Granskning av intern kontroll i löneprocessen. Halmstads kommun Augusti 2018

Transkript

1 Granskning av intern kontroll i löneprocessen Halmstads kommun Leila Adrovic Projektmedarbetare Elin Aarenstrup Projektmedarbetare Martin Möllerberg Projektledare

2 Innehåll 1. Inledning 2. Sammanfattning 3. Resultat av granskningen 4. Övriga iakttagelser Appendix 1: Sammanställning iakttagelser gällande kontrollmålen Appendix 2: Sammanställning testning 2

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Personalkostnaderna står för en stor del av kommunens kostnader vilket motiverar en granskning eftersom väsentligheten är hög. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av olika moment i löneprocessen inte alltid fungerar som avsett. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Nämnderna ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt Syfte och revisionsfråga Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar tillräcklig och ändamålsenlig? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Attestordning Fullmäktigebeslut 1.4 Kontrollmål Kontrollmålen och bedömningen av dessa möjliggör att revisionsfrågan kan besvaras. Kontrollmålen kan kopplas till något eller några av revisionskriterierna. Inom ramen för denna granskning ska följande kontrollmål besvaras: 1. Behörigheter är ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar. Hanteringen av behörigheter sker på ett korrekt sätt. 2. Upplägg och förändring av fast data sker på ett korrekt sätt. 3. Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person. 4. Resultatet av den preliminära och definitiva lönekörningen hanteras på ett korrekt sätt. 5. Löneutbetalning är attesterad av rätt person. 6. Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt. 7. Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet. Respektive nämnds regelverk 3

4 1. Inledning 1.5 Metod och avgränsningar Granskningen sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål väljs ut. Utifrån dessa kontrollmål sker en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Rapporten är faktaavstämd med berörd personal på Halmstads kommun. Intervju med ansvariga personer för löneprocessen. Granskning av styrande dokument, policy (Policy för Halmstads kommuns övergripande Personalpolitik , Personal politisk riktlinje (HR - i riktning mot Halmstads kommuns vision) samt processdokument. Följande personer har blivit intervjuade i granskningen: Claes Henrixon, Objekt & förvaltningsansvarig HR IT Caroline Lilja Engström, Systemförvaltare HR Service Leif Johansson, Förhandlingschef Isabella Palm Weman, HR Specialist Ola Wall, Redovisningschef Martin Lidén, Ekonom Eva Kindberg, pensionshandläggare Helen Olofsson, pensionshandläggare 4

5 2. Sammanfattning har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat löneprocessen i Halmstads kommun. Syftet med uppdraget är att bedöma om den interna kontrollen avseende granskade delar i löneprocessen i kommunen är tillräcklig. Uppdraget ingår som en del av revisionsplanen för år Vår samlade bedömning av kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen, är att den är tillräcklig och ändamålsenlig men att det finns utrymme till förbättring i form av en formell interkontrollplan. HR Service har internt arbetat fram kontroller av olika karaktär som anser vara väl utformade. Många av dessa kontroller är dock implementerade nyligen. vill därför belysa att de inte utförts mer än en gång vilket begränsar möjligheten att avgöra huruvida kontrollerna är fungerande och kan ge stöd åt revision. Nedan redovisas våra mest väsentliga rekommendationer för kontrollmålen men även löneprocessen i stort. Kommunstyrelsen bör beakta och tillse att åtgärder vidtas. har kännedom om att det finns en Policy för Internkontroll som är antagen av Kommunfullmäktige HR Service har dock inte någon kännedom av hur den övergripande interna kontrollen inom Halmstads kommun påverkar dem eller vilka aktiviteter som de förväntas göra för att uppfylla de övergripande målen antagna i kommunfullmäktige. bedömer att det inte finns något formellt antaget attestreglemente eller delegationsordning där behörigheterna som är uppsatta i Heroma utgår från. rekommenderar att HR Service tar del av de formellt antagen attestreglemente och delegationsordningar som finns ute hos respektive verksamhet. bedömer att rutinerna i samband med preliminär och definitiv lönekörning är fungerande. Dock kan det införas en mer formell rutin vad gäller signallistor. anser att signallistorna bör stämmas av formellt av den person som är ansvarig för lönekörningen samt att Halmstads kommun implementerar signatur på utanordningslista som ett krav. bedömer att rutinerna vid registrering av uppgifter i Heroma vid nyanställning samt förändringar av anställning är fungerande. har tagit del av den formaliserade kontrollfunktion Halmstad kommun använder sig av för anställningsförändringar, men då denna är ny medför det svårigheter för att utvärdera kontrollens funktion. bedömer att rutinerna i samband med lönerevision är fungerande. För att ytterligare stärka informationen i arbetsfilen bör stödjande dokumentation gällande oklarheter som följs upp med HR Specialist mottas från respektive berörd chef. Gällande granskning av pensionsgrundande lönearter rekommenderar att denna görs vid förutbestämda tillfällen för att förebygga fel och inte bara vid behov. 5

