MÖTESPROTOKOLL FÖRBEREDANDE KOMMITTÉN FÖR VILDMARKSELDAR 2/2017

Transkript

1 1 (6) Tid: tisdag kl Plats: evenemangsplatsen Nickby Hjärta, Stora Byvägen 12, Sibbo Alla organisationer i Sibbo vars verksamhet anknyter till naturen bjuds in till den förberedande kommittén för Vildmarkseldar. Organisation Förnamn Telefon Närvarande 4H Anki Nyberg Active Movers ry Tiina Pakkanen naturfotograf Borgby jf Boxby jf Box-Hangelby marthakrets Maria Myllylä Endorfinmarthorna Elisabeth Eriksson Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Samira Jaakkola Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Jarmo Mikkola Etelän Vesimelojat ry Teija Niemi Etelä-Sipoon Nuorisoseura Exito Hockey rf Karl Peltonen Exito Hockey rf Jonas Öhman Gesterby jf Gesterby-Pigby Byaförening rf Jill Öhman Gesterby-Pigby Byaförening rf Kristian Tillander Gesterby-Pigby marthakrets Kristina Holm Gijomonkai Karateclub Sipoo ry Leo Närvänen Gumbostrand byförening rf Viveca Kihlman Gumbostrand-Simsalö marthakrets Sari Lindqvist Gumbostrand-Vesterskogen rf Maija Lindholm Gumbostrand-Vesterskogen rf Susanne Martin Hangelby jf Hindsby Allmogeförening rf Lisbeth Lindholm Hindsby jf Hindsby marthakrets Hed-Mari Björkell Hukkabasket ry Kristiina Mansén X Hukkabasket ry Riitta Wahlqvist Hukkabasket ry Kristiina Mansén Etelä-Sipoon Nuorisoseura ry Strömbergin Paukkuveikot ry Husarryttarna rf Marit Sivén HV i Mårtensby rf Yvonne Malin-Hult HV i Paipis rf Kirsi Roine If Sibbo-Vargarna rf Mikael Åhl If Sibbo-Vargarna rf Staffan Ahlberg If S-V Cykel Maria Bäkman If S-V Fotboll Markku Sandström If S-V Friidrott Jan-Erik Holmkvist If S-V Orientering Rita Wickholm If S-V Skidning Kaj Höglund If S-V Volleyboll Jori Lindroos Immersby IK rf Christina Lindqvist Immersby jf Kallbäck-Massby marthakrets Gunvi Sandström Kyrkoby jf Linnanpellon VPK Kjell Grönqvist X Luonnonkuvaaja - Naturfotograf Mannerheims Barnskyddsförbund Mårtensby jf Nickby Jaktförering rf Mika Laatikainen X Nickby jf Nickby-Kyrkoby FBK Hans-Peter Lindgren X Norra Paipis Idrottsförening rf Milla Laurila Norra Paipis jf

2 2 (6) Norra Sibbo Ungdomsförening rf Micaela Oljemark Norra-Paipis marthakrets Ilse Olenius Nuorten voimistelukerho Rysky ry Tom Lindholm Paipis jf Partiolippukunta Sipoon hukat Partiolippukunta Sipoon Hukat Puskapartiolaiset Puskapartiolaiset Ikonen Ossi Savijärvi Gård Scoutkåren Åfararna Patricia Borgman Elisabet Lundström Solveig Krogell Lisbeth Lundström Sibbo Sjvf. Henrik Enholm X Sibbo Sjvf. Lasse Karjalainen X Tom Sved Kristian Torsell Elof Juselius Curt Sjöblom Sibbo Skärgårds jf Sibbo Svenska Pensionärsförening rf Kurt Ragnar Karlsson Sipoon Eläkkeensaaajat ry Juha Huotari Sipoon Eläkkeensaajat ry Juha Huotari Sipoon Han Moo Do ry Harri Huusko Sipoon Jouset Frej Mattsson Sibbo kanotklubb rf Gabriel Waller Sibbo kanotklubb rf Lasse Mäki-Kahra Sibbo kommun Anne Laitinen Sibbo kommun Carola Juselius X Sibbo kommun/idrottstjänster Piritta Forsell X Sipoon Martat Sipoon Martat Marja Björkell Sipoon Menomartat Sari Rouvasto-Erikson Sipoon Metsänhoitoyhdistys ry Jessica Karlsson Sipoon metsästyskoirayhdistys ry Jessica Karlsson X Mannerheims Barnskyddsförbunds Sibboavdelning Eva Kuntsi Sibbo Motorklubb rf Petri Konttila Sibbo Motorklubb rf Daisy Ek Sipoon Myyrät -79 ry Kari-Pekka Mankinen Sipoon Reserviläiset Ossi Ikonen Sipoon Sjvf jf Sipoon tukikoirat Tea Lindström Sipoon Wolf Ry Jari Korpimäki Sipoon Wolf Ry Marko Ikävalko Sipoonkorven Luontoyrittäjät ry Juhana Rytioja Spjutsund jf Finlands Nylands distrikt ordf. Timo Tanner X Finlands Nylands distrikt verks.led. Mauno Mynttinen X Finlands Nylands distrikt viceordf. Timo Minkkinen Suursuon Tennisseura ry Mika Kesti-Helia Söderkulla Sulkapallo-Badminton rf Christoffer Andersson Södra Paipis marthakrets Ann-Mari Skogster Talman Urheiluseura ry Markus Halme Talman Urheiluseura ry Juha Kopra Taus Träskberga Träskby marthakrets Ritva Wickholm Uf Kamraterna rf Niklas Lindqvist Uf Kamraterna rf Ian Nordman

