Ekonomihögskolan. Växjö. Ekonomistyrsystem i småföretag -En fallstudie av ett israeliskt och ett svenskt småföretag

Transkript

1 Ekonomihögskolan Växjö Ekonomistyrsystem i småföretag -En fallstudie av ett israeliskt och ett svenskt småföretag Handledare: Jan Alpenberg Examinator: Christopher von Koch Författare: Claes Lindberg Kandidatuppsats i företagsekonomi Ekonomistyrning, Kurskod FE4223, VT

2 Förord Jag vill passa på att visa min uppskattning till alla de personer som hjälpt mig att genomföra uppsatsen. De medarbetare och särskilt VD på det israeliska företaget som med stort tålamod lyssnat och svarat på frågor och inte minst VD för RM industrier som ställt upp med sin tid för att förklara sin ledningsfilosofi och varit generös med exempel på budget, månadsrapporter och effektivtetsmätningar från deras dagliga verksamhet. Jag också tacka min handledare Jan Alpenberg som med stort tålamod stöttat mig genom denna långa och mödosamma process. Kibbutz-Beit Kama Israel Augusti Claes Lindberg 2

3 Sammanfattning Kandidatuppsats i företagsekonomi inom ekonomistyrning. Ekonomihögskolan Linneuniversitetet Vårterminen Författare: Handledare: Titel: Syfte: Claes Lindberg Jan Alpenberg Ekonomistyrning i småföretag Syftet med denna studie är: Att bidra till ökad förståelse för användningen av ekonomistyrsystemen i ett tillverkande småföretag i Israel och jämföra med dito i Sverige. Att beskriva användandet av ekonomistyrsystemen samt analysera olikheter och likheter emellan dem. Metod: Jag har i den här undersökningen valt att göra en fallstudie med två företag, ett israeliskt och ett svenskt. Den metod som jag använt definierar jag som en fallstudieteknik med en kvalitativ metod som enligt Yins dimensioner faller under multipel fallstudie med ett holistiskt tillvägagångssätt. Själva analysen har utförts med hjälp av contingency theory. Slutsats: I studien har framkommit att det är stor skillnad i hur de två företagen har använt sina ekonomistyrsystem. Det är stor skillnad i hur man ser på ekonomistyrsystemen och vilket mervärde de tillför organisationen. Det svenska företaget har ett ekonomistyrningssystem som är väldigt traditionellt uppbyggt och där det anses viktigt för att leda företaget på effektivt sätt. Dessa skillnader har troligtvis uppkommit både på grund av skillnader i omgivningen men också av skillnader i företagens affärsidé, koncept och också pga. skillnader i VD/ägares personlighet. Vi kan dock konstatera att båda dessa företag har verkat under längre tid med god lönsamhet trots sina olika sätt att använda de traditionella ekonomistyrsystemen. 3

4 Abstract Title Author Supervisor Course Purpose Management Control Systems in Small Businesses Claes Lindberg Jan Alpenberg Bachelor Thesis in Business Administration 15 ECts The purpose of the thesis is to: Add understanding to the use of management control systems in a small producing business in Israel and compare it to a similar business in Sweden. Describe the use of the management control systems and analyze the differences and differences between them. Methodology Conclusions The methodology used in this thesis is a qualitative multiple case study that according to Yins dimensions would be characterized as a holistic case study. The relevant theory for analyzing the result is contingency theory. The study has found that there is a big difference in how the two companies are using their management control systems and a big difference in how management see the added value to the organization from these control systems. The Swedish company has a control system that is very traditional in the type of segment where they operate and they consider the system as an important tool to lead the company in the right direction. The Israeli company on the other hand has a system that gives a more general picture and is less complicated and exact compared to the Swedish one. These differences are probably due to differences in the surroundings but also in business concept, customer demands and also difference in character and leader style of company owners. We can conclude that both these companies have been successful for 25 plus years with a profit level way above their competitors despite their different ways of using the traditional management control systems. 4

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Problemdiskussion Problemformulering Syfte Avgränsningar Uppsatsens fortsatta disposition METOD 2.1 Fallstudiemetoden Datainsamling Dokumentstudier Validitet och reliabilitet Teoretisk ansats Analys TEORI 3.1 Ekonomistyrning Styrning Ekonomistyrningens process Formella verktyg och dess process Budget Användandet av budget i de undersökta företagen Produktkalkyl Användandet av produktkalkyl i de undersökta företagen Nyckeltal Användandet av nyckeltal Contingency Theory Analysnivåer Situationsfaktorer Konceptuell modell 36 5

6 4. EMPIRI 4.1 Presentation av aluminiumföretaget företaget Syn på ekonomistyrning i aluminiumföretaget Budget i aluminiumföretaget Kalkylering i aluminiumföretaget Nyckeltal i aluminiumföretaget Situationsfaktorer i aluminiumföretaget Presentation av fönstertillverkaren Syn på ekonomistyrning hos fönstertillverkaren Budget hos fönstertillverkaren Kalkyl hos fönstertillverkaren Nyckeltal hos fönstertillverkaren Situationsfaktorer hos fönstertillverkaren ANALYS 5.1 Contingency Theory Budget Kalkyl Nyckeltal SLUTSATSER 6.1 Slutsatser Förslag på fortsatt forskning 81 Källförteckning 82 6

7 1. Inledning Kapitel ett har för avsikt att redogöra för uppsatsämnet. Inledningsvis beskrivs bakgrunden till uppsatsämnet för att fånga läsarens intresse samt den problematik som uppsatsen belyser. Problemdiskussionen resulterar i en tvådelad frågeställning följd av ett övergripande syfte. Avslutningsvis redogörs för de avgränsningar som varit nödvändiga att göra på grund av studiens förutsättningar. 1.1 Bakgrund Denna uppsats handlar om användningen av ekonomistyrsystem i småföretag. Enligt traditionell ekonomistyrning så handlar styrningen inom en organisation om att nå ekonomiska mål dvs. all planering och uppföljning som bedrivs i ett företag där måttenheten är pengar (Ax, Johansson och Kullven 2005, sid 57). De rutiniserade och formaliserade delarna av ekonomistyrningen kallas ekonomistyrsystem och består av kalkylering, budget och nyckeltal, ekonomisystemet är ett system för insamling, bearbetning, lagring och rapportering av data om det som sker i en verksamhet (Ax, Johansson och Kullven 2005, sid 61). Olika källor för ekonomistyrsystem (se t.ex. Anthony och Govindarajan 2007,sid 2) hävdar ofta att för att driva ett framgångsrikt företag behövs inte bara bra produkter, effektiv marknadsföring och professionell produktion utan också effektiva kontrollsystem. Ett exempel på detta är the formal control process (Anthony och Govindarajan 2007,sid 104). Dessa exempel är oftast från större företag och organisationer men när det gäller mindre företag fungerar det många gånger annorlunda där företagaren själv väljer vilka komponenter i ekonomistyrsystemet som passar just den situation företaget befinner sig och vilket nivå på ekonomisk information som behövs för att driva företaget effektivt. Med 20 års erfarenhet i olika ledningsfunktioner i större och mindre företag både i Sverige och utomlands upplevde jag i det dagliga arbetet hur olika företag valt att bygga upp och använda sina ekonomistyrsystem. Den erfarenheten visar tydligt en stor skillnad i användandet av de olika delarna i företagets ekonomistyrsystem. 7