6 Allmän information om kommunens löneprocess Inom Halmstads kommun ansvarar HR Service för administrationen av löner och anställningar för hela kommunkoncernen (exklusive HFAB, HEM och Halmstads Hamnar). Lönesystemet Heroma är det primära system som används och är uppdaterat enligt svensk lag gällande avtal och löner. Inom HR Service arbetar 29 personer totalt, inklusive systemförvaltare och chef. Anställningsavtal och anställningsförändringar för medarbetare utförs av behörig chef ute i verksamheterna. Dessa skickas sedan till HR Service centralt, i form av ett PM, och inkommer till ärendehanteringssystemet Nilex eller via internpost. Anställningarna och anställningsförändringarna läses sedan in manuellt av HR service i Heroma och lagras digitalt för arkivering i två år. För tillfället genomförs ett pilotprojekt där chefer själva fyller i anställningsavtalet i Heroma vilket sedan läses in av HR Service. Alla anställda har tillgång till Heroma Självservice där information gällande bland annat personuppgifter, förmåner och semesterdagar finns tillgänglig. Månadsanställda och 800 timavlönade i Halmstads kommun har digital hantering av tidrapportering direkt i Heroma. Samma tillvägagångssätt gäller för de kommunala bolagen Halmstad City Airport AB och Halmstad Stadsnät AB. För medarbetare utan digital hantering av tidrapportering så som vissa timanställda, deltidsbrandmän, familjehem, anställda enligt arbetsmarknadsåtgärder och övriga kommunala bolag görs tidrapportering via tjänstgöringsrapport som attesteras av chef. Tjänstgöringsrapporten registreras manuellt in i Heroma av HR Service. Behörigheter till Heroma hanteras av HR Service och dess innehåll tilldelas i två separata funktioner, BERIT (behörighetssystemet) samt Ansvar/Funktion. Dessa två funktioner avgör tillsammans vilken behörighet en anställd har. Till varje ansvar, såsom exempelvis enhetschef, knyts en behörighet an där det krävs att hen har ansvar för organisationen. Behörigheterna i Heroma ska spegla organisationen i praktiken. HR Service ansvarar för alla steg inom lönekörningen där processen initieras av en preliminär lönekörning i mitten av månaden. Vidare kontrolleras olika signaler från Heroma för att upptäcka och korrigera eventuella fel innan den definitiva lönekörningen. Vid den slutgiltiga lönekörningen genereras lönespecifikationer, bankfil skickas till Nordea direkt från Heroma och redovisningsfiler skapas vilka sedan läses in i ekonomisystemet Agresso. Löneutbetalningen till medarbetare sker vanligtvis den 27:e varje månad. 6

7 Fortsättning Allmän information om kommunens löneprocess Enligt kommunallagen 6 kap 7 är det nämnderna som ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig och sker på ett tillfredsställande sätt. I ansvaret för intern kontroll innefattas vanligtvis bland annat att: utforma regler och riktlinjer för verksamheten, utarbeta dokumenterade organisationsbeskrivningar och rutinbeskrivningar, fördela attestuppdrag samt tillse att delegationsordningen är uppdaterad. Nämnden/bolagsstyrelsen ska varje år anta en kontrollplan. Denna plan utarbetas i samband med den årliga verksamhetsplaneringen varpå en risk- och väsentlighetsanalys tidigare färdigställts. År 2015 antogs Policy för Halmstads Kommuns övergripande personalpolitik Detta dokument utarbetades i samråd med 500 medarbetare, förtroendevalda och fackliga representanter. Policyn beskriver den övergripande personalpolitiken i Halmstads kommun och synliggör den värdegrund och vision som kommunfullmäktige antagit. Policyn ska följas av Halmstads kommuns samtliga förvaltningar och nämnder och tillika alla kommunala bolag och bolagsstyrelser. Vid introduktion av nyanställda erhåller den anställde en broschyr med information baserad på Policy för Halmstads Kommuns övergripande personalpolitik Det krävs dock inget formellt godkännande av att den anställde har tagit del av materialet. Efterlevnad och uppföljning av policyn sker bland annat i medarbetarsamtal och APT-möten (ur medarbetarperspektiv) och genom den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Förtroendevalda har ett ansvar att regelbundet söka efter information och kontrollera hur arbetet med personalpolitiken utövas. Hälso- och arbetsmiljömål, jämställdhetsmål och andra mål inom personalpolitiken ska följas upp i verksamhetsberättelse/årsredovisning och i delårsrapporter. 7

8 3.1 Styrande dokument och policys rutinbeskrivningar, riktlinjer och attestreglemente Kontrollmål: Behörigheter är ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar. Hanteringen av behörigheter sker på ett korrekt sätt. Iakttagelser HR Service har ett flertal rutinbeskrivningar gällande olika processer och aktiviteter kring lönearbetet och systemprocesser. Något ramverk för intern kontroll finns inte hos HR Service utan enbart rutinbeskrivningar på diverse aktiviteter som utförs. En rutinbeskrivning för lönekörningen finns och används månatligen under hela lönekörningsperioden. Rutinbeskrivningen beskriver de olika steg som ska genomföras under de olika faserna av processen och signeras samt sparas på gemensam server efter färdigställande. Bedömning bedömer dock att det inte finns något formellt antaget attestreglemente eller delegationsordning där behörigheterna som är uppsatta i Heroma utgår från. rekommenderar att HR Service tar del av formellt antagen attestreglemente och delegationsordningar som finns ute hos respektive verksamhet. För uppsättning och underhåll av behörigheter i Heroma finns en rutinbeskrivning. Där beskrivs de olika behörighetstyperna och vilka kontroller HR Service har för att verifiera att behörigheter hos olika medarbetare är uppsatta på ett korrekt sätt. Kontroller av behörighet på olika nivåer sker varje tertial med start från och med maj Inom Halmstads kommun finns det en Riktlinje för attest. Enligt riktlinjen ska varje nämnd upprätta Anvisningar för attest där mer ingående detaljer ska framgå gällande exempelvis kontering, finansiering och behörig beslutsfattare. HR Service har inte kunnat påvisa något formellt dokument av Anvisningar för attest, dock går behörighetshierarki till viss del att följa. Delegationsordning ska finnas lokalt på respektive förvaltning som ska tillämpa denna. HR Service har varken insyn i en sådan eller någon delegationsordning för internt bruk. I systemet Heroma finns däremot en atteststruktur uppsatt, som går att härleda till respektive persons attestbehörighet, vilken HR Service använder. 8

