Foto: Ola Torkelsson. Förbättringsarbete i Helsingborg

Transkript

1 Foto: Ola Torkelsson Förbättringsarbete i Helsingborg

2 Vi har en vision Vi ska skapa en omsorg som alla helsingborgare är trygga med, förstår och är stolta över. För att uppnå detta behövs kreativitet och mod. Mod att förändra gamla invanda mönster. Mod att träda fram på sin arbetsplats och inför sina arbetskamrater ta egna initiativ till förändringar. Men för att nå visionen krävs inte bara att vi gör ett gott arbete: Vi måste berätta om det för omgivningen också. Alltför många vet alltför lite om vårt arbete! Den broschyr som du nu håller i handen vill visa på några av de områden som vi arbetar på att utveckla. Men alla förändringar är inte förbättringar! Därför behöver vi en metod som hjälper oss att veta att det vi gör också verkligen ger positiva effekter. Vi behöver en metod som är enkel att förstå och som många kan lära sig att använda. Därför är genombrottsmetoden ett utmärkt redskap i vårt förbättringsarbete! Hittills har ett hundratal medarbetare med olika professioner utbildats i genombrottsmetoden. Hos oss är Genombrottet inget projekt som ska avslutas och glömmas. Nej, metoden är här för att stanna. Vi tror nämligen att mångas delaktighet i förbättringsarbetet, över lång tid, är det enda sättet att uppnå varaktiga förbättringar i omsorgen. Därför har vi med hjälp av Utvecklingscentrum utbildat kunniga och ambitiösa förbättringsledare som ska fortsätta att utbilda vår personal. Tillsammans med våra chefer ska de vara motorn i vårt fortsatta förbättringsarbete. Jag har med glädje och stolthet tagit del av många gruppers förbättringsarbete. De har visat att man med små medel kan nå stora resultat för våra kunder. Jag hoppas att ni som läser den här broschyren också kan känna det engagemang och den entusiasm som vår personal visat i sitt förbättringsarbete! Andrea Tuchten Danielsson förvaltningschef, vård- och omsorgsförvaltningen Helsingborg Foto: Per Sjöborg Vi vill bli ännu bättre På Utvecklingscentrum blir vi aldrig nöjda. Vi vet att det inte går att luta sig tillbaka och känna att det utförda jobbet är tillräckligt bra. För att vårdtagarna ska få bästa möjliga vård och omsorg måste vi ständigt arbeta för att förbättra effektiviteten och kvaliteten. För den som inte ständigt strävar efter att bli bättre, upphör snart att vara bra. Men Region Skåne kan inte ensamma utföra detta arbete. Verksamheterna måste samverka över gränserna och alltid sätta kunden i centrum. Skånes kommuner är därför alltid en viktig samarbetspartner för oss. Helhetssynen är särskilt betydelsefull för de grupper som vi gemensamt har omsorg om. Äldrevården är ett tydligt exempel på detta. Utvecklingscentrum erbjuder kunskap om förbättringsarbete i form av utbildningar, verktyg och metoder. Men förändringarna måste uppstå i mötet med vårdtagarna. Helsingborgs stad har varit en mycket intresserad och motiverad samarbetspartner. De har visat stort engagemang på alla nivåer i organisationen, från personal till ledning. Vård- och omsorgsförvaltningen har en tydlig idé för hur de förbättrar verksamheten för vårdtagarna. I vårt uppdrag ingår också att stödja och synliggöra goda exempel i Skåne. Att tillsammans med Helsingborgs stad sprida kunskap om det förbättringsarbete de utfört är viktigt för oss. Vi hoppas att den här broschyren ska ge inspiration och motivation. För den visar hur vi kan åstadkomma förbättringar där de har störst betydelse. I mötet med kunden - på kundens egna villkor. Bertil Lindström direktör, Utvecklingscentrum, Region Skåne Foto: Christian Andersson, Region, Skåne.

