MÖTESPROTOKOLL FÖRBEREDANDE KOMMITTÉN FÖR VILDMARKSELDAR 1/2017

Transkript

1 1 (6) Tid: kl Plats: Sibbo, Sockengården, Stora Byvägen 18 Alla organisationer i Sibbo vars verksamhet anknyter till naturen bjuds in till den förberedande kommittén för Vildmarkseldar. Organisation Namn Telefon Närvarande 4H Active Movers ry Borgby jf Boxby jf Box-Hangelby marthakrets Endorfinmarthorna Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Anki Nyberg Tiina Pakkanen Maria Myllylä Elisabeth Eriksson Samira Jaakkola Jarmo Mikkola Etelän Vesimelojat ry Teija Niemi x Etelä-Sipoon Nuorisoseura Exito Hockey rf Exito Hockey rf Gesterby jf Gesterby-Pigby Byaförening rf Gesterby-Pigby Byaförening rf Gesterby-Pigby marthakrets Gijomonkai Karateclub Sipoo ry Gumbostrand byförening rf Gumbostrand-Simsalö marthakrets Gumbostrand-Vesterskogen rf Gumbostrand-Vesterskogen rf Hangelby jf Hindsby Allmogeförening rf Hindsby jf Hindsby marthakrets Hukkabasket ry Hukkabasket ry Hukkabasket ry, Etelä-Sipoon Nuorisoseura ry, ABB Paukkuveikot ry Husarryttarna rf HV i Mårtensby rf HV i Paipis rf If Sibbo-Vargarna rf If Sibbo-Vargarna rf If S-V Cykel If S-V Fotboll If S-V Friidrott If S-V Orientering If S-V Skidning If S-V Volleyboll Immersby IK rf Immersby jf Kallbäck-Massby marthakrets Kyrkoby jf Mannerheims Barnskyddsförbund Mårtensby jf Nickby jf Nickby-Kyrkoby FBK Norra Paipis Idrottsförening rf Norra Paipis jf Norra Sibbo Ungdomsförening rf Norra-Paipis marthakrets Nuorten voimistelukerho Rysky ry Paipis jf Karl Peltonen Jonas Öhman Jill Öhman Kristian Tillander Kristina Holm Leo Närvänen Viveca Kihlman Sari Lindqvist Maija Lindholm Susanne Martin Lisbeth Lindholm Hed-Mari Björkell Kristiina Mansén Riitta Wahlqvist Kristiina Mansen Marit Sivén Yvonne Malin-Hult Kirsi Roine Mikael Åhl Staffan Ahlberg Maria Bäkman Markku Sandström Jan-Erik Holmkvist Rita Wickholm Kaj Höglund Jori Lindroos Christina Lindqvist Gunvi Sandström Milla Laurila Micaela Oljemark Ilse Olenius Tom Lindholm x

2 2 (6) Partiolippukunta Sipoon hukat Partiolippukunta Sipoon Hukat Puskapartiolaiset Puskapartiolaiset Ikonen Ossi Scoutkåren Åfararna Patricia Borgman Elisabet Lundström Solveig Krogell Lisbeth Lundström Sibbo Sjvf. Henrik Enholm x Sibbo Sjvf. Lasse Karjalainen x Sibbo Skyttegille rf Tom Sved x Sibbo Skyttegille rf Kristian Torsell x Sibbo Skyttegille rf Elof Juselius Sibbo Skyttegille rf Curt Sjöblom Sibbo Skärgårds jf Sibbo Svenska Pensionärsförening rf Kurt Ragnar Karlsson Sipoon Eläkkeensaaajat ry Juha Huotari Sipoon Eläkkeensaajat ry Juha Huotari x Sipoon Han Moo Do ry Harri Huusko Sipoon Jouset Frej Mattsson Sibbo kanotklubb rf Gabriel Waller Sibbo kanotklubb rf Lasse Mäki-Kahra Sibbo kommun Anne Laitinen x Sibbo kommun Carola Juselius x Sipoon Martat Sipoon Martat Marja Björkell Sipoon Menomartat Sari Rouvasto-Erikson Sipoon metsästyskoirayhdistys ry Jessica Karlsson Mannerheims Barnskyddsförbunds Eva Kuntsi Sibboavdelning Sibbo Motorklubb rf Petri Konttila Sibbo Motorklubb rf Daisy Ek Sipoon Myyrät -79 ry Kari-Pekka Mankinen Sipoon Reserviläiset Ossi Ikonen Sipoon Wolf Ry Jari Korpimäki Sipoon Wolf Ry Marko Ikävalko Sipoonkorven Luontoyrittäjät ry Juhana Rytioja X Finlands Nylands distrikt ordf. Timo Tanner X Finlands Nylands distrikt v.led. Mauno Mynttinen X Finlands Nylands distrikt v.ordf. Timo Minkkinen X Spjutsund jf Suursuon Tennisseura ry Mika Kesti-Helia Söderkulla Sulkapallo-Badminton rf Christoffer Andersson Södra Paipis marthakrets Ann-Mari Skogster Talman Urheiluseura ry Markus Halme Talman Urheiluseura ry Juha Kopra Taus Träskberga Träskby marthakrets Ritva Wickholm Uf Kamraterna rf Niklas Lindqvist Uf Kamraterna rf Ian Nordman Vänner av Hembygden i Sydöstra Sibbo rf Patrick Lindblad Västra Paipis jf Förening Ådalens If rf Michaela Lindqvist Ådalens If rf Kia Lehmusvuori Åfararna Östersundom jf Östersundom marthakrets Britt-Marie Lindqvist

