RAPPORT (2016/C 473/05) INNEHÅLL INLEDNING INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN REVISIONSFÖRKLARING...

Transkript

1 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/33 RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi för budgetåret 2015 med det gemensamma företagets svar (2016/C 473/05) INNEHÅLL Punkt Sida INLEDNING INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN REVISIONSFÖRKLARING Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna Upplysningar av särskild betydelse KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALT- NINGEN Presentationen av räkenskaperna Genomförandet av budgeten för KOMMENTARER OM NYCKELKONTROLLER I DET GEMENSAMMA FÖRETAGETS SYSTEM FÖR ÖVERVAKNING OCH KONTROLL Upphandling för operativa ändamål och bidrag Övergripande kontroll och övervakning av upphandlingskontrakt för operativa ändamål och av bidrag ÖVRIGT Strategi för bedrägeribekämpning Rättslig ram Årlig verksamhetsrapport UPPFÖLJNING AV TIDIGARE IAKTTAGELSER Immateriell äganderätt och näringslivspolicy Värdskapsavtal Tillämpningsföreskrifter för tjänsteföreskrifterna BILAGA

2 C 473/34 SV Europeiska unionens officiella tidning INLEDNING 1. Det europeiska gemensamma företaget för Iter ( 1 ) och utveckling av fusionsenergi inrättades i mars 2007 ( 2 ) för en period av 35 år. De största fusionsanläggningarna skulle utvecklas i Cadarache i Frankrike, men det gemensamma företagets säte ligger i Barcelona. 2. Det gemensamma företaget har följande uppgifter ( 3 ): a) Att förmedla Euratoms bidrag till den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter ( 4 ). b) Att förmedla Euratoms bidrag till verksamhet med Japan enligt strategin med bredare inriktning (kompletterande gemensam forskning inom fusionsområdet) för att snabbt kunna utveckla fusionsenergi. c) Att utarbeta och samordna ett handlingsprogram för att förbereda bygget av en fusionsreaktor för demonstrationsändamål och av andra anläggningar på fusionsområdet, däribland den internationella anläggningen för bestrålning av fusionsmaterial. 3. Medlemmarna i det gemensamma företaget är Euratom, företrädd av kommissionen, medlemsstaterna i Euratom och andra länder som har ingått samarbetsavtal med Euratom om kontrollerad nukleär fusion (sedan den 31 december 2015: Schweiz). INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN 4. I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en granskning av transaktioner vid det gemensamma företaget och en bedömning av nyckelkontroller i systemen för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med relevanta revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. REVISIONSFÖRKLARING 5. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat a) årsredovisningen för det Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi ( 5 ), som består av räkenskaperna och rapporterna om budgetgenomförandet ( 6 ) för det budgetår som slutade den 31 december 2015, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. Ledningens ansvar 6. I enlighet med artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 ( 7 ) är det ledningen som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för det gemensamma företaget som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. ( 1 ) Internationella termonukleära experimentreaktorn. ( 2 ) Rådets beslut 2007/198/Euratom av den 27 mars 2007 om inrättande av ett europeiskt gemensamt företag för Iter och utveckling av fusionsenergi samt om beviljande av förmåner till detta företag (EUT L 90, , s. 58), ändrat genom rådets beslut 2013/ 791/Euratom av den 13 december 2013 (EUT L 349, , s. 100) och rådets beslut (Euratom) 2015/224 av den 10 februari 2015 (EUT L 37, , s. 8). ( 3 ) I bilagan sammanfattas det gemensamma företagets behörighet, verksamhet och tillgängliga resurser i informationssyfte. ( 4 ) Den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter inrättades i oktober 2007 för en första period av 35 år för att genomföra Iterprojektet, som syftar till att visa att fusionsenergi är vetenskapligt och tekniskt genomförbart. Medlemmarna är Euratom, Kina, Indien, Japan, Sydkorea, Ryssland och Förenta staterna. ( 5 ) Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter. ( 6 ) Här ingår rapporterna om budgetgenomförandet och en sammanfattning av budgetprinciperna och andra förklarande noter. ( 7 ) EUT L 328, , s. 42.

3 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/35 a) I ledningens ansvar för det gemensamma företagets årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare ( 8 ) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner det gemensamma företagets årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning. b) Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, inleda rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt. Revisorns ansvar 7. Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet ( 9 ) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med Ifacs internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida det gemensamma företagets årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 8. Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen av räkenskaperna. 9. Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för uttalandena nedan. Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 10. Revisionsrätten anser att det gemensamma företagets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning per den 31 december 2015 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med det gemensamma företagets finansiella bestämmelser och de redovisningsbestämmelser som antagits av kommissionens räkenskapsförare. Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna 11. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för det gemensamma företagets årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2015 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. ( 8 ) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet Ifac eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB). ( 9 ) Artikel 107 i delegerade förordning (EU) nr 1271/2013.

