RAPPORT. om årsredovisningen för det gemensamma företaget för biobaserade industrier för budgetåret 2015 med det gemensamma företagets svar

Transkript

1 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/7 RAPPORT om årsredovisningen för det gemensamma företaget för biobaserade industrier för budgetåret 2015 med det gemensamma företagets svar (2016/C 473/02) INNEHÅLL Punkt Sida INLEDNING INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN REVISIONSFÖRKLARING Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALT- NINGEN Presentationen av räkenskaperna Genomförandet av budgeten för Det gemensamma företaget BBI:s genomförande av den fleråriga budgeten inom Horisont ÖVRIGT Nyckelkontroller och övervakningssystem Strategi för bedrägeribekämpning UPPFÖLJNING AV TIDIGARE IAKTTAGELSER Övervakning och rapportering av forskningsprojektens resultat Intressekonflikter BILAGA

2 C 473/8 SV Europeiska unionens officiella tidning INLEDNING 1. Det gemensamma företaget för biobaserade industrier (BBI) ligger i Bryssel och inrättades i maj 2014 ( 1 ) för en period på tio år och började arbeta självständigt den 26 oktober Syftet med det gemensamma företaget BBI är att genomföra ett program för forskning och innovation i Europa som ska bedöma tillgången på förnybara biologiska resurser som kan användas för produktion av biobaserat material och på grundval av detta stödja upprättandet av hållbara biobaserade värdekedjor ( 2 ). Detta arbete bör bedrivas genom samarbete mellan intressenter längs hela de biobaserade värdekedjorna, inklusive primärproduktion och bearbetningsindustrier, varumärken, små och medelstora företag, forsknings- och teknikcentrum samt högskolor och universitet. 3. Det gemensamma företagets grundande medlemmar är Europeiska unionen (EU), företrädd av Europeiska kommissionen, och näringslivspartner företrädda av Bio-based Industries Consortium (BIC). 4. EU:s bidrag till det gemensamma företaget BBI för forskningsverksamhet och administrativa kostnader ( 3 ) ska uppgå till högst 975 miljoner euro som betalas från budgeten för Horisont 2020 ramprogrammet för forskning och innovation ( ) ( 4 ). Övriga medlemmar av det gemensamma företaget ska bidra med resurser på minst miljoner euro under den period som det gemensamma företaget är verksamt ( 5 ), inbegripet kontantbidrag på minst 182,5 miljoner euro, naturabidrag till kompletterade verksamhet ( 6 ) på minst miljoner euro och naturabidrag till det gemensamma företagets verksamhet ( 7 ). INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN 5. I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en granskning av transaktioner vid det gemensamma företaget och en bedömning av nyckelkontroller i systemen för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med relevanta revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. REVISIONSFÖRKLARING 6. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat a) årsredovisningen för det gemensamma företaget för biobaserade industrier, som består av räkenskaperna ( 8 ) och rapporterna om budgetgenomförandet ( 9 ) för det budgetår som slutade den 31 december 2015, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. ( 1 ) Rådets förordning (EU) nr 560/2014 av den 6 maj 2014 om bildande av det gemensamma företaget för biobaserade industrier (EUT L 169, , s. 130). ( 2 ) I bilagan sammanfattas det gemensamma företagets behörighet, verksamhet och tillgängliga resurser i informationssyfte. ( 3 ) De administrativa kostnaderna för det gemensamma företaget BBI får inte överstiga 58,5 miljoner euro och ska täckas genom finansiella bidrag som fördelas lika på årlig basis mellan unionen och övriga medlemmar. ( 4 ) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1291/2013 av den 11 december 2013 om inrättande av Horisont 2020 ramprogrammet för forskning och innovation ( ) och om upphävande av beslut nr 1982/2006/EG (EUT L 347, , s. 104). ( 5 ) Artikel 4.1 i förordning (EU) nr 560/2014. ( 6 ) I artikel 4.2 b i förordning (EU) nr 560/2014 anges att kompletterande verksamhet är naturabidrag till verksamhet som inte ingår i det gemensamma företagets arbetsplan och budget men som bidrar till att målen för BBI-initiativet uppnås. I linje med artikel 4.4 i samma förordning ska kostnaderna för kompletterande verksamhet styrkas av en oberoende extern revisor och inte granskas av det gemensamma företaget eller något annat unionsorgan. ( 7 ) Beloppet för naturabidrag till det gemensamma företagets verksamhet är beroende av de andra bidrag som kommer in. ( 8 ) Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av viktiga redovisningsprinciper och andra förklarande noter. ( 9 ) Här ingår rapporterna om budgetgenomförandet och en sammanfattning av budgetprinciperna och andra förklarande noter.

