Rapport om årsredovisningen för Europeiska fiskerikontrollbyrån för budgetåret med byråns svar

Transkript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Rapport om årsredovisningen för Europeiska fiskerikontrollbyrån för budgetåret 2011 med byråns svar 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) euraud@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INLEDNING 1. Europeiska fiskerikontrollbyrån (nedan kallad byrån) ligger i Vigo och inrättades genom rådets förordning (EG) nr 768/2005 av den 26 april Byråns viktigaste uppgift är att organisera operativ samordning av medlemsstaternas kontroll- och inspektionsverksamhet när det gäller fiske så att en effektiv och enhetlig tillämpning av den gemensamma fiskeripolitikens bestämmelser säkerställs 2. INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN 2. I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. REVISIONSFÖRKLARING 3. Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat byråns årsredovisning 3, som består av räkenskaperna 4 och rapporterna om budgetgenomförandet 5 för det budgetår som slutade den 31 december 2011, och lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna EUT L 128, , s. 1. I bilagan sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte. Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året som innehåller mer information om budgetgenomförandet och förvaltningen. I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter. Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

3 3 Ledningens ansvar 4. Verkställande direktören ska i egenskap av utanordnare verkställa budgeterade inkomster och utgifter i enlighet med byråns finansiella bestämmelser under eget ansvar och inom ramen för beviljade anslag 6. Verkställande direktören ska införa 7 den organisation och de system och rutiner för intern förvaltning och kontroll som krävs för upprättandet av slutliga räkenskaper 8 som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig detta beror på oegentligheter eller fel, och se till att de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna är lagliga och korrekta. Revisorns ansvar 5. Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet 9 om tillförlitligheten i byråns årsredovisning och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. 6. Revisionsrätten utförde sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida byråns årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta Artikel 33 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (EGT L 357, , s. 72). Artikel 38 i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002. Bestämmelserna om EU-organens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitlen 1 och 2 i avdelning VII i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 (EUT L 181, , s. 23) och har införlivats i byråns budgetförordning. Artikel i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.

4 4 7. En revision innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för dem. Valet av åtgärder grundas på revisorns bedömning, däribland av riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte följer Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller på fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. En revision innefattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i uppskattningarna i redovisningen, liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i räkenskaperna. 8. Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för uttalandena nedan. Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet 9. Revisionsrätten anser att byråns årsredovisning 10 i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av byråns finansiella ställning per den 31 december 2011 och av resultatet av transaktioner och kassaflöden för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i byråns 10 Den slutliga årsredovisningen upprättades den 29 juni 2012 och togs emot av revisionsrätten den 5 juli Den slutliga årsredovisningen som konsoliderats med kommissionens ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning senast den 15 november det följande året. Årsredovisningen finns även på följande webbplatser: och

5 5 budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare 11. Uttalande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet 10. Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för byråns årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2011 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta. 11. Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. KOMMENTARER OM NYCKELKONTROLLER I BYRÅNS SYSTEM FÖR ÖVERVAKNING OCH KONTROLL 12. Revisionsrätten konstaterade att upphandlingsförfarandena behövde förbättras. Byrån dokumenterade inte på ett adekvat sätt uppskattningen av kontraktens värde i upphandlingsdokumenten. Några urvalskriterier avseende anbudsgivare måste bli mer specifika för att insynen i förfarandena ska förbättras ytterligare. 13. Byrån har ännu inte infört lämpliga förfaranden för redovisning av kostnader i anslutning till skapandet av interna immateriella tillgångar. ÖVRIGA KOMMENTARER 14. När den verkställande direktören skulle utses bröt en styrelseledamot mot reglerna för utnämningar av personer på nyckelbefattningar genom att tillkännage vilken kandidat kommissionen tänkte rösta på. 15. Revisionsrätten konstaterade att förfarandena för urval av personal behöver förbättras ytterligare. Meddelandena om ledig tjänst innehöll ingen information 11 De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av IFAC eller, när sådana inte finns, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

