Sammanträde med ägarutskottet den 15 februari 2017

Transkript

1 1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med ägarutskottet den 15 februari 2017 Plats: Sessionssalen Residenset, Vänersborg Tid: kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Rapporter från presidieöverläggningar Johnny Magnusson, regionstyrelsens ordförande B. Aktuella rapporter från regiondirektören Ann-Sofi Lodin, regiondirektör kl C. Utredning om alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen Jan-Åke Björklund, utredare kl D. Sahlgrenska international Care AB - vårdöverenskommelse Iran Donald Ribbentjärn, vd SICAB kl E. Återrapport sjukhusens ersättningssystem Oscar Boldt-Christmas, McKinsey & Company kl F. Inköpsprocessen - uppföljning och avtalstrohet Thomas Lidén, Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp kl G. Analys/uppföljning av konsultkostnader Annika Andersson, Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp kl H. Finansrapport 2016 Lars Hillerström, Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

2 Föredragningslista från ägarutskottet, (2) Beslutsärenden 1. Utredning om alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen Diarienummer RS Bengt Säterskog, ledningsstöd regiondirektör 2. Internrevisionens granskning av regionstyrelsens ägarstyrning samt av kommittéernas arbetsformer Diarienummer RS Internrevisionen 3. Riktlinje för flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Diarienummer RS Erik Lagersten, kommunikationsdirektör 4. Revidering av finansiella riktlinjer för Västra Götalandsregionen och dess anknutna stiftelser Diarienummer RS Joakim Björck, ekonomidirektör 5. Hemställan om RS godkännande av investering i tredje älvskyttel Diarienummer RS Joakim Björck, ekonomidirektör 6. Ny- och reinvesteringar i hållplatsutrustning 2017 Diarienummer Joakim Björck, ekonomidirektör 7. Slutredovisning, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Mölndals sjukhus, Hus T, Om- och tillbyggnad av sterilcentral Diarienummer RS Joakim Björck, ekonomidirektör 8. Slutredovisning, Kungälvs sjukhus Utbyggnad, ombyggnad för Operation, IVA-Anestesi och ambulanshall hus 4, 10 och 11, plan 01, 02 och 03 Diarienummer RS Joakim Björck, ekonomidirektör 9. Anmälningsärenden 10. Övriga frågor Johnny Magnusson (M) Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

3 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Bengt Säterskog Telefon: E-post: Till ägarutskottet Utredning om alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut Ägarutskottet beslutar följande: 1. Regiondirektörens uppdrag att genomföra en översyn genom oberoende part av alarmeringssituationen i regionen förklaras avslutat. 2. Utredningen om alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen överlämnas till hälso- och sjukvårdsstyrelsen för fortsatt beredning. Sammanfattning av ärendet Ägarutskottet beslutade den 31 augusti 2016, 15 att ge regiondirektören i uppdrag att göra en översyn av oberoende part av alarmeringssituationen i Västra Götalandsregionen. Uppdraget lämnades till Jan-Åke Björklund. Uppdraget var att analysera olika alternativ och förutsättningarna för Västra Götalandsregionen att tillhandahålla tjänster för prioritering och dirigering av prehospitala enheter och att bidra med en second opinion inför beslut om nästa steg där upphandling av extern leverantör ställs mot förutsättningarna för att driva hela tjänsten eller delar av tjänsten i egen regi/eget aktiebolag. Angreppssättet i utredningen har varit framåtsyftande. Målet är att på bästa sätt få en kvalitativ och resurseffektiv prioritering och dirigering samt en välfungerande vårdkedja från hemmet/olyckplatsen till sjukhuset. Utredningen har även vägt av VGR:s del i ett nationellt ansvar och beaktat den pågående utredning som arbetar på regeringens uppdrag. Utredningen behandlar verksamhetsmässiga och juridiska frågeställningar och innehåller en SWOT-analys av möjliga handlingsalternativ. Bakgrund Hälso- och sjukvårdsstyrelsen fattade i mars 2015 beslut att prioriteringen av hjälpsökandes behov skulle tas över i egen regi. Detta skulle ske vid dåvarande avtals utgång 31 mars 2016, med intension om ett långsiktigt driftansvar. Bak- Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: bengt.saterskog@vgregion.se

4 Datum Diarienummer RS (2) grunden till det beslutet var bland annat SOS Alarms oförmåga att leverera gällande bemanning av sjuksköterskor för prioritering i minst 90 % av alla vårdärende. Regionstyrelsen ändrade i oktober 2015 hälso- och sjukvårdsstyrelsens beslut avseende prioriteringen. Förhandlingar med SOS Alarm om prioritering och dirigering av ambulanssjukvårdens återupptogs. Nytt avtal för perioden 1 april 2016 till 30 september 2017 tecknades mellan SOS Alarm AB och Västra Götalandsregionen. En utgångspunkt i avtalet är Västra Götalandsregionens krav att medicinska bedömningar i största möjliga utsträckning ska göras av sjuksköterska för att säkerställa en hög patientsäkerhet i bedömningar av ett vårdärende. Den nu färdigställda utredningen lämnar förslag till framtida inriktning från och med den 1 oktober Beredning Utredningen har genomförts av Jan-Åke Björklund genom intervjuer och analyser av vad som skrivits och sagts för att komma fram till en samlad bedömning och förslag. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bilaga Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen Rapport Beslutet skickas till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Ann Söderström Eva Arrdal

5 Rapport Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen Handläggare: Jan-Åke Björklund

6 2 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Innehåll 1. Sammanfattning och förslag Uppdraget Referenser och intervjuer Bakgrund Alarmeringstjänst Norge, Danmark och Finland SOS Alarm AB Andra huvudmäns modeller Statens inställning 112-utredningen Hälso- och sjukvårdens behov Teknik Intervjuer i Västra Götalandsregionen SWOT-analys Egen regi eller upphandling Sjuktransporter Genomförande, juridik och ekonomi

7 3 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport 1. Sammanfattning och förslag Västra Götalandsregionen har beslutat om en översyn av oberoende part av alarmeringssituationen i regionen. Frågan har i flera år gått fram och tillbaka utan någon långsiktig lösning. Det gäller 112-larm och olika alternativa organisationer för dessa tjänster i vad avser prioritering och dirigering av ambulans eller annan resurs. Alarmeringstjänsten är till för att medborgarna snabbt och enkelt ska kunna få hjälp i nödsituationer. Genom larmnumret 112 kan man nå polis, räddningstjänst samt ambulans och annan prehospital akutsjukvård såsom läkarbemannade akutbilar och helikoptrar. Även andra kan nås via 112 till exempel jourhavande präst och giftinformation. Dessutom behöver samhället en samordnad alarmeringstjänst bland annat vid samhällsstörningar och för att underlätta insatser från flera aktörer. Larmbehandling är mottagning, bedömning/prioritering och dirigering. För Västra Götalandsregionen gäller alarmeringen framförallt hälso- och sjukvården. Även regionens ansvar för infrastruktur, kollektivtrafik och ett stort fastighetsbestånd kan beröras vid alarmeringshändelser. SOS Alarm är den centrala aktören vid alarmering. Bolaget ägs gemensamt av staten samt kommunerna och landstingen/regionerna via SKL. SOS Alarm har statens uppdrag att svara för larmnumret 112. Bolaget ska erbjuda bland andra landstingen och regionerna att sluta avtal om anslutning till SOS Alarms tjänster. Fram till år 2011 svarade SOS Alarm för alarmeringstjänsten för samtliga landsting och regioner. Då vann MedHelp AB en gemensam upphandling för landstingen Uppsala, Västmanland, Sörmland och Region Gotland. Till följd av en ekonomisk tvist bröts avtalet och Sörmland och Gotland återgick till SOS Alarm medan Uppsala och Västmanland tog över verksamheten i egen regi år Uppsala och Västmanland har egna larmcentraler i Uppsala och Västerås - Sjukvårdens larmcentral (SvLC). Landstingen samarbetar om alarmeringen. Via 112 och SOS Alarm görs alarmeringen med både prioritering och dirigering från en egen teknisk plattform och med eget beslutsstöd. Beslutsstödet är framtaget för att användas av sjukvårdsutbildad personal med minst sjuksköterskekompetens. Sjuksköterskor besvarar och bedömer alla nödsamtal. Alarmeringen är integrerad i hälso- och sjukvården. Samverkanslarm hålls ihop av SOS Alarm. Av alla uttalanden att döma och de utvärderingar som är gjorda fungerar det mycket bra i Uppsala och Västmanland. I andra landsting och regioner har det funnits intresse för Uppsalas och Västmanlands lösning med egen regi. Landstinget Sörmland har nu beslutat att söka anslutning till Uppsala och Västmanland. Landstinget Dalarna har avtal med SOS Alarm. Bolaget driver larmcentralen i Falun och svarar för larmmottagning och dirigering i bolagets lokaler och med bolagets teknik och personal. Landstinget svarar för prioritering och bemannar dygnet runt med egna sjuksköterskor. De sitter tillsammans med larmoperatörerna från SOS Alarm vars operatörer ofta gör en första prioritering

8 4 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Prioritering sker genom medlyssning och överkoppling vid behov. Det finns alltid en sjuksköterska vid larmcentralen. Om sjuksköterskan är upptagen med larmsamtal är det en SOS Alarm-operatör som bedömer, prioriterar och larmar ut. Larmcentralen har inga problem med långa väntetider och verksamheten anses allmänt fungera mycket bra. Region Skåne har beslutat att organisera alarmeringstjänsten enligt Dalamodellen. Efter utredning där egen regi såsom i Uppsala och Västmanland övervägdes blev valet att samverka med SOS Alarm i bolagets lokaler och sköta prioriteringen med sjuksköterskor anställda av regionen. Region Skåne anger att fördelarna med det valda alternativet är att bedömning och prioritering blir en del av sjukvården samtidigt som infrastruktur och redundans säkerställs och sårbarheten begränsas. Samarbetet mellan regionen och SOS Alarm om införandet av den nya ordningen har fungerat mycket bra. Arbetsgivaransvaret för de båda huvudmännen har lösts utan problem. Stockholms läns landsting har liksom Region Skåne utrett möjligheterna att driva alarmeringstjänsten i egen regi. Enligt förvaltningens förslag och landstingets beslut har dock avtal tecknats med SOS Alarm. Bolaget sköter hela alarmeringstjänsten. Som motiv för att Stockholms läns landsting valde avtal med SOS Alarm och inte egen regi anförs risker med egen regi och ett nationellt perspektiv. Samverkan, långsiktighet, stabilitet och ansvar för att SOS Alarm ska fungera väl är viktigt. Övriga landsting och regioner har avtal med SOS Alarm. Det innebär att bolaget svarar för hela larmkedjan i SOS Alarms lokaler och med bolagets teknik och personal. Prioritering av sjuksköterska kan göras vid behov. Tre landsting/regioner har på senaste tiden valt tre olika lösningar för alarmeringstjänsten. Landstinget Sörmland - egen regi, Region Skåne - SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi och Stockholms läns landsting - SOS Alarm-avtal. Riksdagen, regeringen och statliga myndigheter har behandlat alarmeringsfrågorna i en rad utredningar, skrivelser och beslut. Nu arbetar utredningen En samordnad alarmeringstjänst, 112-utredningen. Utredaren ska föreslå hur en nationell alarmeringsfunktion ska inrättas för att samhällets alarmeringstjänst ska kunna samordnas på ett bättre sätt. Direktiven till 112-utredningen och andra uttalanden från statens sida visar att en mer sammanhållen alarmeringsfunktion eftersträvas. Utredningen ska pröva ensamrätt för larmbehandlingen. Myndighet eller bolag ska övervägas. Fältet är inte öppet. Nuvarande ordning garanterar inte tillräcklig samordning. Systemet kan inte bygga på frivillighet. Medborgaren är utgångspunkten. Samtidigt måste hälso- och sjukvårdens behov tillgodoses bättre. Hjälporganen ska även i fortsättningen ha full bestämmanderätt över sina hjälpresurser. Sjukvårdsärenden utgör ungefär hälften av larmsamtalen till 112. Ambulansverksamheten har utvecklats från en transportorganisation till en del av sjukvården. Den är en resurs i diagnostik och behandling och ses som en integrerad del i vårdkedjeprocesserna. Varför ska landstinget/regionen inte prioritera och dirigera sina egna prehospitala resurser?

9 5 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Från hälso- och sjukvården krävs ofta att sjuksköterskor ska sköta åtminstone prioriteringen vid larmsamtal. Detta för att bedömning och styrning av sjukvårdens resurser ska bli de rätta. Mycket tyder på att det är en välgrundad uppfattning. Dock ställs frågor om vad det finns för evidens för den uppfattningen. SOS Alarm-operatörernas metod har också fördelar med enhetlighet, snabbhet och tillgång till sjuksköterskor. SOS Alarm-centralerna är sammankopplade med varandra i en gemensam teknik och kan avlasta varandra vid hög belastning. Uppsala och Västmanland har en egen teknisk plattform integrerad med hälso- och sjukvården. Från statens sida betonas vikten av gemensam teknik och samordnad larmbehandling. 112-utredningen ska redovisa förutsättningarna för en gemensam teknisk plattform som möjliggör en effektiv delning och samordning av informationen med bl.a. hjälporganen. Västra Götalandsregionen är inställd på att använda befintlig eller kommande gemensams teknik för alarmering. Det finns i dag tre alternativ för att organisera alarmeringstjänsten. Egen regi, SOS Alarmavtal och SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. 112-utredningen ska ta fram förslag på att alarmeringen ska skötas av myndighet eller bolag. Myndighetsalternativet betraktas här som en risk eller möjlighet i de tre alternativen. De tre alternativen har alla sina fördelar men också några nackdelar. Från hälso- och sjukvårdens perspektiv läggs störst vikt vid att alarmeringen integreras i hälso- och sjukvården. Ofta ses då fördelar med alternativet egen regi. Från det statliga perspektivet betonas samordning och enhetlighet. Samtliga intervjuade politiker i regionen kan ta alternativet SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. En skulle hellre välja SOS Alarm-avtal och en ser fördelar med egen regi, om man begränsar frågan till vad som är bäst för regionens hälso- och sjukvård. För de flesta politikerna är egen regi-alternativet helt uteslutet. Bland de intervjuade tjänstemännen väger det ungefär jämt mellan alternativet egen regi och SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. De som väljer egen regi har SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi som andrahandsval. Alternativet egen regi har fördelar om man ser till vad som gynnar hälso- och sjukvården i Västra Götaland. Erfarenheterna från Uppsala och Västmanland är mycket goda. Om andra faktorer vägs in blir detta alternativ inte lika starkt. Nationella intressen, samband med andra aktörer, och risker med att driva verksamheten i egen regi kan tala emot detta alternativ. När dessutom egen regi är politiskt omöjligt i regionen kan det inte bli mitt förslag. SOS Alarm-avtal har de flesta landsting och regioner. Det är vad som nu gäller i Västra Götalandsregionen och kan mycket väl vara lösningen även i fortsättningen. Fördelarna och nackdelarna är kända. Möjligheter finns att förbättra det som brister. Dock har bolaget svårigheter att rekrytera sjuksköterskor. Det ses ganska allmänt som en stor nackdel. Vid intervjuerna i regionen får detta alternativ ingen uppslutning. Jag väljer därför bort detta alternativ. Då återstår SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. Det kan sägas kombinera fördelarna från de båda andra alternativen och minska nackdelarna. Detta alternativ har vid intervjuerna i regionen fått klart störst uppslutning. För de flesta intervjuade är detta det givna valet. De som föredrar annat alternativ kan ta SOS Alarm-avtal med prioritering i

10 6 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport egen regi i andra hand. Alternativet är detsamma som hälso- och sjukvårdsstyrelsen fattade beslut om den 25 mars Som jag ser det uppfyller alternativet SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi de behov och krav som finns hos staten och även i hög grad hos hälso- och sjukvården. Bedömning och prioritering blir en del av den prehospitala sjukvården med möjligheter till förbättrad kvalitet och precision i bedömningarna. Jag föreslår att regionen beslutar att välja alternativet SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. I detta alternativ är sjuksköterskorna anställda av regionen och ingår i regionens organisation. Denna samhörighet samt möjligheter till växeltjänstgöring mellan larmcentralen och till exempel en akutmottagning bör ge goda möjligheter att rekrytera sjuksköterskor till larmcentralen jämfört med hur förutsättningarna är för SOS Alarm. Ekonomin för de olika alternativen är svår at beräkna innan man kommit längre med ambitionsnivå, organisation och förhandlingar. Allmänt sett borde SOS Alarm-avtal kosta minst, egen regi mest och SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi däremellan. Detta gäller kostnaderna för alarmeringstjänsten. Hög ambitionsnivå i denna med sjuksköterskor som prioriterar kan ge besparingar och bättre kvalitet i nästa led. Rätt vårdnivå kan bli en god effekt av hög kvalitet i alarmeringen. Sjuktransporterna kan regionen lämpligen fortsätta med i egen regi som nu. Regionen bör fatta beslut om organisationen för alarmeringstjänsten så snart som möjligt. Det kommer att dra ut på tiden innan staten har bestämt vad som gäller. Tidigast år 2020 kan en ny ordning gälla. Det föreslagna alternativet försvårar inte anpassning till ett kommande statligt beslut. Frågan har gått fram och tillbaka i regionen i flera år. Det har skapat osäkerhet och en förtroendeklyfta mellan politik och förvaltning som är engagerad i frågan. Därför bör beslut tas så snart som möjligt och alla berörda måste ställa upp på beslutet och göra sin del för att det ska bli en bra alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen. Ärendegången bör vara hälso- och sjukvårdsstyrelsen - regionstyrelsen - regionfullmäktige. Såväl frågans övergripande och principiella betydelse som behovet av ett auktoritativt beslut i en omtvistad fråga motiverar fullmäktigebehandling av val av alternativ. Det blir ett principbeslut av regionfullmäktige med uppdrag till hälso- och sjukvårdsstyrelsen att ansvara för genomförande av beslutet. Genomförandet av beslutet innebär att ta upp förhandlingar med SOS Alarm. Upphandlingsbestämmelserna hindrar inte regionen från att sluta avtal med SOS Alarm. Ett genomförandeprojekt bör startas tillsammans med bolaget. Studiebesök hos landstinget Dalarna och Region Skåne rekommenderas. Vid förhandlingarna med SOS Alarm är det ett problem att bolaget har monopolläge. Öppenhet och lyhördhet från bolagets sida blir extra viktigt. Regionen bör genom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) bevaka hur pris ska bestämmas i en framtida monopolsituation

11 7 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport 2. Uppdraget Uppdraget är dokumenterat i Uppdragshandling Dnr RS Uppdragsgivare: Ann-Sofi Lodin. Uppdragstagare: Jan-Åke Björklund. Oberoende part ska se över alarmeringssituationen i Västra Götalandsregionen och bidra med en second opinion inför beslut om nästa steg där upphandling av extern leverantör ställs mot förutsättningarna för att driva hela eller delar av tjänsten i egen regi/eget aktiebolag. Angreppssättet i uppdraget ska vara framåtsyftande för att ge ett kompletterande underlag för framtida beslut. Detta tillämpar jag på så sätt att vad som varit och vad som gäller i olika frågor redovisas summariskt - mer ingående endast i den mån det har relevans för slutsatser och förslag. Långa beskrivande texter undviks. 112-området är grundligt utrett och redovisat i olika rapporter (Se avsnitt 3). Tyngdpunkten i uppdraget ligger på intervjuer och analyser av vad som skrivits och sagts för att komma fram till en samlad bedömning och förslag. 3. Referenser och intervjuer Här förtecknas det skriftliga material jag tagit del av och de muntliga kontakter jag haft. Datum, diarienummer och liknande finns i detta avsnitt, medan dessa uppgifter undviks i den löpande texten för att inte tynga den med siffror. Namnen på dem jag träffat eller talat med i telefon finns i mitt arbetsmaterial. Intervjupersonerna från Västra Götaland är anvisade av regiondirektören. Personerna utanför regionen har jag själv valt ut. I förteckningen nedan anges organisationerna men inte namnen på personerna. Jag har intervjuat 36 personer. Skriftligt material En myndighet för alarmering Alarmeringstjänstutredningen SOU 2013:33 Remissvar på utredningen dnr Fö 2013/935/SKK Prop (Budgetprop.) 2014/15:1 utg omr 6 Riksdagens tillkännagivande tsk 2014/15:104 Regeringens styrning av SOS Alarm - viktigt för människors trygghet Riksrevisionen RiR 2015:11 En samordnad alarmeringstjänst Dir 2015: utredningen Socialstyrelsen 2016: Hälso- och sjukvårdens förmåga att hantera en allvarlig händelse med många skadade Erfarenheter och lärdomar av övning TYKO

12 8 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Olika organisationsformer för alarmering, prioritering och dirigering av ambulans för- och nackdelar SWECO SOS Alarm Årsredovisning 2015 Ambulansdirigering - upphandling eller egen regi Landstinget Sörmland Erfarenheter från SvLC Landstinget i Uppsala län Landstinget Västmanland Prehospital vård i Region Skåne Prioritering och dirigering av prehospital verksamhet beslutsförslag till Hälso- och sjukvårdsnämnden Region Skåne Prioritering och dirigering av prehospitala enheter i egen regi - Sjukvårdens larmcentral Stockholms läns landsting Prioritering och läkarstöd i egen regi Stockholms läns landsting Förstudie om framtida prehospital vård i SLL Rätt vårdinsats i rätt tid med rätt resurs Stockholms läns landsting Avtal mellan Stockholms länslandsting och SOS Alarm Sverige AB avseende prioriterings- och dirigeringstjänster Prehospital akutsjukvård i Västra Götalandsregionen 2010 Dnr RSK Risk- och konsekvensanalys Alarmeringssjukvård i VGR:s regi Prioritering och dirigering av sjukhusens externa resurser i Västra Götaland - nyckelfunktion för den samlade hälso- och sjukvården Prioritering och dirigering av ambulanssjukvårdens prehospitala resurser i Västra Götalandsregionen Tjänsteutlåtande och beslut Dnr HS Förstudie SOS Alarm AB Västra Götalandsregionen Revisionsenheten

13 9 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Muntliga referenser Justitiedepartementet 112- utredningen Sveriges kommuner och landsting SKL SOS Alarm AB Larmcentralen Göteborg Gårda Stockholms läns landsting Region Skåne Uppsala läns landsting och Landstinget Västmanland Sjukvårdens larmcentral Uppsala Landstinget Dalarna Region Gotland Landstinget Sörmland Örebro läns landsting Karolinska Institutet Revisionen Västra Götalandsregionen Politiker och tjänstemän i Västra Götalandsregionen 4. Bakgrund Regionen har beslutat om en översyn av oberoende part av alarmeringssituationen i Västra Götalandsregionen. Det gäller organisationen av 112-larm och olika alternativa organisationer för dessa tjänster i vad avser prioritering och dirigering av ambulans eller annan resurs. Revisionsenheten vid Västra Götalandsregionen har i förstudie den 8 juni 2016 ingående redovisat vad som förevarit mellan regionen och SOS Alarm AB samt de olika turerna om regionen ska ha alarmeringen i egen regi eller inte. Data och protokollparagrafer finns i utredningen. I sammanfattning är bakgrunden följande: Genom avtal från 2009 mellan Västra Götalandsregionen och SOS Alarm AB har bolaget skött alarmeringstjänsten åt regionen. Avtalet avser ambulansdirigering, personal och teknik. SOS Alarm tar emot nödsamtal på 112, prioriterar och dirigerar ambulanser

14 10 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport I december 2009 beslutade dåvarande hälso- och sjukvårdsutskottet att utreda den prehospitala akutsjukvården. Utredningen Prehospital akutsjukvård i Västra Götalandsregionen 2010 presenterades för utskottet i december Reviderat förslag är daterat den 27 januari Beslut i ärendet fattade utskottet den 23 februari I protokollet finns inget specifikt om alarmeringstjänsten. I utredningens förslag finns ett avsnitt 2.10 Ambulansalarmering, - prioritering, - dirigering. Där nämns AmbuAlarm - regionens enhet som skapades 2009 i samband med upphandlingen från SOS Alarm. Enheten ska svara för styrning, uppföljning och utveckling av ambulansalarmering, -prioritering och -dirigering samt upphandling och uppföljning av larmtjänster. I utredningen skrivs: Det finns en stor potential hos AmbuAlarm att ytterligare utveckla regionens kompetens inom det prehospitala akutsjukvårdsområdet för logistik, dirigering, prioritering, verksamhetsuppföljning och beställning/upphandling. Under år 2013 stod det klart att varken regionen eller SOS Alarm ville förlänga avtalet från år Regionen ansåg att bolaget inte levde upp till avtalsvillkoren och bolaget menade att avtalet var olönsamt. Avtalet förlängdes dock till den 31 mars 2016 för att möjliggöra ny upphandling. Det blev ingen upphandling. Däremot övertog regionen i egen regi beställning och dirigering av liggande sjuktransporter dag- och kvällstid. Den 25 mars 2015 beslutade hälso- och sjukvårdsstyrelsen att förlänga avtalet med SOS Alarm avseende dirigering av ambulanser och tillhandahållande av larmteknik för hela prioriterings- och dirigeringsprocessen, men att sköta prioriteringsfunktionen bemannad med sjuksköterskor i egen regi. Förhandlingarna om de delar som SOS Alarm fortsatt skulle sköta åt regionen strandade. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen informerades om läget och ärendet flyttades till regionstyrelsen. Förvaltningen föreslog regionstyrelsen att fortsätta i enlighet med hälsooch sjukvårdsstyrelsens beslut med prioritering i egen regi, men regionstyrelsen beslutade i oktober 2015 att återuppta förhandlingarna med SOS Alarm med avsikt att förnya eller förlänga befintlig avtalsrelation. Förhandlingarna slutfördes i november 2015 och i december beslutade regionstyrelsen om ett antal principer som skulle gälla för ett nytt avtal. Efter påpekande om jäv flyttades ärendet tillbaka till hälso-och sjukvårdsstyrelsen, som i mars 2016 godkände ett nytt avtal. Detta avtal gäller t.o.m. september 2017 och har, jämfört med tidigare avtal, förutom ändrade ersättningar andra krav på bemanning. Medicinska bedömningar ska i största möjliga utsträckning göras av sjuksköterska. Förvaltningen har vidhållit uppfattningen att prioritering och dirigering ska skötas av regionen i egen regi. I tjänsteutlåtande den 8 juni 2016 ges följande förslag till beslut: 1. Prioriterings- och dirigeringsfunktionen av ambulanssjukvården inrättas i egen regi, i befintlig larmcentral i Göteborg, från 1 oktober 2017 med intentionen om ett långsiktigt driftansvar. 2. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen utökar beställning och dirigering av liggande sjuktransport i egen regi (från del av dygn som i dag) till dygnet runt från 1 oktober 2017 med intentionen om ett långsiktigt driftansvar

15 11 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport 3. Hälso- och sjukvårdsdirektören får i uppdrag att återkomma till hälso- och sjukvårdsstyrelsen med förslag på organisation, teknik, bemanning och finansiering i sambanden förändringen. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen följde inte förvaltningens förslag utan beslutade den 16 juni 2016: Hälso- och sjukvårdsstyrelsen ger hälso- och sjukvårdsdirektören i uppdrag att utifrån de inriktningar som anges i ärendet teckna avtal med SOS Alarm om leverans av alarmerings-, prioriterings och dirigeringstjänster. Beslutet motiverads bl.a. med att det krävs nationell samverkan och samordning av samhällets totala resurser på området samt att styrningen av den prehospitala vården optimeras. Regionen bör därför sträva efter att vara en aktiv part i att utveckla det nationella samarbetet. Det är också olämpligt att fatta långtgående strukturbeslut innan pågående utredningar slutförts. I augusti 2016 beslutade regionstyrelsens ägarutskott att ge regiondirektören i uppdrag att göra en översyn av oberoende part av alarmeringssituationen i Västra Götalandsregionen. 5. Alarmeringstjänst Alarmeringstjänsten är till för att medborgarna snabbt och enkelt ska kunna få hjälp i nödsituationer. Genom larmnumret 112 kan man nå polis, räddningstjänst och sjukvård/ambulans. Även andra kan nås via 112 såsom jourhavande präst och giftcentral. Ambulans kan i vissa fall också beställas via beställningsnummer och webbeställning. Samhället behöver en samordnad alarmeringstjänst bland annat för att få en samordnad lägesbild vid samhällsstörningar och för att underlätta insatser från flera aktörer. Larmbehandling är mottagning, bedömning/prioritering och dirigering. För Västra Götalandsregionens del finns förutom ansvaret för hälso- och sjukvården även ansvar för infrastruktur, kollektivtrafik och ett stort fastighetsbestånd. Dessa områden kan beröras vid alarmeringshändelser. Lagstiftning om alarmering finns bland annat i hälso- och sjukvårdslagen och lagen om verksamheten hos vissa regionala alarmeringscentraler, men i huvudsak regleras alarmeringen genom avtal. Staten och SOS Alarm AB har ett alarmeringsavtal som ska säkerställa verksamheten och att den möjliggör en samordning av alarmeringen. I avtalet bestäms SOS-tjänsten En operatör ska svara, göra en första intervju, bedöma hjälpbehovet, lokalisera, fastställa vem som ska ge hjälp och vidarekoppla samtalet till hjälporganet. Alla dessa moment blir inte alltid aktuella. För polis och räddningstjänst är rutinerna delvis annorlunda. Landstingen/regionerna har egna avtal med SOS Alarm. Dessa varierar efter olika sjukvårdshuvudmäns behov. Avtalen är frivilliga och förhandlas fram affärsmässigt. Från SKL anförs att det finns en inbyggd problematik i att staten har en förenklad definition av nödsamtal. Det behövs en djupare analys av vilka funktioner som ska innefattas i samhällets övervakning av säkerheten. Antalet aktörer som har en nyckelroll och som ska involveras ökar. Snabbhet är i många fall det mest avgörande. En framtida alarmeringstjänst behöver interaktion mellan många olika aktörer och inte enbart de traditionella blåljusaktörerna

16 12 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport 6. Norge, Danmark och Finland Norge Norge har inget gemensamt men har tre larmnummer. 113 är för akutmedicin och ambulans. Sjukvårdslarmen tas emot av regionala akutmedicinska kommunikationscentraler (AMK). Deras uppgift är att beställa och koordinera ambulans, alarmera sjukhusen och vid behov ge medicinska råd. Operatörerna är sjuksköterskor. AMK-centralerna har lokala IT-system och information kan inte delas mellan centralerna. Det har förekommit kö till 113. Förslag om mer samlad alarmering har varit aktuell. Sjukvårdsalarmeringen är en del av sjukvården. Larmcentralerna beskrivs som nav för sjukvården. Sjuksköterskorna på 113 styr patienter till rätt vårdnivå och startar vårdkedjor. Eftersom Norge inte har ett gemensamt larmnummer blir förutsättningarna delvis annorlunda jämfört med Sverige. Danmark Danmark har ett samlat larmnummer för polis, sjukvård och räddningstjänst. Det finns tre larmcentraler. Vid sjukvårdslarm registrerar centralen adress och kopplar vidare till AMK-vaktcentral i den region det gäller. Där bedöms samtalet av sjuksköterska och ambulans eller annat fordon skickas. Alarmeringen ses som en del av den prehospitala vården. Danmarks modell ses av hälso- och sjukvården i Sverige ofta som ett föredöme. Finland Också Finland har ett samlat larmnummer för polis, sjukvård och räddningstjänst. Alarmeringen sköts av en statlig myndighet Nödcentralverket med sex regionala nödcentraler. Verksamheten var tidigare i kommunal regi men förstatligades och centraliserades för att säkerställa likvärdighet och effektivitet. Nödcentralernas larmoperatörer tar emot samtal, bedömer och förmedlar till ansvarigt räddningsorgan. För att arbeta som larmoperatör krävs 18 månaders yrkesutbildning vid Räddningsinstitutet. 7. SOS Alarm AB Sedan 1956 finns det i Sverige ett gemensamt nödnummer Den 1 juli 1996 blev det 112. År 1973 bildades SOS Alarmering som från år 1995 kallas SOS Alarm. Bolaget ägs gemensamt av staten samt kommunerna och landstingen/regionerna via SKL. Anledningen till att SOS Alarm bildades var behov av enhetlighet och samordning för olika alarmeringsbehov i samhället. Bolaget omsätter (2015) 950 mkr varav 263 mkr är ersättning från landsting och regioner. Antalet anställda uppgår till 916. Av dessa är 580 personer 112-mottagare och sjuksköterskor - ungefär 50 sjuksköterskor. Operatör och sjuksköterska ska ha särskild utbildning med test och certifiering. Från och med år 2016 är utbildningen cirka 20 veckor lång. Den har förstärkts med ytterligare en vecka vårdkunskap för att ge mer trygghet i vårdsamtalen. Bolaget är organiserat i två verksamhetsområden. Inom ena