3 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/9 Ledningens ansvar 7. I enlighet med artiklarna 16 och 22 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 110/2014 ( 10 ) är det ledningen som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för det gemensamma företaget som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. a) I ledningens ansvar för det gemensamma företagets årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare ( 11 ) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Den verkställande direktören godkänner det gemensamma företagets årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning. b) Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt. Revisorns ansvar 8. Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet ( 12 ) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med Ifacs internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida det gemensamma företagets årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 9. Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna. 10. Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring. Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 11. Revisionsrätten anser att det gemensamma företagets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av det gemensamma företagets finansiella ställning per den 31 december 2015 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med det gemensamma företagets finansiella bestämmelser och de redovisningsbestämmelser som antagits av kommissionens räkenskapsförare. ( 10 ) EUT L 38, , s. 2. ( 11 ) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet Ifac eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB). ( 12 ) Artikel 47 i delegerade förordning (EU) nr 110/2014.

4 C 473/10 SV Europeiska unionens officiella tidning Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna 12. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för det gemensamma företagets årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2015 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. 13. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN Presentationen av räkenskaperna 14. Senast den 31 januari varje år ska andra medlemmar än unionen i det gemensamma företaget till styrelsen rapportera värdet på de naturabidrag som de lämnat under varje föregående budgetår ( 13 ). Baserat på denna information, och i enlighet med kommissionens anvisningar till det gemensamma företaget, ska medlemmarnas naturabidrag bokföras i det gemensamma företagets räkenskaper. 15. När de slutliga räkenskaperna upprättades hade det gemensamma företaget inte fått de nödvändiga rapporterna från sina medlemmar. Det totala belopp för naturabidrag 2015 som bokförts i räkenskaperna bygger därför på det gemensamma företagets uppskattningar av medlemmarnas kostnader fram till slutet av 2015 ( 14 ). 16. Den årsredovisning som det gemensamma företaget BBI har lämnat innehåller varken en sammanställning över resultatet av budgetgenomförandet eller en avstämning mot resultaträkningen. Sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet offentliggörs i det gemensamma företagets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för 2015 ( 15 ), men informationen är mindre detaljerad än den som de flesta andra gemensamma företag redovisar, vilket visar att kommissionen behöver utfärda tydliga riktlinjer för de gemensamma företagens budgetrapportering. Genomförandet av budgeten för Den slutliga budget för 2015 som fanns tillgänglig för genomförande omfattade åtagandebemyndiganden på 209,4 miljoner euro och betalningsbemyndiganden på 21,1 miljoner euro. Utnyttjandegraderna för åtagande- och betalningsbemyndiganden var 87 respektive 89 % ( 16 ). 18. De totala driftsåtagandena under 2015 (180,4 miljoner euro) gjordes på global nivå och gällde två ansökningsomgångar under 2015 där tilldelningsförfarandena pågick den 31 december Det gemensamma företaget BBI:s genomförande av den fleråriga budgeten inom Horisont Av de totala anslagen på 975 miljoner euro för driftsverksamhet och administration som ska finansieras av EU hade det gemensamma företaget den 31 december 2015 gjort driftsåtaganden på 230 miljoner euro (23,6 %). I beloppet ingår 17,7 miljoner euro i förfinansiering som kommissionen betalade innan det gemensamma företaget blev ekonomiskt självbestämmande i oktober EU:s kontantbidrag till det gemensamma företagets administrativa kostnader uppgick till 0,8 miljoner euro. 20. Av de totala anslagen på 975 miljoner euro ( 17 ) för de övriga medlemmarnas naturabidrag och kontantbidrag som ska täcka driftsverksamhet hade inga belopp rapporterats av medlemmarna till det gemensamma företaget den 31 december Det gemensamma företaget BBI bokförde ett uppskattat belopp på 3,5 miljoner euro i naturabidrag och 0,3 miljoner euro i kontantbidrag ( 18 ) i räkenskaperna för 2015 till driftsverksamhet. Övriga medlemmars kontantbidrag till det gemensamma företagets administrativa kostnader uppgick till 0,8 miljoner euro. ( 13 ) Artiklarna 4.3 och 4.4 i förordning (EU) nr 560/2014. ( 14 ) Det belopp för naturabidrag som bygger på uppskattningar är 3,5 miljoner euro. Det gemensamma företaget använde den mest korrekta information som var tillgänglig för att beräkna de uppskattade naturabidragen, men detta belopp har inte styrkts av oberoende externa revisorer (artikel 4.4 i förordning (EU) nr 560/2014) och inte heller godkänts av det gemensamma företagets verkställande direktör. ( 15 ) Rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen 2015, s. 17. ( 16 ) I räkenskaperna för 2015 anges en genomförandegrad för betalningar på endast 2 % från det datum som det gemensamma företaget blev ekonomiskt självbestämmande. Men för hela budgetåret 2015 är genomförandegraden för betalningar 89 %. Kapitel 3 i rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för 2015 från det gemensamma företaget BBI innehåller en detaljerad översikt över budgetgenomförandet. ( 17 ) 792,5 miljoner euro i naturabidrag och 182,5 miljoner i kontantbidrag. ( 18 ) Finansiellt bidrag till driftskostnader från andra medlemmar än unionen i enlighet med artikel 12.3 a och 12.4 i bilagan till förordning (EU) nr 560/2014.