6 6 om förfaranden för klagomål eller överklaganden. Dokumenteringen av uttagningskommitténs sammanträden var bristfällig, och för en rekrytering avvek tillsättningsmyndigheten utan motivering från ordningen i uttagningskommitténs förteckning. Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Louis GALEA som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 5 september För revisionsrätten Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Ordförande

7 7 Bilaga Europeiska fiskerikontrollbyrån 12 Behörighet och verksamhet (Vigo) Unionens behörighetsområde enligt fördraget (Artikel 43 i EUFfördraget) Byråns behörighet (Rådets förordning (EG) nr 768/2005 av den 26 april 2005, ändrad genom förordning (EG) nr 1224/2009) Europaparlamentet och rådet ska, i enlighet med det ordinarie lagstiftningsförfarandet och efter att ha hört Ekonomiska och sociala kommittén, upprätta den gemensamma organisation av jordbruksmarknaderna som föreskrivs i artikel 40.1 och övriga bestämmelser som behövs för att uppnå målen för den gemensamma politiken för jordbruk och fiskeri. Mål Genom förordningen inrättas Europeiska fiskerikontrollbyrån vars syfte är att organisera operativ samordning av medlemsstaternas kontroll- och inspektionsverksamhet när det gäller fiske samt att bistå dem i deras samarbete så att de kan följa den gemensamma fiskeripolitikens bestämmelser så att en effektiv och enhetlig tillämpning av denna säkerställs. Uppgifter/Uppdrag Samordna den kontroll- och inspektionsverksamhet som medlemsstaterna utför i samband med unionens kontroll- och inspektionsskyldigheter. Samordna utnyttjandet av nationella medel för kontroll och inspektion som slagits samman av de medlemsstater som berörs av denna förordning. Bistå medlemsstaterna i rapporteringen till kommissionen och tredjeparter av information om fiskeverksamhet samt kontroll- och inspektionsverksamhet. Inom ramen för dess behörighetsområde, bistå medlemsstaterna i fullgörandet av deras uppgifter och skyldigheter enligt den gemensamma fiskeripolitiken. Bistå medlemsstaterna och kommissionen med harmoniseringen av tillämpningen av den gemensamma fiskeripolitiken i hela unionen. Bidra till medlemsstaternas och kommissionens insatser för forskningen om och utvecklingen av kontroll- och inspektionstekniker. Bidra till samordningen av utbildningen av inspektörer och utbytet av erfarenheter mellan medlemsstaterna. Samordna insatserna för att bekämpa olaglig, orapporterad och oreglerad fiskeriverksamhet i enlighet med EU-bestämmelserna. Bidra till en enhetlig tillämpning av den gemensamma fiskeripolitikens kontrollsystem, särskilt vad avser 1) organiseringen av en operativ samordning av medlemsstaternas kontrollverksamhet för genomförandet av särskilda program för kontroll och inspektion, program för kontroll av olagligt, orapporterat och oreglerat fiske och internationella program för kontroll och inspektion, 2) de inspektioner som fordras för att kontrollorganet ska kunna utföra sina uppgifter. Efter att byråns inrättandeförordning ändrades genom rådets förordning (EG) nr 1224/2009 fick byrån bland annat följande behörigheter: 1) Byråns tjänstemän kan på internationellt vatten utses till unionens inspektörer. 2) Byrån får förvärva, hyra eller chartra den utrustning som är nödvändig för genomförandet av planerna för gemensamt utnyttjande. 3) Byrån ska, efter en underrättelse av kommissionen eller på eget initiativ, inrätta en krisenhet om det kan konstateras att det föreligger en allvarlig risk för den gemensamma fiskeripolitiken. 12 Byråns namn ändrades den 1 januari 2012 från Gemenskapens kontrollorgan för fiske till Europeiska fiskerikontrollbyrån.

