Översyn av Inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling

Transkript

1 Yttrande (SD) Kommunstyrelsen Ärende Översyn av Inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Det gamla reglementet finns inte med i underlaget, men enligt en motion lagd av SD finns förslag på ändring av reglemente i ett antal nämnder, varav Inköp och upphandlingsnämnden är en. I syfte att öka transparensen och demokratin i Göteborgs stad krävs det att man justerar i reglementet som gäller Inköp och upphandlingsnämndens sammansättning. Man måste säkerställa att samtliga partier som finns representerade i KS i demokratisk ordning även blir representerade i de större nämnderna. SD anser att nämnden ska ha en sammansättning på 13+5 ledamöter (Kap 2 4). SD kommer att efter ärendet remitterats, lägga följande yrkande: Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige föreslås besluta: Att: formuleringen i Reglemente för inköp och upphandlingsnämnden Kap2 (sid3) ändras till: Sammansättning 4 Inköp och upphandlingsnämnden består av tretton ledamöter och fem ersättare Angående Förslag på Riktlinje för inköp och upphandling anser SD att illustrationerna skapar mer förvirring en förståelse, och därför borde utgå. Vill man presentera en organisation duger det utmärkt med ett traditionellt organisationsschema.

2 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1432/16 Ledningsstaben Bengt Vänerlöf Telefon E-post: Stefan Granlund Telefon E-post: Översyn av inköp och upphandlingsnämndens reglemente samt stadens policy och riktlinje för inköp och upphandling Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen remitterar utan eget ställningstagande stadsledningskontorets tjänsteutlåtande till Trafiknämnden, Lokalnämnden, Park och naturnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, Renova AB, Göteborg energi AB, SDN Östra Göteborg, SDN Askim Frölunda Högsbo, Stadshus AB samt Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag, dnr 1167/16. Nämnden är idag Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingsnämnden har haft en gemensam översyn under året i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym. Ekonomiska konsekvenser Förändringarna i policy och reglemente är ett förtydligande av nämndens nuvarande ansvar och mandat. Därmed innebär revideringen inga direkta ekonomiska konsekvenser. 1(7)

3 Förslaget till reviderat reglemente och policy förväntas underlätta arbetet för nämnden att tillsammans med förvaltningar och bolag hitta samordningseffekter genom en gemensam inköpsprocess. De mer långsiktiga ekonomiska konsekvenserna för staden som helhet är svåra att bedöma i nuläget och besparingspotentialen varierar stort mellan stadens olika typer av inköp. Den inköpsanalysfunktion som kommer att införas under 2018 kommer bistå vid vidare analyser av de ekonomiska konsekvenserna för staden. Framtida samordningseffekter i form av besparingar kommer i så fall att ske i linjen, hos nämnder och styrelser, och inte hos nämnden för inköp och upphandling. En eventuell ambitionshöjning hos nämnden för inköp och upphandling som skulle kräva resursförstärkning får i så fall hanteras inom ramen för ordinarie budgetberedning. Barn, jämställdhets, mångfalds och miljöperspektivet Jämställdhetsperspektivet Föreslagna förändringar förväntas bidra till ökad måluppfyllelse inom dessa perspektiv. Stadsledningskontoret kommer efter avslutad remiss återkomma med utförligare beskrivningar under respektive perspektiv. Omvärldsperspektivet Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Bilaga 1 Protokollsutdrag kommunfullmäktige, Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Förslag till ändringar i reglemente för Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd Förslag till ändringar för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(7)