8 I Sverige har de traditionella teorierna gällande ekonomistyrsystem oftast varit implementerade och använda endast i större företag vilket innebär att i småföretag ser ekonomistyrsystemen olika ut från företag till företag och man ser väldigt olika på t.ex. nyttan av den resursförbrukning det kräver. Detta kan vi se t.ex. hos Andersson (1995), som visar att det är stor skillnad mellan hur företagen använder ekonomistyrsystemen och Eva Lövståhls undersökning som beskriver i vilken utsträckning formella ekonomistyrsystem används i entreprenöriella företag (Lövståhl 2008). Samuelsson och Trajkovski (2008) menar i sin undersökning att en informell ekonomistyrning kan fungera så länge företaget befinner sig i födelsefasen men i takt med att företaget växer uppkommer ett naturligt krav på mer formella verktyg. Jorrisen, Laveren och Vanstralen (2002) konstaterar i sin undersökning att det är en markant skillnad i hur företagen använder sina ekonomistyrsystem beroende på storlek där mer formella system främst används i större företag samt att finansiella svårigheter många gånger driver på planering och kontroll. I min uppsats har jag valt att jämföra ett svenskt småföretag med ett israeliskt dito och det har varit intressant att upptäcka hur vart och en av dom har valt att använda sitt ekonomistyrsystem på så olika sätt trots många likheter i övrigt t.ex. position på marknaden jämfört med konkurrenterna, storlek och vinstmarginal. Varför är det så att användningen är olika? Vad ligger bakom besluten i hur man använder och vad man anser är viktigt av de olika delarna i ekonomistyrsystemet? Det är också intressant att få svar på varför liknande företag i en liknande situation tar så olika beslut och har så olika åsikter när det gäller mervärdet som de olika delarna i ekonomistyrsystemet kan ge just deras organisation. Intressant är också att försöka förstå vad som ligger bakom besluten i ett företag i en liknande situation men i ett annat land med en kultur och samhällsklimat som i många delar markant skiljer sig från det svenska. Begreppet småföretag definieras i uppsatsen enligt Europeiska kommissionens beslut 6 maj 2003 där medelstora företag räknas de som har mellan 50 och 249 anställda med årsomsättning på högst 50 milj. euro och en årlig balansomslutning på högst 43 milj. euro. Små företag är de som har mellan 10 och 49 anställda och vars årsomsättning eller balansomslutning inte överstiger 10 miljoner euro medan mikroföretag är den minsta enheten med färre än 10 anställda och högst 2 miljoner euro i årsomsättning och balansomslutning. (sammanfattning av EU-lagstiftning 2006) 8

9 Uppsatsens praktiska relevans avser att studien skall kunna utnyttjas i praktiken. Slutsatserna skall alltså medföra nytta så att andra ej skall behöva utföra samma arbete som vi redan gjort i denna studie. Praktikfallsföretagen ges möjlighet att se sitt eget ekonomistyrsystem i nytt ljus genom att jämföra sitt eget användande av ekonomistyrsystemen med det andra undersökningsföretaget samt liknande företag i existerande forskning. Vid t.ex. uppköp av företag som agerar i andra länder kan det vara viktigt att förstå om det finns, och i så fall vilka likheter och olikheter mellan länder och hur de använder sina ekonomistyrsystem. Andra företag kan se vilka konsekvenser ett visst beslut gällande ekonomistyrsystemen innebär. Vad får det för konsekvenser om man beslutar att inte använda t.ex. ett traditionellt budgetsystem och vilket mervärde skulle det ge organisationen om man beslutar att lägga de resurser som krävs för ett korrekt och detaljerat budgetsystem? Uppsatsen kan alltså hjälpa vid ett eventuellt beslut om införandet av ett ekonomistyrsystem. Därmed är uppsatsens praktiska relevans säkerställd. Uppsatsens teoretiska relevans avser att de frågor som behandlas i studien skall vara av ett visst allmänt intresse och teoretisk dimension. Då det inte förekommit någon studie som jämför användandet och som analyserar likheter och olikheter i ekonomistyrsystemen mellan ett svenskt och ett israeliskt företag kan det hävdas att det finns en teoretisk relevans samt allmänt intresse. 1.2 Problemdiskussion Stora företag använder ekonomistyrsystem som i sin natur är komplexa och kräver stora resurser (se t.ex. Dearden, Bedford 1989 eller Anthony och Govindarajan 2007). Småföretag finner dock dessa många gånger svåranvända eller inte värda den resursförbrukning de kräver (se t.ex. Andersson 1995 eller Lövståls 2008). Småföretag saknar ju också många gånger de stödfunktioner som ett större företag har t.ex. separat ekonomiavdelning. Detta medför att ekonomistyrsystem som är anpassade för större företag inte alla gånger passar småföretagen. Andersson (1995, sid 133) menar att en generell åsikt bland de fem olika småföretag i hans undersökning i olika branscher som bokbinderi, bageri, elservice, bulttillverkare och restaurang är att de kan påverka sin situation men däremot att långtidsplanering inte är meningsfull då de verkar i en turbulent miljö i konstant förändring. Detta medför att det viktigaste inte blir en detaljerad planering utan förmåga till flexibilitet och anpassningsförmåga. Eliasson och Johansson (2009,sid 9

