Dagordning. Ärenden som inte är offentliga 22. Kommunchefens rapport (inga handlingar) UNDERRÄTTELSE till ersättare enligt 6 Kap 11 KomL

Transkript

1 UNDERRÄTTELSE till ersättare enligt 6 Kap 11 KomL Offentligt sammanträde Allmänheten är välkommen att närvara vid kommunstyrelsens sammanträde under punkterna Kommunstyreisen kallas till sammanträde den 28 januari Sammanträdet hålls i sammanträdesrum "Solstrålen", förvaltningsbyggnaden i Arvidsjaå KI Sammanträde KI KraftÖ Vind informerar om projektet Vindkraftpark Brattberget KI Sammanträdet fortsätter Dagordning 1. Anmälan av jäv 2. Val av protokolljusterare 3. Anmälan av beslut 1 delegerade ärenden 4. Meddelandeärenden Ärenden som ska beslutas av kommunstyrelsen 5. Revisionsrapport Insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Arvidsjaurs kommun 6. Revisionsrapport Extern information 7. Revisionsrapport Granskning av delårsrapport Förslag till innehåll och utformning av delårsrapport utifrån revisorernas granskning 9. Tilläggsbudget Extern konsult for kostnadsberäkning av vård- och omsorgsboende 10.Anpassning av föreningslokaler på Medborgarhuset inför pensionärsorganisationernas inflyttning från Ringelsta 11.Kommunstyrelsens investeringsbudget år Budget 2013 Samiskt förvaliningsområde 13.Förvaltningschef för campinganläggningen Camp Gielas med Prästberget, Vittjåkk 14.Bildande av naturreservaten Bergmyrbäcken, Gåbddie, Nuorteliden, Skarjevare, Svartliden- Whitberget, Tjuörrie samt revidering av Lehatt och Komkatjåkkå naturreservat 15.Medfinansiering till landsbygdsprojekt "Genbank Gallejaur Lappland" 16.Verksamhetsplan för Energi- och klimatrådgivning år Handlingsplan för förorenade områden i Arvidsjaurs kommun 18.Försäljning av tomtmark i anslutning till Arvidsjaur 6:54 Arvidsjaurhem AB 19.Återställande av Fjällströmsvägen till ursprunglig bredd (Medborgarförslag) 20. Rekrytering av personal till Arvidsjaurs vårdeentral (Medborgarförslag) 21. Redovisning Ansökan om bidrag för drift av hembygdsrnus&t år 2012 Arvidsjaurs Hembygdsförening Ärenden som inte är offentliga 22. Kommunchefens rapport (inga handlingar) forts.

2 forts. Ärenden som är bereds för beslut 1 konununfullmäktige 23. Nedläggning av skolverksamheten vid Klockarbackeskolan i Moskosel 24, Gemensam servicenänmd Gemensam servicenämnd Arvidsjaur, Malå, Sorsele och Arjeplogs kommuner 25. Investeringsramar 2013 samt ombudgetering av 2012 års investeringar 26. Motion Upprnärksamma kommunens nyfödda 27. Motion Dialogträff mellan nämnders politiker och barn och ungdomar 28. Lokal ordningsföreskrift för Arvidsjaurs kommun 29. Arvidsjaurs kommuns handlingsprogram för skydd mot olyckor Detaljplan fdr Arvidsjaur 6:1, 7:1 och 7:6 Golfbanan 31. Entledigande som ledamot och ordförande i Arvidsjaur Test & Training AB - Jerry Johansson 32. Reglemente för kommunstyrelsen 33. Bolagsordning Arvidsjaur Kommunföretag AB 34. Ägardirektiv Arvidsjaur Kommunföretag AB 35. Bolagsordning Arvidsjaurhem AB 36. Ägardirektiv Arvidsjaurhem AB 37.Bolagsordning Arvidsjaur Energi AB 38. Ägardirektiv Arvidsjaur Energi AB 39.Bolagsordning Arvidsjaur Flygplats AB 40. Ägardirektiv Arvidsjaur Flygplats AB 41. Bolagsordning Arvidsjaur Test & Training AB 42. Ägardirektiv Arvidsjaur Test & Training AB Rapport från kommunstyrelsens ordförande 43. Ordföranderapport (inga handlingar) Arvidsjaur JERRY JOHANSSON Ordförande LOL CiAkdi4U - Inga Sandströnt Sekreterare

3 ARVLOSJMJRS KOMMUN SAMNIANTRÄDESPROTOKOLL Samninntrådadntlem ARV1DSJAURS KOMMUN SAIKKANTRÅD. ESPROTOKOLL SannnantrIdeadEduni SIda Kommunstyrelsce Kommunstyrelsen Ks forts. Ks Anmälan av beslut delegerade ärenden fl Delegerimsbeslut som anslagits på kommunens anslagstavla Kommunstyrelsens personal- och arbetsutskott Kommunstyrelsens personal- och arbetsutskott Konarnunstyrelsens fritids- och kulturutskott Kommunstyrelsens ekonomiutskott Övriga delegeringsbeslut Kommunehef Johnny Rögberg Tillsvidareanstäilning Kultur- och fritidschef Kristina Grubbström Tillsvidareanställning Socialchef Ann-Sofi Levander Tillsvidareanställning fl Övriga delegeringsbesiut Projektingenjör Erika Resin Bostadsanpassningsbidrag upp till två basbelopp Enhetsledare parker Leif Ståhl Bidrag till underhåll av enskilda vågar Enhetsledare parker Erika Harr Bidrag till underhåll av enskilda vägar Enhetsledare parker Lelf Stähl/Erika Harr Bidrag til1 enskilda VA-anläggningar Enhetskdare parker Leif StähI Yttrande till polisen angående upplåtelse av offentlig pints Skokhef Annette RyIän Tillsvidareanställning Telmisk/Milj öchef Heikki Kairento Tillsvidareanstäfining Tillsvidareanstäfining KommunchefJohnny 1Dgberg Medverkan i proj ekt i den egna verksamheten där ingen med.finamiering finns förutom eget arbete Informatör Kent Norberg Utfärdande av tjänstekort för personal i kommunens tjänst enligt gållande föreskrifter Personal reception Magnus Svensson Tillstånd enligt lotterilagen Ekonomichef Ulrika Hallnor Avskrivningar forts. Jugemndss sign thdragsbngyrkande luguande ggn Uldragsbestyrkande

