torsdag kl 18:00 i Kommunfullmäktiges sessionssal, Stadshuset

Transkript

1 Kallelse Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige sammanträder torsdag kl 18:00 i Kommunfullmäktiges sessionssal, Stadshuset Celso Silva Goncalves Ordförande

2 Kallelse Kommunfullmäktige Kallelse/Ärendelista Nr Ärende Dnr 1. Information 2. Inkomna motioner och medborgarförslag 3. Inkomna interpellationer och frågor 4. Revisionsrapport - granskning av rutiner och verksamhetssystem inom 2015/28 äldreomsorgen 5. Revisionsrapport - Granskning av bisysslor och jäv 2017/ Kommunens antal valkretsar i val till kommunfullmäktige 2017/ Indelning i valdistrikt till allmänna val i kommunen 2017/ Uppföljning av måldokument Framtidens skola 2017/ Årsredovisning samt revisionsberättelse för Stiftelsen Adolf Molanders 2017/510 Minne Utvärdering av avgiftsbefriad torghandelstaxa för tillfällig försäljning 2017/ Taxor för räddningstjänstens myndighetsutövning / Ansökan om investeringsmedel för utbyggnad av belysning på gång- 2017/449 och cykelväg vid Prången 13. Förvärv av del av fastigheten Ulricehamn Duvered 5:2 2017/ Avbruten upphandling av gruppbostad enligt LSS 2015/ Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 2, 2017 enligt 2017/573 socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) 16. Svar på motion om fortsättning och eventuell utökning av Sommarlyftet 2017/272 för nyanlända 17. Valärenden I tur att justera kl : Mikael Levander (NU) och Per Johansson (M) Ers: Eva Grönbäck (M) och Margareta Juliusson (M) Reserver: Catharina Rylid Örtendal (M) och Sebastian Gustavsson (M) Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska ledamot - eller ersättare som skall tjänstgöra i ledamots ställe - snarast möjligt anmäla förhinder att närvara vid sammanträdet. Ring kansliet, tel eller e-post mona.brolin@ulricehamn.se

3 Information

4 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 1 av 1 185/2017 Revisionsrapport - granskning av rutiner och verksamhetssystem inom äldreomsorgen Dnr 2015/28 Sammanfattning Under 2014 beslutade revisorerna i Ulricehamns kommun att granska hur kommunens verksamhetssystem Treserva används inom äldreomsorgen. Granskningen utmynnade i en sammanfattande bedömning med ett antal kommentarer som revisorerna har följt upp. PwC har genomfört denna uppföljning. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kanslichef 2 Följebrev uppföljning revisionsrapport Treserva 3 Ulricehamns kommun - Uppföljning av verksamhetssystem inom äldreomsorgen slutrapport Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Den uppföljande granskningen läggs till handlingarna. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Den uppföljande granskningen läggs till handlingarna.

5 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Revisionsrapport - granskning av rutiner och verksamhetssystem inom äldreomsorgen Diarienummer 2015/28, löpnummer 3179/2017 Sammanfattning Under 2014 beslutade revisorerna i Ulricehamns kommun att granska hur kommunens verksamhetssystem Treserva används inom äldreomsorgen. Granskningen utmynnade i en sammanfattande bedömning med ett antal kommentarer som revisorerna har följt upp. PwC har genomfört denna uppföljning. Förvaltningens förslag till beslut Den uppföljande granskningen läggs till handlingarna. Ärendet Under 2014 beslutade revisorerna i Ulricehamns kommun att granska hur kommunens verksamhetssystem Treserva används inom äldreomsorgen. Granskningen utmynnade i en sammanfattande bedömning med ett antal kommentarer som revisorerna nu följt upp. PwC har genomfört denna uppföljning. Den 17 maj 2017 genomfördes ett möte med revisorer, kommunalråd, biträdande kommunalråd, oppositionsråd, biträdande oppositionsråd, kommunchef, socialchef och äldreomsorgschef. Efter redovisning av genomförda åtgärder och nuvarande arbetssätt gällande Treserva inom äldreomsorgen efterfrågades ingen ytterligare avrapportering i detta ärendet. Den uppföljande granskningen kan därmed läggas till handlingarna. Beslutsunderlag 1 Följebrev uppföljning revisionsrapport Treserva 2 Ulricehamns kommun - Uppföljning av verksamhetssystem inom äldreomsorgen slutrapport Beslut lämnas till Kommunchef Socialchef Verksamhetschef äldreomsorg Pehr Johansson Kanslichef

6 2015/28, 3179/2017 2(2)

7 Valda revisorer Ulricehamns kommun Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Uppföljning av verksamhetssystem och rutiner inom äldreomsorgen Hösten 2014 överlämnade vi rapporten Rutiner och verksamhetssystem inom äldreomsorgen till kommunstyrelsen och för kännedom till kommunfullmäktiges presidium. Därefter har kommunstyrelsen gett förvaltningen i uppdrag att genomföra förbättringar inom de områden vi rekommenderade. Förvaltningen har till kommunstyrelsen återapporterat genomförda åtgärder. Hösten 2016 genomförde vi en uppföljning av rapporten. Av uppföljningen framgår att de flesta av våra rekommendationer följts, dock kvarstår en del arbete med att få full effekt av införandet av tidsmodulen (TES) och att verifiera att de tidschabloner som används är relevanta. Vi är positiva till det arbete som hitintills genomförts och förväntar oss att även de förutsättningar som TES ger kommer att användas. Vi bifogar revisionsrapporten Uppföljning av verksamhetssystem och rutiner inom äldreomsorgen. I rapporten görs bedömningar och det lämnas rekommendationer. Vi anser att i rapporten lämnade rekommendationer skall beaktas. Vi erbjuder kommunstyrelsen och kommunfullmäktige en redovisning av uppföljningen. För valda revisorer Lars-Erik Josefson Ordförande

8 Revisionsrapport Fredrik Carlsson Cert. kommunal revisor Lars Näsström Remmi Gimborn Uppföljning av verksamhetssystem och rutiner inom äldreomsorgen Revisorerna i Ulricehamns kommun December 2016

9 Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ulricehamns kommun genomfört en uppföljning av arbetet med verksamhetssystem och rutiner inom äldreomsorgen. Bakgrunden till uppföljningen är att de förtroendevalda revisorerna i samband med sin riskanalys identifierat området som angeläget att följa upp. Syftet är att bedöma och beskriva vilka åtgärder som vidtagits utifrån iakttagelserna i tidigare genomförd granskning samt undersöka vilken effekt införandet av tidsmodulen (TES) har haft. Den övergripande revisionsfrågan i uppföljningen lyder: Vilka åtgärder har vidtagits utifrån de iakttagelser som lämnades vid föregående granskning? Vår samlade bedömning är att tillräckliga åtgärder har vidtagits utifrån den tidigare granskningen förutom på en punkt. Tidschablonerna har inte setts över och av denna anledning går det inte att säkerställa att verksamheten har rätt förutsättningar för att genomföra sitt uppdrag. När det gäller tidsmodulen har den införts inom hemtjänstverksamheten men förvaltningen har inte kommit till det stadiet att statistiken används för uppföljning, analys och styrning av verksamheten. Därmed har inte någon djupare analys gjorts av restiden eller i planerings- och budgetsammanhang av förvaltningen. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC Förvaltningen uppger att personalen först behöver bli vana användare av systemet för att statistiken ska vara tillförlitlig. I detta avseende är det av vikt att kommunstyrelsen tidsätter när statistiken ska vara tillförlitlig för att den ska användas för utveckling och analys av verksamheten. Vi ser även förbättringsmöjligheter i uppföljningen av verksamheten, där det kan tydliggöras vad de olika hemtjänstområdena arbetar mot för målsättningar. Rekommendationer Vi lämnar följande rekommendationer utifrån de brister och förbättringsmöjligheter vi sett i granskningen: Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att förändringsarbetet inom äldreomsorgen fortskrider och att inköpta verktyg används för att analysera och förbättra verksamheten. Kommunstyrelsen bör fastställa riktlinjerna för resursfördelning eftersom det tillsammans med budget ger uttryck för ambitionsnivån inom äldreomsorgen. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att resursfördelningen baserar sig på en saklig grund. Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen fastställer målsättningar för effektiviteten (brukartid) inom äldreomsorgen, för att ge uttryck för en ambitionsnivå. 2

10 Inledning Bakgrund Under 2014 beslutade revisorerna i Ulricehamns kommun att granska hur kommunens verksamhetssystem Treserva används inom äldreomsorgen. Granskningen utmynnade i en sammanfattande bedömning med ett antal kommentarer som revisorerna nu avser att följa upp. PwC har fått i uppdrag att genomföra denna uppföljning. Sedan granskningens genomförande har äldreomsorgen infört en tidsmodul som mäter tidsåtgången för genomförandet av hembesök. Denna uppföljning ämnar även besvara ett antal frågor, bland annat om tidsmodulen, schablontider, planering och uppföljning. Syfte och revisionsfrågor: Syftet med uppföljningen är att bedöma och beskriva vilka åtgärder som vidtagits utifrån iakttagelserna i tidigare genomförd granskning samt undersöka vilken effekt införandet av tidsmodulen har haft. Följande revisionsfrågor besvaras i uppföljningen: Vilka åtgärder har vidtagits utifrån de iakttagelser som lämnades vid föregående granskning? I vilken omfattning används tidsmodulen? Hur har resultatet av tidmätningen använts? Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC Har tidmätningen använts för att ompröva tidigare använda schablontider? Har omfattningen av restid analyserats? Vad har analysen lett till? På vilket sätt har resultatet av tidmätningen använts i budgetering och planering? Om granskningen påvisar brister, vilka åtgärder behöver vidtas? Revisionskriterier Följande kriterier utgör grunden för våra bedömningar: Socialtjänstlagen, kommun interna beslut Metod och avgränsning Revisionsgranskningen har genomförts genom intervjuer med socialchef, beställarchefer, äldreomsorgschef, enhetschefer inom äldreomsorgen samt ekonomer för beställare och utförare. Utöver intervjuerna har en genomgång av riktlinjer, protokoll samt genomförda uppföljningar, den tidigare revisionen samt slutrapport från TES-projektet genomförts. Rapporten är sakgranskad av de intervjuade. 3