17 13 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport verksamhetsområdet finns två affärsområden: Affärsområde 112, Krisberedskap och Räddning samt Affärsområde Vård. Produktionen inom affärsområdet sker vid 13 SOScentraler. Göteborg/Gårda är en av dessa och har ett medicinskt specialistcenter. 13 larmcentraler tar emot tre och en halv miljoner anrop per år. Vårdsamtal är ungefär hälften. Samtal till 112 kan besvaras av ledig operatör på samtliga SOS centraler. Numera finns en nationell mottagning som innebär att samtalsflödet mellan SOS-centralerna jämnas ut. Samtalen kommer in nationellt och fördelas så att den central som ligger närmast den hjälpsökande kan svara. Om ingen SOS-operatör är ledig vid den centralen går samtalet vidare så att alla SOS-operatörer i hela landet kan besvara samtalet. Däremot hanteras utlarmning och dirigering lokalt. Medelsvarstiden var i januari ,3 sekunder. Med den gemensamma mottagningen var medelsvarstiden i januari ,5 sekunder. Enligt avtalet med staten ska medelsvarstiden inte överstiga 8 sekunder. Larmcentralen i Gårda i Göteborg är den största i SOS Alarm-organisationen larmsamtal kommer in per dygn. Nära hälften gäller hälso- och sjukvård. På Gårda finns cirka 120 anställda. För närvarande finns där 8 sjuksköterskor som ingår i ett nätverk med andra larmcentraler. Det är liksom på många andra håll svårt att rekrytera sjuksköterskor. Operatören som tar emot samtal kopplar till sjuksköterska för medlyssning vid behov enligt manual eller vid tveksamhet. Sjuksköterskan bestämmer om hon ska gå in i samtalet. Samtalsflödet utan avbrott eller vidarekoppling är viktigt. SOS Alarm har statens uppdrag att ansvara för larmnumret 112. Bolaget ska samordna och utöva det allmännas alarmeringsfunktioner. Det innebär att ta emot, behandla och förmedla larm på 112. Bolaget ska erbjuda bland andra landstingen och regionerna att sluta avtal om anslutning till SOS Alarms tjänster. Det finns ett alarmeringsavtal mellan staten och bolaget. I avtalet bestäms bland annat om svarstider. Alla landsting och regioner utom Uppsala och Västmanland har avtal med SOS Alarm. Avtalens innehåll varierar utifrån landstingens och regionernas olika krav. SOS Alarm AB ansvarar för mycket viktiga samhällsfunktioner som är känsliga och bevakade. Verksamheten har under åren oftast fungerat väl. Det finns kritik från landsting och regioner mot företagets kompetens och förståelse för den prehospitala vården. Vissa landsting och regioner kräver sjuksköterskor i alla vårdbedömningar, vilket företaget haft svårt att klara. De flesta har dock valt en modell med operatör som har tillgång till sjuksköterskor vid behov. Det finns också synpunkter på bolagets samarbetsförmåga och lyhördhet. Två landsting har tagit över alarmeringen i egen regi och några har lämnat eller övervägt att lämna SOS Alarm men återupptagit samarbetet i nya avtal. Riksrevisionen har i en rapport år 2015 Regeringens styrning av SOS Alarm - viktigt för människors trygghet undersökt landstingens inställning till SOS Alarm: Av 20 landsting har 6 svarat att de generellt är missnöjda med SOS Alarm som helhet. Mest missnöje handlar om SOS Alarms kompetens och förståelse för utvecklingen inom den prehospitala vården där hälften av landstingen anser att SOS Alarm i ganska liten utsträckning har kompetens inom området. Samtidigt anser 11 landsting att SOS Alarm har anpassat sig till det specifika landstingets behov vilket visar på kundanpassning. Riksrevisionen rekommenderar SOS Alarm att fortsätta arbetet med relationerna till landstingen så att det stärker förutsättningarna för en väl fungerande alarmeringstjänst

18 14 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport I SOS Alarms årsredovisning för år 2015 skriver bolaget om förstärkt samarbete med landstingen: Tack vare en löpande dialog med landstingen har frågetecken retts ut och osäkerheten minskat. Den löpande kunddialogen är basen för att utveckla relationerna och tilliten - ett måste för att vi i samverkan med kundernas ska kunna möta medborgarnas behov. I framtiden kommer vi att se en ökad samverkan och integration med landstingen, där de kan välja mellan att tjänsten helt sköts av SOS, till att uppdragsgivaren bemannar prioriteringsfunktionen med sjuksköterskor. Samarbetet utvecklas allt mer mot att SOS Alarm får rollen som strategisk partner till landstingen när det gäller att patientstyra till optimal vårdnivå för den enskilde patienten och därmed ett effektivare utnyttjande av landstingets resurser. Sammantaget ska ambulansresurserna användas på ett optimalt sätt både vad avser nödvändig beredskap, kötider och miljöhänsyn. För att förstärka samarbetet kring utveckling av prioritering och dirigeringstjänsten finns ett rikstäckande samarbetsråd med deltagare från bland annat ambulanssjukvården och ett flertal av landets landsting. Det är tydligt att det finns en klar ambition hos samtliga parter att gemensamt arbeta för en hållbar gemensam alarmeringstjänst för ett tryggare Sverige för alla. Bolaget har flera utvecklingsarbeten och även i samverkan med landsting och regioner. Kvalitet och leverans i samverkan har bland annat lett till tre standardiserade leveransmodeller. Den första är basmodellen som de flesta landsting och regioner har. SOS Alarm ansvarar i denna modell för hela larmkedjan i bolagets lokaler och med bolagets teknik och personal. Prioritering av sjuksköterska sker vid behov. Samverkansmodellen kallas den andra. Där ansvarar SOS Alarm för alarmering och dirigering i egna lokaler och med egen teknik och personal. Prioriteringen sker i samverkan på plats där landstinget bemannar Högre Medicinsk Kompetens (HMK), i första hand sjuksköterska. Det sker genom medlyssning och överkoppling vid behov. Metoden för detta är under utveckling. Den tredje modellen kallas Samverkansmodell, egen prioritering. Skillnaden mot modell två är att prioritering utförs i sin helhet av landstinget personal, efter överkoppling av identifierat vårdärende. 8. Andra huvudmäns modeller SOS Alarm AB svarade för alarmeringstjänsten åt samtliga landsting och regioner fram till år Då vann MedHelp AB en gemensam upphandling för landstingen Uppsala, Västmanland, Sörmland och Region Gotland. Samarbetet blev problematiskt fram för allt på grund av tvist om ekonomin i avtalet. Sörmland och Gotland återgick till SOS Alam medan Uppsala och Västmanland tog över verksamheten i egen regi den 26 maj Uppsala och Västmanland har var sin nämnd för alarmeringstjänsten. De har egna larmcentraler i Uppsala och Västerås - Sjukvårdens Larmcentral (SvLC). Landstingen samarbetar om alarmeringen och det ska uppfattas som en gemensam tjänst av medborgarna. Via 112 och SOS Alarm görs alarmeringen med både prioritering och dirigering från en egen teknisk plattform. Sjuksköterskor besvarar och bedömer alla nödsamtal som SOS Alarm bedömt som vårdärenden. Alarmeringen är integrerad i

19 15 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport hälso- och sjukvården. 96 % av samtalen är rena sjukvårdsärenden och 4 % är samverkanslarm med polis och räddningstjänst. Samverkanslarm hålls ihop av SOS Alarm. Av alla uttalanden att döma och de utvärderingar som gjorts har det fungerat mycket bra i Uppsala och Västmanland. Ambulansutryckningarna har minskat markant - 17 % färre i Uppsala och 12 % färre i Västmanland, enligt senaste uppgifter. Detta utan några tecken på underutryckning. Kompetent sjukvårdspersonal i samtalsmottagningen, fler alternativ till ambulans och lokalkännedom är förklaringarna. Sambanden med sjukvårdsupplysningen 1177 framhålls också. Det finns 27 tjänster (fler personer) på de båda larmcentralerna. Dirigeringen sköts av egen personal, som inte är sjuksköterskor. Intresset från den övriga hälso- och sjukvården i de båda länen är stort. Samverkan sker med övrig sjukvård inklusive primärvård. ST-placering för allmänläkare och akutläkare är obligatorisk. ST-läkare inom anestesi askulterar. Eftersom det är via 112 och SOS Alarm som nödsamtal når SvLC är det en operatör från SOS Alarm som har det första samtalet med en hjälpsökande. I vårdärenden lämnas ärendet manuellt över till SvLC med de uppgifter operatören inhämtat. Den hjälpsökande får då åter förklara sitt ärende, nu för en sjuksköterska på SvLC. Enligt företrädare för larmcentralerna är detta ingen nackdel jämfört med andra alternativ, där sjuksköterska också kommer in i steg två. Inte heller sambanden med andra aktörer eller andra landsting ses som något problem. Den egna tekniska plattformen är ett system med öppna gränssnitt som kan kopplas till andra system, dock inte till SOS Alarm. Från statens sida ses detta som ett problem, medan företrädare för Uppsala och Västmanland menar att problemet beror på SOS Alarm som anför lagliga hinder mot informationsdelning. I händelse av driftstörningar finns backup mellan de båda larmcentralerna. En avgörande orsak till att verksamheten fungerar bra är beslutsstödet. Detta utvecklades under tiden med MedHelp-avtalet och framställs som mer utvecklat och anpassat till hälsooch sjukvården än det beslutstöd som SOS Alarm använder. Bland annat kan data lagras för hälso- och sjukvårdens behov med medicinska journaler som är lätta att söka, uppdatera och använda för kvalitetssäkring och forskning. Beslutsstödet ger tillgång till viktig information från sjukjournaler såsom individuella vårdplaner och allergier. Beslutsstödet är framtaget för medicinskt skolad personal med minst sjuksköterskekompetens. Andra landsting och regioner har visat intresse för Uppsalas och Västmanlands lösning med egen regi. Sörmland var med Uppsala och Västmanland i förberedelserna för egen regi, men stannade kvar hos SOS Alarm. Nu har dock Sörmland beslutat att söka anslutning till Uppsala och Västmanland. Gotland som deltog tillsammans med de tre andra under MedHelp-tiden har återvänt till SOS Alarm. Landstingsstyrelsen i Sörmland beslutade den 16 augusti 2016 att landstingsdirektören får i uppdrag att påbörja arbetet kring ett samgående med landstingen i Uppsala och Västmanland gällande ambulansdirigering i egen regi - Sjukvårdens larmcentral. Syftet med övergången i egen regi är en mer patientsäker prioritering då det enbart är sjuksköterskor som ska göra bedömningen

20 16 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Landstinget i Dalarna har ett avtal med SOS Alarm. Bolaget driver larmcentralen i Falun, men landstinget bemannar dygnet runt med egna sjuksköterskor. SOS Alarm svarar för larmmottagning och dirigering i bolagets lokaler och med bolagets teknik och personal. Prioriteringen är landstingets ansvar och sker i samverkan på plats där landstinget bemannar Högre Medicinsk Kompetens-funktionen (HMK) med sjuksköterskor. Prioriteringen sker genom medlyssning och överkoppling vid behov. Det finns en sjuksköterska åt gången vid larmcentralen. Om sjuksköterskan är upptagen med larmsamtal är det SOS-operatören som prioriterar och larmar ut. Mindre akuta samtal kan upptas av sjuksköterskan när hon blir ledig. Landstinget har inga problem med långa väntetider. Lokalkännedom om geografi och verksamheter är en styrka sjuksköterskor tjänstgör vid HMK. De ska ha minst 75 % tjänstgöring och av denna är cirka 50 % vid HMK och 50 % vid akutkliniken vid Falu lasarett. Tjänsterna är värdefulla ur rekryteringssynpunkt. De betalas extra och är en karriärmöjlighet för sjuksköterskor. Landstinget ser inga skäl till att utöka tjänstgöringen till att omfatta även dirigering. Detta för att det fungerar bra med endast prioriteringen i landstingets regi och kanske ännu viktigare - landstinget måste hushålla med sjuksköterskorna. Bristen på sjuksköterskor lär bestå och ur ett koncernperspektiv behövs sjuksköterskorna ute i sjukvården. Funktionen HMK har vuxit fram och utvecklats under många år från stödfunktion till larmcentralen till att bli en del av denna. Inom landstinget är man mycket nöjd med hur alarmeringstjänsten fungerar och har inga planer på att ändra dagens system. Region Skåne har under många år haft avtal med SOS Alarm. I slutet av år 2015 beslutade regionen att fortsätta samarbetet med SOS Alarm, men att överta prioriteringsfunktionen i egen regi. Efter utredning som resulterade i tre alternativ valdes alternativet Prioriteringsfunktionen i egen regi samt upphandlad dirigeringsfunktion med samverkan i säkrad infrastruktur. Det är i princip Dalamodellen Motiven för det valda alternativet uttrycks på följande sätt: Det huvudalternativ som rekommenderas är att Region Skåne fokuserar på att ta fullt ansvar för prioriteringsfunktionen med ansvar för bedömning, triagering och prioritering. Den funktion som tydligast är en del av sjukvården såväl kompetensmässigt som verksamhetsmässigt. Detta är samtidigt den funktion i larmkedjan där förbättringspotentialen är mest påtaglig. Det innebär att Region Skåne föreslås skapa en prioriteringsfunktion i egen regi bemannad med sjuksköterskekompetens med läkarstöd, med ansvar för bedömning, triagering och prioritering av de vårdärenden som inkommer via 112. Denna prioriteringsfunktion ska arbeta samlokaliserad på plats i larmcentralen med gemensam teknik och i nära samverkan med övriga funktioner i larmkedjan. Läkarstödet erhålls genom att det redan i dag befintliga Regionala Läkarstödet (RLS) för ambulanssjukvården, kan utnyttjas också av larmcentralens sjuksköterskor

21 17 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Tjänsten utlarmning och dirigering av ambulanser liksom tillgången till arbetsplatser på larmcentralen och larmcentralsteknik för den egna prioriteringsfunktionen upphandlas i detta alternativ inför en ny avtalsperiod. På detta sätt säkerställs larmkedjans infrastruktur och redundans med larmcentraler och en gemensam nationell teknikplattform. Samtidigt som Region Skåne tar det fulla ansvaret för prioritering, kompetensförsörjning i prioriteringsfunktionen samt val av beslutstöd för bedömning, triagering och prioritering. Fördelarna med detta alternativ är att bedömning och prioritering blir en del av sjukvården, med möjlighet till förbättrad kompetens och kvalitet i besluten, samtidigt som infrastruktur och redundans säkerställs och sårbarheten begränsas. En kritisk framgångsfaktor för detta alternativ är att man lyckas med att skapa en väl fungerande samverkan såväl strategiskt som operativt samt ett gemensamt arbete med processutveckling mellan de olika aktörerna i larmkedjan. Alternativet Egen integrerad larmcentral valdes inte. Uppsala och Västmanland hade studerats och fördelarna med en sådan lösning är att regionen skulle få ett totalt ansvar för hela tjänsten med möjlighet till maximal styrbarhet. Följande uppfattades dock som nackdelar med en sådan lösning: Investering i lokaler för larmcentral samt upphandling av teknisk plattform måste ske med risk för lång genomförandetid, höga kostnader och lösningar som kan försvåra en nationell samordning och samverkan. Redundans för både lokal, teknik och personal försvåras med risk för hög sårbarhet. Synergier/samarbeten med andra aktörer försvåras. Alarmeringstjänstutredningen kan komma att ställa krav som inte ligger i linje med gjorda investeringar. Erfarenheter av att utföra tjänsten i helt egen regi saknas. Utbyggnadsskedet kommer att ta tid, övergången blir komplicerad och patientsäkerheten kan i och med det riskeras. Alternativet Upphandling av hela tjänsten som i dag valdes inte med motiveringen att en sådan lösning med största sannolikhet inte leder till de önskvärda förbättringarna av bedömning, triagering och prioritering. Region Skåne inför övertagandet av prioriteringen i etapper. Den 1 november 2016 började verksamheten med sjukvårdens egna beställningar av ambulans eller annan resurs. Februari 2017 tillkommer HMK-ärenden och i oktober 2017 ska 80 % av vårdärenden som berör patienter i Skåne bedömas av regionens sjuksköterskor. 30 sjukskötersketjänster bedömer regionen att det behövs för att sköta prioriteringen. Det är lättare för regionen som huvudman för hälso- och sjukvård att rekrytera sjuksköterskor

22 18 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport till larmcentralen än vad det varit för SOS Alarm som mer ses som ett teknikföretag. Samarbetet mellan regionen och bolaget om införandet av den nya ordningen har fungerat mycket bra. Arbetsgivaransvaret för de båda huvudmännen har lösts utan problem. Det finns ett gemensamt styrdokument för personalen på larmcentralen. Larmmottagning och dirigering sköts av personal från SOS Alarm, som även i 20 % av samtalen ska svara för prioritering. Stockholm läns landsting har sedan länge avtal med SOS Alarm. År 2013 vann MedHelp AB upphandlingen om alarmeringstjänst, men efter överklagan avbröts upphandlingen. Avtal slöts med SOS Alarm AB för en kortare tid med möjlighet till förlängning. Utredning om alarmeringstjänst i egen regi startade. Den 5 mars 2015 lade hälso- och sjukvårdsförvaltningen fram rapporten: Prioritering och dirigering av prehospitala enheter i egen regi - Sjukvårdens larmcentral. Utredningen kom fram till att det finns stora fördelar med att organisera prioritering och dirigering av prehospitala enheter i egen regi. Det ger bättre patientstyrning och samordning för effektivare resursutnyttjande av de prehospitala enheterna. Vårdgivaransvaret förtydligas och tillgången till patient- och ärendeinformation förbättras. Utredningen presenterades för hälso- och sjukvårdsnämnden i april Nämnden beslutade att hälso- och sjukvårdsdirektören skulle få i uppdrag att utreda förutsättningar för att driva prioriterings- och läkarstödstjänsten i landstingets egen regi från och med den 1 november Det innebar att utförandet av prioritering och dirigering delades. En ny rapport: Prioritering och läkarstöd i egen regi presenterades den 27 oktober I denna rapport avrådde samtliga som medverkat i utredningen från att dela prioriteringsoch dirigeringstjänsten på två vårdgivare. Ett antal risker med att dela utförandet lyftes fram: Otydlighet om ansvarsfrågan. Larm- och vårdkedjan fragmentiseras Handläggningstiderna kan öka och därigenom påverkas patientsäkerheten. Inringaren behöver upprepa information både till 112 och prioriteringsfunktionen. Otydligt eller omöjligt att förmedla patientinformation mellan delarna. Sekretessproblem. Naturliga samarbeten försvåras eller förhindras. SOS Alarm har byggt upp och beprövat modeller, kanaler och arbetsformer för samverkan. SOS Alarm kommer sannolikt under överskådlig tid vara första mottagare av samtal i larmkedjan. Fördel ur patientsäkerhetsperspektiv att befintliga strukturer för samverkan bibehålls. Kostnadsdrivande på grund av att funktioner måste dubbleras. Samlokalisering inte lämpligt med hänsyn till sekretessen. Stockholms läns landsting har lyft frågan vem som är vårdgivare. Vårdgivarfrågan är oklar med olika uppfattningar om dirigeringsfunktionen är vårdgivare eller inte. I Västra Götaland finns det uppfattningar att dirigering som fristående funktion inte är vårdgivare

23 19 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Dalarna och SOS Alarm anser att dirigeringsfunktionen är vårdgivare. Skåne tycks inte se det som något problem. IVO konstaterar att otydlighet råder. Jag ser inte att vårdgivarfrågan är något problem för regionens val av alternativ. Hälso- och sjukvårdsnämnden i Stockholms läns landsting beslutade den 1 december 2015 att uppdra åt hälso- och sjukvårdsdirektören att återkomma till nämnden med förslag till avtal med SOS Alarm om tjänsten prioritering och dirigering. Skälen för att teckna avtal med SOS Alarm beskrivs i tjänsteutlåtande till nämnden: Förvaltningen bedömer att en prioriterings- dirigeringstjänst inte kan fungera utan att det etablerats strukturer för samverkan. Tjänsten bygger på att samtliga nivåer i verksamheten har en gedigen kunskap om samhällets olika funktioner och en förståelse för när olika samverkansparter ska involveras. SOS Alarm har under lång tid byggts upp och prövat modeller, kanaler och arbetsformer för samverkan, t.ex. vid samverkanslarm. Genom avtal med SOS Alarm får Stockholms läns landsting (SLL) tillgång till, och kan vara en del av denna samverkansstruktur. Stockholm läns landsting har efter rättsutredning kommit fram till att alarmeringstjänsten inte behöver upphandlas. Avtal kan tecknas direkt med SOS Alarm. Den 21 juni 2016 beslutade hälso- och sjukvårdsnämnden att godkänna avtal mellan landstinget och bolaget. Avtalet reglerar sedvanlig larmmottagning, prioritering och dirigering. Avtalet reglerar också att vårdärenden ska hanteras av sjuksköterskor, och i förekommande fall läkare, i högre utsträckning än vad SOS Alarm hittills har levererat. För att nå målet om att vårdärenden ska hanteras av sjuksköterskor i så stor omfattning som möjligt krävs en stegvis implementering av det höjda kompetenskravet. År 2017 ska det vara % sjuksköterskor. Liksom i tidigare avtal regleras den maximala medelsvarstiden för när sjuksköterska senast ska kopplas in i vårdärende. Samtidigt som landstinget betonar vikten av att ha sjuksköterskor i alarmeringstjänsten är man medveten om att det inte är klarlagt att sjuksköterskor ger bättre resultat än SOS Alarm-operatörer. Detta får utvärderas om några år. Forskning vid Karolinska Institutet har inte kunnat påvisa fördelar med sjuksköterskor i alarmeringstjänsten. För att stärka den prehospitala organisationen i landstinget införs en roll för operativ koordinering vid SOS Alarm. Denna roll ska kunna ta ett övergripande ansvar för hänvisning och styrning av akuta vårdärenden till rätt vårdnivå, till exempel akutsjukhus, närakuter, vårdcentraler, geriatrik eller 1177 Vårdguiden. Ett avgörande skäl för att SLL valde avtal med SOS Alarm och inte egen regi var det nationella perspektivet. Nationell samverkan, långsiktighet och stabilitet är viktigt för SLL. Landstinget känner ansvar för att SOS Alarm ska fungera väl. Övriga landsting och regioner har avtal med SOS Alarm om alarmeringstjänsten. Det innebär att SOS Alarm svarar för hela larmkedjan i SOS Alarms lokaler och med bolagets teknik och personal. Prioritering av sjuksköterska kan göras vid behov

24 20 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport 9. Statens inställning 112-utredningen Riksdagen och regeringen har sedan 1970-talet behandlat alarmeringsfrågorna genom en rad utredningar, propositioner, skrivelser och beslut. I detta uppdrag startar genomgången med Alarmeringstjänstutredningen år Utredningen föreslog att en nationell alarmeringsfunktion skulle inrättas och drivas som en myndighet. I direktiven till utredningen betonades vikten av att säkerställa den enskildes möjlighet att komma i kontakt med samhällets räddningsorgan och få snabb hjälp i en nödsituation. En samordnad alarmeringstjänst skulle eftersträvas för att främja stärkt samverkan, minimera hanteringstider och skapa förutsättningar för ett optimalt utnyttjande av samhällets samlade resurser inom området. Remissyttrandena över utredningen instämde överlag i utredningens analys av problemen i dagens alarmeringstjänst och betonade vikten av samordning och stabilitet. Flera remissinstanser avstyrkte dock förslaget eller efterlyste större kompletteringar. Det gällde bland annat den föreslagna ensamrätten för alarmeringsmyndigheten, ansvarsförhållandena gentemot hjälporganen och att utredningen inte tagit tillräcklig hänsyn till att ambulanssjukvård är en integrerad del av övrig sjukvård. SKL avstyrkte förslaget och föreslog i stället att den nuvarande konstruktionen med SOS Alarm bör utvecklas genom att bolaget ges ensamrätt på bedömning, prioritering, utlarmning och dirigering. SKL anförde också att alarmeringstjänsten generellt sett inte lämpar sig för upphandling på marknaden, då det är viktigt med kontinuitet och stabilitet i verksamheten. Samtidigt bör det enligt SKL finnas möjlighet att bedriva verksamhet i egen regi. Alarmeringstjänstutredningen ledde inte till någon proposition. Regeringen skrev i budgetpropositionen 2014/15 att vissa frågor behöver utredas vidare innan regeringen kan ta ställning till hur staten på effektivaste sätt kan säkerställa det offentliga åtagandet för samhällets alarmeringstjänst. Riksdagen gjorde i februari 2015 ett tillkännagivande: Regeringen bör tillsätta en utredning med uppgift att lämna förslag till hur en sammanhållen myndighet för alarmeringstjänst bör organiseras. Vid regeringssammanträde den 12 november 2015 beslutade regeringen om direktiv till en ny utredning En samordnad alarmeringstjänst (Dir 2015:113.) utredningen. Utredningen skulle vara klar den 31 maj 2017, men tiden har förlängts till året ut. Utredaren ska analysera och föreslå hur en nationell alarmeringsfunktion ska kunna inrättas för att samhällets alarmeringstjänst ska kunna samordnas på ett bättre sätt. I direktiven till 112-utredningen skriver regeringen: En samordnad alarmeringstjänst är nödvändig för att stärka samverkan, minimera hanteringstiderna och skapa förutsättningar för ett effektivt utnyttjande av samhällets samlade hjälpresurser. För att säkerställa en samordnad alarmeringstjänst är regeringens inriktning att en nationell alarmeringsfunktion ska inrättas för att om möjligt med ensamrätt kunna ta emot och behandla larm som kräver omedelbara insatser från samhällets hjälporgan inom allmän ordning, säkerhet och hälsa. Detta kan t.ex. gälla vid

25 21 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport bränder, trafikolyckor, ingripande vid våldsbrott, utsläpp av farliga ämnen eller vid livshotande sjukdomsfall. Hjälporganen ska dock även fortsättningen ha full bestämmanderätt över sina hjälpresurser. Det är hjälporganen som är ansvariga för hur deras verksamhet planeras, organiseras och leds så att hjälpinsatser kan påbörjas inom godtagbar tid och genomföras på ett så effektivt sätt och med så hög kvalitet som möjligt. Mot denna bakgrund är det varken nödvändigt eller ändamålsenligt att ge den nationella alarmeringsfunktionen befogenheter inom hjälporganens nuvarande ansvarsområden. Några landsting har den senaste tiden uttryckt sig vilja bedriva utalarmering av hjälpresurser själva, dvs. utan anlitande av SOS Alarm. Det har bl.a. framförts att SOS Alarm borde bli bättre på att utveckla kompetens och förståelse för den prehospitala vården. En utveckling med att allt fler aktörer själva ansvarar för sin alarmering kan innebära att samordningsmöjligheterna inom alarmeringsverksamheten försämras. Riksrevisionen anför i en granskning 2015 av regeringens styrning av SOS Alarm: Samhällets alarmering består av regelverk och strukturer som innebär att etableringar av ytterligare aktörer i larmkedjan ger upphov till problem i larmbehandlingen. Socialstyrelsen redovisar erfarenheter av övningen TYKO Det var en nationell övning av hälso- och sjukvårdens förmåga att hantera en allvarlig händelse med många skadade. En viktig sammanfattande slutsats som Socialstyrelsen drar är att myndigheten ska verka för att etablera en funktion för nationell samordning med syfte att ge förutsättningar till en bättre behovs- och resursmatchning vid stora skadeutfall. Inom ramen för en sådan samordning bör gemensamma triage- och larmkriterier, medicinska bedömningskriterier och skadeklassificeringar, gemensamma rapportmallar och system för distribution av diagnostiskt material samt gemensam terminologi m.m. inkluderas. Socialstyrelsen skriver att i Sverige råder det ingen konsensus gällande bedömningskriterier eller nomenklatur vid triagering. Övningen visade att brist på enhetliga definitioner kan ha bidragit till en ojämn lägesbild. Det var problem att kommunicera patienternas skadegrad. Begrepp som allvarligt skadade, kritiskt skadade, mycket allvarligt skadade, röda, prio 1 och rödprioriterade användes för att beskriva samma situation. Metoder och teknik för framtagandet och kommunikationen av fördelningsnycklar och aktuella kapacitetsbedömningar över tid behöver tas fram för att skapa förutsättningar för en aktuell bild av resurstillgången. Socialstyrelsen vill skapa förutsättningar för ett nationellt kompetenscentrum med inriktning på ökad förmåga och samordning i hela traumavårdskedjan. En slutsats av Socialstyrelsens rapport är att ur ett katastrofmedicinskt perspektiv finns det särskilda skäl för nationell samordning. Staten eftersträvar en alarmeringstjänst som har ett sammanhållet regelverk, är samordnad och enhetlig. Den enskildes behov av effektiv hjälp i olika nödsituationer betonas. Frivilligheten - möjligheten för landstingen och regionerna att välja andra lösningar än att ingå i ett nationellt organisatoriskt och tekniskt system - ses som en brist. Ensamrätt för alarmering nämns

26 22 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Staten befarar att fragmentisering av alarmeringssystemet kan innebära risker för samhällets förmåga att säkerställa människors skydd och undsättning. Det huvudsakliga skälet för samordning är att en nödställd person enkelt ska kunna slå larm samt att möjliggöra effektiva hjälpinsatser. En samordning bedöms också vara kostnadseffektiv. Förutom organisatoriska problem med brister i samordning och enhetlighet som påtalas anförs risk för tekniska problem. Flera hjälporgan har egna tekniska system för larmbehandling och det innebär att det kan vara svårt att vidareförmedla information till andra aktörer i en hjälpinsats. Då försämras möjligheterna att få en helhetsbild av tillgängliga resurser mm. I direktiven till 112-utredningen skriver regeringen: De hjälporgan som utalarmerar hjälpresurser själva och som har egna tekniska system för detta bedriver i dag i alla väsentliga avseenden sin alarmeringsverksamhet utanför den samverkansstruktur inom vilken SOS Alarm är en central aktör. Detta förhållande kan försämra möjligheterna till snabbare och mer effektiv alarmering av nödvändiga hjälpresurser. Det bör observeras skillnaden mellan staten krav på samordning och enhetlighet i alarmeringstjänsten - som detta uppdrag gäller - och att landstingen och regionerna även i fortsättningen ska ha full bestämmanderätt över sina hjälpresurser - sina nuvarande ansvarsområden. Direktiven till 112- utredningen och andra uttalanden från statens sida visar att det troligen blir en mer sammanhållen alarmeringsfunktion. Utredningen ska pröva ensamrätt för larmbehandling. Fältet är inte öppet. Nuvarande ordning garanterar inte tillräcklig samordning. Systemet kan inte bygga på frivillighet. Medborgaren är utgångspunkten, men samtidigt måste hälso- och sjukvårdens behov tillgodoses bättre. Alarmeringen för sjukvården är den svåraste delen med dragkamp mellan olika intressen, men detta får inte stå i vägen för en effektiv samordnad alarmeringstjänst. 10. Hälso- och sjukvårdens behov Sjukvårdsärenden utgör ungefär hälften av larmsamtalen till 112. Av de olika alarmeringsfunktionerna skiljer hälso- och sjukvården ut sig genom att det i många fall krävs avancerad bedömning tidigt i processen. Sjukdomar och olycksfall kan vara allvarliga även då den person det gäller är fullt kontaktbar och anger diffusa symptom. Bedömningen kan leda till såväl överalarmering som underalarmering om den som tar emot samtalet är osäker. Både över- och undertriagering medför medicinska risker. Vid undertriagering får inte den patient som behöver en hjälpresurs denna. Vid övertriagering skickas resurser till de som inte behöver dessa. Då kan en bristsituation uppstå för verkligt behövande patienter. Ambulansverksamheten har utvecklats från en transportorganisation till en del av sjukvården. Den är en resurs i diagnostik och behandling och ses som integrerad del i vårdkedjeprocesserna. Kvalificerad behandling kan börja på avhämtningsplatsen. Då behövs sjukvårdsbedömning vid alarmeringen för att prioritering och styrning av sjukvårdsresurserna ska bli den rätta. Detta förklarar varför vissa landsting och regionerna kräver sjuksköterskor vid alarmeringen. Vid annan sjukvårdsrådgivning är det en

27 23 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport sjuksköterska som tar emot samtalen. Så är det oftast också vid mottagningar på olika vårdinrättningar. Medicinsk bedömningen och prioriteringen vid larmsamtal ses alltmer som en nyckelfunktion för hälso- och sjukvården. Denna första ingång och styrning till rätt vårdinrättning kan avgöra om sjukvårdsresurserna utnyttjas på bästa sätt. Det blir alltfler alternativa prehospitala resurser som komplement till ambulans. I tjänsteutlåtande till hälso- och sjukvårdsstyrelsen i Västra Götalandsregionen beskrivs detta: Det finns i dag redan en differentierad ambulanssjukvård, till exempel läkarstödsenhet, first responser-bilar, bedömningsbilar, ledningsambulans, ambulanshelikopter och ambulanser med specifika kompetenser. Differentiering av prehospitala enheter, som kommer att utvecklas ännu mer i ambulanssjukvården, kräver hög kompetens och hög tillgänglighet i både bedömningar och dirigering av enheter. Larmsamtalet är första delen av en integrerad prehospital vårdkedja. Det är viktigt att redan i samtalet kunna styra hjälpsökande till rätt vårdnivå, i rätt tid och med rätt resurs. Det innebär att en första avancerad medicinsk bedömning ska göras redan i larmsamtalet, eftersom detta kan vara avgörande för hela vårdförloppet. Det kräver medicinsk kompetens och i nära samarbete med till exempel primärvård, sjukhus, 1177, kommun och hemsjukvård och kunskap om Västra Götalandsregionens geografi, sjukvård och resurser. Koncernkontorets bedömning är att prioritering och dirigering skall organiseras i egen regi där sjuksköterskor ansvarar för prioritering. Dessa hälso- och sjukvårdens behov och kritik mot SOS Alarms sätt att sköta verksamheten har lett till att det i några landsting och regioner finns starka uppfattningar att alarmeringstjänsten ska skötas i egen regi. Om SOS Alarm hade förmått tillgodose hälso- och sjukvårdens behov bättre, skulle det förmodligen inte ha startats egna alarmeringsverksamheter i landstingen. När så väl har skett framstår fördelarna med att ha alarmeringen som en del av hälso- och sjukvården. Varför ska landstinget/regionen inte prioritera och dirigera sina egna prehospitala resurser? Kritik mot SOS Alarms sätt att sköta verksamheten bör balanseras mot vad avtalet med staten innebär och vad som därutöver köpts i form av tilläggstjänster. Bolaget ska agera affärsmässigt och kan inte alltid svara upp mot de förväntningar som finns inom hälso- och sjukvården, som ser till sina behov men kanske ibland bortser från SOS Alarms uppdrag och samhällets behov av samordning och enhetlighet. Sjuksköterskor i alarmeringstjänsten ses allmänt som en styrka. Mycket tyder på att det är en välgrundad uppfattning. Dock ställs frågor om vad det finns för evidens för detta. SOS Alarmoperatörernas metod har också fördelar med enhetlighet, snabbhet och tillgång till sjuksköterskor vid behov. Det kanske blir mindre detaljer och diagnostik jämfört med om sjuksköterskor bedömer. Dessutom är det brist på sjuksköterskor och de behövs ut i sjukvården. De allra flesta samtalen klarar en larmoperatör utan att behöva konsultera en sjuksköterska. Med det synsättet kan det vara en diskutabel prioritering att bemanna alarmeringstjänsten med i första hand sjuksköterskor