5 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/11 ÖVRIGT Nyckelkontroller och övervakningssystem 21. Det gemensamma företaget BBI har infört förfaranden för förhandskontroll som bygger på finansiella och operativa skrivbordsgranskningar och håller på att ta fram ett program för efterhandsrevisioner hos stödmottagare som ska börja tillämpas från 2017 ( 19 ). Kontrollerna är nyckelverktyg för att bedöma lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna, bland annat kontantbidragen och naturabidragen till det gemensamma företaget från andra medlemmar än EU. Strategi för bedrägeribekämpning 22. Enligt artikel 12 i det gemensamma företagets finansiella regler ska budgeten följa reglerna om en ändamålsenlig och effektiv internkontroll som inbegriper åtgärder för att förhindra eller upptäcka, rätta och följa upp bedrägerier och oriktigheter. 23. Efter det att kommissionen hade antagit en strategi för bedrägeribekämpning i juni 2011 antogs den första gemensamma bedrägeribekämpningsstrategin för forskningsområdet i juli Den uppdaterades i mars 2015 med hänsyn till ändringar som infördes med Horisont 2020 ( 20 ). I bedrägeribekämpningsstrategin för forskningsområdet ingår en åtgärdsplan som de gemensamma forskningsföretagen ska genomföra. 24. Det gemensamma företaget BBI har redan internkontrollrutiner som ska ge rimlig säkerhet om att bedrägerier och oriktigheter förhindras och upptäcks (förhandskontroller av betalningar, en policy för intressekonflikter och planerade efterhandsrevisioner hos slutliga bidragsmottagare). Det gemensamma företaget genomför åtgärderna i åtgärdsplanen, till exempel använder det kommissionens databaser för att identifiera uteslutna organisationer eller potentiell dubbelfinansiering ( 21 ), i enlighet med den överenskomna tidtabellen. UPPFÖLJNING AV TIDIGARE IAKTTAGELSER Övervakning och rapportering av forskningsprojektens resultat 25. I enlighet med reglerna för Horisont 2020 ( 22 ) redovisade det gemensamma företaget BBI information om specifika indikatorer för forskningsresultat i sin årliga verksamhetsrapport (resultatindikatorer och indikatorer för övervakning av övergripande frågor) ( 23 ). För 2015 redovisades dock få detaljer eftersom de första BBI-projekten befann sig i inledningsskedet. Intressekonflikter 26. I juli 2015 utfärdade kommissionen riktlinjer för regler om intressekonflikter till de gemensamma företagen med en gemensam mall för försäkran om att det inte föreligger några intressekonflikter, som det gemensamma företaget bör införliva i sina förfaranden. Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Baudilio TOMÉ MUGURUZA som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 18 oktober För revisionsrätten Klaus-Heiner LEHNE Ordförande ( 19 ) Se s. 40 i den årliga verksamhetsrapporten 2015 för det gemensamma företaget BBI. Den revisionsmetod som ska användas för Horisont 2020-projekt anges i den gemensamma strategin för efterhandsrevision av Horisont Efterhandsrevisioner av projekt som finansieras av det gemensamma företaget inom Horisont 2020 kommer att inledas under ( 20 ) Till exempel inrättandet av ett gemensamt supportcentrum med en centraliserad revisionsavdelning och enhetliga affärsprocesser för EU:s forskningsorgan. ( 21 ) I denna åtgärd ingår även att bedöma användningen av finansieringskällor utanför EU för att förhindra dubbelfinansiering. ( 22 ) Artikel 31 i förordning (EU) nr 1291/2013 och bilaga II till rådets beslut 2013/743/EU (EUT L 347, , s. 965). ( 23 ) Det gemensamma företaget BBI:s årliga verksamhetsrapport, avsnitt 1.3.1, s och bilaga 12, s

