Datum Sida 1 (2) Återkoppling på revisorernas granskning av landstingets rekrytering, villkor och avveckling av chefer

Transkript

1 I 11 ~. Landstinget DALARNA Central förvaltning Personalenhet ~I~GA 51 A BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Datum Sida 1 (2) Dnr LD Uppdnr LandstinQsstyrelsens arbetsutskott LandstinQsstyrelsen Återkoppling på revisorernas granskning av landstingets rekrytering, villkor och avveckling av chefer Ordförandens förslag Arbetsutskottet föreslår landstingsstyrelsen: 1. Aterkopplingen till revisorerna godkänns. 2. At personaldirektören uppdras att beakta revisorernas rekommendationer i granskningsrapporten, bilaga c) Sammanfattning Landstingets revisorer har granskat i vilken utsträckning landstingets strategier för chefsförsörjning, processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer samt tillämpade anställningsvillkor stödjer målen i landstingsplan Rapporten visar att nuvarande strategier och arbetssätt för chefsförsörjning kan vidareutvecklas för att ytterligare stödja målen ilandstingsplanen. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Revisorernas granskning av landstingets rekrytering, villkor och avveckling av chefer c) Granskningsrapporten Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingets revisorer har granskat i vilken utsträckning landstingets strategier för chefsförsörjning, processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer samt tillämpade anställningsvillkor stödjer målen i landstingsplan Rapporten visar att nuvarande strategier och arbetssätt för chefsförsörjning kan vidareutvecklas för att ytterligare stödja målen ilandstingsplanen. Postadress Box Falun Revisionsrapporten påtalar förbättringsområden avseende hur Landstinget Dalarna utifrån nuvarande landstingsplan och likabehandlingspolicy bör skapa en tydligare strategi för chefsförsörjning. Landstinget Dalarna bör se över rutiner för chefsrekrytering, chefers anställningsvillkor samt villkor för chefer vid omställning och avveckling. Vid exempelvis rekrytering fordras en \ Besöksadress Vasagatan 27 Falun Kontakt Org.nr: t... i Handläggare Ersmark Britt-Marie Utredare britt-marie.ersmark@ Itdalarna.se

2 Landstinget Dalarna Central förvaltning BESLUTSUNDERLAG La ndsti ngsstyrelse ns arbetsutskott Datum Dm LD13/00178 Sida 2 (2) mer kompetensbaserad och transparent rekryteringsprocess. Anställningsformen för olika chefsbefattningar bör ses över. Det är t.ex. viktigt att samtliga chefer får den utbildning och handledning som krävs för att klara chefsuppdraget, att chefen vet vad som förväntas i chefsuppdraget. Metod för utvärdering av chefer bör vidareutvecklas och kommuniceras, samma gäller för riktlinjer vid omställning och avveckling av chefer. Landstingsstyrelsens återkoppling I arbetet med att förverkliga landstingsplanens uppdrag vad gäller chefsförsörjning, ska revisorernas rekommendationer beaktas. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Det kan få negativa ekonomiska konsekvenser om det inom landstinget finns brister i planeringen för en långsiktig chefsförsörjning. Likabehandling Diskrimineringslagen, Landstinget Dalarnas likabehandlingspolicy med bilagor LO 11/03597 medför att landstinget ska tillämpa lika förhållningssätt i lika situationer i samtliga chefsfrågor. Juridik Enligt Kommunallagen 6 kap 7 ska nämnden/styrelsen inom sitt område se till att verksamheten drivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat. Landstingsplanens uppdrag när det gäller chefsskap ska därför följas. Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Det systematiska arbetsmiljöarbetet är beroende av att kompetenta chefer rekryteras och utbildas ilandstingsorganisationen. Patientperspektiv, miljö, barnkonsekvens, folkhälsa Dessa perspektiv bedöms inte vara relevanta i ärendet. Samverkan med fackliga organisationer Information enligt MBA 10 om revisorernas rapport har ägt rum och information om svaret till revisorerna kommer att ges Uppföljning Ärendet följs upp genom Internkontroll och vid Landstingsstyrelsens möte

3 ~llag.a Landstingets revisorer AU 51 B Landstingsstyrelsen Granskning av landstingets rel{rytering, villkor och avveclding av chefer Vi rekommenderar landstingsstyrelsen att: Rikta ökad uppmärksamhet mot de problem som påvisas i genomförd granskning bl a genom beaktande av i denna framförda rekommendationer. Vi har under år 2012 genomfört en gransirning med syfte att bedöma ändamålsenligheten i landstingets rekrytering, villkor och avvecklmg av'chefer. En viktig del i granskningen har utgjolts aven fördjupad gransirning utfdrd av Ernst & Young. Granslmingen har avslutats med en s k revisionsdialog där iakttagelser och bedömningar diskuterats tillsammans med landstingsdirektör och biträdande landstingsdirektör. En fungerande långsiktig chefsförsörjning liksom rekrytering av chefer i det enskilda fallet är en investering i framtiden där brister och misstag, t ex i fonn av felaktiga rekryteringar, kan få allvarliga följder. Landstingets chefsförsörjning och den del av delma som avser rekryteringen av chefer måste dälför omgärdas med stor noggrannhet. I praktiken är själva rekryteringsförfarandet en fråga för närmast överordnad chefsnivå men det yttersta ansvaret åvilar alltid landstingsstyrelsen. Granskningen fokuserar mot landstingets chefsförsöljnmg där vår uppfattning är att landstinget behöver en uttalad och tydlig strategi för samtliga de moment som en ändamålsenlig chefsförsöljning kan sägas innehålla. En sådan samlad, uttalad och dokumenterad strategi salmas. Delar aven sådan strategi finns dock i form av

4 t ex tydligheten i att rekrytering av chefer främst ska ske intemt liksom i det pågående och ambitiösa arbete med chefsutveckling. En central utgångspunkt för oss är att landstingets verksamhet i huvudsak är direkt och indirekt finansierad via skattemedel. Detta förhållande förpliktigar så till vida att det är av stor vikt för legitimiteten att verksamheten är transparent. Medborgare, förtroendevalda, massmedia m fl måste, så långt möjligt, kunna följa processers alla skeenden och förstå de ställningstaganden och val som görs. Av granskningen framgår att den nuvarande processen för chefsförsöljning inte är transparent i den mening att någon utomstående t ex kan följa processen vid en chefstillsättning eller granska de avvägningar och ställningstaganden som görs. Vad gäller anställningsvillkor tillämpar landstinget, som ett medvetet ställningstagande, tillsvidareanställningar med tidsbegränsade chefsförordnanden. Oavsett vald anställningsform är det viktigt att t ex inom ramen för sin strategi för chefsförsöljning beakta 9ch motverka de negativa konsekvenser den valda formen leder till. Slutligen beträffande de delar av granskningen som avser avveckling av chefer kan vi enbmt konstatera att i de fall arbetsgivaren väljer att avveckla/inte förlänga ett chefsförordnande är en noggl'ann dialog med berörd chef liksom t ex en tydlig plan för den avvecklade chefens återgång till andra arbetsuppgifter av central betydelse. Av vad vi erf~rit under granskningsprocessen tycks så inte alltid ha varit fallet. Vår sammanfattande bedömning är att det finns skäl för styrelsen att rikta ökad uppmärksamhet mot de problem som granskningen påvisar genom att bl a beakta de rekommendationer som lämnas i granskningen. Landstinget Dalarna Revisorema ~~&t& Carl-Erik Nyström ~,.. ~ (~--=-.~~~ Lars-Erik Erikss6h