28 24 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Enligt den forskning som finns saknas det övertygande bevis för att sjuksköterskor i alarmeringstjänsten skulle vara bäst. Det har inte gått att visa vad sjuksköterskor behövs till. Internationellt är det olika. På en del håll är det sjuksköterskor i larmmottagningen på andra inte. Studier från olika delar av världen visar ingen skillnad i resultat. I USA används inte sjuksköterskor i akuta fall. De behövs inte vid blåljus och sirener men kan vara till nytta vid mer diffusa symtom. Telefonsjukvård skiljer sig från situationer där man har patienten framför sig. Utbildning av larmoperatörer är viktig. Sjukvårdskunskap t.ex. som undersköterska är bra. I Finland finns en 18 månader lång utbildning för larmoperatörer. En möjlig delförklaring till kritiken från hälso- och sjukvården mot SOS Alarm kan vara personalomsättningen på senare år. Tidigaste var det en ganska stabil personalsituation på larmcentralerna. År 2008 började det komma krav från hälso- och sjukvården på att det skulle vara sjuksköterskor i alarmeringen. SOS Alarm organiserade om och satsade på rekrytering av sjuksköterskor. Samtidigt blev det brist på sjuksköterskor och personalomsättningen blev hög. Även om det saknas vetenskapliga bevis för att sjuksköterskor är bäst på att bedöma och prioritera larmsamtal är en vanlig uppfattning inom hälso- och sjukvården att sjuksköterskor bör sköta dessas tjänster. Alla eftersträvar dock inte fler sjuksköterskor i alarmeringen, utan menar att SOS Alarms basmodell med sjuksköterskor vid behov är en lämplig avvägning. Redovisningen av sjukvårdshuvudmännens olika modeller visar detta. Även SOS Alarm rekryterar sjuksköterskor och bejakar samarbete där sjukvårdshuvudmannen med egna sjuksköterskor sköter prioriteringen. 11. Teknik SOS Alarm har en digital teknikplattform som kallas CoordCom. Den bygger på standardprodukter och nätverkslösningar och utgår från Microsoft IT-miljö. SOScentralerna är sammankopplade med varandra i en gemensam teknik och kan avlasta varandra vid hög belastning. Tekniken sägs också i hög grad kunna integreras och anpassas till landstingens och regionernas olika behov. Uppsala och Västmanland har en väl utvecklad egen teknisk plattform integrerad med hälso- och sjukvården. Tekniken har ett öppet system som kan anpassas till andra system, dock inte till SOS Alarm. Enligt landstingen beror detta på att SOS Alarm har ett slutet system som hindrar samkörning. SOS Alarm anför att det finns lagliga hinder mot informationsdelning. En uppfattning som framförs är att i stället för en gemensam teknisk plattform eller som komplement bör det skapas bättre tekniska gränssnitt som enkelt kan anpassas och förändras. Nya effektiva kommunikationsgränssnitt bör utvecklas. 112-utredningen har uppdraget att redovisa förutsättningarna för ett successivt införande av en teknisk plattform. Från statens sida betonas vikten av gemensam teknik. I direktiven till 112-utredningen anför regeringen: Det är av grundläggande betydelse att enskilda har stor tillit till alarmeringstjänsten. Det är därför av stor vikt att en nödställd i normalfallet ska behöva beskriva sitt hjälpbehov endast vid ett tillfälle

29 25 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport En samordnad larmbehandling är av största betydelse för att kunna förbättra en koordinerad larmbehandling vid insatser där flera aktörer är involverade (s.k. samverkanslarm). Inom ramen för en sådan samordnad larmbehandling är det bl.a. möjligt att kunna ta fram en helhetsbild över de samlade hjälpresurserna vid olika slags händelser. Detta är av särskilt stor vikt vid större och allvarliga händelser i samhället, men även vid mer normala samverkanslarm. Genom en samordning i larmhanteringen samt att hjälporganen genom t.ex. medlyssning och automatiserad tillgång till relevanta uppgifter tidigt involveras i larmhanteringen möjliggörs en effektiv och ändamålsenlig alarmering av samhällets hjälporgan. På så sätt riskeras inte en fördröjning i larmhanteringen som annars kan uppstå vid vidarekoppling. Mot denna bakgrund ska utgångspunkten för utredarens överväganden i denna del vara att den nationella alarmeringsfunktionen i nära samarbete med hjälporganen successivt ska kunna införa och utveckla en teknisk plattform för en effektiv mottagning och behandling av larm och som även, via ett gemensamt tekniskt gränssnitt möjliggör en effektiv informationsdelning och informationssamordning med bl.a. hjälporganen. Hjälporganens tekniska system ska vara samordnade och kompatibla med den tekniska plattformen. Det finns mot denna bakgrund behov av att överväga hur en sådan teknisk plattform successivt kan införas, invecklas och förvaltas. Utredaren ska föreslå en så kostnadseffektiv gemensam lösning som möjligt. Kritik mot SOS Alarms teknik kan falla tillbaka på ägarna som inte styrt upp detta utan låtit bolaget utveckla sin teknik efter egna affärsmässiga bedömningar. Juridiska hinder anförs också. Frågorna om gemensam teknisk plattform och gränssnittslösningar utreds nu av 112-utredningen och en utvecklad framtida gemensam teknisk plattform som kan kommunicera med andra förväntas. Koncernkontoret vid VGR tar upp teknikfrågan i tjänsteutlåtande Kontoret refererar till en analys av VGR IT som visast att den befintliga tekniken är svår att ersätta. Förslaget är att behålla nuvarande teknik och att det också har stöd i ovan refererade utredningsdirektiv. Det finns inte skäl att i detta uppdrag gå vidare med teknikfrågorna, eftersom Västra Götalandsregionen är inriktad på att använda befintlig eller kommande gemensam teknik för alarmering. 12. Intervjuer i Västra Götalandsregionen Regionen har anvisat 15 personer för intervju - sex politiker och nio tjänstemän. Vid intervjuerna har innehållsförteckningen till denna rapport tjänat som disposition för samtalen. Dessutom har SWOT-analysen i avsnitt 13 använts. Den kan ses som en sammanfattning av intervjuerna. Utöver vad som framgår av SWOT-analysen kan följande synpunkter nämnas. Möjligheterna till verksamhetsutveckling och sambanden mellan alarmeringen och hälsooch sjukvården talar för alternativet egen regi. Patienten måste i högre utsträckning komma till rätt vårdnivå redan vid alarmeringen. Överalarmering är ett problem. Kunskapsläget på larmcentralen är avgörande. Sjuksköterskor behövs där. Obruten vårdkedja är väl så viktigt som obruten larmkedja

30 26 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Ser man enbart till den regionala hälso- och sjukvårdens intresse talar det mesta för alternativet egen regi. När andra faktorer vägs in blir det inte lika givet. Det handlar också om nationella intressen, samband med andra aktörer, ägandet av SOS Alarm och risker med att driva verksamheten i egen regi. Betydelsen av enhetlig datateknik överdrivs. Det viktiga är att olika system enkelt kan kommunicera med varandra. Väljs något av alternativen med SOS Alarm måste det till ett mer förtroendefullt samarbete än hitintills. Man retar sig på bolagets agerande och efterlyser lyhördhet och smidighet i samarbetet. Regionen ska också ha en noggrann avtalsvård. Vilket alternativ som än väljs ska alla i regionen som engagerat sig i frågan ställa upp på beslutet. Tillståndet med osäkerhet och förtroendeklyfta måste upphöra. Av de intervjuade kan samtliga politiker ta alternativet SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. En skulle hellre välja SOS Alarm-avtal och en ser fördelar med egen regi, om man begränsar frågan till vad som är bäst för regionens hälso- och sjukvård. För de flesta politikerna är egen regi-alternativet helt uteslutet. Bland de intervjuade tjänstemännen väger det ungefär jämt mellan alternativet egen regi och SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. De som väljer egen regi har SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi som andrahandsval. 13. SWOT-analys Västra Götalandsregionen har i september 2014 presenterat risk- och konsekvensanalys. En samlad slutsats är att det finns betydligt fler möjligheter än risker med drift av alarmering i regionens regi, men att förutsättningen för ett lyckat genomförande är att ta identifierade risker på allvar. Enligt analysen är några av huvudargumenten för drift i regionens regi: Möjligheten att arbeta med patientsäkerhet och ständiga förbättringar på ett sätt som tar hänsyn till hela vårdprocessen och inte är suboptimerande. Möjligheten att anpassa processen efter nya krav och förändringar, både från interna och externa kunder, samt huvudintressenter. Möjligheten att arbeta med de metoder för produktionsstyrning som VGR förordar, dvs. en konkret styrning av verksamheten. Fördelen med att undvika de problem som är vanliga vid tvärorganisatoriska processer i form av fokus på avtal, gränsdragningar ersättningar etc. i stället för fokus på patienterna/kunderna

31 27 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Alarmeringssjukvård är hälso- och sjukvård och har en avgörande roll när det gäller att styra till rätt vårdnivå för akut sjuka patienter. Upphandlingar ger ingen kontinuitet. De viktigaste riskerna enligt analysen är relaterade till följande områden: Kapacitet och overflow, dvs. hur ska verksamheten upprätthålla grundläggande kapacitet samt hantera tillfälliga situationer där behovet överstiger kapaciteten. Redundans, dvs. hur ska verksamheten hantera driftstörningar och driftavbrott när det gäller lokaler och teknik. Teknisk plattform, dvs. finns det tillräckligt med robusta system och anbudsgivare som uppfyller kraven. Uppstartsutmaningar, dvs. vid implementering av helt ny verksamhet. Finansieringsmodell, dvs. vilken finansieringsmodell ska gälla för alarmeringssjukvården. Organisatorisk tillhörighet, dvs. var ska verksamheten placeras in i VGR:s organisation och vem ska ha ansvar för att granska den. Här görs en enkel SWOT-analys. Argument jag fått under uppdraget listas och fördelas på Starka sidor - Svaga sidor - Möjligheter - Risker. Detta utan rangordning eller viktning. Avstämning görs mot tre olika organisationsalternativ. Egen regi - SOS Alarm avtal - SOS Alarm med prioritering i egen regi. Det är dagens alternativ. Egen regi finns i Uppsala och Västmanland. SOS Alarm finns genom avtal med de flesta landsting och regioner. SOS Alarm med prioritering i egen regi finns i Dalarna och Skåne. 112-utredningens uppdrag att även överväga en myndighetslösning liksom eventuella nya aktörer på marknaden kan ge andra förutsättningar. Genomgång av denna SWOT-analys har varit en del i samtalen med företrädarna för Västra Götalandsregionen. I stort sett samtliga intervjuade har instämt i de argument som listats. På någon enstaka punkt finns någon avvikande uppfattning. Det som tas upp i denna enkla SWOT-analys får ses som signalord och inte ges alltför strikt innebörd

32 28 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport Egen regi Starka sidor o Integrerad del av sjukvården o Samarbete med 1177 o o o o o o Medicinsk kompetens vid prioritering Patientsäkerhet Lokalkännedom om geografi och verksamhet Mindre risk för överalarmering, hushållning med resurser Differentiering och träffsäkerhet vid utlarmning Flexibilitet Svaga sidor o o o o o o Samverkan med 112-verksamheter utanför den egna sjukvårdsorganisationen Hålla ihop samverkan med sjukvården i angränsande län Relationerna SOS Alarm Sårbarhet vid driftstörningar och överbelastning, back up Säkerhetskrav Ett extra samtal för den nödställde Möjligheter o Anpassning till den framtida hälso- och sjukvården i regionen Risker o o o o Statens intresse av nationell samordning och enhetlighet Fragmentiserat alarmeringssystem Isolering Kostnader för investeringar, uppbyggnad och drift av egen verksamhet

33 29 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport SOS Alarm avtal Starka sidor o o o o o o o o o Erfarenhet Stor organisation Navet i flertalet 112-organisationer Bolaget ägs via SKL Samkörning mellan många larmcentraler Samverkanslarm Logistikförmåga Samma IT-system över landet Ett samtal för den nödställde Svaga sidor o o o o o Medicinsk kompetens Överalarmering Differentiering och träffsäkerhet i utlarmning Styrning Inte levt upp till avtalsvillkoren Möjligheter o o o Statens intresse av samordning och enhetlighet Ställa krav Kostnadseffektivt Risker o Förtroendet hos hälso- och sjukvården

34 30 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport SOS Alarm med prioritering i egen regi Starka sidor o o o o o o o o o Medicinsk kompetens vid prioritering Till stor del integrerad med sjukvården Stor organisation Samkörning med många larmcentraler Samverkanslarm Teknisk plattform Logistikförmåga Ett samtal för den nödställde Medlyssning Gemensam lokal Svaga sidor o o Kontroll Roller och ansvar Möjligheter o Statens intresse av samordning och enhetlighet Risker o Kostnaden på larmcentralen 14. Egen regi eller upphandling I föregående avsnitt redovisas de argument som framförts för tre alternativ. Egen regi, SOS Alarm avtal och SOS Alarm med prioritering i egen regi. Det är de varianter som finns i dag. 112-utredningen ska enligt direktiven ta fram förslag på alarmeringsfunktion för myndighets- respektive bolagsformen. Om alarmeringen skulle komma att skötas av en myndighet ändras förutsättningarna. Myndighetslösning beaktas här som en möjlighet eller risk i de tre nuvarande alternativen. Argumenten i avsnitt 13 är inte rangordnade eller viktade. Från hälso- och sjukvårdens perspektiv läggs störst vikt vid de argument som integrerar alarmeringstjänsten i hälso- och sjukvården. Inom sjukvårdsprofessionen finns på många håll starkt engagemang för

35 31 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport alarmering i egen regi. Från det statliga perspektivet framhålls argument som stärker samordning och enhetlighet. SOS Alarm är en stark aktör för bolagets intressen. Uppsala och Västmanland har alarmeringstjänsten i egen regi. Sörmland har beslutat att söka anslutning till dem. Även på några andra håll förordar hälso- och sjukvårdens företrädare detta alternativ. SOS Alarmavtal är den lösning de flesta landsting och regioner valt. Många har förnyat avtalen de senaste åren. Stockholms läns landsting har nytt avtal med SOS Alarm från och med november Detta efter omfattande utredningar om egen regi som alternativ. Dalarna och nyligen Skåne har SOS Alarmavtal men med prioriteringsfunktionen i egen regi samlokaliserad med SOS Alarm. Liksom Stockholms läns landsting utredde region Skåne egen regi som alternativ. Sörmland, Stockholm och Skåne har alltså ganska nyligen valt tre olika alternativ för alarmeringstjänsten. De tre alternativen har alla sina fördelar, men också några nackdelar. Den enkla SWOTanalysen i avsnitt 13 illustrerar detta, men utan rangordning eller viktning av argumenten. Analys av det som skrivits och intervjuer med olika personer som har kunskaper och erfarenheter av alarmeringsområdet har gett perspektiv på problematiken. Med denna bakgrund har intervjuerna med företrädarna för Västra Götalandsregionen vägt tyngst i valet av alternativ. Alternativet egen regi har fördelar om man ser till vad som gynnar hälso- och sjukvården i Västra Götaland. Erfarenheterna från Uppsala och Västmanland är också mycket goda. När andra faktorer vägs in blir detta alternativ inte lika starkt. Nationella intressen, samband med andra aktörer och risker med att driva verksamheten i egen regi kan tala emot detta alternativ. När dessutom detta alternativ får anses vara politiskt omöjligt i regionen, kan det inte bli mitt förslag. SOS Alarm-avtal har de flesta landsting och regioner. Det är vad som nu gäller i Västra Götalandsregionen och kan mycket väl vara lösningen även i fortsättningen. Fördelarna och nackdelarna är kända. Möjligheter borde finnas att förbättra det som brister. Dock har bolaget svårigheter att rekrytera sjuksköterskor. Det ses ganska allmänt som en stor nackdel. Vid intervjuerna i regionen får detta alternativ ingen uppslutning. Jag väljer därför bort detta alternativ. Då återstår alternativet SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi. Det kan sägas kombinera fördelarna från de båda tidigare alternativen och minska nackdelarna. Detta alternativ har vid intervjuerna i regionen fått klart störst uppslutning. För de flesta intervjuade är detta det givna valet. De som föredrar annat alternativ kan ta SOS Alarmavtal med prioritering i egen regi i andra hand. Jag föreslår att regionen väljer detta alternativ

36 32 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport 15. Sjuktransporter Organisationsformen för beställning av sjuktransporter är okontroversiell jämfört med dragkampen om vilket alternativ som ska väljas för alarmering av ambulans eller alternativ till ambulans. En uppfattning är att beställning av sjuktransporter bör ingå i det alternativ som väljs för alarmeringstjänsten. Sjuktransporternas uppdrag skiljer sig från ambulanssjukvårdens prehospitala uppdrag men bör ändå ingå i en gemensam organisation för synergieffekter och samverkan. Mot detta kan anföras risk för att sjuktransporterna blir nedprioriterade, men det beror på hur det organiseras. I Västra Götalandsregionen är man nöjd med att ha sjuktransporterna i egen organisation. Väljer regionen alternativet egen regi för alarmeringen är det naturligt att samorganisera alarmeringstjänsten och sjuktransporterna. Blir det något av SOS Alarmalternativen kan regionen antingen fortsätta med sjuktransporterna i egen regi eller ta med dessa i SOS Alarmuppdraget. Stockholms läns landsting skriver i en förstudie från mars 2016 om detta: Sjuktransporternas uppdrag kan vara separerat från ambulanssjukvårdens prehospitala uppdrag, men ändå ingå i en gemensam organisation för att uppnå hög grad av samverkan, såsom vid katastrofsituationer. Genom att etablera en sjuktransportorganisation som komplement till den akuta verksamheten kan behov och efterfrågan bättre matchas mot varandra. I avtalet mellan Stockholms läns landsting och SOS Alarm avseende prioriterings- och dirigeringstjänster finns tjänsten liggande persontransport som option. Optionen innefattar att ta emot och handlägga inkommande beställningar via telefon eller webbeställning samt ansvara för utarmning, dirigering samt kommunikation med utarmad resurs. Beställning via webblösning ska vara förstahandsvalet för sjukvårdens beställningar. I dag svarar landstinget för sjuktransporterna med hjälp av entreprenörer. Optionen att låta SOS Alarmavtalet innefatta även sjuktransporterna kommer eventuellt att utnyttjas från år I region Skåne sköter Skånetrafiken sjukresor men även ambulanser används. Efter en utredning i augusti 2016 har regionen beslutat att hälso- och sjukvården ska ansvara för sjukresorna. Hur utförandet ska organiseras är ännu inte klart. 16. Genomförande, juridik och ekonomi När regionen bestämt vilket alternativ som ska väljas för alarmeringstjänsten måste genomförandet organiseras. Insatserna för genomförande blir olika beroende på vilket alternativ som väljs. Väljer regionen alternativet egen regi behövs det ett omfattande organisationsarbete i ett särskilt projekt. Exempel på frågor som projektet ska hantera: Organisationsform. Förvaltning eller bolag. Eftersom de starka sambanden mellan hälso- och sjukvården är skälet för alternativet Egen regi, är förvaltningsformen naturlig. Alarmeringstjänsten ses

37 33 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport som en del av den prehospitala sjukvården och dess styrning. Skillnaderna och skälen för och emot förvaltning eller bolag är väl kända i regionen och har prövats vid flera tillfällen. Organisatorisk tillhörighet. Om förvaltningsformen väljs - ska alarmeringstjänsten då tillföras en befintlig förvaltning eller ska det bildas en ny. Organisationens mål. Samband med andra aktörer Struktur och roller. Personalfrågor såsom behov, rekrytering och utbildning. Teknik. Beslutsstöd Lokalfrågor. Budget och andra ekonomifrågor Övergångslösningar Väljer regionen alternativet SOS Alarmavtal handlar fortsättningen fram för allt om upphandling. Regionen har avtal med bolaget och frågan är vad det behövs för upphandlingsförfarande i nästa steg. Det finns olika uppfattningar om detta och frågan är inte prövad av domstol eller Konkurrensverket. Stockholms läns landsting har en aktuell juridisk utredning om upphandling i en situation som den i Västra Götalandsregionen. Det är en grundlig utredning och juristerna har i sammanfattning kommit till följande slutsatser: LOU är inte tillämplig på grund av in-house-undantaget enligt 2 kap 10a LOU. Vidare är det ett befintligt samarbetskontrakt mellan myndigheter avseende en allmännyttig tjänst. I andra hand är det berättigat att göra en direktupphandling enligt 15 kap 3 LOU eftersom SOS Alarm, bland annat på grund av tekniska skäl och av ensamrätt, är den enda leverantören som kan tillhandahålla de efterfrågade tjänsterna. Här finns inte anledning att ifrågasätta Stockholms läns bedömning. Dessutom är statens intention att larmbehandling ska ske med ensamrätt. I detta alternativ bör regionen uppta fortsatta förhandlingar med SOS Alarm. Bland alla frågor som ska regleras i ett avtal finns det anledning att betona vikten av att uppföljningen noga övervägs och regleras. Väljer regionen alternativet SOS Alarmavtal med prioritering i egen regi blir det en kombination av de andra två alternativens åtgärder. Förhandlingar sker med SOS Alarm om villkoren för prioriteringsfunktionen och ett avtal i övrigt. Organisationsfrågorna för den egna bemanningen blir jämfört med egen regi-alternativet enkla. Detta alternativ

38 34 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport förutsätter samlokalisering med SOS Alarm på Gårda, vilket är ytterligare ett skäl till att upphandlingsfrågan inte är något problem. Det finns inga alternativ. I detta alternativ bör erfarenheter inhämtas från Dalarna och Skåne. Där finns svar på frågor om hur många sjukskötersketjänster som kan behövas, arbetsgivaransvaret, kombinationstjänster, samarbetet med SOS Alarm, successivt införande m.m. Om all prioritering ska göras av sjuksköterskor kan det behövas tjänster. Detta är en mycket grov uppskattning som man måste beräkna mer noggrant. SOS Alarms operatörer klarar mycket och ofta är prioriteringen ganska given med det beslutstöd som finns. Om man som räkneexempel har 4-5 sjuksköterskor i tjänst dagtid och 1-2 på natten behövs det uppskattningsvis 20 sjukskötersketjänster. Ambitionsnivån avgör. Sjuksköterskornas placering blir på larmcentralen i Gårda. Delad tjänstgöring mellan till exempel akutklinik och larmcentralen kan vara en bra lösning för att rekrytera och behålla sjuksköterskor. Samlokalisering på Gårda kan vara värdefull för regionens krisberedskap vid större händelser. Det blir lättare att fånga vad som händer. En fråga som bör tas upp i genomförandeprojektet är den om medicinsk och operativ ledning. Stockholms läns landsting och Region Skåne har lösningar som kan studeras. Tidigare i denna rapport finns beskrivningar av det beslutsstöd som med framgång används av landstingen i Uppsala och Västmanland. SOS Alarms beslutsstöd som används i regionen i dag har också fördelar. Frågan om att eventuellt byta beslutsstöd bör avvakta till dess staten kommit fram till hur det bör vara. Vikten av enhetlighet nämns. Vid förhandlingarna med SOS Alarm är det ett problem att bolaget har monopolläge. Därför är öppenhet och lyhördhet från bolagets sida extra viktigt. Regionen bör genom SKL bevaka hur pris ska sättas i en framtida monopolsituation. Det kan vid de nu förestående förhandlingarna vara lämpligt med en avtalstid som sträcker sig som längst fram till dess staten blivit klar med vad som ska gälla för alarmeringstjänsten i landet. Tidigast år 2020 beräknas en ny ordning vara klar. Ekonomin för olika alternativ är svår att beräkna innan man kommit längre med ambitionsnivå, organisation och förhandlingar. Allmänt sett borde alternativet SOS Alarm- avtal kosta minst, egen regi mest och SOS Alarm-avtal med prioritering i egen regi däremellan. Detta gäller kostnaderna för alarmeringstjänsten. Hög ambitionsnivå i denna med sjuksköterskor som prioriterar kan ge besparingar och bättre kvalitet i nästa led. Erfarenheterna från Uppsala och Västmanland visar betydligt färre utryckningar. Rätt vårdnivå kan också bli en bra effekt av hög kvalitet i alarmeringen. En åsikt som framförs är att regionen måste invänta 112-utredningen innan beslut tas om organisationsform för alarmeringstjänsten. Min uppfattning är att regionen bör fatta beslut i frågan så snart som möjligt. Det finns två skäl för detta. Det första är att det drar ut på tiden innan staten bestämt vad som ska gälla utredningen blir inte klar förrän i december Därefter ska utredningen på remiss. Proposition och riksdagsbehandling skulle kunna komma under år 2018, såvida det inte blir komplikationer. År 2018 är valår. Tidigast år 2020 kan en ny ordning gälla. Statens inställning till hur alarmeringstjänsten ska organiseras bör bedömas och beaktas på sätt

39 35 Alarmeringstjänst i Västra Götalandsregionen - Rapport som redovisas i avsnitt 9. Det gäller att välja en lösning för regionen som inte försvårar anpassning till vad staten kan komma att bestämma. Det andra skälet till att regionen inte bör dröja med beslut i frågan är den osäkerhet som nu råder. Ärendet har i flera år gått fram och tillbaka i olika turer. Detta har skapat en förtroendeklyfta mellan politik och förvaltning som är engagerade i frågan. Om ett beslut nu tas är det detta som gäller och alla berörda måste ställa upp på beslutet och göra sin del för att det ska bli en bra alarmeringstjänst i Västra Götaland. Också SOS Alarm måste visa större lyhördhet än tidigare. Vilket organ i regionen som ska besluta i frågan har diskuterats. Beslut om regionens alarmeringstjänst gäller till största delen hälso- och sjukvården men även andra verksamheter som regionen svarar för. Beslutsgången skulle därför kunna vara hälso- och sjukvårdsstyrelsen - regionstyrelsen - regionfullmäktige. Såväl frågans övergripande och principiella betydelse som behovet av ett auktoritativt beslut kan motivera fullmäktigebehandling. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen har rätt att anhängiggöra ärende i regionfullmäktige. Det blir i så fall ett principbeslut om vilket alternativ som regionen ska välja. Regionfullmäktige ger lämpligen hälso- och sjukvårdsstyrelsen i uppdrag att ta ansvar för beslutets genomförande. Fullmäktigebehandling är kommunalrättsligt sett korrekt. Jag föreslår att ärendet förs till regionfullmäktige

40

41 1 (3) Datum Diarienummer RS Till ägarutskottet Internrevisionens granskning av regionstyrelsens ägarstyrning samt av kommittéernas arbetsformer Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen ska årligen följa upp hur ägarstyrningen av verksamheter i egen regi fungerar. 2. Regionstyrelsen noterar övriga synpunkter som redovisas i granskningsrapporten. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsens internrevision har som främsta uppgift att bistå regionstyrelsen i dess arbete genom att granska förutsättningarna för regionstyrelsens beslutsfattande, genomförande av beslut och uppsikt över regionens verksamhet, inklusive funktionen att förvalta och utveckla regionens styrmodell. Föreliggande rapport rör granskning avseende två frågeställningar: 1. Hur ändamålsenlig är regionstyrelsens ägarstyrning av den egna regiverksamheten? 2. Hur ändamålsenligt fungerar kommittén för mänskliga rättigheter resp. folkhälsokommittén? För att besvara frågorna har arbetet bedrivits utifrån ett kvantitativt och kvalitativt perspektiv innehållande dokumentstudier och intervjuer med presidier samt chefstjänstemän. Avseende fråga 2 har även en enkät använts med frågor om hur man som förtroendevald i nämnder och styrelser uppfattar kommittéernas arbete. I rapporten bedöms att formella förutsättningar finns för styrning, men det noteras att regionens organisation och styrmodell är komplicerad. Detta har även påtalats i flera av intervjuerna i samband med rapporten och framgår även av den riskanalys som regionstyrelsen dokumenterat i arbetet med internkontrollplan. I rapporten görs bedömningen att roller och ansvar är beskrivna men att de behöver diskuteras mer ingående mellan regionstyrelsen och utförarverksamheten. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

42 Datum Diarienummer RS (3) Ett område som lyfts fram är att årligen utvärdera regionstyrelsens arbete och där ta med ägarfrågorna specifikt. I rapporten framhålls väsentligheten av att en sådan utvärdering dokumenteras och att den har en tydlig ambition att förbättra och vara framåtsyftande. När det gäller kommittéernas arbete bedöms att båda kommittéerna hittat arbetssätt som är ändamålsenliga för att klara sina uppdrag. Enkätsvaren ger en bild av att många av de som svarat på enkäten inte har en tydlig uppfattning av vad kommittéerna har för aktiviteter. Det pekas i rapporten på att det vore mer adekvat att ställa den frågan till den verksamhetsanknutna personal som i sitt dagliga arbete borde vara mer påverkad av kommittéernas uppdrag. Båda kommittéerna efterlyser en tydligare dialog med regionstyrelsen kring framförallt de resultat som kan påvisas inom respektive ansvarsområde. De menar från kommittéerna att de önskar en mer planerad och frekvent kontakt, utöver delårsrapporter och årsberättelser. Rapporten pekar på ett antal rekommendationer för att ytterligare stärka arbetet kring ägarstyrning samt kommittéernas arbete. När det gäller regionstyrelsen ägarstyrning lyfter rapporten särskilt fram följande iakttagelser och rekommendationer. Behovet av en årlig utvärdering av regionstyrelsens arbete kring ägarstyrning, t ex genom en webb-enkät. Tydliggörande av process och struktur för ägardialog i form av årshjul. Behov av diskussioner med utförarverksamheten avseende roller och ansvar i styrmodellen. Översyn beträffande löpande rapportering gällande flaggningar. Effekt av att verksamheter rapporterar röda flaggor regelbundet och åtgärder kopplade till detta. Möjligheter att förnya loggsystemet för lämnade uppdrag till regiondirektören. Utifrån genomgången av arbetet i kommittén för mänskliga rättigheter samt folkhälsokommittén lyfts följande iakttagelser och rekommendationer fram. Det är rimligt att regionstyrelsen tar fram ett arbetssätt som innebär en uppföljning, information samt redovisning av kommittéernas arbete. Regionstyrelsen bör se över möjligheten att samla beredning och beslut kring bidragsformer inom VGR till föreningarna till en part som för regionen kan göra avvägningar kring olika mottagare och tydligare väga in strategiska överväganden. Regionstyrelsens internrevision

43 3 (3) Annika Tännström (M) ordförande Lena Hult (S) Bilaga Rapport från regionstyrelsens internrevisorer: Regionstyrelsens ägarstyrning av den verksamhet som bedrivs i egen regi, Uppföljning av kommittéernas arbetssätt. Besluten skickas till Folkhälsokommittén, för kännedom Kommittén för mänskliga rättigheter, för kännedom Regiondirektören, för genomförande Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

44 Rapport från regionstyrelsens internrevision Pär Månsson Cert. kommunal revisor Lars Näsström 13 januari 2017 Regionstyrelsens ägarstyrning av den verksamhet som bedrivs i egen regi Uppföljning av kommittéernas arbetssätt

45 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Bakgrund/inledning Sammanfattning Ägarstyrning av den egna regiverksamheten Tydlighet i styrdokument och uppdrag Kommentar/rekommendationer Former för dialog och stöd Kommentar/rekommendationer Uppföljning och rapportering Kommentar/rekommendationer Aktivitetsnivå utifrån uppföljning och rapportering Kommentar/rekommendationer Kommittén för mänskliga rättigheter samt folkhälsokommittén Arbetsformer Kommittén för mänskliga rättigheter Folkhälsokommittén Enkätreferat Kommittéernas genomslag inom regionens verksamhet Kommittén för mänskliga rättigheter Folkhälsokommittén Uppföljning och rapportering Kommittén för mänskliga rättigheter Folkhälsokommittén Enkätreferat Kommentar/rekommendationer Enkäten allmänt Arbetsformer Kommittéernas genomslag Uppföljning och rapportering Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen PwC

46 1. Sammanfattning 1.1. Bakgrund/inledning Regionstyrelsens internrevision har som främsta uppgift att bistå regionstyrelsen i dess arbete genom att granska bland annat förutsättningarna för regionstyrelsens beslutsfattande, genomförande av beslut och uppsikt över regionens verksamhet, inklusive funktionen av regionens styrmodell. PwC har fått i uppdrag att genomföra en granskning med följande frågeställningar: 1. Hur ändamålsenlig är regionstyrelsens ägarstyrning av den egna regiverksamheten? 2. Hur ändamålsenligt fungerar kommittén för mänskliga rättigheter resp. folkhälsokommittén? För att besvara frågorna har arbetet bedrivits utifrån ett kvantitativt och kvalitativt perspektiv. Dokumentstudier har används för att besvara frågan om det finns förutsättningar för en erforderlig ägarstyrning av den egna regiverksamheten, förutsättningarna för de båda kommittéerna och intervjuer har genomförts med presidier samt chefstjänstemän för att fånga uppfattningarna om de aktuella frågeställningarna. Avseende fråga 2 har även en enkät använts med frågor kring hur man som förtroendevald i nämnder och styrelser uppfattar kommittéernas arbete. Arbetet avseende ägarstyrning har i samråd med internrevisionen avgränsats till NU-sjukvården, tandvårdsstyrelsen samt servicenämnden. Vi har tagit del av och analyserat reglementen för berörda styrelser/nämnder, delårsrapporter, delegeringsordning, årsredovisningar samt verksamhetsberättelser. Intervjuer har genomförts med presidierna för berörda nämnder/styrelser samt kommittéerna, nedanstående personer har deltagit. Enkäten skickades ut till samtliga förtroendevalda inom VGR:s nämnder och styrelser, totalt 387 utskick. Svarsfrekvensen var 53 %. Intervjuer med: Nämnd/styrelse/ Deltagare Funktion kommitté Ägarutskottet Johnny Magnusson Ordförande Helén Eliasson Vice ordförande Koncernledning/ Ann-Sofi Lodin Regiondirektör koncernkontoret Joakim Björck Ekonomidirektör Rolf Ottosson Avdelningschef Verksamhetsuppföljning Boris Ståhl Regiondirektörens stab Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 1 av 24 PwC

