Rapport om årsredovisningen för det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi för budgetåret 2013

Transkript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI I EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Rapport om årsredovisningen för det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi för budgetåret 2013 med det gemensamma företagets svar 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INNEHÅLL Punkt Inledning 1 3 Information till stöd för revisionsförklaringen 4 Revisionsförklaring 5 15 Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 10 Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna 11 Upplysningar av särskild betydelse Kommentarer om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen Presentation av räkenskaperna 16 Budgetgenomförandet 17 Kommentarer om nyckelkontroller i det gemensamma företagets system för övervakning och kontroll Upphandling för operativa ändamål och bidrag Övergripande kontroll och övervakning av upphandlingskontrakt för operativa ändamål och av bidrag Övrigt Sen inbetalning av medlemsavgifter 23 Rättslig ram 24 Immateriell äganderätt och näringslivspolicy Intressekonflikter 28 Årlig verksamhetsrapport Uppföljning av tidigare iakttagelser Värdskapsavtal 31 Tillämpningsföreskrifter för tjänsteföreskrifterna 32

3 3 INLEDNING 1. Det europeiska gemensamma företaget för Iter 1 och utveckling av fusionsenergi inrättades i mars för en period av 35 år. De största fusionsanläggningarna ska utvecklas i Cadarache i Frankrike, men det gemensamma företagets säte ligger i Barcelona. 2. Det gemensamma företaget har följande uppgifter a) Att förmedla Euratoms bidrag till den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter b) Att förmedla Euratoms bidrag till verksamhet med Japan enligt strategin med bredare inriktning (kompletterande gemensam forskning inom fusionsområdet) för att snabbt kunna utveckla fusionsenergi. c) Att utarbeta och samordna ett handlingsprogram för att förbereda bygget av en fusionsreaktor för demonstrationsändamål och av andra anläggningar på fusionsområdet, däribland den internationella anläggningen för bestrålning av fusionsmaterial (IFMIF). 3. Medlemmarna i det gemensamma företaget är Europeiska atomenergigemenskapen (Euratom), företrädd av kommissionen, medlemsstaterna i Euratom och andra länder som har ingått samarbetsavtal med Euratom om kontrollerad nukleär fusion och som har uttryckt önskemål om 4. 3 : Iter: internationella termonukleära experimentreaktorn. Rådets beslut 2007/198/Euratom av den 27 mars 2007 om inrättande av ett europeiskt gemensamt företag för Iter och utveckling av fusionsenergi samt om beviljande av förmåner till detta företag (EUT L 90, , s. 58). I bilagan sammanfattas det gemensamma företagets behörighet, verksamhet och tillgängliga resurser i informationssyfte. Den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter inrättades i oktober 2007 för en första period av 35 år för att genomföra Iterprojektet, som syftar till att visa att fusionsenergi är vetenskapligt och tekniskt genomförbart. Medlemmarna är Euratom, Kina, Indien, Japan, Sydkorea, Ryssland och Förenta staterna.

4 4 att bli medlemmar i det gemensamma företaget (den 31 december 2013: Schweiz). INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN 4. I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en granskning av transaktioner vid det gemensamma företaget och en bedömning av nyckelkontroller i systemet för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. REVISIONSFÖRKLARING 5. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat a) årsredovisningen för det Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi, som består av räkenskaperna 5 och rapporterna om budgetgenomförandet 6 för det budgetår som slutade den 31 december 2013, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. Ledningens ansvar 6. I enlighet med artiklarna 39 och 50 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1271/ är det ledningen som har ansvaret för att upprätta en I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter. Här ingår rapporterna om budgetgenomförandet och en sammanfattning av budgetprinciperna och andra förklarande noter. EUT L 328, , s. 42.

5 5 årsredovisning för det gemensamma företaget som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. a) I ledningens ansvar för det gemensamma företagets årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare 8 och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner det gemensamma företagets årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han bland annat förklarar att han har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning. b) Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt. 8 De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

6 6 Revisorns ansvar 7. Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet 9 om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida det gemensamma företagets årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 8. Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna. 9 Artikel 107 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, , s. 42).

7 7 9. Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för uttalandena nedan. Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 10. Revisionsrätten anser att det gemensamma företagets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning per den 31 december 2013 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i det gemensamma företagets finansiella bestämmelser och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare. Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna 11. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för det gemensamma företagets årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2013 i allt väsentligt är lagliga och korrekta. Upplysningar av särskild betydelse 12. Utan att det påverkar uttalandena i punkterna 10 och 11 vill revisionsrätten uppmärksamma följande omständighet. I rådets slutsatser som antogs den 7 juli godkändes 6,6 miljarder euro (i 2008 års penningvärde) för det gemensamma företagets bidrag till Iterprojektets byggfas. I detta belopp, som innebar att de ursprungliga budgeterade kostnaderna för denna fas av projektet fördubblades, ingick inte det belopp på 663 miljoner euro som Europeiska kommissionen föreslog 2010 för oförutsedda utgifter Rådets slutsatser om Iter rådande läge och möjlig väg framåt av den 7 juli 2010 (ref.11902/10). Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet och rådet av den 4 maj 2010 Iter rådande läge och möjlig väg framåt (KOM(2010) 226 slutlig).