5 ~haga AU 51 C Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012 Landstinget Dalarna Granskning av landstingets rekrytering, villkor och avveckling av chefer

6 ,"" i!j ERNST & YOUNG Innehåll 1. Sammanfattning Inledni'ng Bakgrund Syfte Revisionsfrågor Granskningens revisionskriterier Avgränsning Metod Chefs.försörjning Organisation Strategier för chefsförsörjning Rekrytering AnstäUningsvillkor Utveckling och aweckling Rekommendationer Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Jämförelse av anställningsvillkor för chefer inom hälso- och sjukvården Bilaga 3 Dokumentförteckning 1

7 """!!I ERNST & YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av revisionen i landstinget Dalarna granskat chefsförsörjning. Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingets strategier för chefsförsö~ning, processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer samt tillämpade anställningsvillkor stödjer målen i landstingsplanen. Nedan sammanfattas granskningen utifrån ställda revisionsfrågor. Kartläggning och bedömning av övergripande strategier för chefsförsörjning samt tillämpade processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer Landstinget Dalarna saknar en tydlig strategi för chefsförsö~ning, vilket inte bedöms som tillfredsställande. Ett utvecklingsarbete avseende chefsförsö~ning pågår inom ramen för arbetet med att ta fram landstingets framtidsplan 2025, vilket bedöms vara positivt. Det bedöms finnas brister i hur landstinget uppfyller ambitionerna i båda landstingsplanen och likabehandlingspolicyn avseende rekrytering av chefer. I båda dessa stadgas att chefer ska identifiera potentiella framtida chefer. Även om landstinget har denna ambition så menar flertalet av de intervjuade i granskningen att det i praktiken saknas något strukturerat arbetssätt för att identifiera framtida chefer. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det saknas en dokumenterad beskrivning av rekryteringsprocessen i landstinget. Det saknas också rutiner för aweckling av chefer, vilket bedöms vara bristfälligt. Personaldirektören har enligt uppgift fått i uppdrag att ta fram avvecklingsstrategi för chefer. Föregås chefsrekryteringar av relevanta och dokumenterade behovsanalyser och kravprofiler? Det finns ingen gemensam struktur eller riktlinjer för behovsanalyser och kravprofiler inför rekrytering av chefer. Ett fåtal enheter/kliniker inom hälso- och sjukvården har dock påbörjat ett arbete med behovsanalyser. Detta utvecklingsarbete bedöms som positivt, men vi vill påtala behovet av ett samlat strategiskt grepp över detta arbete. Engageras berörd personal och fackliga organisationer i rekryteringsprocessen? Samtliga intervjuade uppger att fackliga organisationer engageras i rekryteringsprocessen. I vilken mån detta sker och på vilket sätt beror enligt uppgift på vilken chefsnivå som tillsätts och inom vilken verksamhet. Det finns ingen gemensam struktur i landstinget hur övrig berörd personal eventuellt ska engageras i rekryteringsprocessen. Används. ändamålsenliga rekryteringsmetoder och vem avgör i det enskilda fallet vilken metod som ska tillämpas? Det finns inga övergripande dokumenterade riktlinjer för chefsrekrytering i landstinget. Avsaknad av tydliga riktlinjer förchefsrekryteringinnebär enligt vår mening en risk för att chefsrekrytering kommer att se olika ut i olika verksamheter. Landstinget Dalarna använder sig generellt inte av externa rekryteringsfirmor. 2

8 " '" äj ERNST & YOUNG Finns det generella riktlinjer kring chefers anställningsvillkor och tillämpas i så fall dessa, accepteras särlösningar och i så fall i vilken omfattning? Landstinget Dalarna använder sig av tidsbegränsade förordnanden för samtliga chefsnivåer. För verksamhetschefer inom hälso- och sjukvården finns generella anställningsvillkor med uppdragsbeskrivning. För första linjens chefer saknas en gemensam uppdragsbeskrivning, vilket bedöms vara en brist. Särlösningar förekommer i viss mån, exempelvis bland chefer som sedan tidigare haft en tillsvidareanställning. Stödjer tillämpade anställningsvillkor en effektiv chefsrekrytering? Förordnanden lyfts fram som positivt av samtliga intervjuade. Vår jämförelse med andra landsting visar att andra landsting ser fördelar med både förordnanden och tillsvidareanställningar. Enligt vår bedömning skapar förordnanden en flexibilitet och stimulerar rörlighet. Det blir också mindre dramatiskt att ta på sig och avsluta ett chefskap. Att använda sig av förordnanden förpliktar en utvärdering av chefskapet. Vår bedömning är att det finns brister i utvärdering av chefskap inom landstinget och att det finns ett utvecklingsbehov i att tydliggöra krav och förväntningar på chefer. Vi kan konstatera att intervjuade chefer upplever att det finns en otydlighet kring villkor för löner och hur dessa konstrueras. Landstinget Dalarna bör enligt vår mening analysera sina tillämpade anställningsvillkor. Sker avveckling av chefer enligt i förekommande fall fastlagda rutiner? Landstinget Dalarna saknar rutiner för avveckling av chefer. Det bedöms finnas brister vid förlängning av förordnanden och vid avvecklingsprocesser av chefer. Hur avveckling av chefer går till har enligt vår mening stor påverkan på chefers förtroende för organisationen och dess ledning. Detta gäller även för de chefer som är kvar i organisationen. Rekommendationer Landstingsstyrelsen rekommenderas att: ~ Tillse att en strategi för chefsförsörjning tydliggörs och att denna bidrar till en sammanhållen process för chefsrekrytering. Tillse att arbetet med att färdigställa rekryteringsprocessen prioriteras och dokumenteras. Tillse att landstinget tydliggör hur behovsanalyser och kravprofiler kan och/eller ska användas vid rekrytering. Tillse att en utvärdering av chefskapet sker inom ramen för medarbetarsamtalet och utveckla grunderna för denna utvärdering. Fortsätta att analysera hur anställningsvillkor påverkar synen på chefskap och i förlängningen landstingets möjlighet till chefsförsörjning. Tillse att landstingets arbete med att ta fram en avvecklingsstrategi prioriteras. 3

9 \ ""'" i!j ERNST & YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund I landstingets verksamhet finns ett stort antal chefer på olika nivåer. Cheferna har en nyckelroll i organisationen vilket bl.a. kommertill uttryck ilandstingsplanen I denna framhålls att "Utvecklingen inom främst vården kommer att ställa mycket stora krav på chefernas ledarskap. Cheferna i landstinget Dalarna har, som arbetsgivarens främsta företrädare, en nyckelroll och stort ansvar att genom sitt ledarskap bidra till att landstingets övergripande mål förverkligas". Förväntningarna och kraven. på chefer utvecklas ytterligare i den av fullmäktige år 2010 antagna chefs- och medarbetarpolicyn. Även i tidigare granskningar har ledarskapets betydelse för utveckling aven organisation uppmärksammats. Med stöd i landstingsplanen bedömer revisionen i. landstinget Dalarna att ett viktigt inslag i styrelsens och ledningens ansvar är att säkerställa att det finns kompetenta chefer i organisationen. Detta i sin tur ställer krav på en genomtänkt strategiförchefsförsö~ning samt effektiva och ändamåjsenliga processer och rutiner för chefsrekrytering. Anställ~ ningsvillkoren bör också vara konkurrenskraftiga. Med anställningsvillkor avses inte bara lön utan även andra anställningsförmåner, utvecklingsmöjligheter, ansvar och befogenheter etc. Landstinget tillämpar oftast tidsbegränsade chefsförordnanden men trots detta uppstårsituationer där chefskap av olika anledningar kan behöva avvecklas i förtid. Detta kräver en väl genomtänkt avvecklingsprocess som beaktar både verksamheten och den enskildes behov Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om landstingets strategier för chefsförsörjning, processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer samt tillämpade anställningsvillkor stödjer målen ilandstingsplanen Revisionsfrågor Syftet har preciserats i följande område och frågeställningar:.. Kartläggning och bedömning av övergripande strategier för chefsförsörjning samt tillämpade processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer. Föregås chefsrekryteringar av relevanta och dokumenterade behovsanalyser och kravprofiler?.. Engageras berörd personal och fackliga organisationer i rekryteringsprocessen?.. Används ändamålsenliga rekryteringsmetoder och vem avgör i det enskildafauet vilken metod som ska tillämpas?.. Finns det generella riktlinjer kring chefers anställningsvillkor och tiljämpas i så tall dessa, accepteras särlösningar och i så fall i vilken omfattning? 4