3 Utvecklingscentrum Utvecklingscentrum arbetar med att effektivisera Region Skånes och skånska kommuners verksamhet. Grunden för arbetet är de visioner och värderingar som ryms i den politiskt fastlagda planen Skånsk Livskraft. Kunden står alltid i centrum. En viktig uppgift för Utvecklingscentrum är att försöka skapa en kultur i Region Skåne där ständiga förbättringar är det självklara arbetssättet. Att stödja och synliggöra goda exempel på utvecklingsinitiativ hos medarbetare och enheter inom Region Skåne är en annan viktig uppgift. Ett arbetsteam från varje äldreboende, inklusive ledarskapet, arbetade i fronten för förbättringsarbetet. Tema för förbättringsarbetet var bland annat kost, måltidssituationer, nattfasta och sömn, hygien och sociala aktiviteter. Förbättringsarbete Ett systematiskt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete i vården innebär att arbetet ska vara långsiktigt och patientorienterat. Dessutom krävs ett förebyggande syn- och arbetssätt, ständiga förbättringar, faktabaserade beslut och allas delaktighet. Offensiv verksamhetsutveckling innebär att allt förbättringsarbete så långt det är möjligt utgår från medborgarens/vårdtagarens behov och förväntningar. Det innebär också en utvecklad processorientering samt att oönskade variationer, risker och icke värdeskapande aktiviteter reduceras. Ledningens engagemang, allas delaktighet och helhetssyn är nödvändiga förutsättningar för att förbättringsarbete ska lyckas. Helsingborgs särskilda boenden i förbättringsarbete Under 2008 deltog personal på 13 särskilda boenden i Helsingborgs stad Utvecklingscentrums förbättringsprogram. Dessa boenden var Fredriksdalshemmet, Bergalid, Fregatten, Fullriggaren, Pålsjöhemmet, Lundhagen, Dunkerska Huset, Drottninghögshemmet, Minörgården, Romares Stiftelse, Valltorp, Kungshult och Villa Louise. Foto: Ulla Alderin

4 Förbättringsprogrammet Agera Planera Förbättringsprogrammet bygger på genombrottsmetoden och processorientering. Att arbeta med processer innebär att se verksamheten i sin helhet. Genom att identifiera, kartlägga och ständigt förbättra, optimeras verksamheten och kvaliteten höjs. Genombrottsmetodiken bygger på tanken att det inte går att hitta en universalförbättring som löser allt, utan att istället hitta många små förändringar som leder till att det i förväg uppsatta målet nås. Studera Göra Modell efter T. Nolan och E. Deming MÅL: Vad vill vi uppnå? MÄTA: Hur vet vi att en förändring är en förbättring? IDÉER: Vilka förändringar kan vi göra som leder till förbättring? Arbetsgången i programmet Programmet består av ett antal lärandeseminarier med mellanliggande arbetsperioder. Under lärandeseminarierna träffas teamen för att arbeta, dels inom teamet, dels i tvärgrupp för att utbyta erfarenheter. De mellanliggande arbetsperioderna används för att testa förändringar och sprida de förändringar som visat sig leda till förbättringar. Organisationens ledning är av betydelse för förbättringsarbetets fortlevnad och spridning. Att driva förbättringsarbete kräver kunskap, energi, tålamod och tid. Det är viktigt att ledningen ger teamen som arbetar med förbättringsarbete stöd och uppmuntran i sitt fortsatta arbete. Ledningen har även ett ansvar för att förvalta den kunskap som teamet skaffat sig under programmet. Varje liten förändring har testats enligt PGSA-metodiken (Planera, Göra, Studera, Agera). Det inledningsvis fastställda målet för förändringsarbetet följs regelbundet upp och visualiseras i diagram över tid.

5 Ständigt lärande i förändringsprocessen Utbildning för ledare - förbättringsledarprogrammet Helsingborgs stad ville gå vidare med förbättringsarbetet genom att satsa på hemsjukvården. Därför genomgick ett antal personer Utvecklingscentrums förbättringsledarutbildning. Analys Lärande Förbättringsledarutbildningen vänder sig till den som är intresserad av att lära sig mer om förbättringsarbete för att kunna leda och/eller handleda andra i verksamheten. Nuläge Reflektion Aktion Nytt läge Faktorer som är betydelsefulla för framgångsrika förändringsprocesser är ledarskap, organisationsklimat, tid, resurser, kunskap om metoder, interaktion i grupprocesser samt engagemang hos medarbetarna. Det är också viktigt med tillgång till en kompetent stödperson som underlättar för verksamheten att förbättra sina processer och sin verksamhet samt att kunna visa på uppnådda resultat. Observation Förbättringsledarutbildningen syftar till att deltagarna efter genomgången utbildning fått grundläggande kunskap för att bedriva förbättringsarbete som ledare och/eller handledare.

