miljöer som science centers, som har som kärnuppdrag att förmedla om, och entusiasmera kring, teknik och naturvetenskap. För att fullt ut kunna utnyttja den potential som finns i den digitala utvecklingen, och för att på ett relevant sätt möta och utmana besökares intresse och kunskaper, måste Universeum utvecklas - tekniskt, pedagogiskt och innehållsmässigt. Stiftelsen Korsvägen /Universeum AB

19 Katalysator i utvecklingsplanen: Knut och Alice Wallenbergs jubileumsdonation 2017 Universeum erhöll - tillsammans med Visualiseringscenter C i Norrköping, Science Center Malmö Museer, Tekniska museet i Stockholm och Umevatoriet i Umeå - Stiftelsen Knut och Alice Wallenbergs (KAW) jubileumsdonation Jubileumsdonationen syftar till att utnyttja excellensen på respektive science center och den forskning som bedrivs vid universitet och högskolor kopplade till dessa miljöer för att med världsledande visualiseringsteknik i domteatrar och interaktiva lärmiljöer generera större spridning av kunskap och forskningsresultat. Satsningen ska resultera i teknisk utbyggnad av digitala domteatrar samt nyskapande, pedagogiskt och intresseväckande dominnehåll och digitala installationer. 5 produktioner ingår i julieumsdonationen från KAW och produceras av Visualiseringscenter C med professor Anders Ynnerman som central kompetens. På Universeum kommer domteatern med tillhörande interaktiv lärmiljö byggas på taket och söderut (se bilaga 1). Domteatern erbjuder en omslutande upplevelse - en slags kunskapsfarkost - där besökarna på ett unikt sätt kommer att färdas i tid och rum och till platser eller situationer som annars inte kunnat upplevas eller förstås. Syftet är att i dommiljön förklara annars svårbegripliga fenomen och skapa förståelse av komplexa sammanhang. Domen erbjuder på så vis en kraftigt förstärkt lärmiljö för fördjupad förståelse och kunskap ska den totala utvecklingsplanen vara genomförd lanseras årligen ett nytt fokusområde som vid varje tillfälle förstärks genom digitalisering och visualisering. Den fysiska expansionen kan ske i etapper och målbilden är att lansera visualiseringsdomen vid årsskiftet 2019/2020. Budget och äskande om utvecklingsmedel från stiftarna Utvecklingsplanen med utbyggnad och innehållsmässiga satsningar på bl.a. smart industri, rymdteknik, hållbar kemi, hållbar marin miljö, digitalisering och visualisering har en estimerad budget om 300 Mkr pågår fundraising för att möjliggöra den offensiva utvecklingsplanen. Finansieringsstrategin omfattar ansökningar till närings-och utbildningsdepartementen, ytterligare äskande till KAW, till stiftelser med fokus på verksamheter inom VGR, näringslivet och filantroper. Dialog pågår med målet att samtliga ansökningar ska lämnas in under perioden december 2017-februari Styrelsen i Stiftelsen Korsvägen hade vid sitt möte 17 oktober 2017 en enhällig uppfattning om att stiftarnas engagemang i frågan är avgörande för att övriga intressenter ska träda in. Styrelsen önskar därför bidrag från stiftarna om totalt 50 Mkr. Hemställan Stiftelsen Korsvägen ansöker om ett bidrag om 12.5 Mkr från respektive stiftare - totalt 50 Mkr. Ett indikativt beslut behövs snarast och om möjligt före den 14 november. Definitivt beslut från stiftarna önskas under Q Utbetalning av medlen kan göras i omgångar under perioden Med vänlig hälsning, Carina Halvord Göran Bengtsson Malin Persson VD Universeum Ordförande Stiftelsen Korsvägen Ordförande Universeum AB Bilaga: skiss utbyggnad dometeater och interaktiv, digital lärmiljö Stiftelsen Korsvägen /Universeum AB

20 Universeum AB Bokslutsprognos 2017 Besökare och intäkter blev återigen ett välbesökt år för Universeum. Totalt besöktes anläggningen av drygt gäster (fg år gäster). Målet för 2017 var fortsatt tillväxt med ett stabilt resultat. Intäkterna (preliminär uppgift) uppgick till 116,6 Mkr (114,1 Mkr). Universeum har under året erhållit bidrag från Västra Götalandsregionen med 7,4 Mkr, Göteborgs stad med 6 Mkr och Skolverket med 3,9 Mkr. Likviditeten har under året varit god och bedöms vid årsskiftet vara tillfredsställande. Aktiviteter 2017 Anläggningen har under året varit öppen för besökare alla dagar. Universeums utbud uppdateras kontinuerligt, genom såväl nya fasta lärmiljöer och program som tillfälliga teman år stora förändring är satsningen på kemi som ska öka kunskaperna inom området och visa att kemi är en möjliggörare för en hållbar värld. En viktig del i satsningen är det kemilabb som byggts på Universeum. Genom labbet erbjuds en vetenskapligt grundad lärmiljö som höjer kunskapsnivån genom glädje, nyfikenhet och experimentlusta. Under året lanserades också Ungas kraft, ett utvecklingsprojekt för att minska utanförskap och möta Sveriges framtida kompetensbehov. Arbetet drivs i tre metodpaket 1. Universeum som alternativ lärmiljö för elever och lärare 2. Universeum som kreativ kunskapsmiljö för familjer 3. Universeum som kunskapens fritidsgård för ungdomar år Utvecklingsarbetet pågår som ett pilotprojekt som möjliggörs genom stöd om 10 Mkr från Marcus och Amalia Wallenbergs Stiftelse. Projektet genomförs av Universeum i samarbete Göteborgsregionens Kommunalförbund, Chalmers, Göteborgs universitet samt en F-9 skola och omfattar eleven själv, lärare, föräldrar och syskon. Universeum AB Bokslutsprognos 2017

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för GR 2018 samt uppföljning av densamma för åren Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås fastställa verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för 2018 för GR. Förbundsstyrelsen föreslås besluta om att godkänna föreliggande uppföljning av internkontrollplanen för för GR. Sammanfattning av ärendet Förbundsstyrelsen beslöt att fastställa verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för GR Bifogat återfinns IK-plan för GR 2018 med riskanalys och uppföljning Internkontrollplanen visar GR:s handlingsplan för hur risker hanteras idag och hur planerade åtgärder ska genomföras för att hantera identifierade riskområden. I internkontrollplanen framgår också vem i verksamheten som ansvarar för riskområdet och även, i förekommande fall, resultatet av utförda tester av befintliga kontrollåtgärder. Uppföljningen av internkontrollplanen för för de riskområden som tidigare identifierats som risker där åtgärd krävts bifogas. Vissa områden har åtgärdats till fullo, andra områden har överförts till ny plan och ska åtgärdas under Den verksamhetsövergripande riskanalysen och internkontrollplanen har reviderats med avseende på genomförda åtgärder, och ytterligare riskområden har identifierats. Dokumentet har åter reviderats för 2018 med avseende på genomförda åtgärder, vilka återfinns i planen för 2018 tillsammans med nya risker.

54 Göteborgsregionens kommunalförbund Bakgrund Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. I intern kontroll ingår även att bevaka att fastställda styrdokument följs. Internkontroll är inte en isolerad process utan ska vara en del av alla styrsystem, och ska fungera som ett medel för att uppnå mål, inte ett mål i sig. Förbundsstyrelsen ska förvissa sig om att den interna kontrollen fungerar. Syfte och definitioner Med intern kontroll menas GR:s organisation, rutiner och system som bland annat syftar till att: Trygga GR:s tillgångar och förhindra förluster Säkerställa att lagar, bestämmelser och avtal efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Öka GR:s effektivitet Trygga GR:s personal och politiker från oberättigade misstankar I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är måldokument, verksamhetsplan och delegationsordning. Uppföljning För att den interna kontrollen ska fungera bra krävs en kontinuerlig uppföljning. Ett väl utvecklat uppföljnings- och utvärderingssystem ger förbundsstyrelsen förutsättningar att löpande få information om aktuella förhållanden och hur verksamheten utvecklas samt om målen för verksamheten uppfylls. Förbundsdirektören ansvarar för att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och anpassas efter strategin för intern kontroll. GR ska upprätta ett förslag till kontrollplan som fastställs av förbundsstyrelsen. Tillämpningen av den interna kontrollplanen genomförs ute i verksamheten. Rapporteringen ska vara kort, enkel och ändamålsenlig. Förbundsdirektören gör årligen en skriftlig rapportering till förbundsstyrelsen. Ansvar/roller Internkontroll är en process som påverkas av organisation, förbundsstyrelse, ledning och medarbetare. Den interna kontrollkedjan innebär att det finns ett rapporteringssystem med utbyte av ömsesidig information mellan olika nivåer från verksamhetsnivå via förbundsstyrelsen till förbundsfullmäktige. Alla anställda har en skyldighet att

55 Göteborgsregionens kommunalförbund omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmast överordnad chef som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Revisionens ansvar är sedan att pröva om den interna kontrollen som görs inom GR är tillräcklig. De prövar även om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, och prövar om räkenskaperna är rättvisande. I samband med den årliga revisionsberättelsen lämnas redovisning till förbundsfullmäktige om hur den interna kontrollen fungerar. Göteborg Helena Söderbäck /Bo Andersson

56 IK-plan GR 2018 med riskanalys GR 100 Total riskkarta där åtgärd krävs RV7 Strategisk kommunikation Konsekvens L7 GDPR - Nya Dataskyddsförordningen V31 Ny mandatperiod RV1 Kommunikationspolicy inkl VP6 Mutor riktlinjer för sociala medier L1 Policies VP1 LoU och Bristfällig beställarkompetens VP26 Sårbarhet på Personalenheten V17 Spetskompetens V13 Samverkan inom GR IT3 Lagring av information 50 V10 Projektfinansiering R3 externfinansierade projekt t ex. Projektstyrning/Projektrapporteri EU projekt ng 40 RV6 Profilprogram V32 Lokalutformning på Anders Personsgatan Sannolikhet

57 Internkontrollplan GR 2018 IK-plan GR 2018 med riskanalys RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt Förbundsdirektör tillsammans med Ekonomichef Nej Det finns en risk att kostnader i större projekt (tex. ESF-projekt) i efterhand inte blir godkända av bidragsgivaren. ESV (Ekonomistyrningsverket) granskar ESF projekt vilket innebär att GR kan bli återbetalningsskyldiga inom en 10 årsperiod. Det finns risk för utebliven kostnadstäckning även om GR fått ett besked om finansiering av ett projekt. Projekten måste många gånger starta före beslut har fattats då ledtiderna är mycket kort. Risken är således att GR ej får alla kostnader ersatta Samarbete mellan GRs avdelningar och ekonomiavdelningen finns och utvecklas över tid. Viktigt att kunskap inhämtas löpande då också regelverken förändras över tid gentemot finansiär, exempelvis kring vad som är stödberättigade kostnader att söka och vad som inte är stödberättigade. Rutin finns för att analysera riskerna innan projektstart i sådan utsträckning som är rimlig för projektets omfattning och lyfter risker för förankring och beslut i Ledningsgruppen. Uppdaterad instruktion är publicerad på intranätet för att ge bättre stöd kring tredjepartsfinansierade projekt. Olika andra aktiviteter pågår i syfte att bygga kunskap om hur dessa projekt ska hanteras från planering till avslut i syfte att maximera utkomsten. Åtgärd krävs Projektledarkontrakt gällande för hela GR behöver arbetas fram samt arkivering och slutförvaring behöver lösas. V13 Samverkan inom GR Det finns en risk för att vi missar vad övriga verksamheter har för pågående uppdrag och se möjliga samarbeten. I det löpande så missar vi att ha koll på vad andra verksamheter gör Åtgärder delvis på plats men mer kan göras. Bredare chefsgruppering som möjliggör tvärsamtal. Fler gemensamma fokusområden skapar mer samarbete. Stående punkt på Ledningsgrupp finns som tar upp frågan löpande samt EU-trojkan. Var stort fokus på världegrundsdagen att det som görs idag inte är tillräckligt och en förbättringspotential finns. Åtgärd krävs Förslag att Yammer som alla har genom Office365 eller motsvarande lösning används för att ställa frågor ut i verksamheten kring samarbeten och information i nya projekt. Beslut behövs från Ledningsgrupp att alla medarbetare ska aktivera sin Yammerprofil och gärna också ladda ner appen direkt till datorn. Ledningsgruppen nej V17 Spetskompetens Risk avseende spetskompetens. Spetskompetens kostar GR (löner, förmåner etc.). Det finns en risk att GR förlorar spännande uppdrag som kräver en viss kompetens då GR inte, pga. kostnadsskäl, kan ta in rätt spetskompetens.risk med kompetensförsörjning till rätt lön. I takt med den stora tillväxten i regionen ökar konkurrensen på arbetsmarknaden genrellt, men kanske särskilt inom Samhällsbyggnad där man inte bara konkurrerar med andra offentliga aktörer utan även den privata sektorn. Med det ser vi ökande lönenivåer vilka vi har svårt att möta inom det offentliga. Risk finns för kompetensflykt och löneglidning finns Pågående genomlysning och framtagande av ny löneprocess kommer att underlätta och tydliggöra möjligheten att rikta prioriteringar framgent. Åtgärd krävs Utifrån genomförd lönekartläggning ska strategiska satsningar och prioriteringar ses över innan lönerevisionen 2018 startar. Ledningsgruppen Nej V31 Ny mandatperiod V32 RV1 Lokalutformning på Anders Personsgatan 8 Kommunikationspolicy inkl riktlinjer för sociala medier Pga. förändring i GRs politiska styrning riskerar vi en tempoförlust i verksamheten. Med en ökad personalstryrka finns en risk för trångboddhet pga nuvarande lokallayout. Många cellkontor. Sociala medier för GRs verksamhet kan användas på felaktigt sätt utanför GRs kontroll. Det finns en risk för bristfällig kontroll över bevakning av sociala medier och vad som skrivs om GR som således kan påverka GRs rykte och varumärke Utbildning för nya politiker planeras. Gemensamt arbete kring flerårig verksamhetsinriktning pågår. Överlämnandekonferens planeras och 1 genomföras En diskussion har redan tagits med Platzer kring en ändring av planlösning, inför ett 1 nytecknande av kontrakt GRs kommunikatörsgrupp har uppdraget att arbeta fram en kommunikationspolicy med riktlinjer ang sociala medier. Sociala medier är klart och finns på Intranätet. Kommunikationspolicyarbetet har påbörjats och kommer att slutföras under 2018 tillsammans med grafisk identitet. Åtgärd krävs Åtgärd krävs Åtgärd krävs Planering pågår för överlämnade konferens och politikerutbildning. En intern diskussion behöver komma till stånd. Godkännande av kommunikationspolicy. Förbundsdirektör Administrativ chef Nej Nej Förbundsdirektör Nej

