Verksamhetsberättelse 2017/2018 för Saco S-föreningen

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2017/2018 för Saco S-föreningen Saco-S-föreningen vid Karolinska Institutet är ett gemensamt lokalt organ för samtliga Saco-Sförbund med ca medlemmar fördelade på 16 Saco-förbund vid Karolinska Institutet. Styrelsen har under verksamhetsåret bestått av: Ordförande Torkel Falkenberg, SULF, Naturvetarna, NVS Vice ordförande Johanna Diehl, Jusek UF Andra vice ordförande Jonas Fuxe, Sveriges Läkarförbund MTC Sekreterare Cecilia Martinsson Björkdahl, Naturvetarna UF Övriga ordinarie ledamöter Biborka Bereczky-Veress, Naturvetarna MBB Lars Nordesjö, DIK KIB Emilie Hultin, Sveriges Ingenjörer LabMed Sabina Bossi, Jusek, UF Lars Ährlund-Richter, Naturvetarna och SULF/Sveriges Läkarförbund KBH Suppleanter Md. Shahidul Islam, SULF KI SöS Miriam Mints, Sveriges Läkarförbund KBH Mona Ahmed, Sveriges läkarförbund MMK Lukas Löfling, SULF, MedS 1 (9)

2 Styrelsen har under verksamhetsåret fördelat uppdragen i följande nämnder, utskott och styrelser enligt följande: Konsistoriet Torkel Falkenberg Personalansvarsnämnden (PAN) Torkel Falkenberg Central samverkan Torkel Falkenberg Cecilia Martinsson Björkdahl PA-samverkan Johanna Diehl Torkel Falkenberg Jonas Fuxe Cecilia Martinsson Björkdahl Styrelsen för forskning Jonas Fuxe (ord.), Lars Ährlund-Richter (sup.) Styrelsen för forskarutbildning Biborka Bereczky-Veress (ord.), Mona Ahmed (sup.) Styrelsen för utbildning Miriam Mints (ord.), Lukas Löfling (sup.) Rekryteringsutskottet Lars Ährlund-Richter (ord.), Jonas Fuxe (sup.) Arbetsmiljönämnden Emilie Hultin (ord.), Lars Nordesjö (sup.) 2 (9)

3 Kortfattad sammanfattning av verksamhetsåret 2017/18 Styrelsen har haft sex sammanträden under verksamhetsåret 2017/2018. Vi arbetar aktivt med insatser relevanta för vårt fackliga arbete vid de olika institutionerna. Det kan handla till exempel om uppkomna personalärenden eller strategiska överväganden som arbetsgivaren vill diskutera och rådgöra med oss om. Ärendena kan handla om anställnings- och arbetsförhållanden och t.ex. lönefrågor. Förhandlingar har också förts kring anställningsförhållanden för enskilda medlemmar i samverkan med enskilda Saco-förbund. I central/pa samverkan som i regel sker varannan vecka, hanterar vi i huvudsak arbetsbrister och omplaceringsåtgärder samt omställningsmedel i avtalad partsgemensam samverkan. Vi har arbetat aktivt med omorganisationen och visionsarbetet på flera olika nivåer i organisationen inklusive i konsistoriet och genom personliga möten med högsta ledningen. I skrivande stund arbetar styrelsen med att utveckla ett nytt samverkansavtal mellan Saco-S och KI som är effektivt och koherent med den nya organisationen. Styrelsen har också uppmärksammat att de lokala platsombuden behöver mer stöd och återkoppling i det viktiga arbete de genomför, bland annat genom lokal samverkan. Likaledes, behöver styrelsen bättre information om det lokala arbetets framgångar och motgångar. Styrelsen har möten en gång per termin med de lokala platsombuden och intentionen är att öka antalet möten av detta slag. Den förra lönerevisionen uppdagade flera problem hos arbetsgivaren med genomförande av medarbetarsamtalen i förhållande till exempelvis RALS-T-avtalet. Det var en av anledningarna till att vi överenskom om en längre revisionsperiod för att möjliggöra en intensifierad utbildning av lönesättande chefer. I tillägg, har vi medverkat till att främja möjligheterna till en god löneutveckling för akademiker vid hela KI vilket inneburit att akademiker vidcentrala universitetsförvaltningen fått samma möjligheter till en god löneutveckling som alla andra akademiker vid myndigheten vilket inte var fallet vid tidigare lönerevision.. Nuvarande genomgång av oenigheter i samband med senaste lönerevision visar på en betydande minskning av antalet oenigheter jämfört med förra revisionen. Styrelsen tolkar detta som ett positivt resultat av de insatser och det arbete styrelsen lagt ner för att främja en bättre process och rättvisare utfall för Saco-S-medlemmar vid hela KI. I tillägg till de ovan nämnda formella uppdragen, tillkommer en mängd olika uppdrag i olika grupperingar vid KI varav flera beskrivs kortfattat nedan: Arbetsmiljö och jämställdhet Arbetsmiljönämnden arbetar med revidering av interna styrdokument på arbetsmiljöområdet. Vi arbetar även vidare tillsammans med de två andra fackliga organisationerna OFR och SEKO på att även arbetsmiljöavtalet ska revideras i enlighet med nu gällande lagar. Även uppdatering av hemsidan för arbetsmiljö och hälsa fortlöper och översättning till engelska kvarstår men är prioriterat för Diskrimineringslagen har fått skärpta krav. Många av punkterna angående diskriminering passar att samköra med arbetsmiljöarbetet inom arbetsmiljönämnden, 3 (9)

