Protokoll fört vid DM Konglig Datasektionen

Transkript

1 Konglig Datasektionen DM (33) Protokoll fört vid DM Konglig Datasektionen Tidpunkt , 17:13 20:39 Plats Närvarande 4523, KTH se bilaga 1 Mötets högtidliga öppnande Jacob Sievers förklarade mötet öppnat 17:13. 2 Formalia 1. Val av mötesordförande Jacob Sievers valdes till mötesordförande. 2. Val av mötessekreterare Jenny Hansdotter valdes till mötessekreterare. 3. Val av justeringsperson tillika rösträknare Viktor Björkholm valdes till justeringsperon tillika rösträknare. 4. Mötets behöriga utlysande Mötet förklarades behörigt utlyst. 5. Eventuella adjungeringar Alexander Viklund, Emmeli Hansson och Petter Djupfeldt gavs yttranderätt. 6. Anmälan av övriga frågor Inga frågor anmäldes. 7. Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställdes. 8. Tidigare mötens protokoll Protokoll för DM lades till handlingarna. 3 Rapporter 1. D-rektoratet (a) Presidiet Ordförande: Det har varit dfunk-utbildning. Viktor Björkholm Mattias Danielsson Jacob Sievers

2 Konglig Datasektionen DM (33) Samboavtalet med Media är fastställt. Ordnat med ARMADA som var häromveckan. Jobbat med arbetsfördelningen inom Drek. Vice ordförande: Funktionärssamtalsutvärderingar ska sammanställas när de börjar komma in. Representerat. Delat ut medaljer. Utrett interna och externa kostnader på sektionen. Fråga 1: Det har inte kommit ut någon rapport om hur det gått med årets Verksamhetsplan och hur det har arbetats med målen och hur de uppnås. Har ni följt upp den? Svar: I nuläget nns ingen övergripande bild. Men vi har diskuterat den och har pratat om den i funktionärssamtalen. Fråga 2: Blir det en sammanställning av hur det gått? Svar: Ja, det kommer göras. (b) Kassör Arbetat med bokföring för att kunna få ett bokslut. Kollat nämnderna och en del är efter. Skickat ut inbjudningar för att komma och bokföra med kassör på torsdagar. Men det har inte gett resultat. Gått vidare med följder för att få nämnder att komma ikapp. Bokfört. (c) Sekreterare Har skrivit protokoll från DM och SM. Har uppdaterat reglemente efter beslut på SM. Har hållit funktionärssamtal. Har hämtat post. (d) Ledamot för sociala frågor och relationer Har bekantat sig med ledamotsrollen och vad arbete i Drek innebär. Jobbat med medlemmsundersökningen. Fråga 1: kommer det vara frågor om sektionslokalen i undersökningen? Svar: Ja, det kommer det. Fråga 2:Vilka frågor kommer det vara och kan vi lokalchefer få ta del av de svaren? Svar: Jag kan skicka frågorna som handlar om lokalen till er och kan skriva i undersökningen att de frågorna kommer kunnas ta del av lokalcheferna. (e) Ledamot för utbildningsfrågor Har gått på möten. Har skickat mejl. Har hållit dfunk-utbildning. Har haft funktionärssamtal. Har bokfört. (f) Ledamot för studiemiljöfrågor Har uppdaterat reglementet. Har skrivit förslag på reglementesändringar. Har bokfört. Har jobbat med allmänt arbete. Viktor Björkholm Mattias Danielsson Jacob Sievers

3 Konglig Datasektionen DM (33) 4 Propositioner 1. Proposition angående reglementesändring Ludvig Hagberg föredrar propositionen. DM beslutade att lägga propositionen med ändrad rubrik. 2. Proposition angående Näringslivsgruppens bokföringsplikt Filip Schulze föredrar propositionen. DM beslutade att ändra attsatsen till: paragraf "Ÿ2.8.5 Bokföringsplikt"införs i reglementet med följande lydelse: Näringslivsgruppen är bokföringspliktig" att lägga propositionen med ovanstående förändring. 3. Proposition angående förbättringar av Datas reglementet och stadgar Per Nyberg föredrar propositionen. DM beslutade att stryka attsats 2, 3, 4 och 5. att lägga propositionen med ovanstående ändringar. 4. Proposition angående kassörsorder Viktor Björkholm föredrar propositionen. DM beslutade att ta det som diskussion på SM. att inte lägga propositionen. 5 Motioner 1. Motion angående Valberedningens utökande samt förlängning av nomineringsstopp vid behov Mattias Danielsson yrkar på att öppna punkt 2.7 Fastställande av föredragningslistan och ytta punkt 5.1 Motion angående Valberedningens utökande samt förlängning av nomineringsstopp vid behov till efter punkt 5.4 Motion angående Hockey med Idrottsnämnden. DM beslutade att bifalla yrkandet. Återupptar punkt Motion angående Kårfullmäktigeledamöterna i reglementet Lovisa Runhem föredrar motionen. DM beslutade att ändra första meningen i paragraf i förslaget till Kårfullmäktigeledamöterna och -suppleanterna representerar sina väljare i THS Kårfullmäktige. att yrka för bifall av motionen med ovansående ändring och att Mattias Danielsson skriver motionssvar. 3. Motion angående smärre ändringar av QN's del av reglementet Per Nyberg föredrar motionen. DM beslutade Viktor Björkholm Mattias Danielsson Jacob Sievers

