Yrkande angående Göteborgs Stads policy och riktlinjer för inköp, punkt 2 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande

Transkript

1 Yrkande MP, S, V Kommunstyrelsen Ärende Yrkande angående Göteborgs Stads policy och riktlinjer för inköp, punkt 2 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande Göteborg har intagit en tätposition i landet i arbetet med att ställa krav på miljö, etik och social hänsyn vid upphandling. Det är positivt att staden nu tar ett samlat grepp och planerar långsiktigt inför kommande inköp för att skapa vinster i inköpsprocessen. Vid implementering av den nya kategoristyrningsmodellen ska den samlade kompetens som finns inom stadens förvaltningar och bolag tas till vara. I flera remissvar uttrycks en oro över hur modellen kommer att fungera i praktiken, ytterligare samverkan är därför nödvändig. Inköp- och upphandlingsnämnden behöver säkerställa att den expertkompetens som finns inom specifika områden i andra förvaltningar, bolag eller stadenövergripande expertfunktioner (så som t e x kemikalierådet) fortsättningsvis är delaktiga i den samordnande inköp- och upphandlingsprocessen samt vid upprättandet och utformningen av densamma. Det är viktigt att den nya modellen inte medför negativa konsekvenser för inköp- och upphandlingsprocessen inom centrala verksamhetsområden, såsom t.ex. bostadsbyggande. Uppföljning är en viktig del för att säkerställa att de krav som ställts vid en upphandling också blir verklighet. Under punkt 5 i förslaget till Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling står om uppföljning av kostnader för sociala krav och miljökrav. Här menar vi att även vinster som följer av sådana krav ska följas upp, där det är möjligt. Förslag till beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med nämnden för inköp- och upphandling säkerställa den expertkompetens som finns inom olika delar av staden är fortsatt delaktiga i inköp- och upphandlingsprocessen och utformningen av den. 2. Sista meningen under punkt 5 i riktlinjen för inköp- och upphandling ändras till Kostnader och vinster som följer av sociala och miljömässiga krav ska följas upp om det är möjligt.

2 Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1432/16 Handläggare Bengt Vänerlöf, Stefan Granlund Telefon: , E-post: E-post: Översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för inköp och upphandling samt av reglemente för nämnden för inköp och upphandling Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Reglemente för Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnd, i enlighet med bilaga 6, till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande antas. 2. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling, i enlighet med bilaga 7, till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande antas. 3. Arvodesberedningens förslag enligt bilaga 4, till fasta arvoden för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas. 4. Uppdraget från kommunfullmäktige, , att genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag förklaras fullgjort. 5. Uppdraget från kommunfullmäktige, , att under 2018 genomföra en översyn av arvodesnivåerna för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd förklaras fullgjort. 6. Policy och riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad, beslutad av kommunfullmäktige , upphör att gälla. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav , kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Stadsledningskontoret och förvaltningen för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd har haft en gemensam översyn under år 2017 i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 1 (10)

3 Efter remittering av föreslagna förändringar föreslås ett tillägg i riktlinjerna som förtydligar att det är de organisationer med störst volym inom respektive kategori som bemannar de tvärfunktionella grupperna. Stadsledningskontoret har i samband med uppdraget att revidera reglemente, enligt kommunfullmäktiges uppdrag, , genomfört en översyn av arvodesnivåerna för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd och arvodesberedningen föreslår kommunstyrelsen att Göteborgs Stads inköps och upphandlingsnämnd ligger kvar i arvodesgrupp 8. Ekonomiska konsekvenser Förändringarna i riktlinjer och reglemente är ett förtydligande av nämndens nuvarande ansvar och mandat. Därmed innebär revideringen inga direkta ekonomiska konsekvenser. Förslaget till reviderat reglemente och riktlinjer förväntas underlätta arbetet för nämnden att tillsammans med förvaltningar och bolag hitta samordningseffekter genom en gemensam inköpsprocess. De mer långsiktiga ekonomiska konsekvenserna för staden som helhet är svåra att bedöma i nuläget och besparingspotentialen varierar stort mellan stadens olika typer av inköp. Den inköpsanalysfunktion som kommer att införas under 2018 kommer bistå vid vidare analyser av de ekonomiska konsekvenserna för staden. Framtida samordningseffekter i form av besparingar kommer i så fall att ske i linjen, hos nämnder och styrelser, och inte hos nämnden för inköp och upphandling. En eventuell ambitionshöjning hos Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnd som skulle kräva resursförstärkning får i så fall hanteras inom ramen för ordinarie budgetberedning. Barnperspektivet I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR). Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Föreslagna förändringar bidrar till att upphandling i ökad utsträckning kan användas som styrning för att uppnå mål. Många av de mål som har prioriterats under senare år ryms inom dessa perspektiv, till exempel att minska förekomst av kemikalier i barns vardag, minska klimatpåverkan och öka andelen ekologiska livsmedel. Mångfalds- och jämställdhetsperspektivet Stadens arbete med social hållbara upphandlingar innebär att vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Föreslagna förändringar bidrar till att upphandling i ökad utsträckning kan användas som styrning för att uppnå mål. Många av de mål som har prioriterats under senare år ryms inom dessa perspektiv, till exempel att ställa krav på tillgänglighet, sysselsättning och goda arbetsvillkor. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 2 (10)

4 Miljöperspektivet Genom ett tydligt ansvar hos Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnd för stadens gemensamma inköpsprocess och som expertorgan, kan hållbarhetskrav ställas i upphandlingar på ett likartat sätt gentemot våra leverantörer. Staden uppfattas på så sätt som en enhetlig och seriös part. Till exempel trafikkontoret har sedan lång tid samarbetat med Trafikverket, Stockholms Stad och Malmö Stad för att ställa gemensamma miljökrav i upphandling av entreprenader. Föreslagna förändringar bidrar till att upphandling i ökad utsträckning kan användas som styrning för att uppnå mål. Många av de mål som har prioriterats under senare år ryms inom dessa perspektiv, till exempel att minska förekomst av kemikalier i barns vardag, minska klimatpåverkan och öka andelen ekologiska livsmedel. Ställs relevanta och gemensamma hållbarhetskrav i upphandlingar främjar det arbetet med hållbara inköp. Omvärldsperspektivet Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Mot bakgrund av det läge som råder inom bland annat byggbranschen och avseende stödboenden av olika slag inom individ- och familjeomsorgens verksamhet behövs en tydlig samordning av stadens inköp och upphandlingar. Om staden inte har en tydlig strategisk styrning av inköpen finns risk att olika verksamheter inom Göteborgs Stad konkurrerar med varandra om leverans och därmed tvingas betala mer än nödvändigt. Bilagor 1. PU från kommunfullmäktige, PU från kommunfullmäktige, PU från kommunstyrelsen, , yttrande från SD och tjänsteutlåtande. 4. PU arvodesberedningen, Remissvar med protokollsutdrag och tjänsteutlåtanden 6. Förslag till reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd 7. Förslag på Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 3 (10)

5 Ärendet Kommunfullmäktige gav , 13 dnr 1167/16, kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente. Efter remittering av förslagen i enlighet med kommunstyrelsens beslut, , bifogas förslag på reviderade riktlinjer och reviderat reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. Kommunfullmäktige gav , 22 dnr 1491/16, 3, kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra en översyn av arvodesnivåerna för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. Arvodesberedningen föreslår kommunstyrelsen att Göteborgs Stads inköps och upphandlingsnämnd ligger kvar i arvodesgrupp 8. Beskrivning av ärendet Bakgrund Göteborgs Stads Upphandlings AB bildades 1994 genom att dåvarande Inköpskommittén med delegation från kommunstyrelsen bolagiserades. Motiv och affärsidé var enligt kommunfullmäktiges handling 1993 nr 107, upphandla till lägsta kostnad, lämplig kvalitet och kundservice samt en god kontinuitet på uppdrag av förvaltningar och bolag. Bolaget var Göteborgs Stads inköpscentral med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. I samband med att oegentligheter kopplade till upphandling uppmärksammades 2010 påbörjade Göteborgs Stad ett arbete med självdeklarationer. Upphandling var ett av fokusområdena i självdeklarationen. I samband med detta reviderades upphandlings- och inköpspolicyn, kommunfullmäktige Den nya policyn gav bolaget ett tydligt och utökat uppdrag, väl dokumenterat i såväl bolagsordning som i bolagets ägardirektiv och omfattade upphandling och inköp för stadens samtliga förvaltningar och bolag samt stiftelser där staden har ett majoritetsinflytande. Efter förändrad lag för upphandling (LOU) gällande bland annat direktupphandling anpassades policy och riktlinjer för inköp och upphandling år 2016, kommunfullmäktige, Reglemente och policy för inköp och upphandlingen revideras senare av kommunfullmäktige, , i och med att upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Upphandling som styrning för att uppnå mål Upphandlingslagstiftningen har förändrats många gånger sedan införandet i början av nittiotalet och möjligheterna att ställa hållbarhetskrav i upphandling har ökat kontinuerligt. Göteborgs Stad har under många år haft som mål att vara ledande i att ställa långtgående hållbarhetskrav i samband med upphandling. Inom inköp och upphandlingsförvaltningen finns en särskild hållbarhetsfunktion med specialister inom miljö, CSR och social hänsyn. Tillsammans med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen har förvaltningen för inköp och upphandling en stödfunktion som har till uppgift att stötta förvaltningar och bolag så att det politiska målet att Minst 50 procent av Göteborgs Stads tjänsteupphandlingar ska göras med modellen för social hänsyn ska kunna nås. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 4 (10)

6 För att säkerställa att arbetstagare i de företag som anlitas av Göteborgs Stad har rättvisa arbetsvillkor ställs krav på arbetsrättsliga villkor i flera och flera av stadens upphandlingar. Det har varit och är fortsatt ett gediget arbete att få fram villkor som marknadens parter kan acceptera. För att behålla tätpositionen när det gäller att ställa bl.a. hållbarhetskrav i upphandling är ett införande av en stadsgemensam inköpsprocess en förutsättning. Förvaltningar och bolag måste agera på likartat sätt gentemot näringslivet. Staden måste uppfattas som en seriös part. En annan avgörande faktor för att lyckas är att det finns resurser att följa upp ställda krav. Bara då bidrar vi till en seriös marknad och en sund konkurrens på lika villkor. Följande lydelse föreslås till 2 kap 1 i reviderat reglemente: Befintlig lydelse: Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syfte i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling uppnås. Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Stadsgemensam inköpsprocess Inköps- och upphandlingsnämndens ändamål enligt gällande reglemente som trädde i kraft den 1 januari 2017 är att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling. I beskrivningen av uppgifterna står att nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov. I nästa mening står det att nämnden ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Stadsledningskontoret och inköps- och upphandlingsförvaltningen bedömer att det inte anges tillräckligt tydligt att inköps- och upphandlingsnämnden skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Föreliggande förslag till ändring av reglementet är en anpassning till de förväntningar som växt fram under de senaste åren på inköp och upphandling som verktyg för att uppnå ekonomiska såväl som hållbarhetseffekter. Förväntningarna märks inte minst i kommunfullmäktiges budget 2018 där inköps- och upphandlingsnämnden uppdras att ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 5 (10)

7 Arbetet bör grundas på gedigna inköpsanalyser och vedertagna metoder bör tillämpas, såsom kategoristyrning. Nämndens reglemente föreslås ändras från att vid behov göra uppföljningar till att nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp. En stadsgemensam inköpsprocess tar ett samlat grepp om stadens totala inköp oavsett upphandlingsform. Den utgår från ett gemensamt synsätt och bygger på gemensamt ramverk, gemensam metodik, styrmodell, resurser i nätverk med rätt kompetens samt tydliga roller och beslutsmandat. Den gemensamma inköpsprocessen skall med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget leda till en för staden övergripande inköps- och upphandlingsplan och skapa långsiktiga förutsättningar för en gemensam bild kring övergripande och principiella frågor som rör stadens inköp och upphandlingar. Inköps- och upphandlingsplanen ska vara långsiktig och ha ett helhetsperspektiv. Den ska utgöra övergripande styrning inom de kategoriområden som prioriteras och där mer detaljerade strategier ska tas fram. En förutsättning för kategoristyrning är att arbetet drivs av tvärfunktionella team med aktivt deltagande från de förvaltningar och bolag som berörs av respektive kategori. En gemensam inköpsprocess i staden syftar till att få kontroll och kunna arbeta strategiskt med stadens totala inköp. Ett gemensamt agerande och en enad syn bidrar till en tydlighet mot leverantörsmarknaden och ökar möjligheterna till att staden framstår som en professionell inköpsorganisation och blir därmed en attraktiv affärspartner. Processbeskrivning Med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget skapar inköp och upphandlingsnämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser i staden en inköpsoch upphandlingsplan. 1. Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. 2. Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar. 3. Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt all annan daglig hantering. Den operativa nivån återför data till den strategiska och taktiska nivån. Kategoristyrning Kategoristyrning är en strategisk metod som fokuserar på de stora summor som organisationen köper produkter och tjänster för från sina leverantörer. Arbetsformen är etablerad både inom privat och offentlig sektor och speciellt inom organisationer med stor Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 6 (10)

8 inköpsvolym och många olika verksamheter. Dock har metoden än så länge varit vanligare i privat inköpsverksamhet än inom offentlig upphandling. Kategoristyrning syftar till att utforma en mer strukturerad metodik i inköpsarbetet och ge ett tydligt och effektivt inköpsförfarande i samtliga delar av verksamheten. Kategoristyrning medför ett betydligt mer gediget förarbete inför beslut om vilken eller vilka strategier som är lämplig för anskaffning. I detta förarbete deltar de förvaltningar och bolag som berörs av anskaffning inom kategorin. Lämpliga strategier tas fram med stöd i de fakta som kommer fram vid analys av kategoriområdet och av den gemensamma marknaden. Analysen ska ligga till grund för hur kategorier delas in, för att Göteborgs Stad ska kunna använda marknaden på ett sätt som gynnar en effektiv anskaffning för hela staden. De varor och tjänster organisationen köper delas in i grupper (kategorier) med utgångspunkt i vilken funktion dessa varor och tjänster har. Varje kategori utvärderas och analyseras av tvärfunktionella team under ledning av en kategoriledare/-chef för att komma fram till den optimala inköpsstrategin för respektive kategori. I analysen antas ett helikopterperspektiv vid undersökning av såväl kundernas behov som leverantörsmarknadens möjligheter. Andra värden som skapas genom att styra inköpsvolymen på detta sätt kan vara i form av minskning i inköpspris, att verksamhetens totala kostnader minskar, att prishöjningar dämpas eller att risker för utebliven leverans minimeras. En förutsättning för kategoristyrning är att intressenter, funktioner och individer över hela organisationen deltar aktivt och engagerat, inte bara ett arbete för inköpsfunktionen. Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Inköps- och upphandlingskompetens För att få en väl fungerade inköpsprocess krävs kompetens i alla delar av processen. Först när kompetensen är säkerställd kan de ramavtal och andra inköpsavtal som finns i staden användas på rätt sätt och bästa köp kan göras vid varje enskilt tillfälle. Förslag till förändringar i reglemente Reglementsjusteringar har ett fokus på stadens inköpsprocess jämfört med tidigare fokus på inköpscentral med ramavtalsupphandlingar. Se bilaga 6 till detta tjänsteutlåtande för att se förslag på reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd i sin helhet. Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet är mer av karaktären regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 7 (10)

9 De punkterna som fanns i policyn är liksom tidigare fortsatt som rubriker i förslag till riktlinje i tjänsteutlåtandet. Se bilaga 7 till detta tjänsteutlåtande för att se förslag på Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling i sin helhet. Svarsbild remiss Verksamhet Trafiknämnden Lokalnämnden Park och naturnämnden Förvaltnings AB Framtiden Renova AB Göteborg Energi AB SDN Östra Göteborg SDN Askim Frölunda Högsbo Stadshus AB Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Tillstyrker/avstyrker Trafiknämnden tillstyrker föreslagna ändringar. Avstyrker att bygg- och entreprenadupphandlingar inom lokalnämndens ansvarsområde ska ingå i nämnden för inköp och upphandlingsuppdrag att ta fram en för staden gemensam inköpsoch upphandlingsplan. I övrigt tillstyrker förslag. Park- och naturnämnden tillstyrker förslagen Styrelsen översänder yttrande. I stora delar stödjer koncernen förslaget gällande nytt reglemente och riktlinjer som genererar en tydligare styrning mot strategiska inköp och en övergång mot kategoristyrning men vill få möjlighet till att bostadsrelaterad upphandling kan ske utanför de staden gemensamma ramavtal och istället samordnat inom Framtiden koncernen. Inget från styrelsen. Från företagsledningen föreslår Renova ett separat avsnitt i ett eventuellt kommande regelverk gällande för tekniska bolag, där specifika delar undantas, där det står att bolagen bör ha egen rådighet, alltså få bedriva egna upphandlingar, inom för den egna verksamheten, kritiska kärnområden, bland annat enligt LUF. I övrigt ser Renova det som positivt att det finns en ambition inom staden att fokusera på hela inköpsprocessen med strategiskt, taktiskt och operativt inköp och att man vill göra detta i samarbete. Styrelsen godkänner remissvar. Tycker att förslagen till stora delar är bra men föreslår att det tydliggörs att bolaget har rådighet över upphandlingar inom eget kärnområde. Stadsdelsnämnden tillstyrker förslagen Stadsdelsnämnden tillstyrker remissen Styrelsen översänder remissvar tillsammans med yttrande. Stadshus välkomnar ett för staden övergripande synsätt på inköpsprocessen som helhet. Anser det avgörande att finna arbetsprocesser som stödjer en samordning där detta är lämpligt, men också en frihet för upphandlande myndigheter där själva upphandlingen utgör eller ligger nära kärnverksamheten. Inköp och upphandlingsnämnden tillstyrker förslagen. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 8 (10)

10 Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingen bedömer att det i nuvarande reglemente inte anges tillräckligt tydligt att nämnden för inköp och upphandling skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Stadsledningskontoret i samarbete med förvaltningen för inköp och upphandling föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym för att få ett ökas fokus på stadens inköpsprocess och därigenom utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor. De föreslagna ändringarna syftar till att understödja denna utveckling kommande år. Flera remissinstanser uppger en farhåga att kategoristyrning och gemensam inköpsprocess kan leda till att verksamhetsspecifika behov beaktas i mindre utsträckning än idag. Det är ständigt en utmaning att, i en stor och varierad verksamhet som Göteborgs Stad har, fånga upp specifika behov inom olika förvaltningars och bolags kärnverksamheter. Det är vår bedömning att kategoristyrning som metod ökar möjligheterna att tillgodose verksamheternas specifika behov. Kategoristyrning handlar om att förbättra stadens inköp genom att arbeta faktadrivet, strategiskt och tvärfunktionellt. Detta för att modellen bygger på att de verksamheter som berörs av en viss kategori har en aktiv roll i de tvärfunktionella team som tar fram strategin. Svaren visar vidare att några remissinstanser har lågt förtroende för hur ramavtal har förmått bidra till en effektivare anskaffning. Exempelvis Förvaltnings AB Framtiden anser att detta (olämpligt utformade ramavtal) i förlängningen försvårat för dem att uppnå målen avseende bostadsbyggande. Förvaltnings AB Framtiden önskar därför att just bostadsbyggande ska undantas från den gemensamma inköpsprocessen. Då bostadsbyggande inte har en avskild leverantörsmarknad, utan delar leverantörer med t ex reparationsarbeten och andra typer av nybyggnation är det troligare att nybyggnation av bostäder kommer att ingå i en bredare kategori där ramavtal kan visa sig vara en av flera strategier för kategorien. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd fick enligt kommunfullmäktiges budget för 2018 i uppdrag att ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Kommande inköpsplaner kommer reglera vilka inköpsstrategier som Göteborgs Stad ska ha inom olika områden. Att redan nu i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling ge undantag för vissa kärnverksamheter bedömer vi vara olyckligt och begränsade för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd möjlighet att verka i enlighet med föreslaget reglemente. Med anledning av inkomna remissvar har följande skrivning, som ett förtydligande, lagts till under punkt 1. Strategisk inköpsnivå, i förslag till Riktlinjer för inköp och upphandling: Genom att de tvärfunktionella grupperna bemannas av de organisationer som har störst volym inom respektive kategori säkerställs att behov och krav inom respektive organisations kärnområde tillgodoses. Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 9 (10)

11 Efter att ärendet remittterats bedömer stadsledningskontoret att rubriken i reglementet bör ändras från Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd till förmån för Reglemente för Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnd. Det för att bättre harmoniera med namn på övriga nämnder i Göteborgs Stad. Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling har reviderats med avseende på föreslaget namn på nämnden. I reglementet, i kapitel 2 1, för att fortsatt vara tydligt bedöms också att följande lydelse från befintligt reglemente ska kvarstå, det vill säga att nämnden ska vara inköpscentral för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Stadsledningskontoret gör bedömningen att nämndens fasta arvoden bör kvarstanna i grupp 8 i enlighet med reglementet för ersättning av kommunalt förtroendevalda. Det korrelerar också med arvodesberedningens förslag till arvodesnivå för ordföranden och vice ordföranden. Stefan Granlund Controller Bengt Vänerlöf Planeringsledare Helen Torstensson Avdelningschef Göteborgs Stad [Stadsledningskontoret], tjänsteutlåtande 10 (10)

12 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1167/16 Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Handling 2016 nr 164. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. En ny nämnd inrättas per med namnet Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut , Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB (H 2012 nr 150, P , 21, Dnr 1752/11) upphävs från och med Göteborgs Stads Upphandlings AB ges i uppdrag att tillse att samtliga avtal (ej ramavtal) som bolaget för närvarande är part i och efter inte längre ska nyttjas av bolaget, antingen sägs upp eller - om så möjligt och i den mån att produkten/tjänsten ska nyttjas av nämnden - överförs på Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 5. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och ekonomisk budget Nämnden beviljas anstånd med beslut om denna till senast Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd ska finansieras med en procent (1%) av de provisionsintäkter som befintliga och sedermera nytecknade ramavtal genererar. 7. Göteborgs Stads Upphandlings AB och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram och teckna avtal om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration av Göteborgs Stads Upphandlings AB. 8. Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp justeras i enlighet med tjänsteutlåtandets bilaga 3. 1(2)

13 9. Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. 10. Kommunstyrelsens uppdrag (Dnr 0963/14) förklaras fullgjort. Expedieras Kommunstyrelsen Göteborgs Stads Upphandlings AB Styrande dokument Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Stina Svensson Justerare Birgitta Simonsson Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(2)

14 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1491/16 Förslag till reviderat och uppdaterat reglemente rörande fasta arvoden i Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd Handling 2017 nr 5. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Presidiet i Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd inplaceras i arvodesgrupp Ändringarna i bilaga rörande ersättningar till kommunala förtroendevalda i Göteborgs Stads ERF-G enligt tjänsteutlåtandets bilaga 1 godkänns. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att under 2018 genomföra en översyn av arvodesnivåerna för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. Protokollsanteckning Tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige vilka ingår i presidiet i Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd deltar ej i handläggningen av ärendet på grund av jäv. Expedieras Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd Styrande dokument Kommunstyrelsen Vid protokollet Christina Hofmann Ordförande Åse-Lill Törnqvist Justerare Jenny Broman Justerare Marie-Louise Bergström 1(2)

15 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum , Dnr 1432/16 Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Handlingar Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 15 november Yttrande från SD den 29 november Beslut Enligt stadsledningskontorets förslag: Kommunstyrelsen remitterar utan eget ställningstagande stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till Trafiknämnden, Lokalnämnden, Park och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo, Stadshus AB samt Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd. Protokollsanteckning Lars Hansson (SD) antecknar som yttrande en skrivelse från den 29 november Expedieras Trafiknämnden, Lokalnämnden, Park och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg Energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo, Stadshus AB och Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd genom stadsledningskontoret Vid protokollet Mathias Sköld Ordförande Ann-Sofie Hermansson Justerare Jonas Ransgård 1 (1)

