Samhälls Byggandets Dokument Råd - SBDR Dokument för hållbart samhällsbyggande i Världsklass

Transkript

1 Samhälls Byggandets Dokument Råd - SBDR Dokument för hållbart samhällsbyggande i Världsklass Slutrapport 28 januari 2011

2 Förord I september 2009 inledde SamhällsByggandetsDokumentRåd, SBDR, sitt arbete. Detta arbete är en följd av Boverkets rapport Styrande och stödjande dokument för en effektiv byggprocess, mars 2008 och har initierats av organisationerna Byggherrarna, Byggmaterialindustrierna, Fastighetsägarna, Fastighetsförvaltarna (Aff), SABO, STD, Sveriges Arkitekter, Sveriges Byggindustrier och VVS Företagen. Syftet är att undersöka vad som går att åstadkomma på frivillig basis genom samordning inom i första hand AB-, Affoch AMA-systemen samt inom standardisering. Rådet har under 2009 och 2010 haft 8 mötestillfällen. Vid dessa möten har rådsmedlemmarna haft diskussioner kring olika typer av dokument som på olika sätt är avsedda att bidra till en funktionell och effektiv bygg- och förvaltningsprocess. Kartläggningar av hur de styrande och stödjande dokumenten används av aktörerna inom samhällsbyggnadssektorn har gjorts. Viktiga analyser och diskussioner i Rådet har bidragit till ett ökat sektorsövergripande samarbete och till en helhetssyn på behoven av att vidareutveckla den stödjande funktion som dokumenten har genom den kunskapsbank de utgör. Rådets medlemmar är representerar både dokumentutvecklade organisationer och dokumentens målgrupper/användare. Dessa är: Byggherrar Mats Björs, Byggherrarna Fastighetsägare Ulrika Jardfelt, SABO/Gösta Gustavsson f o m maj 2010 Fastighetsägare Reinhold Lennebo, Fastighetsägarna / Emma Henriksson f o m maj 2010 Konsulter Göran Werner, WSP Environmental Konsulter Svante Berg, Berg Arkitektkontor AB Materialindustrin Fredrik Winberg, Byggmaterialindustrierna Materialindustrin Monica Björk, Byggmaterialindustrierna Utförare Ulf Kareliusson, YIT Utförare Anders Borggren, ISS Facility Services AB Utförare Bo Antoni, Sveriges Byggindustrier Aff Lennart Andersson, Fasticon AMA mm Erik Hellqvist, Svensk Byggtjänst BKK Lennart Kjellin, Fortifikationsverket Standarder Lars Flink, SIS Rådet har utsett Sven Landelius som dess ordförande och Jan Borgbrant som dess sekreterare. I och med överlämnade av denna slutrapport betraktar vi uppdraget avslutat. Vår förhoppning är att denna skrift ska stimulera till fortsatt dialog både inom dessa organisationer och mellan dem för att bygga vidare på de slutsatser och förslag till fortsatt arbete som denna rapport mynnar ut i. Stockholm den 28 januari 2011 Sven Landelius Jan Borgbrant 1

3 Sammanfattning Utvecklingsprojektet Samhälls Byggandets Dokument Råd, SBDR, har under hösten 2009 och 2010 bedrivits med syftet att analysera former för hur bygg-, anläggnings- och fastighetsbranschens styrande och stödjande dokument (AB-, Aff-, AMA-systemen samt standarder) ska kunna vidareutvecklas. Det gäller processen att ta fram de olika dokumenten, behovet av en sammanhållande struktur för alla former av dokument och behovet av att göra dess innehåll och form lättillgängliga. Arbetet, som inte gör anspråk på att vara vetenskapligt grundat, har lett till ett antal slutsatser som dock bedöms vara välgrundade utifrån det material som tagits fram av rådets medlemmar. 1. Dokumenten används inte i den utsträckning de förtjänar Dokumenten används i varierande grad inom hela bygg- och förvaltningsprocessen. Det är i större utsträckning specialister som har kunskap om dokumenten och som använder sig av dem i högre grad än vad generalister och yrkesarbetare gör. Slutsatsen är att dokumenten inte används i den utsträckning de förtjänar och att dokumenten måste ges en attraktivare utformning samt göras mera lättillgängliga. 2. Behoven av styrande och stödjande dokument är stort Behovet av styrande och stödjande dokument bedöms som stort genom den nytta de tillför samhällsbyggnadssektorn. De bedöms vara en viktig framgångsfaktor vid all nybyggnation och förvaltning. Genom att t ex AB- och Aff- systemen är framförhandlade överenskommelser (agreed documents) mellan olika aktörer i bygg- och förvaltningsprocessen finns en förankring som underlättar tillämpningen. Styrkan i dokumenten är när dessa tillämpas utan tillägg och justeringar. Slutsatsen är att dokumenten behövs som stöd för att åstadkomma en hållbar och effektiv bygg- och förvaltningsprocess. 3. Kunskapen om dokumenten måste öka Under arbetets gång har en bild kunnat tydliggöras som pekar på att dokumenten inte används i den utsträckning de borde. Det finns flera orsaker till detta. Ett exempel är att relevanta målgrupper har för liten kännedom om dokumenten. Det finns också ett stort behov av utbildningar som ökar kunskapen om dokumentens innehåll och användningsområden. Genom ny teknik för distribution kan tillgängligheten öka påtagligt. Former för marknadsföring till såväl mindre som större projekt bör utvecklas så att dokumentens potential för att bidra till samhällsbyggnadssektorns utveckling tas tillvara. Det finns även strategiska områden som bör uppmärksammas för utformning av nya dokument. Exempel på sådana områden avser industriella bygg- och förvaltningsprocesser samt framtida samverkansformer mellan beställare och utförare. Slutsatsen är att dokumenten är en kunskapsbas som måste bli en väletablerad plattform lättillgänglig för alla relevanta aktörer. Åtgärder måste vidtas som gör dokumenten och dess kunskapsinnehåll mer kända. 2