9 3.2 IT-system och behörighetskontroller Kontrollmål: Behörigheter är ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar. Hanteringen av behörigheter sker på ett korrekt sätt. Iakttagelser Bedömning Behörigheter i Heroma och dess innehåll tilldelas i två separata funktioner, BERIT (behörighetssystemet) samt Ansvar/Funktion. Dessa två funktioner avgör tillsammans vilken behörighet en anställd har. HR på respektive förvaltning gör beställning av behörigheter för chefer och schemastödjare/tillstyrkare och behörigheter för HR-partners beställs av respektive förvaltnings HR-chef. Sedan i maj 2018 har HR service på Halmstads kommun påbörjat implementering av behörighetsrevision som ska ske tre gånger per år. Behörighetsrevisionen innefattar följande; Kontroll av behörigheter på avslutade personer, Behörighet trots avslutat ansvar, kontroll av behörighetsunderlag, kontroll av höga behörigheter, kontroll av behörigheter som ej knyts till ansvar, kontroll av behörighet till alla PAteam och/eller företag samt ansvar jämfört med BERIT. bedömer att det finns formella kontroller på plats för behörighetstilldelning och periodisk genomgång av dessa. Dock är den formaliserade kontrollen av behörigheter ny hos Halmstads kommun vilket medför svårigheter för att använda det som bevis för att processen är fungerande. Gällande den systembrist som nämns, anser att risken för obehöriga användare inte vara stor då inloggning först sker via AD innan access till Heroma. AD-konto spärras vid varje avslutad anställning vilket medför att personen inte längre har tillgång till Heroma. har granskat maj månad, som är den enda månaden där kontrollerna har genomförts. kunde enbart se hur kontroller genomförts och hur framtida process kommer se ut, dock har svårt att utvärdera den nya kontrollfunktionen då den enbart genomförts en gång. Det finns en systembrist i kopplingen mellan Heroma och datorkatalogen (AD). Efter avslutad anställning finns behörigheter kvar i Heroma då dessa automatiskt inte inaktiveras. Detta medför att alla behörigheter finns kvar i Heroma till dess de manuellt raderas eller påträffas vid en behörighetsrevision. Dock inaktiveras AD-kontot automatiskt vid avslutad anställning och användaren kan inte komma in i Heroma. Vid en eventuell återanställning (återaktivering av AD-kontot) kan således den anställdes gamla finnas kvar i Heroma om dessa inte manuellt plockats bort ochbehörigheter risken finns då för obehörig användning av Heroma. 9

10 3.3 Underhåll av fast data löpande förändringar av grunduppgifter om anställda Kontrollmål: Upplägg och förändring av fast data sker på ett korrekt sätt. Iakttagelser Det finns ingen dokumenterad rutin eller riktlinje som beskriver hur arbete bör ske med logglistor över förändringar i fast data så som personuppgifter, bankdata, lön samt förmåner. har via intervju noterat att det inte görs någon genomgång av logglistor gällande förändringar i fast data, dock finns det automatiska flöden för de flesta förändringar. Personuppgifter hämtas från folkbokföringen och de anställda rapporterar själva in bankuppgifter till Nordea varför sådan information inte finns tillgänglig i Heroma. Kontrakt skapas automatiskt när HR fyller i ett PM med information om den anställde och dennes anställning. Kontraktet sparas därefter hos HR och HR Service mottar således aldrig kontraktet. Bedömning bedömer att rutinerna vid registrering av uppgifter i Heroma vid anställningsförändringar är fungerande med motivation att den anställde själv registrerar mycket i Heroma Självservice, att bankuppgifter hanteras av Nordea samt att HR Service har en självkontroll implementerad sedan maj Dock vill ändå belysa att den formaliserade kontrollen av anställningsförändringar är ny hos Halmstads kommun vilket medför svårigheter för att använda den som fullständigt bevis för att processen är fungerande. Sedan maj 2018 har HR Service implementerat en månatlig kontroll gällande förändring av anställning. Ett slumpvis datum väljs ut för granskning och HR Service kontrollerar att genomförda förändringar har supporterande underlag. har via observation undersökt huruvida förändringarna gjorts med stödjande dokumentation och att dessa är korrekt utförda i Heroma baserat på underlag. 10