4 ARVIDSJAURS KOMMUN SAIVIMANTRÄDESrKOTOKOLL Sammaerlitleadatum ARVIDSJAURS KOMMUN SAMMANIRÄDESPROTOKOLL,gammantrlidesdatum Sida Komznunstyrelsen Kommunstyreisee Meddelandeärenden Ks Meddelandeärenden, Expedierat per e-post om ingct annat anges. Cirkulär 12:54 - Pensionsnämndens beslut om uppräkning av pensionsbehållning och intjänad pensionsrätt enligt PFA samt värdesäkring av förmånsbestämda pensioner enligt PFA och KAP-KL under år 2013 Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:55 - Värdesälaing av ersättning som betalas till lärare, skolledare och syofunktionärer som inte fått försäkringsskydd enligt AGS-K Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:56 - Basbdopp för år 2013 Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:57 Kommentar till Allmänna bestämmeiser (AB) - Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:58 - Försäkringsskyddet i arbetsmarknadspolitiska insatser Sverigcs Kammuner och Landsting Cirkulär 12:59 - OmstYllningsavtal förtydligande av partsavsikt Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:60 - Hyreshöjning för lokaler med avtal knutna till konsumentprisindex, KPI - Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:65 - Arbetsdomstolens dom nr. 66 om arbetsskyldighet för räddningstjänstpersonal i beredskap att delta vid olika former av larm inom IVPA-verksamheten Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:66 Räddningskostnadsnärondens utlåtande Sveriges Kommuner och Landsting * Ciriculär 12:67 - Arbetsdomstolens dom 2012 nr 38 om verkan av uppsägning via rekonunenderat brev Sveriges Kommuner och Landsting Jusicoindes sign thdrr, inde Justerandes s gn Expedicrat per t-post om inget annat anges. Cirkulär 12:68 Skadeståndskrav på grund av arbetsskada Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:69 Redogörelse för Preliminära riktlinjer för tjänstepension - Sveriges Kommuner och Landsting SkriveIse till Landshövdingen om Lappstaden som världsarv Dar 40/2011 Samefdreningen i Arvidsjaur Cirkulär 12:71 - Budgetförutsättningar för åren Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:72 - Utfall i kostnads- och LSS-utjkoningen 2013 Sveriges Kommuner och Landsting * Cirkulär 12:73 - overenskommelser för år 2013 mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting inom området vård och socialtjänst; Sammanhållen vård och omsorg för de mest sjuka äldre, Stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten och Stöd till riktade insatser inom området psykisk ohälsa Sveriges Kommuner och Landsting * Cirkulär 12:74 Redovisningsfrågor 2012 och 2013 Sveriges Kommuner och Landsting * Förändring av fördelningsmoderlen för icke statliga flygplatser, skriveise om förutsättningar för Arvidsjaurs Flygplats i kommande remiss Anne Åberg, ordfdrande Arvidsjaur Flygplats AB Cirkulär 12:75 - Prognos av förändringen i den kommunala fastighetsavgiften mastt 2011 och 2012 samt slutligt utfall för 2011 Sveriges Kommuner och Landsting Cirkulär 12:76 - överenskommelse om Bestämmelser för arbetstagare utbildnings- och introduktionsanställning - BU1 12 Sveriges Kommuner och Landsting Leader Lappland Verksamhetsrapport 2012 Dnr 41/ Lappland United Utdrapbegyrkundc

5 ARYIDSJAURS KOMMUN KomMunstyrelscas persoini - ork arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOIL scimauflarsdesastum 2O Datura Arvidsjaurs kommun Revisorerna För kännedom: Pullmäktiges presidium Gruppledarna Kommunstyrelsen SociaInämnden Au Dnr 00270/ Revisionsrapport Insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Arvidsjaurs kommun Kommunens revisorer har genomfört en granskning av kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd. Syftet med granskningen är att bedöma om detta arbete bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Valet av granskningsområde har skett utifrån risk ochväsentlighet Granskningens syfte tar utgångspunkt från kommonsilagens revisionskapitel. Granskningen visar att kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd bedrivs i allt väsentligt på ett ändammsenligt sätt och med tillräcklig intexn kontroll. För att effektivisera det kommuninterna samarbetet Wrnna% följande rekommendation: * Kommunstyrelsen bör förtydliga flyktingmottagningeus ansvar och roll. Detta i förhållande 1ill övriga berörda förvaitningar och verksamheter. Personal- och arbetsutskottets fdrslag till kommunstyrelsen att med beaktande lägga revisionsrappozten till handlingama. Insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Vi har genomfört en granskning av kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd. Syftet med granskuingen är att bedöma om detta arbete bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Valet av granskningsområde har skett udfrån risk och väsentlighet Granskningens syfte tar utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel. Vår granskaing visar att kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd bedrivs i allt väsenligt på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. 1 bifogad rapport redovisas underlag för våra revisionella bedömningar. För att effektivisera det kommuninterna samarbetet 10mnos följande rekommendation: Kommunstyrelsen bör förtydliga flyktingmottagningens ansvar och roll. Detta i förhållande till övriga berörda förvaltningar och verksamheter 40~ Roger Lundberg Ordförande 4 På. uppdrag av Arvidsjaurs kommuns revisorer (-4 oland lberg Bi1aga: Revisionsrapport "Insatser för att motverka bemende av ekonomiskt bistånd", oktober 2012, PwC 1 Utdrustbelytknadc Potodress Tekron Teletax Dpost DWITNCI I. ri7 cc nn na6n-129 an koramunfatirvidsjeurse

6 Insatser fcir att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Linda Marklund ediobert Bergman Oktober 2012 Revisionsrapport Insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Arvidsjaurs kommun Innehåll x. Sammanfattning 2. Irdedning 2 Bakuund Revisionsfråga MetOd 2 3. Lagar, interna styrdokument och uppdrag Lagar Kommunstyrelsens reglemente 3 Socialnåmndens reglemente Anctlinjer för försödningsstöd 3 4. GranskningsresuItat 4 Kartläggning och analys av ekonomiskt bistånd Insatser Uppföljning och måtning av vidtagna åtgärder Ansvars- och arbetsfördehfing mellan politiska organ Samordning pwc Oktober lotz Arvidsjaur kommuo

7 Insatser för att motverka ande av ekonon. Insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC genomfört en granskning av kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomisktbiständ. Syftet med granskningen är att bedöma om detta arbete bedrivs på ett ändamålserdigt sätt och med talräcklig intern kontroll. Granskaingens syfte tar utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel Utifrån gemomförd granskning görs en sammantagen revisionellbedömning att kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd bedrivs i allt väsenligt på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Bedömningen baseras på följande iakttagelser; - Ett strukturerat arbetssätt för att kartlägga och analysera behoven av ekonomisktbistånd tillämpas i stort. Bedömningen baseras på att verksamheten använder ett IT-stöd för att kartlägga/analysera behovsgrupperna. Uppgifter inhämtas även från andra verksamheter ffir att få en komplett bild av omfattaing och behov. - Verksamheten vidtar i allt väsentligt tillräckliga åtgärder för att minska beroendet av ekonomiskt biständ. Bedömningen baseras på att insatsernas planering oeh genomförande har en tydlig inxiktning för att individen ska uppnå egen försörjning Uppföljning och mätaing av åtgärdernas effekter och resultat är i storttairäckliga. Bedömningen baseras på att insatser och deltagare i projektet Norrsken följs upp regelbundet, familje- och individomsorgen. följer försödningsstödets utveckling. Vidare sker återrapportexing av det ekonomiska biståndet samt analys kring detta till nämnden via delårsrapport. - Ansvarsfördebingen mellan socialnämnden och kommunstyrelse bedöms vara tydlig och ändamålsenlig. Bedömningen baseras bla. på att nämndens och styrelsens ansvar är reglerat både i lag och i reglemente. - Samordningen mellan berörda kommunala verksamheter bedöms i stort ske talräcklig utsträckning. Bedömningen baseras på att täta och regelbundna kontakter sker mellan socialnämndens verksamhet och kommunstyrelsen. För frågor kring barn och unga används riktlinjerna enligt Norrbus. För att utveckla verksambeten i framtiden länmas följande rekommendationer: Att kommunstyreisen förtydligar flyktingroottagningens ansvar och roll i förhållande till övriga berörda förvaltningar för ett effektivare samarbete. 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunens revisorer har i 2012 års revisionsplan beslutat genomföra en granskning inom området ekonomiskt bistånd. Valet av grauskningsinsats har skett utifrån en, bedömning av risk och väsentlighet. Inom sociahjänsten återfinns individ- och familjeomsorgen. Delar av denna verksarnhet utgörs av försörjningsstöd mm till enskada medborgare. År 2010 rerlovisar Arvidsjaur länets högsta kostnad för ekonorniskt bistånd (kr/inv). Ettbristralligt arbete med att motverka bidragsberoende kan riskera dels bestående höga kostnader för kommunen dels försärarad livskvalitet för den enskilde bidragsmottagaren. Ansvaret för kommunens individ- och familjeomsorg vilar på socialnämnden. I kommunstyrelsens uppdrag ingår att svara för områdena sysselsättning och flykfingverksamhet. Därutöver har styrelsen ett övergripande ansvar för att samordna kommunens verksamheter Revisionsfretga Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens insatser för att motverka beroende av ekonoraiskt bistånd bedrivs på ett ändammsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Följande frågor ska besvaras: Tillämpas ett strukturerat arbetssätt för att kartlägga och analysera behoven av ekonomiskt bistånd? Fokus på behovsgrupper och omfattning. Vidtas tahäckliga åtgärder för att minska beroendet av ekonomiskt bistånd? rokus mot om insatserna pianeras och utförs på ett strukturerat sätt. Är uppföljning och mätning av åtgärdernas effekter och resultat tillräcldiga? Är ansvars- och arbetsfördelning mellan soclainkand och kommunstyrelse tydlig och ändamålsenlig? Sker en tillräcklig samordning berörda kommunala verksamheter? Frågorna utgör även revisionskriterier, d v s bedömningsgrund om området hanteras på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll Metod Analys av relevant dokumentation. Intervjuer med socialnämndens ordförande, socialchef, kommunstyrelsens ordförande, kommunchef och chef för arbetsmarknadsenheten. 1 tid avigänsas granskningen främst till kalenderåret Oidober 2012 Oktober 2012 Arrk3sjuurs kommun 1 av g Arvidsjaurs kommun 71V