8 8 13. Det gemensamma företagets bidrag till Iterprojektets byggfas riskerar att öka kraftigt, främst på grund av att tillämpningsområdet för projektets förväntade resultat har förändrats och på grund av att den nuvarande tidsplanen anses vara orealistisk 12. I november 2013 uppskattade det gemensamma företaget underskottet ("negativ reserv") fram till dess att projektets byggfas har slutförts till 290 miljoner euro 13. När granskningen genomfördes (i april 2014) uppskattade det gemensamma företaget att projektets byggfas skulle förskjutas med minst 30 månader. 14. Det gemensamma företaget ännu inte infört ett system på kontraktsnivå när det gäller dessa risker där kostnadsavvikelser regelbundet övervakas, och värderingen av det gemensamma företagets bidrag till Iterprojektet efter det att byggfasen har slutförts har inte uppdaterats Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden Slutsatserna från Europeiska kommissionens tjänst för internrevision om förfarandet med konkurrenspräglad dialog vid upphandlingen av anbudspartiet 03 (Tokamakbyggnaderna). Se även iakttagelserna i rapporten Potential for Reorganization within the ITER project (möjlighet till omorganisering av Iterprojektet) från 2013 som gjordes av Ernst & Young på Europaparlamentets begäran när det gäller den betydande risken för det gemensamma företagets bidrag till projektet med den nuvarande omfattningen av oförutsedda utgifter ( eier/study_geieren.pdf) och kommissionens meddelande till Europeiska unionens råd av den 14 februari 2013 (5852/13 RECH 21 ATO 19) där man lyfte fram de farhågor som finns om projektets framsteg, särskilt i fråga om kostnadskontroll och tidsförskjutning. Det motsvarar en avvikelse på 4,39 % från det belopp som rådet godkände 2010 (lägesrapport om fusionsenergi till Europeiska rådet om konkurrenskraft i november 2013). De vägledande totala resurser som anses nödvändiga för det gemensamma företaget under de 35 år som det ska finnas har fastställts i enlighet med artikel 4.1 i rådets beslut om det gemensamma företaget av den 27 mars Det fastställdes till miljoner euro. Bara det gemensamma företagets bidrag till projektets byggfas, som från början uppskattades till 2,7 miljarder euro, reviderades 2008, vilket medförde att den ursprungliga uppskattningen fördubblades.

9 9 KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN Presentation av räkenskaperna 16. I noterna till årsredovisningen speglar den tabell och den information som finns under rubrik Iters upphandlingsavtal (Iter IO) de upphandlingsavtal som ingåtts (kolumn 3) och de upphandlingsavtal som hittills har krediterats (kolumn 4). Men tabellen visar inte hur långt man har kommit med det pågående arbetet utan innehåller endast en begränsad uppskattning av hur långt man har kommit med det pågående arbetet. Informationen är mycket viktig för att man ska se vilken verksamhet som det gemensamma företaget hittills har genomfört när det gäller de upphandlingsavtal som undertecknats med Iters internationella organisation. Budgetgenomförandet 17. Den slutliga budget för 2013 som fanns tillgänglig för genomförandet omfattade åtagandebemyndiganden på miljoner euro och betalningsbemyndiganden på 432,4 miljoner euro. Utnyttjandegraderna för åtagande- och betalningsbemyndiganden var 100 respektive 89,8 %. Utnyttjandegraden för betalningsbemyndigandena var dock endast 57,8 % i förhållande till den ursprungliga budgeten för Av de miljoner euro i åtagandebemyndiganden som fanns tillgängliga för driftsverksamheten genomfördes 61,7 % via direkta enskilda åtaganden medan de återstående 38,3 % genomfördes via övergripande åtaganden. 15 Den ursprungliga budget för betalningsbemyndiganden som antogs den 11 december 2012 uppgick till 677,2 miljoner euro. Den minskades sedan till 432,4 miljoner euro i ändringsbudgetarna av den 27 juni och 10 december 2013, främst på grund av förseningar i genomförandet av den verksamhet som gäller Iterbyggets budgetkapitel.

10 10 KOMMENTARER OM NYCKELKONTROLLER I DET GEMENSAMMA FÖRETAGETS SYSTEM FÖR ÖVERVAKNING OCH KONTROLL 18. Revisionsrätten har tidigare rapporterat att det gemensamma företagets internkontrollsystem inte inrättats och genomförts fullt ut. Stora framsteg gjordes under 2013 men ett antal åtgärder har ännu inte genomförts: - Som en följd av det arbete som gjordes under 2013 med att uppdatera kostnadsberäkningen av EU:s bidrag till projektets byggfas är processen för att hantera kostnadsberäkningen på systemnivå nu på plats. Processen för att hantera kostnadsberäkningen på kontraktsnivå behöver dock utvecklas ytterligare Granskningsresultaten efter det att det gemensamma företaget hade genomfört den övergripande kontroll- och övervakningsstrategin för bidrag och operativa kontrakt 17 fanns inte tillgängliga när revisionsrätten gjorde sin granskning. - Med undantag av handlingsplanen som svar på internrevisionen av förvaltningen av experters kontrakt hade de andra handlingsplaner som det gemensamma företaget antog som svar på internrevisionerna 18 inte Innan den processen finns på plats kan den lokala rapporteringsportalen (DWH) inte tillhandahålla en ändamålsenlig avstämning mellan redovisningssystemet och projektförvaltningssystemet. Portalen tillhandahåller således inte den information som krävs för en regelbunden bevakning av kostavvikelser (se även fotnot 12 i revisionsrättens rapport för 2012). Punkterna 15 och 23 i revisionsrättens rapport för Handlingsplaner som svar på internrevisionerna av ekonomihanteringsprocesser, bidragsförvaltning, expertkontrakt, förupphandling för operativa ändamål, upphandling när det gäller Iters byggnader, urval och rekrytering och genomgång av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog för upphandling av anbudspartiet 03 (Tokamakbyggnaderna). Internrevisionsrapporterna om det gemensamma företagets budgetprocesser (internrevisionsfunktionens årliga granskningsplan för 2012) och om övervakningen av kontraktgenomförande när det gäller Iters byggnader (internrevisionsfunktionens årliga granskningsplan för 2013) fanns inte tillgängliga när revisionsrätten genomförde sin revision.