4 Konglig Datasektionen DM (33) att stryka punkt 3 i punktlistan i attsats 3. att yrka för bifall av motionen och att Filip Schulze skriver motionssvar. Jacob Sievers yrkar för att återöppna punkt 2.1 Val av mötesordförande. Mattias Danielsson väljs till mötesordförande. 4. Motion angående Hockey med Idrottsnämnden Eric Blomquist föredrar motionen. DM beslutade att ändra första attsatsen till att sektionen bidrar med kr. att yrka för bifall av motionen med ändringen och att Ludvig Hagberg skriver motionssvar. Paus 18:26 18: Motion angående Valberedningens utökande samt förlängning av nomineringsstopp vid behov Lovisa Runhem presenterar bakgrunden för motionen. DM beslutade att yrka för bifall av motionen och att Mattias Danielsson skriver motionssvar. 6 Beslutsärenden 1. Entledigande av Mona Dadoun från posten som Studienämndens ordförande Mona Dadoun har önskat att entledigas från posten. En tillförordnad bör tillsättas på ett DM innan Mona slutar. DM beslutade att entlediga Mona Dadoun från posten som Studieämndens ordförande från 1 januari Entledigande av valberedningsledamöter Mattias Danielsson yrkar på att öppna punkt 2.7 Fastställande av föredragningslistan och ytta punkt 6.2 Entledigande av valberedningsledamöter till efter punkt 6.6 Stängning av META för ARMADA. DM beslutade att bifalla yrkandet. Återupptar punkt DM-beslut angående ekonomiska styrdokument DM beslutade att ändra under punkt 7.1 bör ändras till ska. att fastställa de inskickade ekonomiska styrdokumenten. 4. Pengar för att bryta upp kassaskåpet Bakgrund: kr önskas för att bryta upp kassaskåpet i styrelserummet. Kassaskåpet har inte öppnats på era år och ingen vet säkert vems det är. DM beslutade att belasta dispositionsfonden med kr för att bryta upp kassaskåpet. Viktor Björkholm Mattias Danielsson Jacob Sievers

5 Konglig Datasektionen DM (33) 5. 4 SM märke Bakgrund: Att ha ett märke för att man gått på alla 4 SM, för att uppmuntra att folk går på SM. DM beslutade att låta det ligga kvar i Trello till nästa styrelse. 6. Stängning av META för ARMADA Bakgrund: Ordförande beslutade om stängning av META för ARMADA. Diskussion: Diskussionen rörde när annonseringen av stängningen gjordes. Det lyftes fram att det skett 3 dagar innan stängningen och i reglementet står att en annonserad stängning ska ske 4 dagar innan stägninngen. Det uttrycktes vissa oklarheter i avtalet kring om det behöver tas upp på SM eller inte, beroende på om det ses som en annonserad eller oannonserad stängning. Men att det är reglementet som ska följas och där behandlas enbart att annonsering ska ske 4 dagar före. DM beslutade att beslutet om stängning prövas på SM. 2. Entledigande av valberedningsledamöter DM beslutade att fastställa Robert Wellin-Berger, Pontus Nilsson och Anna Eklund som ledamöter i Valberedningen. 7 Övriga frågor 1. Internationella studenter på sektionen Bakgrund: Ytterligare utredning i frågan kring internationella studenter på sektionen har gjorts sedna förra SM, då det fanns otydligheter i frågan. Ett försök att få skriftligt vad som gäller har gjorts,för att kunna ta ett beslut utifrån detta. Men iga ytterligare uppgifter har inkommit till dagens möte. Diskussionen behandlade att sektionen inte behöver ta ett beslut i frågan, men ett ställningstagande kan tas om inget annat fås in. En beslutspunkt om Internationella studenter tas upp på SM. 2. Samboendeavtal Bakgrund: Det har skrivits ett nytt samboendeavtal som gäller fram till årsskiftet. Diskussion: Diskussionen rörde om något skadas av 3:dje part, hur det täcks upp i och med att det inte står att ett avtal upprättas med dem. Det lyftes att det täcks av lagen, man får inte skada annans egendom. Det lyftes också att avtal gör det tydligare vad som gäller och bidrar till att undvika tvister. Det togs även upp att som det nu står är det en person som är ansvarig för att boka och om något händer är det den som är ansvarig. Diskussionen tog upp att skador på golv uppkommit ett tidigare år och kan ha berott av den 3dje part som bokat lokalen. Det lyftes fram att det inte fanns något i avtalet som täckte det och då blir sektionen skyldiga att stå för det i och med att golvet inte är vårt utan hyrs av Akademiska Hus och är då inte sektionens egendom. Diskussionen tog upp Sektionnsordförande kan överskrida sektionslokalsasvarigas bokningar. Det uttrycktes kunna ge en säkerhet om något skulle bli fel med bokningar. Det uttrycktes att det redan gäller att ordförande och styrelse kan överskrida sektionslokalsansvarigas bokningar, även om det inte står i avtalet. Viktor Björkholm Mattias Danielsson Jacob Sievers

6 Konglig Datasektionen DM (33) Diskussionen tog upp att enskilda medlemmar kan boka mötesrummet. Det togs upp att de har lägsta prioriteringsnivå bland de som kan boka mötesrummet. Det lyftes att upplåtelse avtalet bör undersökas på denna punkt. Diskussionen tog upp annonsering av stängning. Det togs upp att det i avtalet står att ordförande kan gå ut med stängning utan annonsering, vilket går emot reglementet. Det lyftes att det innebär att den delen i avtalet inte gäller då reglementet står över. Det togs upp att även Media har ett reglemente som säger annorlunda än avtalet angående stängning. Ett DM i december för att fastslå ett nytt avtal. 3. Sektionens ekonomi Tanken var att få hit några av de bokföringspliktiga nämnderna. Kassör: De bokföringspliktiga har inte bokfört som förväntat. De har fått erbjudande om hjälp, men inte tagit den. Nu börjar det bli brådskande för att det ska gå att få ett bokslut till Revisions-SM och jag vill bidra med att upprätta en praxis med det. Det blir också en bättre revidering av budgeten om bokslutet kommer i samband med revideringen. Planen är att försöka se till att bokslutet kan vara klart i slutet av januari. De bokföringspliktiga kommer mejlas och få en tidsplan. Om inte tidsplanen hålls kommer D-rektoratet använda sina befogenheter för att ta tillbaka fullmakter, ekonomiska tillgångar och dra in rätten att använda alkoholtillståndet, allt eller delar. 8 Nästa möte Nästa möte kommer att annonseras vid ett senare tillfälle. 9 Mötets högtidliga avslutande Mattias Danielsson förklarade mötet avslutat 20:39. Bilagor 1. Summary in English 2. Närvarolista 3. In- och utlista 4. Proposition angående reglementesändring 5. Proposition angående Näringslivsgruppens bokföringsplikt 6. Proposition angående förbättringar av Datas reglementet och stadgar 7. Proposition angående kassörsorder 8. Motion angående Valberedningens utökande samt förlängning av nomineringsstopp vid behov 9. Motion angående Kårfullmäktigeledamöterna i reglementet 10. Motion angående smärre ändringar av QN's del av reglementet 11. Motion angående Hockey med Idrottsnämnden 12. DM-beslut angående ekonomiska styrdokument 13. Ekonomiska styrdokument 14. Samboendeavtal Viktor Björkholm Mattias Danielsson Jacob Sievers