4 C 473/36 SV Europeiska unionens officiella tidning Upplysningar av särskild betydelse 12. Utan att det påverkar uttalandena i punkterna 10 och 11 vill revisionsrätten uppmärksamma följande omständighet. I rådets slutsatser som antogs den 7 juli 2010 ( 10 ) godkändes 6,6 miljarder euro (i 2008 års penningvärde) för det gemensamma företagets bidrag till Iterprojektets byggfas som ursprungligen planerades till I detta belopp, som innebar att de ursprungliga budgeterade kostnaderna för denna fas av projektet fördubblades, ingick inte det belopp på 663 miljoner euro som Europeiska kommissionen föreslog 2010 för oförutsedda utgifter ( 11 ). 13. Att Iters verksamheter är så komplexa ( 12 ) innebär att risken för att det gemensamma företagets bidrag till projektets byggfas ska öka är mycket hög ( 13 ). Risken beror främst på att tillämpningsområdet ( 14 ) för projektets förväntade resultat har ändrats och på förseningar i den nuvarande tidsplanen som ansågs vara orealistisk ( 15 ). Den internationella Iterorganisationens råd planerade att ange en ny grundkostnad för Iterprojektet (tillämpningsområde, tidsplan och kostnader) i juni 2015, men den sköts först upp till november 2015 och sedan till juni Vid sitt sammanträde den juni 2016 antog Iters råd en uppgraderad integrerad tidsplan för Iterprojektet, där det datum då det strategiska delmålet för projektets byggfas (First Plasma) ska vara uppnått sattes till december Det gemensamma företaget påbörjade 2015 ett omfattande försök att beräkna sitt bidrag till de uppskattade kostnaderna för att färdigställa projektets byggfas. Det innebar en förväntad kostnadsökning på omkring miljoner euro ( 16 ) (om man använder den konfidensgrad på 50 % som tillämpas vid stora byggnadsprojekt) ( 17 ). 15. Det gemensamma företaget har ännu inte uppdaterat värderingen av sitt bidrag till Iterprojektet efter det att byggfasen är avslutad. 16. Till följd av de utmaningar som Iterprojektet stod inför lade generaldirektören för den internationella Iterorganisationen 2015 fram en handlingsplan för Iters råd med specifika åtgärder för att komma till rätta med de största hindren som påverkade projektets utveckling ( 18 ). Styrelsen för det gemensamma företaget antog en egen handlingsplan som till stora delar stöder Iterorganisationens plan ( 19 ). Några nyckelåtgärder påbörjades under 2015 ( 20 ), men hela genomförandet av båda handlingsplanerna är nu underställda beslut av Iters råd vid dess sammanträde i juni 2016 när det gäller den nya tidsplanen och de nya resurserna för Iterprojektet. 17. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. ( 10 ) Rådets slutsatser om Iter rådande läge av den 7 juli 2010 (ref /10). ( 11 ) Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet och rådet av den 4 maj 2010, Iter rådande läge och möjlig väg framåt (KOM (2010) 226 slutlig). ( 12 ) Detta beror främst på de innovativa tekniska lösningarna och utmaningarna som gäller många bidrag in natura till den internationella Iterorganisationen och på de ändringar av tekniska specifikationer och tillämpningsområden som beslutas av den internationella Iterorganisationen och som det gemensamma företaget har liten eller ingen kontroll över. ( 13 ) Vilket också rapporterats i lägesrapporten om fusionsenergi till Europeiska unionens råd från november 2015 och i den fjärde årliga bedömningen av rapporten om fusionsenergi till Europeiska unionens råd från november ( 14 ) När det gäller den begäran om projektändringar av de naturabidrag som ska överlämnas till den internationella Iterorganisationen visade sig det system som tidigare användes för att kompensera för de ökade kostnader som ändringarna medförde (som byggde på de så kallade MAC-10-riktlinjerna) vara ineffektivt och gå ut över det gemensamma företagets bidrag till projektet. I mars 2015 godkände den internationella Iterorganisationen att systemet ersätts med ett nytt reservfondssystem som utformats för att kompensera för kostnadsavvikelser på grund av att omfattningen av de interna Iterorganens bidrag till projektet ändras. ( 15 ) Punkt 12, fotnot 12 i revisionsrättens rapport om årsredovisningen för 2013 (EUT C 452, , s. 44). ( 16 ) I uppskattningen ingår ett ytterligare kontantbidrag till den internationella Iterorganisationen på 300 miljoner euro före 2020, och 75 miljoner euro knutna till de EU-upphandlingar som förts över till Japan, vilket inte planerades i den ursprungliga grundkostnaden. Se lägesrapporten om fusionsenergi till Europeiska unionens råd från november ( 17 ) Den nya uppskattningen innebär en ökning med 35 % av det belopp som rådet godkände Det är också högre än den ökning på 428 miljoner euro som det gemensamma företaget rapporterade i november 2014 (se punkt 14 i vår rapport för 2014) och beror på att arbetet 2015 var mer omfattande eftersom man försökte fastställa de preliminära totala kostnaderna vid färdigställandet för hela byggfasen, medan man året innan endast uppskattade kostnadsavvikelserna för tilldelade kontrakt. ( 18 ) Den 5 mars 2015 utsåg den internationella Iterorganisationens råd en ny generaldirektör och antog 2015 års handlingsplan för den internationella Iterorganisationen. ( 19 ) Styrelsen för det gemensamma företaget har gett sitt stöd till de huvudprinciper som anges i det gemensamma företagets handlingsplan, och särskilt till de åtgärder för att stödja inrättandet av en ny integrerad organisation som föreslagits av den nya generaldirektören för den internationella Iterorganisationen, och begärt att alla juridiska aspekter av genomförandet av handlingsplanen ska undersökas. ( 20 ) I synnerhet inrättandet av reservfondsmekanismen, den verkställande projektstyrelsen och gemensamma projektgrupper för byggnader.

