SvFF har fastställt följande tidtabell och slutdatum för licensprocessen: De sökande ska återsända begärda handlingar senast den 31 mars

Transkript

1 5. LICENSPROCESSEN 5.1 INLEDNING I detta kapitel beskrivs licensprocessen inom klubblicenssystemet. SvFF:s hantering av licensprocessen är föremål för årlig granskning mot de av UEFA fastställda administrativa standarderna ( the UEFA Club Licensing Quality Standard ) av en av UEFA utsedd oberoende certifieringskommitté GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER SvFF fastställer den process som ligger till grund för granskningen av att sökanden uppfyller licensvillkoren i enlighet med vad som anges i bestämmelserna inom områdena Sport, Anläggning, Personal och Administration, Juridik och Finans Licensprocessen syftar till att: a) ge stöd åt SvFF att etablera en ändamålsenlig och effektiv process i enlighet med dess behov och organisation; b) ge stöd för de grundläggande krav som SvFF har att rätta sig efter vid beviljandet av licensen som är en förutsättning för deltagande i UEFA:s klubbtävlingar; c) tillförsäkra att beslut att bevilja licens tas av en oberoende beslutsorganisation (LN och AN se p. 3.2.) samt d) tillförsäkra att dessa beslutsorgan erhåller ett gott administrativt stöd av SvFF:s licensadministration SvFF måste tillsända UEFA en förteckning över licenstagare inom den tidsgräns som UEFA har beslutat (vanligtvis 31 maj). Information om gällande tidsgräns meddelas förbunden senast den 31 augusti året före den säsong som licensen avser. 5.2 TIDTABELL FÖR LICENSPROCESSEN Tidtabell och slutdatum för licensprocessen SvFF har fastställt följande tidtabell och slutdatum för licensprocessen: SvFF distribuerar ansökningshandlingar till de sökande senast den 15 november De sökande ska återsända begärda handlingar senast den 31 mars SvFF ska erhålla ett uttalande från klubbledningen angående klubbens ekonomi en vecka (7 dagar) före LN:s första sammanträde vid vilket de finansiella kriterierna behandlas. Exakt datum för inlämnandet av uttalandet fastställs årligen. 17

2 LN fattar beslut om licenser senast den 10 maj. Besvär ska ges in av sökanden till AN inom två veckor från dag då LN:s beslut meddelas. AN:s beslut ska ha meddelats den sökande senast den 30 maj. SvFF ska översända en förteckning över LN:s eller i förekommande fall AN:s beslut om licenser till UEFA senast vid den tidpunkt som UEFA fastställer årligen (vanligtvis den 31 maj). Ett upprättat flödesschema beskriver de olika stegen och därtill hörande åtgärderna i licensprocessen. Siffrorna i flödesschemat beskriver i tur och ordning de olika moment som ska genomföras under licensprocessen. Schemat löper i ordningsföljden 1-16 (vänster kolumn) där åtgärderna steg för steg beskrivs i de fall då det inte uppstår några avvikelser d v s när sökanden uppfyller alla villkor och SvFF handläggning av licensansökan går planenligt. Bokstäverna i flödesschemat hänvisar till frågor eller avvikelser som kan uppstå under licensprocessen som kräver särskilda åtgärder. Schemat anger dessa bokstavsordningen A till I i mittkolumnen. I den högra kolumnen ges en kort beskrivning av varje åtgärd som ingår i licensprocessen. Notera att det på sidan 2 i flödesschemat ska tillföras ytterligare ett moment i anslutning till steg 12 som innebär att innan Licensnämnden behandlar ansökningar som avser Finanskriterierna ska den sökande ge in ett uttalande från klubbledningen sju dagar före Licensnämndens sammanträde och vars syfte och innehåll beskrivs närmare i den förklarande text som följer efter flödesschemat. Det tillkommer två moment efter steg 16 som innebär att en uppföljning ska ske av kvarstående frågor som inte nödvändigtvis behöver vara avgörande för licensbeslutet under innevarande licensprocess men som ska kontrollers i samband med nästkommande licensprocess. 18