10 39) visar på att det finns stora skillnader i hur man använder budget i stora och små företag men en hel del likheter hur man tar hjälp av de olika sätten att kalkylera sina produkter. När det gäller prestationsmätning använder i princip alla undersökta företag finansiella nyckeltal men ett bara ett fåtal icke finansiella. Lövståls (2008, sid 109, 181) visar att ett företag misstror långtidsplanering samt budget och använder inte dessa alls medan man anser att förkalkyl, efterkalkyl och kostnadsuppföljning är helt avgörande. Ett annat företag gör budget men lägger inte mycket energi på det och resultatet analyseras inte i detalj och anses inte särskilt viktigt dock anses det avgörande hur man fördelar de anställdas tid och kompetens mellan de olika projekten i en så kallad programplan för att undvika flaskhalsar. Detta verktyg fungerar också för uppföljning av kostnader. Detta olika användande av delarna i ekonomistyrsystemet ger slutsatsen att det är företagets situation och hur man arbetar som bestämmer i slutändan hur man i praktiken använder sina ekonomistyrsystem. I uppsatsen nedan har jag jämfört och analyserat likheter och olikheter i användandet av ekonomistyrsystemen i två små producerande företag för att förstå vad som ligger bakom dessa olikheter och för att se vilka faktorer som påverkar företagens val av hur man använder sina ekonomistyrsystem. Jag har valt en komparativ studie då ett företag befinner sig i Sverige och ett i Israel. Det är en intressant jämförelse mellan två företag som på många sätt liknar varandra men befinner sig i så två skilda miljöer som den svenska och den israeliska. Jag har försökt identifiera vilken typ av ekonomistyrsystem man använder, anledningen till varför man valt dessa och identifierat likheter och olikheter mellan dem. Då jag arbetat många år i båda länderna och upplevt dessa skillnader i praktiken ser jag det som intressant att undersöka och presentera resultaten och förstå om dessa skillnader har någon inverkan på användningen av själva ekonomistyrsystemen. Jag anser att det är viktigt att veta varför, under liknande omständigheter, företag använder ekonomistyrsystem så olika samt vad som ligger bakom besluten att använda dessa på ett visst sätt. Detta gör att uppsatsen bidrar till den samlade kunskapen i ämnet, särskilt då det ingår ett utländskt företag i undersökningen. Genom att skapa förståelse för de bakomliggande anledningarna till varför företagen använder sina ekonomistyrsystem på ett visst sätt och att beskriva de två företagen och analysera deras likheter och olikheter när det beskrivs i detalj hur de faktiskt använder sina system. 10

11 Enligt Andersson (1995) visar tidigare studier (t.ex. Arne Kimsedal och Tove-Gun Kyllingstad (1980) och (Bergström och Lumsden 1993) ett mycket varierande användande av vad vi kallar formella ekonomistyrnigsverktyg och kan tolkas som en avvägning mellan nytta och nöje där det kanske kostar för mycket att implementera och underhålla ett ekonomikontrollsystem efter konstens alla regler. Om det nu skulle vara så att utan ett formellt kontrollsystem skulle företagen bli ineffektiva och försvinna från marknaden skulle det ju visa att ett kontrollsystem är nödvändigt. I verkligheten är det dock så att många av de undersökta företagen har verkat under lång tid trots avsaknad av dessa (Andersson 1995). 1.3 Problemformulering Ovanstående resonemang leder till följande frågor. Hur används ekonomistyrsystemet i ett mindre tillverkande företag i Israel och ett i Sverige? Vilka likheter och olikheter kan identifieras utifrån ett contingency perspective? 1.4 Syfte Syftet med denna studie är: Att beskriva användandet av ekonomistyrsystemen i två mindre producerande företag samt analysera olikheter och likheter emellan det israeliska och det svenska dito. Att utifrån ett contingency perspective förklara användningen av ekonomistyrsystemen i tillverkande småföretag. 1.5 Avgränsningar Undersökningen syfte att förklara användningen av ekonomistyrsystem i tillverkande småföretag samt analysera likheter och olikheter i dessa med hjälp av contingency theory är ett förhållandevis brett område. Jag har valt att inte inkludera själva implementeringen av ekonomistyrsystemen och inte heller traditionell redovisning utan istället fokuserat på de nyckeltal som företagen valt att använda. Andra stora delar i ledandet av företag som jag valt att inte ta med är målformulering, strategi, ledarskap och organisation. 11

12 1.6 Uppsatsens fortsatta disposition Kapitel två: uppsatsens metod Kapitel två beskriver beskriver den valda metoden för denna undersökning. Vi beskriver fallstudiemetodens specifika aspekter. Den empiriska fasen förklaras, intervjutekniker beskrivs som valts för att försöka besvara forskningsfrågorna. I detta kapitel finns också en beskrivning av hur analysen går till. Genomgående i kapitlet görs en bedömning om vilket tillvägagångssätt som är lämpligt för uppsatsen och dess syfte. Kapitel tre: Referensram I kapitel tre redovisas den teori som är basen i uppsatsen, och börjar med en beskrivning av tidigare forskning i ämnet. I den fortsatta delen av detta kapitel har jag valt de teoretiska områden med hänsyn till det problem som studeras, samt de områden jag önskar beskriva mer, med hänsyn till att den tidigare forskningen som studerats ej berör dessa områden tillräckligt. Teoridelen avslutas med en konceptuell modell. Kapitel fyra: Empiri I kapitel fyra redovisas de data om undersökningsföretagen som samlats in genom intervjuer med de utvalda personerna i organisationen. Kapitlet börjar med en kort historik och presentation av företagen och går sedan på djupet i de delar som uppsatsen fokuserar på. Kapitel fem: Analys I analyskapitlet jämförs de två företagen och hur de använder sina ekonomistyrsystem med de teorier som presenteras i kapitel tre. Kapitel sex: Slutsatser I det sjätte och sista kapitlet presenteras de slutsatser som är ett resultat av vad som kommit fram i analysen. Sammanfattningen kommer att belysa de skillnader som identifierats mellan hur det israeliska och svenska företaget använder sina ekonomistyrsystem samt avvikelser som upptäckts mellan den teoretiska referensramen och det empiriska materialet. Därmed kan forskningsfrågan besvaras samt syftet med uppsatsen uppnås. Avslutningsvis ges förslag till fortsatt forskning i ämnet. 12