6 Förbättringsarbete i Helsingborg Mat som medicin Flertalet av gästerna som kom för avlastning på Villa Louise i Helsingborg hade allt för lång nattfasta. Med utgångspunkt från förbättringsprogrammet tog personalen tag i problemet. Planera Problemet som Villa Louise utgick ifrån var att flertalet gäster hade mer än 11 timmars nattfasta. Arbetsgruppen beslutade att fokusera på nutrition och gästernas nutritionsproblem. Målen som sattes upp för projektet var: Att alla gäster skulle kunna tillgodogöra sig maten på Villa Louise på ett bättre sätt och sedan ha en bättre mathållning efter hemkomsten. Att nattfastan inte skulle överskrida 12 timmar Mäta BMI vid ankomst och hemgång Observera tecken på förändringar i välbefinnandet såväl fysiskt som psykiskt Överföra erfarenhet till närstående samt erbjuda regelbunden återkoppling Studera När personalen studerade resultatet av åtgärderna fann de att: BMI har ökat för de gäster som fått en individuell kostplan Välbefinnandet har ökat. Gästerna har sovit bättre, varit lugnare, gladare, pratat mera och har fått en bättre tarmfunktion Agera De goda resultaten har gjort att nutritionsfokus numera finns som ett stående inslag i rutinerna på Villa Louise. Göra Gästerna har för det mesta inrutade måltidsvanor och stannar på Villa Louise under kortare tid. Därför inriktades förbättringsarbetet på att: Identifiera gäster med nutritionsproblem Tillsammans med närstående göra upp en individuell handlingsplan för kostintaget under vistelsen på Villa Louise Göra all personal delaktig i genomförandet Enhetschef Mona Ahlström. Foto: Lizzan Wiberg

7 Erfarenhet av metoden Så här beskriver personalen erfarenheterna: Vi var lite motsträviga i början men efterhand kom vi igång. Inledningsarbetet tog lite tid och vi kunde konstatera att vi hade för bråttom i början. Det gick efterhand mycket bra att engagera arbetskamraterna. Enhetschefen deltog också i programmet och ingick i arbetsgruppen. Förbättringsprogrammet har påverkat vårt dagliga arbete så att vi pratar mycket om nutrition. Vi uppmärksammar och studerar om våra gäster finns i riskzonen för undernutrition. Vi planerar att köpa en sittvåg så att vi kan väga våra gäster och få ett bra viktunderlag. Teamet bestod av: Mona Ahlström, enhetschef Yvonne Stajerer, undersköterska dag Kerstin Persson, undersköterska dag Pia Tränk, undersköterska natt Carina Törnqvist, sjuksköterska Förbättringsarbete i Helsingborg Bättre sömn med mat i magen På Valltorps särskilda boende fanns det två problem som behövde åtgärdas: dels för lång nattfasta för vissa av de boende, dels att miljön kring måltiderna ofta var stökig. Förbättringsarbetet blev startskottet för en process mot förändring. Planera Valltorp är ett särskilt boende med 60 lägenheter. Med utgångspunkt från de kända problemen satte ledningen för Valltorp upp två målsättningar: Mål 1: att 90% av de boende på Valltorp inte ska ha längre nattfasta än 11 timmar Mål 2: att 90% av de boende i samband med måltider skulle ange minst 4 av 5 på en välbefinnandeskala.

