Kallelse KSPU

Transkript

1 Kallelse KSPU

2 KALLELSE Kommunstyrelsens personalutskott () Plats och tid: Grön, , kl :5 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Ragnar Steen Ordförande Frida Persson Sekreterare Beslutsärenden Föredragningslistan Val av justerare. Förslag Lennart Nilsson Uppföljning av systematisk arbetsmiljöarbete 0 0/86 4 Samverkan rörande löne- och pensions administration i Skåne Nordväst 5 Motion från Kerstin Engle (S) m.fl om att ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid 0/67 0/49 6 Karriärstjänster för lärare 0/96 7 Tillämpning av regler för minnesgåvor 0/94 8 Informationsärenden Informationsärenden Varsel om stridsåtgärder från Kommunal Aktuella förhandlingsfrågor Lönebildningsprocessen Personalstatistik Övrigt

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /86 Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 0 Ärendebeskrivning Personalenheten har på uppdrag av kommunstyrelsens personalutskott utarbetat riktlinjer för hur den årliga uppföljningen skall ske. Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp genom en enkät som årligen skickas ut till chefer på arbetsplatsnivå. Personalenheten ansvarar för sammanställning av resultatet på totanivå och på förvaltningsnivå. En sammanfattande sammanställning ska årligen tillställas kommunstyrelsen. Personalenheten har gjort en sammanfattande sammanställning för hela kommunen. Sammanställningen har redovisats i centrala samverkansgruppen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från personalchefen 6 april 0 Personalenhetens sammanställning av uppföljningen av systematiskt arbetsmiljöarbete 0 Sammanställning av enkät på totalnivå Sammanställning av enkät på förvaltningsnivå. Förslag till beslut Personalutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att med beaktande av framkomna synpunkter och föreslagna åtgärder lägga sammanställningen till handlingarna. Lilian Eriksson Kommundirektör Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

4 Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (6) Personalchef Hans-Börje Andersson Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 0 Varje år ska Ängelholms kommuns systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) följas upp. Från och med i år sker detta genom en enkätundersökning som besvaras för en eller flera arbetsplatser av ansvarig chef i samverkan med skyddsombud, arbetsplats/elevskyddsombud eller en grupp medarbetare. Sammanställningen av undersökningen med förslag till åtgärder/kommentarer behandlas i central samverkansgrupp och presenteras för kommunstyrelsen. Förvaltningarna får därefter utifrån resultat och behov ta fram handlingsplaner med konkreta åtgärder på kort- och lång sikt vilka implementeras i Ratten. Kommentar till uppföljningen Uppföljningen har 75 % svarfrekvens och då det är ett krav från arbetsmiljöverket att årlig uppföljning ska göras behöver vi högre svarsfrekvens framöver. Enkäten har gått direkt via e-post till de chefer som har personalansvar och arbetsmiljöuppgifter. Detta är första året Netigate används som enkätverktyg och några svar har påverkats av att det ibland har varit oklart vilket svarsalternativ man ska välja när en fråga inte har varit relevant för arbetsplatsen, detta har då dragit ned betyget, vilket ger ett missvisande resultat. Detta behöver åtgärdas till nästa år eftersom det i viss mån påverkar undersökningens tillförlitlighet. Vid tolkning av resultatet bör noteras att inom vissa förvaltningar är det få respondenter. Detta beror på att man har gått ihop och svarat för t.ex. hela förvaltningen, för ett skyddsområde eller för en större del av verksamheten. Sammanställningen följer paragraferna i föreskriften om det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 00:). Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. De flesta arbetsplatser har det systematiska arbetsmiljöarbetet som en naturlig del i den dagliga verksamheten, också vid förändringar, beslutsfattande och planering. Genomgående i undersökningen framkommer ändå att man önskar att det fanns mer tid för detta eftersom det ses som viktigt och angeläget. Kommunledningskontoret Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

5 (6) I många svar framkommer att det är ett arbete som måste ske kontinuerligt och att rutiner för att kunna arbeta systematiskt med frågorna är avgörande för kvaliteten och uppföljningen av arbetet. 4 Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Inom områden som rör delaktighet och medverkan så visar svaren en samstämmig bild av att medarbetarna har möjlighet till detta. Alla arbetsplatser har arbetsplatsträffar, och anser att de har dem tillräckligt ofta vilket ger möjlighet till medverkan. Flera arbetsplatser saknar dock arbetsplatsombud/skyddsombud vilket genomgående påverkar svaren som gäller samverkan generellt och lokal samverkansgrupp specifikt. Istället samverkar ansvarig chef med annan facklig representant/skyddsombud. Detta kan påverka upplevelsen av direkt dialog på arbetsplatsen i frågor som rör den egna verksamheten. Inom de flesta förvaltningarna behöver man arbeta med att förankra de olika forum och nivåer som finns i samverkanssystemet. 5 Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Det finns en samstämmighet i att policyn finns tillgänglig men att rutiner, förankring och information kan bli bättre. Drygt 60 % av medarbetarna känner till policyn. Att upprätthålla rutiner och skapa systematik kräver tid och flera chefer svarar att de har svårt att få tiden att räcka till. De gemensamma SAM-rutinerna som finns tillgängliga på arbetsnätet Insikten är generella och övergripande och är tänkta att kompletteras med förvaltningsspecifika SAM-rutiner som också ska finnas tillgängliga på Insikten. Flera förvaltningar behöver arbeta vidare med sina rutiner, och framför allt med hur det arbetet ska planeras och organiseras. 6 Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om - regler som har betydelse för arbetsmiljön - fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, - åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt - arbetsförhållanden som främjar en tillfredställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Inom detta område finns det stor spridning i svaren och många arbetsplatser anser att balansen mellan uppgifter, befogenheter, resurser och kompetens bara delvis kan upprätthållas. Kommunfullmäktige har våren 0 antagit en ny skriftlig uppgiftsfördelning som bättre följer kommunens organisation. Respektive nämnd fördelar ut arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef som fördelar vidare inom förvaltningen. Hälften av arbetsplatserna anser att det finns brister i organisationen som påverkar arbetsmiljön negativt: tidsbrist, för många medarbetare per chef, brist på information, oklara gränsdragningar, olämpliga lokaler och omorganisationer. Trots att det har genomförts SAM-utbildningar för chefer och skyddsombud har alla inte medverkat i dessa. Analys av detta behöver göras inom samtliga förvaltningar eftersom det är en förutsättning för en god arbetsmiljö.

6 (6) 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet. De flesta arbetsplatser anser att introduktionen av nyanställda sker på ett tillfredställande sätt, men 5 % svarar att medarbetarna, framför allt de med tidsbegränsade anställningar, inte ges tillräcklig information och/eller utbildning om risker, skydd, policys och rutiner. Analys och åtgärder behövs framför allt inom Kultur-och fritid-, Tekniska-, Barn och utbildning- samt Socialförvaltningen. För minderåriga har nya rutiner tagits fram för 0. 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheterna planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. De flesta arbetsplatserna undersöker arbetsförhållandena och bedömer riskerna för ohälsa och olycksfall kontinuerligt. Inom Kultur och fritid-, Barn och utbildning- och Socialförvaltningen behöver man förbättra detta arbete på några arbetsplatser. Skyddsrond genomförs på de flesta ställen men uppföljningarna på arbetsplatsträffar och i lokala samverkansgrupper behöver förbättras. Uppföljning av medarbetarenkäten har påverkats något av omorganisationer och byte av chefer men 9 % anser att uppföljning av resultaten görs väl eller ganska väl. Dialog om hälsa och arbetsmiljö sker i 98 % av medarbetarsamtalen. 9 Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, skall arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Det är inte alla arbetsplatser som har erfarenhet av detta, men då det sker så utreder och åtgärdar man i hög utsträckning vilket nu kan göras enkelt via internet. Intern rapportering av incidenter/tillbud behöver ses över och förbättras övergripande. 0 Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren skall vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras. De flesta arbetsplatser inom Socialförvaltningen och Barn-och utbildningsförvaltningen arbetar systematiskt med handlingsplaner, men flera arbetsplatser behöver stöd i att arbeta med handlingsplaner för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Uppföljning och kontroll av åtgärder kan förbättras generellt. Nu finns handlingsplaner tillgängliga på Insikten för olika typer av riskbedömningar och åtgärder. I enkätsvaren nämns att det är viktigt att bedöma risker vid gradvisa förändringar som kan vara svårare att uppmärksamma. Mer kunskap behövs om hur man kontinuerligt, enkelt och integrerat kan arbeta med riskbedömningar i de miljöer där riskerna är svårbedömda och varierar ofta, t.ex. inom grundskola, särskola och delar av socialförvaltningen. I de verksamheter där man gör inköp av t.ex. maskiner och kemtekniska artiklar så tas hänsyn till arbetsmiljöaspekterna vid inköp och upphandling.

7 4 (6) När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. När företagshälsovård eller motsvarande hjälp anlitas skall den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete. Företagshälsovården används av alla förvaltningarna och uppfyller i stort sett våra behov av resurser/kompetens. Det kan dock vara väntetider för samtalsstöd/psykolog.

8 5 (6) Sammanfattning, uppföljning och förslag till åtgärder Inom stora delar och i flera avseenden fungerar det systematiska arbetsmiljöarbetet bra i Ängelholms kommun men det finns områden som behöver utvecklas och där direkta åtgärder behöver vidtas. För att kunna skapa utrymme för lärande och förbättringar i det dagliga arbetet behövs tid för analys, uppföljning och reflektion. Detta kan ske i formella samverkansforum men behövs också i vardagen. I komplexa verksamheter där förutsättningarna förändras snabbt och man arbetar nära medborgare, elever, brukare, kunder eller klienter måste arbetsmiljöfrågorna integreras både i beslutsfattandet och i utförandet av arbetetvilket är en viktig uppgift för alla medarbetare. Uppföljning Resultatet för kommunen som helhet och för de olika förvaltningarna läggs ut på Insikten. Sammanställningen behandlas i central samverkansgrupp och presenteras för kommunstyrelsen. Handlingsplaner med åtgärder utifrån uppföljningen behöver göras på alla nivåer; central samverkansgrupp, förvaltningssamverkangrupp, lokal samverkansgrupp samt arbetsplatsträffar. Arbetsmiljöverket lägger stor vikt vid systematiken: undersöka-bedöma-vidta åtgärder- följa upp. Genom att besvara enkäten har arbetsplatsen övergripande undersökt och bedömt sitt systematiska arbetsmiljöarbete - de kvarvarande stegen är att vidta åtgärder och följa upp. Varje arbetsplats som har besvarat uppföljningen får sina resultat via e-post. Brister som måste åtgärdas på kort sikt ska dokumenteras i handlingsplaner som finns på Insikten, förbättringar på lång sikt kan föras in i handlingsplan i Ratten. Med fördel kan resultatet från medarbetarenkäten och SAM-utvärderingen användas tillsammans som underlag för att ta fram mål och handlingsplaner i Ratten. Kommentarer och förslag till åtgärder som kan brytas ned och läggas in i handlingsplaner för berörda verksamheter Det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver fortsatt integreras i den dagliga verksamheten och styrdokument som avtal, policys och verksamhetsplaner behöver harmonisera med varandra, vara enkla att använda och finnas lättillgängliga på Insikten som samtliga medarbetare ska ha tillgång till. All aktuell och relevant information; från styrdokument till rutiner ska finnas samlat på Insikten. Om Insikten används vid introduktion, utbildningar och som informationskälla i det dagliga arbetet så får vi en god överblick och bättre systematik i arbetsmiljöarbetet. Personalenheten ansvarar för den generella informationen, förvaltningarna ansvarar för sin specifika information. Sedan förra undersökningen har material om medarbetarsamtal och SAM uppdaterats. En ny uppgiftsfördelning för arbetsmiljöfrågor har antagits i kommunfullmäktige och ska börja användas våren 0, personalenheten samordnar detta arbete. Den största skillnaden mot tidigare är att respektive nämnd fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef som sedan fördelar vidare till chefer i linjen. Det gör det enklare att fatta nödvändiga beslut för att det ska råda balans mellan ansvar-befogenhet-kunskap-resurser. Arbetsmiljöpolicyn ska revideras under 0. Vid organisationsförändringar, projektarbeten, byggnadsarbeten på arbetsplatsen etc. ställs tydliga krav från arbetsmiljöverket på riskbedömningar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågorna. Alla medarbetare ska veta vilken chef som har vilket ansvar. Det behöver föras dialog i samverkansgrupperna på alla nivåer om hur man kan få fler skyddsombud/arbetsplatsombud och se till att de får relevant utbildning.

9 6 (6) Introduktionsutbildningar finns för både nya chefer och nyanställda medarbetare. Nya riktlinjer för introduktion av chefer har antagits där information om det systematiska arbetsmiljöarbetet betonas. Introduktionsutbildningar erbjuds med jämna intervall och förvaltningarna bör se till att alla nyanställda ges möjlighet att delta. Särskilt fokus bör läggas på att ersättare för chefer och medarbetare med tidsbegränsad anställning får introduktion och information så att de har tillräcklig kompetens i arbetsmiljöfrågor. Under 0 har utbildning i SAM erbjudits chefer och skydds/arbetsplatsombud. Nya rutiner behöver tas fram för intern tillbudsrapportering. Personalenheten samordnar detta arbete. Personalenheten utvärderar nuvarande avtal om företagshälsovård som en förberedelse inför upphandling av företagshälsovård med avtalsperiod från 04. Hans-Börje Andersson Personalchef

10 Uppföljning av SAM 0 Utveckling 0 05 > 0 05 Svar 68/9=75%. Samverkan och medverkan (AFS 00:, 4 ).. Mötesfrekvensen i den lokala samverkansgruppen är tillräcklig Besvarad av: 66 (78%) Ej besvarad av: 9 (%) Instämmer helt 47 (7%) ganska väl 7 (6%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 74 (87%) Kommentarer "Var 5 6:e vecka. Läggs in i början på terminen." "Lite missar i planeringen. Lösningar på det finns nu." "Detta gäller FSG! " "Har ställts in vid några tillfällen 0, p.g.a sjukdom och omprioriteringar. Förbättringsområde till 0. " "Ej aktuellt då vi inte har någon lokal samverkansgrupp." "Då styrgruppen träffas varje vecka och det lyfts LSG frågor där." "Vid stora förändringar krävs oftare träffar/möten." "VSG" "Har varit behovsbundet. Förslagsvis bestämma datum för minst 4 möten per år, redan i sista mötet föregående år." "Ny LSG bildad efter omorganisation, generellt för TK." "Vi har förutbestämda möten 4 5/ggr per år och dessutom extra vid behov."

11 .. Mötesfrekvensen i den lokala samverkansgruppen är tillräcklig Besvarad av: 66 (78%) Ej besvarad av: 9 (%) Instämmer helt 47 (7%) ganska väl 7 (6%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 74 (87%) Kommentarer "Var 5 6:e vecka. Läggs in i början på terminen." "Lite missar i planeringen. Lösningar på det finns nu." "Detta gäller FSG! " "Har ställts in vid några tillfällen 0, p.g.a sjukdom och omprioriteringar. Förbättringsområde till 0. " "Ej aktuellt då vi inte har någon lokal samverkansgrupp." "Då styrgruppen träffas varje vecka och det lyfts LSG frågor där." "Vid stora förändringar krävs oftare träffar/möten." "VSG" "Har varit behovsbundet. Förslagsvis bestämma datum för minst 4 möten per år, redan i sista mötet föregående år." "Ny LSG bildad efter omorganisation, generellt för TK." "Vi har förutbestämda möten 4 5/ggr per år och dessutom extra vid behov.".. Den lokala samverkansgruppens arbetssätt och uppgifter är klart uttalade för alla på arbetsplatsen Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 7 (6%) ganska väl 5 (54%) inte så väl (0%) 4 inte alls 0 Medel:,

12 .. Den lokala samverkansgruppens arbetssätt och uppgifter är klart uttalade för alla på arbetsplatsen Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 7 (6%) ganska väl 5 (54%) inte så väl (0%) 4 inte alls 0 Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (4%) Ej besvarad av: 7 (86%) Kommentarer "Samtlig persona har haft ett utbildningstillfälle med Henke Kareld." "Mer information från chefen från dessa möten" "Ta upp detta på APT där facklig representant/representanter medverkar." "Kan bli bättre på att systematiskt rapportera från samverkansgruppen" "Finns en tveksamhet hur persoal har god kännedom om hur arbetet bedrivs i samverkansgruppen. Ytterligare informationsinsatser behövs." "Detta gäller FSG. Mer information kan spridas. " "har i december fått en uppfräschning och utbildning tillsammans med Henrik Kareld samt samordnare och enhetchef + kommunals representant. " "Se fråga " "VSG, mer information om VSG på APT" "Att lägga ett förberedande APT inför LSG med bilagt protokoll med övriga fråga." "Haft samtlig personal på utbildning." "Även om information har gått ut så gissar vi att kunskapen om just samverkansgruppen inte är helt och fullt förankrad hos alla." 4.. Deltagare i den lokala samverkansgruppen kan påverka dagordningen inför mötet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 58 (9%) ganska väl 6 (9%) inte så väl 0 4 inte alls 0

13 4.. Deltagare i den lokala samverkansgruppen kan påverka dagordningen inför mötet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 58 (9%) ganska väl 6 (9%) inte så väl 0 4 inte alls 0 Medel:,9 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: (4%) Ej besvarad av: 8 (96%) Kommentarer "Se fråga " "VSG Osäkerhet kring vilka frågor som tas upp på denna nivå gemfört med FSG" "Skett på plats. Ändrar till inför LSG." Riskbedömningar/handlingsplaner tas upp i den lokala samverkansgruppen Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt (50%) ganska väl (6%) inte så väl 4 (6%) 4 inte alls 5 (8%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Ibland svårt att veta om det kommer upp alla ärende."

