VÄLKOMNA PÅ ERFARENHETS DAGAR FÖR BESTÄLLARNÄTVERK 4-5 OKTOBER

Transkript

1 VÄLKOMNA PÅ ERFARENHETS DAGAR FÖR BESTÄLLARNÄTVERK 4-5 OKTOBER

2 Erfarenhetsdagar för beställarnätverk AGENDA 4 OKTOBER Välkommen Nulägesbeskrivning: Generella observationer Erfarenheter från A challenge from Sweden, Energimyndigheten Kaffe Erfarenheter från Välfärdsteknik, SKL Erfarenheter från Naturvårdsverket Summering tips och lärdomar Middag

3 Sunda offentliga affärer för en hållbar framtid

4 Upphandlingsmyndigheten ska: Verka för en rättssäker, effektiv och socialt och miljömässigt hållbar offentlig upphandling Främja innovativa lösningar inom upphandling Verka för att stärka upphandlingens strategiska betydelse Vi har det samlade ansvaret för att: utveckla, förvalta och stödja den upphandling som genomförs av upphandlande myndigheter och enheter. Tillhandahålla vägledning i statsstödsfrågor till kommuner och landsting

5 Nationella upphandlingsstrategin 7 inriktningsmål

6 Våra kunder Andra samverkande myndigheter Regeringen Leverantörer och anbudsgivare till offentlig sektor Branschföreträdare/ organisationer Upphandlande myndigheter och enheter

7 Upphandlarnas perspektiv Framtiden är nyttja marknaden mycket mer. Vi kan inte vara världsmästare på allt från stolar till elbilar. Folk kommer till mig två minuter i tolv: Det är rena överfall.

8 Beställares perspektiv Första gången var en chock vi hade ingen aning om något. Någon analys görs egentligt inte avtalet löper ut och man behöver nya produkter. Jag är kostexpert och inte jätteengagerad när det gäller transporter. Så där är nog kravspecen lite tunn.

9 Leverantörer perspektiv Det är offentlig upphandling som driver hållbarhetsfrågorna framåt. Privata företag ställer inte alls de kraven. Med mer dialog skulle upphandlingarna bli konkreta, tydliga och lättförståeliga En kommun vi jobbar med är duktiga på uppföljning och ger sig inte förrän produkten är 100%. Det är roligt att jobba åt dem.

10 5 BETEENDEGRUPPER NYBÖRJAREN DEN RUTINERADE DEN UPPGIVNE DEN LUTTRADE STRATEGEN

11 Erfarenhetsdagar för beställarnätverk AGENDA 4 OKTOBER Välkommen Nulägesbeskrivning: Generella observationer Erfarenheter från A challenge from Sweden, Energimyndigheten Kaffe Erfarenheter från Välfärdsteknik, SKL Erfarenheter från Naturvårdsverket Summering tips och lärdomar Middag

12 Vilka är era förväntningar på dessa Erfarenhetsdagar?

13 HANS FONDELIUS Upphandlingsmyndigheten NULÄGESBESKRIVNING

14 Nulägesbeskrivning Generella observationer från intervjuer Erfarenhetsdagar 4-5 oktober 2018

15 Intervjuerna 14 personer Konceptet Beställarnätverk Möjliggöra generalisering Viktigt och angeläget Relevant och efterfrågat stöd Underlätta för fler

16 Hur många beställarnätverk finns idag? Beställarnätverk Start Arrangör Finansiär BeBo 1989 Byggherrarna/WSP Energimyndigheten Belok 2001 Byggherrarna/CIT Energimyndigheten 4S 2012 Stockholm Vatten Medlemsavgifter Välfärdsteknik 2016 SKL Vinnova Textilier inom vården 2017 SKL Vinnova Konstgräs 2017 Kultur- & fritidschefsföreningen Naturvårdsverket A Challenge from Sweden 2017 Sustainable innovation Energimyndigheten Räddningstjänst 2018 WinGuard MSB Förorenade områden 2018 SGU SGU/Naturvårdsverket Socialtjänsten 2018 SKL Vinnova Läkemedelsrester Uppstart Naturvårdsverket (i nuläget) Naturvårdsverket

17 Skillnader Storlek och ålder Finansiärer Beställarkonstellationer (offentliga, privata) Organisationer (långsiktiga nätverk, tidsbegränsade grupperingar)

