Ett gott liv var dag. Verkställighetsplan. Vård- och omsorgsprojektet. Förvaltningens uppgift, inga politiska beslut krävs Augusti 2015 juni 2016

Transkript

1 Verkställighetsplan Förvaltningens uppgift, inga politiska beslut krävs Augusti 2015 juni 2016 Ett gott liv var dag Vård- och omsorgsprojektet JUNI 2014 JUNI 2015 Förslag som är verkställighet Skäl till förslaget Aktivitet Ansvar Tidplan 1 Skapa lättillgängliga och tilltalande träff- punkter och öppna mötesplatser (avsedda för personer inom vård och omsorg). Mötesplatser och träffpunkter ska vara till för alla som önskar delta. Begränsningar ska inte finnas. Behov av träffpunkter för personer med psykiska funktionsnedsättningar och för personer som slutat på daglig verksamhet. Kartlägg öppna mötesplatser utifrån hur tillgängliga och tilltalande de är. Områden som behöver kartläggas är IT-tillgänglighet, fysisk tillgänglighet, finns hinder för deltagande utifrån ett omvårdnadsbehov, hur väl uppfyller innehåll/aktiviteter behov och önskemål. Utred behov av ny träffpunkt för personer med omfattande funktions- nedsättningar och utreda om befintliga träffpunkter för personer med psykiska funktionsnedsättningar kan utvecklas med mera aktiviteter., Stadsdelsförvaltningen Östers kommungemensamma verksamhet i samarbete med Sociala omsorgsförvaltningens boendeenhet. Mars Kvalitetssäkra arbetet för genomförandeplan, vårdplan/rehabplan och Samordnad individuell plan (SIP). Den enskilde ska vara delaktig och ha inflytande över hur stöd och insatser ges. Kontinuitet hur insatsen utförs ger trygghet. Kartlägg nuläge med hjälp av statistik i Viva. Ge förutsättningar för genomförande och uppföljning vid personalplanering. Ta fram vägledning för uppföljande samtal. Utveckla metoder för uppföljning av stöd och insatser för personer som saknar förmåga att uttrycka sin egen uppfattning i tal.. Samarbete måste ske mellan Stadsdelsförvaltningen Östers kommungemensamma verksamhet och Sociala omsorgsförvaltningen. Ta fram plan för utbildning till medarbetare både när det gäller dokumentationen men också de digitala verktygen.

2 3 Fortsatt tillgänglighetsarbete med fokus på tillgänglighet för personer med kognitiva funktionsnedsättningar Borås Stad har ett systematiskt tillgänglighetsarbete som bör kompletteras och utvecklas för att i större utsträckning möta behov hos personer med nedsatt kognitiv förmåga. Området tillgänglighetsanpassning för denna målgrupp är komplext. Utöka den kommungemensamma arbetsgruppen för tillgänglighetsfrågor med kompetens i området. Säkerställ att man har det kognitiva perspektivet när man arbetar med fysisk tillgänglighet. Utred om det finns behov av att fast- ställa standard och ansvar för tillgäng- lighetsanpassning av kommunikation och information i kommunen för att öka tillgänglighetsanpassningen av t.ex. webbplatsen.. Samarbete mellan berörda förvaltningar. Mars Folkhälsofrämjande insatser förebyggande arbete Folkhälsomyndighetens formulering om äldre: Hälsosamt åldrande är en process där möjligheterna till fysisk, social och psykisk hälsa optimeras så att äldre människor kan ta aktiv del i samhället och åtnjuta ett självständigt liv med god livskvalitet utan att diskri- mineras på grund av ålder. Generellt är hälsan sämre hos personer med funktionsnedsättning, många har ansträngd ekonomi och upplever social isolering. Personer med funktionsnedsättning löper större risk att bli utnytttjade på olika sätt. Kartlägga befintliga samt ta fram förslag till nya inbjudande och hälsofrämjande utemiljöer med stimulerande aktivitetsplatser. Förmedla/informera om tips på aktivi- teter som inte är så kostsamma. Utveckla stöd till den enskilda i att våga delta i ideela föreningars aktiviteter. Samverka med föreningar och frivillig- organisationer Fortsatt arbete med Schyssta rela- tioner inom Sociala omsorgsförvalttningen (SOF) erbjuds även inom socialpsykiatrin. Minska fallskador stadsdelar, Sociala omsorgsförvaltningen och Fritid- och folkhälsoförvaltningen tillsammans med Stadsdelsförvaltningen Östers kommungemensamma verksamhet. Samarbete exempelvis mellan primärvård, SÄS, pensionärsorganisationer och funktionshinderföreningar. 5 Kortidvistelse och korttidstillsyn för ungdomar i personkrets LSS 1 1 p. som inte har en utvecklingsstörning. Dessa ungdomar har en autismspektrumstörning men går inte i särskolan. När de fyller 13 är det inte lämpligt att de är kvar på sitt vanliga fritids. Utred omfattning och behov för målgruppen. Utred om LSS- verksamheterna korttidstillsyn och korttidsvistelse samordnas för denna målgrupp. Förvaltningchef SOF Januari 2016