58 IK-plan GR 2018 med riskanalys RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning RV6 Profilprogram GR saknar ett uppdaterat profilprogram. Det blir otydlig för medarbetare hur man ska profilera GR Arbete med GR:s grafiska profil pågår just nu och beräknas vara klart under våren Kommunikatörsgruppen har uppdraget att ta fram förslag på nytt Förbundsdirektör Nej Risk att GR ger ett otydligt intryck mot omvärlden. Åtgärd krävs Profilprogram till Ledningsgruppen. RV7 Strategisk kommunikation GR kan vara för okända och uppfattas som otydliga mot våra medlemmar Strategisk kommunikatör finns. Beslut i LG att varje avdelnig ska avsätta en resurs som ska arbeta GR övergripande med kommunikation. Åtgärd krävs Ett gemensamt kommunikationsövergripande kommunikationsarbete genomförs. Ledningsgruppen Nej IT3 Lagring av information Det finns en risk för alternativ lagring av information i organisationen pga. "enkel åtkomst". Det förekommer i organisationen att information lagras där informationen är mer tillgänglig snarare än säkert lagrad ur GRs perspektiv. Risken avseende felaktig lagring av information är större ju mer tillgänglig informationen är. Det finns verksamheter inom GR som använder sig av alternativa lösningar till GRs interna nätverk vilket innebär det finns en risk att information lagras utanför GRs kontroll, t ex Google docs, Google Drive, Dropbox, lösa minnen och diskar Säker lagring på GRs filserver, på OneDrive och i Dokumenthanteringssystemet Ciceron kan användas av alla verksamheter på GR. I de fall där det finns särskilda skäl att GR information lagras utanför GRs interna nätverk skall en strukturerad dokumentation finnas med beskrivning av typ av information som lagras där, leverantör av tjänst, vilken typ av avtal som finns med leverantör, hur säkerhet och backup är uppsatt, spårbarhet och sökbarhet i informationen, samt hur åtkomst till dessa lagringsplatser sker för GRs personal. Via OneDrive har varje medarbetare tillgång till lagringsyta i molnet, där delning av filer och mappar kan göras med både interna och externa avändare. Detta ska medföra att behovet av all annan typ av extern lagring inte förekommer. Åtgärd krävs För diskussion och beslut i Ledningsgrupp. Ytterligare tillfälle av seminariet om Office365 (ink OneDrive och Skype for business) ges under vår Tydliga regler för dokumenthantering och slutlagring ska tas fram. Förbundsdirektören Nej L1 Policies Risk att organisationens policies (IT-policy, Inköpsoch Upphandlingspolicy, Arbetsmiljö-policy, Lönepolicy etc.) inte efterlevs, inte är uppdaterade samt inte är tydligt utkommunicerade i organisationen Genomgång och uppdatering av samtliga policies, samt GRs värdegrund, sker en gång per år, samt att de skickas till styrelsen för kännedom. Kommunikation kring gällande policies ska ske vid introduktion av nya medarbetare samt tas upp vid medarbetarsamtal och annan dialog mellan chef och medarbetare. Efter beslut i Ledningsgrupp om antagande av ny policy vilar ansvaret på närmaste chef att delge sina medarbetare dess innehåll. Länk till Policys & Riklinjerfinns på Intranätets första sida under Direktlänkar. Introduktion för nyanställda innefattar presentation av Policys och riktlinjer. Åtgärd krävs Fortsatt utveckling av introduktionspaket, utbildning för introduktionsansvariga och två gånger per år uppsamling med nyanställda för för en övergripande information från GRs ledning. Administrativ chef Nej L7 R3 GDPR - Nya Dataskyddsförordningen Projektstyrning/Projektrap portering Ny lag träder i kraft maj 2018, GDPR. GR behöver ha ett Dataskyddsombud och ett dataskyddsansvarig som kan stödja GR:s personal och verksamheter så att lagen efterlevs. Risk finns att vi vid lagens start inte har den kompetens som krävs på plats. Risk för bristande projektstyrning. Risk att det inte sker en regelbunden och korrekt återrapportering av projektens status samt måluppfyllelse till Ekonomienheten från verksamheten. Risk att regler gällande projektrutiner ej är uppdaterade samt utkommunicerade i organisationen Rekrytering pågår av Dataskyddsombud för GR + fyra medlemskommuner Uppföljning sker av projekt med kostnader och/eller intäkter över 500 tkr enligt en utarbetad mall. Även pågående projekt med lägre kostnader och/eller intäkter måste inkomma med underlag som styrker motpart, samt projektets längd. Månadsrapporter är på plats sedan mars Projektkontrakt införs. Åtgärd krävs Åtgärd krävs Slutföra pågående rekrytering. Förbundsdirektör Arbete kvarstår för att fullfölja Ekonomistyrningsprojektens ambitioner. Enhetliga projektkontrakt för hela GR skall tas fram med stöd av det arbete som är nedlagt samt med de styrdokument som varje avdelning arbetat fram. Översyn av respektive avdelnings regelverk görs för att åstadkomma ett GR gemensamt regelverk. Ekonomichef Nej

59 IK-plan GR 2018 med riskanalys RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning VP1 LoU och Bristfällig beställarkompetens Kontinuerligt informera och utbilda är Stora chefsgruppen. Kontinuerligt. Nej Det en risk för bristfällig beställarkompetens och därmed efterlevnad av LoU vid inköp och upphandlingar. Det finns en risk att felaktiga direktupphandlingar sker, att GR ej följer de ramavtal som finns samt vänder sig till fel leverantörer beroende på bristfällig beställarkompetens i organisationen. Det sker idag inköp som strider mot ramavtal. Kompetens saknas ibland hos medarbetare. Chefer behöver vara mer observanta på inköp och utlägg innan beställning görs. Attestant ska alltid vara informerad innan beställningar görs. VP6 Mutor Det finns risk att en person tar emot gåvor i utbyte mot ett fördelaktigt kontrakt vilket skulle kunna påverka GR negativt. Det finns en risk att regler för vad som är tillåtet eller ej avseende mutor etc. är otydliga och ej utkommunicerade i organisationen. VP26 Sårbarhet på Personalenheten Det finns idag bara en person på GR som kan hanterar hela löneprocessen Flera utbildningsinsatser har genomförts, men det är ändå inte tillräckligt. Samtliga leverantörer som GR har handlat av under ett år tas fram och sammanställning görs för hur mycket som har handlats på ramavtal samt om det finns risk att inköp har gjorts som bryter mot ramavtal eller LoU Finns uppdaterade riktlinjer. Säkerställa att dessa förmedlas till verksamhetesansvariga och övriga anställda. Uppdaterade riktlinjer för gåvor finns på Intranätet Supportavtal är upprättat med Kontek och test behöver göras. Åtgärd krävs Åtgärd krävs Åtgärd krävs viktigt. Fråga om man känner att man har tillräcklig kompetens inom LoU i medarbetarsamtal. Utbildningar finns löpande på Upphandlingsbolaget i både LoU och Förnyad konkurrensutsättning. I framtagande av nya introduktionsrutiner kommer LoU att vara en viktig del. En tydlighet från chefer till medarbetare om att även väldigt små gåvor också bedöms som mutor. Eventuella ringa gåvor delas med övriga medarbetare på GR för att inte vara en muta. Stora chefsgruppen. Kontinuerligt. Nej Tester planeras under våren Administrativ chef Ja

60 Uppföljning internkontrollplan GR Uppföljning IK-plan GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning OM1 Ekonomiska förutsättningar Nationella förutsättningar/demografi ska utmaningar Prognoser från SKL, Ekonomistyrningsverket och Finansdepartementet gällande de ekonomiska förutsättningarna de kommande åren tyder på stora verksam-hetsmässiga och ekonomiska utmaningar för kommunsektorn Omvärldsanalys och riskbedömning ur ett ekonomi och verksamhetsperspektiv är görs löpande i arbetet med Verksamhetsplanen. Inga risker är identifierade inför Fortsatt bedömning för hur läget ser ut inför 2019 görs Utveckla det uppstartade arbetet och Ledningsgrupp. arbeta vidare med de åtgärder som redan finns på plats. Kontinuerligt Nej under kommande år. GR är alternativfinansierat till 80% där kommunerna OK är en av finansiärerna. Verksamhetsmässiga och ekonomiska utmaningar för medlemskommunerna kan få konsekvenser för GRs verksamhet och ekonomi. V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt Det finns en risk att kostnader i större projekt (tex. ESF-projekt) i efterhand inte blir godkända av bidragsgivaren. ESV (Ekonomistyrningsverket) granskar ESF projekt vilket innebär att GR kan bli återbetalningsskyldiga inom en 10 årsperiod. Det finns risk för utebliven kostnadstäckning även om GR fått ett besked om finansiering av ett projekt. Projekten måste många gånger starta före beslut har fattats då ledtiderna är mycket kort. Risken är således att GR ej får alla kostnader ersatta Samarbete mellan GRs avdelningar och ekonomiavdelningen finns och utvecklas över tid. Viktigt att kunskap inhämtas löpande då också regelverken förändras över tid gentemot finansiär, exempelvis kring vad som är stödberättigade kostnader att söka och vad som inte är stödberättigade. Rutin finns för att analysera riskerna innan projektstart i sådan utsträckning som är rimlig för projektets omfattning och lyfter risker för förankring och beslut i Ledningsgruppen. Uppdaterad instruktion är publicerad på intranätet för att ge bättre stöd kring tredjepartsfinansierade projekt. Olika andra aktiviteter pågår i syfte att bygga kunskap om hur dessa projekt ska hanteras från planering till avslut i syfte att maximera utkomsten. Åtgärd krävs Projektledarkontrakt gällande för hela GR behöver arbetas fram samt arkivering och slutförvaring behöver lösas. Förbundsdirektör tillsammans med Ekonomichef Nej RV1 Kommunikationspolicy inkl riktlinjer för sociala medier Sociala medier för GRs verksamhet kan användas på felaktigt sätt utanför GRs kontroll. Det finns en risk för bristfällig kontroll över bevakning av sociala medier och vad som skrivs om GR som således kan påverka GRs rykte och varumärke. RV3 Uppföljning dotterbolag GRs rykte och varumärke är också beroende av dotterbolagens agerande. Bristande uppföljning här kan gå ut över verksamheten. Viktigt att säkerställa lagar och regler mm efterföljs GRs kommunikatörsgrupp har uppdraget att arbeta fram en kommunikationspolicy med riktlinjer ang sociala medier. Sociala medier är klart och finns på Intranätet. Kommunikationspolicyarbetet har påbörjats och kommer att slutföras under 2018 tillsammans med grafisk identitet Det finns fastställda rutiner för uppföljningen av dotterbolag, den sk uppsiktsplikten. Koncernansvaret hålls aktuellt, genom ägarsamråd med en tydlig diskussion om ansvarsförhållandena. Genom nya styrdokument för Gryning har detta stärkts. Såväl Gryning som ISGR förser nu oss på GR löpande med diverse material i form av styrelseprotokoll, ekonomiska rapporter mm. Åtgärd krävs OK Godkännande av kommunikationspolicy. Uppföljning sker av styrdokument för uppsiktsplikten och rapporteras till Förbundsstyrelsen under våren. Förbundsdirektör Nej Förbundsdirektör Nej RV6 Profilprogram GR saknar ett uppdaterat profilprogram. Det blir otydlig för medarbetare hur man ska profilera GR. Risk att GR ger ett otydligt intryck mot omvärlden Arbete med GR:s grafiska profil pågår just nu och beräknas vara klart under våren Åtgärd krävs Kommunikatörsgruppen har uppdraget att ta fram förslag på nytt Profilprogram till Ledningsgruppen. Förbundsdirektör Nej RV7 Strategisk kommunikation GR kan vara för okända och uppfattas som otydliga mot våra medlemmar Strategisk kommunikatör finns. Beslut i LG att varje avdelnig ska avsätta en resurs som ska arbeta GR övergripande med kommunikation. Åtgärd krävs Ett gemensamt kommunikationsövergripande kommunikationsarbete genomförs. Ledningsgruppen Nej 1