18 Likheter Verksamhet och syfte Utmaningar Lärdomar Tips och råd Behov av stöd

19 Om verksamheten Arbetar med nya lösningar Erbjuder nätverkande och möjlighet att engagera sig i projekt Samlar kompetens, utbyter erfarenheter och sprider kunskap Tar fram, rekommenderar och följer upp metoder Sikte på upphandling och nytta Samlar efterfrågan för bättre affärer Gör piloter och förberedelser för upphandling Sammanfattar fakta, kommunicerar och ger vägledning

20 Tankar, problem, erfarenheter Hur länge kan ett nätverk verka för sitt syfte? Hur länge går det att hålla ett nätverk innovativt? Det råder viss frustration över att nya lösningar inte kommer ut i verksamheter tillräckligt snabbt eller i tillräcklig omfattning. Ett beställarnätverk bör tänka igenom struktur, upphandling och vara drivet av verksamhetsbehov.

21 Fem framgångsfaktorer Målbild Finansiering Struktur Engagemang Kommunikation

22 Målbild - Vad vill vi uppnå? Gemensam målbild Tematiskt område att samlas kring En gemensam utmaning, en samhällsutmaning Vägledning för vad som ska göras, och inte göras Hjälp att styra mot vår egna, istället för andras mål Både utveckling och implementering fullt ut Ett nätverk som är drivet av verksamhetsbehov och kan förenas i upphandling Om inte Intressekonflikter, tappat upphandlingsfokus, avdrift, påverkan

23 Finansiering - Hur ska vi överleva hela vägen? Långsiktig modell daglig verksamhet Undvika myndighetsutövning i nätverken Tillgänglig och snabb modell för projektfinansiering Undvika statsstöd Om inte Kortsiktighet, osäkerhet, långa ledtider, låg fart, otåliga deltagare

24 Struktur - Vem ska delta? Arbetsordning? Eldsjäl som driver med behovsägare i centrum Leverantörer och andra intressenter utanför nätverket Tillgång till verksamhets-, innovations- och upphandlingskompetens Antal träffar per år Mötesformat Former för beslut Om inte Fel personer, lågt i tak, dålig gemenskap, brist på nyckelkompetenser Ineffektiva möten, oklara mandat, felaktiga förväntningar

25 Engagemang - Intressant att bidra? Ha ett bra erbjudande till deltagare Involvera nätverksrepresentanter Bjud in högre upp i organisationer Avgift eller medfinansiering Bra med krav på leverans Visa på exempel Om inte Låg grad av engagemang, oförankrat deltagande, låg prioritering

26 Kommunikation- Levande och närvarande? Prioritera regelbunden kommunikation, var inte tyst Håll vision och verksamhetsmål i sikte Kommunicera värdeskapande och så enkelt och tydligt som möjligt Var personlig, ring gärna Om inte Oklar nytta, svårt att förankra, avklingande intresse, bristande förtroende

27 Allt hänger ihop M Målbild K Kommunikation F Finansiering E Engagemang S Struktur

28 Tack för ert engagemang! Charlotta Palmgren, Hans Fondelius,

29 8c781d7e6870fe/af2faa46b665/edit

30 OLLE DIERKS Swedish Incubators and Science Parks A CHALLENGE FROM SWEDEN Energimyndigheten

31 Erfarenhetsdagar för beställarnätverk AGENDA 4 OKTOBER Välkommen Nulägesbeskrivning: Generella observationer Erfarenheter från A challenge from Sweden, Energimyndigheten Kaffe Erfarenheter från Välfärdsteknik, SKL Erfarenheter från Naturvårdsverket Summering tips och lärdomar Middag

32 MATS RUNDKVIST SKL VÄLFÄRDSTEKNIK

33 Beställarnätverk välfärdsteknik Mats Rundkvist, SKL

34 Agenda Välfärdsteknik Syfte, metod, samverkansmodell Genomfört arbete Lärdomar Frågor Utmaningar Framgångsfaktorer

35 Välfärdsteknik Digital teknik Trygghet Självständighet Delaktighet Aktivitet

36 Syfte Öka förmågan att göra goda inköp av välfärdsteknik och andra digitala lösningar inom vård och omsorgssektorn Välfärdsteknik Kommun Upphandling Start hösten 2016 VINNOVA-finansierat

37 Ledstjärnor Kompetens Köpkraft Samverkan

38

39 Arbetsmetod kommuner, 2 kommunalförbund, Inera, Kommentus % av landets invånare 2-3 fysiska möten/termin Distansmöten Arbetsgrupper Avsiktsförklaring Cirka 50 % anställd resurs för koordinering Externa konsulter