5 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/37 KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN Presentationen av räkenskaperna 18. I noterna till årsredovisningen speglar den tabell och den information som finns under rubrik Iters upphandlingar (den internationella Iterorganisationen) de upphandlingar som har ingåtts (kolumn 3) och de som hittills har krediterats (kolumn 4). Men tabellen visar inte hur långt man i realiteten har kommit med de pågående arbetena. I årsredovisningen för 2015 har det gemensamma företaget kompletterat denna information med en uppskattning av pågående arbeten som tar hänsyn till det totala värdet av utgifter för kontrakt kopplade till upphandlingar, och ett diagram som visar vilka milstolpar som uppnåtts för varje upphandlingsavtal som ingåtts med den internationella Iterorganisationen ( 21 ). Trots den uppskattning som presenteras i årsredovisningen för 2015 måste det gemensamma företaget göra mer för att presentera korrektare information om status och värde på de verksamheter som det har utfört så här långt ( 22 ). Genomförandet av budgeten för Den slutliga budget för 2015 som fanns tillgänglig för genomförande omfattade åtagandebemyndiganden på 467,9 miljoner euro och betalningsbemyndiganden på 586,08 miljoner euro. Utnyttjandegraderna för åtagande- och betalningsbemyndiganden var 100 respektive 99,9 %. Genomförandegraden för åtagandebemyndiganden i förhållande till den ursprungliga budgeten för 2015 var dock 49 % ( 23 ). Av de 467,9 miljoner euro i åtagandebemyndiganden som fanns tillgängliga genomfördes 52 % via direkta enskilda åtaganden och de återstående 48 % via övergripande åtaganden ( 24 ). Genomförandegraden för betalningsbemyndigandena i förhållande till den ursprungliga budgeten för 2015 var 82 % ( 25 ). KOMMENTARER OM NYCKELKONTROLLER I DET GEMENSAMMA FÖRETAGETS SYSTEM FÖR ÖVERVAKNING OCH KONTROLL 20. Det har gjorts stora framsteg inom många områden, och det gemensamma företagets arbete under 2015 för att beräkna de preliminära totala kostnaderna vid färdigställandet för projektets byggfas var ett stort steg framåt (se punkterna 14 och 15). När vi gjorde granskningen (april 2016) höll ett antal nyckelåtgärder som gällde förvaltningen av det gemensamma företagets verksamhet på att genomföras: Det gemensamma företaget vidareutvecklar ett centralt och enhetligt system för integrering av alla driftsuppgifter, finansiella uppgifter och budgetuppgifter, som gör att beräkningar, kostnader och avvikelser kommer att kunna övervakas och kontrolleras regelbundet. Styrelsen godkände vid sitt sammanträde den 8 9 juni 2015 ett förslag från direktören om att införa ett resursplaneringsprogram för företag (ERP) inom två år. Det gemensamma företaget har tagit fram ett system (Contract Tracker) för att hantera alla ändringar som görs av kontrakt medan de genomförs och för att rapportera om avvikelser och inverkan på kostnaderna. Systemet för att tillhandahålla information om värdet av graden av genomförande av verksamheten (resultatvärdemetoden) diskuteras med den internationella Iterorganisationen för att milstolparna för anslag ska fördelas bättre under den tid som en upphandling pågår (se punkt 18). När det gäller den övergripande statusen på de handlingsplaner som det gemensamma företaget har antagit efter tidigare internrevisioner ( 26 ) återstod endast fem rekommendationer när vi gjorde revisionen ( 27 ). ( 21 ) Se sidorna i det gemensamma företagets preliminära räkenskaper för ( 22 ) När granskningen gjordes (april 2016) höll det gemensamma företaget och den internationella Iterorganisationen på att träffa en överenskommelse om en ändrad ram för fördelningen av anslag under hela den tid som en upphandling pågår för att bättre återspegla de framsteg som varje internt Iterorgan gör. ( 23 ) Den ursprungliga budgeten för åtagandebemyndiganden, som antogs den 3 december 2014, uppgick till 953,6 miljoner euro. Den minskades till 467,9 miljoner euro i ändringsbudgetarna av den 9 juni och 2 december 2015 på grund av förseningar i genomförandet av verksamhet som gäller budgetkapitlet för Iterbygget. ( 24 ) Den låga genomförandegraden för enskilda åtaganden beror på de allmänna förseningar som påverkar Iterprojektet. ( 25 ) Den ursprungliga budgeten för betalningsbemyndiganden som antogs den 3 december 2014 uppgick till 645,09 miljoner euro. Den minskades till 526,08 miljoner euro i ändringsbudgetarna av den 9 juni och 2 december ( 26 ) Internrevision av ekonomihanteringsprocesser, bidragsförvaltning, expertkontrakt, förupphandling för operativa ändamål, upphandling som gäller Iters byggnader, urval och rekrytering, övervakning av kontraktsgenomförandet när det gäller Iters byggnader, utarbetande av upphandlingsförfaranden, genomgång av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog för upphandlingen av anbudspartiet 03 (Tokamakbyggnaderna) och en begränsad granskning av kontraktsförvaltningen. ( 27 ) En rekommendation från revisionen av upphandling i samband med Iters byggnader, två rekommendationer från genomgången av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog för upphandlingen av anbudspartiet 03 och två från den begränsade granskningen av kontraktsförvaltningen.