10 ,,"'" i!j ERNST & YOUNG ~ Stödjer tillämpade anställningsvillkor en effektivchefsrekrytering? Sker aweckling av chefer enligt i förekommande fall fastlagda rutiner? Övriga frågeställningar som är relevanta för att uppnå granskningens syfte Granskningens revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser. slutsatser och bedömningar. Revisionskrilerierna i denna granskning utgörs av i huvudsak av landstingsplanen , landstinget Dalarnas chefs- och medarbetarpolicy från 2010 samt kommunallagens 6 kap. 7 vilken reglerar styrelsens och nämndernas uppdrag. Dessa beskrivs närmare i bilaga Avgränsning Landstingsstyrelsen är ansvarig nämnd. Granskningen har 'avgränsats till chefsförsö~ning inom hälso- och sjukvården i landstinget Dalarna Metod Granskningen har genomförts genom en kombination av metoder; granskning av dokument och kartläggande jämförelse av anställningsvillkor, intervjuer samt fokusgrupper. Därtill har uppdraget avslutats med en revisionsdialog. Dokumentförteckning framgår av bilaga 3. Intervjuer har genomförts med: ~ Personaldirektör ~ Biträdande landstingsdirektör (i rapporten hänvisas tiij landstingsledning avseende denna intervju) Landstingsstyrelsens ordförande (telefonintervju) Två representanter för Vårdförbundet, en representant för fackförbundet SACO och en representant för fackförbundet Vision FOkusgrupper har genomförts med: ~ Tre verksamhetschefer ~ Elva av första linjens chefer (inkluderade två tidigare verksamhetschefer) Kompletterande telefonintervjuer har genomförts med en verksamhetschef och en första linjens chef vid Falulasarett 5

11 ,,'"'' fi!j ERNST & YOUNG Inom ramen för granskningen har vi också haft kontakt med: Förhandlare vid personalavdelningen ~ Medarbetare vid personalenheten Avslutande revisionsdialog har genomförts med: Landstingsdirektör och biträdande landstingsdirektör 6

12 " " " i!i ERNST & YOUNG 3. Chefsförsörjning 3.1. Organisation Tjänstemannaorganisation Personalorganisation Landctlngsdlreklor' P.tien~ nä l11nd-lnt tör\laltnin gs~ chef Personaldir&ktör Revl. lonsc h ~ f LG-HR SI,a!ogioka utl edare (2 sti Cenh ol f3r1ahr,lng' H :ilsoooch.jukvords I(lIV.llnlng' l and.nn g; service Av d~lnilgs. chef stab/centr.1 förvaltning Avdeo lnings.. ehefer(2$t) hälso-och sjuk varden Utbildning.ehe' (vakani) F ö,handin;pehe/(under rekryt~r ingi Kultur.>eh utbildnilgfiir'laltning F tigh.,sfö,v oltn,ng "Tandvä,def/.lrval'n ing B.stäk., e"h.t fil, landvad LOnlH R-5)lstem Arbel'Smilju Sekreterare Pension HRsp~cia ) i ste l KC I. KOl'ripeten ~ cantrum} Gluppför förhandling och a\ltalsfl~90r Bild: Tjänstemannaorganisation och personalorganisation i landstinget Dalarna "Samma person. I landstinget Dalarna är landstingsdirektör koncernchef för landstinget samt förvaltningschef över den centrala förvaltningen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Personaldirektör och personalorganisationen ingår i den centrala förvaltningen. Personalorganisationen arbetar även gentemot hälso- och sjukvårdsförvaltningen, kultur- och utbildningsförvaltningen samt fastighetsförvaltningen. Landstingservice och tandvårdsförvaltningen har egna förvaltningschefer och personalchefer. Personaldirektören har en ledningsgrupp_ I ledningsgruppen ingår representanter för samtliga förvaltningar och gruppen ska enligt personaldirektören arbeta koncernövergripande. Formellt har personaldirektören inget mandat att styra samtliga personalchefer. Under personaldirektören finns tre avdelningschefer inom personalområdet (en för central förvaltning och två för hälso- och sjukvårdsförvaltningen). Inom hälso- och sjukvården finns fyra chefsnivåer: landstingsdirektör, förvaltningschef för hälso- och sjukvården, verksamhetschefer och första linjens chefer 1. Totalt finns 53 verksamhetschefer och 257 första linjens chefer inom hälso- och sjukvården. Landstingsdirektören (tillika chef över hälso- och sjukvårdsförvaltningen) är chef över samtliga verksamhetschefer inom hälso- och sjukvården. 1 Första linjens chef benämns i vissa fall avdelningschef, vårdenhetschef och enhetschef. Enligt uppgift är landstingets definition av första linjens chefer att chefen har verksamhetsansvar, personalansvar och ekonomiskt ansvar. Det finns dock även första linjens chefer som inte har samtliga tre ansvarsområden. 7