61 Uppföljning IK-plan GR RISK KONTROLLMOMENT ÅTGÄRDER TEST Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning IT6 Egenutvecklade IT system 3350 Utbildningschefen Det är av största vikt att vi säkrar drift, ekonomi och långsiktig hållbarhet kring de IT verktyg och verksamhetssystem som vi utvecklar inom organisationen. Kompetens och Infrastruktur måste ständigt prövas för hållbar utveckling. T ex Indra, Praktikplatsen, Läromedelsinköp, kursadministration mm. 2 GRU startar inga digitala utvecklingsprojekt utan att våra medlemmar har ett behov och alla projekt är finansierade till 100% och gärna alternativfinansierade för att medlemmarna ska få maximal nytta. INDRA-utmaningen i form av finansiering av avskrivningar mm är nu utlöst. För IKE och KAA finns en plan och ök med kommunerna att bära de nedlagda kostnaderna på ett helt annat sätt. OK Jobbar med att säkra strategierna. Bygger en starkare infrastruktur för systemen. R1 Projektuppföljning GR hanterar många olika projekt och det är således väsentligt att ha en bra projektuppföljning. Det finns risk för bristfällig projektuppföljning avseende projektens förkalkyl, budget, prognos samt efterkalkyl. Det finns även en risk avseende uppföljning och hantering av förlustkalkyler Övergår till R3 OK Ekonomichef Nej R3 Projektstyrning/Projektrap portering Risk för bristande projektstyrning. Risk att det inte sker en regelbunden och korrekt återrapportering av projektens status samt måluppfyllelse till Ekonomienheten från verksamheten. Risk att regler gällande projektrutiner ej är uppdaterade samt utkommunicerade i organisationen Uppföljning sker av projekt med kostnader och/eller intäkter över 500 tkr enligt en utarbetad mall. Även pågående projekt med lägre kostnader och/eller intäkter måste inkomma med underlag som styrker motpart, samt projektets längd. Månadsrapporter är på plats sedan mars Projektkontrakt införs. Åtgärd krävs Arbete kvarstår för att fullfölja Ekonomistyrningsprojektens ambitioner. Enhetliga projektkontrakt för hela GR skall tas fram med stöd av det arbete som är nedlagt samt med de styrdokument som varje avdelning arbetat fram. Översyn av respektive avdelnings regelverk görs för att åstadkomma ett GR gemensamt regelverk. Ekonomichef Nej VP31 Attester av bokföringsorder Större bokföringsorder attesteras sällan av annan person än den som upprättat bokföringsordern. Någon gräns för vad som är större är inte heller satt. Vidare saknas det en skriftlig rutinbeskrivning för hur bokföringsorder skall attesteras. VP51 Uppföljning IK plan IK planen finns för årlig översyn men uppföljning av åtgärder fungerar dåligt En komplettering har gjorts till GRs attestreglemente och beslutat av såväl förbundsstyrelse som av förbundsfullmäktige. Innebär att alla resultatpåverkande bokföringsorder över 50 tkr ska attesteras. IK-planen ska återrapporteras till förbundsstyrelsen en gång per år. Plan och återrapportering görs vid första mötet efter årsskiftet. OK OK Beslut i förbundsstyrelse och förbundsfullmäktige. Ekonomichef och Förbundsdirektör Februari styrelsen, uppföljning av åtgärder i samband med arbetet inför delår och årsbokslut i GRs ledningsgrupp. Ekonomichef Nej Ja

62 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag till uppdaterat samverkansavtal avseende näringslivsutveckling i Göteborgsregionen mellan BRG samt GR och dess medlemskommuner Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås godkänna förslag till uppdaterat samverkansavtal avseende näringslivsutveckling i Göteborgsregionen mellan BRG samt GR och dess medlemskommuner. Förbundsstyrelsen föreslås uppdra åt ordföranden och förbundsdirektören att tillsammans underteckna avtalet. Sammanfattning av ärendet Sedan år 2000 sker det regionala näringslivssamarbetet för GR och dess medlemskommuner via Business Region Göteborg AB (BRG). Enligt nuvarande samarbetsmodell regleras det regionala uppdraget i BRG:s ägardirektiv. GR har tre styrelseplatser. Ett årligt stöd på 20 mkr för det regionala uppdraget transfereras från kommunerna via GR. Samarbetsmodellen har dock inte varit beskriven i något samverkansavtal. Under 2014 påbörjade GR och BRG tillsammans ett arbete med att ta fram ett samverkansavtal som dock avbröts i avvaktan på eventuella konsekvenser av bolagsöversynen i Göteborgs Stad. Förbundsstyrelsens presidium uppdrog åt förbundsdirektören att i samverkan med bolagets VD ta fram ett förslag till samverkansavtal avseende näringslivsutveckling mellan BRG samt GR och dess medlemskommuner. I september fick VD för BRG samma uppdrag. Förbundsstyrelsen informerades om processen Föreliggande samverkansavtal inklusive bilagor avser att tydliggöra den samarbetsmodell som sedan många år finns mellan GR och BRG inom ramen för de 20 mkr som avsatts för det regionala arbetet. Förbundsstyrelsen informerades om föreliggande förslag Därefter har förbundsstyrelsen getts möjlighet att ta med sig förslaget till hemkommunen för lämplig förankring. Eventuella synpunkter har kunnat lämnas till GR senast Inga kommentarer har inkommit. BRG:s styrelse godkände för sin del avtalet

63 Göteborgsregionens kommunalförbund Bakgrund och historik Förbundsstyrelsens presidium uppdrog åt förbundsdirektören att i samverkan med bolagets VD ta fram ett förslag till samverkansavtal avseende näringslivsutveckling mellan BRG samt GR och dess medlemskommuner. Vid ett samråd mellan presidierna för GR:s och BRG:s styrelser fick VD för BRG samma uppdrag. Förbundsstyrelsen informerades om processen Föreliggande samverkansavtal inklusive bilagor avser att tydliggöra och skapa möjlighet att fortsätta att utveckla den samarbetsmodell som sedan många år funnits mellan GR och BRG inom ramen för de 20 mkr som avsatts för det regionala arbetet. Det regionala samarbetet kring näringslivsfrågor inom Göteborgsregionen förstärktes under 1990-talet. Sedan år 2000 sker det regionala näringslivssamarbetet för medlemskommunerna via Business Region Göteborg AB (BRG), ett av Göteborgs stad helägt bolag med uppdraget att i samverkan med Göteborgsregionens medlemskommuner verka för en hög sysselsättning och ett differentierat näringsliv i Göteborgsregionen. (Bolagsordningen 3). Sedan 2002 transfereras varje år 20 mkr från medlemskommunerna via GR till BRG för det regionala näringslivsuppdraget. BRG har sitt ursprung i det tidigare Näringslivssekretariatet i Göteborgs stad. Inför ett fördjupat samarbete i Göteborgsregionen kring näringslivsarbetet 1995 bildades tre arbetsgrupper med samtliga näringslivsansvariga i Göteborgsregionens kommuner som tog fram ett förslag till arbetsmodell Förslag till regionalt samarbete inom näringslivsutveckling i Göteborgsregionen. Aktiviteter som pekades ut för regionalt samarbete var marknadsföring, bransch-/projektarbeten, företagsutveckling, mark/lokalfrågor och etableringsservice, beståndsvård av större företag, branschutveckling, nyföretagande och EU-projekt. I förslaget konstaterades att samtliga frågor som berör näringslivsutveckling är beroende av en stark regional förankring. Det slogs fast att såväl Näringslivssekretariatets som kommunernas resurser ska användas både lokalt och regionalt, vilket skapar mervärden och är en förutsättning för arbetet. Varje kommun föreslogs avsätta minst en kvalificerad heltidsresurs för arbete med näringslivsfrågor och med sin bas i hemkommunen. Av denna resurs skulle minst 50 procent avsättas till gemensamma regionala projekt, ledda av Näringslivssekretariatet. GR:s förbundsstyrelse beslöt att godkänna förslaget samtidigt som det beslöts om en gemensam överläggning mellan kommunstyrelsernas presidier för information och fortsatt diskussion utifrån arbetsmodellen.

64 Göteborgsregionens kommunalförbund lämnade Näringslivssekretariatet, med stöd av näringslivssekreterarna, ett förslag till utvecklat uppdrag till GR:s förbundsstyrelse angående Näringslivsutveckling i Göteborgsregionen, som redogjorde för ny inriktning, samarbetsavtal och finansiering inför en kommande bolagisering. Förslaget innebar följande: Det regionala anslaget till Näringslivssekretariatet i Göteborg, avsett för arbetet med regionala näringslivsfrågor, ökades från 0,6 mkr (600 kkr) till 7,67 mkr (7 670 kkr)per år. Ökningen skulle ske stegvis under Det begärda anslaget baserade sig på Näringslivssekretariatets totala budget år 1999, ca 38 mkr, motsvarande 46 kr/invånare i Göteborgsregionen, minskad med Göteborgs stads andel. Motivet till en ökad regional medfinansiering var att det regionala ansvaret (sedan 1996) inneburit ökade baskostnader som Näringslivssekretariatet hittills inte begärt kompensation för. Nu behövde dessutom samarbetet ytterligare utvecklas. Medlemskommunernas medverkan i regionala näringslivsprojekt kunde innebära ytterligare kommunal medfinansiering. Näringspolitiska delegationens (som senare blev bolagets styrelse) sammansättning skulle svara mot Göteborgsregionens kommunalförbunds insats, dvs. styrelseplatser i proportion till anslagsbelopp. Förslaget behandlades i särskilda överläggningar med KS-presidierna i medlemskommunerna och diskuterades även vid förbundsstyrelsens konferens i maj Något formellt beslut i förbundsstyrelsen fattades ej. Det nya arbetssättet började tillämpas fr.o.m då också bolaget BRG bildades. I GR:s budget 2001, antagen av förbundsstyrelsen i september 2000, föreslogs fr.o.m en särskild avgift från medlemskommunerna till BRG via GR, som skulle uppgå till totalt 10 mkr 2001 och 20 mkr Fr.o.m höjdes alltså transfereringen av den särskilda avgiften från GR till BRG från 10 till 20 mkr. I samband med detta genomfördes på uppdrag av förbundsstyrelsen en utvärdering av bolagets regionala roll och uppgifter. Förnyad samarbetsmodell Göteborgsregionen har att hävda sig och vara konkurrenskraftig i en föränderlig omvärld, med en ökande regionförstoring, en utökad arbetsmarknadsregion, globalisering och internationalisering. Det blir allt

65 Göteborgsregionens kommunalförbund viktigare att marknadsföra Göteborgsregionen som destination, och samverkan kring näringsliv och tillväxt på ett regionalt plan får därmed en allt ökande betydelse för våra medlemskommuner och regionens företag/näringsidkare Den samarbetsmodell mellan GR och BRG som etablerades 2002 innebär i korthet att det regionala uppdraget regleras i BRG:s ägardirektiv, att GR har tre styrelseplatser och att ett årligt stöd för det regionala uppdraget på 20 mkr transfereras från kommunerna via GR. Samarbetsmodellen har dock inte varit tydligt beskriven i något samverkansavtal. Under 2014 påbörjade GR och BRG tillsammans ett arbete med att ta fram ett samverkansavtal sinsemellan. Dialogen fördes på tjänstemannanivå och arbetet uppmärksammades av Stadshus AB i den pågående bolagsöversynen. GR:s förbundsstyrelse informerades i en PM om de konsekvenser som bolagsöversynen i Göteborgs stad kunde komma att få för samarbetet mellan GR samt de båda bolagen Göteborg & Co respektive BRG. Fokus låg då på bolaget Göteborg & Co där det blev tydligt att GR behövde avyttra sina aktier på 15 procent, vilket också gjordes efter ett fullmäktigebeslut Förbundsstyrelsens presidium informerades om arbetet med att ta fram en samverkansmodell med BRG i nära samarbete med berörda intressenter. Målsättningen var att en samverkansmodell skulle tas fram före årsskiftet Diskussionerna mellan GR och BRG kring ett samverkansavtal avstannade i avvaktan på resultatet av den djupare genomlysning av bolaget som inleddes av Göteborgs stadsledningskontor under Syfte var att tydliggöra uppdrag och gränssnitt mellan olika aktörer i staden samt på vilket sätt bolaget samarbetar och dockar an stadens övriga insatser. Ett förslag till nytt ägardirektiv behandlas av kommunfullmäktige under hösten GR:s förbundsdirektör fick i uppdrag av förbundsstyrelsen att göra en översyn och värdering av nuvarande transfereringar kopplade till de mottagande organisationernas regionala uppdrag och medlemsnyttan för GR:s kommuner. Eventuella förändringar skulle hanteras av förbundsstyrelsen inom ramen för detaljbudget Legala aspekter utredda GR och BRG bedriver sitt samarbete inom ramen för ett generellt samverkansavtal. Det är båda parters intention att samarbetet ska fortsätta och utvecklas. Parterna beslöt under våren 2017 att låta göra en uppdaterad analys och genomgång av de legala förutsättningarna för

66 Göteborgsregionens kommunalförbund det fortsatta samarbetet. Parterna önskade belysa tre framtida alternativa samarbetsformer: Ett fortsatt generellt samarbetsavtal mellan parterna Ett mer detaljreglerat samarbetsavtal mellan parterna GR som delägare i Business Region Göteborg AB Uppdraget att genomlysa de legala aspekterna genomfördes av Front Advokater. De gör den samlade bedömningen att det inte finns några tydliga fördelar för GR med ett delägande i BRG. Med hänsyn till att GR redan är tillförsäkrade tre styrelseplatser i BRG:s styrelse samt att alla väsentliga aspekter i samarbetet går att reglera genom ett avtal, anser de ett ägande i nuläget som omotiverat och menar att BRG och GR alltså bör kunna fortsätta samarbetet genom ett samarbetsavtal. Bedömningen är att upphandlingsplikt inte föreligger, och att det därför inte föreligger några hinder att i ett avtal reglera hur parterna framgent önskar samarbeta. Den möjligheten innebär i sin tur att det framtida samarbetet har goda förutsättningar att fördjupas och organiseras på det sätt som parterna finner bäst för uppdraget som sådant. Syfte och tidplan Föreliggande samverkansavtal inklusive bilagor avser att tydliggöra och skapa möjlighet att fortsätta att utveckla den samarbetsmodell som sedan många år funnits mellan GR och BRG inom ramen för de 20 mkr som avsatts för det regionala arbetet. Ett samverkansavtal ska formalisera samverkan mellan parterna med målsättningen att skapa de bästa förutsättningarna för näringslivsutvecklingen i samtliga kommuner i Göteborgsregionen. Det fördjupade samarbetet mellan BRG, GR och medlemskommunerna omfattar lokala, delregionala, regionala och nationella behov och aspekter av näringslivsutvecklingens betydelse samt tar sin utgångspunkt i de politiska inriktningar och beslut som styr respektive verksamhet. Förbundsstyrelsen informerades om förslaget vid sammanträdet Därefter fick förbundsstyrelsens ledamöter, ersättare och adjungerade möjlighet att ta med sig förslaget till hemkommunen för lämplig förankring. Eventuella synpunkter har kunnat lämnas till GR senast Ingen kommentar har inkommit. BRG:s styrelse godkände för sin del avtalet Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