14 5. 4. Riskbedömningar/handlingsplaner tas upp i den lokala samverkansgruppen Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt (50%) ganska väl (6%) inte så väl 4 (6%) 4 inte alls 5 (8%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Ibland svårt att veta om det kommer upp alla ärende." "Kommunal/arbetsgivare infomera om kommande riskbedömningar i stora samverkansgruppen. Därefter genomförs arbetet i samverkan med skyddsombud/huvudskyddsombud. Lyfts därefter upp till samverkansgruppen som informationspunkt. " "Vid behov tas det i FSG annars LSG. " "Riskbedömning har tagits upp 0, benämningen på lokalsamverkansgrupp har dock inte varit tydlig." "Se fråga " "Vi bör bli bättre på att ta upp riksbedömningar samt protokollföra dessa i den lokala samverkansgruppen." "VSG Mera övergripande frågor" "Bättre att utföra det på plats men följa upp riskbedömningen görs även på LSG" Den lokala samverkansgruppen deltar aktivt i förändrings och utvecklingsarbete Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 6 (4%) ganska väl 0 (47%) inte så väl 8 (%) 4 inte alls 0 Medel:,

15 6. 5. Den lokala samverkansgruppen deltar aktivt i förändrings och utvecklingsarbete Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 6 (4%) ganska väl 0 (47%) inte så väl 8 (%) 4 inte alls 0 Medel:, Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: 0 (%) Ej besvarad av: 75 (88%) Kommentarer "Arbetsgivare och fackliga representanter har ett gemensamt ansvar i förrändrings och utvecklingsarbete." "Arbetsmiljöfrågor drivs aktivt andra förändringsarbete inte fått så mycket utrymme" "Behöver mer utbildning kring samverkan " "Finns förbättringskapacitet isamverkansgruppen, en ömsesidig dialog är ett gemensamt ansvar." "Vissa frågor behanlas i utvecklingsgrupperna" "Ja, ex kulturstråksprocess, bad." "Se fråga " "VSG, samverkans parter bjuds in i de olika processerna" "Mer förändringsarbete än utvecklingsarbete. Utveckling sker mer i arbetslag och på APT. Det finns en utvecklingsgrupp i grundskolan." "Vi deltar inte i förändringar som grupp utan de fackliga repr deltar utifrån det och jag utifrån att jag är chef och ansvarig för förändringarna." Vi tar hänsyn till hälso och arbetsmiljöfaktorer när beslut ska fattas i det dagliga arbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 6 (56%) ganska väl 6 (4%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,5

16 7. 6. Vi tar hänsyn till hälso och arbetsmiljöfaktorer när beslut ska fattas i det dagliga arbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 6 (56%) ganska väl 6 (4%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,5 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Kan bli bättre och mer information " "Finns förbättringsdelar som aktivt arbetas med." "Tas på LSG. " "DIK uttrycker tveksamhet kring framför allt helgtjänstgöringen" "Vi behöver skriva in arbetsmiljö som en fas punkt i dagordningen." "VSG" "Budgeten är i bland gränssättande." "Detta är med i vårt dagliga arbete när det gäller klientbesök både på kontoret och i hemmet vilket är det område där de största riskerna finns (hot och våld). " Mötesfrekvensen för APT är tillräcklig Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 49 (75%) ganska väl 6 (5%) inte så väl 0 4 inte alls 0 Medel:,8

17 8. 7. Mötesfrekvensen för APT är tillräcklig Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 49 (75%) ganska väl 6 (5%) inte så väl 0 4 inte alls 0 Medel:,8 Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: 7 (8%) Ej besvarad av: 78 (9%) Kommentarer "Avgräsning gällande APT och verksamhetsmöte på museet" "All personal träffas minst två gånger i veckan och har möjlighet varje dag att träffas allihop om behovet skulle uppstå" "Under normala omständigheter är det lagom men när stora förändringar är på gång kan det krävas oftare." "Dagordning före mötena behövs i god tid före APT." "EC tycker att två timmar är för kort hade varit önskvärt med tre timmar." "VSG en gång per månad" "Gärna fler arbetsplatsträffar för personalenheten separat." Medarbetare, skyddsombud (och där det är tillämpligt elevskyddsombud) har möjlighet att medverka i hälso och arbetsmiljöarbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 49 (77%) ganska väl 5 (%) inte så väl 0 4 inte alls 0 Medel:,8

18 9. 8. Medarbetare, skyddsombud (och där det är tillämpligt elevskyddsombud) har möjlighet att medverka i hälso och arbetsmiljöarbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 49 (77%) ganska väl 5 (%) inte så väl 0 4 inte alls 0 Medel:,8 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Kommentar "Behov av ytterligare instruktör inom hot och våld. " "Hälso och arbetsmiljöfrågor blir en stående punkt vid APT." 0. Arbetsmiljöpolicy (AFS 00:, 5 ). 9. Arbetsmiljöpolicyn är känd av alla medarbetare Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 5 (8%) ganska väl 5 (55%) inte så väl (%) 4 inte alls (5%) Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: 5 (8%) Ej besvarad av: 70 (8%) Kommentarer

19 0. Arbetsmiljöpolicy (AFS 00:, 5 ). 9. Arbetsmiljöpolicyn är känd av alla medarbetare Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 5 (8%) ganska väl 5 (55%) inte så väl (%) 4 inte alls (5%) Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: 5 (8%) Ej besvarad av: 70 (8%) Kommentarer "Information kommer att ges vid nästa APT" "Alla får i uppdrag att informera sig via Insikten" "Denna bör tas upp och implementeras på APT" "Lägga till detta i samordnargenomgången vid första anställningen. " "Hur mäter vi detta? policyn är kommunicerad, osäker på hur den har tagits emot. " "Alla är informerade" "Information har gått ut, alla känner sig dock inte välbekanta med innehåll. Implementeras på APT." "krävs mer information" "SAM pärmar finns på samtliga enheter,insikten introduceras i samband med nyanställning, både i den centrala och den lokala. Möjlighet finns att boka tid för genomgång med central tjänsteman för medarbetaren. Detta är också ett egenansvar." "Personalen har fått ut policyn, däremot hur känd kan kanske diskuteras." "Persnalen har fått ut policyn, däremot hur känd kan kanske diskuteras." "Ewa Carlsson har varit och informerat men vi upplever ändå att den inte är känd av alla" "VSG mer info och förankring behövs" "Information tagen på APT 0, vidare information på följande APT" "Den är dock komunicerad på APT.". Uppgiftsfördelning (AFS 00:, 6 )

20 Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%). 9. Arbetsmiljöpolicyn är känd av alla medarbetare Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 5 (8%) ganska väl 5 (55%) inte så väl (%) 4 inte alls (5%) Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: 5 (8%) Ej besvarad av: 70 (8%) Kommentarer "Information kommer att ges vid nästa APT" "Alla får i uppdrag att informera sig via Insikten" "Denna bör tas upp och implementeras på APT" "Lägga till detta i samordnargenomgången vid första anställningen. " "Hur mäter vi detta? policyn är kommunicerad, osäker på hur den har tagits emot. " "Alla är informerade" "Information har gått ut, alla känner sig dock inte välbekanta med innehåll. Implementeras på APT." "krävs mer information" "SAM pärmar finns på samtliga enheter,insikten introduceras i samband med nyanställning, både i den centrala och den lokala. Möjlighet finns att boka tid för genomgång med central tjänsteman för medarbetaren. Detta är också ett egenansvar." "Personalen har fått ut policyn, däremot hur känd kan kanske diskuteras." "Persnalen har fått ut policyn, däremot hur känd kan kanske diskuteras." "Ewa Carlsson har varit och informerat men vi upplever ändå att den inte är känd av alla" "VSG mer info och förankring behövs" "Information tagen på APT 0, vidare information på följande APT" "Den är dock komunicerad på APT.". Uppgiftsfördelning (AFS 00:, 6 ). 0. Jag som chef har fått tilldelat mig arbetsmiljöuppgifter skriftligt

21 . Uppgiftsfördelning (AFS 00:, 6 ). 0. Jag som chef har fått tilldelat mig arbetsmiljöuppgifter skriftligt Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 46 (7%) ganska väl 9 (4%) inte så väl 4 (6%) 4 inte alls 5 (8%) Medel:,5 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 80 (94%) Kommentarer "Vår förvaltningschef har inte fått sin delegation från kommunledningskontoret därför har inte heller vi avdelsningschefer fått den." "Chef elevhälsan har övergripande arbetsmiljöansvar" "Är tillförordn. chef och vet inte helt säkert om uppgifterna tilldelats skriftligt eller inte" "Fackliga invändning man tycker inte detta är håller. Förvaltningschef måste ha uppgiftsfördelning/delegation. " "Nyhems ro LSG fyller i EN enkät." 4. a. Jag som chef har tillräcklig KUNSKAP för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 4 (40%) ganska väl (5%) inte så väl (5%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%)

22 . 0. Jag som chef har fått tilldelat mig arbetsmiljöuppgifter skriftligt Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 46 (7%) ganska väl 9 (4%) inte så väl 4 (6%) 4 inte alls 5 (8%) Medel:,5 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 80 (94%) Kommentarer "Vår förvaltningschef har inte fått sin delegation från kommunledningskontoret därför har inte heller vi avdelsningschefer fått den." "Chef elevhälsan har övergripande arbetsmiljöansvar" "Är tillförordn. chef och vet inte helt säkert om uppgifterna tilldelats skriftligt eller inte" "Fackliga invändning man tycker inte detta är håller. Förvaltningschef måste ha uppgiftsfördelning/delegation. " "Nyhems ro LSG fyller i EN enkät." 4. a. Jag som chef har tillräcklig KUNSKAP för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 4 (40%) ganska väl (5%) inte så väl (5%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%)

23 4. a. Jag som chef har tillräcklig KUNSKAP för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 4 (40%) ganska väl (5%) inte så väl (5%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 8 (95%) Kommentarer "Ingen av oss har gått utbildningen" "Om det uppkommer situationer som inte är kända tar man reda på vad som gäller." "Om det uppkommer situationer som inte är kända tar man reda på vad som gäller." "Behöver kontinuerlig utbildning" 5. b. Jag som chef har tillräckliga RESURSER för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 5 (5%) ganska väl (5%) inte så väl (8%) 4 inte alls (5%) Medel: Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 80 (94%) Kommentarer

24 5. b. Jag som chef har tillräckliga RESURSER för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 5 (5%) ganska väl (5%) inte så väl (8%) 4 inte alls (5%) Medel: Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 80 (94%) Kommentarer "Svårt att hantera arbetsmiljöfrågor som kräver stora ekonomiska resurser. Är fta beroende av adra beslutsfattare." "Jag vill göra mer men tiden räcker inte till!" "Svårt att få tid att räcka till för att följa upp." "Svårt att få tid att räcka till för att följa upp." "VSG, mera resurser för förebyggande arbete behövs" 6. c. Jag som chef har tillräckliga BEFOGENHETER för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 59 (69%) Ej besvarad av: 6 (%) Instämmer helt 5 (4%) ganska väl (5%) inte så väl (%) 4 inte alls (%) Medel:,4 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%)

25 6. c. Jag som chef har tillräckliga BEFOGENHETER för de tilldelade arbetsmiljöuppgifterna Besvarad av: 59 (69%) Ej besvarad av: 6 (%) Instämmer helt 5 (4%) ganska väl (5%) inte så väl (%) 4 inte alls (%) Medel:,4 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (4%) Ej besvarad av: 8 (96%) Kommentarer "Ibland ligger besluten hos TK, och då kan vi inte påverka resultatet." "VSG Befogenheter och resurser borde kopplas ihop." "Fastighetsfrågor kan vi inte styra över. (Fysisk arbetsmiljö och tex. snöröjning)" 7. Kunskap (AFS 00:, 7 ) 8.. Skyddsombudens kompetens inom arbetsmiljöområdet är tillräcklig Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 8 (4%) ganska väl (48%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%)

26 7. Kunskap (AFS 00:, 7 ) 8.. Skyddsombudens kompetens inom arbetsmiljöområdet är tillräcklig Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 8 (4%) ganska väl (48%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 79 (9%) Kommentarer "Behöver mer utbildning " "Vi saknar lokala skyddsombud. " "ett av arbetsplatsombuden har varit sjukskriven en längre period och jag är osäker på om denne har gått all utbildning." "Saknas lokala skyddsombud" "Ej haft ombud tidigare på arbetsplatsen." "Kommer att åtgärdas genom utbildning i april." 9.. Medarbetarna ges tillräcklig information/utbildning om sin arbetsmiljö (gällande risker, skydd, policy och rutiner) Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 6 (5%) ganska väl 40 (6%) inte så väl 6 (9%) 4 inte alls (5%) Medel:,

27 8.. Skyddsombudens kompetens inom arbetsmiljöområdet är tillräcklig Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 8 (4%) ganska väl (48%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 79 (9%) Kommentarer "Behöver mer utbildning " "Vi saknar lokala skyddsombud. " "ett av arbetsplatsombuden har varit sjukskriven en längre period och jag är osäker på om denne har gått all utbildning." "Saknas lokala skyddsombud" "Ej haft ombud tidigare på arbetsplatsen." "Kommer att åtgärdas genom utbildning i april." 9.. Medarbetarna ges tillräcklig information/utbildning om sin arbetsmiljö (gällande risker, skydd, policy och rutiner) Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 6 (5%) ganska väl 40 (6%) inte så väl 6 (9%) 4 inte alls (5%) Medel:, Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%)

28 9.. Medarbetarna ges tillräcklig information/utbildning om sin arbetsmiljö (gällande risker, skydd, policy och rutiner) Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 6 (5%) ganska väl 40 (6%) inte så väl 6 (9%) 4 inte alls (5%) Medel:, Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 74 (87%) Kommentarer "Vi inväntar förvaltningschefens delegation för att sedan kunna slutföra vårt systematiska arbetsmiljöarbete och påbörja implementteringen i våra respektive verksamheter." "Finns två delar i detta, beträffande den operativa delen föreligger Helt. Utanför den operativa delen föreligger kvarstående arbete beträffande informationsdelar i ex Arbetmiljöpolicy och likn." "Ytterligare rutiner skulle behövas" "Skillnad på information och utbildning. " "Jag skulle önska att mer tid och pengar kunde avsättas så att all personal fick information/utbildning i att vara aktiva gällande sin arbetsmiljö, hitta lösningar och komma med förslag om förbättringar på längre sikt. " "Behöver bli bättre" "Allt kan bli bättre." "Allt kan bli bättre." "VSG, mer kan göras" "Intern utbildning för all personal inom avdelning, tas upp V0 på LG." "Det som finns att förbättra är någon form av systematik i informationen som blir väl känd och som återkommer över tid." Nyanställda får tillräcklig information/utbildning om sin arbetsmiljö vid introduktionen (gällande risker, skydd, policy och rutiner) Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt (%) ganska väl (5%) inte så väl 9 (4%) 4 inte alls 0 Medel:,

29 0. 4. Nyanställda får tillräcklig information/utbildning om sin arbetsmiljö vid introduktionen (gällande risker, skydd, policy och rutiner) Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt (%) ganska väl (5%) inte så väl 9 (4%) 4 inte alls 0 Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Se föregående fråga (kommentar)" "Primärt erhåller medarbetaren utbildning i sina direkta arbetsuppgifter beträffande operativa policys, rutiner mm. Övriga policy och likn, informeras löpande därefter via ex APT" "Nya rutiner är under arbete" "Det som går att göra görs, syst arb miljö arbetes processen pågår." "Se över rutinen för timanställda och andra vikarier" "Det beror på intresse och att ha möjlighet att följa upp. Kort introduktion och det är mycket att ta till sig." "Håller på med att ta fram en lokal introduktion." "Många visstidsanställda/timanställda hinner ej få tillräcklig information innan de börjar arbeta.". Riskbedömning, åtgärder och uppföljning (AFS 00:, 8 0 ). 5. Skyddsrond genomförs minst gång/år och den följs upp på APT och i samverkansgruppen Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 45 (69%) ganska väl 4 (%) inte så väl 6 (9%) 4 inte alls 0 Medel:,6