4 Ärendet Kommunfullmäktige fattade beslut , 13 Dnr 1167/16 att ge kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Enligt beslutet skulle översynen ske gemensamt av kommunstyrelsen och av nämnden för inköp och upphandling. Bakgrund Göteborgs Stads Upphandlings AB bildades 1994 genom att dåvarande Inköpskommittén med delegation från kommunstyrelsen bolagiserades. Motiv och affärsidé var enligt kommunfullmäktiges handling 1993 nr 107, upphandla till lägsta kostnad, lämplig kvalitet och kundservice samt en god kontinuitet på uppdrag av förvaltningar och bolag. Bolaget var Göteborgs Stads inköpscentral med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. I samband med att oegentligheter kopplade till upphandling uppmärksammades 2010 påbörjade Göteborgs Stad ett arbete med självdeklarationer. Upphandling var ett av fokusområdena i självdeklarationen. I samband med detta reviderades upphandlingsoch inköpspolicyn, kommunfullmäktige, Den nya policyn gav bolaget ett tydligt och utökat uppdrag, väl dokumenterat i såväl bolagsordning som i bolagets ägardirektiv och omfattade upphandling och inköp för stadens samtliga förvaltningar och bolag samt stiftelser där staden har ett majoritetsinflytande. Efter förändrad lag för upphandling (LOU) gällande bland annat direktupphandling anpassades policy och riktlinjer för inköp och upphandling år 2016, kommunfullmäktige, Reglemente och policy för inköp och upphandlingen revideras senare av kommunfullmäktige, , i och med att upphandlingsbolaget övergick till nämnd. Upphandling som styrning för att uppnå mål Upphandlingslagstiftningen har förändrats många gånger sedan införandet i början av nittiotalet och möjligheterna att ställa hållbarhetskrav i upphandling har ökat kontinuerligt. Göteborgs Stad har under många år haft som mål att vara ledande i att ställa långtgående hållbarhetskrav i samband med upphandling. Inom inköp och upphandlingsförvaltningen finns en särskild hållbarhetsfunktion med specialister inom miljö, CSR och social hänsyn. Tillsammans med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen har förvaltningen för inköp och upphandling en stödfunktion som har till uppgift att stötta förvaltningar och bolag så att det politiska målet att Minst 50 procent av Göteborgs Stads tjänsteupphandlingar ska göras med modellen för social hänsyn ska kunna nås. För att säkerställa att arbetstagare i de företag som anlitas av Göteborgs Stad har rättvisa arbetsvillkor ställs krav på arbetsrättsliga villkor i flera och flera av stadens upphandlingar. Det har varit och är fortsatt ett gediget arbete att få fram villkor som marknadens parter kan acceptera. För att behålla tätpositionen när det gäller att ställa bl.a. hållbarhetskrav i upphandling är ett införande av en stadsgemensam inköpsprocess en förutsättning. Förvaltningar och bolag måste agera på likartat sätt gentemot näringslivet. Staden måste uppfattas som en seriös part. En annan avgörande faktor för att lyckas är att det finns resurser att följa upp Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(7)

5 ställda krav. Bara då bidrar vi till en seriös marknad och en sund konkurrens på lika villkor. Stadsgemensam inköpsprocess Inköp- och upphandlingsnämndens ändamål enligt gällande reglemente som trädde i kraft den 1 januari 2017 är att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling. I beskrivningen av uppgifterna står att nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov. I nästa mening står det att nämnden ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandling bedömer att det inte anges tillräckligt tydligt att inköp och upphandlingsnämnden skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Föreliggande förslag till ändring av reglementet är en anpassning till de förväntningar som växt fram under de senaste åren på inköp och upphandling som verktyg för att uppnå ekonomiska såväl som hållbarhetseffekter. Förväntningarna märks inte minst i kommunfullmäktiges budget 2018 där inköp- och upphandlingsnämnden uppdras att ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Arbetet bör grundas på gedigna inköpsanalyser och vedertagna metoder bör tillämpas, såsom kategoristyrning En stadsgemensam inköpsprocess tar ett samlat grepp om stadens totala inköp oavsett upphandlingsform. Den utgår från ett gemensamt synsätt och bygger på gemensamt ramverk, gemensam metodik, styrmodell, resurser i nätverk med rätt kompetens samt tydliga roller och beslutsmandat. Den gemensamma inköpsprocessen skall med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget leda till en för staden övergripande inköps- och upphandlingsplan och skapa långsiktiga förutsättningar för en gemensam bild kring övergripande och principiella frågor som rör stadens inköp och upphandlingar. Inköps- och upphandlingsplanen ska vara långsiktig och ha ett helhetsperspektiv. Den ska utgöra övergripande styrning inom de kategoriområden som prioriteras och där mer detaljerade strategier ska tas fram. En förutsättning för kategoristyrning är att arbetet drivs av tvärfunktionella team med aktivt deltagande från de förvaltningar och bolag som berörs av respektive kategori. Gemensamt agerande bidrar till kostnadseffektivitet - En gemensam inköpsprocess i staden syftar till att få kontroll och kunna arbeta strategiskt med stadens totala inköp. Ett gemensamt agerande och en enad syn bidrar till en tydlighet mot leverantörsmarknaden. Stadens framstår som en professionell inköpsorganisation och blir därmed en attraktiv affärspartner. Bidra till den goda affären för hela staden - Stadens inköp kan koordineras bättre, skalfördelar uppnås och på så sätt undviks också att stadens förvaltningar och bolag konkurrerar om samma leverantörer. Det bidrar helt enkelt till bättre affärer. Hållbara inköp - En gemensam inköpsprocess främjar att staden utvecklas på ett hållbart sätt då långsiktiga strategier för miljö- och sociala krav kan arbetas fram per kategori. På så sätt kan stadens inköp nå en högre måluppfyllnad mot de satta politiska målen. Möjlighet att påverka marknad Ett gemensamt agerande mot marknaden, där volymerna samlas, möjliggör att arbeta med innovationsupphandling. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(7)

