Finansiell policy för Karlskoga kommun och dess bolag

Transkript

1 Finansiell policy för Karlskoga kommun och dess bolag 1. Finansiella mål och riktlinjer 1.1 Finansiella riktlinjer Denna policy utgår från kommunfullmäktiges beslutade direktiv Riktlinjer för Karlskoga kommuns och dess bolags finansiella verksamhet. Syftet med policyn är att säkerställa att kommunens och dess bolags finansiella verksamhet bedrivs mot klara mål och under kontrollerade former. Policyn omfattar: Karlskoga kommun (nämnder/förvaltningar) samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta eller förmedla (exempelvis donationsfonder). Av Karlskoga kommun helägda aktiebolag samt av dessa helägda aktiebolag (nedan bolagen) 1.2 Finansiella mål Utifrån de ramar som den finansiella policyn ger är de prioriterade målsättningarna för Karlskoga kommuns och bolagens finansiella verksamhet att: Minimera de finansiella riskerna. Uppnå bästa möjliga långsiktiga räntenetto. Vid varje tidpunkt erhålla extern finansiering till lägsta möjliga kostnad. Utveckla och tillämpa rutiner som säkerställer en god intern kontroll. 2. Organisation och ansvarsfördelning 2.1 Finansiell samordning En finansiell samordning av Karlskoga kommun och bolagens finansiella verksamhet motiveras av stordriftsfördelar beträffande transaktionsvolymer, kompetens och IT-stöd samt av att de kommunala bolagen kan utnyttja Karlskoga kommuns kreditvärdighet. 2.2 Ansvarsfördelning Följande fördelning av ansvar och befogenheter skall gälla för Karlskoga kommuns och bolagens finansiella verksamhet: Kommunfullmäktige skall besluta om övergripande riktlinjer för en finansiell policy för kommunen och bolagen.

2 Kommunstyrelsen skall, med utgångspunkt i kommunfullmäktiges riktlinjer, upprätta och fastställa en finansiell policy för kommunen och bolagen. vid kommunstyrelsens ledningskontor, ansvarar enligt nedanstående avsnitt 2.3 och 2.4 Kommunens bolag skall följa reglerna i den finansiella policyn med beaktande av ägardirektiv och de avtal som träffats med kommunen genom ekonomiavdelningen. Kommunens förvaltningar skall följa reglerna i den finansiella policyn med beaktande av de avtal som träffats med ekonomiavdelningen. Utöver vad som ovan nämnts gäller ansvar och befogenheter, som erhållits genom separata delegationer eller annat beslut enligt bilaga Finansförvaltningen inom kommunstyrelsens ledningskontor handhar finansförvaltningen vars främsta uppgift är att: Bedriva internbankverksamhet för kommunen och bolagen Identifiera, mäta och kontrollera kommunens finansiella risker samt ansvara för att kommunen efterlever reglerna i den finansiella policyn. Identifiera och mäta bolagens finansiella risker samt övergripande kontrollera att bolagen efterlever reglerna i den finansiella policyn. Ansvara för utveckling och uppföljning av cash managementfrågor inom kommunen samt att vara rådgivande gentemot bolagen. Initiera och utarbeta förslag till uppdatering av den finansiella policyn minst en gång per år. Bevaka och till kommunstyrelsen, förvaltningar och bolagen informera om utvecklingen inom det finansiella området. Bereda och lämna beslutsförslag för samtliga finansfrågor (inklusive borgen) som skall behandlas av kommunstyrelsen. 2.4 Internbanksverksamhet skall via sin internbanksverksamhet på ett affärsmässigt sätt: Administrera och samordna kommunens och bolagens samtliga betalningsströmmar genom koncern-/centralkonto i plusgiro och bank. Placera kommunens och bolagens likviditet så att högsta möjliga förräntning uppnås inom ramen för reglerna i denna policy. Genomföra upplåning och utlåning inom ramen för reglerna i denna policy å ett sätt som säkerställer att kommunen och bolagen vid varje tidpunkt har tillgång till finansiering till lägsta möjliga kostnad. Uppnå bästa möjliga villkor för finansiella tjänster.