30 . Riskbedömning, åtgärder och uppföljning (AFS 00:, 8 0 ). 5. Skyddsrond genomförs minst gång/år och den följs upp på APT och i samverkansgruppen Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 45 (69%) ganska väl 4 (%) inte så väl 6 (9%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: 9 (%) Ej besvarad av: 76 (89%) Kommentarer "Skolsköterskornas arbetsrum är förlagda på olika skolor och tillhör den verksamhetens arbetsmiljörond. Rutin för att systematiskt ha arbetsmiljörond med skolhälsvårdens verksamhet i fokus är påbörjad. Plan att ca var 4:e år besöka samtliga mottagningar" "Otydligt kring den fysiska " "Arbetsgivaren har missat att kalla skyddsombud/huvudskyddsombud till aktuell skyddsrond." "Åtgärderna är klara men frågan har inte lyfts på APT." "Vi har inte följt upp den på APT:n. Det får vi skaffa rutiner för." "Har inte följts upp på APT." "Tas upp på APT" "Har inte förekommit tidigare. Ny arbetsledare på plats så vi får gemensamt se till att ta tag i detta inom snar framtid" "Skyddsrond görs. Uppföljningen kan förbättras både vid APT och samverkansgruppen.". 6. Resultatet av medarbetarundersökningen används för att förbättra och utveckla verksamheten Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt 4 (65%) ganska väl 7 (7%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls 0 Medel:,6

31 . 5. Skyddsrond genomförs minst gång/år och den följs upp på APT och i samverkansgruppen Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Instämmer helt 45 (69%) ganska väl 4 (%) inte så väl 6 (9%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: 0 Ej besvarad av: 85 (00%) Vet ej 0 Besvarad av: 9 (%) Ej besvarad av: 76 (89%) Kommentarer "Skolsköterskornas arbetsrum är förlagda på olika skolor och tillhör den verksamhetens arbetsmiljörond. Rutin för att systematiskt ha arbetsmiljörond med skolhälsvårdens verksamhet i fokus är påbörjad. Plan att ca var 4:e år besöka samtliga mottagningar" "Otydligt kring den fysiska " "Arbetsgivaren har missat att kalla skyddsombud/huvudskyddsombud till aktuell skyddsrond." "Åtgärderna är klara men frågan har inte lyfts på APT." "Vi har inte följt upp den på APT:n. Det får vi skaffa rutiner för." "Har inte följts upp på APT." "Tas upp på APT" "Har inte förekommit tidigare. Ny arbetsledare på plats så vi får gemensamt se till att ta tag i detta inom snar framtid" "Skyddsrond görs. Uppföljningen kan förbättras både vid APT och samverkansgruppen.". 6. Resultatet av medarbetarundersökningen används för att förbättra och utveckla verksamheten Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt 4 (65%) ganska väl 7 (7%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls 0 Medel:,6

32 . 6. Resultatet av medarbetarundersökningen används för att förbättra och utveckla verksamheten Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt 4 (65%) ganska väl 7 (7%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Har inte hunnit gå igenom resultatet 0 ännu på APT men tänker använda resultatet." "Planeras tas upp under våren" "På grund av en stor omorganisation kommer det att få vänta." "Från och med nu" "Skall tas upp på nästa APT" "VSG Processen är påbörjad och varje verksamhet gör en plan" "Redovisat på APT. Pga omorganisation inom VA avd så är inte enkäten relevant." "Eftersom inte vi har tagit del av undersökningen än så kan vi inte uttala oss i denna fråga nu, men ambition finns" Medarbetarnas hälsa och arbetsmiljö behandlas vid medarbetarsamtalen Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt 5 (8%) ganska väl (7%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,8

33 4. 7. Medarbetarnas hälsa och arbetsmiljö behandlas vid medarbetarsamtalen Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt 5 (8%) ganska väl (7%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,8 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: 4 (5%) Ej besvarad av: 8 (95%) Kommentarer "Då det är första året som kommunens gemensamma dokument används bör en utveckling ske. Vid tidgare år så har dessa frågor tagits upp." "VSG" "eftersom ny arbetsledare precis tillträtt tjänst kan vi inte i dagsläget uttala oss" "Kan självklart alltid utvecklas" Riskbedömning/handlingsplan genomförs och dokumenteras inför förändringar i verksamheten Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt (7%) ganska väl (5%) inte så väl 6 (0%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 0 (%) Ej besvarad av: 75 (88%)

34 5. 8. Riskbedömning/handlingsplan genomförs och dokumenteras inför förändringar i verksamheten Besvarad av: 6 (74%) Ej besvarad av: (6%) Instämmer helt (7%) ganska väl (5%) inte så väl 6 (0%) 4 inte alls (%) Medel:, Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 0 (%) Ej besvarad av: 75 (88%) Kommentarer "Ej varit aktuellt" "Har inte haft denna typ av situation är på gång vad gäller Kulturstråket och där är personal/skyddsombud/huvudskyddsombud med från första stund i utvecklingsarbetet." "Arbetet har blivit stadigt bättre och vi arbetar aktivt med frågan och har kommunicerat ut den till resp. enhet." "Frågan har hittills inte varit aktuell." "Har säket missat ett och annat." "Har säkert missat ett och annat." "Vi har börjat att införa riskbedömningar vid förändringar i verksamheten. Dock kan vi få mer rutin på det. " "VSG" "Information fungerat jättebra, men dokumentation kan bli bättre." "Vi har situationer speciellt i särskolan där det ibland uppstår riskfyllda situationer utan att det gjorts formella riskbedömningar innan. (Dialog förekommer) På grundskolan kan man glömma bort riskbedömningar vi små stegvisa förändringar som leder till t.ex. ökad arbetsbelastning." Dessa riskbedömningar/handlingsplaner har följts upp Besvarad av: 58 (68%) Ej besvarad av: 7 (%) Instämmer helt (8%) ganska väl (55%) inte så väl 4 (7%) 4 inte alls 0 Medel:,

35 6. 9. Dessa riskbedömningar/handlingsplaner har följts upp Besvarad av: 58 (68%) Ej besvarad av: 7 (%) Instämmer helt (8%) ganska väl (55%) inte så väl 4 (7%) 4 inte alls 0 Medel:, Besvarad av: (4%) Ej besvarad av: 8 (96%) Vet ej (00%) Besvarad av: (4%) Ej besvarad av: 7 (86%) Kommentarer "Ej aktuellt" "Se föregående fråga/kommentar" "kommer att göra en nu, på Nybrohuset. Denna kommer att följas upp." "Vi måste hitta rutiner för att följa upp resp. riskbedömning/handlingsplan. Dock följs del av handlingsplaner upp enligt givna ansvarsområden/tid." "De jag har medverkat i vet jag har följts upp, kommunövergripande är det svårt att följa. " "De som är gjorda följs alltid upp." "Se fråga 8" "Dessa tas upp på lsg" "De som gjorts har ännu ej följts upp pga att det ännu ej är tid för uppföljning. " "VSG Mera systematiska uppföljningar behövs" "Se föregående fråga" "har inte varit aktuellt ännu" Ser du brister på organisationsnivå som kan påverka arbetsmiljön negativt? Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 4 (8%) Nej (5%) Ja (beskriv nedan) 0 (49%)

36 7. 0. Ser du brister på organisationsnivå som kan påverka arbetsmiljön negativt? Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 4 (8%) Nej (5%) Ja (beskriv nedan) 0 (49%) Besvarad av: (9%) Ej besvarad av: 5 (6%) Beskrivning "De brister som redovisas i de årliga skyddsrondsprotokoll åtgärdas endast i begränsad utsträcknning." "Förstår ej frågan" "För trånga lokaler. ventilationen bristfällig För få toaletter. Dålig miljö i cafeterian. " "Kan finnas men inget vi fått till oss i dagsläget." "Informationen och ansvaret för denna är oftast inte tillfyllest" "Lokalfrågor" "Mycke omorganisering inom verksamheten för personer med funktionsnedsättning. " "det är väldigt mycket material som varje medarbetare ska/bör läsa och känna till. " "En, i vissa stycken, för platt organisation medför för många medarbetare/chef" "Förestående omorganisation. " "otillräckligt med personal/ arbetstiderna ger inte möjligheter till planering och reflektion samt främjar inte samarbetet " "Fastigheterna är absolut olämpliga för psykiatri boende" "Resurserna är inte alltid kopplade till ansvaret. Antal medarbetare/chef" "Tidigare risk i badverksamhet förbättrad med rekrytering av Fritidsintendent. " "Farten är en risk. Risk för att vi förbiser något. Även handlar det om rätt kompetens för olika åtgärder." "Tidsbrist." "svårt att veta" "Stress pga många medarbetare, ökade dokumentationskrav,ekonomi" "Bristen på tid för samtal kring arbetsmiljöfrågor." "Många medarbetare kan ge en dålig arbetsmiljö, medel (tid, pengar) för att arbeta med arbetsmiljöfrågor är inte prioriterat." "Många medarbetare kan ge en dålig arbetsmiljö, medel (tid, pengar) för att arbeta med arbetsmiljöfrågor är inte prioriterat."

37 "Många medarbetare kan ge en dålig arbetsmiljö, medel (tid, pengar) för att arbeta med arbetsmiljöfrågor är inte prioriterat." "Ja kommande omorganisation av den politiska systemet påverkar genom att oro uppstår inom vissa arbetsgrupper och informationen om hur det kommer att påverka finns ännu inte. " "Enhetlig Information när kommunen förändrar brister, särskilt inför stora förändringar. Delaktighet mellan de styrande mot arbetstager brister. " "Om dialog mellan områdesansvarig och verksamhetsansvarig ej förs (vilket dock sker just nu)." "Olika yrkesgrupper med olika enhetschefer. Vemhar vilket ansvar? Tid alltid en bristvara." "Otydlighet, tidsperspektiv" "VSG Verksamheterna ser olika ut,och är olika stora med personalgrupper. Uppdragen ser olika ut och även antal brukare och klienter." "Underbemannade på VA verken" "En skolenhet är belägen på annan skola och kan därför glömmas bort i vissa frågor." "Personalenhetens organisationstillhörighet" "Enheten har under det senaste året tilldelats många nya uppdrag och genomlysningar som stressat personalen. Dels är ledningsstrukturen inte optimal då det är för hög arbetsbelasntning på flera av de ledande funktionerna vilket påvkerkar arbetsgrupperna negativt och för även med sig hälsorisker. " "Stundande omorganisation bidrar till en oro bland medarbetarna, som kan påverka arbetsmiljön något negativt. " "lokaler, kommunikation mellan förvaltningar" 8.. Skyddsombuden är delaktiga vid riskbedömning och vid upprättande av handlingsplan Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: (7%) Instämmer helt 44 (7%) ganska väl (9%) inte så väl 6 (0%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 7 (8%) Ej besvarad av: 78 (9%) Kommentarer "Se tidigare kommentarer" "Kan förbättras." "Se fråga 8"

38 8.. Skyddsombuden är delaktiga vid riskbedömning och vid upprättande av handlingsplan Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: (7%) Instämmer helt 44 (7%) ganska väl (9%) inte så väl 6 (0%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 7 (8%) Ej besvarad av: 78 (9%) Kommentarer "Se tidigare kommentarer" "Kan förbättras." "Se fråga 8" "Delaktigheten kan bli högre, upprättandet kan ske gemensamt. Idags läget så upprättar chefen handlingsplanen och skyddsombudet kompleterar vid behov." "VA verket saknar fackligt ansluten personal och därför saknas skyddsombud." "ja när det väl görs riskbedömning." "Har ej haft ombud på arbetsplatsen än" 9.. Arbetsmiljöaspekterna beaktas vid inköp av maskiner, kemikalier, material och övrig utrustning Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 8 (6%) ganska väl 9 (%) inte så väl (5%) 4 inte alls 0 Medel:,6

39 9.. Arbetsmiljöaspekterna beaktas vid inköp av maskiner, kemikalier, material och övrig utrustning Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 8 (6%) ganska väl 9 (%) inte så väl (5%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 79 (9%) Vet ej 6 (00%) Besvarad av: 5 (6%) Ej besvarad av: 80 (94%) Kommentarer "Bör följas upp varje verksamhet" "Ett exempel som skapar oerhörd frustration är skrivare som inte fungerar tex den i kansliets korridor." "VSG" "ny arbetsledning på plats. Har inte varit föremål sedan denna börjat med inköp Ambition finns" "Vi har så mycket annat att tänka på än att kontoren ska vara funktionella för personalen så att belastningsskador undviks." 0. Tillbud, olyckor och arbetsskador (AFS 00:, 9 ).. Rutinen för anmälning och uppföljning av tillbud, olycksfall och arbetsskador följs Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: (7%) Instämmer helt 8 (6%) ganska väl (5%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,6

40 0. Tillbud, olyckor och arbetsskador (AFS 00:, 9 ).. Rutinen för anmälning och uppföljning av tillbud, olycksfall och arbetsskador följs Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: (7%) Instämmer helt 8 (6%) ganska väl (5%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Är mitt uppe i arbetet med att implementera det nya systematiska arbetsmiljöarbetet på vår förvaltningen för att sedan få ut det i respektive verksamhet." "Ej varit aktuellt" "Mer info behövs alltid." "Har hittills inte varit aktuellt för vår del. Medarbetarna föreslår en utbildning i bemötande utifrån ett hot och våldperspektiv." "Frågan har inte varit aktuell" "VSG" "Tillbud är det dåligt med rapportering. Sjukfrånvaron kommer att rapporteras i LSG" "En av de delar som blivit påverkade av att sektionsledaren har för mycket på sin tjänst.". 4. Tillräckliga åtgärder har vidtagits för att tillbud, olycksfall och arbetsskada inte skall inträffa igen Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 4 (8%) Instämmer helt 4 (56%) ganska väl 6 (4%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,5

41 .. Rutinen för anmälning och uppföljning av tillbud, olycksfall och arbetsskador följs Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: (7%) Instämmer helt 8 (6%) ganska väl (5%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,6 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Är mitt uppe i arbetet med att implementera det nya systematiska arbetsmiljöarbetet på vår förvaltningen för att sedan få ut det i respektive verksamhet." "Ej varit aktuellt" "Mer info behövs alltid." "Har hittills inte varit aktuellt för vår del. Medarbetarna föreslår en utbildning i bemötande utifrån ett hot och våldperspektiv." "Frågan har inte varit aktuell" "VSG" "Tillbud är det dåligt med rapportering. Sjukfrånvaron kommer att rapporteras i LSG" "En av de delar som blivit påverkade av att sektionsledaren har för mycket på sin tjänst.". 4. Tillräckliga åtgärder har vidtagits för att tillbud, olycksfall och arbetsskada inte skall inträffa igen Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 4 (8%) Instämmer helt 4 (56%) ganska väl 6 (4%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,5

42 . 4. Tillräckliga åtgärder har vidtagits för att tillbud, olycksfall och arbetsskada inte skall inträffa igen Besvarad av: 6 (7%) Ej besvarad av: 4 (8%) Instämmer helt 4 (56%) ganska väl 6 (4%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,5 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 8 (98%) Vet ej (00%) Besvarad av: 9 (%) Ej besvarad av: 76 (89%) Kommentarer "Har ej varit aktuellt" "Se föregående fråga (kommemntar)" "Ej relevamt" "I så stor utsträckning som är möjligt." "Vid vissa fallolyckor orsakade av halka är det svårt att säga att den inte ska inträffa igen. Egenansvar hos den enskilde måste också gälla. Tycker det är konstigt att inte hjälm ska bäras vid lån av kommunens cyklar, där finns endast ett "bör". " "Se fråga " "Inte aktuellt" "VSG Ett ständigt förbättrings arbetegågår" "vi har hög ambition men lyckas inte alltid.". 5. Underlaget och erfarenheten av tillbud, olycksfall och arbetsskada används vid tex skyddsronder, riskanalyser och nya inköp Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 0 (50%) ganska väl 5 (4%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls 0 Medel:,4

43 . 5. Underlaget och erfarenheten av tillbud, olycksfall och arbetsskada används vid tex skyddsronder, riskanalyser och nya inköp Besvarad av: 60 (7%) Ej besvarad av: 5 (9%) Instämmer helt 0 (50%) ganska väl 5 (4%) inte så väl 5 (8%) 4 inte alls 0 Medel:,4 Besvarad av: (4%) Ej besvarad av: 8 (96%) Vet ej (00%) Besvarad av: 8 (9%) Ej besvarad av: 77 (9%) Kommentarer "Ej aktuellt" "Se föregående kommentar" "Ej relevant" "Se fråga " "Hade det inträffat så hade vi använt oss av det. " "VSG Fortsatt utvecklingsarbete pågår/behövs" "Måste bli bättre på att introducera nyanställda och rapportera tillbud." "i den mån de är aktuella." 4. Företagshälsovård (AFS 00:, ) Företagshälsovården används i hälso och arbetsmiljöarbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 47 (7%) ganska väl 5 (%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,7