3 6 Utveckla former för anhörigstöd på särskilda boendeformer inom äldre och funktionshinderverksamheten Stödet till anhöriga ser idag olika ut på särskilda boendeformer. Se anhöriga som en resurs. Utred och ta fram förslag på hur anhörigstöd och anhörigråd ska formas på särskilda boendeformer. Kommungemensam äldreomsorg i samarbete med Sociala omsorgsförvaltningen 7 Kvalitetssäkra funktionshinderverksamhetens myndighetsutövning och ärendeprocess från ansökan om insats till beslut De som har behov av stöd måste känna till olika insatser och hur man kan söka. De sökande och deras företrädare ska känna sig väl bemötta och välinformerade under hela handläggningprocessen. Barn och ungdomars perspektiv ska tydligt framgå i ärendeprocessen. Anordna öppna informationstillfällen med olika teman tillsammans med den planerade lotsen. Utarbeta rutiner för kommunikation med den sökande under ärendeprocessen, uppge ungefärlig handläggningstid, motivera och förklara beslut så att den enskilde kan förstå, och vid behov erbjuda personligt möte vid avslag. Förvaltningschef SOF Ta fram förslag på olika arbetssätt för att ge barn och ungdomar större möjlighet att vara delaktiga vid ansökan och planering av av stöd. 8 Erbjud tillgänglig information inom funktionshinderverksamheten vid erbjudande om boende, val av daglig verksamhet eller planering av boendestöd och personlig assistans. Förståelse är grunden för att kunna vara delaktig och för att kunna påverka vid val av boende och sysselsättning och vid planering av stöd och insatser. Utveckla anpassad information till den enskilde, både skriftlig och muntlig. Samla kompetens kring alternativa kommunikationssätt för förvaltningens olika målgrupper. Utred möjligheten att tillsätta en tjänst som kommunikatör inom SOF. Förvaltningschef SOF Januari 2016

4 9 Förbättra samarbetet inom kommunen och med andra vårdgivare underlätta vårdens övergångar. Patientens behov av samordning överbryggar gränserna mellan olika professioner, huvudmän och vårdnivåer. Genom att arbeta i team blir det tydligare vilka behov patienten har. Det ökar patientens delaktighet och motivation och arbetet blir mer strukturerat. Utveckla arbetssätt för att underlätta en väg in i hemsjukvården, trygg hemgångsmodellen, tvåpartskommunikation i IT-system, telefon- och videovårdplaneringar, läkare i hemsjukvården, samarbete inom organisationen och likställighet i Borås Stad. Vidareutveckla arbetet som sker i närvårdssamverkan. Ta fram statistik vad gäller IT-system, undvikbar slutenvård, minskade återinläggning, antal hembesök. Kartläggning behövs för mer lika arbete., Stadsdelsförvaltningen Östers kommungemensamma verksamhet och MAS tillsammans med berörda verksamheter i stadsdelarna. I samarbete med SÄS och primärvård (närvårdssam- verkan) men också FoU Sjuhärad. 10 Utöka anhörigstödet att även omfatta barn och ungdomar under 18 år. Anhöriga under 18 år ingår inte anhörigkonsulenternas uppdrag. Utred varför anhörigstödet i Borås Stad inte omfattar barn och ungdomar under 18 år. Utred hur anhörigstöd till syskon och barn till personer med funktionsnedsättning kan anordnas. 11 Tydliggöra ansvarsgränser mellan Sociala omsorgsförvaltningen och stadsdelarna. De gränsdragningar som 2005 fastställdes mellan kommundelsnämnderna och Sociala omsorgsnämden behöver revideras för att motsvara nuvarande organisation och verksamheter. De som har stöd kan känna sig otrygga vid byte av verksamhet vid 65 år. Personal inom äldreomsorgen saknar ibland kompetens för att ge stöd till personer som kommer från socialpsykiatrin eller funktionshinderverksamheten. Tydliggör vad funktionshinderverksamhet enligt SoL för personer under 65 år omfattar. Tydliggör gränserna i förhållande till IFO och äldreomsorg. Ökat samarbete för den enskildes bästa. Rutiner för att underlätta för den enskilde och personal när stödet tas över av äldreomsorgen.. Samarbete mellan stadsdelarna och Sociala omsorgsförvaltningen. April 2016

