Arbetsutskottet Angarnsrummet, Tunahuset Tuna torg 2, Vallentuna tisdagen den 25 mars 2008 kl

Transkript

1 Myndighetsnämnden för teknik och miljö AU Myndighetsnämnden för teknik och miljö Plats och tid för sammanträdet Arbetsutskottet Angarnsrummet, Tunahuset Tuna torg 2, Vallentuna tisdagen den 25 mars 2008 kl Myndighetsnämnden för teknik och miljö Angarnsrummet, Tunahuset Tuna torg 2, Vallentuna torsdagen den 3 april 2008 kl Kallade tjänstemän Olle Wallin, samhällsbyggnadschef Anna von Axelson, chef för Miljö- och bygglov Margareta Stensaeus Linder, nämndsekreterare Vallentuna den 17 mars 2008 Lars Filipoff Ordförande Margareta Stensaeus Linder Sekreterare margareta.stensaeus@vallentuna.se 1. Justerande:... 1 (17)

2 Innehållsförteckning: 1. Justerande: Verksamhetsberättelse för Uppföljning av 2007 års internkontrollplan Internkontrollplan för Motion: Filma kommunfullmäktiges sammanträden yttrande Anmälan till Länsstyrelsen avseende bristande djurhållning Vallentuna-Veda 4:1, ansökan om förhandsbesked avseende nybyggnad av tre stycken enbostadshus på nya tomtplatser Anmälningslista...17 Sid 2 (17)

3 2. Verksamhetsberättelse för 2007 Dnr Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Myndighetsnämnden för teknik och miljö (MTM) godkänner upprättat förslag till verksamhetsberättelse. Ärendet Förvaltningen har upprättat förslag till verksamhetsberättelser för nämndernas verksamhetsområden under Utformningen följer en kommungemensam mall då den skall ingå i kommunens gemensamma årsredovisning för Uppföljning görs av mål och uppdrag i nämndernas verksamhetsplaner samt av ekonomi och nyckeltal. Strukturen följer VaSaRurapporten (Vallentunas Sammansatta Resultatuppföljning), som har använts under året. Handlingarna är numrerad som ett dokument som inleds med en redovisning av SBN:s uppgift, årets större händelser, verksamhetsförändringar som skett under året, framtidsutsikterna och uppföljning av mål och uppdrag från verksamhetsplanen med kommentarer och uppfyllnadsgrad. Första styrkortet (sidan 11) är en sammanställning av flera verksamheters styrkort. I styrkortet redovisas verksamhetsmått/nyckeltal och ekonomiskt utfall på ramnivå för året. Under året har uppföljning redovisats till SBN via styrkort av ytterligare ett antal verksamheter (sidan 12-16). Därefter följer ekonomisk uppföljning av drift- och investeringsbudget samt personaldata med kommentarer (sidan 17-26). Uppföljning av MTM:s verksamhet med mål, uppdrag och styrkort samt ekonomi för nämndverksamheten redovisas på sidorna Årets ekonomiska resultat Samhällsbyggnadsnämndens (SBN) resultat visar totalt på ett överskott på tkr ( inkl resultatenherna) för 2007 och myndighetsnämnden för teknik och miljö (MTM) visar på ett underskott på 67 tkr. Samhällsbyggnadsnämnden har två resultatenheter vars verksamhet särredovisas budgetmässigt med särskilda ekonomiska ramar för respektive enhet. Resultatenheterna har att täcka sin över- respektive underskott över åren. Från 2006 har ett överskott på tkr ombudgetrats till 2007 vilket har gjort att under 2007 har särskilda insatser kunnat göras avseende underhåll av byggnader och lekplastser i parkmiljö. 3 (17)

4 De verksamheter som utförs av samhällsbyggnadsförvaltningen utanför resultatenheter har en samlad ram. Den ram som MTM har avser att täcka endast kostnaderna för själva det politiska nämndarbetet. Resultat för de olika områdena i tkr: SBN exklusive resultatenheter MTM - 69 Resultatenheterna Avfallshantering 396 TuFa, Tunafastigheter 739 Handlingar i ärendet 1. Sid 1-10 Mål och uppdrag SBN Sid Styrkort Sid Ekonomiska utfallet per verksamhet SBN Sid Redovisning och beskrivning av investeringsprojekt Sid 26 Personalredovisning Sid MTM;s uppföljning av mål och styrkort 4 (17)