8 Göra Nattfastan mättes genom det befintliga protokollet Mätning av nattfastan som kartlägger när de boende intar sina måltider. Sexton vårdtagare valdes ut, och mätningarna utfördes under en tiodagarsperiod. När det gäller måltidsmiljön infördes ett aktivitetsschema där alla händelser bokfördes. På så sätt framgick det tydligt vad som störde de boende när de skulle äta. Den befintliga glädje- och välbefinnandeskalan användes för att mäta välbefinnande i samband med måltider. Ledningen beslutade att måltiderna skulle vara fria från störningar såsom radio, TV och diskmaskin. Minst en av personalen skulle alltid sitta med vid måltiderna. Till helgen dukade personalen lite finare för stämningens skull. Studera Enhetschef Helén Andersson hade höga förväntningar på programmet. Vid mätningarna visade det sig att antal timmar med nattfasta hade minskat betydligt. Flera av vårdtagarna reagerade positivt och tyckte att det varit trevligt att komma till ett findukat bord. Målet på 90% har dock inte uppnåtts för varken nattfastan eller välbefinnandet vid måltider. Agera Förbättringsprogrammet är nu avslutat, men effekterna lever kvar. Till exempel har förändringarna kring kvällsmålen blivit en del av de vardagliga rutinerna. Erfarenhet av metoden Beträffande förbättringsprogrammet som helhet konstaterar enhetschef Helén Andersson: Den största utmaningen var att få med personalen, som inte var lika insatta i metoden som cheferna. Genom att vi gått utbildningar i metoden var vi chefer fyllda av inspiration på ett sätt som inte personalen var alla gånger. En reflektion från personalen är att målet på 90% kanske satts för högt. Vissa vårdtagare har frivillig nattfasta, vilket inte framgår av mätningarna. Ida Wendel, en av de anställda på Valltorp säger: Förändringar från programmet sitter i ryggmärgen nu, det har blivit en del av de dagliga rutinerna, även om projektet med förbättringsprogrammet är avslutat Teamet bestod av: Helén Andersson, enhetschef Christine Gading, undersköterska Ida Wendel, undersköterska Irena Hjalmarsson, undersköterska Katarina Pettersson Sjöstrand, sjuksköterska Karin Sevegran, undersköterska Janet Vetterlöv, undersköterska Marie Visnac, sjukgymnast

9 Förbättringsarbete i Helsingborg Livskvalitet och välbefinnande Många boende var isolerade och inaktiva under dagarna på Fregattens särskilda boende i Helsingborg. De som varit passiva under dagen var också de som var oroliga på natten. Förbättringsprogrammet blev det som hjälpte personalen att hitta lösningar på problemet och skapa ett mer aktivt liv för de boende. Ett näringstillskott i form av säröbomber (en näringsrik mjölkdryck) infördes. Mätning av välbefinnandet vid tre tillfällen under dygnet med en femgradig skala. All personal skulle vara delaktiga i förbättringsarbetet. Anhöriga skulle informeras om förbättringsarbetet. Planera Problemet var att många av de boende var isolerade och inaktiva under stora delar av dagen. Aktiviteterna som fanns var ofta gemensamma och inte anpassade efter individen. Målet som sattes upp för projektet var att höja glädjen och välbefinnandet för varje enskild individ. Foto: Ola Torkelsson Göra Förbättringsarbetet inriktades på att: Göra en genomgång av hur de boendes aktiviteter under dygnet såg ut, samt en basmätning av välbefinnandet innan aktiviteterna börjat. Utifrån resultatet testa olika förändringar och aktiviteter. Exempel på aktiviteter är våffelcafé, barkvällar med paraplydrinkar och musik i caféet, kvällsmys, bakning tillsammans med de boende, gymnastik, en kiosk för de boende, handmassage m.m. Aktiviteterna har skett avdelningsöverskridande och varit individanpassade. Foto: Per Sjöborg Foto: Per Sjöborg

10 Studera När personalen studerade resultatet av åtgärderna fann de att: Välbefinnandet hos de boende hade ökat, vilket mätningarna visade. Behovsmedicinen för natten har minskat med hälften mot tidigare. Agera Teamet bestod av: Ingalill Svensson, enhetschef Barbro Bengtsson, undersköterska Ina Cronberg, undersköterska Marita Hornig, undersköterska Linda Lundberg, undersköterska Jessica Möller, undersköterska Cathrine Nilsson, undersköterska Carina Sjöholm, undersköterska Anna-Karin Hansson, arbetsterapeut Eva Matsson, sjuksköterska De goda resultaten har gjort att Fregattens personal fortsatt utveckla utbudet av olika aktiviteter. Varje individ och vad den vill göra blir mer uppmärksammat i dag. Personalen har följt med boende på allt från fotbollsmatcher till dansställen. Fregatten arbetar vidare med metoden. Erfarenhet av metoden Så här beskriver personalen erfarenheterna: Det var lite tungt i början att få alla arbetskamrater engagerade. Men arbetet har fött ett nytänkande och en attitydförändring. Vi har lärt oss att ta tillvara våra idéer och att det inte behövs så stora förändringar för att öka trivseln. Foto: Per Sjöborg Fregatten är ett av Helsingborgs äldsta särskilda boenden med 72 lägenheter.