5 12 Ta fram en kommungemensam plan för införande av vårdpreventivt arbetssätt inom äldreomsorgen Öka trygghet och säkerhet för enskild, likställighet och rättsäkerhet i hela kommunen. Att arbeta för att förebygga fall, undernäring, trycksår och ohälsa i munnen är viktigt för äldres hälsa och välbefinnande. Öka användandet av bedömningsinstrument och riskbedömningar: Senior Alert, aktivitetsbedömningar, funktionsbedömningar, MMSE, BPSD, symtomskattningar, läkemedelsgenomgång. Arrangera en inspirationsdag för vårdpreventivt arbetssätt. Stadsdelschefer, Stadsdelsförvaltningen Östers kommungemensamma verksamhet, MAS, tillsammans med berörda verksamheter i stadsdelarna. 13 Ge tydlig information till brukare inom äldreomsorgen gällande rättigheter, möjligheter och begränsningar Tydlighet/samma information till brukare och närstående. Utse en arbetsgrupp som tar fram ett utförligt och tillgängligt informationsmaterial som kan lämnas på hembesök, vårdplaneringar, uppsökande verksamhet m. m. Viktigt att det är samma för hela staden. Stadsdelsförvaltningen Östers kommungemensamma verksamhet tillsammans med berörda verksamheter i stadsdelarna. Mars Ta fram kompetensöverföringsmodell för sjuksköterskor Förbättrad rekrytering, behov av redskap för att nyanställd ska få hjälp och stöd att komma in i yrkesrollen och känna trygghet. Kartlägg hur vi på bästa sätt kan ge stöd till nyrekryterade sjuksköterskor att komma in i yrkesrollen och känna trygghet. Ta fram förslag på metoder t.ex. mentorskap Kommunchef, förvaltningschefer 15 Kommungemensam bemanningsprocess för vård och omsorg Alla arbetsplatser inom vård och omsorg ska arbeta med optimerad bemanning Implementera processen Påbörjat 16 Arbeta med definitionen av Hälsosam organisation Det blir tydligt vad äldreomsorg och funktionshinderverksamhen menar med en Hälsosam organisation och bidrar till att vara en attraktiv arbetsgivare. Behandlas på arbetsplatsräffar (APT), enklare verktyg (samtalskort) finns för genomförande.