13 2. Metod I metodavsnittet presenteras studiens vetenskapliga förhållningssätt, vilken vetenskaplig metod jag använt, hur jag samlat in data samt på vilket sätt jag analyserat vårt insamlade material. Avsikten är att ge en bakgrund och förståelse för grunden till diskussionen i empiri, analys och slutsats. 2.1 Fallstudiemetoden Beckman (1998) menar att grunden till problemformuleringen är att det finns obesvarade frågor som inte blivit besvarade inom forskningsområdet. Ofta innebär forskning att det uppstår en viss frågeställning i ett ämne vilket gör att studier behöver göras av det som finns dokumenterat i ämnet sedan tidigare. Insamling av material sker och kan bestå av både kvantitativa och kvalitativa data som utgår ifrån frågeställningen. Sedan analyseras insamlad fakta för att på ett kritiskt och objektivt sätt jämföra skillnader och likheter mellan empiriska och teoretiska data för att ge möjlighet till en relevant slutsats. Dessa slutsatser anses dock inte vara bestående utan snarare i en form av ständig förändring och utveckling. Andersen (1998) hävdar att när det gäller val av undersökningsmetod för sociala delsystem, institutioner och organisationer är fallstudien den vanligaste av flera skäl. När man studerar organisationer måste det göras i deras befintliga omgivning. De flesta empiriska studier av organisationer utförs därför som fältstudier och inte som experiment (Andersen 1998, sid128). Andersen menar också att om man vill beskriva, förstå och förklara vad som händer i en bör en multifaktoriell design dvs. många faktorer/variabler studeras. Det är just detta som kännetecknar en fallstudie, få observationsenheter och många variabler. En fallstudie definieras enligt följande (Andersen 1998, sid 129): en fallstudie är en empirisk undersökning som belyser ett samtida fenomen inom det verkliga livets ramar och där gränserna mellan fenomenet i vilket det ingår inte är självklart och där det är möjligt att använda flera informationskällor för att belysa fenomenet. Detta gör sammantaget att i denna uppsats som undersöker användningen av och analyserar likheter och olikheter mellan två småföretags ekonomistyrsystem, ger en fallstudie den mest rättvisande bilden. 13

14 Det finns två grundläggande metoder att utföra fallstudier av det här slaget, kvalitativa metoder samt kvantitativa där den kvantitativa liknar de metoder som används inom naturvetenskaperna där man orsaksförklarar fenomen som är föremål för undersökningen (Andersson 1998, sid31). Den kvalitativa metoden har dock det centrala att med hjälp av datainsamling skapar förståelse för det problemkomplex som studeras och där en central tanke är kopplingen/förståelsen mellan problemkomplexet och helheten. På grund av att metoden använder väldigt lite av statistik och matematik blir kunskapssyftet oftast förstående och inte förklarande. Då uppsatsen jämför användningen av ekonomistyrsystem i ett svenskt producerande småföretag med ett liknande företag i Israel anser jag att med en kvalitativ metod kan vi skapa förståelse för problemkomplexet och helheten. I mitt val av ämne hade det varit möjligt att utföra en survey studie av ett flertal småföretag och med hjälp av kvantitativa data få en bild av hur man använder sina ekonomistyrsystem. Jag bedömde det dock som mer intressant att göra en multipel fallstudie med två företag som mer ger en möjlighet att gå på djupet och mer förstå de bakomliggande orsakerna till varför ledning och medarbetare agerar som det gör. Om jag hade valt att undersöka ett företag och dess användning av ekonomistyrsystem hade undersökningen definierats som en enskild fallstudie och hade kunnat motiveras med syftet att kritiskt pröva fallets förhållande till gällande teori (Andersen 1998, sid 130). Jag anser dock att ämnesvalet skapar mer relevans om en multipel fallstudie används dvs. jag undersöker mer än en organisation. Den multipla fallstudien kännetecknas av att den omfattar mer än en fallstudie och utförs på olika ställen d.v.s. jag jämför två liknande organisationer som befinner sig på olika platser. (Andersen 1998, sid 130). Yin (2003, sid 42) menar att med både enskild och multipel fallstudie finns en dimension till med två alternativ, holistic case study och embedded case study där den grundläggande principen är att en embedded case study specificerar variabler och enheter och undersöker relationerna mellan dessa medan en holistic case study däremot undersöker mer generellt hur t.ex. en organisation fungerar som helhet. Andersen (1998, sid 132) vill dock poängtera att Yin inte ger en särskilt utförlig beskrivning av vad han menar med ett holistiskt tillvägagångssätt och det håller vi med om men det ger ändå tillräckligt för att inse att vår undersökning faller under holistic case study. 14

15 Sammanfattningsvis kan man konstatera att undersökningen använder en fallstudieteknik med en kvalitativ metod som enligt Yins dimensioner faller under multipel fallstudie med ett holistiskt tillvägagångssätt. 2.2 Datainsamling Det israeliska företaget representerar ett framgångsrikt småföretag som vid intervjutillfället var inne i ett expansivt skede med nya utmaningar. Detta är extra intressant då det ofta är i en sådan situation då företagets existerande styrsystem inte riktigt räcker till samtidigt som fokus i verksamheten ligger på de dagliga problemen medan det finns ett behov att utveckla styrsystemen. En annan anledning var att det var praktiskt då jag personliga kontakter på företaget och på så sätt hade helt andra möjligheter till datainsamling än om vi kommit som okänd utifrån. Jämförelsen mellan hur de två företagen använder sina ekonomistyrsystem blir mer relevant om de liknar varandra och så är fallet då det också under flera år uppbyggt av samma person som börjat i liten skala till den position man har idag. Det är ett producerande företag som mestadels säljer sina produkter till andra företag. Företaget anses som väldigt framgångsrikt i sin bransch och har konstant expanderat i långsam takt genom åren till en storlek omsättningsmässigt och personalmässigt jämförbart med det israeliska. Också här har jag personliga kontakter vilket ger möjlighet till mer djupgående datainsamling. Detta är två företag med stark VD/ägare som byggt upp sitt företag från grunden, högre vinstmarginal än snittet i sin bransch d.v.s. uthållig konkurrensfördel, producerar produkter både till företag och privatpersoner, liknande omsättning och antal anställda. Detta gör sammantaget att dessa två företag passar syftet med uppsatsen. Empiridelen dvs. datainsamling i undersökningen kommer från intervjuer med personer på olika nivåer i företagen. Dels kommer vi att ha öppna intervjuer (Andersen 1998, sid 161) med särskilt VD för att få möjlighet till att förstå mer generellt hur han ser på sitt företag och omvärlden, vilka problem och möjligheter företaget har i hans ögon, men även med produktionschef och administrativt ansvariga. Det är viktigt att dessa intervjuer inte är strukturerade med direkta förberedda frågor osv. utan målet är mer ett öppenhjärtigt samtal. Här är det viktigt att verkligen lyssna inte bara anteckna det som sägs. Enligt Andersen (1998, sid 161) måste intervjuaren lyssna, tolka svaren, ställa fördjupande frågor och samtidigt inte äventyra det förtroliga i 15