8 Insatser fdr att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Insatser får att motverka beroende av ekonomiskt bistånd 3. Lagar, interna styrdokument och uppdrag Lagar Lag (2009:47) anger att kommunen har möjlighet inom ramen för arbetsmarknadspolitiska program, och i samverkan med arbetsförmedlingen, att stä som anordnare av aktiviteter för deltagare i programmen. Kommunstyrelsens reglemente Enligt kommunstyrelsens reglemente (KF ) ansvarar kommunstyrelsen för kommunens utveckling och ekononfiska ställning.i kommunstyrelsens Iedningsfunktion ingår att Ieda och samordna arbetet inombl.a. sysseisättningsfrågor. Atgärder för att främja sysselsättning utförs av tmderställd förvaltning. Granskningen visar att i kommunstyrelsens uppdrag inryms även flyldingmottagningen med undantag av myndighetsutövning, utredningar ochbeslut om placering. Kommunstyrelsen ska vidare följa socialtjänstens arbete och verka för att socialtjänstens mål uppfylls Sociattjänstlagen Enligt Socialtjänstlagen ska socialtjänsten främja människornas ekonomiska och sociala trygghet, jämlika levnadsvillkor, och aktiva deltagande i samhällslivet. För personer som inte har förmägan att på egenhand försöda sig själv finns möjligheten att via socialtjänsten ansöka om ekonomiskt bistånd. Socialnämnden har möjlighet enligt socialtjänstlagen att anvisa mottagaren av biständ till praktik eller annan kompetenshöjande aktivitet om den enskilde inte kunnat beredas någon lämplig arbetsmarknadsaktivitet. Socialnämndens reglemente Granskning av socialnämndens reglemente (KF ) visar att nämndens ansvarsområde har fastställts, d.v.s. att fullgöra kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen när det gäller individuellt stöd och förebyggande arbete för barn, unga och vuxna. Riktlinjer för försörjningsstöd Granskningen visar att de interna riktlinjer för bedömning och utbetalning av ekonomiskt biständ (reviderad av socialnämnden g) fastställer vilka krav som ska vara uppfylida för att erhålla ekonomiskt stöd samt rflttlinjer för vad som anses vara skäliga kostnader. 4. Granskningsresultat 4.1. Kartläggning och analys av ekonomiskt bistånd Inför uppstarten av sysselsättningsprojektet Norrsken år 2009 har det gjorts kartläggning av vilka grupper som har störst behov av ekonomisktbiständ. Av förstudien framgår att behoven är störst inom följande målgrupper: i. Ungdomar 2. Nyanlända och ensamkommande flyktingbarn Gemensamt för många i målgruppen är att de saknar yrkesrelaterad kompetens och hade ofullständig grundutbildning. Projektet finansieras av bl a socialnämnden, arbetsförmedlingen och Europeiska sociaifonden. Inom ramen för projektet har en projektbeskrivning som bl.a. Innehåller bakgrundsbeskrivning, syfte, mål och metod. Bland annat har projektet följande mål: att soo % av deltagarna ska upprätta en handlingsibn och att 5 o % av de personer som fullföljt sin handlingsplan börjar arbeta eller studera. Kommunens socialtjänst är organiserad i tre enheter, där individ- och familjeomsorgen sköter hanteringen av ekonomiskt bistånd. Verksamheten leds av en enhetschei örvrig personal utgörs huvudsaldigen av socialsekreterare. Inom verksamheten sker det en återkommande kartläggning och analys hur behoven av ekonomiskt bistånd utvecklas över tiden. Uppgifter inhämtas 1,1 a från flyktingmottagningen över hur många som är på väg till kommunen och hur många som är på väg att slussas ut från flyktingmottagningens verksamhet. Verksamheten disponerar ett IT-stöd där uppgifter om olika grupper kan tas fram. Dessa uppgifter följs upp minst två gånger per år, dock görs detta främst när verksamheten bedömer att det finns behov. Granskaingen visar att genomförd kartläggning och analys används som underlag för rapportering och redovisning till socialnämnd, t ex i delärsrapporter och bokslut. Revisionell bedömning: Granskningen bedömer att det i stort tillämpas ett strukturerat arbetssätt för att kartlägga och analysera behoven av ekonomiskt bistånd. Bedömningen baseras på att verksamheten använder ett IT-stöd för att kartlägga/a nalysera behovsgrupperna. Uppgifter inhämtas även från andra verksamheter för att få en komplett bild av omfattning och behov Insatser Insatser för att minska beroendet av ekonomiskt biständ sker framför allt genom sysselsättningsprojektet Norrsken. Projektet riktar sig främst till den målgrupp som identifierats I förstudie. Oktaber 2012 Oktober Axvidajaura kommun 3 ay Arvidsjatun kommun 4 av