47 Tandvårdsstyrelsen Stig-Olov Tingbratt Ordförande Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör NU-sjukvården Carina Åström Vice ordförande Lars Wiklund Sjukhusdirektör Servicenämnden Peter Hermansson Ordförande Thomas Front Servicedirektör Martin Hultén Ekonomichef Kommittén för Kristina Grapenholm Ordförande mänskliga rättigheter Peter Legendi Vice ordförande Viveca Reimers Avdelningschef Folkhälsokommittén Gunnel Adler Ordförande Håkan Linnarsson Vice ordförande Elisabeth Ramberg Johansson Folkhälsochef 1.2. Sammanfattning Utifrån vår genomgång av regionstyrelsen ägarstyrning vill vi speciellt lyfta fram följande iakttagelser och rekommendationer. Regionstyrelsens ägaransvar för egenregiverksamheten läggs fast i reglementen. Den består av uppsiktsplikt enligt kommunallagen och ett samordningsansvar för den egna utförarverksamheten inom samtliga verksamhetsområden. Ägarutskottet svarar under regionstyrelsen för ett antal övergripande regiongemensamma och principiella ägarfrågor. Det finns en stor samsyn beträffande styrdokumenten och budgetens särställning bland dessa. Uppdrag från fullmäktige är främst formulerat i budgetdokumentet. De formella förutsättningarna finns för ägarstyrning men vi noterar att regionens organisation och styrmodell är komplicerad och att styrmiljön därigenom är svår att överblicka och agera i. Detta har även påtalats i flera av våra intervjuer och framgår även av den riskanalys som regionstyrelsen dokumenterat i arbetet med internkontrollplan. Vad gäller gränsdragningsfrågor uppfattar vi särskilda svårigheter mellan regionstyrelsens ansvar kontra hälso- och sjukvårdsstyrelsen och beställarnämnderna. Vår bedömning är att roller och ansvar är dokumenterade i styrdokumenten men att de behöver diskuteras och tydliggöras i dialog mellan regionstyrelsen och egenregiverksamheten. I dialogen bör speciellt risken för målkonflikter beröras, exempelvis ersättningsmodeller vid effektivisering av verksamheten. Regionstyrelsen har identifierat områden till förstärkning av uppsiktsplikten vilket till viss del sammanfaller med ägarrollen för egenregiverksamheten. Ett område som vi vill lyfta fram där är att årligen utvärdera regionstyrelsens arbete och där ta med ägarfrågorna specifikt. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 2 av 24 PwC

48 Vi föreslår att en årlig utvärdering av regionstyrelsens arbete kring ägarstyrning genomförs och dokumenteras. Områden som bör utvärderas är antalet möten, arbetsformer, arbetsklimat, underlag till beslut, löpande rapportering, arbete med internkontroll och riskhantering. Utvärderingen kan med fördel göras genom webbaserade frågeställningar med möjligheter att ge egna reflektioner på styrelsearbetet. Dialogen mellan regionstyrelsen som ägare och egenregiverksamheten sker både på politisk nivå och tjänstemannanivå. Vi kan notera att dialogen både är av formell och informell karaktär. En efterfrågan finns på en ökad dialog från de egenregiverksamheter som vi intervjuat. På tjänstemannanivå genomförs en, vad vi kan bedöma, omfattande dialog/kontakter mellan koncernledning/koncernstab och egenregiverksamheten genom främst regiondirektörens ledningsdialog och controllingmöten. Återföringen från controllingmöten till ägarutskott och regionstyrelsen sker genom månadsrapporter och delårsrapporter samt under regiondirektörens redogörelse vid styrelsemöten. Vi bedömer att det finns ett behov av att tydliggöra strukturen för framförallt den politiska dialogen mellan regionstyrelsen/ägarutskottet och egen regiverksamheten. Vi rekommenderar att ett årshjul upprättas för att dokumentera och tydliggöra detta. Innan årshjulet läggs fast bör synpunkter från egenregiverksamheten efterfrågas. I vårt arbete har vi noterat vissa områden där behov finns av ökad dialog/stöd till egenregiverksamheten. Detta gäller strategiska frågor, ersättningssystem, roller/ansvar i styrmodellen samt prioriteringar för att nå visionen. Uppföljning och rapportering sker enligt fastlagda rutiner. Ett arbete pågår med förändring av rapporteringen enligt önskemål från regionstyrelsen. Ett krav finns att i större utsträckning analysera och dra slutsatser från redovisade ekonomiska och verksamhetsmässiga data. Vi vill här lyfta fram att det är väsentligt att regionstyrelsen är styrande i hur detta ska definieras och utformas i framtida rapportering. Något som bör beaktas vid pågående förändring av rapporteringen är hur och i vilka former återrapportering/ feed back ska ske till egenregiverksamheten. Vid vår översiktliga genomgång av protokoll från regionstyrelse och ägarutskott kan vi notera att ägarfrågorna för egenregiverksamheten är regelbundet på agendan. En viktig del i ägarrollen är att reagera på avvikelser i rapportering både vad gäller ekonomi och verksamhet. För att säkerställa att uppdrag från regionstyrelsen verkställs loggas dessa. Ärendeloggen hanteras i kalkylprogrammet excel. Vi bedömer att detta bör kunna hanteras i ett mer anpassat ärendehanteringssystem Vi kan utifrån vår översiktliga genomgång inte bedöma regionstyrelsens och ägarutskottets genomförandeförmåga. Utifrån vår genomgång vill vi dock lyfta fram följande. Den rapportering med nyckeltal och flaggningar som vi noterat innehåller i många fall att verksamheten är på rött. Detta indikerar att speciella åtgärdsprogram behövs. I det fall de röda markeringarna blir alltför vanligt Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 3 av 24 PwC

49 förekommande är det vår uppfattning att signaleffekten minskar successivt. Detta kopplar givetvis även tillbaka på de målsättningar som sätts för verksamheten. I samband med att rapporteringen ska läggas om mot mer analys så kan även en översyn ske av relevans i färgindikationerna och vilka effekter det får på styrningen. Utifrån vår genomgång av arbetet i kommittén för mänskliga rättigheter samt Folkhälsokommittén vill vi speciellt lyfta fram följande iakttagelser och rekommendationer. Kommittén för mänskliga rättigheter ska samordna Västra Götalandsregionens arbete för att stärka de mänskliga rättigheterna och motverka diskriminering och för det arbetet finns en nytagen plan av regionfullmäktige. I detta arbete är det också viktigt att få invånardialogen och för det har kommittén för mänskliga rättigheter format ett arbetssätt inom regionen med fem samrådsforum. Dessa är avsedda att täcka de viktigaste områdena och träffas kontinuerligt med temainriktningar. Samråden har fått en betydelse så tillvida att även andra nämnder och styrelser använt sig av samråden för dialog kring frågor som ligger inom deras ansvarsområde. Utöver detta genomförs presidieträffar med flera nämnder/styrelser för dialog. Eftersom det finns en strävan från kommittén för mänskliga rättigheter att olika nämnder och styrelser i ännu högre grad använder samråden som dialogforum bör kommittén ta upp en dialog kring hur detta i så fall kan förverkligas. Folkhälsokommitténs arbetssätt är till stora delar fokuserat på att stötta och i viss mån initiera projekt av strategisk karaktär och genom detta bidra till kunskapsspridning och inspiration för andra. Arbetet är i detta inte enbart riktat till VGR utan också till kommunerna inom regionen. Det betyder också att man i arbetet har ytterligare en viktig samverkanspart i de verksamma kommunalförbunden. Projekten bör enligt reglementet vara av metodutvecklande karaktär och ska inte innebära att kommittén agerar inom andra nämnders ansvarsområde. Vi bedömer att båda kommittéerna har utvecklat arbetssätt som är ändamålsenligt för att klara sitt uppdrag. Enkätsvaren ger en bild av att många av de som svarat på enkäten inte har så tydlig uppfattning av vad kommittéerna har för aktiviteter. Med den aktuella målgruppen är detta inte ett överraskande svar eftersom det är svårt att som politiker kunna ha en tydlig uppfattning om det konkreta arbetet. En mer intressant målgrupp för detta frågeområde vore givetvis den personal som är verksamhetsanknuten. När det gäller planerna för arbetet i kommittén för mänskliga rättigheter har detta ganska nyligen konkretiseras genom Plan för arbetet med mänskliga rättigheter. Det gör att det nu också finns en tydligare plan för arbetet och även ett tydligare mandat för kommittén. När det gäller folkhälsoarbetet har detta också kunnat konkretiseras genom det uppdrag som getts kring Fullständiga studier, antaget i regionstyrelsen. Även detta gör att kommittén fått en tydligare plattform för sitt arbete. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 4 av 24 PwC

50 Båda kommittéerna efterlyser en tydligare dialog med regionstyrelsen kring framförallt de resultat som kan påvisas inom respektive ansvarsområde. De önskar en mer planerad och frekvent kontakt, utöver delårsrapporter och årsberättelser. Vår bedömning är att det är rimligt att regionstyrelsen tar fram ett arbetssätt som innebär en uppföljning, information samt redovisning av kommittéernas arbete. Vi menar att regionstyrelsen bör se över möjligheten att samla beredning och beslut kring bidragsformer inom VGR till föreningarna till en part som för regionen kan göra avvägningar kring olika mottagare och tydligare väga in strategiska överväganden. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 5 av 24 PwC

51 2. Ägarstyrning av den egna regiverksamheten 2.1. Tydlighet i styrdokument och uppdrag Reglementen för nämnderna/styrelserna är nyligen reviderade och fastställda i regionfullmäktige. I regionstyrelsens reglemente berörs styrelsens ansvar för verksamhet i egen regi. Enligt reglementet omfattar ägarskapet samordning, uppföljning av ekonomi och verksamhet, stöd till utförarverksamheten samt bidra till utveckling i vårdproduktionen i egen regi. Detta uttrycks i reglementets Regionstyrelsens ägarskap för egenregiverksamhet innebär att styrelsen har ett samordningsansvar gentemot Västra Götalandsregionens egna utförarverksamheter inom samtliga verksamhetsområden, som hälso- och sjukvård, regional utveckling, kultur, service, kollektivtrafik m.m. 7 Regionstyrelsen ska utifrån ett koncern- och helhetsperspektiv följa upp resultat- kvalitets- och produktivitetsutvecklingen i Västra Götalandsregionens verksamheter och ta initiativ till utveckling av verksamheter i egen regi. 8 Regionstyrelsen beslutar om stöd till och utveckling av ägarfrågor för Västra Götalandsregionens utförarverksamheter samt bereder ägardirektiv för Västra Götalandsregionens bolag. 9 Regionstyrelsen ska samordna implementering av regiongemensamma strategier, standarder och normer i ett utförarperspektiv. 10 c) utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktion i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. Ägarutskottet svarar under regionstyrelsen för ett antal övergripande regionsgemensamma och principiella ägarfrågor. Dessa är: Tolkning och utveckling av styrmodellen Främja och övervaka tillämpningen av fastställda policyer och riktlinjer Bevaka verksamhet och ekonomi i regionens nämnder, styrelser, kommittéer, bolag och stiftelser, följa upp resultat-, kvalitets- och produktivitetsutvecklingen samt återrapportera detta till regionstyrelsen Stöd till, samordning och utveckling av utförarverksamheter i egen regi, inkl. bolagsfrågor Bistå utförarstyrelserna i deras ansvar att genomföra verksamheten och främja samarbete Fastighets-, försörjnings-, service- och andra gemensamma stödfunktioner IS/IT-verksamhet Ekonomifrågor Finansförvaltning Investeringar System för planering/budgetering, kvalitet, rapportering och uppföljning Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 6 av 24 PwC

52 Utskottet kan från regionens övriga styrelser, nämnder och utskott begära de yttranden och upplysningar som fordras för att fullgöra sina uppgifter. Regionstyrelsen beslutade att regionstyrelsens uppsiktsaktiviteter ska ske i enlighet med tjänsteutlåtande I tjänsteutlåtandet noteras ett antal områden för utveckling av uppsiktsplikten bl a: ägarutskottets presidium ska regelbundet träffa utförarstyrelserna. Regionövergripande styrdokument för verksamheten i egen regi utgörs av: Vision Det goda livet Måldokument anger målsättningar som ska bidra till att uppfylla visionen. Dessa är Framtidens hälso- och sjukvård 2015, Kulturstrategi för Västra Götaland, Regionalt trafikförsörjningsprogram samt Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland. Västra Götalandsregionens budget som anger mål, inriktningar, prioriteringar och ekonomiska förutsättningar för nämnder och styrelser på övergripande nivå. Budgeten kan även innehålla konkreta uppdrag till styrelser och nämnder. Policyer, planer och riktlinjer som riktar sig till regionens egna verksamheter. Mellan utförare och beställare finns årliga överenskommelser som anger leverans av tjänster samt ersättningen för detta. Riktlinjer för internkontroll är fastställda av regionstyrelsen I riktlinjerna framgår bl a ansvaret för intern kontroll, att risk- och väsentlighetsanalys ska genomföras och fastställas i samband med budgetarbetet samt att kontrollplan ska upprättas. Regionstyrelsen har upprättat en plan för intern kontroll 2017, i den kan noteras följande risker och kontrollområden som har samband med ägaruppdraget för egenregiverksamheten. Risken att politiska beslut inte genomförs. Risken att kännedomen om styrande dokument inte är tillräcklig eller att efterlevnaden inte är tillräcklig. Risken att inte få önskad effekt av budget och måldokument. Risken att inte använda faktiska resultat och analyser för att dra slutsatser eller att fatta beslut. Risken att Koncernkontoret inte klarar att leverera ett samordnat, effektivt och kraftfullt stöd. Regionstyrelsen beslutar i många frågor kopplade till ägarroll för egenregiverksamheten. Regionstyrelsens beslut om uppdrag till regiondirektören Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 7 av 24 PwC

53 förtecknas i en ärendelogg (Ej klara och Klara listan ) där beslutet framgår, om ärendet är pågående och ansvarig tjänsteman. Regiondirektörens förändringsagenda är central för styrningen av hälso- och sjukvårdens egenregiverksamhet. Förändringsagenda Koncernledning hälso- och sjukvård är koncernledningens gemensamma plattform som ska synliggöra uppdraget, den gemensamma kulturen samt de mål som koncernledningen tillsammans satt upp för att genomföra de politiska beslut som finns i budget och måldokument. Plattformen anpassas årligen utifrån aktuella politiska prioriteringar inom budgeten. Den ska även tillsammans med respektive verksamhets detaljbudget vara ett underlag för verksamhetsplanerna inom respektive verksamhet. Varje år görs en prioritering av regiongemensamma aktiviteter som Koncernledningen särskilt ska fokusera på för att nå målen. I agendan läggs det fast att Koncernledningen har ett gemensamt ansvar för att verksamheterna genomförs i berörda verksamheter. Intervjureferat Från våra intervjuer kan vi dra slutsatsen att budgeten uppfattas av samtliga intervjuade som det mest centrala styrdokumentet. Regionens verksamhet är mycket omfattande vilket innebär att enskilda verksamheter får en begränsad plats för beskrivning. Samtliga verksamheter utarbetar egna detaljbudgetar och verksamhetsplaner. De styrdokument som sedan tas upp i intervjuerna är framförallt reglementen för nämnder och styrelser och de överenskommelser som finns mellan beställare och utförare. Vidare har kommentarer lämnats beträffande att antalet styrdokument är många och ibland svåröverblickbara. Arbetet med att tydliggöra strukturen och att lägga fast att styrdokumenten ska vara datumsatta upplevs som positivt. Nedan redovisas några specifika noteringar från intervjuerna. Företrädare ägarutskottet Fokus på ägarrollen ligger i att följa upp, samordna och arbeta för en effektiv utnyttjande av resurserna. Regionstyrelsen har ingen direktivrätt enligt reglementet och kommunallagen. En viktig del i ägarrollen är att arbeta för att tillgängliga resurser i egenregiverksamheten används på ett optimalt sätt. Servicenämnden Företrädare för servicenämnden lyfter fram gränsdragning och svårigheter kopplade till kundrelationen som servicenämnden/regionservice har till övriga förvaltningar. En ökad tydlighet från ägaren/regionstyrelsen efterlyses. Modellen för prissättning hos Regionservice bygger på självkostnad och modellen bedöms ha en inneboende tröghet och svag träffsäkerhet enligt de intervjuade. Vid intervjun framförs även vikten av kundrådets funktion och att detta skulle få en mer officiell Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 8 av 24 PwC

54 status. De intervjuade framför att en viktig ägarfråga att hantera i dialogen är den samlade kostnadsutvecklingen på tjänster/varor som säljs från Regionservice. I detta ligger att förklara och analysera både utveckling av volym (förbrukning) och pris. NU-sjukvården Specifika uppdrag erhålls i budgeten. I intervjun lyfts problematiken fram beträffande gränsdragningen mellan produktionskapacitetsstyrningen (produktionsmålen) och vårdöverenskommelsen. En stor utmaning finns i styrmodellens olika roller och ansvar. Detta gäller roll och ansvar för den egna styrelsen i förhållande till regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnderna. Hälso- och sjukvårdsnämndernas beställning ligger inte alltid i paritet med ägarens beslut om produktionsstyrning. Förvaltningen arbetar fram en verksamhetsplan utifrån bl a budget och Koncernledingens förändringsagenda. Folktandvården Budgeten är det centrala styrdokumentet och i den läggs det fast ett avkastningskrav på 25 mnkr. I intervjun framförs att Folktandvården har ett mycket begränsat utrymme i budgethandlingen. Ett område som är begränsat i budgeten är arbetet med hälsofrämjande och förebyggande åtgärder, för Folktandvården är dessa områden mycket centrala. Viktiga styrdokument utgörs också av riktlinjer för konkurrensförutsättningar samt de överenskommelser som finns med hälso- och sjukvårdsnämnderna. Inga specifika uppdrag har erhållits från regionstyrelsen. Koncernstaben, regiondirektör Regiondirektörens arbete med en förändringsagenda är central. Ett förbättringsområde som identifierats när det gäller mål- och budgetarbetet är att minska antalet mål för att tydligare kunna prioritera. Uppdragen till regiondirektören som erhålls från regionstyrelsen och ägarutskottet loggas. Ett loggsystem finns för att säkerställa att politiska beslut blir verkställda. Uppdragslistan redovisas två gånger per år till regionstyrelsen Kommentar/rekommendationer Vår bedömning är att det finns en stor samsyn beträffande styrdokumenten och budgetens särställning bland dessa. Uppdrag från fullmäktige är främst formulerat i budgetdokumentet. Vi bedömer att formella förutsättningar finns för styrning men noterar att regionens organisation och styrmodell är komplicerad. Detta har även påtalats i flera av våra intervjuer och framgår även av den riskanalys som regionstyrelsen dokumenterat i arbetet med internkontrollplan. Som vi uppfattat det gäller det främst rollerna mellan regionstyrelsen kontra hälso-och sjukvårdsstyrelsen och hälso- och Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 9 av 24 PwC

55 sjukvårdsnämnderna. Vår bedömning är att roller och ansvar är beskrivna men att de behöver diskuteras mer ingående mellan regionstyrelsen och utförarverksamheten. Ett sätt att föra diskussionen vidare kan vara att exemplifiera vissa situationer och sedan utifrån denna diskutera roller och ansvar. Exemplen bör omfatta både ekonomiska frågor men även frågor kopplade till verksamhetsutfallet. Regionstyrelsen har identifierat områden till förstärkning av uppsiktsplikten vilket till stor del sammanfaller med ägarrollen för egenregiverksamheten. Ett område som vi vill lyfta fram där är att årligen utvärdera regionstyrelsens arbete och ta med ägarfrågorna specifikt. Enligt vår uppfattning är det väsentligt att en sådan utvärdering dokumenteras och att den har en tydlig ambition att förbättra och vara framåtsyftande. Områden som bör utvärderas är antalet möten, arbetsformer, arbetsklimat, underlag till beslut, löpande rapportering, arbete med internkontroll och riskhantering. Vi föreslår även att utvärderingen omfattar ägarrollen. Utvärderingen som bör ske årligen kan med fördel göras genom webbaserade frågeställningar med möjligheter att ge egna reflektioner om styrelsearbetet Former för dialog och stöd Den formella styrningen genom styrdokument och beslut är inte tillräcklig för ägarstyrningen. Det krävs också samråd och dialog mellan regionstyrelsen, ägarutskott och egenregiverksamheten. Detta gäller både på politisk nivå och tjänstemannanivå. Dialog bör ske återkommande/fastställda i årsplan. Frågor som kan behandlas i dialogen är förväntningar på verksamhet, resultat och strategiska frågor. Därutöver kan dialogen avse verksamhetens förutsättningar och behov av ägarstöd. Ägardialogen i VGR bedrivs på både politisk- och tjänstemannanivå och den har både formell och informell karaktär. På övergripande nivå har vi uppfattat att följande dialog sker mellan ägare och egenregi verksamhet. Ägardialog på politisk nivå Träffar sker mellan ägarutskottets presidium och presidium för nämnd/styrelse. Träffarna sker inte regelmässigt utan sker efter behov. Nämnder/styrelser har även möjlighet att få komma till ägarutskott och regionstyrelsen för överläggningar. Vid presidieträffarna förs minnesanteckningar. Avrapportering till regionstyrelsen och ägarutskott sker muntligen av ordförande, minnesanteckningarna biläggs inte protokollet, men i protokollet anmäls att rapportering skett. I övrigt sker en mer informell ägardialog på politisk nivå i form av partigruppsmöten och samtal/kontakter. Ägardialog på tjänstemannanivå Dialog och träffar på tjänstemannanivå är givetvis mycket omfattande. Utifrån ägarperspektivet för egenregiverksamheten utgör regiondirektörens ledningsdialog och controllingmöten centrala delar. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 10 av 24 PwC

56 Controllingmöten sker löpande mellan Koncernkontoret och respektive förvaltning. Processen är dokumenterad och består av analys, förberedande möte, controlling, summerande möte och rapportering. I rapporteringsfasen sker rapportering till regiondirektören. Återföring till regionstyrelsen och ägarutskott sker genom månadsrapporter och delårsrapporter samt under regiondirektörens redogörelse vid styrelsemöten. I samband med avrapportering av november månads resultat har en ny månadsrapport till koncernledningen införts. Intervjureferat Vid våra intervjuer med företrädare för egenregiverksamheten så framförs att någon egentlig ägardialog på politisk nivå inte förekommer i de fall verksamheten går enligt plan. Det framförs att ett behov kan finnas om en kontinuerlig dialog även i dessa fall. I det fall verksamheten avviker ekonomiskt eller kvalitetsmässigt sker ägardialog enligt bedömt behov, som vi uppfattat det sätts agenda i dialogen av ägarutskottet. Samtliga verksamheter som vi intervjuat har genomfört ledningsdialog och controllingmöten på tjänstemannanivå. Företrädare för ägarutskottet Den formella ägardialogen sker via presidieöverläggningarna. Den informella ägardialogen sker vid informella träffar i form av partiöverläggningar. Formella ordförandeträffar genomförs men inte så regelbundet. Pågående arbete med att utforma ett årshjul för träffar är bra, i detta ligger att också få ett fokus på både uppföljning av ekonomi och verksamhet. Återkoppling från ledningsdialogen och controllingmöten sker via ordinarie rapportering men även via regiondirektörens föredragningar. Servicenämnden En efterfrågan finns beträffande ett ökat intresse från ägaren gällande Regionservice frågor. Vikten av att Regionsservice hamnar i rätt sammanhang lyfts fram. Man upplever att ett strategiskt arbete efterfrågas av cheferna på sjukhusen. Koppling finns mellan Regionservice och koncernledning hälso- och sjukvård, koncernledning regional utveckling och koncernstabsledningen. Dialogen på politisk nivå sker dels via skrivelser till regionstyrelsen, dels via presidieträffar med nämnder/styrelser, 1-2 ggr per år. De viktigaste uppdragen som erhållits för 2016 är att förbättra arbetsmiljön och minska sjukskrivningstalen, detta uppdrag/mål ingår i budgeten. En fråga som lyfts fram som berör regionstyrelsen i sin ägarroll är att flera servicetjänster finns ute i förvaltningarna trots att det är fastlagt att samtliga servicetjänster ska drivas av Regionservice, ett exempel är receptionstjänster. Prisfrågan är en viktig ägarfråga. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 11 av 24 PwC

57 NU-sjukvården Ägardialog på politisk nivå sker inte regelbundet utan efter behov. Det som främst styr detta är den ekonomiska situationen. Ordförandeträffar förekommer men berör inte ägarfrågorna speciellt. Möten genomförs regelbundet med beställarnämnderna. Det framförs att ägarstöden/ägarinsatserna bör inriktas mot frågor kopplade till styrmodells roller och ansvar, strukturella frågor och hur effektiviteten kan förbättras. En annan stor fråga är uppbyggnaden av ersättningssystemen. Vad gäller controllermöten framförs att målet för dessa bör både vara att följa upp verksamhetens ur ett ägarperspektiv men även att stödja verksamheten, dvs controllingen ska ge mervärde åt både verksamhet och ägare. Folktandvården Någon dialog på politisk nivå med regionstyrelsen eller ägarutskott sker inte på ett regelmässigt och strukturerat sätt. Vid behov kan en sådan dialog påkallas. Dialog förekommer informellt. På tjänstemannanivå lyfts speciellt fram controllermötena som håll 6-7 ggr per år med deltagare från förvaltningsledning och koncernstaben. Vidare träffas regiondirektörens koncernledningsgrupp. Ägardialogen bör inriktas mot bedömning gällande prioriteringar för att nå visionen och de strategiska målen. En aktiv dialog kring detta på politisk nivå efterlyses. Koncernstaben, regiondirektören Bedömningen är att ägardialogen förbättrats under senare år. Vad gäller dialogen på förvaltningsnivå så lyfts ledningsdialogen och controllingmötena fram som de viktigaste delarna. Ett av syftena med controllingverksamheten är att hjälpa regionstyrelsen med uppsiktsplikten och ägarrollen gentemot egenregiverksamheten Kommentar/rekommendationer Dialogen mellan regionstyrelsen som ägare och egenregiverksamheten sker både på politisk nivå och tjänstemannanivå. Vi kan notera att dialogen både är av formell och informell karaktär. En tydlig efterfrågan finns på en ökad dialog från de egenregiverksamheter som vi intervjuat. På tjänstemannanivå genomförs en vad vi kan bedöma omfattande dialog/kontakter mellan koncernledning/koncernstab och egen regiverksamheten. Återföring till regionstyrelsen och ägarutskott sker genom månadsrapporter och delårsrapporter samt under regiondirektörens redogörelse vid styrelsemöten. Områden som kan kopplas till behov av dialog/stöd till egenregiverksamheten inom Regionservice, NU-sjukvården och Folktandvården: Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 12 av 24 PwC

58 Årshjul för att synliggöra den politiska ägardialogen. Regionservice strategiska frågor. Ersättningssystem och roller/ansvar i styrmodellen för NU-sjukvården. Folktandvårdens prioriteringar för att nå visionen och de strategiska målsättningarna, vilket även omfattar folkhälsa och förebyggande verksamhet. Som tidigare nämnts är dialogen en mycket väsentlig del av en fungerande ägarstyrning. Vi rekommenderar att ett årshjul dokumenteras och kommuniceras för dialogen mellan regionstyrelsen och egenregiverksamheten. Årshjulet kan omfatta vilken löpande dialog som sker och i vilka fall en mer ingående dialog sker. Vidare bör det framgå vem som deltar i dialogen och om vissa delar i dialogen ska dokumenteras med protokoll/minnesanteckningar eller dylikt. Innan årshjulet fastställs bör det diskuteras med respektive utförarverksamhet. På så sätt kan behovet hos utförarverksamheten vad gäller stöd från ägaren uppmärksammas. Antalet egenregiverksamheter är många och det kan tidsmässigt bli svårt att hinna med en fungerande dialog med samtliga verksamheter. Alternativ kan vara att genomföra dialoger/träffar under heldagar där flera möten kan ske under samma dag. En central del i ägarstyrningen utgörs av de controllingmöten som genomförs regelbundet. Innan möten skickas agendan ut i förväg och möjlighet finns att från förvaltningen påverka agendan. I samband med mötets avslut ställs frågan hur mötet uppfattats. Vi bedömer att det är viktigt att fortsätta utveckla controllingmötena. En del i detta kan vara att göra en dokumenterad sammantagen utvärdering av dessa. Controllingmötena ska både ge en rapportering till regionstyrelsen men även vara ett stöd för verksamheten Uppföljning och rapportering Vår genomgång av området uppföljning och rapportering utgår från övergripande nivå och rapportering till regionstyrelsen och ägarutskott. Den periodiska och formaliserade rapporteringen utgörs av: Delårsrapport för perioden januari till april samt perioden januari till augusti. Årsbokslut Månadsrapport månadsfakta, sammanfattar koncernens samlade resultat med nyckeltal för ekonomi, personal och verksamhet. Månadsrapport snabbfakta, är en uppföljning av ett specifikt antal förvaltningar. I snabbfakta anges nyckeltal och flaggning/indikatorer (grönt, gult eller rött) för ett antal väsentliga perspektiv inom ekonomi, personal och verksamhet. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 13 av 24 PwC

59 Inom Koncernkontoret har ett arbete genomförts i syfte att tydliggöra och precisera syfte och innehåll i de olika rapporterna på koncernnivå som lämnas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. Ett förslag har utarbetats daterat , Förslag till rapportplan och förslag till vissa förändringar. I dokumentet anges att en omarbetning kommer ske av månadsuppföljning för att ge mer plats åt analyser och slutsatser av verksamheternas resultat. Intervjureferat Vid våra intervjuer finns en samstämmighet beträffande vilka de övergripande rapporterna är. Vid intervjuerna har det framförts synpunkter på behov av att flytta sig från ren rapportering av utfall till mer kvalitativ analys av utfallet och vilka slutsatser som kan dras av rapporteringen. Företrädare för ägarutskottet Rapporteringen bedöms fungera väl. Ett utvecklingsområde som tas upp är önskemål om rapportering av mjuka värden. På övergripande nivå är det mycket viktigt att analysdelen i rapporteringen stärks. Servicenämnden Månadsrapportering av ekonomi och nyckeltal sker enligt fastlagda rutiner. Utöver det sker delårs- och helårsrapportering vilka behandlas av nämnden. Vid controllermöten diskuteras ekonomi, HR och verksamhet. NU-sjukvården Den skriftliga rapportering som förekommer är månadsrapportering, delårsrapport och årsbokslut. Behov finns av mer analys och enklare hantering i rapporteringen, systemstöd för detta håller på att införas (Stratsys). Det framförs att det är starkt fokus på ekonomifrågorna i rapporteringen och inte samma fokus på verksamhetsfrågorna. Återkoppling av lämnad rapportering kan bli bättre. Folktandvården Rapportering till regionstyrelsen sker genom delårsrapporter och årsredovisning. Månadsfakta som sammanställs avser hela regionens verksamhet. En tydligare återkoppling på inlämnad rapporter efterfrågas. Intervju av regiondirektören Ett behov finns av att stärka analysen i rapporteringen vilket efterfrågats av politiken och vilka slutsatser som kan dras Kommentar/rekommendationer Uppföljning och rapportering sker enligt fastlagda rutiner. Ett arbete pågår med förändring av rapporteringen enligt önskemål från regionstyrelsen. Ett krav finns att i större utsträckning analysera och dra slutsatser från redovisade ekonomiska och verksamhetsmässiga data samt att lämna förslag till åtgärder. Vi vill här lyfta Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 14 av 24 PwC

60 fram att det är väsentligt att regionstyrelsen är styrande i hur detta ska definieras och utformas i framtida rapportering. Något som bör beaktas vid pågående förändring av rapporteringen är hur och i vilka former återrapportering/ feed back ska ske till egenregiverksamhet beträffande inlämnad rapportering. Rapporteringen ska ge regionstyrelsens och slutligen regionfullmäktige en uppfattning om verksamhetens måluppfyllelse. Under vårt arbete har det påtalats att antalet mål är mycket stort och att tydligare prioriteringar behöver göras. Detta får givetvis även en påverkan på den löpande rapporteringen. I tidigare avsnitt har fördelar med att genomföra en dokumenterad styrelseutvärdering lyfts fram, en del i detta är att få styrelsens bedömning av existerande rapportering Aktivitetsnivå utifrån uppföljning och rapportering En avgörande del för en ägarstyrning är att dialog och rapportering leder till lämpliga aktiviteter hos ägaren. För att detta ska fungera så är det väsentligt att analys sker av både det som kommer fram i rapportering och i dialogen. I vår genomgång har vi översiktligt läst igenom regionstyrelsens protokoll för Områden som berört ägarrollen för egenregiverksamheten är bl a: - Rapporter från presidieöverläggningar - Riktlinjer om Folktandvårdens taxa - Universitetskliniken särskilda uppdrag inom Folktandvården - Delårsrapport med förslag på åtgärder - Uppföljning och återrapportering om regiongemensam produktionsstyrning - Granskning av rapporter behov av mer analyser - Uppdrag om ersättningsmodell Ny rapportplan - Formell ägaransvar för vårdöverenskommelsen Ägarstöd till Kungälvs sjukhus och Alingsås lasarett - Inbjudan till sjukhusstyrelserna för överläggning beträffande åtgärdsplaner - Riktlinjer från ägaren till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi - Återrapport om åtgärdsplaner - Intern kontroll plan Vi har även översiktligt läst ägarutskottets protokoll för Vi har noterat följande speciella frågor som kan kopplas till ägarrollen för egenregiverksamheten: - Rapporter från överläggningar med nämndspresidier - Investeringsfrågor - Finansiella frågor kopplat till finansiering och upplåning, koncernbanken - Ägardirektiv till ägda aktiebolag - Ny rapportplan - Delårsbokslut med åtgärdsplan Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 15 av 24 PwC

61 - Genomgång av nämnders och bolags planer för intern kontroll - Fastighetsfrågor Kommentar/rekommendationer Vid vår översiktliga genomgång av protokoll från regionstyrelse och ägarutskott kan vi notera att ägarfrågorna för egenregiverksamheten är regelbundet på agendan. En viktig del i ägarrollen är att reagera på avvikelser i rapportering både vad gäller ekonomi och verksamhet. Vi kan utifrån vår översiktliga genomgång inte bedöma regionstyrelsens och ägarutskottets förmåga att reagera/initiera åtgärder utifrån rapporteringen. Utifrån vår genomgång vill vi dock lyfta fram följande. Den rapportering med nyckeltal och flaggningar som vi noterat innehåller i många fall att verksamheten är på rött. Detta indikerar att speciella åtgärdsprogram behövs. I det fall de röda markeringarna blir alltför vanligt förekommande är det vår uppfattning att signaleffekten minskar successivt. Detta kopplar givetvis även tillbaka på de målsättningar som sätts för verksamheten. I samband med att rapporteringen ska läggas om mot mer analys så kan även en översyn ske av relevans i färgindikationerna och vilka effekter det får på styrningen. I det fall beslut fattas och åtgärder vidtas av regionstyrelsen/ägarutskott gällande egenregiverksamheten består dessa oftast av uppdrag till regionens tjänstemän. Uppdragen förtecknas i tidigare nämnd ärendelogg. Ärendeloggen hanteras i kalkylprogrammet excel. Vi bedömer att detta bör kunna hanteras i ett mer anpassat ärendehanteringssystem. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 16 av 24 PwC