4 Vidare pågår ett fortsatt arbete med hur KI ska jämställdhetsintegrera sin verksamhet, vilket är ett regeringsuppdrag som alla universitet och högskolor har sedan ett par år tillbaka. Målet är att jämställdhetsaspekter är naturligt integrerade i alla verksamhetsdelar, såväl utbildning, forskning som administration. Vi i Saco-S styrelse och de andra fackliga organisationerna har i arbetsmiljönämnden satt ihop en arbetsgrupp för rökfria campus. På campus Flemingsberg ska kontakt tas med KTH, Röda korset, Södertörns högskola, Polishögskolan för att se om de är intresserade och vill göra detta gemensamt. Incidentrapportering via webben startade maj Totalt har 500 rapporter inkommit, men det skiftar mellan olika institutioner. För att kunna göra en bra kartläggning över risker och arbeta förebyggande är det viktigt att alla på hela KI blir bra på att rapportera incidenter. Det kan konstateras att denna utveckling, via rapportering på webben, är en generellt sett rejäl förbättring av antal rapporterade fall om man ser på utvecklingen av incidentrapporteringen under ett längre tidsperspektiv. Inom arbetsmiljönämnden har vi tillsammans med företagshälsan tittat på sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron skiljer sig mellan könen: 3,3% kvinnor, 0,9% män, samt med avseende på befattning, vilket är viktigt att titta närmare på. I företagshälsan ingår 3 HLR-utbildningar per år och institution, vilka betalas med centrala medel. Detta kan utnyttjas bättre. Arbetsmiljönämnden genomförde även Arbetsmiljödagen under 2018 med tema Säkerhetskultur. Inbjuden talare var prof. Jop Groeneweg från Leiden University som pratade om riskanalys ur ett psykologiskt perspektiv. Medarbetarundersökningen (MU2017) Vi har i olika led samverkat genomförandet och utfallet från MU2017 och påpekat behovet av att inkludera alla anställda vid KI i kommande undersökningar så att exempelvis anställda med lägre grad än 40% kommer med i framtida undersökningar. Synpunkter på mer frekventa undersökningar har också framförts trots att kostnaderna är betydande för genomförandet. Detta måste ställas mot upplevda problem i den organisatoriska och psykosociala arbetsmiljön och värderas därefter. Uppföljningsarbetet av MU2017 pågår nu ute på institutionerna. Rekryteringsutskottet Saco-S har representation vid rekryteringsutskottets många möten kring tjänstetillsättningar och många intervjuer för dessa. Statistiken är i nuläget inte klar. Utbildning Genom vår representation i utbildningsstyrelsen (US) har vi medverkat i möten kring en mängd olika frågor inklusive internationalisering av utbildning, kvalitetssäkringsprocesser, programansvar, kvalitetsindikatorer, kollegialt inflytande, mfl. Forskning och forskarutbildning Vi deltar aktivt i möten med styrelsen för forskning och styrelsen för forskarutbildning kring bland annat strategiska satsningar, budget och långsiktig planering. Vi har bl.a. deltagit i diskussioner om hur flytten av de fem stora campusinstitutionerna till Biomedicum påverkar arbetsmiljö och ev. anställningar för forskare, studenter och administrativ personal. Samverkan med arbetsgivare (HR och 4 (9)