11 11 genomförts fullt ut när granskningen genomfördes. I Europeiska kommissionens tjänst för internrevisions genomgång av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog för upphandlingen av anbudspartiet 03 (Tokamakbyggnaderna) drog man slutsatsen att framsteg hade gjorts när det gällde att tillämpa de grundläggande principerna för offentlig upphandling men påpekade att den del av upphandlingen som granskades var mycket osäker vad beträffar kostnaderna, vilket främst hade att göra med den möjliga utvecklingen av Iterprojektets utformning och planering. Man tog också upp att en väsentlig del av de inputdata som begärdes från Iterorganisationen och som det gemensamma företaget ska använda för att utarbeta tekniska anbudsspecifikationer inte blev tillgängliga i tid. - Systemet för riskhantering på företagsnivå identifierade inga nya risker under När det gäller de åtgärder som antogs som svar på de största risker som identifierats tidigare 19 var tolv genomförda, 19 höll på att genomföras och sex hade inte börjat genomföras i november Upphandling för operativa ändamål och bidrag 19. Förhandlade förfaranden användes vid 44 % av alla upphandlingar för operativa ändamål som inleddes under 2013 (40 % under 2012). Det gemensamma företaget måste öka konkurrensen vid upphandling och minska Systemet för riskhantering på företagsnivå presenterades för styrelsen i juli En del av de största risker som bedömdes som mycket stora av det gemensamma företaget fick särskilda effekter på budgetgenomförandet 2013, nämligen följande: den låga budgetgenomförandegraden för betalningsbemyndiganden jämfört med den ursprungliga planeringen, bristande konkurrens eller mycket liten konkurrens i vissa operativa förfaranden och när det gäller bidrag, osäkerhet beträffande upphandlingsavtalens slutliga tillämpningsområde när de tekniska specifikationerna för upphandlingsförfarandena fastställdes eller när kontraktet genomfördes och förseningar i mottagandet av tekniska data från Iterorganisationen under genomförandet av upphandlingsavtalen.

12 12 användningen av förhandlade förfaranden. När det gäller bidrag mottogs i genomsnitt bara ett förslag per ansökningsomgång. 20. Fem upphandlingar för operativa ändamål granskades. Följande brister konstaterades: - Vid ett upphandlingsförfarande utlyste det gemensamma företaget inte kontraktet genom ett förhandsmeddelade för att öka synligheten och konkurrensen. - Vid ett upphandlingsförfarande ökade den ursprungliga kostnadsberäkningen med 32 %. Vid två andra upphandlingsförfaranden komplicerades avstämningen av skillnaderna mellan det slutliga kontraktsvärdet och det ursprungliga uppskattade värdet på grund av karaktären på den information som fanns i handlingarna Vid ett upphandlingsförfarande hade det gemensamma företaget inga särskilda riktlinjer och förfaranden för att se till att de förväntade resultaten från tredje part som används som inputdokument till anbudsförfarandena granskades konsekvent och systematiskt och formellt godkändes av det gemensamma företaget - Vid ett upphandlingsförfarande ökade ändringarna av de ursprungliga kontrakten kontraktsvärdet med 15 % jämfört med det ursprungliga Detta gällde särskilt den del av upphandlingen som avsåg leverans och installation av Tokamakkomplexet och omgivande byggnader. Den ursprungliga kostnadsberäkningen i 2008 års penningvärde uppgick till 186,6 miljoner euro. Det undertecknade kontraktet uppgick till 537,3 miljoner euro. Skillnaden beror delvis på de stora ändringar i utformningen som Iterorganisationen begärde, kompletterande poster och oförutsedda utgifter, utvidgning av byggnadsarbetenas omfattning och överföring av verksamheter från andra partier. Europeiska kommissionens tjänst för internrevision tog upp samma iakttagelse i sin rapport om del 03 av upphandlingen (tender batch 03) (förfarande för en konkurrenspräglad dialog för Tokamakbyggnaderna).

13 13 beloppet. Informationen i handlingen var inte tillräcklig för att man skulle kunna dra slutsatsen att bedömningen av hur omfattande ändringarna var gjordes på det sätt som det gemensamma företagets interna förfaranden kräver Det gemensamma företaget har inte tagit fram ett förfarande för sin personals deltagande i anbudsförfarandena: vid två upphandlingsförfaranden hade den personal vid gemensamma företaget som gav tekniska råd vid utvärderingen av anbuden på begäran av utvärderingskommittén därför inte formellt tillsatts av tillsättningsmyndigheten, vare sig som medlemmar i utvärderingskommittén eller som experter som ger tekniskt råd till kommittén 24 - Vid ett anbudsförfarande utsåg utanordnaren ett team som skulle föra en dialog med de sökande som valdes ut efter inbjudan att lämna intresseanmälningar. Teamet hade dock inget formellt mandat som fastställde en strategi för dialogen, vilka mål som skulle uppnås och de tekniska, ekonomiska och kontraktsrelaterade parametrarna för förhandlingarna Vid ett annat förfarande avslutades dialogen fyra månader senare än planerat, och kontraktets slutvillkor och den uppdaterade tekniska versionen av de tekniska specifikationerna lämnades inte in förrän i februari Tidsfristen för att skicka in slutanbuden var april Informationen omfattade inte de formella besluten om huruvida ändringarna bedömdes som obetydliga och motiveringarna till dem. All personal som deltog hade dock undertecknat sekretess- och intresseförklaringar. Europeiska kommissionens tjänst för internrevision tog också upp denna iakttagelse i sin rapport om del 03 av upphandlingen (tender batch 03) (förfarande för en konkurrenspräglad dialog för Tokamakbyggnaderna).