7 Summary in English Board meeting Propositions 1. Proposition regarding changes in the regulations regarding student represent in the Skolråd DM decided to present the proposition at the chapter meeting. 2. Proposition regarding making the Committee of trade and industry group accountable DM decided to present the proposition at the chapter meeting with a clarication on the paragraph. 3. Proposition regarding DM decided to remove paragraph 2, 3, 4 and 5. DM decided to present the proposition with these changes at the chapter meeting. 4. Proposition regarding a order of the treasurer DM decided to not present the proposition at the chapter meeting. Motions 1. Motion regarding expanding the Elections committee and prolonging of last day to nominate for elections when needed DM decided to move that the chapter meeting approves the motion. 2. Motion regarding union councillors in the regulations DM decided to change the rst sentence in paragraph and to move that the chapter meeting approves the motion with the change. 3. Motion regarding changes to QN's part in the regulations DM decided to take out the third dot in paragrap three and move that the chapter meeting approves the motion with the change. 4. Motion regarding Hockey with the Sports committee DM decided to change the rst paragraph to say that the chapter will contribute with kr. DM decided to move that the chapter meeting approves the motion. Matters of decisions 1. Dismissing of Mona Dadoun as the chairman for the study commitee DM decided to relive Mona Dadoun from the post with start from 1st of January. 2. Dismissing of members of the Elections committee DM decided to establish the members of the Elections committee to be Robert Wellin- Berger, Pontus Nilsson and Anna Eklund. 3. Board meeting decision regarding the steering documents regarding the economy Dm decided to establish the steering documents regarding the economy. 4. Money to break open the safe DM decided tp spend kr on opening the safe in the boardroom.

8 5. 4SM badges DM decided to keep it in the Trello list for the next board. 6. Closing of META for ARMADA DM decided that the question should be raised at the chapter meeting. Other questions 1. International students in the chapter New information on the subject had not come in yet. The question will be discussed at the chapter meeting. 2. The deal with Media regarding the chapter hall Dierent aspects of the deal was raised to take in regard when forming the new deal. 3. Economy of the section Some of the groups in the chapter that has a responsibility to bookkeep has failed to meet the expectations on them. The board has decided to give them a plan with deadlines and will take actions if the deadlines are not met.

9

10

11 Proposition angående reglementesändring Glögg-SM Bakgrund Nu finns det ett skolråd, med vilket vi ska utföra stordåd. Eftersom reglementet inte visar detta så borde vi ifrågasäta. En ny punkt ska läggas till annars har vi inget omdömesgill. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi: att införs i reglementet med rubriken Skolråd och texten Det är lämpligt att D-rektoratet väljer representanter till detta råd. att rubrik ändras till Strategiska rådet samt att mening två och tre stryks. D-rektoratet genom Ludvig Hagberg Ludvig Hagberg Ledarmot för utbildningsfrågor

12 Proposition angående Näringslivsgruppens bokföringsplikt Glögg-SM Bakgrund Fakturering, inbetalning och budget är en stor ekonomisk buffet. NLG är datasektionens buffert, låt dem bokföra, göra tuffet. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi: att att näringslivsgruppen blir bokföringspliktig D-rektoratet genom Filip Schulze D-Kassör

13 Proposition angående förbättringar av Datas reglementet och stadgar Glögg-SM Bakgrund Vissa saker vårt reglemente inte täcker Det är något som vi känner inte räcker Därför har vi i styrelsen sett till Att det i reglementet ska stå som vi vill Vi hoppas nu att sektionen, i alla fall de esta Kan hålla med oss om detta, att det är för det bästa Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi att att att att Ÿ3.1.4 Kassör ändras från Ansvarar för sektionens ekonomi. Planerar budget, sköter löpande bokföring samt placerar sektionens tillgångar. Bistår med sektionens ekonomiska beslutsunderlag. Kassören ansvarar även för att det nns ett uppdaterat styrdokument för sektionens ekonomi. till Ansvarar för sektionens ekonomi. Detta inkluderar att ansvara för planering av budget, för skötsel av löpande bokföring samt för placering av sektionens tillgångar. Kassören ansvarar även för att bistå med sektionens ekonomiska beslutsunderlag och för att det nns ett uppdaterat styrdokument för sektionens ekonomi. Ÿ7.1 införs i reglementet med rubriken Samboavtalet och texten Samboavtalet är det dokument som styr hur sektionslokalen fördelas mellan Datasektionen och Mediasektionen. Avtalet berör saker så som förråden, de allmäna ytorna samt ägandet av inventarier på de allmäna ytorna. Samboavtalet tas fram av DM i samråd med Medias styrelse samt lokalansvarige från varje sektion. Samboavtalet undertecknas av sektionsordförande från de båda sektionerna och bör lämpligen ha en giltighetstid på för ett läsår. och att allt konsekvensnumreras. Ÿ7.7 införs i reglementet med rubriken Mötesrummet och texten Mötesrummet är det rum som nns till för möten för sektionens medlemmar. Reglering av mötesrummet styrs av samboavtalet. Ÿ1.6.6 läggs till i stadgarna enligt följande: Ÿ1.6.6 Övriga styrdokument Ÿ Gällande styrdokument De övriga styrdokument som nns är det ekonomiska styrdokumentet och alkoholpolicyn. Ÿ Uppdatering av styrdokument Uppdateringen av ovan nämnda styrdokument kan göras genom DM-beslut. Ÿ Prioritering Dessa nämnda styrdokument underordnar sig både sektionens stadgar samt reglemente.