4 4. Samordning och koordinering mellan organisationerna och dokumenten bör kontinuerligt utvecklas Den organisation som idag tar fram, förvaltar, utvecklar och ger ut styrande och stödjande dokument bedöms till stora delar vara relevant och funktionell. Aff och BKK har identifierat ett antal samarbetsområden. Samarbetet mellan Aff, BKK och Svensk Byggtjänst utvecklas kontinuerligt. SIS har inom samhällsbyggnadssektorn satsat på att länka samman standarder med övriga branschdokument för en effektivare dokumentanvändning. Det finns dock olika uppfattningar om värdet av ett organisatoriskt närmande mellan olika aktörer. Denna fråga kan senare komma att kräva en fördjupad utredning för att klarlägga om ett sådant närmande ytterligare skulle underlätta framtagningen av dokument med starkare koordinering dem emellan. De ekonomiska förutsättningarna för de dokumentutvecklande organisationerna bygger primärt på marknadsekonomiska grunder. En stor del av kostnaderna för utveckling av dokumenten finns inom olika styr- och arbetsgrupper som enskilda företag och organisationer bidrar med. För närvarande bedöms det inte föreligga behov av att ändra på detta förhållande. De resurser som staten allokerar för utveckling av standarder bör dock få en tydligare inriktning till centrala standarder inom bygg, anläggning och förvaltning. Det kan noteras att nyutvecklingen av dokument sannolikt kommer att kräva ökade resurser exempelvis för projektledning. Slutsatsen är att starkare samordning, inte minst kring utvecklingen av dokumenten där ledorden är förenkling och ökad tillgänglighet samt mer funktionella förpackningar och distributionsformer. 3

5 1. Bakgrund En väl fungerande bygg- anläggnings- och fastighetsmarknad är av väsentlig betydelse för Sveriges tillväxt, utveckling och välstånd. Den tillhandahåller de fysiska förutsättningarna för boende, transporter, industrins produktion och samhällsservice. Till denna samhällsbyggnadssektor räknas företag med verksamhet inom byggindustri, fastighetsförvaltning, byggmaterialindustri samt arkitekter och tekniska konsulter. Samhällsbyggandet och dess utveckling har under senaste decenniet granskats bland annat i statliga utredningar (Från byggsekt till byggsektor, SOU 2000:4, Skärpning gubbar SOU 2002:115 och Sega gubbar, Statskontoret 2009:6). De problem som enligt granskningen återfinns inom branschen handlar överordnat om en låg förändringsbenägenhet, om svaga incitament till effektivisering, kompetensutveckling och utveckling samt om ett otydligt statligt ansvarstagande. Att komma till rätta med de redovisade problemen är en utmaning för bygg- och anläggningsindustrin. Statskontorets utredning pekar tydligt ut fyra parter som närmast äger denna utmaning nämligen byggherren, byggindustrin, arbetsmarknadens parter och stat/kommun. Branschens styrande och stödjande dokument har en viktig roll i aktörernas dagliga arbete och skall understödja det förändringsarbete som krävs för att komma till rätta med dagens problematik. Samhälls Byggandets Dokument Råd, SBDR, har därför haft som syfte att undersöka om, och i så fall hur, branschens styrande och stödjande dokument kan bli ett ännu effektivare verktyg för alla branschens aktörer. Utmaningen är att i det dagliga arbetet bidra till en mera problemfri bransch. Avgränsning Samspelet mellan olika parter och intressenter inom samhällsbyggandet i Sverige regleras genom att branschens aktörer formulerar gemensamma överenskommelser och spelregler i styrande och stödjande dokument. Det arbete som har utförts av SBDR syftar till att skapa en klar bild över hur kända sådana dokument faktiskt är och hur de används av branschens olika aktörer i sin dagliga verksamhet. Avsikten är också att ge en bild över utvecklingsbehovet och, om sådant kan identifieras, föreslå hur vidare utveckling bör ske i syfte att stödja den överordnade visionen för branschen. Med branschen menas i detta sammanhang alla aktörer verksamma i planering, produktion och/eller drift och förvaltning inom områdena bygg, anläggning och fastighet. De styrande och stödjande dokumenten har avgränsats till dokument utgivna av BKK, Aff, Svensk Byggtjänst samt SIS. Dokumentutvecklande organisationer och deras dokument Som framgår ovan avgränsas arbetet inom SBDR till fyra dokumentutvecklande organisationer: BKK En ideell förening vars uppgift är att ta fram, förvalta, utveckla och utge allmänna bestämmelser och andra publikationer med anknytning till entreprenad- och konsultavtal. De titlar som är utgivna av BKK återfinns i hemsidan Publikationerna säljs genom Svensk Byggtjänst. 4