14 14 (från början var tidsfristen i oktober 2013). Kontraktet undertecknades fyra månader efter måldatumet. Övergripande kontroll och övervakning av upphandlingskontrakt för operativa ändamål och av bidrag 21. Det gemensamma företaget har ett system för att göra revisioner 26 hos entreprenörer för att kontrollera att de uppfyller kvalitetssäkringskraven Resultaten av efterhandsrevisionerna av bidrag och av ekonomiska kontroller och regelefterlevnadskontroller av kontraktsgenomförandet efter det att den övergripande övervaknings- och kontrollstrategin hade genomförts var inte tillgängliga när revisionsrätten gjorde sin revision (april 2014). ÖVRIGT Sen inbetalning av medlemsavgifter 23. Sju medlemmars betalningar av de årliga medlemsavgifterna 28 för 2013 på totalt 2,2 miljoner euro var försenade med mellan tre och 48 dagar. Rättslig ram 24. Den nya budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget 29 antogs den 25 oktober 2012 och trädde i kraft den 1 januari Av de 26 kvalitetssäkringsrevisioner som utfördes under 2013 var 22 avslutade i april Revisionerna visade på bristande överensstämmelse med förfarandena i 35 fall och 201 områden där förbättringar behövdes. Revisionerna omfattade kvalitetsplanen, fall av bristande överensstämmelse, inköpskontroll och förvaltning av underentreprenad, dokumentation och uppgiftshantering, hantering av förändringar och avvikelser, kvalitetskontrollplanen för bygg- och anläggningsarbeten, det detaljerade projektschemat, kontraktriskhantering och kvalitetskontrollplanen för tekniska bygg- och anläggningsarbeten. Avgifter från andra medlemmar än Europeiska kommissionen och Frankrike som värdmedlemsstat.

15 15 Rambudgetförordningen för organen 31 som artikel 208 i den nya budgetförordningen hänvisar till trädde i kraft först den 8 december Det gemensamma företagets finansiella bestämmelser har ännu inte ändrats så att de återspeglar dessa förändringar. Immateriell äganderätt och näringslivspolicy 25. Beslutet att genomföra näringslivspolicyn för fusionsenergi och policyn för immateriell äganderätt och informationsspridning fattades av det gemensamma företagets styrelse den 27 juni Men det gemensamma företaget har ännu inte antagit och genomfört särskilda åtgärder för att minska vissa risker som gäller skydd av den immateriella äganderätten och spridning av forskningsresultat. 26. Det gemensamma företaget erbjuder entreprenörer exklusiv rätt att använda de immateriella rättigheter som de producerar på områden utanför fusionsområdet och icke exklusiv rätt på fusionsområdet. Det innebär att det gemensamma företaget kan utsättas för en risk när det gäller företagets skyldighet att behålla rätten till tillgång till de fulla immateriella rättigheterna (tidigare resultat och projektresultat) när det gäller de europeiska bidragen in natura och kunna föra över denna rätt till tillgång till Iterorganisationen vid behov. 27. Det gemensamma företaget bör övervaka tillämpningen av den kontraktsklausul som ålägger entreprenörerna att avstå från att sprida forskningsresultat till dess att ett beslut om ett möjligt skydd av dem har fattats Europaparlamentet och rådets förordning (EG, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, , s. 1). Artikel 214 i förordning nr 966/2012 med de undantag som det hänvisas till. EUT L 38, , s. 2.

16 16 Intressekonflikter 28. Det gemensamma företaget har antagit särskilda regler som ska förhindra potentiella intressekonflikter hos ledamöterna i styrelsen, den verkställande kommittén, revisionskommittén och experter. Men det gemensamma företaget har ännu inte antagit regler för personalen och upprättat en databas för de allmänna intresseförklaringarna. Årlig verksamhetsrapport 29. Det gemensamma företagets styrelseordförande hänvisar i den årliga verksamhetsrapporten för 2013 till projektförseningar och behovet av att hitta kostnadsbesparingar: i rapporten hänvisar den verkställande direktören till de risker som hänger samman med ett potentiellt budgetunderskott fram till 2020, främst när det gäller det ökade tillämpningsområdet avseende Iterbyggnaderna och den aktuella tidtabellen, som håller på att revideras (se Upplysningar av särskild betydelse i punkterna 12 14). 30. I den verkställande direktörens revisionsförklaring hänvisar han till de framsteg som gjordes 2013 när det gäller det gemensamma företagets övergripande kontrollnivå, men medger samtidigt att vissa delar ännu inte är fullt utvecklade (se punkt 18). Uppföljning av tidigare iakttagelser Värdskapsavtal 31. Enligt det värdskapsavtal som ingicks med Spanien den 28 juni 2007 borde det gemensamma företaget ha fått tillgång till de permanenta lokalerna i juni När revisionen genomfördes (i april 2014) hade det dock inte skett.

17 17 Tillämpningsföreskrifter för tjänsteföreskrifterna 32. Det gemensamma företaget har ännu inte antagit alla tillämpningsföreskrifter 32 till tjänsteföreskrifterna. Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 21 oktober För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Ordförande 32 Bland annat om rekrytering av tillfälligt anställda, placering i lönegrad och löneklass vid rekrytering, deltidsarbete, bedömning av direktören och ändrade bestämmelser om ledighet av familjeskäl, föräldraledighet och pensionsrättigheter.

