Menystyrning Ett tillval till Telias nummertjänster. Handbok

Transkript

1 Menystyrning Ett tillval till Telias nummertjänster Handbok

2 Menystyrning Handbok 2 Handbok Menystyrning ett tillval till Telias nummertjänster Du hittar alltid senaste versionen av denna handbok på Mina Sidor på Arbetet, din personliga företagsdel av Telias webbplats. Gör följande val i huvudmenyn: Administrera Nummertjänster Menystyrning Support och klicka sedan på länken Menystyrning handbok TeliaSonera Sverige AB TSP-1743_ Vi reserverar oss för eventuella tryckfel och ändringar i denna upplaga av handboken.

3 Menystyrning Handbok 3 Innehåll 1 Välkommen Effektivare hantering av inkommande samtal Detta hittar du i användarhandboken 4 2 Läs det här innan du börjar Förutsättningar Skrivsätt i handboken Om du behöver hjälp 6 3 Öppna Menystyrning 7 4 Lägg in en ny menystyrning Välj den nummertjänst som ska få ny menystyrning Spara inställningar Besluta om metod för talsvarshantering Tre typer av talsvarsmeddelanden Egen produktion eller inspelning av Telia Gör allmänna inställningar Gör menyinställningar Kontrollera inställningarna och skicka beställning 15 5 Producera talsvarsbesked Spela in eget talsvar Att tänka på vid inspelning Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren Spela in menystyrningsfras Spela in kvittensfraser Hämta talsvarsfiler från din dator Om du valt talsvar inspelat av Telia Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar 19 6 Visa en befintlig menystyrning 20 7 Ändra en befintlig menystyrning Välj den menystyrning som ska ändras Ändra eget talsvar Spela in en ny fras Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten Hämta talsvarsfiler från din dator Ändra Telias inspelade talsvar Kontrollera ändringarna och skicka beställning 26 8 Hantera prenumeration på statistikrapport Allmänt Beställ prenumeration Avbeställ prenumeration 29 9 Spara inställningar med funktionen Textbackup 30

4 Menystyrning Handbok 4 1 Välkommen 1.1 Effektivare hantering av inkommande samtal Du använder redan Telia nummertjänster för att effektivisera företagets telefoni. Nu är du redo att ta nästa steg med hjälp av tillvalet Menystyrning, som innebär att inkommande samtal besvaras av en talsvarsmeny. Den som ringer väljer själv vart samtalet ska kopplas genom att trycka på en knapp eller ge ett röstkommando. Menystyrning befriar dig från hel del rutinärenden och manuell hantering av samtal, vilket betyder att du får mer kraft över för viktigare arbetsuppgifter. Dessutom ger du kunderna bättre service dygnet runt, året runt. 1.2 Detta hittar du i användarhandboken Den här handboken riktar sig till dig som har ansvar för att administrera Menystyrning. Här får du hjälp att komma igång med tjänsten och att använda den på ett effektivt sätt. Vi kommer bland annat att beskriva hur det går till att: Spela in eget talsvar (välkomstfras, menystyrningsfras, kvittensfras) eller beställa talsvarsinspelning av Telia. Skapa en talsvarsmeny. Ändra kundingång beroende på den aktuella situationen. Kombinera Menystyrning med Automatisk telefonist. Prenumerera på statistik från tjänsten.

5 Menystyrning Handbok 5 2 Läs det här innan du börjar 2.1 Förutsättningar För att kunna använda Menystyrning behöver du någon av Telias nummertjänster (020, 077, Freephone eller Telia Lokalt Nummer). Menystyrning är en av flera tillvalstjänster till Telias nummertjänster. Du hanterar Menystyrning själv med hjälp av Mina Sidor på Arbetet, Telias företagswebb. Den dator som du tänker använda ska uppfylla vissa tekniska krav. Dessa hittar du på följande sätt: 1. Öppna tjänsten (se avsnitt 3 Öppna Menystyrning på sidan 7) 2. Gör följande val i huvudmenyn till vänster: Administrera Nummertjänster Menystyrning Produktinformation. Datorn visar följande bild: Klicka här för att ta reda på vilka krav din dator ska uppfylla. 3. Klicka på länken Frågor och svar.