6 Medlemmar i föreningen finns bland statliga, kommunala, allmänna och privata beställare, konsulter samt bland bygg-, anläggnings- och installationsentreprenörer. AFF En ideell förening och branschforum för fastighetsförvaltning och Facility Management. Verksamheten syftar till en utveckling av kvalitet och kompetens inom fastighetsförvaltning och härtill knutna tjänster. Detta uppnås genom att arbeta för standardisering och enhetlighet när det gäller begrepp, definitioner och avtalsdokument. Ett viktigt bidrag ges också genom att initiera och medverka i utvecklingsprojekt samt att vara engagerad i branschens kompetensutveckling och auktorisation av yrkesroller. De så kallade Aff-dokumenten framgår av hemsidan Publikationer säljs genom Svensk Byggtjänst. Svensk Byggtjänst Ett aktiebolag som ägs av ett 80-tal branschorganisationer med uppgift att sälja information och kunskap om aktuell teknik och regelverk. Svensk Byggtjänst utvecklar även verktyg och mötesplatser som skapar effektivitet och lönsamhet i bygg- och anläggningssektorn. Svensk Byggtjänst är ett stöd för hela branschen genom att: Svensk Byggtjänst o samla, sortera, paketera och anpassa informationen för hela branschen o vara oberoende verkar för hela branschen o vara en effektiv kanal och mötesplats för hela branschen o återinvesterar all vinst för utveckling av befintliga och nya produkter o skapar strategiska samarbeten inom och utom branschen o anordnar vidareutbildning och seminarier för högskolor, yrkesutbildningar och gymnasier Svensk Byggtjänst utvecklar kontinuerligt produkter och tjänster för framtidens behov av flexibilitet och mobilitet. Publikationer framgår närmare av bilaga 1. SIS En medlemsbaserad, ideell förening som äger dotterbolaget SIS Förlag AB. Den viktiga standardiseringsverksamheten, som bedrivs inom stort sett alla områden, återfinns i den ideella föreningen. Försäljning av standarder och handböcker sker genom dotterbolaget. Även för bygg- och anläggningsområdet gäller att standarder bidrar till säkerhets- och konsumentaspekter, ger stöd till utveckling samt ökar rörligheten av produkter. Dessutom höjs kvalitén på material, utförande, beräkningsmetoder och funktioner. SIS verksamhet omsätter drygt 200 miljoner sek och finansieras i huvudsak genom försäljningsintäkter, projektavgifter(utveckling av nya standarder) och statsanslag. Se vidare i bilaga 2. Dokumentanvändare Med dokumentanvändare avses byggherrar/fastighetsägare, konsulter, utförare/ entreprenörer och materialleverantörer. Dessa är såväl stora som små företag med olika bidrag under hela bygg-, anläggnings- och förvaltningsprocessen. 5