16 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1432/16 Ledningsstaben Bengt Vänerlöf Telefon E-post: Stefan Granlund Telefon E-post: Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen remitterar utan eget ställningstagande stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till Trafiknämnden, Lokalnämnden, Park och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo, Stadshus AB samt Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag, dnr 1167/16. Nämnden är idag Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingsnämnden har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Ekonomiska konsekvenser Förändringarna i policy och reglemente är ett förtydligande av nämndens nuvarande ansvar och mandat. Därmed innebär revideringen inga direkta ekonomiska konsekvenser. 1(7)

17 Förslaget till reviderat reglemente och policy förväntas underlätta arbetet för nämnden att tillsammans med förvaltningar och bolag hitta samordningseffekter genom en gemensam inköpsprocess. De mer långsiktiga ekonomiska konsekvenserna för staden som helhet är svåra att bedöma i nuläget och besparingspotentialen varierar stort mellan stadens olika typer av inköp. Den inköpsanalysfunktion som kommer att införas under 2018 kommer bistå vid vidare analyser av de ekonomiska konsekvenserna för staden. Framtida samordningseffekter i form av besparingar kommer i så fall att ske i linjen, hos nämnder och styrelser, och inte hos nämnden för inköp och upphandling. En eventuell ambitionshöjning hos nämnden för inköp och upphandling som skulle kräva resursförstärkning får i så fall hanteras inom ramen för ordinarie budgetberedning. Barn, jämställdhets, mångfalds och miljöperspektivet Jämställdhetsperspektivet Föreslagna förändringar förväntas bidra till ökad måluppfyllelse inom dessa perspektiv. Stadsledningskontoret kommer efter avslutad remiss återkomma med utförligare beskrivningar under respektive perspektiv. Omvärldsperspektivet Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Bilaga 1 Protokollsutdrag kommunfullmäktige, Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(7)

18 Ärendet Kommunfullmäktige fattade beslut , 13 Dnr 1167/16 att ge kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Enligt beslutet skulle översynen ske gemensamt av kommunstyrelsen och av nämnden för inköp och upphandling. Bakgrund Göteborgs Stads Upphandlings AB bildades 1994 genom att dåvarande Inköpskommittén med delegation från kommunstyrelsen bolagiserades. Motiv och affärsidé var enligt kommunfullmäktiges handling 1993 nr 107, upphandla till lägsta kostnad, lämplig kvalitet och kundservice samt en god kontinuitet på uppdrag av förvaltningar och bolag. Bolaget var Göteborgs Stads inköpscentral med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. I samband med att oegentligheter kopplade till upphandling uppmärksammades 2010 påbörjade Göteborgs Stad ett arbete med självdeklarationer. Upphandling var ett av fokusområdena i självdeklarationen. I samband med detta reviderades upphandlingsoch inköpspolicyn, kommunfullmäktige, Den nya policyn gav bolaget ett tydligt och utökat uppdrag, väl dokumenterat i såväl bolagsordning som i bolagets ägardirektiv och omfattade upphandling och inköp för stadens samtliga förvaltningar och bolag samt stiftelser där staden har ett majoritetsinflytande. Efter förändrad lag för upphandling (LOU) gällande bland annat direktupphandling anpassades policy och riktlinjer för inköp och upphandling år 2016, kommunfullmäktige, Reglemente och policy för inköp och upphandlingen revideras senare av kommunfullmäktige, , i och med att upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Upphandling som styrning för att uppnå mål Upphandlingslagstiftningen har förändrats många gånger sedan införandet i början av nittiotalet och möjligheterna att ställa hållbarhetskrav i upphandling har ökat kontinuerligt. Göteborgs Stad har under många år haft som mål att vara ledande i att ställa långtgående hållbarhetskrav i samband med upphandling. Inom inköp och upphandlingsförvaltningen finns en särskild hållbarhetsfunktion med specialister inom miljö, CSR och social hänsyn. Tillsammans med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen har förvaltningen för inköp och upphandling en stödfunktion som har till uppgift att stötta förvaltningar och bolag så att det politiska målet att Minst 50 procent av Göteborgs Stads tjänsteupphandlingar ska göras med modellen för social hänsyn ska kunna nås. För att säkerställa att arbetstagare i de företag som anlitas av Göteborgs Stad har rättvisa arbetsvillkor ställs krav på arbetsrättsliga villkor i flera och flera av stadens upphandlingar. Det har varit och är fortsatt ett gediget arbete att få fram villkor som marknadens parter kan acceptera. För att behålla tätpositionen när det gäller att ställa bl.a. hållbarhetskrav i upphandling är ett införande av en stadsgemensam inköpsprocess en förutsättning. Förvaltningar och bolag måste agera på likartat sätt gentemot näringslivet. Staden måste uppfattas som en seriös part. En annan avgörande faktor för att lyckas är att det finns resurser att följa upp Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(7)

19 ställda krav. Bara då bidrar vi till en seriös marknad och en sund konkurrens på lika villkor. Stadsgemensam inköpsprocess Inköp- och upphandlingsnämndens ändamål enligt gällande reglemente som trädde i kraft den 1 januari 2017 är att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling. I beskrivningen av uppgifterna står att nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov. I nästa mening står det att nämnden ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandling bedömer att det inte anges tillräckligt tydligt att inköp och upphandlingsnämnden skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Föreliggande förslag till ändring av reglementet är en anpassning till de förväntningar som växt fram under de senaste åren på inköp och upphandling som verktyg för att uppnå ekonomiska såväl som hållbarhetseffekter. Förväntningarna märks inte minst i kommunfullmäktiges budget 2018 där inköp- och upphandlingsnämnden uppdras att ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Arbetet bör grundas på gedigna inköpsanalyser och vedertagna metoder bör tillämpas, såsom kategoristyrning En stadsgemensam inköpsprocess tar ett samlat grepp om stadens totala inköp oavsett upphandlingsform. Den utgår från ett gemensamt synsätt och bygger på gemensamt ramverk, gemensam metodik, styrmodell, resurser i nätverk med rätt kompetens samt tydliga roller och beslutsmandat. Den gemensamma inköpsprocessen skall med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget leda till en för staden övergripande inköps- och upphandlingsplan och skapa långsiktiga förutsättningar för en gemensam bild kring övergripande och principiella frågor som rör stadens inköp och upphandlingar. Inköps- och upphandlingsplanen ska vara långsiktig och ha ett helhetsperspektiv. Den ska utgöra övergripande styrning inom de kategoriområden som prioriteras och där mer detaljerade strategier ska tas fram. En förutsättning för kategoristyrning är att arbetet drivs av tvärfunktionella team med aktivt deltagande från de förvaltningar och bolag som berörs av respektive kategori. Gemensamt agerande bidrar till kostnadseffektivitet - En gemensam inköpsprocess i staden syftar till att få kontroll och kunna arbeta strategiskt med stadens totala inköp. Ett gemensamt agerande och en enad syn bidrar till en tydlighet mot leverantörsmarknaden. Stadens framstår som en professionell inköpsorganisation och blir därmed en attraktiv affärspartner. Bidra till den goda affären för hela staden - Stadens inköp kan koordineras bättre, skalfördelar uppnås och på så sätt undviks också att stadens förvaltningar och bolag konkurrerar om samma leverantörer. Det bidrar helt enkelt till bättre affärer. Hållbara inköp - En gemensam inköpsprocess främjar att staden utvecklas på ett hållbart sätt då långsiktiga strategier för miljö- och sociala krav kan arbetas fram per kategori. På så sätt kan stadens inköp nå en högre måluppfyllnad mot de satta politiska målen. Möjlighet att påverka marknad Ett gemensamt agerande mot marknaden, där volymerna samlas, möjliggör att arbeta med innovationsupphandling. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(7)

20 Effektivt resursnyttjande - En gemensam inköpsprocess kommer leda till besparingar då ledtiderna i upphandlingsarbetet blir kortare. Med högre beställarkompetens i staden görs beställningar på rätt sätt. Det minskar risken för otillåtna direktupphandlingar och frigör tid för att arbeta med kärnverksamheten. Gå från reaktiv till proaktivt inköpsbeteende - Gemensam struktur och process - förbättrad analys ger staden handlingsutrymme på lång sikt Processbeskrivning Övergripande inköpsstrategi för Göteborgs Stad Med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget skapar inköp och upphandlingsnämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser i staden en inköps- och upphandlingsplan. Strategisk inköpsnivå inköpskategori Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Taktisk nivå Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar. Operativ nivå Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt all annan daglig hantering. Återföring Den operativa nivån återför data till den strategiska och taktiska nivån. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(7)

21 Kategoristyrning Kategoristyrning är en strategisk metod som fokuserar på de stora summor som organisationen köper produkter och tjänster för från sina leverantörer. Arbetsformen är etablerad både inom privat och offentlig sektor och speciellt inom organisationer med stor inköpsvolym och många olika verksamheter. Dock har metoden än så länge varit vanligare i privat inköpsverksamhet än inom offentlig upphandling. Kategoristyrning syftar till att utforma en mer strukturerad metodik i inköpsarbetet och ge ett tydligt och effektivt inköpsförfarande i samtliga delar av verksamheten. De varor och tjänster organisationen köper delas in i grupper (kategorier) med utgångspunkt i vilken funktion dessa varor och tjänster har. Varje kategori utvärderas och analyseras av tvärfunktionella team under ledning av en kategoriledare/-chef för att komma fram till den optimala inköpsstrategin för respektive kategori. I analysen antas ett helikopterperspektiv vid undersökning av såväl kundernas behov som leverantörsmarknadens möjligheter. Andra värden som skapas genom att styra inköpsvolymen på detta sätt kan vara i form av minskning i inköpspris, att verksamhetens totala kostnader minskar, att prishöjningar dämpas eller att risker för utebliven leverans minimeras. En förutsättning för kategoristyrning är att intressenter, funktioner och individer över hela organisationen deltar aktivt och engagerat, inte bara ett arbete för inköpsfunktionen. Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Inköps- och upphandlingskompetens För att få en väl fungerade inköpsprocess krävs kompetens i alla delar av processen. Först när kompetensen är säkerställd kan de ramavtal och andra inköpsavtal som finns i staden användas på rätt sätt och bästa köp kan göras vid varje enskilt tillfälle. Förslag till förändringar i reglemente Reglementsjusteringar har ett fokus på stadens inköpsprocess jämfört med tidigare fokus på inköpscentral med ramavtalsupphandlingar. Förslag, kap 2 1 Gällande, kap 2 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral. Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(7)

22 De punkterna som fanns i policyn är liksom tidigare fortsatt som rubriker i förslag till riktlinje i tjänsteutlåtandet. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 3 till detta tjänsteutlåtandet. Se även bilaga 4 till detta tjänsteutlåtande för att se förslag på Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling i sin helhet. Stadsledningskontorets bedömningar Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingen bedömer att det i nuvarande reglemente inte anges tillräckligt tydligt att nämnden för inköp och upphandling skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Stadsledningskontoret i samarbete med förvaltningen för inköp och upphandlingen föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym för att få ett ökas fokus på stadens inköpsprocess. Viktigt att poängtera att nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och är Göteborgs Stads inköpscentral. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt säkerställa syftet genom Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling. De föreslagna ändringarna syftar till att understödja denna utveckling. Stadsledningskontoret Bengt Vänerlöf Planeringsledare Stefan Granlund Utvecklingsledare/controller Jonas Kinnander Direktör Ledningsstaben Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7(7)

23 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1167/16 Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Handling 2016 nr 164. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. En ny nämnd inrättas per med namnet Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut , Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB (H 2012 nr 150, P , 21, Dnr 1752/11) upphävs från och med Göteborgs Stads Upphandlings AB ges i uppdrag att tillse att samtliga avtal (ej ramavtal) som bolaget för närvarande är part i och efter inte längre ska nyttjas av bolaget, antingen sägs upp eller - om så möjligt och i den mån att produkten/tjänsten ska nyttjas av nämnden - överförs på Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 5. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och ekonomisk budget Nämnden beviljas anstånd med beslut om denna till senast Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd ska finansieras med en procent (1%) av de provisionsintäkter som befintliga och sedermera nytecknade ramavtal genererar. 7. Göteborgs Stads Upphandlings AB och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram och teckna avtal om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration av Göteborgs Stads Upphandlings AB. 8. Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp justeras i enlighet med tjänsteutlåtandets bilaga 3. 1(2)

24 9. Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. 10. Kommunstyrelsens uppdrag (Dnr 0963/14) förklaras fullgjort. Expedieras Kommunstyrelsen Göteborgs Stads Upphandlings AB Styrande dokument Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Stina Svensson Justerare Birgitta Simonsson Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(2)

25 Bilaga 2 Förslag till förändringar i reglemente Förslag 2 kap 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syfte i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling uppnås. 2 kap 2 Nämnden ansvarar för att leda, driva och utveckla stadens gemensamma inköpsprocess. Nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs i enlighet med beslutade strategier och i övrigt inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa. Nämnden beslutar också om vilka områden som ska omfattas av samordning utifrån angelägenhet och väsentlighet och ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet. Nämnden erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och får begära in underlag från stadens verksamheter. 2 kap 3 Nämnden ska leda det strategiska arbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet och samverka med nämnder och styrelser i staden. Gällande reglemente Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet och utöver detta ha en konsultativ roll och stödja verksamheterna i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden kan erbjuda upphandlingskompetens i verksamhetsspecifika upphandlingar till stadens verksamheter. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Nämnden ska samverka i och stödja det strategiska utvecklingsarbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet genom Strategiforum.

26 Bilaga 3 Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Föreslagna ändringar har ett fokus på Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd med ansvar för inköpsprocessen istället för som tidigare ramavtalsupphandlingar. Hänvisning Förslag Befintlig lydelse Policy punkt 7 Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy Policy punkt 8 Avtal och leverantörer ska följas upp Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. Inledning, förteckning av berörda lagbestämmelser och koppling till andra dokument har lagts till i enlighet med dokumentmallen för styrande dokument. Hänvisning Förslag Befintlig lydelse Riktlinjer punkt 1 I punkt 1 i riktlinjen har en beskrivning av gemensam inköpsprocess lagts till. Riktlinjer punkt 1 Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med rätt kvalitet kvalitet Riktlinjer punkt 1 Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp Förutsättningen för att Inköp och upphandlingsnämnden ska kunna genomföra upphandlingar med god Det avgörande är vad som är Stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika förvaltningar/bolag att Stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker. Utgångspunkten ska dock alltid vara att Staden bäst främjas genom samordnade inköp.

27 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 1 Riktlinjer punkt 1 Riktlinjer punkt 5 Riktlinjer punkt 5 Riktlinjer punkt 7 Riktlinjer punkt 7 Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling. Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för inköp och upphandling och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Vid avsteg ska annan avstämd modell kunna redovisas till nämnden för inköp och upphandling. Krav på arbetsrättsliga villkor ska ställas i enlighet med gällande lagstiftning vid upphandling av tjänster och entreprenader. Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka verksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet mot denna riktlinje skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska frågor för beslut i kommunfullmäktige. Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Inköp och upphandlingsnämnden. Bestämmelsen innebär att Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Inköp och upphandlingsnämnden. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas. Vid upphandling av tjänster och entreprenader ska krav ställas på löner och arbetsvillkor i nivå med för branschen allmänt förekommande kollektivavtal i den utsträckning som lagstiftningen medger. Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara. Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka upphandlingsverksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet med denna policy skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska

28 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 7 Riktlinjer punkt 7 Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll med uppsikt över verksamheter i staden. Nämnden för inköp och upphandling Nämnden för inköp och upphandling har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för den gemensamma inköpsprocessen och för samordning för tecknande av ramavtal. Nämnden för inköp och upphandling är inköpscentral och därmed avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Nämnden för inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden för inköp och upphandling företräder även staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden för inköp och upphandling ska i nära samverkan med berörda verksamheter i staden arbeta aktivt med att effektivisera inköpsprocessen. Nämnden för inköp och upphandling ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till kommunstyrelsen. Stadens inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige. Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden och ska vid behov göra uppföljningar av stadens upphandlingsverksamhet. Stadens verksamheter har skyldighet att till stadsledningskontoret lämna begärda uppgifter. Nämnden för inköp och upphandling Inköp och upphandlingsnämnden har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Inköp och upphandlingsnämnden är avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Inköp och upphandlingsnämnden ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Inköp och upphandlingsnämnden företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Inköp och upphandlingsnämnden ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Inköp och upphandlingsnämnden ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till

29 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 8 verksamheter har skyldighet att till nämnden för inköp och upphandling lämna begärda uppgifter. Avtal och leverantörer ska följas upp Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets egna avtal för att säkerställa att villkor i avtalen följs under hela avtalsperioden. Detta gäller även avtal som ingåtts genom avrop på ramavtal. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska nämnden för inköp och upphandling underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Nämnden för inköp och upphandling ska föra förteckning över inkomna rapporter. Avdelningen för samhällsskydd och beredskap på stadsledningskontoret kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet. Inköp och upphandlingsnämnden lämna begärda uppgifter. Till sin hjälp har Inköp och upphandlingsnämnden Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköpsoch upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll att Staden erhållit det som beställts, till omfattande undersökningar. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges kommande program för uppföljning av privata utförare. Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Sådan kontroll ska även ske löpande, exempelvis avseende betalning av skatter och avgifter, under avtalstiden. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska Inköp och upphandlingsnämnden underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Inköp och upphandlingsnämnden ska föra förteckning över inkomna rapporter. Kunskapscenter mot organiserad brottslighet kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet.

30 Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag

31 Göteborgs Stads styrsystem Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag. Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 1 (12)

32 Dokumentnamn: Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för beslutet: Kommunfullmäktige Nämnder och styrelser 1432/16 [Text] Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Riktlinje Tillsvidare [Datum] Direktör ledningsstaben Bilagor: [Bilagor] Innehåll Inledning... 4 Syftet med denna riktlinje... 4 Vem omfattas av riktlinjen... 4 Bakgrund... 4 Lagbestämmelser... 4 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF) Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)... 5 Koppling till andra styrande dokument... 5 Vägledning och avsteg... 6 Stödjande dokument... 6 Riktlinje All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse... 7 Gemensam inköpsprocess... 7 Samordning genom ramavtal De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Avtal och leverantörer ska följas upp Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 2 (12)

33 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 3 (12)

34 Inledning Syftet med denna riktlinje Syfte med denna riktlinje är att säkerställa att anskaffning av varor, tjänster och entreprenader sker med rätt kvalitet och till rätt kostnad. Syftet är också att krav på socialoch ekologisk hållbarhet samt krav på funktion är en naturlig del av Stadens inköps- och upphandlingsverksamhet. Syftet är vidare att underlätta Stadens uppföljning av inköp och leverantörer. Vem omfattas av riktlinjen Denna riktlinje gäller tillsvidare för Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Bakgrund H 2004:123, P ,, Kommunstyrelsen , 510, Kommunstyrelsen , 418, H 2012:153, P , 28, H 2016:19, , H 79, , P , H 2016 nr 164, Dnr 1167/16 Kommunfullmäktige beslutade om Inköps- och upphandlingspolicy år År 2012 reviderades policyn i arbetet med att förstärka den interna kontrollen och öppenheten. Namn ändrades till Upphandlings- och inköpspolicy, begreppen inköpscentral och kommungemensamt system infördes. Att nämnder och styrelser är skyldiga att lämna uppgifter till Göteborgs Stads Upphandlings AB lades också till i policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Efter lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2014 infördes nya regler om direktupphandlingar i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Policy och riktlinjer för upphandling och inköp reviderades på grund av dessa nya regler i lag. Denna nuvarande version har tagits fram i samarbete mellan stadsledningskontoret och inköp- och upphandlingsförvaltningen efter kommunfullmäktiges uppdrag, : Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Denna version har anpassats i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument. Lagbestämmelser Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande myndighet (offentlig upphandling). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 4 (12)

35 att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande myndighet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 19. Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande enhet för verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster enligt 2 kap. 1-8 (upphandling inom försörjningssektorerna). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande enhet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 18. Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) Denna lag gäller för upphandling av byggkoncessioner och tjänstekoncessioner som genomförs av en upphandlande myndighet eller enhet (upphandling av koncessioner). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av en koncession. Koppling till andra styrande dokument Göteborgs Stads riktlinje för inköp och och upphandling är ett av flera styrande dokument som styr den gemensamma inköpsprocessen. Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll Kap 1.1.Nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ska vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa: att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till att verksamheten långsiktigt bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamheten följs att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och tillräcklig. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 5 (12)

36 Kap : Nämnd/bolagsstyrelse ska bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. Göteborgs Stads program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare Syftet med programmet är att nämnder och styrelser säkerställer att utförare som anlitas för att utföra kommunal angelägenhet följer de mål och riktlinjer som styr såväl kommunala som privata utförare inom varje nämnd och styrelses ansvarsområde och uppdrag. Policy och riktlinje mot mutor för Göteborgs Stad Anställda och förtroendevalda i Göteborgs Stad verkar på kommunmedlemmarnas uppdrag och ska iaktta saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Anställda och förtroendevalda ska därför handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, t ex genom att ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i tjänsten. Regler för kommungemensamma interna tjänster Detta dokument som beslutas av kommunstyrelsen reglerar vilka kommungemensamma tjänster Intraservice ska leverera för att stödja inköpsprocessen. Vägledning och avsteg Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Stödjande dokument Förvaltningen för inköp och upphandling har i uppdrag att ta fram stödjande dokument till riktlinjen. Respektive nämnd/styrelse bör ta fram en anpassad anvisning för inköp som gäller för egen nämnd/styrelse. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 6 (12)

37 Riktlinje 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse Gemensam inköpsprocess Att anskaffningar ska baseras på beslutade strategier i den gemensamma inköpsprocessen för att säkerställa vad som är bäst för staden så att skalfördelar erhålls och styrning och uppföljning underlättas. Strategisk inköpsnivå inköpskategori Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Det strategiska perspektivet skapar framförhållning i inköpsarbetet och möjliggör större förändringar som ger större nytta och värde för staden. Kategoriplanen är ett viktigt underlag för de nästföljande stegen i processen. I kategoriplanen ingår mål, nulägesanalys, behovsanalys, omvärldsanalys, handlingsplan och riskanalys. Inköpsstrategier i de kategorier som prioriterats av nämnden tas fram av tvärfunktionella kategoriteam med samlad kompetens från berörda förvaltningar och bolag Taktisk nivå Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar mm. Operativ nivå Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas. Den operativa nivån ansvarar för uppföljning av inköpen; att vi köper rätt saker från rätt leverantörer och håller den kvalitet som har upphandlats. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 7 (12)

38 Samordning genom ramavtal Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med god kvalitet är att förvaltningar och bolag bidrar med relevant kompetens på såväl strategisk nivå som i avtalsgrupperna. Samordning ska ske inom de områden där det finns gemensamma behov och ska genomföras av nämnden för inköp och upphandling Bestämmelsen innebär dock inte att samordning alltid ska ske så snart flera förvaltningar och/eller bolag har liknande behov. Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp. Även partiell samordning kan ske. Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling. Helhetssynen innebär också att innan inköp sker ska undersökas om staden har möjlighet att utföra kontraktet med egna resurser. Undersökningsplikten avser kontroll med de verksamheter som har ett uppdrag att tillhandahålla eller samordna varor och tjänster till övriga verksamheter i staden. Så kan t.ex. vara fallet med olika konsulttjänster inom kommunikation eller HR eller tillhandahållande av fordon eller försäkringar etc. Avtal mellan olika bolag eller mellan bolag och förvaltning kan ibland vara upphandlingspliktiga. Vid tveksamhet om bedömningen jurister på förvaltningen för inköp och upphandling kontaktas. 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Detta gäller även vid inköp till ett så lågt värde att en formell upphandling helt hade kunnat undvikas enligt lagstiftningen och denna riktlinje. Bestämmelsen är en intern regel och ska inte tolkas som en utfästelse till externa leverantörer. Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas när det är möjligt. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Inköp och upphandlingsverksamhet är ett område som är känsligt för otillbörlig påverkan. Medarbetare eller andra som ansvarar för uppgifter inom området har därför ett särskilt ansvar för att förtroendet för Staden upprätthålls. För ytterligare vägledning hänvisas till Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor. De jävsbestämmelser som gäller enligt lag för anställda och förtroendevalda i kommunen ska i upphandlingssituationer tillämpas även av anställda och förtroendevalda i stadens bolag. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 8 (12)