44 4. Företagshälsovård (AFS 00:, ) Företagshälsovården används i hälso och arbetsmiljöarbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 47 (7%) ganska väl 5 (%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Kommentarer "När behovet uppstår" 6. Vilken förvaltning arbetar du på? Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Socialförvaltningen (49%) Barn och utbildningsförvaltningen 0 (%) Tekniska kontoret (5%) 4 Kultur och fritidsförvaltningen 4 (6%) 5 Kommunledningskontoret 4 (6%) 6 Räddningstjänsten (%) 7 Miljökontoret (%) 8 Stadsarkitektkontoret 0

45 5. 6. Företagshälsovården används i hälso och arbetsmiljöarbetet Besvarad av: 64 (75%) Ej besvarad av: (5%) Instämmer helt 47 (7%) ganska väl 5 (%) inte så väl (%) 4 inte alls 0 Medel:,7 Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Vet ej (00%) Besvarad av: (%) Ej besvarad av: 84 (99%) Kommentarer "När behovet uppstår" 6. Vilken förvaltning arbetar du på? Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Socialförvaltningen (49%) Barn och utbildningsförvaltningen 0 (%) Tekniska kontoret (5%) 4 Kultur och fritidsförvaltningen 4 (6%) 5 Kommunledningskontoret 4 (6%) 6 Räddningstjänsten (%) 7 Miljökontoret (%) 8 Stadsarkitektkontoret 0

46 6. Vilken förvaltning arbetar du på? Besvarad av: 65 (76%) Ej besvarad av: 0 (4%) Socialförvaltningen (49%) Barn och utbildningsförvaltningen 0 (%) Tekniska kontoret (5%) 4 Kultur och fritidsförvaltningen 4 (6%) 5 Kommunledningskontoret 4 (6%) 6 Räddningstjänsten (%) 7 Miljökontoret (%) 8 Stadsarkitektkontoret 0

47 .Samverkanochmedverkan(AFS00:, 4 )..Mötesfrekvensenidenlokalasamverkansgruppenärtillräcklig Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 47(7%) 7 4 (6%) (85%) (%) (00%) (00%) (67%) bou tk miljö kof 7(6%) (%) (5%) (67%) (00%) (%) (%) (6%),68,56,85,,67 0 rt klk stark 0,5 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%)..Denlokalasamverkansgruppensarbetssättochuppgifterärklartuttaladeföralla påarbetsplatsen Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,68 total soc 7(6%) 8 5 (5%) (5%) (67%) (5%) (%) bou tk miljö 5(54%) 7 (5%) (60%) (0%) 7 (%) (5%) (%) (00%) (5%),06,0,,, 0 kof rt klk stark (50%) (00%) (67%)

48 ..Denlokalasamverkansgruppensarbetssättochuppgifterärklartuttaladeföralla påarbetsplatsen Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 7(6%) 8 5 (5%) (5%) (67%) (5%) (%) bou tk miljö kof rt klk stark 5(54%) 7 (5%) (60%) (0%) 7 (%) (5%) (%) (00%) (5%),06,0,,, 0 (50%) (00%) (67%) 0,68 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) 4..Deltagareidenlokalasamverkansgruppenkanpåverkadagordningeninförmötet Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,9 total soc 58(9%) (9%) (95%) (67%) (00%) (00%) (00%) (67%) bou tk kof 6(9%) (9%) (5%) (%) (%),9,9,95,67,67 0 rt klk stark

49 4..Deltagareidenlokalasamverkansgruppenkanpåverkadagordningeninförmötet Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 58(9%) (9%) (95%) (67%) (00%) (00%) (00%) (67%) bou tk kof 6(9%) (9%) (5%) (%) (%),9,9,95,67,67 0 rt klk stark rt klk stark 0,9 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,89 total soc (50%) 8 (56%) (50%) (%) (00%) (%) (%) bou tk miljö (6%) 7 (%) (5%) (%) (%) (00%) (67%) 4(6%) (%) (0%) 5(8%) (9%) (5%) (%),8,4,,67, 0 kof (%)

50 Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc (50%) 8 (56%) (50%) (%) (00%) (%) (%) bou tk miljö (6%) 7 (%) (5%) (%) (%) (00%) (67%) 4(6%) (%) (0%) 5(8%) (9%) (5%) (%),8,4,,67, 0 kof rt klk (%) stark 0,89 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) 6.5.Denlokalasamverkansgruppendeltaraktivtiförändrings ochutvecklingsarbete Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,67 total soc 6(4%) (8%) (50%) (%) (5%) (67%) bou tk miljö kof rt klk stark (47%) 5 8 (47%) (40%) (67%) (00%) (50%) (00%) (%) 8(%) 5 (6%) (0%) (5%),8,,4,,67 0

51 6.5.Denlokalasamverkansgruppendeltaraktivtiförändrings ochutvecklingsarbete Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 6(4%) (8%) (50%) (%) (5%) (67%) bou tk miljö kof rt klk stark (47%) 5 8 (47%) (40%) (67%) (00%) (50%) (00%) (%) 8(%) 5 (6%) (0%) (5%),8,,4,,67 0 0,67 Vetej total soc bou tk miljö kof rt klk stark 7.6.Vitarhänsyntillhälso ocharbetsmiljöfaktorernärbeslutskafattasidetdagliga arbetet Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,56 total soc 6(56%) 8 (65%) (40%) (67%) (00%) (75%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 6(4%) 9 (9%) (60%) (%) (5%) (00%) (50%) (%) (6%),5,58,4,67,75,5 0

52 7.6.Vitarhänsyntillhälso ocharbetsmiljöfaktorernärbeslutskafattasidetdagliga arbetet Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 6(56%) 8 (65%) (40%) (67%) (00%) (75%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 6(4%) 9 (9%) (60%) (%) (5%) (00%) (50%) (%) (6%),5,58,4,67,75,5 0 kof rt klk stark 0,56 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 8.7.MötesfrekvensenförAPTärtillräcklig Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,4 total soc 49(75%) 6 (7%) (80%) (67%) (00%) (75%) (00%) (75%) bou tk miljö 6(5%) 9 4 (8%) (0%) (%) (5%) (5%),75,7,8,67,75,75 0

53 8.7.MötesfrekvensenförAPTärtillräcklig Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 49(75%) 6 (7%) (80%) (67%) (00%) (75%) (00%) (75%) bou tk miljö kof rt klk stark 6(5%) 9 4 (8%) (0%) (%) (5%) (5%),75,7,8,67,75,75 0 0,4 Vetej total soc bou tk miljö kof rt klk stark 9.8.Medarbetare,skyddsombud(ochdärdetärtillämpligtelevskyddsombud)har möjlighetattmedverkaihälso ocharbetsmiljöarbetet Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,4 total soc 49(77%) 7 4 (74%) (85%) (67%) (00%) (50%) (00%) bou tk miljö kof rt klk 5(%) 8 (6%) (5%) (%) (50%) (00%),77,74,85,67,5 0 stark

54 9.8.Medarbetare,skyddsombud(ochdärdetärtillämpligtelevskyddsombud)har möjlighetattmedverkaihälso ocharbetsmiljöarbetet Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 49(77%) 7 4 (74%) (85%) (67%) (00%) (50%) (00%) bou tk miljö kof rt klk 5(%) 8 (6%) (5%) (%) (50%) (00%),77,74,85,67,5 0 stark 0,4 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 0.Arbetsmiljöpolicy(AFS00:,5 ).9.Arbetsmiljöpolicynärkändavallamedarbetare Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,69 total soc 5(8%) (0%) (5%) bou tk miljö kof rt klk (5%) 5(55%) 9 (6%) (55%) (67%) (5%) (50%) (%) 8 7 (6%) (5%) (%) (00%) (50%) (00%) (5%) (5%) (%) (5%) (5%),66,77,6,67 0 stark

55 .9.Arbetsmiljöpolicynärkändavallamedarbetare Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 5(8%) (0%) (5%) bou tk miljö kof rt klk (5%) stark 5(55%) 9 (6%) (55%) (67%) (5%) (50%) (%) 8 7 (6%) (5%) (%) (00%) (50%) (00%) (5%) (5%) (%) (5%) (5%),66,77,6,67 0 rt klk stark 0,69 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%).Uppgiftsfördelning(AFS00:,6 ).0.Jagsomchefharfåtttilldelatmigarbetsmiljöuppgifterskriftligt Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,9 total soc 46(7%) 5 6 (8%) (80%) (67%) (00%) (50%) bou tk miljö kof 9(4%) (0%) (5%) 4(6%) (0%) (%) 5(8%) (5%) 4 (00%),5,7,7, 0 0 (00%) (50%),5

56 .0.Jagsomchefharfåtttilldelatmigarbetsmiljöuppgifterskriftligt Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 46(7%) 5 6 (8%) (80%) (67%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 9(4%) (0%) (5%) 4(6%) (0%) (%) 5(8%) (5%) 4 (00%),5,7,7, 0 0 (00%) (50%),5 0,9 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 4.a.JagsomchefhartillräckligKUNSKAPfördetilldeladearbetsmiljöuppgifterna Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,65 total soc 4(40%) 9 (8%) (47%) (00%) (50%) bou tk miljö (5%) 8 9 (56%) (47%) (00%) (00%) (5%) (5%) (%) (5%) (5%) (%) (%),,8,4 0 0 kof rt klk,5 stark

57 4.a.JagsomchefhartillräckligKUNSKAPfördetilldeladearbetsmiljöuppgifterna Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 4(40%) 9 (8%) (47%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt (5%) 8 9 (56%) (47%) (00%) (00%) (5%) (5%) (%) (5%) (5%) (%) (%),,8,4 0 0 klk stark klk,5 stark 0,65 total Vetej soc bou tk miljö kof rt (00%) (00%) 5.b.JagsomchefhartillräckligaRESURSERfördetilldeladearbetsmiljöuppgifterna Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,8 total soc 5(5%) 6 4 (9%) (%) (67%) (00%) (50%) bou tk miljö (5%) 9 (59%) (5%) (8%) 4 5 (%) (6%) (%) (00%) (5%) (9%),97,88,95, 0 0 kof rt klk stark (50%),5

58 5.b.JagsomchefhartillräckligaRESURSERfördetilldeladearbetsmiljöuppgifterna Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 5(5%) 6 4 (9%) (%) (67%) (00%) (50%) bou tk miljö (5%) 9 (59%) (5%) (8%) 4 5 (%) (6%) (%) (00%) (5%) (9%),97,88,95, 0 kof rt klk stark (50%),5 0 rt klk stark 0,8 Vetej total soc bou tk miljö kof rt klk stark 6.c.JagsomchefhartillräckligaBEFOGENHETERfördetilldelade arbetsmiljöuppgifterna Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,6 total soc 5(4%) 9 (%) (50%) (67%) (00%) (00%) (50%) bou tk miljö kof (5%) 8 (6%) (44%) (%) (50%) (%) (%) (6%) (%) (%),6,,44,67 0 0,5

59 6.c.JagsomchefhartillräckligaBEFOGENHETERfördetilldelade arbetsmiljöuppgifterna Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 5(4%) 9 (%) (50%) (67%) (00%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt (5%) 8 (6%) (44%) (%) (50%) (%) (%) (6%) (%) (%),6,,44,67 0,5 0 klk stark klk stark 0,6 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 7.Kunskap(AFS00:,7 ) 8..Skyddsombudenskompetensinomarbetsmiljöområdetärtillräcklig Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,68 total soc 8(4%) 8 (4%) (40%) (67%) (75%) (00%) (75%) bou tk miljö kof rt (48%) 6 (50%) (60%) 5(8%) 4 (%) (%) (%) (%),,6,4,,75,75 0 (00%) (5%) (5%)

60 8..Skyddsombudenskompetensinomarbetsmiljöområdetärtillräcklig Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 8(4%) 8 (4%) (40%) (67%) (75%) (00%) (75%) bou tk miljö kof rt klk stark (48%) 6 (50%) (60%) 5(8%) 4 (%) (%) (%) (%),,6,4,,75,75 0 (00%) (5%) (5%) 0,68 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 9..Medarbetarnagestillräckliginformation/utbildningomsinarbetsmiljö(gällande risker,skydd,policyochrutiner) Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,7 total soc 6(5%) 7 7 (%) (5%) (%) bou tk miljö kof rt klk (5%) stark 4(6%) (6%) (55%) (67%) (00%) (50%) (00%) (75%) 6(9%) (6%) (0%) (50%) (5%) (9%),06,97,5,,5,5 0

61 9..Medarbetarnagestillräckliginformation/utbildningomsinarbetsmiljö(gällande risker,skydd,policyochrutiner) Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 6(5%) 7 7 (%) (5%) (%) bou tk miljö kof rt klk (5%) stark 4(6%) (6%) (55%) (67%) (00%) (50%) (00%) (75%) 6(9%) (6%) (0%) (50%) (5%) (9%),06,97,5,,5,5 0 0,7 Vetej total soc bou tk miljö kof rt klk stark 0.4.Nyanställdafårtillräckliginformation/utbildningomsinarbetsmiljövid introduktionen(gällanderisker,skydd,policyochrutiner) Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,66 total soc (%) 8 9 (7%) (45%) (%) (00%) (5%) (5%) bou tk miljö kof rt klk stark (5%) 6 (67%) (0%) (%) (50%) (00%) (75%) 9(4%) (7%) 5 (5%) (%) (5%),9,,,5 0

62 0.4.Nyanställdafårtillräckliginformation/utbildningomsinarbetsmiljövid introduktionen(gällanderisker,skydd,policyochrutiner) Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc (%) 8 9 (7%) (45%) (%) (00%) (5%) (5%) bou tk miljö kof rt klk stark (5%) 6 (67%) (0%) (%) (50%) (00%) (75%) 9(4%) (7%) 5 (5%) (%) (5%),9,,,5 0 klk stark 0,66 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%).Riskbedömning,åtgärderochuppföljning(AFS00:,8 0 ).5.Skyddsrondgenomförsminstgång/årochdenföljsupppåAPTochi samverkansgruppen Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,65 total soc 45(69%) 6 (69%) (80%) (%) (75%) (75%) bou tk miljö kof rt 4(%) 7 (%) (5%) (%) (5%) (00%) (5%) 6(9%) (9%) (5%) (%) (00%),6,59,75,75,75 0

63 .5.Skyddsrondgenomförsminstgång/årochdenföljsupppåAPTochi samverkansgruppen Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 45(69%) 6 (69%) (80%) (%) (75%) (75%) bou tk miljö kof rt klk stark 4(%) 7 (%) (5%) (%) (5%) (00%) (5%) 6(9%) (9%) (5%) (%) (00%),6,59,75,75,75 0 0,65 Vetej total soc bou tk miljö kof rt klk stark.6.resultatetavmedarbetarundersökningenanvändsförattförbättraochutveckla verksamheten Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,64 total soc 4(65%) 9 6 (6%) (80%) (%) (00%) (5%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 7(7%) 7 4 (%) (0%) (67%) (50%) (50%) 5(8%) 4 (%) (5%),57,5,8,,5 0

64 .6.Resultatetavmedarbetarundersökningenanvändsförattförbättraochutveckla verksamheten Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 4(65%) 9 6 (6%) (80%) (%) (00%) (5%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 7(7%) 7 4 (%) (0%) (67%) (50%) (50%) 5(8%) 4 (%) (5%),57,5,8,,5 0 0,64 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 4.7.Medarbetarnashälsaocharbetsmiljöbehandlasvidmedarbetarsamtalen Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,44 total soc 5(8%) (80%) (90%) (67%) (75%) (00%) bou tk miljö kof rt klk (7%) 5 (7%) (0%) (%) (00%) (5%) (00%) (%) (%),79,77,9,67,75 0 stark

65 4.7.Medarbetarnashälsaocharbetsmiljöbehandlasvidmedarbetarsamtalen Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 5(8%) (80%) (90%) (67%) (75%) (00%) bou tk miljö kof rt klk (7%) 5 (7%) (0%) (%) (00%) (5%) (00%) (%) (%),79,77,9,67,75 0 stark 0,44 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 5.8.Riskbedömning/handlingsplangenomförsochdokumenterasinförförändringari verksamheten Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,74 total soc (7%) 7 (4%) (5%) (50%) (50%) bou tk miljö (5%) 6 9 (50%) (45%) (00%) (00%) (5%) (00%) (50%) 6(0%) (6%) (5%) (5%) (%) (%) (5%),,8,,5,5 0 kof rt klk stark

66 5.8.Riskbedömning/handlingsplangenomförsochdokumenterasinförförändringari verksamheten Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc (7%) 7 (4%) (5%) (50%) (50%) bou tk miljö kof (5%) 6 9 (50%) (45%) (00%) (00%) (5%) (00%) (50%) 6(0%) (6%) (5%) (5%) (%) (%) (5%),,8,,5,5 0 rt klk stark 0,74 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 6.9.Dessariskbedömningar/handlingsplanerharföljtsupp Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,59 total soc (8%) 8 (4%) (47%) (5%) bou tk miljö (55%) 6 8 (5%) (47%) (00%) (00%) (50%) (00%) (00%) 4(7%) (6%) (6%) (5%),,5,4 0 kof rt klk stark