6 Effektivt resursnyttjande - En gemensam inköpsprocess kommer leda till besparingar då ledtiderna i upphandlingsarbetet blir kortare. Med högre beställarkompetens i staden görs beställningar på rätt sätt. Det minskar risken för otillåtna direktupphandlingar och frigör tid för att arbeta med kärnverksamheten. Gå från reaktiv till proaktivt inköpsbeteende - Gemensam struktur och process - förbättrad analys ger staden handlingsutrymme på lång sikt Processbeskrivning Övergripande inköpsstrategi för Göteborgs Stad Med utgångspunkt från politiska beslut, mål och budget skapar inköp och upphandlingsnämnden i samverkan med övriga nämnder och styrelser i staden en inköps- och upphandlingsplan. Strategisk inköpsnivå inköpskategori Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Taktisk nivå Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar. Operativ nivå Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt all annan daglig hantering. Återföring Den operativa nivån återför data till den strategiska och taktiska nivån. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(7)

7 Kategoristyrning Kategoristyrning är en strategisk metod som fokuserar på de stora summor som organisationen köper produkter och tjänster för från sina leverantörer. Arbetsformen är etablerad både inom privat och offentlig sektor och speciellt inom organisationer med stor inköpsvolym och många olika verksamheter. Dock har metoden än så länge varit vanligare i privat inköpsverksamhet än inom offentlig upphandling. Kategoristyrning syftar till att utforma en mer strukturerad metodik i inköpsarbetet och ge ett tydligt och effektivt inköpsförfarande i samtliga delar av verksamheten. De varor och tjänster organisationen köper delas in i grupper (kategorier) med utgångspunkt i vilken funktion dessa varor och tjänster har. Varje kategori utvärderas och analyseras av tvärfunktionella team under ledning av en kategoriledare/-chef för att komma fram till den optimala inköpsstrategin för respektive kategori. I analysen antas ett helikopterperspektiv vid undersökning av såväl kundernas behov som leverantörsmarknadens möjligheter. Andra värden som skapas genom att styra inköpsvolymen på detta sätt kan vara i form av minskning i inköpspris, att verksamhetens totala kostnader minskar, att prishöjningar dämpas eller att risker för utebliven leverans minimeras. En förutsättning för kategoristyrning är att intressenter, funktioner och individer över hela organisationen deltar aktivt och engagerat, inte bara ett arbete för inköpsfunktionen. Det går att se en trend bland upphandlande myndigheter, företrädesvis stora organisationer, att samordna inköpsvolymerna genom kategoristyrning. Exempel på detta är Försvarets materielverk, Systembolaget, Regeringskansliet, Telge Inköp, Stockholms stad samt många av landstingen. För vissa organisationer är arbetet i stort genomfört (Försvarets materielverk, Systembolaget och Telge inköp) medan det för andra är under införande i olika faser. Inköps- och upphandlingskompetens För att få en väl fungerade inköpsprocess krävs kompetens i alla delar av processen. Först när kompetensen är säkerställd kan de ramavtal och andra inköpsavtal som finns i staden användas på rätt sätt och bästa köp kan göras vid varje enskilt tillfälle. Förslag till förändringar i reglemente Reglementsjusteringar har ett fokus på stadens inköpsprocess jämfört med tidigare fokus på inköpscentral med ramavtalsupphandlingar. Förslag, kap 2 1 Gällande, kap 2 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral. Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(7)