5 3. Uppföljning av 2007 års internkontrollplan Dnr Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Myndighetsnämnden för teknik och miljö godkänner redovisningen och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. Varje år ska nämnderna upprätta en plan för uppföljning av olika delar av den interna kontrollen. Rapport över genomförd uppföljning skall lämnas till kommunstyrelsen att redovisas i samband med årsredvisningen för det gångna året. Gällande internkontrollplan antogs av myndighetsnämnden för teknik och miljö den 2 april Följande rutiner har särskilt kontrollerats under 2007: Upphandling, inköp, anlitande av konsult Bevakning av exploateringsavtal Personalkostnader: Anställningsavtal, ledighetsansökningar, tidrapportering, sjukförsäkran och försäkran vid vård av barn, ändringsuppgifter. Rehabilitering Registrering, diarium, hantering av handlingar. Upphandling, inköp, anlitande av konsult Utförd granskningen Den granskning som har genomförts är att regelverk efterlevs och att ramavtal utnyttjas där det är tillämpligt samt att korrekt beslutsunderlag finns. Resultat av granskning Rutinen har i stort fungerat tillfredställande under året. Stöd har till vissa delar hämtats från kommunens handbok för upphandling. Stöd har också under året erhållits från kommunens centrala upphandlare samt från externa konsulter. När det gäller trohet mot ramavtal så har vissa avvikelser gjorts. Nämnas kan att inom förvaltningen har man haft vakanser vad avser projektledare och många projektledare har anlitats via ramavtal för projekterings- eller byggledningsuppdrag samt för lokalplaneringsprojektet. Vid nuvarande konjunkturläge har det varit svårt att hitta 5 (17)

6 personer med rätt kompetens vilket har medfört att vissa konsulter även har anlitats utanför gällande ramavtal. Överprövning har varit aktuellt i två ärenden: 1. Bevakning, rondering och larmutryckning där upphandlingen fick göras om efter att en klagande fått rätt hos länsrätten. Juridisk hjälp anlitades från Sveriges Kommuner och Landsting. Den nya upphandlingen blev även den föremål för överprövning men där lämnades klagandens yrkanden utan bifall och nytt avtal kunde träffas med start 1 april Elupphandling Denna upphandling påbörjades 2007 men är ännu inte klar. Upphandlingen avser en portföljförvaltning med kundrådgivning samt leverans av elkraft. Upphandlingen har gjorts som selektiv upphandling och Sköld Partners har anlitats för konsultstöd. Upphandlingen har överprövats av Länsrätten som gav kommunen rätt men ligger nu hos Kammarrätten för avgörande. Åtgärder för att avhjälpa brister Förnyad ramavtalsupphandling har startat för att täcka framtida behov. Vidare har nyrekrytering gjorts av projektledare som tillträder i början av Intern utbildning har genomförts för att lära nya regler för ramupphandling i samarbete med kommunens centrala upphandlare. I svårare ärenden anlitas konsult som stöd till förvaltningens handläggare. Bevakning av exploateringsavtal Utförd granskningen Kontrollmomentet avser att bevaka att avtalen följs vad avser betalningar och övriga åtaganden. Resultat av granskning Rutinen har fungerat tillfredställande. Åtgärder för att avhjälpa brister Ett IT-baserat avtalsregister (Tefat-Avtal) har använts som stöd för bevakning av avtal. Uppföljningen av betalningar har underlättats genom det nya arbetssättet. Personalkostnader: Anställningsavtal, ledighetsansökningar, tidrapportering, sjukförsäkran och försäkran vid vård av barn, ändringsuppgifter. Utörd granskning 6 (17)

