LATHUND FÖR UTSTÄLLARE

Transkript

1 LATHUND FÖR UTSTÄLLARE

2 Den här informationen vänder sig till utställare och monterbyggare på Gymnasiemässan Deadlines 3 För fullständig information besök Beställ till montern 4-5 Marknadsföring 6 Flytta in 7 Under mässan 8 Lycka till med Ert mässdeltagande! Projektgruppen för Gymnasiemässan Res och Bo Flytta ut 8 9 Efter mässan 9 Kontakta oss 10 2 Gymnasiemässan, november 2013

3 Deadlines Boka annons i mässtidningen Anmäl er till scenprogrammet Uppdatera och granska dina uppgifter i utställarförteckningen på webbplatsen 50% rabatt på skiljeväggar Beställ vajer Beställ produkter & tjänster - spar pengar! Ansök om höjdbyggnation/byggnation mot öppna ytor Beställ utställarkort Sista dag för beställning av produkter & tjänster via nätet Förbeställ garderobsbiljetter Lämna in Ert pressmaterial senast dagen före mässans öppning Tidsbokning för lossning/lassning av gods 25 september 28 september 28 september 8 oktober 29 oktober 29 oktober 29 oktober 1 november 12 november 14 november 20 november Senast 5 dagar före önskad lossning/lastning Gymnasiemässan, november