67 6.9.Dessariskbedömningar/handlingsplanerharföljtsupp Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc (8%) 8 (4%) (47%) (5%) bou tk miljö (55%) 6 8 (5%) (47%) (00%) (00%) (50%) (00%) (00%) 4(7%) (6%) (6%) (5%),,5,4 0 klk stark kof rt klk stark 0,59 Vetej total soc bou (00%) (00%) tk miljö kof rt (00%) 7.0.Serdubristerpåorganisationsnivåsomkanpåverkaarbetsmiljönnegativt? total Nej soc bou tk miljö kof rt klk stark 4 (5%) (40%) (56%) (%) (00%) (00%) (75%) Ja 8 8 (beskriv (49%) (60%) (44%) (67%) (00%) (5%) nedan) 8..Skyddsombudenärdelaktigavidriskbedömningochvidupprättandeav handlingsplan Instämmer total soc bou tk miljö kof rt klk stark

68 8..Skyddsombudenärdelaktigavidriskbedömningochvidupprättandeav handlingsplan Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 44(7%) 5 (78%) (68%) (%) (00%) (50%) (00%) bou tk miljö kof rt klk (9%) 4 4 (%) (%) (67%) (5%) (00%) 6(0%) (9%) (%) (5%),6,69,58,,5 0 stark 0,66 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 9..Arbetsmiljöaspekternabeaktasvidinköpavmaskiner,kemikalier,materialoch övrigutrustning Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,59 total soc 8(6%) 6 5 (57%) (79%) (67%) (00%) (5%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 9(%) 4 (6%) (%) (%) (75%) (5%) (5%) (7%) (5%),58,5,79,67,5,5 0

69 9..Arbetsmiljöaspekternabeaktasvidinköpavmaskiner,kemikalier,materialoch övrigutrustning Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: total soc 8(6%) 6 5 (57%) (79%) (67%) (00%) (5%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 9(%) 4 (6%) (%) (%) (75%) (5%) (5%) (7%) (5%),58,5,79,67,5,5 0 0,59 Vetej total soc 6(00%) 5 (00%) (00%) bou tk miljö kof rt klk stark 0.Tillbud,olyckorocharbetsskador(AFS00:,9 )..Rutinenföranmälningochuppföljningavtillbud,olycksfallocharbetsskadorföljs Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,55 total soc 8(6%) (7%) (5%) (67%) bou tk miljö kof rt klk stark (5%) 8 9 (5%) (47%) (%) (00%) (67%) (%) (%) (%) (%),58,69,5,67,67,67 0 (00%) (67%)

70 ..Rutinenföranmälningochuppföljningavtillbud,olycksfallocharbetsskadorföljs Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 8(6%) (7%) (5%) (67%) bou tk miljö kof rt klk stark (5%) 8 9 (5%) (47%) (%) (00%) (67%) (%) (%) (%) (%),58,69,5,67,67,67 0 (00%) (67%) 0,55 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%).4.Tillräckligaåtgärderharvidtagitsföratttillbud,olycksfallocharbetsskadainte skallinträffaigen Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,5 total soc 4(56%) 9 (6%) (50%) (67%) (50%) (00%) bou tk miljö kof rt klk 6(4%) 9 (8%) (50%) (%) (00%) (5%) (00%) (%) (5%),54,6,5,67,5 0 stark

71 .4.Tillräckligaåtgärderharvidtagitsföratttillbud,olycksfallocharbetsskadainte skallinträffaigen Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: total soc 4(56%) 9 (6%) (50%) (67%) (50%) (00%) bou tk miljö kof rt klk stark 6(4%) 9 (8%) (50%) (%) (00%) (5%) (00%) (%) (5%),54,6,5,67,5 0 klk stark 0,5 Vetej total soc bou (00%) (00%) tk miljö kof rt (00%).5.Underlagetocherfarenhetenavtillbud,olycksfallocharbetsskadaanvändsvid texskyddsronder,riskanalyserochnyainköp Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,64 total soc (50%) 5 (48%) (58%) (%) (%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 5(4%) 8 (4%) (4%) (67%) (%) (50%) 5(8%) (0%) (00%) (%),4,9,58,,5 0

72 .5.Underlagetocherfarenhetenavtillbud,olycksfallocharbetsskadaanvändsvid texskyddsronder,riskanalyserochnyainköp Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: total soc (50%) 5 (48%) (58%) (%) (%) (00%) (50%) bou tk miljö kof rt klk stark 5(4%) 8 (4%) (4%) (67%) (%) (50%) 5(8%) (0%) (00%) (%),4,9,58,,5 0 0,64 Vetej total soc (00%) (00%) (00%) (00%) bou tk miljö kof rt klk stark 4.Företagshälsovård(AFS00:, ) 5.6.Företagshälsovårdenanvändsihälso ocharbetsmiljöarbetet Instämmer 4 helt ganskaväl intesåväl intealls Medel: σ: 0,5 total soc 47(7%) 6 4 (68%) (80%) (67%) (00%) (00%) (75%) bou tk miljö kof 5(%) 8 4 (6%) (0%) (%) (00%) (5%) (%) (6%),7,6,8,67,75 0 rt klk stark

73 5.6.Företagshälsovårdenanvändsihälso ocharbetsmiljöarbetet Instämmer helt ganskaväl intesåväl intealls 4 Medel: σ: total soc 47(7%) 6 4 (68%) (80%) (67%) (00%) (00%) (75%) bou tk miljö kof rt 5(%) 8 4 (6%) (0%) (%) (00%) (5%) (%) (6%),7,6,8,67,75 0 klk 0,5 total Vetej soc bou tk miljö kof rt klk stark (00%) (00%) 6.Vilkenförvaltningarbetardupå? total soc bou tk miljö kof rt klk stark Socialförvaltningen (49%) (00%) Barn och utbildningsförvaltningen (%) (00%) Tekniskakontoret (5%) 4 Kultur och fritidsförvaltningen 4 (6%) 5 Kommunledningskontoret 4 (6%) (00%) 4 (00%) 4 (00%) Räddningstjänsten (%) (00%) Miljökontoret (%) Stadsarkitektkontoret (00%) stark

74 6.Vilkenförvaltningarbetardupå? total soc bou tk miljö kof rt klk stark Socialförvaltningen (49%) (00%) Barn och utbildningsförvaltningen (%) (00%) Tekniskakontoret (5%) 4 Kultur och fritidsförvaltningen 4 (6%) 5 Kommunledningskontoret 4 (6%) (00%) 4 (00%) 4 (00%) Räddningstjänsten (%) (00%) Miljökontoret (%) Stadsarkitektkontoret (00%)

75 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /67 Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Samverkan rörande löne- och pensionsadministration inom Skåne Nordväst Ärendebeskrivning Styrelsen i Skåne Nordväst har sin verksamhetsplan för åren 0-04 beslutat ställa sig bakom etablerandet av en kommungemensam löne- och pensionsadministration för kommunerna i Skåne Nordväst, med sikte på genomförande vid årsskiftet 0/04. Utifrån detta ställningstagande har en utredning genomförts som tydliggör hur denna etablering kan utformas och genomföras. Syftet med samverkan kring löne- och pensionsadministration är att minska sårbarheten samt att uppnå ökad kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet. Utredningen lyfter fram ett antal principer som föreslås utgöra grunden och ramen för samarbetet. Dessa har godkänts av Skåne Nordvästs styrelse vid sammanträde och innebär: - Samverkansområdet innefattar personal- och löneadministration, systemförvaltning av system kopplade till lönearbetet, pensionshandläggning samt support och utbildning avseende ingående processer och system. De samverkande kommunernas respektive ansvar och åtaganden framgår i de tjänstebeskrivningar som redogörs för i utredningen. - För att tillgodose olika samverkande kommuners behov på ett optimalt sätt finns, utöver ovan nämnda tjänster, möjlighet att samverka kring ytterligare tjänster med nära koppling till löne- och pensionsadministration, såsom ytterligare HR-system. Exempel på denna typ av tjänster finns beskrivet i utredningen och avtalas särskilt med respektive kommun. - Samverkan ska bygga på samverkansavtal. Någon särskild fristående organisation för samverkan föreslås inte bildas. - Verksamheten ska lokaliseras till Helsingborgs stad genom inrättandet av ett gemensamt löne- och pensionscenter. - Ersättning för löne- och pensionscentrets utförda tjänster och uppdrag ska utgå enligt självkostnadsprincipen. Rationaliseringar i hanteringen skall komma samverkande kommuner till godo i form av pris per lönespecifikation. Samverkande kommun har rätt att själv eller Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

76 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /67 genom revisor ta del av allt underlag som krävs för en korrekt bedömning av Helsingborgs kostnader för verksamheten. - Samverkan kommer att rent praktiskt ske genom att samverkande kommuns personella resurser inom samverkansområdet överförs till Helsingborg och att Helsingborg därefter tillhanda håller tjänster inom samverkansområdet. Överlåtelsen innebär verksamhetsövergång enligt 6b LAS - Ansvar för styrning av verksamheten ligger hos Helsingborgs stad men ska ske i samråd med samverkande kommuner i form av i utredningen beskrivna styrmodell. Riskbedömning har genomförts enligt principerna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ärendet har behandlats i den centrala samverkansgruppen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från personalchefen 6 april 0 Förbrev, erbjudande samverkan Förslagsskrivelse löne- och pensionscenter övriga kommuner HR- Servicecenter utredningsrapport 0-- Bilagor till utredningsrapport 0-- Fördjupnings PM Avtalsförslag om PA-tjänster Riskbedömning inför förändring Synpunkter på samverkansavtal om PA. Förslag till beslut Personalutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att ställa sig bakom en anslutning till ett Skåne Nordväst gemensamt löne- och pensionscenter, inrättat i Helsingborg i enlighet med i ärendet redovisade principer, att vid slutlig utformning av samarbetsavtalet ska säkerställas att Ängelholms kommun inte åsamkas högre kostnader för löne- och pensionsadministration än i nuvarande organisationsform, att synpunkter från kanslichefen beaktas vid utformning av det slutliga samarbetsavtalet samt att uppdra åt personalutskottet att för kommunens räkning underteckna det slutliga samarbetsavtalet. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

77 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /67 Lilian Eriksson Kommundirektör Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

78 ANTECKNINGAR Kanslichef Lena Tebring Synpunkter på Samverkansavtal om PA-tjänste Undertecknad har fått i uppdrag att lämna synpunkter till personalchef HBA avseende mall för Samverkansavtal om PA-tjänster. Allmänt Bakgrunden är att kommunerna inom Skåne Nordväst vill etablera en kommungemensam löne- och pensionsadministration där syftet är att minska sårbarheten samt att uppnå ökad kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet. Det föreslagna upplägget innebär att en av kommunerna ges ansvaret för löne- och pensionsadministrationen, medan övriga kommuner betalar till denna kommun för att få den aktuella administrationen utförd. Lagen om offentlig upphandling LOU gäller vid kommunernas köp av bl a tjänster. Något undantag för köp av tjänster från annan kommun finns inte. Därmed är det viktigt att i avtalet peka på att det rör sig om samverkan där samtliga kommuner medverkar. Jag föreslår att det i bakgrunden skrivs in vilka de samverkande kommunerna är samt att motsvarande avtal kommer att tecknas mellan Helsingborgs stad och resp. kommun som omfattas av samverkan. Jag vill att det i själva avtalet framgår att det här är en del i den större Skåne Nordväst- samverkan. Jag föreslår att man lägger till ambition om att utveckla det framtida HR-samarbetet inom området villkor för hur ytterligare kommun i regionen kan ansluta sig. rapportering årligen till styrelsen för Skåne Nordväst kring projektet och dess utveckling, Sista meningen behöver justeras. Det hänvisar till bilagorna, och. Men det är endast i bilaga det kommer att finnas något om ansvar och åtaganden? 4 och 6 Ängelholm vill ha garantier för att kostnaden inte blir högre än dagens kostnad. Eftersom volymen påverkar kostnaden per lönespecifikation? så förslår jag att det tas in regler om omförhandling ifall någon eller några av parterna säger upp avtalet. Ev bör avtalstiden förlängas till 4+ + år? Samrådsmöten bör hållas några gånger per år där kommunerna företräds av beställarefunktionen. 0 Part syftar här på Helsingborg och Ängelholm. Eftersom det är ett samverkansavtal ser jag gärna att man lägger till regler för vad som händer de kvarvarande kommunerna om en kommuns avtal hävs. Ängelholms kommun Östra vägen, 6 80 Ängelholm Tel: E-post: info@engelholm.se

79 CHECKLISTA/RISKBEDÖMNING inför förändringar i personalenhetens verksamhet. (5) Blankett PE44 Datum: Verksamhet: Personalenheten Ansvarig chef (den som tar beslut och genomför): Hans-Börje Andersson Medverkande vid bedömningen (berörda parter): Personalenheten: Hans-Börje Andersson, Mikael Nyström, Maria Bengtsson, Gunvor Noresson, Anna-Lena Bengtsson, Inger Andersson, Lisbeth Nilsson, Tina Svensson. Vision: Susanne Jönsson Beskrivning av förändringen (t.ex. ny arbetsmetod, ändrade arbetstider, om- och nybyggnation, ny maskin/utrustning, omorganisation, personalreduktion):. Överföring av löne-/pensionsadministrationen till Helsingborgs stad enligt samverkansavtal. Berörd verksamhet/personal: Personalenhetens löne-/ pensionsadministration; systemförvaltare, lönespecialister och pensionshandläggare. Nr Tänkbara konsekvenser för berörda (svara bara på det som är relevant) Förändringen kan medföra Ja Nej Om Ja, Risk för ohälsa? Vad behöver göras? Vem ansvarar för genomförandet? ökad arbetsbelastning? x Utbildningsinsatser krävs. Löne- /pensionscentrat otydligare ansvar och befogenheter? x sämre kompetensutnyttjande? x När ska det vara klart? 04 Hur blev det? (Kontr.datu m, signatur)

80 Nr Tänkbara * ) konsekvenser för berörda (svara bara på det som är relevant) Förändringen kan medföra Ja Nej Om Ja, Risk för ohälsa? Vad behöver göras? Vem ansvarar för genomförandet? När ska det vara klart? Hur blev det? (Kontr.datu m, signatur) 4 mindre handlingsutrymme för berörda? x 5 otydligare mål för verksamheten? x 6 otydligare roller? x 7 sämre möjlighet till hjälp och stöd? x Närhet till HR stöd Löne- /pensionscentrat 8 att berörda ges sämre förutsättningar att x uträtta ett bra arbete? 9 att det blir otydligare vad man förväntas x uträtta som medarbetare? 0 sämre möjligheter för berörda att påverka x planeringen? sämre möjlighet för berörda att påverka x Förordar årsarbetstid Lönesina arbetstider? /pensionscentrat, kommunen ökad risk för hot och våld? x 04 0 (mer) ensamarbete? x 4.sämre variation fysiskt och mentalt? x 5 mindre tid för reflektion och återhämtning? x 6 ökad stress? x x Utbildning, stöd och råd. Tydliga riktlinjer, öppenhet. 7 högre arbetstempo? x Löne- /pensionscentrat 04

81 Nr Tänkbara * ) konsekvenser för berörda (svara bara på det som är relevant) Förändringen kan medföra Ja Nej Om Ja, Risk för ohälsa? Vad behöver göras? Vem ansvarar för genomförandet? När ska det vara klart? Hur blev det? (Kontr.datu m, signatur) 8 sämre möjlighet till socialt stöd? x 9 sämre rutiner? x 0 att det går sämre att hantera krav och förväntningar? x x Tydlig information om roll och funktion gentemot kunder. Löne- /pensionscentrat. Kommunen 0- att arbetsuppgifternas innehåll försämras? x sämre möjlighet till personlig utveckling? x arbetsuppgifterna blir mindre engagerande och stimulerande? x x Risk för monotona arbetsuppgifter. Flexibilitet behövs. Löne- /pensionscentrat ökad risk för störningar? x 5 minskad jämställdhet? x Fler manliga medarbetare. Löne- /pensionscentrat ökad skaderisk? x 7 minskad säkerhet? x 8 sämre ventilation? x 9 att det inte går att samtala i normal samtalston? x x Bra arbetsmiljö viktigt särskilt vid ev. kontorslandskap Löne- /pensionscentrat. 0-04

82 Nr Tänkbara * ) konsekvenser för berörda (svara bara på det som är relevant) Förändringen kan medföra Ja Nej Om Ja, Risk för ohälsa? Vad behöver göras? Vem ansvarar för genomförandet? När ska det vara klart? Hur blev det? (Kontr.datu m, signatur) 0 att belysning och synförhållanden försämras? x att ergonomin och x arbetsplatsutformningen blir sämre? att arbetet bli fysiskt tyngre? x sämre tillgång till bra hjälpmedel? x 4 minskad användning av personlig skyddsutrustning? (t ex vid inköp av ny maskin) x Andra konsekvenser för arbetsmiljön 5 Ändrad fysisk arbetsplats. Ökat pendlingsavstånd/kostnader. Parkeringsmöjligheter? x x Bidrag till resekostnader under övergångsperiod. Löne- /pensionscentrat. 0 6 Lokaler? Löne/pensionscen tret