3 Kommunen skall, genom ekonomiavdelningen, svara för kapitalmarknadsrelationer och i övrigt genomföra och vara avtalsslutande part vid samtliga kommun- och bolagsexterna finansiella avtal. Bland annat gäller detta öppnande av giro- och bankkonton, placeringar, upplåning och utlåning. Finansiell leasing, på sätt som definieras i Rådet för kommunal redovisning, RKR s, Rekommendation 13.1 Redovisning av hyres-/leasingavtal, skall behandlas som lån, vilket innebär att ekonomiavdelningen skall träffa sådana avtal. Vidare gäller, att avtal om lagerfinansiering, kontraktsbelåning, avbetalning och sale- and leaseback inte får träffas. Den finansiella verksamheten mellan å ena sidan ekonomiavdelningen och å andra sidan förvaltningar och bolag skall regleras genom avtal med respektive part. För att effektivisera den finansiella verksamheten skall ekonomiavdelningen bedriva en aktiv internbanksverksamhet, vilket bland annat innebär att använda alla de finansiella instrument och de marknader som tillåts enligt denna policy. En aktiv internbanks-verksamhet omfattar dock inte finansiella positioner som självändamål. Detta innebär bland annat att arbitrage- och tradingverksamhet inte är tillåtna. Vad i ovanstående avsnitt 2.3 och 2.4 sägs om ekonomiavdelningens internbankverksamhet gentemot kommunens bolag gäller ej för Karlskoga Energi & Miljö AB och dess dotterbolag, ej heller för Karlskoga kommunhus AB.

4 3. Placering och likviditetsförvaltning 3.1 Inlåning och placering skall förvalta och samordna kommunens och bolagens likviditet så att högsta möjliga förräntning uppnås inom ramen för reglerna i denna policy. Detta gäller även medel som kommunen åtagit sig att förvalta eller förmedla. Likvida medel, som på lång sikt inte behöver användas för betalningar, skall dock i första hand användas för återbetalning av lån. All inlåning och placering skall i huvudsak ske enligt matchningsprincipen. Detta innebär att medel för kommunens och bolagens räkning placeras på - i allt väsentligt - samma villkor som inlåningen, med avdrag för en internbanksmarginal. Internbanksmarginalen skall dels täcka ekonomiavdelningens kostnader, dels utgöra ersättning för kommunens kreditrisk. Dock gäller, att kommunen och varje enskilt bolag var för sig ansvarar för sina finansiella risker utöver kreditrisken och att dessa är tillåtna enligt finanspolicyn. 3.2 Betalningar i utländsk valuta Valutarisker uppstår vid finansiella transaktioner i annan valuta än i svenska kronor som skall valutaväxlas mot svenska kronor. Mot denna bakgrund skall inköp och försäljningar i utländsk valuta som överstiger 1 Mkr valutasäkras (enligt nedan 3.2.1) så snart transaktionen är beslutad. Valutasäkring behöver ej göras om det föreligger näraliggande, mötande och kvittningsbara transaktioner i samma valuta. Eventuella undantag från ovannämnda regel skall för varje enskild transaktion beslutas av kommunstyrelsen Godkända valutainstrument vid valutabetalningar Endast två instrument valutaterminer och valutaswappar är tillåtna att användas och enbart i syfte att begränsa en valutariskposition. Ytterligare två förutsättningar gäller för att instrumenten skall få användas. Dels skall en reell in- och utbetalning av motsvarande belopp och valuta föreligga, dels skall motparten i termins- eller swapaffären vara godkänd enligt bilaga Villkor för placering Likviditet som på kort sikt inte behövs för betalningar skall styras så att högsta möjliga förräntning uppnås med följande förutsättningar: Placering får endast ske i instrument, med de motparter och med de maximala återstående löptider som framgår av bilaga 3. Löptiden för placeringar skall anpassas till förväntade likviditetsflöden.