16 intervjusituationen. Detta betyder i praktiken att vi satt ned tillsammans på en ostörd plats på en tid som personerna själv valt och hade ett öppet samtal. Upplägget för intervjuerna var för det israeliska företaget var 3 intervjutillfällen med VD och en intervju vardera med produktionschef och administrativ ansvarig. Efter varje tillfälle presenterades de intervjuade en sammanställning för att verifiera att jag förstått rätt för att på så sätt undvika missförstånd redan från början. VD för det svenska företaget intervjuades per telefon pga. avståndet vid 3 intervjutillfällen och dessa verifierades med en sammanställning per mail. Intervjuer Person Datum Tid Plats VD Israel Restaurang Restaurang Restaurang Produktionschef Kontoret Israel Administrativt Kontoret ansvarig Israel VD Sverige Telefon Telefon Telefon Tabell 2.1 genomförda intervjuer Andersen skriver om ett specifikt problem vid intervjuer med personer i ledande ställning men som beskrivs nedan finns sätt att modifiera sin intervjuteknik och då troligtvis en stor del av vår datainsamling kommer att ske genom intervju med VD är denna del i metoden viktig för oss. Han beskriver en situation där den intervjuade har speciella kvalifikationer, är välutbildad, vana att få respekt och uppmärksamhet. Dessa människor är också vana att sitta i förhandlingar och där diskutera och försvara sina åsikter samt under en lång karriär lärt sig att vara försiktiga och diplomatiska i sina uttalanden. Det stora problemet är att denna typ av människor är ovilliga att låta intervjuaren styra samtalet. Det finns ingen generell och enkel lösning på detta problem men Andersen menar att det finns sätt att modifiera sin intervjuteknik så att den bättre passar denna situation. ( Andersen 1998, sid 175) 16

17 Var beredd på att du ofta inte kan följa frågeformuläret. Du måste en mycket ingående kunskap om det problemområde som undersökningen berör. Försök ta initiativ så tidigt som möjligt, fokusera på att leda och styra inriktningen på samtalet. Formulera frågorna så att de intresserar intervjupersonen Om det finns möjlighet är det bra att vara två intervjuare då det är lättare att styra intervjun om man är två. Varje intervju skedde som ett öppet samtal men intervjuaren var förberedd med en frågeguide (bilaga 1). Detta var dock grunden som med hjälp av fördjupande följdfrågor utvecklades till ett öppet samtal. Den intervjuade var också förberedd och i inledande samtal innan själva intervjun förklarades varför deras företag hade valts, vad uppsatsen ska behandla och i stort intervjuns upplägg. Andersson (se ovan) rekommenderar om det är möjligt två intervjuare men för oss var det mer praktiskt med en intervjuare vid varje tillfälle Dokumentstudier VD för det svenska företaget hjälpte mig genom att ge tillgång till deras intranät, årets budget, månadsrapport till styrelsen samt faktiska produktkalkyler och dessa hjälpte oss mycket i att ge en bild av hur ekonomistyrsystemen fungerar i praktiken. Med hjälp av de data jag fått med hjälp av intervjumetoden har läsaren möjlighet att förstå användandet av ekonomistyrsystemen i de två företagen samt analysera de likheter och olikheter som kan identifieras. 2.3 Validitet och reliabilitet Andersen menar att graden av överensstämmelse mellan de teoretiska begreppen och de empiriska variablerna är där vi vill uppnå så stor överensstämmelse som möjligt. Validitet består av giltighet och relevans där giltigheten beskriver den generella överensstämmelsen mellan vårt teoretiska och empiriska begreppsplan. (Andersen 1998, sid 85) Giltigheten i uppsatsen är hög då graden av överenstämmelse mellan begreppen budget, kalkyl och nyckeltal som beskrivs i teorin också redovisas i empirin, det vill säga företagens användning av budget, nyckeltal och kalkyl redovisas i empirin och det existerar en överenstämmelse då dessa 17

18 begrepp också redovisas i teoriavsnittet.. När det gäller presentation av existerande forskning i ämnet presenteras den uppdelad i dessa begrepp och fortsätter sedan i analysdelen och skapar på så sätt en röd tråd genom uppsatsen. Relevansen beskriver hur relevant det empiriska eller variabelurvalet är för problemställningen och också här överensstämmer uppsatsen med kraven. Problemställningen består av två delar där den ena frågar hur ekonomistyrsystemen används i de två företagen och den andra vilka likheter och skillnader som kan identifieras. Empirin beskriver i detalj hur ekonomistyrsystemen är uppbyggda och hur de används vilket kopplas till delfråga ett och de data som presenteras kan kopplas till delfråga två och ger möjlighet till identifikation av likheter och olikheter. Reliabiliteten anger i hur hög grad resultaten från ett mätinstrument eller mätmetod påverkas av tillfälligheter dvs. mäts det som ska mäta säkert och exakt. Generellt kan man tycka att reliabiliteten är mer relevant för kvantitativa undersökningar med dess mängd av data men självklar kan även tillfälligheter påverka en kvalitativ ansats. Datainsamlingen har till största delen bestått av intervjuer enligt frågeformulär (bilaga 1) som sedan utvecklats till ett öppet samtal med personer insatta i företagets ekonomistyrsystem. Det finns en real risk när författaren komprimerar datan från samtalet till skriven text att det kan uppstå missuppfattningar, missförstånd och helt enkelt att information försvinner på vägen. Detta har undvikits genom att all text som presenteras i uppsatsen gällande data om företagen genomgått en verifikationsprocess där de intervjuade personerna har läst texten och kommit med kommentarer och sedan givit medgivande till publicering. 2.4 Teoretisk ansats, sökkriterier Litteraturstudier är en viktig del i metodiken. Vi måste ha kunskap över de områden som studeras, och vi har tidigare poängterat vikten av att ha en relevant koppling mellan teori och empiri, samt att förståelse för teori är en förutsättning för att uppnå viss generaliserbarhet av fallstudieresultat. Min ambition har varit att skapa ett teoriavsnitt som diskuterar olika författares synpunkter inom de områden som är av vikt i denna undersökning. Teoriavsnittet är därmed resonerande och jämförande och jag förlitar mig ej på endast en författares teorier inom området ekonomistyrning i småföretag. Andersen menar att teorin ska uppfattas som all existerande kunskap inom det 18