6 C 473/38 SV Europeiska unionens officiella tidning Det gemensamma företagets internrevisionsfunktion slutförde två granskningar 2015 av neutronstrålesystem och system för kryoanläggningar. Internrevisionsfunktionen gjorde också tre uppföljningar av revisioner ( 28 ) för vilka alla rekommendationer formellt var avslutade. Europeiska kommissionens tjänst för internrevision gjorde 2015 en uppföljning av sin begränsade granskning från 2013 av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog vid upphandlingen av anbudspartiet 03 (Tokamakbyggnaderna). Tjänsten för internrevision noterade det gemensamma företagets ansträngningar för att genomföra rekommendationerna som ska leda till att upphandlingsprocessen generellt förbättras. Två rekommendationer hade ännu inte åtgärdats ( 29 ). Tjänsten för internrevision följde även upp de utestående rekommendationerna från revisionen av upphandlingar som den gjorde Slutsatsen var att av de nio rekommendationer som fortfarande var utestående efter den första uppföljningen 2014 hade sju genomförts på ett lämpligt sätt och att de två övriga skulle bedömas igen genom en ny granskning av genomförandet av upphandlingar ( 30 ). Det gemensamma företaget beställde 2015 en oberoende bedömning av sina kontrakt för byggnader ( 31 ). Utöver andra slutsatser om förseningar och kostnadsavvikelser som det gemensamma företaget har drabbats av när det gäller byggnader (se punkterna 13 och 14) upprepade revisorerna bedömningen att tidsplanen och reserven för oförutsedda kostnader var orealistiska eftersom projektets utformning var långt ifrån klar. Det gemensamma företagets interna system för riskhantering på företagsnivå identifierade inga nya risker under Av de 16 åtgärder som identifierades 2015 för att man skulle komma till rätta med mycket stora risker har elva genomförts, tre pågår och två har ännu inte inletts. Upphandling för operativa ändamål och bidrag 21. Förhandlade förfaranden användes vid 45 % av de 84 upphandlingar för operativa ändamål som inleddes under 2015 (58 % under 2014). Även om det gemensamma företaget minskade andelen förhandlade förfaranden under 2015 behöver mer ansträngningar göras för att öka konkurrensen vid upphandlingarna för operativa ändamål. När det gäller bidrag mottogs i genomsnitt 1,4 förslag per ansökningsomgång. 22. Revisionsrätten granskade fem upphandlingar för operativa ändamål. Uppdateringen av de kostnadsberäkningar som görs när upphandlingsförfarandet inleds har förbättrats betydligt. Följande brister konstaterades dock: I ett fall var de preliminära totala kostnaderna vid färdigställandet ( 32 ) 21 % högre (4,7 miljoner euro i 2008 års penningvärde) än den budget som hade anslagits till kontraktet när förfarandet inleddes. I ett annat fall var ökningen 20 % (11,9 miljoner euro i 2008 års penningvärde). Ett upphandlingsförfarande avslutades inte förrän åtta månader efter det datum som hade angivits i upphandlingsstrategin. En orsak var att anbudsinlämningsförfarandet försenades med tre månader. Kontraktet undertecknades därför i oktober 2015 i stället för i februari 2015 som ursprungligen planerades. I ett fall hade meddelandet om tilldelning offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning, men det gemensamma företaget hänvisade inte till meddelandet på sin webbplats, vilket det ska göra enligt sin budgetförordning. ( 28 ) Uppföljning av revisionerna av bidragsförvaltning, förupphandling för operativa ändamål och ekonomihanteringsprocesser. ( 29 ) Rekommendation 5 dokumentera offentlig upphandling bättre (klassad som viktig) och rekommendation 6 säkerställa tillräckligt godkännande av resultat från tredje parter som deltagit i upphandlingen (klassad som mycket viktig). ( 30 ) Rekommendation 7 anta och genomföra en policy för slutuppskattning av kostnader (klassad som avgörande) och rekommendation 9 uppgradera utformningen av och innehållet i de it-verktyg som används för planering, rapportering och övervakning av projekt (klassad som mycket viktig). ( 31 ) Oberoende projektbedömning av Iters byggnader (september november 2015), presenterades för det gemensamma företagets styrelse i december ( 32 ) Det gemensamma företaget definierar preliminära totala kostnader vid färdigställande som den förväntade totala kostnaden för en planerad verksamhet, en komponent i strukturen med uppdelning av aktiviteterna eller ett projekt när det fastställda arbetet avslutats. Den kostnadsberäkning som används är EAC50: det kostnadsvärde där det råder 50 % sannolikhet för att projektet kommer att genomföras till en lägre kostnad än beloppet och tvärtom, att det råder 50 % sannolikhet för att det kommer att genomföras till en högre kostnad.

7 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/39 Övergripande kontroll och övervakning av upphandlingskontrakt för operativa ändamål och av bidrag 23. Det gemensamma företaget har ett system för att göra revisioner ( 33 ) hos uppdragstagare och kontrollera att de uppfyller kvalitetssäkringskraven ( 34 ). 24. När det gäller den övergripande kontrollen och övervakningen av kontrakt för operativa ändamål (inbegripet finansiell kontroll och efterlevnadskontroll) behandlade internrevisionsfunktionen och Europeiska kommissionens tjänst för internrevision detta område i sina granskningsplaner för 2015 ( 35 ). 25. Under 2015 gjorde det gemensamma företaget efterhandsrevisioner av tre mottagare av bidrag som det hade delat ut ( 36 ). Det gemensamma företaget vidtar visserligen de åtgärder som krävs för att korrigera de identifierade felen ( 37 ), men det har inte beräknat en procentsats för kvarstående fel eftersom så få efterhandsrevisioner har gjorts hittills ( 38 ) och de bidrag som delas ut utgör en sådan liten del av företagets budget ( 39 ). ÖVRIGT Strategi för bedrägeribekämpning 26. Den 8 9 juni 2015 antog det gemensamma företagets styrelse en strategi för bedrägeribekämpning och en tillhörande handlingsplan. Den 9 december 2015 antog det gemensamma företaget också ett beslut om bestämmelser om rapportering av missförhållanden. När vi gjorde vår granskning (april 2016) hade merparten av åtgärderna genomförts och kommunicerats, och det fanns utbildning för alla avdelningar inom det gemensamma företaget. Rättslig ram 27. Den nya budgetförordningen för EU:s allmänna budget ( 40 ) antogs den 25 oktober 2012 och trädde i kraft den 1 januari 2013 ( 41 ). Rambudgetförordningen för de organ ( 42 ) som avses i artikel 208 i den nya budgetförordningen trädde i kraft den 8 december Den 2 december 2015 ändrade det gemensamma företaget till sist sin budgetförordning och sina tillämpningsföreskrifter så att de överensstämde med EU:s nya budgetram. I februari 2016 lämnade Europeiska kommissionen ett positivt yttrande över de ändringar som det gemensamma företaget hade gjort av sina