11 3.4 Underhåll av fast data förändring av data i samband med lönerevision Kontrollmål: Upplägg och förändring av fast data sker på ett korrekt sätt. Iakttagelser Bedömning Inför varje löneöversyn beslutar förhandlingsdelegationen politiskt om vilka mål som ska uppnås. När beslut är fastställt initieras kontakt med facket samt respektive förvaltningschef som utifrån detta får styra sin löneöversyn. Löneöversynen ska vara i linje med Halmstads kommuns lönepolitik och givna ekonomiska rekommendationer. All information om löneöversynen, bortsett från timavlönade, finns i systemet PS förhandling (PSF). Uppdateringar från årlig lönerevision beställs från HR-avdelning som fyller i en beställningsfil med information kring den nya lönen. HR-service har en omfattande okrypyerad arbetsfil i Excel med information kring alla anställda och deras respektive löneuppgifter. Excelfilen ligger till grund för import av information till Heroma och för validering av data exporterad från Heroma. I arbetsfilen kontrolleras löneförändringen i Heroma mot information i PSF. Excelfilen har inbyggda kontroller för avstämningar mellan Heroma och PSF för att upptäcka felaktigheter vid uppdatering av löneförändring. Visar avstämningen inkorrekt information, genereras felmeddelande för respektive felaktig rad i Excelfilen. HR Service sammanställer samtliga fel och skickar listan till HR Specialist som följer upp avvikelserna med berörda chefer som bekräftar avvikelserna till HR specialist mailledes, dock utan stödjande underlag. Uppföljningen skickas slutligen tillbaka till HR Service, som korrigerar arbetsfilen och uppdaterar i Heroma om nödvändigt. bedömer att rutinerna i samband med lönerevision är fungerande. vill dock belysa att arbetsverktyget är i form av en okrypterad Excelfil vilket potentiellt skulle kunna medföra manuella fel eller oegentligheter. Däremot finns det loggar i Heroma som registrerar alla förändringar av data med användar- ID och datum vilket gör att alla ändringar går att spåra. För att ytterligare stärka informationen i arbetsfilen bör stödjande dokumentation gällande oklarheter som följs upp med HR Specialist mottas från respektive berörd chef. vill dock nämna att under år 2019 kommer inte längre PS Förhandling användas för månadsavlönade vilket kan minska risken för manuella fel eller oegentligheter som en Excelfil kan medföra. Under år 2019 kommer Halmstads kommun inte längre hantera lönerevisionen i PS Förhandling utan alla månadsavlönade kommer handhavas direkt i Heroma. För timavlönande kommer dock samma förfarande gälla som när granskningen genomfördes. 11

12 3.5 Underhåll av fast data konteringsregler, lönearter och skattesatser Kontrollmål: Upplägg och förändring av fast data sker på ett korrekt sätt. Iakttagelser Val av löneart i Heroma bestämmer på vilket konto lönetransaktionerna hamnar i huvudboken. Lönearterna i Heroma är således sammankopplade med olika baskonton. Systemförvaltare på HR Service kan vid behov ändra konteringsregler för olika lönearter. Alla lönearter har vidare speciella inställningar som avgör om dessa är pensionsgrundande eller inte. Uppsättning av nya lönearter görs i samråd mellan HR, pensionshandläggare och förhandlare hos Halmstads kommun. En genomgång av pensionsgrundande lönearter görs vid behov och inte kontinuerligt. Bedömning bedömer att rutinerna vid ändring av konteringsregler samt uppdatering av skattesatser är fungerande. Gällande granskning av pensionsgrundande lönearter rekommenderar att denna görs vid förutbestämda tillfällen för att förebygga fel och inte bara vid behov. Halmstads kommun använder sig av skattetabell 33 som grund för alla löner. Anställda kan dock välja att använda sig av en annan skattesats vilken då registreras i Självservice. Skulle den önskade skattesatsen understiga erforderlig skatt kommer tabellskatt 33 att används då Heroma har en inbyggd funktion som känner av detta. Vid jämkning måste det finnas ett jämkningsbeslut. 12

13 3.6 Tid- och frånvarorapportering registrering av tid och frånvaro Kontrollmål: Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person. Iakttagelser Tidrapportering för månadsanställda och ca 800 timavlönade sker i Heroma Självservice. För digital hantering av tid krävs att den enskilda medarbetaren har ett schema registrerat i Heroma. Detta ligger till grund för eventuell utbetalning av exempelvis OB-tillägg och beredskapsersättning. Den anställde registrerar alla avvikelser mot normal arbetstid/grundschema så som övertid, frånvaro, sjukdom etc. i Heroma Självservice. Ärendet skickas vidare till behörig chef som godkänner eller avslår. I vissa fall går ärendet initialt till en samordnare som tillstyrker den rapporterade tiden innan den går för slutgiltig attest hos chef. Under andra halvan av 2019 planeras det att alla timanställda ska vara implementerade i Heroma Självservice och sköta sin tidrapportering digitalt istället för manuell tidrapportering. Tjänstgöringsrapporter skickas idag till HR Service som manuellt läser in dem i Heroma. För förtroendevalda, godemän och tolkar inkommer okrypterade textfiler till HR Service med tidrapporter från undersystemen Tolken, Troman och Wärna. Dessa läses in i Heroma och blir sedan en del av den vanliga lönekörningen. HR Service har undersökt möjligheten att förbättra denna process genom att kryptera filen men problem uppstod då krypterade filer inte gick att hantera i Heroma. Ett alternativ, enligt HR support, hade varit att låta CGI (tredjeparts leverantör av IT lösningar och system integration) sköta förfarandet för att undvika manuellt handhavande. Det finns inbyggda kontroller i Heroma som monitorerar avvikande tider. Vidare finns bevakningar i Heroma som skickas till respektive chef när en monitorerad händelse inträffar. Det gäller semesterdagar, sjukfrånvaro samt övrig frånvaro. Ur detta skapas en flertal rapporter där det är möjligt att göra en genomgång av semestersaldo, sjukfrånvaro samt övrig frånvaro. Timmar som skall rapporteras får ett objekt som de ska konteras mot. Chefer ute på förvaltningar kan delegera att någon annan tillfälligt kan attestera tidrapporter. Om chef inte är på plats och inte heller delegerat, kan HR Service attestera. Detta görs dock endast på skriftlig uppmaning via mail till ärendehanteringssystemet Nilex, från behörig chef. I de fall HR Service attesterar ska en anteckning läggas in i Nilex med ett ärendenummer för att kunna följa ärendet. Varje nämnd har en delegationsordning men dessa har inte HR Service tillgång till. Personen som blivit delegerad att attestera tidrapporter istället för behörig chef kan bara hantera ärenden reaktivt och enbart godkänna/ej godkänna tidrapporter och således inte kunna se eller registrera övriga ärenden hos medarbetaren. Halmstads kommun använder sig av tidredovisningssystemet Tidomat för att stämpla in/ut och registrera arbetstid för en del enheter. För andra medarbetare med flextid används en intern Excelmall för flextid som fylls i av respektive anställd. Informationen som fylls i valideras årligen av behörig chef. För att säkerställa huruvida kontrollmålet för tidrapportering är uppfyllt har testat 15 manuella tidrapporter samt 15 tidrapporter från Heroma. Samtliga tidrapporter, utom en digital tidrapport var signerade av behörig chef då denna var attesterad av HR Service. kunde dock inte följa ärendet fullt ut i Nilex då anteckningarna till detta ärende var ofullständiga.. En notering som gjorde under testningen var att även om de manuella tidrapporterna hade skriftlig attest var det inte självklart att signaturen gick att avläsa Augusti och faktiskt 2018 härleda till behörig chef. 13