19 objektområde som vi arbetar med. Teorier karakteriseras som bilder/avspeglingar av verkligheten med en viss inre systematik. (Andersen 1998, sid 27-28) Teoridelen är uppdelad på 3 avsnitt: 1, ekonomistyrning där vi beskriver de teoretiska referenserna och visualiserar ekonomistyrningens process 2, problem med ekonomistyrning där vi refererar till tidigare forskning som fokuserar på skillnader i hur småföretag implementerar sina ekonomistyrsystem samt 3, formella styrverktyg som är en beskrivning av budget, kalkylering samt måluppfyllelse hämtad utifrån traditionella läromedel i ämnet. De sökritierier som använts i delen formella verktyg har varit internationell litteratur som i detalj beskriver de olika delarna i ekonomistyrsystemen med litteratur som är rekommenderad av svenska universitet. När det gäller grundläggande beskrivning och förklaring av ekonomistyrning har kriterierna varit källor som på ett användbart sätt förklarar de grundläggande principerna for ekonomistyrning, styrning och ekonomistyrningens process. Kriterierna för tidigare forskning har varit att hitta uppsatser som kan stödja de resonemang som förs i uppsatsen och tar upp den problematik som också gäller för min uppsats då detta ger möjlighet till jämförelse mellan empiri och tidigare forskning. Avsnittet teori avslutas med en teoretisk modell som beskriver processen som ska leda fram till svaren på vår inledande forskningsfråga. Den ska visuellt ge bild av hur processen går till. Begreppen är en av kunskapens grundläggande hörnstenar och därför också teorins byggstenar. För att förstå teorierna behöver vi relevanta och precisa begrepp som i sin ger högre kvalitet till de teorier som vi producerar. Många människor associerar teorier till något luddigt och svårförståeligt men vad en teori egentligen är systematiserade erfarenheter. I undersökningen är sambandet/relationen mellan begreppen empiri och teori det viktiga. Hur förhåller sig empirin till teorin? Presenteras teorier som har relevans till empirin? Skapar denna förståelse för forskningsfrågorna? Målet med teoridelen i uppsatsen ska hjälpa oss att förstå problematiken och komma fram till relevanta slutsatser. Teoridelen kommer också att relatera till mer än en källa för varje teori då detta hjälper oss och läsaren med validiteten för teorin dvs. giltighet och relevans. Kriterierna för de teoretiska källorna har varit deras koppling till ekonomistyrsystem, småföretag samt när det varit möjligt deras koppling till contingency theory. 19

20 2.5 Analys Andersen menar att analys betyder att urskilja de enskilda delarna i en helhet samt att undersöka de enskilda delarnas relationer till varandra och eventuellt till helheten (Andersen 1998, sid 179). Detta uppnår vi genom att jämföra resultaten från det israeliska företaget med den svenska forskningen om svenska småföretag och får då möjlighet att studera olikheterna. Analys av data handlar därför om att kategorisera empirin för att kunna beskriva vad jag kommit fram till. Med hjälp av analysen förenklar man med mål att skapa överskådlighet i datan som samlats in. Det som styr analysen är problemställningen som ju är utgångspunkten i undersökningen och här poängteras hur viktigt det är med den röda tråden i uppsatsen och att allt hänger samman mellan forskningsfråga-empiri-teori-analys. Enligt Andersen är det några frågor som är centrala när det gäller att analysera den insamlade datan: Vilka mönster och relationer finns i datamaterialet? Kan relationerna uttryckas i orsakssamband? Om projektets syfte inte är rent beskrivande, är det forskarens uppgift att komma fram till en förståelse av eller förklaring till de upptäckta mönstren? (Andersen 1998, sid 179) Det är också viktigt att poängtera att analysen är något man bör börja fundera på redan i problemformuleringsprocessen. Mönster och relationer i det undersökta företaget är avgörande i analysen för att få en bild av skillnader och likheter. Andersen definierar tolkning enligt följande: tolkning är ett sätt att komma fram till en förståelse av vederbörandes livsvärld (Andersen 1998, sid180). Hur tänker ledning och medarbetare på det israeliska företaget? Hur tar man beslut? Vad anser man är viktigt? Med svaren på dessa frågor gällande de ekonomiska styrsystemen skapas förståelse som sedan kan användas i jämförelse med den svenska forskningen. Hur ska de data som tagits fram i empirin tolkas? Hur kopplar man samman datan med teorierna som presenterats? Andersen menar att i den traditionella analysen av kvantitativa data är analysen skild från datainsamlingen. När det gäller analys i den kvalitativa metoden pågår den dock samtidigt som datainsamlingen medan idéer prövas, diskuteras och ändras. (Andersen 1998, sid 192) Detta betyder att i vår undersökning börjar jag redan när vi funderar på problemformuleringen också diskuterar analysen, med andra ord lägger det ner mycket tankearbete redan innan datainsamlingen faktiskt börjar. Jag har skilt empiri och analys i uppsatsen men självklart kommer de fram under de öppna intervjuerna där idéer prövas, diskuteras och ändras. 20