9 Insatser för att motverkab. nde av ekonom... Jistånd Insatser för att motverkaberoende av ekonomisktbiständ Alla som deltar i projektet börjar med att få ett personligt mottagande för att sedan skrivas in i projektet och få en individuell handling splan för att närma sig arbete eller studier. Vidare finns ambitionen att de som söker ekonomiskt bistånd även ska delta i kommunens sysselsättningsprojekt Norrsken. Mäkrupp: Ungdomar Insatsernas inriktning och omfattaing är individuellt utformade. Exempel på aktiviteter och åtgärder är att ungdomar mellan år under 2012 erbjudits ferlearbete. Deltagarna har även erbjudits läxhjälp och stöd i inläsningen av körkortsteori. Granskningen visar att antalet inskrivna ungdomar har nfinskat jämfört med tidigare år. övrigt framhålls att individ- och fanfiljeomsorgen samverkar med bl.a. skolan, primärvården och barn- och ungdomspsykiatrin får barn och ungdomar med sammansatta behov. Mälgrupp: Nyardända och ensamkommandeflyktingbarn Granskningen visar att för nyanlända och ensamkommande flyktingbarn upprättas så snart som möjligt en planering trilsammans med arbetsförmedlingen. Sedan sker inskrivning på Svenska för invandrare (SFI) sanat matehning mot arbete eller studier. Ensamkommande flyktingbarn har möjlighet att få stöd via kommunens arbetsmarknadsenhet upp1511 at års ålder. Deltagarna i kommtmens sysselsättningsprojekt erbjuds utslussning från projektet vilket kan innehålla föreberedelser till eget boende och försörjning, praktik, körkortsutbildning man. Nyanlända som befinner sig i slutfasen av SFI kan erbjudas inom kommunen med s.k. instegsjobbl. Totalt finns fyra heltidstjänster får detta ändamål. I övrigt konstateras att kommunen bedriver öppenvårdsenheten Pärlan för personer med alkohol- och drognissbruk. Detta sker inom ramen för Individ- oeh familjeomsorgens verksamhet Individens deltagande bygger på frivillighet. Förutom att får vårdplarker upprättas erbjuds bl.a. stödsamtal och hjälp 1 kontakterna med andra myndigheter. Revisionell bedömning: Vår bedömning är att verksamheten i allt väsentligt vidtar tillräckliga åtgärder får att minska beroendet av ekonomiskt bistånd. Bedömningen baseras på att insatsernas planering och genomförande har en tydlig inriktning för att individen ska uppnå egen försörjning. I samband med att insatsen är på väg att ta slut finns utslussningsrutner för att öka individens möjlighet att bibehålla en skälig Ievnadsstandard. lanställningsstöd där staten står for en större del av kostnaderna med villkoret att den anställda är eller under anställningen bar avsiutat studier vid SFI 4.3. Uppföljning oehmätning av vidtagna åtgärder Projektbeskrivningen fastställer att projektgruppen och styrgruppen ska få ta del av projektresultat i syfte att utveekla projektet Projektplanen beskriver inte närmare hur uppföljningen ska ske. Företrädare för projektet uppger att redovisming av projektets mål sker varje månad till styrgruppen och innehåller uppgifter om antal avslutade deltagare, grad av måluppfyllelse samt eventuellt bortfall i underlaget. Styrgruppen får även uppföljning av vad deltagarna har för aktivitet tre månader efter avslutadinsats. Granskningen av den statisfik som producerats innehåller uppföljning av projektets målsättningar. Det finns även en beskrivning av underlaget, d.v.s. hur många som svarat och vad eventuelltbortfall i underlaget beror på. Av intervju med företrädare får projektet sker uppföljningen av projektets insatser Iöpande genom tetslistor och utvärderingsformulär som deltagarna fylleri efter avslutad aktivitet. Uppföljningen skiekas till administrativ personal i Piteå som sammanställer uppgifterna till styrgruppen. Granskningen av styrgruppens uppföljning visar att projektets målgrupper inte har särredovisats. Granskningen av uppföljning och mätning av vidtagna åtgärder visar bl.a. att 75 % av deltagarna per 2012 har gått ut till arbete eller studier. Vidare finns även en. sanunanställning av personer som lämnat projektet för tre månader sedan och vilken ersättning de får idag. Projektets företrädare framhåller att den statistiken inte är komplett då det finns svårigheter att nå dessa personer efter avslutad insats. Av intervju med fåreträdare för individ- och familjeomsorgen framgår att förvaltningen minst två gånger per år gör en genomlysning över hur behovet av fårsörjningsstöd ser ut i kommunen. Till sin hjälp används främst IT-stöd får att ta frara information om behovet av ekonomiskt stöd. Granskningen visar att följande utveckling har noterats sedan år 2009: Bkonomisktbistind, tkr År 2009 År zoin År 2011 År 2012 * Ungdomar -25 år Nyanlända/ Ensamkormnande flyktingbarn Totalt ki 738 Perioden Individ- och fannljeomsorgen kunde fram tom år 2011 endast göra mätningar av försörjningsstödets omfattning per hushåll och ålder. Under 2012 har ett nytt ITstöd införts som kan mäta motsvarande uppgifter per person. Statistiken visar att antal hushåll/personer som haft ekonomiskt bidrag har minskat sedan Granskaingen visar att återrapportering även sker till socialnämnden i nämndens delårsrapport för april Där framgår att försörjningsstödet ligger på en lägre Oktober sols Anddsjants kommun 5 ne Oktober 2012 Arrideurakommun 6 ar

10 Insatser för att motverka beroende av ekonomisktbistånd Insatser får att motverka beroende av ekonomiskt bistånd nivå än under samma tid förra åxet. Detta förklaras bl. a. med sysselsättningsprojektet Norrsken. Revisionell bedömning: Vi bedömer att uppföljning och mätning av åtgärdernas effekter och resultat är i stort tillräckliga. Bedömningen baseras på att insatser och deltagare I projektet Norrsken följs upp regelbundet, familje- och individomsorgen följer försödningsstödets utveckling. Vidare sker återrapportering av det ekonomiska biståndet samt analys kring detta till nämnden via delårsrapport Ansvars- oeh arbetsfördelning mellanpolitiska organ Kommunfullmäktige hari reglemente för kommunstyrelsen respektive socialnämnden reglerat ansvarsfördelningen mellan organen. Fördelningen redovisas i avsnittet och Granskningen visar att arbetet med att minska behovet av ekonomiskt biständ utförs av personal inom såväl socialnämndens som kommunstyrelsens verksaraheter. Av intervju med företrädare för kommunledningen och komrnunstyrelsen upplevs samarbetet mellan kommunstyrelsen och socialnämnden fungera bra. Gränsen respektive verksamhet samt komannnstyrelsens uppsiktsplikt över nämnden upplevs vara tydlig. Av intervju med företrädare för sociainämnden framgår att ansvarfördelningen mellan kommunstyrelsen och nämnden är tycliig men arbetsfördelningen kan utvecklas. Av intervjun framgår att det finns en brist i kunskapsförmedlingen mellan nämnden och kommunstyrelsen vilket påverkar kommtmstyrelsens förståelse för nämndens arbete. På förvaltningsnivå upplevs rollfördelningen vara bra. Socialtjänsten fokuserar på motivationsarbete och arbetsmarknadsenheten utformar och genomför insatser mot arbete/studier. När det gäller finansiering av projektet visar granskningen att socialförvaltningen delfinansierar projektet utifrån antalet deltagare och vilken insats som ska genomföras. Granskaingen noterar att liknande finansieringsmodell gäller även för exempelvis Arbetsförmedlingen. Granskningen av projektbeskrivningen visar att rufiner för samverkan melian projektmedlemmarna finns upprättade. Detta styrks av fåreträdare för projektet. Vidare framgår av intervju med företrädare i projektet Norrsken att det finns dokumenterad arbetsbeskrivning för bla. projektledaren och att ansvars- och arbetsfördelningen upplevs vara tydlig. Enligt projektbeskrivningen har rutiner för samverkan mellan projektets samverkansparter fastställts. Företrädare får projektet upplever att ansvars och arbetsfördelningen inom projektet är tydliga. Revisionell bedömning: Ansvarsfördelningen mellan socialnämnden och kommunstyrelse bedöms vara tydlig och ändamålsenlig. Bedömningen baseras på att nämndens och styrelsens ansvar är reglerat både i lag och i reglemente. Där framgår bla. att socialnämnden ska stödja individen till att på egen hand försörja sig själv. Kommunstyrelsen ansvarar för att främja sysselsättning samt bedriva fiykfingrnottagning. På. förvaltningsnivå konstateras att arbetsmarknadsenheten bedriver sysselsättningsfrämjande åtgärder och individ- och familjeomsorgen stöttar individer som saknar förmåga att på egen hand försörja sig själva. För dessa ändamål har rlidlinjer och projektbesluivningar upprättats. Av intervjuer med företrädare på polifisk- och verksamhetsnivå upplever ansvars- och arbetsfördelning som tydlig Samordning Ilagsfiftning och interna styrdokument ställs krav på samordning och samverkan mellan kommunens verksamheter. Enligt socialnämndens reglemente ska nämnden särskilt filivarata olika samordnings- och samverkansmöjligheter inom och mellan nämndens verksamhetsområden samt med andra samhällsaktörer. Granskningen konstaterar att det närmare inte firms reglerat hur samverkan ska ske. Granskningen konstaterar att socialsekreterare och handledare har täta kontakter med varandra för att följa deltagarna i projektet Norrsken. Projektiedare och företrädare för socialsekreterargruppen regelbundet. Styrgruppen håller regelbundna träffar. Granskningen visar vidare att för ökad kvalité i individ- och familjeomsorgens arbete med de ensamkommande flyktingungdomarna har en tillfällig resursförstärlming gjorts. Arbetsmarknadsenheten bidrar med. drygt 6o % av kostnaden i syfte att båttre möjliggöra pojkarnas integration. I frågor kring barn och unga sker samverkan enligt riktlinjerna I Norrbus. 1 den lokala styrgruppen finns bl a företrädare från socialförvaltningen representerade. Företrädare för socialförvaltningen upplever att detta samarbete kan utvecklas genom utbildning av personal som jobbar med individerna. Av intervju med företrädare för socialförvaltningen framgår att samarbetet med kommunstyrelsens verksamhet upplevs fungera bra. Sarnarbetet sker fränist via projektet Norrsken och ansvar- och arbetsfördelningen upplevs vara tydlig. Samarbetet med skolan sker inom ramen för Norrbus. Brister finns dock när det gäller den kommunala flyktingmottagningen. Företrädare för socialförvaltningen uppiever att det saknas ansvar och styrning för detta område. Kommunens flykfingmottauning är underordnad kommunstyrelsens verksanahetsområde. Revisionell hedömning: Samordningen mellan berörda kommunala verksamheter bedöms i stort ske i tillräcklig utsträckning. Bedömningen baseras på att täta och regelbundna kontakter sker mellan socialnämndens verksambet och kommunstyrelsen. För or kring barr 11 unga används riktlinjerna enligt Norrbus. Oktober 2012 Arvid.sjaurs kommun tiv Oktober zom - Arvidsjaurs kommua nv