18 1 BILAGA Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi (Barcelona) Behörighet och verksamhet Unionens behörighetsområden enligt fördraget (Artiklarna 45 och 49 i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen) Det gemensamma företagets behörighet (Rådets beslut 2007/198/Euratom) Organisation I kapitel 5 om gemensamma företag i fördraget om upprättande av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt Artikel 45 Företag som är av utomordentlig betydelse för utvecklingen av kärnenergiindustrin inom gemenskapen får bildas i form av gemensamma företag i detta fördrags mening, i enlighet med följande artiklar [ ] : Artikel 49 Ett gemensamt företag ska bildas genom beslut av rådet. Varje gemensamt företag ska vara en juridisk person. Mål - Att förmedla Europeiska atomenergigemenskapens (Euratom) bidrag till den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter. - Att förmedla Euratoms bidrag till verksamhet med Japan enligt strategin med bredare inriktning för att snabbt kunna genomföra utnyttjandet av fusionsenergi. - Att förbereda och samordna ett handlingsprogram för att förbereda bygget av en fusionsreaktor för demonstrationsändamål och av andra anläggningar på fusionsområdet, däribland den internationella anläggningen för bestrålning av fusionsmaterial (IFMIF). Uppgifter - Att utöva tillsyn över förberedelserna på byggplatsen för Iterprojektet. - Att förse den internationella Iterorganisationen med komponenter, utrustning, material och andra resurser. - Att leda upphandlingar för den internationella Iterorganisationen; här ingår kvalitetssäkring som en särskilt viktig uppgift. - Att förbereda och samordna Euratoms deltagande i det tekniska och vetenskapliga utnyttjandet av Iterprojektet. - Att samordna teknisk och vetenskaplig forsknings- och utvecklingsverksamhet till stöd för Euratoms bidrag till Iterorganisationen. - Att förmedla Euratoms ekonomiska bidrag till Iterorganisationen. - Att vidta åtgärder för att ställa personalresurser till Iterorganisationens förfogande. - Att hålla kontakt med den internationella Iterorganisationen och utföra annan verksamhet som främjar Iteravtalet. Styrelse, verkställande direktör och andra organ Styrelsen har ansvar för att övervaka det gemensamma företaget i enlighet med dess mål och säkerställa nära samarbete mellan det gemensamma företaget och dess medlemmar vid genomförandet av verksamheten. Utöver styrelsen och den verkställande direktören, som är den högste ansvarige för det löpande arbetet i det gemensamma företaget och dess företrädare i rättsligt hänseende, har det gemensamma företaget flera organ: Kontoret, rådgivande tekniska expertgruppen, arbetsutskottet, administrativa och ekonomiska kommittén och revisionskommittén. Internrevision: internrevisionsfunktionen och Europeiska kommissionens tjänst för

19 2 internrevision sedan den 1 januari Extern revision: Europeiska revisionsrätten. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet: Europaparlamentet på rådets rekommendation. Medel till det gemensamma företagets förfogande 2013 Verksamhet och tjänster 2013 Budget 431,6 miljoner euro i slutliga inkomster (betalningsbemyndiganden), varav 69 % finansieras genom bidrag från unionen. Personalstyrka den 31 december fasta och tillfälliga tjänster enligt tjänsteförteckningen, varav 234 var tillsatta kontraktsanställda Närmare uppgifter om det gemensamma företagets verksamhet och tjänster 2013 finns på webbplatsen Källa: Det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi.

20 Det gemensamma företagets svar på Europeiska revisionsrättens slutliga rapport inför en rapport om årsredovisningen för det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi för budgetåret 2013 Punkt Det gemensamma företagets kommentarer 16. De tabeller som det hänvisas till speglar de krediter som det gemensamma företaget fått baserat på de uppnådda milstolparna i kredittilldelningssystemet som överenskommits med Iter IO på vägen mot att fullgöra den specifika upphandlingen. Detta är vad Iter officiellt erkänner som bevis för de framsteg som gjort. Milstolparnas värde motsvarar dock inte de verkliga framstegen för arbetet (de kulminerade nämligen mot slutet av upphandlingen och därför ger erkännandet via krediter en skev bild). Det gemensamma företaget påbörjade under 2014 de åtgärder som krävdes för att införa en rapportering av fysiska framsteg som gör att vi kan tillhandahålla rätt information om hur långt arbetet har kommit. Det är värt att nämna att det gemensamma företaget varje år tar fram en årlig lägesrapport som tillsammans med den årliga verksamhetsrapporten ger ytterligare information om de övergripande framstegen för det europeiska bidraget till Iterprojektet. Dessutom har vi i årsredovisningen för 2013 tagit med en grov preliminär uppskattning av andelen av arbetet som blivit färdigt, vilken baseras på beloppet för utgifter i samband med upphandlingar som uppstått fram till dagens datum och på en jämförelse mellan dem och det uppskattade värdet av bidraget in natura till projektet. 17. När det gäller genomförandegraderna för betalningsbemyndiganden har det skett ytterligare förskjutningar i tidsplanen för Iterprojektet, vilket lett till att undertecknandet av viktiga kontrakt försenats. Det har därför inte varit möjligt att genomföra den planerade förfinansieringen. Huvudorsakerna var att Iter IO:s tillhandahållande av data försenats och att förhandlingarna med företagen för att minska kostnaderna för att uppnå en bättre kostnadsbegränsning dröjt längre än planerat. 18. Omfattande framsteg gjordes under 2013 i fråga om internkontrollsystemet och ytterligare åtgärder vidtas för att kunna stärka det gemensamma företagets kontrollmiljö. Som förklaras utförligare nedan har genomförandet av de åtgärder som revisorn identifierat redan kommit långt: Kostnadsberäkningar Vi har gjort en uppdatering av vår grundkostnad på nivå 4 (upphandling) av strukturen med uppdelning av aktiviteterna (Worrk Breakdown Structure, WBS) och av preliminära totala kostnader vid färdigställande (Estimate at Completion, EAC), också på WBS-L4-nivån med hänsyn till de för närvarande tillgängliga projektdatumen. Data kommer att uppdateras, särskilt när den realistiska tidsplanen är klar på projektnivå. Top-down-strategin för kostnadsberäkning som det gemensamma företaget antagit tillåter nu att organisationen sprider kostnadsberäkningen till WBS-L6 (kontraktsnivå). Beräkningen tar tid och kräver också viss tid på grund av behovet av att fortlöpande förfina den redan insamlade informationen genom att ta hänsyn till projektets utveckling. Detta gör att organisationen kan få en mer detaljerad grund för kostnadsanalysen, även om de data som redan finns tillgängliga på WBS-L4-nivån ger en god nivå av övervakning och kostnadsbegränsning som redan rapporteras årligen till Europeiska rådet genom det gemensamma företagets lägesrapport.

