Rapport om årsredovisningen för Europeiska järnvägsbyrån för budgetåret med byråns svar

Transkript

1 Rapport om årsredovisningen för Europeiska järnvägsbyrån för budgetåret 2014 med byråns svar 12, rue Alcide De Gasperi - L Luxembourg T (+352) E eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INLEDNING 1. Europeiska järnvägsbyrån (nedan kallad byrån) ligger i Lille och Valenciennes och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 881/ Byrån har till uppgift att öka driftskompatibiliteten mellan olika järnvägssystem och att lägga fast en gemensam inriktning för säkerhet för att bidra till upprättandet av en mer konkurrenskraftig europeisk järnvägssektor med en hög säkerhetsnivå 2. INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN 2. I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. REVISIONSFÖRKLARING 3. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat a) byråns årsredovisning, som består av räkenskaperna 3 och rapporterna om budgetgenomförandet 4 för det budgetår som slutade den 31 december 2014, b) lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna. Ledningens ansvar 4. Ledningen har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för byrån som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta EUT L 220, , s. 3. I bilaga II sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte. Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter. Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

3 3 a) I ledningens ansvar för byråns årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare 6 och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner byråns årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av byråns finansiella ställning. b) Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt. Revisorns ansvar 5. Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet 7 om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida byråns årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, , s. 42). De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB). Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

4 4 6. Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna. När revisionsrätten upprättade denna rapport och revisionsförklaring beaktade den det revisionsarbete som den oberoende externa revisorn utfört avseende byråns räkenskaper i enlighet med artikel i EU:s budgetförordning Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring. Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 8. Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2014 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare. Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna 9. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2014 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. 10. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. 8 Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 298, , s. 1).

5 5 KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN 11. Den övergripande andelen gjorda åtaganden var stor 97 %. Andelen gjorda åtaganden som fördes över var också stor för driftsbudgeten (avdelning III) 2,2 miljoner euro, eller 37,7 % (2013: 1,6 miljoner euro, eller 25 %) på grund av försenade operativa projekt (säkerhet och det europeiska trafikstyrningssystemet för tåg, ERTMS) och försenade itprojekt. Det strider mot principen om budgetens ettårighet. ÖVRIGA KOMMENTARER 12. När ett multipelt ramkontrakt om uppföljning av ERTMS-projektet genomfördes återupptog byrån ett urvalsförfarande för tilldelningen av ett specifikt kontrakt. Men på grund av att kvalitetens viktningsvärde och det maximala kontraktsvärdet fastställdes alltför högt i det återupptagna anbudsförfarandet låg de finansiella anbuden nära det maximala kontraktsvärdet. Detta strider mot syftet med att återuppta ett urvalsförfarande, dvs. att uppnå priskonkurrens. UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER 13. En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I. Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 september För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA ordförande

6 1 Bilaga I Uppföljning av tidigare års kommentarer År Revisionsrättens kommentar Järnvägsbyråns inrättandeförordning anger maximigränser för anställningsperioden för tillfälligt anställda som byrån rekryterar bland anställda i järnvägssektorn. Enligt de bestämmelserna kommer byrån att behöva ersätta hälften av sin operativa personal under perioden , vilket kan leda till större avbrott i byråns operativa verksamhet 1. Byråns rekryteringsförfaranden behöver förbättras om full insyn och likabehandling av kandidater ska kunna garanteras. Till exempel innehöll inte meddelandena om lediga tjänster någon information om minimikravet för antal år postgymnasial utbildning eller universitetsutbildning trots att det sedan användes som urvalskriterium. Godkännandekraven för intervjuer och reservlistor, poängsättning för urvalskriterier, frågorna till de muntliga och skriftliga proven samt viktningen mellan de skriftliga och muntliga proven fastställdes inte innan byrån gick igenom ansökningarna. Byrån efterlever inte sin norm för internkontroll om kontinuitet; det saknas godkända kontinuitetsoch katastrofplaner för it. Exaktheten i och dokumentationen av den information som används i byråns upphandlingsförfaranden kan förbättras. Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/pågår/har inte genomförts/e.t.) Pågår Pågår Har genomförts Har genomförts