83 Nr Tänkbara * ) konsekvenser för berörda (svara bara på det som är relevant) Förändringen kan medföra Ja Nej Om Ja, Risk för ohälsa? Vad behöver göras? Vem ansvarar för genomförandet? När ska det vara klart? Hur blev det? (Kontr.datu m, signatur) Övrigt 4 Får berörda regelbundet information om vad som är på gång? 4 Har berörda fått möjlighet att medverka och komma med synpunkter? x x Ifylld blankett diarieförs och arkiveras av ansvarig chef. Kopia sparas på G:/ÖV Arbetsmiljödokument/ Förvaltning / Verksamhet / Enhet /Riskbedömning inför förändring/ År

84 Framtida driftsalternativ Tillgänglighet Driftsäkerhet Systemkunskap Flexibilitet Totalt. Oförändrat. Man fortsätter som innan men Bjuv går till Klippans drift 4,5 4 4,5 Kostnad: ca,9 miljoner. Samla all drift i Klippan Kostnad: ca,5 miljoner. Köpa It-drift från leverantör (Aidtro, Logica) Kostnad: ca, miljoner 4. Drifta själv i ett gemensamt HR-lönecenter tjänster. Avskrivning på utrustning, lokal Kostnad: ca miljoner Gruppens rekommendation är alternativ eller. Eller en kombination av och Detta utifrån en värdering av kostnader och listade driftaspekter

85 Förslag - Tjänstebeskrivning Tjänstebeskrivning Hantera lön och ersättningar SKNV Aktivitet Hantera anställning Skriva anställningsavtal Skicka anställningsavtal/administrera anställning till central funktion Arkivering av anställningsavtal Lägga upp anställning i lönesystem enligt underlag Skapa, knyta och kontrollera placeringsschema Grundschema lägga in, kontrollera och koppla i lönesystem Kontoförändring/fördelning i lönesystem enl underlag från respektive kommun Avslut/förändring av anställning i lönesystem enl underlag från respektive kommun Bevakning av tidsbegränsad anställning, vilande anställningar och lönetillägg ID-kontroll vid nyanställning Tilldela behörigheter Hantera avvikelser mot schema, via Självservice Registrera avvikelser i Självservice Attestera avvikelser Kontroll oattesterade poster Skicka Påminnels inför sista dag att attestera Hantera längre frånvaro Skicka attesterad ledighetsansökan på angiven blankett till central funktion Registera frånvaro i lönesystem enligt underlag Rapportera sjukfrånvaro till F-Kassa Bevakning av frånvaro Bevaka och hantera föräldrapenningtillägget Hantera avvikelser mot schema, pappersrapport Skicka attesterad tjänstgöringsrapport på angiven blankett (ska göras i självservice) Registrera tjänstgöringsrapport i lönesystem (ska göras i självservice) Registrera arvoden enligt inskickat underlag Hantera resor / utlägg i tjänsten Rapportera utlägg, km-ersättning samt inrikes resor Rapportera utlägg i samband med resa och parkeringskvitton i Självservice Rapportera km-ersättning i Självservice Rapportera inrikes traktamente i Självservice Registrera utlägg, km-ersättning, inrikes traktamente enligt underlag för personal som inte registrerar i Självservice Kontroll av oattesterade Reseräkningar Attestera inrikes resor och utlägg i Självservice Kvittokontroll mot registrerade utlägg Arkivering av utlägg och kvitton Rapportera utrikes traktamenten Rapportera utrikes resa på angiven blankett Attestera och skicka in utrikes resa med bifogade kvitton Registrera utrikes resa enligt underlag för beräkning av traktamenten Administrera övriga lönepåverkande händelser Hantera skulder Informera närmaste chef att löneskuld har uppstått Informera medarbetare att löneskuld har uppstått Central funktion Respektive kommun Sida av

86 Förslag - Tjänstebeskrivning Utskick av brev och eventuellt inbetalningskort till medarbetare Reglera löneskuld på nästkommande lön Makulera skuld i lönesystemet Kontoavstämning löneskulder Hantera förmåner Skicka in avtal om förmån Registrera förmån i lönesystemet Arkivera avtal Hantera avdrag Skicka in underlag för lönerelaterade avdrag på angiven blankett - ej personliga utlägg Registrera lönerelaterade avdrag Skicka beslut från kronofogde om löneutmätning Skicka mottagningsbevis till kronofogden Verkställa utmätning Verkställa inbetalning till Kronofogden Skicka rapport verkställd utmätningssumma till Kronofogden Avstämmning lönerelaterade konton Skicka in underlag om utbetalt reseförskott Registrera avdrag för reseförskott i systemet Stämma av konto för utbetalda reseförskott Korrigeringar Meddela medarbetare om eventuellt felaktigt utbetald lön Rättelse enligt attesterat underlag Rättelse t.ex anställningsuppgifter i lönesystem Skatter Registrera in skatteuppgifter i lönesystemet Administrera särskilt högriskskydd Kopia av beslut om högriskskydd skickas av chefen till central funktion Uppdatera systemet med högriskskydd (Helsingborgs utvärderingsuppgift) Beräkna ersättning för högriskskydd av Försäkrings kassan Hantera nya löner och retroaktiva löner LÖF Läsa in underlag på nya löner på fil från Förhandlingsmodul Beräkning av retroaktiva löner med utbetalning på nästa ordinarie lönekörning EJ LÖF Manuellt registrera nya löner enligt attesterat underlag Förtroendevalda Registrera personer och årsarvoden i lönesystem Registrera personer i försystem tex. Förtroendemannarutin Rapportera i försystem tex. Förtroendemannarutin Ta fram fil från försystem tex. Förtroendemannarutin Inläsning av fil från försystem tex. Förtroendemannarutin till lönesystem Hantera löneutbetalning -aktiviteter före lönekörning Kontroller/Rättelser Kvalitetsäkring lönepåverkande anställningsuppgifter Registrera eventuella rättelser Kontrollera och åtgärda fel och varningslista, transar samt "lista differens" Slutkontrollera/rimlighetsbedömning lönebearbetning Rimlighetsbedömning av manuella underlag Kontroll att attest finns på underlag Hantera löneutbetalning -lönekörning Verkställa lön x Sida av

87 Förslag - Tjänstebeskrivning Begränsa behörighet för användare enligt tidplan Verkställa löneresultat Skapa bankfil Skicka bankfil till banken Erhålla kvittens på mottagen bankfil Attestera utanordning för företagets löner Skicka utanordning för attest till respektive kommun innan löneutbetalningsdatum Skapa ekonomifil till ekonomi-system Skapa skattedeklarationsunderlag Attestera och skicka in skattedeklarationsunderlag CSR-förfrågan (skatteförfrågan) Skapa underlag till statistik och utdata. Ta fram och skicka in rapporter till överenskomna tredje parter SCB, KPA mfl Ta fram underlagssumma för FORA och TGL och skicka till respektive kommun Hantera kassautbetalning Registera i lönesystem samt skicka utanordning till respektive kommun Verkställa kassautbetalning Hantera/skriva intyg Arbetsgivarintyg Inkomstförfrågan till F-kassa Läkarintyg registrera Läkarintyg bevakning Tjänstgöringsintyg Lönebortfall t.ex. till facket. Uträkning av inkomst till Kronofogden Förfrågan från AFA Försäkring angående anställningsuppgifter Utbildning Utbildning Självservice för arbetsledare och personalredogörare Utbildning Självservice för arbetstagare Sida av

88 Förslag - SystemförvPersonec Tjänstebeskrivning FÖRSLAG Systemförvaltning SKNV Personec P Aktivitet System, administration/förvaltning av system: System Personec P Neptune (behörighetssystem Aditro) Integration Förhandlingsmodul Utdata Integration Travel Integration Win-LAS Integration Win-LAS anställningsavtal Integration Administrera Anställning ("webbbaserade anställningsbevis") Heroma V5 Förtroendemannarutinen LAS-portalen Berit KomoGå Resurshantering Heroma Rese Tabelluppdateringar från leverantör, inläsning med hänsyn till tidplanen Tester och kvalitetssäkring av tabellinläsningar (+ testmiljö) Versionsuppdatering från leverantör, inläsning med hänsyn till tidplanen Tester och kvalitetssäkring av versionsinläsning (+ testmiljö) Upprätta och säkra nya/förändrade rutiner Manualer och rutinbeskrivningar, internt HR-center Information och utbildning pga förändrade/nya funktionaliteter, internt HR-center Bas tjänst Tillägg tjänst System, löpande administration/inställningar Upprätta driftstidplan/bearbetningsplan Löpande bearbetningar enligt fastställd tidplan Personec P: Upprätthålla Kodkontroll-tabell Organisation, kontering och arbetsställekoder Förtroendevalda Konteringsregister Semesteromställningar Fördelningsgrupper Kontrolluppgifter LÖF och Retro Regelmallar SCB Regelmallar Avgifter i Personec Novemberstatistik Kodkontroll Orsaksgrupper/tabeller Årsskifteshantering Koppla behörigheter i behörighetssystem, ej medarbetare Förmånshantering (löneväxling, bilförmåner) inkl redovisning Utlandsbetalningar Registervård Sida av

89 Förslag - SystemförvPersonec Ferie- och Uppehåll Kontrolluppgifter Behörigheter, org, struktur Uppdatera organisationsträd enligt beställningsunderlag fr resp. kommun Uppdatera arbetsställekoder och CFARnr, inkl. anmälan till SCB Uppdatera/informera berörda. T.ex It-avd Systemansvariga/integrationer Ta emot beställning av ny/ändrad behörighet Uppdatera användare med ny/ändrad behörighet Uppdatera kategorigrupper/personalgrupper/chefs attestgrupper Verkställan av lön, Bearbetningar Integrationer Begränsa behörighet för användare enligt tidplan Slutkontrollera varningslista samt kontrollera att Fellistan är tom Slutkontrollera "Lista Differens" Slutkontrollera lönebearbetning Rimlighetskontroll av nettolöner Slutkontoll av kontering Verkställa löneresultat Skapa bankfil Skicka bankfil till banken Redovisning, avstämning Erhålla kvittens på mottagen bankfil Skicka utanordning till respektive kommun (för attest) innan löneutbetalningsdatum Skapa skattedeklarationsunderlag Skapa skattedeklarationsunderlag för utomlands bosatta artister Skapa och skicka ekonomifil/ombokningsfil till ekonomi-system Skapa och skicka detalj/läs/löneknappsfil till resp kommun Skicka ekonomifil/ombokningsfil till resp. kommun för inläsning? Ev. tilläggstjänst: se Redovisning, avstämning Rapportera sjukfrånvaro till F-Kassa, via fil eller manuellt via webben Skapa fil med underlag från Personec P till förhandlingsmodul Läsa in underlag på nya löner på fil från Förhandlingsmodul Inläsning av fil från försystem tex. Förtroendemannarutin, MedVind, Taqs till lönesystem Exportera filer till andra system t.ex. Kompetens, MedVind från lönesystem CSR-förfrågan (skatteförfrågan) resp. CSR-inläsning Exportera till Utdata efter lönebearbetningar Skapa underlag till statistik och utdata. Ta fram underlag till överenskomna tredje parter SCB, KPA mfl Ta fram underlagssumma för FORA och TGL och skicka till respektive kommun Beställ underlag facktillhörighet och inläsning av dessa? (Tillhör Förhandl.modul) Utskick av brev (och eventuellt inbetalningskort) till medarb för inbetalning av skulder Kontoavstämning löneskulder (både netto och bruttoskulder) Verkställa inbetalning till Kronofogden Skicka rapport verkställd utmätningssumma till Kronofogden Avstämning konto kronofogden Stämma av konto för utbetalda reseförskott Redovisa skattedeklaration (e-ombud?), arb.givaravg. och skatt Direktinsättning/kassautbetalningar? Attesträtt? Utlandsbetalningar Sida av

90 Förslag - SystemförvPersonec Utbildning Redovisning av Partiavdrag Kontoavstämning Partiavdrag Begäran om ersättning från FK (resp kommun i dokument: Tjänstebeskrivn!) Kontoavstämning AMOS Inläsning av ek-filer/ombokningsfiler till ekonomisystem Felsökning/rättelser vid ev. inläsning till ekonomisystem Skapa ombokningar i systemet vid behov Konto/Avstämning: Reseförskott, brutto/nettoskulder, nettolöner, prelskatt, pensionspremier/löneväxling, bankreturer, in/utbetalningar kassa, löneutmätning, partiavdrag, avrundningsbelopp, Amos-avräkning, Sociala avgifter, semester- och kompskuld, avdrag Bankkontakter angående bankfiler, löneutbetalningar Utbildning Självservice för arbetsledare och personalredogörare Utbildning Självservice för arbetstagare Manualer och rutinbeskrivningar, användare utanför HR-center Information och utbildning pga förändrade/nya funktionaliteter, användare utanför HRcenter Sida av

91 Nuläge SystemförvHeroma Tjänstebeskrivning NULÄGE Systemförvaltning L-a Heroma - nuläge System Aktivitet Styrsystemförändringar utifrån lag och avtal Inställningar i regelverk och processer utifrån verksamhetens behov Tester och kvalitetssäkring av nya inställningar Versionsuppdatering från leverantör, huvudversioner, servicepack och fixpack Tester och kvalitetssäkring av nya versioner (+ testmiljö) Upprätta och säkra nya/förändrade rutiner Manualer och rutinbeskrivningar, internt HR-center Information och utbildning pga förändrade/nya funktionaliteter, internt HR-center System, löpande administration/inställningar Upprätta driftsaktivitetsplan Löpande driftskörningar enligt fastställd tidplan Organisation, kontering och arbetsställekoder Förtroendevalda Kontrolluppgifter LÖF och Retro Novemberstatistik Årsskifteshantering Koppla behörigheter i behörighetssystem, ej medarbetare Ferie- och Uppehåll System, administration av system: Integration Exchange, eposter till Heroma Resurs vid integration mot Qlik View Behörigheter, org, struktur Uppdatera organisationsträd enligt beställningsunderlag fr resp. kommun Uppdatera arbetsställekoder och CFARnr, inkl. anmälan till SCB Kommunen Lönekörningar Integrationer Uppdatera/informera berörda. It-avd? Systemansvariga/integrationer? Ta emot beställning av ny/ändrad behörighet Uppdatera användare med ny/ändrad behörighet Underhålla chefskoppling i Ansvar/funktion Begränsa behörighet för användare enligt tidplan Ta ut och distribuera lista över varningar Ta ut och distribuera lista över konteringsfel Utföra lönekörning Skicka bankfil till banken Erhålla kvittens på mottagen bankfil Skicka utanordning till respektive kommun och bolag (för attest) innan löneutbetalningsdatum Distribuera rapporter efter lönekörningen till kommuner och bolag Skapa och skicka ekonomifil/ombokningsfil till ekonomi-system Skapa och skicka filer PA-online till ekonomiavd. Skicka ekonomifil/ombokningsfil till resp. kommun för inläsning? Ev. tilläggstjänst: se Redovisning, avstämning CSR-förfrågan (skatteförfrågan) resp. CSR-inläsning Exportera till Användardatabasen veckovis Skapa underlag till statistik och utdata. Sida av

92 Nuläge SystemförvHeroma Ta fram underlag till överenskomna tredje parter SCB, KPA mfl Ta fram underlagssumma för FORA och TGL och skicka till respektive kommun Beställ underlag facktillhörighet och inläsning av dessa Redovisning, avstämning Utskick av brev (och eventuellt inbetalningskort) till medarb för inbetalning av skulder Roll: Lönekonsult Kontoavstämning löneskulder (både netto och bruttoskulder) Central Ekonom Kommunen Verkställa inbetalning till Kronofogden Central Ekonom Kommunen Skicka rapport verkställd utmätningssumma till Kronofogden Central Ekonom Kommunen Avstämning konto kronofogden Central Ekonom Kommunen Stämma av konto för utbetalda reseförskott Central Ekonom Kommunen Redovisa skattedeklaration (e-ombud?), arb.givaravg. och skatt Central Ekonom Kommunen Direktinsättning/kassautbetalningar? Attesträtt? Central Ekonom Kommunen Utlandsbetalningar Central Ekonom Kommunen Redovisning av Partiavdrag Central Ekonom Kommunen Kontoavstämning Partiavdrag Central Ekonom Kommunen Begäran om ersättning från FK (resp kommun i dokument: Tjänstebeskrivn!) Central Ekonom Kommunen Kontoavstämning AMOS Central Ekonom Kommunen Inläsning av ek-filer/ombokningsfiler till ekonomisystem Central Ekonom Kommunen Felsökning/rättelser vid ev. inläsning till ekonomisystem Central Ekonom Kommunen Skapa ombokningar i systemet vid behov Förv.ekonom Kommunen Konto/Avstämning: Reseförskott, brutto/nettoskulder, nettolöner, prelskatt, pensionspremier/löneväxling, bankreturer, in/utbetalningar kassa, löneutmätning, partiavdrag, avrundningsbelopp, Amos-avräkning, Sociala avgifter, semester- och kompskuld, avdrag Utbildning Utbildning Självservice för arbetsledare, assistenter och schemaläggare Manualer och rutinbeskrivningar, användare utanför HR-center Information och utbildning pga förändrade/nya funktionaliteter, användare utanför HR-center Underhåller och uppdaterar information på Intranät Övergripande och externa kontakter Samordning av förvaltningsaktiviteterna Projektleda vid nya införande eller förändringsprojekt Delta i införande och förändringsprojekt Följa utvecklingen av systemet och ny funktionalitet Delta i nätverk Rapporterar och hanterar fel i systemet Kontakt mot leverantören, beställer arbete Kontakt mot leverantören, följer upp leverans Kontakt mot leverantören, attesterar fakturor Bankkontakter angående bankfiler, löneutbetalningar Central Ekonom Kommunen Sida av