7 Kontroll av att registrerade grunduppgifter görs korrekt enligt gällande regelverk. Kontrollen avser även uppgifter om avslutsrapportering då ledighet/anställning upphör. Inom förvaltningen ges chefer stöd från lönerapportörer för bevakning av att regelverk följs och de svarar också för registeringar i aktuella system där detta inte sker direkt via Rapportera. Rapportera är kommunens system där medarbetare kan redovisa digitalt frånvaro, resor med mera direkt. För att ha möjlighet att göra en avstämning så rapporteras även frånvaro i Platina tid där nedlagd tid på projekt registreras. Resultat av granskning Rutinen har fungerat tillfredställande. Åtgärder för att avhjälpa brister Rutinbeskrivningar med stöddokument hålls aktuella för att minimera risken för fel. Vid svårare tolkningar av lagar och avtal tas stöd från Sveriges Kommuner och Landsting. Rehabilitering Utförd granskningen Antalet aktuella rehabiliteringsärenden har ökat något under under Tidigare ärenden är under behandling och nya har tillkommit. Samarbete sker med KLK:s personalservice för att finna lösningar i vissa av de enskilda ärendena och detta har fungerat väl. Samarbete sker även med kommunens företagshälsa. Statistik har tagits ut från personaladminstrativt stödsystem för att bevaka frånvaro. Nya regler har införts vad avser försäkringskassans ansvar för rehabiliteringen men detta har inte medfört att arbetet med rehabliteringsärenden har minskat inom förvaltningen. Resultat av granskning Ansvariga chefer har väl fungerande rutiner och systemet med centralt stöd i rehabilteringsärenden fungerar väl. Registrering, diarium, hantering av handlingar Utförd granskningen Kontroll görs av att fastställda rutiner följs och aktuell lagstiftning efterlevs. Under våren 2003 upphandlades ett dokument- och ärendehanteringssystem, Platina, som ska användas av hela kommunen. I Platina sker integration av diariesystemen Winbär (för bygglov mm) och ECOS myndighetsnämnden för teknik och miljös diariesystem. Systemet är webbaserat och kan i framtiden ge stöd för en så kallad 24-timmarsmyndighet. Avtalet med leverantören innebar att 7 (17)

8 systemet skulle vidareutvecklas i samarbete med Vallentuna kommun. Efter en del tekniska problem avvaktas med vidare utveckling av systemet för att ta ställning till programmet Platina under Nytt ärendehanteringssytem är ett prioriterat delprojekt i kommunens investeringsprojekt Vallentuna direkt. Förutom diarieföring i systemen Platina (SBN) och ECOS (MTM) finns inom förvaltningen också ett antal handläggarstöd med diariefunktioner: BAB (bostadsanpassningsbidrag) Pr-win (parkeringstillstånd för rörelsehindrade) WINBÄR (bygglovsärenden) På förvaltningen förvaras handlingar som ska bevaras i brandsäkra arkiv, nämndärenden i nämndarkiv och övriga ärenden i därför avsedda arkiv. Resultat av granskning Registreringen i ECOS har setts över med konsultstöd. Systemet är speciellt utvecklat för miljö- och hälsoskyddsverksamhet. Integreringen med Platina har upphört att fungera och om Platina ska framgent användas i kommunen så behöver ställning tas till frågan hur en eventuell integrering med ECOS ska utformas. Ärendehanteringssystemet Platina som används för SBN utnyttjas inte effektivt och endast funktionen postlista och diarium används förutom förvaltningsspecifika Platina tid. Under året har ett ärende om utlämning av handlingar som berört MTM, SBN och KS medfört JO-anmäkning. Ärendet har aktualiserats hos kommunstyrelsen för att sedan lämnas över till myndighetsnämnen för teknik och miljö för handläggning. Ärendet avsåg ett anställningsärende hos samhällsbyggnadsnämnden. Ett antal parallella ärenden med gemensam kund pågick samtidigt mellan nämnderna. Samhällsbyggnadsförvaltningen missade att omgående lämna ut anställningshandlingar rörande en anställd som hade arbetsuppgifter inom mydighetsnämnden för teknik och miljös verksamhetsområde. Den mest frekventa utlämningen av handlingar sker till lokaltidningarna som delges postlistor och sedan därefter begär att få handlingar som de önskar ta del av i inkomna ärenden. Åtgärder för att avhjälpa brister Inom förvaltningen utses en person att särskilt följa ärende där flera anställda gemensamt svarar på delområden när ärenden rör utlämning av handlingar. 8 (17)