4 Beställ till montern BESTÄLL I TID Genom att vara ute i god tid kan du koncentrera dig på det viktigaste. Du kan fokusera på dina egna förberedelser och låta Stockholmsmässan ta hand om det du behöver hjälp med. Får vi din beställning i god tid kan vi säkerställa att vi har det du behöver så att du inte står utan. För att kunna hantera alla beställningar på bästa sätt behöver vi ha dina beställningar senast den 29 oktober. Beställningar som är Stockholmsmässan tillhanda senare, debiteras 30 % påslag utöver angivet pris. Vid beställningar under inflytt eller pågående mässa debiteras 50 % påslag. (Gäller inte t ex trådlöst Internet, blommor, p-kort etc.). Det enklaste sättet att beställa är genom vår webshop. BESTÄLL ELANSLUTNING För att få elförsörjning till din monter så måste du beställa en elanslutning. Då ingår också förutom elförsörjning ett grenuttag på 230V, 10A, max 2000W. För att du ska få elanslutningen placerad där du vill behöver vi en ritning, maila den till eventservice@stockholmsmassan.se. Tänk på att vara noggrann med din ritning. Har du inte meddelat oss placering och önskar flytta elanslutningen efter färdig installation så debiteras du fullt pris. Elförsörjningen till din monter stängs av ca 30 min efter mässans stängningstid. Vill du ha ström under hela dygnet så behöver du beställa nattström. Likaså om du behöver ström under in- och utflytt så behöver du beställa byggström. Beställningen måste göras senast 6 veckor innan mässan. BOKNING AV VAJERHÄNGNING Skicka din vajerbeställning senast den 29 oktober och bifoga en måttsatt ritning. Vi kan inte garantera att sena beställningar blir utförda. Beställningar som görs under inflytt debiteras 50% extra. ÖPPNA MONTERLÖSNINGAR Vi vill att mässan ska ge ett öppet och luftigt intryck och därför får högst 1/3 av varje montersida mot gång byggas för med väggar eller liknande. Se höjdgranskning och höjdexponering. Samtliga byggnationer som inte gränsar mot befintliga väggar/montergrannar måste godkännas i förväg av Eventservice och montergrannarna. Se höjdgranskning och höjdexponering. Vänligen skicka din ritning för bedömning och godkännande till Eventservice senast den 29 oktober. EVENTSERVICEKATALOGEN I Stockholmsmässans Eventservicekatalog hittar du de standard produkter och tjänster som vi kan erbjuda. Söker du någon speciallösning inom någon kategori så kontakta oss på Eventservice. Du hittar katalogen digitalt på webbplatsen. EXPOSTART För att underlätta ditt deltagande på mässan ingår redan en rad tjänster i din anmälan s.k. ExpoStart. Följande ingår i ExpoStart: Utställningsförsäkring - Ditt mässdeltagande är försäkrat till ett värde av kr som även täcker skador som uppstår under transporter till och från mässan. Du som utställare får dessutom en tjänstereseförsäkring. Du kan även höja värdet på försäkringen med en tilläggspremie. Elanslutning - En elanslutning med grenuttag, 230V, 10A, max 2000W. För att du ska få elanslutninget placerat där du vill behöver vi en ritning på detta. Faxa eller maila den till Eventservice. Har du inte meddelat oss placering och önskar flytta elanslutninget efter färdig installation, debiteras du fullt pris. Tomemballagehantering - Ditt tomemballage lagras under pågående mässa. Märk upp emballaget med dekaler, som du hämtar på Servicecenter, så hämtas och lämnas det vid din monter. Godshantering - Lossning och lastning av ditt mässgods utförs inom mässans område. Har du gods över kg eller 4 m³ måste dock godshanteringen bokas senast 5 arbetsdagar före önskad lossning/lastning. Om du inte har bokat, eller inte kommer till bokad tid debiteras enligt gällande prislista. Lagring av gods ingår under officiell in/utflyttning samt under pågående event. Om ditt gods anländer före officiell inflytt eller hämtas efter officiell utflytt debiteras du fullt pris. Städning inför dag 1 - Din monter städas inför mässans öppningsdag. Vill du ha städat varje dag går det att beställa. Kontakta Eventservice för mer information. FÖRSÄKRING En vanlig företagsförsäkring täcker ofta inte utställning på mässor. I samarbete med Länsförsäkringar SAK AB har Stockholmsmässan tagit fram en förmånlig och enkel försäkring för dig som utställare. Om du väljer att avstå denna försäkring rekommenderar vi dig att se över försäkringsskyddet. Vid frågor, kontakta Eventservice, tel GENERELLA REGLER Glöm inte att läsa igenom våra generella regler och anvisningar innan du beställer och bygger. Du hittar dem på webbplatsen alternativt i slutet på Eventservicekatalogen. GODSHANTERING Lossning/lastning av gods Har du gods över 1 ton eller större än 4 m³ måste du boka tid för lossning/lastning senast 5 arbetsdagar före önskad lossning/lastningstid Om du inte har bokat, eller inte kommer till bokad tid debiteras 50 % i påslag på ordinarie pris på godshanteringen. Observera att gods som anländer före officiell inflytt eller hämtas efter officiell utflytt debiteras en lagringskostnad. Bokning av godshantering görs på vår hemsida under; För utställare > Godshantering. Vid frågor kontakta Eventservice på eventservice@stockholmsmassan.se eller Gods till utställningen adresseras till: Stockholmsmässan AB Godsmottagningen Mässans namn Gymnasiemässan. Ert företagsnamn Ert monternummer Parkeringsvägen Stockholm (Älvsjö) 4 Gymnasiemässan, november 2013