8 De punkterna som fanns i policyn är liksom tidigare fortsatt som rubriker i förslag till riktlinje i tjänsteutlåtandet. Se alla föreslagna förändringar i bilaga 3 till detta tjänsteutlåtandet. Se även bilaga 4 till detta tjänsteutlåtande för att se förslag på Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling i sin helhet. Stadsledningskontorets bedömningar Stadsledningskontoret och förvaltningen för inköp och upphandlingen bedömer att det i nuvarande reglemente inte anges tillräckligt tydligt att nämnden för inköp och upphandling skulle kunna arbeta med andra strategier för anskaffning av varor och tjänster än genom att tillhandahålla ramavtal. Stadsledningskontoret i samarbete med förvaltningen för inköp och upphandlingen föreslår reviderat reglemente samt reviderade riktlinjer för inköp och upphandling som förtydligar ansvaret för nämnden för inköp och upphandling att analysera och samordna stadens totala inköpsvolym för att få ett ökas fokus på stadens inköpsprocess. Viktigt att poängtera att nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och är Göteborgs Stads inköpscentral. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt säkerställa syftet genom Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling. De föreslagna ändringarna syftar till att understödja denna utveckling. Stadsledningskontoret Bengt Vänerlöf Planeringsledare Stefan Granlund Utvecklingsledare/controller Jonas Kinnander Direktör Ledningsstaben Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7(7)

9 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1167/16 Etablering av ny nämnd för inköp och upphandling i Göteborgs Stad Handling 2016 nr 164. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. En ny nämnd inrättas per med namnet Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut , Reglemente för Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd antas i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Ägardirektiv för Göteborgs Stads Upphandlings AB (H 2012 nr 150, P , 21, Dnr 1752/11) upphävs från och med Göteborgs Stads Upphandlings AB ges i uppdrag att tillse att samtliga avtal (ej ramavtal) som bolaget för närvarande är part i och efter inte längre ska nyttjas av bolaget, antingen sägs upp eller - om så möjligt och i den mån att produkten/tjänsten ska nyttjas av nämnden - överförs på Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd. 5. Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och ekonomisk budget Nämnden beviljas anstånd med beslut om denna till senast Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd ska finansieras med en procent (1%) av de provisionsintäkter som befintliga och sedermera nytecknade ramavtal genererar. 7. Göteborgs Stads Upphandlings AB och Göteborgs Stads inköp och upphandlingsnämnd får i uppdrag att ta fram och teckna avtal om hanteringen av provisionsintäkter och ersättningar för utförd administration av Göteborgs Stads Upphandlings AB. 8. Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp justeras i enlighet med tjänsteutlåtandets bilaga 3. 1(2)

10 9. Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. 10. Kommunstyrelsens uppdrag (Dnr 0963/14) förklaras fullgjort. Expedieras Kommunstyrelsen Göteborgs Stads Upphandlings AB Styrande dokument Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Stina Svensson Justerare Birgitta Simonsson Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(2)

11 Bilaga 2 Förslag till förändringar i reglemente Förslag 2 kap 1 Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syfte i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling uppnås. 2 kap 2 Nämnden ansvarar för att leda, driva och utveckla stadens gemensamma inköpsprocess. Nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs i enlighet med beslutade strategier och i övrigt inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa. Nämnden beslutar också om vilka områden som ska omfattas av samordning utifrån angelägenhet och väsentlighet och ansvarar för att upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas. Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet. Nämnden erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och får begära in underlag från stadens verksamheter. 2 kap 3 Nämnden ska leda det strategiska arbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet och samverka med nämnder och styrelser i staden. Gällande reglemente Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet och utöver detta ha en konsultativ roll och stödja verksamheterna i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden kan erbjuda upphandlingskompetens i verksamhetsspecifika upphandlingar till stadens verksamheter. Nämnden ska vid behov göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar. Nämnden ska samverka i och stödja det strategiska utvecklingsarbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet genom Strategiforum.

12 Bilaga 3 Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort. Föreslagna ändringar har ett fokus på Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd med ansvar för inköpsprocessen istället för som tidigare ramavtalsupphandlingar. Hänvisning Förslag Befintlig lydelse Policy punkt 7 Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy Policy punkt 8 Avtal och leverantörer ska följas upp Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. Inledning, förteckning av berörda lagbestämmelser och koppling till andra dokument har lagts till i enlighet med dokumentmallen för styrande dokument. Hänvisning Förslag Befintlig lydelse Riktlinjer punkt 1 I punkt 1 i riktlinjen har en beskrivning av gemensam inköpsprocess lagts till. Riktlinjer punkt 1 Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med rätt kvalitet kvalitet Riktlinjer punkt 1 Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp Förutsättningen för att Inköp och upphandlingsnämnden ska kunna genomföra upphandlingar med god Det avgörande är vad som är Stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika förvaltningar/bolag att Stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker. Utgångspunkten ska dock alltid vara att Staden bäst främjas genom samordnade inköp.