11 1. Vilka åtgärder har vidtagits utifrån de iakttagelser som lämnades vid föregående granskning? 1.1 Iakttagelser Efter att den ursprungliga revisionsrapporten överlämnades till kommunstyrelsen i gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att arbeta med att genomföra de förbättringsområden som revisorerna redovisat och att göra en uppföljning av vidtagna åtgärder. I april 2015 godkände kommunstyrelsen, förvaltningens uppföljning och förslag på åtgärder och fick i uppdrag att fortsätta förbättringsarbetet lämnades en andra uppföljning av vidtagna åtgärder till socialchef, mot bakgrund av denna uppföljning. Används Treserva för uppföljning av verksamheten? I uppföljningen till kommunstyrelsen 2015 uppges det att statistiken kan upplevas som svårtillgänglig eftersom man behöver använda sig av olika system för att få en helhetsbild. Kopplat till verksamhetssystemet kommer förvaltningen arbeta vidare med att ta fram tydligare rutiner och manualer kring hur data från verksamhetssystemet kan följas upp i analysverktyget för uppföljning av data från de olika systemen. I den senare uppföljningen till socialchef uppges det att verksamheterna på ett mer strukturerat sätt, börjat använda statistiken som beslutsunderlag. Förvaltningen har även startat Analysverkstäder där verksamheterna kan få stöd i användningen av systemet för arbete med måluppföljning och utvecklingsarbete. Här kan chefer inom äldreomsorgen få stöd av specialister inom bl.a. ekonomi och HR. Svaret på frågan är ja. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC Kommentar: Vid den ursprungliga revisionen kunde vi inte få tillgång till efterfrågad statistik dvs. beviljad tid för insatser samt utförd tid ur personalsystemet (inom hemtjänsten). Vid intervjuerna uppgavs det att statistiken går att få från beställarenheten. Har underlag för tidschablonerna kring insatser inom hemtjänsten tagits fram? I uppföljningen från 2015 nämns det att det inte finns någon historisk dokumentation kring hur tidschablonerna fastställts. Däremot gjordes omvärldsanalyser där man tittat på hur andra kommuner arbetar med tidschabloner. Det konstateras att dokumentationen från det arbetet inte varit tillfredställande. En översyn av tidschablonerna sker i samverkan med TESprojektet. I uppföljningen år 2016 nämns det att tidschabloner är ett sätt att fördela resurser från beställare till utförare. I övrigt framkom inget nytt i ärendet. Förvaltningen har alltså inte sett över tidschablonerna och därmed fått ett bättre underlag för det genomsnittliga utförandet av insatserna. Svaret på frågan är nej. Har rapporteringen kring ej utfört bistånd och verkställd tid förbättrats? Har rutiner tagits fram? Äldreomsorgen har arbetat med ett projekt med att införa TES som systemstöd för rapportering av ej utfört bistånd och verkställd tid. Under hösten 2015 har systemet testas med pilotdrift i två hemtjänstområden. Inom det projektet ska rutiner för rapportering av ej utfört bistånd tas fram. Projektet planerades vara slutfört i mars

12 Det har tagits fram en ny rutin för rapportering av ej verkställda beslut till IVO och kommunens revisorer som gäller sedan 1 april Syftet med rutinen är att den ska utgå från rapporterna som hämtas från verksamhetssystemet. I rutinen specificeras hur rapporteringen ska göras vem som gör vad och när det ska göras. Tanken är att ha ett likvärdigt arbetssätt inom sektor välfärd och målet är att det ska leda till ökad kontroll samt att ha kortare ledtider för rapportering. Svaret på frågan är ja. Används Treserva som ett verktyg i personalplanering? I uppföljningen till kommunstyrelsen nämndes det att tidigare års beställningsunderlag används för skattningar av kommande års volymer inom äldreomsorgen. På så sätt används underlag om biståndsbedömd tid/beläggningsgrad på särskilt boende och korttidsvistelse som underlag i budgetarbetet. I uppföljningen år 2016 nämns det att verksamheten kan följa volymförändringar genom det antal timmar som registreras i verksamhetssystemet. Genom att använda verksamhetssystemet för att se på historik och genom att följa befolkningsutvecklingen och omvärldsbevakning gör verksamheterna sina framåtsyftande prognoser. Svaret på frågan är ja. Har tidschablonerna setts över, tydliggjorts och förankrats i organisationen? I uppföljningen från 2015 betonas det att målet med en översyn av tidschabloner bör vara att överenstämmelse mellan tidschablon för beviljat bistånd och det faktiska tiden för utförande. Dessutom bör man hitta en balans mellan tidschablon och ersättningsnivå. I projektet TES kommer hemtjänstens pilotområden registrera verkställd tid hos brukarna. Det nämns att registreringarna blir ett kvitto på hur Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC väl nuvarande tidschabloner överensstämmer med den faktiska tid som det tar att utföra beviljat bistånd. Utifrån det resultatet planeras sedan en vidare översyn av tidschablonerna. I uppföljningen år 2016 nämns förhoppningen som fanns med TES-projektet om att se schablonernas aktualitet. Detta visade sig inte vara möjligt med hur verksamhetssystemet är uppbyggt och skulle enligt uppföljningen kräva omfattande och resurskrävande ombyggnad av systemet. Det betonas att införandet av IBIC (individens- behov i centrum) gör att systemet med insatser kommer att lämnas till förmån för redovisningen av behov av insatser. En ny modul i verksamhetssystemet kommer att finnas tillgänglig från november 2016 och ska implementeras under första halvåret Verksamheten bedömer därmed att en förändring av schablonerna i nuläget inte skulle ge önskad effekt. Det redovisas att en fast och rörlig del i ersättningen skapades till budget Verksamheten uppger att de har täckning för alla kostnader i en rambudget och den rörliga delen tilldelas utifrån beställning. Inför 2017 införs dygnspris även för somatiska platser. Hemtjänsten fortsätter ersättas per timme. Svaret på frågan är nej. Finns det en koppling mellan vårdtyngden och bemanning? I uppföljningen från 2015 nämns det att uppföljningar görs individuellt och behov förändras ska uppdraget till utföraren förändras. Förvaltningen har ändå sett behov av att arbeta mer aktivt med uppföljningar av pågående biståndsbeslut. Under 2015 ska handläggarenheten förstärkas med personalresurser för att mer aktivt arbeta med uppföljningar. Vid sakgranskning framkom att uppföljning sker efter 2 veckor, 3 månader och efter ett år. I 2016 års uppföljning nämns inte området. Svaret på frågan är nej, det finns inte en koppling mellan vårdtyngd och bemanning genom ex. vårdtyngdsmätningar. 5

13 Vilka åtgärder har vidtagits utifrån de iakttagelser som lämnades vid föregående granskning? 1.2 Bedömning Vi noterar att uppföljningar av vidtagna åtgärder har genomförts av förvaltningen, som har rapporterats till kommunstyrelsen och socialchef. Vi bedömer att tillräckliga åtgärder har vidtagits utifrån den tidigare revisionen förutom rörande tidschablonerna. Vi gör bedömningen att tidschablonerna utgör en central del i det resursfördelningssystem som finns inom äldreomsorgen och att det är av vikt att det säkerställs att verksamheten har rätt förutsättningar att genomföra sitt uppdrag. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC 6

14 2. TES projektet inom hemtjänsten i Ulricehamns kommun 2.1 Iakttagelser TES projektet är ett projekt i Ulricehamns kommun som syftar till att införa ett IT-stöd som med modern teknik och ett mobilt arbetssätt underlättar och effektiviserar arbetet inom hemtjänsten innan februari Ett av delmålen med projektet handlar bl a om att systemet ska göra det möjligt att mäta hur stor del av tiden som läggs hos brukarna. I utkastet till slutrapport för TES projektet ( ) lyfts fördelarna med systemet som bla gör det möjligt för enhetschef och planerare att få en tydlig bild av hur dagen ser ut. Det går bl a att se vilka besök som görs hos brukarna, tiden det tar och själva restiden mellan brukarna. I systemet är det inbyggt att besök som läggs för nära varandra blir rödmarkerade. När besök har genomförts tio gånger ger systemet en återkoppling på kortaste, längsta och genomsnittet på besök. Det nämns att det då kan jämföras med den planerade tiden som eventuellt kan korrigeras. I statistikverktyget Qlick View presenteras statistik från TES i rapportform där enhetscheferna kan se statistik så som utförd tid av schablon, beviljad tid, schemalagd tid, planerad tid, utförd tid, restid samt utförd tid/planerad tid. I slutrapporten lyfts det fram att den direkta ekonomiska nyttan med projektet är svår att mäta, vilket även konstaterades vid projektstarten. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC Projektet har minskat antalet körda mil genom att projektet har lett till att nyckelhanteringen är digital. Där har tid och körda mil sparats anges det i rapporten. Att TES har inte bidragit till en effektivare ruttplanering var ett annat konstaterande i slutrapporten. Inför införandet av TES gjordes beräkningar på att projektet skulle leda till 1 % effektivisering inom äldreomsorgen som ett resultat av systeminförandet. Besparingen minskades därefter med uppskattad kostnad för ökad administration i form av planerare i hemtjänstgrupperna med 1,25 årsarbetare. Den ekonomiska nyttan uppges nås genom minskad användning av vikarier i verksamheten samt minskning av kostnaderna för drivmedel, uppges det i slutrapporten till TES-projektet. Någon formell uppföljning av dessa effekter har inte presenterats. I slutrapporten nämns det att en av de delmålen som inte uppnåtts är få att kvalitetssäkrad statistik inmatad i applikationen QlickView. Slutligen nämns det att nästa steg i TES projektet är att använda all den information som systemen tillgängliggör för att utveckla verksamheten enlig PGSA-modellen (Planera, göra, studera, agera). I revisorernas uppdrag till PwC önskade revisorerna få ett antal frågeställningar kring TES och den tidsmodul som hemtjänsten använder besvarade. Vi kan konstatera att flera av frågeställningarna vi har fått i uppdrag att besvara är svåra att besvara eftersom TES nyligen har införts inom hemtjänsten. 7