21 Revisionsresultat Se svaret på punkt 22. Handlingsplaner Det övergripande läget för genomförandet har förbättrats markant sedan revisionskommitténs revision i november 2013 och är nu 80 % (information delad med revisionskommittén i maj 2014). Om ingen hänsyn tas till de två senaste revisionsrapporterna som utfärdades i slutet av 2013 (om urval och rekrytering samt genomgången av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog för upphandling av anbudspartiet 03 TB03) är genomförandegraden 89 %. Handlingsplanerna som rör ekonomihanteringsprocesser, bidragsförvaltning och revision av expertkontrakt har genomförts helt. Risk på företagsnivå Det gemensamma företaget presenterade den uppdaterade risken på företagsnivå för revisionskommittén i maj Det bör noteras att på grund av brist på resurser enades styrelsen om att det gemensamma företaget bara skulle övervaka de risker som klassificeras som mycket höga regelbundet och i detalj. Den handlingsplan som lades fram som svar på sådana risker prioriteras, men man bör ha i åtanke att vissa av åtgärderna som föreslagits syftar till kontinuerlig förbättring och kanske aldrig kommer att betraktas som avslutade. 19. Vi instämmer delvis i kommentaren eftersom de flesta av de förhandlade förfarandena som revisorn rapporterat understiger den tröskel på euro som anges i det gemensamma företagets bestämmelser och därför inte ska ses som exceptionella. På grund av sitt låga genomsnittliga värde motsvarar de förhandlade förfarandena vidare 44 % av de årliga upphandlingarna för operativa ändamål, men endast mindre än 15 % av det gemensamma företagets årliga åtagande. I detta avseende gör användningen av förhandlade förfaranden med lågt värde att vi kan rikta in de begränsade interna resurserna på upphandlingar med högt värde/hög risk, vilket har en gynnsam effekt på minskningen av riskerna. Att väldigt få förslag tagits emot under ansökningsomgångarna beror i huvudsak på två faktorer. Att det gemensamma företagets bidrag är av oerhört specialiserad karaktär innebär å ena sidan att typen av arbete bara är intressant för ett litet antal sökande i Europa. Å andra sidan är det europeiska fusionsprogrammet framgångsrikt när det gäller att skapa ett europeiskt område för fusionsforskning med minimalt dubbelarbete och nära samarbete mellan team som är verksamma inom området i fråga, vilket leder till att alleuropeiska konsortier står bakom de flesta förslag som lämnas in under ansökningsomgångarna. 20. När det gäller de brister som konstaterats vill vi påpeka att åtgärder redan vidtas för att rätta till dem, enligt vad som anges i detalj nedan. Användning av förhandsmeddelande I september 2012 godkände det gemensamma företaget ett dokument med riktlinjer där det föreskrivs att ett förhandsmeddelande ska offentliggöras för kontrakt med högt värde (uppskattat kontraktsvärde över 10 miljoner euro) och för kontrakt som utanordnaren anser ha avgörande betydelse. Det upphandlingsförfarande som revisorn nämner inleddes innan detta förfarande godkändes. Uppskattning av kontraktsvärden När det gäller det upphandlingsförfarande där det skedde en ökning med 32 % i förhållande till den ursprungliga kostnadsberäkningen har vi försett revisorerna med den detaljerade avstämningen av

22 ökningen, främst på grund av två faktorer: tiden som krävdes för att utföra den ursprungliga omfattningen omvärderades, vilket ledde till att tiden utökades. Dessutom utökades kontraktets omfattning något. När det gäller de två andra upphandlingsförfarandena har revisorerna försetts med alla detaljer som rör kostnadsskillnaderna. När det gäller de övriga förfarandena, särskilt i fråga om kontraktet för anbudspartiet 04 (TB04), håller vi med om att avstämningen gjordes komplex på grundval av de dokument som fanns i upphandlingsakten. Detta beror i huvudsak på kontraktens karaktär, komplexitet och belopp, som i sin tur resulterar i stora mängder av dokument i akten och inte till att information saknas eller är ofullständig. Resultat från tredje part som används i anbudsförfarandena För att säkerställa tillräckligt godkännande av resultat från tredje parter som deltagit i upphandlingen och för att säkerställa samstämmighet och att regelverket efterlevs kommer vi att ta fram en checklista för de formella aspekter och kvalitetsaspekter som måste uppfyllas för att se till att information från tredje part används korrekt. Ändringar av kontrakt Att det gemensamma företagets utanordnare godkände kontraktsändringarna utan att inleda det nya upphandlingsförfarandet enligt artikel f eller g i det gemensamma företagets genomförandebestämmelser visar att ändringarna inte har betraktats som omfattande. För att undvika tvivel kommer vi dock att i formuläret för begäran om ändring, som tillsammans med den faktiska begäran om ändring av kontraktet lämnas till anordnaren, lägga till (i) en beskrivning av kontraktets historik med särskild hänsyn till tidigare ändringar och (ii) en specifik bedömning av om den föreslagna ändringen av det ursprungliga kontraktet är omfattande mot bakgrund av tidigare ändringar, om sådana gjorts. Personalens deltagande i anbudsförfarandena och förhandlingsmandat Även om det stämmer att viss personal har lämnat synpunkter vid utvärderingen av anbud på begäran av utvärderingskommittén utan att ha tillsatts av tillsättningsmyndigheten, vare sig som medlemmar i utvärderingskommittén eller som experter som ger råd gällande särskilda aspekter av anbuden, så har detta inte haft någon negativ inverkan. Som revisionsrätten nämner har all deltagande personal undertecknat förklaringar om sekretess och frånvaro av intressekonflikter. De omfattas också av tjänsteföreskrifterna och har endast lämnat faktabaserade synpunkter på utvärderingskommitténs begäran. All deltagande personal har identifierats i akten för kontraktstilldelning. Vi håller på att ta fram (i) ett förfarande och en mall för deltagande av interna experter och (ii) för fastställande av ett förhandlingsmandat från utanordnaren till förhandlingskommittén där det fastställs vilka gränser som kan undersökas. Förseningar när det gäller att avsluta konkurrenspräglad dialog Som tjänsten för internrevision uppmärksammade i genomgången av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog för anbudspartiet 03 TB03 är det gemensamma företaget banbrytande bland de europeiska institutionerna när det gäller att använda av denna typ av upphandlingsförfaranden, som är bättre lämpade för komplexa marknader som den för TB04. Förseningen när det gäller att färdigställa och offentliggöra anbudsspecifikationerna efter att förhandlingarna avslutats speglar det interna beslutsförfarande som krävs med tanke på kontraktets omfattning i fråga om komplexitet och pris. Det måste också beaktas att jullovet ingick i perioden. Den tid det tog tills kontraktet

