Rapport om årsredovisningen för Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar för budgetåret 2014

Transkript

1 Rapport om årsredovisningen för Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar för budgetåret 2014 med centrumets svar 12, rue Alcide De Gasperi - L Luxembourg T (+352) E eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INLEDNING 1. Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar (nedan kallat centrumet) ligger i Stockholm och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 851/ Centrumets viktigaste uppgifter är att samla in och sprida data om förebyggande och kontroll av sjukdomar hos människor och att avge vetenskapliga yttranden i denna fråga. Det ska också samordna det europeiska nätverket av organ som arbetar inom detta område 2. INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN 2. I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i centrumets system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. REVISIONSFÖRKLARING 3. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat a) centrumets årsredovisning, som består av räkenskaperna 3 och rapporterna om budgetgenomförandet 4 för det budgetår som slutade den 31 december 2014, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna EUT L 142, , s. 1. I bilaga II sammanfattas centrumets behörighet och verksamhet i informationssyfte. Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter. Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

3 3 Ledningens ansvar 4. Ledningen har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för centrumet som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta 5. a) I ledningens ansvar för centrumets årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare 6 och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner centrumets årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av centrumets finansiella ställning. b) Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt. Revisorns ansvar 5. Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet 7 om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, , s. 42). De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB). Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

4 4 (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida centrumets årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 6. Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna. När revisionsrätten upprättade denna rapport och revisionsförklaring beaktade den det revisionsarbete som den oberoende externa revisorn gjort avseende centrumets räkenskaper i enlighet med artikel i EU:s budgetförordning Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring. Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 8. Revisionsrätten anser att centrumets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av centrumets finansiella ställning per den 31 december 2014 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i centrumets budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare. 8 Europaparlamentets och rådets (EU, Euratom) förordning nr 966/2012 (EUT L 298, , s. 1).

5 5 Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna 9. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2014 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. 10. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN 11. Det övergripande budgetgenomförandet var högt 99 % (92 % 2013). Överföringarna av gjorda åtaganden var också relativt stora och uppgick till 1,6 miljoner euro eller 25 % inom avdelning II administrativa utgifter (2013: 1,7 miljoner euro eller 26 %) och 8,1 miljoner euro eller 49 % inom avdelning III driftsutgifter (2013: 7,9 miljoner euro eller 44 % ). Överföringarna inom avdelning II gällde främst den planerade upphandlingen av hårdvara och mjukvara för it (1 miljon euro) under den andra halvan av 2014, som inte ska betalas förrän Inom avdelning III gällde överföringarna fleråriga projekt (4,7 miljoner euro), IKT som stöd till driftsverksamheter (1,6 miljoner euro), för vilka verksamheterna genomfördes och betalades enligt driftsbehoven, och experter (1,2 miljoner euro) som anlitades för att anordna möten under 2014 och som ännu inte hade fakturerats vid årets slut och möten under det första kvartalet UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER 12. En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I. Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 september För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA ordförande

6 1 Bilaga I Uppföljning av tidigare års kommentarer År Revisionsrättens kommentar Under 2012 gav centrumet bidrag till forskningsinstitutioner och enskilda. De totala bidragen uppgick till euro, vilket motsvarar 1,4 % av driftsutgifterna för De förhandskontroller som centrumet gör innan det betalar ut ersättning för kostnader som stödmottagare begärt ersättning för består i en skrivbordsanalys av ersättningsanspråk och delvis också av revisionsintyg som utfärdats av oberoende revisionsfirmor som anlitats av stödmottagaren. Centrumet får oftast inga underlag från stödmottagarna som styrker att kostnaderna som de begärt ersättning för är stödberättigande och exakta. För att förbättra kontrollen har centrumet antagit en strategi för efterhandskontroll som planerades att införas under Emellertid försenades centrumets utnyttjande av ett interinstitutionellt kontrakt om revision med tio månader, och när revisionen gjordes hade inga efterhandskontroller av utgifter för bidrag 2012 ännu gjorts. För de transaktioner som revisionsrätten granskade skaffade centrumet för revisionsrättens räkning fram styrkande handlingar som gav rimlig säkerhet om transaktionernas laglighet och korrekthet. Centrumet har visserligen förbättrat sin förvaltning av upphandlingsförfaranden men i ett förfarande som inleddes 2013 var informationen i meddelandet om upphandling och i förfrågningsunderlaget motstridig, vilket kan ha påverkat konkurrensen och förfarandets resultat. Betalningarna under 2013 inom det aktuella ramkontraktet och de två berörda specifika kontrakten uppgick till euro. Efter revisionsrättens granskning vidtog centrumet genast korrigerande åtgärder och ramkontraktet sades upp. Det övergripande budgetgenomförandet var relativt lågt (92 %). Anslag för 2013 hade förfallit under alla budgetrubriker. Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/pågår/har inte genomförts/e.t.) Pågår Har genomförts e.t.