5 Beställ till montern HÖJDGRANSKNING Du skickar in din ritning för granskning till Godkännandet sker med förbehåll att du också kontaktar dina montergrannar för att få deras godkännande. Kontaktuppgifter till dina montergrannar får du av Eventservice. Pris på höjdgranskningen är 500 kr. Denna granskning ingår i Stockholmsmässans prisdifferentiering. HÖJDEXPONERING Höjdexponering av logotyper, budskap, produkter och liknande över 2,5 m måste bedömas och godkännas av Eventservice. Undantaget är produkter som i sin normalhöjd är över 2,5 m. Pris på höjdexponeringen är kr. Denna avgift ingår inte i Stockholmsmässans prisdifferentiering (se sid 4) men det måste göras en höjdgranskning (se nedan) för att din höjdexponering ska kunna godkännas. Ansök senast 29 oktober, maila till eventservice@stockholmsmassan.se KONFERENSRUM/MÖTESRUM Planerar ni ett eget seminarium, säljträff eller annat möte under mässdagarna finns det möjlighet att boka konferens-och mötesrum. Kontakta Kongressen, tel för bokning och mer information. SAMUTSTÄLLARE Är ni flera företag som delar på en monter kan övriga företag registreras som samutställare, varje samutställare betalar 2200 kr. Samutställaren marknadsförs på samma sätt som huvudutställaren och får samma service. Som samutställare kan både vi och besökarna lätt hitta er monter, vilket ger ett mervärde för både sam- och huvudutställare samt ge en högre service till besökarna. AVSKILJANDE VÄGGAR MOT DINA MONTERGRANNAR Skiljeväggar mot dina grannar ingår inte i priset för monterytan. Önskar du skiljeväggar måste det beställas. Du får 50 % rabatt på skiljeväggar t o m den 8 oktober. Mer information om våra väggar finns att läsa i våra tekniska bestämmelser MONTERVÄGGAR Stockholmsmässans monterväggar har normalt måtten, höjd 2,49 m, bredd 1,0 m och tjocklek ca 34 mm. Våra monterväggar består av vitmålade boardskivor eller liknande material. Tänk på att monterväggarna inte får belastas med tyngre föremål. Monterväggarna är heller inte avsedda för säkring, stöd eller liknande av eget montersystem. Lättare tavlor och reklammaterial kan däremot sättas upp (max fem kg per väggmodul). På väggens överkant monteras en elförsörjningslist som inte kan tas bort. Monterväggarna stagas vid ytterkant för att hålla samman monterväggarna med stödbyglar. Inga stöd får tas bort utan tillstånd från respektive hallchef. Stöden kan ersättas på annat godtagbart sätt, debitering för detta sker då enligt gällande prislista. Om ramp monteras i samband med väggbyggnationen monteras en stolpe ca var fjärde löpmeter. Rampen kan inte användas som stöd eller säkring av eget montersystem eller material, utan är endast avsedd för lättare reklammaterial. Monterväggarna ska rensas från eventuella klamrar, häftkuddar, tejp och liknande efter avslutat event. Om du inte rensar din vägg debiteras du för den tid vi behöver lägga ner för att göra det arbete eller för att väggen måste kasseras för att den inte kan återställas. Förstörd vägg anses vara till exempel spackling, skruvhål, tapetsering eller målning av färger som inte är godkända av Stockholmsmässan. Om du behöver använda färg med glans högre än fem, tapetsera eller borra går detta att göra på en spånklädd vägg. För offert och prisuppgift kontakta Eventservice. TIDIGARE INFLYTT Tidigare inflytt ansök senast den 29 oktober. För att tidigare inflytt ska beviljas måste era tekniska beställningar vara gjorda. Maila till: tidigareinflytt@stockholmsmassan.se Utökad inflyttningstid Tidigare inflytt/byggstart eller senare utflytt kan beviljas i undantagsfall. Om ansökan beviljas debiteras kr/dag/monter. Ansökan till tidigare inflytt, klicka här. UTSTÄLLARKORT/WORKPASS Arbetskort (Workpass) För personer som enbart ska hjälpa till under in- och utflyttning behövs inga utställarkort utan de ska ha arbetskort (workpass). Arbetskort utfärdas, mot uppvisande av legitimation, på mässan och behöver inte förbeställas. Under in- och utflyttning får ej barn under 16 år tillträde till Stockholmsmässan, inte ens i målsmans sällskap. Lokalerna är då att betrakta som byggarbetsplats. Utställarkort Beställ era utställarkort senast 1 november Utställarkortet ger tillträde till mässan 1 timme före och 30 minuter efter ordinarie öppettider. Kortet måste bäras väl synligt för att få äta i utställarrestaurangen och för att få tillträde till utställarloungen. Utställarkort beställs via ett formulär på nu under För Utställare. Ni är berättigad till 1 utställarkort/kvm, dvs antal utställarkort är desamma som ytan på er monter. Utställarkorten skickas sen till den adress ni registrerat i beställningen. UTSTÄLLARPOLICY För att erhålla utställarkort ska utställarpolicyn signeras och returneras Gymnasiemässan. Utställarpolicyn laddas ner på www. gymnasiemassan.nu under För Utställare. För mer information och för att boka monterplats, läs mer på nu under För utställare > Att Ställa Ut >Reklamplatser Förbeställ garderobsbiljetter senast 14 november, därefter sker ett prispåslag Kom smidigt in på mässan, utan kontanthantering. Priset är 25 kr/biljett och dag. För att beställa, vänligen mejla till gunilla. hemmalin@stockholmsmassan.se I beställningsmejlet, ange namn på skola, monternummer, kontaktperson, telefonnummer, antal biljetter samt fakturereringsadress. OBS! Garderobsbiljetter som beställs efter 14 november fram till första mässdagen kostar då 30 kr/biljett och hämtas ut på plats vid ankomst i informationen vid huvudentrén. Minimum antal att beställa är 10 stycken. Nyhet! Eventuella outnyttjade garderobsbiljetter ska ej returneras. Har ni outnyttjade garderobsbiljetter, spara dem till Gymnasiemässan Vid frågor, mejla till gunilla.hemmalin@stockholmsmassan.se UTSTÄLLARINFO PER MAIL Monteransvarig får viktig information om allt runt mässan. Då det mesta av information kommer att skickas per är det mycket viktigt att ni meddelar oss om ni byter adress eller kontaktperson så att informationen hamnar rätt! WEBSHOP Enklast gör du din beställning i vår webshop. Där ser du produkterna tydligare och du får en bekräftelse på din beställning direkt via . Se webshop.stockholmsmassan.se KONTAKTA EVENTSERVICE Har du frågor och funderingar om din beställning, byggnationer, ljussättning, grafiskt material, mattor, godshantering eller något annat rörande Stockholmsmässans produkter och tjänster så slå Eventservice en signal eller skicka oss ett mail så hjälper vi dig! alt eventservice@stockholmsmassan.se Gymnasiemässan, november