5 prefekter/representanter för institutionerna) har skett löpande under perioden. Vidare har vi hanterat liknande komplexitet gällande Bioclinicum-projektet och bevakat och samverkat kring genomförande i teori och praktik. Anställningsordningsgruppen Vi har haft representation i denna grupp och arbetet har resulterat i en ny anställningsordning vid KI som konsistoriet antagit vid sammanträde. Vi har genom samverkan uppmärksammat ledningen på att ca 400 forskare som inte är lärare, saknades i styrdokument som hänvisade till anställningsordningen för lärare, vilket resulterat i att denna grupp forskare numera är inkluderade i alla väsentliga skrivningar med betydande implikationer för verksamheten. Lokalt fackligt arbete Platsombuden på de olika institutionerna bedriver ett viktigt fackligt uppdrag genom exempelvis deltagande i lokal samverkan. Saco-S-föreningen tillsätter platsombud ute på institutionerna. Vi behöver dock satsa mer resurser på ombuden och erbjuda vidareutbildning och information. Vi har genomför seminarier med platsombuden och erbjuder en skräddarsydd facklig grundkurs genom vårt kontaktförbund Naturvetarna. Tanken är att platsombuden framgent skall bidra med mer information om Saco-S-arbetet till medlemmar vid institutionerna och på så sätt bidra till ett ökat facklig medvetenhet och engagemang bland våra medlemmar på institutionerna. Lars Nordesjö, och numera Emilie Hultin samordnar insatserna kring platsombuden. Medlemmar - Vi har arbetat med att få en mer heltäckande e-postlista till alla Saco-Smedlemmar anställda på KI. Tidigare har vi haft problem med att kontakta alla våra medlemmar via e-post eftersom listan inte varit komplett. Det är alltjämt svårt att ha en fullt uppdaterad lista dels eftersom KI har stor personalomsättning och dels eftersom KI-anställdas medlemskap i facket varierar över tid. Vi har tillsammans med Naturvetarna arbetat med att få en bättre uppdaterad lista och har med nya rutiner fått en lista som nästan är komplett efter att manuellt ha letat upp e-postadresser till de medlemmar som saknat e-postadress. Lönerevisionsarbete Vid förra lönerevisionen förhandlade vi centralt med arbetsgivaren kring 40-talet oenigheter. I relativt många av oenighetsfallen uppmärksammades att medarbetarsamtalen inte verkat fungerat tillfredsställande. Medarbetarna beskrev att de inte hade blivit lyssnade på och de upplevde inte att de fått en motivering till lönenivån. Arbetsgivaren fick i dessa fall uppdrag att återkoppla detta till de lönesättande cheferna. I några fall ledde förhandlingarna till reviderade löner. I pågående revision har ca 20 oenigheter rapporterats bland ca 5000 anställda vilket till del indikerar bättre genomförda medarbetarsamtal. Saco-S genomförde under 2017 en enkät till medlemmarna om den föregående lönerevisionen men då svarsfrekvensen var mycket låg så har det inte varit möjligt att dra några slutsatser från materialet. Konsistoriet - Rekrytering av ny rektor har varit en central fråga för Saco-S i början av året och ordförande Torkel Falkenberg var delaktig i rekryteringsgruppen under ledning av konsistoriets ordförande Mikael Odenberg. Intresse för fackliga frågor och samverkan var ett av våra huvudområden i rekryteringsprocessen, och fackliga kollegor från Universitet i Oslo konsulterades. Andra viktiga frågor som Saco-S har varit aktiva kring i konsistoriet är till 5 (9)