8 8 Organisation Medel till byråns förfogande 2011 (2010) Produkter och tjänster 2011 (2010) Styrelse Sammansättning Består av en företrädare för varje medlemsstat och sex företrädare för kommissionen. Uppgifter Anta budgeten, arbetsprogrammet och årsrapporten. Anta den slutliga budgeten och tjänsteförteckningen. Yttra sig över de slutliga räkenskaperna. Verkställande direktör Utses av styrelsen utifrån en förteckning om minst två kandidater som kommissionen föreslår. Extern revision Revisionsrätten. Intern kontroll Kommissionens tjänst för internrevision. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rådets rekommendation. Slutlig budget Total budget 2011: 12,85 (11,01) miljoner euro Avdelning I 6,04 (6,03) miljoner euro Avdelning II 1,23 (0,96) miljoner euro Avdelning III 5,57 (4,01 inklusive inkomster avsatta för särskilda ändamål på 2,60) miljoner euro Personalstyrka den 31 december (53) tillfälligt anställda enligt tjänsteförteckningen, varav tillsatta tjänster: 52 (52) + 5 (5) kontraktsanställda, varav tillsatta tjänster: 4 (2) Planerad personalstyrka totalt: 58 (58), varav tillsatta tjänster: 56 (54) Operativ samordning Genomförande av plan för gemensamt utnyttjande när det gäller torskfiske i Nordsjön, Skagerrak, Kattegatt, östra delen av Engelska kanalen och i västliga vatten (väster om Skottland och Irländska sjön). Plan för gemensamt utnyttjande när det gäller torskfiske i Östersjön. Plan för gemensamt utnyttjande när det gäller fiske av blåfenad tonfisk i Medelhavet och i östra Atlanten. Genomförande av planer för gemensamt utnyttjande inom det område som omfattas av Fiskeriorganisationen för Nordatlantens västra del och det område som omfattas av Fiskeriorganisationen för Nordatlantens östra del. Planer för gemensamt utnyttjande när det gäller pelagiska arter i Europeiska unionens västliga vatten. Stöd till åtgärder för bekämpning av illegalt, orapporterat och oreglerat fiske. Konsolidering av planerna för gemensamt utnyttjande genom främjande av en regional strategi. Utbildning av de inspektörer i medlemsstaterna som deltar i planerna för gemensamt utnyttjande och bekämpning av illegalt, orapporterat och oreglerat fiske. Kapacitetsuppbyggnad Kartläggning av informationssystem för fiskekontroll i EU. Sammanställning av ett vägledande förslag till grundläggande utbildningsplan. Utveckling av den webbaserade samarbetsplattformen för utbildning. Stöd till medlemsstaternas nationella utbildningsprogram. Drift, underhåll, förbättring och utveckling av övervakningskapaciteten genom IKT: kontrollsystemet för fartyg (VMS), det elektroniska rapporteringssystemet (ERS) och nätverket Fishnet. Underhåll av kontrollorganets samordningsrum när det gäller planerna för gemensamt utnyttjande. Kontraktstjänster för att chartra ett patrullfartyg för byrån. (Se byråns årliga arbetsprogram för 2011 för närmare information.) Källa: Uppgifter från byrån.

9 EFCA - European Fisheries Control Agency EFCA - Agence européenne de contrôle des pêches BYRÅNS SVAR 12. Vi har fastställt interna förfaranden för att skapa en god grund för uppskattningen av kontraktens värde och dokumenterar denna process. Vi noterar emellertid revisionsrättens iakttagelse och kommer att förbättra dokumentationen i upphandlingsakterna. Vi har också tagit till oss revisionsrättens iakttagelse om urvalskriterier. 13. Vi vill påpeka att de interna kostnaderna som ska redovisas är förhållandevis begränsade. Vi håller emellertid på att se över vår administrativa och operativa verksamhet och kommer att ta till oss revisionsrättens iakttagelser under denna process. 14. Vi har inget inflytande över hur styrelseledamöterna agerar. Verkställande direktören är därför inte ansvarig för förfarandena. 15. Vi kommer att ta med denna information i våra meddelanden om ledig tjänst och anpassa standardmallen för protokoll efter revisionsrättens förslag. Vi förutsätter att alla sökande på den förteckning som uttagningskommittén lägger fram är godkända för att anställas. I det nämnda fallet fanns det två sökande som hade betydligt bättre resultat än de övriga. Eftersom skillnaden mellan deras resultat var marginell valde uttagningskommittén den av de båda sökande som i slutändan ansågs bäst lämpad. EFCA- SV