14 3.6 Fortsättning Tid- och frånvarorapportering registrering av tid och frånvaro Bedömning bedömer, trots avsaknaden av dokumentation för ett stickprov av de digitala tidrapporterna, processen för tid- och frånvarorapportering som fungerande. vill även belysa att HR Service inte har tillgång eller kännedom kring delegationslistor från respektive förvaltning, något som anser viktigt att inneha för att kunna säkerställa korrekt attest av tidrapporter. Utanordningslistor, som används efter definitiv lönekörning (vänligen se avsnittet för definitiv lönekörning) anser fungera som en kontroll för att upptäcka felaktigt rapporterad tid. Varje chef mottar utanordningslistan med all inrapporterad tid som belastar deras kostnadsställe, vilket innebär att det går att upptäcka felaktigheter och oegentligheter. rekommenderar dock att utanordnigslistorna formellt godkänns av behörig chef varje månad och skickas tillbaka till HR. 14

15 3.7 Preliminär lönekörning Kontrollmål: Resultatet av den preliminära och definitiva lönekörningen hanteras på ett korrekt sätt. Iakttagelser I mitten av varje månad görs preliminär lönekörning av HR Service. Initialt genereras en signallista med olika åtgärdspunkter som behöver korrigeras inom två dagar av HR Service, något som benämns som mellanperiod. Signalerna som genereras är generella för Heroma men HR Service har också byggt in egna kontroller på områden som de anser vara kritiska. Signallistor med de olika parametrarna delas upp mellan medarbetare på HR och sparas på gemensam mapp. Varje utsedd medarbetare har ansvar att gå igenom sina signaler och åtgärda eventuella problem. Det sker dock ingen formell kontroll vad gäller åtgärdade aktiviteter, men om signaler inte rättas till kommer dessa att finnas med även nästkommande månad. Bedömning har testat preliminär lönekörning för mars månad med checklista och signallista för samma månad och därmed kunnat säkerställa att preliminär lön utförs i enlighet med beskrivning. bedömer att rutinerna i samband med preliminär lönekörning är fungerande. Dock kan det införas en mer formell rutin vad gäller signallistor. anser att signallistorna bör stämmas av formellt av den person som är ansvarig för lönekörningen. I HR Service checklista för lönekörning finns det olika kontroller som ska utföras under den preliminära lönekörningen beskrivna. Bland annat kontrolleras höga bruttolöner (utgår från antagandet att en medarbetare har 150 procent av sin normala lön) liksom höga nettolöner (över Skr). Gällande retroutbetalningar tar man fram en konteringsfil där man tittar på skillnader mellan föregående månads lön och nuvarande lön och om dessa överstiger 3000 kr. Efter slutförande signeras checklistan av ansvarig medarbetare. 15

16 3.8 Definitiv lönekörning Kontrollmål: Resultatet av den preliminära och definitiva lönekörningen hanteras på ett korrekt sätt. Iakttagelser Efter att felaktigheter åtgärdats under mellanperioden körs den definitiva lönekörningen. Det skapas automatiskt en bankfil som med hjälp av CGI skickas direkt till Nordea. Parallellt genereras även redovisningsfiler för inläsning till ekonomisystemet Agresso samt lönespecifikationer vilka sparas ner, utan personnummer hos HR Service och arkiveras i två år. Bedömning bedömer processen för definitiv lönekörning som fungerande. Dock rekommenderar att HR Service implementerar signatur på utanordningslista som ett krav. HR Service kontrollerar redovisad skatt och arbetsgivardeklarationer genom en avstämning av fil från filskyffeln mot Heroma. Avstämningen dokumenteras och sparas på gemensam server. Efter lönekörningen förbereds en lista av HR Service med fördelning av lönerna mellan Halmstads kommun och de kommunala bolagen. Denna skickas ut till ekonomiavdelningarna på Halmstads kommun och på de kommunala bolagen. Den första lönekörningen görs alltid sju dagar innan utbetalning och den andra lönekörningen fem dagar innan utbetalning, vilket normalt sett sker den 27:e varje månad. När lönekörning är gjord skickas en utanordningslista ut till alla berörda chefer vilka har ansvar för ett kostnadsobjekt. Där går det att utläsa vilka kostnader som inkommit på chefens område och hur dessa har konterats. Utanordningslistan kan signeras (även digitalt) men än finns inget krav på att det ska göras. Varje månad utför HR Service extra lönekörningar (PLUTO). Inkommer information gällande ändringar innan den 25:e i månaden, kan dessa läggas in och utbetalas den 27:e i månaden med de ordinarie löneutbetalningarna. Om det inkommer information avseende ändringar senare än den 25:e i månaden kan HR Service göra en extra lönekörning en dag efter utbetalningen den 27:e och lönen kommer inkommer till medarbetaren innan månadens slut. 16