9 Utveckling av ärendehanteringsstödet Platina eller annat alternativt system för att möjliggöra en enkel tillgång till handlingar och möjlighet att smidigt följa och bevaka ärenden. Handlingar i ärendet 1. Internkontrollplan för Tjänsteskrivelse daterad (17)

10 4. Internkontrollplan för 2008 Dnr Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till internkontrollplan för 2008 godkänns. Ärendet Alla nämnder skall varje år fastställa internkontrollplaner. Detta framgår av reglemente för intern kontroll i Vallentuna kommun som antogs av kommunfullmäktige i december 2000 och gäller från och med Samhällsbyggnadsförvaltningen har utarbetat rutinbeskrivning som beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som skall genomföra kontrollen. Från 2007 görs en riskanalys där bedömd risk och väsentlighet klassas för samtliga rutiner. I rutinförteckningen för 2008 har samtliga rutiner riskklassats i en tregradig skala där tre står för hög risk och ett för låg risk. Väsentlighet har klassats i en femgradig skala där fem bedöms som att konsekvensen kan bli mycket allvarlig om något blir fel och ett för att konskevensen blir mindre allvarlig. För varje år skall nämnden fastställa en kontrollplan för det kommande året genom att välja ut några av rutinerna. Förslag till kontrollplan har framtagits med beaktande av den riksanalys som har genomförts av aktuella rutiner. Ärendehanteringen i kommunen är föremål för översyn och därför medtagen för att särskilt följa utvecklingsprocessen. För 2008 föreslås att följande områden läggs in i internkontrollplanen. Upphandling, inköp, anlitande av konsult Personalkostnader: Anställningsavtal, ledighetsansökningar, tidrapportering, sjukförsäkran och försäkran vid vård av barn, ändringsuppgifter. Rehabilitering Postmottagning, post, fax, e-post Registrering, diarium, hantering av handlingar Den interna kontrollen kan delas in i redovisnings- och administrativ kontroll som syftar till att uppnå säkerhet i system och rutiner, främja effektivitet i organisationen och förvaltning samt säkerställa rättvisande räkenskaper. I reglementet preciseras vilket ansvar kommunstyrelsen, övriga nämnder, förvaltningschefer och verksamhetsansvariga har. Det anges också vilka dokument som skall upprättas samt hur uppföljning och rapportering skall gå till. Planen bör innehålla följande delar: 10 (17)

11 - Process, det vill säga rutin eller system. - Kontrollmoment, det vill säga vad kontrollaktiviteten syftar till att säkerställa. - Kontrollansvarig - Frekvens, det vill säga hur ofta kontrollen sker samt - Kontrollmetod - Hur rapporteringen skall ske. Handlingar i ärendet 1. Internkontrollplan 2. Rutinförteckning. 11 (17)

12 5. Motion: Filma kommunfullmäktiges sammanträden yttrande Dnr Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Nämnden uttalar sig positiv till att vidare utreda förutsättningarna för webb-tv och föreslår att frågan överlämnas till projektet Vallentuna direkt för att ingå som en del i projektarbetet. Ärendet Motion från Demoex har inlämnats av Parisa Molagholi med förslag om att kommunfullmäktige beslutar skapa förutsättningar för att filma kommunfullmäktiges sammanträden och visa dem som webb-tv på kommunens hemsida. Motionen har lämnats till samtliga nämnder för yttrande. Svar på remissen önskas senast den 23 april Inom projektet Vallentuna direkt behandlas medborgarnas möjligheter till insyn, delaktighet och påverkan i den demokratiska beslutsprocessen. I de dialogformer som har nämnts finns digital-tv, blogg och chatt. Handlingar i ärendet 1. Remiss från KS Dnr Motion från Demoex (17)