finansiella regler, men begärde att det gemensamma företaget skulle överväga att ytterligare utveckla några bestämmelser i sina tillämpningsföreskrifter som gäller särskilda undantag från EU:s budgetförordning och från rambudgetförordningen för de organ som avses i artikel 208 ( 43 ). ( 33 ) Av de 19 kvalitetssäkringsrevisioner som utfördes under 2015 var 15 avslutade i april 2016, tre pågick och en hade ställts in. Revisionerna visade på bristande överensstämmelse med förfarandena i 33 fall och 127 områden där förbättringar behövdes. ( 34 ) Revisionerna omfattar kvalitetsplanen, alla fall av bristande överensstämmelse med ett specifikt krav, inköpskontroll och förvaltning av underentreprenad, dokumentation och uppgiftshantering, hantering av ändringar och avvikelser, kvalitetskontrollplanen för bygg- och anläggningsarbeten, det detaljerade projektschemat, kontraktriskhantering och kvalitetskontrollplanen för tekniska byggoch anläggningsarbeten. ( 35 ) Se punkt 20, tredje och fjärde stycket. ( 36 ) De nio bidrag som kontrollerades (tre för varje mottagare) uppgick totalt till 1 miljon euro och motsvarade 5 % av alla bidragsmottagare och 1,4 % av det totala värdet på undertecknade bidragsöverenskommelser (66 mottagare i april 2016 för totala åtaganden på 76 miljoner euro sedan det gemensamma företaget inrättades). Den finansiella konsekvensen av de upptäckta felen var euro till det gemensamma företagets fördel. ( 37 ) Antingen genom att kvitta beloppet eller utfärda en debetnota. ( 38 ) Fem mottagare och ett totalt granskat belopp på 5,7 miljoner euro, vilket motsvarar 7,5 % av både totala mottagare och totala undertecknade bidragsöverenskommelser sedan det gemensamma företaget inrättades. ( 39 ) 1,7 % av totalt 4,4 miljarder euro i totala budgetåtaganden den 31 december 2015 sedan starten (se bilaga I till rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för 2015). ( 40 ) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 298, , s. 1). ( 41 ) Artikel 214 i förordning (EU, Euratom)nr 966/2012 med de undantag som anges där. ( 42 ) Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 110/2014 om modellbudgetförordning för offentlig privata partnerskap (EUT L 38, , s. 2). ( 43 ) Särskilt följande: kriterierna för att fastställa om ett rättsligt åtagande får ingås före ett budgetåtagande (artikel 70.2 i det gemensamma företagets budgetförordning), kriterierna för att ingå kontrakt med den internationella Iterorganisationen, interna Iterorgan eller medlemsstater som är värdar för den internationella Iterorganisationen eller det gemensamma företaget utan ett förfarande för offentlig upphandling (artikel 85 b), villkoren för avsteg från kontrakt på högst tre år för ytterligare leveranser enligt artikel 85 e och reglerna för styrelsens upprättande av en förteckning över organisationer som får tilldelas bidrag utan ansökningsomgång och för hur förteckningen kan användas (artikel 90 c).

8 C 473/40 SV Europeiska unionens officiella tidning Det gemensamma företagets nya budgetförordning och tillämpningsföreskrifter trädde i kraft den 1 januari 2016 med retroaktiv verkan. De nya reglerna för upphandling och bidrag trädde i kraft den 1 juni Det gemensamma företaget håller på att ändra de arbetsförfaranden och arbetsprocesser som påverkas av de nya kraven. Årlig verksamhetsrapport 30. Ordföranden för det gemensamma företagets styrelse nämner i den årliga verksamhetsrapporten för 2015 de överskridna kostnader och förseningar som Iterprojektet hittills har drabbats av och uppger att man förväntar sig att ha en ny budget och tidsplan på plats i slutet av Dessutom bekräftar det gemensamma företagets direktör att systemet för internkontroll förstärks ytterligare så att det på lämpligt sätt minskar de risker som revisionsrätten har observerat, i synnerhet i fråga om storleken på det gemensamma företagets bidrag till Iterprojektets byggfas ( 44 ). UPPFÖLJNING AV TIDIGARE IAKTTAGELSER Immateriell äganderätt och näringslivspolicy 31. Beslutet att genomföra näringslivspolicyn för fusionsenergi och policyn för immateriell äganderätt och informationsspridning fattades av det gemensamma företagets styrelse den 27 juni Det gemensamma företaget har utarbetat ett strategidokument för varje upphandlingsåtgärd. En checklista för övervakning av genomförandet av upphandlingsstrategin när det gäller ägandet av bakgrundsinformation för varje upphandlingsåtgärd har upprättats. 33. När granskningen gjordes (april 2016) hade det gemensamma företaget genomfört merparten av bestämmelserna i styrelsebeslutet av den 27 juni 2013, även om fem ännu inte hade genomförts helt ( 45 ) och tre ännu inte hade påbörjats ( 46 ). En konsekvensbedömning av genomförandet av de olika policyerna är planerad men har ännu inte gjorts. Värdskapsavtal 34. Enligt det värdskapsavtal som ingicks med Spanien den 28 juni 2007 borde det gemensamma företaget ha fått tillgång till permanenta lokaler i juni Efter kontakter mellan det gemensamma företaget och Spaniens regering presenterades ett formellt förslag för det gemensamma företaget den 10 mars I december 2015 informerade värdlandet det gemensamma företagets styrelse om att diskussionerna på ministernivå om att formalisera förslaget av den 10 mars 2015 inte var avslutade. I stället erbjöd man sig att inleda förhandlingar med ägaren till den byggnad där det gemensamma företaget för närvarande har sina lokaler om att göra dem permanenta. När granskningen gjordes (i april 2016) höll det gemensamma företaget på att undersöka det nya förslaget. Tillämpningsföreskrifter för tjänsteföreskrifterna 36. Under 2015 fortsatte det gemensamma företaget att anta flera EU-regler om tillämpningen av tjänsteföreskrifterna efter nödvändig anpassning ( 47 ). Dock har vissa specifika regler för tillämpningen av tjänsteföreskrifterna ännu inte antagits ( 48 ). Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Baudilio TOMÉ MUGURUZA som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 18 oktober För revisionsrätten Klaus-Heiner LEHNE Ordförande ( 44 ) Punkt 27 i årsrapporten för budgetåret 2014 (EUT C 422, , s. 33). ( 45 ) Riktlinjer för ekonomisk kompensation för deltagande i en konkurrensutsatt dialog. ( 46 ) Utvidgad befrielse från skadeståndsansvar på atomenergins område, övergång till huvudsakligen resultatbaserad upphandling och undersökning av möjligheten att ha en konkurrensutsatt dialog i två steg. ( 47 ) Särskilt när det gäller rekrytering, pensioner, löner och ersättningar, arbetsvillkor, sjukvårdskostnader, etik och uppförande samt rekrytering och personal som arbetar utanför EU. ( 48 ) Bland annat om rekrytering av tillfälligt anställda, användning och anställning av kontraktsanställda, förfarandet för bedömning och befordran av tjänstemän, disciplinära förfaranden och administrativa utredningar.