11 insatser för att motverka -nde av ekonon. Astånd samrminhanget noteras att fåreträdare för socialförvaltningen upplever flyktingmottagningens styrning och ansvarsfördelning som o Rehnberg, uppdragsledare Oktober arax Arvidsjaurs kommun av 9 Pwn

12 ARVDDSIAMKS KOMMUN SANKANTRÄDESPROTOKOLL Sennartntritdcadatam ARVIDSJAURS KOINIMUN SAMINIANTRÄDESPROTOKOLL SammantrIldesdatunt SIda Kommunstyrelsons personal. och arbetsutskott Socialoilmnden Au Dnr 00271/ Revisionsrapport Extern Kommunens revisorer har genomfört en granskning av kommunens externa information informationsverksambet 1 granslmingen har fokus bl a tiktats mot "kommunens hemsida" och "kommuninfo". Syftet med granskningen är att bedöma om denna verksamhet sköts på ett ändamåbenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Granskningen tar utgångspunkt från kommungliagens revisionskapitel. Granskningen visar att verksamheten i vissa avseende hedrivs på ett avsett sätt men att kontrollen över verksamheten är otillräcklig. För att vidareutveckla området bör följande åtgärder primiteras; Kommunstyrelsen initierar en översyn av nuvarande informationsplan (Kf ). översynen bör framförallt fokusera på följande; mål, strategier sarnt årlig styrning, uppföljning, utvärdering och återrapportering av verksambeten. Kommunstyrelsen och nämnderna utövar årlig styrning och kontroll inom området. 1 kornmunstyreisen uppdrag ingår även att utöva uppsikt över nämndernas verksamhet Personal- och arbetsntskottets färslag till kommunstyrelsen att med beaktande lägga revisionstapporten till handlingarna. Revisionstapport Insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd Arvidsjaurs kommun Sn 80 Dnr 00269/ Kommunens revisorer har genomfört eii granskning av kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd. Syftet med granskningen är att bedöma om detta arbete beddvs på ett ändamålsenligt sätt och med fdlräcklig intern kontroll. Valet av granskaingsområde bar skett utifrån risk och väsentlighet Granslosingens syfte tar utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel. Granslmingen visar att kommunens insatser för att motverka beroende av ekonomiskt bistånd bedrivs i allt väsentligt på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. För att effektivisera det kommuninterna samarbetet lämnas följande rekommendation: Komrnunstyrelsen bör förtydliga flyktingtnottagningens ansvar och roll. Detta i förhåtlande till övriga berörda förvaltningar och verksamheter. Socialnämnden beslutar att instämma i revisorernas rekommendation att kommunstyrelsen bör förtydliga flyktingmottagningens ansvar och roll i förhållande till övriga berörda förvaltningar och verksamheter. att i övrigt beakta rapporten. Boslutet skiclass Kommunstyrelsem Revisorer Yolinny legberg Ann-lraistinViaka Bengt Noron lasterundes sign Utdnr. Justerondu sign a Uidingsbestyrkande

13 Datum Arvidsjaurs kommun ' 1 Revisorerna ;-:.:2 -!..) - i För kännedom: Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Miljö-, bygg- och hälsoskyddsnamnden Fullmäktiges presidium Gruppledarna Kommunstyrdsen Revisionsrapport Extern information Extern information Vi har i revisionsplan för år 2012 beslutat genomföra en granskning av kommunens extema informationsverksamhet. 1 granskningen har fokus bl a riktats mot "kommunens hemsida" och "konumminfo". Syftet med granskningen är att bedöma om denna verksambet sköts på ett ändamålsenligt sätt och med tilbäcklig intern kontroll. Granskuingen tar utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel. Vår granskning visar att verksamheten i vissa avseenden bedrivs på avsett sätt men att kontrollen över verksamheten är otiliräcklig. 1 bifogad rapport redovisas underlag för våra revisionella bedömningar. För att vidareuiveckla området bör följande åtgärder prioriteras: Kommunstyrelsen initierar en översyn av nuvarande informationsplan (KF ). översynen bör fismför allt fokusera på följande: mål, strategier sard årlig styraing, uppföljning, utvärdering och återrapportering av verksamheten Kommunstyrelsen och nämnderna utövar årlig styrning och kontroll inom området. 1 kommunstyrelsens uppdrag ingår även att utöva uppsikt över nämndernas verksamhet Robert Bergman Oktober 2012 Arvidsjaurs kommun På uppdrag av Arvidsjaurs kommuns revisorer Roger Lundberg Roland et.2g.l \ Ordförande Revisionsrapport "Extern information", oktober 2012, Pwe pwc Postadress Tragron Tekfax E-post Pogrgfro