17 3.9 Utbetalning av lön i bank Kontrollmål: Löneutbetalning är attesterad av rätt person. Iakttagelser Under lönekörningen skapas per automatik en bankfil som med hjälp av CGI skickas direkt, utan manuell hantering, till Nordea. Via Nordea Corporate banking loggar sedan en behörig medarbetare inom HR Service in och signerar bankfilen. Detta sker genom att beloppet i Heroma kontrolleras, först avstämt med det belopp som återfinns på filskyffeln och sedan manuellt skrivs in på banken. En rimlighetsbedömning av utbetalningsbelopp görs också av HR Service. En fil med tidigare månaders lönebelopp finns till hjälp för att ytterligare skapa en bedömning av rimlig nivå för utbetalning. I de fall som det manuellt inmatade beloppet i banken inte skulle stämma med den automatgenererade informationen från Heroma kontaktar Nordea HR Service för åtgärd. Nordea lämnar aldrig ut information gällande belopp eller personuppgifter utan det är upp till systemförvaltarna hos HR Service att undersöka och lösa felaktigheter med bankfilen. Bedömning bedömer att rutinerna kring utbetalning av lön i bank är fungerande med motivationen att HR Service inte hanterar bankfil eller har tillgång till den samt att om fel belopp skulle inmatas hos Nordea, skulle Nordea kontakta HR Service för åtgärd. Manuella löneutbetalningar kan göras av HR Service, men de sker sällan. En anledning kan vara återbetalning av returnerad lön. HR Service får då besked att en person inte har hämtat ut lön och kontrollerar att summan stämmer med lönebeloppet i Heroma. Därefter kontrollerar HR Service med ekonomiavdelningen att de har fått tillbaka just den summan för just den månaden. När man stämt av med ekonomiavdelningen gör HR Service ett underlag där uppgifter om belopp och bankdetaljer finns med. Detta underlag granskas sedan av ytterligare en person och både den som förberett och den som granskat skriver under. Underlaget lämnas till ekonomiavdelningen som kontrollerar att beloppet stämmer med det belopp som kommit i retur. Personen som ska mottaga utbetalningen läggs upp i leverantörsreskontran och en faktura skapas i Agresso för attest. Attesten utförs av ansvarig på HR Service, som i samband med godkännande gör ytterligare en kontroll av att beloppet stämmer. 17

18 3.10 Uppdatering av huvudbok Kontrollmål: Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt. Iakttagelser Under lönekörningen skapas redovisningsfiler som läses in i Agresso och skickas automatiskt via en integrationsplattform utan möjlighet till manuell handpåläggning av HR Service. Vid inläsningen reagerar Agresso automatiskt vid felaktigheter, exempelvis vid felaktig resurs, och manuell korrigering sker innan filen läses in slutgiltigt. All lönerelaterad information läses in i Agresso en gång per månad och ekonomiavdelningen stämmer sedan av denna information mot de utbetalningar som skett i banken (nettolön mot bankutbetalning). Alla transaktioner som genererar en utbetalning stäms av och kontrolleras. Bedömning bedömer att processen för inläsning av information mellan Heroma och Agresso är fungerande då detta sker via en integrationsplattform automatiskt utan möjlighet till manuell handpåläggning. Gällande semester-, ferie- och uppehållsskuld får ekonomiavdelningen information av HR support som är uttagen ur Heroma. I den externa redovisningen sker sedan uppbokning av dessa poster per tertial och delår. Ekonomiavdelningen är vidare ansvariga för avstämning av aktuella balanskonton, vilket sker i samband med bokslut. 18

19 3.11 Beräkning av semesterlöneskulden och övertidsskulden Kontrollmål: Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet. Iakttagelser Semesterlöneskuld beräknas automatiskt ut i Heroma med hjälp av ackumulatorer och har ingen manuell hantering. Semesterlöneskulden genereras utifrån givna parametrar i systemet och beräknas på olika sätt utifrån variabler så som ålder och tjänsteform. Varje månad genererar HR Service en lista ur Heroma med information om semesterlöneskuld, komp-tid, ferieskuld och uppehållsskuld för alla medarbetare inom Halmstads kommun och de kommunala bolagen. Listan skickas till ekonomichef/redovisningschef som genomför vidare analyser av semesterlöneskulden och följer upp utfall mellan prognos och det faktiska utfallet. Semesterlöneskulden kan fluktuera under året men fluktuationen förklaras till stor del av givna semesterperioder på sommaren för medarbetare och ferie- samt upphållstjänster inom skolan. Bedömning bedömer processen för beräkning av semesterlöneskulden och övertidsskulden som fungerande. Det sker ingen manuell handpåläggning utan allt sker automatiskt via ackumulatorer i Heroma. Övertid regleras direkt på lönen månatligen och bokas inte upp som någon skuld i redovisningen. 19