6 Menystyrning Handbok Skrivsätt i handboken När vi hänvisar till objekt i användargränssnittet (text som du skriver, knappar och flikar i webbverktyget, tangenter på tangentbordet osv) använder vi fet stil. Exempel: Skriv i webbläsarens adressfält. Klicka på knappen Lägg till. Tryck på Enter. 2.3 Om du behöver hjälp I den röda bården i dialogrutornas överkant finns längst till höger en orange knapp med ett frågetecken. Klicka på denna knapp om du vill ha hjälp med funktionerna i en viss dialogruta. En hjälptext öppnas och visas under bården. Klicka på knappen med frågetecknet om du vill ha hjälp. Du kan också läsa våra frågor och svar, som du hittar via följande val i huvudmenyn till vänster: Administrera Nummertjänster Menystyrning Frågor och svar.

7 Menystyrning Handbok 7 3 Öppna Menystyrning 1. Öppna webbläsaren i din dator 2. Skriv i webbläsarens adressfält och tryck på Enter. Datorn visar en sida av det här slaget: 3. Klicka 3. Klicka på knappen Logga in. Datorn visar en sida av det här slaget: 4. Fyll i 5. Klicka 4. Skriv ditt användarnamn och lösenord för Mina Sidor på Arbetet i textrutorna. 5. Klicka på knappen Logga in.

8 Menystyrning Handbok 8 Datorn visar en sida av det här slaget: 6. Klicka 6. Klicka på menyvalet Administrera i huvudmenyn till vänster. Datorn visar en sida av det här slaget: 7. Klicka 7. Klicka på menyvalet Nummertjänster.

9 Menystyrning Handbok 9 Datorn visar en sida med en total översikt över era nummertjänster och tillvalstjänster: 8. Klicka 8. Klicka på menyvalet Menystyrning. Datorn visar företagets nummertjänster och de menystyrningar som finns för dessa tjänster:

10 Menystyrning Handbok 10 4 Lägg in en ny menystyrning 4.1 Välj den nummertjänst som ska få ny menystyrning 1. Öppna webbverktyget (se avsnitt 3 Öppna Menystyrning på sidan 7) och klicka på Nybeställning i huvudmenyn till vänster. Datorn visar följande bild: 1. Klicka 2. Öppna listrutan Välj abonnemang för menystyrning och markera önskat abonnemang. 3. Klicka på knappen Lägg till.

11 Menystyrning Handbok 11 Datorn visar följande bild: Länkar till två olika funktioner för att spara data. Läs mer under 4.2 nedan! Under dessa tre flikar kommer du att göra dina inställningar; se nedan. 4.2 Spara inställningar Du kan när som helst spara de uppgifter du skrivit in och de inställningar och du gjort under sessionen genom att klicka på länken Spara (se bilden på föregående sida). Detta är praktiskt om du vill avbryta arbetet och fortsätta vid ett senare tillfälle från den aktuella punkten. Du kan också välja att spara en komplett menystyrning och lagra den som inaktiv till dess att den behövs. Ett klick på Spara gör dessutom att tjänsten indikerar vilka av dina önskade talsvar som redan har spelats in av Telia; se avsnittet 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia på sidan 19. Observera att inställningar och inmatningar sparas i tjänsten, inte i din dator. Men du kan även spara en kopia av menystyrningen i din dator. I så fall använder du funktionen Textbackup. Se avsnitt 9 Spara inställningar med funktionen Textbackup på sidan 30.