14 Extern information Extem information Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 1 2. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod 2 3. Granskningsresultat 3 Styrdokument 3 Informationspian Budget 3 Reglemente Mål och strategier 3 Mål Strategier Uppfdljning, redovisning och utvärdering Mffluppfyllelse 6 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Pwe genomfört en granskning av kommunens externa informationsverksamhet. Syftet med granskningen är att bedöma om denna verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tifiräcklig intern kontroll. Ett särskilt fokus har riktats mot informationsverktygen "hemsidan" och "kommuninfo" Utifrån genomförd granskning görs en sammantagen revisionellbedömning att verksamheten i vissa avseenden bedrivs på ett ändamålsenligt sätt men att den interna kontrollen inom området är otifiräcklig. Den sammantagna bedömningen baseras på följande: Det finns på kommunövergripande nivå styrdokument som reglerar kommunens externa informationsverksamhet, däribland informationsplanen. Vår bedömning är att informationsplanen inte är utformad på ett ändamålsenligt sätt. - Ansvariga politiska organ bedöms inte i tillräcklig utsträckning dokumenterat och fastställt mål och strategier för informationsverksamheten. Granskningen visar att respektive nämnd ansvarar för informationen inom sitt eget verksamhetsområde och att kommunstyrelsen bär det övergripande ansvaret för verksamheten. uppföljning, redovisning och utvärdering av resultat och uppnådda effekter bedöms inte vara tfilräcklig. Bedömningen baseras på att det inte sker någon strukturerad och heltäckande uppfdljning av området av ansvariga politiska organ. Den uppfgning och utvärdering sam sker inom verksambeten bedöms vara något mer utvecklad. Ifilföljd av det saknas politiskt faststälida mål saknas underlag att bedama verksamhetens mål.uppfyilelse. UtEörda stickprovskontroller indikerar att verksamhetens hantering av "hemsidad och "Konumuzinfo" skett i enfighet med faststälida direktiv. För att utveckla verksamheten lämnas följande rekommendationer; Kommunstyrelsen initierar en översyn av nuvarande informationspian. Översynen bör framfdr allt fokusera på följande: mål, strategier samt årlig styrning, uppföljning, utvärdering och återrapportering av verksamheten Kommunstyrelsen och nämnderna utövaz årlig styrning och kontroll inom området. 1 kommunstyrelsens uppdrag ingår även att utöva uppsikt över nämndernas verksamhet Oktober zolz Oktober 2olk " Alvklojams koztroun Arvidsjaurs kommun trv

15 Ext..mation Extern information 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunens revisorer har i 2012 års revisionsplan beslutat genomföra en gransk- Ding inom området extern information. Valet av granskningsinsats har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet Medborgarnas förväntningar på kommunen och dess verksamheter har ökat över tiden. En annan trend är att kommunen möter en allt större konkurrens inom en mängd områden: konkurrens om medborgare, arbetskraft, företag, besökare, investerare och kapital. För att klara sitt framfida uppdrag kivs att kommunen och dess verksamheter uppfattas som attraktiv och har ett starkt varumärke. En bristfällig extern kommunikation och information kan medföra en mängd risker, t ex ett minskat Zrtroende för kommunen och försämrade möjligheter att rekrytera kompetent personal. kommunstyrelsens uppdrag ingår att leda och samordna kommunens informationsverksamhet Styrelsen har även ett övergripande ansvar för kommunens utveckling. 1 nämndernas uppdrag ingår bl a. att tillämpa kommuninterna liktlinjer och anvisningar Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens externa information bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Följande frågor ska besvaras: Finns på kommunövergripande nivå styrdokument som regierar kommunens externa informationsverksamhet? Har ansvariga organ dokumenterat strategi och mål för verksamheten som är tydlig och ändamålsenfig? Är uppföljning, redovisning och utvärdering av resultat och uppnådda effekter taträcldig? Avser både politiska organ/förvaltaing och på övergripande nivå. Når verksamheten måluppfyllelse? Frågorna utgör även revisionskriterier, d v s bedönmingsgrund om området hanteras på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Granskningen har avgränsats till följande informationsverktyg; kommunens hemsida och informationsbladet "Kommuninfo". I tid har granskaingen avgränsats till främst kalenderåret Metod Granskningen har skett gcnom analys av relevant dokumentation samt intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, kornmunchef och informatör. 3. Granskningsresultat Styrdokument Informationspian Kommunens informationspian har upprättats av kommunfullmäktige och beskriver pianens syfte, vilka principer som ska gälla för kommunens konununikation samt vilket s nsvar som åligger på olika delar av kommunens förvaltning. Granskningenvisar att planen även reglerar måigrupper för kommunens externa kommunikation. Budget Granskaingen visar att kommunfullmäktige har antagit övergripande mål för samt ekonomiska ramar fcir nämndernas och kommunstyrelsens budgetar ( ). Vidare konstateras att kommunstyrelse har upprättat en internbudget 2012 för kornmunstyrelsens politiska verksamhet och för förvaltningen. Förutom ekonorni beskriver budgetdokumentet även olika målsättningar för verksamheterna. Reglemente Av kommunstyrelsens och nämndernas reglementen framgår att de ska se till verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt. Av kommunstyrelsens regiemente (KE ) framgår att styrelsen ska leda och samordna kommunens informationsverksamhet Vidare har kommunstyrelsen ansvar att följa upp hur kommunens verksamhet utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret Revisionell bedörnning: Det finn s på kommunövergripande nivå styrdokument som reglerar kommunens externa informationsverksamhet. Styrdokumenten, som fastställts av kommunfullmäktige, styr bl.a ansvar- och rollfördelningen i organisationen Mål och strategier Enligt kommunallagen framgår att de politiska organen ska besluta om mål och strategier för verksamheten. Dessa beslutsbefogenheter kan inte delegeras till verksamheten. Av de övergripande styrdokumenten framgår att kommunstyrelsen bär det övergtipande ansvaret för informationsverksamheten. Respektive nämnd ansvarar för informationen inom sitt eget verksambetsområde. Oktober 2012 Oktober 2012 Arvicisizurs kommun 2 av 7 Axvidsjaurs kommtm 3 av 7