5 Placering i aktier och andelar får ej ske. Aktier och andelar som innehas utan att vara organisatoriskt betingade skall avyttras snarast möjligt, dock senast två månader från anskaffningstidpunkten. Placering i utländsk valuta får ej ske. Värdepapper skall förvaras i depå hos bank eller fondkommissionär eller i eget säkert förvar. Placering av likvida medel på sätt som avviker från ovannämnda regler får endast ske efter beslut av kommunstyrelsen för varje enskild placering Godkända ränteinstrument vid placering Endast två instrument ränteterminer och ränteswappar är tillåtna att användas i samband med placeringar och endast i syfte att minska ränterisken. Godkända motparter vis swap- och terminsaffärer framgår av bilaga Finansiering och skuldförvaltning 4.1 Upp- och utlåning s finansförvaltning skall vid varje tidpunkt tillförsäkra kommunen och bolagen tillgång till finansiering. Kreditavtal får dock enbart träffas med kreditgivare, som efter kontroll kan anses långsiktigt tillförlitlig. All utlåning skall i huvudsak ske enligt matchningsprincipen. Detta innebär att lånen refinansieras på - i allt väsentligt - samma villkor som utlåningen, med tillägg för en internbanksmarginal. Internbanksmarginalen skall dels täcka ekonomiavdelningens kostnader, dels utgöra ersättning för kommunens kreditrisk. Dock gäller att kommunen och varje enskilt bolag var för sig ansvarar för sina finansiella risker och att dessa är tillåtna enligt finanspolicyn. 4.2 Kortfristig upplåning Kortfristig upplåning i bolagen i form av kredit på koncern- eller centralkonto förutsätter att den av bolaget utnyttjade krediten ryms inom kommunfullmäktiges beslutade kortfristiga lånelimit för respektive bolag.

6 4.3 Långfristig upplåning Fullmäktiges beslut om kommunens budget och hur stor del av denna som skall lånefinansieras utgör ramen för ekonomiavdelningens upplåning för kommunens eget behov. Långfristig upplåning för bolagens räkning verkställs under förutsättning att upplåningen ryms inom den av kommunfullmäktige beslutade låneramen för bolagens behov och att ekonomiavdelningens finansförvaltning kan godkänna bolagets låneansökan. Om ekonomiavdelningen, efter genomfördkreditbedömning, avslår bolagets låneansökan skall ansökan prövas av kommunstyrelsen som fattar slutgiltigt beslut. I innevarande års budget bör också kommunfullmäktige ange villkor och belopp som möjliggör för ekonomiavdelningen att inom den kommunala kompetensen uppta lån vid goda affärslägen och placera medlen till dess behov föreligger. Upplåning av detta slag förutsätter dock alltid att den ryms inom den av kommunfullmäktige beslutade låneramen och att det finns ett klart definierat framtida lånebehov. För utlåning till annan än kommunen och bolagen erfordras beslut av kommunfullmäktige i varje enskilt ärende. skall vid sådan låneansökan bereda ärendet och lämna beslutsförslag till kommunstyrelsen. 4.4 Finansieringsrisk vid upplåning Finansieringsrisk innebär att kommunen och bolagen inte kan erhålla likvida medel i tid. För att begränsa denna risk gäller följande regler (i de två första punkterna för kommunen och bolagen var för sig): Den genomsnittliga återstående löptiden av utestående lån får ej understiga 2,5 år. Samtliga lån måste dock kunna återbetalas inom 7 år, utankostnader i form av ränteskillnadsersättning eller liknande. Med beaktande av föregående punkt får högst 25% av lånestocken förfalla till betalning inom varje rullande 12-månadersperiod. skall tillförsäkra kommunen och bolagen likvida medel så att en god betalningsberedskap kan upprätthållas. Med god betalningsberedskap menas att ha likvida medel eller tillgängliga garanterade kreditutrymmen, tillsammans uppgående till minst 100 Mkr.