6 C 473/12 SV Europeiska unionens officiella tidning BILAGA Det gemensamma företaget för biobaserade industrier (Bryssel) Behörighet och verksamhet Unionens behörighetsområden enligt fördraget (artiklarna 187 och 188 i EUFfördraget) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1291/2013 av den 11 december 2013 om inrättande av Horisont 2020 ramprogrammet för forskning och innovation ( ) och särskilt del III av beslut 2013/743/EU. Horisont 2020 syftar till att åstadkomma större inverkan när det gäller forskning och innovation genom att man kombinerar medel från Horisont 2020 och den privata sektorn i offentlig privata partnerskap på nyckelområden där forskning och innovation kan bidra till unionens bredare mål avseende konkurrenskraft, att stimulera privata investeringar och att hantera samhälleliga utmaningar. Rådets förordning (EU) nr 560/2014 av den 6 maj 2014 om bildande av det gemensamma företaget för biobaserade industrier. Det gemensamma företagets behörighet (rådets förordning (EU) nr 560/ 2014) Uppdrag: i enlighet med reglerna för Horisont 2020 genomföra den strategiska innovations- och forskningsagenda som näringslivet har tagit fram Det gemensamma företaget BBI organiserar ansökningsomgångar för att stödja forskning, demonstration och spridningsinsatser och möjliggör samarbete mellan intressenter längs hela värdekedjan, som inbegriper primärproduktion av biomassa, bearbetningsindustri och slutlig användning. Det ansvarar särskilt för att utarbeta en årlig arbetsplan för samordning, att bidra till översynen av den strategiska innovations- och forskningsagendan och de centrala resultatindikatorerna, att förvalta ansökningsomgångar, att utvärdera projekt, att förvalta processen för bidragsöverenskommelser, att förvalta projekt under hela livscykeln, kommunikation, spridning och hantering av intressenter, att stödja politikutvecklingen. Mål: utveckla hållbara och konkurrenskraftiga biobaserade industrier i Europa, som bygger på avancerade bioraffinaderier som använder sin biomassa på ett hållbart sätt, och framför allt följande: 1. Demonstrera ny teknik som använder europeisk biomassa och som möjliggör nya kemiska byggstenar, nya material och nya konsumentprodukter från europeisk biomassa 2. Utveckla affärsmodeller som integrerar ekonomiska aktörer i hela värdekedjan 3. Starta flaggskeppsbioraffinaderier som använder teknik och företagsmodeller

7 SV Europeiska unionens officiella tidning C 473/13 Organisation Medel till det gemensamma företagets förfogande 2015 Verksamhet och tjänster 2015 Det gemensamma företaget BBI:s styrande organ är i) styrelsen, ii) verkställande direktören, iii) vetenskapliga kommittén, iv) gruppen med staternas företrädare. i) Styrelsen ska bestå av fem företrädare för kommissionen på unionens vägnar och fem företrädare för andra medlemmar än unionen, av vilka minst en ska företräda små och medelstora företag. Styrelsen har det övergripande ansvaret för det gemensamma företaget BBI:s strategiska inriktning och drift och ska övervaka genomförandet av dess verksamhet. ii) Den verkställande direktören ska vara högsta chef med ansvar för den dagliga ledningen av det gemensamma företaget BBI i enlighet med styrelsens beslut. Den verkställande direktören ska vara det gemensamma företaget BBI:s juridiska företrädare och ska vara ansvarig inför styrelsen. Den verkställande direktören får stöd av ett programkontor som består av anställda vid det gemensamma företaget BBI. iii) och iv) Vetenskapliga kommittén och gruppen med staternas företrädare ska vara rådgivande organ till det gemensamma företaget BBI. Budget euro för åtaganden euro för betalningar Personalstyrka den 31 december tjänster i tjänsteförteckningen (tillfälligt anställda och kontraktsanställda), varav 13 tjänster var tillsatta och gällde uppgifter inom verksamheten (7), administrativa uppgifter (2) och blandade uppgifter (4). Se det gemensamma företaget BBI:s årliga verksamhetsrapport för 2015 på webbplatsen Källa: Uppgifter från det gemensamma företaget för biobaserade industrier.

8 C 473/14 SV Europeiska unionens officiella tidning DET GEMENSAMMA FÖRETAGETS SVAR Det gemensamma företaget har tagit del av revisionsrättens rapport.