Anvisningar för tecknande av utbytesavtal inom Erasmus+

Transkript

1 Läsår 2014/2015 Sektionen för internationell mobilitet Studentavdelningen Anvisningar för tecknande av utbytesavtal inom Erasmus+ Inledning Universitetets samarbetsavtal skapar förutsättningar och möjligheter att bedriva verksamhet i samspel med det globala forsknings- och utbildningssamhället. Huvudsyftet med de internationella samarbetsavtalen är att stärka kvaliteten i forskning och utbildning. På så vis stärks även universitetets konkurrenskraft både internationellt och nationellt. Internationellt utbyte inom utbildning och forskning är också av betydelse för att stärka utveckling samt demokratiserings- och moderniseringsprocesser. Avsnitt 1 nedan tar upp aspekter och frågor som är bra att tänka på inför tecknande av samarbetsavtal med ett utländskt lärosäte. Avsnitt 2 går igenom mallen för nya Erasmusavtal steg för steg. 1. Institutionsavtal Institutionerna är basen för universitetets internationaliseringsarbete och institutionsavtalen utgör majoriteten av de internationella samarbetsavtalen. Europeiska samarbeten ingås företrädesvis på institutions- eller fakultetsnivå. Då samarbetsavtal träffas på fakultetsnivå bör en av institutionerna inom fakulteten ta på sig det administrativa ansvaret för avtalet, då fakultetskanslierna vanligtvis inte hanterar denna typ av arbetsuppgifter. Det är en viktig princip för universitetet att institutionerna utvecklar sina internationella kontakter efter självständiga bedömningar utifrån akademiska intressen och andra överväganden. 1.2 Definition av avtal Ett avtal är en överenskommelse där parterna förpliktar sig till något under en viss tidsbegränsad period. Avtal ska tecknas av behörig person med delegationsrätt att teckna avtal. För Erasmusavtal kan institutionens prefekt skriva under. 1.3 Att välja samarbetspartner vägledande kriterier Vid val av partnerlärosäte att ingå samarbetsavtal med är det bra att ta hänsyn till följande faktorer: internationalisering vid Stockholms universitet generellt och på institutionen specifikt, lärosätets anseende och kvalitet, efterfrågan från studenter och lärare, tidigare balans mellan utresande och inkommande studenter/lärare, mångfald och andra strategiska överväganden (långsiktighet, utvecklingspotential etc.). I universitetets övergripande strategi samt riktlinjer för internationellt samarbete vid Stockholms universitet (Dnr SU ) finns vägledande kriterier för tecknande av samarbetsavtal: Samarbetsavtal tecknas framför allt med framstående universitet. En bedömning av huruvida ett universitet är framgångsrikt kan utgå från excellenskriterier såsom starka forskningstraditioner, viss storlek, bred ämnesstruktur eller framstående kompetens inom