9 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/41 BILAGA Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi (Barcelona) Behörighet och verksamhet Unionens behörighetsområden enligt fördraget (artiklarna 45 och 49 i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen) Kapitel 5 om gemensamma företag i fördraget om upprättande av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 45 Företag som är av utomordentlig betydelse för utvecklingen av kärnenergiindustrin inom gemenskapen får bildas i form av gemensamma företag i detta fördrags mening, i enlighet med följande artiklar [ ], artikel 49 Ett gemensamt företag ska bildas genom beslut av rådet. Varje gemensamt företag ska vara en juridisk person. Det gemensamma företagets behörighet (rådets beslut 2007/198/Euratom, ändrat genom rådets beslut 2013/ 791/Euratom och genom rådets beslut (Euratom) 2015/224) Mål Att förmedla Europeiska atomenergigemenskapens (Euratom) bidrag till den internationella fusionsenergiorganisationen för Iter. Att förmedla Euratoms bidrag till verksamhet med Japan enligt strategin med bredare inriktning för att snabbt kunna genomföra utnyttjandet av fusionsenergi. Att förbereda och samordna ett handlingsprogram för att förbereda bygget av en fusionsreaktor för demonstrationsändamål och av andra anläggningar på fusionsområdet, däribland den internationella anläggningen för bestrålning av fusionsmaterial (IFMIF). Uppgifter Att utöva tillsyn över förberedelserna på byggplatsen för Iterprojektet. Att förse den internationella Iterorganisationen med komponenter, utrustning, material och andra resurser. Att leda upphandlingar för den internationella Iterorganisationen; här ingår kvalitetssäkring som en särskilt viktig uppgift. Att förbereda och samordna Euratoms deltagande i det tekniska och vetenskapliga utnyttjandet av Iterprojektet. Att samordna teknisk och vetenskaplig forsknings- och utvecklingsverksamhet till stöd för Euratoms bidrag till Iterorganisationen. Att förmedla Euratoms ekonomiska bidrag till Iterorganisationen. Att vidta åtgärder för att ställa personalresurser till Iterorganisationens förfogande. Att hålla kontakt med Iterorganisationen och utföra annan verksamhet som främjar Iteravtalet.

10 C 473/42 SV Europeiska unionens officiella tidning Organisation Verksamhet och tjänster 2015 Styrelse, verkställande direktör och andra organ Styrelsen har ansvar för att övervaka det gemensamma företaget i enlighet med dess mål och säkerställa nära samarbete mellan det gemensamma företaget och dess medlemmar vid genomförandet av verksamheten. Utöver styrelsen och den verkställande direktören, som är den högste ansvarige för det löpande arbetet i det gemensamma företaget och dess företrädare i rättsligt hänseende, har det gemensamma företaget flera organ: Kontoret, rådgivande tekniska expertgruppen, kommittén för upphandling och kontrakt, administrations- och förvaltningskommittén, revisionskommittén och den interna granskningspanelen. Internrevision: Internrevisionsfunktionen och Europeiska kommissionens tjänst för internrevision sedan den 1 januari Extern revision: Europeiska revisionsrätten. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet: Europaparlamentet på rådets rekommendation. Närmare uppgifter om det gemensamma företagets verksamhet och tjänster 2015 finns på webbplatsen Källa: Det europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi.