20 3.12 Analyser och uppföljning av löner och lönekostnader Kontrollmål: Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet. Iakttagelser Bedömning Årligen görs löneanalyser efter löneöversynen där lön och lönestruktur kartläggs. Olika yrkesgrupper (med gymnasial- eller eftergymnasialutbildning) jämförs utifrån kriterier satta på nationell nivå för att säkerställa att Halmstads kommun har rätt lönestruktur gentemot andra kommuner och liknande verksamheter. Detta görs för att förhandlare samt de fackliga organisationerna ska kunna komma med inspel samt för att politikerna ska kunna fatta rätt beslut. Efter varje löneöversyn görs vidare en analys av alla kostnader för att få vetskap om huruvida prioriteringar gjorts på yrkesgrupper som beslutats vara i fokus. bedömer processen för analys av lönekostnader som fungerande då såväl operationella och finansiella aspekter analyseras. Utöver den årliga löneanalysen utförs även fördjupade förvaltningsvisa lönekartläggningar samt en analys över hur löneutvecklingen varit för olika grupper inom kommunen. Årligen utförs också en analys utifrån diskrimineringslagen. Likabehandling och kartläggning på lika och likvärdiga grupper viktas mot varandra. I det fall där det skulle finnas löneskillnader mellan olika kön för lika arbete ska en handlingsplan upprättas för hur lönerna ska utjämnas. Enligt lag ska handlingsplanen vara på tre år och kostnadsberäknas. I analysen, med hänsyn till diskrimineringslagen, tittar även utföraren på förmåner hos anställda och hur de är kopplade till kön. Även avtal och kollektivavtal utvärderas ut ett könsneutralt perspektiv. Resultatet utifrån diskrimineringslagen rapporteras till fackliga organisationer samt till förhandlingsdelegationer. Utöver de operationella analyserna av lön görs även finansiella analyser genom de utanordningslistor som skickas till berörda chefer (se stycke Definitiv lönekörning). Vidare skickas en lista från HR-Service till ekonomichef/redovisningschef för analys av lönerelaterade kostnader. 20

21 4. Övriga iakttagelser Rapportering till Skatteverket Iakttagelser När lönekörningen är genomförd genereras underlag från Heroma för kontrolluppgifter som skickas automatiskt till Skatteverket. Arbetsgivardeklaration (lön, skatt, arbetsgivaravgifter, förmåner och moms) rapporteras manuellt och elektroniskt till Skatteverket av ekonomiavdelningen. Underlag för arbetsgivaravgifter inkommer till ekonomiavdelningen från HR Service baserat på information från Heroma. När all information är inrapporterad mottas en kvittens från Skatteverket som sparas både elektroniskt och fysiskt i en pärm men övriga underlag. Årligen stäms inrapporterad information till Skatteverket av mot Heroma. har tagit del av två månader, en månad för kommunen och en månad för ett av bolagen som går under Halmstads kommun för att säkerställa att rapportering till Skatteverket sker på ett korrekt sätt. Kvittens arbetsgivaravgifter för februari och maj har stämts av mot respektive arbetsgivardeklaration och skattekonto hos Skatteverket. hittade inga avvikelser. 21

22 Appendix 1 Sammanställning iakttagelser gällande kontrollmålen Kontrollmål Iakttagelse Rekommendation 1. Behörigheter är ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar. Hanteringen av behörigheter sker på ett korrekt sätt. Behörigheter i Heroma och dess innehåll tilldelas i två separata funktioner, BERIT (behörighetssystemet) samt Ansvar/Funktion. Dessa två funktioner avgör tillsammans vilken behörighet en anställd har. bedömer att det finns formella kontroller på plats för behörighetstilldelning och periodisk genomgång av dessa. Dock är den formaliserade kontrollen av behörigheter ny hos Halmstads kommun vilket medför svårigheter för att använda det som bevis för att processen är fungerande. 2. Upplägg och förändring av fast data sker på ett korrekt sätt. Sedan maj 2018 har HR Service implementerad en månatlig kontroll gällande förändring av anställning. Ett slumpvis datum väljs ut för granskning och HR Service kontrollerar att genomförda förändringar har supporterande underlag. bedömer att rutinerna vid registrering av uppgifter i Heroma vid nyanställning samt förändringar av anställning är fungerande men att det är svårt att utvärdera den nya kontrollfunktionen då den enbart genomförts en gång. För att ytterligare stärka informationen i arbetsfilen för lönerevision bör stödjande dokumentation gällande oklarheter som följs upp med HR Specialist mottas från respektive berörd chef. 3.Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person. Tidrapportering för månadsanställda och ca 800 timavlönade sker i Heroma Självservice. Den anställde registrerar alla avvikelser mot normal arbetstid/grundschema så som övertid, frånvaro, sjukdom etc. i Självservice. Ärendet skickas vidare till behörig chef som godkänner eller avslår. I vissa fall går ärendet initialt till en samordnare som tillstyrker den rapporterade tiden innan den går för slutgiltig attest hos chef. bedömer att processen för tid- och frånvarorapportering är fungerande trots att en digital tidrapport var attesterad av HR Service, vilket är tillåtet om kommentar för detta finns i ärendehanteringssystemet Nilex. Dock fanns inte någon kommentar från HR Service i det här fallet, men anser att det inte utgör en stor risk. 22

