Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik VÄLKOMNA!

Transkript

1 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik VÄLKOMNA!

2 Agenda Välkomna Presentation vision, strategi och kommunikationsplan Workshop Vision+strategi Presentation behovsanalys Workshop behovsanalys Presentation marknadsanalys Presentation utvärdering och upphandling Presentation implementering Workshop implementering Presentation nyttouppföljning / nyttorealisering Sammanfattning och avslut

3 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 3 1 2

4 Vision och Strategi VISION en tydlig och ambitiös beskrivning. Visionen ger en bild av vad vi vill uppnå med vårt arbete med välfärdsteknik STRATEGI - är metoden och planen för hur vi förverkligar visionen, hur vi praktiskt ska uppnå målsättningar och ambitioner.

5 Nyttan VISIONEN - ger inspiration, vägledning och utgör en riktlinje för personal och ledning för att säkerställa att alla drar åt samma håll. Ex: Den digitala servicen ska vara så enkel, öppen och effektiv att den är det naturliga förstahandsvalet STRATEGIN Pekar ut huvudområden att arbeta med och bestämmer hur vi fördelar våra resurser för att nå visionen

6

7 Skellefteå kommuns vision Skellefteå ska vara en framsynt och jämställd tillväxtkommun, attraktiv att bo och verka i, med målet att ha invånare år Kristina Sundin Jonsson, kommunchef Socialkontoret

8 Socialnämndens verksamhetsidé Tillsammans med dig utformar vi ett stöd som ökar dina möjligheter till ett självständigt och meningsfullt liv. Det sker genom en verksamhet som är jämställd, tillgänglig, i ständig utveckling och av hög kvalitet. Socialkontoret

9 Digitalisering varför? För Anna, Simon, Helga och Ragnar. För de vi finns till för. Hand i hand med övrig utveckling. Socialkontoret

10 Digitaliseringen ska möjliggöra ökad effektivitet åstadkomma en långsiktigt hållbar socialtjänst och hälso- och sjukvård skapa digital arbetsmiljö stödja de processer vi arbetar i och säkerställer den digitala kompetensen hos alla medarbetare Socialkontoret

11 Plan för digitalisering Socialkontoret

12 Planen innehåller Strategi Treårsplan LIKA-utvärdering/mätinstrument IT-plan Utvecklingsbudget Socialkontoret

13 Vad är en kommunikationsplan? En plan för både intern och extern kommunikation Syfte Målgrupper Mål med kommunikation till målgrupper Budskap som stödjer syftet Kanaler, forum, på vilket sätt Innehåll Kommunikationsaktiviteter ( Vem, vad, hur,när ) Ekonomi

14 Vad är nyttan med en kommunikationsplan? En kommunikationsplan hjälper er att kommunicera er vision och innehållet i er strategi Säkerställer att alla involverade har den information de behöver för att bidra med sin del Skapar positiv inställning hos användarna, anhöriga och allmänheten Minskar behov av support (genom tydliga instruktioner)

15 Rekommendationer Er vision ska vara skräddarsydd för er Visionen ska matcha kommunens övergripande värderingar/ambitioner Uppmärksamma att strategin kan behöva spänna över organisationsgränser Strategin ska inte detaljstyra Kommunövergripande strategi/vision/värdegrund Strategi Aktivitetsplan Aktivitetsplan Aktivitetsplan Vision

16 Frågor Har ni gjort en vision och strategi i er verksamhet? Hur gjorde ni? Vilka rekommendationer har ni till andra?

17 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 4. Behovsanalys

18 Vad är en behovsanalys? En metodisk utvärdering av en organisation och dess slutanvändare med målsättningen att identifiera områden med förbättringspotential

19 Vad är nyttan med behovsanalys? Att förstås behoven är grunden för att framgångsrikt kunna implementera välfärdsteknik Identifiera områden med förbättringspotential Undvika att tro sig veta om andras behov Informationsinsamling för att kunna fatta klokare beslut, en del av beslutsprocessen Skapa känsla av ägande gällande ny teknik Kunskap, bekräftelse, delaktighet

20 Behovsanalys Brukare som redan har insats nattetid i ordinärt boende Pensionärsorganisationer Seniorer Invånardialog All hemtjänstpersonal (dag och natt), chefer, biståndshandläggare, HS-personal mm

21 Erfarenheter och exempel Kopplad till marknadsundersökning men håll fokus Delaktighet från olika delar av organisationen och brukarna Fokuserad till en tydligt avgränsad målgrupp Kartläggning Analys Prioritering Kommunicera identifierade behov till marknaden?