12 Menystyrning Handbok Besluta om metod för talsvarshantering Tre typer av talsvarsmeddelanden När någon ringer till ditt företag hanteras samtalet med hjälp av förinspelade meddelanden som tjänsten Menystyrning spelar upp. Följande meddelandetyper finns: Meddelandetyp Funktion Exempel Välkomstfras Menystyrningsfras Besvarar det inkommande samtalet. Bekräftar vart den som ringer har kommit och kan också ge annan information. Spelas upp omedelbart efter välkomstfrasen. Ger den som ringer möjlighet att styra sitt samtal till önskat ställe. Du har kommit till Anderssons El. Vi har öppet vardagar klockan åtta till sjutton. Lördag och söndag håller vi stängt. Tryck 1 för att komma till lagret, eller säg Lagret. Tryck 2 för att komma till kontoret, eller säg Kontoret Tryck 3 för att komma till butiken, eller säg Butiken Tryck 0 för att komma till telefonist. Kvittensfras Bekräftar det gjorda valet. Du blir nu kopplad till lagret Egen produktion eller inspelning av Telia Det finns två metoder att producera de talsvarsfiler där meddelandena lagras. Antingen spelar du in talsvaret själv med hjälp av din dator, eller så beställer du talsvarsinspelning av Telia. Fördelar med egen talsvarsproduktion: Du kommer igång snabbare med tjänsten. Det blir enklare och smidigare att göra ändringar i fraserna. Era kunder får en mer personlig service när de möts av rösten från en av företagets egna medarbetare. Fördelar med talsvarsproduktion i Telias regi: Du slipper utrusta din dator med mikrofon och hörlurar. Du får en professionell inläsning med bra ljudkvalitet.

13 Menystyrning Handbok Gör allmänna inställningar Gör dina inställningar på fliken Allmänna inställningar enligt steg 1 5 nedan: 2. Öppna listrutorna och välj önskat datum för aktivering. 1. Skriv ett namn, max 30 tecken långt. 3. Markera alternativknappen för önskad åtgärd. 5. Skriv den välkomstfras som ska besvara inkommande samtal. 6. När du är nöjd med inmatningen, klicka på fliken Meny. 4. Markera alternativknappen för önskad ljudlösning. Tips för Steg 3: I alternativet Koppla till kan du exempelvis lägga in numret till en receptionist eller annan medarbetare som ansvarar för kundservice. Tips för Steg 4: Leveranstiden för talsvarsfiler inspelade av Telia är max 15 arbetsdagar. Vill du komma igång med din menystyrning innan Telias talsvarsbesked levererats kan du spela in eget talsvar. När Telias talsvarsbesked är klara läggs de automatiskt in i din menystyrning. Läs mer i avsnitt 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar på sidan 19.

14 Menystyrning Handbok Gör menyinställningar Efter åtgärderna enligt föregående avsnitt visar datorn följande bild: Skriv din menystyrningsfras i textrutan med samma namn. 2. I textrutan Koppla till för Knappval 1: skriv det direktvalsnummer (inklusive riktnummer) där samtalet ska hamna när kunden trycker 1 eller säger röstkommandot för menyval I textrutan Beskrivning för Knappval 1: skriv en minnesnotering för eget bruk om vilken funktion, plats eller person som har detta nummer. Noteringen får ha högst 10 tecken. Den kommer att visas på den statistikrapport som du kan beställa (se avsnitt 8.2 Beställ prenumeration på sidan 28). 4. (Om du vill att tjänsten ska läsa upp en bekräftelse av kundens val:) Markera kryssrutan ja vid Önskas kvittensfras och skriv kvittensfrasen för menyval 1 i textrutan. 5. (Om du vill erbjuda möjligheten att ge röstkommandon:) Markera kryssrutan ja vid Önskas röstkommando och skriv det eller de uttryck som tjänsten ska reagera på i textrutorna. 6. Repetera steg 2 5 för de övriga valen i din meny. 7. Kontrollera de uppgifter som du lagt in. När du nöjd med resultatet, klicka på fliken Sammanställning.