14 att alla fyra att-satser ovan behandlas i klump. Drektoratet genom Per Nyberg, Ledamot för Studiemiljöfrågor

15 Proposition angående kassörsorder Glögg-SM Bakgrund En medlem med sant engagemang det krävs, när det ska hållas ordning på sektionens cash. När bokföring för många verkar knepigt, ser denne det som något trevligt. Sektionen är evigt tacksamma kassören, någon måste ju räkna alla ören. Skämt åsido, arbetet kassörerna gör är ovärderligt, utan dem skulle sektionen inte hålla koll på debit och credit. Lämpligt vore en särskild belöning för den som pengahanteringen ej knäckt, så som medlemskap i något inte alls likt en sekt. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi: att upprätta en kassörsorder för tidigare, nuvarande och framtida kassörer. D-rektoratet genom Viktor Björkholm Ledamot för sociala frågor och relationer

16 Motion angående Valberedningens utökande samt förlängning av nomineringsstopp vid behov Glögg-SM Bakgrund De senaste åren har Valberedningens arbete utökats, det har dock inte Valberedningen själv. Idag får det nnas max 5 st ledamöter i Valberedningen, vilket är lite. Det leder till tidsbrist inför nästan varje SM för t.ex. intervjuer. Detta kan lösas genom att Valberedningen får möjlighet att växa. Det nns även ett loophole i sektionens stadgar angående nomineringsstoppet inför ordinarie val. Där står att nomineringsstopp ska lämnas in senast 15 läsdagar före SM, men om inga nomineringar lämnats in blir posten vakantsatt (om inte nominering på SM sker, vilket ju vore nice att undvika). Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar jag att att Ÿ Organisation i Reglementet ändras från "[...] Det bör sammanlagt vara mellan 2 till 5 ledamöter. [...]", till "[...] Det bör sammanlagt vara mellan 3 till 9 ledamöter. [...]". Följande läggs till i stadgarna Ÿ Ordinarie val: om inga nomineringar lämnats in vid sista nomineringsdag kan Valberedningens ordförande ytta fram nomineringsstopp samt acceptansstopp 5 läsdagar för den specika posten. Lisa Lund, Valberedningens ordförande

17 Motion angående Kårfullmäktigeledamöterna i reglementet Glögg-SM 1 December 2014 Bakgrund Som många säkert vet har Datasektionen för närvarande 4 ordinarie ledamöter i THS Kårfullmäktige (även kallat KF). Ledamöterna i THS Kårfullmäktige väljs i enlighet med THS styrdokument med sektionens medlemmar som valkrets. Med andra ord är det sektionens medlemmar som ställer upp som kandidater och röstar i valet. Till Kårfullmäktige kandiderar man på personligt mandat, därför representerar en KF-ledamot sig själv och de medlemmar som har röstat på en. På Datasektionen är KF-ledamöterna även funktionärer och regleras av våra egna styrdokument. Tyvärr är den berörda delen i reglementet utdaterad och innehåller felaktig information. Därför vill vi uppdatera den och även göra det tydligare att KF-ledamöterna inte har till uppgift att svara för sektionens intressen i KF, utan att de är valda för att representera medlemmarnas åsikter genom att rösta som de själva finner lämpligt. Däremot tycker vi fortfarande att det finns ett stort värde i att behålla ledamöterna som funktionärer, för att på så sätt kunna skapa en bättre kontaktyta mellan KF och våra medlemmar. Vi hoppas därför att föreslagna ändringar gör Datasektionens KF-ledamöters roll på sektionen tydligare. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi att Kårfullmäktigeledamöter i sektionens reglemente ändras från: Kårfullmäktigeledamöter Ändamål Kårfullmäktigeledamöterna och -suppleanterna representerar sektionen i THS Kårfullmäktige Organisation Sektionen har en ordinarie ledamot och en suppleant för varje mandat i THS Kårfullmäktige som sektionen tilldelats. Ledamöterna och suppleanterna utser inom sig en samordnare som har till uppgift att skicka anmälningar till talmanspresidiet och i övrigt leda ledamöternas arbete Verksamhet Såväl ledamöter som suppleanter skall delta på så många sammanträden av THS Kårfullmäktige som möjligt. De är solidariskt ansvariga för att sektionen är fulltalig vid samtliga KF. Ledamöter och injusterade suppleanter skall rösta så, som de själva finner lämpligast. Dock skall de i möjligaste mån bevaka sektionens och sektionsmedlemmarnas intressen. I frågor av stor betydelse eller där väldigt delade meningar råder kan de välja att hänskjuta beslutet om hur de skall rösta till SM. Samtliga ordinarie ledamöter och suppleanter frånsett sektionsordförande och vice sektionsordförande har läsår som mandatperiod.

18 Till följande: Kårfullmäktigeledamöter Ändamål Kårfullmäktigeledamöterna och -suppleanterna representerar sektionens medlemmar i THS Kårfullmäktige. Sektionen fungerar som en valkrets och såväl ordinarie ledamöter som suppleanter är valda på personligt mandat vid THS. Dessa antas även som funktionärer vid Datasektionen i syfte att föra THS Kårfullmäktiges arbete närmare den egna valkretsen Organisation Sektionen har en ordinarie ledamot och en suppleant för varje mandat i THS Kårfullmäktige som sektionen tilldelats i enlighet med THS styrdokument. Mandatperioden för samtliga ordinarie ledamöter och suppleanter regleras i THS styrdokument Verksamhet Såväl Kårfullmäktigeledamöter som -suppleanter skall delta på så många sammanträden av THS Kårfullmäktige som möjligt. De är solidariskt ansvariga för att sektionen är fulltalig vid samtliga Kårfullmäktigesammanträden. En ledamot eller injusterad suppleant har inget ansvar att rösta i sektionens intresse, utan ska rösta så som den själv finner lämpligast. I egenskap av funktionärer har dessa även ett ansvar att förmedla information från THS Kårfullmäktige till sektionens medlemmar. Axel Samuelsson, Jesper Bratt, Lovisa Runhem, Robin Hellgren och Shayan Effati.