39 Affärsmässigheten innebär också att den som ansvarar för en upphandling ska skaffa sig tillräcklig kunskap om branschen och dess villkor, genom kontakter med leverantörer eller på annat sätt. Inför mer komplicerade upphandlingar kan förfrågningsunderlaget t.ex. lämnas på remiss till leverantörerna. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Vid alla direktupphandlingar bör minst tre leverantörer tillfrågas. Direktupphandlingar över kr ska dokumenteras och skriftligt avtal/överenskommelse upprättas. Leverantörer som direktupphandlas ska kontrolleras. För kontroll kan leverantörskontrollverktyget i det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas. Av dokumentationen ska framgå: - Det upphandlande bolagets eller förvaltningens namn - Vem som ansvarat för inköpet - Avtalsföremålet, dvs vad som köps in genom avtalet - Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks - Om och hur konkurrensen togs tillvara - Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud - Vilken leverantör som tilldelades avtalet - Det viktigaste skälet till tilldelningen - Att kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskridits utförts 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en bättre miljö och ett hållbart samhälle. Detta ska ingå som en naturlig del i varje upphandling. I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR) samt möjliggöra för innovationer. Tjänster och produkter som innebär en så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska väljas. Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 9 (12)

40 inköp och upphandling och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Vid avsteg ska annan avstämd modell kunna redovisas till nämnden för inköp och upphandling. Krav på arbetsrättsliga villkor ska ställas i enlighet med gällande lagstiftning vid upphandling av tjänster och entreprenader. För alla upphandlingar som avser tjänster eller entreprenader ska en antidiskrimineringsklausul införas som särskilt kontraktsvillkor i förfrågningsunderlaget och avtalet. Avsikten med en antidiskrimineringsklausul är att så långt möjligt tillse att stadens leverantörer följer antidiskrimineringslagstiftningen genom att efterlevnaden av lagarna görs till en avtalsrättslig fråga med avtalsrättsliga påföljder. Innan sociala och miljömässiga krav ställs i en upphandling ska en konsekvensanalys göras. Analysen ska bl.a. beakta förväntade kostnader för kraven i form av högre inköpspriser och administrativa kostnader för uppföljning etc. och sätta dessa i relation till de förväntade samhälleliga vinsterna. En bedömning av de samlade kravens inverkan på möjligheterna för små och medelstora företag att delta i upphandlingen ska också ingå i konsekvensanalysen. Kostnaderna för sociala och miljömässiga krav ska följas upp om det är möjligt. 6. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Staden ska sträva efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag ingår. Större upphandlingar ska om möjligt utformas så att det är möjligt att lägga anbud på avgränsade delar. Vid planeringen av upphandling och inköp ska hänsyn tas till mindre företags behov av information och framförhållning. Detta kan t.ex. ske genom att undvika korta tider mellan tilldelningsbeslut och avtalsstart och genom tidig dialog med leverantörerna, såsom RFI eller extern remiss, eller att på hemsidan informera om kommande upphandlingar. 7. Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs. Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Bolag eller förvaltning har huvudansvaret för de verksamhetsspecifika upphandlingarna men ansvarar också för att avrop på nämnden för inköp och upphandlings ramavtal görs på ett korrekt sätt. Nämnder och styrelser kan anta egna anvisningar för användning av direktupphandling och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att lag, författning och denna riktlinje ska kunna efterlevas. Detta innefattar bl.a. säkerställa att rutiner införs som möjliggör kontroll av att de samlade direktupphandlingarna inom ett område inte överstiger direktupphandlingsgränsen i lagstiftningen. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka verksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 10 (12)

41 följsamhet mot denna riktlinje skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska frågor för beslut i kommunfullmäktige. Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka verksamheter i staden. Stadsrevisionen Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från Kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. Nämnden för inköp och upphandling Nämnden för inköp och upphandling har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för den gemensamma inköpsprocessen och för samordning för tecknande av ramavtal. Nämnden för inköp och upphandling är inköpscentral och därmed avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Nämnden för inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden för inköp och upphandling företräder även staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden för inköp och upphandling ska i nära samverkan med berörda verksamheter i staden arbeta aktivt med att effektivisera inköpsprocessen. Nämnden för inköp och upphandling ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till nämnden för inköp och upphandling lämna begärda uppgifter. 8. Avtal och leverantörer ska följas upp Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets egna avtal för att säkerställa att villkor i avtalen följs under hela avtalsperioden. Detta gäller även avtal som ingåtts genom avrop på ramavtal. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska nämnden för inköp och upphandling underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Nämnden för inköp och upphandling ska föra förteckning över inkomna rapporter. Avdelningen för samhällsskydd och beredskap på stadsledningskontoret kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 11 (12)

42 9. Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas För att underlätta uppföljning och kontroll ska det kommungemensamma e-handels systemet användas när det är möjligt. 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet Kravet innebär att den som ansvarar för en upphandling eller ett inköp ska sträva efter att leverantörerna får förståelse för upphandlingens villkor och skälen till stadens krav och tilldelningsbeslut. Detta kan bl.a. ske genom en tidig dialog med leverantörerna inför en upphandling. Dialog behöver inte genomföras om den skulle vara uppenbart obehövlig. Efter ett tilldelningsbeslut ska de leverantörer som inte tilldelas kontraktet kontaktas separat och informeras om varför de inte tilldelades kontraktet, såvida inte en sådan kontakt är uppenbart obehövligt eller om antalet anbudsgivare är mycket stort. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika och reglerna om offentlighet och sekretess beaktas. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 12 (12)

43 Yttrande (SD) Kommunstyrelsen Ärende Översyn av Inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Det gamla reglementet finns inte med i underlaget, men enligt en motion lagd av SD finns förslag på ändring av reglemente i ett antal nämnder, varav Inköp och upphandlingsnämnden är en. I syfte att öka transparensen och demokratin i Göteborgs stad krävs det att man justerar i reglementet som gäller Inköp och upphandlingsnämndens sammansättning. Man måste säkerställa att samtliga partier som finns representerade i KS i demokratisk ordning även blir representerade i de större nämnderna. SD anser att nämnden ska ha en sammansättning på 13+5 ledamöter (Kap 2 4). SD kommer att efter ärendet remitterats, lägga följande yrkande: Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige föreslås besluta: Att: formuleringen i Reglemente för inköp och upphandlingsnämnden Kap2 (sid3) ändras till: Sammansättning 4 Inköp och upphandlingsnämnden består av tretton ledamöter och fem ersättare Angående Förslag på Riktlinje för inköp och upphandling anser SD att illustrationerna skapar mer förvirring en förståelse, och därför borde utgå. Vill man presentera en organisation duger det utmärkt med ett traditionellt organisationsschema.

44 Arvodesberedningen Utdrag ur protokoll (nr 1) Sammanträdesdatum: Dnr Förändrad arvodesgrupp inköps och upphandlingsnämnden Handling Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 15 november Beslut Arvodesberedningen föreslår kommunstyrelsen att Göteborgs Stads inköps och upphandlingsnämnd ligger kvar i arvodesgrupp 8. Vid protokollet Lina Isaksson Justerat Ordförande David Ljung Justerande Linda Siverbo Göteborgs Stad Arvodesberedningen 1 (1)

45 Askim-Frölunda-Högsbo Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: Askim-Frölunda-Högsbo Beslut (ex tillstyrker/avstyrker) Tillstyrker Eventuellt kommentarer/yrkanden, yttranden (1-5 rader) Exempelvis Kommentar Yttrande till kommunstyrelsen över remiss - Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling 10, N /17 Förvaltningen har upprättat ett tjänsteutlåtande i ärendet daterat Stadsdelsnämndens beslut Stadsdelsnämnden tillstyrker remissen och översänder förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som eget yttrande. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Dag för justering Sekreterare Anna Bäcklund Vid protokollet Ordförande Camilla Widman (S) Justerande Peter Hermansson (M)

46 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /17 Ekonomiavdelningen Handläggare: Johan Svensson Telefon: (eller växel ) E post: johan.svensson@afh.goteborg.se Yttrande till kommunstyrelsen över remiss -Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Ärendet Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och Nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp, samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Kommunstyrelsen har utan eget ställningstagande översänt stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till sex nämnder och fyra bolag för yttrande. Stadsdelsnämnden Askim- Frölunda-Högsbo är en av dessa nämnder och ska inkomma med yttrande avseende remissen senast Förslag till beslut Stadsdelsnämnden tillstyrker remissen och översänder förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som eget yttrande. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade att inrätta den nya nämnden för inköp och upphandling, vilket innebar att det tidigare Upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Nämnden för inköp och upphandling är idag Göteborgs Stads inköpscentral för stadens förvaltningar och bolag, där uppdraget är att tillhandahålla en centraliserad inköpsverksamhet. Nämnden för inköp och upphandling har huvudansvaret för samordnad upphandling av varor och tjänster och nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandling har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för Nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Inom sektor IFO-FH startas en samlad placerings- och inköpsfunktion (SPINK) för stadsdelarna upp under Enheten ligger organisatoriskt i SDN Askim-Frölunda- Högsbo. Bakgrunden är att sektor IFO-FH köper huvudverksamhet för cirka 4 miljarder kronor, varav en stor del fördelar sig på mer än 900 externa leverantörer. Dessa köp är därför en strategisk fråga både för sektorn, stadsdelarna och staden. SPINK skall erbjuda placeringsstöd i individärenden för alla målgrupper för att säkerställa att varje brukare erbjuds rätt plats till rätt kostnad. SPINK förväntas därmed vara en viktig samarbetspartner för Nämnden för inköp och upphandling, både när det gäller ramavtalsupphandlingar, leverantörsuppföljning, kategoriplaner och långsiktiga inköpsstrategier. Ekonomiska konsekvenser på kort sikt Förändringarna i riktlinjer och reglemente är ett förtydligande av ansvar och mandat för Nämnden för inköp och upphandling, vilket inte innebär några direkta ekonomiska

47 konsekvenser. Förväntningar finns dock att en utvecklad gemensam inköpsprocess ska ge samordningsvinster och besparingar för stadens verksamheter. I kommunfullmäktiges budget för 2018 har Nämnden för inköp och upphandling tillförts tkr för att sänka inköpspriser motsvarande tkr i stadens verksamheter. För stadsdelsnämnden motsvarar effektiviseringskravet i 2018 års budget 635 tkr, vilket fördelats på samtliga sektorer. Det är därför nödvändigt att potentialen till besparingar prioriteras och infrias. Det är i nuläget svårt att bedöma vilka krav och behov av resurser som behöver tillföras i stadens beställande förvaltningar. Kopplat både till kompetens och ekonomiska resurser kan en sådan förstärkning på kort sikt vara svår att klara av inom stadsdelssektorn, särskilt med anledning av den pågående omorganisationen. Det är dock rimligt att utgå ifrån att en stärkt lokal inköpsfunktion i stadsdelsnämnden bidrar till att snabbare realisera de förväntade ekonomiska effekterna. Ekonomiska konsekvenser på lång sikt En viktig del i Nämnden för inköp och upphandlings uppdrag är att inrätta ett avancerat analyssystem för stadens inköp. När detta är på plats förväntas den långsiktiga besparingspotentialen inom olika inköpsområde bättre kunna bedömas. Utifrån stadens sammantagna inköp för cirka 20 miljarder kr årligen, förväntas dock ytterligare besparingar vara möjliga genom en tydligare ansvarsfördelning för en gemensam inköpsprocess. Konsekvenser ur ett hållbarhet- och barnperspektiv Föreslagna förändringar förväntas enligt stadsledningskontorets tjänsteutlåtande bidra till utökad måluppfyllelse för dessa perspektiv. Stadsledningskontoret kommer efter avslutad remiss återkomma med utförligare beskrivningar under respektive perspektiv. Omvärldsperspektiv Hos företrädesvis stora organisationer som Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms Stad, samt många landsting är trenden att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning och många andra stora upphandlande myndigheter är i olika faser för införande. Förvaltningens överväganden Förvaltningen instämmer i stadsledningskontorets bedömningar. Huvudansvaret för stadens samlade inköpsprocess bör ligga på Nämnden för inköp och upphandling och de har därmed ett tydligt ansvar att analysera och samordna stadens inköp. Det är också bra att reglementet öppnar för andra strategival än att teckna ramavtal. Förvaltningen ser positivt på den utökade ambitionen att följa upp och analysera stadens inköp. För att skapa goda förutsättningar för denna analys behöver Nämnden för inköp och upphandling tillgång till uppgifter avseende inköp i stadens förvaltningar. Det är dock viktigt att rapportering av sådana uppgifter utformas på ett effektivt och tydligt sätt med inrapporteringsmallar. Det är väsentligt att inte ytterligare öka stadens administrativa uppgifter utan att noggrant väga nyttan. Det är också viktigt att ta tillvara de lärdomar och slutsatser som inköpsanalyserna ger. Så långt det är möjligt bör dessa därför spridas till inköpsansvariga i stadens förvaltningar. Resurser behöver avsättas hos beställande förvaltningar för att medverka på såväl strategisk som taktisk nivå i inköpsprocessen. Verksamhetskunskap om behov och förutsättningar hos beställarna är nödvändig för en effektiv kategoristyrning av stadens inköp. Det ställer därmed också krav på god samordning, transparens och dialog från Nämnden för inköp och upphandling.

48 Nämnden för inköp och upphandling tilldelas ett tydligare processägarskap och ansvar för stadens samlade inköp. Det är viktigt att detta balanseras mot det stödjande uppdraget att bidra med specialistkompetens till stadens förvaltningar. Tillgång till konsulttjänster och rådgivning måste finnas för att komplicerade avtal och upphandlingar ska genomföras korrekt och ge ett gott resultat. Ett viktigt uppdrag för Nämnden för inköp och upphandling är att sänka stadens inköpspriser. För att realisera den ekonomiska potential som finns är det viktigt att värdera effekter av sociala och miljömässiga krav för olika kategorier av inköp. En rimlig utgångspunkt borde vara att inte ställa krav på leverantörer som motsvarande egna kommunala verksamheter inte klarar av att leva upp till. Förvaltningen ser positivt på tydligare stöd och styrning i form av konsekvensanalyser av detta. SPINK förväntas bli en viktig samarbetspartner för Nämnden för inköp och upphandling. Förutsättningarna att påverka prisbild och avtalsvillkor i upphandlingar ökar om erfarenheter från tidigare ramavtal systematiskt tillvaratas och ett gediget förarbete genomförs i det initiala planeringsskedet. Arbetet med kategoriplaner, långsiktiga inköpsstrategier, leverantörsuppföljning och ramavtalsupphandlingar kommer att leda till ett mer proaktivt inköpsbeteende inom stadsdelarnas sektorer för individ- och familjeomsorg och funktionshinder. Samverkan med SPINK och Social resursnämnd i framtagande av långsiktig strategi kommer även att inkludera val mellan egen regi och upphandling. I detta arbete bör den politiska dimensionen tydliggöras och förankras. Samverkan mellan offentlig och idéburen sektor kan ge mervärden för båda partner framförallt inom välfärdsområdet. Det vore värdefullt om Nämnden för inköp och upphandling kan bistå med stöd i frågor som rör tillämpningen av IOP-avtal. Samråd Samråd har genomförts med andra stadsdelsförvaltningar under handläggningstiden. Samverkan Information förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) Bilagor 1. Tjänsteutlåtande Stadsledningskontoret översyn inköp och upphandling 2. Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd 3. Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 4. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Ingrid Larsson Stadsdelsdirektör

49

50

51

52

53

54 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Remisser Mohamed Hama Ali redogör för yttrande över stadsledningskontorets tjänsteutlåtande (Dnr 1432/16) Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling. Handling Styrelsehandling nr 22 Beslut Styrelsen beslutar att ställa sig bakom yttrandet i dess helhet och översända det till Kommunstyrelsen i Göteborgs Stad. Expedieras Stadsledningskontoret Vid protokollet Mohamed Hama Ali Ordförande Lars Johansson Justerare Lars Johansson Justerare Kjell Björkqvist

55 Yttrande över stadsledningskontorets tjänsteutlåtande (Dnr 1432/16) Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Styrelsehandling nr Yttrande till Kommunstyrelsen, Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling (Dnr 1432/16). Förslag till beslut i styrelsen för Förvaltnings AB Framtiden Styrelsen föreslås Att ställa sig bakom yttrandet i dess helhet och översända det till Kommunstyrelsen Sammanfattning Underlaget med tjänsteutlåtande innehåller ett förslag om nytt reglemente och nya riktlinjer för inköp och upphandling som harmonierar med en ny inköpsstrategi för Göteborgs stad. Framtidenkoncernen är en del av Göteborgs stad och ska följa stadens styrande dokument tillsammans med andra lagstadgade krav och beslut av Kommunfullmäktige samt bolagsstyrelserna. I stora delar stödjer koncernen förslaget gällande nytt reglemente och riktlinjer som genererar en tydligare styrning mot strategiska inköp och en övergång mot kategoristyrning. Förslaget behöver dock förtydligas och utvecklas på några punkter. Koncernen ser idag stora svårigheter med gällande ramavtal av exempelvis tekniska konsulter, hantverktjänster och entreprenader inom bostadssektorn som bidrar till högre priser. Högre kostnader i våra bostadsprojekt leder till högre bostadshyror som direkt drabbar hyresgäster inom koncernen samt motverkar integrering och ett jämlikt Göteborg. I övergången mellan stadens nuvarande och kommande inköpssystem behöver Göteborgs stad vara lyhörd inför de utmaningar som Framtidenkoncernen och dess hyresgäster står inför. Det finns tydliga målkonflikter mellan stadens nuvarande inköpsmodell och Framtidenkoncernens stora utmaningar. Nuvarande ramavtal är bland annat svåra att tillämpa för att uppnå volymmålet om 1400 bostäder per år till rimliga boendehyror. Under övergången fram tills att den nya inköpsmodellen fungerar bör inköpsfunktionerna inom koncernen få möjlighet att användas tidseffektivt och utvecklingsinriktat med egna avtal inom verksamhetsspecifika områden. Framtida

56 inköpsmodell kräver en egen bostadskategori för att kunna tillvarata det uppdrag som Sveriges största allmännytta har med att nyproducera bostäder med kvalitet och rimliga nyproduktionshyror samt genomföra varsam renovering, och därmed undvika kraftiga hyreshöjningar i det befintliga bostadsbeståndets lägenheter. Administrativa inköp och övriga tjänster som inte är direkt kopplade till nyproduktion, ombyggnad och varsam renovering, dvs kategorin bostäder, kan med fördel genomföras samlat inom staden. Ekonomiska konsekvenser En kostnadseffektiv byggprocess gynnas idag av upphandlingar utförda av beställande bolag. En centralt genomförd upphandling av tekniska konsulter och entreprenader är kvalitetsförsämrande och kostnadsdrivande. En rätt utförd gemensam inköpsprocess med kategoristyrning har stora möjligheter att skapa kostnadseffektiva konsult och entreprenadupphandlingar för koncernen. Olika perspektiv Barnperspektivet Inom koncernen bor många barn och barnperspektivet är viktigt vid såväl nyproduktion som förvaltning. Barn gynnas av goda upphandlingsvillkor, då det leder till högre kvalitet i boendet och lägre bostadshyror. Jämställdhetsperspektivet Möjligheterna att kunna bo kvar vid olika skeden i livet stärks av en sund bostadsmarknad, där det finns bostad till alla och en minskad trångboddhet. Koncernen arbetar med jämställda villkor i boendet och detta gynnas av kostnadseffektiva, kvalitetsstyrda upphandlingar. Mångfaldsperspektivet Koncernen ska särskilt satsa på nyproduktion i Göteborgs utvecklingsområden och bygga hyresrätter i områden där få hyresrätter finns att tillgå och bostadsrätter där det finns många hyresrätter. Goda upphandlingsvillkor främjar förutsättningarna för ökad mångfald och ett mer jämlikt Göteborg. Miljöperspektivet Koncernen har höga hållbarhetskrav och möjligheterna att tillämpa, följa upp miljökrav i avtal ökar när koncernens inköpare har kontroll över bostadsrelaterade upphandlingar. Omvärldsperspektivet Koncernen förvaltar och omsätter hyresintäkter och det finns stort intresse från Hyresgästföreningen och SABO kring hur ekonomi och upphandlingar hanteras. Ett utvecklat upphandlingsförfarande öppnar upp för fler internationella anbud, vilket gynnar dagens ekonomiskt överhettade byggbransch. Huvuddelen av nyproduktionsprojekten ligger som underlag för Göteborgs stads Gröna obligationer och är direkt kopplade till internationella intressen för investeringar. Staden är beroende av koncernens trovärdighet att leverera utlovad kvalitet. 2

57 Ärendet Kommunfullmäktige gav i oktober 2016 kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Framarbetat förslag är ett reglemente och riktlinjer för inköp och upphandling, vilket innebär att tidigare policy är borttagen och denna förenkling stämmer bättre med stadens styrmodell. Det föreslagna reglementet med riktlinjer är anpassat för en stadengemensam inköpsprocess med en övergripande, långsiktig inköps och upphandlingsplan. Målet är ett samlat grepp om stadens totala inköp oavsett upphandlingsform och en mer strategisk inriktning, som öppnar upp för annat än dagens traditionella ramavtalsupphandlingar. Kategoriområden ska prioriteras och strategier inom dessa områden ska arbetas fram. Kategoristyrningsprocessen ska vidare drivas genom tvärfunktionella team med representanter från stadens förvaltningar och bolag. Detta nya strategiska arbetssätt ska bidra till kostnadseffektivitet, bättre affärer, hållbara inköp, möjligheter för innovationsupphandling, ett effektivt resursutnyttjande genom en högre beställarkompetens och ett proaktivt inköpbeteende. Processen är beskriven med en övergripande inköpsstrategi för 3 4 år som styrs av lagar och stadens politiska vilja. Därefter en strategisk nivå på 1 3 år med en kategoriplan som utformas av ett kategoriteam. Sedan kommer en taktisk nivå med 1 års perspektiv. Här återfinns själva upphandlingen. Slutligen en operativ nivå på 0 1 år där de faktiska inköpen sker. Förvaltnings AB Framtiden har ombetts lämna yttrande till Kommunstyrelsen på framarbetat förslag till reglemente och riktlinjer för inköp och upphandling. Förvaltnings AB Framtidens bedömning Framtidenkoncernen har uppdraget att följa Göteborgs stads mål och styrande dokument. Detta gäller såväl vid nyproduktion av bostäder som vid förvaltning av bostäder och fastigheter. Koncernens ekonomi grundar sig på de allmännyttigas bolagens hyresintäkter samt bostadsförsäljningar och arbetar helt utan skattestöd från Göteborgs stad. Koncernen arbetar bland annat utifrån affärsplan och lag (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag, vilket styr exempelvis avkastningskrav och affärsmässiga villkor. Utgångspunkten för koncernen är att genom långsiktigt god förvaltning av bostadsbeståndet kunna finansiera såväl de närmaste årens nyproduktion av hyresrätter, som på sikt ombyggnader och renoveringar. Detta ska ske med en tydlig utgångspunkt i rimliga nyproduktionshyror och förhandlade hyreshöjningar av befintligt bestånd. Vid ombyggnation och renovering ska varsamhet tillämpas så att bostadshyrorna efter ombyggnad medger möjlighet för människor att kunna bo kvar i sin bostad. För att lyckas med uppdraget att ta fram upphandlingsunderlag inom nyproduktion och ombyggnad krävs en hög kompetens inom sektorn, en dagsaktuell lyhördhet mot marknaden och en innovationshöjd. Samtidigt ska koncernen följa stadens riktlinjer och mål. Ofördelaktiga avtal kan bland annat medföra stora behov av höjningar av boendehyrorna i befintligt bestånd och osäljbara bostads och äganderätter. För nyproduktionen är utmaningen än större. Här är politiskt beslutat att 3