15 Menystyrning Handbok Kontrollera inställningarna och skicka beställning 1. Klicka på fliken Sammanställning. Datorn visar följande bild, som sammanfattar de inställningar du gjort under flikarna Allmänna inställningar och Meny: Ikonen visar att de inställningar du gjort i den aktuella kategorin är korrekta och klara att skickas som beställning. Ikonen betyder att något är fel eller saknas. Klicka på krysset så kommer du direkt till det aktuella stället på föregående inställningsflikar, där du kan rätta eller komplettera dina uppgifter. 2. Om du valt Egna ljudfiler på fliken Allmänna inställningar visar sammanställningen ett rött kryss vid sektionerna Välkomstfras och Menystyrningsfras samt vid de kvittensfraser som du eventuellt skrivit in. Orsaken är att du ännu inte spelat in dessa talsvarsfiler. Gör så här: Producera ditt talsvar enligt beskrivningen i avsnitt 5.1 Spela in eget talsvar på sidan 17. Återvänd därefter hit och fortsätt med nedanstående steg. 3. Rätta eller komplettera vid behov övriga inställningar, så att samtliga sektioner får ikonen. 4. Öppna listrutan Ersätt följande nummer med menystyrning längst ned på sidan och markera numret till det svarsställe dit du vill koppla menystyrningen. Numren i listan går till svarsställena i det nummertjänstabonnemang där du håller på att lägga in menystyrningen. Obs! Om du redan har tillvalet Automatisk telefonist går det inte att ändra det förvalda nummer som tjänsten visar i rutan. 5. Markera kryssrutan Jag godkänner villkoren för tillvalstjänster. 6. Klicka på knappen Skicka beställning. Datorn visar följande kvittering högst upp på sidan:

16 Menystyrning Handbok Tjänsten räknar också ut en trolig tidpunkt när din menystyrning aktiveras. Datumet visas i rutan Aktiveringsdatum längst upp till höger. Om du valt att skapa ditt talsvar med egna ljudfiler kommer menystyrningen att aktiveras vid den tidpunkt som du önskat. Leveranstiden för talsvarsfiler inspelade av Telia är max 15 arbetsdagar. Vill du komma igång med din menystyrning innan Telias talsvarsbesked levererats kan du spela in eget talsvar. När Telias talsvarsbesked är klara läggs de automatiskt in i din menystyrning. Läs mer i avsnitt 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar på sidan Om du valt Telias inspelade ljudfiler på fliken Allmänna inställningar: hoppa till avsnitt 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia på sidan 19.

17 Menystyrning Handbok 17 5 Producera talsvarsbesked 5.1 Spela in eget talsvar Att tänka på vid inspelning Om du valt att spela in eget talsvar (se avsnitt 4.3 Besluta om metod för talsvarshantering på sidan 12) behöver du koppla in en mikrofon samt högtalare eller hörlurar till datorn. Var aktsam om kvaliteten på ljudet bra ljud är lika med god kundservice. Några tips: Gör inspelningen i en tyst och ostörd lokal. Låt en och samma person läsa in allt ljud, så att företaget får en enhetlig ljudprofil utåt. Läs in varje fras med exakt den lydelse som står i den aktuella textrutan. Behåll samma röststyrka och avstånd till mikrofonen, så att alla filer får samma ljudvolym. Om ljudet blir burkigt kan det bero på att hårda vägg- och takytor ger hög efterklang. Prova att spela in i en mindre lokal med textilier, möbler och andra dämpande objekt. Lyssna noggrant på ljudfilerna och gör om de inspelningar som du inte tycker håller måttet Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren När du gör inställningarna den allra första gången och har markerat Egna ljudfiler på fliken Allmänna inställningar tänds följande ikon vid de frastextrutor som du använt: Ikonen betyder att du ännu inte har lagt in något eget talsvar för den aktuella frasen. Så här kan det se ut: Din uppgift är nu att spela in det nödvändiga talsvaret: 1. Gå tillbaka till fliken Allmänna inställningar. 2. Klicka på ikonen vid textrutan Välkomstfras. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren: 3. Klicka på inspelningsknappen och läs in välkomstfrasen.