7 Vision Utgångspunkt för arbetet i SBDR har varit en vision som formulerats Dokument för hållbart samhällsbyggande i världsklass. Med detta menas att branschens styrande och stödjande dokument ska bidra till ett hållbart samhällsbyggande i världsklass genom att vara efterfrågade och dagligt använda av branschens aktörer eftersom de: skapar förtroende mellan aktörerna bidrar till tydlighet och effektivitet i avtalsrelationer förmedlar kunskap och färdigheter stimulerar till återanvändning av gjorda erfarenheter stimulerar industriella och hållbara tänkesätt är lättillgängliga har ett användarvärde genom en god balans mellan kostnad och nytta De bidrar därigenom starkt till förverkligandet av branschens överordnade mål om förnyelse, effektivitet och hög kvalitet. Mål Målen för arbetet inom SBDR har varit att avläsa, dokumentera och kommunicera en tydlig bild av hur styrande och stödjande dokument används av branschen avläsa, dokumentera och kommunicera en tydlig bild av hur branschens aktörer (företag och organisationer) ser behovet, på såväl kort som lång sikt, av styrande och stödjande dokument avläsa, dokumentera och vid behov föreslå koordinering av utvecklingsplaner för styrande och stödjande dokument värdera, och vid behov föreslå förbättringar av dagens system av stödjande och styrande dokument värdera, och vid behov föreslå förbättringar av dagens organisation för och finansiering av stödjande och styrande dokument 2. Rapporten Underlag Inom SBDR har flera olika arbetsformer tillämpats. En har varit systematisk datainsamling genom enkäter och intervjuer. Rådet har gjort analyser och dragit slutsatser utifrån tillgänglig information. Fördjupande dialoger har genomförts i syfte att förstå problematiken med att utveckla, distribuera och använda de dokument som arbetet fokuserat på. Det arbete som utförts inom ramen SBDR finns dokumenterat på olika sätt. Dagordningar och utförliga minnesanteckningar finns från samtliga rådsmöten. Medverkande organisationer har bidragit med material från såväl den egna organisationen som framtagna rapporter kring avgränsade frågor vilka rådet önskat få belysta. Det är viktigt att påpeka att tillämpade arbetsformer inte varit tillräckliga för att ge en vetenskapligt korrekt bild av verksamheten med styrande och stödjande dokument inom samhällsbyggnadssektorn. De rekommendationer och förslag till framtida åtgärder som ges 6

8 för att nå en bättre framtagningsprocess, distribution och användning av dessa dokument bedöms dock ha en tillräckligt god grund att stå på. Målgrupp Avsikten med denna rapport är att summera ett och ett halvt års arbete inom SBDR. Målgrupperna är i första hand initiativtagare till och medverkare i projektet, det vill säga dokumentutvecklare och dokumentanvändare. Rapporten vänder sig också till organisationer som bidrar med kompetensutveckling inom samhällsbyggnadssektorn. Rapportens innehåll kan även vara relevant för politiker, myndigheter, intresseorganisationer och företag som är engagerade i samhällsbyggnadssektorn och bekanta med branschens styrande och stödjande dokument. 3. Dagens styrande och stödjande dokument Genom intervjuer och enkäter har information om både användningen av och erfarenheter från dagens styrande och stödjande dokument inhämtats. Klart är att branschföreträdare uttrycker ett behov av dokumenten för att öka effektiviteten i branschens olika processer. Synpunkter framförs också på behov av att vidareutveckla dokumenten. Samtidigt konstateras att dokumenten kan vara betydligt mer använda. I bilaga 3 återfinns en sammanställning av inkomna synpunkter som utgjort en viktig grund för rådets arbete och slutsatser. 4. Planerat och pågående utvecklingsarbete I detta avsnitt redovisas i sammanfattande form de strategiska frågor och det utvecklingsarbete som pågår eller planeras inom de dokumentutvecklande och distribuerande organisationerna. BKK De viktigaste utmaningarna är att Aktivt följa utvecklingen inom byggsektorn och utifrån detta överväga behovet av utvecklade eller nya standardavtal, kontraktsmallar, m.m. Fortsatt stärka samverkan med övriga dokumentutvecklande organisationer inom angränsande verksamhetsområden, exempelvis Aff för att överbrygga problem i övergångar mellan olika åtaganden och utarbeta gemensamma begreppsbestämningar etc. Utveckla distributionsmetoder i samverkan med Svensk Byggtjänst som förenar god tillgänglighet med väl avvägd pris- och betalningsmodell. Aff Följande tre strategiska utvecklingsområden är identifierade: Utveckling - utveckla regelverk och beskrivningar i takt med marknads- och branschutveckling och uppfattas som aktiv aktör för att driva utvecklingen. 7