11 Förbättringsarbetet fortsätter Utvecklingscentrums erfarenheter av förbättringsprogrammet Sedan starten år 2005, har Utvecklingscentrum handlett mer än 250 team i förbättringsarbeten. Teamen från äldreboenden i Helsingborgs stad deltog i programmen 2008 och Utvecklingscentrums erfarenheter visar på betydelsen av ledningens stöd, engagemang och efterfrågan av resultat från verksamheterna. Detta gäller även Helsingborgsteamen. Teamens delaktighet och engagemang på hemmaplan var förutsättningar för att nå målen i förbättringsarbetet. Det avsattes tid till förbättringsarbete enligt strukturen i programmet. Flera kreativa Helsingborgsteam har också uppvisat goda relationer med medarbetare, glädje, nyfikenhet, möjlighet till dialog och stöd för nya idéer. Trots att många team visat stor inspiration och vilja till förändringar har det i vissa fall varit svårt att få övriga medarbetare i verksamheterna med sig. I Helsingborg har emellertid många förbättringar genomförts för att minska nattfasta och öka sociala aktiviteter. Dessa förbättringar har visat på konkreta resultat, allt från viktökning till nöjdare boende och anhöriga. I Helsingborg kommer förbättringsarbetet att fortsätta och den metod personalen lärt sig kommer att leva vidare. Viljan till bättringar är för- stor. Utvecklingscentrum har också i sin utvärdering noterat att flera enheter har fortsatt sitt förbättringsarbete efter avslutat program och fortsatt utveckla och sprida metoden. Med engagerad personal och ledningens stöd kan arbetet i Helsingborgs stad med all säkerhet fortgå. Det är viktigt att komma ihåg att arbete är en ständigt pågående förbättrings- process. Helsingborgs stad utbildar i förbättringsmetoder Vård- och omsorgsförvaltningen i Helsingborgs stad beslutade att gå vidare med förbättringsarbetet genom att starta egna utbildningar. Utbildningarna startade våren 2009 och slutfördes mars På dessa utbildningar har resterande vårdboende och hemvårdsområden i vård- och omsorgsförvaltningens regi genomgått en utbildning. Detta innebär att alla team därmed fått utbildning i metoden. I kommunens egna utbildningar har en rad olika förbättringar gjorts. Bland dessa förbättringar kan nämnas att kvälls- och nattpersonal i vissa delar av hemvården testat att ge ett måltidstillskott till exempel i form av mjölk och smörgås eller bomber till vårdtagare som varit säröoroliga. Andra förbättringar som testats i hemvården är mer tid för socialt innehåll och ett mer varierat utbud att välja mellan, till exempel att åka till stadens stora shoppingcentrum, följa med på träffpunkter eller delta i fester. Under dessa utbildningar som alla team nu genomgått har en rad olika idéer och förslag på förbättringar genomförts. Det positiva är att alla dessa förslag och idéer har kommit från personalen, ofta i samråd med vårdtagarna.

12 Ett samarbete mellan Helsingborgs stad och Utvecklingscentrum, Region Skåne Kontaktpersoner: Eva-Gun Oskarsson, vård- och omsorgsförvaltningen, Helsingborg E-post: Tel: Ingrid Ainalem, Utvecklingscentrum, Region Skåne E-post: Tel: Vård- och omsorgsförvaltningen Carl Westmans allé 5, Helsingborg Tel: , Fax E-post: Utvecklingscentrum J A Hedlunds väg, Kristianstad Tel: E-post: utvecklingscentrum@skane.se Foto framsida: Per Sjöborg: Seniorer. Göran Eklinder: Cykel. Ola Torkelsson: Solig bild. David Väcklén: Blomma, stenar. Tryck:Elanders 2010