18 Menystyrning Handbok Klicka på stoppknappen för att avsluta inspelningen. 5. Klicka på spela upp-knappen för att lyssna på inspelningen. Under uppspelningen byter knappen funktion till pausknapp. 6. Om du inte är nöjd med inspelningen: markera kryssrutan Skriv över ljudfil vid nyinspelning och gå tillbaka till steg 3 ovan. Annars fortsätter du med steg 7 nedan. 7. Klicka på knappen Använd. Talsvaret läggs därmed in i menystyrningen när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 8. Det talsvar som du nyss spelat in ligger på Telias server (ungefär på samma sätt som när du läser in ett hälsningsmeddelande i ditt mobilsvar). Du kan dessutom spara talsvaret som en ljudfil på din egen dator på följande sätt: Ta bort den text som visas i textrutan Namn på ljudfil. Skriv ett filnamn i textrutan. Klicka på knappen Spara kopia. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan spara filen i lämplig mapp. Det här är några av fördelarna med att spara talsvar på din egen dator: Du får säkerhetskopior. Du kan återanvända talsvar i andra menystyrningar. Du kan skapa olika varianter av talsvaret för en och samma menystyrning och enkelt byta mellan dem genom att ladda upp önskad talsvarsfil till tjänsten Spela in menystyrningsfras 1. Gå till fliken Meny. 2. Klicka på ikonen vid textrutan Menystyrningsfras. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren. Repetera åtgärderna i föregående avsnitt (spela in menystyrningsfrasen, lyssna på inspelningen, gör om inspelningen om du inte är nöjd, lägg in talsvaret i den aktuella menystyrningen genom att klicka på knappen Använd och spara slutligen en kopia på din egen dator om du så vill). När du är klar får ikonen vid textrutan följande utseende: Spela in kvittensfraser Obs! Detta avsnitt gäller endast om du har markerat att du vill ha kvittensfraser. I annat fall går du tillbaka till avsnitt 4.6 Kontrollera inställningarna på sidan 15 och fortsätter med steg Markera Knappval Klicka på ikonen vid textrutan Önskas kvittensfras. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren. Repetera åtgärderna i avsnittet ovan (spela in menystyrningsfrasen, lyssna på inspelningen, gör om inspelningen om du inte är nöjd, lägg in talsvaret i den aktuella menystyrningen genom att klicka på knappen Använd och spara slutligen en kopia på din egen dator om du så vill). När du är klar får ikonen vid textrutan följande utseende: 3. Markera Knappval 2 och repetera steg Fortsätt med resterande knappval på samma sätt. 5. Gå tillbaka till avsnitt 4.6 Kontrollera inställningarna på sidan 15 och fortsätt med steg 3.

19 Menystyrning Handbok Hämta talsvarsfiler från din dator Om den menystyrning som du håller på att skapa innehåller fraser som du tidigare spelat in och sparat på din dator kan du återanvända dessa talsvarsfiler. 1. Klicka på ikonen vid textrutan för den aktuella frasen. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren: 2. Klicka på knappen Bläddra. Datorn öppnar ett fönster med vars hjälp du navigerar till rätt mapp i din dator och öppnar den önskade filen. 3. Filen kopieras nu från din dator till tjänsten. När detta är klart visas namnet på talsvarsfilen i textrutan Namn på ljudfil. 4. Klicka på knappen Använd. Talsvarsfilen läggs därmed in i menystyrningen när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia Om du klickar på länken Spara (se avsnitt 4.2 Spara inställningar på sidan 11) ersätts ikonen med någon av följande ikoner: Telia har redan ett inspelat talsvar med den lydelse som du angivit i textrutan. Detta talsvar kommer automatiskt att läggas in i din menystyrning när du skickar din beställning. Av upphovsrättsliga skäl kan du tyvärr inte få lyssna på talsvaret medan du arbetar med uppläggningen. Men så snart menystyrningen har aktiverats kan du själv ringa till tjänsten och agera så att olika talsvar läses upp. Det finns inget talsvar med den angivna lydelsen. När vi fått din beställning på menystyrningen (se avsnitt 4.6 Kontrollera inställningarna och skicka beställning på nästa sida) kommer vi att producera de talsvarsfiler du behöver och lägga in dem i rätt menystyrning. Observera att leveranstiden är upp till 15 arbetsdagar. 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar Du behöver inte vänta på leveransen av Telias inspelade talsvar för att kunna aktivera din menystyrning. Om du spelar in eget talsvar(se avsnitt 5.1 Spela in eget talsvar på sidan 17) för de fraser där Telia saknade tidigare inspelningar kan du aktivera menystyrningen omedelbart. När våra inspelningar är klara tar vi automatiskt bort ditt talsvar och lägger in Telias i stället.