62 3. Kommittén för mänskliga rättigheter samt folkhälsokommittén 3.1. Arbetsformer Kommittén för mänskliga rättigheter Intervjureferat Kommittén har i sin nuvarande form en historik som sträcker sig över de senaste 5 åren då ett uppdrag gavs till att stödja utvecklingen och systematiseringen av arbetet för mänskliga rättigheter inom Västra Götalandsregionen. De frågor som handikappkommittén arbetade med gick över till den nybildade kommittén samtidigt som övriga frågor kring rättighetsfrågor samlades till ett ansvar för kommittén att arbeta med, frågor som tidigare var ett ansvar för regionstyrelsen direkt att samordna. Motivet till att samla samtliga dessa frågor var att skapa en samordnande funktion för olika rättighetsfrågor utifrån de sju diskrimineringsgrunderna och arbeta stödjande till regionstyrelsen i dessa tvärsektoriella frågor. Som stöd för kommitténs arbete finns reglemente, policydokument, handlingsplan för regionens arbete med CEMR-deklarationen samt en nyligen utarbetad regiongemensam plan för mänskliga rättigheter. Det första året kommittén var i funktion beskrivs som ett år där mycket energi lades på kunskapsinhämtning och organisering, allt för att få en plattform för det fortsatta arbetet. För att kunna bli mer konkreta i sitt arbete formades en arbetsmodell med samrådsforum, ett var för områdena funktionshinder, nationella minoriteter, ålder, hbqt/jämställdhet, mänskliga rättigheter. 2-3 ledamöterna från kommittén deltar i samråden och har på det sättet ett bevakningsansvar och rapporterar till kommittén från samråden. Det uppges ha funnits ett stort intresse politiskt att vara med. De olika samråden är 4 gånger/år samt att det också organiseras tvärsamråd med personer från de olika samrådsgrupperna som deltagare. Här får de som har intresse delta. Under samråden tas olika teman upp till diskussion samt andra aktuella frågeställningar. Samråden har fått ett genomslag så till vida att andra nämnder och styrelser inom regionen använder sig av dessa för dialog, ex vis Västtrafik, kollektivtrafiknämnden, kulturnämnden samt de olika hälso- och sjukvårdsnämnderna. Vid intervjuerna framkommer att man gärna ser att olika nämnder och styrelser i ännu högre grad använder samråden som dialogforum kring mänskliga rättigheter kopplat till det egna verksamhetsområdet. Alla deltagare i samråden arvoderas och har en hög närvaro. Det har utvecklats en systematik i arbetet som gör att man kan nå framgång i arbetet. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 17 av 24 PwC

63 För respektive samråd ansvarar en tjänsteman för planering, kallelser och mötesanteckningar. I övrigt arbetar tjänstemännen över de olika frågeområdena. Kommittén samordnar också bidrag till organisationer, på uppdrag av regionfullmäktige. Det genomförs presidieträffar med flera nämnder/styrelser för att diskutera frågor kring mänskliga rättigheter Folkhälsokommittén Intervjureferat Kommittén har funnits sedan regionen bildades och folkhälsofrågor fanns även som ansvarsområde i någon form tidigare inom respektive landsting. När regionen bildades hade de olika hälso- och sjukvårdsnämnderna kvar ansvaret för folkhälsofrågorna inom respektive hälso- och sjukvårdsområde samtidigt som det fanns en avdelning för folkhälsa under regionstyrelsen. Sedan 1,5 år tillbaka har folkhälsofrågorna personellt samlats under folkhälsokommittén. Verksamheten finansieras dels genom kommitténs egen budget, dels från hälso- och sjukvårdsnämnderna. Länets kommuner bidrar till verksamheten. I det forna Skaraborgs läns kommuner arbetar hälsoplanerare som är anställda av Västra Götalandsregionen, medan i länets övriga kommuner medfinansierar regionen via avtal kommunanställda folkhälsoplanerare/motsvarande. Som stöd för kommitténs arbete finns reglemente, samt en mål- och inriktningsplan som kommittén utarbetat utifrån regionfullmäktiges visionsdokument. Det mesta man arbetar med inom ramen för kommittén handlar om att initiera projekt av strategisk karaktär, riktat till folkhälsoarbetet för att skapa modeller för andra att jobba med. Projekten syftar till att vinna erfarenheter och sprida resultat i ett vidare perspektiv. Kommittén handlägger ett antal bidrag efter ansökan från föreningslivet. För ett flertal av dessa har regionfullmäktige beslutat att folkhälsokommittén ska ansvara för. I de fall organisationer söker bidrag där kommittén inte anser att bidraget eller organisationen faller under ansvaret kring att stötta projekt etc som är av strategisk karaktär hänvisar man ibland till annan, ex vis hälso- och sjukvårdsnämnd. Årsvis bjuder kommittén in organisationer för presentation och redovisning av sin verksamhet utifrån erhållet bidrag. Vid intervjuerna anges att det finns bidrag som inte har något tydligt syfte ur ett strategiskt perspektiv och inte är kopplat till social hållbarhet. Själva anser man att de olika former av ekonomiskt stöd som ges till olika organisationer och föreningar skulle kunna samordnas i större utsträckning, ex vis med kulturnämnden och kommittén för mänskliga rättigheter. De medel som disponeras är oftast redan destinerade till mottagarna vilket gör omprioriteringar till nya ändamål eller beroende på nya strategiska beslut svårt. Vi menar att regionstyrelsen bör se över möjligheten att samla beredning och beslut kring bidragsformer inom VGR till föreningarna till en funktion som för regionen Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 18 av 24 PwC

64 kan göra avvägningar kring olika mottagare och tydligare väga in strategiska överväganden. Samtidigt finns det andra medel som fördelas där man önskar vara delaktig, framförallt gällande Sociala investeringar där man menar att frågan till stora delar handlar om folkhälsa. Kring arbetet har man mycket överläggningar med hälso- och sjukvårdsnämnderna, både på politisk som på tjänstemannanivå. Det är ju inom detta ansvar som det konkreta arbetet mot en bättre folkhälsa till stora delar ska utföras. Uppdraget kring att stödja utvecklingen i folkhälsofrågor är också riktat till regionens alla kommuner och för ett framgångsrikt arbete är det viktigt med en dialog med dessa. Eftersom det är så många blir det mest att arbetet sker tillsammans med de olika kommunförbunden Enkätreferat De angivna enkätsvaren ger bilden av att många av ledamöterna inte har en egentlig bild av det uppdrag som getts till kommittéerna, runt en fjärdedel av de svarande uppger att de inte vet om kommittéerna har ett tydligt uppdrag, ca 45 % menar att uppdraget är tydligt då man instämmer helt eller i huvudsak till påståendet. Ungefär 33 % anser att kommittén för mänskliga rättigheters uppdrag är välförankrat inom Västra Götalandsregionens organisation medan ca 42 % tycker så om folkhälsokommitténs uppdrag. Ca 33 respektive 26 % instämmer inte alls eller uppger att man inte vet. I fritextkommentarer beskrivs av flera stycken uppdraget för kommittén för mänskliga rättigheter som brett, oklart, dåligt känt och spretigt. Flera respondenter beskriver att de inte kan se uppdraget framför sig. Men att frågorna likväl är viktiga men att en hel del arbete finns kvar. Kring folkhälsokommittén ges i fritextsvaren generellt omdömet om uppdraget som något mer tydligt än ovan. Respondenterna beskriver att kommittén arbetar med konkreta frågor, att de arbetar gott med uppdraget och tar tag i frågorna på ett bra sätt. Ett par respondenter beskriver styrningen i negativa ordalag så som dåligt driv - styrning av uppdraget eller otydlig och vag styrning. Andra beskriver uppdraget och styrningen som tydligare än tidigare gällande systemansvar, kommunövergripande och strategiska frågor Kommittéernas genomslag inom regionens verksamhet Kommittén för mänskliga rättigheter Intervjureferat Uppdraget som getts kommittén anger man vid intervjuerna som så tydligt det kan vara. Man ska vara pådrivande i frågor kring mänskliga rättigheter inåt i den egna organisationen och att få andra att arbeta i den egna verksamheten med att stärka mänskliga rättigheter. Vid intervjuerna uppges en tveksamhet till att kommitténs Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 19 av 24 PwC

65 uppdrag är välförankrat inom VGR. Man menar att frågorna de har att vara pådrivande i är jobbiga frågor för övriga att ta ställning till och arbeta med Folkhälsokommittén Intervjureferat Bilden ges att uppdraget är tydligt formulerat genom det reviderade reglementet. Utan ett tydligt reglemente finns en risk att alltför mycket kan identifieras som Folkhälsa. I reglementet anges att kommitténs uppdrag är att arbeta med de folkhälsofrågor som har en strategisk karaktär samt vara nydanande och av intresse för hela regionen. I annat fall ska de gå till hälso- och sjukvårdsnämnderna. De olika hälso- och sjukvårdsnämnderna är de folkhälsokommittén arbetar mest tillsammans med och man menar vid intervjuerna att de bör ha kunskap om vad kommittén gör. Men uppdraget betecknas vid intervjuerna inte som ha varit särskilt förankrat inom VGR. Nu menar man att det blivit så med hjälp av det prioriterade arbete som beslutats, Fullföljda studier. Här menar man att det finns en vision och mål som alla kan sluta upp bakom och som ger ett konkret innehåll kring folkhälsoarbetet. Enkätreferat När det gäller kunskapen om de aktiviteter som kommittéerna arbetar med är det även här många av respondenterna som inte har någon bild av vad kommittéerna gör. På frågan om de aktiviteter respektive kommitté gör är det drygt 44 % avseende kommittén för mänskliga rättigheter och drygt 31 % avseende folkhälsokommittén som inte vet om det förhåller sig så, ca 28 respektive 31 % instämmer inte alls eller enbart delvis i detta påstående. Flera respondenter beskriver avseende kommittén för mänskliga rättigheter att frågorna behöver förankras mer i verksamheterna och linjeorganisationen. Men det beskrivs även bristande kunskap hos politikerna. Av de som känner till något om kommittéerna är pådrivande för att stärka ett systematiskt arbete inom respektive område instämmer 36 % att kommittén för mänskliga rättigheter är det medan knappt 32 % anser att folkhälsokommittén gör det. 37 respektive 43 % instämmer delvis eller inte alls i detta. Kring påståendet om kommittéerna bidrar med viktig kunskapsspridning inom sitt ansvarsområde är det liknande trend i svaren. Ca en fjärdedel vet inte medan ca 40 % instämmer i huvudsak eller helt. I fritextsvaren beskrivs hur det saknas en röd tråd och strategiskt tänkande för att strukturerat och systematiskt kunna arbeta med mänskliga rättigheter i regionen. Men samtidigt finns förståelse för att det tar tid innan kommitténs komplexa uppdrag genomsyrar regionen. Kring folkhälsokommittén beskriver några respondenter otydlighet i kommunernas roll i frågorna. Så som samarbetet med kommuner otydlig, det råder inte enighet mellan de olika kommunerna vad gäller Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 20 av 24 PwC

66 kommitténs styrning och uppdrag och att ansvaret är både kommunens och regionens Uppföljning och rapportering Kommittén för mänskliga rättigheter Intervjureferat Arbetet med att ta fram en plan för arbetet med mänskliga rättigheter, MR-plan, har nyligen avslutats och planen antogs nyligen av regionfullmäktige, november Vid intervjuerna pekas på att det därför först nu finns tydliga mål och indikationer för arbetet och att man nu på allvar följa upp arbetet kring mänskliga rättigheter och driva arbetet mot regionstyrelsen samt regionfullmäktige. Detta ger kommittén initiativmöjligheten i arbetet kring mänskliga rättigheter vilket ger en helt annan position i förhållande till andra verksamheter inom regionen. Vid intervjuerna framkommer önskemål om ökat intressen från regionstyrelsen även på ett formellt plan genom att i alla fall ett par gånger per år få tillträde till att diskutera kommitténs frågor, ex vis arbete kring den s.k. MR-planen. När det gäller regionfullmäktige deltar man i dagsläget 2 gånger per år i samband med att stipendier delas ut, däremot ges enligt intervjuerna inte tillfälle att inför fullmäktige redovisa arbetet, vilket det finns önskemål om. Allt för att öka förståelsen kring mänskliga rättigheter generellt och kommitténs arbete med dessa specifikt. En rapport från 2015, Invånardialogens roll och former Västra Götalandsregionens samråd med det civila samhället, togs fram genom samverkan mellan Göteborgs stad, Göteborgs universitet, Länsstyrelsen i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen. Bland mycket annat genomfördes en utvärdering kring samrådsorganisationens synpunkter och det var 95 % av respondenterna som menade att samråden gav ett mervärde till arbetet med mänskliga rättigheter Folkhälsokommittén Intervjureferat Det finns ett antal utredningar kring folkhälsoarbetet inom Västra Götaland. Dessa betecknas från intervjuerna inte kommit från ett behov inom organisationen. Sådan utvärdering har man ännu inte genomfört. Med stöd i reglementet har kommittén inriktningen att arbetet ska vara strategiskt, nydanande samt vara intressant ur hela regionens perspektiv. Utifrån detta har en mål- och inriktningsplan tagits fram i kommittén med prioriterade områden för kommittén, kopplade till de fokusområden som fastställts av Regionfullmäktige. Mål- och inriktningsplanen tas fram synkroniserat med budgetprocessen och processas fram med kommitténs politiker och tjänstemän tillsammans under ett par dialogdagar under våren. Kopplingen till regionstyrelsen önskar man planerat och mer frekvent och det upplevs som sällan att man efterfrågas. En risk med att inte bestämma ett arbetssätt Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 21 av 24 PwC

67 är att man bara träffas när man måste, i dagsläget i stort sett enbart i samband med delårsrapporter och årsberättelser. Vid intervjuerna framkommer en önskan om ett system för mer kontinuerlig återkoppling till regionstyrelsen och att det kunde framkomma tydligare vad regionstyrelsen vill ha. En tydligare uppslutning har kommit med det nya uppdraget Fullständiga studier. Detta har tagits fram som ett eget mål som sedan förankrats och beslutats i regionstyrelsen. En uppslutning har också kommit från kommunalförbunden inom regionen samt andra nämnder. Kommittén har fått i uppdrag att göra en handlingsplan för uppdragets fortsättning vilket gör att det kommer att finnas en tydlig plattform för det fortsatta arbetet. Det blir också tydligare att arbeta med uppföljningar av insatser och resultat. På tjänstemannaplanet är folkhälsochefen nu med i regionens ledningsstruktur, i den koncernövergripande gruppen kring regional utveckling Enkätreferat Runt hälften av de som besvarat enkäten menar att kommittéerna bidrar till att det finns en handlingsplan för det gemensamma arbetet och ca 40 % avseende kommittén för mänskliga rättigheter och drygt 46 % avseende folkhälsokommittén menar att kommittéerna bidrar till att arbetet för mänskliga rättigheter respektive folkhälsoarbetet följs upp på ett bra sätt. Det är också ungefär hälften av de som svarat som har uppfattningen att samverkan med respektive kommitté fungerar bra, drygt 46 respektive 39 % instämmer delvis i detta och det är få som inte instämmer alls i detta påstående. När det gäller kommittéernas bidrag med information är det en stor del som inte har någon uppfattning. För kommittén för mänskliga rättigheter är det knappt 23 % som instämmer helt eller i huvudsak i detta medan knappt 34 % säger detta avseende folkhälsokommittén. När det gäller kommittéernas informationsspridning är det även här en stor del som inte har någon uppfattning, drygt 29 respektive 24 % medan de flesta instämmer delvis i detta, ca 32 respektive 33 %. I fritextsvaren lyfter flera respondenter fram det strategiska arbetet, så som att kommitténs kunskaper och metodutveckling behöver implementeras mer och bättre inom VGR samt att de belyser vikten av att arbetet sker i samverkan med HSN. Avseende båda kommittéerna efterfrågas också en aktivare roll gentemot HSN, att hjälpa till med indikatorer som HSN kan följa upp. Respondenter belyser kommitténs koppling mellan regionstyrelsen och fullmäktiges agerande Kommentar/rekommendationer Enkäten allmänt En enkät skickades ut till samtliga förtroendevalda inom VGR:s nämnder och styrelser. Svarsfrekvensen var 206 svar vilket motsvarar % av 387 utskickade enkäter. Ingen spårning gjordes av möjliga dubbletter varför de som är ledamöter i flera nämnder och styrelser kan ha fått flera enkätutskick vilket också påverkar svarsfrekvensen. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 22 av 24 PwC

68 Syftet med enkäten var inte att genomföra en undersökning med full validitet utan att med hjälp av enkäten hitta indikationer på hur arbetet i kommittéerna uppfattas av styrelser och nämnder. Enkätsvaren ger en bild av att många av de som svarat på enkäten inte har så tydlig uppfattning av vad kommittéerna har för aktiviteter. Med den aktuella målgruppen är detta inte ett överraskande svar eftersom det är svårt att som politiker kunna ha en tydlig uppfattning om det konkreta arbetet. En mer intressant målgrupp för detta frågeområde vore givetvis den personal som är verksamhetsanknuten. För en detaljerad studie kring de olika svaren hänvisas till bilaga till rapporten Arbetsformer Kommittéerna, båda underställda regionstyrelsen, har olika historik och bakgrund till sin nuvarande organisation. De har dock det gemensamt att den roll som till slut formats är att vara en kraft som inom hela regionen ska verka för att inspirera och stödja andra till att arbeta mot målen kring mänskliga rättigheter respektive folkhälsa. Kommittéernas uppdrag är också att vara ett stöd i regionstyrelsen arbete. Som formellt stöd för kommittéernas arbete finns reglementen där vi menar att uppgifterna tydliggjorts. Att i en så stor organisation som Västra Götalandsregionen ha ansvar för ett tvärsektoriellt uppdrag är en grannlaga uppgift och man har i ett sådant arbete ingen framgång med att själva stå för det konkreta arbetet utan är helt beroende av att kunna stödja och inspirera andra. Kommittén för mänskliga rättigheter har slutligen format ett arbetssätt inom regionen, arbete i fem samrådsforum. Dessa är avsedda att täcka de viktigaste områdena och träffas kontinuerligt med temainriktningar. Samråden har fått en betydelse så tillvida att även andra nämnder och styrelser använt sig av samråden för dialog kring frågor som ligger inom deras ansvarsområde. Utöver detta genomförs presidieträffar med flera nämnder/styrelser för dialog. Med detta bedöms/bedömer vi att kommittén hittat ett arbetssätt som ska kunna vara ändamålsenligt för att klara sitt uppdrag. Eftersom det finns en strävan från kommittén att olika nämnder och styrelser i ännu högre grad använder samråden som dialogforum bör kommittén ta upp en dialog kring hur detta i så fall kan förverkligas. Folkhälsokommitténs arbetssätt är till stora delar fokuserat på att inspirera till projekt och processinriktat arbete av strategisk karaktär och att genom detta bidra till kunskapsspridning och inspiration till andra. Arbetet är i detta inte enbart riktat till VGR utan också till kommunerna inom regionen. Det betyder också att man i arbetet har ytterligare en viktig samverkanspart i de verksamma kommunalförbunden. Även folkhälsokommitténs arbetssätt bedöms ändamålsenligt till sin struktur. Idag uppges en oklarhet kring var föreningar ska vända sig samt att det strategiska syftet med bidragen är otydligt. Vi menar att regionstyrelsen bör se över möjligheten att samla beredning och beslut kring bidragsformer inom VGR till föreningarna till en part som för regionen kan göra avvägningar kring olika mottagare och tydligare väga in strategiska överväganden. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 23 av 24 PwC

69 Kommittéernas genomslag Enkätsvaren ger en bild av att många av de som svarat på enkäten inte har så tydlig uppfattning av vad kommittéerna har för aktiviteter. Med den aktuella målgruppen är detta inte ett överraskande svar eftersom det är svårt att som politiker kunna ha en tydlig uppfattning om det konkreta arbetet. En mer intressant målgrupp för detta frågeområde vore givetvis den personal som är verksamhetsanknuten Uppföljning och rapportering När det gäller planerna för arbetet i kommittén för mänskliga rättigheter har detta ganska nyligen konkretiseras genom Plan för arbetet med mänskliga rättigheter som antagits. Det gör att det nu också finns en tydligare plan för arbetet och även tydligare mandat för kommittén. När det gäller folkhälsoarbetet har detta också kunnat konkretiseras genom det uppdrag som getts kring Fullständiga studier, antaget i regionstyrelsen. Även detta gör att kommittén fått en tydligare plattform för arbetet. Båda kommittéerna efterlyser trots ovan en tydligare dialog med regionstyrelsen kring framförallt de resultat som kan påvisas inom respektive ansvarsområde. De menar från kommittéerna att de önskar en mer planerad och frekvent kontakt, utöver delårsrapporter och årsberättelser. Vår bedömning är att det är rimligt att regionstyrelsen tar fram ett arbetssätt som innebär en uppföljning, information samt redovisning av kommittéernas arbete. En risk med att inte bestämma ett arbetssätt är att man bara träffas när man måste och på det sättet också tappar kompetens kring området. Detta försvårar sedan styrningen när den kanske behöver bli tydligare. Med de plattformar för kommittéernas arbete som nu beslutats finns också tydligare skäl till uppföljning av arbetet och för Regionstyrelsen att också följa upp arbetet. Januari 2017 Internrevisionen Västra Götalandsregionen 24 av 24 PwC

70

71 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Thomas Schulz Telefon: E-post: Till ägarutskottet Riktlinje för flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta följande: 1. Regionstyrelsen antar riktlinje för flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Regionstyrelsen rekommenderar samtliga förvaltningar och bolag att tillämpa riktlinje för flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Sammanfattning av ärendet En riktlinje har tagits fram för hur och när flaggor ska hissas vid Västra Götalandsregionens verksamheter. Riktlinjen beskriver i huvudsak vad som gäller för: Västra Götalandsregionens flagga Svenska flaggan Pride-flaggan Internationell flaggning Flaggning vid dödsfall Flaggning vid särskilda händelser Rekommendationen är att riktlinjen ersätter alla övriga riktlinjer och rutiner för flaggning inom Västra Götalandsregionen verksamheter. Beredning Ärendet har beretts på Koncernstabsledningen den 1 december 2016 och var den 2-13 januari 2017 på remiss till stabscheferna. Koncernkontoret Ann-Sofi-Lodin Förvaltningschef Erik Lagersten Kommunikationsdirektör Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

72 Datum Diarienummer RS (2) Bilaga Riktlinje för flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Besluten skickas till: ann-sofi.lodin@vgregion.se för genomförande Västra Götalandsregionens styrelser och nämnder för rekommenderad tillämpning Västra Götalandsregionens förvaltnings- och bolagschefer för kännedom Västra Götalandsregionens kommunikationschefer för kännedom erik.lagersten@vgregion.se för kännedom linn.riedl@vgregion.se för kännedom

73 Beslutad av: Regionstyrelsen Diarienummer: RS Riktlinje för Flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Följande riktlinjer gäller för hissande av flaggor vid Västra Götalandsregionens verksamheter där förutsättningarna för flaggning finns. Riktlinjen gäller för: Samtliga verksamheter inom Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab kommunikation och externa relationer

74 2 Innehåll Västra Götalandsregionens flagga... 3 Svenska flaggan... 3 Pride-flaggan... 3 Internationell flaggning... 3 Flaggning vid dödsfall... 4 Flaggning vid särskilda händelser... 5 Information vid flaggning... 5 Allmänna flaggdagar... 5 Tidtabell allmän flaggning... 6 När flaggan ska slängas... 6

75 3 Västra Götalandsregionens flagga Västra Götalandsregionens (VGR) flagga ska vara hissad dygnet runt då ej annat påbjudes. Om man vill använda VGR:s flagga tillsammans med svenska flaggan, ska den svenska flaggan alltid inneha hedersplatsen. VGR-flaggan är en företagsflagga och har inte samma status som nationsflaggor eller FN-, EU-, länslandskaps-, stifts- och kommunalflaggor och den följer alltså inte samma regler. Om VGR-flaggan placeras tillsammans med dessa flaggor ska den inte placeras bättre än dessa utan placeras ytterst. Svenska flaggan Svenska flaggan ska vara hissad vid allmänna flaggdagar och enligt tidtabell se nedan. Pride-flaggan Som ett led i kampen för människors lika värde är det lämpligt att hissa Prideflaggan (regnbågsflaggan) i samband med lokala Pride-evenemang. Observera att om Pride-flaggan kombineras med den svenska flaggan så ska den svenska flaggan alltid inta hederspositionen. Internationell flaggning Vid officiella utländska besök kan aktuell nationsflagga hissas, varvat med svenska flaggor. Svenska flaggan intar då alltid hedersplatsen. Om besöket är från ett EUland, kan man flagga även med EU-flaggan. Vid flaggning på flera flaggstänger används begreppen heraldiskt höger och heraldiskt vänster. Vid internationell flaggning intar svenska flaggan alltid hedersplatsen. Övriga nationsflaggor hissas i bokstavsordning från hedersplatsen och utåt enligt ländernas namn på svenska. Flaggorna hissas varannan till heraldiskt höger och varannan till heraldiskt vänster, det vill säga placeringen bestäms stående framför stängerna med ryggen mot byggnaden. Om antalet flaggstänger är udda hissas svenska flaggan på den mittersta stången. Är antalet flaggstänger jämna hissas svenska flaggan på flaggstången närmast till höger från mitten (betraktandes med ryggen mot byggnaden). Om det behövs, hissas svenska flaggor på de yttersta flaggstängerna för att de inte ska stå tomma. Vid flaggning med olika typer av flaggor ser rangordningen ut på följande sätt: Nationsflagga, FN-flagga, EU-flagga, landskapsflagga, länsflagga och kommunflagga.

76 4 Exempel för tre flaggstänger vid flaggning för en utländsk nation: Svenska flaggan på hedersplatsen och utländsk nation på stången nr 2 och 3. Flaggning för två utländska nationer: Svenska flaggan på hedersplatsen och utländska nationer på stången nr 2 och 3 i bokstavsordning. Om byggnaden är försedd med tre fasadflaggstänger hissas flaggor enligt bilden. Om t.ex. en Länsstyrelse vill flagga med svenska flaggan och EU-flaggan, hissas svenska flaggan på flaggstång nr 1, EU-flaggan på nr 2 och Länsstyrelsens flagga på nr 3. Se för fler exempel. Flaggning vid dödsfall Vid medarbetares eller förtroendevalds bortgång samt är det önskvärt att flaggan hissas på halv stång på begravningsdagen. Flaggning på halv stång kan även göras på dödsdagen om bortgången då är känd. Annan dag kan dock beslutas av administrativ chef, eller motsvarande, till exempel om minnesstund med externa gäster äger rum eller för det fall annan dag anses viktigare att uppmärksamma på grund av kulturella eller religiösa skäl. Det kan vara lämpligt att inhämta de anhörigas synpunkter på flaggning. Först hissas flaggan i topp och omedelbart därefter halas till 2/3 av stångens höjd. När jordfästningen ägt rum, hissas flaggan i topp, varefter den nedhalas antingen omedelbart eller enligt tidtabell för allmän flaggning, se ovan. Flaggning på halv stång äger företräde framför allmänna flaggdagar men är underordnat flaggning vid särskilda händelser.

77 5 Flaggning vid särskilda händelser Vid särskilda händelser då flaggning påbjudes från nationell nivå skall dessa rekommendationer följas. Information vid flaggning Vid flaggning med svenska flaggan, internationell flaggning och flaggning på halv stång ska information om anledningen anslås vid fastighetens/anläggningens huvudingång eller i nära anslutning till flaggstången där så är praktiskt möjligt. Allmänna flaggdagar 1 januari Nyårsdagen 28 januari Konungens namnsdag 12 mars Kronprinsessans namnsdag Rörlig Påskdagen 30 april Konungens födelsedag 1 maj 1 maj Rörlig Pingstdagen 6 juni Sveriges nationaldag och svenska flaggans dag Rörlig Midsommardagen 14 juli Kronprinsessans födelsedag 8 augusti Drottningens namnsdag Rörlig Dag för val till riksdagen (andra söndagen i september vart fjärde år) 24 oktober FN-dagen 6 november Gustaf Adolfsdagen 10 december Nobeldagen 23 december Drottningens födelsedag 25 december Juldagen Flaggning med svenska flaggan på andra dagar än ovan beslutas av Regiondirektören.

78 6 Tidtabell allmän flaggning Från 1 mars till och med 31 oktober gäller: Flaggan hissas klockan Flaggan halas ner vid solnedgången dock senast klockan Från 1 november till och med 28(29) februari: Flaggan hissas klockan Flaggan halas ned vid solnedgången dock senast klockan Om flaggan är belyst får den vara hissad efter solens nedgång. När flaggan ska slängas En flagga som är sliten, trasig eller urblekt bör inte flaggas med. Hur en uttjänt flagga ska förstöras finns inga tydliga regler för. Men grundregeln är att även en kasserad flagga bör behandlas med respekt och att en gammal flagga inte ska ligga och skräpa eller användas till annat. Ett sätt är att klippa ner flaggan till enbart blå och gula tygbitar då är det inte en flagga längre och tygbitarna kan slängas på lämpligt sätt. Gamla flaggor bör inte brännas av miljömässiga skäl eftersom de ofta är gjorda av polyester.

79

80 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret VEI Handläggare: Lars Hillerström Telefon: E-post: Till ägarutskottet Revidering av finansiella riktlinjer för Västra Götalandsregionen och dess anknutna stiftelser Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige besluta följande 1. Regionfullmäktige beslutar att Riktlinje för likviditetsförvaltningen inom Västra Götalandsregionen beslutad , dnr RS upphör att gälla. 2. Regionfullmäktige fastställer Finanspolicy för Västra Götalandsregionen daterad Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen att besluta följande 1. Regionstyrelsen beslutar att Finansiell riktlinje för Västra Götalandsregionens anknutna stiftelser, , dnr RS upphör att gälla. 2. Regionstyrelsen fastställer Finansiella riktlinjer för Västra Götalandsregionens anknutna stiftelser daterad Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen (VGR) har två dokument som anger ramar och riktlinjer för VGR:s finansverksamhet samt kapitalförvaltningen av VGR:s anknutna stiftelser. Koncernkontoret ser över dessa dokument årligen och lämnar förslag till uppdateringar vid behov. Översynen för 2017 har medfört följande förslag till förändringar i de båda dokumenten: En anpassning till regionstyrelsens beslut , 32, Struktur för styrande dokument i VGR medför ett namnbyte av Riktlinje för likviditetsförvaltningen inom Västra Götalandsregionen till Finanspolicy för Västra Götalandsregionen. En tydligare beskrivning om mål, syfte och organisation av finansförvaltningen. Ett antal redaktionella förändringar för att erhålla en bättre struktur i dokumenten. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

81 Datum Diarienummer RS (3) Uppdatering av bestämmelser avseende valutarisk vid placering i fonder som innebär att det blir tillåtet att placera i fonder nominerade i USD, EURO och NOK förutom i SEK och att VGR kan inneha max 10 procent av en enskild fonds förmögenhet tas bort samt att det blir tillåtet att placera i räntefonder där del av innehaven i fonderna får ha en längre kapital- och räntebindningstid än 5 år. Sammanfattningsvis innebär inte förändringarna ett ökat risktagande i placeringsverksamheten. Fördjupad beskrivning av ärendet Regionstyrelsen har enligt delegation från regionfullmäktige ansvaret för VGR:s finansverksamhet. Genom Riktlinjer för likviditetsförvaltningen (Finanspolicyn) för Västra Götalandsregionen anger regionfullmäktige ramar och riktlinjer för att trygga likviditetsförsörjningen och betalningsberedskapen för VGR på kort och lång sikt. Avsikten är också att åstadkomma en så god avkastning som möjligt på de finansiella tillgångarna samt att hantera de finansiella risker som förekommer i finansverksamheten. Regionstyrelsen ska ompröva finanspolicyn vid behov, dock minst en gång per år, och lämna förslag på revideringar som sedan tas upp till beslut i regionfullmäktige. Regionstyrelsen är också förvaltare för VGR:s anknutna stiftelser och fastställer placeringsriktlinjerna för dessa. Koncernkontoret ser över dessa riktlinjer årligen och lämnar vid behov förslag till revideringar för att riktlinjerna ska vara anpassade efter verksamhetens förutsättningar utifrån förvaltat kapital och aktuell marknadssituation. Riktlinjerna fastställs av regionstyrelsen. I översynen för 2017 föreslås förtydligande när det gäller beskrivningen av mål, syfte och organisation. Förslaget innehåller även ett antal redaktionella förändringar för att erhålla en bättre struktur i dokumenten. Därutöver föreslås uppdatering avseende: Valutarisk vid placering i fonder som innebär att det blir tillåtet att placera i fonder de nominerade i USD, EURO och NOK förutom i SEK. Det har kommit ett antal fonder med internationella placeringar i aktier där varje köp och försäljning innebär en valutaväxling. Det blir billigare att köpa en fond de nominerad i den valuta som placeringarna sker i. VGR har haft en maxgräns att aldrig inneha mer än 10 procent av en räntefonds totala förmögenhet. De räntefonder som VGR placerar i har kreditvärdighet på placeringarna. Därför föreslås att bestämmelsen tas bort. VGR har en maxgräns på kapitalbindningstiden vid placering i enskilda räntevärdepapper. När VGR placerar i den korta likviditetsportföljen är det inte tillåtet att ha en längre kapital- och räntebindningstid än 5 år. Att tillämpa samma regel vid i placeringar i räntefonder är inte relevant. Fokus är fondens duration (~räntebindningstid). Hur detta åstadkoms är för VGR som placerare mindre viktigt. Därför förslås att bestämmelsen tas bort.