7 2 År Revisionsrättens kommentar Överföringarna av gjorda åtaganden var relativt stora och uppgick till euro (26 %) för avdelning II (administrativa utgifter) och euro (44 %) för avdelning III (driftsutgifter). För avdelning II gällde överföringarna främst upphandling av hård- och mjukvara för it ( euro) och den pågående externa utvärderingen av centrumet ( euro). För avdelning III gällde överföringarna av anslag som man hade gjort åtaganden för främst fleråriga projekt ( euro) och it-poster för stöd till operativa åtgärder ( euro) för vilka åtgärder genomfördes och betalningar gjordes i enlighet med operativa behov. Dock noterades brister avseende planeringen och genomförandet av budgeten för operativa sammanträden, vilket främst berodde på att centrumet hade överskattat antalet deltagare och flyg- och hotellkostnaderna. För dessa budgetposter förföll 29 % av anslagen för 2013 ( euro) och 59 % av överföringarna från 2012 ( euro). Dessutom fördes 38 % av anslag som man hade gjort åtaganden för 2013 för operativa sammanträden över till 2014 ( euro). Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/pågår/har inte genomförts/e.t.) e.t. e.t. e.t.

8 1 Bilaga II Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar (Stockholm) Behörighet och verksamhet Unionens behörighetsområden enligt fördraget (artikel 168 i EUFfördraget) Centrumets behörighet (Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 851/2004) Organisation En hög hälsoskyddsnivå för människor ska säkerställas vid utformning och genomförande av all unionspolitik och alla unionsåtgärder. Unionens insatser, som ska komplettera den nationella politiken, ska inriktas på att förbättra folkhälsan, förebygga ohälsa och sjukdomar hos människor och undanröja faror för den fysiska och mentala hälsan. Sådana insatser ska innefatta kamp mot de stora folksjukdomarna genom att främja forskning om deras orsaker, hur de överförs och hur de kan förebyggas samt hälsoupplysning och hälsoundervisning, liksom övervakning av, tidig varning för och bekämpning av allvarliga gränsöverskridande hot mot människors hälsa. Mål Öka Europas försvar mot smittsamma sjukdomar, i synnerhet identifiera, bedöma och informera om befintliga och uppkommande risker för människors hälsa som följer av smittsamma sjukdomar. I detta syfte ska centrumet driva de särskilda övervakningsnätverken, avge vetenskapliga yttranden, driva systemet för tidig varning och reaktion (EWRS) samt ge vetenskapligt och tekniskt bistånd och utbildning. Uppgifter Driva särskilda övervakningsnätverk för sjukdomar och öka nätverksarbetet. Centrumet har en särskild roll när det gäller insamling, validering, analys och spridning av information. Lämna auktoritativa expertråd samt vetenskapliga yttranden och undersökningar om smittsamma sjukdomar. Driva systemet för tidig varning och reaktion. Ta fram förfaranden för att kartlägga nya hälsorisker. Stärka medlemsstaternas kapacitet när det gäller beredskapsplanering och utbildning. Informera allmänheten och berörda parter om sitt arbete. Styrelsen Sammansättning Varje medlemsstat utser en ledamot, Europaparlamentet utser två ledamöter och kommissionen tre företrädare. Uppgifter Styrelsen antar centrumets årliga arbetsprogram och budget och övervakar genomförandet av dem.