13 "'" JJ ERNST & YOUNG 3.2. Strategier för chefsförsörjning Ilandstingsplanen framgår övergripande strategier för kompetensförsörjning i landstinget Dalarna. Landstingsfullmäktige har också antagit en chefs- och medarbetarpolicy. Dessa beskrivs närmare i bilaga 1, revisionskriterier. Enligt personaldirektören saknas en tydlig strategi för chefsförsörjning och en analys av det framtida behovet av chefer i landstinget. Intervjuade chefer och fackliga representanter delar bilden av att det saknas en tydlig strategi för chefsförsörjning. Ett utvecklingsarbete avseende chefsförsö~ning pågår, bland annat inom ramen för att ta fram framtidsplan 2025 för landstinget. Personalenheten har initierat ett arbete med att kartlägga befintlig kompetens inom hälso- och sjukvården. Verksamheterna får enligt uppgift hjälp av personalenheten med kartläggningen och ska därefter ta fram en kompetensförsörjningsplan. I dagsläget uppges att sju enheterlkliniker har genomfört en kompetenskartläggning. I arbetet med framtidsplanen haren analys genomförts av generationsväxlingar. Det framgår också en beskrivning av chefsförsörjningsprocessen och en övergripande beskrivning av chefs- och ledarutveckling i dag och fram till Ilandstingsplanen stadgas bland annat att chefer ska ges förutsättningar att utöva ett gott ledarskap. I både landstingsplanen och chefs- och medarbetarpolicy framgår alt chefer har ett ansvar för att identifiera framtida chefer. Landstinget har under året lagt grunden för en ny chefs- och ledarskapsutbildning. Att identifiera framtida chefer samt den nya chefs- och ledarskapsutbildningen framhålls av både personaldirektör och landstingsledningen som en viktig del i landstingets strategi för chefsförsörjning. I landstingets nya chefs- och ledarskapsutveckling ingår hur chefer kan arbeta med kompetensplanering ochkompetensförsörjning. Bland annat ingår en beskrivning av kompetensförsörjningsprocessen 2 och verktyg/mallar för hur verksamheterna kan arbeta med kompetensplanering Bedömning Det är enligt vår bedömning inte tillfredsställande att det saknas en tydlig strategi för chefsförsörjning i landstinget Dalarna. Tillgången till (rätt) kompetens och chefer är en central strategisk fråga som också påverkar möjligheten för verksamheten att leva upp till de krav som ställs på verksamheten i lagstiftning och andra riktlinjer. Av landstingsplanen framgår också att cheferna i landstinget har en nyckelroll och ett stort ansvar att genom sitt ledarskap bidra till att landstingets övergripande mål förverkligas. Det är enligt vår mening positivt att ett arbete pågår med att utveckla chefs- och ledarskapsutbildningen samt det arbete som pågår inom ramen för att ta fram framtidsplanen. Mot bakgrund av landstingsplanens uppdrag om att ge cheferna rätt förutsättningar för att kunna ut- 2 Processen beskrivs utifrån: NationellamållLandstinget Dalarnas målnerksamhetens mål och uppgift~framtida arbetssättnerksamhetsplanering ~Kompetensanalys ~Medarbetarsamtal ~Awägning av kompetensförsöjjningen ~ KompetensförsöJjningsplan ~ Kompetensutvecklingsåtgärder ~Uppföljning. 8

14 "'" g}j ERNST & YOUNG öva ett gott ledarskap genom chefs och ledarutveckling, krävs enligt vår mening att landstinget kartlägger och analyserar nuvarande och framtida behov. Det bedöms vara positivt att ett utvecklingsarbete pågår med att genomföra en kartläggning av kompetensen inom hälso- och sjukvården och att landstinget arbetar med att beskriva och tydliggöra kompetensförsörjningsprocessen. I dagsläget har ett fåtal klinker genomfört en analys/kartläggning av sin kompetens. Vi vill betona vikten av ett samlat strategiskt grepp över detta arbete Rekrytering Det finns inga övergripande dokumenterade riktlinjer för chefsrekrytering i landstinget. Ett arbete pågår med att beskriva rekryteringsprocessen. Personaldirektören lyfter fram landstingets likabehandlingspolicy som en viktig vägledning vid rekrytering. Av likabehandlingspolicyn framgår bland annat uppställda mål 3 inom området rekrytering. I policyn framgår också åtgärder för varje mål. Ett exempel på en åtgärd är att under 2012 besjuta om riktlinjer för rekryteringsprocessen. Personalavdelningen påbörjade 2011 ett arbete för att beskriva denna process. Intervjuade chefer menar att det saknas en vägledning för rekrytering. Detta uppges bland annat innebära att det saknas framförhållning vid rekrytering och att rekrytering går till på olika sätt mellan verksamheterna. Som tidigare nämnts påtalar personaldirektören och landstingsledningen att det finns en stark viljeinriktning om att identifiera framtida ledare och chefer. Metoder för detta planeras också att utvecklas inom ramen för det nya chefs- och ledarskapsprogrammet. I uppdragsbeskrivning för biträdande verksamhetschefer framgår att "rekryteringsaspekten avseende framtida ordinarie verksamhetschef bör beaktas vid val av biträdande verksamhetschef'. Både första linjens chefer och fackliga representanter menar att det saknas metoder (en "plantskola") för att identifiera framtida chefer. Det finns ingen gemensam struktur eller riktlinjer för att sätta upp kravprofiler eller genomföra behovsanalyser inför rekrytering av chefer. Som nämnts ovan har dock vissa enheter/kliniker inom hälso- och sjukvården påbörjat att kartlägga befintlig kompetens i verksamheten. Enligt landstingsledningens syn finns det inte behov av att göra specifika utredningar avseende kravprofiler eller behovsanalyser inför rekrytering av chefer, eftersom rekryterande chef har en insikt och förståelse för behovet. Erfarenhet av berörd verksamhet framhålls som en viktig del vid rekrytering av chefer. Enligt intervjuade chefer rekryteras chefer till stor del internt. Enligt personaldirektören har landstinget ingen rutin för intern rotation av chefer, exempelvis mellan kliniker/enheter. Enligt de intervjuade använder sig landstinget generellt inte av externa rekryteringsfirmor. Skälet till detta uppges främst vara negativa erfarenheter exempelvis i form av feirekryteringar. Vid tillsättning av verksamhetschefer inom hälso- och sjukvården ansvarar personal- 3 *Alla lediga tjänster, både internt och externt, ska vara synliga för alla sökanden. *1 annonser ska vi uppmuntra det underrepresenterade könet att söka. *Vid lika kompetenser ska positiv särbehandling för det underrepresenterade könet tillämpas. *Rekryteringsprocessen ska vara säkrad så au ingen blir särbehandlad på osakliga grunder. 9

15 ~ ~ '''''' ~ ERNST & YOUNG avdelningen till stor del för förberedelsearbetet. Både landstingsdirektör och biträdande landstingsdirektör deltar i rekryteringen. Därutöver uppges att representant från personaienheten vanligtvis deltar. Personaldirektören framhåller att han önskar att personalenheten involverades i större utsträckning vid dessa rekryteringar. Både personaldirektören och intervjuade verksamhetschefer framhåller att det finns ett behov av större framförhållning vid rekrytering. Samtliga intervjuade uppger att de fackliga organisationerna engageras vid rekrytering. I vilken mån de engageras beror på vilken chefsnivå som ska tillsättas. Enligt personaldirektören engageras övrig personal i liten utsträckning vid rekrytering och detta uppges vara ett utvecklingsområde. Enligt likabehandlingspolicyn ska annonsering av intern rekrytering ske på landstingets intranät Navet. Extern rekrytering ska ske både på Navet och externt via rekryteringssajten Offentliga jobb. Som mått på att detta uppfylls ska ett stickprov genomföras. Lanstinget har ännu inte genomfört någon sådan uppföljning. Nedan framgår exempel på styrkor och svagheter/förbättringsområden som framkom vid fokusgrupper med verksamhetschefer och första linjens chefer: Tabell: Styrkor och svagheteriförbättringsområden - Rekrytering Styrkor.. SvagheterIförbättringsområden Öppen annonsering Strategi saknas Tydliggjorda roller för VC och bitr. VC Brist på proaktivitet Intern rekrytering innebär god verksamhetskännedom Saknas en "plantskola" för framtida chefer Samverkan med fackliga organisationer Intern rekrytering kan innebära belastning och bristande process --_.- Chef ses inte som ett yrke Saknas struktur för att genomföra behovsanalyser Intern rekrytering lyfts fram både som en styrka och svaghet. Första linjens chefer menar till exempel att det kan innebära att en chef rekryteras utan en korrekt process. En intern rekrytering till ett chefskap kan också komma att bli en belastning för gruppdynamiken. A andra sidan uppges det vara en styrka eftersom personen i fråga har en god verksamhetskännedom. Första linjens chefer menar att chefskap inte ses som ett yrke utan den enda möjliga karriärvägen. Verksamhetscheferna menar att bristande proaktivitet hänger samman med att det saknas en strategi för chefsförsörjning. Detta uppges bland annat innebära en bristande rekryteringsprocess som saknar framförhållning. Tydligjorda roller för verksamhetschefer och biträdande verksamhetschefer beskrivs närmare under beskrivning av anställningsvillkor i avsnitt