82 Datum Diarienummer RS (3) Sammanfattningsvis innebär inte förändringarna ett ökat risktagande i placeringsverksamheten. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Finanspolicy för Västra Götalandsregionen daterad Finansiella riktlinjer för Västra Götalandsregionens anknutna stiftelser daterad Besluten skickas till Koncernkontoret, joakim.bjorck@vgregion.se, för kännedom Koncernkontoret, anna-karin.jernberg@vgregion.se, för kännedom Koncernkontoret, lars.hillerstrom@vgregion.se, för kännedom Koncernkontoret, annelie.mogensen@vgregion.se, för kännedom Koncernkontoret, anna-maria.bergstrom@vgregion.se, för kännedom

83 Koncernkontoret, Koncernstab Verksamhetsuppföljning, Ekonomi och Inköp Västra Götalandsregionen Finanspolicy för Västra Götalandsregionen

84 2 Innehåll 1 Syfte Finansverksamhetens mål Organisation och ansvarsfördelning Politiska organ Förvaltningsorgan Externa organ Likviditetshantering Betalningsberedskap Lån och kreditlöften Hantering av dagligt kassaflöde Koncernkonto Kapitalförvaltning Kort likviditetsportfölj Lång likviditetsportfölj Etik och hållbarhet i kapitalförvaltningen Tillåtna instrument kapitalförvaltningen Ränterelaterade värdepapper Aktierelaterade värdepapper Alternativa placeringar Derivat Skuldförvaltning Tillåtna instrument skuldförvaltning Riskhantering Valutarisk Motpartsrisk Kreditrisk Refinansieringsrisk Hantering av limitöverträdelse... 11

85 3 1 Syfte Syftet med finanspolicy är att ange ramar och riktlinjer för hur Västra Götalandsregionens (VGR) finansverksamhet ska bedrivas. Syftet är också att fastställa ramar och riktlinjer för hantering av de finansiella risker som förekommer i finansverksamheten. Ekonomidirektören ska vid behov utfärda särskilda anvisningar för hur riktlinjen ska tillämpas. 2 Finansverksamhetens mål Målet med VGR:s finansverksamhet är att trygga likviditetsförsörjningen och betalningsberedskapen för VGR på kort och lång sikt. Detta är ett av regionfullmäktiges beslutade finansiella mål. Med betalningsberedskap menas tillgång likvida medel (se avsnitt 4.1). Målet är också att åstadkomma en så god avkastning som möjligt på de finansiella tillgångarna utifrån regelverket i detta dokument. 3 Organisation och ansvarsfördelning I detta avsnitt beskrivs organisationen och ansvarsfördelningen för den finansverksamheten inom VGR. 3.1 Politiska organ Regionfullmäktige Regionfullmäktige, som är VGR:s högsta beslutande organ, fastställer de finanspolicyn. Vidare delegerar regionfullmäktige beslutsbefogenheter gällande finansverksamheten till regionstyrelsen samt ger övergripande uppdrag inom det finansiella området. Regionstyrelsen Regionstyrelsen har enligt delegation från regionfullmäktige det yttersta ansvaret för finansverksamheten inom avdelningen koncernekonomi, VGR. Regionstyrelsen ska ompröva finanspolicyn vid behov, dock minst en gång per år. Regionstyrelsens ägarutskott Regionstyrelsens ägarutskott ansvarar för att löpande följa den operativa finansverksamheten inom avdelningen koncernekonomi, VGR. Ägarutskottet ska följa tillämpningen av finanspolicyn och vid behov utfärda kompletterande anvisningar. Ägarutskottet får rapportering om finansverksamheten i samband med delår och årsredovisning. 3.2 Förvaltningsorgan Finansrådet

86 4 Finansrådet är ett tjänstemannaorgan med rådgivande funktion. Rådet består av VGR:s ekonomidirektör samt ett antal ytterligare befattningshavare inom det finansiella området på avdelningen koncernekonomi i VGR. Finansrådet är rådgivande och beredande inom följande områden: kapitalförsörjning och kapitalstruktur inriktning för strategisk och taktisk kapitalallokering inriktning för upptagande av lån på kort och lång sikt inriktning för strategisk kapitalallokering avseende anknutna stiftelsers medel (behandlas i särskilda riktlinjer) följa upp resultat och risker i kapital- och skuldförvaltning följa upp och ge förslag till omarbetning av finanspolicyn finansiella utvecklingsprojekt övergripande finansiella frågor Avdelning koncernekonomi Avdelningen koncernekonomi på koncernkontoret är på olika sätt engagerad i finansverksamheten. I denna avdelning ingår bland annat finansenheten och redovisningsenheten, vilka är de två enheter som operativt arbetar med finansverksamheten. Finansenheten består av en finanschef och en front office-funktion (FO). FO utför alla placeringar och agerar inom mandat från riktlinjer, rekommendationer från finansrådet och beslut av finanschef och ekonomidirektör. Redovisningsenheten ansvarar för finansverksamhetens back office-funktion, vilken är den funktion som verkställer de placeringar som FO har gjort. Vidare kontrollerar BO placeringarna och ansvarar för att de blir korrekt redovisade. 3.3 Externa organ Riskkontroll Riskkontrollen omfattar löpande kontroll och efterlevnad av finanspolicyn i de enskilda portföljerna samt kontroll av finansverksamhetens interna processer. Kontrollen utförs av extern part, vilken utses via offentlig upphandling. Finansiell rådgivning Som stöd i den strategiska och taktiska allokeringen inom kapitalförvaltningen anlitas externa finansiella rådgivare. I denna tjänst kan även en kontroll av finansiella innehav ingå, en så kallad screening, för att säkerställa att etik och hållbarhetsmålen i riktlinjerna uppnås. Finansiella rådgivare utses via offentlig upphandling.

87 5 4 Likviditetshantering 4.1 Betalningsberedskap Ett av regionfullmäktiges beslutade finansiella mål är att ha god betalningsberedskap, vilket innebär tillgång till tillräckligt med likviditet för att kunna fullgöra betalningsskyldighet till anställda, leverantörer, banker med mera. VGR:s betalningsberedskap ska täcka en månads nettolönebetalning och 20 bankdagars netto av kund- och leverantörsbetalningar. Beräkning av betalningsberedskapen görs årligen och kan bestå av likvida medel, lån och outnyttjade kreditlöften. För 2017 beräknas betalningsberedskapen till mnkr och består av likvida medel samt placeringar som kan omsättas inom 3 bankdagar Lån och kreditlöften För att säkerställa betalningsberedskapen kan även olika typer av lån och kreditlöften användas, i de fall tillgång till egen likviditet saknas. I nedanstående tabell visas de befintliga avtal som kan användas som betalningsberedskap. Lån/kreditlöften (mnkr) Kreditram Checkräkningskredit 750 Obligationslån inom MTN-program Certifikatsprogram Andra exempel på kreditlöften kan vara syndikerade lån. I de fall som kreditlöften tillämpas ska de ha en återstående löptid om mer än 1 år. Högst 30 % av den sammanlagda volymen kreditlöften får finnas hos en enskild motpart (checkräkningskrediten undantagen) Hantering av dagligt kassaflöde För att hantera dagligt kassaflöde används en checkräkningskredit som är kopplad till koncernkontot (se avsnitt 4.3). Checkräkningskrediten kan utökas vid kortare likviditetsbehov, upp till 30 dagar. Villkorsförändring görs då för ett bestämt antal dagar. 4.2 Koncernkonto VGR ska ha ett gemensamt koncernkonto där samtliga förvaltningar och helägda bolag ska vara anslutna. Förvaltningar och helägda bolag får inte använda bank- eller girokonto utanför VGR:s koncernkonto utan särskilt tillstånd från finanschefen. 5 Kapitalförvaltning Detta avsnitt omfattar riktlinjer för VGR:s kapitalförvaltning vilket avser handeln med finansiella instrument.

88 6 VGR:s överskottslikviditet förvaltas i två portföljer, en kort och en lång likviditetsportfölj. Fördelningen av kapital mellan kort och lång portfölj sker årligen. Beslutsunderlaget är regionfullmäktiges budget, beslut om detaljbudget och dess konsekvenser för den långsiktiga likviditetsprognosen. Det är den långsiktiga likviditetsprognosen som avgör hur stor del av kapitalet som kan allokeras i den långa portföljen. Om det fattas beslut under löpande år som väsentligt påverkar likviditeten kan kompletterande allokeringsbeslut fattas. Riskmått och limiter skall beräknas utifrån portföljernas marknadsvärde. 5.1 Kort likviditetsportfölj Den korta portföljen innehåller placeringar med hög likviditet och kan omsättas på kort tid för att hantera likviditetsförändringarna under året. Denna portfölj utgör en del av VGR:s betalningsberedskap. Portföljens genomsnittliga räntebindningstid, mätt som duration, ska ligga i intervallet 0-2 år. Enskilda placeringar får ha en maximal ränte- och kapitalbindningstid på fem år. Om placering i sker i fonder får ränte- och kapitalbindning överstiga fem år i den enskilda fonden. Placeringar i den korta likviditetsförvaltningen får endast bestå av ränterisk och kassa. 5.2 Lång likviditetsportfölj I den långa portföljen finns det kapital som inte avses användas de närmaste tre åren och kan därför ha en högre risknivå än den korta portföljen. Denna portfölj utgör en del av VGR:s betalningsberedskap. Det övergripande målet med placeringarna i den långa likviditetsförvaltningen är att bevara kapitalets reala värde, vilket mäts som årlig förändring av KPI. Allokeringen mellan olika tillgångsslag styrs i första hand av en dynamisk allokeringsmodell med ett fastställt säkerhetsgolv. Säkerhetsgolvet anger hur mycket portföljen får falla i värde jämfört med dess högsta värde de senaste 12 månaderna. Säkerhetsgolvet är satt till 90 %, vilket innebär att portföljens värde som mest får falla med 10 % jämfört med det högsta värdet de senaste 12 månaderna. Utifrån säkerhetsgolvet och ett antal andra parametrar såsom rådande ränteläge och volatilitet på aktiemarknaden så ger modellen en tillåten fördelning mellan aktie- och ränterisk i portföljen. Oavsett aktuell risksituation får andelen aktierisk maximalt vara 50 %. Portföljens genomsnittliga räntebindningstid, mätt som duration, ska ligga i intervallet 1-5 år. Placeringar får ha en maximal ränte- och kapitalbindningstid på 10 år. Om placering sker i realränteobligationer får ränte- och kapitalbindningstid överstiga 10 år. Placeringar i den långa likviditetsförvaltningen får bestå av aktie-, ränte- och alternativa placeringar samt kassa.

89 7 5.3 Tillåtna instrument kapitalförvaltningen Placeringar kan ske i följande instrument: bankkonto deposition i bank ränterelaterade värdepapper aktierelaterade värdepapper alternativa placeringar derivat Direkt placering i enskilda aktier är inte tillåtet Ränterelaterade värdepapper Med ränterelaterade värdepapper avses obligationer och certifikat samt fonder med innehav i denna typ av värdepapper. Emittenterna av dessa värdepapper kan vara stat, kommun, landsting, bostadsinstitut och företag Aktierelaterade värdepapper Med aktierelaterade värdepapper avses i första hand aktivt förvaltade fonder, indexfonder, aktieindexobligationer samt olika typer av värdepapper för att nå aktieexponering Alternativa placeringar Syftet med att placera i andra tillgångsslag än aktier och räntebärande placeringar är att ytterligare sprida riskerna i portföljen. Dessa placeringar ska ha låg korrelation med aktier och räntebärande placeringar för att öka riskspridningen i portföljen. Alternativa placeringar får ske efter särskilt beslut i ägarutskottet Derivat VGR kan använda derivat för att hantera olika risker, det vill säga att skydda den egna verksamheten mot oönskade utfall på finansnettot. Det kan avse såväl ränte-, aktie- som valutarisk. Optioner får inte ställas ut. Undantag till detta är kombinationer av optioner för att åstadkomma så kallade nollkostnadsstrukturer. Marknadsvärden i derivatinstrument får hos en enskild motpart inte nettot överstiga sammanlagt 20 mnkr utan särskilt beslut i ägarutskottet. 5.4 Etik och hållbarhet i kapitalförvaltningen VGR ska genom sina urvalskriterier för placeringar ta hänsyn till och främja god etik. VGR har som krav att de företag och organisationer i vilka kapital investeras följer de internationella normer för mänskliga rättigheter, arbete och miljö, vilka finns formulerade i FN-konventioner och traktater som humanitär rätt, folkrätt och miljölagstiftning. Placeringar medges inte direkt i företag som har produktionen eller försäljningen av krigsmateriel, pornografi eller tobaks- och alkoholvaror som en väsentlig del av

90 8 verksamheten. Vidare medges inte placeringar direkt i företag som systematiskt och omfattande bryter mot internationella normer och konventioner. VGR ställning medför vidare ett ansvar att verka för god etik. De etiska principer som följs ska vara representativa för de flestas uppfattning. Regionen definierar god etik som avståndstagande från kriminalitet, respekt för seriösa affärsmetoder samt demokratiska principer. VGR ska inte direktinvestera i bolag som upprepat eller medvetet bryter mot något av dessa kriterier. Investeringar ska inte heller göras i länder som är föremål för, av Sverige sanktionerad, handelsblockad av FN eller EU. Västra Götalandsregionen ska i största möjliga utsträckning undvika att investera i företag vars huvudverksamhet, mer än 50 % av omsättning, är utvinning och försäljning av fossila bränslen liksom företag vars huvudverksamhet består av tjänster till sådana bolag. Definitionen av huvudverksamhet ska utvärderas senast under VGR ska regelbundet, dock minst en gång per år, genom extern part analysera befintliga kapitalplaceringars följsamhet mot ovanstående normer. Konstaterad avvikelse ska snarast rapporteras till regionstyrelsens ägarutskott. Ägarutskottet beslutar om VGR ska försöka få bolaget att ändra sin verksamhets inriktning så att bolaget uppfyller de etiska och miljömässiga krav regionen har eller att sälja placeringen. 6 Skuldförvaltning VGR kan vara både placerare och låntagare samtidigt. Med skuldförvaltning avses långfristig upplåning, det vill säga med en löptid över ett år. Kortsiktig upplåning eller utnyttjande av kreditlöften vid kortare likviditetsbehov omfattas därmed inte av riktlinjerna för skuldförvaltning. I regionfullmäktiges budget anges tillåtet kortsiktigt upplåningsbelopp. Regionfullmäktige kan besluta om upplåning för speciella ändamål utöver den upplåning som kortfristigt kan användas för att möta fluktuationerna i kassan, även om VGR har tillgång till överskottslikviditet under den period som upplåningen avser. Upplåning ska ske i konkurrens och till lägsta möjliga upplåningskostnad. När ett upplåningsbehov uppstår görs en bedömning av vad som är fördelaktigaste upplåningsform för VGR med hänsyn till volym, kredittid, tillgängliga krediter samt derivat. Genomsnittlig räntebindningstid mätt som duration i skuldförvaltningen ska ligga i intervallet 1-5 år. Upplåning får ha en maximal ränte- och kapitalbindningstid på 10 år. Ägarutskottet kan fatta beslut om avvikelse från dessa mått vid upplåning för särskilda projekt. I syfte att möta eventuella svårigheter att uppta lån över tiden bör den långfristiga låneskulden ha en över tiden spridd förfallostruktur. Likaså bör upplåningen diversifieras med ett flertal olika instrument. Bindande lånelöfte och/eller överskottslikviditet ska täcka kommande 12 månaders förfall och räntebetalningar i låneskulden.

91 9 6.1 Tillåtna instrument skuldförvaltning Upplåning kan ske med följande instrument: checkräkningskredit extern leasing efter beslut av ekonomidirektören intern leasing enligt anvisningar i ekonomihandbok kortfristiga lån såsom certifikatsprogram och bilaterala lån långfristiga lån såsom MTN-program och bilaterala lån korta och långa kreditlöften 7 Riskhantering VGR är en aktör på de finansiella marknaderna vilket innebär att VGR är utsatt för olika slags finansiella risker. En del i finansverksamheten är att identifiera och hantera riskerna i förvaltningen för att därigenom säkerställa ett stabilt finansnetto och minimera finansiella kostnader vid kapitalanskaffning. Med en risk avses en händelse som påtagligt påverkar VGR:s finansiella situation och/eller finansnetto. 7.1 Motpartsrisk Med motpartsrisk avses risken för en motparts (till exempel bank, kapitalförvaltare) obestånd eller oförmåga att fullgöra sina åtaganden på avsett sätt. För att minimera motpartsrisken ska ett flertal motparter användas. Värdepappersaffärer får endast göras med svensk, utländsk bank eller fondkommissionär som står under Finansinspektionens eller motsvarande myndighets tillsyn. 7.2 Kreditrisk Kreditrisk definieras som risken för att en fordran inte betalas på utsatt tid och/eller med det belopp som fordran utgör. För att hantera denna risk ska placeringarna fördelas mellan olika emittenter. Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av portföljens marknadsvärde samt maxandel per emittentkategori. Summan av exponeringen i emittent- och durationskategorierna får aldrig överstiga limiten för den högsta kategorin i summeringen. Som exempel får summan av exponeringen i området DL:FN aldrig överstiga 30% (ruta DL). Kreditriskmodellen enligt nedan, avser placeringar i enskilda emittenters räntevärdepapper som direktägs av VGR. För placering i direktägda instrument gäller limiter per ratingkategori och löptid. För placering i räntefonder gäller att innehaven inte väsentligen avviker från dessa limiter. Fonder som inte uppfyller detta krav definieras som alternativa placeringar. Om portföljens marknadsvärde understiger mkr ska andelarna i tabellen nedan beräknas på mkr istället för det aktuella portföljvärdet.

92 10 Nedanstående kreditriskmodell avser all likviditetsförvaltning. Emittent/värdepapper Emittentkategori Emittentkategori Emittentkategori Emittentkategori Max andel per emittent Duration K. 0-1 år L. 1-3 år M. 3-7 år N. >7 år >1år (0-1år) K till N L till N M till N N A. Stater, kommuner och landsting eller dess motsvarighet inom Euroområdet, med rating om lägst AAA/Aaa eller av motsvarande stater, kommuner, landsting garanterat värdepapper 100% 100% 100% 100% 100% (100%) B. Värdepapper 1 med rating om AAA /Aaa C. Värdepapper med rating om AA- /Aa3 D. Värdepapper med rating om A- /A3 E. Värdepapper med rating om BBB-/Baa3 F. Värdepapper utan rating, eller lägre än BBB-/Baa-3 B till F 100% 100% 85% 70% 15% (25%) C till F 100% 80% 60% 40% 15% (20%) D till F 50% 30% 20% 10% 10% (15%) E till F 30% 15% 7% 0% 5% (10%) F 10% 5% 0% 0% 2%(5%) Ett instruments rating fastställs enligt följande prioriteringsordning oavsett löptid: 1. Instrumentets långfristiga rating. 2. Emittentens långfristiga rating. 3. Instrumentets kortfristiga rating. 4. Emittentens kortfristiga rating. 5. Garants rating. Syftet med ovanstående prioriteringslista är att fastställa en rättvisande rating för respektive instrument. Det kan finnas tillfällen då avsteg från denna prioriteringslista måste göras för att fastställa en rättvisande rating. Beslut från avsteg i prioriteringslista för endast göras av finanschef och ekonomidirektör i förening. Beslutet ska motiveras, dokumenteras och redovisas på närmast följande sammanträde för regionstyrelsens ägarutskott. Användning av en eventuell garants rating får endast ske under förutsättning att emittentens åtagande är tillfullo garanterade. Innan ett instrument utan egen rating köps 1 Omfattar banker, bostadsinstitut, företag, kommuner och landsting eller motsvarande.

93 11 åligger det handlaren att införskaffa tillräcklig dokumentation som styrker garantin. Om en emittent med en viss rating har en garanti av ett bolag/institution med högre rating ska ändå emittentens rating användas. I ratingen av emittenten tar ratinginstituten hänsyn till eventuella garantier. Kommuner och landsting utan rating faller i kategori C. Ovanstående gäller rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Om låntagaren har rating från både Standard & Poor s och Moody s, krävs att minst en av dem ligger på angiven nivå. Placering i värdepapper emitterade av Västra Götalandsregionen eller närstående bolag är inte tillåtet. 7.3 Valutarisk Med valutarisk avses risken för påverkan på finansnettot på grund av förändringar i valutakurser. Valutaexponering uppstår i samband med att tillgångar eller skulder upptas i utländska valutor samt vid köp eller försäljning av varor och tjänster i utländsk valuta. Valutaexponering uppstår även vid avtal om framtida köp eller försäljning då denna ska betalas i annan valuta än SEK. Denna risk mäts i såsom valutarisk. Finansiella placeringar får endast ske i instrument som är denominerade i SEK, NOK, EUR, USD och GBP. För att hantera valutaexponering får följande derivatinstrument användas: räntevalutaswapar valutaoptioner valutaswapar valutaterminer De förvaltningar och helägda bolag inom VGR som har en valutaexponering, överstigandemotsvarande 1 mnkr, i en eller flera valutor ska rapportera dessa valutaflöden i en månatlig valutarapport till finansenheten på koncernekonomi. Aggregerad valutaexponering överstigande 10 mnkr i koncernen kan kurssäkras. Beslut för kurssäkring eller inte, sker tillsammans med förvaltaren vid varje exponering och/eller vid större förändringar på valutamarknaden. 7.4 Refinansieringsrisk Refinansieringsrisk innebär risken att finansieringsmöjligheterna är begränsade när lån ska omsättas. För att hantera denna risk ska den långfristiga skulden ha en spridd förfallostruktur. Likaså bör upplåningen diversifieras med ett flertal olika instrument. 7.5 Hantering av limitöverträdelse Om en övergripande limit överskrids ska tillgångar avyttras. Motsvarande gäller om övergripande limiter underskrids, varvid tillgångar anskaffas omgående. Vid en konstaterad limitöverträdelse informeras ekonomidirektören som i sin tur informerar ägarutskottet.

94 12 Ordlista Aktiefond Aktierisk Aktieindexobligationer (AIO) Aktivt förvaltad fond Allokering Alternativa placeringar Bilateralt lån Certifikat Denominerad Deposition i bank Derivat En aktiefond är en fond som investerar minst 85 procent av fondförmögenheten i aktier eller aktierelaterade instrument. Med aktiekursrisk avses hur avkastningen på aktier påverkas av förändringen av kursen på de aktier som ingår i portföljen. Ett finansiellt instrument i form av en strukturerad produkt, vilket innebär en kombination av två placeringsformer - en option och en obligation. Syftet med en AIO är att få exponering mot aktiemarknaden och samtidigt skydda kapitalet vid ett börsfall. Optionen är den del som ger möjlighet till avkastning från en underliggande marknad, obligationen är den del som skyddar kapitalet vid börsfall. Aktiv förvaltning innebär att förvaltare tar aktiva beslut om att köpa, sälja eller behålla ett värdepapper. I den aktiva förvaltningen strävar förvaltare efter en avkastning som överträffar den genomsnittliga avkastningen på de marknader där fonderna har sina placeringar, det vill säga en avkastning som är högre än fondens jämförelseindex. Den aktiva förvaltningen kräver mer resurser och därför är priset på en aktivt förvaltad fond oftast högre än för en passivt förvaltad fond. Fördelning av tillgångsslag i portföljen. Kan delas in i strategisk och taktisk allokering. Placeringar som har mycket låg korrelation med aktie- eller räntemarknaden, vilket innebär att dessa placeringar kan ge god avkastning även om börsen går ned. Vanliga alternativa placeringar är fastigheter, energi, råvaror och Private Equity. Ett låneavtal mellan två parter som innebär att båda i avtalet ingående parter har ömsesidiga förpliktelser gentemot varandra, avtalet gäller alltså inte bara i ena riktningen, såsom ett köpekontrakt eller liknande. Upplåningsinstrument på penningmarknaden för staten, banker, företag med flera. Fungerar i praktiken som en obligation, men är underställd ett annat regelverk. Emitteras vanligtvis på löptider upp till ett år. Något som är uttryckt i en given monetär enhet. Pengar placeras i bank för förvaring. Dessa insättningar görs till inlåningskonton som sparkonton, checkräkningskonton och penningmarknadskonton. Kontoinnehavaren har rätt att ta ut insatta medel, som anges i de villkor som gäller för kontoavtalet. Ett finansiellt instrument som är kopplat till andra finansiella instrument där dess värde beror på en underliggande tillgång. Den underliggande tillgången kan till exempel vara en aktie, en obligation eller en råvara. Derivat kan handlas via börser eller OTC (over-the-counter).

95 13 Duration Dynamisk allokeringsmodell Emittent Extern/intern leasing Finansiella tillgångar FN-konventioner Fossila bränslen Internationella normer Kapitalbindningstid Kassa Koncernkonto KPI (Konsumentprisindex) Löptid. Ett mått på ränterisk för räntebärande tillgångar och skulder. Uttryck för räntekänslighet vid räntejusteringar på ett lån eller en fordran. Är samtidigt ett uttryck för genomsnittlig viktad återstående löptid för ett lån eller en fordran. Anger fördelningen av ränterisk och aktierisk i en portfölj. I modellen anges ett säkerhetsgolv som i % anger hur mycket portföljen får falla jämfört med det högsta värdet de senaste 12 månaderna. Övriga parametrar som påverkar fördelning av aktierrisk och ränterisk i portföljen är rådande ränteläge och volatilitet på aktiemarknaden. Utgivare och garant av finansiella instrument. Leasing är ett sätt att finansiera fordon, maskiner eller inventarier. Så kallad finansiell leasing går ut på att leverantören säljer sina produkter till ett leasingbolag som i sin tur hyr ut dem till slutanvändaren. Avgiften beräknas utifrån finansiella parametrar såsom varans pris, avtalets löptid, restvärde efter löptidens utgång, ränta, försäkringskostnad med mera. En tillgång som ger finansiell avkastning. Det finns två huvudtyper av tillgångar att placera i - räntebärande tillgångar (obligationer, bankkonto), och riskbärande tillgångar (aktier, fastigheter, konst), vars avkastning kommer från osäkra kassaflöden, såsom utdelningar, och osäker kapitalvinst, det vill säga prisökningar. FN:s främsta redskap för att skydda de mänskliga rättigheterna är konventioner. Länder som har ratificerat en konvention har förbundit sig att agera i enlighet med dess innehåll. Ett land ansluter sig till en konvention i två steg, först genom ett undertecknande som ett viljeuttryck av en regering att verka för en ratificering av konventionen. Därefter ser landet över och ändrar, om det är nödvändigt, sin nationella lagstiftning så att den överensstämmer med konventionen. Fossila bränslen (från latinets fossus, "uppgrävd") är olika energikällor i form av kolväten, som kommer från äldre geologiska perioder, och som kan påträffas på eller under marken. De fossila bränslena omfattar främst naturgas, petroleum (råolja) och kol. Samlingsbegrepp för internationell rätt och internationella konventionerna Den tid ett lån är garanterat, det vill säga återstående löptid i befintliga lån. Kassa utgörs av kassamedel samt disponibla tillgodohavanden hos banker och motsvarande institut. Ett samlingskonto som används i koncerner och organisationer med flera enheter. De ingående enheternas negativa och positiva banksaldon avräknas mot varandra, vilket innebär en bättre överblick och i många fall minskat kreditutnyttjande. Indexet mäter den genomsnittliga prisutvecklingen för hela den privata inhemska konsumtionen, de priser konsumenten faktiskt betalar. KPI är det vanliga måttet för kompensations- och inflationsberäkningar i Sverige.

96 14 Kreditlöften Kreditrisk Likvida placeringar Limit Löptid Marknadslikviditetsrisk Marknadsvärde Moody s Investors Service (Moody s) MTN-program (Medium Term Note) Offentlig upphandling Optioner (valuta-, ränte-, aktie-) Passivt förvaltad fond (indexfond) Hög likviditet (i ett finansiellt värdepapper) Ramavtalet är ett kreditlöfte som innebär att du redan har tillgång till finansiering att utnyttja när det är dags att genomföra investeringen. Risken för att en fordran inte betalas på utsatt tid och/eller med det belopp som fordran utgör. Placeringar som kan snabbt (inom 3 dagar) kan omsättas till likvida medel. Risknivå som begränsar innehav av finansiellt instrument. Den tid som återstår till ett värdepapper förfaller till betalning. Risken för att finansnettot minskar på grund av förändringar i riskfaktorer på finansiella marknader. Marknadsrisk inkluderar ränterisk, valutakursrisk, aktierisk och råvarurisk samt risker från förändringar i volatilitet eller korrelation. Beskriver det pris en produkt eller tjänst handlas till på en marknad. Ett amerikanskt kreditvärderingsinstitut som bedömer kreditvärdigheten hos organisationer med en standardiserad ratingskala. Bland annat prissättning av obligationer har utgångspunkt i emittentens rating. Ett obligationsprogram med en löptid om 1-15 år. En obligation är ett löpande skuldebrev där utgivningen ofta sker inom ramen av ett MTNprogram. Syftet med programmet är att förse emittenten med en kontinuerlig finansieringskälla utan att vid varje tillfälle behöva upprätta en omfattande legal dokumentation från grunden. Såväl större företag som kommuner, landsting, bostadsbolag och stater finansierar sig genom obligationer. En process för inköp av varor, tjänster med mera som görs av offentlig sektor och som regleras av speciella lagar och regler. Syftet med reglerna är att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika. Avtal som ger innehavaren rättighet, men inte skyldighet, att köpa eller sälja ett finansiellt instrument eller en råvara till en angiven kurs vid eller före ett angivet datum. I en passivt förvaltad fond är målet att hålla kostnaderna nere och generera en avkastning som speglar den genomsnittliga utvecklingen på en viss marknad (index) minus fondens avgift. Ingen egen analys av marknaden görs, utan fondens investeringar speglar det valda indexet, exempelvis Stockholmsbörsen. Innebär att det finns många investerare som handlar det aktuella värdepappret och omsättningen av pappret är hög. Om värdepappret däremot har låg likviditet, innebär det att omsättningen och troligtvis också efterfrågan på värdepappret är låg. Risken är därmed att det inte finns köpare vid den tidpunkt som en investerare vill sälja.

97 15 Portfölj Finansiell tillgång som är placerad i olika värdepapper eller skuld som består av krediter med olika löptider, räntebindning med mera. Rating (kort-/långfristig) Internationell kreditvärdering som används vid upplåning och utfärdas av kreditvärderingsinstitut (till exempel Standard & Poor s och Moody s). Högsta betyg är AAA, det sämsta är CCC och D. Realränteobligationer Realt värde Refinansieringsrisk Regionfullmäktige Räntebindningstid Räntefond Ränterisk Standard & Poor s (S & P) Strategisk allokering Taktisk allokering Valutarisk Volatilitet Värdepapper Överskottslikviditet Räntebärande värdepapper som är skyddade mot inflation. Obligationen har en fast realränta, det vill säga en fast ränta plus en ersättning för inflationen under värdepapperets löptid. Det innebär att eventuell inflation inte kan urholka penningvärdet under placeringen. En tillgångs värde med hänsyn tagen till inflation. Risken för att behovet av kapital inte kan tillgodoses på kort och lång sikt. Regionfullmäktige är Västra Götalandsregionens högsta beslutande politiska församling med det yttersta ansvaret för ekonomin och verksamhetens inriktning. Tidsperiod under vilken räntan på ett lån eller en placering är fast. Ett samlingsnamn för obligations-, penningmarknads- och likviditetsfonder. Korta räntefonder, som även kallas för likviditetsfonder eller penningmarknadsfonder, placerar i räntebärande värdepapper med en genomsnittlig löptid på högst 1 år. Långa räntefonder, som även kallas för obligationsfonder, placerar i räntebärande värdepapper med en genomsnittlig löptid på över 1 år. Uttryck för osäkerheten kring framtida ränteutveckling och att värdet på en tillgång eller kostnaden för ett lån negativt förändras p.g.a. en oväntad förändring av räntenivån. Ett amerikanskt kreditvärderingsinstitut. Bolaget bedömer kreditvärdigheten hos låntagare av obligationer med en standardiserad skala. En statisk strategi som syftar till att maximera den riskjusterade avkastningen utifrån historisk avkastning och risk. Allokering inom fastställt ramverk i syfte att minimera risk och maximera avkastning. Risken att drabbas av förluster till följd av valutakursförändringar. Mått på risk som anger prisfluktuationerna på en investering. Mäter avvikelserna kring en avkastningsseries aritmetiska medelvärde. Motsvarande det statistiska måttet standardavvikelse. Gemensam beteckning för bland annat aktier, obligationer, optioner och terminer. Den likviditet som återstår efter att löner, leverantörer och andra åtaganden är betalda.