67 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Samverkansavtal avseende näringslivsutveckling i Göteborgsregionen mellan Business Region Göteborg AB och Göteborgsregionens kommunalförbund samt dess medlemskommuner. Mellan Göteborgsregionens kommunalförbund, , Box 5073, Göteborg, (hädanefter GR ), och Business Region Göteborg AB , Norra Hamngatan 14, Göteborg, (hädanefter BRG ), har denna dag följande avtal, (hädanefter Samverkansavtalet ), träffats. 1. Bakgrund Mellan GR:s medlemskommuner bedrivs sedan många år ett samarbete kring näringslivsutvecklingen i Göteborgsregionen. Samarbetet stärktes under 1990-talet och år 2000 formaliserades det ytterligare då Göteborgs Stad bildade BRG. BRG fick då bl.a. i uppdrag att arbeta med ett regionalt perspektiv samt stödja GR:s medlemskommuner i deras lokala arbete med näringslivsutveckling. Medlemskommunerna finansierade, och gör alltjämt, arbetet genom ett årligt anslag till BRG. En del i samarbetet är GR:s innehav av tre av bolagets nio platser i styrelsen. För en fördjupad redogörelse av bakgrunden till detta Samverkansavtal hänvisas till den tjänsteskrivelse som legat till grund för parternas beslut om ett fortsatt samarbete, (GR:s tjänsteskrivelse, diarienr ). 2. Syfte Ett starkt näringsliv är en förutsättning för Göteborgsregionens fortsatta positiva utveckling. Framgångsrika företag skapar arbetstillfällen och tillväxt. Göteborgsregionens kommuner skapar många av de förutsättningar som näringslivet behöver för att utvecklas. Detta Samverkansavtal syftar till att reglera parternas samarbete och skapa förutsättningar för en framtida fördjupad samverkan. Det är parternas målsättning att 1

68 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL bidra till gynnsamma förutsättningar för Göteborgsregionens näringsliv. Det är därtill parternas uppfattning att samarbetet skapar synergier som inte kunde ha skapats om parterna enskilt arbetade med näringslivsutvecklingsfrågor. En del av GR:s uppdrag är att utgöra ett samverkansorgan för näringslivsfrågor. Genom detta Samverkansavtal bekräftas BRG:s uppdrag som samverkansarena för näringslivsutveckling i Göteborgsregionen. Uppdraget förutsätter såväl ett regionalt som lokalt perspektiv. BRG ska här föra dialog och bedriva gemensam planering med berörda kommuner. Arbetssättet ska motsvara det som GR tillämpar i sitt uppdrag som samverkansarena för sakområdena utbildning, arbetsmarknad, miljö och samhällsbyggnad samt social välfärd inklusive hälso- och sjukvård på delregional nivå. 3. Samverkansavtalets delar Samverkansavtalet består av ett huvudavtal med nedan bilagor. Bilagorna utgör del av Samverkansavtalet: Bilaga 1: Organisationsmatris Bilaga 2: Styrande dokument Bilaga 3: Samverkansområden, (inkl. rapportmodell) Bilaga 4: Samverkansformer, gemensam planering och uppföljning Bilaga 5: Finansiering Bilaga 6: Förteckning över medlemskommunerna i Göteborgsregionens kommunalförbund. Om inget annat särskilt anges har definitioner i Samverkansavtalet samma betydelse i bilagorna. Bilagorna kan ändras samt uppdateras, och då genom att nya bilagor numreras, datumnoteras samt undertecknas av båda parter. Sådan bilaga ersätter till fullo tidigare bilaga med samma bilagenummer. Omfattningen på den samverkan som ska ske i anledning av detta avtal bestäms av avtalshandlingarna, vilka kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna innehåller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till Samverkansavtalet och dess bilagor, undertecknade av behöriga företrädare för båda parter. 2. Detta Samverkansavtal. 2

69 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Samverkansområden Näringslivsutveckling är en komplex process där många olika aktörer och faktorer påverkar resultatet. Det är parternas uppfattning att GR och BRG inom ramen för den kommunala kompetensen har kompletterande uppdrag, där fördjupad samverkan inom definierade områden skapar mycket goda förutsättningar för parterna att bidra till en stark näringslivsutveckling i hela Göteborgsregionen. Som grund för Samverkansavtalet finns de politiskt beslutade dokument som framgår av bilaga 2. De områden som vid avtalstecknandet är aktuella för samverkan beskrivs i bilaga Samverkansformer Förevarande samverkan ska ske mellan två offentliga, politiskt styrda organ. GR:s högsta beslutande organ är dess förbundsfullmäktige. BRG:s högsta beslutande organ är dess bolagsstämma. Det är GR:s förbundsfullmäktige respektive BRG:s bolagsstämma som är ytterst ansvariga för detta Samverkansavtal. Den strategiska styrningen av den samverkan som ska ske, ska verkställas genom BRG:s bolagsstyrelse och GR:s förbundsstyrelse. GR innehar tre ordinarie platser i BRG:s styrelse. För Samverkansavtalets genomförande svarar respektive organisation genom förbundsdirektör respektive VD. En utförligare beskrivning av Samverkansformerna framgår av bilaga Finansiering m.m. Samverkansavtalet förutsätter en grundfinansiering. I bilaga 5 regleras den finansiering som tillhandahålls genom Göteborgsregionens kommuner via GR. Det ankommer på GR att, i anslutning till ordinarie budgetprocess, fastställa den årliga ersättning som ska utgå från GR. Medelöverföringen för GR:s finansieringsåtagande ska ske genom att BRG månatligen fakturerar GR, med betalningsvillkor om trettio (30) dagar. 7. Rapportering och uppföljning 3

70 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Samverkan förutsätter ett transparent och informativt arbetssätt mellan parterna. För det fall det bedöms nödvändigt med ytterligare informations- och rapporteringsvägar än de genom GR:s representantskap i BRG:s styrelse jämte övriga nämnda i bilaga 4, åligger det parterna att upprätta sådana. Utgångspunkten är dock att här nämnda ska gälla för denna samverkan. 8. Samverkansavtalets giltighet, uppföljning och uppsägning m.m. Detta Samverkansavtals giltighet förutsätter att båda parters styrelser har fattat beslut om att ingå detsamma. Samverkansavtalet gäller från dagen då båda parters firmatecknare undertecknat Avtalet- och därefter tills vidare. Samverkansavtalet kan av endera parten sägas upp, med beaktande av en uppsägningstid om tjugofyra (24) månader. Uppsägning ska ske skriftligen. Revideringar och tillägg till Samverkansavtalet eller dess bilagor ska, för att vara bindande, godkännas av respektive parts styrelse. Parterna ska gemensamt, en gång per mandatperiod, genomföra en utvärdering av Samverkansavtalet. 10. Tvist Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand försöka lösas mellan parterna i samförstånd. För det fall överenskommelse inte kan nås ska tvisten, såvida inte parterna gemensamt beslutar annat, avgöras av allmän domstol med Göteborgs tingsrätt som första instans. 4

71 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL För Göteborgsregionens kommunalförbund För Business Region Göteborg AB Göteborg den Göteborg den [Förnamn Efternamn, (firmatecknare)] [Förnamn Efternamn, firmatecknare] [Förnamn Efternamn, (firmatecknare)] [Förnamn Efternamn, firmatecknare] 5

72 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Bilaga 1 - Organisationsmatris Figur.1 6

73 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Bilaga 2 - Styrande dokument I denna bilaga anges de styrande dokument som vid var tid utgör ramen för Samverkansavtalet, och i vilka ledning ska sökas gällande samarbetets framtida utformning. GR:s förbundsordning GR:s och BRG:s gemensamma dokument Hållbar tillväxt GR:s dokument Strukturbilden Verksamhetsinriktning GR Årlig verksamhetsplan för GR BRG:s ägardirektiv BRG:s bolagsordning BRG:s årliga mål- och inriktningsdokument BRG:s dokument Strategiplan, Hållbar tillväxt Årlig verksamhetsplan för BRG Västra Götalandsregionens strategi för tillväxt och utveckling Näringslivsstrategiskt program, (Beräknas beslutas av Göteborgs Stad under första halvåret 2018.) 7

74 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Bilaga 3 - Samverkansområden I denna bilaga anges de av parterna överenskomna samverkansområden som i enlighet med Samverkansavtalet ska bidra till näringslivsutvecklingen i Göteborgsregionen. 1. Kompetensförsörjning och attraktionskraft Tillgång till arbetskraft med relevant kompetens är en av de viktigaste förutsättningarna för att näringslivet i Göteborgsregionen ska vara konkurrenskraftigt och fortsätta utvecklas. För att säkerställa framtida kompetensförsörjning behöver kommunerna i Göteborgsregionen arbeta aktivt med att identifiera och tillvarata den kompetens som redan finns, men också attrahera ytterligare kompetens såväl från nationellt som globalt håll. Parterna ska verka för långsiktiga och effektiva samverkansformer för att förbättra matchningen mellan näringslivets efterfrågan och utbudet av arbetskraft. Parterna ska även verka för en ökad samverkan mellan relevanta skolor och utbildningar och arbetsliv. Tillväxten har en regional logik och det är regioner snarare än kommuner som konkurrerar om kompetens och kapital. Göteborgsregionen ska vara en plats som är attraktiv att verka och bo i, samt besöka. För att vara det behöver kommunerna både leverera en god samhällsservice och förmedla berättelsen om Göteborgsregionen som attraktiv plats. 2. Samhällsplanering Göteborgsregionen befinner sig i ett utvecklingssprång, där miljardbelopp planeras att investeras de närmaste tjugo åren. Med sitt geografiska läge mellan Oslo och Köpenhamn, samt med Göteborgs hamn som porten mot världen, har Göteborgsregionen en stark position som internationell logistiknod. För att stärka positionen ytterligare ska Göteborgsregionen fortsätta utveckla en fungerande infrastruktur med god tillgänglighet för både människor och gods, såväl inom som till och från Göteborgsregionen. GR är regionplaneorgan enligt plan- och bygglagen. BRG har den huvudsakliga kontakten med näringslivets aktörer inom sektorn för samhällsplanering. Ett ökat samarbete mellan GR och BRG inom sektorn kommer att stärka den regionala planeringen. Parterna ska tillsammans verka för att den regionala planeringen sker i enlighet med de styrande dokumenten Hållbar utveckling och Strukturbilden. 8

75 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Parterna ska tillsammans planera för tillväxt för att därigenom underlätta näringslivets etablering och expansion. En långsiktigt säkrad markförsörjning för näringslivets behov ska analyseras utifrån ett regionalt perspektiv. Parterna ska tillsammans fortsätta att stärka Göteborgsregionen som internationell logistiknod, genom att verka för en fungerande infrastruktur med god tillgänglighet för både människor och gods, såväl inom som till och från Göteborgsregionen. 3. Företagsklimat och innovationskraft Ett positivt företagsklimat är en förutsättning för att näringslivet ska fortsätta att välja Göteborgsregionen som bas för etablering och expansion. I Göteborgsregionen ska det vara enkelt att driva företag, det är ledstjärnan för alla våra kontakter med företagen. Varje möte med näringslivets företrädare ska präglas av ett positivt bemötande, med kunden i fokus och med god kunskap om Göteborgsregionens erbjudande till företagen. Göteborgsregionen är navet i Sveriges viktigaste industriregion och basen för flera globala kunskapsintensiva tillverkningsföretag. Det skapar unika förutsättningar för Göteborgsregionen att vara test-arena för utveckling av ny teknik som kan lösa framtidens samhällsutmaningar. Parterna ska tillsammans stödja denna utveckling inom kommunernas och näringslivets verksamhetsområden. Näringslivets förutsättningar för innovationer ska stärkas och öppenheten i kommunerna för innovationer i verksamheterna ska öka. Samarbetet med akademin är viktigt. Parterna ska tillsammans arbeta för ett positivt företagsklimat. Det ska vara enkelt att starta, driva och utveckla företag i Göteborgsregionen. Kunden ska vara i fokus och kommunernas dialog med företagen stimuleras. Näringslivet gynnas av att kommunerna levererar kommunal service med hög tillgänglighet och kvalitet. 4. Kunskapsöverföring och nätverksarbete Kunskapsöverföring är en central fråga för organisationers konkurrenskraft. En nyckel till organisationers framgång är att de är bra på att tillvarata och utveckla kunskap. I Göteborgsregionen verkar ett femtiotal nätverk med kommunrepresentanter, vilket skapar förutsättningar för framgångsrik samverkan kring utvecklingen i Göteborgsregionen. Kunskap och erfarenhetsutbyte som genereras i dessa nätverk ska tas till vara, utvecklas och överföras mellan aktörer inom relevanta verksamhetsområden. Parterna förbinder sig att stödja varandras kompetensutveckling och ge varandra ömsesidigt expertstöd i relevanta frågor, på det sätt och i den omfattning som parterna 9