3 3 (6) Vänner av Hembygden i Sydöstra Sibbo rf Västra Paipis jf Förening Ådalens If rf Ådalens If rf Åfararna Östersundom jf Östersundom marthakrets Patrick Lindblad Michaela Lindqvist Kia Lehmusvuori Britt-Marie Lindqvist 1. MÖTETS ÖPPNANDE OCH KONSTITUERING Val av ordförande och sekreterare för mötet. Timo Tanner, ordförande för Finlands, valdes till ordförande för mötet och Mauno Mynttinen, verksamhetsledare för Finlands, valdes till sekreterare. 2. KONSTATERANDE AV MÖTETS DELTAGARE OCH BESLUTFÖRHET Mötets sekreterare förrättar namnuppropet och de närvarande konstateras. De närvarande konstaterades (12 personer). 3. KOMPLETTERANDE AV / DELTAGARNA Man diskuterar vilka organisationer och samfund som skulle vara intresserade av att delta i evenemanget. De föreningar som deltar i evenemanget fyller i en anmälningsblankett. (Bilaga 1) De nya deltagarna fogades till deltagarförteckningen. 4. DATUM, TID OCH PLATS FÖR EVENEMANGET Platsen är Nickby Hjärta, adress Stora Byvägen 12, Sibbo. Tiden är lördag kl Julens öppning i Nickby firas samtidigt som Vildmarkseldar. 5. EVENEMANGETS EKONOMI Finlands och Sibbo kommun har kommit överens om evenemangets budget. Kommunen överlåter lokalerna avgiftsfritt till evenemanget. Inga avgifter uppbärs av de organisationer som ingår i kommittén för Vildmarkseldar, var och en ansvarar endast för sina egna talko-, måltids- och motsvarande kostnader. Organisationerna kan presentera sin egen verksamhet och sälja sina egna produkter vid evenemanget. Inga ersättningar eller arvoden betalas ut till organisationerna. Inträdet till evenemanget är fritt, och ingen parkeringsavgift uppbärs. 6. VILDMARKSELDARNAS PROGRAM Bland annat följande helheter ingår i programmet: beskyddare, Sibbo kommun / kommunstyrelse / ledningsgrupp föreslår en beskyddare festtalare, Sibbo kommun / kommunstyrelse / ledningsgrupp föreslår en festtalare fanfarblåsare, sökandet efter en fanfarblåsare har inletts speaker, sökandet efter en speaker har inletts barnprogram auktion av älgkött, ärendet utreds produktförsäljning