13 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 1 Riktlinjer punkt 1 Riktlinjer punkt 5 Riktlinjer punkt 5 Riktlinjer punkt 7 Riktlinjer punkt 7 Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling. Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för inköp och upphandling och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Vid avsteg ska annan avstämd modell kunna redovisas till nämnden för inköp och upphandling. Krav på arbetsrättsliga villkor ska ställas i enlighet med gällande lagstiftning vid upphandling av tjänster och entreprenader. Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka verksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet mot denna riktlinje skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska frågor för beslut i kommunfullmäktige. Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Inköp och upphandlingsnämnden. Bestämmelsen innebär att Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Inköp och upphandlingsnämnden. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas. Vid upphandling av tjänster och entreprenader ska krav ställas på löner och arbetsvillkor i nivå med för branschen allmänt förekommande kollektivavtal i den utsträckning som lagstiftningen medger. Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara. Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka upphandlingsverksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet med denna policy skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska

14 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 7 Riktlinjer punkt 7 Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll med uppsikt över verksamheter i staden. Nämnden för inköp och upphandling Nämnden för inköp och upphandling har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för den gemensamma inköpsprocessen och för samordning för tecknande av ramavtal. Nämnden för inköp och upphandling är inköpscentral och därmed avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Nämnden för inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor. Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden. Nämnden för inköp och upphandling företräder även staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Nämnden för inköp och upphandling ska i nära samverkan med berörda verksamheter i staden arbeta aktivt med att effektivisera inköpsprocessen. Nämnden för inköp och upphandling ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till kommunstyrelsen. Stadens inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige. Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden och ska vid behov göra uppföljningar av stadens upphandlingsverksamhet. Stadens verksamheter har skyldighet att till stadsledningskontoret lämna begärda uppgifter. Nämnden för inköp och upphandling Inköp och upphandlingsnämnden har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Inköp och upphandlingsnämnden är avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Inköp och upphandlingsnämnden ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Inköp och upphandlingsnämnden företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Inköp och upphandlingsnämnden ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Inköp och upphandlingsnämnden ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till

15 Bilaga 3 Riktlinjer punkt 8 verksamheter har skyldighet att till nämnden för inköp och upphandling lämna begärda uppgifter. Avtal och leverantörer ska följas upp Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets egna avtal för att säkerställa att villkor i avtalen följs under hela avtalsperioden. Detta gäller även avtal som ingåtts genom avrop på ramavtal. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska nämnden för inköp och upphandling underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Nämnden för inköp och upphandling ska föra förteckning över inkomna rapporter. Avdelningen för samhällsskydd och beredskap på stadsledningskontoret kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet. Inköp och upphandlingsnämnden lämna begärda uppgifter. Till sin hjälp har Inköp och upphandlingsnämnden Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköpsoch upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll att Staden erhållit det som beställts, till omfattande undersökningar. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges kommande program för uppföljning av privata utförare. Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Sådan kontroll ska även ske löpande, exempelvis avseende betalning av skatter och avgifter, under avtalstiden. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska Inköp och upphandlingsnämnden underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Inköp och upphandlingsnämnden ska föra förteckning över inkomna rapporter. Kunskapscenter mot organiserad brottslighet kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet.

16 Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Förslag

17 Göteborgs Stads styrsystem Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag. Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 1 (12)

18 Dokumentnamn: Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för beslutet: Kommunfullmäktige Nämnder och styrelser 1432/16 [Text] Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Riktlinje Tillsvidare [Datum] Direktör ledningsstaben Bilagor: [Bilagor] Innehåll Inledning... 4 Syftet med denna riktlinje... 4 Vem omfattas av riktlinjen... 4 Bakgrund... 4 Lagbestämmelser... 4 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF) Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)... 5 Koppling till andra styrande dokument... 5 Vägledning och avsteg... 6 Stödjande dokument... 6 Riktlinje All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse... 7 Gemensam inköpsprocess... 7 Samordning genom ramavtal De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs Avtal och leverantörer ska följas upp Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 2 (12)