21 3. Referensram I detta kapitel redogörs för relevant teori inom ekonomistyrning och dess olika styrverktyg med dess syfte och funktion. Denna teori kommer därefter att vara grunden till empiri och analys. 3.1 Ekonomistyrning Företag har oftast flera ekonomiska mål dessa vill uppnå, t.ex. en viss vinst, eller räntabilitet, omsättning etc. För att uppnå detta på ett effektivt sätt skapas oftast rutiner och metoder inom företaget som används för att planera och följa upp verksamheten. Man kan säga att styrningen av ett företag är alla de aktiviteter som är till för att planera, kontrollera att man följer planeringen samt de justeringar som kan behövas att göras för att uppnå nämnda ekonomiska mål ( Dearden, Bedford 1989, sid 28). Man kan säga att definitionen av ekonomistyrning har det senaste decenniet utvidgats från ekonomistyrningens hårda kärna med budgetering, produktkalkylering och redovisning till ett mer utvidgat begrepp som definieras enligt följande ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare mot vissa ekonomiska mål (Ax, Johansson och Kullven 2005, sid 58). Detta resulterar i förlängningen att mål av ekonomisk karaktär inte alltid är finansiella som lönsamhet, likviditet, eller soliditet till sin karaktär utan kan även vara ickefinansiella där det har blivit vanligare med utgångspunkter i t.ex. kunder, kvalitet eller produktutveckling. Dessa mål utrycks inte i monetära termer men är av ekonomiskt slag då om de uppnås skapar finansiella resultat. (Anthony och Govindarajan 1989, sid 130 och sid 194) Ekonomistyrnings syfte är att vara ett hjälpmedel för att nå företagets strategiska mål. Ekonomistyrning bör därför ses som ett redskap för implementering av ett företagets ekonomiska strategi. Planering, uppföljning och utvärdering är en del av ekonomistyrningen innehåll för att nå företagets ekonomiska mål. Beslut för styrning av målen fattas både utifrån samhället samt inifrån företaget. Beslut fattas oftast under en viss osäkerhet där omgivningen oftast kommer att påverka de beslut som tas, styrning kan därför komma att behövas anpassas beroende på den information som man har tillgång till för tillfället. Den eller de som har ansvaret att styra organisationen mot de ekonomiska mål som ställts har olika typer av uppgifter bl.a.: (Anthony och Govindarajan 1989, sid 5-6) 21

22 Planera, följa upp och kontrollera verksamheten Förse beslutsfattare med underlag och följa upp beslut. Fördela och utkräva ansvar Samla in, tolka, sammanställa, rapportera och kommunicera ekonomisk information. Analysera orsaker till avvikelser Bidra till förutsättningar för en lärande organisation Utveckla och uppdatera styr och ekonomisystem Utbilda medarbetare i ekonomiska frågor Styrning Det finns olika typer av styrmedel för att styra en organisation mot dess ekonomiska mål. För att ge en bättre överblick klassificeras dessa i tre olika delar: formella styrmedel, organisationsstruktur och mindre formaliserad styrning. (Anthony och Govindarajan 1989, sid 11) Formella styrmedel är de som ofta karaktäriseras som hårda t.ex. kalkylering, budget, internredovisning prestationsmätning osv. De tekniker som presenteras i uppsatsen tillhör den här gruppen. Den andra gruppen är de styrmedel som behandlar verksamhetens utformning dvs. organisationsstrukturen. Några av de styrmedel som är kopplade till ekonomistyrning är organisationsform, ansvarsfördelning och belöningssystem. Som konstaterats i föregående del har den mindre formaliserade styrningen fått starkare genomslag de senaste åren även i ekonomistyrning. Tre av dessa har enligt (Ax, Johansson och Kullven 2005, sid 75) fått genomslag de senaste åren nämligen företagskultur, lärande och bemyndigande Ekonomistyrningens process Ekonomistyrning kan uppfattas som ett verktyg för att få ordning på processen där den första processen för företaget är att bestämma sin verksamhetsidé som sedan skall översättas i planer. 22

23 Dessa planer kommer så att läggas samman i en budget för blivande verksamhetsår. Här kommer man även att formulera riktlinjer för att se hur anställda skall handla och handskas i olika situationer. (Anthony och Govindarajan 1989, sid11-12) 1. Budget och planer används som standardmått för ekonomisk styrning av aktiviteterna. Standardmått utgörs av fastställda mått för resultat per objekt och period. Dessa resultat observeras fortlöpande. 2. För att styra de olika avdelningarna inom organisationen definierar man och använder man sig av standardmått. 3. Efter en viss period får man ett utfall 4. Utfall jämförs sedan med standardmåtten. 5. Om det uppstår avvikelse mellan standardmåtten och utfallet innebär detta den ansvarige bör se över detta och en ny plan bör göras. Andersson anser att en viktig forskningsfråga är att studera hur beslutsprocessen går till hos småföretag. Andersson menar att det finns tre typer av faktorer som kräver beslutfattande i företagen: omvärldssignaler, företagens inre verksamhet och monetära redovisningsmått. Omvärldsignaler är alla förändringar i kunders efterfrågan, konjunkturförändringar, förändringar i marknadspriser osv. (Andersson 1995, sid 45) Förhållanden i företagets inre verksamhet är ofta produktionstekniska aspekter som kräver någon form av beslut. Monetära redovisningsmått är t.ex. bristande likviditet som kräver beslut för att åtgärda. Mycket av styrning som förekommer är operativ styrning vilket betyder att besluten handlar om krav och behov i verksamheten. De flesta har som utgångspunkt en önskan att stabilisera företaget och ofta är förändringarna små och risktagandet litet. De flesta beslut upplevs som lätta att ta då de omfattar kundrelationer och teknisk information. De flesta företagen har en bra relation med sina revisorer och utnyttjar dessa för rådgivning, däremot utnyttjas t.ex. branschorganisationer sällan för rådgivning och det är inte ofta småföretagarna tar till experthjälp utifrån. Som slutsats konstaterar Andersson att beslutsprocessen i de undersökta företagen komplex och varierar mellan individ och situation. Det krävs mer än enbart en befintlig modell för att beskriva och förklara den. 23