15 Ett konstaterande som kan göras är att den statistik som går att utläsa i slutrapporten för TES projektet visar på en låg grad av den schemalagda och planerade tiden utförs. Vid intervjuerna uppgavs det att statistiken har kommunicerats i verksamheten. Verksamhetens uppfattning var enligt intervjuerna instämmande i denna bild. Utifrån de intervjuer som vi har genomfört med verksamheten kan vi konstatera att TES fortfarande är i en införandefas. Innan TES infördes inom hela hemtjänsten deltog två hemtjänstområden i ett pilotprojekt. Inför sommaren infördes TES inom hela hemtjänsten. Vid intervjuerna uppgavs det att det funnits barnsjukdomar i samband med att TES införts. Av denna anledning uppger förvaltningen att den statistik som kan tas fram genom analysverktyget inte fullt ut är tillförlitlig. Tidsmodulen i TES används av hemtjänstpersonal vid hembesök. Vid ett besök registreras det och när beviljade insatser är utförda registreras insatserna som slutförda i tidsmodulen. På så sätt går det att följa hur lång tid hela hembesöket tog, men inte tiden för varje insats. Enligt uppgifter vi fått vid intervjuerna använder samtlig personal inom hemtjänsten tidsmodulen i TES. Vid intervjuerna uppgavs det att förvaltningen än så länge inte vill dra långtgående slutsatser av statistiken som går att få fram genom TES. Detta med anledning av barnsjukdomar så som att registreringar inte görs korrekt eller att personal förbiser att registrera ett besök som avslutat. Detta påverkar tillförlitligheten i den statistik som systemet skapar menar förvaltningen. Vid våra intervjuer konstaterades det att nästa steg för förvaltningen är att säkerställa att TES används likvärdigt och korrekt. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC Därefter ska man använda analysverktyget Qlick View för att gå vidare med ev. förbättringar av verksamheten. Vi kan konstatera att tidmätningen än så länge inte har lett till några konkreta resultat. Analyser av utförd tid har än så länge inte använts för att ompröva befintliga schabloner. Vid intervjuerna uppgavs det även att systemet fullt ut inte kan ta hänsyn till ex. inställda insatser under ett besök och faktisk restid. Systemet för tidmätning kan i det utförande som hemtjänsten har, inte registrera den faktiska restiden, utan enbart den planerade restiden. Vid intervjun med ekonomerna fick vi uppgifter om att restiden utgör ca. 20 % av kringtiden. Kringtiden är den tid som hemtjänstpersonalen inte är hemma hos brukarna. Men någon djupare analys av restiden och dess omfattning har inte gjorts. Vid intervjun uppgavs det att ev. effektivitetsvinster finns att hämta i den övriga kringtiden, inte i själva restiden. Varje månad följer enhetschef, äldreomsorgschef och ekonom upp ekonomin inom det aktuella äldreomsorgsområdet. Vid genomgången gås verksamhetens mål och budget igenom. I framtiden är förvaltningens tanke att statistiken i Qlick View även kommer ingå i denna uppföljning. Vid intervjuerna uppvisades bl a förvaltningens uppföljningssystem för ekonomi och budget. Varje äldreomsorgsområde har målsättningar för hur mycket budgeterad tid som ska utföras. 8

16 I systemet för ekonomiuppföljning framgår det att målen är satta utifrån den uppskattade volymen på beställda hemtjänsttimmar, dessa tas enligt intervjuerna fram av beställarenheten. Den ekonomiska uppföljningen baserar sig på en jämförelse mellan beställda timmar föregående månad och utfallet av utförd tid inom hemtjänstområdet och utöver detta har varje enhet som målsättning att utföra ett antal budgeterade timmar. Utifrån den uppföljning som görs förväntas enhetscheferna vidta åtgärder för att få en budget i balans. Det rör bl a att optimera användningen av personalresurser inom enheten. Vid sakgranskning framkom det att målsättningarna och uppföljningen egentligen rör en jämförelse mellan beställda och utförda timmar föregående månad. I uppföljningen räknas de beställda timmarna upp för att kompensera för den indirekta brukartiden och detta jämförs sedan med de utförda timmarna. Däremot står det i systemet för ekonomiuppföljning och i tertialuppföljningarna att nyckeltalen rör budgeterad utförd tid. Jämförelse av nyckeltal inom äldreomsorgen Vi har inte fullt ut kunnat besvara de förtroendevaldas specifika frågor i uppdraget till PwC, eftersom förvaltningen inte har kommit så långt i användningen av tidsmodulen i TES. Av denna anledning väljer vi att ta fram jämförande statistik inom hemtjänsten för att kunna få en indikation om effektiviteten och kostnadsläget i Ulricehamns kommun. Andelen invånare i åldersgruppen har en koppling till andelen brukare inom äldreomsorgen. I Ulricehamns kommun utgör invånare ,4 % av befolkningen, i liknande kommuner utgör gruppen 23,2 % och genomsnittet i rikets kommuner är 23,2 %. Sett till den andel av befolkningen 65+ som är beviljad särskilt boende utgör det 4,4 % av befolkningen i åldersgruppen Genomsnittet i riket var 4,1 %, vilket innebär att Ulricehamn har fler invånare på särskilt boende än genomsnittet för Sveriges kommuner. Andelen invånare 65+ som har hemtjänst utgör 6,6 % av invånarna i åldersgruppen, vilket däremot understiger genomsnittet för landets kommuner med 0,3 %. Totalt sett har Ulricehamns kommun 0,3 % lägre andel invånare 65+ inom äldreomsorgen än genomsnittet i Sverige. Jämfört med liknande kommuner inom äldreomsorgen har Ulricehamns kommun 1,4 % lägre andel invånare i åldersgruppen insatser från äldreomsorgen. Ser man till kostnadsläget inom hemtjänsten var den i Ulricehamn För landets kommuner var genomsnittskostnaden däremot kr/brukare. Liknande kommuner hade en kostnad på kr/brukare. År 2015 hade kostnaden per brukare minskat till kr i Ulricehamn, i liknande kommuner ökade kostnaden till och i samtliga kommuner ökade kostnaderna till Sedan 2013 har kostnaden per brukare i Ulricehamn ökat från till , vilket är en något lägre kostnadsutveckling än för jämförelsegrupperna (1400 kr/brukare lägre än riket och 3900 kr/brukare lägre än liknande kommuner). Använder man sig istället av måttet kr/inv. 65+ utmärker sig Ulricehamn med kostnader kr/inv 65+ lägre än samtliga kommuner och liknande kommuner. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC 9

17 Bedömning och rekommendationer 2.2 Bedömning Utifrån vår uppföljning kan vi konstatera att tidsmodulen används av hemtjänsten i det dagliga arbetet. Förvaltningen har än så länge inte börjat använda systemen för analys av den egna verksamheten då de upplever att statistiken än så länge inte är helt tillförlitlig. Omfattningen av restid har inte analyserats djupare och tidigare schabloner har inte omprövats utifrån tidmätningen. Vi bedömer att det är av vikt att kommunstyrelsen tar fram en deadline för när TES ska vara tillförlitligt att använda för analys av verksamheten. Vi ser även förbättringsområden i verksamhetens uppföljning där målsättningarna för hemtjänstområdena kan tydliggöras. Kommunstyrelsen bör fastställa målsättningar för effektivitet samt säkerställa att resursfördelningen baserar sig saklig grund. Kommunstyrelsen har inte säkerställt att de nuvarande schablonerna utgör ett genomsnitt av den tid det tar att utföra insatserna, därmed vet man inte heller om grunden för resursfördelningen är korrekt. 2.3 Rekommendation Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att förändringsarbetet inom äldreomsorgen fortskrider och att inköpta verktyg används för att analysera och förbättra verksamheten. Kommunstyrelsen bör fastställa riktlinjerna för resursfördelning eftersom det tillsammans med budget ger uttryck för ambitionsnivån inom äldreomsorgen. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fastställer målsättningar för effektiviteten inom äldreomsorgen, då det utgör ett uttryck för en ambitionsnivå. Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen säkerställer att resursfördelningen baserar sig på en saklig grund. Revisorerna i Ulricehamns kommun PwC 10

18 Fredrik Carlsson Projektledare och certifierad kommunal revisor Lars Näsström Operativ projektledare

19 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 1 av 1 186/2017 Revisionsrapport - Granskning av bisysslor och jäv Dnr 2017/406 Sammanfattning Revisionen har inkommit med revisionsrapporten Granskning av bisysslor och jäv. Rapporten visar att kommunen och de kommunala bolagen till stor del saknar ändamålsenliga rutiner. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kommunchef Revisionsrapport - Granskning av bisysslor och jäv Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Förvaltningen får i uppdrag att återrapportera åtgärder utifrån granskningsrapporten. Återrapportering ska ske till kommunstyrelsens sammanträde i mars Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen får i uppdrag att återrapportera åtgärder utifrån granskningsrapporten. Kommunstyrelsens beslut Förvaltningen får i uppdrag att återrapportera åtgärder utifrån granskningsrapporten. Återrapportering ska ske till kommunstyrelsens sammanträde i mars Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen får i uppdrag att återrapportera åtgärder utifrån granskningsrapporten.

20 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Revisionsrapport - Granskning av bisysslor och jäv Diarienummer 2017/406, löpnummer 2401/2017 Sammanfattning Revisionen har inkommit med revisionsrapporten Granskning av bisysslor och jäv. Rapporten visar att kommunen och de kommunala bolagen till stor del saknar ändamålsenliga rutiner. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen får i uppdrag att återrapportera åtgärder utefter granskningsrapporten. Återrapportering ska ske till kommunstyrelsens sammanträde i mars Ärendet Revisionen har inkommit med revisionsrapporten Granskning av bisysslor och jäv. Granskning har genomförts avseende om kommunen och de kommunala bolagen har ändamålsenliga rutiner for att identifiera anställdas bisysslor och för att beakta jävsregler. Granskningen omfattar också om det finns rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Rapporten visar att kommunen och de kommunala bolagen till stor del saknar ändamålsenliga rutiner. Revisionen anser att det är av stor vikt att ändamålsenliga rutiner skapas. För att nå enhetlighet förordas att rutinerna tas fram i samarbete mellan kommunen och de kommunala bolagen, där så är möjligt. Beslutsunderlag 1 Revisionsrapport - Granskning av bisysslor och jäv Beslut lämnas till Revisionen Personalchef Stubo AB NUAB UEAB Håkan Sandahl Kommunchef Pehr Johansson Kanslichef

21 Valda revisorer g ;,7.g'_;» i i.t {/70',/1. Ulricehamns kommun Lekmannarevisorerna för de kommunala bolagen Kommunstyrelsen, Ulricehamns Stadshus AB, STUBO AB, UEAB och NUAB För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Granskning av bisysslor och jäv. Granskning har genomförts avseende om kommunen och de kommunala bolagen har ändamålsenliga rutiner for att identifiera anställdas bisysslor och för att beakta jävsregler. Granskningen omfattar också om det finns rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Rapporten visar att kommunen och de kommunala bolagen till stor del saknar ändamålsenliga rutiner. Vi anser det vara av stor vikt att ändamålsenliga rutiner skapas. För att nå enhetlighet förordar vi att rutinerna tas fram i samarbete mellan kommunen och de kommunala bolagen där så är möjligt. Vi erbjuder kommunstyrelsen och kommunfullmäktige en redovisning av granskningen. Vi planerar att genomföra en uppföljning av rapporten. För valda revisorer Lars-Erik Ordförande J os/efson 'i Lekmannarevisorerna 7%/.,r,-'.\:- l r g :5 /5", g_ XL., u (/1 grid isaksson Mat Jönsson Lars-Erik Jos fson 7