19 10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 3 (12)

20 Inledning Syftet med denna riktlinje Syfte med denna riktlinje är att säkerställa att anskaffning av varor, tjänster och entreprenader sker med rätt kvalitet och till rätt kostnad. Syftet är också att krav på socialoch ekologisk hållbarhet samt krav på funktion är en naturlig del av Stadens inköps- och upphandlingsverksamhet. Syftet är vidare att underlätta Stadens uppföljning av inköp och leverantörer. Vem omfattas av riktlinjen Denna riktlinje gäller tillsvidare för Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Bakgrund H 2004:123, P ,, Kommunstyrelsen , 510, Kommunstyrelsen , 418, H 2012:153, P , 28, H 2016:19, , H 79, , P , H 2016 nr 164, Dnr 1167/16 Kommunfullmäktige beslutade om Inköps- och upphandlingspolicy år År 2012 reviderades policyn i arbetet med att förstärka den interna kontrollen och öppenheten. Namn ändrades till Upphandlings- och inköpspolicy, begreppen inköpscentral och kommungemensamt system infördes. Att nämnder och styrelser är skyldiga att lämna uppgifter till Göteborgs Stads Upphandlings AB lades också till i policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Efter lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2014 infördes nya regler om direktupphandlingar i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Policy och riktlinjer för upphandling och inköp reviderades på grund av dessa nya regler i lag. Denna nuvarande version har tagits fram i samarbete mellan stadsledningskontoret och inköp- och upphandlingsförvaltningen efter kommunfullmäktiges uppdrag, : Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen och den nya nämnden för inköp och upphandling i uppdrag att under 2017 genomföra en översyn av Göteborgs Stads policy och riktlinjer för upphandling och inköp samt av nämndens reglemente i syfte att kvalitetssäkra policy och riktlinjer gentemot nämndens uppdrag. Denna version har anpassats i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument. Lagbestämmelser Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande myndighet (offentlig upphandling). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 4 (12)

21 att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande myndighet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 19. Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, (LUF). 1 kap 2 Denna lag gäller för upphandling som genomförs av en upphandlande enhet för verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster enligt 2 kap. 1-8 (upphandling inom försörjningssektorerna). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Lagen gäller även när en upphandlande enhet anordnar en projekttävling. Vad som avses med projekttävling anges i 1 kap. 18. Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) Denna lag gäller för upphandling av byggkoncessioner och tjänstekoncessioner som genomförs av en upphandlande myndighet eller enhet (upphandling av koncessioner). Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av en koncession. Koppling till andra styrande dokument Göteborgs Stads riktlinje för inköp och och upphandling är ett av flera styrande dokument som styr den gemensamma inköpsprocessen. Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll Kap 1.1.Nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ska vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa: att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till att verksamheten långsiktigt bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamheten följs att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och tillräcklig. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 5 (12)

22 Kap : Nämnd/bolagsstyrelse ska bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. Göteborgs Stads program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare Syftet med programmet är att nämnder och styrelser säkerställer att utförare som anlitas för att utföra kommunal angelägenhet följer de mål och riktlinjer som styr såväl kommunala som privata utförare inom varje nämnd och styrelses ansvarsområde och uppdrag. Policy och riktlinje mot mutor för Göteborgs Stad Anställda och förtroendevalda i Göteborgs Stad verkar på kommunmedlemmarnas uppdrag och ska iaktta saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Anställda och förtroendevalda ska därför handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, t ex genom att ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i tjänsten. Regler för kommungemensamma interna tjänster Detta dokument som beslutas av kommunstyrelsen reglerar vilka kommungemensamma tjänster Intraservice ska leverera för att stödja inköpsprocessen. Vägledning och avsteg Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Stödjande dokument Förvaltningen för inköp och upphandling har i uppdrag att ta fram stödjande dokument till riktlinjen. Respektive nämnd/styrelse bör ta fram en anpassad anvisning för inköp som gäller för egen nämnd/styrelse. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 6 (12)