4 4 (6) tändande av vildmarkseldarna (utförs av representanter för de deltagande organisationerna) program och inbjudningskort Sökandet av en beskyddare för evenemanget pågår fortfarande. Valet av speaker ok. Sökandet av en festtalare pågår fortfarande. Fanfarblåsaren ok. Vid evenemanget ordnas barnprogram. Möjligheterna att ordna en auktion av älgkött utreds fortfarande. Olika aktörer säljer sina produkter vid evenemanget. Vem som tänder vildmarkeldarna klarnar i ett senare skede. Evenemangets program och inbjudningskort klarnar i ett senare skede Materialet till programmet och inbjudningskortet senast Översiktskartan sammanställs av Carola Juselius. Tillgången till och behovet av el utreds i ett senare skede. Ljudåtergivningen sköts av Carola Juselius. Räddningsplanen utarbetas av Carola Juselius. 7. UPPGIFTER OCH ANSVAR I SAMBAND MED VILDMARKSELDARNA. Följande uppgifter och ansvar diskuteras: Tre stockeldar behövs till evenemanget. Stockarna ska vara cirka tre meter höga. Dessutom behövs stockfacklor, lika många som antalet deltagande organisationer, i praktiken flera tiotals. Sipoon Riistanhoitoyhdistys skaffar stockeldarna och stockfacklorna samt svarvvirket till fågelholkarna. Övriga uppgifter som Sibbo kommun sköter: Övervakning av ordningen Trafikstyrning Ljudåtergivning Säkerhetsplan Räddningsplan Bord som behövs inomhus Skyddande av golv Man kom överens om att förbereda evenemanget Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017 som talkoarbete fredag kl. 17, och vid behov fortsätter man på förmiddagen Evenemangets utrymmen inomhus och utomhus, bord som behövs och skyddande av golvet i utställningslokalen. Utställning med temat vildmark och natur, varje organisation bygger upp och monterar ner sin egen avdelning. Var och en avlägsnar sina egna saker och sitt skräp från platsen efter evenemanget. En ansvarsperson utses för byggandet av stockeldarna och installationen av stockfacklorna på evenemangsplatsen. Sipoon Riistanhoitoyhdistys ansvarar för ärendet. Rätt att ordna måltider och pris, bröd / margarin / ost + dryck (5 Raseborg 2016) Det föreslogs att måltiderna ordnas av Sipoon Martat. Rätt att sälja korv och pris ( köttig korv 2 Raseborg 2016) Det föreslogs att korvförsäljningen sköts av Sipoon teatteri.

5 5 (6) Rätt att sälja plättar/våfflor och pris (plätt/våffla 2 Raseborg 2016) Det föreslogs att plättförsäljningen sköts av Sipoon Partiolaiset. Rätta att sälja kaffe och pris (kaffe och sött/salt tilltugg 2,50 Raseborg 2016) Det föreslogs att kaffeförsäljningen sköts av Sipoon Martat. Ljudåtergivning och ansvarsperson på evenemangsplatsen Ansvarsperson Carola Juselius Evenemang för allmänheten / tillstånd Sibbo kommun / Finlands Tillstånden för evenemanget sköts av Sibbo kommun, ansvarsperson Carola Juselius 8. INFORMATION Finlands skickar ett förslag på texten och layouten till utomhusreklamen till Sibbo kommun för godkännande, varefter man tillverkar 3 4 stora utereklamskyltar om Nylands vildmarkseldar i Sibbo 2017 avgiftsfritt för kommunen. Utomhusreklamen har skickats till kommunen efter godkännande. Finlands tillverkar också dekaler för Vildmarkseldarna i Sibbo kommun. Ett förslag på layouten och texten skickas dock först för godkännande till Sibbo kommun. Dekalerna har skickats till kommunen efter godkännande. Evenemanget kräver följande informationsåtgärder: informationsmöten press, radio och TV till gruppen som installerar skyltarna utses: meddelande på Sibbo kommuns webbplats och i evenemangskalendern meddelande på Finlands Nylands distrikts webbplats meddelande på alla deltagande organisationers webbplatser och tidningar teckningstävling, inbjudningskortets omslagsbild (lågstadieskolorna i Sibbo kommun) Finlands Nylands distrikts klasstipendium 200,00 kan sökas av årskurs 6 Kontakter till press och radio, ansvarsperson Carola Juselius Länkar till evenemanget på Sibbo kommuns och Finlands Nylands distrikts webbplatser Stipendium och teckningstävling, kontaktperson Carola Juselius 9. PLATSRESERVERINGAR INOMHUS OCH UTOMHUS Den nuvarande situationen gällande platsreserveringarna inomhus och utomhus gås igenom (Bilaga 4). Platsreserveringarna sköts av Sibbo kommun, ansvarsperson Carola Juselius 10. ÖVRIGA ÄRENDEN Blankett med viktiga kontaktuppgifter, uppgifterna kompletteras (Bilaga 3). Anmälningsblankett till Vildmarkseldarna på Finlands Nylands distrikts webbplats (Bilaga 1).

6 6 (6) 11. KOMMITTÉNS FÖLJANDE MÖTE Nästa möte hålls i Nickby Hjärta, adress Stora Byvägen 12, Sibbo, kl AVSLUTANDE AV MÖTET Timo Tanner, ordförande för Finlands, avslutade mötet kl Timo Tanner Mauno Mynttinen ordförande verksamhetsledare timo.tanner@pp1.inet.fi mauno.mynttinen@metsastajaliitto.fi