22 pwc Projektmedarbetare Henrik Bergh April 2017 Projektledare Rebecca Lindström Cert. Kommunal revisor Revisionsrapport ' fä,i'-

23 Granskning av bisysslor och jäv Innehåll 1. Sammanfattning Revisionell bedömning Inledning Bakgrund och syfte Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning och metod Formella utg mgspunkter Allmänna bestämmelser (AB) och Lagen om offentlig anställning (LOA) Formella krav vid jäv och andra intressekonflikter (Kommunallagen, Förvaltningslagen) och förtroendeskadlig bisyssla (LOA) Aktiebolagslagen (2005:551) Iakttagclscr och bedömningar Fastställda riktlinjer för bisyssla Fastställda riktlinjer för mutor och jäv Fastställda riktlinjer för visselblåsare Kontrollmål -kommunen Har kommunen ändamålsenliga/tillräcldiga rutiner för att identifiera och följa upp anställdas bisysslor Har kommunen rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag Har kommunen ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare Kontrollmål - kommunala bolagen Har respektive bolag ändamålsenliga /tillräckliga rutiner för att identifiera och följa upp anställdas bisysslor Har respektive bolag rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse Har respektive bolag ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselbläsare Revisionell bedömning Revisionell bedömning och rekommendationer April av 18 Ulricehamns kommun PwC

24 April av 18 Ulricehamns kommun PwC o Kommunstyrelsen har inte fastställt några gemensamma riktlinjer för att anmäla jäv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag. Vi bedömer att lcontrollmålet inte är uppfyllt Har kommunen rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag? - Uppföljning av bisysslor görs inte. o Blanketten för anmälan av bisyssla saknar utrymme för kontrasignatur av ansvarig chef som bekräftar att blanketten har erhållits och att bedömning av bisysslan gjorts. o Det saknas vägledande riktlinjer till ansvariga chefer som säkerställer en likartad bedömning av bisyssla och det finns brister i rutiner som säkerställer att information om bisyssla lämnas till den anställde. o Kommunstyrelsen har inte fastställts nägra riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. Personalchefen har upprättat ett dokument redovisning av bisyssla för anställd med en information om reglerna för bisyssla tillsammans med en anmälningsblankett för bisyssla. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt Har kommunen ändamälsenliga/tillräckliga rutiner för att identifiera och följa upp anställdas bisysslor? Vi bedömer att kommunen och de kommunala bolagen inte uppfyller kraven inom flera av de kontrollmäl som ställts upp för vår granskning. Därutöver har revisorerna gett ett uppdrag att granska ifall styrelser och nämnder och de kommunala bolagen har beaktat j ävsregler av tjänster där förtroendevalda har engagemang. Granskningen skall också belysa om kommunen och bolagen har ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselbläsare. Revisorerna i Ulricehamns kommun och lekmannarevisorerna i Ulricehamns Energi AB, STUBO AB, Näringslivs Ulricehamn AB samt Ulricehamns stadshus AB har gett PwC i uppdrag att granska om ändamålsenliga system och rutiner finns för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen och de kommunala bolagen. 1. Sammanfattning Granskning av bisysslor och jäv

25 April av 18 Ulricehamns kommun PwC o Bolagsstyrelserna i de granskade kommunala bolagen har inte fastställt några riktlinjer och rutiner för att anmäla jäv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse. c Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att anmäla jäv eller identifiera jåvssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt Har respektive bolag rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse? o Intervjuer i de kommunala bolagen visar på brister vad gäller uppgift om eventuell bisyssla. Bolagen använder sig inte av blanketter för redovisning av bisyssla. o Bolagsstyrelserna i de granskade kommunala bolagen har inte fastställt nägra riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. 0 Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt Har respektive bolag ändamålsenliga/tillräckliga rutiner för att identifiera och följa upp anställdas bisysslor? o Ingen riskbedömning eller kartläggning avseende Vilka verksamheter och /eller funktioner som skulle kunna vara mer utsatta för påtryckningar har gjorts. 0 Enligt intervjuer arbetar kommunen inte systematiskt med frågan om jäv. o Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare och det finns inte heller några skriftliga rutiner inom sektorerna. Vi bedömer att lcontrollntålet inte är uppfyllt Har kommunen ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare? 0 Vi bedömer att det saknas tillräcklig utbildning och information i frågor som rör jäv för att kunna identifiera jävssituationei' med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag. Granskning av bisysslor och jäv I

26 Granskning av bisysslor och jäv 0 Vi bedömer att det saknas tillräcklig utbildning och information inom bolagen i frågor som rör jäv för att kunna identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse. Har respektive bolag ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare? Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt 0 Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunens bolag. o Bolagsstyrelserna i de granskade kommunala bolagen har inte fastställt några riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. April av 18 Ulricehamns kommun PwC

27 Granskning av bisysslor och jäv 2. Inledning Ulricehamns revisorer vill undersöka om kommunens rutiner för hantering av anställdas bisysslor är ändamålsenliga och om rutinerna tillämpas i tänkt omfattning. Undersökningen skall också belysa om risk för eventuella jävssituationer uppstått på grund av bisysslor eller politiskt uppdrag. Undersökningen inkludera även ledamöter och ersättare i kommunens nämnder inkluderat kommunstyrelsen samt kommunens valda revisorer. Granskningen skall också belysa om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Lekmannarevisorerna för de fyra kommunala bolagen vill undersöka om respektive bolags rutiner för hantering av anställdas bisysslor är ändamålsenlig och om rutinerna tillämpas i tänkt omfattning. Undersökningen skall också belysa om risk för eventuella jävssituationer uppstått på grund av bisysslor eller uppdrag i bolagens styrelser. Undersökningen inkluderar även ledamöterna i bolagsstyrelserna för de fyra kommunala bolagen (Ulricehamns Energi AB, STUBO AB, Ulricehamns stadshus AB, Näringslivs Ulricehamn AB). Granskningen skall också belysa om bolagen har ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselbläsare. 0 Har kommunen ändamålsenliga/tillräckliga rutiner för att identifiera och följa upp anställdas bisysslor? - Har kommunen rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag? c Har kommunen ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare? o Har respektive bolag ändamålsenliga/tillräckliga rutiner för att identifiera och följa upp anställdas bisysslor? o Har respektive bolag rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse? o Har respektive bolag ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur: - LOA (Lagen om offentlig anställning) o AB (allmänna bestämmelser) o Lokala styrdokument o Kommunallagen 0 Förvaltningslagen o Alctiebolagslagen April av 18 Ulricehamns kommun PwC

28 Granskning av bisysslor och jäv Med utgängspunkterna från revisionskriterierna har följande kontrollomrädcn formulerats: o Har kommunen ändamålsenligt regelverk för bisysslor? 0 Följs regelverket för bisysslor? o Hur dokumenteras bisysslor och jävsituationer? 0 Hur dokumenteras information som lämnas av visselblåsare? - Har respektive bolag ändamålsenligt regelverk för bisysslor? 0 Följs respektive bolags regelverk för bisysslor? 0 Hur dokumenteras bisysslor och jävsituationer? o Hur dokumenterar respektive bolag information som lämnas av visselblåsare? Ulricehamns revisorer vill undersöka om kommunens och bolagens rutiner för hantering av anställdas bisysslor och jäv är ändamålsenliga och om rutinerna tillämpas i tänkt omfattning. Granskningen skall också belysa om kommunens och bolagen har ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Granskningen har inletts genom att styrdokument i form av policy och riktlinjer har granskats. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef/vd och/ eller personalchef inom ovanstående urval. Vidare har intervjuer genomförts med personalchef för kommunen. Undersökningen innefattar kommunens anställda, ledamöter och ersättare i nämnderna samt kommunens valda revisorer. Vidare innefattar lekmannarevisionen anställda i de kommunala bolagen samt ledamöter i bolagsstyrelserna. Utkast till rapport är sakavstämd av berörda personer. April av 18 Ulricehamns PwC kommun

29 Granskning 3. F ormella Regler om bisysslor av bisysslor och jäv utgångspunkter finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB:s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor. I AB regleras samtliga typer av bisysslor. Observeras ska dock att bestämmelserna om de förtroendeskadliga bisysslorna i LOA är tvingande och tar över kollektivavtalsbestämmelserna i den delen för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. AB: s bestämmelser gäller dock fullt ut för arbetstagare anställda i kommunala företag som tilllämpar kommunala avtal. Prövning om en bisyssla fdrtroendeskadlig är negativ för en arbetsgivare (LOA 7), arbetshindrande prövas utifrån om den kan vara (AB 8) eller konkurrerande (AB 8). Arbetsrättsligt finns inget generellt förbud mot bisyssla utan varje bisyssla måste prövas var för sig. Riksdagen fattade 2001 beslut om ändring i LOA. Ändringen innebär att från och med den 1 januari 2002 gäller denna lag inte bara statligt anställda utan även arbetstagare i kommuner, landsting och kommunalförbund. Förändringen medförde att kontrollsystemet för förtroendeskadliga bisysslor skärps och förtydligas. Lagen reglerar i första hand förtroendeskadliga bisysslor. Bestämmelsen i LOA innehåller även föreskrifter om att arbetsgivaren på ett lämpligt sätt ska uppfylla sin skyldighet att informera de anställda om vilka förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ur en förtroendesltadlig aspekt. I Allmänna bestämmelser anges att arbetstagare på begäran ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för en bedömning. Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid sidan om sin huvudanställning. Arbetsgivaren får förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan verka hindrande för arbetsuppgifterna, innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens eller påverkar arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Allmänheten ska ha fullt förtroende det finns risk för påverkan för arbetsgivaren. på medarbetarens Bisysslor ska därför förbjudas arbetsinsats, om bisysslan konkurrerar med arbetsgivarens liga, politiska eller ideella organisationer räknas verksamhet. förtroendeskadlig Förtroendeuppdrag bisyssla om eller inom fack- inte som bisyssla. Förekomsten av bisysslor ska vara känd av arbetsgivaren och uppgifter om bisysslor inhämtas som en naturlig del vid anställningstillfállet och i det årliga medarbetarsamtalet. April PwC 7 av Ulricehamns kommun j