9 2 Direktör Utses av styrelsen på grundval av en förteckning över sökande som kommissionen lägger fram. Rådgivande grupp Sammansättning En företrädare för varje medlemsstat och tre företrädare för kommissionen utan rösträtt. Uppgifter Gruppen ska säkerställa arbetets vetenskapliga kompetens och det vetenskapliga oberoendet i centrumets verksamhet och yttranden. Extern revision Europeiska revisionsrätten. Intern revision Europeiska kommissionens tjänst för internrevision. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rådets rekommendation. Medel till centrumets förfogande 2014 (2013) Produkter och tjänster 2014 (2013) Slutlig budget 60,4 (58,3) miljoner euro Personalstyrka den 31 december 2014 Tjänster enligt tjänsteförteckningen: 194 (198), varav tillsatta: 183 (190). Övriga tjänster: 92 (95). Totalt: 275 (285), varav anställda med uppgifter inom verksamheten: 213 (186), administrativa uppgifter och stöduppgifter: 63 (99). 44 (42) hälsohot identifierades och övervakades med hjälp av databasen över hot om smittsamma sjukdomar (Threat Tracking Tool, TTT). Uppgiften gäller nya hot 2014, som finns utöver de hot som övervakas varannan vecka, månatligen och säsongsvis. 52 (52) veckorapporter om hot om smittsamma sjukdomar skickades till 614 (400) mottagare. Rapportena läggs även ut på centrumets webbplats varje vecka och den hade mer än besök 2014 (8 000 besök 2013). Stöd till epidemiologisk omvärldsbevakning i samband med 2 (2) evenemang med stor publik. 3 (3) hotbildsbedömningar, 26 (12) nya snabba hotbildsbedömningar och 13 (9) uppdateringar av snabba hotbildsbedömningar gjordes. 1 (1) simuleringsövning genomfördes för att testa och förbättra beredskapen och reaktionen vid smittsamma sjukdomar. 115 (117) epidemiologer fick handledning under EPIET-utbildningen (det europeiska utbildningsprogrammet för epidemiologer på fältet) och EUPHEM-utbildningen (det europeiska folkhälsoutbildningsprogrammet för mikrobiologi). 102 (112) folkhälsoexperter från 26 EU-/EES-länder, tre kandidatländer (Albanien, Bosnien och Hercegovina och f.d. jugoslaviska republiken

10 3 Makedonien) och sju tredjeländer (Kanada, Egypten, Jordanien, Libanon, Palestina, Schweiz och Ukraina) deltog i centrumets korta utbildningsmoduler ( ) besök gjordes på centrumets webbportal. 209 (216) vetenskapliga artiklar publicerades. Påverkansfaktor efter fem år: 5,09 (5,46) Sjunde Europeiska antibiotikadagen anordnades den 18 november med mer än 40 deltagande länder. Centrumet samarbetade med sina partner i andra regioner i världen och arbetade under denna vecka för att öka medvetenheten om vikten av försiktig användning av antibiotika i USA, Kanada, Australien och Nya Zeeland. 17,4 (16,3) miljoner unika registreringar har gjorts i Tessy-databaserna som har (1 492) aktiva användare från 58 (57) länder. Den epidemiologiska årsrapporten offentliggjordes. Centrumet lanserade Surveillance Atlas of Infectious Diseases (övervakningsatlas över smittsamma sjukdomar), ett webbaserat verktyg som gör övervakningsdata på EU-nivå tillgängliga i ett interaktivt format. I slutet av 2014 publicerade centrumet data på EU-nivå och en del internationella data om fyra sjukdomar via atlasen. 16 (18) övervakningsrapporter offentliggjordes, bl.a. om tuberkulos och årsrapporterna om HIV/AIDS och antimikrobioresistens. 41 (41) veckovisa influensabulletiner/influensaövervakningsöversikter publicerades under (89) vetenskapliga utlåtanden utarbetades på begäran av berörda parter. Åttonde ESCAIDE-konferensen (europeiska vetenskapliga konferensen om tillämpad epidemiologi) anordnades den 5 7 november 2014 i Stockholm med 608 (550) deltagare. Den vetenskapliga veckotidskriften Eurosurveillance, som fick en påverkansfaktor på 4,65 (5,49) 2014, gör att Eurosurveillance fortsätter att vara bland de tio främsta tidskrifterna i kategorin infektionssjukdomar. Slutlig rapport från den andra oberoende externa utvärderingen av centrumet. Centrumet spelade en viktig roll i stödet till EU:s och det internationella samfundets reaktion på ebolaepidemin; bland annat skickades personal från centrumet till Guinea. Den första årliga enkäten bland intressenter genomfördes. Källa: Bilagan har tillhandahållits av centrumet

11 European Centre for Disease Prevention and Control CENTRUMETS SVAR 11. Vi välkomnar revisionsrättens kommentar om det höga budgetgenomförandet (99 procent) och dess riktiga iakttagelse om att de relativt stora överföringarna motiveras av driftsbehoven. ECDC_SV