3 3 (6) 1. MÖTETS ÖPPNANDE OCH KONSTITUERING Val av ordförande och sekreterare för mötet. Presentation av evenemanget Vildmarkseldar. Timo Tanner, ordförande för Finlands, valdes till ordförande för mötet. Mauno Mynttinen, verksamhetsledare för Finlands, valdes till sekreterare för mötet. Ordförande Timo Tanner höll en Power Point-presentation av tidigare års Vildmarkseldar. 2. KONSTATERANDE AV MÖTETS DELTAGARE OCH BESLUTFÖRHET Mötets sekreterare förrättar namnuppropet och de närvarande konstateras. De närvarande (12 personer) presenterade sig och berättade vilket samfund de representerar. Alla antecknade sitt namn i deltagarförteckningen. 3. KOMPLETTERANDE AV / DELTAGARNA Man diskuterar vilka organisationer och samfund som skulle vara intresserade av att delta i evenemanget. De föreningar som deltar i evenemanget fyller i en anmälningsblankett. (Bilaga 1) Föreningarna Paukkuveikot ry, Sipoon metsästyskoirayhdistys ry, Sipoon Reserviläiset ry och Sipoon Sjvf jf lades till. 4. DATUM, TID OCH PLATS FÖR EVENEMANGET Man diskuterar datum, tid och plats för evenemanget Vildmarkseldar. Man har preliminärt kommit överens om att arrangera evenemanget lördag xx Sibbo-Vargarnas fotbollssektion hade föreslagit att evenemanget skulle arrangeras i allaktivitetshallen. Mötet konstaterade att hallen inte är en så lämplig plats. Sibbo kommuns representant Carola Juselius presenterade en video av mässområdet för Sipoonmessut.fi. Det konstaterades att mässområdet lämpar sig mycket väl för Nylands vildmarkseldar i Sibbo. Platsen är Nickby Hjärta, adress Stora Byvägen 12, Sibbo. Tiden är lördag kl Julens öppning i Nickby firas samtidigt som Vildmarkseldar. 5. EVENEMANGETS EKONOMI Finlands och Sibbo kommun har kommit överens om evenemangets budget. Kommunen överlåter lokalerna avgiftsfritt till evenemanget. Inga avgifter uppbärs av de organisationer som ingår i kommittén för Vildmarkseldar, var och en ansvarar endast för sina egna talko-, måltids- och motsvarande kostnader. Organisationerna kan presentera sin egen verksamhet och sälja sina egna vid evenemanget. Inga ersättningar eller arvoden betalas ut till organisationerna. Inträdet till evenemanget är fritt, och ingen parkeringsavgift uppbärs. Finlands och Sibbo kommun ansvarar för ekonomin av Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017 enligt ett gemensamt avtal. Inträdet till evenemanget är fritt och alla deltar i evenemanget enligt talkoprincipen.