30 Granskning av bisysslor och jäv Det är viktigt med öppenhet och återkommande diskussioner om arbetsgivarens syn på bisysslor och hur sådana ska hanteras på ett korrekt sätt både ur arbetsgivar- och medarbetarperspektiv. Det ska vara känt i organisationen att arbetsgivaren regelbundet undersöker förekomst av bisyssla hos medarbetarna. Chefer har ett särskilt ansvar för att informera sina medarbetare om synen på bisyssla och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Frågan ska tas upp på arbetsplatsträffar, i medarbetarsamtal och inför anställning av ny medarbetare. Reglerna om jäv för anställda och förtroendevalda i kommuner, landsting och regioner finns i kommunallagen (6 kap ) samt i förvaltningslagen (11-12 ). Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Reglerna gäller inte bara den som beslutar i ett ärende, utan gäller även den som bereder ett ärende. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har gett ut skriften Om mutor och jäv - en vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner". Skriften ger en förklaring till hur lagen ser på mut- och ävsituationer. Enligt skriften är en person jävig om denne eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för person eller en närstående. En person kan också vara jävig om det finns någon annan särskild omständighet skulle kunna rubba förtroendet för opartiskhet, till exempel om den anställde/ förtroendevald är: som 0 vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet, o ekonomiskt beroende av en part eller intressent, - engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning Om en person anses jävig ska vederbörande inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget. Det innebär att den jävige inte får vidta någon åtgärd i ärendet. Den som är jävig får inte heller närvara vid det nämndsammanträde när ärendet behandlas och/ eller beslutas. Det ingår i kommunens ansvar för sin verksamhet att informera sina anställda och förtroendevalda om de lagar som gäller och hur de ska tillämpas inom den egna myndigheten. I frågor som rör mutor och jäv har många organisationer kompletterat lagstiftningen med särskilda riktlinjer för sin egen verksamhet. IAktiebolagslagen finns särskilda regler (kap och 34) som reglerar jävsfrågor för styrelseledamot respektive VD. För medarbetare i kommunala bolag gäller inte Lagen om April av 18 Ulricehamns kommun PwC

31 Granskning av bisysslor och jäv offentlig anställning (LOA). Allmänna bestämmelser gäller dock fullt ut för arbetstagare anställda i kommunala företag som tillämpar kommunala avtal. Om bolagen är anslutna till andra lcollelctivavtal gäller de avtalen. Av denna anledning behöver chefer inom kommunala bolag ha kunskap om de skrivningar som gäller inom deras respektive kollektivavtal vid bisyssla om AB inte tillämpas. Hänvisning görs då till "lojalitetsbegreppet" som är en s.k. dold anställningsklausul och innebär att den anställde ska "sätta sin arbetsgivares intresse främst". Det vill säga att det ñnns saklig grund för uppsägning (illojalitet) om bisysslan är konkurrerande eller om den anställde prioriterar andra arbetsuppgifter. I aktiebolagslagen (23 ) anges att en styrelseledamot inte får handlägga en fråga om; 1. avtal mellan styrelseledamoten och bolaget, 2. avtal mellan bolaget och en tredje man, om styrelseledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller 3. avtal mellan bolaget och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan fär företräda I aktiebolagslagen (34 ) anges att en styrelseledamot inte får handlägga en fråga om; 1. avtal mellan den verkställande direktören och bolaget, 2. avtal mellan bolaget och tredje man, om den verkställande direktören i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller 3. avtal mellan bolaget och en juridisk person som den verkställande direktören ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. April av 18 Ulricehamns kommun PwC

32 April av 18 Ulricehamns kommun PwC I Allmänna bestämmelser (AB) anges att arbetstagare på begäran ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för en bedömning. Bestämmelsen i LOA innehåller även föreskrifter om att arbetsgivaren på ett lämpligt sätt ska uppfylla sin skyldighet att informera de anställda om vilka förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ur en förtroendeskadlig aspekt. Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller koncerngemensamma rutiner för visselblåsare. STUBO AB har upprättat en handbok i Etik och Moral som bl.a. innehåller områdena förmåner och mutor. Kommunstyrelsen har fastställt riktlinjer för muta och bestickning men det saknas riktlinjer för att identifiera och följa upp jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag. Det som räknas som bisyssla är i princip allt som den anställde tillfälligt eller permanent ägnas sig ät vid sidan av sin anställning. Det kan exempelvis innebära extra arbete i en anställning, utövar uppdrag eller bedriver egen verksamhet. På intranätet kan den anställda erhålla ytterligare information om bisyssla utifrån vad som anges i personalhandboken. Informationen som ges utgår från AB 8 och här framgår att kommunen som arbetsgivare ska kunna uppvisa saklighet och opartiskhet i verksamheten för allmänheten. Även jävsregler syftar till att garantera objektivitet och saklighet för kommunen som arbetsgivare. Bisysslor får inte enligt skrivningen rubba allmänhetens förtroende föi' verksamheten. Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller kommungemensamma rutiner för bisyssla. Personalchefen har upprättat en information redovisning av bisyssla för anställd med tillhörande blankett för anmälan om bisyssla och informationen är tänkt att lämnas ut till samtliga anställda i kommunen. Enligt delegationsordningen för kommunstyrelsen (KS , 215) är beslut om "begära redovisning av bisyssla" delegerat till ordförande, kommunchef, sektorchef, verksamhetschef, chef för stabsfunlttion, enhetschef och biträdande rektor. Beslut om förbud av bisyssla är delegerat till Ordförande, kommunchef och sektorchef. 4. I akttagelser och bedömningar Granskning av bisysslor och jäv

33 April av 18 Ulricehamns kommun PwC o Uppföljning av bisysslor görs inte. a Blanketten för anmälan av bisyssla saknar utrymme för lcontrasignatui' av ansvariga chef som bekräftar att berörd chef har erhållit blanketten och gjort en bedömning av bisysslan. - Det saknas vägledande riktlinjer till ansvariga chefer som säkerställer en likartad bedömning av bisyssla och det finns brister i rutiner som säkerställer att information om bisyssla lämnas till den anställde. o Kommunstyrelsen har inte fastställts några riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. Personalchefen har upprättat ett dokument redovisning av bisyssla för anställd" med en information om reglerna för bisyssla tillsammans med en anmälningsblankett för bisyssla. Vi bedömer att korttroiimåiet inte är uppfyllt Våra intervjuer visar på att det finns bristande rutiner på sektorerna för att säkerställa att information och anmälan om bisyssla tas upp vid nyanställning och i medarbetarsamtal. Det sker vidare ingen uppföljning av bisysslor eller att anmälningsblankett har fyllts i och lämnats in till personalkontoret. I personalhandboken anges under rubriken bisyssla att en anställd har rätt att få besked av arbetsgivaren om bisysslan är tillåten eller inte. Den anställde skall fylla i anmälningsblanketten för bisyssla och lämna den till närmaste chef som sedan skall göra en bedömning av om bisysslan kan godkännas utifrån kriterier i lag och kollektivavtal. Blanketten för anmälan av bisyssla saknar utiymme för kontrasignatur av ansvariga chef som bekräftar att berörd chef har erhållit blanketten och gjort en bedömning av bisysslan. Idokumentet rekryteringsprocessen" som upprättas av personalfunktionen uppmärksammas att reglerna i allmänna bestämmelser (AB) skall beaktas men det finns inte särskilt angivet att frågan om eventuella bisysslor skall ta upp vid reklytering. I dokumentet "checklista för introduktion av nyanställda" som upprättats av personalfunktionen uppmärksammas inte heller att frågan om anmälan om bisysslor skall tas upp. Sektorn miljö och samhällsbyggnad har i sitt årliga planeringshjul med information om bisyssla och sektorn service tar upp frågan om bisyssla på sina medarbetarsamtal. Sektor service har inför år 2017 påbörjat ett liknande arbetssätt som sektor miljö och samhällsbyggnad. Personalchefen har upprättat ett dokument redovisning av bisyssla för anställd med en information om reglerna för bisyssla med tillhörande blankett för anmälan av bisyssla. Tanken är att samtliga medarbetare i kommunen skall ta del av information om bisyssla och erhålla blankett för anmälan av bisyssla för anställd Kommunstyrelsen har inte fastställts några riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. Granskning av bisysslor och jäv

34 Granskning av bisysslor ochijäv Reglerna om jäv för anställda och förtroendevalda i kommuner, landsting och regioner finns i kommunallagen (6 kap ). Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Reglerna gäller inte bara den som beslutar i ett ärende, utan gäller även den som bereder ett ärende. Om en person anses jävig ska vederbörande inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget. Det innebär att den jävige inte får vidta någon åtgärd i ärendet. Den som är jävig får inte heller närvara vid det nämndsammanträde när ärendet behandlas och/ eller beslutas. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har gett ut skriften "Om mutor och jäv - en vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner". Skriften ger en förklaring till hur lagen ser på mut- och jävsituationer. Det ingår i kommunens ansvar för sin verksamhet att informera sina anställda och förtroendevalda om de lagar som gäller och hur de ska tillämpas inom den egna myndigheten. I frågor som rör mutor och jäv har många organisationer kompletterat lagstiftningen med särskilda riktlinjer för sin egen verksamhet. Kommunstyrelsen har antagit riktlinjer gällande mutor och bestickning för anställda och förtroendevalda i Ulricehamns kommuns förvaltning och bolag. Kommunstyrelsen har däremot inte fastställt några riktlinjer för att anmäla jäv eller för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag. Vidare finns det inga skriftliga rutiner och anvisningar för jäv inom sektorerna. Inom de olika nämnderna sker en övergripande diskussion om jäv. Frågan om jäv tas upp vid varje ny mandatperiod men har i övrigt inte aktualiserats. Anmälan om jäv sker med jämna mellanrum inom vissa nämnder medan mer sällan inom andra. Det finns inga blanketter där varje ledamot ska ange vilka engagemang som vederbörande har. Det är önskvärt att oftare erhålla utbildning och information inom området. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt 0 Kommunstyrelsen har inte fastställt några gemensamma riktlinjer för att anmäla jäv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag. 0 Vi bedömer att det saknas tillräcklig utbildning och information i frågor som rör jäv för att kunna identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller politiskt uppdrag. April av 18 Ulricehamns kommun PwC