3 Licensprocess sid 1 1. LA tar fram dokument för distribution 1. LA tar fram ett informationspaket om klubblicensieringen innehållande kriterier, frågeformulär och blanketter. 2. Dokument skickas till sökanden 2. LA skickar dokumentet till sökanden. 3. LA får tillbaka dokumentet från sökanden med underliggande dok. 3. Sökanden fyller i och returnerar information inom fastställda tidsfrister. 4. LA kontrollerar att dokumentet är komplett. 4. LA kontrollerar att dokumentationen är komplett. 5. OK (A) Kontakt med sökande och överenskommelse om åtgärd Från steg 5: Sökande tillhandahåller inte all nödvändig dokumentation. LA kontaktar sökanden och begär den information som saknas Från steg 8: Den handläggare som är utsedd att gå igenom den av sökanden inskickade dokumentationen identifierar områden som kräver ytterligare information och förtydliganden från sökanden. 6. Dokumenten sorteras, registreras och distribueras till ansv. handläggare 6. LA sorterar inkommen information, registrerar den och lämnar ut den till handläggare inom respektive ansvarsområde. 7. Respektive handläggare går igenom dokumentationen och rapporterar till LA 7. Handläggaren går igenom sökandens inskickade dokumentation, vilket innebär att juridisk expertis kontrollerar de juridiska kriterierna, ekonomisk expertis de ekonomiska kriterierna osv. Kontrollerna ska motiveras av dokumentation (bevis på att kriterierna har uppfyllts). LA fattar beslut utifrån respektive experts utlåtande, om huruvida sökandens dokumentation skall lämnas vidare till nästa steg som den är eller skicka tillbaka dokumentation till sökanden för komplettering. 8. OK 9. LA studerar expertrapporterna 9. LA går igenom experternas rapporter och synpunkter. 1 Licensgivarens administration Licensnämnden och Appellationsnämnden Förening som kvalificerat sig för UEFAs klubbtävlingar 19

4 Licensprocess Sid LA bedömer sökanden 10. LA bedömer sökanden. Baserat på experternas rapporter och/eller besök(vid behov)kan LA identifiera områden som eventuellt kan kräva ytterligare utredning. 11. OK (B) Diskutera eventuella frågor med sökanden. (B) LA diskuterar de områden där frågor kvarstår eller områden med bristande överensstämmelse med sökande. LA kan kräva ytterligare förklaringar eller dokumentationsstöd eller besluta att göra besök för noggrannare utredning. Om besök på anläggning planeras skall LA och sökanden träffas och diskutera problemen och vilka eventuella åtgärder sökanden kan vidta för att åtgärda dessa områden inom lämplig tid. 12. LA sammanställer rapport till första instans (C) OK 12. LA sammanställer rapport för bedömning hos Licensnämnden. Denna rapport skall innehålla aspekter från besöksrapporter och andra områden, inkl. rekommendation om att licens skall utfärdas. (C) Sökanden accepterar åtgärdsplanen och vidtar nödvändiga åtgärder för för att att behandla problemområden. Sökanden accepterar inte åtgärdsplanen och vidtar inga rekommenderade åtgärder. 13. Licensnämnden går igenom dokumentationen 13. Genomgång I Licensnämnden. 14. Beslut (D). Licens avslås 14. Licensnämnden fattar beslut om huruvida licens skall utfärdas till klubben. (D) Licensansökan avslås. Sökanden Informeras med motivering samt informeras och datum för möte fastslås. (E). Sökanden överklagar (E) Sökanden lämnar in överklagan. Appellationsnämnden informeras och datum för möte fastställs. (F) LA sammanställer rapport (F) LA sammanställer en rapport och skickar denna till Appellationsnämnden. (G) Appellationsnämnden går igenom handlingarna i överklagningsärendet (G) Appellationsnämnden träffas och behandlar klubbens överklagan. (H) Beslut (H) Appellationsnämnden fattar beslut om huruvida licens skall utfärdas till sökanden. 15.Licens utfärdad och sökande tillställs beslutet (I) Licens avslås 15. Licens utfärdas och tillställs licenssökandena (I) Licensen utfärdas inte UEFA tidsfrist 16. LA överlämnar lista över licenssökandena till UEFA 16. LA tillställer UEFA en lista över licenssökanden som skall delta I UEFAs klubbtävlingar inom av UEFA fastställd tidsfrist. SvFFs Licensadministration Licensnämnden och Appellationsnämnden Förening som kvalificerat sig för UEFAs klubbtävlingar 20