58 Framtiden Byggutveckling ska leverera en kraftigt ökad volym hyresrätter med kvalitet till rimliga boendehyror. Dagens nyproduktionshyror är mycket höga och förutom risk för framtida vakanser och stora omflyttningar på grund av hyresnivån, finns även integrations och jämlikhetsaspekterna att ta hänsyn till. Nyproduktionen ska vara ett alternativ även för resurssvagare hyresgäster såväl inom koncernen som för köande på Boplats. Egnahemsbolaget ska producera ägande och bostadsrätter i stadens utvecklingsområden, där hyresrätten idag dominerar och det råder ojämlika villkor i boendet. Här är ofta Egnahemsbolaget pionjärer och bygger där ingen privat aktör har marknadsintresse av att bygga. Nyproduktionstakten ska dessutom öka kraftigt i en tid då byggbranschen i Göteborg är överhettad. På kort sikt, med dagens stora utmaningar, behöver därför koncernen arbeta effektivt med hjälp av egna inköpsfunktioner inom koncernen med att ta fram kostnadseffektiva inköpstrategier, utveckla en breddning av marknaden och anpassningsbara upphandlingsunderlag. Upphandlingarna ska genomföras enligt lagen om offentlig upphandling, vara hållbara, kostnadseffektiva, transparenta och uppföljningsbara. Dagens system med ramupphandling av konsulttjänster för bostadssektorn genom inköpscentralen fungerar dåligt och leder till målkonflikter gällande andra politiska mål och inte minst Framtidenkoncernens uppdrag. Bostäder är ett svårt avtalsområde som kräver specialistkunskap och objektspecifika utmaningar. Bostads och byggbranschen är dessutom mycket föränderlig och upphandlingar kräver en direkt närhet till beställaren och en stor branschkunskap. Duktiga, innovativa personer hos de tekniska konsulterna byter idag arbetsgivare flera gånger under projektens olika faser och ramavtalen förmår inte fånga upp kompetensförändringar hos konsultbolagen. Stadens ramavtal inom exempelvis tekniska konsulter och hantverkstjänster är idag många gånger ett hinder för att kunna uppnå koncernens mål. Detta beror på att nuvarande ramavtalens utformning, villkor och avropsmöjligheter, inte stämmer överens med koncernens behov. Det kan vara så att avtalen är mer anpassade för en statisk marknad och framförallt för en skattefinansierad ny och ombyggnation av exempelvis skolor, förskolor, idrottshallar eller kulturbyggnader där andra politiska mål står i fokus. Ramavtalsupphandlingar gällande bland annat tekniska konsulter, hantverkstjänster och byggentreprenader sköts kostnadseffektivast och med högre kvalitet direkt av koncernen. Större byggentreprenörsupphandlingar genomförs redan idag med kvalitet av koncernens bolag. Detta innebär mycket bättre förutsättningar för utvecklingsarbete och erfarenhetsåterföring. Hållbarhetskrav så som byggproduktstyrning mot byggvarubedömningen, miljöanpassat byggande, hållbara mobilitetslösningar, energisatsningar i solel, hållbara utemiljöer samt sociala krav är enkla att implementera och följa upp under projektering och produktion. På längre sikt ser koncernen positivt på utvecklingen av den stadengemensamma inköpsprocessen med kategoristyrning som ett verktyg för att nå kraftfulla inköp som är mer anpassade till att lösa de utmaningar som finns med dagens ramavtal. Här vore både önskvärt och nödvändigt med bostadsegmentet som en egen kategori och koncernen kan delta aktivt som expertstöd vid framtagandet av upphandlingsunderlaget inom den kategorin. Marknaden inom byggsektorn är 4

59 mycket föränderlig och koncernens förvaltande bolag som utför varsam renovering, samt Framtiden Byggutveckling, som sköter nyproduktion av hyresrätter, ser det som helt nödvändigt att noggrant på dagsbasis följa marknaden, upprätta samverkansytor som stärker marknadens intresse för att lämna anbud, utveckla anbudsunderlag som gynnar en breddning av marknaden såväl nationellt som internationellt, och utnyttja en mycket hög innovationsnivå för att säkra produktionstakten och kunna genomföra projekt som utmynnar i rimliga bostadshyror. Uppdraget att leverera högre volymer bostäder samt varsam renovering med kvalitet till rimliga boendehyror utmanar hela branschen där konjunkturen, attraktivitet som beställare, utvecklingspotential med mera är viktiga grundförutsättningar för att kunna nå framgång. Det är bra att stärka Göteborgs stads inköpscentral för att bland annat bättre tillvarata fördelar med kategoristyrning och på så sätt bland annat säkra inköpens kvalitet, underlätta hållbarhetskrav och en stärkt uppföljning av leverantörer och förvalta stadens skattemedel effektivt. Göteborgs stad kan även med hjälp av en tydlig inköpsinriktning styra marknaden i linje med beslutade politiska mål. Koncernen är mycket positiv till denna samordning när den tillämpas för varor och tjänster som bolagen i sin administrativa och till viss del förvaltande roll använder. Här finns många samordningsvinster och koncernen stödjer förslaget med stadengemensam upphandling kring sådana varor och tjänster. Av medskickad bilaga 2 framgår förslag till anpassningar i reglementet som bättre harmonierar med det uppdrag nämnden för inköp och upphandling har. Koncernen ställer sig bakom huvuddelen av föreslagna förtydliganden och anser det positivt med ett reglemente som styr bättre mot en stadsgemensam inköpsprocess som kan generera betydligt mer strategisk upphandling än genom dagens ramavtal. Det blir även tydligare att nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och får begära in underlag från stadens verksamheter. Koncernen anser det positivt med en starkare inköpskontroll som förebygger oegentligheter. Av bilaga 3 framgår förändringar från tidigare policy och riktlinjer till enbart riktlinjer. Dessa är fokuserade på inköpsprocessen och inte som tidigare på ramavtalsupphandlingar. Här stödjer koncernen i delar förslaget men anser det otydligt gällande föreslagna förändringar i bilaga 3 i policy punkt 7 och 8 samtliga riktlinjeändringar och skrivningarna i medskickat förslag till nya riktlinjer. Upplägget i remissunderlaget är något förvirrande. Ordalydelserna är inte helt samstämmiga i Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling och bilaga 3. I bilagan under riktlinjer punkt 1 hör texten till riktlinje punkt 2. Hela förslaget till nytt reglemente saknas dessutom i remissunderlaget. När det gäller förslaget till nya riktlinjer så stödjer koncernen i stort innebörden i de tio delarna och ser positivt på ändamålet och ser att möjligheterna till bättre upphandlingar kan öka med förslaget. Det förutsätter dock en egen kategori för bostäder som framgår ovan. Uttrycket Stadens gemensamma bästa behöver förtydligas med en förklaring kring vad begreppet innebär och vad som ska uppnås. Under riktlinjer punkt 1 finns förslag till förändring i skrivningen. Här föreslås delar av den gamla texten behållas med viss revidering enligt nedan: 5

60 Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa, där såväl faktorer som talar för som emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika förvaltningar/ bolag att stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker. Såväl faktorer som talar för som emot ska beaktas. En konsekvensanalys bör utföras innan en samordnad upphandling av ramavtal påbörjas. En partiell samordning kan ibland vara lämpligare. I analysen bör syfte och mål med ramavtalet anges samt vilka samordningseffekter som väntas uppnås. Inom verksamhetsspecifika upphandlingar exempelvis stora delar av Framtidenkoncernens verksamhetsområde, är samordnade ramavtal direkt olämpliga. Det är även viktigt att se över nämnden för inköp och upphandlings nuvarande finansieringsmodell. Den nuvarande finansieringsmodellen innebär att nämnden för inköp och upphandling får provision utifrån bolag och förvaltningars avrop på ramavtal, vilket skapar incitament för samordning av upphandlingar även i de fall det inte är förenligt med stadens gemensamma bästa. En finansieringsform utan inbyggda motstridiga incitament bidrar även till att ge förvaltningen tydligare ramar för en stabil resursplanering och bättre effektivitetsmål. Modellen ses lämpligen över i samband med att den nya inköpsprocessen utvecklas. Det återstår dock mycket arbete för att kunna genomföra en mer strategisk inköpsprocess. I väntan på en användbar kategoristyrning inom bostadsegmentet, krävs enligt ovan förda resonemang, en ökad flexibilitet och möjligheter för koncernens inköpare att sköta upphandlingar och egna ramavtal. Under riktlinjer punkt 1 anges att nämnden för inköp och upphandling beslutar vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas. Det är bra om det framgår vad detta betyder och hur bolagen kan få möjlighet att påverka besluten kring områden som ska samordnas. Koncernen stödjer således delar av förslaget men som framgår av yttrandet finns invändningar gällande nuvarande förfarande avseende inköp. Under övergångsperioden, fram till tillämpad kategoristyrning, ser koncernen gärna en välvilja från staden så att bostadsrelaterad upphandling kan ske utanför stadengemensamma ramavtal och istället samordnat inom Framtidenkoncernen. Förvaltnings AB Framtiden Martin Blixt tf. VD och koncernchef Expedieras: Stadsledningskontoret 6

61

62

63

64 Nämnden för Inköp och upphandling Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: Beslut (ex tillstyrker/avstyrker) Tillstyrker Eventuellt kommentarer/yrkanden, yttranden (1-5 rader) ##Sammanfattning##Exempelvis Kommentar##Sammanfattning## Svar på remiss gällande översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling /17 Beslut 1. Inköp och upphandlingsnämnden tillstyrker förslaget till nytt reglemente. 2. Inköp och upphandlingsnämnden tillstyrker föreslaget att ersätta Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp med Riktlinjer för inköp och upphandling. Ärendet I samband med Upphandlingsbolagets överföring till nämnd gav kommunfullmäktige kommunstyrelsen uppdraget att i samverkan med den nya nämnden för inköp och upphandling under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande den 23 januari 2018, Protokollsutdrag i kommunstyrelsen den 29 november 2017, 894 Yttrande från SD i kommunstyrelsen den 29 november 2017, 894 Tjänsteutlåtande i kommunstyrelsen den 15 november 2017 Protokollsutdrag i kommunfullmäktige den 13 oktober 2016, 13 Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinjer för inköp och upphandling Förslag Göteborgs Stads riktlinjer för inköp och upphandling Dag för justering

65 Förvaltningen för Inköp och upphandling Vid protokollet Sekreterare Stina Johansson Ordförande Eva Ternegren (MP) Justerande Nicola Hesslén (M) Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /17 Handläggare Elin Mannebo Telefon: E-post: Yttrande över förslag till nytt reglemente och riktlinjer för inköp och upphandling Förslag till beslut i Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 1. Nämnden tillstyrker förslaget till nytt reglemente. 2. Nämnden tillstyrker föreslaget att ersätta Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp med Riktlinjer för inköp och upphandling. Sammanfattning I samband med Upphandlingsbolagets överföring till nämnd gav kommunfullmäktige kommunstyrelsen uppdraget att i samverkan med den nya nämnden för inköp och upphandling under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente, dnr 1167/16. Översynen påbörjades i mars 2017 och har utförts av en projektgrupp med deltagare från Inköp och upphandling och från Stadsledningskontoret. Nu går förslaget ut på remiss och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd är inbjuden att yttra sig över remissen. Nämndens nu gällande reglemente fokuserar främst på uppdraget att vara inköpscentral och samordna stadens upphandlingar genom att teckna ramavtal. Förändringarna innebär att ansvaret för stadens gemensamma inköpsprocess tillkommer. Förändringarna i Policy och riktlinjer för upphandling och inköp är dels en anpassning till de Riktlinjer för styrande dokument som kommunfullmäktige har antagit, dels en justering av innehållet utifrån förslaget till reglemente.

66 Ekonomiska konsekvenser Förändringarna i reglemente och riktlinjer för inköp och upphandling medför i sig inga ekonomiska konsekvenser för nämnden, men nya arbetssätt i enlighet med förslaget kommer att medföra kostnadsökningar under de närmaste åren. För att kunna arbeta med gemensam inköpsprocess för att uppnå samordningsvinster på en hela-staden-nivå krävs att nya arbetsformer införs, såsom övergripande analys av stadens inköpsmönster och uppbyggnad av kategoristyrning. Även om dessa insatser på sikt kan förväntas skapa samordningsvinster och ekonomiska besparingar för Göteborgs Stad så kommer det initialt att medföra kostnader för inköp och upphandlingsnämnden. När dessa kostnader uppkommer och hur stora de blir beror på i vilken takt arbetet kan byggas ut. För 2018 finns budgeterat för kostnader för inköpsanalysverktyg och personalkostnader för inköpsanalytiker och inköpsstrateg. De närmast följande åren kommer personalstyrkan att behöva utökas med fler upphandlare och även andra personalkategorier såväl inom kärnverksamheten, avseende kategoristyrning, upphandlingsjuridik, hållbarhetsarbete och systematisk uppföljning, som inom stödfunktioner. Lokalkostnader kan tillkomma i takt med att förvaltningen växer ur befintliga verksamhetslokaler. En förutsättning för att kunna förverkliga intentionerna i förslaget till nytt reglemente är att det finns en beredskap att se över nämndens finansieringsformer då kostnaderna initialt kommer att uppstå inom nämndens verksamhet medan förväntade besparingar förväntas uppstå i andra nämnder och bolag. Barn-, mångfalds-, miljö- och jämställdhetsperspektiven Föreslagna förändringar bidrar till att upphandling i ökad utsträckning kan användas som styrning för att uppnå mål. Många av de mål som har prioriterats under senare år ryms inom dessa perspektiv, till exempel att minska förekomst av kemikalier i barns vardag, minska klimatpåverkan, öka andelen ekologiska livsmedel och ställa krav på tillgänglighet, sysselsättning och goda arbetsvillkor. Omvärldsperspektivet Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört medan det för andra är under införande i olika faser. Mot bakgrund av det läge som råder inom bland annat byggbranschen och avseende stödboenden av olika slag inom individ- och familjeomsorgens verksamhet behövs en tydlig samordning av stadens inköp och upphandlingar. Om staden inte har en tydlig strategisk styrning av inköpen finns risk att olika verksamheter inom Göteborgs Stad konkurrerar med varandra om leverans och därmed tvingas betala mer än nödvändigt. Samverkan Remissvaret samverkas vid förvaltningens samverksansgrupp (FSG) den 2 februari 2018.

67 Arbetet med nämndens nya reglemente har varit uppe för information i FSG löpande under Dessutom har alla medarbetare informerats till exempel vid förvaltningens planeringskonferens den 6-7 december De konsekvenser som följer inom personalområdet om kommunfullmäktige antar förslaget till nytt reglemente och riktlinjer för inköp och upphandling kommer att hanteras inom ramen för samverkan, till exempel inrättande av nya tjänster och organisationsförändringar. Bilagor Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd finns i remissförfrågans bilaga 3. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling, som föreslås ersätta nu gällande Policy och riktlinjer för upphandling och inköp finns i remissförfrågans bilaga 4. Ärendet Nämnden har fått förslag till nytt reglemente samt förslag till Riktlinjer för inköp och upphandling på remiss för yttrande senast den 16 februari Övriga remissinstanser är: Trafiknämnden, Lokalnämnden, Park- och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo och Stadshus AB. Förslagen har beretts av en arbetsgrupp med deltagare dels från Inköp och upphandling, dels från Stadsledningskontoret i enlighet med kommunfullmäktiges beslut , 13 Dnr 1167/16. Beskrivning av ärendet Den första januari 2017 övergick Upphandlingsbolagets verksamhet till den nybildade nämnden för Inköp och upphandling. Redan i beslutet om övergången gavs stadsledningskontoret i uppdrag att tillsammans med Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd se över reglementet. Översynsarbetet startade i mars och har pågått under större delen av året. Från Inköp och upphandling har avdelningschef Specialist och uppföljning samt processcontroller ingått i arbetsgruppen. Regelbundna avstämningar har skett med förvaltningsdirektör. Stadens policy och riktlinjer för upphandling och inköp har tagits fram med stor delaktighet från flera av stadens nämnder och bolag. Från och med den 1 januari 2017 har staden en ny riktlinje för styrande dokument. Den nya riktlinjen syftar till att säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten. Innehållet i Policy och riktlinjer för upphandling stämmer bäst in på stadens definition av riktlinje då den snarare innehåller regler än principer. Därför har riktlinje valts som dokumenttyp. I förslaget har innehållet även anpassats efter de nya formuleringarna i förslaget till nytt reglemente. Enligt nu gällande reglemente är nämnden Göteborgs Stads inköpscentral som tillhandahåller centraliserad inköpsverksamhet för förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad. Även andra organisationer där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande, omfattas. Nämnden har ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ska dessutom vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar.

68 Uppdraget som inköpscentral enligt ovan kvarstår även i förslaget till nytt reglemente samtidigt som det förtydligas att nämnden har ansvar för den gemensamma inköpsprocessen i staden och att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Detta nya uppdrag ligger i linje med de förväntningar på stadens arbete med inköp och upphandling som uttrycks i kommunfullmäktiges budget för Där ges Inköp och upphandling i uppdrag att ta fram en inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. De främsta förändringarna i reglementet är att ansvaret för gemensam inköpsprocess förtydligas, att nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs enligt beslutade strategier och att nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp. För att kunna göra uppföljningar kan nämnden begära in underlag från stadens verksamheter. Förslaget till nytt reglemente förtydligar även att nämnden kan erbjuda konsulttjänster inom inköp och upphandling. Förvaltningens/bolagets bedömning Förvaltningens anser att nuvarande reglemente inte tillräckligt tydligt ger stöd för att nämnden skulle kunna arbeta med olika strategier för anskaffning av varor och tjänster, utan främst fokuserar på att tillhandahålla ramavtal. För att kunna möta framtidens utmaningar och åstadkomma ett bättre utbyte av det offentliga inköpet krävs ett samordnat strategiskt inköpsarbete där olika anskaffningsstrategier kan tillämpas utifrån stadens behov och analyser av leverantörsmarknaden. Förslaget till nytt reglemente ger bättre förutsättningar att bygga upp den strategiska delen av inköpsprocessen och börja utveckla kategoristyrning. Förslaget stödjer även ett ökat fokus på uppföljning och analys av stadens samlade inköp. Samlad inköpsanalys är en förutsättning för kategoristyrning och för att minska risken för att staden konkurrerar inbördes om till exempel arbetskraft inom byggbranschen och social omsorg/boenden. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt säkerställa syftet genom Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling. De föreslagna ändringarna bidrar till att stödja denna utveckling. Henrik Karlsson Inköpsdirektör

69 Lokalnämnden Lokalnämnden Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum: Dnr N /17 Yttrande Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Beslut Lokalnämnden 1. avstyrker att bygg- och entreprenadupphandlingar inom lokalnämndens ansvarsområde ska ingå i nämnden för inköp och upphandlings uppdrag att ta fram en stadengemensam inköps- och upphandlingsplan 2. i övrigt tillstyrker förslag till översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling med de synpunkter som framgår under Förvaltningens bedömning 3. översänder yttrande till kommunstyrelsen 4. justerar beslutet omedelbart Handlingar Förvaltningens tjänsteutlåtande daterat Tjänsteutlåtande från stadsledningskontoret daterat Protokollsutdrag kommunfullmäktige Förslag till förändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling daterad Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer Yttrande till kommunstyrelsen från Sverigedemokraterna daterad Snabbprotokoll kommunstyrelsen Protokollsutdrag kommunstyrelsen Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, protokollsutdrag 1 (2)

70 Lokalnämnden Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen Dag för justering Vid protokollet Sekreterare Hanna Jansson Ordförande Elisabeth Undén (MP) Justerande Christer Holmgren (M) Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, protokollsutdrag 2 (2)

71 Lokalförvaltningen Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /17 Handläggare Mats Andréason Telefon: E-post: Yttrande - Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Förslag till beslut Lokalnämnden föreslås 1. avstyrka att bygg- och entreprenadupphandlingar inom lokalnämndens ansvarsområde ska ingå i nämnden för inköp och upphandlings uppdrag att ta fram en stadengemensam inköps- och upphandlingsplan 2. i övrigt tillstyrka förslag till översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling med de synpunkter som framgår under Förvaltningens bedömning 3. översända yttrande till kommunstyrelsen 4. justera beslutet omedelbart Sammanfattning Kommunfullmäktige har uppdragit till kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling att genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Målet är att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Förslaget innebär att nämnden för upphandling och inköps reglemente och stadens riktlinjer för inköp och upphandling revideras. Därigenom förtydligas nämnden för inköp och upphandlings ansvar samt att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Lokalförvaltningen är positiva till förslaget men framför att bygg- och entreprenadupphandlingar undantas från den stadengemensamma inköps- och upphandlingsplanen. Ekonomiska konsekvenser Lokalförvaltningen ser inga ekonomiska konsekvenser till följd av förslaget. Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, tjänsteutlåtande 1 (6)

72 De vi är till för Lokalförvaltningen har inte funnit att förslaget har någon direkt påverkan i detta perspektiv. Barnperspektivet Ett ökat fokus på ett samordnat barnperspektiv kan bidra till en tryggare miljö och större hänsyn till barnperspektivet. Jämställdhetsperspektivet Lokalförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Mångfaldsperspektivet Lokalförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medarbetarperspektivet Lokalförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Verksamhetens processer Om ett krav införs där en stad gemensam inköp- och upphandlingsplanering ska omfatta bygg- och entreprenadupphandlingar kan detta innebära att lokalförvaltningens ledtider för upphandlingar förlängs. Det innebär också att nuvarande processrutiner kan behöva ändras. Samordning görs idag där så är möjligt och affärsmässigt inom lokalförvaltningen. Miljöperspektivet Lokalförvaltningen arbetar idag målmedvetet med miljöperspektivet enligt nämndens uppdrag. Ett gemensamt staden perspektiv är positivt men får inte bromsa upp den egna nämndens mål inom miljöområdet. Omvärldsperspektivet Lokalförvaltningen bedömer som mycket positivt om staden kan ha en samordnad kravbild mot marknaden. Det skapar också möjligheter för en innovativ påverkan på marknadens aktörer och gynnar därmed en Hållbar stad. Samverkan Samverkan har skett med personalorganisationerna enligt Samverkan Göteborg (FSG ). Bilagor Tjänsteutlåtande från stadsledningskontoret daterat Protokollsutdrag kommunfullmäktige Förslag till förändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling daterad Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, tjänsteutlåtande 2 (6)

73 Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer Yttrande till kommunstyrelsen från Sverigedemokraterna daterad Snabbprotokoll kommunstyrelsen Protokollsutdrag kommunstyrelsen Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, tjänsteutlåtande 3 (6)

74 Ärendet Kommunstyrelsen remitterar Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling. Kommunstyrelsen har begärt in yttrande från större förvaltningar, bolag och stadsdelar, där ibland lokalnämnden. Svarstiden var satt till 16 februari. Lokalnämnden har fått dispens till 20 mars för att kunna nämnd behandla yttrandet. Beskrivning av ärendet Syftet med översynen är att tydliggöra nämnden för inköp och upphandlings uppdrag, gemensam inköpsprocess, besparingspotentialer, samordningseffekter samt inrätta en inköpsanalysfunktion. Förändringarna i policy och reglemente är ett förtydligande av nämnden för inköp och upphandlings nuvarande ansvar och mandat. Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Bakgrund Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag ( dnr 1167/16). Nämnden för inköp och upphandling är idag Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingsnämnden har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslog för reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Förvaltningens bedömning Upphandling som styrning för att uppnå mål Lokalförvaltningen instämmer i att Göteborg Stad har varit ledande i långtgående hållbarhetskrav, särskilt inom miljö, CSR (Corporate Social Responsibility, vilket handlar om att företag/offentliga aktörer tar ansvar för hur de påverkar samhället, ur såväl ett ekonomiskt, miljömässigt som socialt perspektiv) och social hänsyn. För att kunna vidmakthålla och förbättra inom dessa områden krävs sannolikt ett samordnat utvecklingsarbete för Staden som helhet. Nya vägar i nära samarbete med näringslivet som ersätter tidigare modeller så som 50 procentsmålet i upphandlingarna. Det förefaller som naturligt att huvudansvaret för detta samordnings- och utvecklingsarbete ligger på nämnden för inköp och upphandling. Viktig är att en samsyn på krav som ställs tillämpas för hela Staden. Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, tjänsteutlåtande 4 (6)