76 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL vid var tid kommer överens om. Respektive part ska, om inte annat särskilt avtalas, bära sina kostnader i anledning av sådana beslutade aktiviteter. Parterna förbinder sig att medverka vid gemensam introduktion av nya politiker och tjänstepersoner i ledande befattning inom respektive parts organisation. 5. Analys och faktaunderlag I en region som präglas av tillväxt och utveckling, och där målsättningen är ett positivt och innovativt företagsklimat, är det viktigt att ta fram faktaunderlag och kunskapsöversikter. Det är även viktigt att göra regionala analyser, och då inte bara när det gäller näringsliv, utan även inom områden som skapar förutsättningar för näringslivsutvecklingen såsom arbetsmarknad, social välfärd, livslångt lärande, miljö och samhällsbyggnad. Parterna ska löpande ta fram sammanställningar och rapporter i syfte att arbeta stärka omvärldskännedomen och kunskapen hos medlemskommunernas politiker och tjänstemän, näringsliv, medarbetare, medier och regionala samarbetspartners. Parterna ska göra analyser och ge förslag på förbättringsområden som kan stärka parternas verksamheter i samverkan samt Göteborgsregionens konkurrenskraft. 6. Dialog med regionala, nationella och internationella organ Parterna ska bidra till hållbar utveckling i Göteborgsregionen. Det är helt avgörande för utvecklingen i Göteborgsregionens kommuner att den regionala dialogen och samarbetet med många olika aktörer regionalt, nationellt och internationellt fungerar väl. Detta Samverkansavtal ska skapa förutsättningar för att utveckla och fördjupa dialoger och samverkansmodeller, vilka i sin tur förstärker möjligheter och identifierar utmaningar kopplade till näringslivsutvecklingen i Göteborgsregionen såsom en storstadsregion. 10

77 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Illustration av rapportmodell över samverkansavtalets Samverkansområden, (Nuvarande texter häri utgör inte avtalsinnehåll, utan kan komma att förändras över tid.) Kompetens försörjning och attraktionskraft Samhälls planering Företagsklimat och innovationskraft Kunskaps överföring och nätverks arbete Analys och faktaunder lag Dialog med regionala, nationella och internationella organ Planering för BRG:s operativa insatser inom de definierade samverkansområdena under 2018 Erbjuder särskilda insatser för de mindre företagen att strategiskt och operativt arbeta med sin kompetensförsörjnin g kopplad till företagets verksamhetsmål. Att utifrån näringslivets behov påverka utbildningsutbud och utveckla former för samverkan skolaarbetsliv som exempelvis Future Skills och regional branschsamverkan Marknadsföring av Göteborgsregionen för att attrahera kompetens och investeringar Erbjuder Mark- och Lokaldataba s Samverkan, erfarenhets utbyte och gemensam planering i näringslivsc hefsnätverk et avseende etableringsoch investerings rådgivning Yesbox (nyföretagande och entreprenörskap) Företag 365 och Expedition Framåt (företag som vill utvecklas och växa) Företagsakuten (företag med ekonomiska problem) Enterprise Europe Network (rådgivning internationella affärer) Mötesplatser och nätverk Kunskap och kontakter inom och mellan branscher, akademi, politiker och myndigheter Ansvarar för och samordnar nätverket för kommunernas näringslivsansv ariga Initierar och driver, vid behov, samverkan med ovan nämnda nätverk och nätverk och styrgrupper inom GR Föreläser och medverkar i seminarier som anordnas i GR och kommunerna Konjunkturra pporter Omvärldsrapp orter Regional statistik med kommunvisa siffror där det är möjligt Resurs i Bryssel för bevakning av regionens intresse och möjligheter till samarbeten och EUfinansiering Beredning sarbete på tjänsteman nanivå inför BHU (beredning en för hållbar utveckling) ANDRA SAMVERKANSFORUM DÄR DET REGIONALA PERSPEKTIVET ÄR ANGELÄGET? Uppmuntra till att Insiktsmätningen 11

78 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL genomförs i samtliga GR-kommuner Sammanställa och analysera det regionala resultatet från Insikt och Svenskt Näringslivs enkätundersökning Anordna mötesplatser för inspiration och erfarenhetsutbyten utifrån kommunernas behov Sätter extra fokus på ett antal branscher för ökad samverkan och nya affärsmöjligheter som stärker regionens attraktions- och innovationskraft. 12

79 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Bilaga 4 - Samverkansformer, gemensam planering och uppföljning. Strategisk styrning Det är GR:s förbundsfullmäktige respektive BRG:s bolagsstämma som är ytterst ansvariga för parternas samverkan enligt detta avtal. Den strategiska styrningen av parternas samverkan ska verkställas genom BRG:s bolagsstyrelse och GR:s förbundsstyrelse. Genom GR:s tre ordinarie platser i BRG:s styrelse har GR en värdefull insyn och påverkansmöjlighet i BRG:s hela verksamhet. BRG:s styrelse ska därför ses som ytterligare en plattform för parternas samverkan, utöver den styrningsstruktur som anges i denna bilaga. I sammanhanget ska understrykas vikten av att båda parter nyttjar denna möjlighet, och i respektive organisation etablerar rutiner för styrelseledamöterna som säkerställer att frågor blir omhändertagna, både i den egna organisationen och i styrelsearbetet. Här ska således åvila ett kommunikationsansvar på styrelseledamöterna, och deras uppdrag bör av respektive part tydliggöras i samband med tillsättandet. Det är av central vikt att parternas högsta beslutande organ bereds insyn och beslutsmöjlighet i den samverkan som ska ske. Detta förutsätter ett forum där parternas representanter kan mötas för diskussion och beslut om den strategiska målsättningen med samverkan. För att möjliggöra detta, men även för att skapa förutsättningar för en vidare intressekrets att få kunskap och insyn om samverkan, ska parternas organisationer en gång om året anordna en gemensam Näringslivsdag. En sådan dag ska även kunna innehålla moment såsom utbildning och nätverksaktiviteter, och också kunna riktas mot arbetsmarknadsregionens kommuner, (för definition se bilaga 6.). Detta forum ska även tydliggöra gränssnittet mellan de frågor som ska hanteras av de ytterst ansvariga och de frågor som tillkommer respektive parts styrelse att hantera. All samverkan inom ramen för Samverkansavtalet ska kunna ske både på politisk och på tjänstemannanivå, på de sätt som parterna vid var tid finner lämpligt. För Samverkansavtalets praktiska genomförande ska GR:s förbundsdirektör respektive BRG:s VD svara. Det ska åvila förbundsdirektör och VD att i sin respektive verksamhet organisera arbetsgrupper och eller enskilda medarbetare på ett för samverkan relevant sätt. VD och förbundsdirektör ska, utöver att föra en löpande dialog om denna samverkan, träffas för avstämningsmöte en gång per kvartal. Parterna ska under avtalstiden genomföra gemensamma möten på ledningsnivå för att diskutera frågor relaterade till näringslivsutveckling. Mötena ska hållas vid de tidpunkter, 13

80 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL samt behandla de frågor, som parterna gemensamt överenskommer. Dialogen ska ske på sådant vis och i sådan utsträckning som parterna gemensamt överenskommer. Rapportering och uppföljning Parterna är eniga om att samverkan ställer krav på löpande rapportering och uppföljning. Utgångspunkten för den löpande rapporteringen ska vara den som sker genom BRG:s styrelsemöten. Det åvilar därutöver VD och förbundsdirektör att gemensamt vid den årliga Näringslivsdagen avge rapport över slutfört verksamhetsår. I samband med GR:s budgetsamråd med kommunerna skapas även en årlig möjlighet till samråd kring näringslivssamarbetet. Årshjul för samverkan Nedan anges schematiskt hur årlig styrning, rapportering och uppföljning kan ske; styrelsemöte BRG, 6-8 per år, avstämningsmöte mellan vd och förbundsdirektör, kvartalsvis samt en Näringslivsdag om året, som ska genomföras under årets första hälft. Avst. vd/förbundsdir. Styrelsemöte BRG Nov Okt Dec Avst. vd/förbundsdir. Jan Feb Mars Styrelsemöte BRG till FS-presidiet BRG Näringslivsdag Styrelsemöte GR, budgetsamråd Styrelsemöte BRG Styrelsemöte Sep April Avst. vd/förbundsdir. BRG Styrelsemöte Aug Juli Juni Maj Styrelsemöte BRG BRG Avst. vd/förbundsdir. 14 Styrelsemöte BRG Input till BRG:s VP

81 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Bilaga 5 - Finansiering I bilagan regleras finansiella förutsättningar för Samverkansavtalet. Ekonomisk ersättning GR ska årligen tillskjuta medel till BRG:s budget till täckande av kostnad för samverkan enligt Samverkansavtalet. Medelöverföringen ska motsvara värdet på utförda insatser som kommer berörda kommuner till del. Det ska kunna utgå ekonomisk ersättning mellan parterna, motsvarande kostnadstäckning för utfört arbete. Sådan ersättning ska i förekommande fall faktureras med tillägg av mervärdesskatt. Utöver ovan nämnda medelöverföring, kan ytterligare finansiering aktualiseras genom projekt och uppdrag initierade av parterna. Fördelningen av sådan finansiering ska ske på det sätt parterna gemensamt bestämmer. Parterna kan, utöver ersättning enligt ovan, var och en bidra med resurser genom eget arbete. Det ska då ske utan krav på ersättning från andra parten. Parterna ska löpande bevaka möjligheterna till ytterligare finansiering till samverkan genom medel från bl.a. nationella och regionala aktörer eller EU:s institutioner. Beslut avseende GR:s medelöverföring ska fattas årligen i anslutning till dess ordinarie budgetprocess, med beaktande att denna samverkan bygger på en långsiktig ambition mellan parterna. Externa intäkter Övriga intäkter Det är parternas uppfattning att man genom sina respektive grunduppdrag inte verkar på en kommersiell och konkurrensutsatt marknad, i vanlig mening. Parterna är överens om att vardera parten ensam ansvarar för att part utövar mindre än 20 procent av den verksamhet som berörs av Samarbetsavtalet mot en kommersiell och konkurrensutsatt marknad. Eventuella krav i anledning av annat utfall än här nämnda procentuella verksamhetsandelar, kan inte riktas mot den andra parten. 16

82 FÖRSLAG SAMVERKANSAVTAL Bilaga 6 - Förteckning över medlemskommunerna i Göteborgsregionens kommunalförbund I bilagan anges vilka kommuner som ingår i Göteborgsregionens kommunalförbund och som därmed omfattas av den samverkan som ska ske inom ramen för Samverkansavtalet. Här förtecknas också de kommuner som enligt Statistiska Centralbyrån ingår i den funktionella arbetsmarknadsregionen. GR:s medlemskommuner: Ale Alingsås Göteborg Härryda Kungsbacka Kungälv Lerum Lilla Edet Mölndals Stad Partille Stenungssund Tjörn Öckerö Övriga kommuner i Göteborgsregionens funktionella arbetsmarknad: Bollebygd Falkenberg Orust Varberg Vårgårda 18

83 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Samarbete mot organiserad brottslighet Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås godkänna föreliggande förslag till överenskommelse om ett kommungemensamt samarbete mot organiserad brottslighet under ledning av Göteborgs Stad, enligt tjänsteutlåtande daterat Förbundsstyrelsen föreslås besluta att samarbetet ska följas upp och återkopplas till förbundsstyrelsen under första halvåret Sammanfattning Ett ärende från förbundsstyrelsen om samarbete mellan Göteborgs Stad och kranskommunerna mot organiserad brottslighet har funnits bordlagt sedan Beslut om en hemställan om ett svar från Göteborgs Stad fattades av förbundsstyrelsen Göteborgs Stad har nu återkommit med ett förslag som innebär att parterna tillsammans och under ledning av Göteborgs Stad tar initiativ till samt stödjer och driver nätverk och samarbetsprojekt som skall leda till åtgärder mot organiserad brottslighet. Frågan får därmed anses vara omhändertagen. Bilagor: Förbundsstyrelsens beslut och samt tjänsteutlåtande daterat Göteborg Helena Söderbäck /Cecilia Bokenstrand, Elisabeth Beijer

84 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Tjänsteutlåtande Elisabeth Beijer Samarbete mot organiserad brottslighet Bakgrund och syfte Sociala styrgruppen tog under år 2014 ett initiativ till att föreslå förbundsstyrelsen att gå vidare för att åstadkomma en samverkanslösning mellan kranskommunerna och Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet i Göteborgs Stad (Kunskapscentrum). Ärendet bordlades i förbundsstyrelsen Göteborgs Stad har sedan dess genomfört en översyn av den organisatoriska hemvisten för Kunskapscentrum och verksamheten är nu placerad vid stadsledningskontoret under enheten för samhällsskydd och beredskap. Efter en fråga från Göteborgs Stad om intresset för samarbete kvarstod genomfördes en kartläggning i kranskommunerna. Av kartläggningen kunde sammanfattningsvis konstateras att det fanns många argument för att GR-kommunerna har mycket att vinna på att samarbeta mot den organiserade brottsligheten. Det visade sig också finnas ett förtroende från kranskommunerna för verksamheten vid Kunskapscentrum. Definition av organiserad brottslighet EU:s definition av organiserad brottslighet utgörs av nedanstående 11 kriterier där minst 6 kriterier ska uppfyllas. 1. Samarbete mellan fler än två personer - obligatoriskt kriterium 2. Egna tilldelade uppgifter till var och en 3. Lång eller obegränsad utsträckning i tiden - obligatoriskt kriterium 4. Någon form av disciplin och kontroll 5. Misstanke om allvarliga kriminella handlingar - obligatoriskt kriterium 6. Verksamhet på internationell nivå 7. Användande av våld eller andra metoder för hot 8. Användande av kommersiella eller affärsmässiga strukturer 9. Deltagande i penningtvätt 10. Otillbörlig påverkan på politik, medier, offentlig förvaltning, rättsliga myndigheter eller ekonomin

85 Göteborgsregionens kommunalförbund 11. Strävan efter vinning och/eller makt - obligatoriskt kriterium Organiserade våldsbrott, till exempel rasistiska angrepp mot personer eller vissa brott med politiska motiv, faller således utanför begreppet organiserad brottslighet. (Källa: Sveriges antagande av rambeslut om kampen mot organiserad brottslighet, Ds 2008:6) Aktuellt förslag Göteborgs Stad har lämnat ett förslag på överenskommelse med kranskommunerna som går ut på att Göteborgs Stad sammankallar ett nätverk där kranskommunerna bjuds in. Nätverket träffas sex-åtta gånger per år. Nätverket är inte i sig förknippat med kostnader för kranskommunerna. Eventuella ytterligare insatser som exempelvis konferenser och kompetensinsatser beslutas och finansieras i särskild ordning. Syftet med överenskommelsen är att stödja och värna det demokratiska samhällssystemet med utgångspunkt från en bred kommunsamverkan mot den organiserade brottsligheten. Överenskommelsen ska leda till att parterna tillsammans tar initiativ till samt stödja och driva nätverk och samarbetsprojekt som skall leda till åtgärder mot organiserad brottslighet. Som ansvariga på den strategiska nivån föreslås nätverket för kommundirektörer på GR. Nätverket för kommundirektörer ställde sig den 1 december 2017 bakom förslaget till överenskommelse med Göteborgs Stad. Bedömning Den process som inleddes genom styrgruppens initiativ år 2014 har efter ställningstaganden inom Göteborgs Stad och en rad kontakter mellan GR och staden lett fram till ett förslag om en överenskommelse om ett kommungemensamt samarbete mot organiserad brottslighet under ledning av Göteborgs Stad. Frågan får anses vara omhändertagen.