11 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/43 DET GEMENSAMMA FÖRETAGETS SVAR 14. Den nya beräkningen av de preliminära totala kostnaderna vid färdigställandet avseende de direkta utgifterna för Iterprojektets byggfas redovisades i det gemensamma företagets rapport 2015 till Europeiska unionens råd. Det bör dock understrykas att de preliminära siffrorna inte inbegriper något kontantbidrag till den internationella Iterorganisationen efter Det rådde osäkerhet kring hur stort kontantbidrag som behövde ges till den internationella Iterorganisationen, eftersom den sistnämnda fortfarande arbetade med att revidera Iters tidsplan och resursbehov, som vid den tidpunkten inte hade godkänts av Iterrådet. Under 2016 arbetade det gemensamma företaget nära med den internationella Iterorganisationen för att rikta resurserna mot verksamhet för att nå milstolpen med den första plasman. Samtidigt tog den internationella Iterorganisationen fram en ny tidsplan för en gradvis planering av Iters verksamhet. Tidsplanen granskades av en oberoende expertgrupp som utsågs av Iterrådet, och en uppdaterad Itertidsplan för förverkligandet av den första plasman i december 2025 antogs ad referendum ( 1 ) av Iterrådet i juni De preliminära totala kostnaderna vid färdigställandet avseende de direkta utgifterna för Iterprojektets byggfas är i stort sett oförändrade jämfört med de beräkningar som redovisades i december Tack vare det arbete som gjordes tillsammans med Iterorganisationen kommer man därför att med större säkerhet kunna fastställa kontantbidraget till den internationella Iterorganisationen efter Vidare har det gemensamma företaget uppskattat dess ungefärliga finansieringskrav för slutförandet av byggfasen och redovisade detta för styrelsen i juni Beräkningen justerades sedan inför Iterrådets möte i november Avslutningsvis utarbetar kommissionen för närvarande ett meddelande till rådet och Europaparlamentet om utvecklingen av Iterprojektet, där kommissionen begär att få veta vilken ståndpunkt Europeiska unionen kommer att inta vid Iterrådets möte i november Många av åtgärderna i Iters och det gemensamma företagets handlingsplaner för 2015 är specifika. Flera åtgärder handlar dock om kontinuerlig förbättring och är av fortlöpande karaktär. Fyra av de sex olika typerna av åtgärder i handlingsplanen för Iter 2015 har genomförts, och två är under genomförande. Det gemensamma företaget har reviderat åtgärdsplanen för 2015 mot bakgrund av de beslut som Iterrådet fattade i juni 2016, och bedömer att planen följs i det stora hela. På begäran av styrelsen håller dessutom det gemensamma företagets nya direktör på att ta fram en förbättringsplan som innehåller de delar av åtgärdsplanen för 2015 som fortfarande genomförs samt nya prioriteringar som har uppstått under 2016, däribland projektet om att finna den rätta vägen till den första plasman ( Straight Road to First Plasma ). 18. För att bedöma värdet på det pågående arbetet, jämför det gemensamma företaget de erhållna Iteranslagen med det beräknade anslagsvärdet. Det gemensamma företaget för diskussioner med den internationella Iterorganisationen för att man ska enas om en anslagsfördelning som är mer anpassad efter hur långt man har kommit i respektive upphandling. 19. Förseningarna i Iterprojektet har tvingat Iters parter att anta ett nytt grundscenario där projektet med den första plasman ska genomföras i december Förseningarna har direkt påverkat såväl enskilda åtaganden som betalningar inom det gemensamma företaget, där den slutliga genomförandegraden var procentuellt lägre än väntad i början av året. Om en mer realistisk tidsplan antas, kommer planeringen och genomförandet av budgeten att förbättras och bli mer förenlig med de milstolpar som det gemensamma företaget måste nå. 20. Ett centralt och enhetligt system för övervakning och kontroll av uppgifter Under 2015 informerades det gemensamma företagets styrelse om att ett informationssystem eventuellt skulle införas. Förberedande arbete gjordes de efterföljande månaderna för att bedöma den befintliga statusen på det gemensamma företagets informationssystem, uppgifternas kvalitet och processens utvecklingsgrad. I början av 2016, när den nya direktören tillträtt, gjordes en extern bedömning som inbegrep en konsekvensbedömning och en lönsamhetsanalys av flera olika alternativ. ( 1 ) Antagande ad referendum är ett godkännandeförfarande som förutsätter att motsvarande budget- och/eller finansmyndighet (budgetmyndigheten) godkänner de budgetmedel som krävs.

12 C 473/44 SV Europeiska unionens officiella tidning Det gemensamma företaget fick rådet att ett gradvist införande av lämpliga it-verktyg för kostnadshantering skulle vara mest lönsamt och medföra minst risker. En övergripande datamodell kommer att användas som bas vid integreringen av de olika it-tillämpningarna, för att genomföra de önskvärda förbättringarna av kostnadsplaneringen och kostnadskontrollen. Detta kommer att möjliggöra integrering av uppgifter från de befintliga modulerna när det gäller projekthantering, avvikelsestyrning, en databas för de preliminära totala kostnaderna vid färdigställandet och en tabell över anslagna medel avseende det gemensamma företagets olika projekt. Det gemensamma företaget har börjat genomföra dessa rekommendationer från den externa bedömningen. Contract Tracker Det gemensamma företaget har tagit fram en portal för att utbyta dokumentation med leverantörerna (Contract Tracker). Tack vare denna portal kan projektgruppen övervaka och kontrollera att leveranserna sker i enlighet med kontrakten. När portalen länkas samman med planeringsplattformen Primavera, kan milstolpar och övergripande framsteg inom projekten också övervakas. Tredje generationens system finns redan och tillämpas nu för alla nya kontrakt. År 2015 beslutade det gemensamma företaget även att ta fram ett verktyg för kontraktsrelaterade avvikelser och ändringar, för att administrera alla slags kontraktsmässiga förändringar. Detta verktyg utvecklades under 2015 och testades De två huvudmodulerna (avseende avvikelser gentemot leverantörer och leverantörsavvikelser) började användas i juli Verktyget för kontraktsrelaterade avvikelser och ändringar omfattar hela avvikelseprocessen, inbegripet införlivande av korrekta uppgifter om finansiell påverkan, verifiering av tillgängliga medel innan ett åtagande görs och anslutning till reservfondssystemet. Det är anslutet till Contract Tracker, så att det gemensamma företaget och leverantörerna kan se alla avvikelser och statusen för ett visst kontrakt. Resultatvärderingsmetod (Earned Value Management, EVM) För att bedöma värdet på det pågående arbetet, jämför det gemensamma företaget de erhållna Iteranslagen med det