16 ' " ' ' ]J ERNST & YOUNG Bedömning Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det saknas en dokumenterad beskrivning av rekryteringsprocessen. En dokumenterad beskrivning tydliggör roller och ansvar samt identifierar vilka moment i processen som landstinget behöver ta fram verktyg för, exempelvis kravprofiler. Det arbete som pågår med att tydliggöra rekryteringsprocessen i landstinget bedöms vara positivt. Landstingstyreisen bör tillse att detta arbete prioriteras och att re kry teringsprocessen dokumenteras. Enligt vår bedömning finns det en otydlighet avseende vilka chefer landstinget önskar rekrytera och chefsrekryteringen inom landstinget är inte en sammanhållen process. Detta eftersom landstinget generellt inte upprättar kravprofiler eller genomför behovsanalyser. Kravprofiler och behovsanalyser och är enligt vår mening en viktig komponent för att skapa ett strukturerat arbetssätt vid rekrytering samt tillse att det finns en samsyn kring chefer. Av chefs- och medarbetarpolicyn framgår att det vid rekrytering anses vara lämpligt att i arbetet med behovsanalys, kravprofil och annonsutformning tydliggöra de krav och förväntningar som ställs på den anställde. Vår bedömning är att landstinget inte uppfyller dessa intentioner. Avsaknad av tydliga riktlinjer för chefsrekrytering innebär enligt vår mening en risk för att chefsrekryteringar går tillväga på olika sätt och att landstinget inte agerar som en arbetsgivare. Vår bedömning är att det finns brister i hur landstinget uppfyller ambitionerna i både landstingsplanen och likabehandlingspolicyn avseende rekrytering av chefer. I både dessa stadgas att chefer ska identifiera potentiella framtida chefer. Även om landstinget har denna ambition så menar flertalet av de intervjuade att det i praktiken saknas ett arbetssätt för att identifiera framtida chefer Anställningsvillkor Landstinget Dalarna tillämpar tidsbegränsade förordnanden för samtliga chefsnivåer. De flesta förordnanden är tre eller fyra år. Enligt verksamhetschefernas anställningsavtal ska frågan om ett förlängt uppdrag tas upp i god tid och avslutas senast sex månader innan förordnandet upphör. Samtliga intervjuade lyfter fram förordnanden som positivt, eftersom det upplevs vara enklare att både ta på sig och avsluta ett chefskap. Ur den anställdes perspektiv uppges att det finns en trygghet i att kunna gå tillbaka till sin ordinarie anställning. Ur arbetsgivarens perspektiv uppges det vara enklare att avsluta ett chefskap jämfört med om en anställd är tillsvidareanställd. Skälet till att landstinget använder förordnanden istället för tillsvidareanställningar uppges främst vara en önskan om att kontinuerligt utvärdera chefskapet och undvika tillsvidareanställda chefer som är svåra att avveckla. I den generella mallen för anställningsavtal med verksamhetschefer framgår en allmän uppdragsbeskrivning av rollen som verksamhetschef. Till exempel framgår att verksamhetschefen har det samordnande ledningsansvaret för verksamhetsområdet/kliniken och ett ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande regelverk och policys. Även för biträdande verksamhetschefer finns en mall för anställningsavtal och uppdragsbeskrivning. För första linjens chefer finns ingen fastställd mall för chefsavtal eller någon uppdragsbeskrivning. Verksamhetschefen skriver dock ett anställningsavtal med första linjens chefer 11

17 1II IIIIIIIIIIIIIIIIlIflIl 1l 1il ""'" go ERNST & YOUNG som omfattar formella krav kring anställningsvillkoren (exempelvis lön och tjänstgöringsgrad). Ansvar och befogenheter som verksamhetschefen ger till första linjens chef görs separat. Enligt uppgift sker detta i de flesta fall inte skriftligt. Generellt bygger förordnanden för verksamhetschefer på att chefen har en tillsvidareanställning i sin grundprofession, till exempel som läkare, sjuksköterska eller vårdadministratör. Lönen är uppbyggd utifrån en grundlön med lönetillägg för chefskapet. Enligt uppgift finns det någon enstaka chef som har en tidsbegränsad chefsanställning med totallön. För första linjens chefer finns enligt uppgift två modeller, antingen en modell med grundlön och tillägg eller en modell med totallön 4. Landstinget tillämpar inga förmåner för anställda, med undantag för landstingsdirektör som har möjlighet till förmånsbil. Nedan framgår exempel på styrkor och svagheter som framkommit vid fokusgrupper med verksamhetschefer och första linjens chefer: Tabell: Styrkor och svagheteriförbättringsområden - Anställningsvillkor Styrkor SvagheterJförbättringsom raden Mindre dramatik att bli chef för en period Enklare att avsluta et! chefskap Chefer tillåts att arbeta kliniskt vilket underlättar en återgång till grundanställning Inbyggda anställningstider minskar-risken at! chefer sitter för länge Individuella krav av vad man som chef ska åstad- komma är ej tydliggjorda Ej balans mellan uppdrag/ansvar och befogenheter/mandat Stor frihet i chefskapet på grund av bristande styrning av chefskapet Anställningstrygghet med grundanställning - Chefskap värderas olika (beroende på grundprofession) Lönekonstruktioner förändras - upplevs g"e nya spelregler Ju längre chefskap desto svårare att gå tillbaka att arbeta som sjuksköterska Villkoren avseende lönetillägg upplevs som oklara. " Verksamhetscheferna uppger att det inte finns en balans mellan deras uppdrag/ansvar och deras befogenheter/mandat. Enligt landstingsledningen kan ett skäl till detta vara den ekonomiskt ansträngda situationen inom landstinget som medfört en centralisering av vissa befogenheter (exempelvis lönesättning) Jämförelse med andra landsting Vi har inom ramen för granskning genomfört en jämförelse av anställningsvillkor för chefer inom hälso- sjukvårdsverksamheten i landsting. Syftet har varit att kartlägga och jämföra anställningsvillkor för chefer inom hälso- och sjukvården. Fyra landsting och en region har lämnat svar i jämförelsen 5 : 4 Skälet till att den senare modellen uppges vara att det fram till 1990-talet var vanligt med tillsvidareanställningar för avdelningschefer (numera första linjens chefer) och att det fortfarande finns några chefer kvar i organisationen med dessa villkor. s Ytterligare två landsting tillfrågades men har ej inkommit med svar. 12