7 2 År 2013 Revisionsrättens kommentar Enligt byråns inrättandeförordning 1 ska personalen bestå av tillfälligt anställda som byrån rekryterat för en tid på högst fem år bland anställda i sektorn på grundval av deras meriter och erfarenheter när det gäller järnvägssäkerhet och driftskompatibilitet, tjänstemän som avdelats eller utstationerats av kommissionen eller medlemsstaterna i högst fem år, och övriga anställda som ska utföra handläggar- eller sekreteraruppgifter. Vid utgången av 2013 arbetade 136 tillfälligt anställda för byrån. Inrättandeförordningen föreskriver även att under byråns första tio verksamhetsår får den föreskrivna femårsperioden förlängas med en ny period på högst tre år, om det är nödvändigt för att garantera byråns kontinuerliga tjänster. Byrån använde det alternativet standardmässigt fram till mitten av Under perioden september 2013 till mars 2014 återanställde byrån dessutom fyra tillfälligt anställda (för en åttaårsperiod) vilkas kontrakt med byrån hade avslutats 2013 efter den maximala åttaårsperioden. År 2013 antog byrån ett nytt beslut i överenskommelse med sin styrelse och kommissionen enligt vilket tillfälligt anställda kan få tillsvidarekontrakt. Förslaget till en omarbetad inrättandeförordning för byrån innehåller liknande bestämmelser men det är oklart om och när den kommer att antas av parlamentet och rådet. Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/pågår/har inte genomförts/e.t.) Pågår

8 3 År Revisionsrättens kommentar Byrån ligger i Lille och Valenciennes. Såsom revisionsrätten angav i sin särskilda årsrapport för budgetåret 2006 är det troligt att kostnaderna kan minskas om all verksamhet koncentreras till en plats. Det kan även göra det lättare att träffa ett heltäckande avtal om byråns säte med värdmedlemsstaten och på så sätt förtydliga enligt vilka villkor byrån och dess personal arbetar. Artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 881/2004 (EUT L 164, , s. 1). Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/pågår/har inte genomförts/e.t.) Pågår

9 1 Bilaga II Europeiska järnvägsbyrån (Lille/Valenciennes) Behörighet och verksamhet Unionens behörighetsområde enligt fördraget (artikel 91.1 i EUFfördraget) Byråns behörighet (Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 881/2004) För att genomföra artikel 90 och med beaktande av transportfrågornas särskilda karaktär ska Europaparlamentet och rådet i enlighet med det ordinarie lagstiftningsförfarandet och efter att ha hört Ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén fastställa a) gemensamma regler för internationella transporter till eller från en medlemsstats territorium eller genom en eller flera medlemsstaters territorier, b) de villkor under vilka utomlands hemmahörande transportföretag får utföra transporter i en medlemsstat, c) åtgärder för att förbättra transportsäkerheten, d) alla andra lämpliga bestämmelser. Mål Byrån ska bistå med sakkunskap i tekniska frågor till genomförandet av en unionslagstiftning som syftar till att förbättra järnvägssystemens konkurrenskraft, lägga fast en gemensam inriktning för arbetet med säkerheten inom det europeiska järnvägssystemet, för att bidra till upprättandet av ett europeiskt järnvägsområde utan gränser och att garantera en hög säkerhetsnivå. Uppgifter 1. Lämna rekommendationer till kommissionen om gemensamma metoder och gemensamma mål inom säkerhetsområdet i enlighet med direktivet om säkerhet på gemenskapens järnvägar (2004/49/EG), säkerhetsintyg och åtgärder på säkerhetsområdet, utarbetandet av tekniska specifikationer för driftskompatibilitet, yrkeskunskaper, registrering av rullande materiel. 2. Avge yttranden om nationella säkerhetsbestämmelser, kontroll av kvaliteten på det arbete som de anmälda organen utför, driftskompatibiliteten hos det transeuropeiska nätet. 3. Samordning av nationella organ Samordning av nationella säkerhetsmyndigheter och nationella utredningsorgan (såsom beskrivs i artiklarna 17 och 21 i direktiv 2004/49/EG). 4. Publikationer och databaser