13 6. Anmälan till Länsstyrelsen avseende bristande djurhållning Dnr Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Myndighetsnämnden för teknik och miljö anmäler till Länsstyrelsen att det finns förutsättningar att besluta om förbud att ta hand om livsmedelsproducerande djur enligt 29 Djurskyddslagen. Anmälan avser djurhållare Carin Andersson (XXXXXXXXXX), XXXXXXX, XXXXXX, Vallentuna. Ärendet Carin Anderssons (XXXXXXXXXX) djurhållning har sedan 1999 varit föremål för upprepade påpekanden och krav från förvaltningen. Djurhållningen bedrivs bland annat på fastigheten Kumla 1:2 med omnejd. De brister som uppdagats vid tillsynsbesök har i de flesta fall rört bristande underhåll av stallbyggnader, ligghallar och stängsel. Trots påtryckningar både muntligt och skriftligt har förhållandena för djuren endast till viss del förbättrats och då tillfälligt. Ett stort antal påpekanden om rättelse avseende bland annat stängsel, ligghallar och tillgång till tjänligt vatten har lämnats till synes utan åtgärd. Länsstyrelsen har genom åren även de uppmärksammat bristerna i Carin Anderssons djurhållning vid inspektioner föranledda av klagomål som inkommit till länsveterinärenheten. Med avseende på det stora antal skaderisker som djuren utsätts för samt Carin Anderssons bristande förmåga att rätta till de brister som påtalats av förvaltningen och länsstyrelsen finns det anledning att lämna ärendet vidare till länsstyrelsen för prövande av djurförbud för livsmedelsproducerande djur alternativt livsmedelsproducerande djur med fyra ben. Händelser i korthet Inkommande klagomål avseende undermålig utfodringsplats. Vid inspektion konstaterades att utfodringsplatsen var mycket lerig. Foderhäckarna flyttades efter påpekande från förvaltningen till en torrare plats Inkommande klagomål avseende djur som går ute utan tillräckligt skydd. En ligghall hade uppförts bestående av tak och endast en vägg. En ligghall ska bestå av tre fasta väggar vilket påpekades av förvaltningen Inkommande klagomål om djur som går ute utan tillräckligt skydd i snöstorm. På plats konstaterades bristfällig ligghall med väggar av pressening. Vatten ges i dike/källa. Förvaltningen konstaterar att det finns risk för att vattenkällan inte är tillräcklig och riskerar att frysa. 13 (17)

14 Anmälan från Arla som meddelar att Carin Andersson inte längre får leverera mjölk till Arla. Arla har påpekat brister i djurhållningen och gett Carin Andersson 9 månader att rätta till bristerna i ladugården (skaderisker etc.) Efter 9 månader har ingenting gjorts. Därmed avstängs Carin Andersson från att leverera mjölk till Arla. Vid inspektioner konstateras av förvaltningen att ladugården är fallfärdig och att någon upprensning och reparation inte påbörjats. Hängande plåtar i lösdriften medför stora skaderisker för djuren. Stängsel ligger ner på backen och medför att djuren kan ta sig ut till de delar av hagen där man för närvarande samlar skrot. Karin Andersson avser att köpa en ny gård i bättre skick. Detta kom dock aldrig till stånd. Klagomål fortsätter att inkomma avseende djur med otillräckligt skydd. Förvaltningen försöker genom diskussioner med Karin Andersson förmå henne att rätta till bristerna Upprepade klagomål avseende djurhållningen. Dels avsaknad av tillräckligt skydd för utegångsdjuren, leriga hagar och utfodringsplatser. Dessutom blandas handjur, hondjur och kalvar besöker länsstyrelsen gården och konstaterar att ligghallen i en av hagarna är bristfällig, att taggtrådsstängsel kombineras med elstängsel vilket inte är tillåtet. Djuren får inte tillräckligt med vatten ur den källa som rinner genom hagen. Förvaltningen konstaterar vidare att Carin Andersson inte har tillräcklig kontroll över kalvningar som sker utomhus. Vid ett tillfället påträffas en nyfödd kalv av en klagande utomhus vid en temperatur på -24 grader. Efter kontakt med Carin Andersson är hon ovetande om att en kalvning har skett i hagen. Påpekanden som tidigare gjorts från förvaltningens sida åtgärdas inte trots påtryckningar föreläggs Carin Andersson att ordna brister som framkommit vid tidigare inspektioner. Dessa har bland annat rört otillräckligt skydd för väder och vind, skaderisker, tillgång till tjänligt vatten, utgödsling av djupströbäddar, bristfälliga stängsel med mera. Mellan 2005 och 2008 har flertalet kontroller gjorts på djurhållningen. Djurhållningen kan inte anses ha förbättrats nämnvärt. Handlingar i ärendet 1.Ärendeutskrift med diarienummer Inspektionsprotokoll daterat Skrivelse från Länsstyrelsen daterad Inspektionsprotokoll daterat Brev från Carin Andersson 6.Föreläggande från Inspektionsprotokoll daterat Inspektionsprotokoll daterat (17)