2 ett särskilt område samt rankinglistor. Det kan även innebära att beakta universitetets nyskapande och gränsöverskridande verksamhet. Samarbetet gynnar för Stockholms universitet strategiska intressen och skapar långsiktiga relationer. Samarbetet är ömsesidigt betydelsefullt och tar hänsyn till Stockholms universitets styrkeområden. Stockholms universitet och samarbetspartnern kompletterar varandra och gemensamt skapas förutsättningar för högkvalificerad forskning och utbildning. Samarbetet verkar för en ökad rekrytering av studenter och forskare vid Stockholms universitet. Samarbetet utgår från studenternas intresse för utbytesstudier. Studentrapporter från utlandsstudier utgör ett värdefullt verktyg för val av lämpliga utbytesuniversitet. Samarbete ingås med universitet som kan garantera att de utresande inte riskerar diskriminering. Till exempel bör avtal om studentutbyte inte ingås med universitet där kvinnliga studenter från Stockholms universitet inte får tillträde till studier på samma villkor som sina manliga kollegor. 1.4 Att tänka på innan utbytesavtal tecknas Innan ett utbytesavtal tecknas med utländska universitet är det en god idé att ställa några konkreta frågor såsom: Vad vill vi uppnå med samarbetet? Finns det potential att utveckla samarbetet strategiskt? Tillför samarbetet mångfald bland utbytesmöjligheter eller bidrar det till internationalisering på hemmaplan? Vilka åtaganden, villkor samt skyldigheter och rättigheter har vi? Erbjuder det presumtiva partneruniversitetet relevant kursutbud på olika nivåer och med hög kvalitet? Definierar avtalet utbytesstudenternas rättigheter, skyldigheter och erbjuden servicenivå? Finns det rutiner hos det presumtiva partneruniversitetet för bra mottagning av utbytesstudenterna, hjälp med bostäder och annan studentservice? Är avtalet förankrat på institutionen? Vem/vilka är kontaktperson/er, administrerar avtalet och handlägger studentutbytet? 1.5 Att formalisera avtal Avtalet formaliseras först när det är undertecknat av båda parter. Vid Stockholms universitet tecknas Erasmusavtal av institutionens prefekt eller den person prefekten har delegerat behörighet till. I Erasmus+-programmet är elektroniska signaturer godkända. Institutionen ansvarar för att diarieföra avtalet på den egna institutionen. En (elektronisk) kopia skickas till Sektionen för internationell mobilitet (moveon@su.se) för inläggning i den universitetsgemensamma databasen Moveon4. Behöriga institutioner lägger själva in sina avtal i Moveon Att följa upp, förnya eller avsluta avtal För att säkerställa kvaliteten på samarbetena bör avtalen regelmässigt följas upp av dem som ingått avtalen, lämpligen i samråd med fakultet och de centrala stödfunktionerna. Uppföljningen bör då ske med beaktande av kriterierna ovan samt universitetets övergripande

3 mål för internationalisering. Andra typer av indikatorer kan vara: aktivitetsgrad/balans, studieresultat, lärarnas och studenternas bedömning genom studentrapporter, bieffekter på övrig verksamhet samt andra kvalitetsaspekter (information, kursplaner, service etc.). Utifrån dessa faktorer kan sedan beslut fattas om att förnya eller avsluta avtal. Exempel på indikatorer som kan ligga till grund för att avsluta avtal är brist på ömsesidighet, information och kommunikation, dåligt resultat på utvärderingar, minimal aktivitet under senaste åren, avtalsbrott, studenterna uppfyller inte kraven på nödvändiga språkkunskaper och samarbetssvårigheter. 1.7 Utlysning av platser Utbytesplatser inom samarbetsavtal ska utlysas med angivna behörighets- och urvalskriterier och urvalsprocessen ska vara öppen och tydlig. 1.8 Tillgodoräknande En viktig princip inom studentutbytet är att studierna utomlands kan tillgodoräknas i examen. Rektor vid Stockholms universitet har fastställt lokala riktlinjer för tillgodoräknande av utländsk högskoleutbildning (dnr SU ). Det är viktigt att institutionen har tydliga och transparenta rutiner för hur tillgodoräknande av utbytesstudier går till. Dokumentet Learning Agreement är ett viktigt dokument som varje utresande student ska ha för att säkerställa tillgodoräknande av utbytesstudier. 2. Erasmusavtal Detta avsnitt är en genomgång av mallen för Erasmusavtal steg för steg. Varje sektion i avtalsmallen finns med nedan. De gulmarkerade partierna fylls i av er institution och de gröna av den mottagande parten (eller av er om ni har informationen). Förklaring till markeringar finns i texten som börjar med ett * under varje sektion. Mallen för Erasmusavtal vid Stockholms universitet utgår från en avtalsmall med minimikrav från EU-kommissionen. Mallen är ett Word-dokument och finns på Medarbetarwebben under fliken Service, Blanketter & mallar, Studieadministration, Blankett Studentutbyte. Om er institution får förslag på ett Erasmusavtal från ett partneruniversitet ska den information ni för in i det avtalet överensstämma med informationen i Stockholms universitets avtalsmall. Avtalsmallen för Erasmus, rubrik och inledning: Inter-institutional agreement 2014/15 20XX/XX 1 Higher Education Student and Staff Mobility - Mobility for learners and staff The institutions named below agree to cooperate for the exchange of students and/or staff in the context of the Erasmus+ programme. This inter-institutional agreement will come into effect only if both institutions are holders of a valid Erasmus Charter for Higher Education and they commit to respect the quality requirements of the Erasmus Charter for Higher Education in all aspects related to the organisation and management of the mobility, in particular the recognition of the credits awarded to students by the partner institution. Fyll i avtalets längd. Avtalsperioden kan justeras enligt behov och kan skrivas t.o.m. läsåret 2020/2021. Rekommendationen är att skriva avtal på max 3 år med nya partners, 5 1 Please enter the agreed period of validity of this agreement.