6 exempel de många ombyggnationerna inklusive Biomedicum och Bioclinicum, KI:s årsredovisning och utöver detta fortsatt hanteringen av Macchiarini-ärendet och dess följder där Saco-S arbetat aktivt i processerna för att förbättra KI, bl.a. med förbättrade rekryteringsrutiner, transparens, och kulturen vid KI. I tillägg, har resursfördelningen och problematisering av KI som forskarhotell varit stående punkter i våra framställningar på olika nivåer inom organisationen. Vi uppfattar att det finns ett gehör hos ledningen kring svårigheterna med detta och en ökad förståelse för implikationer på arbetsmiljö, välmående och möjligheterna att göra god och långsiktig forskning. Någon lösning på problemet har dock inte presenterats. Central samverkan och PA-samverkan - Arbetsgivaren och de fackliga organisationerna disponerar en viss avsättning medel varje år som kan användas för att möjliggöra omställning för KI:s medarbetare vid t.ex. arbetsbrist. Detta kan ske genom utbildningsinsatser, kompetenshöjande insatser m.m. Detta regleras genom ett s.k. omställningsavtal. Ett nytt lokalt omställningsavtal förhandlades fram under hösten Avtalet specificerar för vilka åtgärder de partsgemensamma medlen kan användas vid dessa situationer. Det nya avtalet ger bl.a. vid handen en större summa medel än tidigare som kan disponeras direkt av arbetsgivaren utan förhandling med de fackliga organisationerna för åtgärder och aktiviteter för professionell omställning. Orsaken till denna överenskommelse är bl.a. att möjliggöra för en smidigare och snabbare hantering av dessa ärenden för att tidigt stödja våra medlemmar i processen. Vi arbetar nu för att omsätta och bidra med omställningsmedel på ett så förnuftigt sätt som möjligt, och vi är i dialog med andra myndigheter för att ta del av hur KI bäst kan använda omställningsmedel för att förebygga arbetsbrist och bidra till adekvat kompetensutveckling, eller då arbetsbristen är ett faktum, underlätta omställning i partsgemensamma beslut, där sedermera Trygghetsstiftelsen tar ärendet vidare. Vi har tillsammans med arbetsgivaren enats om att vi behöver öka informationen om omställningsmedlen bland alla anställda vid KI, exempelvis genom KI-bladet eller dylikt. Dessutom behöver vi utveckla en strategisk plan för hur vi bäst omsätter dessa medel för att gagna de anställda vid myndigheten och hantera arbetsbrister med tillhörande omplaceringsutredningar på ett optimalt sätt. Personalansvarsnämnden (PAN) Några ärenden har hanterats i PAN där Saco-S varit delaktig i beslutsfattandet i enlighet med Högskoleförordningen 2 kap, 15. Kommunikation och hantering av data Saco-S hemsidorna flyttades över till den nya medarbetarportalen under hösten 2016, men mycket återstår att göra när det gäller ändamålsenlig kommunikation och information. Förhoppningen är att kunna adjungera en samordnare/kommunikatör till styrelsen för att förbättra möjligheterna att nå ut till alla medlemmar. GDPR Den 25 maj 2018 träder GDPR, EUs nya dataskyddsförordning, i kraft och vi jobbar med att säkerställa att all vår hantering av personuppgifter sker i enlighet med denna. Saco arbetar nationellt med att ta fram riktlinjer för hanteringen inom alla Saco-förbund och hur vi ska säkerställa korrekt hantering lokalt ute på lärosätena. Sammanfattningsvis, arbetar Saco-S-föreningen framgångsrikt med en mängd formella uppdrag vid myndigheten som ger föreningen relativt stora möjligheter att påverka organisationen på olika sätt. I tillägg har vi stora implicita möjligheter att vara med att påverka 6 (9)