93 Pensionshantering SkåneNordväst - tjänstebeskrivning Delprocess Pension Aktivitet Cental Pensions enhet Tolka och tillämpa gällande x pensionsavtal/pensionsbestämmelser för anställda och förtroendevalda Tolka och tillämpa arbetsgivarens pensionspolicy/riktlinjer x och regelverk Informationsansvar till löneenheten för ändringar i pensionsavtalen som påverkar rapportering till lönesystemet eller inställningar i lönesystemet x Rätta/ändra/ta bort uppgifter i Pension Direkt enligt rättad/avstämd signallista från lön x Förfrågan om tidigare anställningar, aktualisering x Framtagande av ansökningsblanketter för pension samt informationsbrev x Bevakningslistor på pensionsavgångar vid 65 år x Skicka informationsbrev och ansökningsblankett x Bevaka om ansökan inkommer x Registrera 67 år i avvaktan på framtida ansökan x Registrera pensionsuttaget enligt pensionsansökan x Godkänna/underkänna pensionsbrev, on-line, Pension Direkt x Skicka undertecknat pensionsbrev och information till medarbetaren x Svara på frågor om pensionsbrevet/pensionsberäkningen x Beställa inforationsmaterial KPA x Information/beräkning av tjänstepension per telefon eller personligt x besök Information/beräkning till arbetsgivaren av t ex överenskommelse om särskild avtalspension x Beställa individuell premieinformation hos Pensionsvalet PV x Beräkna och registrera komplettering av tidigare förmedlade premier x Registrera FK:s beslut om sjukersättning i Pension Direkt enligt underlag från resp. kommun x Skicka pensionsansökan, pensionsbrev etc. till resp. x kommun för arkivering när arbetstagaren fyllt 67 år Handläggning av TGL-KL efter indikering från arbetsgivaren x Delårsrapportering till pensionsadministratören (f.n. KPA) av nyanställningar, avgångar, ledigheter och överenskommen lön Årsrapportering till pensionsadministratören (f.n. KPA) med uppgifter om pensionsgrundande lön, pensionsavgifter m.m. Hämta signallista hos KPA efter delårs- och årsrapportering Rättad/avstämd signallista skickas till pensionsenheten för rättning i Pension Direkt Bevakning/hämtning av lista "låga pensionsavgifter" hos PV för utbetalning via lönesystemet Löneenhet x x x x x Resp. kommun

94 Löneväxling till pension x Ersättning för förlorad pension gällande fritidspolitiker Besvara frågot om arkiverade uppgifter Information om sjukersättning till pensionsenheten Information om individuella avtal till pensionsheten Information om dödsfall till pensionsenheten Behörighet Behörighet för pensionshandläggarna i Pension Direkt, KPA Direkt, Pensionsvalet. Tittbehörighet i Personec P x x x x x

95 System Funktion Bas Tillägg Personec P Lönehantering x WinLas anställningstid x Förhandling Förhandlingsunderlag x Utdata datalager/statistik x Neptun Behörigheter x Heroma V5 Lönehantering x Travel Reseräkning x WinLas anställningsavtal Adm anställningsavtal x Administrera anställning Adm anställningsavtal x Förtroendemannarutinen x LAS-portalen x Berit x KomoGå x Resurshantering x Heroma Rese x

96 Verkställandestyrgrupp Hans-Åke Lindvall, kommundirektör Klippan Christer Pålsson, stadsdirektör Landskrona Tomas Rikse, kommunchef Båstad Jörgen Fransson, HR-direktör Helsingborg Marianne N Claesson, personalchef Klippan Huvudprojektledare Frida Mattelin, Skåne Nordväst Delprojektledare Lön/system: Anders Stegersjö, Helsingborgs stad Pensionshandläggning: Ingrid Philipsson, Höganäs Deltagare i arbetsgrupp - Lön/system Ann Olsson, Helsingborg stad Annika Jörlert, Helsingborg stad Britta Nilsson, Helsingborg stad Kristina Norling, Helsingborg stad Lone Nilsson, Helsingborg stad Solveig Sandh, Helsingborg stad Emma Dennryd, Båstad Mia Hallberg, Båstad Majken Janson, Båstad Susanne Höllger, Bjuv Janet Larsson, Bjuv Christina Andersson, Klippan Mikael Sjöholm, Klippan Anna- Lena Bengtsson, Ängelholm Boel Rasmussen, Höganäs Åsa Rosengren, Landskrona Jennie Jönsson, Åstorp Malin Larnert, Åstorp Claes Fält, Landskrona

97 Deltagare i arbetsgrupp - Pensionshandläggning Berit Andersson, Helsingborg stad Gunilla Lindqvist, Helsingborg Gunnel Mårtensson, Örkelljunga Kersthin Berggren, Ängelholm Berit Sundberg, Landskrona Mona Kroon, Bjuv

98 It-Drift Datum: 06 Nuläge KLIPPAN Driftar idag åt 5 kommuner (Båstad, Örkelljunga, Perstorp, Åstorp och Klippan) sedan 007 4K genom fiber Båstad via Citrix SQL (fysisk) SQL(fysisk) Databaser Båstad Test Utdata Klippan Test Utdata Ö-ljunga Test Utdata Perstorp Test Utdata Åstorp Test Utdata En server och back-up som körs varannan timme. App-servrar, test och Utdata är virtuella Varje kommun har databaser prod, test och Utdata. Test används bara i Klippan It-tekniker lägger ner 5 tim/vecka för att Drifta till alla 5K Kostnaden för alla 5K är kr/år kr/kommun Fro m 00 kommer kostnaden att vara kr/år detta pga att nya tilläggsmoduler tillkommit och ökad arbetsbelastning för It-teknikern kr/kommun

99 HÖGANÄS Driftar idag själv. SQL(fysisk) st Windowsservrar, virtuella It-tekniker lägger ner 6 timmar på installation av servrar. Support på 88 timmar/år. Motsvarar ca,5 timme/vecka Personec Klient Driftkostnaden för en egen virtuell server, Windowslicens, databaslicens, backup, support, uppdateringar och filöverföringar, kostar 40.9 kr/år PS Självservice - webb Driftkostnaden för två delade virtuella servrar, windowslicenser, backup, support, uppdateringar och filöverföringar, kostar.54 kr/år Kostnaden totalt 7.75 kr/år

100 HELSINGBORG Driftar idag åt 4 kommuner (Helsingborg sedan 007, Bjuv sedan 00, Svalöv sedan 00 och Ängelholm sedan 009) Servrar Databaser SQL (fysisk) SQL(fysisk) Helsingborg Test Utdata SQL(fysisk) Bjuv Test Utdata SQL(fysisk) Svalöv Test Utdata SQL(fysisk) Ängelholm Test Utdata Driftkostnaden är kr/kommun. Kostnaden totalt, miljoner kronor/år

101 LANDSKRONA Driftar idag själv Server SQL(fysisk) App Utbildning App Webb kr/år i arbetstid Totalkostnaden kr/år Test

102 SKNV Lokalisering av HR-center 0--8

103 Lokalisering av administrativt HR center - Kriterier och källor - Perspektiv/Kriterie Beskrivning Källa Kostnad: Lokaler Kronor/kvadratmeter och år Uppgiftslämnare respektive kommun/kommunalt bolag Tillgänglighet: Lokaler Möjlighet till hitta attraktiva lokaler för personer (ca 000 kvm) med gångavstånd från station/busstorg. Inflyttning ska vara möjlig Värderas - där =Små möjligheter, =Medelstora möjligheter, =Stora möjligheter Uppgiftslämnare respektive kommun/kommunalt bolag Tillgänglighet: Pendlingsmöjligheter kollektivt Pendling via tåg/buss: Antal minuter enkel väg samt antal byten Sökning på Skånetrafikens hemsida utifrån ankomst 8.00 en måndag Tillgänglighet: Pendling med bil samt avstånd Antal minuter från ort till ort enkel väg Km mellan orterna enkel väg Sökning via Google maps från centrum till centrum Kompetensförsörjning: Nuvarande medarbetare Utifrån nuvarande medarbetare bostadsort hur stor blir förändringen beroende på ort? Medarbetarnas information Kompetensförsörjning: Möjlighet till nyrekrytering Möjlighet att hitta nya medarbetare med rätt kompetens på orten. Befolkningsmängd och/ befolkning med viss utbildningsnivå. SCB

104 Tillgänglighet och kostnad - Lokaler Kriterier:. Möjlighet att hitta attraktiva lokaler för personer med gångavstånd från station/busstorg. Inflyttning ska vara möjlig Värderas - där =Små möjligheter, =Medelstora möjligheter, =Stora möjligheter. Kronor/kvadratmeter och år Ort/Kriterie Kostnad Tillgänglighet Bjuv -Lokalbrist Båstad -Inga så stora lokaler finns idag Helsingborg Finns flertal möjligheter Höganäs Ingen uppgift Sökt personer men ej fått nått dem Klippan 576 kr/kvm/år + kostnader för anpassning -Många lediga lokaler. Fått konkret förslag Landskrona Ingen uppgift -Möjligheter finns Svalöv Ej utrett Åstorp Bef.lokaler Nybygge Inga så stora lokaler finns idag Ängelholm Anpassa befintlig Nybygge Har - objekt. Kan också bygga nytt Örkelljunga -: Kan se en möjlighet i alla fall. Ej återkommit med närmre svar

105 Tillgänglighet - Restid med tåg/buss samt antal byten Kriterier:. Genomsnittlig restid i minuter från respektive ort till övriga 9 orter via buss eller tåg.. Antal byten från hur många kommuner tvingas man byta när man reser till respektive ort Kortast pendlingstid i genomsnitt har Hbg ( min) och Åstorp (6 min) Genomsnittlig pendlingstid från Ängelholm, Bjuv, Landskrona, Klippan är mellan 4-46 min Övriga orter har över timmes pendlingstid Till Helsingborg kan man pendla utan byten, förutom från Svalöv. För övriga orter krävs byten i över hälften av fallen Beskrivning Bjuv Båstad Helsingborg Höganäs Klippan Landskrona Svalöv Åstorp Ängelholm Örkelljunga Genomsnitt restid (min) enkel resa Antal orter som måste byta tåg/buss 5 av 9 6 av 9 av 9 7 av 9 5 av 9 5 av 9 7 av 9 5 av 9 4 av 9 7 av 9

106 Tillgänglighet Restid och avstånd med bil Kriterier:. Genomsnittlig restid i bil (antal min enkel väg) från respektive ort till övriga 9 orter. Genomsnitt hur långt det är (antal km enkel väg) till respektive ort från övriga 9 orter Till orter är det en genomsnittlig restid med bil under 0 min: Åstorp, Bjuv, Helsingborg. orter knappt över 0 min: Ängelholm och Klippan. Längst genomsnttlig restid är det till Båstad. Åstorp och Bjuv har också kortast avstånd i genomsnitt till övriga kommuner, Ängelholm kommer därefter. Längst genomsnittligt avstånd är det till Båstad. Orterna som ligger nära motorväg kan ha längre i antal km till varandra men det är ändå kortare restid. Främst rör det Landskrona och Helsingborg Helsingborg Höganäs Klippan Landskrona Svalöv Åstorp Beskrivning Bjuv Båstad Genomsnittlig restid i bil (antal minuter) till övriga orter Genomsnittligt antal km till övriga orter Ängelholm Örkelljunga

107 Kompetensförsörjning Nuvarande medarbetares bostadsort och pendling Kriterie: Utifrån nuvarande medarbetare bostadsort hur stor blir förändringen beroende på ort? NULÄGE Antal inkomna svar: 74 Antal medarbetare som INTE pendlar idag utifrån boendekommun (Boendekommun = Arbetskommun) 50 68% Antal medarbetare som INTE pendlar idag utifrån boendeort (Boendeort = Huvudort inom kommunen) 6 5% Antal medarbetare som pendlar 0 km eller mindre enkel resa 7 % Antal medarbetare som pendlar mellan -0 km/enkel resa 5 0% Antal medarbetare som pendlar mellan -0 km/enkel resa 0 4% Antal medarbetare som pendlar över 0 km/enkel resa 6 8% Genomsnittligt pendlingsavstånd för de som pendlar idag 8,5 Km enkel resa FRAMTIDA SCENARIO Antal medarbetare som bor på huvudort inom SKNV Antal medarbetare som bor inom rep kommun inom SKNV Bjuv Båstad 4 Helsingborg inkl Ramlösa 5 Höganäs 5 0 Klippan 4 7 Landskrona 9 Svalöv Åstorp 6 7 Ängelholm Örkelljunga Medarbetare som behöver pendla oavsett lokaliseringsort 9 av 74 = 5% Över 50% av medarbetarna kommer behöva pendla oavsett val av ort. Dagens genomsnittliga pendlingsavstånd är ca 8 km enkel resa.

108 Kompetensförsörjning nya medarbetare Kriterie: Möjlighet att hitta nya medarbetare med rätt kompetens på orten. Befolkningsmängd och befolkning med viss utbildningsnivå. Bef.mängd Kommun nov 0 Bjuv % Båstad 4 7 4% Helsingborg % Höganäs % Klippan % Landskrona 4 0 % Svalöv 4% Åstorp % Ängelholm 9 65 % Örkelljunga 9 60 % Totalt 0 8 Helsingborg är den absolut största kommunen, följt av Landskrona och Ängelholm. Övriga kommuner utgör 4% tillsammans.