75 Stadsgemensam inköpsprocess Lokalförvaltningen tillstyrker att nämnden för inköp och upphandling uppdrag tydliggörs och att uppdraget vidgas till att även omfatta gemensam inköpsplan för de områden där samordningsvinster finns utifrån behovs- och inköpsanalyser. Detta kan med fördel ske genom kategoristyrning. En förutsättning i arbetet är ett nära samarbete med Stadens olika förvaltningar, stadsdelar och bolag. Då marknaden till stora delar befinner sig i högkonjunktur med en arbetskraftsbrist som bedöms vara flerårig bör försiktighet iakttas med långsiktiga planer som anges. Initialt bör inköpsplanerna i första hand omfatta varor och tjänster som efterfrågas av många beställare (stadsdelarna). Lokalförvaltningen anhåller om att nybyggnation, ombyggnad, renoveringar av förskolor, grundskolor, gymnasium, vuxenskoleverksamhet, BmSS samt äldreboenden ges dispens från den gemensamma långsiktiga inköpsplanen. Lokalförvaltningen arbetar intensivt med att utveckla möjliga samordningsvinster där så är möjligt inom lokalnämndens ansvarsområde, vilket i sig är komplicerat. Gemensamt agerande bidrar till kostnadseffektivitet Lokalförvaltningen ser positivt på ett gemensamt synsätt från Stadens aktörer i inköpsprocessen generellt. Detta kan bidra till att Staden uppfattas som en professionell aktör mot leverantörsmarknaden. Bidra till den goda affären för hela staden Det finns sannolikt skalfördelar vid en bättre koordinering. Detta gäller främst varor och vissa tjänsteområden. Att skapa förutsättningar så att inte konkurrenssituationer uppstår mellan Stadens olika intressenter är givetvis värdefullt. Inom bygg- och entreprenadbranschen råder brist på utförare vilket bedöms finnas över lång tid. Hållbara inköp Att ytterligare stärka de gemensamma strategierna för en Hållbar Stad inom så väl sociala-, miljö- och klimat- och det ekonomiska perspektivet är mycket positivt och tillstyrks. Lokalförvaltningen arbetar idag med dessa frågor. Möjlighet att påverka marknad Ett gemensamt agerande mot marknaden inom de områden där detta är möjligt är mycket positivt och tillstyrks. Effektivt resursutnyttjande Lokalförvaltningens ansvarsområde är i huvudsak bygg, entreprenad och underhåll av nya och befintliga byggnader. Genom införande av GBP, Gemensam Byggprocess, bedöms inte möjligheterna lika stora som inom andra områden till ett effektivare resursutnyttjande. Däremot instämmer förvaltningen i de generella antagandena. Gå från reaktiv till proaktivt inköpsbeteende och Kategoristyrning Det är mycket konstruktivt att skapa en kultur med ett väsentligt ökat proaktivt inköpsbeteende i staden. Detta är ett krävande arbete som kommer fordra andra resurser och kompetenser än vad nämnden för inköp och upphandling har tillgång till idag. Processbeskrivning med fem nivåer är bra och genomtänkt. En kategoristyrning med helhetssyn för hela staden enligt förslaget tillstyrks som rätt väg att utveckla stadens inköps- och upphandlingsstrategi. Gällande entreprenadupphandlingar förslås undantag för det strategiska och taktiska upphandlingsarbetet. Detta på grund av att den bästa kompetensen och kunskapen om de Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, tjänsteutlåtande 5 (6)

76 specifika förutsättningarna finns hos lokalförvaltningen för sitt ansvarsområde. För att en gemensam inköpsplan och strategi ska vara möjlig inom entreprenad området krävs en väsentlig längre framförhållning än vad som varit möjligt hittills. Inköps- och upphandlingskompetens Förvaltningen instämmer till fullo att inköpskompetensen över tid behöver höjas inom staden. En översyn av beställarorganisationerna kan bli nödvändig då svårigheter finns att hålla en hög professionell nivå hos så stora beställargrupper som i nuläget. Förslag till förändringar i reglemente En ökad tydlighet i nämnden för inköp och upphandling uppdrag är bra. Lokalförvaltningen har inga invändningar att samlingsbegreppet riktlinjer används. Förvaltningen noterar dock att ordet riktlinje kan skapa osäkerhet om bestämmelserna ska eller bör följas. Frank Kärrå Mikael Sandström Tillförordnad direktör Tillförordnad chef för ekonomiavdelningen Göteborgs Stad Lokalförvaltningen, tjänsteutlåtande 6 (6)

77 [Park och Natur] Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: Yttrande till kommunstyrelsen över förslag gällande översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling 25, 0791/17 Beslut 1. Park- och naturnämnden tillstyrker förslaget till nytt reglemente för inköp och upphandlingsnämnden. 2. Park- och naturnämnden tillstyrker förslaget till stadens policy för inköp och upphandling. 3. Park- och naturnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen. 4. Park- och naturnämnden beslutar justera paragrafen omedelbart. Handlingar Park- och naturförvaltningens tjänsteutlåtande, Justering Paragrafen justeras omedelbart. Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen Dag för justering Göteborgs Stad [Park och Natur], protokollsutdrag 1 (2)

78 [Park och Natur] Vid protokollet Sekreterare Elin Olsson Ordförande Cecilia Dalman Eek (S) Justerande Åsa Hartzell (M) Göteborgs Stad [Park och Natur], protokollsutdrag 2 (2)

79 [Park och Natur] Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0791/17 Handläggare Monika Olsson Telefon: E-post: Yttrande till kommunstyrelsen över förslag gällande översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Förslag till beslut 1. Park- och naturnämnden tillstyrker förslaget till nytt reglemente för inköp och upphandlingsnämnden, 2. Park- och naturnämnden tillstyrker förslaget till stadens policy för inköp och upphandling, 3. Park- och naturnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen, 4. Park- och naturnämnden beslutar justera paragrafen omedelbart. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade att ge kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje eftersom innehållet har mer regler än bra principer har riktlinje valts som dokumentsort. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingsnämnden har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår ett reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för upphandling och inköp att analysera och samordna stadens inköpsvolym. Ekonomiska konsekvenser Förändringarna i policy och reglemente är ett förtydligande av nämndens nuvarande ansvar och mandat. Därmed innebär revideringen inga direkta ekonomiska konsekvenser. Efter att ett mer omfattande analyssystem hos nämnden för inköp och upphandling införts Göteborgs Stad [Park och Natur], tjänsteutlåtande 1 (6)

80 borde den långsiktiga besparingspotentialen inom upphandlingsområdet bättre kunna bedömas. Barnperspektivet I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR). Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Jämställdhetsperspektivet I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR). Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Mångfaldsperspektivet Stadens arbete med social hållbara upphandlingar innebär att vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Miljöperspektivet Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en bättre miljö och ett hållbart samhälle. Detta ska ingå som en naturlig del i varje upphandling. Omvärldsperspektivet Hos företrädesvis stora organisationer som Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms Stad, samt många landsting är trenden att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning och många andra stora upphandlande myndigheter är i olika faser av införande. Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Tjänsteutlåtande Stadsledningskontoret översyn inköp och upphandling Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag till riktlinje för inköp och upphandling Göteborgs Stad [Park och Natur], tjänsteutlåtande 2 (6)

81 Ärendet Kommunfullmäktige beslutade att ge kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämnden reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Kommunstyrelsen har utan eget ställningstagande remitterat stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till Trafiknämnden, Park- och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo, Stadshus AB samt Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd. Yttrandet ska lämnas senast Beskrivning av ärendet Reglemente och policy för inköp och upphandlingen revideras 2016 i och med att upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Göteborgs Stad har under många år haft som mål att vara ledande i att ställa långtgående hållbarhetskrav i samband med upphandling. Inom inköp och upphandlingsförvaltningen finns en särskild hållbarhetsfunktion med specialister inom miljö, CSR och social hänsyn. Tillsammans med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen har förvaltningen för inköp och upphandling en stödfunktion som har till uppgift att stötta förvaltningar och bolag så att det politiska målet att Minst 50 procent av Göteborgs Stads tjänsteupphandlingar ska göras med modellen för social hänsyn ska kunna nås. För att säkerställa att arbetstagare i de företag som anlitas av Göteborgs Stad har rättvisa arbetsvillkor ställs krav på arbetsrättsliga villkor i flera och flera av stadens upphandlingar. För att behålla tätpositionen när det gäller att ställa bl.a. hållbarhetskrav i upphandling är ett införande av en stadsgemensam inköpsprocess en förutsättning. Staden måste uppfattas som en seriös part med en Stadsgemensam inköpsprocess. Inköp och upphandlingsnämndens ändamål enligt gällande reglemente är att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling. I beskrivningen av uppgifterna står att nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov. I nästa mening står det att nämnden ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandling bedömer att det inte anges tillräckligt tydligt att inköp och upphandlingsnämnden skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Förslaget till ändring av reglementet är en anpassning till de förväntningar som växt fram under de senaste åren på inköp och upphandling som verktyg för att uppnå ekonomiska såväl som hållbarhetseffekter. I kommunfullmäktiges budget 2018 får inköp och upphandlingsnämnden i uppdrag att ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Arbetet bör grundas på gedigna inköpsanalyser och vedertagna metoder bör tillämpas, såsom kategoristyrning En stadsgemensam inköpsprocess tar ett samlat grepp om stadens totala inköp oavsett upphandlingsform. Den utgår från ett gemensamt synsätt och bygger Göteborgs Stad [Park och Natur], tjänsteutlåtande 3 (6)

82 på gemensamt ramverk, gemensam metodik, styrmodell, resurser i nätverk med rätt kompetens samt tydliga roller och beslutsmandat. Den gemensamma inköpsprocessen skall med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget leda till en för staden övergripande inköps- och upphandlingsplan och skapa långsiktiga förutsättningar för en gemensam bild kring övergripande och principiella frågor som rör stadens inköp och upphandlingar. Inköps- och upphandlingsplanen ska vara långsiktig och ha ett helhetsperspektiv. Den ska utgöra övergripande styrning inom de kategoriområden som prioriteras och där mer detaljerade strategier ska tas fram. En förutsättning för kategoristyrning är att arbetet drivs av tvärfunktionella team med aktivt deltagande från de förvaltningar och bolag som berörs av respektive kategori. Kategoristyrning syftar till att utforma en mer strukturerad metodik i inköpsarbetet och ge ett tydligt och effektivt inköpsförfarande i samtliga delar av verksamheten. De varor och tjänster organisationen köper delas in i grupper (kategorier) med utgångspunkt i vilken funktion dessa varor och tjänster har. Varje kategori utvärderas och analyseras av tvärfunktionella team under ledning av en kategoriledare/-chef för att komma fram till den optimala inköpsstrategin för respektive kategori. I analysen antas ett helikopterperspektiv vid undersökning av såväl kundernas behov som leverantörsmarknadens möjligheter. Andra värden som skapas genom att styra inköpsvolymen på detta sätt kan vara i form av minskning i inköpspris, att verksamhetens totala kostnader minskar, att prishöjningar dämpas eller att risker för utebliven leverans minimeras. En förutsättning för kategoristyrning är att intressenter, funktioner och individer över hela organisationen deltar aktivt och engagerat, inte bara ett arbete för inköpsfunktionen. För att få en väl fungerade inköpsprocess krävs kompetens i alla delar av processen. Först när kompetensen är säkerställd kan de ramavtal och andra inköpsavtal som finns i staden användas på rätt sätt och bästa köp kan göras vid varje enskilt tillfälle. Förvaltningen bedömning Förslag till förändringar i reglemente Reglementsjusteringar har ett fokus på stadens inköpsprocess jämfört med tidigare fokus på inköpscentral med ramavtalsupphandlingar. Förslag, kap 2 1 Gällande, kap 2 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens Nämnden är Göteborgs Stads gemensamma inköpsprocess och ska inköpscentral och ska tillhandahålla också vara Göteborgs Stads centraliserad inköpsverksamhet med ett inköpscentral. huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 1till detta tjänsteutlåtande. Göteborgs Stad [Park och Natur], tjänsteutlåtande 4 (6)

83 Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. De punkterna som fanns i policyn är liksom tidigare fortsatt som rubriker i förslag till riktlinje i tjänsteutlåtandet. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtandet. Se även bilaga 4 till detta tjänsteutlåtande för att se förslag på Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling i sin helhet. Förvaltningens bedömning Förvaltningen delar stadsledningskontorets bedömning att huvudansvaret för stadens inköpsprocess ska ligga på nämnden för inköp och upphandling. Liksom tidigare ska nämnden fortsatt vara Göteborgs Stads inköpsnämnd. Det är positivt att ambitionsnivån ökar avseende uppföljning och analys av stadens upphandlingar och i förlängningen dess avtal. Förvaltningen är positiv till att staden gör gemensamma upphandlingar, där det faller sig naturligt och där det finns liknande behov. Förvaltningen använder sig av stadens ramavtal där det är möjligt. Förvaltningen anser dock att det alltid måste göras en avvägning mellan gemensamma och specifika behov vid samordning av upphandling och inköp. Det är viktigt att inte göra för stora ramavtalsområden, så att verksamheternas behov får stå tillbaka till förmån för samordning. Många upphandlingar är specifika för vår verksamhet och där det är möjligt gör vi redan samordnade upphandlingar med t ex trafiknämnden när vi har liknande behov. Skrivningen om att nämnden har en konsultativ roll har förtydligats och lyder i stället att nämnden ska erbjuda råd och stöd samt också erbjuda specialistkompetens i form av konsulttjänster i staden. Förvaltningen har behov av konsultativt stöd. Specialiststöd kan behövas vid komplicerade och omfattande upphandlingar av olika slag. Förvaltningen behöver också juridiskt stöd när överprövningar sker i samband med upphandlingar eller vid förnyade konkurrensutsättningar. Förvaltningen har idag stöd från samhällsskydd och beredskap vid kontroller av olika anbudsgivare och leverantörer. Att arbeta vidare med att utveckla metoder för kontroller ser förvaltningen som ett särskilt viktigt uppdrag för inköp och upphandlingsnämnden i syfte att öka förtroendet för kommunens olika upphandlingar Göteborgs Stad [Park och Natur], tjänsteutlåtande 5 (6)

84 Mottagare av beslut Protokollsutdraget och tjänsteutlåtandet ska skickas till förvaltningsbrevlådan på Stadsledningskontoret. Monika Olsson Noshin Hafizi Förvaltningscontroller T.f. Direktör Göteborgs Stad [Park och Natur], tjänsteutlåtande 6 (6)

85 l(s) ;, va Dnr:38lll7 Vår ref: Lia Defferfelt, Tommy Karlsson Stadsledningskontoret/Stadsledningskontorel GBGStad SVAR PA REMISS OM CöTEEORGS STADS INKöP OCH UPPHANDLING, DNR Sammanfattning Renova har en verksamhetsmässigt och tekniskt sett unik verksamhet vad gäller avfall och återvinning. Denna kräver bland annat extra krav på snabbhet och kvalitet vad gäller inköp och upphandling. Vi har idag ett väl fungerande system med en egen inköpsenhet, ftinådshantering, ftirebyggande underhåll och där stadens samordnande funktion kring stödjer på ett bra sätt i inköp och upphandling av allmän karaktär och där Renovas egen enhet ftir inköp och upphandling stödjer verksamhetens egen tekniska kompetens vid inköp och upphandlingar av mer Renova-specifika varor och tjänster. Det finns flera bra ftirslag till ökad samordning i förslaget, men så som Renova läser remissen, ser vi också risker. En ny organisation och större samordning, utan nödvändiga undantag inom staden kan leda till ftirsämrade möjligheter ftjr Renova att utfüra sitt uppdrag åt ägarkommunema och att konkurrera på marknaden. Renovas roll Renovakoncernen är Västsveriges ledande miljöftiretag inom avfall och återvinning. Vårt uppdrag ar att tillsammans med våra ägarkommuner ta ett langsiktigt ansvar när det gäller avfall och återvinning. Vi ska leverera affìirsmässig samhällsnytta och aktivt medverka till en hållbar utveckling i vår ägarregion. Renova åir en kommunal, regional bolagskoncern som lyder under aktiebolagslagen. Vårt dotterbolag Renova Miljö AB erbjuder ftiretag och kommuner i Västsverige helhetslösningar ftr avfall och återvinning och verkar på en konkurrens utsatt marknad där bland annat pris, kvalitet och tidsaspekter vid upphandling och inköp är viktiga ftir att vi ska stå oss väl i konkurrensen. Moderbolaget Renova AB arbetar med uppdrag som våra l0 ägarkommuner har tilldelat oss och där kvalitetsaspekter, miljö- och samhällsnytta har stort fokus.

86 2(s) "ffiv(r till stor del i den så kallad ftirsörjningssektorn som lyder under upphandlingslagstiftningen für ftirsörjningssektorn (LUF). Dessa regler skiljer sig delvis från stadens mer vanliga regelverk i LoU, vilket innebär att det är delvis andra regler som styr vår inköps- och upphandling än ftir stora delar av övriga staden. Renovas verksamhet ingår Verksamheten är samhällskritisk genom att vi hanterar kommunalt avfall och verksamhetsavfall och säkerställer leveranser av återvinningsprodukter, slurry für biogasproduktion och energi i form av el och fiärrvärme. Renovakoncernen köper idag in varor och tjänster für ca 600 miljoner kronor per år, vilket motsvarar ca 50 Yo av omsättningen. Bolagen har en egen upphandlande enhet som stödjer verksamheten vid inköp och upphandlingar och som besitter den nödvändig tekniska baskunskapen inom vara kärnområden. För att säkerställa låga kostnader och hög kvalitet på sina anläggningar har Renova en egen anläggningsstandard och ett anläggningsregister som är kopplat till ftinådsfunktionen frir att optimera underhålls- och ftirrådskostnader. Positivt med förslaget Renova tycker att mycket i fiirslaget om reviderat uppdrag für ntimnden ftir inköp och upphandlingar (INK) är bra. Det är positivt att det finns en ambition inom staden att fokusera på hela inköpsprocessen med strategiskt, taktiskt och operativt inköp och att man vill göra detta i samarbete med bland annat bolagen. Renova bidrar gärna i arbetet med stadens gemensarnma strategiska inköpsplaner av allmän karaktär. Renova anser att det är positivt att INK får en ftirtydliga roll i att stötta verksamheterna som stadens expertorgan, attman ska leda utvecklingen inom området och ge råd och stöd i upphandlingsrelaterade frågor. Det Èir positivt med ett ökat fokus på avtalsuppftiljning och avtalsvard och det är positivt att ha en process ftir att rapportera in och att sammanställa ftirteckning på allvarliga fel i leverantörers leveransftirmåga. Om man säkerställer hur denna ftirteckning kommer Renova till godo, kommer den att kunna vara ett stort stöd fiir oss. Synpunkter I den tolkning som vi gör av det remitterade ftirslaget ser vi dock vissa risker. Vi befarar att alltftjr långtgående krav på samordning skulle kunna göra det svårt für Renova att utftira sina tilldelade och sina konkurrensutsatta verksamheter på ett lika bra, snabbfotat och kvalitetsmässigt sätt som idag. Renova anser att viss samordning, som i grunden åir bra for hela staden, kan kräva en anpassning ftir aftbättre passa vår verksamhet. Det finns delar i målet om en ökad samordning och styrning, som affìirsdrivande bolag inom ftirsörjningssektom och bolag med tilldelade uppdrag tekniska uppdrag, bör undantas ifrån. Detta gäller speciellt inköp och upphandling inom teknisk utrustning och tjänster. Renovas verksamhet skiljer sig från stadens huvudsakliga verksamhet och kräver stor teknisk specialistkunskap ftir att tillgodose bolagets behov. Historiskt sett har inte sådan kompetens funnits inom den samordnande fürvaltningen. Om staden ska gå mot en mer samordnande roll, krävs såsom Renova tolkar fürslaget, mer kunskap inom Renovas område såsom avfallsbehandlingstekniker, önskemål på tekniska konsulter, Renovas

87 3(s).ij!s. J I lrr Kenovo anläggningsstandard, LuF, miljöfrågor vad gäller avfall och återvinning, säkerhetsfrågor, aktiebolagslagstiftning och annat att krävas av staden. Renova tror att det är en omöjlig eller åtminstone mycket kostsam uppgift attlâgga sådan kompetens på en central nivå i staden. Aktiebolagslagen ställer krav på verksamheten som delvis skiljer sig från stora delar av övriga staden. Bolaget kan till exempel inte riskera sämre kvalitet och priser, där avtalet på det hela taget gynnar staden i stort, men där det missgynnar Renova. Det är viktigt att vi även fortsättningsvis har rådigheten att kunna göra egna upphandlingar, där ftir vår verksamhet specifik kompetens krävs, så att de samhällsviktiga funktionerna inom ftirsörjningssektorn som vi levererar inte äventyras. Det är dessutom viktigt att Renova Miljö AB kan ageramed likartade spelregler som andra avfallshanteringsbolag på den konkurrensutsatt marknaden och att vi kan genomfüra vara tilldelade uppdrag på ett kvalitetsmässi gt, milj ömässi gt och effektivt sätt. Inom LuF, till skillnad mot inom LoU, finns en möjlighet till kingre avtalstider, vilket är positiu ftir Renova verksamhet och ftir säkerställande av ftirsörjningsleveransen. Det är d irftir fortsatt viktigt att vi har möjlighet och kompetens att utnyttja dessa möjligheter vid behov och ser gäma ftirtydliganden i ftirslaget kring detta. Renova har redan idag bra styrning pävëra inköp och upphandlingar. Vi har en egen inköpsenhet som stöttar verksamheternas behov. Renova har en egen anläggningsstandard och ett anläggnings- och underhållsregister. Renova jobbar systematiskt med ft)rebyggande underhåll, men oplanerade stopp i pannorna inträffar trots det på Sävenäs energiåtervinningsanläggning. Varje sådant oplanerat stopp kostar flera hundra tusen kronor per dygn. Samordning tar ofta tid och om samordning måste göras i sådana lägen med resten av staden, kan stora värden ekonomiska värden gå ftirlorade, samtidigt som Göteborg och övriga ägarkommuner kan ffi lagringsproblem ftir sitt uppkomna avfall. Det är därftir väsentligt att kunna köpa in rätt reservdelar och kompetens mycket snabbt vid behov. Vi behöver säkerställa effektiva, kvalitetssäkrade, underhållskritiska och totalkostnadsmässiga bra inköp och upphandlingar och Renova befarar att en alltftjr langtgående styrning och samordning med resten av staden fürsvårar vårt uppdrag. Renova ser en risk att stora, samordnade upphandlingar riskerar att bli ftir trubbiga och sakna den spets som krävs ftjr vår verksamhet. Det är viktigt att vi har upphandlingar och avtal där våra behov tillgodoses. Tvingas vi att använda oss av avfal som inte tillgodoser våra behov, kan detta riskera såväl säkerhets-, kvalitets-, underhåll-, miljö och ekonomiska aspekter på vår verksamhet. Renova ser inga fürdelar, utan stora risker, med att lämna detta system till ftirmån ft)r en central helt samordnad funktion. Renova ser en risk, tvärtemot vad skrivningen i remissen säger, att det ftirtydligande/utökande av nåimndens ansvar och mandat, kan innebära ekonomiska konsekvenser. Renova ser tex en risk att de administrativa kostnaderna kring inköp och upphandling kan komma att öka für Renova och kanske även ftir staden som helhet. Renova ser med ftirslaget ett behov attbygga upp kompetens parallellt på en central inköps- och upphandlingsfunktion, samtidigt som den måste finnas hos Renova själv. En ökad samordning, kräver mer kommunikation mellan tekniska experter, inköpare/upphandlare på bolaget och INK. Det tar mer tid att komma överens om t. ex.