24 Enligt Andersson visar tidigare studier ett mycket varierande användande av vad vi kallar formella ekonomistyrnigsverktyg och kan tolkas som en avvägning mellan nytta och nöje (Andersson 1995) (det kanske kostar för mycket att implementera och underhålla ett ekonomikontrollsystem efter konstens alla regler). Om det nu skulle vara så att utan ett formellt kontrollsystem skulle företagen bli ineffektiva och försvinna från marknaden skulle det ju visa att ett kontrollsystem är nödvändigt. I verkligheten är det dock så att många av de undersökta företagen har verkat under lång tid. Anderssons slutsats är att företagsledare tar till sig de instrument där nyttan upplevs överstiga kostnaderna och därför kommer normativa teoretiskt korrekta metoder inte att användas så länge dessa inte förankras i företagsledarens verklighet. 3.2 Formella styrverktyg och dess process Budget För ett företag är det av stor vikt att planera dess framtid ur ett ekonomiskt perspektiv. Genom att ha en ekonomisk plan, skapar man en röd tråd att arbeta efter. Ett företags budget är därför ett av de viktigaste verktygen för ekonomisk kontroll och kortsiktig måluppfyllelse. En budgets huvuduppgift är att uppfatta resultatenhetens vinstpotential och den är definierad i kronor och ören men kan delvis beskrivas i producerande mängder. Chefer har en stor del i budgeten då de förväntas acceptera ansvaret att leva upp till budgeten och när den väl är accepterad måste det till väldigt speciella omständigheter för att ändra den. Resultatenhetens verkliga resultat jämförs periodvis med budgeten och analyseras för att om så behövs göra förändringar så att budgetens mål nås. Det vanligaste är att budgeten representerar 1 år och är indelad i perioder exempelvis månader eller kvartal. Det kan vara så att ansvarig chef gör sin budget men det är alltid så att budgeten är kontrollerad och accepterad av någon högre i organisationen än den som skrivit den d.v.s. den som skriver budgeten måste få den accepterad. Anthony och Govindarajan (2007, sid 380) Man brukar även tala om s.k. forecast, dessa skiljer sig på flera plan mot en budget, med en budget har den ansvarige chefen ett ansvar att leva upp till budgetens krav. Med en forecast får man istället mer uppskattning av vad som kommer att hända i framtiden, vilket ger den ansvarige chefen mer flexibilitet. Ledningsmässigt är t.ex. en finansiell forecast ett planeringsverktyg medan en budget är både ett planeringsverktyg och ett kontrollverktyg, (Anthony och Govindarajan 2007, sid 381). 24

25 Enligt Anthony och Govindarajan (2007, sid 382) har en budget fyra grundläggande uppgifter, finkalibrering av strategin, koordinera organisationens olika aktiviteter, fördela ansvar till de olika cheferna samt ett verktyg att utvärdera de olika chefernas prestationer.anthony och Govindarajan (2007, sid ) beskriver budgetprocessen enligt följande ordning. Den ansvariga avdelningen för budgetarbetet, budgetavdelningen om det är en stor organisation eller ekonomiavdelningen om det är en mindre börjar med att skicka ut formulär till de olika enheterna för de det förberedande budgetarbetet. Koordinerar och publicerar företagets ekonomiska forecast för nästkommande år. Garanterar att informationen mellan avdelningarna är korrekt. Assisterar de olika ansvarsavdelningarna i deras budgetarbete. Analyserar budgetförslaget och ger råd till alla parter. Är ansvariga administratörer för de olika budgetrevisionerna under året. Analyserar de olika avdelningarnas ekonomiska utfall jämfört med budget under året. Med hjälp av informationen om nästa års ekonomiska förutsättningar producerar de olika avdelningarna sitt första budgetförslag. Detta förslag är oftast baserat på föregående års utfall. Det finns 2 olika typer av anledningar till att man är tvungen att ändra på förutsättningarna, det ena är förändringar i de externa förutsättningarna som t.ex. ändrade inköpspriser, lågkonjunktur etc., och den andra är förändringar i de interna förutsättningar som t.ex. nya arbetsmetoder, investeringskostnader etc. Den viktigaste delen av budgetprocessen är själva förhandlingen mellan den ansvarige enhetschefen och dennes överordnade. Det är viktigt att den ansvarige chefen har full acceptans för budgetens krav. En budget kan komma att revideras ett antal gånger under resans gång upp i hierarkin för acceptans Användandet av budget Andersson finner att de undersökta företagen använder främst likviditets och resultatbudget men resultatbudgeten har en varierande roll, vissa anser den viktig medan andra anser att den inte har 25

26 någon funktion. En generell åsikt bland de undersökta företagen hos Andersson är att de kan påverka sin situation men däremot att långtidsplanering inte är meningsfull då de verkar i en turbulent miljö i konstant förändring. Detta medför att det viktigaste inte blir en detaljerad planering utan förmåga till flexibilitet och anpassningsförmåga. (Andersson 1995, sid 121) Löv Ståhls undersökning av två entreprenöriella företag visar att det ena företaget inte använder budget alls och att det andra använder en kostnadsbudget med endast kostnader. Det ena företaget i undersökningen presenterar två huvudanledningar till att man inte använder budget där den ena är att man helt enkelt misstror konceptet. Ägare VD menar att en detaljerad budget är meningslös i deras bransch som är väldigt dynamisk och det helt enkelt inte går att förutse vad som kommer att hända. Att i ett läge när man inte vet vad som kommer att hända i framtiden lägga energi på en detaljerad budget anses slöseri med resurser. Denna övertygelse förstärktes också då ägare/vd i sitt förra jobb som anställd på ett större företag i samma bransch haft dålig personlig erfarenhet av en resurskrävande budgetprocess. Den andra anledningen är den typ av produkter som företaget producerar där produktion består av ett fåtal men dyra maskiner. Man menar att om t.ex. maskin X ska levereras i november men blir klar endast i januari faller hela det årets budget och blir irrelevant. Företaget har dock trots ovanstående negativa inställning så smått börjat använda en i organisationen inofficiell budget och huvudanledningen till detta är dramatiskt ökade marknadsföringskostnader med mycket resor till olika länder. (Lövståhl 2008 sid 146,174) I det andra företaget används endast kostnadsbudget dvs. man budgeterar endast sina kostnader och inte sina intäkter. Detta förklaras med att Soft Tel är ett dotterföretag som rapporterar vad moderföretaget kräver. Själva budgetprocessen är okomplicerad och de ansvariga anser att arbetsbördan inte är särskilt krävande då man i princip får en specifik summa per anställd som ska täcka alla kostnader såsom löner, kurser för utveckling osv. Självklart finns det andra kostnader t.ex. marknadsföring och kostnader för konsulter men här finns möjlighet till ökning av kostnaderna om så krävs. (Lövståhl 2008 sid 94) Eliasson och Johanssons undersökning av ekonomistyrning i sex olika små och medelstora företag visar att i princip alla använder fast årsbaserad budget som en del i sitt ekonomistyrsystem. Självklart finns skillnader mellan företagen men man får intrycket av att det finns en stor flexibilitet jämfört med större företag. Företagen är också förhållandevis stabila då flera av dom menar det är relativt lätt att uppskatta kostnader och intäkter. Det är vanligt att de olika 26