23 undertecknades kan bero på det ovanstående, men är i stort sett ett resultat av den totala förseningen i samband med de andra byggnadskontrakten för Iter. 21. Vi har ingen ytterligare kommentar. 22. När det gäller bidrag finns det slutliga revisionsresultat för 2013 som redan har genomförts. Även om det rörde sig om en enda revision täckte den 21 % av det totala beloppet för bidrag som det gemensamma företaget betalat för perioden Slutrapporten från det externa revisionsföretaget meddelades till mottagaren och resultaten har redan genomförts. När det gäller de tre revisioner som utförs under 2014 har det externa revisionsföretaget en stor eftersläpning av arbete och vi har ännu inte fått någon rapport (inte ens den preliminära rapport som enligt kontraktet ska lämnas in efter att fältarbetet är klart). För upphandlingskontrakt bedömde internrevisionsfunktionen under 2013 ekonomi-, efterlevnads-, kvalitets- och resultataspekter av fem kontrakt som projektgruppen för byggplatser och elförsörjning förvaltade. Den första versionen av rapporten utfärdades till direktören den 28 mars Till följd av det kontradiktoriska förfarandet och med hänsyn till en stora tekniska och juridiska komplexiteten i vissa av de problem som internrevisionsfunktionen konstaterat överlämnades ett slutligt förslag till direktören den 30 september Vi vill dock påpeka att flera brister som internrevisionsfunktionen konstaterat redan håller på att rättas till. 23. Vi noterar med tillfredsställelse att förbättringar skett när det gäller tiden för att betala medlemsavgifter, trots de incidenter som revisionsrätten påpekat. Detta återspeglas av att av de 2,2 miljoner euro i avgifter som var försenade mottogs 1,7 miljoner euro, vilket motsvarade avgifter från två medlemmar, med endast en arbetsdags försening. 24. Vi vill påpeka att inga onödiga förseningar skedde. Den nya rambudgetförordningen trädde i kraft den 8 december Vi har bedömt de förändringar som skett till följd av den nya rambudgetförordningen och behovet av undantag som är nödvändiga för organisationen på grund av dess speciella verksamhetsbehov. På grundval av den bedömningen har vi utarbetat och lagt fram ett förslag till ändring/omarbetning av det gemensamma företagets budgetförordning och dess genomförandebestämmelser med de viktigaste avvikelserna till styrelsen vid dess möte i juni 2014, där de viktigaste avvikelserna godkändes. Styrelsen sammanträder två gånger om året och detta var det första mötet efter att rambudgetförordningen trädde i kraft som det gemensamma företaget kunde lämna in ett förslag till. I enlighet med artikel 5 i rådets beslut 2007/198/Euratom är det gemensamma företaget nu beroende av att kommissionen först utfärdar ett yttrande om det gemensamma företagets budgetförordning, eftersom slutversionen av bestämmelserna inte kan lämnas till styrelsen för dess nästa möte i december 2014 förrän kommissionens yttrande har bedömts. 25. Vi har sökt största möjliga förståelse och stöd från näringslivet för att genomföra denna policy. Som ett resultat genomfördes ett samrådsförfarande under 2013 för att få synpunkter och för att där så var möjligt få näringslivet att gå med på flera praktiska lösningar. Det är värt att lyfta fram att när man antog åtgärderna för funktionellt genomförande av policyn för immateriell äganderätt antogs även de kontraktsklausuler som ska tillämpas i det gemensamma företagets kontraktsverksamhet. Detta gjordes för att vi skulle kunna tillämpa policyn utan att behöva ytterligare genomförande- eller regleringsåtgärder. Hur som helst gjordes vissa anpassningar av det gemensamma företagets