19 Motion angående smärre ändringar av QN's del av reglementet Glögg-SM Bakgrund Vissa delar av QN's reglemente är föråldrat och behöver uppdateras. Följande ändringar denierar bara den redan bentliga verksamheten bättre. Då QN är en delad nämnd mellan Data och Media så ansåg jag dessutom att det vore en bra idé att benämna hur budgeten sätts för nämnden. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar jag att att att Ÿ2.9.1 Ändamål ändras från "Qulturnämnden, QN, skall genomföra kulturella evenemang och tillhandahålla ett rikt kulturutbud för sektionens medlemmar." till "Qulturnämnden skall verka för att anordna sociala evenemang för intresserade medlemmar ifrån Datasektionen och Mediasektionen. Detta kan innefatta allt från qulturella aktiviteter till aktiviteter som enligt normen klassas som nördiga. QN skall även förse sektionen med sällskapsspel samt ett rikt kulturutbud för sektionens medlemmar att kunna ta del av." Ÿ2.9.2 Organisation ändras från "QN leds av Qulturattachén. Övriga medlemmar är intresserade sektionsmedlemmar som har jobbat på minst ett QN-arrangemang." till "Qulturnämnden benämns vanligtvis QN. QN leds av Qulturattachén tillsammans med motsvarande ansvarig funktionär ifrån Mediasektionen. QN har inget medlemsskap utan alla intresserade är välkomna att delta." Ÿ2.9.3 Verksamhet ändras från "QN bör anordna regelbundna aktiviteter som höjer den kulturella nivån på sektionen, såsom lmvisningar, spelkvällar och syjuntor tillhandahålla böcker, spel och annat kulturellt i sektionslokalen bedriva godis- och läskförsäljning i sektionslokalen anordna arrangemang utanför sektionslokalen, såsom besök på utställningar, opera eller annan kulturellt relaterad verksamhet årligen utse och Q-märka en person, ett ting, en företeelse eller något annat som man anser är ett gott exempel på god qultur. Q-märkningen skall förevigas exempelvis i form av ett tygmärke." till "QN bör

20 att anordna regelbundna aktiviteter som höjer den kulturella nivån på sektionen, såsom lmvisningar, spelkvällar och andra underhållande aktiviteter. tillhandahålla spel och annat kulturellt i sektionslokalen. Detta kan innefatta böcker, uråldriga tv-spel samt brädspel som inte går att nna längre. bedriva godisförsäljning i sektionslokalen. årligen utse och Q-märka en person, ett ting, en företeelse eller något annat som man anser är ett gott exempel på god qultur. Q-märkningen skall lämpligen förevigas i form av ett tygmärke." Ÿ2.9.4 införs i reglementet med rubriken Budgetöch texten "Qulturnämnden har en gemensam budget, som fastställs av respektive sektionsmöte. Kostnader och intäkter delas ej lika mellan sektionerna utan ansvarig funktionär från varje sektion avgör själv, eller i samråd med ansvarig funktionär ifrån den andra sektionen, hur dennes sektions del av budgeten ska användas." att alla fyra att-satser ovan behandlas i klump. Per Nyberg, Qulturattaché

21 Motion angående Hockey med Idrottsnämnden Glögg SM 1 December, 2014 Bakgrund TV-spel i all ära men Idrottsnämnden skulle mer än gärna vilja testa kulturella ting som hockey på RIKTIGT. Tyvärr växer inte hockeyutrustning och ishallar på träd och Idrottsnämnden önskar därför lite hjälp på traven för att få svettas på riktigt. Vi lovar att duscha innan vi går in i Meta. Med hjälp av våra studenttitlar har vi fått ett erbjudande där 32 deltagare, för kr, får spela Hockey med full utrustning för att sedan gå på match. Priset ligger vanligtvis på kr. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi att så mycket som möjligt av Idrottsnämndens kostnader för hyra av hockeyrink och utrustning subventioneras av Datasektionen. Idrottsnämnden genom Eric Blomquist och Jacqueline Eriksson

22 DM-beslut angående ekonomiska styrdokument Fika-DM Bakgrund Vi behöver uppdatera de ekonomiska styrdokumenten. De bokföringspliktiga har kommenterat och fler frågor kan besvaras på DM. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående yrkar jag: att bifogat dokument blir datasektionens nya ekonomiska styrdokument Välordnade cash genom: Filip Schulze D-Kassör