18 IIII II!II II" 111 IIII I111I111 ä!j ERNST & YOUNG ~ landstinget Västmanland Landstinget Sörmland ~ Landstinget Kronoberg Landstinget Blekinge ~ Västra Götalandsregionen Jämförelsen har omfattat frågeställningar om : tillsvidareanställningar eller förordnanden för chefer inom hälso- och sjukvården tillämpas ~ förmåner för chefer inom hälso- och sjukvården erbjuds och i så fall vilka vilka för- och nackdelar landstinget ser med tillämpande anställningsvillkor för chefer inom hälso- och sjukvården. I tabellen nedan framgår en sammanställning av resultatet. Jämförelsen redovisas i sin helhet i bilaga 2. Tabell: Sammanställning av anställningsform och förmåner för chefer inom hälso- och sjukvården Landstinget Landstinget Landstinget Landstinget Västra Götalandsregionen Västmanland Sörmland Kronoberg Blekinge "' ':, - Tillsvidare- - Tillsvidare- - Förordnande - Förordnande - Tills;' i dare ~- ' Tillämpad an- anställning och. anställning (oftast tidsbe- (tidsbegränsade anställning ska ställningsform förordnande. (sedan beslut i gränsat i fyra år) mellan 1-6 år och generellt tillämpas. (tillsvidare- (bedömning sker november 2011 tillämpas för i normalfallet 3 anstäliningi utifrån varje ' om att inte första linjens år) tillämpas på förordnande) rekrytering). längre använda chefer, avdel- samtliga chefs- - För vissa tilllämpas Förordnandetid förordnanden). ningschefer och nivåer. sk. VD- är vanligtvis fyra. verksamhetsår. avtal 6. Några - I undantagsfall chefer. chefer har seavtal 6 kan förordnande dan tidigare användas (vanligast kvar ett tidsbesamhetschefer) för verkgränsat förord-. nande. - * - Förordnanden, : - Innebär regel-!-att kunna av- - Exempel på till skillnad från bunden utvärde- : veckla ett chefsfördelar av till- tillsvidarean- ring av chefska- förordnande på ; lämpade an- ställning, kan pet och från- ett bra sätt och ställningsvillkor skapa osäkerhet träde av utan större drapga. omprövning chefskap av- matik. av chefskap. dramatiseras. - 6 Med VD-avtal avses avtal som innebär att den som anställs avstår från att omfattas av lagen om anställningsskydd. Som kompensation får den anställde ett annat ekonomiskt skydd 13

19 ,,"" i!j ERNST & YOUNG Exempel på nackdelar av tillämpade anställningsvillkor - Kan svårigheter att rekrytera med tillsvidareanställning$om villkor. - Det kan vara svårt att hitta lämplig tjänst vid. chefsavgång. Övrigt förordnande infördes sågs det som skamfyllt att avbryta ett chefskap. I dag är det mer naturligtatt byta mellan olika roller. Prognosen är att tillsvidareanställningar inte ska leda till negativa inlås- chefsawecklingsavtal när chef frånträder förordnande. Medarbetaren får behålla en del av sin lön beroende på hur länge hen varit chef Bedömning Vi kan konstate~ra att samtliga intervjuade i landstinget Dalama upplever att villkoren med förordnanden. upplevs vara positivt. Vid vår jämförelse med andra landsting avseende an;. ställningsvillkor kan även konstateras att andra landsting uppger liknande positiva aspekter som landstinget Dalama av att använda sig av förordnanden. Samtidigt finns det landsting som både tillämpar och/eller ser fördelar med att tillämpa tillsvidareanställningar. Enligt vår bedömning skapar förordnanden en flexibilitet och stimulerar rörlighet. Det blir också mindre dramatiskt att ta på sig och avsluta ett chefskap. Att använda sig av förordnande förpliktar att en utvärdering sker av Chefskapet. Krav som ställs på chefer bör enligt vår mening också vara tydliggjorda för att en utvärdering av chefskapet ska vara möjlig. Vi bedömer det som positivt att verksarnhetschefemas uppdrag är tydliggjort i en uppdragsbeskrivning. Det bedöms dock finnas ett utvecklingsbehov i att tydliggöra krav och förväntningar på chefer. Det är enligt vår mening en brist att det inte finns någon gemensam uppdragsbeskrivning för uppdrag och krav på första linjens chefer. Vi kan konstatera att cheferna upplever att det finns en otydlighet kring villkor för löner och hur dessa konstrueras. Av vår jämförelse med andra landsting framgår också att i majotiteten av landstingen finns möjlighet att växla lön mot pension. Landstinget Dalarna bör enligt vår mening analysera sina anställningsvillkor och ett eventuellt samband mellan användning av förordnande och vilka effekter det får på chefskapet. 14

20 \\ ''' ' El ERNST & YOUNG 3.5. Utveckling och avveckling Enligt de intervjuade ska medarbetarsamtal hållas varje år. En uppföljning av chefskapet ska enligt landstingsledningen ske kontinuerligt genom löpande diskussioner och observationer av chefskapet. En utvärdering av chefskapet ska enligt landstingsledningen ingå som en del i medarbetarsamtalet. Landstingsledning och personaldirektör menar att det finns behov av att ytterligare diskutera hur utvärdering och uppföljning av chefskapet ska genomföras. Det har i granskningen framkommit exempel på chefer som inte har medarbetarsamtal varje år. Enligt intervjuade verksamhetschefer kan en platt organisation i landstinget vara ett skäl till att medarbetarsamtal inte alltid genomförs, eftersom antalet medarbetare per chef är tämligen omfattande. Till exempel är landstingsdirektör formellt chef för samtliga verksamhetschefer men har delat ansvaret för att genomföra medarbetarsamtal med verksamhetschefer inom hälso- och sjukvården med biträdande landstingsdirektör. Intervjuade verksamhetschefer och första linjens chefer menar att medarbetarsamtalen i liten utsträckning berör någon utvärdering av chefskapet. Av intervjuer framgår vidare att det varierar i vilken utsträckning det sker någon kommunikation vid förlängning av förordnanden. De intervjuade har gett exempel på fall där det inte skett någon kommunikation vid ett förlängt förordnande. En handledning för medarbetarsamtal finns framtagen. Denna beskriver bland annat att medarbetarsamtalet ska vara uppbyggt på två delar, en utvecklingsdel och en lönedel. Därtill finns en arbetsinstruktion över vilka delar samtalet kan omfattas av. En mall för uppföljning av att medarbetarsamtal genomförts och värdering av dess innehåll finns framtagen. Det finns enligt uppgift ingen sammanställning av att en sådan uppföljning har genomförts. Av landstingets arbetsmiljöredovisning 2011 framgår dock att 94% av arbetsplatserna uppgett att de genomfört medarbetarsamtal. Undersökningen omfattade hela landstinget och besvarades av förvaltnings- och verksamhetschefer. Avveckling av chefer ska tas upp vid medarbetarsamtalet och i god tid innan avslutande av chefskapet. Det finns i övrigt ingen dokumenterad strategi för hur avveckling ska gå till. Av intervjuer med chefer framgår att detta upplevs både som en svaghet och som ett orosmoment. Det finns också exempel på chefer som uppger att det inte skett någon kommunikation när deras förordnande avslutats eller förlängts. Intervjuade representanter från de fackliga organisationerna framhåller att de efterfrågat rutiner för avveckling. Intervjuade representanter från Vårdförbundet menar också att det finns exempel på chefer som menar att de inte fått någon återgång till verksamheten efter att avslutat sitt chefskap. Fackförbundet Vision har i en skrivelse till landstinget Dalarna i februari 2012 föreslagit att ett program för avveckling/omställning av chefer tas fram. Intervjuad personaldirektör har enligt uppgift fått i uppdrag att ta fram en avvecklingsstrategi. 15