16 Extern information Extern information informationsplanen regleras även vilket ansvar och uppdrag som vilar på chefer ach medarbetare. Informationsplanen har beretts av kommunstyrelsen innan den fastställts av kommunfullmäktige Informationsplanen saknar specifika mål för informationsverksamheten. Av planen framgår doek följande: Planen ska bl.a syfta till att synliggöra och förstärka kommunens identitet och position i omvärldens medvetande Kommunens information ska kännetecknas av att vara tydlig, öppen, korrekt, allsidig, snabb samt skapa realisfiska förväntningar om kommunens tjänster - Material som kommer från kommunen ska vara lätt att känna igen - Kommunens medborgare ska känna sig delaktiga och engagerade i verksamheten När det gäller kommunens hemsida och "Kommuninfo" uttrycks följande i informationsplanen: - Kommunens hemsida ska vara aktuell, uppdaterad och ha ett enhetligt utseende - "Kommuninfo" ska ges ut två gånger per år. Informationen ska vara kortlattad och saklig. Infarmationspianen ställer inga krav på att kommunstyrelsen, nämnder och förvaltningar fastställer mål som lyms inom ramen för den övergripande planen. När det gäller budget 2012 Och pkzn 2o13-2a24 visar granskningen att dokumentet bl a innehåller vision och övergripande mål för kommunens verksamheter. Specifika mål för informationsverksamheten sakaas emellertid. Granskaingen av kommunstyrelsens budgetdokument visar att resurser för information har avsatts för år Vidare har mål formulerats att ett fungerande intranät ska byggas upp för kommunens anställda under Granskningen av nämndernas budget kan inte styrka att nämnderna har fastställt mål eller avsatt resurser för informationsverksamhet inom sina respekfive områden. Av intervju med företrädare för informationsverksamheten finns en ambition att regelbundet uppdatera hemsidan, minst varje dag Strategier Informationsplanen är inte utformad på ett sådant sätt att det tydligt framgår vilka strategier som gäller för verksamheten. Av planen framgår dock följande: - All typ av externa meddelanden ska vara försedda med kommunens logotyp samt ha ett enhetligt utseende Arvidsjaurs kommuns hemsida är den viktigasteinformationskanaien - Trovärdighet skapas bl.a genom en hög kvalitet på uppdateringsarbetet Styrelse och nämnder avgör vilken information som ska föras ut och vilka kanaler som ska nyttjas Granskningen av informationsplanen visar att alla förvaltaingar ska följa den grafiska profilen vid produktion av hemsidor m.m. Inom verksamheten finxis en webbstyrgrupp där bl.a. kornmunchef och informatören ingår. Webbstyrgruppen fungerar främst som ett bollplank och strategier/metoder utarbetas när behov uppstår. Dessa strategier kan både vara kort- och långsikfiga. Ett exempel sora framhålls är att sprida det gada med Arvidsjaur genom att lyfta goda exempel från kommunens verksamhet men även samhället i stort. När det gäller kommunbiadet ses det främst som en kanal för samhällsinformation men även ett sätt att sprida goda exempel frånverksamhet och näringslivet. Strategierna har inte dokumenterats i en verksamhetspian eller motsvarande. I övrigt noteras att gruppen har talkommit på initiativ av verksamheten och saknar polifisk anknytning. Revisionell bedönining: Av de övergripande styrdokumenten framgår att koramanstyrelsen och nämnderna bär ett gemensarat ansvar för att hantera informaftonsverksamheten. Ansvarsfördelningen bedöms i allt väsentligt vara tydligt beslcriven. Granskning av styrdokumenten visar att de i hög grad saknar övergripande mål och strategier för verksamhemn. Dokumenten ställer inte heller krav på kommunstyrelse och nämnder utövar årlig styrning inom området. Till följd avdessa brister bedöms granskade dokument inte vara utformade på ett ändamålspnligt sätt. Ansvariga poliftska organ bedöms inte i tillräcklig utsträckning dokumenterat och fastställt mål och strategier för informationsverksamheten. För att utveckla informationsverksamheten föreslås att kommunstyrelsen initierar en översyn av nuvarande informationsplan Uppföljning, redovisning och utviirdering Granskningen visar att informationsplanfér Arvidsjaurs kammun inte reglerar hur uppföljning, redovisning och utvärdering av informationsverksamheten ska ske varken på polifiskt nivå eller i verksamheten. Av reglementen för kommunstyrelse och nämnder framgår att respektive verkställande politiskt organ regelmässigt ska rapportera hur verksamhet och ekonomi utvecklas under året. En genomgång av kommunstyrelsens protokoll för år 2012 visar att styrelsen under året har fått information om arbetet med kommunens marknadsföring och profilering. Vidare har månatlig ekonomisk rapportering till kommunstyrelsen skett. Det kan inte styrkas att kommunstyrelsen varken begärt eller fått redovisning från nämnderna hur de fullgör sitt uppdrag och/eller uppnådda resultat och effekter inom informationsverksamheten. En genomgång av nämndernas protokoll kan inte styrka att det under perioden skett någon strukturerad och heltäckande uppföljning inom området. Oktober 2012 Arvidsjaurs kommun oktober 2t. 4 av 7 Arvidsjaurs kommun PwC 52%, 7

17 Extern 1.Ination Extern information Av intervjuer framgår att informationsplanens syften är något som ofta är föremål får behandlingvid webbstyrgruppens möten. Aterkoppling kring hemsidan inkommer till informatören via hemsidan. Denna information vidareförmedlas till webbstyrgruppen. Granskningen visar att utvärdering och analys av verksamheten främst sker i webbstyrgruppen. Uppgifter hämtas främst från undersökningen Kommunens Kvalitet i Korthet Utifrån undersökningens resultat försöker webbstyrgruppen hitta de faktorer som verksamheten kan påverka för att på så sätt förbättra resultatet till nästa undersökning. Syftet är att resultatet ska kunna ligga till grund ffir utveckling av hemsidan i synnerhet och informationsverksamheten i allmänhet Gransimingen visar att kommunens informationsverksamhet 2011 följdes upp genom undersökningen Kommunens Kvalitet i Korthet Av sammanträdesprotokoll framgår att kommunstyrelsen delgivits resultatet från undersökningen. övrigt noteras att informatörer följer besöksstatistiken får hemsidan som sedan delges webbstyrgruppen. Revisionell bedönming: Uppföljning, redovisning och utvärdering av resultat och uppnådda effekter bedöms inte vara tillräeklig. Sedömni igen baseras på att det inte sker någon strukturerad och heltäckande uppeiljning av området av ansvariga politiska organ. När det gäller uppföljning och utvärdering inom verksambeten bedöms denna i vissa avseenden vara tillräcklig. Sedömningen baseras på att olika verktyg för uppföljning finns och resultatet av dessa redovisas till webbstyrgruppen. Dock saknas dokumenterade riktlinjer för detta arbete. Avsaknaden av sådana riktlinjer/rufiner kan medföra en risk ifall personer i organisationen byts ut. För att utveckla verksamheten föreas att området uppföljning, redovisning och utvärdering iniduderas i kommunens övergripande informationsplan ansvar, frekvens, rapportering mm Måluppfyllelse Granskningen visar att det på politisk nivå inte fastställts några mätbara verksamhetsmål får informafionsverksamheten. Underlag saknas därmed att följa upp måluppfyllelse års undersökning Kommunens Kvalitet i Korthet fick Arvidsjaurs kommun fick 66 av loo poäng på frågan "Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna?" Medel var 75 poäng. De faktorer som påverkat resultatet har utvärderats och bi.a. mynnat ut 1 att hemsidans sökmotor har förbättrats samt att webbredaktörerna har fått utbildning för att göra hemsidan mer lättillgänglig. kommunens slogan "Bäst-i-test" används. Granskningen konstaterar att kopplingar till kommunens slogan är tydligast på skolans hemsida. Enligt företrädare för informafionsverksamheten har ingen utvärdering av kommunbladet genomfårts under När det gäller ekonomiska utfallet ffir år 2011 noteras att verksamheten bedrevs inom tilidelad budgetram. Beträffande kommunens vision, Bäst-i-test och arbetet med den i verksamheten framhålls att dialog med verksamheterna förs får att implementera visionen i verksamheternas informationsarbete. Revisionell bedömning: Granskningen konstaterar att mål för verksamheten saknas och därigenom är revisionell bedömning kring verksamhetens måluppfyllelse inte möjlig. Vi gör bedömningen att verksamheten i allt väsentligt uppnått mål för "Kommuninfo" avseende antal utgivningstillfällen. Sfickprov på hpm sidan indikerar att den uppvisar ett enhetligt utseende. För att utveckla verksamheten föreslås att det sker en återkommande uppfölining av samtliga fastställda mål En översiktlig granskning av hemsidan och "Kommuninfo" visar följande: "Kommuninfo" gavs ut (minst) två gånger under år Hitälls under 2012 har Kommuninfo utgivits en (i) gång. - Stickprovskontroll av hemsidan visar att den har ett enhetligt utseende - Vad gäller hernsidan har barn- och ungdomsförvaltningen, tekniska förvaltningen och socialförvaltningens respektive sidor granskats kring hur Robert Bergman, projektledare Bo Rehnberg,uppdragg are Oktober 2012 Arvidsjaurs kommun 6 av Oktober 2012 Arvidsjaurs kommun PY.or