6 17 Ta fram medarbetaröverenskommelse för vård och omsorg. Stärk utvecklingssamtalets roll från ett dokumenterat samtal till en tydlig överenskommelse mellan medarbetare och chef som innebär ett förtydligande av arbetsgivarens ansvar för förutsättningarna för medarbetarskapet och den ömsesidiga förväntan som finns mellan chef och medarbetare. Tydliggörande av förväntan, krav, förutsättningar m.m. från både arbetsgivare och medarbetare. Medarbetaröverenskommelse för vård och omsorg arbetas fram. Underlag för detta finns i arbetsgruppens rapport. 18 Gå igenom rehabiliteringskedjan och tydliggör bl.a. ansvarsfördelning, se över arbetsformer och pröva funktionsbaserad indelning. Tar tid för chefer. Många ärenden. Knyta till funktion istället för person. Utredning Kommunchefen, förvaltningschefer 19 Förbättra arbetsplatsträffarna när det gäller deltagande, form och innehåll. Möten i olika former är nödvändiga inslag i verksamheten. Av alla möten så har arbetsplatsträffarna (APT) en särställning eftersom de berör samtliga medarbetare. Delaktighet och inflytande är en väsentlig del i arbetsmiljön och medarbetarnas engagemang, kunskaper och kompetens är viktiga för att utveckla verksamheten på ett bra sätt. En väl fungerande APT är en viktig förutsättning för en hälsosam organisation. Det finns goda exempel i kommunens verksamhet att dra nytta av. Många frågor belastar APT, pröva om andra forum behövs för verksamhetsfrågor. Utredning Kommunchefen, förvaltningschefer Stärk och utveckla chefsöverenskommelsen 20 Överordnad chef ska ta ansvar för att säkerställa att underordnad chef har förutsättningar och stöd för att lösa sitt uppdrag och att det finns tillräcklig överensstämmelse mellan uppdrag, budget övriga resurser och förväntat resultat. Ansvaret ska dokumenteras i chefsöverenskommelsen. Det verktyg som finns för att klarlägga och tydliggöra ansvaret är Borås Stads chefsöverenskommelse. Chefsöverenskommelsen är i grunden bra men den måste succesivt få ett utvecklat och förstärkt innehåll i enlighet med förslaget. Överordnade chefer ska ta ett tydligt ansvar. Dokumenteras i chefsöverenskommelsen som förutsättning och stöd för underordnad chef. Arbetas succesivt in i chefsöverenskommelsen.

7 21 Tydliggör och slå fast principer och motiv för verksamhetsstöd. De ska vara indivuella, dokumenterade, utgå från behov, följas upp och omprövas och innefatta alla de åtgärder som underställd chef kan behöva för att lösa sitt uppdrag, Varje chef ska ha en individuell plan. 22 Skapa förutsättningar för chefer att reflektera över vardagssituationer, pröva och ompröva, söka kunskap som stärker förmågan att agera i nya situationer. Fungerar olika idag, förslaget säkerställer kvalitet och effektivitet. Bra pusselbit vid rekryteringar. Öppenhet och likabehandling skapar förutsättningar för uppdraget. Det verktyg som finns för att klarlägga och tydliggöra ansvaret är Borås Stads chefsöverenskommelse. Chefsöverenskommelsen bör få ett utvecklat och förstärkt innehåll i enlighet med förslaget. Högt tempo idag, ingen tid för eftertanke och reflektion. Arbetas succesivt in i chefsöverenskommelsen. Arbetas succesivt in i chefsöverenskommelsen. Start januari 2016 Förbättra verksamhetsstödet 23 Förbättra innehåll och utformning av verksamhetsstödet. Det är avgörande för att lösa uppdrag och uppgift. Det kan vara samordnare, planerare, biträdande enhetschef utifrån chefens behov. Otillräckligt idag, ibland slumpmässigt utformat. Stöd för chefen att lösa uppdrag måste förbättras. Verksamhetsstöd i form av fysisk person för chefer ska ha riktvärdet 0,5 årsarbetare/30 årsarbetare. Kravprofil ska tas fram. 24 Skapa bättre förutsättningar för framförhållning och planering. Jobba smart, strukturerat, transparent, undvika kollisioner med andra enheters aktiviteter, koll på läget. Ta fram årshjul (aktivitetskalender) för planering, genomförande och uppföljning för (enhets)chefer. 25 Behovsanpassa HR och ekonomistöd Många HR- och ekonomiuppgifter utförs idag av första linjens chefer, det har skett en förskjutning av uppgifter och genomförande av olika processer till enhetschefer. Utredning av HR och ekonomistöd genomförs för att bättre avlasta och stödja enhetschefer och verksamhet. Kommunchef, förvaltningschefer 26 Ta fram chefshandbok med väsentliga processer, riktlinjer och rutiner ska finnas på intranätet Jobba smart, inte uppfinna hjulet på nytt, enkelhet, tillgängligt Ta fram chefshandbok Kommunchef, förvaltningschefer