5 1. Innan slutdag för att översända en förteckning till UEFA över de föreningar som beviljats licens och därmed är berättigade delta i UEFA:s klubbtävlingar och vid en tidpunkt som fastställs av SvFF utarbetar licensadministrationen (LA) ansökningshandlingar som inkluderar kriterier, frågeformulär och övriga handlingar som senare ska återsändas till SvFF. 2. LA distribuerar ansökningshandlingarna till de sökande föreningarna. Dessa kan skickas per post, fax eller elektroniskt. LA kan begära in bekräftelse på att de sökande föreningarna har mottagit handlingarna. 3. Sökande fyller i handlingarna (frågeformulär, blanketter e t c) och returnerar dessa till LM/LA inom föreskriven tid. Handlingarna kan återsändas per post, fax eller . Bilagor kan bifogas försändelsen om så begärs av LM/LA. 4. Vid mottagandet av handlingarna kontrollerar LM/LA att dessa är fullständiga och har inkommit inom föreskriven tid. 5. Beslut Två alternativ: steg 6 eller steg (A) 6. Om handlingarna är fullständiga och har inkommit i tid ankomststämplar och sorterar LM/LA dessa och överlämnar handlingarna vidare till experterna för respektive område för granskning. 7. Experterna mottar ansökningshandlingarna från LM/LA, granskar dessa genom att kontrollera att kriterierna har uppfyllts och återrapporterar därefter till LM/LA inom den tid och på det sätt som överenskommits. Kriterierna ska om så erfordras anses uppfyllda endast om de åtföljs av handlingar som verifierar detta t ex kravet på arenasäkerhet ska styrkas genom ett bifogat säkerhetscertifikat o s v. 8. Beslut Två alternativ: steg 9 eller steg (A) 9. LM/LA bekräftar att experternas granskningsrapporter är kompletta och har inkommit i tid. LM/LA granskar experternas yttranden. 10. LM/LA går igenom ansökningshandlingarna. Med utgångspunkt ifrån experternas granskningsrapporter kan brister i ansökan uppdagas som kräver ytterligare kompletteringar. 11. Beslut Två alternativ: steg 12 eller steg (B) 12. Om LM/LA inte upptäcker ytterligare behov av komplettering sammanställer LM/LA ett underlag för prövning av LN inom föreskriven tid. Underlaget omfattar en redovisning av innehållet i handlingarna och information om arenabesiktningar såvida sådana har genomförts. LM/LA erhåller ett skriftligt utlåtande från klubbledningen av vilket framgår om någon större förändring har skett som kan få betydande ekonomiska konsekvenser. Detta bifogas underlaget till LN. Baserat på LM/LA:s slutsatser efter att ha granskat rapporten föreläggs LN ett förslag att bevilja eller inte bevilja den sökande licens. 13. LN mottar underlaget från LM/LA inom överenskommen tid, granskar detta, begär om så erfordras ytterligare underlag och beslutar om licens ska beviljas eller inte. LN har att uppfylla de krav som ställs avseende kompetens, oberoende och sekretess på sätt som framgår i p 3.3 och 3.4 i denna manual. 14 Beslut Två alternativ: steg 16 eller steg (D). 21