18 ARVIDSJAURS KOMMUN Kommunstyrcisctts personal-, och arbctsubkott SAKKANTRibESPROTOKOLL Sammaotrldeadatum Datum Arvidsjaurs kommun Revisorerna Kommunfullmäktige Koinolunstyreben Z512 1 Utlåtande avseende delårsrapport Revisionsrapport Granskning av delårsrapport Au Dnr 00294/ Kommunens revisorer har granskat delårsrapport S-31. Gransimingen visar att delårsrapporten är uppställd i enlighet med lagens krav och innehåller i allt väsentligt de minimikrav som lagen kräver. Det har inte framkommit något i granskningen som tyder på att deiårsrapporten inte ger en rättvisande bild av kommunens finausiella resultat och ställning på balansdagen. Granskningen visar att delårsrapporten saknar lagstadgad utvärdering av kommunfullmä.ktiges övergripande mål för verksamhet och ekonomi. Till följd av detta saknar revisorerna möjlighet att fullgöra uppdraget, d v s att bedöma om redovisat resuhat/prognostiserat årsresultat är förenligt med fastställa mål Syftet med delårsrapporten är att den ska utgöra ett underlag för politisk besiutsfattande. Revisorernas uppfattning är att denna rapport inte utgör ett tillräckligt bra bedutsunderiag för fitumäktige. Den främsta orsaken är att rapporten i allt hög grad beskriver kommunens verksamheter men saknar en strukturerad analys och åtföljande förslag till besluttåtgärder. För att utveckla delårsrapporten bör framförallt följande prioriteras till kommande år; Förvaltningsberättelsen ska inurhålla en samlad utvärdering av kommunens mål för verksamlet och ekonomi. Vidareutveckla rapporten med fokus på. analys, resultat och effekter. De beskrivande delarna i rapporten (antal sidor) bör i stor utsträckning minskas tili år 2013 genom att istället fokusera på viktiga förhållanden och händelser av väsentlig betydelse. Kommunens revisorer bar bland annat till uppgift att pröva ora kommunens räkenskaper är rättvisande och att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för den ekonomiska förvalmingen som fulimäktige beslutat om i årsbudget Vår granskning visar att delårsrapporten är uppständ i enlighet med lagens krav och innehåller allt väsentligt de minimikrav som lagen kräver. Det har inte framkommit något i granskningen som tyder på att delårsrapporten inte ger en rättvisande bild av kommunens finansiella resultat och ställning på balansdagen. Granskningen visaratt delårsrapporten saknar Iagstadgad utvärdering av kommunfullmäktiges övergripande mål för verksamhet och ekonomi. Till följd av detta saknar vi möjlighet att fungöra vårt uppdrag, d v rs att bedöma om redovisat resultat/prognostiserat årsresultat är förenligt med fastställda mål. Syftet med delårsrapporten är att den ska utgöra ett underiag för politiskt beslutsfattande. Vår uppfattning är att denna rapport inte utgör ett tillräckligt bra beshrtsunderlag för fullmäktige. Den frramsta orsaken är att rapporten i allt för hög grad beskriver kommunens verksamheter men saknar en strukturerad analys och åtföljande förslag till beslutfåtgärder. Resultatet av vår granskaing och underlag för gjorda bedömningar finns redovisat i bifogad revisionsrapport. För att utveekla delårsrapporten bör framför allt följande prioriteras til1 kommande år; Förvaltoingsberättelsen ska innehålla en sarnlad utvärdering av kommunens mål för verksamhet och ekonomi Vidareutveckla rapporten med fokus på annlys, resultat och effekter. Den beskrivande delarna i rapporten (antal sidor) bör i stor utsträckning minskas till år 2013 genom att istälskusera på viktiga förhållanden och håndelser av väsentlig betydelse Personal- och arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen att uppdra till kommunchefjobnny Högberg att utveckla deiårsrapporterna. att i övrigt med beaktande lägga revisionsrapporten till handlingarna. Roland Se erg 4-~ Y6-äeit Roger Lundberg ordföraudo Lennart Jo4b/-r12 K-G Lindqvist Rilaga: Revisionsrapport "Delårsrapport ", november 2012, PwC Justerandes sign Utdror Ads Postadres Telcfau Tclefax E-post rostgiro

19 Gransiming av delårsrapport 2o Revisionsrapport Granskning av delårsrapport Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning Bakgrond Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 2.3 Revisionskriterier Metod 3 3 Granskningsresultat Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 4 Arvidsjaurs kommun 3.2 God ekonomisk hushållning Resultatanalys Budgetuppffiljning och prognos för nämnder och bolag 6 1 Bo Relmberg, cert. kommunat revisor November 2012 pwc November 2012 Arvidsjaurs kommun PwC

20 Granskoing av delårsrapport Granskning av delåssrapport Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionspianen för år Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedämning av om delårszapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat Revisorernas uttalande avges i den bedönming som de avlämnar till kommunfullmälaige i samband med att deiårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden uppgår till 1.2,4 miljoner kr, vilket är i nivå med motsvarande period föregående år. Prognosen för heiåret pekar mot ett underskott på 6,5 nuljoner kr. Delårsrapporten lämnar ingen information till kommunfullm äktige hur prognostiserat underskott står i förhållande till det lagstadgade balanskravet Utifrån genomförd granskning gär vi följande bedönming av kommunens delårsrapport: Delårsrapporten är uppständ i enlighet med lagens krav och innehåller i allt väsendigt de delar som Iagen kräver Det har inte framkommit något granskningen som tyder pä att delårsrapporten inte ger en rättvisande bild av kommunens finansiella resultat och ställning på balansdagen Tillräckliga underlag saknas för att bedöma om redovisat darsresuitat och prognostiserat årsresultat är förenligt med de finansiella och verksamhetsmässiga mål som fullmäktige faststältt i budget 2012 Delårsrapporten år närmare tre månader gammal när den föreläggs kommunfullmäktige. Vår bedömning är att denna tidplan inte överensstämmer med god redovisningssed För att utvecida delårsrapporten lämnas följande rekommendation; Kommunstyrelsen fullgör det lagstadgade kravet att i delårsrapport göra en saralad avstämning och utvärdering av kommunens finansiella och verksamhetsmässiga mål för god ekonomisk hushållning Kommunstyrelsen arbetar vidare med att anpassa redovisningen för att minimera avstegen från god redovisningssed. övriga iakttagelser som gjorts och där det finns skäl att förbättra delårsrapporten framgår i rapporten 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. larg kap ga Reuisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas au fidirntiktige och årsbakslutet ärförenligt med de målfullmäktige beslutat. Reuisorernas skreliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att bedäma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige faststälkia finansiella målen, d.v.s. finns förutsärmingar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektivför att i rimlig grad kunna bedöma om delärsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisandebild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här frnmförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och Iag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regeiverk och instruktioner Fullmäktigebeslut November Arvidsjaurs kommun av 8 Novembe.._ Arvidsjaurs kommun 2 av 8