35 Granskning av bisysslor och jäv I Vår granskning skall också belysa om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Datainspektionen har gett ut skriften "Ansvaret för personuppgifter som hanteras i system för whistleblowing" där det ges vägledning i vilka grundläggande krav som alltid måste följas utifrån personuppgiftslagen. Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Det finns inte heller inom sektorerna några skriftliga rutiner för att ta emot information från visselblåsare. Vid våra intervjuer så har det nämnts att facklig representant kan vara den som kan ta emot information från anställda om missförhållanden på arbetsplatsen. Det kan också vara så att personalchef skulle kunna vara mottagare av information från visselblåsare men då är frågan hur detta hanteras för att anmälaren skall kunna vara anonym. Vid våra intervjuer så har det inte heller framkommit något särskilt ärende där visselblåsare har anmält missförhållanden. Däremot så förekommer att allmänheten hör av sig eller sänder in skrivelser i frågor som rör exempelvis klagomål i en enskilda ärenden och då diarieförs detta enligt de rutiner som gäller för inkomna skrivelser. Vid intervjuerna har det även framkommit att kommunen inte arbetar systematiskt med frågan om visselblåsare. Handlingsplan om oegentligheter finns inte i kommunen. Vidare hänvisas till kommunens värdepyramid där det som exempel anges att "vi tar ett helhetsperspektiv för vår verksamhet från planering, via genomförande till utvärdering och förbättring. Vidare har ingen riskbedömning eller kartläggning avseende vilka områden och / eller no funktion som skulle kunna vara mer utsatta för påtryckningar gjorts. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt o Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare och det finns inte heller några skriftliga rutiner på sektorerna. 0 Enligt intervjuer arbetar kommunen inte systematiskt med frågan. o Ingen riskbedömning eller kartläggning avseende vilka verksamheter och/ eller funktioner som skulle kunna vara mer utsatta för påtryckningar har gjorts. Lekmannarevisorerna för de fyra kommunala bolagen vill undersöka om respektive bolags rutiner för hantering av anställdas bisysslor är ändamålsenlig och om rutinerna tillämpas April av 18 Ulricehamns kommun PwC

36 Granskning avlbisysslor och jäv i tänkt omfattning. Undersökningen omfattar de fyra kommunala bolagen (Ulricehamns Energi AB, STUBO AB, Ulricehamns stadshus AB och Näringslivs Ulricehamn AB). Vi har tagit del av kommunens ägardirektiv till de kommunala bolagen UEAB (Ulricehamns Energi AB, STUBO AB och NUAB (Näringslivs Ulricehamn AB). Här anges bland annat att bolaget har att följa de av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget uttärdade direktiv under förutsättning att detta inte strider mot aktiebolagslagen eller annan författning. Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. Bolagsstyrelserna i de granskade bolagen har inte heller fastställda riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. Vi har inte erhållit uppgift från någon av de kommunala bolags delegationsordningar som särskilt anger vem som har att fattat beslut om eventuellt förbud för bisyssla. Det finns inte heller några särskilda riktlinjer antagna av respektive bolag för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. Vi har däremot erhållit VD avtal med skrivningar som berör bisyssla. Som exempel kan "verkställande direktören inte utan skriftligt nämnas VD avtal för NUAB där det anges att medgivande från företagets styrelse får ta på sig arbetsuppgifter eller uppdrag som kan vara konkurrerande, arbetshindrande eller förtroendeslcadlig". Liknande skrivning finns inom de andra kommunala bolagen. För andra anställda står det oftast inget om bisysslor i anställningsavtal utan regleras i kollektivavtal. Vid anställningstillfallet ställs frågor om bisyssla, dock görs ingen uppföljning. Inom NUAB tas frågan om bisysslor även upp vid medarbetarsamtal. Vid intervju med VD i STUBO AB angavs att bolaget kommer att implementera kommunens rutiner vad gäller bisysslor. Innan granskningen påbörjades beslutade UEAB att bisyssla ska vara en del av det årliga medarbetarsamtalet. Vidare ska bolaget under 2017 besluta om principer för bisysslor. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt - Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. o Bolagsstyrelserna i de granskade kommunala bolagen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att identifiera och följa upp de anställdas bisysslor. o Intervjuer i de kommunala bolagen visar på brister vad gäller uppgift om eventuell bisyssla. Bolagen använder sig inte av blanketter för redovisning av bisyssla. April av 18 Ulricehamns kommun PwC

37 Granskning av bisysslor och jäv Lekmannarevisorerna för de fyra kommunala bolagen vill undersöka respektive bolags rutiner för att identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse. Undersökningen inkluderar ledamöterna i bolagsstyrelserna för de fyra kommunala AB, Näringslivs bolagen Ulricehamn (Ulricehamns Energi AB, STUBO AB, Ulricehamns Reglerna om jäv för anställda och förtroendevalda finns i kommunallagen stadshus AB). i kommuner, (6 kap ). Reglerna landsting och regioner talar om när en anställd eller förtro- endevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Reglerna gäller inte bara den som beslutar i ett ärende, utan gäller även den som bereder ett ärende. Det kommunala bolaget STUBO AB har upprättat en handbok om Etik och Moral där de anställda ges vägledning i hur de skall förhålla sig i olika frågor såsom att de skall vara opaitiska eller vilka förmåner som kan vara otillåtna men frågan om jäv tas inte upp specifikt. Kommunstyrelse har antagit ning för anställda och förtroendevalda i Ulricehamns här hanteras inte heller frågan om jäv specifikt. riktlinjer kommuns gällande mutor förvaltning och bestick- och bolag men Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att anmäla jäv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. De granskade kommunala bolagen har inte heller själva fastställt några riktlinjer eller rutiner för att anmäla äv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse. IAktiebolagslagen finns särskilda regler (kap och 34) som reglerar jävsfrågor för styrelseledamot respektive VD. För medarbetare i kommunala bolag gäller inte Lagen om offentlig anställning (LOA). Allmänna bestämmelser gäller dock fullt ut för arbetstagare anställda i kommunala företag som tillämpar kommunala avtal om bolagen är anslutna till andra ltollelctivavtal gäller de. Av denna anledning behöver chefer inom kommunala bolag ha kunskap om de skrivningar som gäller inom deras respektive lcollelttivavtal vid bisyssla om AB inte tillämpas. Hänvisning görs då till lojalitetsbegreppef som är en s.k. dold anställningsklausul och innebär att den anställde ska "sätta sin arbetsgivares intresse främst. Det vill säga att det finns saklig grund för uppsägning (illojalitet) om bisysslan är konkurrerande eller om den anställde prioriterar andra arbetsuppgifter. Enligt ledamöter i styrelserna för de kommunala bolagen har det genomförts styrelseutbildning i frågan om jäv. Anmälan om jäv har inträffat vid något tillfälle i en av styrelserna. Enligt vad som framkommit vid våra intervjjuer kan uppföljning av jäv med fördel läggas in som en del i det årshjul som finns för styrelsemöten. April 2017 Ulricehamns PwC 15 av 18 kommun

38 Granskning av bisysslor och jäv Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller rutiner för att anmäla jäv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. De granskade kommunala bolagen har inte heller själva fastställt några riktlinjer eller rutiner för att anmäla jäv eller identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse. Vi bedömer att det saknas tillräcklig utbildning och information inom bolagen i frågor som rör jäv för att kunna identifiera jävssituationer med anledning av bisyssla eller uppdrag som ledamot i bolagsstyrelse. Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer eller kommungemensamma rutiner för visselblåsare och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de kommunala bolagen. Vi har vid intervjuer inte erhållit några särskilda riktlinjer antagna av respektive bolag för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. Vidare har ingen riskbedömning eller kartläggning avseende vilka områden och/ eller funktion som skulle kunna vara mer utsatta för påtryckningar gjorts. Vi bedömer att kontrollmälet inte är uppfyllt Kommunstyrelsen har inte fastställt några riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare och som då också enligt bolagens ägardirektiv skulle gälla även för de lcommunala bolagen. Bolagsstyrelserna i de granskade kommunala bolagen har inte fastställt riktlinjer för att ta emot information som lämnas av visselblåsare. April 2017 Ulricehamns PwC kommun 16 av 18

39 Granskning av bisysslor och jäv 5. Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att Kommunstyrelsen inte har ändamålsenliga system och rutiner för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen. Vår sammanfattande bedömning är att bolagsstyrelserna för NUAB, UEAB och STUBO AB inte har ändamålsenliga systern och rutiner för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen. Vi grundar vår bedömning på att kommunen och de kommunala bolagen inte uppfyller kraven inom flera av de kontrollmäl som ställts upp för vår granskning. Vi lämnar följande rekommendationer: o Vi rekommenderar att riktlinjer för bisysslor upprättas och beslutas av kommunstyrelsen samt av de granskade bolagsstyrelserna. o Vi förordar att frågan om eventuell bisyssla aktualiseras vid samtliga medarbetarsamtal eller genom ett årshjul för arbetsplatsträffar. Det är enligt vår bedömning centralt att samtliga medarbetare inom kommunkoncernen fortlöpande och systematisk informeras om kommunens riktlinje kring bisysslor. o Vi rekommenderar även att riktlinjer avseende jäv för förtroendevalda politiker framställes. o Vi rekommenderar att nämnder och styrelser löpande följer upp att antagna riktlinjer följs. En inventering av bisysslot' kan med fördel göras för att se till att förtroendeskadliga bisysslor inte förekommer. 0 För att säkerställa den interna kontrollen föreslår vi att det löpande görs kontroller mot leverantörsregistret inom kommunkoncernen i syfte att säkerställa att de inköp som görs från företag/ organisationer där anställda och förtroendevalda är verksamma följer ingångna och upphandlade avtal/ ramavtal. April av 18 Ulricehamns kommun PwC

40 [Granskning av bisysslor oeh jäv Rebecca Lindström Projektledare April 2017 Ulricehamns PwC kommun 18av18