6 Marknadsföring UTSTÄLLARKATALOG Digital katalog Vår webbplats är det digitala komplementet till den fysiska mässan. Du som utställare uppdaterar själv din företagspresentation med hjälp av ett enkelt publiceringsverktyg. Vi skickar ett mail med inloggningsuppgifter när det är dags att börja uppdatera. Annonsera i den tryckta Mässbilagan Skapa extra uppmärksamhet med en annons i mässtidningen. Mässtidningen distribueras den 14 november i tidningen Dagens Nyheter i stor Stockholm samt till elever i nionde klass i Stockholms län den 4 november. En digital blädderbar tidning med klick- och länkbara annonser kommer även att skickas till alla SYVare samt att finnas på webbplatserna gymnasiemassan.nu och SCENPROGRAMMET Scenen som finns i samband med Gymnasiemässan är ett mycket uppskattat inslag av både utställare och besökare. Scenprogrammet marknadsförs i mässtidningen och på Mer information och anmälningsblankett mejlas till monteransvarig. REKLAMPLATSER Skapa uppmärksamhet och få fler besökare till din monter. Det är lätt att tänka att just er monter är mässans självklara centrum. Oavsett hur bra den egna montern är, har man allt att tjäna på den extra uppmärksamhet våra reklamplatser kan åstadkomma. För att se vilka reklamplatser vi kan erbjuda, se ANVÄND MÄSSANS LOGOTYP Du har fri tillgång till mässans logotyper, använd dem gärna i annonser och trycksaker inför mässan. Finns på webbplatsen. WEBBPLATSEN/ PUBLICERINGSVERKTYGET Vår webbplats är ett digitalt komplementet till den fysiska mässan. Här kan besökarna hitta information om ditt företag i förväg och efter mässan. Du som är utställare uppdaterar själv din företagspresentation i er e-monter med hjälp av ett publiceringsverktyg. E-montern är ett viktigt verktyg i marknadsföringen av ert mässdeltagande. Om uppgifterna ej uppdateras och kompletteras blir era produkter och tjänster inte kända för besökarna och inte heller sökbara på webbplatsen. Inloggningsuppgifter till er e-monter skickas i ett separat mail. FÖLJ OSS PÅ FACEBOOK Gymnasiemässan finns på Facebook 6 Gymnasiemässan, november 2013