88 ##;' vo 4(s) gemensamma krav i en upphandling. Förslaget innebåir också såsom Renova ser det, att nämnden behöver byggaupp en nylstörre analysfunktion. Ökade kostnader går emot intentionerna med ftirslaget, och motverkar Renovas chanser att agerupå en konkurrensutsatt marknad och att utftira tilldelade uppdrag på ett kostnadseffektivt sätt ftir medborgarna/avfallslämnarna. Renova noterar att förslaget om ftiråindrat uppdrag inte innehåller någon information om finansieringsfrågan ftir kostnader für ett utökat uppdrag fttr INK. Förslaget anger att Renova ska vara skyldiga att rapporteranär uppgifter om inköp efterfrågas. Renova lägger idag, allmänt sett, en betydande tid på rapportering till staden och önskar att rapporteringskraven samordnas och gärna tidsbestäms, für att optimera tidsåtgången och minimera administrationskostnader fü r detta. Renova känner en viss oro ftjr att det frirändrade uppdraget i så stor grad har fokus på uppftiljning och kontroll. Det finns en risk att den verkliga verksamheten som ftirvaltningar och bolag bedriver och dåir INK ska varaett stöd, kommer i skymundan. Samordning kräver ofta kompromisser och större tidsåtgang. Renova ser att detta kan komma att ställa till problem vid tex oplanerade driftstopp och med sin jourverksamhet Renova anser att en viktig roll ftir nämnden är att stödja staden och dess tekniska bolag i inköps- och upphandlingsfrågor, snarare än att samordna alla. Om staden trots allt väljer att ta på sig den samordnande rollen, kräver detta att Renova bjuds in till samtliga upphandlingsdiskussioner som rör just vår kunskap. Renova ifrågasätter om detta är resurseffektivt ftir staden som helhet. Fokus ftir upphandlingar ftir INK bör vara områden där det finns ett större gemensamt behov für staden. Detta gäller enligt vår syn de varor och tjåinster som är av bred, mer allmän karaktär, som hela eller stora delar av stadens ftirvaltningar och bolag har användning ftir. Vi ser det som eu effektivt resursutnyttjande att samordnade upphandlingar av varor och tjänster av mer allmän karaktär kan ske centralt genom INK med samverkan från berörda beställande ftirvaltningar och bolag. Renova bör alltså även fortsättningsvis få rådighet, så att vår egen upphandlande avdelning kan fokusera på det som är tillhörande kritiska kärnområden fìir vår verksamhet, områden som vi ser åir mycket svårt att finna samordningsvinster i. Renova ägs av 10 kommuner, som alla har krav på verksamhetens och bolagens bästa ftjr ögonen. Det är viktigt att säkerställaatt den ökade samordningen som kan gynna Göteborg inte samtidigt missgynnar Renova och dess övriga ägarkommuner. Vid upphandling av underentreprenörer, som Renova ofta använder sig av, finns krav på ftirhandlingar enligt medbestämmandelagen och enligt arbetsmiljölagstiftningen finns krav på insyn från bolagets skyddsorganisation. Renova konstaterar att det krävs en särskild ordning vid ökad samordning av upphandling av underentreprenörer, eftersom stadens centrala samverkansorganisation inte innefattar Renova. Förslag Renova ftireslår ett separat avsnitt i ett eventuellt kommande regelverk gällande ftr tekniska bolag, där specifika delar undantas, där det står att bolagen bör ha egen rådighet,

89 .ij!s. rt I lro Kenova s(s) alltså ffi bedriva egna upphandlingar, inom für den egna verksamheten, kritiska kåimområden, bland annat enligt LUF För att utveckla helhetssynen och en gemensam strategisk inriktning fìir hela staden bör det redan etablerade Strategiforum fä en utvecklad och stärkt roll dåir medverkan fran bolagen såikerställs. Redan etablerade nätverk mellan stadens bolag och fürvaltningar bör fortsätta och utvecklas vidare ftir att öka samverkan och finna synergieffekter. RENOVA Anders Ä.ström VD

90

91

92 1 Bilaga L Styrelsen Diarienummer:0008/18 Handläggare: Stefan Söderlund Tel: E-post: stefan.soderlund@gshab.goteborg.se Yttrande från Göteborg Stadshus AB rörande översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling. Styrelsen i Göteborgs Stadshus föreslås besluta: 1. Översända föreliggande remissvar avseende översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling. 2. Förklara punkten omedelbart justerad. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag, dnr 1167/16. Stadshus har tillsammans med några av koncernens bolag fått möjlighet att besvara den remiss som sänts ut i ärendet. Föreliggande tjänsteutlåtande utgör Stadshus synpunkter rörande inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling. Stadshus svar har tagit sin utgångspunkt i koncernövergripande frågor och förutsättningar inom inköp och upphandling. Stadshus välkomnar ett stadenövergripande synsätt på inköpsprocessen som helhet och att nämnden för inköp och upphandling tar ansvar där tydliga nyttor genom samordning har identifierats. Stadshus menar att det finns betydande ekonomiska vinster med en genomtänkt och samordnad inköpsprocess. Det är dock viktigt att trycka på att den nyttan inte är generell utan att ett strategiskt arbete krävs där målsättningar, strategier och operativt arbete tar sin utgångspunkt ur stadens målsättningar samt verksamheternas behov. Det är därför avgörande att finna arbetsprocesser som stödjer en samordning där detta är lämpligt, men också en frihet för upphandlande myndigheter där själva upphandlingen utgör eller ligger nära kärnverksamheten. Ett sådant exempel, menar Stadshus, är upphandling av entreprenader för bostäder eller fjärrvärme där Framtiden via Byggutveckling AB respektive Göteborg Energi tar ansvar för fullmäktiges målsättning genom sin kärnverksamhet. HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

93 2 Bilaga L Styrelsen Vidare bör finansieringen av de tjänster som upphandlingsförvaltningen utvecklar ske genom en tydlig modell där nyttjaren av tjänsten finansierar den, exempelvis genom köpt timme. Detta skapar incitament för en kostnadseffektiv verksamhet som utvecklas utgående från behov och levererad kvalitet. Ekonomiska konsekvenser En samordnad och effektiv inköpsprocess bör kunna ge stora ekonomiska vinster. I de handlingar som utskickats finns inga målsättningar uttryckta kring detta. Stadshus ser med fördel att staden uttrycker målsättningar avseende lägre inköpskostnader för staden. Det finns utmaningar med den typen av målsättningar då inköpsvolymer förändras över tid. Det är dock viktigt att finna relevanta nyckeltal för att följa inköpsprocessens effektivitet både vad gäller ekonomisk effekt och andra målsättningar som exempelvis hållbarhet. En eventuell ambitionshöjning hos nämnden för inköp och upphandling som skulle kräva resursförstärkning bör enligt Stadshus mening finansieras antingen genom en köp-säljmodell eller genom en modell där lägre kostnader för verksamheterna ger en så kallad kickback till upphandlingsnämnden. Barn, jämställdhets, mångfalds och miljöperspektivet Jämställdhetsperspektivet Då reglemente och policy innehåller tydliga skrivningar rörande målsättningar kring exempelvis sociala hållbarhetsfrågor bedöms vald utveckling stödja barnperspektivet. Omvärldsperspektivet Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Ärendet Kommunfullmäktige fattade beslut , 13 Dnr 1167/16 att ge kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Enligt beslutet skulle översynen ske gemensamt av kommunstyrelsen och av nämnden för inköp och upphandling. HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

94 3 Bilaga L Styrelsen Stadshus har tillsammans med ett antal bolag i koncernen beretts tillfälle att svara på utskickad remiss. Bakgrund Göteborgs Stads Upphandlings AB bildades 1994 genom att dåvarande Inköpskommittén med delegation från kommunstyrelsen bolagiserades. Motiv och affärsidé var enligt kommunfullmäktiges handling 1993 nr 107, upphandla till lägsta kostnad, lämplig kvalitet och kundservice samt en god kontinuitet på uppdrag av förvaltningar och bolag. Bolaget var Göteborgs Stads inköpscentral med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. I samband med att oegentligheter kopplade till upphandling uppmärksammades 2010 påbörjade Göteborgs Stad ett arbete med självdeklarationer. Upphandling var ett av fokusområdena i självdeklarationen. I samband med detta reviderades upphandlings- och inköpspolicyn, kommunfullmäktige, Den nya policyn gav bolaget ett tydligt och utökat uppdrag, väl dokumenterat i såväl bolagsordning som i bolagets ägardirektiv och omfattade upphandling och inköp för stadens samtliga förvaltningar och bolag samt stiftelser där staden har ett majoritetsinflytande. Efter förändrad lag för upphandling (LOU) gällande bland annat direktupphandling anpassades policy och riktlinjer för inköp och upphandling år 2016, kommunfullmäktige, Reglemente och policy för inköp och upphandlingen revideras senare av kommunfullmäktige, , i och med att upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Upphandling som styrning för att uppnå mål Upphandlingslagstiftningen har förändrats många gånger sedan införandet i början av nittiotalet och möjligheterna att ställa hållbarhetskrav i upphandling har ökat kontinuerligt. Göteborgs Stad har under många år haft som mål att vara ledande i att ställa långtgående hållbarhetskrav i samband med upphandling. Inom inköp och upphandlingsförvaltningen finns en särskild hållbarhetsfunktion med specialister inom miljö, CSR och social hänsyn. Tillsammans med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen har förvaltningen för inköp och upphandling en stödfunktion som har till uppgift att stötta förvaltningar och bolag så att det politiska målet att Minst 50 procent av Göteborgs Stads tjänsteupphandlingar ska göras med modellen för social hänsyn ska kunna nås. För att säkerställa att arbetstagare i de företag som anlitas av Göteborgs Stad har rättvisa arbetsvillkor ställs krav på arbetsrättsliga villkor i flera och flera av stadens upphandlingar. Det har varit och är fortsatt ett gediget arbete att få fram villkor som marknadens parter kan acceptera. HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

95 4 Bilaga L Styrelsen För att behålla tätpositionen när det gäller att ställa bl.a. hållbarhetskrav i upphandling är ett införande av en stadsgemensam inköpsprocess en förutsättning. Förvaltningar och bolag måste agera på likartat sätt gentemot näringslivet. Staden måste uppfattas som en seriös part. En annan avgörande faktor för att lyckas är att det finns resurser att följa upp ställda krav. Bara då bidrar vi till en seriös marknad och en sund konkurrens på lika villkor. Stadsgemensam inköpsprocess Inköp- och upphandlingsnämndens ändamål enligt gällande reglemente som trädde i kraft den 1 januari 2017 är att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling. I beskrivningen av uppgifterna står att nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov. I nästa mening står det att nämnden ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Stadsledningskontoret och upphandlingsförvaltningen anser i sin analys att Arbetet bör grundas på gedigna inköpsanalyser och vedertagna metoder bör tillämpas, såsom kategoristyrning Stadshus delar i allt väsentligt Stadsledningskontorets slutsatser rörande de övergripande målsättningarna och arbetssätten för den gemensamma inköpsprocessen enligt nedan. Det är dock avgörande att inköpsprocessen utgår från att finna nyttor utgående från verksamheternas behov och att styrningen sker med inriktning på upphandlingar där samordning ger tydliga vinster. Upphandlingar som ligger i eller nära bolagens kärnverksamheter bör även fortsättningsvis ägas av bolagen själva. Område Gemensamt agerande bidrar till kostnadseffektivitet Bidra till den goda affären för hela staden Stadsledningskontorets slutsatser En gemensam inköpsprocess i staden syftar till att få kontroll och kunna arbeta strategiskt med stadens totala inköp. Ett gemensamt agerande och en enad syn bidrar till en tydlighet mot leverantörsmarknaden. Stadens framstår som en professionell inköpsorganisation och blir därmed en attraktiv affärspartner. Stadens inköp kan koordineras bättre, skalfördelar uppnås och på så sätt undviks också att stadens förvaltningar och bolag konkurrerar Stadshus kommentarer Stadshus delar SLK:s slutsatser. Staden kommer dock även i fortsättningen att möta marknaden i värksamhetspecifika upphandlingar med olika varumärken, läs Stadens bolag. Stämmer under förutsättning att det handlar om samordnade inköp där flera förvaltningar HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

96 5 Bilaga L Styrelsen Hållbara inköp Möjlighet att påverka marknad Effektivt resursnyttjande om samma leverantörer. Det bidrar helt enkelt till bättre affärer. En gemensam inköpsprocess främjar att staden utvecklas på ett hållbart sätt då långsiktiga strategier för miljö- och sociala krav kan arbetas fram per kategori. På så sätt kan stadens inköp nå en högre måluppfyllnad mot de satta politiska målen Ett gemensamt agerande mot marknaden, där volymerna samlas, möjliggör att arbeta med innovationsupphandling. En gemensam inköpsprocess kommer leda till besparingar då ledtiderna i upphandlingsarbetet blir kortare. Med högre beställarkompetens i staden görs beställningar på rätt sätt. Det minskar risken för otillåtna direktupphandlingar och frigör tid för att arbeta med kärnverksamheten. och bolag har samma eller liknande behov. Stadshus delar uppfattningen. Det kan dock finnas behov av kompetensstöd för bolagen i de upphandlingar som man bedriver själva. Här kan upphandlingsförvaltningen utgöra ett bra stöd. Göteborgs Stad är en mycket stor inköpare av varor och tjänster. Självklart finns betydande potential i samordning av stadens inköp. Innovationsupphandling kan medföra högre kostnader i förberedelseprocessen och i själva anskaffningen än en genomsnittlig upphandling, men kan samtidigt ge upphov till besparingar över kontraktsperioden eller förbättringar i kvalitet. Det är därför viktigt att inför upphandlingen göra en affärsanalys (business case). För att få en god utveckling inom området krävs kompetens och stöd till upphandlande enheter. Viktigt att ambitionen kan konkretiseras med relevanta nyckeltal som följs över tid och som underlättar justeringar av metoder och processer. HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

97 6 Bilaga L Styrelsen Gå från reaktiv till proaktivt inköpsbeteende Gemensam struktur och process - förbättrad analys ger staden handlingsutrymme på lång sikt Stadshus delar slutsatsen Processbeskrivning Processteg Övergripande inköpsstrategi för Göteborgs Stad Strategisk inköpsnivå inköpskategori Taktisk nivå Stadsledningskontorets beskrivning av delprocessen Med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget skapar inköp och upphandlingsnämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser i staden en inköps- och upphandlingsplan Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Stadshus kommentarer Planen är en förutsättning för en god samordning och effektiv process. Planen bör innehålla tydliga mål. Viktigt att säkra verksamheternas input Utgör strategier för att uppnå målen i planen Viktigt att säkra verksamheternas input Entreprenadupphandlingarna bör som regel skötas av berörd verksamhet. Upphandlingsförvaltningen kan utgöra kompetensstöd i valda delar HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

98 7 Bilaga L Styrelsen Operativ nivå Återföring Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar. Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt all annan daglig hantering. Den operativa nivån återför data till den strategiska och taktiska nivån. Observera att verksamheterna har sina egna taktiska och strategiska nivåer som måste bli en del i inköpsprocessen Göteborgs Stadshus slutsatser Stadshus har tillsammans med några av koncernens bolag fått möjlighet att besvara den remiss som sänts ut i ärendet. Föreliggande tjänsteutlåtande utgör Stadshus synpunkter rörande inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling. Stadshus svar har tagit sin utgångspunkt i koncernövergripande frågor och förutsättningar inom inköp och upphandling. Stadshus välkomnar ett stadenövergripande synsätt på inköpsprocessen som helhet och att nämnden för inköp och upphandling tar ansvar där tydliga nyttor genom samordning har identifierats. Stadshus menar att det finns betydande ekonomiska vinster med en genomtänkt och samordnad inköpsprocess. Det är dock viktigt att trycka på att den nyttan inte är generell utan att ett strategiskt arbete krävs där målsättningar, strategier och operativt arbete tar sin utgångspunkt ur stadens målsättningar samt verksamheternas behov. Det är därför avgörande att finna arbetsprocesser som stödjer en samordning där detta är lämpligt, men också en frihet för upphandlande myndigheter där själva upphandlingen utgör eller ligger nära kärnverksamheten. Ett sådant exempel, menar Stadshus, är upphandling av entreprenader för bostäder eller fjärrvärme där Framtiden via Byggutveckling AB respektive Göteborg Energi tar ansvar för fullmäktiges målsättning genom sin kärnverksamhet. Vidare bör finansieringen av de tjänster som upphandlingsförvaltningen utvecklar ske genom en tydlig modell där nyttjaren av tjänsten finansierar den, exempelvis genom köpt timme. Detta skapar incitament för en kostnadseffektiv verksamhet som utvecklas utgående från behov och levererad kvalitet. HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

99 8 Bilaga L Styrelsen Stadshus vill trycka på vikten att nogsamt arbeta fram en tydlig och transparant styr- och finansieringsmodell för arbetet innan själva styrnings- och samordningsarbetet påbörjas. Då kan man hantera de utmaningar som uppstår i realiseringen av de ambitioner som remissen söker skapa. Den process som är föreslagen bedöms kunna utgöra en fungerande styrmodell, men den behöver konkretiseras ytterligare och sättas upp funktionellt innan själva arbetet påbörjas. Involveringen av berörda verksamheter är avgörande för ett lyckat resultat och inköpsprocessen måste säkerställa detta på ett funktionellt sätt. I bilaga redovisas också Lisebergs synpunkter rörande remissen översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling. I övrigt hänvisar Stadshus till övriga skrivelser inlämnade av respektive bolag. Bilaga: 1. Yttrande från Liseberg AB över översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling diarienummer Expedieras: Kommunstyrelsen HÅLLBAR STAD - ÖPPEN FÖR VÄRLDEN Göteborgs Stadshus AB

100

101

102 GSHAB nr Protokollsbilaga 12 Yttrande S, Stadshus AB Yttrande om yttrande från Göteborg Stadshus AB rörande översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy för inköp och upphandling. Göteborgs Stads budget för 2018 betonar vikten av att stadens samlade inköpsvolym samordnas. En förutsättning för detta är att en kategoristyrningsmodell införs på fler inköpsområden i staden. Kategoristyrningsmodellen används i allt fler upphandlande myndigheter. Målet med inköpssamordningen är att effektivisera inköpsprocess och - kostnader där det är görligt. Den föreslagna inköpssamordningen bygger på att analysera hur utmaningarna ser ut inom respektive inköpskategori och sedan, i samverkan, hitta specialanpassade lösningar och strategier. Exempel på åtgärder kan vara att dela upp enskilda upphandlingar i flera, förändra kravspecifikationer, söka konkurrens i andra regioner, kommunicera internt i koncernen och inte genomföra konkurrerande affärer exakt samtidigt samtidigt som staden ska fortsätta arbeta med socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbara upphandlingar. De kommunala bolagen spelar en central roll för att detta gemensamma, stadenövergripande arbete ska kunna fungera. Att bolag som Förvaltnings AB Framtiden eller Göteborg Energi värnar sin kärnverksamhet står inte i motsats till en gemensam inköpssamordning. Den samordnade inköpsprocessen stärker såväl bolag som förvaltningar och möjliggör för dem att utföra sitt kärnuppdrag på ett mer effektivt sätt. Tät dialog mellan berörda parter samt ett stort inflytande från de dominerande köparna är en grundläggande del av den föreslagna kategoristyrningsmodellen. Under arbetet med att implementera den gemensamma inköpssamordningen kommer dialog att vara en förutsättning, och ske kontinuerligt. De kommunala bolagen har även fortsatt ett stort utrymme att värna sitt oberoende och själva påverka den samordnade inköpsprocessen samtidigt som Göteborgs stad, som helhet, kan genomföra de förändringar som är nödvändiga för att effektivisera och modernisera över hela inköp- och upphandlingsområdet i enlighet med beslut i kommunfullmäktige.

103 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Nummer 1/18 28 Diarienummer 6154/17 Yttrande över översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Yttrande kommunstyrelsen Förslag till beslut enligt trafikkontorets tjänsteutlåtande. Ordföranden Johan Nyhus (S) ställer proposition på bifall till trafikkontorets förslag. Trafiknämnden beslutar enligt trafikkontorets förslag. 1. Trafiknämnden tillstyrker föreslagna ändringar i reglemente för inköp och upphandlingsförvaltningen samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling. 2. Trafikkontorets tjänsteutlåtande översänds till kommunstyrelsen som trafiknämndens eget yttrande. 3. Ärendet justeras omedelbart. Vid protokollet Eva Nordqvist Justerat Johan Nyhus Axel Josefson Rätt utdraget intygar i tjänsten Eva Nordqvist

104 Tjänsteutlåtande Trafiknämnden Sammanträdesdatum Utfärdat Diarienummer 6154/17 Juridik och upphandling Lisa Edler/Trafikkontoret/GBGStad, Telefon E-post: Yttrande över översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Förslag till beslut I trafiknämnden 1. Trafiknämnden tillstyrker föreslagna ändringar i reglemente för inköps och upphandlingsförvaltningen samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling. 2. Trafikkontorets tjänsteutlåtande översänds till kommunstyrelsen som trafiknämndens eget yttrande. Sammanfattning Trafiknämnden har fått remitterat stadsledningskontorets förslag på av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling. Trafikkontoret tillstyrker föreslagna ändringar. Trafikkontoret har en väl fungerade inköpsverksamhet som under lång tid arbetat i enlighet stadens policy och riktlinje. Kontoret har även deltagit i arbetet med hållbarhetskrav och miljökrav och ser det som positivt att detta arbete kan vidareutvecklas i en gemensam inköpsprocess. Förhållande till beslutade styrande dokument Trafikkontoret har tagit fram och arbetar efter riktlinjer upphandling samt en rutin för direktupphandling. Dessa dokument är i enlighet med nuvarande policy och bör även vara i enlighet med föreslagen riktlinje för inköp och upphandling. Ekonomiska konsekvenser Föreslagna ändringar är ett förtydligande av nuvarande reglemente och policy. Det ger därmed inga direkta ekonomiska konsekvenser. Trafikkontoret har många verksamhetsspecifika upphandlingar. I de fall där stadens gemensamma ramavtal används kan samordningseffekter finnas genom en gemensam inköpsprocess. 1(5)

105 Barnperspektivet Ställs relevanta och gemensamma hållbarhetskrav i upphandlingar främjar det arbetet med hållbara inköp. Jämställdhetsperspektivet Ställs relevanta och gemensamma hållbarhetskrav i upphandlingar främjar det arbetet med hållbara inköp. Mångfaldsperspektivet Ställs relevanta och gemensamma hållbarhetskrav i upphandlingar främjar det arbetet med hållbara inköp. Miljöperspektivet Genom ett tydligt ansvar hos inköp och upphandlingsnämnden för stadens gemensamma inköpsprocess och som expertorgan, kan hållbarhetskrav ställas i upphandlingar på ett likartat sätt gentemot våra leverantörer. Staden uppfattas på så sätt som en enhetlig och seriös part. Trafikkontoret har sedan lång tid samarbetat med Trafikverket, Stockholms Stad och Malmö Stad för att ställa gemensamma miljökrav i upphandling av entreprenader. Omvärldsperspektivet Många upphandlande myndigheter arbetar med en gemensam inköpsprocess och ramavtal för de gemensamma behoven. Samarbete finns mellan staden och andra upphandlande myndigheter. Stefan Eglinger Trafikdirektör Dan Sandros Juridik och upphandling Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 2(5)

106 Bilagor 1. Tjänsteutlåtande daterat Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling med bilagor. 2. Protokollsutdrag kommunfullmäktige, Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd 4. Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 5. Förslag Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 3(5)