7 4.5 Valutarisker Valutarisker uppstår vid finansiella transaktioner i annan valuta än i svenska kronor som skall valutaväxlas mot svenska kronor. Kommunen och bolagen skall inte ta några valutarisker vid nyupplåning. Alla valutarisker som uppstår skall i initialtransaktionen valutasäkras med godkända valutainstrument enligt nedanstående avsnitt Eventuella undantag från ovannämnda regel skall för varje enskild transaktion beslutas av kommunstyrelsen Godkända valutainstrument vid upplåning Endast två instrument valutaterminer och valutaswappar är tillåtna att användas och enbart i syfte att begränsa en valutarisk. Ytterligare två förutsättningar gäller för att instrumenten skall få användas. Dels skall reell upplåning av motsvarande belopp och valuta föreligga, dels skall motparten i termins- eller swapaffären vara godkänd enligt bilaga Ränterisker vid upplåning Med ränterisk vid upplåning avses risken för att en förändring av ränteläget ökar kommunens långsiktiga räntekostnader. Av ovanstående avsnitt 1.2 framgår de prioriterade målsättningarna för kommunens och bolagens finansiella verksamhet. Av dessa mål vilka delvis kan vara motstridiga varandra bör målet att minimera de finansiella riskerna prioriteras högst, vilket bland annat innebär att åtgärder måste vidtas för att minska räntekostnadernas variation över tiden. Detta kan dock innebära något högre långsiktiga räntekostnader. Mot denna bakgrund skall kommunen och bolagen, beräknat var för sig, anpassa sina respektive låneportföljer enligt följande räntebindningsregler: Den genomsnittliga räntebindningstiden skall vara minst 2 år och högst 3 år. Med beaktande av ovan skall minst 10% och högst 30% av lånestocken räntejusteras varje rullande 12-månadersperiod Räntebindningstiden för enskilda lån får ej överstiga 7 år. Räntebidningstiden för lån med statliga räntebidrag skall så långt möjligt anpassas till tidpunkterna för justering av subventionsräntan Godkända ränteinstrument vid upplåning Endast tre ränteinstrument ränteterminer, ränteswappar och ränteoptioner eller en kombination därav är tillåtna att användas i samband med upplåning, dock enbart i syfte att minska ränterisken

8 genom justering av den genomsnittliga räntebindningstiden i låneportföljen. Två förutsättningar gäller för att instrumenten skall få användas. Dels skall en reell upplåning av motsvarande belopp föreligga, dels skall motparten i termins-, swap- eller optionsaffären vara godkänd enligt bilaga Kontroll och uppföljning 5.1 Intern kontroll För att skapa säkerhet och god kontroll i finansverksamheten skall personella resurser avsättas och IT-stöd användas för att administrera, kontrollera och följa upp den finansiella verksamheten. Vidare skall ekonomiavdelningen utarbeta en finansmanual som bland annat skall innehålla beskrivningar av finansförvaltningens organisation, affärsflöden, utbetalnings- och attestinstruktioner, befattningsbeskrivningar, rapporter, avstämningsrutiner och regler för dokumentation. 5.2 Handlingar och underskrifter Samtliga finansiella transaktioner såväl interna som externa skall registreras i ekonomiavdelningens finanssystem. Underlag för registreringarna skall utgöras av handling som erhålls eller upprättas vid finansiell transaktion. Handlingen skall innehålla avtalsvillkor och de uppgifter som i övrigt erfordras för att kunna inarbetas i finans och ekonomisystem. Om skriftligt avtal upprättas skall detta undertecknas av representanter för ekonomiavdelningen enligt bilaga 1 samt av behörig representant för motparten. Upprättade och erhållna handlingar skall arkiveras på ett betryggande sätt, skyddade mot såväl stöld som brand och i övrigt enligt lag. 5.3 Kontroll och redovisning av ekonomiavdelningen inom kommunstyrelsens ledningskontor svarar för kontroll och redovisning av samtliga externa och interna finansiella transaktioner. Mot denna bakgrund skall dels upprättade, dels erhållna handlingar från finansiell motpart översändas till ekonomiavdelningen för kontroll och redovisning. skall bland annat kontrollera att de transaktioner som registreras i finanssystemet överensstämmer med uppgifter från upprättade handlingar eller handlingar från finansiell motpart, Kontrollen skall bland annat omfatta avstämning mot kvitton, avtal, kontoutdrag, avräkningsnotor och liknande. Vid misstanke om oegentligheter skall ansvariga vid ekonomiavdelningen omedelbart rapportera iakttagelserna till kommunstyrelsen. skall även svara för att korrekt konterade och attesterade redovisningsunderlag upprättas för samtliga finansiella transaktioner.