4 år eller 7 år med de partners som ni redan har avtal med och där samarbetet fungerar bra eller mycket bra. Avtalsmallen för Erasmus, sektion A: A. Information about higher education institutions At Stockholm University there are approximately seventy departments and centres within the Faculties of Humanities, Law, Sciences and Social Sciences. All Erasmus agreements at Stockholm University are signed and handled on a departmental level. Each department is responsible for its own Erasmus agreements and exchanges. Name of the institution Erasmus code Contact details and the faculty/department Stockholm University Name of department (name, , phone) S STOCKHO01 Contact details of departmental coordinator (name, title, , telephone) Partner University X PARTNER01 (name, title, , telephone) Avtalstext (som kan tas bort eller läggas i fotnot). Det är viktigt att det tydligt framgår att det är institutionen som tecknar och har ansvar för avtalet och för handläggning av mobiliteten. Fyll i namn på den fakultet/institution som avtalet gäller samt uppgifter på institutionens kontaktperson för avtalet. Uppgifter till Sektionen för internationell mobilitet och Erasmusansvarig finns längre ned under punkt F. Information. Fyll i uppgifter om mottagande lärosäte. Avtalsmallen för Erasmus, sektion B: B. Mobility numbers 2 per academic year Student mobility for Studies (SMS) Incoming exchange students can only study courses within the partner department unless otherwise agreed. FROM TO Subject area ISCED Subject area name Study cycle 1 st, 2 nd or 3 rd Total number of students/months S STOCKHO01 XX PARTNER /0 XX PARTNER01 S STOCKHO /0 SMS studentmobilitet för studier fylls i av båda parter. Texten Incoming exchange. kan läggas i en fotnot. 2 Mobility numbers can be given per sending/receiving institutions and per education field:

5 Ange ämneskod (Subject area - en lista över ISCED ämneskoder finns på Medarbetarwebben på samma plats som avtalsmallen) ämnesområde, nivå (grundavancerad eller doktorandnivå), antal studenter och antal månader som avtalet omfattar. Om institutionen vill teckna avtal om studentmobilitet för praktik (SMP) finns en separat avtalsmall som inkluderar detta.

6 Staff mobility for Teaching (STA) Subject Total number of FROM TO area Subject area name staff mobility/days ISCED S STOCKHO01 XX PARTNER /0 XX PARTNER01 S STOCKHO /0 STA lärarmobilitet fylls i av båda parter. Ange ämneskod (Subject area - en lista över ämneskoder, ISCED, finns på Medarbetarwebben under fliken Service, Blanketter & mallar, Studieadministration, Blankett Studentutbyte) ämnesområde, antal lärare och antal dagar som avtalet omfattar. Avtalsmallen för Erasmus, sektion C: C. Recommended language skills The sending institution, following agreement with the receiving institution, is responsible for providing support to its nominated candidates so that they can have the recommended language skills at the start of the study or teaching period: Receiving institution Subject area ISCED Language of instruction 1 Language of instruction 2 Recommended language of instruction level 3 Student Mobility for Staff Mobility for Teaching Studies Erasmus code S STOCKHO01 English Swedish B2 B2 XX PARTNER01 Fyll i undervisningsspråk och den rekommenderade språknivån som er institution anser att de inresande studenterna bör ha. EU-kommissionen rekommenderar att studenterna har minst nivå B2. Se länk i fotnot 3 nedan till Europass webbplats med information om de olika språknivåerna. Avtalsmallen för Erasmus, sektion D: D. Additional requirements Students and staff with disabilities are welcome to Stockholm University. Arrangements for the exchange have to be agreed on before nomination. The sending institution is responsible for covering all extra costs in connection with the exchange. Ifall texten gäller för båda parter kan även partneruniversitetet anges här. Här kan ni även ange eventuella ytterligare krav som er institution anser bör ingå i avtalet. Avtalsmallen för Erasmus, sektion E: E. Calendar 1. Applications/information on nominated students must reach the receiving institution by: Receiving institution Erasmus code Autumn term month Spring term month S STOCKHO01 No later than May 1 No later than October 1 XX PARTNER01 No later than No later than 3 For an easier and consistent understanding of language requirements, use of the Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) is recommended, see