98 Dokumentnamn: Finanspolicy för Västra Götalandsregionen Versionsnummer: ver.2.0 Diarienummer: RS Beslutad av: Regionfullmäktige, datum, Regionstyrelsen, datum Kontaktperson: Finanschef Lars Hillerström, tfn

99 Koncernkontoret, Koncernstab Verksamhetsuppföljning, Ekonomi och Inköp Västra Götalandsregionen Finansiella riktlinjer Västra Götalandsregionens anknutna stiftelser

100 2 Innehåll 1 Syfte Stiftelseförvaltningens mål Avkastningskrav Organisation och ansvarsfördelning Politiska organ Förvaltningsorgan Externa organ Kapitalförvaltning Extern förvaltning Utdelningsbara medel Tillåtna instrument i kapitalförvaltningen Ränterelaterade värdepapper Aktierelaterade värdepapper Alternativa placeringar Derivat Allokering ränte- och aktierisk Etik och hållbarhet i kapitalförvaltningen Riskhantering Motpartsrisk Kreditrisk Likviditetsrisk Valutarisk Hantering av limitöverträdelse Ordlista... 11

101 3 1 Syfte Syftet med detta dokument är att ange ramar och riktlinjer för stiftelseförvaltningen. Med stiftelseförvaltningen avses kapitalförvaltningen av det kapital som tillhör stiftelser med anknuten förvaltning, för vilka Västra Götalandsregionen (VGR) har förvaltningsansvar. Riktlinjerna gäller även i förekommande fall de gåvor som VGR förvaltar. Syftet är också att fastställa ramar och riktlinjer för hantering av de finansiella risker som förekommer i stiftelseförvaltningen, samt att beskriva fördelningen av ansvar. Ekonomidirektören kan vid behov utfärda särskilda anvisningar för hur riktlinjerna ska tillämpas. 2 Stiftelseförvaltningens mål De stiftelser som VGR kapitalförvaltar har ett evigt ändamål. Stiftelseförvaltningens övergripande mål är att det reala värdet på stiftelsernas egna kapital bibehålls över tid och att utrymme ges för utdelningsbara medel. För gåvomedel kan däremot ändamålet vara tidsbegränsat och gåvan kan då i sin helhet förbrukas under denna tid. Se avsnitt 4.2 gällande utdelningsbara medel och gåvomedel. 2.1 Avkastningskrav För att nå målet med realt bevarande och att täcka utdelningsbara medel, bör avkastningen på kapitalet uppgå till minst 4-6 procent per år över en rullande 5-årsperiod. De utdelningsbara medlen som genereras i förvaltningen, såsom räntor och aktie- /fondutdelningar, ska uppgå till minst 2,7 procent av stiftelsernas totala kapital per år. Det totala kapitalet beräknas som marknadsvärdet av det förvaltade kapitalet vid ingången av varje år. 3 Organisation och ansvarsfördelning I detta avsnitt beskrivs organisationen och ansvarsfördelningen för stiftelseförvaltningen inom VGR. 2.2 Politiska organ Regionstyrelsen En stiftelse med anknuten förvaltning står under tillsyn av den länsstyrelse som är tillsynsmyndighet i det län där förvaltaren har sitt säte. (9 kap. 1 SL). Regionstyrelsen är förvaltare av VGR:s anknutna stiftelser. Regionstyrelsen fastställer stiftelseförvaltningens finansiella riktlinjer. De fastställer också stiftelsernas årsredovisningar efter förslag från avdelning koncernekonomi, VGR. Vid behov, minst en gång vartannat år, ska regionstyrelsen ompröva de finansiella riktlinjerna. Regionstyrelsen ska ge delegation till ett antal tjänstemän på koncernkontoret, VGR att teckna stiftelseförvaltningens firma. Dessa fullmakter ska uppdateras årligen. Vidare ska

102 4 regionstyrelsen även besluta om upphandling och val av externa kapitalförvaltare efter förslag från avdelning koncernekonomi, VGR. Regionstyrelsens ägarutskott Ägarutskottet skall delges information gällande väsentliga omständigheter eller iakttagelser som berör stiftelseförvaltningen. De skall också informeras om utvecklingen av stiftelseförvaltningen vid minst två tillfällen per år. 2.3 Förvaltningsorgan Finansrådet Finansrådet är ett tjänstemannaorgan med rådgivande funktion. Rådet består av VGR:s ekonomidirektör samt ett antal ytterligare befattningshavare inom det finansiella området på avdelningen koncernekonomi i VGR. Finansrådet är rådgivande och beredande inom följande områden: inriktning av strategisk och taktisk kapitalallokering följa upp resultat och risker i kapital- och skuldförvaltning följa upp och ge förslag till omarbetning av de finansiella riktlinjerna upphandling och avveckling av kapitalförvaltningstjänster Finansrådet skall tertialvis mottaga stiftelseförvaltningens resultatrapport. Avdelning koncernekonomi I denna avdelning ingår bland annat finansenheten och redovisningsenheten, vilka är de två enheter som operativt arbetar med stiftelseförvaltningen. Finansenheten består av en finanschef och en frontoffice-funktion (FO). FO utför alla placeringar och agerar inom mandat från riktlinjer, rekommendationer från finansrådet och beslut av finanschef och ekonomidirektör. Finansenheten svarar också för rapportering av stiftelseförvaltningen till regionstyrelsens ägarutskott. Redovisningsenheten ansvarar för finansverksamhetens backoffice-funktion, vilken är den funktion som verkställer de placeringar som FO har gjort. Vidare kontrollerar BO placeringarna och ansvarar för att de blir korrekt registrerade i portföljförvaltningssystemet. Regionservice/ekonomiservice Regionservice/ekonomiservice ska ansvara för: att ändamålsenliga rutiner tillämpas i hantering av redovisningsunderlag, redovisning och rapportering och övrig verksamhet i samband med stiftelsernas kapitalförvaltning. donations- och utbetalningsprocessen redovisning och ekonomiadministration att i stiftelsernas årsredovisning rapportera det ekonomiska utfallet av kapitalförvaltningen. kontakter med stiftelsernas revisorer

103 5 2.4 Externa organ Riskkontroll Riskkontrollen omfattar löpande kontroll och efterlevnad av stiftelseförvaltningens finansiella riktlinjer samt kontroll av de interna processerna i arbetet kring stiftelseförvaltningen. Kontrollen utförs av extern part, vilken utses via offentlig upphandling. Finansiell rådgivning Som stöd i den strategiska och taktiska allokeringen inom kapitalförvaltningen anlitas externa finansiella rådgivare. I denna tjänst kan även en kontroll av finansiella innehav ingå, en så kallad screening, för att säkerställa att etik och hållbarhetsmålen i riktlinjerna uppnås. Finansiella rådgivare utses via offentlig upphandling. 4 Kapitalförvaltning Detta avsnitt omfattar riktlinjer för handeln med finansiella instrument. Då stiftelserna är samförvaltade är förvaltningsuppdraget för alla stiftelser gemensamt. Regler och anvisningar i detta avsnitt ska gälla för kapitalförvaltningen oberoende om denna sker i form av egen eller diskretionär förvaltning. 4.1 Extern förvaltning VGR kan välja att förvalta kapitalet i egen regi eller via diskretionär förvaltning. Vid användande av diskretionär förvaltning ska VGR ha en hög ambition gällande insyn och inflytande. Denna utövas genom direkta möten initierade av finansrådet samt löpande information mellan parterna. Samtliga diskussioner och avvikande ställningstaganden protokollförs. Om förvaltningsansvaret delas mellan flera förvaltare ska finanschefen ombesörja att den sammanlagda kapitalförvaltningen sker inom riktlinjens ramar. Uppföljning samt rapportering sker till finansrådet månadsvis. 4.2 Utdelningsbara medel Utdelningsbara medel ska genereras i kapitalförvaltningen för att täcka utbetalningar till destinatärer enligt de enskilda stiftelsernas ändamål och viljeinriktning. De skall också täcka stiftelsernas administrativa och övriga kostnader. Med utdelningsbara medel avses enligt gällande praxis enbart räntor, kuponger från obligationer och aktie-/fondutdelningar (vilket även inkluderar fondrabatter). En prognos gällande volym och tidpunkt för utdelning av utdelningsbara medel ska årligen upprättas. Avseende gåvor ska en uppskattad volym finnas tillgänglig på bankkonto vid utbetalningstidpunkten.

104 6 4.3 Tillåtna instrument i kapitalförvaltningen Placeringar kan ske i följande instrument: bankkonto deposition i bank ränterelaterade värdepapper aktierelaterade värdepapper alternativa placeringar derivat Ränterelaterade värdepapper Med ränterelaterade värdepapper avses obligationer och certifikat samt fonder med innehav i denna typ av värdepapper. Emittenterna av dessa värdepapper kan vara stat, kommun, landsting, bostadsinstitut och företag Aktierelaterade värdepapper Med aktierelaterade värdepapper avses i första hand aktivt förvaltade fonder, indexfonder, aktieindexobligationer samt olika typer av värdepapper för att nå aktieexponering, men också enskilda aktier Alternativa placeringar Syftet med att placera i andra tillgångsslag än aktier och räntebärande placeringar är att ytterligare sprida riskerna i portföljen. Dessa placeringar ska ha låg korrelation med aktier och räntebärande placeringar för att öka riskspridningen i portföljen. Alternativa placeringar får ske efter särskilt beslut i ägarutskottet Derivat VGR kan använda derivat för att hantera olika risker, det vill säga att skydda den egna verksamheten mot oönskade utfall på finansnettot. Det kan avse såväl ränte-, aktie- som valutarisk. Optioner får inte ställas ut. Undantag till detta är kombinationer av optioner för att åstadkomma så kallade nollkostnadsstrukturer. Marknadsvärden i derivatinstrument får hos en enskild motpart inte nettot överstiga sammanlagt 2 mnkr utan särskilt beslut i ägarutskottet. 4.4 Allokering ränte- och aktierisk Aktier, aktierelaterade instrument, räntebärande instrument samt kassa ska sammanlagt utgöra 100 % av förvaltat kapital. Från denna regel undantas gåvomedel, vilka är begränsade i tiden. Dessa medel ska enbart placeras på bankkonto eller i räntebärande instrument med en löptid och förfallostruktur som anpassats till aktuella utbetalningsplaner för medlen. Beräkning av fördelningen mellan de olika tillgångsslagen ska baseras på tillgångarnas aktuella marknadsvärden uttryckta i SEK.

105 7 Tillgångsslag Min Max 1. Likvida medel 0 % 10 % 2. Räntebärande värdepapper 40 % 60 % Duration 2 år 5 år 3. Svenska aktier 15 % 25 % 4. Utländska aktiefonder 25 % 35 % 4.5 Etik och hållbarhet i kapitalförvaltningen VGR ska genom sina urvalskriterier för placeringar ta hänsyn till och främja god etik. VGR har som krav att de företag och organisationer i vilka kapital investeras följer de internationella normer för mänskliga rättigheter, arbete och miljö, vilka finns formulerade i FN-konventioner och traktater som humanitär rätt, folkrätt och miljölagstiftning. Placeringar medges inte direkt i företag som har produktionen eller försäljningen av krigsmateriel, pornografi eller tobaks- och alkoholvaror som en väsentlig del av verksamheten. Vidare medges inte placeringar direkt i företag som systematiskt och omfattande bryter mot internationella normer och konventioner. VGR ställning medför vidare ett ansvar att verka för god etik. De etiska principer som följs ska vara representativa för de flestas uppfattning. Regionen definierar god etik som avståndstagande från kriminalitet, respekt för seriösa affärsmetoder samt demokratiska principer. VGR ska inte direktinvestera i bolag som upprepat eller medvetet bryter mot något av dessa kriterier. Investeringar ska inte heller göras i länder som är föremål för, av Sverige sanktionerad, handelsblockad av FN eller EU. Västra Götalandsregionen ska i största möjliga utsträckning undvika att investera i företag vars huvudverksamhet, mer än 50 % av omsättning, är utvinning och försäljning av fossila bränslen liksom företag vars huvudverksamhet består av tjänster till sådana bolag. Definitionen av huvudverksamhet ska utvärderas senast under VGR ska regelbundet, dock minst en gång per år, genom extern part analysera befintliga kapitalplaceringars följsamhet mot ovanstående normer. Konstaterad avvikelse ska snarast rapporteras till regionstyrelsens ägarutskott. Ägarutskottet beslutar om VGR ska försöka få bolaget att ändra sin verksamhets inriktning så att bolaget uppfyller de etiska och miljömässiga krav regionen har eller att sälja placeringen. 5 Riskhantering Samtliga aktörer på de finansiella marknaderna är utsatta för olika slags risker, stiftelseförvaltningen har i uppdrag att identifiera och hantera dessa. Med en risk avses en händelse som påtagligt påverkar stiftelsernas kapital.

106 8 Nedan kommer de olika riskerna att beskrivas. Vidare kommer begränsningar och riskmått att anges där sådana finns. 5.1 Motpartsrisk Med motpartsrisk avses risken för en motparts (till exempel bank, kapitalförvaltare) obestånd eller oförmåga att fullgöra sina åtaganden på avsett sätt. För att minimera motpartsrisken ska ett flertal motparter användas. Värdepappersaffärer får endast göras med svensk, utländsk bank eller fondkommissionär som står under Finansinspektionens eller motsvarande myndighets tillsyn. 5.2 Kreditrisk Kreditrisk definieras som risken för att en fordran inte betalas på utsatt tid och/eller med det belopp som fordran utgör. För att hantera denna risk ska placeringarna fördelas mellan olika emittenter. Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av portföljens marknadsvärde samt maxandel per emittentkategori. Summan av exponeringen i emittent- och durationskategorierna får aldrig överstiga limiten för den högsta kategorin i summeringen. Som exempel får summan av exponeringen i området DL: FN aldrig överstiga 30 % (ruta DL). Kreditriskmodellen enligt nedan, avser placeringar i enskilda emittenters räntevärdepapper som direktägs av VGR. För placering i direktägda instrument gäller limiter per ratingkategori och löptid. För placering i räntefonder gäller att innehaven inte väsentligen avviker från dessa limiter. Fonder som inte uppfyller detta krav definieras som alternativa placeringar. Emittent/värdepapper Emittentkategori Emittentkategori Emittentkategori Emittentkategori Max andel per emittent Duration K. 0-1 år L. 1-3 år M. 3-7 år N. >7 år >1år (0-1år) K till N L till N M till N N A. Stater, kommuner och landsting eller dess motsvarighet inom Euroområdet, med rating om lägst AAA/Aaa eller av motsvarande stater, kommuner, landsting garanterat värdepapper 100% 100% 100% 100% 100%

107 9 B. Värdepapper 1 med rating om AAA /Aaa C. Värdepapper med rating om AA- /Aa3 D. Värdepapper med rating om A- /A3 E. Värdepapper med rating om BBB-/Baa3 F. Värdepapper utan rating, eller lägre än BBB-/Baa-3 B till F 100% 85% 70% 60% 15% (25%) C till F 80% 60% 40% 25% 10% (20%) D till F 50% 30% 20% 10% 5% (15%) E till F 30% 15% 7% 0% 5% (10%) F 10% 5% 0% 0% 2%(5%) Ett instruments rating fastställs enligt följande prioriteringsordning oavsett löptid: Instrumentets långfristiga rating. Emittentens långfristiga rating. Instrumentets kortfristiga rating. Emittentens kortfristiga rating. Garants rating. Syftet med ovanstående prioriteringslista är att fastställa en rättvisande rating för respektive instrument. Det kan finnas tillfällen då avsteg från denna prioriteringslista måste göras för att fastställa en rättvisande rating. Beslut från avsteg i prioriteringslista för endast göras av finanschef och ekonomichef i förening. Beslutet ska motiveras, dokumenteras och redovisas på närmast följande sammanträde för regionstyrelsens ägarutskott. Användning av en eventuell garants rating får endast ske under förutsättning att emittentens åtagande är tillfullo garanterade. Innan ett instrument utan egen rating köps åligger det handlaren att införskaffa tillräcklig dokumentation som styrker garantin. Om en emittent med en viss rating har en garanti av ett bolag/institution med högre rating ska ändå emittentens rating användas. I ratingen av emittenten tar ratinginstituten hänsyn till eventuella garantier. Kommuner och landsting utan rating faller i kategori C. Ovanstående gäller rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Om låntagaren har rating från både Standard & Poor s och Moody s, krävs att minst en av dem ligger på angiven nivå. Placering i värdepapper emitterade av Västra Götalandsregionen eller närstående bolag är inte tillåtet. 5.3 Likviditetsrisk Med likviditetsrisk avses risken att ett värdepapper inte kan omsättas till likvida medel vid önskad tidpunkt eller med önskad volym, utan att förlora nämnvärt i värde. Olika typer av värdepapper kan vara mer eller mindre likvida. Då stiftelsernas betalningsåtaganden inte alltid sammanfaller med utbetalningarna av utdelningsbara 1 Omfattar banker, bostadsinstitut, företag, kommuner och landsting eller motsvarande.

108 10 medel, är det viktigt att delar av placeringarna har god likviditet för att kunna omsättas till likvida medel. Detta för att säkra tillgången till likvida medel vid de tidpunkter som betalningsåtagandena inträffar. 100 % av prognosen för årets utdelningsbara medel skall vara placerade i likvida värdepapper, det vill säga värdepapper som kan omsättas inom tre dagar. 5.4 Valutarisk Med valutarisk avses risken för påverkan på finansnettot på grund av förändringar i valutakurser. Valutarisk uppstår i samband med att tillgångar eller skulder upptas i utländsk valuta, samt vid avtal om framtida köp eller försäljning av finansiella tillgångar i annan valuta än SEK. Finansiella placeringar får endast ske i instrument som är denominerade i SEK, NOK, EUR, USD och GBP. För att hantera valutaexponering får följande derivatinstrument användas: räntevalutaswapar valutaoptioner valutaswapar valutaterminer 5.5 Hantering av limitöverträdelse Om en övergripande limit överskrids ska tillgångar avyttras. Motsvarande gäller om övergripande limiter underskrids, varvid tillgångar anskaffas omgående. Vid en konstaterad limitöverträdelse informeras ekonomidirektören som i sin tur informerar ägarutskottet.

109 11 Ordlista Anknutna stiftelser Aktiefond Aktieindexobligationer (AIO) Aktivt förvaltad fond Allokering En stiftelse kan skötas via anknuten förvaltning, vilket betyder att en utsedd förvaltare företräder stiftelsen och tecknar dess firma. Ofta är förvaltaren en bank, kommun, ideell förening eller ett universitet. En aktiefond är en fond som investerar minst 85 procent av fondförmögenheten i aktier eller aktierelaterade instrument. Ett finansiellt instrument i form av en strukturerad produkt, vilket innebär en kombination av två placeringsformer - en option och en obligation. Syftet med en AIO är att få exponering mot aktiemarknaden och samtidigt skydda kapitalet vid ett börsfall. Optionen är den del som ger möjlighet till avkastning från en underliggande marknad, obligationen är den del som skyddar kapitalet vid börsfall. Aktiv förvaltning innebär att förvaltaren tar aktiva beslut om att köpa, sälja eller behålla ett värdepapper. I den aktiva förvaltningen strävar förvaltare efter en avkastning som överträffar den genomsnittliga avkastningen som är högre än fondens jämförelseindex. Den aktiva förvaltningen kräver mer resurser och därför är priset på en aktivt förvaltad fond oftast högre än för en passivt förvaltad fond. Fördelning av tillgångsslag i portföljen. Kan delas in i strategisk och taktisk allokering. Alternativa placeringar Placeringar som har mycket låg korrelation med aktie- eller räntemarknaden, vilket innebär att dessa placeringar ger en diversifiering åt en portfölj. Vanliga alternativa placeringar är fastigheter, energi, råvaror och Private Equity. Deposition i bank Derivat Diskretionär förvaltning Emittent Finansinspektionen Pengar placeras i bank för förvaring. Dessa insättningar görs till inlåningskonton som sparkonton, checkräkningskonton och penningmarknadskonton. Kontoinnehavaren har rätt att ta ut insatta medel, som anges i de villkor som gäller för kontoavtalet. Ett finansiellt instrument som är kopplat till andra finansiella instrument där dess värde beror på en underliggande tillgång. Den underliggande tillgången kan till exempel vara en aktie, en obligation eller en råvara. Derivat kan handlas via börser eller OTC (over-the-counter). En finansiell tjänst, som tillhandahålls av banker och fondkommissionärer, där investeraren ger förvaltaren mandat att fatta löpande placeringsbeslut, ofta inom vissa avtalade ramar. Utgivare och garant av finansiella instrument. Finansinspektionen är en statlig myndighet som ansvarar för tillsynen på de finansiella marknaderna i Sverige.

110 12 Fondkommissionär Indexfonder Korrelation Optioner (valuta-, ränte-, aktie-) Räntefond Ränterisk Samförvaltning av stiftelser Standard & Poor s (S & P) Strategisk allokering Taktisk allokering Valutarisk En fondkommissionär (även fondmäklare) är ett företag som är auktoriserad att bedriva handel med värdepapper, såsom aktier, obligationer och derivat. Förvaltning där fondens utveckling ska följa ett valt jämförelseindex. Korrelation är ett begrepp inom statistik som anger styrkan och riktningen av ett samband mellan två eller flera variabler. I finansiella sammanhang avser man sambandet mellan finansiella tillgångar eller marknader. Avtal som ger innehavaren rättighet, men inte skyldighet, att köpa eller sälja ett finansiellt instrument eller en råvara till en angiven kurs vid eller före ett angivet datum. Ett samlingsnamn för obligations-, penningmarknads- och likviditetsfonder. Korta räntefonder, som även kallas för likviditetsfonder eller penningmarknadsfonder, placerar i räntebärande värdepapper med en genomsnittlig löptid på högst 1 år. Långa räntefonder, som även kallas för obligationsfonder, placerar i räntebärande värdepapper med en genomsnittlig löptid på över 1 år. Uttryck för osäkerheten kring framtida ränteutveckling och att värdet på en tillgång eller kostnaden för ett lån negativt förändras på grund av en oväntad förändring av räntenivån. Samförvaltning innebär att flera stiftelser förvaltas gemensamt och att deras kapital ingår i en gemensam kapitalförvaltning. Varje stiftelse har en kvotandel av de intäkter, kostnader, tillgångar och skulder som omfattas av samförvaltningen (2 kap. 5 SL). Ett amerikanskt kreditvärderingsinstitut. Bolaget bedömer kreditvärdigheten hos låntagare av obligationer med en standardiserad skala. En statisk strategi som syftar till att maximera den riskjusterade avkastningen utifrån historisk avkastning och risk. Allokering inom fastställt ramverk i syfte att minimera risk och maximera avkastning. Risken att drabbas av förluster till följd av valutakursförändringar.

111 Dokumentnamn: Finansiella riktlinjer för Västra Götalandsregionens anknutna stiftelser Versionsnummer: ver.2.0 Diarienummer: RS Beslutad av: Regionstyrelsen, datum Kontaktperson: Finanschef Lars Hillerström, tfn

112

113 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Carl Öhrman Telefon: E-post: Till ägarutskottet Hemställan om RS godkännande av investering i tredje älvskyttel Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen godkänner investering i älvskyttel samt delegerar till Västtrafiks styrelse att fatta beslut om investering i batteridrift. Investeringsmedel tilldelas ur Västtrafiks grundram för utrustning 2018 inom 80 mnkr. Sammanfattning av ärendet Västtrafiks styrelse har inkommit till regionstyrelsen med hemställan om investeringsmedel för inköp av ny (tredje) älvsskyttel. Västtrafik AB har på befintligt avtal option att köpa ytterligare två älskyttlar för trafik på kortare linjer över Göta Älv. Om köpet ska genomföras på befintligt avtal måste den första av dessa optioner utlösas före april Investeringskostnaden i fartyget, beräknad från erfarenhet av fartyg 1 och 2 samt bedömning av pris och valutakursutveckling är ca 60 mnkr. Den tredje färjan föreslås att utrustas med batterier direkt från leverans. Detta skulle innebära en ytterligare investeringskostnad på ca 15 mnkr. För att undvika behov av nytt beslut i regionstyrelsen föreslås Västtrafiks styrelse på delegation kunna fatta beslut om investering i batteridrift Västtrafiks uppfattning är att Göteborgs stad finansierar kapitaltjänstkostnaderna för den tredje älvskytteln från leveransen (2018) till dess att Frihamnsområdet bedöms vara utbyggt (ca 2025). Årliga kapitaltjänstkostnader uppskattas till 4 mnkr (6 mnkr med batteridrift) årligen. Kommunstyrelsen har gett trafiknämnden i uppdrag att förhandla villkoren för medfinansiering enligt beslut i kommunstyrelsen 25 januari Övriga driftskostnader uppskattas till 6 mnkr årligen. Fördjupad beskrivning av ärendet Västtrafiks styrelse har inkommit till regionstyrelsen med hemställan om investeringsmedel för inköp av ny älvsskyttel. Västtrafik AB har på befintligt avtal option att köpa ytterligare två älskyttlar för trafik på kortare linjer över Göta Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

114 Datum Diarienummer RS (3) Älv. Om köpet ska genomföras på befintligt avtal måste den första av dessa optioner utlösas före april Investeringskostnaden i fartyget, beräknad från erfarenhet av fartyg 1 och 2 samt bedömning av pris och valutakursutveckling är ca 60 mnkr. De båda skyttlar som är i trafik idag är båda utrustade med dieselelektriskt maskineri och är förberedda för batteridrift vilket inte används idag. Västtrafik har påbörjat ett projekt angående elektrifiering som förväntas kunna ge förslag på ett utförande under våren Den tredje färjan föreslås att utrustas med batterier direkt från leverans. Detta skulle innebära en ytterligare investeringskostnad på ca 15 mnkr för batterier och laddinfrastruktur på land. Finansiering Idag är linje 286 (Älvsnabben) avgiftsfri. Reduceringen av intäkter finansieras av Göteborg stad via ett tillköpsavtal. Behovet av ytterligare en färja i den allmänna kollektivtrafiken bedöms uppstå Utifrån detta perspektiv har Västtrafik framställt att Göteborgs stad ska vara med och delfinansiera den tredje älvskytteln om optionen ska nyttjas. Genom delfinansiering delas den risk och kostnad som investeringen innebär mellan Västtrafik och Göteborgs Stad. Investeringskostnaden i fartyget, beräknad från erfarenhet av fartyg 1 och 2 samt bedömning av pris och valutakursutveckling är ca 60 mnkr. En tredje färja skulle innebära följande årliga kostnader: Kapitaltjänstkostnader: 4 mnkr 1 Kapitaltjänstkostnader för batteridrift: 2 mnkr 2 Driftkostnader: 6 mnkr 3 Västtrafiks uppfattning är att Göteborgs stad finansierar kapitaltjänstkostnaderna för den tredje älvskytteln från leveransen (2018) till dess att Frihamnsområdet bedöms vara utbyggt (ca 2025). Göteborgs stad har ställt sig positiva till detta och har behandlat frågan vid Trafikkontoret i ett nämndmöte Beslut väntas fattas i kommunstyrelsen 25 januari 2017 om att trafiknämnden får mandat att förhandla med Västtrafik om tillköp av ytterligare älvskyttel och villkoren för detta. 1 Avskrivning och ränta under 2016 för ett fartyg 2 Bedömd investeringskostnad 15 mnkr. Avskrivning åtta år samt ränta timmars bedömd produktion vilket motsvarar en färja i dagens trafik. Produktsersättning 2016 är kr per timme samt fast ersättning, 1,0 mnkr.

115 Datum Diarienummer RS (3) De intäkter som förutsätts bli följden av den tredje färjan är: Tillköp kapitaltjänstkostnader:4 mnkr (6 mnkr inkl batteridrift, under förutsättning av Göteborgs stad även finansierar detta), Tillköp för fortsatt avgiftsfritt resande: 13,8 kr (2017) per tillkommande resenär. Linje 208 beräknas under 2016 ha ca 1,4 miljoner resenärer och kan därefter komma att ha ett ökat resande av upp till 5 % per år. Detta innebär resande per år, således 966 tkr. En ny linje, liksom ersättningstrafik under byggskedet är svårförutsägbart avseende tillkommande resande. Beredning Ärendet har beretts av avdelning Koncernekonomi vid koncernstab Verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp vid Koncernkontoret. Avstämning har skett med avdelning kollektivtrafik och infrastruktur vid Koncernkontoret. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Bilaga 1 - Hemställan om RS godkännande av investering i tredje älvskyttel Ytterligare information Tjänsteutlåtande till Västtrafiks styrelsemöte Protokoll från Trafiknämndens sammanträde Handling till kommunstyrelsens sammanträde Utveckling av älvtrafiken och inköp av ytterligare en skyttel Regionstyrelsens beslut skickas till Västtrafik, RegistratorVTM@vasttrafik.se, för genomförande. Koncernkontoret, carl.ohrman@vgregion.se, för kännedom. Koncernkontoret, lars.hillerström@vgregion.se, för kännedom. Kollektivtrafiknämnden, suzanne.frej@vgregion.se, för kännedom. Göteborgs Stad, trafikkontoret@trafikkontoret.goteborg.se, för kännedom.

116 Från: Skickat: den 2 januari :43 Till: Regionstyrelsen; Elisabet Ericson Kopia: Registrator VTM; sara.frank@vasttrafik.se; Christer Olsson Ämne: Hemställan om RS godkännande av investering i ny älvskyttel Bifogade filer: NR 12.3 Investering i en tredje älvskyttel.pdf Hej Västtrafiks styrelse behandlade vid sitt sammanträde 20 december 2016 ärendet om investering i en tredje älvskyttel. Investeringen förutsätter godkännande av RS. Bifogar styrelsehandlingen och hemställer om att RS godkänner investeringen. Nedan utdrag ut protokollet. Protokollet är ännu ej justerat Investering i en tredje älvskyttel Underlag i ärendet är utsänd handling nr 12.3 Investering i en tredje älvskyttel, daterad Förslaget innebär att älvskytteln redan från start kommer att köras på el. Styrelsen beslöt att utlösa optionen och investera i en tredje älvskyttel för möjlig leverans under 2018 till ett bedömt investeringsbelopp av ca 60 mnkr, att att att att investeringen sker under förutsättning att delfinansiering sker från Göteborgs stad enligt beskrivning, investeringen sker under förutsättning att regionstyrelsen godkänner denna, framställa hos regionstyrelsen att delegera till Västtrafiks styrelse att besluta om tillkommande investering för batteridrift med 15 mnkr, vilket medför att bedömt investeringsbelopp uppgår till ca 75 mnkr, samt delegera till VD att därefter teckna avtal med Göteborgs kommun och teckna de avtal och handlingar som krävs för att slutföra köpet av fartyget. Med vänlig hälsning Ulla Persson Ulla Persson VD-assistent/styrelsesekreterare / Ulla.Persson@vasttrafik.se Västtrafik AB / Box 123 / Skövde Besök: Folkungagatan 20 / Göteborg Vxl / Fax Styrelsens säte. Skövde / Org.nr facebook.com/vasttrafik

117

118 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Anita Wessman Telefon: E-post: Till ägarutskottet Ny- och reinvesteringar i hållplatsutrustning 2017 Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Västtrafik får i uppdrag att genomföra ny- och reinvesteringar i hållplatsutrustning om 21,6 mnkr som finansieras inom egen ram. Sammanfattning av ärendet Koncernkontoret föreslår att Västtrafiks förslag till investeringar i hållplatsutrustning godkänns. Hållplatserna är entréer till Västtrafiks trafiksystem och varumärkesbyggare, varför de är viktiga att underhålla och anpassa till nya standards. Västtrafik planerar att investera 21,6 mnkr under 2017 efter statlig medfinansiering. Den årliga kapitalkostnaden kopplad till investeringen beräknas till 1,5 mnkr. Investeringarna och driftskonsekvenserna ryms i Västtrafiks budget för Fördjupad beskrivning av ärendet Västtrafik har sedan 1999 metodiskt arbetat med att förbättra standarden på hållplatser. Hållplatsutrustning delas in i nyinvesteringar och reinvesteringar. Nyinvesteringar syftar till att förse nya hållplatser med passande ny utrustning i form av väderskydd med kompletterande hållplatsmöbler. Reinvesteringar syftar till att vidmakthålla standardnivå av utrustningen. Nyinvesteringar För 2017 planeras ca 30 nya väderskydd med kompletterande utrustning i regionen med viss tyngdpunkt på Göteborgsområdet. Planen innefattar även cykelparkeringar varav ca 40 med nya cykeltak i anslutning till hållplatser för att kunna tillgodose det ökade behovet av ordnade cykelparkeringar. Den nya utrustningen avser att tillgodose behov på nya linjer och linjesträckningar. Krav på ökad tillgänglighet för funktionshindrade med bland annat invändig belysning i väderskydden kan tillgodoses. I Mölndal kommer hållplatsen Knutpunkt Mölndal att få ett bättre anpassat perrongtak. I Göteborgs södra skärgård kommer två stycken bryggor att utrustas med väderskydd. På Kungälvs resecentrum kommer det att uppföras väderskydd för tio gater. I anslutning till järnvägsstationer i Fyrbodalområdet förbättras miljön genom nya väderskydd och perrongtak. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

119 Datum Diarienummer RS (3) Reinvesteringar Gamla väderskydd planeras att ersättas av nya med kompletterande utrustning. Den nya utrustningen kommer att ersätta väderskydd som är så gamla att det inte längre är lönsamt att renovera dem. De uttjänta väderskydden klarar inte heller uppställda krav enligt Focus 2010 avseende bl. a invändig belysning. Planeringen omfattar stycken väderskydd. Ekonomi Investeringen för den ordinarie hållplatsutrustningen blir 15,2 mnkr fördelat på nyinvestering 4,2 mnkr och reinvestering 11 mnkr. Därutöver tillkommer projekten vid Knutpunkt Mölndal, Göteborgs södra skärgård, Kungälvs resecentrum och stationer i Fyrbodal. I dessa projekt sker statlig medfinansiering med 50 procent. Totalt är investeringen för dessa projekt 12,8 mnkr. Efter statlig medfinansiering innebär detta en investering för Västtrafik på 6,4 mnkr. Totalt planerar Västtrafik att investera 21,6 mnkr under 2017 efter statlig medfinansiering. Den årliga kapitalkostnaden kopplad till investeringen beräknas till 1,5 mnkr. Investeringarna ryms i Västtrafiks budget för Tidplan Beställning av utrustningen kan ske i början av 2017 och tillverkning startar därefter. Leverans och utplacering av utrustningen börjar i april och pågår därefter kontinuerligt under året i samarbete med kommuner och övriga väghållare, ofta samtidigt som tillgänglighetsarbeten av hållplatser sker. Arbetet beräknas vara klart före årsskiftet 2017/2018. Beredning Ärendet har beretts i Västtrafiks styrelse /23, Handling 9.1. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör

120 3 (3) Bilaga Styrelseprotokoll Västtrafiks styrelse /23, Handling 9.1. Ytterligare information Ny- och reinvestering i hållplatsutrustning 2017, underlag för beslut i Västtrafiks styrelse, daterat Beslutet skickas till Västtrafik, RegistratorVTM@vasttrafik.se, för kännedom. Koncernkontoret, koncernstab VEI, anita.wessman@vgregion.se, för kännedom. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

121 Styrelsen /23 Handling nr 9.1 Handläggare Stefan Ekman/ Lars-Erik Pedersen Daterad Reviderad Till Styrelsen för Västtrafik AB Ny- och reinvestering i hållplatsutrustning 2017 FÖRSLAG TILL BESLUT Med anledning av nedanstående föreslås styrelsen besluta att under förutsättning att regionstyrelsen godkänner beslutet, ge VD i uppdrag att genomföra ny-/ och reinvesteringar i hållplatsutrustning 2017 till netto 21,6 mnkr. Skövde dag som ovan Lars Backström Camilla Holtet

122 BAKGRUND Västtrafik har sedan 1999 metodiskt arbetat med att förbättra standarden på hållplatser. Hållplatserna fungerar som viktiga entréer till Västtrafiks kunderbjudande och är viktiga varumärkesbyggare för verksamheten. Till grund för hur hållplatserna ska utformas finns riktlinjer i Hållplatshandboken och Utrustningshandboken. Utrustningen är viktig för att ge en god resupplevelse och kvalitet i ett hela resan-perspektiv. Nyinvesteringar syftar till att förse nya hållplatser med passande ny utrustning i form av väderskydd med kompletterande hållplatsmöbler. Nya hållplatslägen tillkommer exempelvis vid nya eller förändrade linjesträckningar. Även cykelskydd/-ställ vid befintliga och nya hållplatser kan vara aktuellt. Reinvesteringar syftar till att vidmakthålla standardnivån på den utrustning Västtrafik äger vid hållplatser med avseende på medelålder och beskaffenhet. Väderskydd skrivs av på 20 år vilket ungefär motsvarar den tekniska livslängden. Det innebär att ca 5 % av väderskydden behöver förnyas varje år. ÄRENDEGENOMGÅNG Nyinvesteringar För 2017 planeras ca 30 stycken nya väderskydd med kompletterande utrustning i Västra Götalandsregionen med viss tyngdpunkt på Göteborgsområdet. Nyinvesteringen avser även utrustning till cykelparkeringar varav ca 40 stycken med nya cykeltak i anslutning till hållplatser för att kunna tillgodose behovet av ordnade parkeringar för cykel. Den nya utrustningen är angelägen för att kunna tillgodose behov på nya linjer och linjesträckningar. Även kraven för ökad tillgänglighet för funktionshindrade med bl. a invändig belysning i väderskydden kan tillgodoses. Ny utrustning är en förutsättning för en fortsatt utbyggnad av reklamfinansierade väderskydd. I Mölndal kommer hållplatsen Knutpunkt Mölndal för spårvagn och buss att få ett bättre anpassat perrongtak för att öka komforten för kunderna. Detta enligt en förstudie som Mölndals kommun och Västtrafik har genomfört tillsammans. I Göteborgs södra skärgård kommer två stycken bryggor att utrustas med väderskydd enligt den standard som är utarbetad för att passa in i skärgårdsmiljön. Västtrafik har i samarbete med Trafikkontoret i Göteborg planerat för gemensamma åtgärder inom sina ansvarsområden. I Kungälv på Kungälvs resecentrum skall det uppföras väderskydd för tio gater för att skapa en bra miljö för våra kunder även utanför resecentret. 2 (3)