10 2 Rapport om säkerhetsnivån (vartannat år). Lägesrapport om utvecklingen beträffande driftskompabilitet (vartannat år). Offentlig databas för säkerhetsdokument. Offentligt register över handlingar om driftskompabilitet. Organisation Medel till byråns förfogande 2014 (2013) Produkter och tjänster 2014 Styrelse Består av en företrädare för varje medlemsstat, fyra företrädare för kommissionen och sex företrädare utan rösträtt för de berörda yrkessektorerna. Direktör Utnämns av styrelsen på förslag av kommissionen. Extern revision Europeiska revisionsrätten. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rådets rekommendation. Budget 25,7 (25,8) miljoner euro Personalstyrka den 31 december 2014 Tjänster enligt tjänsteförteckningen: 140 (143). Antal tillsatta tjänster den 31 december 2014: 132 (135). Övrig personal: 19 (15). Personalstyrka totalt: (150), varav anställda med uppgifter inom verksamheten: 117 (116), administrativa uppgifter: 34 (34). Utveckling av en programplan med etappmål för framtagning av ett gemensamt säkerhetsintyg. Övervakning av den rapport om säkerhetsnivån som ges ut vartannat år. Utvärdering av införlivandet av direktivet om säkerhet. Nationella tillsynsmyndigheters revisioner. Nationella utredningsorgans bedömningar. Utarbetande av en rekommendation om en omarbetad gemensam säkerhetsmetod för bedömning av gemensamma säkerhetsmål och nationella referensvärden. Årlig rapport om de gemensamma säkerhetsmålen. Pilotprojekt för en ny matris för kontroll av säkerheten. Översyn av den nuvarande ramen för de nationella tillsynsmyndigheternas bedömning och övervakning. Genomförande av tekniska specifikationer för driftskompatibilitet med utökad geografisk räckvidd och vägledning, stöd och råd till järnvägssektorn och medlemsstaterna när de inför telematikapplikationerna för tekniska specifikationer för driftskompatibilitet. Översyn av de tekniska specifikationerna för driftskompatibilitet avseende funktionshindrade.

11 3 Avslutning av öppna punkter. Källa: Bilagan har tillhandahållits av byrån. Utveckling av databasen för referensdokument. Underlättande av försök med en enda kontaktpunkt för godkännanden. Underlättande av övergången till det fjärde järnvägspaketet. Uppföljning av utveckling, test och genomförande av ERTMS. Utarbetande av färdplan för att möjliggöra driftlednings- och signaleringskommunikation (ETCS) med paketkopplad radioteknik. Utarbetande och offentliggörande av dokument med riktlinjer för att förenkla och standardisera ERTMS-tekniken. Stöd till harmoniserad användning av ERTMS. Samarbete med Genomförandeorganet för innovation och transportnät vid utvärderingen av specifika ERTMS-projekt. Kontinuerlig användning av lämpliga verktyg och resurser för att bli en modern organisation som snabbt kan anpassa sig till förändringar.

12 European Railway Agency BYRÅNS SVAR 11. Byrån noterar revisionsrättens kommentar och har ytterligare förbättrat övervakningen av budgetgenomförandet, i synnerhet när det gäller avdelning III. Detta kommer att bidra till att andelen anslag som måste överföras hamnar på en godtagbar nivå i framtiden. 12. Byrån noterar revisionsrättens kommentar och utarbetar för närvarande en intern vägledning för att klargöra syftet med att återuppta ett urvalsförfarande, dvs. att säkerställa bättre priskonkurrens. ERA_SV