7 och har löpande strategiska samtal med rektor och personaldirektör. Trots alla insatser, så är det klart att flera i styrelsen upplever tillkortakommanden eftersom vi alla har tidsbegränsade deltidsuppdrag som ledamöter och våra ordinarie tjänster vid KI behöver tillgodoses. Dessutom behöver vi framöver möta den nya organisationens med nya samverkansmöjligheter till följd av den nya organisationen av KI som är i stundande. Stockholm Torkel Falkenberg Johanna Diehl Jonas Fuxe Cecilia Martinsson Björkdahl Ordförande Vice ordförande Andra vice ordförande Sekreterare 7 (9)

8 English summary The Saco-S board at KI have had regular meetings during the 2017/2018 period and are also representing the members in various other boards, committees and working groups. The main points from that work is summarised below. Work environment and equality The results from the Medarbetarundersökning (MU2017, employee survey ) and the resulting work initiated by the employer has been actively discussed during the year this is all part of ongoing work and continued follow-up. There have also been discussions regarding who should be invited to answer coming surveys and how often they should be carried out. Saco-S is also working together with the other central organisations and the employer to revise the existing work environment agreement. Education, Research Education and Research The Saco-S board have representatives in all three boards: the board for education, the board for research education and the board for research. This period a lot of discussions have involved the many moves taking place at KI and consequences it has on the education and research being performed. It has also been important to monitor effects on the work environment before, during and after the groups have moved. Employment ordinance (Anställningsordningen) The Saco-S board made the KI leadership aware of the fact that around 400 researchers were excluded in the new employment ordinance that focuses on teachers. This led to changes being made in all relevant texts and instructions, e.g. who has the right to vote in KI elections, to also include this group of researchers. Local representatives The board has appointed a specific contact person for all local representatives and have arranged joint meetings and education throughout the period. The local representatives are one of the most important assets at KI, and the work with them needs to be extended and developed further in the future. Members Previous problems with incomplete members lists have been addresses, and addresses have been manually updated where they were missing in the previous list. This work, together with better routines, have resulted in a much better and more accurate list. Please remember that we get your addresses from your local unions, so make sure that they have information that is up-todate. Salary revision The spring of 2018 was the time for salary revisions and we have seen a decrease in the number of unsigned agreements compared to the last time (October 2016) which hopefully is a sign that the performance management discussions (medarbetarsamtal) have been working better this time. Central negotiations are in progress in May for the employees who did not agree to sign the new salary proposed by the employer. 8 (9)

9 The Board of Karolinska Institutet During 2017 one of the focuses of the Board of Karolinska Institutet, where Torkel Falkenberg is the Saco-S representative, was on the recruitment of the new president (rektor) as part of the process discussions were carried out with the Saco-S counterparts at Oslo University. Other important topics have been the new buildings and moves, actions after the Macchiarini-case and its consequences, as well as how resources are divided at KI and that many see KI as a research hotel and nothing else. Samverkan Saco-S have representatives at various samverkan levels, locally vi the local representatives and more centrally: before meetings of the Board of Karolinska Institutet and bi-weekly meetings with the central HR department regarding e.g. unemployment issues and omställningsmedel (funding available for transitions, e.g. extra training in order to make it possible for an employee to get a new position at KI, rather than losing their job). Communication and handling of personal data New web pages are in place and all handling of personal data will follow the instructions from Saco nationally and the new EU regulation: GDPR (General Data Protection Regulation) If you have questions regarding how personal data is managed, please contact saco@ki.se. The Saco-S board realises that the communication can be improved, and have been looking at getting an administrator/communicator to help with this work. 9 (9)