9 Anpassning - utforma och anpassa dokument till de olika aktörernas specifika behov (från enkla drifts entreprenader till komplexa Facility Management-uppdrag (FM-uppdrag). Kundvärde - i samverkan med Svensk Byggtjänst utveckla distributionsmetoder som förenar god och enkel tillgänglighet med en pris- och betalningsmodell som relaterar till värdet för köparen/användaren. Aff har under senare tid genomfört aktiviteter och skapat stödjande dokument för: Implementering av internationell standardisering, exempelvis vad avser terminologi och vägledning för upprättande av FM-avtal Upphandlingsmall för energioptimeringsprojekt Utveckling av befintliga dokument med funktionsbeskrivningar Aff Lite, som är en interaktiv tjänst för upprättande av förfrågningsunderlag och kontrakt för enklare tjänster Inom Aff pågår också ett förändringsarbete med att utveckla en ny generation Aff-dokument i enlighet med de beskrivna utvecklingsområdena. Svensk Byggtjänst Inom Byggtjänst bedrivs ett aktivt utvecklingsarbete inom områden såsom kundkategorisering, kundförväntan, affärslogik, innehåll, distribution samt inriktning i produktutveckling och kundinteraktion. Bland utmaningarna finns att skapa dokument som bättre stödjer funktionsupphandlingar och industrialiserat byggande, innehåller mer konsekvensbeskrivningar och som tillåter mer digitala integrationer med andra externa informationskällor. Se närmare bilaga 4 Byggtjänsts syn på framtiden och planer. SIS Prioriterade områden är att öka användarvänligheten, speciellt mot en ny generation yrkesverksamma som kommer att ha andra förväntningar och arbetssätt fokus på hållbarhet/klimat/energi/miljö följa internationaliseringen då fler aktörer kommer att arbeta över gränserna och behöva gemensamma styrande dokument följa det standardiseringsarbete som EU-kommissionen driver med många frågor som berör bygg- och förvaltningsverksamhet följa energiområdet som aktualiseras både av EU och globalt uppmärksamma att tiden för dokument- och informationsframtagning är lång genom att beslutsprocessen sker i konsensus. 5. Fördjupning kring några frågeställningar Vid en analys av den kartläggning som rådets medlemmar gjort kring hur nuvarande dokument används och vilket behov som finns av att utveckla de styrande och stödjande 8

10 dokumenten beslutades att fokusera tre områden. Dessa bedömdes kunna bidra till en framtida mer funktionell användning av stödjande och styrande dokument. Områdena är: att bättre använda och dra nytta av den kunskap som finns i styrande och stödjande dokument att förmedla kunskap till stora såväl som små bygg- och förvaltningsprojekt strukturer och former för relevant kunskapsbyggande med hjälp av dessa dokument Nedan sammanfattas de slutsatser som gjorts kring frågeställningarna och som bygger på den argumentation som framförts av rådets medlemmar. För det första: Byggherren har det yttersta ekonomiska ansvaret och utformar kraven i de projekt som bedrivs. Krav på att styrande och stödjande dokument ska användas kan ställas i hela byggoch förvaltningsprocessen. Genom att ställa kraven eftersträvas riskminimering för parterna som uppnås genom tydlighet och förutsägbarhet. De styrande och stödjande dokumenten har hittills i huvudsak inriktats på utförandekrav. En ytterligare utveckling mot funktionskrav skulle sannolikt ge större utrymme för kreativitet och nyskapande i både bygg- och förvaltningsprocessen. Hela bygg-och förvaltningsprocessen måste initialt beaktas där alla aktörer har med sig ett helhetsperspektiv. För det andra: Användningen av dokumenten kan betraktas utifrån två perspektiv, specialistens och generalistens. Mycket av dokumentationen har hittills varit förpackad av specialister för specialister. En viktig åtgärd är därför att även tänka på generalisten när det gäller förpackning, enkelhet och användbarhet. En modell för hur AMA information ska utvecklas med en tryckt och en digital version bedöms applicerbar för både styrande och stödjande dokument som gör hanteringen enkel, användbar, tillgänglig och prisvärd. Ett sådant exempel är utvecklingen av Aff Lite, som är ett interaktivt hjälpmedel för upprättande av förfrågningsunderlag och kontrakt för vissa förvaltningstjänster. För det tredje: Strukturen för utveckling och samordning av de styrande dokumenten ses inte som en kritisk framgångsfaktor för att öka kvaliteten i byggandet. Här är teknik- och kompetensutveckling av större betydelse samt att befintliga regler och beskrivningar faktiskt följs i det praktiska utförandet. Det är viktigt att de styrande dokumenten följer utvecklingen av samhällsbyggnadsprocessen samt att det finns en fungerande erfarenhetsåterföring från både den praktiska tillämpningen och den mellan de olika huvudmännen för dokumenten. I första hand handlar det om att dokumenten så långt det är önskvärt är samordnade vad gäller struktur och terminologi samt att gränsdragningar och övergång mellan de olika regelverken är lösta på ett gemensamt sätt. För det fjärde: Det är önskvärt att lagar/förordningar, Eurocodes samt vissa standarder finns fritt tillgängliga medan andra hjälpmedel såsom AMA, AB och olika mallar kan prissattes på ett sätt som speglar det värde dessa ger användarna. Dokument i form av hjälpmedel såsom material- och metodbeskrivningar, miljö- och energi handledningar etc. är marknadsstyrda och kan vara fritt tillgängliga eller inköpas efter önskemål. Med hänvisning till bland annat de principer som är gemensamt fastlagda av de 31 samverkande länderna kring standardiseringsarbetet, bedöms dock dagens marknadsanpassade principer för prissättning av aktuella dokument som det mest realistiska. 9