20 Menystyrning Handbok 20 6 Visa en befintlig menystyrning Det första som möter dig i tjänstens webbverktyg är en översikt där du ser vilka abonnemang ditt företag har och vilka av dessa som du har försett med en menystyrning. Från öppningssidan kan du välja att visa, ändra, avbeställa eller lägga till menystyrningar. 1. Öppna webbverktyget (se avsnitt 3 Öppna Menystyrning på sidan 7): Följande alternativ finns för Status: Aktiv en menystyrning som är i drift och tar hand om inkommande samtal. Inaktiv en menystyrning där du kan göra ändringar. Installation pågår tjänsten bearbetar din beställning och kommer göra den aktiv när bearbetningen är klar. Uppdatering pågår tjänsten uppdaterar vissa data. Väntar på Telia-ljud du har beställt talsvar inspelat av Telia och detta har ännu inte levererats. Beräknat [datumangivelse] det datum då menystyrningen kommer att aktiveras. Error tjänsten har misslyckats med att uppdatera en menystyrning, som därför inte kan aktiveras. Kontrollera alla inställningar och skicka beställningen ännu en gång. Om menystyrningen fortfarande får statusbeteckning Error: kontakta Telia på tel Klicka på knappen Visa för den menystyrning som du vill se.

21 Menystyrning Handbok 21 Datorn visar fliken Sammanställning för den valda menystyrningen:

22 Menystyrning Handbok 22 7 Ändra en befintlig menystyrning 7.1 Välj den menystyrning som ska ändras Obs! Du bör inte skicka en beställning för ett abonnemang där tjänsten håller på med installation av en tidigare skickad beställning. Ett sådant abonnemang visar beteckningen Installation pågår i kolumnen Status. Se avsnitt 6 Visa en befintlig menystyrning på sidan Öppna webbverktyget (se avsnitt 3 Öppna Menystyrning på sidan 7): 2. Leta reda på den menystyrning som du vill ändra och klicka på knappen Ändra längre till höger på samma rad. Varje aktiv menystyrning har en inaktiv arbetskopia. Denna skapades automatiskt av tjänsten i samband med att du skickade din beställning och menystyrningen aktiverades. Det är i denna arbetskopia som du gör dina ändringar. Mer information om betydelsen hos de olika statusangivelserna hittar du i avsnitt 6 Visa en befintlig menystyrning på föregående sida.

23 Menystyrning Handbok 23 Datorn visar fliken Sammanställning för den valda menystyrningen: 3. Gör de önskade ändringarna under flikarna Allmänna inställningar och Meny. 4. Kontrollera dina ändringar. Observera att textrutan Ersätt följande nummer med menystyrning längst ned på sidan inte längre visar numret till det svarsställe som du valde vid beställningen. Nu finns här i stället ett s.k. debiteringsnummer. Bytet har att göra med de administrativa rutinerna för Telia Menystyrning och påverkar varken era nummertjänster eller tillvalstjänster. Du kommer att se debiteringsnumret i fakturan för tjänsten. Vilka åtgärder som du nu ska vidta beror på vilka ändringar du gjort: Om du har gjort ändringar eller tillägg bland fraserna måste du lägga in nya ljudfiler som motsvarar ändringarna. Hur detta går till beskrivs i avsnitt 7.2 Ändra eget talsvar på nästa sida samt avsnitt 7.3 Ändra Telias inspelade talsvar på sidan 26. Om du inte ändrat några fraser hoppar du till avsnitt 7.4 Kontrollera ändringarna och skicka beställning på sidan 26.