107 Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 29 november 2017 att, utan eget ställningstagande, remittera stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till bl.a. trafiknämnden. Begäran skickades till trafiknämnden den 14 december Svar ska vara tillhanda senast den 16 februari Bakgrund Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag, dnr 1167/16. Nämnden är idag Göteborgs Stads inköpscentral och ska tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingsnämnden har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Trafikkontorets synpunkter Trafikkontoret genomför cirka 80 annonserade, konkurrensutsatta upphandlingar per år. Därutöver kommer avrop på ramavtal, både egna och gemensamma för staden. Kontoret har tre upphandlingsledare, som på heltid arbetar med alla delar i upphandlingsprocessen. Upphandlingsledarna är centralt placerade på avdelningen för juridik och upphandling. Till stöd finns även jurist med kunskap inom upphandlingsområdet. En till två gånger per år genomförs intern utbildning om en och en halv dag för medarbetare som i någon form kommer i kontakt med upphandlingar eller avrop på ramavtal. Kontoret är således väl rustat och har arbetat länge med upphandling i enlighet med lagar och övriga styrande dokument. De flesta av kontorets upphandlingar är specifika för det projekt upphandlingen avser. Även de av kontoret upphandlade ramavtalen avser för kontoret specifik verksamhet. I det fall behovet avser staden gemensamma behov, exempelvis städning, används stadens gemensamma ramavtal. Trafikkontoret ser positivt på att inköps och upphandlingsnämnden får ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och att nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs i enlighet med beslutade strategier och i övrigt inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa. Det tydliggörs även att nämnden ska vara stadens expertorgan samt erbjuda specialistkompetens i form av konsulttjänster internt staden. Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 4(5)

108 Föreslagna ändringar i riktlinjen följer det sätt nämnden och kontoret arbetar på idag. Kontoret har även beslutat om en rutin för direktupphandling och har stöddokument till alla delar i upphandlingsprocessen. Det är viktigt att resurser finns för att följa upp avtalen och att en utvärdering görs efter avslutad avtalsperiod. För att kunna göra bra uppföljningar och utvärderingar krävs att det finns system (inköps och fakturering) som stödjer detta och här finns fortsatt ett stort behov av utveckling. Göteborgs Stad Trafikkontoret, tjänsteutlåtande 5(5)

109 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1432/16 Ledningsstaben Bengt Vänerlöf Telefon E-post: Stefan Granlund Telefon E-post: Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen remitterar utan eget ställningstagande stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till Trafiknämnden, Lokalnämnden, Park och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo, Stadshus AB samt Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag, dnr 1167/16. Nämnden är idag Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingsnämnden har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Ekonomiska konsekvenser Förändringarna i policy och reglemente är ett förtydligande av nämndens nuvarande ansvar och mandat. Därmed innebär revideringen inga direkta ekonomiska konsekvenser. 1(7)

110 Förslaget till reviderat reglemente och policy förväntas underlätta arbetet för nämnden att tillsammans med förvaltningar och bolag hitta samordningseffekter genom en gemensam inköpsprocess. De mer långsiktiga ekonomiska konsekvenserna för staden som helhet är svåra att bedöma i nuläget och besparingspotentialen varierar stort mellan stadens olika typer av inköp. Den inköpsanalysfunktion som kommer att införas under 2018 kommer bistå vid vidare analyser av de ekonomiska konsekvenserna för staden. Framtida samordningseffekter i form av besparingar kommer i så fall att ske i linjen, hos nämnder och styrelser, och inte hos nämnden för inköp och upphandling. En eventuell ambitionshöjning hos nämnden för inköp och upphandling som skulle kräva resursförstärkning får i så fall hanteras inom ramen för ordinarie budgetberedning. Barn, jämställdhets, mångfalds och miljöperspektivet Jämställdhetsperspektivet Föreslagna förändringar förväntas bidra till ökad måluppfyllelse inom dessa perspektiv. Stadsledningskontoret kommer efter avslutad remiss återkomma med utförligare beskrivningar under respektive perspektiv. Omvärldsperspektivet Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Bilaga 1 Protokollsutdrag kommunfullmäktige, Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(7)

111 Ärendet Kommunfullmäktige fattade beslut , 13 Dnr 1167/16 att ge kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Enligt beslutet skulle översynen ske gemensamt av kommunstyrelsen och av nämnden för inköp och upphandling. Bakgrund Göteborgs Stads Upphandlings AB bildades 1994 genom att dåvarande Inköpskommittén med delegation från kommunstyrelsen bolagiserades. Motiv och affärsidé var enligt kommunfullmäktiges handling 1993 nr 107, upphandla till lägsta kostnad, lämplig kvalitet och kundservice samt en god kontinuitet på uppdrag av förvaltningar och bolag. Bolaget var Göteborgs Stads inköpscentral med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. I samband med att oegentligheter kopplade till upphandling uppmärksammades 2010 påbörjade Göteborgs Stad ett arbete med självdeklarationer. Upphandling var ett av fokusområdena i självdeklarationen. I samband med detta reviderades upphandlingsoch inköpspolicyn, kommunfullmäktige, Den nya policyn gav bolaget ett tydligt och utökat uppdrag, väl dokumenterat i såväl bolagsordning som i bolagets ägardirektiv och omfattade upphandling och inköp för stadens samtliga förvaltningar och bolag samt stiftelser där staden har ett majoritetsinflytande. Efter förändrad lag för upphandling (LOU) gällande bland annat direktupphandling anpassades policy och riktlinjer för inköp och upphandling år 2016, kommunfullmäktige, Reglemente och policy för inköp och upphandlingen revideras senare av kommunfullmäktige, , i och med att upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Upphandling som styrning för att uppnå mål Upphandlingslagstiftningen har förändrats många gånger sedan införandet i början av nittiotalet och möjligheterna att ställa hållbarhetskrav i upphandling har ökat kontinuerligt. Göteborgs Stad har under många år haft som mål att vara ledande i att ställa långtgående hållbarhetskrav i samband med upphandling. Inom inköp och upphandlingsförvaltningen finns en särskild hållbarhetsfunktion med specialister inom miljö, CSR och social hänsyn. Tillsammans med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen har förvaltningen för inköp och upphandling en stödfunktion som har till uppgift att stötta förvaltningar och bolag så att det politiska målet att Minst 50 procent av Göteborgs Stads tjänsteupphandlingar ska göras med modellen för social hänsyn ska kunna nås. För att säkerställa att arbetstagare i de företag som anlitas av Göteborgs Stad har rättvisa arbetsvillkor ställs krav på arbetsrättsliga villkor i flera och flera av stadens upphandlingar. Det har varit och är fortsatt ett gediget arbete att få fram villkor som marknadens parter kan acceptera. För att behålla tätpositionen när det gäller att ställa bl.a. hållbarhetskrav i upphandling är ett införande av en stadsgemensam inköpsprocess en förutsättning. Förvaltningar och bolag måste agera på likartat sätt gentemot näringslivet. Staden måste uppfattas som en seriös part. En annan avgörande faktor för att lyckas är att det finns resurser att följa upp Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(7)

112 ställda krav. Bara då bidrar vi till en seriös marknad och en sund konkurrens på lika villkor. Stadsgemensam inköpsprocess Inköp- och upphandlingsnämndens ändamål enligt gällande reglemente som trädde i kraft den 1 januari 2017 är att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling. I beskrivningen av uppgifterna står att nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov. I nästa mening står det att nämnden ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandling bedömer att det inte anges tillräckligt tydligt att inköp och upphandlingsnämnden skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Föreliggande förslag till ändring av reglementet är en anpassning till de förväntningar som växt fram under de senaste åren på inköp och upphandling som verktyg för att uppnå ekonomiska såväl som hållbarhetseffekter. Förväntningarna märks inte minst i kommunfullmäktiges budget 2018 där inköp- och upphandlingsnämnden uppdras att ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Arbetet bör grundas på gedigna inköpsanalyser och vedertagna metoder bör tillämpas, såsom kategoristyrning En stadsgemensam inköpsprocess tar ett samlat grepp om stadens totala inköp oavsett upphandlingsform. Den utgår från ett gemensamt synsätt och bygger på gemensamt ramverk, gemensam metodik, styrmodell, resurser i nätverk med rätt kompetens samt tydliga roller och beslutsmandat. Den gemensamma inköpsprocessen skall med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget leda till en för staden övergripande inköps- och upphandlingsplan och skapa långsiktiga förutsättningar för en gemensam bild kring övergripande och principiella frågor som rör stadens inköp och upphandlingar. Inköps- och upphandlingsplanen ska vara långsiktig och ha ett helhetsperspektiv. Den ska utgöra övergripande styrning inom de kategoriområden som prioriteras och där mer detaljerade strategier ska tas fram. En förutsättning för kategoristyrning är att arbetet drivs av tvärfunktionella team med aktivt deltagande från de förvaltningar och bolag som berörs av respektive kategori. Gemensamt agerande bidrar till kostnadseffektivitet - En gemensam inköpsprocess i staden syftar till att få kontroll och kunna arbeta strategiskt med stadens totala inköp. Ett gemensamt agerande och en enad syn bidrar till en tydlighet mot leverantörsmarknaden. Stadens framstår som en professionell inköpsorganisation och blir därmed en attraktiv affärspartner. Bidra till den goda affären för hela staden - Stadens inköp kan koordineras bättre, skalfördelar uppnås och på så sätt undviks också att stadens förvaltningar och bolag konkurrerar om samma leverantörer. Det bidrar helt enkelt till bättre affärer. Hållbara inköp - En gemensam inköpsprocess främjar att staden utvecklas på ett hållbart sätt då långsiktiga strategier för miljö- och sociala krav kan arbetas fram per kategori. På så sätt kan stadens inköp nå en högre måluppfyllnad mot de satta politiska målen. Möjlighet att påverka marknad Ett gemensamt agerande mot marknaden, där volymerna samlas, möjliggör att arbeta med innovationsupphandling. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(7)

113 Effektivt resursnyttjande - En gemensam inköpsprocess kommer leda till besparingar då ledtiderna i upphandlingsarbetet blir kortare. Med högre beställarkompetens i staden görs beställningar på rätt sätt. Det minskar risken för otillåtna direktupphandlingar och frigör tid för att arbeta med kärnverksamheten. Gå från reaktiv till proaktivt inköpsbeteende - Gemensam struktur och process - förbättrad analys ger staden handlingsutrymme på lång sikt Processbeskrivning Övergripande inköpsstrategi för Göteborgs Stad Med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget skapar inköp och upphandlingsnämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser i staden en inköps- och upphandlingsplan. Strategisk inköpsnivå inköpskategori Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Taktisk nivå Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar. Operativ nivå Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt all annan daglig hantering. Återföring Den operativa nivån återför data till den strategiska och taktiska nivån. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(7)

114 Kategoristyrning Kategoristyrning är en strategisk metod som fokuserar på de stora summor som organisationen köper produkter och tjänster för från sina leverantörer. Arbetsformen är etablerad både inom privat och offentlig sektor och speciellt inom organisationer med stor inköpsvolym och många olika verksamheter. Dock har metoden än så länge varit vanligare i privat inköpsverksamhet än inom offentlig upphandling. Kategoristyrning syftar till att utforma en mer strukturerad metodik i inköpsarbetet och ge ett tydligt och effektivt inköpsförfarande i samtliga delar av verksamheten. De varor och tjänster organisationen köper delas in i grupper (kategorier) med utgångspunkt i vilken funktion dessa varor och tjänster har. Varje kategori utvärderas och analyseras av tvärfunktionella team under ledning av en kategoriledare/-chef för att komma fram till den optimala inköpsstrategin för respektive kategori. I analysen antas ett helikopterperspektiv vid undersökning av såväl kundernas behov som leverantörsmarknadens möjligheter. Andra värden som skapas genom att styra inköpsvolymen på detta sätt kan vara i form av minskning i inköpspris, att verksamhetens totala kostnader minskar, att prishöjningar dämpas eller att risker för utebliven leverans minimeras. En förutsättning för kategoristyrning är att intressenter, funktioner och individer över hela organisationen deltar aktivt och engagerat, inte bara ett arbete för inköpsfunktionen. Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Inköps- och upphandlingskompetens För att få en väl fungerade inköpsprocess krävs kompetens i alla delar av processen. Först när kompetensen är säkerställd kan de ramavtal och andra inköpsavtal som finns i staden användas på rätt sätt och bästa köp kan göras vid varje enskilt tillfälle. Förslag till förändringar i reglemente Reglementsjusteringar har ett fokus på stadens inköpsprocess jämfört med tidigare fokus på inköpscentral med ramavtalsupphandlingar. Förslag, kap 2 1 Gällande, kap 2 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral. Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(7)

115 De punkterna som fanns i policyn är liksom tidigare fortsatt som rubriker i förslag till riktlinje i tjänsteutlåtandet. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 3 till detta tjänsteutlåtandet. Se även bilaga 4 till detta tjänsteutlåtande för att se förslag på Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling i sin helhet. Stadsledningskontorets bedömningar Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingen bedömer att det i nuvarande reglemente inte anges tillräckligt tydligt att nämnden för inköp och upphandling skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Stadsledningskontoret i samarbete med förvaltningen för inköp och upphandlingen föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym för att få ett ökas fokus på stadens inköpsprocess. Viktigt att poängtera att nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och är Göteborgs Stads inköpscentral. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt säkerställa syftet genom Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling. De föreslagna ändringarna syftar till att understödja denna utveckling. Stadsledningskontoret Bengt Vänerlöf Planeringsledare Stefan Granlund Utvecklingsledare/controller Jonas Kinnander Direktör Ledningsstaben Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7(7)

116 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1167/16 Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Handling 2016 nr 164. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. En ny nämnd inrättas per med namnet Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut , Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB (H 2012 nr 150, P , 21, Dnr 1752/11) upphävs från och med Göteborgs Stads Upphandlings AB ges i uppdrag att tillse att samtliga avtal (ej ramavtal) som bolaget för närvarande är part i och efter inte längre ska nyttjas av bolaget, antingen sägs upp eller - om så möjligt och i den mån att produkten/tjänsten ska nyttjas av nämnden - överförs på Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 5. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och ekonomisk budget Nämnden beviljas anstånd med beslut om denna till senast Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd ska finansieras med en procent (1%) av de provisionsintäkter som befintliga och sedermera nytecknade ramavtal genererar. 7. Göteborgs Stads Upphandlings AB och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram och teckna avtal om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration av Göteborgs Stads Upphandlings AB. 8. Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp justeras i enlighet med tjänsteutlåtandets bilaga 3. 1(2)

117 9. Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. 10. Kommunstyrelsens uppdrag (Dnr 0963/14) förklaras fullgjort. Expedieras Kommunstyrelsen Göteborgs Stads Upphandlings AB Styrande dokument Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Stina Svensson Justerare Birgitta Simonsson Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(2)

118 Bilaga 2 Förslag till förändringar i reglemente Förslag 2 kap 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syfte i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling uppnås. 2 kap 2 Nämnden ansvarar för att leda, driva och utveckla stadens gemensamma inköpsprocess. Nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs i enlighet med beslutade strategier och i övrigt inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa. Nämnden beslutar också om vilka områden som ska omfattas av samordning utifrån angelägenhet och väsentlighet och ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet. Nämnden erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och får begära in underlag från stadens verksamheter. 2 kap 3 Nämnden ska leda det strategiska arbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet och samverka med nämnder och styrelser i staden. Gällande reglemente Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet och utöver detta ha en konsultativ roll och stödja verksamheterna i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden kan erbjuda upphandlingskompetens i verksamhetsspecifika upphandlingar till stadens verksamheter. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Nämnden ska samverka i och stödja det strategiska utvecklingsarbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet genom Strategiforum.

119 Bilaga 3 Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Föreslagna ändringar har ett fokus på Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd med ansvar för inköpsprocessen istället för som tidigare ramavtalsupphandlingar. Hänvisning Förslag Befintlig lydelse Policy punkt 7 Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy Policy punkt 8 Avtal och leverantörer ska följas upp Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. Inledning, förteckning av berörda lagbestämmelser och koppling till andra dokument har lagts till i enlighet med dokumentmallen för styrande dokument. Hänvisning Förslag Befintlig lydelse Riktlinjer punkt 1 I punkt 1 i riktlinjen har en beskrivning av gemensam inköpsprocess lagts till. Riktlinjer punkt 1 Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med rätt kvalitet kvalitet Riktlinjer punkt 1 Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp Förutsättningen för att Inköp och upphandlingsnämnden ska kunna genomföra upphandlingar med god Det avgörande är vad som är Stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika förvaltningar/bolag att Stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker. Utgångspunkten ska dock alltid vara att Staden bäst främjas genom samordnade inköp.

120 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 1 Riktlinjer punkt 1 Riktlinjer punkt 5 Riktlinjer punkt 5 Riktlinjer punkt 7 Riktlinjer punkt 7 Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling. Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för inköp och upphandling och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Vid avsteg ska annan avstämd modell kunna redovisas till nämnden för inköp och upphandling. Krav på arbetsrättsliga villkor ska ställas i enlighet med gällande lagstiftning vid upphandling av tjänster och entreprenader. Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka verksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet mot denna riktlinje skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska frågor för beslut i kommunfullmäktige. Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Inköp och upphandlingsnämnden. Bestämmelsen innebär att Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Inköp och upphandlingsnämnden. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas. Vid upphandling av tjänster och entreprenader ska krav ställas på löner och arbetsvillkor i nivå med för branschen allmänt förekommande kollektivavtal i den utsträckning som lagstiftningen medger. Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara. Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka upphandlingsverksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet med denna policy skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska

121 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 7 Riktlinjer punkt 7 Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll med uppsikt över verksamheter i staden. Nämnden för inköp och upphandling Nämnden för inköp och upphandling har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för den gemensamma inköpsprocessen och för samordning för tecknande av ramavtal. Nämnden för inköp och upphandling är inköpscentral och därmed avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Nämnden för inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden för inköp och upphandling företräder även staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden för inköp och upphandling ska i nära samverkan med berörda verksamheter i staden arbeta aktivt med att effektivisera inköpsprocessen. Nämnden för inköp och upphandling ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till kommunstyrelsen. Stadens inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige. Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden och ska vid behov göra uppföljningar av stadens upphandlingsverksamhet. Stadens verksamheter har skyldighet att till stadsledningskontoret lämna begärda uppgifter. Nämnden för inköp och upphandling Inköp och upphandlingsnämnden har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Inköp och upphandlingsnämnden är avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Inköp och upphandlingsnämnden ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Inköp och upphandlingsnämnden företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Inköp och upphandlingsnämnden ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Inköp och upphandlingsnämnden ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till

122 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 8 verksamheter har skyldighet att till nämnden för inköp och upphandling lämna begärda uppgifter. Avtal och leverantörer ska följas upp Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets egna avtal för att säkerställa att villkor i avtalen följs under hela avtalsperioden. Detta gäller även avtal som ingåtts genom avrop på ramavtal. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska nämnden för inköp och upphandling underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Nämnden för inköp och upphandling ska föra förteckning över inkomna rapporter. Avdelningen för samhällsskydd och beredskap på stadsledningskontoret kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet. Inköp och upphandlingsnämnden lämna begärda uppgifter. Till sin hjälp har Inköp och upphandlingsnämnden Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköpsoch upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll att Staden erhållit det som beställts, till omfattande undersökningar. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges kommande program för uppföljning av privata utförare. Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Sådan kontroll ska även ske löpande, exempelvis avseende betalning av skatter och avgifter, under avtalstiden. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska Inköp och upphandlingsnämnden underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Inköp och upphandlingsnämnden ska föra förteckning över inkomna rapporter. Kunskapscenter mot organiserad brottslighet kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet.

123 Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag

124 Göteborgs Stads styrsystem Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag. Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 1 (12)

125 Dokumentnamn: Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för beslutet: Kommunfullmäktige Nämnder och styrelser 1432/16 [Text] Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Riktlinje Tillsvidare [Datum] Direktör ledningsstaben Bilagor: [Bilagor] Innehåll Inledning... 4 Syftet med denna riktlinje... 4 Vem omfattas av riktlinjen... 4 Bakgrund... 4 Lagbestämmelser... 4 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF) Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)... 5 Koppling till andra styrande dokument... 5 Vägledning och avsteg... 6 Stödjande dokument... 6 Riktlinje All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse... 7 Gemensam inköpsprocess... 7 Samordning genom ramavtal De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Avtal och leverantörer ska följas upp Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 2 (12)

126 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 3 (12)

127 Inledning Syftet med denna riktlinje Syfte med denna riktlinje är att säkerställa att anskaffning av varor, tjänster och entreprenader sker med rätt kvalitet och till rätt kostnad. Syftet är också att krav på socialoch ekologisk hållbarhet samt krav på funktion är en naturlig del av Stadens inköps- och upphandlingsverksamhet. Syftet är vidare att underlätta Stadens uppföljning av inköp och leverantörer. Vem omfattas av riktlinjen Denna riktlinje gäller tillsvidare för Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Bakgrund H 2004:123, P ,, Kommunstyrelsen , 510, Kommunstyrelsen , 418, H 2012:153, P , 28, H 2016:19, , H 79, , P , H 2016 nr 164, Dnr 1167/16 Kommunfullmäktige beslutade om Inköps- och upphandlingspolicy år År 2012 reviderades policyn i arbetet med att förstärka den interna kontrollen och öppenheten. Namn ändrades till Upphandlings- och inköpspolicy, begreppen inköpscentral och kommungemensamt system infördes. Att nämnder och styrelser är skyldiga att lämna uppgifter till Göteborgs Stads Upphandlings AB lades också till i policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Efter lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2014 infördes nya regler om direktupphandlingar i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Policy och riktlinjer för upphandling och inköp reviderades på grund av dessa nya regler i lag. Denna nuvarande version har tagits fram i samarbete mellan stadsledningskontoret och inköp- och upphandlingsförvaltningen efter kommunfullmäktiges uppdrag, : Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Denna version har anpassats i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument. Lagbestämmelser Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande myndighet (offentlig upphandling). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 4 (12)

128 att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande myndighet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 19. Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande enhet för verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster enligt 2 kap. 1-8 (upphandling inom försörjningssektorerna). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande enhet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 18. Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) Denna lag gäller för upphandling av byggkoncessioner och tjänstekoncessioner som genomförs av en upphandlande myndighet eller enhet (upphandling av koncessioner). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av en koncession. Koppling till andra styrande dokument Göteborgs Stads riktlinje för inköp och och upphandling är ett av flera styrande dokument som styr den gemensamma inköpsprocessen. Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll Kap 1.1.Nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ska vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa: att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till att verksamheten långsiktigt bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamheten följs att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och tillräcklig. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 5 (12)

129 Kap : Nämnd/bolagsstyrelse ska bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. Göteborgs Stads program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare Syftet med programmet är att nämnder och styrelser säkerställer att utförare som anlitas för att utföra kommunal angelägenhet följer de mål och riktlinjer som styr såväl kommunala som privata utförare inom varje nämnd och styrelses ansvarsområde och uppdrag. Policy och riktlinje mot mutor för Göteborgs Stad Anställda och förtroendevalda i Göteborgs Stad verkar på kommunmedlemmarnas uppdrag och ska iaktta saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Anställda och förtroendevalda ska därför handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, t ex genom att ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i tjänsten. Regler för kommungemensamma interna tjänster Detta dokument som beslutas av kommunstyrelsen reglerar vilka kommungemensamma tjänster Intraservice ska leverera för att stödja inköpsprocessen. Vägledning och avsteg Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Stödjande dokument Förvaltningen för inköp och upphandling har i uppdrag att ta fram stödjande dokument till riktlinjen. Respektive nämnd/styrelse bör ta fram en anpassad anvisning för inköp som gäller för egen nämnd/styrelse. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 6 (12)

130 Riktlinje 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse Gemensam inköpsprocess Att anskaffningar ska baseras på beslutade strategier i den gemensamma inköpsprocessen för att säkerställa vad som är bäst för staden så att skalfördelar erhålls och styrning och uppföljning underlättas. Strategisk inköpsnivå inköpskategori Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Det strategiska perspektivet skapar framförhållning i inköpsarbetet och möjliggör större förändringar som ger större nytta och värde för staden. Kategoriplanen är ett viktigt underlag för de nästföljande stegen i processen. I kategoriplanen ingår mål, nulägesanalys, behovsanalys, omvärldsanalys, handlingsplan och riskanalys. Inköpsstrategier i de kategorier som prioriterats av nämnden tas fram av tvärfunktionella kategoriteam med samlad kompetens från berörda förvaltningar och bolag Taktisk nivå Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar mm. Operativ nivå Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas. Den operativa nivån ansvarar för uppföljning av inköpen; att vi köper rätt saker från rätt leverantörer och håller den kvalitet som har upphandlats. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 7 (12)