123 I anslutning till järnvägsstationer i Fyrbodalsområdet planeras för att genomföra och förbättra miljön för resande med bl.a. väderskydd och perrongtak. För Västtrafiks del innebär det uppförande av nya väderskydd och perrongtak inom vårt ansvarsområde. Reinvesteringar För 2016 planeras stycken äldre väderskydd ersättas av nya väderskydd med kompletterande utrustning. Den nya utrustningen ersätter väderskydd som är så gamla att det inte längre är lönsamt att renovera dem. De uttjänta väderskydden klarar inte heller uppställda krav enligt Focus 2010 avseende bl. a invändig belysning. Ekonomi Investeringen för den ordinarie hållplatsutrustningen blir 15,2 mnkr (nyinvestering 4,2 mnkr, reinvestering 11 mnkr). Investeringen för Knutpunkt Mölndals hållplatsutrustning blir brutto 1,0 mnkr och netto efter statlig medfinansiering 0,5 mnkr. Investeringen för Göteborgs Södra skärgård blir brutto 2 mnkr och netto efter statlig medfinansiering 1 mnkr. Investeringen för Kungälvs resecentrum blir brutto 1,8 mnkr och netto efter statlig medfinansiering 0,9 mnkr. Investering för stationer i Fyrbodal blir brutto 8 mnkr och netto efter statlig medfinansiering 4 mnkr. Totalt blir investeringen enligt ovan brutto 28,0 mnkr och netto efter statlig medfinansiering 21,6 mnkr vilket ger en årlig kapitalkostnad på ca 1,5 mnkr. Investeringarna är medtagna i förslag till budget Tidplan Beställning av utrustningen bör ske i början av 2017 så att tillverkning av utrustning kan starta därefter. Leverans och utplacering av utrustningen börjar i april och pågår därefter kontinuerligt under året i samarbete med kommuner och övriga väghållare, ofta samtidigt som tillgänglighetsarbeten av hållplatser sker. Arbetena beräknas vara klara före årsskiftet 2017/2018. // 3 (3)

124

125 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Carl Öhrman Telefon: E-post: Till ägarutskottet Slutredovisning Sahlgrenska universitetssjukhuset, Mölndals sjukhus, Hus T, Om- och tillbyggnad av sterilcentral Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen godkänner slutredovisningen av Hus T, Om- och tillbyggnad av sterilcentral. Sammanfattning av ärendet Sahlgrenska Universitetssjukhuset tog 2010 fram ett förslag för planering och byggnation av steriltekniska enheter på Mölndal, Sahlgrenska och Östra sjukhuset. För att uppnå en modern enhet med tillräcklig kapacitet på Mölndals sjukhus planerades en om- och tillbyggnad av nuvarande steril. Tidplanen för projektets genomförande var beroende av arbete med ny detaljplan för delar av sjukhustomten. Beslut att genomföra projektet togs av regionstyrelsen , 157. Projektet startade sommaren Projektet genomfördes under pågående verksamhet och avslutades hösten Ekonomi Fastighetsnämnden fick i uppdrag av regionstyrelsen att genomföra projektet inom kr (kostnadsläge ) från Sahlgrenska Universitetssjukhusets disponibla investeringsram. (RS ). Totalt projektutfall är kr vilket är en negativ avvikelse om kr. Entreprenadindex har under perioden ökat med ca 10 %, vilket motsvarar 4,5 mnkr av denna avvikelse. Övriga fördyrande omständigheter i projektet: Svårt marknadsläge, endast ett anbud. Ändrade etappindelningar för att kunna bibehålla verksamhetens produktion med bibehållna renhetskrav. Förslag till besparingar som togs fram i projektet kunde inte realiseras fullt ut. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

126 Datum Diarienummer RS (2) En del förändringar tillkom på grund av utrustning, framför allt i ombyggnadsdelen. Ca kr tillkom för ny väg för sjuktransporter för att avlasta T- husets entré p.g.a. övriga projekt som minskade tillgängligheten. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Fastighetsnämndens protokoll Tjänsteutlåtande, daterat (Dnr FAST ) Ytterligare information Protokoll från Regionstyrelsen, , 157. Regionstyrelsens beslut skickas till Fastighetsnämnden, katarina.grunden.dahlin@vgregion.se, för kännedom. Joakim Björck, för kännedom. Anna-Karin Jernberg, för kännedom. Carl Öhrman, för kännedom.

127

128

129

130

131

132 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Carl Öhrman Telefon: E-post: Till ägarutskottet Slutredovisning Kungälvs sjukhus Utbyggnad, ombyggnad för Operation, IVA-Anestesi och ambulanshall hus 4, 10 och 11, plan 01, 02 och 03 Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen godkänner slutredovisningen av Utbyggnad, ombyggnad för Operation, IVA-Anestesi och ambulanshall hus 4, 10 och 11, plan 01, 02 och 03. Sammanfattning av ärendet Projektet på Kungälvs sjukhus är genomfört för att motverka den växande beläggningen. Projektet har bland annat inneburit: Uppförande av tre nya operationssalar med det senaste inom operationsteknologi (2013). Uppdatering av IVA-avdelningen med bland annat större yta och sammanbyggd operationsavdelning syftar till att förbättra nåbarheten mellan avdelningarna. Uppfräschning av de befintliga lokalerna för såväl Operation som IVA. Utbyggd sterilcentral på planet under Operation som är tilltagen för att möta framtidens anspråk. Utbyggd ambulanshall och förändrad planlösningen för att vara anpassad för större fordon som kräver såväl högre tak samt större yta. När drygt hälften av projektet var klart flyttade verksamheten in i lokalerna vilket ledde till att projektet delades upp i två delar. Denna slutredovisning avser båda projekten. Ekonomi Fastighetsnämnden beviljades en ursprunglig låneram av regionstyrelsen om kr för projektet. (RS ). Totalt projektutfall är kr med en positiv avvikelse om kr. Dessa medel ligger kvar i projektet till eventuella åtgärder under resterande garantitid. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

133 Datum Diarienummer RS (2) Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Beredning Ärendet är berett av Koncernkontoret, avdelning budget, redovisning. Bilaga Fastighetsnämndens protokoll Ytterligare information Protokoll från regionstyrelsen Skickas till Fastighetsnämnden, katarina.grunden.dahlin@vgregion.se, för kännedom. Joakim Björck, för kännedom. Anna-Karin Jernberg, för kännedom. Carl Öhrman, för kännedom.

134

135 1 Datum Anmälningsärenden vid ägarutskottets sammanträde den 15 februari 2017 Förslag till beslut: 1. Ägarutskottet har tagit del av sammanställningen över anmälningsärenden och lägger dem till handlingarna. Sammanställning över anmälningsärenden Protokoll och anteckningar 1. Beslut från styrelsen för folkhögskolorna, , 3 Förstudie Fristads Folkhögskola 2017 Diarienummer: RS 2017-

136

137

138 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FHSK Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolorna Förstudie Fristads Folkhögskola Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att gå vidare med planerna för omoch tillbyggnad av Fristads folkhögskola om finansiering av de ökade hyreskostnader täcks av ökat regionstöd. Sammanfattning av ärendet Fristads Folkhögskola är en viktig medspelare i arbetet med att förverkliga de mål som är uppställda i Västra Götalandsregionens regionutvecklingsplan VG2020 och kulturplanen. Staten har tilldelat och kommer att tilldela folkhögskolorna mer resurser och specifika uppdrag som ska bidra till lösningar till de utmaningar samhället står inför. För att kunna åta sig dessa uppdrag från stat och region och leva upp till förväntningarna kopplade därtill behöver lokalerna på Fristads folkhögskola förändras och utvecklas. Skolans nuvarande lokalsituation karakteriseras av tre generella problemområden: för få lokaler, för små lokaler, och för utspridda lokaler. Befintliga lokaler såväl för den pedagogiska verksamheten och som för serviceverksamheten är heller inte ändamålsenliga, uppfyller inte arbetsmiljökraven och saknar tillgänglighetsanpassning i stora delar. I dagsläge är det inte de pedagogiska aspekterna som styr schemaläggningen, utan det är lokalerna. Föreslagna åtgärder som presenteras i denna förstudie omfattar: 1. nybyggnation av en huvudbyggnad, ett växthus, en maskinhall/garage och en gymnastiksal 2. ombyggnad av det gamla skolhuset samt 3. översyn av utemiljön Dessa åtgärder innebär initialt investeringar på 113,6 mkr och sedan en ökad hyra med 6,43 mkr på årsbasis. Folkhögskoleförvaltningen har idag inga möjligheter att finansiera dessa kostnader inom befintlig ram, utan det behövs ett ökat ägarstöd. Tre handlingsalternativ till ny- och ombyggnation har undersökts: 1. Att vara kvar i befintliga lokaler utan några åtgärder skulle innebära att folkhögskolan måste krympa sin verksamhet och sin personalstyrka. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

139 Datum Diarienummer FHSK (2) 2. Att vara kvar med justering av befintliga lokaler är inte möjligt då byggnaderna inte är konstruerade på ett sådant sätt att det till en rimlig kostnad skulle kunna ordnas en bra takhöjd och en bra ventilation. 3. Att flytta hela verksamheten till andra lokaler är ett möjligt alternativ som dock innebära att lämna en historisk plats där skolan har befunnit sig i snart 100 år, förlusten av ett stort parkområde med köksträdgård och äng som är av stort värde i utbildningssyfte och minskade möjligheter att minska segregationen. Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Bilaga Förstudie Fristads Folkhögskola 2017 (Dnr FHSK ) Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen Västfastigheter för vidare beredning Ägarutskottet för information

140 FRISTADS FOLKHÖGSKOLA NY UTFORMNING AV SKOLOMRÅDET FÖRSTUDIE Januari 2017 ARBETSUNDERLAG

141 I NNEHÅLL Sida 1 Sammanfattning 3 2 Regionövergripande planering 4 3 Förutsättningar 6 4 Förslag 9 5 Fastighet 14 6 Tidplan och fortsatta åtgärder 17 7 Genomförande och utgifter 18 8 Ekonomi 19 9 Handlingsalternativ 20 Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 2(17)

142 SAMMANFATTNING Fristads Folkhögskola är en viktig medspelare i arbetet med att förverkliga de mål som är uppställda i Västra Götalandsregionens regionutvecklingsplan VG2020 och kulturplanen. Staten har tilldelat och kommer att tilldela folkhögskolorna mer resurser och specifika uppdrag som ska bidra till lösningar till de utmaningar samhället står inför. För att kunna åta sig dessa uppdrag från stat och region och leva upp till förväntningarna kopplade därtill behöver lokalerna på Fristads folkhögskola förändras och utvecklas. Skolans nuvarande lokalsituation karakteriseras av tre generella problemområden: för få lokaler, för små lokaler, och för utspridda lokaler. Befintliga lokaler såväl för den pedagogiska verksamheten och som för serviceverksamheten är heller inte ändamålsenliga, uppfyller inte arbetsmiljökraven och saknar tillgänglighetsanpassning i stora delar. I dagsläge är det inte de pedagogiska aspekterna som styr schemaläggningen, utan det är lokalerna. Föreslagna åtgärder som presenteras i denna förstudie omfattar: 1. nybyggnation av en huvudbyggnad, ett växthus, en maskinhall/garage och en gymnastiksal 2. ombyggnad av det gamla skolhuset samt 3. översyn av utemiljön Dessa åtgärder innebär initialt investeringar på 113,6 mkr och sedan en ökad hyra med 6,43 mkr på årsbasis. Folkhögskoleförvaltningen har idag inga möjligheter att finansiera dessa kostnader inom befintlig ram, utan det behövs ett ökat ägarstöd. Tre handlingsalternativ till ny- och ombyggnation har undersökts: 1. Att vara kvar i befintliga lokaler utan några åtgärder skulle innebära att folkhögskolan måste krympa sin verksamhet och sin personalstyrka. 2. Att vara kvar med justering av befintliga lokaler är inte möjligt då byggnaderna inte är konstruerade på ett sådant sätt att det till en rimlig kostnad skulle kunna ordnas en bra takhöjd och en bra ventilation. 3. Att flytta hela verksamheten till andra lokaler är ett möjligt alternativ som dock innebära att lämna en historisk plats där skolan har befunnit sig i snart 100 år, förlusten av ett stort parkområde med köksträdgård och äng som är av stort värde i utbildningssyfte och minskade möjligheter att minska segregationen. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 3(17)

143 2. REGIONÖVERGRIPANDE PLANERING I Västra Götalandsregionens regionutvecklingsplan VG2020 beskrivs fokusområden och mål för regionens framtida utveckling. Fristads Folkhögskola, liksom Västra Götalandsregionens övriga fem folkhögskolor, är en viktig medspelare i arbetet med att förverkliga dessa mål. Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingarna mellan utbildning och arbetsliv. Inriktningsmål: Minska skillnaderna mellan invånare i olika bostadsområden och stadsdelar samt att alla elever och studenter i Västra Götaland har en personlig koppling till arbetslivet Andelen studerande med utomnordisk bakgrund på Fristads folkhögskola är förhållandevis hög. Många av dessa deltagare bor i segregerade områden i centrala Borås, och för dem är studierna på Fristads folkhögskola - som ligger en liten bit utanför staden - en möjlighet att bryta segregationen och utanförskapet. Skolan erbjuder kurser för nysvenskar som behöver etablera sig i samhället hela vägen från Sfi (svenska för invandrare) och Etableringskurs till möjligheten att läsa in grundskole- respektive gymnasiekompetens på skolans allmänna kurs. Allmän kurs är också en andra chans för människor som av olika skäl tidigare inte har slutfört sin skolgång att efter avslutade studier kunna hålla sig kvar på arbetsmarknaden även på lång sikt tack vare att de har en formell utbildning. På Fristads folkhögskola - liksom på de flesta andra folkhögskolor möts studerande från olika socioekonomisk, kulturell och religiös bakgrund. De utbyter tankar och erfarenheter inte bara på lektionerna, utan även på raster och under skolgemensamma aktiviteter. Genom detta unika utbyte möjliggör studieformen folkhögskola förståelse, integration och personlig utveckling samtidigt. När det gäller att stärka kopplingarna mellan utbildning och arbetsliv erbjuder Fristads folkhögskola redan två yrkesutbildningar trädgårdsutbildning och personlig assistentkurs -, och håller just nu på att ta fram ett upplägg där outbildade, men redan yrkesverksamma personliga assistenter ska kunna läsa in den formella kompetensen parallellt med sitt arbete. Folkhögskolornas möjlighet att i framtiden utveckla nya kurser och former för lärande som kopplar studier och arbete är stor. Skolan skulle t ex gärna vilja starta yrkeskurser inom ramen för regeringens särskilda satsning för personer som står långt utanför arbetsmarknaden och som ska utbildas i bristyrken (som t ex grönyteskötsel), men har i nuläge inte tillräckligt med lokaler för att kunna göra detta. Behovet av fler Sfi-platser och platser på Etableringskursen i skolans upptagningsområde är mycket stort i dagsläge och skolan har blivit uppvaktade av Borås stad angående en utökning av sin Sfi-verksamhet vilket dock inte kan genomföras då det saknas lokaler. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 4(17)

144 Livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft Inriktningsmål: Alla får möjlighet att ta tillvara sin potential och kompetens i utbildning och arbetsliv. Fristads folkhögskola har yrkesutbildningar och studieförberedande utbildningar inom olika områden vars gemensamsamma nämnare är att ge alla deltagare möjlighet att ta tillvara sin potential och kompetens och att utvecklas som individ. Skolans allmänna kurs på grundskolenivå öppnar dörrar för fortsatta studier på gymnasiala yrkesutbildningar, och en avslutad allmän kurs på gymnasienivå möjliggör såväl tillträde till eftergymnasiala yrkesutbildningar som fortsatta studier på högskola/universitet. På allmän kurs arbetar lärarna också särskilt med demokrati, påverkan och delaktighet för att stärka deltagarna i att bli engagerade samhällsmedborgare. En aspekt av det livslånga lärandet är möjligheten att få utbilda sig till mer än ett yrke, och att kunna byta yrke mitt i livet. Trädgårdsutbildningen på Fristads folkhögskola är ett exempel på en sådan möjlighet för människor som upptäcker sitt intresse och sin fallenhet för denna bransch först efter gymnasieåldern. Det gynnar även den gröna näringen som annars har svårt att rekrytera arbetskraft då ungdomar inte längre väljer trädgård på gymnasiet. Söktrycket till trädgårdsutbildningen är stort 60 sökanden till 20 platser inför kursstart , så det finns definitivt utrymme för att utöka och/eller bredda verksamheten inom det området och på så vis nyttja de planerade nya, ändamålsenliga lokalerna (grovsal, växthus, maskinhall) maximalt. En grupp i samhället som ofta saknar möjligheten till livslångt lärande och utveckling är personer med diagnosen utvecklingsstörning och/eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Fristads folkhögskola erbjuder en skräddarsydd kurs för dem, där de under två år får utveckla sitt självförtroende, sin förmåga att klara vardagen och att påverka sitt liv och sin framtid och på så vis bli mer delaktiga i samhället. Målgruppens utveckling främjas särskilt av skapande verksamhet som bild & form, musik, drama, film och friskvård. För att kunna höja kvalitén på kursen ytterligare är det av stor vikt att skolan får ändamålsenliga och tillgängliga lokaler för skapande verksamhet och för friskvård/motion. När människor drabbas av sjukdom, kan det uppstå ett ofrivilligt behov av ett lärande för att kunna hantera sin nya livssituation. På Fristads folkhögskola erbjuds det såväl anpassningskurser för personer som fått en synskada på äldre dagar och Hälsolinjen, en kurs för personer som lider av psykisk ohälsa och/eller utmattningsproblematik. Möjligheten att knyta kontakter och utbyta erfarenheter med andra i samma situation beskriver deltagarna på båda kurserna som en otroligt viktig del av kursen. Som deltagare på synkurserna lär man sig dessutom hur man på bästa sätt kan kompensera för de hinder som uppstår i o m synskadan, och hur de ska kunna ha ett rikt liv trots funktionsnedsättningen. Syftet med Hälsolinjen är att ge deltagarna redskap för stresshantering och avslappning och stötta dem på vägen tillbaka till livet och arbetet. Även för dessa två grupper är friskvård och skapande verksamhet viktiga för att förbättra hälsan och måendet, så även dessa deltagare gynnas av nya ändamålsenliga lokaler för skapande verksamhet och för friskvård/motion. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 5(17)

145 Ett resurseffektivt samhälle med minskad klimatpåverkan och Hållbar konsumtion som driver ansvar, utveckling och innovationer Inriktningsmål: Invånarna i Västra Götaland ska ta ökad hänsyn till hur deras konsumtion påverkar människor och miljö, lokalt och globalt samt Inriktningsmål: Västra Götaland ska år 2020 ses som ett föredöme när det gäller utveckling, implementering och spridning av hållbara lösningar i Sverige och Europa Fristads folkhögskola har under lång tid bedrivit pilotverksamhet inom miljö- och hållbarhetsfrågor, och är en ledande aktör inte bara inom Folkhögskoleförvaltningen utan även inom och utom Västra Götalandsregionen. Kulturnämnden har gett skolan det specifika uppdraget att ytterligare utveckla sin miljöprofil. Efter att ha nått mycket goda resultat gällande minskningen av energi-, värme-, vatten- och bränsleförbrukningen och att ha ökat andelen ekologiska livsmedel till närmare 70%, ligger fokus nu på att jobba med attityd- och beteendeförändringar hos deltagarna. Målet är att få deras medvetenhet i hållbarhetsfrågor att leva kvar även efter avslutade studier på folkhögskolan, och på så vis sprida detta i samhället. Tanken med skolans nya grundläggande trädgårdsutbildning med inriktning mot ekologisk odling och grönyteskötsel samt den nya kursen Foodmaker (en kurs inom urban matförsörjning och hållbarhet) är att miljöprofilen även ska synas tydligt i skolans kursutbud. Med nya lokaler ser skolan möjligheter att kunna erbjuda ytterligare kurser och aktiviteter inom detta område. Om de nya lokalerna dessutom kunde uppföras med den senaste tekniken när det gäller resurssnålt, hållbart och ekologiskt byggande, skulle de dessutom kunna användas i lärandet som konkreta exempel på framtidens byggtekniker. Då skulle skolans miljöprofil även manifesteras i skolans byggnader. En ledande kulturregion och ett rikt kulturliv med fokus på barn, unga och delaktighet Inriktningsmål: Ett kulturliv som bidrar till aktiva och engagerade invånare i hela Västra Götaland Fristads folkhögskola är och vill fortsatt vara en plats för kulturen i närområdet. Skolan har precis kommit med i Kulturnämndens projekt Folkbildning och kultur i samverkan nu när det utvidgas till att även omfatta Sjuhärad vilket betyder nya, spännande samarbeten och utökade möjligheter till kulturupplevelser och kulturutövande för kursdeltagarna. För många av skolans deltagare såväl de yngre studerande som nysvenskarna är inte kulturlivet tillgängligt på ett naturligt sätt, och här kan skolan göra en viktig insats både genom ett samarbete med olika kulturinstitutioner och genom att erbjuda deltagarna möjligheter att själva utöva olika former av kultur. Det finns en önskan hos många pedagoger och då inte bara på de kurserna som har en tydlig estetisk inriktning - att kunna använda sig av estetiska uttryck och skapande i lärandet, och få ha lektioner i en miljö som inspirerar till kreativitet. Nya salar för den estetiska verksamheten och vår spetsutbildning inom vävning skapar de nödvändiga förutsättningar för denna pedagogiska utveckling. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 6(17)

146 3. FÖRUTSÄTTNINGAR Fristads folkhögskola har sammanlagt ca 270 studerande varav ungefär en tredjedel läser på allmän kurs, en tredjedel på våra särskilda kurser (hälsokurs, vävkurs, grundläggande trädgårdsutbildning, personlig assistentkurs eller växa-kurs för personer med lindrig utvecklingsstörning) och en tredjedel på Sfi (svenska för invandrare). Skolan erbjuder också kortkurser, främst för personer med synskador, och sommarkurser. Majoriteten av kursdeltagarna pendlar till skolan dagligen, men det finns även möjlighet att bo på skolans internat med plats för knappt 40 personer. Skolan har drygt 50 anställda som arbetar med undervisning, ledning, administration, kök, städ och vaktmästeri. Fristads folkhögskolas lokaler är inte anpassade för den verksamhet skolan bedriver i dagsläge, och än mindre anpassade till skolans framtida utmaningar och uppdrag. Skolans nuvarande utmaningar ligger främst inom tre områden: 1. Livslångt lärande 2. Integration 3. Hållbar utveckling Livslångt lärande Skolan har behov av lokaler som möter upp statens och Västra Götalandsregionens förväntningar på ändamålsenliga lärandemiljöer. I dagsläge är folkhögskolans största målgrupp den stora gruppen unga som saknar fullständig gymnasiekompetens och därför står utanför arbetsmarknaden. Denna målgrupp förutspås bli än större i framtiden. Samtidigt har folkhögskolan ett tydligt uppdrag att ge medborgarna möjlighet till livslångt lärande, d v s möjlighet att förkovra sig inom olika områden vid olika tidpunkter i livet. Integration Under överskådlig framtid kommer en stor del av folkhögskolornas arbete att vara riktat mot olika insatser för att främja nysvenskars integration i samhället. Inom ramen för detta finns det idag Sfi (svenska för invandrare), etableringskurser, kurser i svenska för vårdpersonal, allmän kurs och andra specifika kurser för deltagare med utomnordisk bakgrund. Hållbar utveckling Skolans uppdrag att vara ledande i arbetet med hur folkhögskoleförvaltningen hanterar klimatfrågan och en hållbar samhällsutveckling ger behov av lokalmöjligheter som bidrar till arbetet. De förändrade lokalerna bör inte bara bidra med en bra arbetsmiljö för studerande och personal utan också vara ett exempel på och en förebild för hur vi tillsammans möjliggör en hållbar framtid. Genom att tilldela folkhögskolorna mer resurser och specifika uppdrag som ska bidra till lösningar till de utmaningar samhället står inför, har staten visat på det förtroende folkhögskolorna har idag. Trenden är att folkhögskolorna får allt fler specifika uppdrag av regeringen. För att kunna åta sig dessa uppdrag och leva upp till förväntningarna kopplade därtill behöver lokalsituationen på Fristads folkhögskola förändras och utvecklas. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 7(17)

147 Fristads folkhögskola är också en resurs för Västra Götalandsregionens egna förvaltningar, framförallt sjukvården, som nyttjar skolans lokaler för interna kurser och utbildningar i allt högre utsträckning. En positiv effekt av detta är att det blir möten mellan regionens olika verksamheter vilket i sin tur kan generera nya samarbeten i framtiden. För att möjliggöra möten, kurser och utbildningar av hög kvalité behöver lokalerna utformas på ett sätt som bidrar till syftet. Dagens lokalsituation Situationen på Fristads folkhögskola karakteriseras av tre generella problemområden: för få lokaler, för små lokaler, och för utspridda lokaler. Befintliga lokaler såväl för den pedagogiska verksamheten och som för serviceverksamheten är heller inte ändamålsenliga och lever inte upp till arbetsmiljökraven. På skolområdet finns det idag många olika byggnader, och olika funktioner är utspridda vilket gör området svårorientrat och svårtillgängligt. Skolan saknar en tydlig entré och reception. Endast en av byggnaderna, Skolhuset, är verkligen byggd för verksamhetens huvuduppdrag: folkbildning och lärande. Större delen av dagens lektionssalar och arbetsrum för lärare finns däremot i byggnader som egentligen är byggda som personalbostäder eller internat och som provisoriskt har anpassats som undervisningslokaler respektive arbetsrum. Detta innebär arbetsmiljöproblem för både personal och kursdeltagare som t ex otillräcklig ventilation och belysning samt brist på utrymme överlag. I dagsläge är det inte de pedagogiska aspekterna som styr schemaläggningen, utan det är lokalerna. Servicepersonalen saknar dessutom ändamålsenliga utrymmen för förvaring av städmaterial och maskiner i de olika byggnaderna. De provisoriska lokalerna har dessutom brister i tillgänglighetsanpassning: de trånga utrymmena är t ex inte tillräckligt stora för rullatorer och rullstolar, det saknas ledstråk för synskadade och hiss finns inte i alla byggnader. Nuvarande entrébyggnad Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 8(17)

148 4.FÖRSLAG Förslaget är att uppgradera skolområdet med en byggnadsstruktur och gestaltning som generellt är: välkomnande, öppen och ljus är överskådlig och lätt att orientera sig i ger förbättrad tillgänglighet ger en god arbetsmiljö En viktig utgångspunkt i förslaget är att bevara den historiska känslan av det gamla regementsområdet och den anrika folkhögskolan samtidigt som området moderniseras för att skapa optimala förutsättningar för den nuvarande verksamheten och en flexibilitet för framtiden. Den pedagogiska miljön och förutsättningarna för lärande förbättras genom att det skapas mötesplatser för samtal och grupparbeten och flexibla ytor som kan användas till många olika lärandesituationer så att kursdeltagares olika behov kan tillgodoses. Tack vare nya estetsalar ges möjlighet att använda sig av estetiska uttryck och skapande i lärandet för alla kurser, och en miljö som inspirerar till kreativitet. Miljön är också anpassad för smidig användning av modern informationsoch kommunikationsteknik. Fristads folkhögskola har i snart 15 års tid bedrivit ett effektivt miljöarbete, och har även ett särskilt uppdrag från Kulturnämnden att fortsätta utveckla och sprida detta till andra verksamheter i regionen. För att ytterligare förstärka miljöarbetet, satsas det särskilt på hållbara lösningar i förslaget och det skapas konkreta exempel att visa upp både för skolans deltagare, personal och gäster. Förutom hållbarhetsperspektivet när det gäller byggnation och renovering, utvecklas den inspirerande utemiljön med bland annat köksträdgård och blomsteräng ytterligare. Skolområdet skall vara välkomnande och tydligt för en ny förstagångsbesökare. Träd och buskar vid infarten glesas ut för att ge en tydlig siktlinje mot den nya huvudbyggnaden. Redan vid infarten mot skolan skall det vara tydligt var bilar kan parkeras, och hur man tar sig in på området när man kommer från busshållplatsen respektive tågstationen. Ny huvudbyggnad En ny huvudbyggnad som tydligt signalerar sin dignitet placeras mitt emot den anrika byggnad som inrymmer matsal och högtidssal. Dessa byggnader bildar tillsammans ett tydligt centrum för skolan. I huvudbyggnaden återfinns expedition, lärararbetsplatser, lokaler för estetisk verksamhet, lektionssalar samt bibliotek och café med uppehållsytor för de studerande. I de öppna gemensamma delarna kommer skolans olika inriktningar kunna visa upp sin verksamhet för övriga kursdeltagare och personal på skolan. För att få samtliga undervisningslokaler i en sammanhållen byggnadsstruktur förbinds den nya huvudbyggnaden med dagens skolbyggnad. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 9(17)

149 Anpassningar av nuvarande skolhuset I det nuvarande skolhuset återfinns idag expedition mm. När dessa funktioner flyttas till den nya huvudbyggnaden, anpassas lokalerna i den befintliga byggnaden för att kunna placera in trädgårdsutbildningens lektionssal kombinerat med en så kallad grovsal, en lokal för hantering av plantmaterial. Närheten till och sambandet med utemiljön och ett nytt växthus är viktiga element för en bra funktion. I andra delen av den befintliga byggnaden kommer det nuvarande biblioteket att ändras till lokal för skolans vävkurs. Entréplan i befintlig och tillbyggnad skolbyggnad Maskinhall & garage För trädgårdsutbildningens praktiska verksamhet krävs dels lokaler för förvaring av maskiner och redskap och dels lokaler för underhåll och service, förvaring av bränsle mm. Denna typ av byggnad saknas idag helt. I samma byggnad kommer det dessutom att inrymmas en verkstad som kan nyttjas av både vaktmästaren och trädgårdsutbildningen samt uppställningsplatser för skolans minibussar. Växthus Skolan har idag redan ett litet växthus, men det är för litet för det utökade behov som uppstått när trädgårdsutbildningen startades. I utbildningen ingår förutom skötsel av utemiljö utbildning i framskolning av växtmaterial, såväl annueller som perenner. Ett nytt växthus på ca 200 m² planeras, som ska placeras på skolans inre plan, nära trädgårdskursens blivande grovsal/lektionssal. Nya lokaler för motion & friskvård Den nya huvudbyggnad placeras där det idag finns en gammal byggnad som används som gymnastiksal. Eftersom skolan bedömer att lokaler för friskvård, motion, styrketräning, dans och drama är viktiga för många av kurserna, planeras en ny byggnad för dessa funktioner. Den föreslås placeras mittemot det gamla skolhuset i ena hörnet av ängen. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 10(17)

150 Utemiljön I förslaget ingår också en översyn av utemiljön på skolområdet. Översynen blir nödvändig då flödet på området påverkas när nya byggnader skapas, och den kommer att generera positiva effekter. Utemiljön kommer att länka samman byggnaderna och hålla samman skolområdet på ett tydligt sätt. Ledstråken för synskadade kan förbättras och underlätta dessa kursdeltagares orientering på området samtidigt som det blir en bra träningsmöjlighet för dem. Tydligare angöring till skolområdet från busshållplatsen tillskapas. Utemiljön fungerar även som undervisningslokal för skolans trädgårdsutbildning. Än fler lärandetillfällen för kursdeltagarna skapas genom en större variation av växter och miljöer i samband med om gestaltningen. En förbättrad utemiljö kommer förhoppningsvis även att bidra till att skolans övriga klasser använder parken för lektioner utomhus ännu mer än idag, och att den verkligen blir en resurs i miljö- och hållbarhetsarbete. Tidigare diskuterad alternativ placering av en ny huvudbyggnad Som alternativ placering av en ny större huvudbyggnad har även belysts möjligheterna och konsekvenserna med en placering, där nuvarande byggnader för utbildning i väv och estetisk verksamhet finns, Åsbo och Kindbo. Detta placeringsalternativ har valts bort eftersom det, varken erbjöd möjligheten med en sammanlänkning till det befintliga skolhuset eller skapade det tydliga centrum för skolans verksamhet, som erhålls med det föreslagna alternativet. Med det föreslagna alternativet ges också en möjlighet att behålla kärnverksamheten i befintliga lokaler under hela byggtiden. En kostsam evakuering med alternativa lokaler undviks. Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 11(17)

151 5.FASTIGHET Fristads folkhögskola är belägen på anrika Frista' he', ett gammalt exercisfält i Fristads samhälle, cirka 12 km norr om Borås. Skolan flyttades till Fristad Området hade då varit tomt sedan 1914 då I15 i Borås stod klart och all militär verksamhet flyttades till sta n. En del av de gamla militära byggnaderna användes till skolans verksamhet så som internat, matsal, aula och personalbostäder, men det byggdes också ett nytt skolhus centralt på området liksom flera internatbyggnader. Detta första skolhus revs och ersattes med ett modernt skolhus som uppfördes i två etapper, den första etappen 1966 och den andra Av de gamla byggnaderna från militärtiden används följande för skolans kärnverksamhet än idag: högtidssal och matsal, gymnastiksal samt ett äldre bostadshus. Högtidssal och matsal I det gamla gevärsförrådet, en gammal magasinsliknande byggnad, finns idag ett hembygdsmuseum. Redbo och Majorsbostaden är dagsläge uthyrda av skolan som bostäder till privatpersoner. Det gamla gevärsförrådet till höger i bild Fristad Folkhögskola Ny utformning av skolområdet Förstudie sida 12(17)