86 Göteborgsregionens kommunalförbund Utdrag ur protokoll ( 289) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen den 9 maj 2014 i kommunhuset, Skärhamn, Tjörns kommun ================================ 289 Förslag om att GR-kommunerna samverkar mot organiserad brottslighet Sociala styrgruppen beslutade vid sitt sammanträde att gå vidare till förbundsstyrelsen med ett förslag för att åstadkomma en samverkanslösning mellan GR-kommunerna och Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet i Göteborgs Stad. Ett förslag om samverkan inom GR-kommunerna har tagits fram, daterat Kontakter har tagits med Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet som efter samråd med sin styrgrupp uttalat sig positivt för en samverkanslösning inom GR-området. Kunskapscentrum uppskattar att man för att kunna ge samma service till övriga kommuner som till Göteborgs Stad skulle behöva utöka verksamheten med ett par årsarbetare. I ett eventuellt samverkansavtal är det rimligt att tänka sig en fördelning av kostnader utifrån invånarantal. En tydlig uppföljningsmodell behöver utformas. Förbundsstyrelsen beslutar att bordlägga ärendet. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Patrik Karlsson Stefan Svensson Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i maj Rätt utdraget intygar:

87 Göteborgsregionens kommunalförbund Utdrag ur protokoll ( 345) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 5 december 2014 på Fars Hatt, Kungälvs kommun 345 Dnr: Förslag om att GR-kommunerna samverkar mot organiserad brottslighet Sociala styrgruppen beslutade vid sitt sammanträde att gå vidare till förbundsstyrelsen med ett förslag för att åstadkomma en samverkanslösning mellan GR-kommunerna och Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet i Göteborgs Stad. Kontakter har tagits med Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet som efter samråd med sin styrgrupp uttalat sig positivt för en samverkanslösning inom GR-området. Ett förslag, daterat , behandlades i förbundsstyrelsen och bordlades då. Presidiet framhöll vid sitt sammanträde att en hemställan bör göras till Göteborgs stad om stadens ställningstagande till att ingå ett samarbete med övriga GR-kommuner mot organiserad brottslighet. Beslut En hemställan görs till Göteborgs stad angående stadens ställningstagande till att ingå ett samarbete med övriga GR-kommuner mot organiserad brottslighet. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Patrik Karlsson Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i december Rätt utdraget intygar:

88 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Översiktsplan för Öckerö kommun, samrådshandling Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås godkänna föreliggande förslag, daterat Förbundsstyrelsen föreslås omedelbart justera denna protokollsparagraf. Sammanfattning Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från Öckerö kommun daterad beretts tillfälle att yttra sig över översiktsplan för Öckerö kommun, samrådshandling. Kommunen har arbetat fram förslag till en ny översiktsplan, Utblick Öckerö en inblick i framtiden. Förslag till översiktsplan tar sikte mot år 2040 och möjliggörandet av ca nya bostäder fördelat på kommunens tio bebodda öar. Kommunen arbetar utifrån fem planeringsstrategier, ÖP på fem fingrar: Människan i centrum Förtätning Bevara natur och kultur Utveckla hamnar, centra och verksamheter Havet som tillgång och hot GR ser mycket positivt på att Öckerö kommuns förslag till översiktsplan följer intentionerna i GR:s mål och strategidokument Hållbar tillväxt och Strukturbild för Göteborgsregionen. GR anser att Öckerö kommun spelar en viktig roll i utvecklingen av regionens större orter i kustzonen. Ärendet har ej beretts i styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad. Göteborg Helena Söderbäck /Maria Sigroth

89 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Tjänsteutlåtande Cecilia Kvist Översiktsplan för Öckerö kommun, samrådshandling Utblick Öckerö en inblick i framtiden Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från Öckerö kommun daterad beretts tillfälle att yttra sig över översiktsplan för Öckerö kommun, samrådshandling. Bakgrund och syfte Kommunen har arbetat fram förslag till en ny översiktsplan, Utblick Öckerö en inblick i framtiden. Förslag till översiktsplan tar sikte mot år 2040 och möjliggörandet av ca nya bostäder fördelat på kommunens tio bebodda öar. Öckerö kommun skall vara en levande skärgårdskommun med människan i centrum. Översiktsplanen fokuserar huvudsakligen på Öckerö kommuns landyta. Orsaken är att det dels ett pågående havsplaneringsarbete genom Havsoch Vattenmyndigheten och länsstyrelsen, dels pågående kommunövergripande arbete med gemensam kustzonsplanering genom Göteborgsregionens kommunalförbund. Sammanfattning av planförslaget Nulägesbeskrivning Öckerö kommun är en skärgårdskommun som gränsar till Kungälv i norr och Göteborg i öster och söder. Kommunen är en del av en storstadsregion. Kommunen omfattar drygt tusen öar och skär varav tio är bebodda året om. Området har länge varit betydelsefullt för det kustnära fisket och var under lång tid den huvudsakliga sysselsättningen. Fiskeindustrin har effektiviserats och näringslivet har diversifierats. Öckerö kommun delas in i nordöarna med Rörö, Hyppeln och Källö- Knippla; de sammanhängande öarna Hälsö, Öckerö, Hönö och Fotö;

90 Göteborgsregionens kommunalförbund samt de friliggande öarna Björkö, Kalvsund och Grötö. Kommunens totala yta är 516 km 2 varav 26 km 2 utgör landarealen. Den sammanlagda folkmängden är nära invånare. Kommunen räknar med en befolkningsökning om invånare per år vilket innebär att bostadsproduktionen till år 2040 bör vara bostäder per år i enlighet med bostadsförsörjningsprogrammet. Kommunens centrum är koncentrerade till hamnarna. Hönö Klåva utgör handelscentrum medan Öckerö centrum har karaktären av administrativt centrum. Näringslivet är till största delen småskaligt med några få större arbetsgivare som Öckerö kommun, Caterpillar och Ö-varvet. Fiskbranschen har en betydande roll för kommunen, även om antalet företagare inom branschen minskat de senaste åren. Över hälften av kommunens förvärvsarbetande invånare pendlar till arbete utanför Öckerö kommun, främst till Göteborg. Pendlingen till fastlandet sker via Trafikverkets vägfärjor och väg 155. Strategier och utgångspunkter I kommunens Vision 2025 anger portalparagrafen att Öckerö skall vara en levande skärgårdskommun med människan i centrum. Visionen konkretiseras i kommunens Bostadsförsörjningsprogram. I kommunens Trafikstrategi, slås det fast att nya bostadsområden skall planeras utgående från människan, inte bilen vilket skall ge avtryck i planeringen avseende kvartersstorlek, utformning, mängden parkeringar och dess lokalisering i förhållande till bostäder och verksamheter. Som ett resultat av ovan nämnda strategiska dokument har kommunen arbetat fram fem planeringsstrategier, ÖP på fem fingrar.

91 Göteborgsregionens kommunalförbund Människan i centrum Förtätning Bevara natur och kultur Utveckla hamnar, centra och verksamheter Havet som tillgång och hot Strategierna ska användas för att underlätta kommande ställningstaganden i planarbete, och som grund för fortsatt strategiskt arbete i kommunens alla verksamheter. För att skapa ytterligare en nivå i tillämpningen har generella checklistor tagits fram, de ska ses som en del i att säkra en god utveckling av kommunen. Kommentarer GR ser mycket positivt på att Öckerö kommuns förslag till översiktsplan följer intentionerna i GR:s mål och strategidokument Hållbar tillväxt och Strukturbild för Göteborgsregionen. Förslag till översiktsplan sammanfattas på ett pedagogiskt sätt genom handen översiktsplanen på fem fingrar. Intentionerna med kommunens förslag till översiktsplan och hur de vill utvecklas fram till år 2040 genom de fem strategierna framgår tydligt. Kommunen vill vara en en levande skärgårdskommun med människan i centrum. För att fortsätta vara en levande skärgårdskommun krävs det bl a att invånarna har tillgång till boende för året om och förvärvsarbete i närområdet eller möjlighet till arbetspendling. I GR:s mål och strategidokument Hållbar tillväxt framkommer att kustzonens större orter skall stärkas. GR ser att Öckerös roll i regionen i fråga om att utveckla kustzonens större orter är viktig. GR ser gärna att Öckerö går före vad gäller att finna en än högre bostadsproduktion och finner det intressant att pröva möjligheten med flytande bostäder då markytan är begränsad. Öckerö kommun ser havet både som en tillgång och ett hot. Havet ska tillåtas flera möjligheter för utveckling såsom ovan nämnda flytande bostäder, maritimt vattenbruk, havsbaserad energiproduktion men främst för rekreation och hållbar besöksnäring. Kommunen deltar i det pågående projektet mellankommunal kustzonsplanering i Göteborgsregionen, Orust och Uddevalla. Kustzonen har stor attraktionskraft och är identitetsskapande för hela regionen. GR ser att Öckerö kommun har en betydande roll i detta sammanhang. Kommunens önskan om en utveckling med ökad förtätning, fler bostäder och ökat antal invånare påverkar trafikstrukturen och trafikeringen mellan öarna och till fastlandet. GR stödjer kommunen i

92 Göteborgsregionens kommunalförbund vikten av att arbeta med att ändra resvanor och minska biltrafiken till förmån för kollektivtrafik, gång och cykel. Enligt översiktsplanen pågår det en utredning för parkeringshus på Burö för att underlätta nuvarande kapacitetsbrist på vägfärjorna till nordöarna. GR bistår gärna Öckerö kommun i arbetet med att finna mobila alternativ lämpliga för nordöarna. Öckerö kommuns förbindelse med fastlandet sker med Trafikverkets vägfärjor. Den ökande arbetspendlingen har ökat trycket på väg 155. Kommunen arbetar med förändrade resvanor, men ser också över möjligheten till andra förbindelser och har i planen reserverat ett område för en eventuell fast förbindelse. Väg 155 är beslutad som prioriterad brist av GR:s förbundsstyrelse i samband med revideringen av regional transportinfrastrukturplan. Det är angeläget att finna en långsiktig hållbar lösning på trafiksituationen som gynnar utvecklingen i regionen. I förslag till regional plan för transportinfrastrukturen i Västra Götaland finns medel avsatt för en åtgärdsvalsstudie för väg 155. Planförslaget är lättläst, GR ser dock att kartmaterialet och illustrationerna med fördel skulle kunna förtydligas.