23 Ekonomiskt styrdokument 1 Bakgrund Detta dokument ska fylla två funktioner. Dels ska det ange de för sektionen gällande regler för hur ekonomin sköts. Dokumentet ska även fungera som en snabb utbildning i hur funktionärer och nämnder ska sköta sin ekonomi och ekonomiska redovisning. 2 Bokföringsplikt Bokföringspliktiga nämnder så som DKM, mottagningen, Prylmångleriet samt projekt sköter sin egen bokföring. Bokföring skall skötas löpande och vara färdig senast nästföljande månadsskiftet då det ej är sommarferie. Verifikat från respektive nämnd skall använda varsin verifikatserie enligt appendix A. Alla transaktioner på nämndens bankkonto ska bokföras av respektive nämnd. Då transaktioner mellan två nämnders konton sker ska bara den nämnd som utfört överföringen bokföra transaktionen. 3 Skulder till engagerade Kvitton för inköp åt sektionen skall senast lämnas in 30 dagar efter då inköpet gjordes för att skulden ska betalas tillbaka. Skulder ska betalas tillbaka till engagerade inom 5 veckor (ej under ferie) under förutsättning att alla uppgifter är rätt registrerade och det framgår i vilket syfte inköpet är gjort. 4 Hantering av kontanter Mottagningen och DKM är i dagsläget de enda nämnder som har tillräckliga säkerhetsrutiner för att förvalta större handkassor åt sektionen, andra nämnder ska därför endast ha mindre och tillfälliga handkassor. Prylmångleriet får dock också föra en kontinuerlig handkassa. Större summor ska dock föras över till DKMs eller Mottagningens handkassor. Överföringar mellan handkassor bokförs på samma sätt som överföringar mellan bankkonton, det vill säga källan för överföringen är ansvarig för att bokföra den. Summor över 400 kronor får inte förvaras i sektionslokalen längre än över natten och då endast i låst utrymme. Endast prylmångleriet äger permanent undantag att förvara högre belopp i sektionslokalen och bedömer i samråd med D rektoratet vilka belopp som är lämpliga att förvara i där. 5 Dryckeslager 5.1 Förvaltning av dryckeslager DKM förvaltar sektionens dryckeslager, utom under mottagningsperioden då Mottagningen tar över den uppgiften. Det innebär att det i huvudsak är de som fyller på lagren och bokför påfyllning. Sprit, vin, cider, öl

24 och läsk som serveras vid pub och klubbverksamhet ska lagerföras. DKM och Mottagningen avgör själva om de vill lagerföra barkit och övriga alkoholfria produkter. 5.2 Dryckeslager vid festtillfällen När en nämnd eller ett projekt har fest och använder sektionens dryckeslager så ska det bokföras av bokföringsansvariga för den serie som nämnden eller projektet ligger under. Nämnden/projektet ska både belastas för inköp av drycken och tilldelas försäljningen av den. Serveringsansvarig för festtillfället är ansvarig för att in och ut vägning, betalning och dagsavslut görs efter sektionens standarder. Serveringsansvarig är även ansvarig för att handkassor hanteras enligt 4 i detta dokument. Serveringsansvarig ska i skälig tid innan festtillfället kontakta den nämnd som förvaltar dryckeslagren och informera sig om gällande bestämmelser för sektionen. 6 Kvitton Kvitton alternativt faktura ska skickas ut eller lämnas i någon form för all försäljning, då även förköpsbiljetter. 7 Fakturor (Ny) 7.1 Inköp via faktura Inköp på faktura betyder för det mesta att man nyttjar ett av sektionens kreditavtal. Det går i regel bra att nyttja kreditavtal skrivna av andra organ inom sektionen än det man handlar för, men personen som gör inköpet ansvarar själv för att vara informerad om avtalets gränser. Stora inköp på över kr kan komma att påverka sektionens ekonomi i stort bör meddelas kassören så fort det blir känt för sektionen. Alla fakturor i sektionens namn ska skickas till sektionens gällande fakturaadress. 7.2 Försäljning via faktura Nämnder ansvarar själva för att kontinuerligt kontrollera att utskickade fakturor betalas i tid. En kopia av fakturan ska omgående komma bokföringsansvarig tillhanda. 8 Avtal (Ny) Avtal kan enligt svensk lag endast undertecknas av firmatecknare eller innehavare av fullmakt. Den som skriver under ett avtal ansvarar för att orginal omgående kommer firmatecknare tillhanda. Firmatecknare ansvarar för att förvara sektionens alla gällande avtal ordnat och samlat. A Serier Varje projekt bör bokföra under en egen serie, nämndernas serier delas upp som följer Centralt serie C DKM serie K Mottagningen serie M

25 Näringslivsgruppen serie N Prylmångleriet serie P

26 Samboendeavtal Datum Detta dokument är senast uppdaterat Giltighetstid Detta kontrakt är giltigt från till och bör därefter revideras och förnyas. Bakgrund För att stärka samarbetet mellan sektionerna samt att klargöra vilka regler som gäller har detta samboendeavtal upprättats. Parter Detta är ett tvåpartsavtal mellan Sektionen för Medieteknik, nedan Media och Konglig Datasektionen, nedan Data. Data och Media benämns gemensamt för Sektionerna. Definitioner Sektionernas sektionslokal kallas META och ligger på Osquars Backe 21. Ytterst ansvariga för lokalen är vald ordförande för METAdorerna från båda sektionerna och sektionsordförande från båda sektionerna. METAdorerna är den grupp vars uppgift är att sköta lokalen och benämns nedan sektionslokalsgruppen. En funktionär på endera sektion är en på sektionsmöte eller styrelsemöte förtroendevald medlem från endera sektion. Ett sektionsorgan är en grupp med en förtroendevald ordförande. Inventarier Vem äger vad? Lösa inventarier som betalats av enskild sektion och kan förvaras i till sektionen hörande förråd eller gemensamma ytor enligt överenskommelse mellan sektionerna är sektionens privata egendom. Alla inventarier som införskaffas för gemensamt bruk eller förväntas förvaras på gemensam yta måste först godkännas av lokalansvarig för vardera sektion. Vid händelse att posten som sektionslokalsansvarig på endera sektion är vakant så äger ordförande för den sektionen beslutsrätt i de frågor där sektionslokalsansvarig vanligtvis skulle ha det. Samtliga större inventarier eller förändringar i lokalen skall bekostas gemensamt om