11 6. Slutsatser av arbetet inom SBDR 6.1 Dokumenten används inte i den utsträckning de förtjänar Dagens styrande och stödjande dokument används inte i den omfattning de förtjänar och användningen bör bli bättre. Det finns stora olikheter mellan de styrande och stödjande dokumenten samt hur dessa används av olika aktörsgrupper (specialister och generalister) i bygg- och förvaltningsprocessen. Dokumenten/kunskapsbasen riskerar ofta att användas slentrianmässigt efter gamla mallar. Bland yrkesarbetare i utförarledet används dokumenten ringa. Inom materialindustrin tycks i vissa fall endast standarder upplevas relevanta. Slutsatsen är att dokumenten inte används i den utsträckning de förtjänar och att dokumenten måste ges en attraktivare utformning och göras mera lättillgängliga. 6.2 Behoven av styrande och stödjande dokument är stort Branschen har ett starkt behov av styrande och stödjande dokument. De är en viktig framgångsfaktor vid all nybyggnad och förvaltning. Gemensamma regler, välordnad information och gemensam klassifikation ger många positiva effekter såsom ökad konkurrens, bättre och billigare förfrågningsunderlag, bättre anbudsprocess, tydligare risk-/roll-/ansvarsfördelning, bättre kostnadskunnande, effektivare produktionsprocess och ökad koncentration på uppgiften. Slutsatsen är att dokumenten behövs som stöd för att åstadkomma en hållbar och effektiv bygg- och förvaltningsprocess. 6.3 Kunskapen om dokumenten måste öka och utvecklingsbehoven tydliggöras Branschen ser behov av utveckling men ett grundläggande problem är en stor och växande okunskap om befintliga stödsystem för en effektiv bygg- och förvaltningsprocess. I branschen är kunskapen om dagens stödjande och styrande dokument alldeles för låg och riskerar genom kommande åldersavgångar att bli ännu lägre. Kraftfulla åtgärder bör vidtas för att lösa denna brist på kunskap. Branschen behöver också öka sin kunskap om nyttan med styrande och stödjande dokument. Respektive organisation måste ta sitt delansvar. Det gäller givetvis inte minst byggherrar och fastighetsägare som är dirigenten för tillblivelse- eller förvaltningsprocessen. I konsult- och utförarleden finns utrymme att bidra med många och konkreta åtgärder. Utvecklingsbehoven av dokumenten handlar mycket om - stöd för upphandlingar av funktioner som slutkunder efterfrågar - dokument som stöd för tidiga skeden - dokument som stödjer fördjupad samverkan mellan aktörerna t ex partnering-avtal - dokument som är mer tillgängliga för kostnadsstyrning och kalkylering - dokument som är samordnade vad avser tillblivelse- och förvaltningsprocess (struktur, terminologi etc.) - dokument som är digitaliserade och lättillgängliga för morgondagens behov - dokument som ytterligare stödjer funktionsentreprenader inkluderande drift/underhåll - dokument som görs mera tillgängliga, bättre beaktar kvalitet/miljö/energi och åtgärdar skarven mellan Aff-AB vid mindre ombyggnad och planerat underhåll - implementering av EU-standard 10