23 Appendix 1 Sammanställning iakttagelser gällande kontrollmålen Kontrollmål Iakttagelse Rekommendation 4. Resultatet av den preliminära och definitiva lönekörningen hanteras på ett korrekt sätt. 5. Löneutbetalning är attesterad av rätt person. 6. Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt. I HR Service checklista för lönekörning finns det olika kontroller som ska utföras under den preliminära lönekörningen beskrivna. Bland annat kontrolleras höga bruttolöner (utgår från antagandet att en medarbetare har 150 procent av sin normala lön) liksom höga nettolöner (över Skr). När lönekörning är gjord skickas en utanordningslista ut till alla berörda chefer vilka har ansvar för ett kostnadsobjekt. Där går det att utläsa vilka kostnader som inkommit på chefens område och hur dessa har konterats. Löneutbetalningsbeloppet kontrolleras och stäms av i Heroma mot lönebelopp som återfinns på filskyffeln. Beloppet inmatas sedan manuellt på banken. En rimlighetsbedömning av utbetalningsbelopp görs också av HR Service genom en jämförelse med tidigare månaders belopp. Under lönekörningen skapas redovisningsfiler som läses in i Agresso som skickas automatiskt via en integrationsplattform. Vid inläsningen reagerar Agresso automatiskt vid felaktigheter, och manuell korrigering sker innan filen läses in slutgiltigt. All lönerelaterad information läses in i Agresso en gång per månad och ekonomiavdelningen stämmer sedan av denna information mot de utbetalningar som skett i banken (nettolön mot bankutbetalning). Alla transaktioner som genererar en utbetalning stäms av och kontrolleras. bedömer att rutinerna i samband med preliminär och definitiv lönekörning är fungerande. Dock kan det införas en mer formell rutin vad gäller signallistor. anser att signallistorna bör stämmas av formellt av den person som är ansvarig för lönekörningen. bedömer processen för definitiv lönekörning som fungerande. Dock rekommenderar att HR Service implementerar signatur på utanordningslista som ett krav. bedömer att rutinerna i samband med löneutbetalning är fungerande. bedömer att processen för inläsning av information mellan Heroma och Agresso är fungerande då detta sker via en integrationsplattform automatiskt utan möjlighet till manuell handpåläggning. 23

24 Appendix 1 Sammanställning iakttagelser gällande kontrollmålen Kontrollmål Iakttagelse Rekommendation 7. Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet. Årligen görs löneanalyser efter löneöversynen där lön och lönestruktur kartläggs. Utöver den årliga löneanalysen utförs även fördjupade förvaltningsvisa lönekartläggningar samt en analys över hur löneutvecklingen varit för olika grupper inom kommunen. Analys av lön görs också utifrån de krav som ställs i diskrimineringslagen. bedömer processen för analys av lönekostnader som fungerande då såväl operationella och finansiella aspekter analyseras. 24

25 Appendix 2 Sammanställning testning Kontrollmål Testning Iakttagelse Observation på plats 1 Genomgång av behörighetsnivåer för medarbetare på olika nivåer 1 Protokoll Behörighetsrevision 2 Ändring av fast data för anställda Observation i Heroma för behörigheter hos anställda med olika befattningar chef, tillstyrkare och medarbetare Excelfil gällande behörighetsrevision påbörjad i maj 2018, dock ej fullständig vid testtillfälle Slumpvis utvalda ändringar av fast data granskades i Heroma mot bakomliggande underlag (PM) Resultat Urvalsstorlek Ja Utan anmärkning 3 olika behörighetstyper Ja Slutfört material var utan anmärkning, dock fanns det vissa förvaltningar som ännu inte var färdiga varför de inte kunnat testas. N/A Ja Utan anmärkning 3 st förändringar då HR Service testat 15 st, således valde 3 av dessa 2 Uppdatering av ny lön efter löneöversyn fel i arbetsfil Observation har genomförts av lön i arbetsfil där felmeddelande uppstått. har följt de steg som togs för att utreda felet och hur det kommenterats. Bevis mottaget Ja Utan anmärkning 1 avvikande post i Excelfil för löneöversyn 25

26 Appendix 2 Sammanställning testning Kontrollmål Testning Iakttagelse Observation på plats 2 Uppdatering av ny lön efter löneöversyn 3 Tidrapportering digitalt i Heroma Observation har genomförts av lön i arbetsfil som följt den normala processen för uppdatering av ny lön i Heroma. Bevis mottaget. Signerade digitala tidrapporter i Heroma, alla godkända av behörig chef i Heroma. Bevis mottaget. Resultat Urvalsstorlek Ja Utan anmärkning 1 lönepost i Excelfil för löneöversyn Ja Utan anmärkning 15 st digitala tidrapporter 3 Tidrapportering via tjänstgöringsrapport 4 Signallista från Heroma och checklista för lönekörning Signerade tjänstgöringsrapporter, alla godkända av behörig chef i Heroma. Bevis mottaget. Signallista uttagen från Heroma och checklista för lönekörning har observerats för förståelse av process. Bevis mottaget. Ja Utan anmärkning 15 st tjänstgöringsrapporter Ja Utan anmärkning Signallista från Heroma 26

27 Appendix 2 Sammanställning testning Kontrollmål Testning Iakttagelse Observation på plats Resultat Urvalsstorlek 5 Godkännande av bankfil Då detta förfarande sköts av CGI, som laddar upp bankfilen, och HR Service endast anger beloppet i Nordea går det inte att testa. N/A N/A N/A 6 Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt. 7 Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet. Under lönekörningen skapas redovisningsfiler som läses in i Agresso och skickas automatiskt via en integrationsplattform utan möjlighet till manuell handpåläggning av HR Service. Årligen görs löneanalyser av Heroma, efter löneöversynen, där ny lön uppdateras och kontrolleras. N/A N/A N/A Ja (av lönerevisionsfilen som används för uppdatering och analys av ny lön) Utan anmärkning N/A 27

28 Datum: 20/ Projektledare Martin Möllerberg Uppdragsledare Carl-Magnus Stenehav