24 Menystyrning Handbok Ändra eget talsvar Om du ändrat lydelsen hos en fras kommer motsvarande talsvarsfil inte längre att stämma överens med frasen. När du klickar på länken Spara i bildens överkant indikerar tjänsten att talsvarsfilen inte är korrekt genom att tända följande ikon vid textrutan för den aktuella frasen: Gör så här på varje ställe under Allmänna inställningar och Meny där tjänsten indikerar felaktig talsvarsfil: 1. Klicka på ikonen. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren: Om du vill spela in nytt talsvar: fortsätt enligt avsnitt Spela in en ny fras nedan Om du vill använda ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten via inspelning eller kopiering från din dator: hoppa till avsnitt Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten på nästa sida. Om du vill använda en talsvarsfil som du lagrat på din dator: hoppa till avsnitt Hämta talsvarsfiler från din dator på nästa sida Spela in en ny fras 1. Markera kryssrutan Skriv över ljudfil vid nyinspelning. 2. Klicka på inspelningsknappen och läs in frasen. 3. Klicka på stoppknappen för att avsluta inspelningen. 4. Klicka på spela upp-knappen för att lyssna på inspelningen. Under uppspelningen byter knappen funktion till pausknapp. 5. Om du inte är nöjd med inspelningen: gå tillbaka till steg 1 ovan. Annars fortsätter du med steg 6 nedan. 6. Klicka på knappen Använd. Talsvarsfilen läggs därmed in i menystyrningen när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 7. Det talsvar som du nyss spelat in ligger på Telias server (ungefär på samma sätt som när du läser in ett hälsningsmeddelande i ditt mobilsvar). Du kan dessutom spara talsvaret på din egen dator på följande sätt: Ta bort den text som visas i textrutan Namn på ljudfil. Skriv ett filnamn i textrutan. Klicka på knappen Spara kopia. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan spara filen i lämplig mapp.

25 Menystyrning Handbok Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten 1. Klicka på den lilla triangeln till höger om Aktiva egna ljudfiler. Ljudfilshanteraren öppnar dels en listruta för val av fras, dels en förteckning med namn på redan inspelade talsvar: 2. Om du vill ändra någon annan fras än välkomstfrasen: öppna listrutan och välj den önskade frasen. 3. Klicka på talsvarets namn i förteckningen under listrutan. Tjänsten öppnar en dialogruta med kontrollfrågan Är du säker att du vill använda befintlig ljudfil. 4. Klicka på knappen Ok 5. Om du vill lyssna på talsvarsfilen: klicka på spela-upp-knappen 6. Om du vill välja något annat talsvar: gå tillbaka till steg 3 ovan. Annars fortsätter du med steg 7 nedan. 7. Klicka på knappen Använd. Talsvarsfilen läggs därmed in i menystyrningen när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: När du valt en talsvarsfil kan du även spara en kopia av den i din egen dator. Se punkt 8 i avsnitt Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren på sidan Hämta talsvarsfiler från din dator 1. Klicka på knappen Bläddra. Datorn öppnar ett fönster med vars hjälp du navigerar till rätt mapp och öppnar den önskade filen. 2. Filen kopieras nu från din dator till tjänsten. När detta är klart visas filnamnet i textrutan Namn på ljudfil. 3. Klicka på knappen Använd. Talsvaret läggs därmed in i menystyrningen när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende:

26 Menystyrning Handbok Ändra Telias inspelade talsvar För de fraser där du ändrat lydelsen kommer tjänsten att visa den här ikonen vid textrutan: Den ersätts med någon av följande ikoner när du klickar på länken Spara (se avsnitt 4.2 Spara inställningar på sidan 11): Telia redan har redan ett inspelat talsvar med den lydelse som du angivit i textrutan. Detta talsvar kommer automatiskt att läggas in i din menystyrning när du skickar din beställning. Av upphovsrättsliga skäl kan du tyvärr inte få lyssna på talsvaret medan du arbetar med uppläggningen. Men så snart menystyrningen har aktiverats kan du själv ringa till tjänsten och agera så att olika talsvar läses upp. Det finns inget färdigt talsvar med den angivna lydelsen. När vi fått din beställning på menystyrningen kommer vi att producera de talsvarsfiler du behöver och lägga in dem i rätt menystyrning. Observera att leveranstiden är upp till 15 arbetsdagar. 7.4 Kontrollera ändringarna och skicka beställning 1. Klicka på fliken Sammanställning. Datorn visar följande bild, som sammanfattar de inställningar du gjort under flikarna Allmänna inställningar och Meny: Ikonen visar att de inställningar du gjort i den aktuella kategorin är korrekta och klara att skickas som beställning. Ikonen betyder att något är fel eller saknas. Klicka på krysset så kommer du direkt till det aktuella stället på föregående inställningsflikar, där du kan rätta eller komplettera dina uppgifter. 2. Rätta eller komplettera vid behov dina inställningar, så att samtliga sektioner får ikonen. 3. Markera kryssrutan Jag godkänner villkoren för tilläggstjänster längst ned på sidan.