24 beslutsprocess för att göra det lättare för den nya policyn att överensstämma med det gemensamma företagets praxis och garantera att den efterlevs. 26. Vi vill betona att den kvarstående risken i samband med de exklusiva rättigheterna till användning utanför fusionsområdet som erbjöds det gemensamma företagets entreprenörer effektivt minskas genom att det gemensamma företaget som en kompromisslös regel förbehåller sig den icke-exklusiva, överförbara rätten att använda utvecklade immateriella rättigheter på fusionsområdet. Ingen konflikt finns mellan den exklusivitet som beviljats ansökningar utanför fusionsområdet och de delade rättigheter som begärts för fusionsansökningar. Därför uppstår ingen ytterligare risk genom denna differentiering. Vi kommer att vara särskilt försiktiga när det gäller att fastställa gränserna för vad som kan anses som fusionsansökan (vilket som ett minimum kommer att innefatta alla de system, undersystem och komponenter som täcks av Iteravtalets tillämpningsområde) för att gentemot entreprenörerna kunna säkerställa maximal tydlighet och öppenhet. Dessutom anser vi att detta synsätt på immateriella rättigheter ökar konkurrensen eftersom kontraktsvillkoren villkoren är mer attraktiva för entreprenörer, vilket både bidrar till kostnadsbegränsning och till att sprida vår närvaro över hela Europa. 27. Vi vill påpeka att innehavare av immateriella tillgångar per definition har ett stort intresse av att säkerställa att spridningsverksamheter inte hindrar att tillgångarna skyddas. Detta gäller i synnerhet om entreprenören har exklusiva rättigheter till användning på sina primära affärsområden utanför fusionsområdet. Möjligheten att införa en övervakningsfunktion för att hävda överträdelser av kontraktsvillkor i det fall en entreprenör offentliggör något utan tillstånd verkar inte stå i proportion till omfattningen av den kvarstående risken och skulle vara svårt att genomföra i praktiken. 28. Reglerna för hantering av intressekonflikter avseende personal har antagits av styrelsen och trädde i kraft den 1 juli Genomförandeåtgärder (t.ex. för allmänna intresseförklaringar, regler efter avslutad anställning) antas inom kort. Den särskilda databasen för allmänna intresseförklaringar håller på att upprättas. 29. Vi har ingen ytterligare kommentar. 30. Vi har ingen ytterligare kommentar. 31. I värdavtalet som undertecknat mellan det gemensamma företaget och Spanien 2007 föreskrivs faktiskt att Spanien kommer att förse det gemensamma företaget med permanenta lokaler senast tre år efter att avtalet undertecknats. I avtalet föreskrivs även att under tiden, och innan de slutliga lokalerna görs tillgängliga, ska Spanien tillhandahålla tillfälliga lokaler. Eftersom Spanien inte ännu har tillhandahållit de permanenta lokalerna som föreskrivs i värdavtalet och har vägrat att tillhandahålla ytterligare utrymme för de tillfälliga lokalerna uppmärksammades styrelsen på problemet i december I sina slutsatser har styrelsen uppmärksammat den svåra situationen för det gemensamma företaget och dess personal i de nuvarande tillfälliga lokalerna och hur viktigt det är för det gemensamma företagets utveckling och friktionsfria funktion att förfoga över en särskild permanent byggnad,

25 uppmanat Spanien att fullgöra de åtaganden som fastställts i värdavtalet om att tillhandahålla permanenta lokaler för det gemensamma företaget så snart som möjligt och beslutat att be styrelseordföranden att skriva till de spanska myndigheterna för att uttrycka styrelsens oro, uppmanat Spanien att kostnadsfritt tillhandahålla ytterligare tillfälliga kontorsutrymmen som motsvarar den överenskomna personalstyrkan hos det gemensamma företaget till dess att de permanenta lokalerna är tillgängliga. Styrelsens slutsatser överlämnades till de spanska myndigheterna som ombads att genast uppmärksamma ärendet och informera det gemensamma företagets styrelse om de åtgärder som de planerade att vidta för att uppfylla sina skyldigheter. De spanska myndigheterna svarade att de redan tillhandahåller allt det utrymme som föreskrivs i värdavtalet och därför inte kan tillhandahålla något ytterligare utrymme. Utöver de permanenta lokalerna hänvisar de till diskussioner som ägde rum under om en möjlig byggnad i området, som senare avfärdades av både Spanien och det gemensamma företaget. Slutligen uppger de att det för närvarande pågår en process för att välja en plats för den nya byggnaden och att det gemensamma företaget snart kommer att informeras. Trots de spanska myndigheternas uttalanden om möjliga framsteg när det gäller beslutet om permanenta lokaler bör det understrykas att det gemensamma företaget inte har fått någon ny information på över ett år. Arbetsgruppens rapport, som Spanien hänvisar till, slutfördes i september 2013 och inga åtgärder har vidtagits sedan dess. Den senaste skrivelsen från den spanska statssekreteraren ger ingen anledning att anta att det görs några verkliga framsteg gällande det här problemet. Som vi flera gånger nämnt till de spanska myndigheterna och till styrelsen är det arbetsutrymme som det gemensamma företaget för närvarande förfogar över inte tillräckligt och resulterar nu i ökande problem som gör det svårare för det gemensamma företaget och dess personal att bedriva verksamhet under rimliga förhållanden. Då vi gör omfattande fortsatta ansträngningar för att tillsätta alla tillgängliga tjänster och minska antalet otillsatta tjänster blir situationen värre för varje månad. I en undersökning nyligen bland det gemensamma företagets personal angavs arbetsutrymmesförhållandena som en av de stora svårigheterna och orsakerna till oro. 32. Det gemensamma företaget har redan antagit de flesta av de genomförandebestämmelser som revisionsrätten nämner föräldraledighet, ledighet av familjeskäl, pensionsrättigheter, bedömning av direktören, placering i lönegrad och deltid. Bestämmelserna för tillfälligt anställda överlämnades i början av 2013 till kommissionen för godkännande, men den senare gav inget svar. Det var därför inte möjligt att överlämna bestämmelserna till styrelsen för godkännande i enlighet med artikel 110 i tjänsteföreskrifterna. Det senare var också fallet med ett visst antal ytterligare förslag till genomförandebestämmelser som överlämnades till kommissionen för godkännande under Under tiden har reformen av tjänsteföreskrifterna trätt i kraft den 1 januari 2014, vilket gjort nya anpassningar nödvändiga. Det gemensamma företaget har redan vidtagit nödvändiga åtgärder och till styrelsen överlämnat flera kommissionsbestämmelser som ska tillämpas analogt, däribland uppdaterade bestämmelser om deltid och placering i lönegrad, som var nödvändiga till följd av reformen. Dessutom sker samråd med personalkommittén om övriga bestämmelser i linje med den nya artikel 110. Vi förväntar oss därför ytterligare framsteg under året, förutsatt att kommissionen inom rimlig tid svarar på det gemensamma företagets energis potentiella förfrågningar om undantag. När det gäller vissa regler, i synnerhet om användning och anställning av tillfälligt anställda, användning och anställning av kontraktsanställda, bedömning och placering i annan lönegrad och obetald tjänstledighet för kontraktsanställda och tillfälligt anställda, kom vi överens med kommissionen om att använda de