7 Flytta in INFLYTTNINGSTID TOMEMBALLAGE Servicecenter håller öppet: Onsdagen den 20 november kl Monterbyggnation skall vara klart senast kl den 20/11. All godshantering som kräver truckkörning skall då vara avslutad och gångarna fria från gods. Därefter körs tomemballage ut ur hallarna. Om du överskrider inflyttningstiderna tillkommer en avgift på 235 kr/timme. Ditt tomemballage lagras under pågående event. Märk upp emballaget med dekaler, som du hämtar på Servicecenter, så hämtas och lämnas det vid din monter. Onsdag 20 november Torsdag 21 november Fredag 22 november Lördag 23 november Söndag 24 november MONTERN KLAR I TID Huvudentrén eller Östra entrén får inte användas för in- eller utflyttning. Montern ska ha tagits i besittning senast 24 timmar innan mässan öppnar och vara iordningställd 12 timmar innan mässan öppnar. ÅLDERSGRÄNS 16 ÅR Vet du att montern inte kommer att bli klar i tid meddela Eventservice. Under in- och utflyttning då byggnation eller rivning av utställningen sker får ej barn och ungdomar under 16 år vistas i Stockholmsmässans lokaler. Åldersgränsen gäller även i målsmans sällskap.lokalerna är då att betrakta som byggarbetsplats. HÅLL GÅNGARNA FRIA När man lämnar montern tillfälligt eller för dagen under inflyttningen måste allt material ställas in i montern så att gångarna är fria för transporter och utrymning. 08:00-18:00 07:00-19:30 08:00-16:30 08:00-18:00 08:00-16:00 UTRYMNINGSVÄGAR Utrymningsvägar, utrymningsdörrar (även utsidan), brandredskap, larmtryckknappar och skyltar får ALDRIG byggas för, blockeras eller skymmas. SERVICECENTER MED BUTIK På plats i mässhallen finns det möjlighet att göra beställningar och du får hjälp med allt som har med ditt monterutförande att göra på Servicecentret. Servicecenter är öppet vid in och utflyttning samt under pågående mässa. Gymnasiemässan, november

8 Under mässan TIDER FÖR UTSTÄLLARE Ni som utställare har tillträde till hallarna 1 timme innan mässan öppnar och 30 minuter efter stängning, tänk därför på att ha uppsikt över Er monter även under den tiden. genererar en biljett som gäller i 6 dagar till priset av 250 kr. BANK/BANKOMAT Finns på entrétorget, samt i Östra Entrén. PARKERING PARALELLA ARRANGEMANG Du som utställare köper din parkeringsbiljett direkt i automaterna på parkeringen. Det finns en knapp i automaterna märkt utställare. Detta Aniva kongressen november i Victoriahallen och Fotomässan november i Hall B. RESTAURANGER PÅ MÄSSAN Mässrestauranger På hittar du kontaktuppgifter och förteckning över mässans restauranger. Utställarlounge i sal C8 Välkommen till utställarloungen i sal C8, inne i mässhallen. OBS! För att få tillträde till utställarloungen måste utställarkort ska kunna visas upp. Utställarrestaurang En utställarrestaurang kommer som vanligt att finnas. Utställarkort ska kunna visas upp för att äta i utställarrestaurangen. Mer information om utställarrestaurangen och pris för att äta lunch där kommer i separat mejlutskick till monteransvarig. UTDELNING AV REKLAM EJ TILLÅTET Vänligen ta hänsyn till att det inte är tillåtet att sprida reklam eller annan information utanför den egna montergränsen. Det är alltså inte tillåtet att dela ut reklamblad och liknande i gångarna, på entrétorget etc. Res och Bo RICA TALK HOTELL Bo vägg i vägg med mässan. Rica Talk Hotel är ett modernt fullservicehotell byggt direkt intill Stockholmsmässan med hotellentré 20 meter till höger om mässans huvudentré. HITTA TILL STOCKHOLMSMÄSSAN Stockholmsmässan ligger i Älvsjö, drygt en mil söder om Stockholm. Både bussar och pendeltåg stannar vid Älvsjö Station. ARLANDA EXPRESS På 20 minuter tar snabbtåget Arlanda Express dig till Stockholms central. Därifrån går du enkelt till pendeltågen som stannar vid Stockholmsmässan. FLYGBUSSAR Flygbussarna kör från Stockholms alla flygplatser mot Stockholms central. En kort promenad tar dig till pendeltågen som stannar vid Stockholmsmässan. PENDELTÅG Pendeltåg går direkt från Arlanda till Älvsjö station, som ligger en 200 meters promenad från Stockholmsmässan. Resan tar 47 minuter. Pendeltåg från Stockholms central till Älvsjö station avgår 8-12 gånger per timme och resan tar 9 minuter. Tågen går från plattform 13 och 14 och du kan ta tåg mot Södertälje hamn, Västerhaninge, Östertälje eller Nynäshamn. 8 Gymnasiemässan, november 2013 BIL För dig som väljer att komma hit med bil finns det parkeringsplatser. Enklast kör du E4/E20 och följer skyltar mot Stockholmsmässan/Älvsjö. TAXI De större taxibolagen har fasta priser till och från Stockholmsmässan från såväl Arlanda, Bromma och Stockholm city. Vi rekommenderar följande bolag Taxi Stockholm, Tel Taxi 020, Tel Taxi Kurir, Tel Sverigetaxi Stockholm, Tel Airport Cab, Tel Topcab, Tel