23 Riktlinje 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse Gemensam inköpsprocess Att anskaffningar ska baseras på beslutade strategier i den gemensamma inköpsprocessen för att säkerställa vad som är bäst för staden så att skalfördelar erhålls och styrning och uppföljning underlättas. Strategisk inköpsnivå inköpskategori Den strategiska inköpsnivån handlar om att i tidig fas (1 3 års sikt) utarbeta effektiva och hållbara inköpsstrategier i väl definierade områden i form av kategoriplaner. Det strategiska perspektivet skapar framförhållning i inköpsarbetet och möjliggör större förändringar som ger större nytta och värde för staden. Kategoriplanen är ett viktigt underlag för de nästföljande stegen i processen. I kategoriplanen ingår mål, nulägesanalys, behovsanalys, omvärldsanalys, handlingsplan och riskanalys. Inköpsstrategier i de kategorier som prioriterats av nämnden tas fram av tvärfunktionella kategoriteam med samlad kompetens från berörda förvaltningar och bolag Taktisk nivå Taktiskt inköp omfattar arbetet med att genomföra kategoriplanen och optimera anskaffningslösningar. Det är här själva upphandlingen sker, oavsett upphandlingsform. Här återfinns såväl ramavtalsupphandlingar som entreprenadupphandlingar mm. Operativ nivå Det operativa inköpet är som regel inriktat på beställning/avrop, leveransbevakning, fakturahantering samt allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas. Den operativa nivån ansvarar för uppföljning av inköpen; att vi köper rätt saker från rätt leverantörer och håller den kvalitet som har upphandlats. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 7 (12)

24 Samordning genom ramavtal Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med god kvalitet är att förvaltningar och bolag bidrar med relevant kompetens på såväl strategisk nivå som i avtalsgrupperna. Samordning ska ske inom de områden där det finns gemensamma behov och ska genomföras av nämnden för inköp och upphandling Bestämmelsen innebär dock inte att samordning alltid ska ske så snart flera förvaltningar och/eller bolag har liknande behov. Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp. Även partiell samordning kan ske. Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling. Helhetssynen innebär också att innan inköp sker ska undersökas om staden har möjlighet att utföra kontraktet med egna resurser. Undersökningsplikten avser kontroll med de verksamheter som har ett uppdrag att tillhandahålla eller samordna varor och tjänster till övriga verksamheter i staden. Så kan t.ex. vara fallet med olika konsulttjänster inom kommunikation eller HR eller tillhandahållande av fordon eller försäkringar etc. Avtal mellan olika bolag eller mellan bolag och förvaltning kan ibland vara upphandlingspliktiga. Vid tveksamhet om bedömningen jurister på förvaltningen för inköp och upphandling kontaktas. 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling. Detta gäller även vid inköp till ett så lågt värde att en formell upphandling helt hade kunnat undvikas enligt lagstiftningen och denna riktlinje. Bestämmelsen är en intern regel och ska inte tolkas som en utfästelse till externa leverantörer. Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas när det är möjligt. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Inköp och upphandlingsverksamhet är ett område som är känsligt för otillbörlig påverkan. Medarbetare eller andra som ansvarar för uppgifter inom området har därför ett särskilt ansvar för att förtroendet för Staden upprätthålls. För ytterligare vägledning hänvisas till Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor. De jävsbestämmelser som gäller enligt lag för anställda och förtroendevalda i kommunen ska i upphandlingssituationer tillämpas även av anställda och förtroendevalda i stadens bolag. Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 8 (12)

25 Affärsmässigheten innebär också att den som ansvarar för en upphandling ska skaffa sig tillräcklig kunskap om branschen och dess villkor, genom kontakter med leverantörer eller på annat sätt. Inför mer komplicerade upphandlingar kan förfrågningsunderlaget t.ex. lämnas på remiss till leverantörerna. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Vid alla direktupphandlingar bör minst tre leverantörer tillfrågas. Direktupphandlingar över kr ska dokumenteras och skriftligt avtal/överenskommelse upprättas. Leverantörer som direktupphandlas ska kontrolleras. För kontroll kan leverantörskontrollverktyget i det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas. Av dokumentationen ska framgå: - Det upphandlande bolagets eller förvaltningens namn - Vem som ansvarat för inköpet - Avtalsföremålet, dvs vad som köps in genom avtalet - Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks - Om och hur konkurrensen togs tillvara - Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud - Vilken leverantör som tilldelades avtalet - Det viktigaste skälet till tilldelningen - Att kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskridits utförts 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en bättre miljö och ett hållbart samhälle. Detta ska ingå som en naturlig del i varje upphandling. I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR) samt möjliggöra för innovationer. Tjänster och produkter som innebär en så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska väljas. Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling 9 (12)