27 inte annat fastslagits av båda sektionernas lokalansvariga eller styrelser. I fall där beloppet inte delats lika äger sektionerna andelar motsvarande sin del av insatsen. En uppdaterad lista över alla inventarier av värde samt dess ägandeskap skall underhållas av sektionslokalsgruppen, utom för respektive spritförråd där klubbmästare från respektive sektion bär ansvar för att underhålla en liknande lista. Inventarier som är införskaffade i samarbete med parter utanför sektionerna behandlas separat med eget avtal, om sådant inte existerar så gäller detta dokument. Vad händer om något går sönder som är gemensamt? Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under normalt slitage och/eller behöver ersättas, skall båda sektionerna bekosta lika delar om inte annat fastslagits av båda sektionernas lokalansvariga eller styrelser. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från en funktionär från enskild sektion i officiell kapacitet eller från sektionsorgan hörande till enskild sektion, skall kostnaden helt ersättas av skyldig sektion. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från valda representanter eller nämnder på båda sektioner skall kostnaden för reparationer eller ersättning delas lika mellan sektionerna. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från separat medlem eller medlemmar i endera av eller båda sektionerna skall hel eller delvis ersättning krävas av de separata individerna. Vid delvis ersättning från privatperson skall övrig kostnad utgå från tillhörande sektion. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under bevisligen medvetna omständigheter eller försummande beteende från privatperson ej tillhörande någondera sektion skall hel eller delvis ersättning utkrävas av privatperson enligt beslut av båda lokalansvariga eller styrelser. Undantag för samtliga dessa regler gäller endast då båda styrelser så beslutar. Detta kan endast ske då sektionslokalsansvariga från båda sektioner har rådfrågats. Vad händer om något går sönder som inte är gemensamt? Om inventarie tillhörande enskild sektion sätts ur brukbart tillstånd under normalt slitage och/eller behöver ersättas för att regelbunden verksamhet ska kunna fortgå, skall berörda sektionsorgan uppmärksammas om detta. Beslut om vidare kostnader och ägandeskap beslutas av lokalansvariga i samråd med sektionernas firmatecknare och berörda funktionärer. Om inventarie tillhörande enskild sektion sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från en funktionär eller sektionsorgan från enskild sektion i officiell kapacitet, skall kostnaden helt ersättas av skyldig sektion. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. Om inventarie tillhörande enskild sektion sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från funktionär eller

28 sektionsorgan på båda sektioner skall kostnaden för reparationer eller ersättning delas lika mellan sektionerna. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. Om inventarie tillhörande enskild sektion sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från separat medlem eller medlemmar i endera av eller båda sektionerna skall hel eller delvis ersättning krävas av de separata individerna. Vid delvis ersättning från privatperson skall övrig kostnad utgå från tillhörande sektion. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. Om inventarie tillhörande enskild sektion sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från privatperson ej tillhörande någondera sektion skall hel eller delvis ersättning utkrävas av privatpersonen enligt beslut av båda styrelser. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. Undantag för samtliga dessa regler gäller endast då båda styrelser så beslutar. Detta kan endast ske då sektionslokalsansvariga från båda sektioner har rådfrågats. Övriga fall Om gemensam inventarie eller inventarie tillhörande enskild sektion sätts ur brukbart tillstånd vid utlåning av lokalen till THS organ, kårförening eller annan sektion skall hel ersättning utkrävas av denna tredje part. Undantag för denna regel gäller endast då båda styrelser så beslutar. Detta kan endast ske då sektionslokalsansvariga från båda sektioner har rådfrågats. Städning Sektionslokalsgruppen har ansvar för att samtliga gemensamma ytor kontinuerligt återställs till presenterbart tillstånd. Det åligger METAdorerna att upprätthålla tydliga riktlinjer gällande vad som skall städas och hur samt att hålla dessa lätt tillgängliga. Spritförråd och förvaringsutrymmen hörande till enskild sektion skall hållas i vettigt skick. Ansvar för att detta sköts ligger på den sektion som förrådet tillhör. Vid lokalbokning skall samtliga ytor städas enligt METAdorernas riktlinjer. Förbrukningsvaror Vad är förbrukningsvaror? Samtliga varor av slitbar karaktär, så som handdukar, moppar, rengöringsmedel och andra mindre kostsamma produkter, som är av vikt för sektionslokalens underhåll räknas som förbrukningsvaror. Hur ska förbrukningsvaror betalas? Kostnader för förbrukningsvaror skall kontinuerligt utjämnas mellan sektionerna. Ansvar för dokumentering av utlagda kostnader och redovisning därav ligger hos sektionerna internt.

29 Affischering Affischering är endast tillåten på för ändamålet tydligt angivna ytor som anges av METAdorerna. Affischeringsrätt i lokalen administreras av lokalansvariga. METAdorerna är ansvariga över att affischeringsytorna ser prydliga ut. Förrådsutrymmen Vilka ytor är vems? Det trekantiga rummet bredvid trappan upp till catwalken tillhör Medietekniks Klubbmästeri. Fortsättningsvis längs catwalken efter Mötesrummet har vi ett rum som agerar förråd för alla nämnder gemensamt inom Sektionen för Medieteknik. Sista rummet på catwalken är Kongliga Datasektionens förråd, detta agerar förråd åt alla nämnder inom Konglig Datasektion. Via detta rum kan man nå ett till rum, vilket tillhör Datasektions Klubbmästeri. Sektionen för medieteknik får cirka 3kvm mer utrymme än Konglig Datasektion i denna uppdelning, och därför kompenseras Konglig Datasektion med 3kvm mer utrymme än Sektionen för Medieteknik under catwalken. Ytor där ägarskap ej nämnts tillhör båda sektionerna. Mötesrummet Får bokas av vem? Mötesrummet kan bokas av sektionernas styrelser, sektionsorgan, THS organ och enskilda medlemmar. Stående bokningar om mer än två (2) återkommande tillfällen får endast göras av sektionsstyrelse, detta för att minska överbokning av rummet. Prioritering Vid krockande bokningar gäller följande prioritetslista i fallande ordning. Dock kan ingen tvingas att ändra sin bokning med mindre än två (2) studiedagars varsel. Inom en prioritetsnivå gäller först till kvarn. 1. D rektoratet/medietekniks styrelse 2. Sektionsnämnd eller funktionär 3. THS organ 4. Enskild sektionsmedlem Hur bokas mötesrummet? Bokning av mötesrummet administreras av lokalansvariga från båda sektionerna. Om META bokats bör den som bokat sektionslokalen tillfrågas innan mötesrummet får bokas. Hur ska mötesrummet användas? Mötesrummet får ej användas som förråd, varken permanent eller tillfälligt då det innehåller en nödutgång.