9 Flytta ut UTFLYTTNINGSTIDER Lördag 23 november Söndag 24 november Det är inte tillåtet att använda huvud- och östra entrén för att flytta ut. RIVNING skommen adress. Hanteringen debiteras dig enligt gällande prislista. Undvik detta genom att beställa Stockholmsmässans erbjudande Dörr-monter-dörr. För mer information besök eller respektive events webbplatser. Vi på Stockholmsmässan ansvarar inte för kvarlämnat gods eller tomemballage. Demontering kan påbörjas direkt efter mässans stängning och pågå fram till Det är inte tillåtet att starta det arbetet medan mässan fortfarande är öppen för besökarna. MONTERN UNDER UPPSIKT Under utflytten blir det rörigt i hallarna med mycket människor i rörelse - lämna ej montern obemannad så länge det finns stöldbegärligt gods kvar! KVARLÄMNAT ELLER OMÄRKT GODS Har du av någon anledning lämnat kvar märkt gods efter att den officiella utflyttstiden är avslutad kommer vi på Stockholmsmässan att flytta och lagra ditt gods på din bekostnad eftersom vi måste se till att det finns plats för nästa event att flytta in i hallen. Omärkt gods som lämnas kvar i eventhallen efter officiell utflytt och som inte kan identifieras kommer att kasseras då vi har begränsade lagringsmöjligheter. Om du inte hämtar ditt gods inom fem arbetsdagar efter det att den officiella utflyttstiden är avslutad skickas godset till överen- Efter mässan ANMÄLAN TILL NÄSTA MÄSSA Gymnasiemässan arrangeras nästa gång november Anmälningsblankett för 2014 kommer att delas ut i montrarna under pågående mässa samt mejlas ut efter Gymnasiemässan Gymnasiemässan, november

10 Kontakta oss PROJEKTGRUPPEN Anders Rudestad, Projektledare Tel: Jenny Larsson, Projektkoordinator Tel: EVENTSERVICE För frågor om våra produkter och tjänster kontakta Eventservice: Tel: , BOKA MÖTESRUM Stockholmsmässan har renoverade mötesrum. De ligger i anslutning till entréhallen och är ljusa och funktionella och passar bra som grupprum eller kontor. För bokning och information kontakta: anders. rudestad@stockholmsmassan.se eller MÄSSRESTAURANGER Tel: info@massrestauranger.se ÖPPETTIDER Torsdag 21 november Fredag 22 november Lördag 23 november EVENTSPECIFIKT För bokningar av annons I Mässtidning, kontakta: Erik Tingström Telefon: E-post: erik.tingstrom@newsfactory.se Gymnasiemässan Stockholmsmässan AB Mässvägen Älvsjö Tel, växel: , Fax: gymnasiemassan@stockholmsmassan.se Gymnasiemässan, november