8 27 Öka chefers kunskap om förutsättningarna för att leda och fördela arbetet och lämna uppdrag till medarbetare inklusive skillnad mot delegation i kommunalrättslig mening 28 Frågor kring fastigheter och bilansvar utreds med målsättningen att de ska ha en annan tillhörighet än hos enhetschefer 29 Stärk fortlöpande arbetet i ledningsgrupper 30 Förbättrad tillgänglighet till chef på röda dagar och helger. Verksamheten bedrivs dygnet runt, alla dagar, året runt. Kompetenshöjande insats, bättre resursutnyttjande Utbildningsaktivitet Kommunchef Bättre resursutnyttjande Utredning Stärker samverkan, stöd i chefsuppgift Utbildning Trygghet för medarbetare, bättre arbetsmiljö för chefer (idag ständigt på pass) utanför arbetstid utan ersättning. Utredning av chefsstöd till personal vid röda dagar och helger t.ex. telefonjour. Bo Drysén, Monica Svensson, Annika Andersson och Ulrika Gustafson Hösten Sprid kunskapsöversikten Problematisering av äldreomsorgsarbetet i organisationen från kommunens jämställdhetssamordnare. Presentation av aktuell forskning och professionsfrågor. Stärker yrkesstoltheten. Seminarier Kommunchef Maj 2016 Rekrytering, introduktion 32 Chefer inom vård och omsorg ska rekryteras av en gemensam rekryteringsgrupp. Rekrytera flera chefer samtidigt, introducera och placera. Effektivitet och kvalitet i rekrytering säkerställs i högre grad. Snabbare och bättre beredskap för att möta chefsavgångar. Chefer behöver ej ta dubbla chefsuppdrag. Utrymme för särskilda uppdrag hos befintliga chefer. Gemensam grupp med olika kompetenser sätts samman. Rekryteringsgruppen rekryterar, introducerar och placerar. Kommuncehfen, förvaltningschefer Januari slutade 13 chefer.

9 33 Nyanställda chefer ska ges 1 månads verksamhetsintroduktion innan de börjar med ordinarie chefsarbetsuppgifter. Introduktionsprogrammet ska vara gemensamt över stadsdels- och förvaltningsgränser. 34 Samordna äldreomsorgens och funktionshinderverksamhetens rekrytering av semestervikarier. Fungerar väldigt olika idag. Säkerställer effektivitet och kvalitet. Bra pusselbit i rekrytering. Inte ovanligt att samma sökande finns i båda verksamheterna. Introduktionsprogram tas fram. Januari 2016 Bo Drysén Förvaltningsgemensam rekryteringsgrupp. Utveckla möjligheter och förmåga att kommunicera 35 Diskutera beskrivningen av vård och omsorgsverksamhetens kommunikationssystem med bl.a. aktörer, kanaler och budskap. Förbättra flödet och dialogen i kommunikationssystemet i och mellan olika nivåer. Det finns idag medarbetare som är skeptiska till vad och vilken information som når den politiska nivån i verksamheten. Samtala och medvetandegör nämnder, förvaltningsledning, arbetsplatsträffar. Bo Drysén, Monica Svensson, Annika Andersson och Ulrika Gustafson 36 Köp in feedbackverktyg och coachningsverktyg som kan användas för att stärka chefers kommunikation. Enhetschefernas roll är central och de behöver verktyg och förutsättningar för att förbättra kommunikationen i sina arbetsgrupper. Redan idag äger Borås Stad ett verktyg som heter budskapsverktyget. Inköp och därefter utbildning av kommunikatörer och HR-specialister som sedan kan stötta chefer. Kommunchefen 37 Starta pilotarbetsplatser för att testa hur kommunikativa insatser kan stärka en arbetsplats. Det finns inget övergripande stöd för enhetscheferna för hur de med kommunikation som verktyg kan skapa positiv kultur och klimat på arbetsplatserna. Pröva på en arbetsplats inom stadsdelarna och en inom Sociala omsorgsförvaltningen. Kommunchefen samt förvaltningschefer Förberedelsen från september Piloterna startar våren 2016.