40 Samverkansmodell Självstyrande grupp Personliga platser Inte representanter Gemensamma aktiviteter erbjuds

41 Genomfört arbete Vägledning för upphandling av trygghetsskapande teknik Dialog kring interoperabilitet

42 Pågående och kommande arbete Förstudie innovationsupphandling Innovationsupphandling Revidera vägledning Informationssäkerhet Funktionskrav Ordlista Att kravställa användbarhet vid upphandling av välfärdsteknik Trygg leverans av välfärdsteknik Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q

43 Utmaningar Upprätta Avgränsa Prioritera Resurser Leda/koordinera Leverantörsdialog Kunddialog Representation Publicera Sprida

44 Upprätta Utmaning Hanteras Resultat Okänt begrepp Seminarium på MVTe-konferensen Tillräckligt med deltagare Rollen Intern dialog Tog 6-9 månader Kompetens ojämn Vid förnyelse Nu ganska bra

45 Avgränsa Utmaning Hanteras Resultat Implementering Uppmärksamhet, fokus Återkommande behov Landsting/region Dialog Inte alltid överens Verksamhetssystem Dialog Inte alltid överens

46 Prioritera Utmaning Hanteras Resultat Tidsperspektiv Kort och långt perspektiv Svårt Prioriterade uppgifter Dialog, parallella arbetsområden, vad gör ingen annan som vi kan göra Good enough Dialog med uppdragsgivare Hyggligt Ständigt pågående process

47 Resurser Utmaning Hanteras Resultat Avsatt tid Avsiktsförklaring Bra men vissa avhopp/pausade Nedlagd tid Ständig dialog Blandat Avlönad resurs Dialog med nätverk och uppdragsgivare Viss tidsoptimism Kontinuitet Ständig dialog Allt bättre

48 Leda/koordinera Utmaning Hanteras Resultat Hitta rollen Trial and error Numera en tydligare ledarroll Lyfta gruppen Deltagare frontar Successivt allt bättre

49 Leverantörsdialog Utmaning Hanteras Resultat Med vilka Annonsering och riktade mail Många och delvis okända Hur Enkät, workshops, branschdialog Bra men aldrig tillräckligt Delta i gruppen Nej Just nu nöjda

50 Kunddialog Utmaning Hanteras Resultat Egna kommuner Via deltagarna Saknar kommunikationsmaterial Andra kommuner Deltagarnas nätverk, konferenser, kommunikationsplan Samskapande DelaDigitalt, Inbjudna till aktiviteter Önskar mer Växande men otillräckligt

51 Publicera Utmaning Hanteras Resultat Användbarhet Kommande digitalt verktyg Förhoppningar

52 Sprida Utmaning Hanteras Resultat Nå ut SKL, Sociala medier, konferenser, kommande kommunikationsplan Aldrig nöjda Användning Stödmaterial Vet inte Uppföljning Några intervjuer, frågor vid seminarier Vill veta mer

53 Hållbarhet och långsiktighet Utmaning Hanteras Resultat Finansiering Dialog Pågående Huvudmannaskap Dialog Pågående Organisation Dialog Pågående

54 Sammanfattning OM OSS Hög motivation Stort behov Ständigt lärande Svårt med spridning Positivt mottagande Fortsättning följer? RÅD TILL ER Gemensam målbild Rätt sammansättning Tydliga roller Säkerställa deltagares medverkan Tillräckliga resurser Kommunikation

55 Beställarnätverk välfärdsteknik på nätet Facebook Beställarnätverk välfärdsteknik Vägledningen finns på SKL:s hemsida Mail:

56 Frågor? Mats Rundkvist

57 SEBASTIAN DAHLGREN AXELSSON Naturvårdsverket NATURVÅRDSVERKET

58 BESTÄLLAR- GRUPPER - ett nytt instrument för Naturvårdsverket Sebastian Dahlgren Axelsson Foto: Sebastian Dahlgren Axelsson, Tungelsta skola Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

59 Erfarenheter och utmaningar Naturvårdsverkets motiv för satsningen Hur kan en myndighet starta en beställargrupp? Formulering av beställargruppens mål Beställargruppens organisation Finansiering av beställargruppen Samordning med andra aktörer och initiativ Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

60 Motiv för satsningen på beställargrupper * Utpekade men ännu oreglerade miljöproblem. * Naturvårdsverket vill snabba på den nödvändiga omställningen. * Drivkrafter hos aktörerna att ta tag i situationen. * Förhållandevis nya områden där det finns mycket kvar att utveckla. * Komplettera Naturvårdsverkets övriga arbete och initiativ. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