4 4 (6) 6. VILDMARKSELDARNAS PROGRAM Bland annat följande helheter ingår i programmet: beskyddare, Sibbo kommun föreslår en beskyddare festtalare, Sibbo kommun föreslår en festtalare fanfarblåsare, Sibbo kommun föreslår en fanfarblåsare speaker barnprogram auktion av älgkött produktförsäljning tändande av vildmarkseldarna (utförs av representanter för de deltagande organisationerna) program Man ber Sibbo kommun / kommunstyrelse / ledningsgrupp att utse en lämplig beskyddare och festtalare till evenemanget Nylands vildmarkseldar i Sibbo Tidigare har bl.a. Republikens president, en minister och en riksdagsledamot fungerat som beskyddare och festtalare för evenemanget. Man börjar leta efter en fanfarblåsare och speaker till evenemanget. Man utreder möjligheterna att sälja älgkött genom auktion vid evenemanget. 7. UPPGIFTER OCH ANSVAR I SAMBAND MED VILDMARKSELDARNA, Man diskuterar följande uppgifter och ansvar: Tre stockeldar behövs till evenemanget. Stockarna ska vara cirka tre meter höga. Dessutom behövs stockfacklor, lika många som antalet deltagande organisationer, i praktiken flera tiotals. Man utser ansvarspersoner som skaffar stockeldarna och stockfacklorna och gör upp eldarna (bilaga 2). Uppgifter i samband med Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017: Sipoon Riistanhoitoyhdistys skaffar stockeldarna och stockfacklorna samt virket till stockeldarna. Måltidsarrangören beslutas i ett senare skede. Övriga uppgifter som Sibbo kommun sköter: Övervakning av ordningen Trafikstyrning Ljudåtergivning Säkerhetsplan Räddningsplan Bord som behövs inomhus Skyddande av golv Man kom överens om att förbereda evenemanget Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017 som talkoarbete fredag kl. 17, och vid behov fortsätter man på förmiddagen Evenemangets utrymmen inomhus och utomhus, bord som behövs och skyddande av golvet i utställningslokalen. Utställning med temat vildmark och natur, varje organisation bygger upp och monterar ner sin egen avdelning. Var och en avlägsnar sina egna saker och sitt skräp från platsen efter evenemanget. Rätt att ordna måltider och pris, bröd / margarin / ost + dryck (5 Raseborg 2016) Rätt att sälja korv och pris ( köttig korv 2 Raseborg 2016) Rätt att sälja plättar/våfflor och pris (plätt/våffla 2 Raseborg 2016)

5 5 (6) Rätta att sälja kaffe och pris (kaffe och sött/salt tilltugg 2,50 Raseborg 2016) Övervakning av ordningen och ansvarsperson Trafikstyrning och ansvarsperson och ansvariga ledare personer, som har VHF-telefoner Parkeringsövervakning, ansvarsperson och ansvariga ledare Ljudåtergivning och ansvarsperson på evenemangsplatsen Räddningsplan, uppgörande och tillstånd Preciseras senare. Sibbo kommun sköter / Finlands 8. INFORMATION Evenemanget kräver följande informationsåtgärder: informationsmöten press, radio och TV allmän reklam (3 st.), platser och grupp som installerar till gruppen som installerar skyltarna utses: meddelande på Sibbo kommuns webbplats och i evenemangskalendern meddelande på Finlands Nylands distrikts webbplats meddelande på alla deltagande organisationers webbplatser och tidningar teckningstävling, inbjudningskortets pärmbild (lågstadieskolorna i Sibbo kommun) Finlands Nylands distrikts klasstipendium 200,00 kan sökas av årskurs 6 Informationsfrågorna utreds ytterligare. Finlands skickar ett förslag på texten och layouten till utomhusreklamen till Sibbo kommun för godkännande, varefter man tillverkar 3 4 stora utereklamskyltar om Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017 avgiftsfritt för kommunen. Finlands tillverkar också dekaler på vildmarkseldarna för Sibbo kommun. Ett förslag på layouten och texten skickas dock först för godkännande till Sibbo kommun. 9. ÖVRIGA ÄRENDEN Blankett med viktiga kontaktuppgifter, uppgifterna kompletteras (bilaga 3), skickas i ett senare skede. Den nuvarande situationen gällande lokalreserveringarna inomhus och utomhus gås igenom. (Bilaga 4) Skickas först i ett senare skede. Det fanns inga andra ärenden.

6 6 (6) 10. KOMMITTÉNS FÖLJANDE MÖTE Följande möte: Tid: kl Plats: Evenemangsplatsen, Nickby Hjärta, Stora Byvägen 12, Sibbo 11. AVSLUTANDE AV MÖTET Timo Tanner, ordförande för Finlands, tackade Sibbo kommun och organisationernas representerar för deras aktiva deltagande i planeringen av Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017 och avslutade mötet. Timo Tanner Mauno Mynttinen ordförande verksamhetsledare timo.tanner@pp1.inet.fi mauno.mynttinen@metsastajaliitto.fi