21 "'" ä!j ERNST & YOUNG Nedan framgår exempel på styrkor och svagheter/förbättringsområden som framkommit vid fokusgrupper med verksamhetschefer och första linjens chefer: Tabell: Styrkor och svagheteriförbättringsområden - Utveckling och avveckling Styrkor Svagheteriförbättringsområden.. Medarbetarsamtal när dessa genomförs Medarbetarsamtalen kan bli mer "utvecklande" och handla mer om återkoppling av chefskapet Utvärdering inför beslut om förlängning av förordnanden går till på olika sätt Ingen kommunikation vid avveckling av chefer förekommer. Både verksamhetschefer och första linjens chefer menar att det finns skillnader mellan verksamheterna i hur väl medarbetarsamtalet fungerar. I de fall medarbetarsamtal genomförs framhåller vissa chefer att de är en styrka. Av fokusgrupperna framkommer samtidigt att cheferna menar att medarbetarsamtalen i liten utsträckning berör någon utvärdering eller återkoppling kring chefskapet. Cheferna har olika syn på vad som ingår i en utvärdering av chefskapet. Vissa menar också att det finns en kultur om att det ses som svårt att ge feedback/återkoppling kring chefskapet Bedömning Enligt vår bedömning finns det brister i utvärdering av chefskap inom landstinget. Enligt landstingsplanen är chefstöd en förutsättning för att kunna leva upp till de krav och förväntningar som ställs på en chef. Enligt vår mening inkluderar detta att chefer får en återkoppling av sitt chefskap. Landstinget har enligt vår mening inte en gemensam syn på vad som avses med utvärdering av chefskap. Därtill uppger chefer att det finns mer att önska i utvärdering av deras chefskap. Som tidigare nämnts anses förordnanden vara positivt eftersom det ska innebära en inbyggd utvärdering av ett chefskap. Detta förutsätter att en utvärdering också faktiskt sker. Enligt vår mening föreligger i dagsläget en risk med att tillämpade anställningsvillkor med förordnanden inte får den avsedda effekten, eftersom det inte sker någon kontinuerlig utvärdering av chefskapet. Vi vill betona att en utvärdering av chefskap förutsätter tydliga uppdrag. Som tidigare nämnts är vår bedömning att det finns ett utvecklingsbehov i att tydliggöra krav och förväntningar på chefer. En utvärdering av chefskap bör enligt vår mening också bygga på olika typer av underlag. Medarbetarenkäter kan vara ett exempel på ett sådant underlag. Det finns enligt vår bedömning brister vid förlängning av förordnanden och vid avvecklingsprocesser av chefer. Hur avveckling av chefer går till har enligt vår mening stor påverkan på chefers förtroende för organisationen och dess ledning. Detta gäller även för de chefer som är kvar i organisationen. Landstingets arbete med att ta fram en avvecklingsstrategi bör prioriteras. 16

22 '" g}j ERNST & YOUNG 4. Rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att det finns brister i landstinget Dalarnas strategier och rutiner för chefsförsörjning och att detta i vissa avseenden inte är i enlighet med de uppdrag som ges i landstingsplanen. Det saknas en tydlig strategi för chefsförsörjning och det bedöms finnas brister i processer och rutiner för rekrytering och avveckling av chefer. Därtill bedöms det finnas utvecklingsområden i landstingets uppföljning och utvärdering av chefskapet. Chefsförsörjning inom landstinget Dalarna är enligt vår bedömning ingen sammanhållen process. Landstingsstyrelsen rekommenderas att: ~ Tillse att en strategi för chefsförsörjning tydliggörs och att denna bidrar till en sammanhållen process för chefsrekrytering. ~ Tillse att arbetet med att färdigställa rekryteringsprocessen prioriteras och dokumenteras. Tillse att landstinget tydliggör hur behovsanalyser och kravprofiler kan och/eller ska användas vid rekrytering. Tillse att en utvärdering av chefskapet sker inom ramen för medarbetarsamtalet och utveckla grunderna för denna utvärdering. ~ Fortsätta att analysera hur anställningsvillkor påverkar synen på chefskap och i förlängningen landstingets möjlighet till chefsförsörjning. ~ Tillse att landstingets arbete med att ta fram en avvecklingsstrategi prioriteras. Liselott aun Certifie tj kommunal revisor Ernst & Young Mikaela Bengtsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young 17

23 ""'" i!j ERNST & YOUNG Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallagen Enligt 6 kap. 7 Kommunallagen skall nämnden/styrelsen inom sitt område tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden/styrelsen skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Landstingsplanen Chefen har ett ansvar för att bidra till återväxten av framtidens chefer genom att identifiera och uppmuntra de medarbetare som visar intresse och talang att kliva in i rollen som chef. Ett uppdrag i planen är att ge cheferna rätt förutsättningar för att kunna utöva ett gott ledarskap genom chefs och ledarutveckling.nutvecklingen inom främst vården kommer att ställa mycket stora krav på chefernas ledarskap. Cheferna i landstinget Dalarna har, som arbetsgivarens främsta företrädare, en nyckelroll och stort ansvar att genom sitt ledarskap bidra till att landstingets övergripande mål förverkligas". Vidare framgår att för att leva upp till de krav och förväntningar som ställs på cheferna krävs ett gediget stöd tm dem och att varje chef får bästa möjliga förutsättningar för att klara sina uppdrag. Chefen har också ett ansvar för att bidra till återväxten av framtidens chefer genom att identifiera och uppmuntra de medarbetare som visar intresse och talang att kliva in i rollen som chef. Chefs- och medarbetarpolicy I policyn uttrycks landstingets ledaride "som chef i landstinget Dalarna leder jag genom att ha viljan och modet att vara chef och arbetsgivare". Bland annat stadgas att man som chef ska stimulera medarbetarna att utvecklas i sin yrkesroll, bli cheflledare eller på annat sätt utvecklas samt skapa förutsättningar för att detta sker. Vidare framgår att man som chef ska ha intresse vilja, och ambition att utvecklas i sin chefsroll och personliga utveckling och får också stöd för sådan utveckling. Syftet med policyn är att tydligöra landstingets förväntningar och krav på chefer och medarbetare samt att klargöra landstingets värdegrund och hur man ska arbeta tillsammans. I policyn framgår också hur man ska använda den. 18

24 "'" i1j ERNST & YOUNG Bilaga 2: Jämförelse av anställningsvillkor för chefer inom hälsooch sjukvården Bakgrund och metod Inom ramen för landstingsrevisionen i Dalarnas granskning av landstingets rekrytering. villkor och aweckling av chefer har Ernst & Young genomfört en jämförelse av anställningsvillkor för chefer inom hälso- sjukvårdsverksamhet. Jämförelsen har genomförts i fyra landsting och en region. Undersökningen har genomförts som ett enkätförfarande där utvalda landsting ombetts svara på frågor som berör anställningsvillkor för chefer. Enkäten skickades per e-post till personaidirektörer (eller motsvarande) i de utvalda landstingen. Följande landsting ingår i undersökningen: r Landstinget Västmanland Landstinget Sörmland ; Landstinget Kronoberg Landstinget Blekinge ;> Västra Götalandsregionen Ytterligare två landsting tillsändes enkäten men har inte inkommit med svar. Syfte och enkätfrågor Det övergripande syftet med undersökningen är att kartlägga och jämföra anställningsvillkor för chefer inom hälso- och sjukvården. Följande enkätfrågor ingick i undersökningen: ~ Tillämpas tillsvidareanställningar eller förordnanden för chefer inom hälso- och sjukvården i ert landsting?.~ För vilka chefskategorier (till exempel verksamhetschef och första linjens chef inom. hälso- och sjukvården) tillämpas tillsvidareanställningar respektive förordnanden? Vilka chefskategorier finns inom hälso- och sjukvården i ert landsting7? ~ Erbjuds förmåner för chefer inom hälso- och sjukvården och i så fall vilka (förmåner kan till exempel vara förmånsbil. möjlighet att växla lön mot pension etc.)? Vilka för och nackdelar ser ni med era tillämpande anställningsvillkor för chefer inom hälso- och sjukvården? ~ Övriga kommentarer? 7 Bakgrundsfråga 19