27 Menystyrning Handbok Klicka på knappen Skicka beställning. Datorn visar följande kvittering högst upp på sidan: 5. Tjänsten räknar också ut en trolig tidpunkt när din ändrade menystyrning aktiveras. Datumet visas i sektionen Aktiveringsdatum längst upp till höger. Om du valt att ha eget talsvar kommer menystyrningen att aktiveras vid den tidpunkt som du önskat. Leveranstiden för talsvarsfiler inspelade av Telia är max 15 arbetsdagar. Vill du komma igång med din menystyrning innan Telias talsvarsbesked levererats kan du spela in eget talsvar. När Telias talsvarsbesked är klara läggs de automatiskt in i din menystyrning. Läs mer i 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar på sidan 19.

28 Menystyrning Handbok 28 8 Hantera prenumeration på statistikrapport 8.1 Allmänt I tjänsten Menystyrning finns en statistikfunktion som ger dig möjlighet att undersöka hur dina menystyrningar fungerar i praktiken. Därmed kan du prova dig fram till lösningar som ger bästa möjliga omhändertagande av de som ringer till ditt företag. Statistikrapporten redovisar följande parametrar: Period Den kalenderperiod då rapportens data har samlats in. Anrop Antal inkommande samtal. Inget val Antal personer som lagt på. Digitala Antal personer som valt att bli kopplade till Automatisk telefonist. (Om ditt företag inte abonnerar på Automatisk telefonist visas endast nollor i denna kolumn.) Vidare framgår det av rapporten hur många personer som gjort respektive knappval. Om du lagt in beskrivningar av de olika knappvalen i din menystyrning (se avsnitt 4.5 Gör menyinställningar på sidan 14) visas dessa beskrivningar som rubriker i rapporten. 8.2 Beställ prenumeration 1. Klicka på Nummertjänster Menystyrning Statistikrapport 2. Öppna listrutan och välj det abonnemang för vilket du vill ha statistik 3. Öppna listrutan och välj rapporttyp 4. Fyll i textrutorna 5. Klicka på Beställ

29 Menystyrning Handbok 29 Veckorapport levereras varje måndag och innehåller uppgifter från den närmast föregående veckan. Månadsrapport levereras första måndagen efter ett månadsskifte och innehåller uppgifter från den närmast föregående månaden. Efter att du gjort din beställning måste det gå en hel rapportperiod innan tjänsten genererar en rapport och skickar den till dig. Därför kan leveransen av den första rapporten dra ut en del på tiden. 8.3 Avbeställ prenumeration Kontakta vår kundtjänst på tel om du vill avbeställa prenumeration på statistikrapport.

30 TSP-1743_ Menystyrning Handbok 30 9 Spara inställningar med funktionen Textbackup Funktionen Textbackup ger dig möjlighet att spara kopior av olika menystyrningar i din dator. En sådan kopia kan du vid behov återanvända genom att hämta den till Menystyrning. Observera att du inte kan använda funktionen Textbackup för att spara talsvar som du spelat in. Detta sparar du i stället med hjälp av Ljudfilshanteraren (se avsnitt Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren på sidan 17). Om du inte sparade ditt eget talsvar vid inspelningstillfället kan du spara det i efterhand med hjälp av funktionen Aktiva egna ljudfiler (se avsnitt Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten på sidan 25). Gör så här för att spara en menystyrningskopia: 1. Klicka på länken Textbackup i bildens överkant. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan spara en fil med menystyrningens innehåll. 2. Välj lämplig mapp. 3. Ge filen ett beskrivande namn. Gör så här för att hämta en tidigare sparad menystyrningskopia till tjänsten: 1. Klicka på länken Textbackup i bildens överkant. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan hämta filen med menystyrningens innehåll. 2. Öppna den mapp där filen ligger. 3. Markera filen och klicka på knappen Ok. 4. Filen hämtas till tjänsten. Datorn öppnar en informationsruta som visar om hämtningen lyckades eller inte.