30 Köket Porslin eller matvara som förvaras i de gemensamma skåpen eller lämnas framme omärkt skall behandlas som gemensamt ägd. Sektionerna har i mån av behov rätt till lika förvaringsutrymmen i de gemensamt ägda delarna av köket. Var och en bär själv ansvar för att märka sina matvaror och matlådor med namn och datum. Detta för att underlätta identifiering och/eller rensning av köket. Omärkta matvaror eller matlådor som lämnats i sektionslokalen får slängas eller ätas upp. Även märkta matlådor eller varor får slängas av sektionslokalsgruppen då dessa gått ut eller efter skälig tid. Vid storstädning och rensning av köket då även utmärkta tillhörigheter kan bli utstädade skall skälig förvarning utgå i sektionernas officiella kommunikationskanaler. Bokning av sektionslokalen Bokningsvillkor Sektionslokalen kan bokas av sektionernas styrelser, nämnder, funktionärer, såväl som av organ inom THS, kårföreningar och andra sektioner. Bokning tillåts inte där detta skulle innebära användande av sektionslokalens utökade tillstånd, eller vid liknande omständigheter. Sektionslokalen kan ej bokas klockan under tentamens eller omtentamensperiod. Prioritering Vid krockande bokningar gäller följande prioritetslista i fallande ordning. Dock kan ingen tvingas att ändra sin bokning med mindre än två veckors varsel. Inom en prioritetsnivå gäller först till kvarn. 1. D rektoratet/medietekniks styrelse 2. Sektionsnämnd eller funktionär 3. THS organ 4. Kårförening eller annan sektion vid THS. Hur det bokas Bokningsbegäran riktas i passande format till vald sektionslokalsansvarige. Beslut om att bevilja eller avslå bokningsbegäran fattas av sektionslokalsansvariga från fall till fall. Dessa beslut kan överskridas då sektionsordföranden för båda sektioner är eniga. Om mötesrummet bokats och META bokas av någon med samma prioriteringsnivå står bokningen av mötesrummet kvar. Om alkoholservering ska förekomma har de som bokat META företräde. Det ska alltid finnas en person som är ansvarig för bokningen vid utlåning av lokalen till THS organ, kårförening eller annan sektion.

31 Sektionslokalsgruppen Ändamål Sektionslokalsgruppens syfte är att sköta, underhålla och utveckla sektionslokalen. Organisation Sektionslokalsgruppen leds av sektionslokalsansvariga, en från Sektionen för Medieteknik och en från Konglig Datasektionen, som väljs av respektive sektion. Beslut som fattas av de sektionslokalsansvariga måste vara enhälligt, och i de fall som sektionslokalsansvariga är oense åligger det respektive sektionsordföranden att komma överens om och besluta i frågan. Sektionslokalsansvariga utser resten av gruppen efter ansökningar. Ansvarsområden Sektionslokalsgruppen ansvarar för: administration av bokning och uthyrning av sektionslokalen samt dess olika rum tekniken, möbler/inredning, samt påfyllning av förbrukningsmaterial i sektionslokalen utveckling av sektionslokalen organisering av såväl måndagsstäd som annan städning av sektionslokalen att upprätta och underhålla ett dokument med gällande regler för sektionslokalen att upprätta och underhålla ett dokument över ägandeskap av lokalens inventarier Budget Sektionslokalsgruppen har en gemensam budget, som fastställs av respektive sektionsmöte. Kostnader och intäkter ska delas lika mellan sektionerna. Om enighet råder mellan sektionerna kan undantag göras från denna regel. Sektionslokalsansvarig Sektionslokalansvariga på vardera sektion leder sektionslokalsgruppen tillsammans. Ansvariga för vardera sektion samt deras mandatperiod väljes separat enligt sektionernas styrdokument. Alkohol Det är inte tillåtet att medföra egen alkohol till lokalen, vare sig för försäljning eller enskilt bruk. Varje firmatecknare från vardera sektion har alltid rätt att neka alkoholservering. I övrigt gäller KTHs regler för alkoholservering och alkohollagen. Stängning Sektionslokalen får stängas under en bestämd tidsperiod efter likalydande beslut av respektive Sektionsordförande. Information om stängning måste dock annonseras i sektionernas officiella informationskanaler senast 4 läsdagar i förväg samt prövas på nästföljande styrelsemöte. Bokning av sektionslokalen som sträcker sig över lunchtid, 11:30 13:30, räknas som en stängning.

32 Då speciella skäl föreligger kan separat sektionsordförande besluta om stängning av lokalen utan föregående annonsering. Om så sker skall den andra sektionens ordförande och respektive sektions lokalansvarige informeras snarast möjligt. Beslut om oannonserad stängning skall alltid prövas på nästföljande sektionsmöte. Övriga regler Det får max befinna sig 149 personer i lokalen. Ingen sektionsmedlem kan vägras tillträde till lokalen, även om den är bokad. Dock skall medlemmar alltid visa största möjliga hänsyn mot den/de som bokat lokalen. Den person som bokat sektionslokalen och/eller mötesrummet är personligen ansvarig för de aktiviteter som förekommer där under bokningen. I övrigt gäller KTH handbokens regler för fester och sammankomster i KTH:s lokaler. Undantag från övriga regler Sektionslokalsansvariga kan besluta om undantag från dessa regler, i den mån det är förenligt med THS och KTH:s regler samt svensk lagstiftning, om särskilda skäl föreligger. Ordförande Datasektionen Jacob Sievers Ordförande Sektionen för Medieteknik Robin Palmberg Datum/Ort: Datum/Ort:

33 Konglig Datasektionen DM (33) Jenny Hansdotter, mötessekreterare Jacob Sievers, mötesordförande Viktor Björkholm, justeringsperson Mattias Danielsson, mötesordförande