41 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Kommunens antal valkretsar i allmänna val Diarienummer 2017/609, löpnummer 3536/2017 Sammanfattning Enligt vallagen 4 kap ska en kommun fungera som en enda valkrets i val till kommunfullmäktige om kommunen har färre än röstberättigade invånare. Ulricehamns kommun ska enligt detta utgöra en valkrets, såsom det har varit vid tidigare val till fullmäktige i kommunen. Anledningen till att ett sådant beslut ska fattas är att länsstyrelsen önskar ett formellt beslut om antalet valkretsar. Fullmäktiges beslut ska lämnas in som ett förslag till länsstyrelsen som slutligen beslutar om kommunens valkretsindelning. Valnämndens förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslår till länsstyrelsen att Ulricehamns kommun ska fungera som en enda valkrets i val till kommunfullmäktige. Ärendet Vallagen 4 kap anger att en kommun ska fungera som en enda valkrets i val till kommunfullmäktige om kommunen har färre än röstberättigade invånare. Undantag från detta får endast göras om det föreligger särskilda skäl för det. Motiveringen till valkretsindelning med flera valkretsar är att åstadkomma en geografisk spridning i den politiska representationen genom mandatfördelning. Ulricehamns kommun är i sammanhanget en liten kommun som har betydligt färre röstberättigade invånare än och några särskilda skäl för undantag bedöms inte finnas. Ulricehamns kommun har därmed inget behov av flera valkretsar. Därför bör kommunen liksom vid tidigare val till kommunfullmäktige ha endast en valkrets. På inrådan från länsstyrelsen bör ändå ett formellt beslut om antal valkretsar i kommunen fattas, trots att det i praktiken inte innebär några förändringar mot hur det har varit vid tidigare val. Beslutsunderlag Valnämndens beslut, 3 ( ) Beslut lämnas till Länsstyrelsen i Västra Götalands län Valnämnden Kanslichef Pehr Johansson Kanslichef Fredrik Paulsson Utredare Kanslifunktion

42 sid 4 Valnämnden Protokoll Antal valkretsar i kommunen Dnr 2017/428 Sammanfattning Enligt vallagen 4 kap ska en kommun fungera som en enda valkrets i val till kommunfullmäktige om kommunen har färre än röstberättigade invånare. Ulricehamns kommun ska enligt detta utgöra en valkrets, såsom det har varit vid tidigare val till fullmäktige i kommunen. Anledningen till att ett sådant beslut ska fattas är att länsstyrelsen önskar ett formellt beslut om antalet valkretsar, trots att det inte innebär några förändringar i valkretsindelningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Antal valkretsar i kommunen ( ) Valnämndens beslut Valnämnden föreslår kommunfullmäktige att anta förvaltningens förslag om att Ulricehamns kommun ska fungera som en enda valkrets i val till kommunfullmäktige. Beslutet lämnas till Kanslichef Kommunfullmäktige

43 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Indelning i valdistrikt till allmänna val i kommunen Diarienummer 2017/608, löpnummer 3560/2017 Sammanfattning Vallagen 4 kap anger att varje kommun ska vara geografiskt indelad i olika röstningsområden, vilka benämns som valdistrikt. Enligt lagen ska länsstyrelsen utifrån förslag från kommunfullmäktige besluta om kommunens indelning i valdistrikt. Valnämnden har behandlat förvaltningens förslag på valdistriktsindelning och beslutat att anta förslaget som sitt förslag till kommunfullmäktige att lämna in till länsstyrelsen. Varje valdistrikt ska enligt vallagen 4 kap. 17 omfatta mellan 1000 och 2000 röstberättigade personer som är folkbokförda inom valdistriktets gränser. Enligt valmyndigheten ska varje valdistrikt vara en geografiskt obruten yta, vilket innebär att valdistrikt inte får delas upp i enklaver. Därtill ska valdistrikten namnges grundat på de geografiska områden som avses. Utifrån dessa krav gällande valdistrikt måste en del förändringar i kommunens valdistriktsindelning göras. Dessutom föreslås en del andra förändringar som kan göra indelningen i valdistrikt bättre, så att exempelvis de röstberättigade får kortare avstånd till de vallokaler de ska rösta i. Valnämndens förslag till beslut Förvaltningens förslag på ny valdistriktsindelning antas och överlämnas till länsstyrelsen för beslutande. Följande 13 valdistrikt föreslås: Gunnarshill/Borgmästarhagen Villastaden/Bronäs/Ekhagen/Karlsnäs Centrum/Tingsholm N. Skarpås/Furet/Hemryd/Tingsholm S. Fridhem/Paradiset/Centrum S. Markuslyckan/Karlslätt/Härstorp/Brunn Marbäck/Fredriksberg/Fållorna m.fl. Blidsberg/Dalum/Trädet Gällstad/Rånnaväg/Köttkulla Hökerum/Nitta Hössna/Liared Timmele/Älmestad Tvärred/Vegby/Hulu

44 2017/608, 3560/2017 2(3) Ärendet Vallagen 4 kap anger att varje kommun ska vara geografiskt indelad i olika röstningsområden, vilka benämns som valdistrikt. Enligt lagen ska länsstyrelsen utifrån förslag från kommunfullmäktige besluta om kommunens indelning i valdistrikt. Valnämnden har behandlat förvaltningens förslag på valdistriktsindelning och beslutat att anta förslaget som sitt förslag till kommunfullmäktige att lämna in till länsstyrelsen. Vissa förändringar i valdistriktsindelningen är direkt nödvändiga att göra grundat på vad som anges av vallagen och valmyndighetens riktlinjer. Dessa förändringar handlar om att dra om valdistriktens gränser med anledning av att ett distrikt enligt den befintliga indelningen redan har över 2000 röstberättigade och ett annat valdistrikt skulle riskera att under valåret passera gränsen. Denna ökning av antalet röstberättigade har medfört att det behövs ett extra valdistrikt jämfört med tidigare val. Den andra anledningen till att valdistriktsindelning måste förändras är att det i nuläget finns en enklav i ett av valdistrikten (Marbäck), vilket inte är tillåtet. Den tredje nödvändiga förändringen är att namnge valdistrikten enbart utifrån de områden som omfattas och inte som tidigare då vissa valdistrikt var namngivna efter tillhörande vallokal. De övriga lämpliga förändringarna i valdistriktsindelningen är motiverade utifrån principen om att vallokalerna bör ligga inom de valdistrikt som de tillhör och att vallokalerna ska vara lättillgängliga. Den gamla (befintliga) valdistriktsindelningen bygger i grunden på äldre gränser som idag till viss del har blivit obsoleta för syftet att fungera som logiska och enkla indelningar av valdistrikt. Som exempel på detta har vissa delar av några valdistrikt legat betydligt närmre andra valdistrikts vallokaler, vilket inte är önskvärt eftersom avstånden till vallokalerna bör minimeras. De gamla valdistriktsgränserna följer i många fall inte heller lämpliga naturliga avgränsningar såsom vägar och fastighetsgränser. Behovet av att byta vissa valdistrikts vallokaler har också påverkat hur själva valdistrikten bör indelas. Dessa aspekter tillsammans med avvägningen mot att det inte får bli för många eller för få röstberättigade inom varje valdistrikt har legat till grund för den samlade översynen och framtagandet av förslaget på en ny valdistriktsindelning. Förslaget på en ny indelning av valdistrikt bifogas med kartor och förklaringar som ett separat dokument. Beslutsunderlag 1 Förslag till ny valdistriktsindelning ( ) 2 Valnämndens beslut, 4 ( ) Beslut lämnas till Länsstyrelsen i Västra Götalands län Valnämnden Kanslichef Pehr Johansson Kanslichef Fredrik Paulsson Utredare Kanslifunktion

45 2017/608, 3560/2017 3(3)

46 Kanslifunktionen Kommunstyrelsens förvaltning Förslag till ny valdistriktsindelning I detta dokument presenteras förvaltningens förslag på en ny valdistriktsindelning för Ulricehamns kommun. Förslaget inbegriper vissa nödvändiga förändringar som bland annat grundar sig i vallagens (4 kap ) lydelse om att varje valdistrikt ska omfatta mellan 1000 och 2000 röstberättigade personer, som är folkbokförda inom valdistriktets gränser. Därtill fastslår valmyndigheten att varje valdistrikt ska vara en geografiskt obruten yta, vilket innebär att det tidigare valdistriktet för Marbäck inte längre får vara uppdelat i två geografiska ytor, så kallade enklaver. Dessutom ska valdistrikten namnges grundat på de områden som avses och inte exempelvis efter tillhörande vallokal, vilket har varit fallet för vissa valdistrikt. En hel del övriga förbättringar i valdistriktsindelningen föreslås också för att minska avstånden till vallokalerna för de som ska rösta och för att göra gränsdragningarna enklare, rakare och bättre anpassade efter naturliga gränser såsom vägar och fastigheter. Nedan presenteras förslaget till ny valdistriktsindelning i form av en tabell och två kartor där numret för respektive valdistrikt är markerade på kartorna med röda siffror inom parentes. Valdistriktens namn, planerade vallokal och antal röstberättigade Nr. Valdistrikt (namn) Planerad vallokal (preliminärt) Röstberättigade 1. Gunnarshill/Borgmästarhagen Ulricehamns resurscentrum (URC) Villastaden/Bronäs/Ekhagen/Karlsnäs Fiskestugan (vid Ågatan) Centrum/Tingsholm N. Tingsholmsgymnasiet (matsalen) Skarpås/Furet/Hemryd/Tingsholm S. Tingsholmsgymnasiet Fridhem/Paradiset/Centrum S. Församlingsgården (stora salen) Markuslyckan/Karlslätt/Härstorp/Brunn Ulrikaskolan (matsalen) Marbäck/Fredriksberg/Fållorna m.fl. Stadsskogens förskola (matsalen) Blidsberg/Dalum/Trädet Blidsbergs skola (matsalen) Gällstad/Rånnaväg/Köttkulla Gällstads skola (entréhallen) Hökerum/Nitta Hökerums skola (matsalen) Hössna/Liared Hössna skola (matsalen) Timmele/Älmestad Ätradalsskolan (cafeterian) Tvärred/Vegby/Hulu Tvärreds skolmatsal (bygdegården) 1560 Notera: Antalet röstberättigade som redovisas i tabellen anger en ungefärlig uppskattning som är gjord i GIS utifrån antalet folkbokförda personer inom varje valdistrikt som är 18 år eller äldre. Dessa siffror är avrundade till närmsta tiotal och kan av naturliga skäl förändras tills att röstlängderna upprättas inför valet

47 Kanslifunktionen Kommunstyrelsens förvaltning Valdistriktsindelning hela kommunen (8) (12) (10) (6) (11) (13) (7) (9) = Vallokal = Ny valdistriktsgräns = Gammal valdistriktsgräns 2

48 Kanslifunktionen Kommunstyrelsens förvaltning Valdistriktsindelning i Ulricehamn centralort (2) (1) (3) (6) (5) (4) (7) = Vallokal = Ny valdistriktsgräns = Gammal valdistriktsgräns 3