93 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Översyn av principer och rutiner i nomineringsprocessen för förtroendeuppdrag inom GR Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås besluta att föreslå förbundsfullmäktige att anta bilagda förslag till reviderade reglementen för förbundsstyrelsen respektive utbildningsgruppen samt reviderad instruktion för valberedningen. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att anta bilagt förslag till reviderad instruktion för GR:s politiska styrgrupper. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att uppdra åt förbundsdirektören att ta fram en rutin för tjänstemannastöd till politiker för återkoppling och förankring i hemkommunen. Förbundsstyrelsen föreslås uppdra åt förbundsdirektören att inför mandatperioden ta fram en ny rutin för utseende av ledamöter och ersättare i GR:s förbundsfullmäktige så att antalet ledamöter inte överstiger nuvarande 97. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att uppdra åt valberedningen att se över och eventuellt ta fram förslag på förändringar i ersättarordningen. Ett eventuellt förslag till förändringar ska vara framtaget senast 8 maj 2018 för beslut i förbundsfullmäktige 19 juni Sammanfattning av ärendet Förbundsstyrelsen fick i september ta del av en nulägesbeskrivning av principer och rutiner i nomineringsprocessen inom GR. Vid förbundsstyrelsens sammanträde diskuterades nomineringsprocessen inom GR utifrån utsänt underlag. Förbundsstyrelsen uppdrog åt presidiet att i samråd med valberedningen se över om justeringar bör göras i instruktionen för valberedningen utifrån dagens diskussion, med särskilt fokus på att stärka återkoppling till och förankring i till kommunerna vad gäller GR:s politiska styrgrupper. Förbundsstyrelsens presidium diskuterade ett första förslag till förändringar i nomineringsprocessen för GR vid sitt sammanträde

94 Göteborgsregionens kommunalförbund och beslutade att återremittera förslaget till förbundsdirektören för ytterligare behandling. Föreliggande förslag har därefter tagits fram, daterat , och kommer att stämmas av med GR:s valberedning vid deras möte Bakgrund Förbundsstyrelsen fick ta del av Mölndals stads kartläggning av de nätverk där staden är representerade, med fokus på samverkan inom GR. I samband med denna information beslöt förbundsstyrelsen att det inför kommande mandatperiod ska göras en översyn av principer och rutiner i nomineringsprocessen för förtroendeuppdrag inom GR. En sådan översyn syftar till att visa om nuvarande principer ger en god representation från medlemskommunerna eller om det finns alternativ som bör beaktas i syfte att åstadkomma en god förankring av styrgruppernas arbete till relevant sakpolitiskt område på hemmaplan. Förbundsstyrelsen fick i september ta del av en nulägesbeskrivning av principer och rutiner i nomineringsprocessen inom GR. Skrivelsen innehöll även jämförande exempel från andra organisationer och utmynnade i tre möjliga alternativa tillvägagångssätt för att eventuellt förändra nomineringsprocessen få att nå ovannämnda syfte (se bilaga 1) Vid förbundsstyrelsens sammanträde diskuterades nomineringsprocessen inom GR utifrån utsänt underlag. Under diskussion framkom att huvudprincipen med ett gemensamt valområde för de 13 kommunerna inom GR bör behållas men att möjligheterna till förankring och återkoppling vad gäller de politiska styrgrupperna behöver stärkas. Det framfördes synpunkter bland annat om att ersättarordningen i de politiska grupperingarna bör ses över, att styrgruppernas ledamöter bör utses på årsbasis, att beredningen inför BHU bör stärkas samt att varje kommun bör ha en ordinarie plats i GR:s förbundsstyrelse - vilket inte är garanterat idag. Det konstaterades också att GR i dagsläget inte har uppdraget att samverka kring kulturfrågor men att nya styrgrupper kan skapas för ändamål som förbundsordningen medger och kommunerna behöver. Förbundsstyrelsen uppdrog åt presidiet att i samråd med valberedningen se över om justeringar bör göras i instruktionen för valberedningen utifrån dagens diskussion, med särskilt fokus på att stärka återkoppling till och förankring i till kommunerna vad gäller GRs politiska styrgrupper. Förbundsstyrelsens presidium diskuterade ett första förslag till förändringar i nomineringsprocessen för GR vid sitt sammanträde och beslutade att återremittera förslaget till förbundsdirektören för ytterligare behandling. 2

95 Göteborgsregionens kommunalförbund Föreliggande förslag har därefter tagits fram, daterat , och kommer att stämmas av med GR:s valberedning vid deras möte Förslag till förändringar i nomineringsprinciperna för GR Rådande nomineringsprinciper inom GR är väl etablerade och bygger på mångåriga samförståndslösningar i god GR-anda. Föreliggande förslag innebär att huvudprincipen med ett gemensamt valområde för de 13 kommunerna inom GR ska behållas. Likaså föreslås inga förändringar i styrelsens sammansättning. Det har tidigare föreslagits att alla kommunernas ordförande ska ha en ordinarie ledamotplats i förbundsstyrelsen, men redan idag ingår alla medlemskommunernas ordföranden och vice ordföranden i förbundsstyrelsen, antingen som ledamöter, ersättare eller adjungerade så kommunernas representationen från kommunerna bedöms vara väl tillgodosedd. Då det ytterst sällan förekommer voteringar utan så gott som uteslutande handlar om samförståndsbeslut vad vi inte är överens om, det gör vi inte får alla som deltar i styrelsemötena i praktiken en likvärdig roll. Särskilt fokus i den översyn som gjorts har legat på att stärka återkoppling till och förankring i kommunerna vad gäller GR:s politiska styrgrupper. Redan idag säger instruktionen för valberedningen att ledamöterna i styrgrupperna, för att säkra kommunal förankring, bör utgöras av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. I förslaget här stärks detta perspektiv ytterligare. Förslaget innebär också att presidierna i styrgrupperna även fortsättningsvis i möjligaste mån hämtas från kommunernas ks-presidier samt adjungeras till förbundsstyrelsen under aktuell mandatperiod. Det har även framförts behov av en förändring i principerna för att utse ledamöter och ersättare i fullmäktige så att antalet ledamöter inte fortsätter att öka med befolkningsutvecklingen. Nuvarande antal ledamöter är 97 med lika många ersättare. Eftersom en sådan förändring kräver en revidering av förbundsordningen, med två fullmäktigebeslut och däremellan beslut i kommunernas fullmäktige, kan detta inte genomföras till kommande mandatperiod, utan först inför mandatperioden Förslagen i sammanfattning: Huvudprincipen med ett gemensamt valområde inom GR ska behållas. Inga förändringar görs i styrelsens sammansättning eller i rutinerna för tillsättande av styrgruppernas ledamöter. 3

96 Göteborgsregionens kommunalförbund I instruktioner för valberedningen och styrgrupperna samt i reglementen för förbundsstyrelsen och utbildningsgruppen förtydligas ledamöternas koppling till det sakpolitiska området samt ansvaret för att återkoppla till och förankra i hemkommunen. Samtidigt får förbundsdirektören i uppdrag att ta fram en rutin för tjänstemannastöd till politiker för återkoppling och förankring i hemkommunen. I instruktion för styrgrupperna öppnas för möjligheten att adjungera en partirepresentant till styrgrupp. Det kan handla om fall då ett parti inte fått någon representation i en styrgrupp genom att det partiets ledamotskap i styrgruppen på grund av partisamverkan i viss kommun gått till annat parti från kommunen. GR:s valberedning får i uppdrag att se över och eventuellt ta fram förslag på förändringar i ersättarordningen inom GR. Inför mandatperioden tas fram en ny rutin för hur ledamöter och ersättare i GR:s förbundsfullmäktige ska utses så att antalet ledamöter inte fortsätter att öka med befolkningsutvecklingen. Som en följd härav har förslag till reviderad instruktion för GR:s valberedning och GR:s politiska styrgrupper samt förslag till reviderade reglementen för förbundsstyrelsen och utbildningsgruppen tagits fram. Förslag till revideringar framgår av gul markering. (se bilagor) Förbundsstyrelsens presidium får ta del av förslaget , avstämning sker med valberedningen och förbundsstyrelsen behandlar frågan Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg 4

97 Göteborgsregionens kommunalförbund Reglemente för styrelsen för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Inledning Förbundsfullmäktige är högsta beslutande organ för GR och beslutar om verksamhetsinriktning och budget, årsredovisning samt i ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet. Dess arbetsformer regleras i fullmäktiges arbetsordning. Fullmäktige har genom detta reglemente utfärdat föreskrift om förbundsstyrelsens verksamhet och arbetsformer. Utöver det som förskrivs i kommunallagen och övriga tillämpliga författningar gäller bestämmelserna i detta reglemente. Reglementet gäller från Styrelsens uppgifter och ansvar Styrning och ledning 1 Styrelsen är förbundets ledande politiska förvaltningsorgan. Styrelsen har ett helhetsansvar för förbundets verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning, oavsett om verksamheten sker i nämnd, bolag eller annan form. 2 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av förbundets angelägenheter samt ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet i förbundet. 3 Styrelsen ska inom ramen för sitt uppdrag ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs av de kommunala företag och stiftelser som GR helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Häri ingår att utse stämmoombud. 4 Styrelsen ska utse firmatecknare för förbundet. 5 Styrelsen ska utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för förbundet. 6 Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på förbundets utveckling och ekonomiska ställning samt fortlöpande och i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige. 7 Styrelsen ska övervaka att av fullmäktige fastställd verksamhetsinriktning och budget för förbundets verksamhet följs och att förbundets löpande förvaltning handhas på ett rationellt och ekonomiskt sätt. Just:

98 Göteborgsregionens kommunalförbund 8 Styrelsen ska avge yttranden som ankommer på förbundet samt underrätta fullmäktige och förbundets medlemmar om yttranden som avgivits i viktiga frågor. Varje ledamot har ett ansvar för att återkoppla styrelsens arbete till och förankra det i hemkommunen. En rutin för tjänstemannastöd till politiker för återkoppling och förankring i hemkommunen tas fram under år Styrelsen är arkivmyndighet för GR samt GR:s hel- och majoritetsägda bolag. 10 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. 11 Styrelsen ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig. Ekonomi och medelsförvaltning 12 Styrelsen ska ha hand om förbundets medelsförvaltning och annan ekonomisk förvaltning enligt fullmäktiges riktlinjer samt upprätta förslag till budget i enlighet med kommunallagen. 13 Styrelsen ska se till att bokföring och redovisning sker samt upprätta årsredovisning och delårsrapporter i enlighet med lagen om kommunal redovisning. 14 Styrelsen ska hålla sig underrättad om förbundets verksamhet, dess utveckling, resultat och budget, period- och årsbokslut samt verksamhetsplanering. Delegering från förbundsfullmäktige 15 Ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet ska beslutas av fullmäktige. Styrelsen beslutar om verksamhetsplan, detaljbudget, yttranden över offentliga planer och utredningar samt i frågor som inte faller under annan nämnds ansvarsområde eller ankommer på fullmäktige. 16 Styrelsen ansvarar för frågor som rör förhållande mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare. 17 Styrelsen beslutar om anställning av förbundsdirektör. 18 Styrelsen kan ta upp lån och teckna borgen för lån inom ramar som regleras i riktlinjer för medelsförvaltningen. 19 Styrelsen kan - genom ombudgetering disponera eget kapital med utgångspunkt från Just:

99 Göteborgsregionens kommunalförbund den beräkningsmodell som visar GR:s behov av eget kapital i riskhänseende. - ombudgetera maximalt 3 procent av den budgeterade omsättningen. - eventuellt negativt resultat till följd av att medel ianspråktas ur det egna kapitalet (överskjutande den bedömda miniminivån) behöver inte återställas inom ramen för balanskravet med åberopande av synnerliga skäl. Styrelsen ska - årligen i samband med årsredovisningen till fullmäktige återrapportera bedömd miniminivå för det egna kapitalet samt hur mycket medel som har ianspråktagits under året och hur dessa har nyttjats. Styrelsens arbetsformer 20 Styrelsen består av 22 ledamöter och 11 ersättare. Av ledamöterna och ersättarna bör 11 respektive 5 vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter och ersättare bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. Tjänstgöringstiden för ledamöterna och ersättarna är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige ägt rum. 21 De valda 11 ersättarna ska vid förfall för ordinarie ledamot inträda i tjänstgöring i den ordning i vilken de blivit valda, dock med iakttagande av att vid förfall för ordinarie ledamot ska i dennes ställe i första hand inträda ersättare vald för samma politiska parti som ledamoten. 22 En ersättare som inte tjänstgör har rätt att vara med på överläggningen och få sin mening antecknad till protokollet. 23 Vid fyllnadsval beaktas att ledande politiker som sitter i kommunernas styrelser även bör ingå i styrelsen 24 Styrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. 25 Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdet. Kallelsen bör utfärdas skriftligen och vara ledamöterna och ersättarna tillhanda senast tio dagar före sammanträdet. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats samt åtföljas av föredragningslista och handlingar. 26 Styrelsen får medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i styrelsen att närvara vid sammanträde med styrelsen. Kommunfullmäktiges ordförande och vice ordförande har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden. Nämnden får härutöver Just:

100 Göteborgsregionens kommunalförbund bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. 27 Styrelsen får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande. 28 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Justering ska ske inom 14 dagar efter aktuellt möte. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 29 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. 30 Tillkännagivande om justering av protokoll från sammanträden ska ske på Göteborgs stads anslagstavla. Presidiet som arbetsutskott 31 Fullmäktige utser ordförande och tre vice ordföranden i styrelsen. Dessa utgör styrelsens presidium som tillika är arbetsutskott. Politiska styrgrupper 32 Enligt förbundsordningen kan styrelsen för ärendens beredning utse politiskt sammansatta styrgrupper. Fyra politiska styrgrupper finns inom GR: Styrgruppen för arbetsmarknad, styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad, styrgruppen för social välfärd och utbildningsgruppen. Utbildningsgruppen är antagningsnämnd, utsedd av fullmäktige. Rutiner för yrkanden/förslag 33 Förtroendevalda i fullmäktige har möjlighet att ta initiativ i form av motioner, interpellationer och frågor till fullmäktige. 34 Förslag som inkommer till GR från ledamot i styrelsen och är ställda till styrelsen tas upp vid närmast därpå följande presidiesammanträde. Därefter översänds förslaget till styrelsen för ställningstagande. Om styrelsen bedömer att förslaget ska beredas återremitteras det till GR:s kansli alternativt till berörd styrgrupp för beredning. Efter att förslaget har beretts tas det på nytt upp i presidium/styrelse för förslag till beslut. 35 Yrkanden i samband med styrelsesammanträden ska göras i samband med att ärendet behandlas. Längre yrkanden ska vara skriftliga och lämnas till ordföranden i samband med att yrkandet ställs. Just:

101 Göteborgsregionens kommunalförbund Reglemente för utbildningsgruppen (antagningsnämnden) inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Inledning Förbundsfullmäktige är högsta beslutande organ för GR och beslutar om verksamhetsinriktning och budget, årsredovisning samt i ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet. Dess arbetsformer regleras i fullmäktiges arbetsordning. Fullmäktige har genom detta reglemente utfärdat föreskrift om utbildningsgruppens (antagningsnämndens) verksamhet och arbetsformer. Reglementet gäller från Nämndens uppgifter och ansvar 1 Utbildningsgruppen har enligt förbundsordningen till uppgift att - Svara för antagningen till gymnasieskolan enligt skollagen och gymnasieförordningen samt inom ramen för gällande samverkansavtal avseende gymnasieskolan medlemskommunerna emellan. - Svara för anordnande av lärande för vuxna enligt gällande lagstiftning, bl.a. skollag och förordning om kommunal vuxenutbildning, inom ramen för gällande samverkansavtal. - Bedriva internationellt inriktad förskoleklass-, grund- och gymnasieskoleverksamhet samt verksamhet för fritidshem och annan pedagogisk verksamhet inom ramen för gällande skollag och förordning. 2 Enligt förbundsordningen är utbildningsgruppen också politisk styrgrupp under styrelsen, och har till uppgift att - bereda ärenden på uppdrag av styrelsen. - ta egna initiativ och lämna förslag till styrelsen Utbildningsgruppens arbetsformer 3 Utbildningsgruppen består av 16 ledamöter. Av ledamöterna bör fyra vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. Tjänstgöringstiden för ledamöterna och ersättarna är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige ägt rum. Just:

102 Göteborgsregionens kommunalförbund 4 Utbildningsgruppens ledamöter ska, för att säkra kommunal förankring, utgöras av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 5 Utbildningsgruppen utses efter samma princip som förbundsstyrelsen, det vill säga utifrån det sammanlagda valresultatet i GR:s 13 kommuner. I fall då ett parti inte fått någon representation i en styrgrupp eftersom partiets ledamotskap i styrgruppen på grund av partisamverkan i viss kommun gått till annat parti från kommunen har styrgruppen möjlighet att adjungera en partirepresentant från det parti som saknar ledamot. 6. Varje ledamot har ett ansvar för att återkoppla utbildningsgruppens arbete till och förankra det i hemkommunen. En rutin för tjänstemannastöd till politiker för återkoppling och förankring i hemkommunen tas fram under år Fullmäktige utser en ordförande och en vice ordförande i utbildningsgruppen. 8 Utbildningsgruppens presidium, ordförande och vice ordförande, bör i första hand utgöras av medlemskommunernas styrelsers ordförande och vice ordförande, i andra hand av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 9 Utbildningsgruppens presidium, ordförande och vice ordförande, adjungeras till styrelsen för hela mandatperioden. 10 Utbildningsgruppen sammanträder på dag och tid som gruppen bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. 11 Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdet. Kallelsen bör utfärdas skriftligen och utsändas till ledamöterna senast en vecka före sammanträdet. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats samt åtföljas av föredragningslista och handlingar. 12 Utbildningsgruppen får medge förtroendevald som inte är ledamot i nämnden att närvara vid sammanträde. Fullmäktiges ordförande och vice ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Just:

103 Göteborgsregionens kommunalförbund 13 Nämnden får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande. 14 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Justering ska ske inom 14 dagar efter aktuellt möte. Utbildningsgruppen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 15 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. Just:

104 Göteborgsregionens kommunalförbund Instruktion för valberedningen inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Instruktionen gäller från GR:s förbundsfullmäktige väljer vid första sammanträdet inför ny mandatperiod en valberedning för mandatperioden. Principer och utgångspunkter 1. Valberedningen ska utgöras av nio ledamöter och nio ersättare. Om mandatfördelningen inom Göteborgsregionen efter valet leder till att fler än nio partier ingår i förbundsstyrelsen, ska antalet ledamöter och ersättare i valberedningen utökas så att alla partier med mandat i förbundsstyrelsen ingår. Göteborgs stad innehar ordförandeposten. Ledamöter och ersättare bör ha ett stort regionalt engagemang och god kännedom om regionala förhållanden. 2. Tre perspektiv ska bevakas i valberedningens arbete: politisk representation, kommunal förankring och könsfördelning. a. Politisk representation: De 13 kommunerna i Göteborgsregionenen utgör ett gemensamt valområde, och det sammanlagda röstetalet i kommunerna ligger till grund för mandatfördelningen i GR:s politiska grupper samt styrelserna i helägda bolag. 1 b. Kommunal förankring: Alla 13 kommuner ska vara representerade i förbundsstyrelse och styrgrupper. Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare ska i första hand rekryteras ur kommunernas presidier, så långt det är möjligt med hänsyn till mandatfördelningen efter valet. Styrgruppernas presidier, ordförande och vice ordförande, ska i första hand utgöras av medlemskommunernas styrelsers ordförande och vice ordförande, i andra hand av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 1 För det av GR majoritetsägda bolaget Gryning Vård AB ansvarar kommunalförbunden i Västra Götaland för valberedningsarbetet. Styrelsen tillsätts ej politiskt.

105 Göteborgsregionens kommunalförbund Styrgruppernas ledamöter ska, för att säkra kommunal förankring, utgöras av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. Varje ledamot har ett ansvar för att återkoppla styrgruppens arbete till och förankra det i hemkommunen. Det innebär att till utbildningsgruppen utses i första hand personer ur utbildningsnämnd eller motsvarande, till styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad utses i första hand personer ur samhällsbyggnadsnämnd eller motsvarande, till styrgruppen för social välfärd utses i första hand personer ur socialnämnd eller motsvarande, till styrgruppen för arbetsmarknad utses i första hand personer ur nämnd som hanterar arbetsmarknadsfrågor. Styrgruppernas presidier, ordförande och vice ordförande, adjungeras till styrelsen för hela mandatperioden. c. Könsfördelning: Jämställdhetsperspektivet ska beaktas vid tillsättande av representanter i GR:s organ. Ett riktmärke är att det för varje position som ska tillsättas inom GR ska finnas en man och en kvinna att välja mellan. Strävan är att inget kön ska ha en större andel än 60 procent av styrelsens/gruppens mandat. Partierna på det lokala planet i medlemskommunerna ska i nomineringsarbetet till GR beakta dessa tre perspektiv. Uppgifter och ansvar 3. Valberedningen har i uppdrag att verka som valberedning vad gäller: a. Förbundsfullmäktiges 2 politiskt tillsatta nämnder och beredningar inklusive förbundsstyrelsen och dess arbetsutskott. i. Styrelsen består av 22 ledamöter och 11 ersättare. Av ledamöterna och ersättarna bör 11 respektive 5 vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter och ersättare bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. 2 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs av respektive kommuns fullmäktige utifrån valresultat i kommunen.

106 Göteborgsregionens kommunalförbund ii. De valda 11 ersättarna ska vid förfall för ordinarie ledamot inträda i tjänstgöring i den ordning i vilken de blivit valda, dock med iakttagande av att vid förfall för ordinarie ledamot ska i dennes ställe i första hand inträda ersättare vald för samma politiska parti som ledamoten. iii. Vid fyllnadsval beaktas att ledande politiker som sitter i kommunernas styrelser även bör ingå i styrelsen. iv. Fullmäktige utser ordförande och tre vice ordföranden i styrelsen. Dessa utgör styrelsens presidium som tillika är arbetsutskott. b. Förbundsstyrelsens politiskt tillsatta styrgrupper. i. Utbildningsgruppen består av 16 ledamöter. Övriga styrgrupper består av 15 ledamöter. Av ledamöterna bör fyra i utbildningsgruppen och tre i övriga styrgrupper vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter och ersättare bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. c. Styrelse samt lekmannarevisorer för det av GR helägda regionala bolaget Göteborgsregionens internationella skola ABs (ISGR). d. GR:s representanter i det av Göteborgs stads helägda bolag Business Region Göteborg AB (BRG). e. GR:s representanter i styrelsen för Stiftelsen för Västsvenska Fritidsområden (Västkuststiftelsen) f. Övriga representanter för GR i organ såsom Europakorridoren, Stiftelsen Korsvägen, Västkoms årsstämma, Airport Regions Conference (ARC) osv. g. I samband med val vara behjälplig i valberedningsarbetet inom de regionala bolagen Renova, Gryaab och Grefab. 4. Valberedningen bör tidsmässigt samordna sitt arbete med valberedningsarbetet inom de organ till vilka GR har i uppgift att nominera representanter.

107 Göteborgsregionens kommunalförbund Antagen xx- xx- xx Instruktion för de politiska styrgrupperna inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Enligt förbundsordningen kan styrelsen för ärendens beredning utse politiskt sammansatta styrgrupper. Fyra politiska styrgrupper finns inom GR: Styrgruppen för arbetsmarknad, styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad, styrgruppen för social välfärd och utbildningsgruppen. Utbildningsgruppen är antagningsnämnd, utsedd av fullmäktige. 1 Styrelsen ger styrgrupperna beredningsuppdrag men beredningarna kan även ta egna initiativ inom respektive verksamhetsområde och lämna förslag till styrelsen. 2 Varje styrgrupp består av 15 ledamöter. Av ledamöterna bör tre vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. Tjänstgöringstiden för ledamöterna och ersättarna är fyra år räknat från att de utses vid den nyvalda styrelsens första sammanträde året efter det år då val av fullmäktige ägt rum. 3 Styrgruppernas ledamöter ska, för att säkra kommunal förankring, utgöras av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 4 Styrgrupperna utses efter samma princip som förbundsstyrelsen, det vill säga utifrån det sammanlagda valresultatet i GR:s 13 kommuner. I fall då ett parti inte fått någon representation i en styrgrupp eftersom partiets ledamotskap i styrgruppen på grund av partisamverkan i viss kommun gått till annat parti från kommunen har styrgruppen möjlighet att adjungera en partirepresentant från det parti som saknar ledamot. 5 Styrgruppernas presidier, ordförande och vice ordförande, bör i första hand utgöras av ordförande och vice ordförande i medlemskommunernas styrelser, i andra hand av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 6 Styrgruppernas presidier, ordförande och vice ordförande, adjungeras till styrelsen för hela mandatperioden. 7 Styrgrupperna ska sammanträda minst lika många gånger som styrelsen, dvs. 6-7 ggr per år. Sammanträdena bör äga rum senast tio dagar före datum för sammanträden i styrelsens presidium/arbetsutskott, för att säkerställa att ett ärende till styrelsen följer tidplanen.

108 Göteborgsregionens kommunalförbund Antagen xx- xx- xx 8 Styrgruppernas ställningstaganden anmäls regelbundet till styrelsen. 9 Varje styrgrupp ska årligen få möjlighet att informera styrelsen om sitt arbete. 10 Varje ledamot har ett ansvar för att återkoppla styrgruppens arbete till och förankra det i hemkommunen. En rutin för tjänstemannastöd till politiker för återkoppling och förankring i hemkommunen tas fram under år Styrelsen ger varje styrgrupp mandat att själva lägga upp sin kommunikationsstrategi så att medlemskommunerna på bästa sätt informeras om det arbete som pågår. 12 Styrgruppernas budget ryms inom ramen för det aktuella verksamhetsområdet som är definierat i verksamhetsplan och detaljbudget.

109 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till förbundsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för Gryning Vård Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslås godkänna förelagt förslag till dokumenthanteringsplan för Gryning Vård. Sammanfattning av ärendet Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet för GR, vilket även innefattar förbundets hel- och majoritetsägda bolag. GR:s arkivreglemente gäller för GR och de myndigheter, bolag och stiftelser där GR utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, dvs. har majoritet. Enligt arkivreglementet ska varje myndighet inom GR upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Inom Gryning Vård har ett förslag till dokumenthanteringsplan för bolaget tagits fram, som godkänts av bolagsstyrelsen Som arkivmyndighet och majoritetsägare i Gryning Vård har även GR att godkänna dokumenthanteringsplanen. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

110 Dokumenthanteringsplan för Gryning Vård Frågor besvaras av: Utvecklingschef Godkänd av styrelsen: Reviderad: Klicka här för att ange datum. Dokumenthanteringsplanen är ett dokument som reglerar hur handlingar som finns och skapas inom Gryning Vård ska hanteras. Planen relaterar till hanteringen av allmänna handlingar, arkivlagen och andra externa regler som styr och påverkar dokumenthanteringen hos Gryning Vård. Dokumenthanteringsplanen behandlar alltid handlingstyper, inte enstaka handlingar. Planen fungerar som en vägvisare till hur man ska hantera och var man kan hitta olika handlingstyper. För att hitta enstaka handlingar så behövs kompletterande information. Det framgår i planen var sådan kompletterande information finns. Dokumenthanteringsplanen är ett styrande dokument och det är vars och ens ansvar att följa de anvisningar som finns i planen. Generellt kan sägas att den som är ansvarig för en aktivitet också är ansvarig för att dokumentationen som relaterar till den aktiviteten hanteras på ett riktigt sätt. Dokumenthanteringsplanen ändras löpande när verksamheten och dess rutiner ändras. Dokumenthanteringsplanen är indelad på följande sätt: Handlingstyp: Här anges namnet på de handlingar som reglerna gäller för. Namnet ska vara tydligt för dem som arbetar hos Gryning Vård. Vid behov kan det konkretiseras med exempel eller på annat sätt i fältet för kommentar, se nedan. Registrering: Här anges om handlingen ska diarieföras. Lagringsplats: Här anges var dokumenttypen lagras när den arkiverats och vilket medium den ska arkiveras i. Dokumenttypen lagras ofta under sin aktiva tid hos ansvarig för aktiviteterna som dokumenten relaterar till och det är hens ansvar att se till att arkivering sker enligt planen. Detta sker oftast i samband med att en aktivitet avslutas. Bevarande/gallring: Här anges om dokumenttypen ska bevaras eller gallras, om den ska gallras anges också när detta kan ske. Bevaras betyder att handlingen ska bevaras enligt arkivlagen, vilket innebär att den ska bevaras för historiska ändamål för all framtid. Gallras vid inaktualitet betyder att handlingen kan gallras när den inte behövs i verksamheten längre. Kommentarer: Här anges förtydliganden som underlättar användning, t ex exempel som tydliggör vad det är för handlingstyp eller förtydliganden om när gallring kan ske.