9 5.4 Uppföljning av den finansiella verksamheten Mot bakgrund av ekonomiavdelningens övergripande ansvar för kommunens och bolagens samlade finansverksamhet och att reglerna i den finansiella policyn efterlevs skall ekonomiavdelningen löpande följa upp och analysera: Likviditetsflöden och eventuella placeringsbehov Upplåningsbehov och struktur på kort och lång sikt Genomsnittlig avkastning på likvida medel och placeringar Genomsnittlig ränta i låneportföljen Finansiella risker i placerings- och låneportföljer i förhållande till finanspolicyns regler. 6. Rapportering 6.1 Rapporter till kommunstyrelsen Mot bakgrund av stora transaktionsvolymer, en aktiv finansförvaltning och en hög grad av delegering erfordras en kontinuerlig återrapportering. En finansiell rapport skall därför lämnas en gång per månad till kommunstyrelsen och innehålla: En allmän information om ränte- och valutaläget samt finansiella nyheter och anan information som kan vara av vikt för att bedöma kommunens och bolagens finansiella verksamhet och utveckling. Likviditet och outnyttjade lånelimiter. Placeringsportföljens sammansättning Låneportföljens sammansättning. Planerad upplåning och outnyttjad del av upplåningsramar. 6.2 Rapporter till förvaltningar och bolag skall månadsvis till förvaltningar och bolag lämna en rapport med bland annat följande innehåll: Likviditet och outnyttjade lånelimiter Placeringsportföljens sammansättning och riskprofil. Låneportföljens sammansättning och riskprofil. 6.3 Rapporter från förvaltningar och bolag

10 Mot bakgrund av den rapport som skall lämnas till kommunstyrelsen och ekonomiavdelningens övergripande ansvar för den finansiella verksamheten och de finansiella riskerna skall förvaltningar och bolag lämna en rapport med bland annat följande innehåll: Förväntat likviditetsflöde Eventuella placeringsbehov (bolagen) Planerade investeringar Upplåningsbehov

11 Bilaga 1 Delegation med mera Enligt beslut i Karlskoga kommuns kommunstyrelse, med stöd av delegation från kommunfullmäktige, gäller följande delegation: 1. Beslut avseende inlåning, likviditetsförvaltning och placering av Karlskoga kommun, delegeras till kommunens ekonomi- och budgetchefer att i förening verkställa nämnda beslut. Vid förfall för någon eller båda av dem delegeras motsvarande beslutsrätt till kommunens redovisningschef och/eller kommunens kanslichef. 2. Beslut avseende upplåning, skuldförvaltning och utlåning, av Karlskoga kommun genom dess ekonomiavdelning, inom av kommunfullmäktige beviljade låneramar, delegeras till kommunens ekonomi- och budgetchefer att i förening verkställa nämnda beslut. Vid förfall för någon eller båda av dem delegeras motsvarande beslutsrätt till kommunens redovisningschef och/eller kommunens kanslichef. 3. Beslut avseende finansiella transaktioner med terminer, swappar och optioner, delegeras till kommunens ekonomi- och budgetchefer att i förening verkställa nämnda beslut. Vid förfall för någon eller båda av dem delegeras motsvarande beslutsrätt till kommunens redovisningschef och/eller kommunens kanslichef. 4. Handlingar som upprättas vid inlåning, likviditetsförvaltning och placering skall undertecknas av kommunens ekonomi- och budgetchefer i förening. Vid förfall för någon eller båda av dem delegeras motsvarande rätt till kommunens redovisningschef och/eller kommunens kanslichef. 5. Handlingar som upprättas vid upplåning, skuldförvaltning och utlåning skall undertecknas av kommunens ekonomi- och budgetchefer i förening. Vid förfall för någon eller båda av dem i förening med kommundirektören och/eller kommunens kanslichef. 6. Handlingar som upprättas vid finansiella transaktioner med terminer, swappar och optioner skall undertecknas av kommunens ekonomi- och budgetchefer i förening. Vid förfall för någon eller båda av dem i förening med kommundirektören och/eller kommunens kanslichef.