131 Samordning genom ramavtal Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med god kvalitet är att förvaltningar och bolag bidrar med relevant kompetens på såväl strategisk nivå som i avtalsgrupperna. Samordning ska ske inom de områden där det finns gemensamma behov och ska genomföras av nämnden för inköp och upphandling Bestämmelsen innebär dock inte att samordning alltid ska ske så snart flera förvaltningar och/eller bolag har liknande behov. Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp. Även partiell samordning kan ske. Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling. Helhetssynen innebär också att innan inköp sker ska undersökas om staden har möjlighet att utföra kontraktet med egna resurser. Undersökningsplikten avser kontroll med de verksamheter som har ett uppdrag att tillhandahålla eller samordna varor och tjänster till övriga verksamheter i staden. Så kan t.ex. vara fallet med olika konsulttjänster inom kommunikation eller HR eller tillhandahållande av fordon eller försäkringar etc. Avtal mellan olika bolag eller mellan bolag och förvaltning kan ibland vara upphandlingspliktiga. Vid tveksamhet om bedömningen jurister på förvaltningen för inköp och upphandling kontaktas. 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Detta gäller även vid inköp till ett så lågt värde att en formell upphandling helt hade kunnat undvikas enligt lagstiftningen och denna riktlinje. Bestämmelsen är en intern regel och ska inte tolkas som en utfästelse till externa leverantörer. Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas när det är möjligt. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Inköp och upphandlingsverksamhet är ett område som är känsligt för otillbörlig påverkan. Medarbetare eller andra som ansvarar för uppgifter inom området har därför ett särskilt ansvar för att förtroendet för Staden upprätthålls. För ytterligare vägledning hänvisas till Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor. De jävsbestämmelser som gäller enligt lag för anställda och förtroendevalda i kommunen ska i upphandlingssituationer tillämpas även av anställda och förtroendevalda i stadens bolag. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 8 (12)

132 Affärsmässigheten innebär också att den som ansvarar för en upphandling ska skaffa sig tillräcklig kunskap om branschen och dess villkor, genom kontakter med leverantörer eller på annat sätt. Inför mer komplicerade upphandlingar kan förfrågningsunderlaget t.ex. lämnas på remiss till leverantörerna. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Vid alla direktupphandlingar bör minst tre leverantörer tillfrågas. Direktupphandlingar över kr ska dokumenteras och skriftligt avtal/överenskommelse upprättas. Leverantörer som direktupphandlas ska kontrolleras. För kontroll kan leverantörskontrollverktyget i det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas. Av dokumentationen ska framgå: - Det upphandlande bolagets eller förvaltningens namn - Vem som ansvarat för inköpet - Avtalsföremålet, dvs vad som köps in genom avtalet - Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks - Om och hur konkurrensen togs tillvara - Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud - Vilken leverantör som tilldelades avtalet - Det viktigaste skälet till tilldelningen - Att kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskridits utförts 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en bättre miljö och ett hållbart samhälle. Detta ska ingå som en naturlig del i varje upphandling. I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR) samt möjliggöra för innovationer. Tjänster och produkter som innebär en så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska väljas. Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 9 (12)

133 inköp och upphandling och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Vid avsteg ska annan avstämd modell kunna redovisas till nämnden för inköp och upphandling. Krav på arbetsrättsliga villkor ska ställas i enlighet med gällande lagstiftning vid upphandling av tjänster och entreprenader. För alla upphandlingar som avser tjänster eller entreprenader ska en antidiskrimineringsklausul införas som särskilt kontraktsvillkor i förfrågningsunderlaget och avtalet. Avsikten med en antidiskrimineringsklausul är att så långt möjligt tillse att stadens leverantörer följer antidiskrimineringslagstiftningen genom att efterlevnaden av lagarna görs till en avtalsrättslig fråga med avtalsrättsliga påföljder. Innan sociala och miljömässiga krav ställs i en upphandling ska en konsekvensanalys göras. Analysen ska bl.a. beakta förväntade kostnader för kraven i form av högre inköpspriser och administrativa kostnader för uppföljning etc. och sätta dessa i relation till de förväntade samhälleliga vinsterna. En bedömning av de samlade kravens inverkan på möjligheterna för små och medelstora företag att delta i upphandlingen ska också ingå i konsekvensanalysen. Kostnaderna för sociala och miljömässiga krav ska följas upp om det är möjligt. 6. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Staden ska sträva efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag ingår. Större upphandlingar ska om möjligt utformas så att det är möjligt att lägga anbud på avgränsade delar. Vid planeringen av upphandling och inköp ska hänsyn tas till mindre företags behov av information och framförhållning. Detta kan t.ex. ske genom att undvika korta tider mellan tilldelningsbeslut och avtalsstart och genom tidig dialog med leverantörerna, såsom RFI eller extern remiss, eller att på hemsidan informera om kommande upphandlingar. 7. Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs. Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Bolag eller förvaltning har huvudansvaret för de verksamhetsspecifika upphandlingarna men ansvarar också för att avrop på nämnden för inköp och upphandlings ramavtal görs på ett korrekt sätt. Nämnder och styrelser kan anta egna anvisningar för användning av direktupphandling och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att lag, författning och denna riktlinje ska kunna efterlevas. Detta innefattar bl.a. säkerställa att rutiner införs som möjliggör kontroll av att de samlade direktupphandlingarna inom ett område inte överstiger direktupphandlingsgränsen i lagstiftningen. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka verksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 10 (12)

134 följsamhet mot denna riktlinje skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska frågor för beslut i kommunfullmäktige. Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka verksamheter i staden. Stadsrevisionen Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från Kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. Nämnden för inköp och upphandling Nämnden för inköp och upphandling har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för den gemensamma inköpsprocessen och för samordning för tecknande av ramavtal. Nämnden för inköp och upphandling är inköpscentral och därmed avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Nämnden för inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden för inköp och upphandling företräder även staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden för inköp och upphandling ska i nära samverkan med berörda verksamheter i staden arbeta aktivt med att effektivisera inköpsprocessen. Nämnden för inköp och upphandling ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till nämnden för inköp och upphandling lämna begärda uppgifter. 8. Avtal och leverantörer ska följas upp Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets egna avtal för att säkerställa att villkor i avtalen följs under hela avtalsperioden. Detta gäller även avtal som ingåtts genom avrop på ramavtal. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska nämnden för inköp och upphandling underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Nämnden för inköp och upphandling ska föra förteckning över inkomna rapporter. Avdelningen för samhällsskydd och beredskap på stadsledningskontoret kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 11 (12)

135 9. Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas För att underlätta uppföljning och kontroll ska det kommungemensamma e-handels systemet användas när det är möjligt. 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet Kravet innebär att den som ansvarar för en upphandling eller ett inköp ska sträva efter att leverantörerna får förståelse för upphandlingens villkor och skälen till stadens krav och tilldelningsbeslut. Detta kan bl.a. ske genom en tidig dialog med leverantörerna inför en upphandling. Dialog behöver inte genomföras om den skulle vara uppenbart obehövlig. Efter ett tilldelningsbeslut ska de leverantörer som inte tilldelas kontraktet kontaktas separat och informeras om varför de inte tilldelades kontraktet, såvida inte en sådan kontakt är uppenbart obehövligt eller om antalet anbudsgivare är mycket stort. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika och reglerna om offentlighet och sekretess beaktas. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 12 (12)

136 Östra Göteborg Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: Beslut (ex tillstyrker/avstyrker) ##Beslut##Tillstyrker##Beslut## Eventuellt kommentarer/yrkanden, yttranden (1-5 rader) ##Sammanfattning####Sammanfattning## ##Beslutstext## Yttrande till kommunstyrelsen gällande översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling 32, N /17 Ärendet Kommunfullmäktige har givit kommunstyrelsen och nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp, samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Kommunstyrelsen har utan eget ställningstagande översänt stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till sex nämnder och fyra bolag med begäran yttrande. Handling Förvaltningens tjänsteutlåtande daterat Förvaltningen föreslår att nämnden med hänsynstagande till synpunkterna i förvaltningens tjänsteutlåtande tillstyrker reviderat reglemente för nämnden för inköp och upphandling samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling och översänder tjänsteutlåtandet som eget yttrande till kommunstyrelsen. Propositionsordning Ordföranden Özgür Tasbas (MP) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att stadsdelsnämnden beslutar bifalla detta. Beslut 1. Stadsdelsnämnden tillstyrker med hänsynstagande till synpunkterna i förvaltningens tjänsteutlåtande reviderat reglemente för nämnden för inköp och upphandling samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling.

137 2. Stadsdelsnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen. Expedieras Kommunstyrelsen Dag för justering Vid protokollet Sekreterare Åke Ström Ordförande Özgür Tasbas (MP) Justerande Kalle Bäck (KD) Rätt utdraget intygar i tjänsten Gill Bengtsson Registrator

138 Östra Göteborg Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /17 Handläggare Ulrica Johansson Telefon: E-post: Yttrande till kommunstyrelsen gällande översyn av inköp- och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Ärendet Kommunfullmäktige har givit kommunstyrelsen och nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp, samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Kommunstyrelsen har utan eget ställningstagande översänt stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till sex nämnder och fyra bolag för yttrande. Stadsdelsnämnden Östra Göteborg är en av dessa nämnder och ska inkomma med yttrande avseende remissen senast Förslag till beslut 3. Stadsdelsnämnden tillstyrker med hänsynstagande till synpunkterna i förvaltningens tjänsteutlåtande reviderat reglemente för nämnden för inköp och upphandling samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling. 4. Stadsdelsnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till kommunstyrelsen. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade att inrätta den nya nämnden för inköp och upphandling, vilket innebar att det tidigare Upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Nämnden för inköp och upphandling är idag Göteborgs Stads inköpscentral för stadens förvaltningar och bolag, där uppdraget är att tillhandahålla en centraliserad inköpsverksamhet. Nämnden för inköp och upphandling har huvudansvaret för samordnad upphandling av varor och tjänster och nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandling har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling, vilka förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym.

139 Inom sektor Individ- och familjeomsorg samt funktionshinder startas en samlad placerings- och inköpsfunktion (SPINK) för stadsdelarna upp under Enheten ligger organisatoriskt i SDN Askim-Frölunda-Högsbo. Bakgrunden är att sektor individ- och familjeomsorg sant funktionshinder köper huvudverksamhet för cirka 4 miljarder kronor, varav en stor del fördelar sig på mer än 900 externa leverantörer. Dessa köp är därför en strategisk fråga både för sektorn, stadsdelarna och staden. SPINK skall erbjuda placeringsstöd i individärenden för alla målgrupper för att säkerställa att varje brukare erbjuds rätt plats till rätt kostnad. SPINK förväntas därmed vara en viktig samarbetspartner för nämnden för Inköp och upphandling, både när det gäller ramavtalsupphandlingar, leverantörsuppföljning, kategoriplaner och långsiktiga inköpsstrategier. Ekonomiska konsekvenser En viktig del i nämnden för inköp och upphandlings uppdrag är att inrätta ett avancerat analyssystem för stadens inköp. När detta är på plats förväntas den långsiktiga besparingspotentialen inom olika inköpsområde bättre kunna bedömas. Utifrån stadens sammantagna inköp för cirka 20 miljarder kr årligen, förväntas dock ytterligare besparingar vara möjliga genom en tydligare ansvarsfördelning för en gemensam inköpsprocess. Framtida samordningseffekter i form av ekonomiska besparingar kommer att ske hos nämnder och styrelser och inte hos nämnden för inköp och upphandling. Konsekvenser ur ett hållbarhet- och barnperspektiv Föreslagna förändringar förväntas enligt Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande bidra till utökad måluppfyllelse för dessa perspektiv. Stadsledningskontoret kommer efter avslutad remiss återkomma med utförligare beskrivningar under respektive perspektiv. Omvärldsperspektiv Hos företrädesvis stora organisationer som Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad, samt många landsting är trenden att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning och många andra stora upphandlande myndigheter är i olika faser för införande. Förvaltningens överväganden Förvaltningen instämmer i stadsledningskontorets bedömningar. Huvudansvaret för stadens samlade inköpsprocess bör ligga på Nämnden för inköp och upphandling och den har därmed ett tydligt ansvar att analysera och samordna stadens inköp. Det är också bra att reglementet öppnar för andra strategival än att teckna ramavtal. Förvaltningen ser positivt på den utökade ambitionen att följa upp och analysera stadens inköp. För att skapa goda förutsättningar för denna analys behöver nämnden för inköp och upphandling tillgång till uppgifter avseende inköp i stadens förvaltningar. Det är dock viktigt att rapportering av sådana uppgifter utformas på ett effektivt och tydligt sätt med inrapporteringsmallar. Det är väsentligt att inte ytterligare öka stadens administrativa uppgifter utan att noggrant väga nyttan.

140 Resurser behöver avsättas hos beställande förvaltningar för att medverka på såväl strategisk som taktisk nivå i inköpsprocessen. Verksamhetskunskap om behov och förutsättningar hos beställarna är nödvändig för en effektiv kategoristyrning av stadens inköp. Det ställer därmed också krav på god samordning, transparens och dialog från Nämnden för inköp och upphandling. Nämnden för inköp och upphandling tilldelas ett tydligare processägarskap och ansvar för stadens samlade inköp. Det är viktigt att detta balanseras mot det stödjande uppdraget att bidra med specialistkompetens till stadens förvaltningar. Tillgång till konsulttjänster och rådgivning måste finnas för att komplicerade avtal och upphandlingar ska genomföras korrekt och effektivt. Det är också viktigt att ta tillvara de lärdomar och slutsatser som inköpsanalyserna ger. Så långt det är möjligt bör dessa därför spridas till inköpsansvariga i stadens förvaltningar. Ett viktigt uppdrag för nämnden för inköp och upphandling är att sänka stadens inköpspriser. För att realisera den ekonomiska potential som finns är det viktigt att vid upphandlingar värdera effekter av att ställa till exempel sociala och miljömässiga krav. En rimlig utgångspunkt borde vara att inte ställa krav vid upphandlingar som motsvarande egna kommunala verksamheter inte lever upp till. Förvaltningen ser positivt på tydligare stöd och styrning i form av konsekvensanalyser av detta. Samråd Samråd har genomförts med andra stadsdelsförvaltningar under handläggningstiden. Samverkan Information förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg Gitte Caous Stadsdelsdirektör Ulrica Johansson Ekonomichef Bilagor Bilaga 1: Göteborgs Stads riktlinje för Inköp och Upphandling Bilaga 2: Förslag till förändringar i reglemente Bilaga 3: Förslag till förändringar i policy och riktlinjer

141 Reglemente för Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnd Kapitel 1 - Inledande bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. 1 Detta reglemente träder i kraft den xxxxx. 2 Genom detta reglemente har kommunfullmäktige utfärdat föreskrift om nämndens verksamhet och arbetsformer. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som framgår av detta reglemente samt i övrigt de uppgifter som tillagts nämnden genom särskilda beslut i kommunfullmäktige. 3 Nämnden ska fullgöra sina uppgifter med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till och effektiva arbetsformer för att utföra uppdragen. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. 4 Nämnden ska inhämta kommunfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas i verksamhet som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. 5 Nämnden ska utföra sitt uppdrag utifrån demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och mot diskriminering. Kommunens medlemmar ska behandlas lika om det inte finns sakliga skäl för något annat. Oavsett förutsättningar, bakgrund och var i kommunen man bor, ska människor bli värdigt bemötta och få en god och likvärdig service. 6 Nämnden ska skapa förutsättningar för demokratisk delaktighet och inflytande i nämndens verksamhet för kommunens invånare och andra grupper som verksamheten riktar sig till. 7 Effekten av nämndens arbete ska bidra till utvecklingen av ett hållbart samhälle. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. hållbar utveckling består av tre dimensioner som samspelar och stödjer varandra; social hållbarhet, ekologiska hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. 8 Nämnden ska vid beslut och utövande av uppdrag värna ett hela-staden-perspektiv. Nämnden har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder och styrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av kommunfullmäktiges visioner och mål. 1(8)

142 Kapitel 2 Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnds uppdrag Det kommunala ändamålet 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syfte i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling uppnås. Nämndens verksamhetsområde och uppgifter 2 Nämnden ansvarar för att leda, driva och utveckla stadens gemensamma inköpsprocess. Nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs i enlighet med beslutade strategier och i övrigt inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa. Nämnden beslutar också om vilka områden som ska omfattas av samordning utifrån angelägenhet och väsentlighet och ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet. Nämnden erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden har ansvaret för att informera förvaltningar och bolag om regler och erfarenheter inom området samt att sprida kunskap om goda exempel som finns inom och utom staden. Nämndens agerande på marknaden ska präglas av långsiktig affärsmässighet och leda till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. Nämnden företräder staden i samarbete med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden får även, när så är lämpligt, samverka i specifika upphandlingar med andra inköpscentraler eller upphandlande myndigheter/enheter inom offentlig sektor. Som inköpscentral får nämnden även ingå samverkansavtal med kommuner, kommunalförbund och andra upphandlande myndigheter/enheter inom Göteborgsregionen. Dessa ingår då som beställare från nämndens ramavtal. Nämnden ska bedriva en aktiv avtalsförvaltning och uppföljning av ingångna ramavtal. Nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och får begära in underlag från stadens verksamheter. 2(8)

143 Samverkan 3 Nämnden ska leda det strategiska arbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet och samverka med nämnder och styrelser i staden. I samband med upphandling av ramavtal ska nämnden erbjuda företrädare från de verksamheter som har den mest lämpliga kompetensen att med aktiv medverkan definiera krav avseende de varor eller tjänster som ska upphandlas. Nämnden ska även samverka med externa aktörer, bland annat genom Upphandlingsrådet, i syfte att ha en dialog som utvecklar offentlig upphandling. Sammansättning 4 Nämnden består av nio ledamöter och nio ersättare. 3(8)

144 Kapitel 3 - Generella bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. Allmänna bestämmelser Generella skyldigheter 1 Nämnden ska inom sitt respektive verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden ska också se till att de har en god intern kontroll och fortlöpande håller sig informerad om och utvärderar hur systemet för intern kontroll fungerar. 2 Det åligger nämnden att till Stadsrevisionen tidigt anmäla misstankar om allvarligare oegentligheter inom dess verksamhet. Organisation inom verksamhetsområdet 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 4 Nämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare, om inte personalutskottet tillagts särskilda befogenheter enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens delegationsordning. Nämnden får besluta om att ingå kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor, som kommunstyrelsens personalutskott äger ange. Nämnden ska arbeta i enlighet med de styrande dokument som kommunfullmäktige fastställt avseende förvaltnings- och bolagschefer. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. Personuppgifter 5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Planering, uppföljning och kontroll samt rapportering till fullmäktige 6 Nämnden ska bedriva sitt arbete med styrning, budget, uppföljning och kontroll så att det egna ansvaret för verksamheten säkerställs. Nämnden svarar också för att eventuella åtgärder vidtas med anledning av väsentliga avvikelser i verksamhet och ekonomi. 4(8)

145 Nämnden är skyldig att följa den av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen gällande styrning på området. Nämnden har alltid utöver den löpande rapporteringen ett ansvar att på eget initiativ informera om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 7 Av kommunallagen framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa stadens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av nämndernas handlingar och räkenskaper samt i övrigt granska nämnderna och dess verksamheter. Nämnden ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som begärs såvida informationen inte omfattas av sekretess. I den händelse informationen om verksamheten är sekretessbelagd måste alternativa sätt att överlämna informationen övervägas. Information och samråd 8 Nämnden ska i möjligaste mån från annan nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Tid och plats 9 Nämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 5(8)

146 Kallelse 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet i god tid före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. Offentliga sammanträden 11 Med stöd av 6 kap 19 a kommunallagen bemyndigas stadens nämnder, exklusive kommunstyrelsen, att besluta om att hålla sammanträde öppet för allmänheten. Närvarorätt 12 Kommunalråd eller ersättare i kommunstyrelsen (biträdande kommunalråd) har rätt att delta i sammanträden med nämnder inom det egna ansvarsområdet och har då rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge annan förtroendevald rätt att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Stadsdirektören har närvaro- och yttranderätt i kommunstyrelsen och i övriga nämnder. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden 13 Det åligger ordföranden att; leda nämndens arbete och sammanträden kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente kalla ersättare inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden bevaka att nämndens beslut verkställs 6(8)

147 Presidium 14 Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en eller två vice ordförande. Vice ordförande och i förekommande fall andre vice ordförande (presidiet) biträder ordföranden vid fullgörande av dennes uppgifter. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och vid förfall för vice ordförande inträder i dennes ställe, i förekommande fall, andre vice ordförande. Ersättare för ordföranden och vice ordförandena 15 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Förhinder Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. 16 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Ersättares tjänstgöring 17 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Jäv, avbruten tjänstgöring 18 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 19 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till 7(8)

148 sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 20 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 21 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av kommunens styrande dokument bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 23 Om nämnden inte beslutar annat ska handlingar som utfärdas på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på dess vägnar. Delegationsbeslut fattas i nämndens namn och ska anmälas i den ordning nämnden beslutar. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat finns föreskrivet, undertecknas av delegaten. 8(8)

149 Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling

150 Göteborgs Stads styrsystem Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag. Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 1 (12)

151 Dokumentnamn: Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för beslutet: Kommunfullmäktige Nämnder och styrelser 1432/16 [Text] Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Riktlinje Tillsvidare [Datum] Direktör ledningsstaben Bilagor: [Bilagor] Innehåll Inledning... 4 Syftet med denna riktlinje... 4 Vem omfattas av riktlinjen... 4 Bakgrund... 4 Lagbestämmelser... 4 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF) Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)... 5 Koppling till andra styrande dokument... 5 Vägledning och avsteg... 6 Stödjande dokument... 6 Riktlinje All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse... 7 Gemensam inköpsprocess... 7 Samordning genom ramavtal De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Avtal och leverantörer ska följas upp Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 2 (12)

152 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 3 (12)

153 Inledning Syftet med denna riktlinje Syfte med denna riktlinje är att säkerställa att anskaffning av varor, tjänster och entreprenader sker med rätt kvalitet och till rätt kostnad. Syftet är också att krav på socialoch ekologisk hållbarhet samt krav på funktion är en naturlig del av Stadens inköps- och upphandlingsverksamhet. Syftet är vidare att underlätta Stadens uppföljning av inköp och leverantörer. Vem omfattas av riktlinjen Denna riktlinje gäller tillsvidare för Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Bakgrund H 2004:123, P ,, Kommunstyrelsen , 510, Kommunstyrelsen , 418, H 2012:153, P , 28, H 2016:19, , H 79, , P , H 2016 nr 164, Dnr 1167/16 Kommunfullmäktige beslutade om Inköps- och upphandlingspolicy år År 2012 reviderades policyn i arbetet med att förstärka den interna kontrollen och öppenheten. Namn ändrades till Upphandlings- och inköpspolicy, begreppen inköpscentral och kommungemensamt system infördes. Att nämnder och styrelser är skyldiga att lämna uppgifter till Göteborgs Stads Upphandlings AB lades också till i policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Efter lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2014 infördes nya regler om direktupphandlingar i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Policy och riktlinjer för upphandling och inköp reviderades på grund av dessa nya regler i lag. Denna nuvarande version har tagits fram i samarbete mellan stadsledningskontoret och inköp- och upphandlingsförvaltningen efter kommunfullmäktiges uppdrag, : Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Denna version har anpassats i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument. Lagbestämmelser Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande myndighet (offentlig upphandling). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 4 (12)

154 att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande myndighet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 19. Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande enhet för verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster enligt 2 kap. 1-8 (upphandling inom försörjningssektorerna). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande enhet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 18. Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) Denna lag gäller för upphandling av byggkoncessioner och tjänstekoncessioner som genomförs av en upphandlande myndighet eller enhet (upphandling av koncessioner). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av en koncession. Koppling till andra styrande dokument Göteborgs Stads riktlinje för inköp och och upphandling är ett av flera styrande dokument som styr den gemensamma inköpsprocessen. Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll Kap 1.1.Nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ska vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa: att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till att verksamheten långsiktigt bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamheten följs att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och tillräcklig. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 5 (12)