7 2. The receiving institution will send its decision within 6-8 weeks after dead-line. 3. A Transcript of Records will be issued by the receiving institution no later than 5 weeks after the assessment period has finished at the receiving HEI. 4. Termination of the Agreement or changes in the data set above should be made by written notification before September 1 st for the following academic year. Neither the European Commission nor the National Agencies can be held responsible in case of a conflict. Fyll i: 1. sista datum för att ta emot studentansökningar från ert partneruniversitet. Om ni har en tidigare deadline för nominering från ert partneruniversitet kan ni fylla i den här också. 2. det antal veckor inom vilka er institution ska ge antagningsbesked till inresande studenter. Om antalet veckor skiljer sig åt mellan lärosätena kan ni lägga till en rad för det andra lärosätet. 3. det antal veckor inom vilka ni ska skicka betygsutdrag från Ladok (Transcript of Records) till inresande studenter. Om antalet veckor skiljer sig åt mellan lärosätena kan ni lägga till en rad för det andra lärosätet. EU-kommissionen rekommenderar att betygsutdraget bör skickas inom max 5 veckor. 4. Ange sista datum för eventuell uppsägning av avtalet inför kommande läsår. Avtalsmallen för Erasmus, sektion F: F. Information S STOCKHO01 XX PARTNER01 University web site Departmental web site International office Erasmus Institutional Coordinator Course catalogue: Grading system 4 Visa information 5 Insurance information exchange@su.se ational-system/grading-system Migration Board: Student insurance: t-services/insurance For visiting staff: employee/living-in-sweden/insurance- 4 It is recommended that receiving institutions provide the statistical distribution of grades according to the descriptions in the ECTS users guide: 5 The sending and receiving institutions will provide assistance, when required, in securing visas for incoming and outbound mobile participants, according to the requirements of the Erasmus Charter for Higher Education. 6 The sending and receiving institutions will provide assistance in obtaining insurance for incoming and outbound mobile participants, according to the requirements of the Erasmus Charter for Higher Education. The receiving institution will inform mobile participants of cases in which insurance cover is not automatically provided.

8 for-researchers Housing 7 Students and Staff with disabilities t-services/housing-for-exchangestudents Fyll i länken till er institutions webbplats och eventuella länkar till andra webbplatser med information ni vill hänvisa till. Lägg till ytterligare information/uppgifter om det behövs. Avtalsmallen för Erasmus, underskrifter: G. SIGNATURES OF THE INSTITUTIONS (legal representatives) Institution Erasmus code Name, function Date Signature 8 S STOCKHO01 XX PARTNER01 Printed name: Head of Department Printed name: Function Signature: Head of Department Signature: Function Fyll i avtal tecknarens namn. Avtalet ska signeras av institutionens prefekt (som har ansvar enligt delegationsordningen) eller annan behörig person med delegerat ansvar att teckna avtal. Elektroniska signaturer är godkända. Institutionen ansvarar för att avtalet diarieförs och att en kopia skickas till partneruniversitetet och till Studentavdelningen/ Sektionen för internationell Mobilitet. Sektionen registrerar avtalet i avtalsdatabasen Moveon4, som finns på universitetets hemsida: OBS! Utan ett giltigt avtal i Moveon4 kan utresande studenter inte erhålla Erasmusstipendium och omfattas inte av Kammarkollegiets samlingsförsäkring Student-UT. 7 The receiving institution will guide incoming mobile participants in finding accommodation, according to the requirements of the Erasmus Charter for Higher Education. 8 Scanned signatures are accepted