12 Bilaga 2 Godkända motparter Nedanstående svenska banker och kreditinstitut samt av dessa helägda dotteraktiebolag är godkända som motpart vid swap-, termins- och optionstransaktioner under förutsättning att motparten uppfyller de minimikrav som ställs i punkterna A C nedan: Swedbank AB (publ) Kommuninvest i Sverige AB (publ) Nordea Bank AB (publ) Skandinaviska Enskilda Banken AB (publ) Svenska Handelsbanken AB (publ) A. Vid löptider upp till ett år skall motparten endera ha Prime-1 (kortfristig rating) eller A1 (långfristig rating) av Moody s Investor Service alternativt A-1 (kortfristig rating) eller A (långfristig rating) av Standard 6 Poor s. B. Vid löptider över ett år skall motparten ha Aa3 (långfristig rating) av Moody s Investor Service alternativt AA (långfristig rating) av Standard & Poor s C. Motpart är godkänd oavsett rating om denna omfattas av 3 i lagen (1993:765) om statligt stöd till banker och andra kreditinstitut.

13 Bilaga 3 Tillåtna placeringar Placering av likvida medel får ske enligt följande kategorier: 1. I följande värdepapper oavsett rating eller om rating ej finns: Av svenska staten utgivna statsskuldväxlar och statsobligationer. Övriga värdepapper, med undantag för premieobligationer utgivna av svenska staten eller av svenska statens verk eller helägda aktiebolag. Värdepapper med full (100 %) statlig garanti eller borgen. Placering inom kategori 1 får ske till obegränsat belopp. Detta gäller även per emittent. Maximal tillåten återstående löptid för placering är 7 år. 2. På konto eller i värdepapper utgivna av nedanstående svenska banker och kreditinstitut samt av dessa helägda dotteraktiebolag under förutsättning att motparten uppfyller de minimikrav som ställs i punkterna A och B nedan: Swedbank AB (publ) Kommuninvest i Sverige AB (publ) Nordea Bank AB (publ) Skandinaviska Enskilda Banken AB (publ) Svenska Handelsbanken AB (publ) A. Motparten skall endera ha Prime-1 (kortfristig rating) eller A1 (långfristig rating) av Moody s Investor Service alternativt A-1 (kortfristig rating) eller A (långfristig rating) av Standard 6 Poor s. B. Motpart är godkänd oavsett rating om denna omfattas av 3 i lagen (1993:765) om statligt stöd till banker och andra kreditinstitut.

14 14 (14) Placeringar inom kategori 2 får maximalt uppgå till 200 Mkr och ej överstiga 100 Mkr per motpart/emittent. Maximalt tillåten återstående löptid för placering är 1 år. 3. I certifikat och obligationer utgivna av Kommuninvest i Sverige AB (publ). Placeringar inom kategori 3 får maximalt uppgå till 200 Mkr. Maximal tillåten återstående löptid för placering är 1 år. 4. I certifikat och obligationer oavsett rating eller om rating ej finns: Utgivna av svenska kommuner och landsting. Utgivna av emittent med full (100 %) borgen eller garanti av svensk kommun eller landsting. Placeringar inom kategori 4 får maximalt uppgå till 100 Mkr och ej överstiga 50 Mkr per emittent. Maximal tillåten återstående löptid för placering är 1 år. 5. I certifikat och obligationer utgivna av företag med av, Nordisk Rating, lägst K1 (kortfristig rating). Placeringar inom kategori 4 får maximalt uppgå till 50 Mkr och ej överstiga 20 Mkr per emittent. Maxima tillåten återstående löptid för placering är 1 år. Innehav av värdepapper vars rating förändras till en nivå som inte är godkänd enligt bilaga 3, skall så snart möjligt säljas, dock senast 14 dagar efter det att ekonomiavdelningen erhåller kännedom om förändringen.