61 Innovationsdrivande styrmedel Antal Tillsyn, Förordningar, regler, krav etc Informationskampanjer och utbildning Märkning Ekonomiska styrmedel Gemensamma upphandlingskriterier Teknikutveckling och verifiering Innovationsupphandling Demonstrationsanläggningar Forskning & Utveckling A ta bort de sämsta B flytta stora massan C driva på fronten Miljöprestanda

62 Bottom up eller top down? Utmaning att initiera en beställargrupp på ett transparent sätt. Utmaning att förstå aktörernas olika roller och intressen. Utmaning att organisera gruppen på ett sätt som tillvaratar medlemmarnas engagemang och drivkrafter. Utmaning att gemensamt utforma beställargruppens mål. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

63 Mål för beställargrupp konstgräs Foto: Sebastian Dahlgren Axelsson, Tungelsta skola Radikal minskning av utsläpp och spridning av mikroplaster och andra föroreningar Utnyttja synergier för att påverka fler tillämpningar Bidra till Kemikalieinspektionens Handlingsplan för en giftfri vardag Metoder, resultat och erfarenheter sprids tillämpas vid upphandlingar, drift och skötsel Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

64 Mål för beställargrupp avloppsreningsverk Kostnadseffektiv introduktion av avancerad rening av läkemedelsrester och andra föroreningar Bygga kunskap om hur utsläpp av mikroplaster kan begränsas Metoder, resultat och erfarenheter sprids och tillämpas vid upphandlingar, drift och skötsel Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

65 Naturvårdsverkets beställargrupper. Tar emot ansökningar och beslutar om finansiering av projekt och sekretariatfunktion. Myndighetssamverkan Naturvårdsverket Andra finansiärer Öppna utlysningar, branschorganisationer, fonder, stiftelser etc. BG Styrgrupp Organiserar möten, samlar medlemmarnas gemensamma behov, skriver ansökningar, etc BG Sekretariat Projekt X Projekt Y etc Förstudier, utredningar, tester och mätningar, upphandlingskrav /specifikationer, innovations-upphandlingar etc. Mål Medlem Medlem 1 Medlem 1 Medlem Medlem 1 Medlem 1

66 Hur kan en myndighet stödja externa aktörer? Upphandling vs bidrag Att ge bidrag utan att bryta mot statsstödsreglerna Bidragsmottagaren får inte bedriva ekonomisk verksamhet på en konkurrensutsatt marknad Vem står som avsändare av projektresultaten? Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

67 Vad händer i beställargruppen? Vad händer hos medlemmarna? Ny kunskap Åtgärder Utvecklingsspår Upphandlingar Mätmetoder Växjö Strategi Kalmar 0% läckage Bergaviks IP Omvärldsbevakning Forskning/ Marknad Information konferenser, broschyr, etc Stockholm 0 % farliga ämnen Göteborg, mfl Infillfritt Karl Johanstorget Chalmers exjobb Malmö UDI-projektet förnybara/återvinningsbara SKL Funktionsupphandling Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency Granulatfällor och dagvattenåtgärder Finns flera exempel

68 Övriga aktiviteter på gång Utvärdering av konstgräsgruppens arbete ska genomföras under hösten. Stort intresse för beställarnätverk från regeringens plastutredning hur kan metodiken skalas upp? Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

69 Hur ska myndigheten agera för att på bästa sätt ta tillvara aktörernas drivkrafter? Ska myndigheten formulera beställargruppens målsättningar? Ska beställargrupper initieras via öppna utlysningar eller genom myndighetens egna sonderingar? Ska beställargruppens arbete finansieras genom upphandling eller bidrag? Ska myndigheten delta på beställargruppens möten? Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

70 TACK! Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

71 Finansiering av 3 typer av aktiviteter Sekretariatfunktion och kommunikationsaktiviteter. Utredningar, studier och kartläggningar. Framtagning av kravspecifikationer och kriterier. Praktiska utvärderingar och analyser av till exempel åtgärder som genomförs av anläggningsägare. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency

72 PANELDISKUSSIONER MED: Mats Rundkvist Sebastian Dahlgren Axelsson Nina Widmark Charlotta Palmgren

73 8c781d7e6870fe/af2faa46b665/edit

74 Våra fem bästa råd Sträva mot Tydlig målbild Säkrad finansiering Fungerande struktur Sprakande engagemang Övertygande kommunikation