12 - bättre utvecklad och kundanpassad paketering och betalningsmodell för elektronisk distribution - stöd för industriella processer och digital integration mellan processens olika skeden och kartläggning mellan processens olika skeden och aktörer En väg att bearbeta ovanstående lista är att inom varje organisation, såväl dokumentutvecklare som dokumentanvändare, förteckna de åtgärder som kan och bör vidtagas av respektive organisation för att möta de uttalade behoven. Denna kartläggning bör även omfatta ekonomiska och organisatoriska premisser för att vidta konkreta åtgärder. Slutsatsen är att dokumenten är en kunskapsbas som måste bli en väletablerad plattform lättillgänglig för alla relevanta aktörer. Åtgärder måste vidtas som gör dokumenten och dess kunskapsinnehåll mer kända. Utbildning i olika former är nödvändig kring dokumentens innehåll, struktur och åtkomlighet. 6.4 Samordning och koordinering mellan organisationerna och dokumenten bör kontinuerligt utvecklas De organisationer som idag tar fram, förvaltar, utvecklar och ger ut styrande och stödjande dokument bedöms till stora delar vara relevanta och funktionella. En förändring av denna grundläggande organisation kommer inte att lösa problemet med dokumentens bristande användning. Det finns dock olika uppfattningar om värdet av organisatoriskt närmande mellan olika aktörer. Denna fråga kan senare komma att kräva en fördjupad utredning för att klarlägga om ett sådant närmande underlättar framtagningen av dokument med starkare koordinering dem emellan. Finansieringsformen förefaller inte heller ändra på dokumentens bristande användning då nuvarande former för finansiering i grunden är sund. En stor del av kostnaderna för utveckling av dokumenten finns inom olika styr- och arbetsgrupper som enskilda företag och organisationer bidrar med. För närvarande bedöms det inte föreligga behov av att ändra på detta förhållande. De resurser som staten allokerar för utveckling av standarder bör dock få en tydligare inriktning till centrala standarder inom bygg, anläggning och förvaltning. I detta sammanhang bör också analyseras det ansvar staten har för att ekonomiskt stödja en infrastruktur för kunskapsspridning i avsikt att effektivisera hela samhällsbyggnadssektorn. Det kan noteras att nyutvecklingen av dokument sannolikt kommer att kräva ökade resurser exempelvis för projektledning. Slutsatsen är att starkare samordning, inte minst kring utveckling där ledorden är förenkling och ökad tillgänglighet samt mer funktionella förpackningar och distributionsformer. Branschen är på olika sätt ägare i samtliga fyra dokumentutvecklande organisationerna. Det är av synnerligen stor vikt att ägarna tar sitt ansvar vid nomineringar av medlemmar i de olika dokumentutvecklande organisationerna och kontinuerligt prövar ägarstrukturen. Stor uppmärksamhet bör ges den kultur och de grundläggande värderingar som finns i de olika styrande och rådgivande organen som är engagerade i utveckling och distribution av dokumenten/kunskaperna. Dokumenten som är relevanta för hela samhällsbyggnadssektorns 11

13 utveckling ska även ha fokus på förutsättningarna för beställarnas och utförarnas affärsverksamhet. Slutsatsen är att starkare samordning, inte minst kring utvecklingen av dokumenten där ledorden är förenkling och ökad tillgänglighet samt mer funktionella förpackningar och distributionsformer. 6.5 Sammanfattning Det kan, vad gäller de styrande och stödjande dokumenten som rapporten behandlar, konstateras att - dokumenten behövs som stöd för att åstadkomma en hållbar bygg- och förvaltningsprocess - åtgärder för att göra dokumenten och dess kunskapsinnehåll mer kända är nödvändiga - starkare samordning, inte minst kring utveckling och distribution, är nödvändig - utveckling, förpackning, förenkling och tillgänglighet är ledord för framtida arbete - attraktivare utformning av dokumenten och funktionellare distributionsformer efterlyses - utbildning i olika former är nödvändig kring dokumentens innehåll, struktur och åtkomlighet 7. Hur går vi vidare? SBDR avslutar sitt arbete i och med denna rapport. Visst resultat har åstadkommits trots att SBDR inte varit annat än ett forum för saklig diskussion och analys. Beslut om dokumentens innehåll och utformning fattas i helt andra forum. En fråga som infinner sig är om det finns behov av någon framtida styrgrupp för att utveckling och samordning av branschens viktiga styrande och stödjande dokument. Ett framtida råd bör kanske verka i ett ännu bredare perspektiv än vad SBDR haft. Det finns ett antal branschgemensamma verksamheter som medvetet inte har diskuterats inom ramen för SBDR. Flera av dessa är eller kommer inom en snar framtid att bli mer eller mindre integrerade i förutsättningarna för att projektera, bygga och förvalta byggnader och anläggningar. Exempel på sådana initiativ är Green Building Counsil, Open BIM, BASTA, Byggvarudeklarationer, Energideklarationer, Avfallsriktlinjer, ID06, Best Practice etc. Det bör övervägas om dessa verksamheter bör integreras eller koordineras med de dokumentutvecklande organisationer som SBDR har studerat. Det konstaterade utvecklings- och samordningsbehovet har redan initierats genom det arbete som utförts inom ramen för SBDR. Exempel på bidrag är ökat samarbete och koordineringen mellan de dokumentutvecklande organisationerna. Vidare finns nu konkreta samverkansavtal formulerade mellan dessa organisationer. SBDR lämnar följande rekommendationer som riktar sig till alla verksamheter inom samhällsbyggnadssektorn. Dessa bör beaktas inom respektive organisation och tillsammans i gemensamma utvecklingsarbeten. Byggherren/beställaren/fastighetsägaren Byggherrarna har ett stort ansvar genom att i sin upphandling ställa krav på att branschens dokument och den kunskap de innehåller, kommer till användning i såväl större som mindre bygg-, anläggnings-, och förvaltningsprojekt. Byggherrarna och deras branschorganisationer 12