6 15 Efter noggrann genomgång av ansökningshandlingarna samt LM/LA:s beslutsunderlag utfärdar LN licens. Detta under förutsättning att den sökande har uppfyllt samtliga obligatoriska kriterier så som dessa definieras i manualen. I beslutet att utfärda licens kan om så anses erforderligt LN framhålla områden som den sökande uppmärksammas på inför framtiden. Besluten tillställs respektive licenssökande per fax och brev. 16 LM/LA erhåller en sammanställning över de beslut som fattats av LN. Med utgångspunkt från besluten sammanställer LM en lista över de sökande som är berättigade att delta i UEFA:s klubbtävlingar. Förteckningen över licensierade föreningar/idrottsab:n skickas till UEFA inom fastställd tid vilken meddelas av UEFA senast den 31 augusti det år som föregår genomförandet av den aktuella licensprocessen. Efter tidpunkten för beviljandet av licens och fram till slutet av den säsong för vilken licensen har beviljats måste licensinnehavaren omgående skriftligen informera SvFF om det vid någon tidpunkt inträffar en händelse som kan medföra allvarliga svårigheter för licensinnehavaren att fullfölja sina ekonomiska planer. För licensinnehavare som utlöst varningsindikator angående dess ekonomi ska budgetuppföljning och ny prognos upprättas rullande halvårsvis. (A) Från steg 5: Om handlingarna inte är kompletta eller inte ges in inom föreskriven tid kontaktar LM/LA den sökande för att överenskomma om vilka åtgärder detta föranleder, t ex att begära in kompletterande information, bilagor m.m.. (B) Från steg 8: Om experten inom ett visst område saknar information kontaktar han/hon sökanden för att påkalla detta och komma överens vilka åtgärder som ska vidtas. Om LM/LA upptäcker områden som kräver fortsatt utredning (icke överensstämmelse med vissa kriterier, felaktigheter, otillräcklig information m.m) kontaktar LM/LA sökanden för att ta upp aktuella frågor. LM/LA kan begära ytterligare förklaringar och bilagor eller göra ett besök hos den sökande för att föra utredningen vidare. Om ett besök genomförs ska LM/LA och i förekommande fall aktuell områdesexpert redovisa de problemområden som kvarstår samt meddela vilka åtgärder som den sökande förväntas vidtas och när dessa ska vara genomförda. (C) Beslut Två alternativ: (D) (E) (F) (G) Om sökande är överens med LM/LA om åtgärderna, gå tillbaka till steg 10. Om sökande inte är överens med LM/LA och vägrar att ge in ytterligare information eller vidta andra nödvändiga åtgärder, gå tillbaka till steg 12. Efter noggrann genomgång av ansökningshandlingar och LM/LA:s beslutsunderlag beslutar LN att inte bevilja licens. I avslaget redovisas de skäl som beslutet grundar sig på och den sökande informeras om möjligheten att överklaga beslutet hos Appellationsnämnden (AN). Sökande överklagar LN:s beslut. AN underrättas om besvärsärendet och fastställer ett mötesdatum. LM/LA sammanställer ett beslutsunderlag som överlämnas till AN. I underlaget beskrivs de områden kring vilka det kvarstår frågor samt anger de skäl som legat till grund för att inte bevilja licens. AN sammanträder och behandlar besvärsärendet. AN kan begära ytterligare information och/eller handlingar av LM/LA och/eller sökanden. 22

7 (H) Beslut Två alternativ: steg 15 eller till steg (I) (I) Efter noggrann genomgång av ansökningshandlingarna och LM/LA:s beslutsunderlag beslutar AN att inte bevilja licens. I beslutet redovisas de skäl som beslutet grundar sig på och vilka problemområden som kvarstår. Dessa problemområden och hur dessa ska uppfyllas ska definieras och kontrolleras i samband med nästkommande licensprocess. SvFF:s UEFA-klubblicensbestämmelser Fastställda av FS /AB 23