22 Erfarenheter och exempel Intervju Antropologisk studie Workshop Fokusgrupp Nätverk Statistik Uppföljningsintervju Inspirationsdag Frågeformulär

23 Rekommendationer Våga prova! Ta del av andras Använda sig av befintliga forum Gör efter resursutrymme

24 Diskussionsfrågor Har ni erfarenheter av behovsanalyser? Hur har ni gjort? Vanliga utmaningar? Hur tillvaratar ni behovsanalysens resultat?

25 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 4. Behovsanalys 5. Marknadsanalys

26 MARKNADSANALYS En undersökning av marknaden En kontinuerlig process men också vid enstaka tillfällen för att möta specifikt identifierat behov Ibland sammankopplad med behovsanalysen Är ibland förstadium till upphandlingsprocessen

27 Nyttan med marknadsanalysen Ger dig kunskap om marknaden, om framgångsrika tjänster såväl som tjänster som är på G. Inspirerar - kan innebära implementering av en än bättre tjänst än du kände till. Optimerar dina utsikter till framgång

28 Marknadsanalys Omvärldsbevakning Andra kommuner RFI med leverantörer/tillverkare Socialkontoret

29 Erfarenheter och exempel Vi har inte modell för systematisk eller kontinuerlig marknadsanalys men vi Gör research på nätet, följer Hälsans Nya Verktyg, FB-grupper mm Involverar användarna i arbetet Omvärldsbevakar kontinuerligt, åker på mässor, seminarier etc och vi arrangerar/bjuder in till Mötesplats välfärdsteknik och e-hälsa, MVTe Inspirations- och visningsmiljö Mini-mässor Tjänste-/produktpresentationer för specifika behov

30 Att spana på Vi tar reda på Funktioner som erbjuds För att använda vid Angränsande funktioner som kan levereras tillsammans Leverantörens förmåga till helhetsansvar Teknikmognad hos lösningen Framtida utvecklingspotential Affärsmodeller, avtalsvillkor Leverantör: storlek, ekonomi, certifikat, erfarenhet, mm Utvärdering Upphandling

31 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 4. Behovsanalys 5. Marknadsanalys 6. Utvärdering

32 Utvärdering Ett verktyg, en metod att granska och utvärdera en tjänst för att se att den passar er organisation Tillgodoser behoven som identifierats och kan levereras inom de parametrar som ni har ställt upp.

33 Nyttan med utvärderingsmodell Säkerställa att den tjänst som ni övervägar att implementera faktiskt passar er organisation. Ger information om samspelet mellan tjänsten och organisationen, mellan tjänsten och personal, mellan tjänst och slutanvändarna och om lösningens tekniska funktionalitet. Sorterar ut de tjänster som inte passar era behov och utgör grunden på vilken en senare implementeringsprocess ofta byggs. Det innebär att validiteten är helt avgörande

34 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 4. Behovsanalys 5. Marknadsanalys 6. Utvärdering 7. Upphandling

35 Upphandling Anskaffning av tekniktjänster För pilot För breddinförande Vid avtalsslut Direktupphandling Annonserad upphandling Innovationsupphandling Utvecklingsbegränsande upphandling

36 Nyttan med upphandling Lagkrav - även direktupphandling Säkerställa goda inköp Skapa konkurrens Öppna för innovationer Driva marknadens utveckling

37 Erfarenheter och exempel Marknadsanalys Upphandling Funktioner som erbjuds Angränsande funktioner som kan levereras tillsammans Leverantörens förmåga till helhetsansvar Teknikmognad hos lösningen Framtida utvecklingspotential Affärsmodeller, avtalsvillkor Leverantör: storlek, ekonomi, certifikat, erfarenhet, mm U T V Ä R D E R I N G Funktionskrav Avgränsning av vilka funktioner som ska upphandlas gemensamt Ev funktionsavtal med totalansvar för funktionen Krav på tillgänglighet, SLA-nivåer, support mm Ev framtida utvecklingsoptioner Affärsmodeller, avtalsvillkor Krav på leverantör A V T A L

38 Funktionskrav Vad som ska åstadkommas inte hur det ska göras Behov (varför) Funktion (vad) Lösning (hur)

39 Funktionskrav exempel nattkamera TEKNISKA LÖSNINGSKRAV Bildvinkel Upplösning Kontrast IR-lampor Lysdiod som varslar individen FUNKTIONSKRAV Se ett rum av viss storlek Tydlig bild i mörkt rum Individen ska kunna se om kameran är i drift Men är kamera en funktion eller en lösning?