14 har en stor uppgift då det gäller information och utbildning. Ett stort ansvar finns också att fånga utvecklingsbehoven och driva utvecklingsfrågorna tillsammans med dokumentägarna. Utförare/konsulter/leverantörer Företag och organisationer verksamma som entreprenörer, konsulter och materialleverantörer har som anskaffare och användare ett stort ansvar att kontinuerligt följa utvecklingen av innehållet i och distributionsformerna för dessa dokument. Det är angeläget att dessa kundgrupper tydliggör behoven av kunskapsstöd för att forma en effektivare bygg-, anläggnings- och förvaltningsprocess. Ledningen i dessa företag och organisationer har det yttersta ansvaret för att medarbetare i olika funktioner har relevanta kunskaper och färdigheter. Personalutbildningar bör i största utsträckning ta tillvara på den kunskap som finns i de styrande och stödjande dokumenten. Offentliga sektorn (staten, kommuner och landsting) I egenskap av ägare till stora statliga beställare såsom Trafikverket, Akademiska Hus, Specialfastigheter, Jernhusen med flera, bör staten i sina ägardirektiv ställa krav på bygg-, anläggnings- och förvaltningsprocesserna. Statens företag och verk bör vara ledande och en förebild för hela samhällsbyggnadssektorn. Även kommuner och landsting som är stora beställare inom samhällsbyggnadssektorn har ett stort ansvar för att sprida kunskap om de styrande och stödjande dokumentens betydelse för en optimal bygg-, anläggnings- och förvaltningsprocess. Dokumentutvecklarna Dokumentutvecklarna är juridiska personer i form av ideella föreningar eller aktiebolag och leds som sådana av styrelser som ägarna utsett. Här måste ägarna se till att branschen är brett representerad och att såväl erfarenhetsåterföring och utvecklingsbehov blir ordentligt tillgodosedda, även med ett övergripande branschperspektiv. Utbildning Det har konstaterats att informations- och utbildningsbehoven är stora. Här ställs stora krav på dokumentutvecklarna men i lika hög grad på dokumentanvändarna. Inte bara byggherrar utan även konsulter och entreprenörer har här ett ansvar och bör med stöd av sina respektive branschorganisationer göra betydligt mycket mer än idag för att möta kunskaps- och utbildnings behovet. Information om dokumenten och även om SBDRs arbete och slutsatser kan läggas på initiativtagarnas hemsidor. Seminarier bör anordnas för att sprida information om de stödjande och styrande dokumenten. Flera av dessa dokument bör också ha en given plats i högskolornas bygg- och fastighetsrelaterade utbildningar. Samordning Bara genom det faktum att olika företrädare regelbundet träffats under det två-åriga SBDRarbetet har initiativ till samordning och utveckling tagits. Samtal kring runda bord är viktiga och en slutsats är att dessa bör fortsätta på frivillighetens väg. Bordet borde då utvidgas att rymma ytterligare representanter för dokumentutvecklare och användare som på ett bättre och snabbare sätt fångar upp framtida krav och behov av förbättringar samt nya områden för utvecklingsinsatser. Styrelserna i branschorganisationerna och de dokumentutvecklande organisationerna kommer att ha nytta av kontinuerliga sammankomster. Ledarskap 13

15 Till syvende och sist är det en fråga om ledarskap hur branschens stödjande och styrande dokument kommer att användas i framtiden och hur dessa kommer att bidra till bättre kvalitet och högre effektivitet i vår bransch. Detta ledaransvar finns, som framgår ovan, inom de dokumentutvecklande organisationerna och inom branschorganisationerna. Ett stort ansvar faller naturligtvis också på ledarskapet hos de enskilda aktörerna inom hela samhällsbyggnadssektorn. BILAGOR Bilaga 1 Svensk Byggtjänst en presentation av verksamhet och publikationer Bilaga 2 SIS en presentation av verksamhet och publikationer Bilaga 3 Synpunkter på dagens stödjande och styrande dokument Bilaga 4 Byggtjänsts syn på framtiden och planer 14

16 15