49 Kanslifunktionen Kommunstyrelsens förvaltning Här förklaras de större förändringarna av gränsdragningarna översiktligt. Om vi först fokuserar på ytterområdena (nummer 8-13) kan vi börja med att titta på valdistrikt Hökerum/Nitta (10), som var i behov av att bli mindre för att inte överskrida gränsen på 2000 röstberättigade. Den förändring som föreslås här är att en del av Hökerum/Nittas sydöstra hörn bryts ut för att istället tillhöra Tvärred/Vegby/Hulu (13). Denna utbrytning skulle minska Hökerum/Nittas antal röstberättigade med cirka 80 personer, vilket innebär att risken för att överskrida 2000-gränsen skulle vara så gott som undanröjd inför valet Efter valen 2014 fanns det önskemål om att byta vallokal för valdistrikt Tvärred/Vegby/Hulu från Vegby skola till Tvärreds skola (matsalen) tillika Bygdegård. Detta skulle också ge vallokalen en mer central placering i valdistriktet. Med hänsyn till närheten till Tvärred samt för att få bort en del röstberättigade från centralortsområdet inkluderas även den sydvästra delen av det valdistrikt som nu ges nummer 6 (kringområdet med Markuslyckan med flera) till valdistrikt Tvärred/Vegby/Hulu. Samtidigt bryts den sydöstra delen av området ut, så att områdena öster om Vegby istället tillhör valdistrikt Gällstad/Rånnaväg/Köttkulla (9), vilket är logiskt då de områdena ligger närmre Gällstad där vallokalen för valdistriktet ligger. I övrigt förblir valdistrikt Gällstad/Rånnaväg/Köttkulla oförändrat. Valdistrikt Hössna/Liared (11) förblir helt oförändrat. Vidare föreslås gränsen mellan valdistrikt Timmele/Älmestad (12) och Blidsberg/Dalum/Trädet (8) dras lite rakare och längre mot nordost så att de personer som bor närmre Timmele än Blidsberg röstar i Timmele och inte tvärtom som det varit tidigare. I och kring Ulricehamn centralort föreslås mer omfattande förändringar, vilket beror på att: a) Det är nödvändigt med ett extra valdistrikt på grund av ökat antal röstberättigade. b) Tre av vallokalerna låg inom andra valdistrikt än de som de tillhörde. c) Höjdgatans förvaltningsbyggnad är olämplig att använda som vallokal. d) Solrosens äldreboende är olämplig att använda som vallokal. e) Marbäck får inte vara en enklav, utan måste hänga samman geografiskt med det övriga området. f) Gränsdragningarna gick för snirkligt tidigare och kan bättre utgå ifrån större vägar och fastighetsgränser. g) Antalet röstberättigade behöver fördelas mer jämnt mellan de olika valdistrikten kring centralorten så att 2000-gränsen kan undvikas att överskridas även i RKL-val Som nämnts tidigare föreslås Marbäck tillsammans med områdena Fredriksberg och Fållorna med flera göras till ett sammanhängande valdistrikt (nummer 7). Den tidigare vallokalen till Marbäck var äldreboendet Solrosen, som bedöms vara en opassande lokal att använda (se utvärdering av valen 2014). Därför planeras Stadsskogens förskola som ett nytt alternativ till vallokal för valdistriktet (7), med fördelar såsom bättre parkeringsmöjligheter och att ingen ordinarie verksamhet är igång under valdagen. I den nya valdistriktsindelningen föreslås två valdistrikt (3 och 4) att ha sina vallokaler placerade på Tingsholmsgymnasiet. Där den extra lokalen på Tingsholmsgymnasiet ska ersätta Höjdgatans förvaltningsbyggnad som vallokal. Sen planeras Fiskestugan vid Ågatan som en ny vallokal tillhörande valdistrikt 2, Villastaden/Bronäs/Ekhagen/Karlsnäs. 4

50 Kanslifunktionen Kommunstyrelsens förvaltning För valdistrikt Markuslyckan/Karlslätt/Härstorp/Brunn (6) som består av ytterområdet kring centralorten, planeras Ulrikaskolans matsal bli vallokal, istället för Församlingsgården som det var tidigare. Församlingsgården föreslås bli vallokal för området som benämns Fridhem/Paradiset/Centrum S. (5) som nu blir ett eget valdistrikt. Vidare föreslås den nordöstra delen av centralorten bli ett eget valdistrikt kallat Gunnarshill/Borgmästarhagen (1) med Ulricehamns Resurscentrum (URC) som tillhörande vallokal. Med denna föreslagna valdistriktsindelning skulle samtliga planerade vallokaler ligga inom de valdistrikt som de tillhör och dessutom skulle fler personer få kortare avstånd till sina vallokaler, samtidigt som antalet röstberättigade personer i de olika valdistrikten fördelas jämnare så att det blir färre röstberättigade i de största valdistrikten i centralorten, där folkökningen förväntas bli som störst. 5

51 sid 5 Valnämnden Protokoll Indelning i valdistrikt i kommunen Dnr 2017/428 Sammanfattning Vallagen 4 kap anger att varje kommun ska vara geografiskt indelad i olika röstningsområden, vilka benämns som valdistrikt. Enligt lagen ska länsstyrelsen utifrån förslag från kommunfullmäktige besluta om kommunens indelning i valdistrikt. Varje valdistrikt ska enligt vallagen 4 kap. 17 omfatta mellan 1000 och 2000 röstberättigade personer som är folkbokförda inom valdistriktets gränser. Enligt valmyndigheten ska varje valdistrikt vara en geografiskt obruten yta, vilket innebär att valdistrikt inte får delas upp i enklaver. Därtill ska valdistrikten namnges grundat på de geografiska områden som avses. Utifrån dessa krav gällande valdistrikt måste en del förändringar i kommunens valdistriktsindelning göras. Dessutom föreslås en del andra förändringar som kan göra indelningen i valdistrikt bättre, så att exempelvis de röstberättigade får kortare avstånd till de vallokaler de ska rösta i. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Valdistrikt i kommunen ( ) Bilaga, Förslag till ny valdistriktsindelning, ( ) Valnämndens beslut Valnämnden föreslår kommunfullmäktige att anta förvaltningens förslag på ny valdistriktsindelning att lämna till länsstyrelsen. Följande 13 valdistrikt föreslås: Gunnarshill/Borgmästarhagen Villastaden/Bronäs/Ekhagen/Karlsnäs Centrum/Tingsholm N. Skarpås/Furet/Hemryd/Tingsholm S. Fridhem/Paradiset/Centrum S. Markuslyckan/Karlslätt/Härstorp/Brunn Marbäck/Fredriksberg/Fållorna m.fl. Blidsberg/Dalum/Trädet

52 Gällstad/Rånnaväg/Köttkulla Hökerum/Nitta Hössna/Liared Timmele/Älmestad Tvärred/Vegby/Hulu sid 6 Beslutet lämnas till Kanslichef Kommunfullmäktige

53 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 1 av 1 187/2017 Uppföljning av måldokument Framtidens skola Dnr 2017/481 Sammanfattning Beredningen för lärande ges i uppdrag att följa upp måldokument Framtidens skola. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kanslichef 2 Uppdrags-PM uppföljning måldokument framtidens skola 3 Måldokument Framtiden skola Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Uppföljningsuppdraget till beredningen för lärande antas. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Uppföljningsuppdraget till beredningen för lärande antas.

54 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse - Uppföljning av måldokument Framtidens skola Diarienummer 2017/481, löpnummer 3031/2017 Sammanfattning Beredningen för lärande ges i uppdrag att följa upp måldokument Framtidens skola. Förvaltningens förslag till beslut Uppföljningsuppdraget till beredningen för lärande antas. Ärendet På kommunfullmäktige , 118, antogs måldokumentet framtidens skola. Samtidigt beslutades att beredningen för lärande under 2015 skulle få i uppdrag att utvärdera måldokumentet. Härmed lämnas nu detta uppdrag formellt till beredningen för lärande. Utvärderingen ska genomföras under perioden För detta uppdrag avsätts kr ( kr/mån). Finansiering sker genom befintliga medel för fullmäktigeberedningar avsatt i budget för Beslutsunderlag 1 Uppdrags-PM uppföljning måldokument framtidens skola 2 Måldokument Framtiden skola Beslut lämnas till Chef sektor lärande Beredningsledare och vice beredningsledare för lärande Beredningssekreterare sektor lärande Lön Pehr Johansson Kanslichef

55 Uppföljning av måldokument - Framtidens skola 2017/481 Ämne: Måldokument för framtidens skola Beredning: Beredningen för lärande Uppdrag Sid På kommunfullmäktige , 118, antogs måldokumentet framtidens skola. Samtidigt beslutades att beredningen för lärande under 2016 skulle få i uppdrag att utvärdera måldokumentet. Härmed lämnas nu detta uppdrag formellt till beredningen för lärande. Utvärderingen ska genomföras under perioden För detta utredningsuppdrag avsätts kr ( kr/månad) ur fullmäktigeberedningarnas befintliga budget för I handboken för fullmäktigeberedningarnas arbete står följande att läsa: När kommunfullmäktige antar en strategi från en beredning, tas också beslut om när beredningens strategi ska utvärderas Är strategin och strategiområdena relevanta? Utvärderingen bör ske max efter fyra år. Inför arbetet med utvärderingen ger kommunfullmäktige ett nytt och avgränsat uppdrag till beredningen. Ett utvärderingsuppdrag kan ske parallellt med att beredningen arbetar med en ny strategi. Beredningen har mandat att följa upp de delar man anser vara relevanta. Följande frågor kan dock vara relevanta att ställa under utvärderingen: Är strategin fortfarande är relevant i kommunens arbete? Används strategin i kommunens arbete? Arbetar förvaltningen med den handlingsplan som kommunstyrelsen beslutade utefter strategin? Vilka mål i handlingsplanen är aktiva och vilka har kunnat avslutas sedan handlingsplanen antogs? Under utvärderingen ska beredningssekreterare, kanslifunktionen och ekonomifunktionen vara beredningen behjälplig att ta fram relevant underlag som behövs för uppföljningen. Beredningen ska som ett led sitt uppföljningsarbete bjuda in kommunstyrelsens presidium och kommunens barn- och utbildningschef för dialog. Utvärderingen ska presenteras i en skriftlig rapport. Rapporten ska behandlas på möte i kommunfullmäktige i februari 2018 och ska innan dess beredas via kommunstyrelsen. Den skriftliga rapporten med tillhörande tjänsteskrivelse ska därför anmälas till nämnd senast v Celso Silva Gonçalves Kommunfullmäktiges ordförande Lars Holmin Kommunfullmäktiges vice ordförande

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67