40 Funktionskrav exempel Videotillsyn dagtid Kvalitet Referensgrupper med hemtjänstanvändare respektive experter gör bedömning, och ger poäng, enligt nedan utifrån sin egen upplevelse. 4 poäng: Det blir ett tydligt och bra samtal. 3 poäng: Det går bra att föra ett samtal men det finns vissa brister i kvaliteten. 2 poäng: Kvaliteten försvårar att föra ett samtal. 1 poäng: Det känns inte som att man föra ett meningsfullt samtal p.g.a. kvaliteten. Tillsammans med Användarvänlighet: 45 % av matrisen

41 Rekommendationer Samverkan verksamhet upphandling Nytänkande och öppenhet för innovationer Ge tid och resurser Fortsätt leverantörsdialogen Involvera slutanvändarna

42 Ny vägledning från Upphandlingsmyndigheten: Upphandling av hjälpmedel och välfärdsteknik Sök också kunskap på De har också Helpdesk SKL:s Beställargrupp välfärdsteknik

43 Upphandling -nyckelfaktorer Utvärdera förarbetet Tillsätt ett team med rätt kompetenser RFI Utvärdera tillsammans med slutanvändare

44 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 4. Behovsanalys 5. Marknadsanalys 6. Utvärdering 7. Upphandling 8. Implementering

45 Vad är en implementeringsmodell Ett ramverk som är utformat för att leda er igenom en framgångsrik implementering. Beskrivningar och riktlinjer för olika aspekter och skeden i implementeringsprocessen. I verkligheten, och inte minst i CONNECTprocessen, märks implementeringens betydelse i alla steg.

46 Nyttan med Implementeringsmodell Det brukar ofta sägas att implementering står för 80 % av arbetet när nya tjänster ska introduceras, och därför är det viktigt att ni redan när ni genomför de sju föregående stegen funderar på hur de påverkar implementeringen. 20% 80%

47 Erfarenheter och exempel - Västerås Kameratillsyn i särskilda boenden För genomförande av piloten har följande insatser genomförts: Framtagande av metodstöd för införande av individuella behovsbedömningar tillsyn natt. Bedömningsprocessen ska vara lika, oberoende om tillsyn ska ske med stöd av personal eller med trygghetsskapande teknik. Framtagande av metodstöd för införande av dokumentation av insats tillsyn natt. Implementerat Trygghetsskapande teknik. Rättsliga förutsättningar för införande inom vård och omsorg. Framtagande av metodstöd för upprättande av enhetens lokala rutiner gällande tillsyn Möjliggjort ökad tillgång på trygghetsskapande teknik i form av rörelsesensorer och trygghetskameror. Utbildat i hantering av trygghetsskapande teknik: rörelsesensorer, trygghetskamera, portabel larmmottagare tillsammans med ansvarig teknikleverantör.

48 Rekommendationer Tydliga och mätbara mål för implementeringen Utse representanter från och ansvariga i organisationen Tid och resurser för utbildning Övriga organisationsförändringar Kommunikationsplan Systematisk uppföljning Överväg var i verksamheten / vilka enheter som skall starta implementeringen Framtida logistik / drift och förvaltning Support

49 Rekommendationer Verktyg för stöd i implementeringen

50 Diskussionsfrågor Egna erfarenheter från arbete med implementering? Något som har gått bra, framgångsfaktorer? Något som har varit svårt? Varför var det så?

51 Nio avgörande steg för införande av välfärdsteknik 1. Vision 2. Strategi 3. Kommunikationsplan 4. Behovsanalys 5. Marknadsanalys 6. Utvärdering 7. Upphandling 8. Implementering 9. Nyttorealisering

52 Nyttorealisering Nyttorealisering är ett system av parametrar som följer upp om det nya arbetssättet fungerar så bra som det var tänkt systematiskt och strukturerat Handlar ofta om parametrar knutna till livskvalité, arbetsmiljö, ekonomi t.ex. nöjdare kunder el medarbetare, frigjord tid, lägre kostnadsökning Nyttor hämtas hem först när du framgångsrikt har implementerat en hållbar förändring. Svårare än man tror - det tar tid innan nya arbetsflöden eller omorganisation sätter sig och börjar fungera effektivt Nytta är en mätbar förändring som uppfattas positivt av en eller flera intressenter och som bidrar till ett eller flera verksamhetsmål

53 Nyttan med nyttorealisering Optimerar att kostnaden för förändringen faktiskt ger effekt Möjliggör snabbare förändringstakt genom att förväntade nyttor konkretiseras nyttorealiseringsansvariga identifieras nödvändiga förändringsaktiviteter beskrivs nyttorealiseringsplaner upprättas

54 Handboken Kan laddas ner från: efiles/37832/sverige_webb.pdf