15 7. Vallentuna-Veda 4:1, ansökan om förhandsbesked avseende nybyggnad av tre stycken enbostadshus på nya tomtplatser Syst för bygglov Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Som förhandsbesked enligt plan- och bygglagen kapitel 8 34 meddelas att den sökta åtgärden inte kan tillåtas eftersom den strider mot kraven i plan- och bygglagen kapitel 2. Skäl för beslutet: Enligt samhällsbyggnadsförvaltningens yttrande. Ärendet Sökande Vallentuna kommun / plan- och exploatering, Tuna torg 2, Vallentuna. Ansökan Inkom: Ansökan avser nybyggnad av tre stycken enbostadshus på nya tomtplatser om cirka kvadratmeter. Planer med mera Den föreslagna åtgärden är belägen: - Utanför detaljplanerat område. - Enligt kommunens kulturminnesvårdsprogram inom kulturhistoriskt värdefull helhetsmiljö. Remissyttranden Ärendet är inte utsänt på remiss. Yttrande från sakägare Berörda grannar är inte tillskrivna. Samhällsbyggnadsförvaltningens yttrande Det aktuella markområdet ingår i ett större obebyggt skogsmarksområde mellan Molnby gård och Lindholmens tätort. Området ligger i anslutning till Lindholmsvägen och ett större fornlämningsområde. Samhällsbyggnadsförvaltningen anser att den föreslagna åtgärden inte skall tillåtas med hänvisning till främst följande skäl: Åtgärden strider mot översiktsplanens riktlinje för ny spridd bebyggelse i glesbyggd. Ny bebyggelse skall prövas som smärre komplettering i anslutning till befintlig bebyggelse och med god anpassning till befintlig bebyggelsemiljö och till landskapet. 15 (17)

16 Bostadshusen ligger relativt nära Lindholmsvägen, cirka meter, vilket medför risk för störande trafikbuller. Närhet till forlämningsområde. En av tomtplatserna ligger delvis inom fornlämningens skyddszon. Enligt plan- och bygglagen 2 kapitlet 1 skall markområden användas för det eller de ändamål för vilka områdena är mest lämpade med hänsyn till beskaffenhet och läge samt föreliggande behov. Företräde skall ges sådan användning som medför en från allmän synpunkt god hushållning. Handlingar i ärendet 1. Tjänsteskrivelse 2. Ansökan 3. Karta 16 (17)

17 8. Anmälningslista Dnr Meddelas och läggs till handlingarna. 1. Protokoll Kommunstyrelsen den 4 februari 2008, 9, 16, 17. Kommunfullmäktige den 28 januari 2008, 1, Delegationsbeslut Miljö- och bygglov/bygglovingenjör Christer Sjöborg D BL 0009/08. Vallentuna Prästgård, Gymnasievägen 5. Bygglov avseende förlängning av tidsbegränsat lov för undervisningslokaler. Sökande Vallentuna kommun. Miljö- och bygglov/bygglovinspektör Ramona Kokscht D BA 0003/08, Ormsta 1:103 Bygganmälan avseende rivningsanmälan, rivning av fritidshus m.m. Sökande Vallentuna kommun. Miljö- och bygglov/bygglovinspektör Ramona Kokscht D RL 0001/08, Vallentuna Prästgård 4:1, Centralvägen 13. Rivningslov för rivning av enbostadshus. Beslut fattade under tiden t.o.m (31 st). Förteckning över delegationsbesluten har tagits fram. 17 (17)