25 ._- -~ '"'''' El ERNST & YOUNG I Resultat av jämförelsen Tillämpade anställningsvillkor Kartläggningen visar att tillsvidareanställningar och förordnanden tillämpas i lika stor omfattning bland de undersökta landstingen. Landstinget i Västmanland tillämpar både tillsvidareanställningar och förordnanden för chefer inom hälso- och sjukvården. Diagram: Tillämpade anställningsvillkor (tillsvidareanställning eller förordnande) för chefer r inom hälso-... och -... sjukvården _._ i... landsting _ _.._ _ _ L ~I Tillsvidareanställning Förordnanden Både tillsvidareanställning j _- --- och förordnanden._--- Utgångspunkten i Västra Götalandsregionens (VGR) riktlinjer är att tillsvidareanställningar ska tillämpas för chefer inom landstinget. Ett fåtal tillsvidareanställningar tillämpas med så kallade VD-avtaI 8. Historiskt har det inom VGR varit vanligt med tillsvidareanställningar med ett tidsbegränsat förordnande och denna anställningsform uppges delvis finnas kvar i organisationen. Inom landstinget Sörmland uppges grundnormen vara tillsvidareanställningar efter beslut av landstingsstyrelsen i november Anställningsavtal tecknade innan förändringen byts ut successivt. Om det finns särskilda omständigheter har landstinget möjlighet att teckna tidsbegränsade förordnanden. Landstingen Kronoberg och Blekinge tillämpar tidsbegränsade förordnanden. I Kronoberg uppgår förordnandetiden vanligtvis till fyra år. I Blekinge är tidsbegränsningen 1-6 år, men normalfallet uppges uppgå till tre år. Landstinget Västmanland tillämpar både tillsvidareanställning och förordnande för chefer. Förordnandetiden är vanligtvis fyra år. På landstingsdirektörsnivå och för bolagsdirektörer 8 Med VD-avtal avses avtal som innebär att den som anställs avstår från att omfattas av lagen om anställningsskydd. Som kompensation får den anställde ett annat ekonomiskt skydd. 20

26 ' " '' ä!/ ERNST & YOUNG gäller tillsvidareanställning och så kallade VD-avtal. Lagen om anställningsskydd och arbetstidslagen är inte tillämpliga på dessa chefs nivåer. Tillämpade anställningsvillkor i förhållande till chefskategorier I Västra Götalandsregionen och landstinget Sörmland tillämpas tillsvidareanställningar oavsett chefsnivå. Landstinget Sörmland använder i undantagsfall tidsbegränsade förordnanden när det finns särskilda omständigheter. Det uppges vara vanligare med undantag för verksamhetschefer. Inom landstinget Kronoberg uppges att förordnanden tillämpas för första linjens chefer, avdelningschefer och verksamhetschefer. Landstinget Blekinge tillämpar förordnanden på samtliga chefsnivåer. Landstinget Västmanland som tillämpar både tillsvidareanställningar och förordnanden bedömer utifrån varje rekrytering om det ska vara en tillsvidareanställning eller ett förordnande. Denna bedömning sker oberoende av chefskategori. I tabellen nedan framgår chefskategorier inom hälso- och sjukvården i de landsting som ingått i jämförelsen. Tabell: Chefskategorier inom hälso- och sjukvården VGR Landstinget Kronoberg Hälso- och sjukvårdsdirektör x x Sjukhusdirektör Primärvårdsdirektör Primärvårdsområdeschef Vårdcentralchef Enhetschef Områdeschef Verksamhetschef Vårdenhetschef Stabschefer* Landstingsdirektör Centrumchef Avdelningschef Förvaltningschef Divisionschef x Förklaring*: Informationschef, ekonomichef, HR-chef. Landstinget Sörmland x x Landstinget Blekinge x Landstinget Västmanland x x 21

27 I \\ "'''' ä!l ERNST & YOUNG I Förmåner Nedan framgår de förmåner som erbjuds för chefer inom hälso- och sjukvården. Diagram: Förmåner för chefer inom hälso- och sjukvården i landsting _._---_. I Västra Götalansregionen har hälso- och sjukvårdsdirektören, sjukhusdirektör, primärvårdsdirektör och områdeschefer på Sahlgrenska universitetssjukhus möjlighet till förmånsbil. Denna förmån gäller för förvaltnings- och divisionschefer inom landstinget Sörmland och för högre chefsijänster inom landstinget Kronoberg. Inom landstinget Blekinge har landstingsdirektören en pensionsförsäkring. I Västra Götalandsregionen samt landstingen Kronoberg, Sörmland och Västmanland uppges att samtliga medarbetare har möjlighet att växla lön mot pension. För~ och nackdelar med tillämpande anställningsvillkor samt övrigt Västra Götalandsregionen har nyligen sett över riktlinjerna för VD-avtal och minskat målgruppen med denna form av anställning. De har även ändrat villkoren vid uppsägning från arbetsgivarens sida. Med dessa förändringar hoppas de motverka den upplevda nackdelen med för generösa avvecklingsvillkor. Landstinget Kronoberg uppger att fördelen med förordnanden är att det ger möjlighet till att utvärdera chefskapet regelbundet efter en viss tid. Frånträde från chefsuppdrag avdramatiseras. Nackdelen är att det tidvis kan vara svårt att finna en lämplig tjänst vid en chefsavgång. Landstinget Sörmland menar att det kan vara svårt att rekrytera chefer när villkoret är en tillsvidaretjänst, därför har landstinget möjlighet av vid undantag kunna använda förordnanden. Landstinget menar att när förordnande infördes som norm i slutet av 1990-talet var det i en situation då det var skamfyllt att avbryta ett chefskap på första linjen. Idag är det mer naturligt 22

28 """ El ERNST & YOUNG att växla mellan olika roller varpå prognosen är att tillsvidaretjänster inte ska leda till samma negativa inlåsning som tidigare. Landstinget uppger vidare att chefskapet mycket väl kan leda till en växling där chefen istället inträder en expertroll efter ett antal år som chef. I nom Landstinget Blekinge har man tillämpat chefsförordnanden de senaste åren och ser inga direkta nackdelar med anställningsformen. Fördelarna uppges vara möjligheten att avveckla ett chefskap på ett bra sätt och utan dramatik. Landstinget tillämpar även ett chefsavvecklingsavtal när en chef frånträder sitt förordnande. Detta innebär att storleken på vad man får behålla av sin lön beror på hur länge arbetstagaren varit chef. Om arbetstagaren varit chef i sex år får personen behålla 30 % av mellanskillnaden av grundanställningslönen och chefslönen. Om personen varit chef i tolv år eller längre behåller personen 75 % av mellanskillnaden. 23

29 " '" go ERNST & YOUNG Bilaga 3: Dokumentförteckning Landstingsplan Landstinget Dalarnas chefs- och medarbetarpolicy, Landstinget Dalarnas likabehandlingspolicy , inklusive bilagor Framtidsplan 2025, utdrag avseende personal och chefer (arbetsmaterial) Arbetsmiljöredovisning Mall för anställningsavtal första linjens chefer Uppdragsbeskrivning för biträdande verksamhetschefer Mall för anställningsavtal och uppdragsbeskrivning för verksamhetschefer, inklusive bilagor Sammanställning av klinker/enheter som genomfört kompetensanalyser Handledning, arbetsinstruktion och utvärderingsblankett för medarbetarsamtal ( ) Presentation av kompetensplanering, Chefs- och ledarskapsutveckling i landstinget Dalarna, hösten 2011 Presentation av kompetensförsörjning 24