beräknade anslagsvärdet (se svaret på punkt 18). Internrevisioner Det gemensamma företaget genomförde alla handlingsplaner för internrevision i juni Detta lyckades tack vare att det gemensamma företagets ledning satte stort fokus på just detta område, vilket det gemensamma företagets revisionskommitté noterade i juni Rapporter från internrevisionsfunktionen Två granskningar av neutronstrålesystem och system för kryoanläggningar slutfördes i juni Revisionen av kontrakt på området kryoanläggningar och bränslecykler ledde till sju rekommendationer från internrevisionsfunktionen, varav sex antogs av det gemensamma företagets ledning (två mycket viktiga, två viktiga och två önskvärda). Revisionen av kontrakt på området neutronstrålesystem samt elektroncyklotronbaserad strömförsörjning och elektroncyklotronbaserade strömkällor ledde till 15 rekommendationer, varav 13 antogs av det gemensamma företagets ledning (fem mycket viktiga och åtta viktiga). Både rapporterna och respektive handlingsplan som föreslagits av det gemensamma företagets ledning diskuterades och välkomnades av revisionskommittén i juni Rapporter från tjänsten för internrevision Tjänsten för internrevision gjorde en andra uppföljning av sin begränsade granskning av förfarandet för en konkurrenspräglad dialog vid upphandlingen av anbudspartiet 03, för att granska de två åtgärder som inte hade genomförts vid den första uppföljningen. I sin slutrapport av den 15 juni 2016 konstaterade tjänsten för internrevision att med avseende på dessa två rekommendationer hade det gemensamma företaget nyligen tagit fram lämpliga åtgärder för att minska riskerna. Eftersom åtgärderna nyligen genomförts kunde tjänsten för internrevision inte bedöma effektiviteten men kommer att göra detta på nytt under den andra hälften av 2016, så att rekommendationerna genomförs. Tjänsten för internrevision har slutfört sin granskning av genomförandet av upphandlingar, där fältarbetet utfördes den första veckan i oktober Det gemensamma företaget mottog ett förhandsutkast till rapporten den 7 juni 2016, och slutmötet för att avsluta revisionen ägde rum den 8 juli i närvaro av det gemensamma företagets direktör. I det preliminära utkastet fanns inga avgörande rekommendationer. Riskhantering på företagsnivå Från och med juni 2016 när den sista uppdateringen gjordes och presenterades för det gemensamma företagets styrande organ, finns det bara tre mycket stora risker som övervakas noga av det gemensamma företagets högre chefer. Dessa tre risker minskas med hjälp av sju åtgärder. Vid uppdateringen i juni 2016 fastställde det gemensamma företaget fem nya åtgärder utöver de två befintliga åtgärderna som tar längre tid att genomföra än vad man först trodde. Det gemensamma företaget betonar att riskhantering på företagsnivå är en fortlöpande process och något som ingår i det gemensamma företagets kontrollsystem.

13 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/ Det gemensamma företaget vill minska andelen förhandlade förfaranden så mycket som möjligt. Den verksamhet som rör Iterprojektet är dock så pass högteknologisk och forskningsinriktad att det tyvärr är vanligt med begränsad konkurrens. Det gemensamma företaget har utnyttjat de flesta möjligheter som stod till buds för att öka konkurrensen och engagemanget inom industrin. Informationsutbyte när det gäller liknande nyskapande och högteknologiska gränsprojekt i Europa visar att det finns flera gemensamma nämnare och problem på detta område. Ett diskussionsforum inleddes med flera olika europeiska organisationer för att ta fram en gemensam strategi som maximerar avkastningen för samtliga aktörer. 22. Det gemensamma företaget anser att Europeiska revisionsrättens synpunkter på de utvalda upphandlingsförfarandena motiverar följande svar: Preliminära totala kostnader vid färdigställandet Det värde som angavs för kategorin tilldelade medel inbegrep inga oförutsedda kostnader för risker utan enbart tillämpningsområdet. EAC50 gjordes senare och där tar man hänsyn till vissa osäkerheter och risker som kan uppstå under genomförandet av kontraktet. Förseningar i ett upphandlingsförfarande Den tre månader långa förseningen orsakades främst av en utökad tidsfrist för inlämning av anbud och en förlängd period för förtydliganden avseende intresseanmälningar och anbud. Utebliven hänvisning till meddelandet om tilldelning av kontrakt på det gemensamma företagets webbplats Ett misstag gjordes när meddelandet om tilldelning av kontrakt offentliggjordes. Meddelandet om tilldelning av kontrakt offentliggjordes på vederbörligt sätt i Europeiska unionens officiella tidning, som är den rättsliga publiceringskanalen, medan webbplatsen utgör ett komplement till denna. 28. Det gemensamma företaget avser att införa dessa bestämmelser i sina genomförandebestämmelser, efter samråd med kommissionen, före slutet av Det gemensamma företagets arbetsförfaranden (strategier, processer, förfaranden osv.) har förändrats på grund av de nya kraven. 30. Det gemensamma företaget förbättrar ständigt sin interna kontroll genom att styra resurserna mot de Iter-leveranser som krävs för att nå milstolpen med den första plasman samtidigt som man håller budgettaket fram till Det gemensamma företaget vidtar också åtgärder för att optimera tilldelningen av personalresurser till prioriterade områden och för att i samarbete med Iterorganisationen frysa utformningar och gränssnitt i möjligaste mån, eftersom detta tidigare har varit den största kostnadsdrivande faktorn. Man håller på att ta fram ett kontrollsystem för projektkostnader för att bättre övervaka kostnadsutvecklingen och hantera alla kontraktsmässiga förändringar. Det gemensamma företaget har också stärkt övervakningen av projektutvecklingen och projektets förväntade resultat (uppnående av viktiga milstolpar, ett planenligt genomförande av budgeten osv.) genom inrättandet av en avdelning för projektledning, infrastruktur och kontroll samt införandet av månatliga projektledningsmöten. Avslutningsvis har ägar- och ansvarsstrukturen förbättrats ytterligare från oktober 2016 genom inrättandet av en ny avdelning för kommersiella och finansiella frågor. Den högsta ledningen kommer att stärkas. Vidare kommer ytterligare organisatoriska och förfarandemässiga effektivitetsåtgärder att vidtas de kommande månaderna. 32. Ett dokument om gemensam immateriell äganderätt (Single Intellectual Property, SIP) har antagits och tillämpats i flera månader. För att formalisera användningen av den gemensamma immateriella äganderätten, togs detta med som ett viktigt steg i alla nya upphandlingsförfaranden inom ramen för den nya budgetförordningen och dess tillämpningsföreskrifter, som reviderades och uppdaterades i april juni 2016.