109 Kompetensförsörjning nya medarbetare Kriterie: Möjlighet att hitta nya medarbetare med rätt kompetens på orten. Befolkningsmängd och/ befolkning med viss utbildningsnivå. Utbildningsnivå 00, ålder 5-64 år Ängelholm Höganäs Helsingborg Landskrona Båstad Åstorp Klippan Bjuv Örkelljunga Svalöv 0% % 9% 6% % 9% 6% 4% % 0% 0% 9% 0% 0% % % 5% 5% 4% 6% 54% 56% 55% 54% 0% 0% 0% 0% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 00% Eftergymnasial år el längre Eftergymnasial kortare år Gymnasial Förgymnasial 50% 5% 50% 45% 48% 46% % 5% 9% 0% % 5% 6% 7% 4% % Nya medarbetare till rollerna i HR Center rekryteras ofta med minst eftergymnasial utbildning. Högst utbildningsnivå har Höganäs, därefter Ängelholm, Helsingborg och Båstad. Lägst utbildningsnivå finns i Bjuv. I Ängelholm bedriver Competensum yrkeshögskola för bl a Löneekonom och Lönekonsult

110 Pensionshandläggning Befattning Antal Lön/pers * Sammanlagd lön Sammanlagd lönekostnad, uppräkning 4% Pensionshandläggare Kurser/konferenser Ant Kost/pers Summa 4 65 ** 500 **uppgiften baseras på uppskattning i Ängelholms kommun Lokaler Hyreskostn per kvm och år *** 560 Hyreskostn per medarb o mån Kvm per medarb Lokalhyra 4 medarbetare *** uppgiften baseras på förutsättningarna för hyresnivån för HR-avdelningen i Helsingborgs stad, Järnvägsgatan 4 IT/telefoni **** Genomsnittl kostn per medarb Ant medarb Sammanlagd kostnad Datorer, utrustning Telefoni, utrustning 4 IT/telefoni, trafik 4 Summa **** Uppgifterna bygger på den genomsnittliga kostnaden vid HR-avdelningen i Helsingborgs stad Övrig administration 500 kr/medarbetare

111 Arbetsgivaren betalar omkostnader till KPA även fortsättningsvis Summa per månad Summa per år Antal medarbetare (lönespecar?) 450 Korrekt? Årskostnad per medarbetare 7 Månadskostnad per medarbetare 5,9

112 Löne- och systemadministration Förutsättningar Kostnader beräknade per månad Organisation Befattning Antal Lön/pers * Sammanlagd lön Sammanlagd lönekostnad, uppräkning 4% Chef Lönechef Supportchef Systemchef Löneekonom/controller Lönespecialist, Systemförvaltare 7, Konsult/utbildare Summa * uppgifterna baseras på genomsnittligt löneläge för motsvarande befattning i Helsingborgs stad Kurser/konferenser Ant Kost/pers Summa ** **uppgiften baseras på uppskattning i Ängelholms kommun Lokaler Hyreskostn per kvm och år *** 560 Hyreskostn per medarb o mån Kvm per medarb *** uppgiften baseras på förutsättningarna för hyresnivån för HR-avdelningen i Helsingborgs stad, Järnvägsgatan 4

113 IT/telefoni **** Genomsnittl kostn per medarb Ant medarb Sammanlagd kostnad Datorer, utrustning Telefoni, utrustning 48 IT/telefoni, trafik 48 Summa **** Uppgifterna bygger på den genomsnittliga kostnaden vid HR-avdelningen i Helsingborgs stad System ***** Personec Heroma Neptun Travel Helpdesk Summa ***** Uppgifterna bygger på antagandet att varje kommun äger sitt eget system och därmed betalar fasta avgifter såsom licenser och IT-drift. Rörliga utvecklingskostnader antas betalas av den part som initierar den

114 HR Servicecenter Skåne Nordväst Beslutsunderlag upprättat av: Anders Stegersjö, Ingrid Philipsson och Frida Mattelin Datum: 0 - -

115 Inledning Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare Skåne Nordvästs (SKNV) samarbetskommitté har i sin verksamhetsplan för åren 0-04 angett sju prioriterade områden varav ett är attraktiva arbetsgivare/ HR-frågor (Human Resources). Målsättningen är att kommunerna i Skåne Nordväst ska öka sin attraktivitet och effektivitet som arbetsgivare. För att nå dessa mål initierades under våren 0 ett kommungemensamt samverkansprojekt Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare, Helsingborg HR region. Projektet består av fyra delprojekt i prioriteringsordning enligt nedan. Föreliggande dokument är delprojekt Administrativ samverkans slutrapport, tillika beslutsunderlag inför ställningstagande om genomförande av HR Servicecenter.. Administrativ samverkan, lön/system/pension. Digitalt Utvecklingscenter. Internrekryteringsprogram för potentiella ledare 4. Arbetsgivarvarumärke Skåne Nordväst Delprojektets uppdrag Delprojektets uppdrag har varit att utreda hur en Skåne Nordvästgemensam administration av lön, system och pension kan utformas och genomföras. Utredningen relaterar till målsättningen i SkåneNordväst verksamhetsplan som anger: Etablera gemensam löne- och pensionsadministration senast / 04. Delprojektets syfte Delprojektets syfte har varit att söka former för administrativ samverkan i avsikt att minska sårbarhet samt säkra kvalitet i arbetet. Samtidigt ska önskade effektivitetsförbättringar eftersträvas. Avgränsning och förtydligande Under utredningens gång har innebörden i uttrycket gemensam administration gång på gång kommit att diskuteras. Ett förtydligande gjordes därför av verkställande styrgrupp i juni 0. Detta förtydligande innebär: Projektet ska utreda hur en gemensam administration för lön, system och pension kan utformas och genomföras. Målsättningen är att få med så många som möjligt att Skåne Nordvästs kommuner. Administrationen ska bedrivas i en självständig enhet på en fysisk plats i regionen med personal som arbetar över kommungränserna. Utredningen har därmed ej utrett altenativa samverkansmöjligheter så som kluster av kommuner eller alternativa samverkansnivåer som endast system eller IT drift. Delprojektets genomförande Projektet har drivits som två parallella delprojekt, lön/ system och pension, vilka lagts ihop inför avrapporteringen. Engagemanget i arbetsgrupperna har varit stort, vilket skapat goda förutsättningar för att driva projektarbetet. Det har vidare funnits en bredd av kompetens inom berörda områden och representationen från de nordväst skånska kommunerna har varit god. Arbetet har letts och samordnats av projektledare och delprojektledare som fortlöpande samordnat arbetet. Regelbundna projektmöten har hållits då avstämningar gjorts och nya frågeställningar fångats upp att arbeta vidare med. Samarbete har också etablerats med ett externt konsultbolag, CI Consulting, med gedigen erfarenhet av liknande projekt som haft som ett av sina uppdrag att kvalitetssäkra arbetet under projektets gång samt att vid behov lägga in kompletterande frågeställningar som funnits behov av att belysa ytterligare. Intervjuer Under senare delen av projektet har intervjuer/möten genomförts med ledningarna i de deltagande kommunerna då projektet träffat kommunchefer, personalchefer samt i förekommande fall även ekonomichefer och medarbetare inom lön/system. Syftet med dessa möten har varit att presentera status i projektet samt att få en återkoppling på vad som upplevs viktigt att eventuellt ytterligare belysa innan slutförandet av projektet och dess rapport. Detta har setts som en viktig vägledning och del i projektets förankringsarbete. De kommuner där dessa intervjuer/möten genomförts är: Bjuv Klippan Ängelholm

116 Landskrona Båstad Örkelljunga Höganäs Helsingborg har i andra samtal tydligt uttryckt sig positiva till medverkan och eftersom Svalövs lönehantering idag är förlagd till Helsingborg har de betraktat sin del i projektet som en del av Helsingborg. Möte med Åstorp kommer att genomföras. Vid de samtal som genomförts har framhållits att tungt vägande motiv för att ingå ett samarbete varit att: Minska sårbarheten Säkra framtida kompetensförsörjning Kostnadseffektivitet Förankring och facklig dialog Utredningens arbete har kontinuerligt rapporterats till Personalchefsgruppen SKNV. Besök har även gjorts i ett antal kommuners ledningsgrupper för att informera om projektet. Information till fackliga har i huvudsak genomförts lokalt, antigen via personalchef eller via besök från huvudprojektledaren. Ett gemensamt informationstillfälle för samtliga fackliga representanter i SKNV har också hållts under hösten 0, efter det har en facklig referensgrupp bildats. Denna referensgrupp ska med viss regelbundenhet kunna följa projektet och diskutera aktuella frågeställningar. Projektorganisation Skåne Nordväst styrelse är beställare av projektet. Kommundirektörsgruppen SKNV är styrgrupp och dessa har utsett en verkställande styrgrupp. Verkställande styrgrupp har arbetat genom projektledaren för Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare - Helsingborg HR region som i sin tur delat upp uppdraget rörande administrativ samverkan i två delprojekt, samordning lön samt samordning pensionshandläggning med varsin delprojektledare. Dessa har tillsammans med projektledaren och sina respektive delprojektgrupper arbetat fram detta beslutsunderlag. Se bild nedan över projektorganisation Bemanning av olika grupper i projektet framgår av bilaga.

117 Utblick Att utveckla servicecenters för administrativa uppgifter har gjorts på många håll under lång tid. I Sverige påbörjades utvecklingen av sk. Shared Service Centers (SSC) i mitten av 990-talet och är idag en etablerad verksamhetslösning hos många större koncerner inom privat näringsliv. Inom svensk offentlig sektor är det framförallt under 000-talets senare del som konceptet utvecklats. På grund av denna historik finns gedigna erfarenheter och utvärderingar att lära av då vi nu utreder möjligheter i vår region. Projektet har studerat flera exempel där kommuner samverkat kring löne- och pensionsadministration bl.a Linköping - Norrköping, Högsby - Uppvidinge - Lessebo samt Fagersta - Avesta - Hedemora - Norberg - Skinnskatteberg (Fahns-kommunerna), Även exempel från det privata näringslivet och myndighetssamordning har studerats bl.a har mycket inspiration hämtats från den statliga samordning som inleddes under år 0. Nycklar till framgång Några av de nycklar till framgång som uppmärksammats i utredningens omvärldsanalys är: - De servicecenter som aktivt arbetar med sitt kund- och servicekoncept uppnår snabbare uppsatta effektivitets mål - Servicecenter som standardiserar och harmonierar sitt arbetssätt tidigt i processen uppnår satta mål snabbare - De viktigaste orsakerna till att etablera service centers är minskad sårbarhet och personberoende samt jämnare kvalitet, transparens och minskade kostnader - Servicecenters verksamhet är i mycket hög grad beroende av att kundkommunerna arbetar aktivt med anpassning av sina processer och förankring av förändringen hos samtliga berörda Möjligheter I utvärderingar av genomförda satsningar både i Sverige och internationellt har flera positiva effekter kunnat påvisas. Dessa uppstår dock inte med automatik utan förutsätter en genomtänkt struktur. Utredningen har lärt av omvärlden och strävat efter att anpassa föreliggande förslag efter dessa lärdomar. - Kostnadsminskningar uppnås genom stordriftsfördelar då tjänster koncentreras till ett ställe och därigenom blir mer effektiva. Detta förutsätter ett tidigt harmoniseringsarbete. - Minskad sårbarhet och personberoende uppstår då personal samlas under ett tak. En större arbetsgrupp gör det lättare att planera semestrar och fylla vakanser vid sjukdom eller annan frånvaro. För att uppnå detta är det av stor vikt hur den inre organisationen utformas. - Center of excellence uppstår då kunskap samlas under ett tak. Samverkande parters experter kan hjälpa fler än den enhet den tidigare servade och ett bättre nyttjande av intern kunskap kan uppnås. Personberoendet minskar. - Standardisering av arbetsuppgifter följer ofta bildande av servicecenters. Detta leder till ökad effektivitet och snabbare hantering av kunders behov. - Utvecklingsmöjligheter för anställda skapas då nya yrkesroller kan formas i en större organisation. Kompetensutveckling förenklas och yrkesrollernas attraktivitet ökar vilket kan underlätta vid nyrekrytering. - Ny teknologi kan bli lättare att implementera i ett servicecenter. Inköp av teknik kan göras snabbare och det är lättare att implementera någonting på ett ställe än på flera olika. Att bli starkare gentemot leverantörer vid förhandlingssituationer är ytterligare ett argument som lyfts fram i de erfarenheter som andra gjort vid etablering av servicecenters. Utmaningar Naturligtvis är en så stor förändring som bildande av gemensamt servicecenter även förknippat med en rad risker och utmaningar. All form av förändring är påfrestande och kräver engagemang och väl övervägda ageranden. För att genomföra den förändring som föreliggande rapport föreslår talar erfarenheter från andra satsningar om behovet av högsta ledningens övertygelse och dedikering. I den omvärldspaning som utredningen genomfört är det följande utmaningar och risker som oftast lyfts fram. - För de parter som väljer att gå med i ett service center innebär förändringen sannolikt en känsla av förlorad kontroll. För att uppväga detta behöver en tydlig struktur för insyn, transparens och påverkansmöjlighet riggas.

118 - Bildande av framgångsrikt servicecenter förutsätter förändrade beteenden hos både chefer, medarbetare och administrativ personal. Förändrade beteenden kräver tid och kan tvinga en del personer ut ur komfortzonen för att t.ex påbörja ett mer formaliserat arbetssätt. Det kan vara svårt att bryta upp de långvariga kontakter som hafts ute i verksamheterna. För att bryta detta krävs mycket arbete i syfte att skapa en ny identitet i den nya enheten. - Standardisering och större organisation kan innebära minskade möjligheter till flexibilitet och individuella anpassningar. Det finns vidare en risk i det faktum att en etablering av ett service center innebär längre fysiska avstånd till verksamheterna. Hantering av denna risk innebär ett förändrat förhållningssätt mellan verksamheterna och administrativ personal med roller som är tydligt formaliserade. - Det finns en risk att tappa värdefull kompetens om personal väljer att inte följa med till en ny enhet. Bilder från arbetsgruppens besök i Norrköping för erfarenheter och lärdomar av deras samarbete med Linköping

119 Nulägesbeskrivning Personal och yrkesroller I Skåne Nordväst kommuner arbetar totalt ca 77st personer fördelade på ca 6st heltidstjänster med löne- och pensionsadministration. Se tabeller nedan för mer detaljerad information. Sammantaget produceras ca 450st löner varje månad i Skåne Nordväst. Floran av yrkesroller är relativt bred och ett stort antal benämningar av yrkesroller existerar. Generellt kan sägas att innebörden av de olika yrkesrollerna varierar från kommun till kommun beroende på hur mycket personal som arbetar inom lön. Ju fler löner man har och ju fler personer som arbetar med lön desto mer kan man renodla och specialisera sig utan att öka sårbarheten. Viktigt att beakta är att detta gäller inte enbart handläggartjänster utan även chefsrollerna. Inom området lön finns idag två yrkesinriktningar. Dels lönespecialisterna som arbetar med det operativa lönearbetet i de stödsystem man arbetar i samt ger konsultativ hjälp till kommunernas verksamheter. Dels systemförvaltare som arbetar med de IT-baserade stödsystemen, utifrån löneprocessen, både vad gäller utveckling av systemstödet samt även här konsultativt stöd gentemot kommunernas verksamheter i användandet av systemen. Inom området pension arbetar pensionshandläggare med fokus på bl.a. tolkning och tillämpning av pensionsavtal, information och beräkningar till medarbetare. Vad vidare framkommer i nulägesanalysen är en större närhet mellan löneadministrationen och kommunernas verksamhet i de mindre kommunerna. Detta måste finnas en förståelse för då arbetet att införa nya gränssnitt vid etablering av service center inleds. System och IT-drift Av Skånenordvästs 0 kommuner använder sig 9 av Personec P från Aditro medan Landskrona arbetar i Heroma som levereras av Logica. Nuvarande IT-drift hanteras på fyra platser i regionen: Klippans kommun driftar idag åt Båstad, Örkelljunga, Perstorp, Åstorp och Klippan (kommer inom kort även att ta över driften för Bjuv). Helsingborg driftar idag åt Helsingborg, Bjuv, Ängelholm och Svalöv. Höganäs driftar idag i Höganäs Landskrona driftar idag i Landskrona Fördjupad inventering av nuläge gällande IT-drift har genomförts och återfinnes i bilaga. *Pensionshandläggare arbetar ofta en liten del av sin tjänst med pensionshandläggning, utöver pensionshandläggning är det vanligt att personen arbetar med lönerelaterade uppgifter. Tabellen ovan bör därför läsas med vetskap om att personer kan vara räknade två gånger, dvs totala antalet personer är rimligen mindre än 77st. Detta påverkar dock inte sammanräkningen av antal heltidstjänster. Ovanstående sammanställning illustrerar antal heltidstjänster och antal löner. Man bör vid bedömningen vara medveten om att det finns en svårighet i direkta jämförelser då renodling och roller varierar mellan de olika kommunerna i Skånenordväst.

120 Tjänster och prismodell Bas- och tilläggstjänster Utredningen föreslår ett tjänsteutbud för HR Servicecenter uppdelat i bas- och tilläggstjänster. Syftet med detta upplägg är att skapa förutsättningar att tillgodose olika kundkommuners behov på ett optimalt sätt. Bastjänster: Bastjänsterna utgör grunden för verksamheten och föreslås vara ett obligatoriskt åtagandet vid anslutning. Bastjänsterna föreslås utgöras av: Personal- och Löneadministration Systemförvaltning av system kopplade till lönearbetet - Personec P, Personec Förhandling, Utdata, Neptun (behörighetshantering) - Heroma V5 inkl Förtroendemannarutinen, LAS-portalen, Berit, Kom&Gå, Resurshantering, Heroma Rese Pensionshandläggning och administration av försäkringar Support och utbildning avseende ingående processer och system Den gemensamma organisationen ska tillhandahålla tjänster inom löneadministration utifrån att de samverkande kommunernas medarbetare och chefer arbetar i system baserade på självservice. Inom lönehantering ingår bland annat hantera anställning, schema via självservice, frånvaro resor och utlägg, skulder, förmåner, avdrag, förtroendevalda kontroller och rättelser samt verkställande av lön med mera. I uppdraget systemförvaltning finns tjänster som förvaltning, löpande administration/inställningar, behörigheter och organisationsstruktur, integrationer, redovisning och avstämning. Se bilaga för förslag till system att utgöra bas- och tilläggstjänster. Inom uppdraget för pensionshandläggning innefattas bland annat tolkning och tillämpning av pensionsavtal, information och beräkningar samt handläggning av anställdas försäkringsskydd. Den gemensamma organisationen ska vidare regelbundet tillhandahålla utbildning och support till chefer och kontaktpersoner inom de samverkande kommunerna avseende de system som ingår så att dessa får förutsättningar att effektivt kunna arbeta i självservice. Tilläggstjänster: Tilläggstjänster erbjuds efter behov och avtalas med respektive kundkommun. Tilläggstjänster kan vara: Systemförvaltning av ytterligare HR-system (se bilaga) Övriga konsulttjänster som har koppling till uppdraget Tjänstebeskrivningar Inför en administrativ samordning är det av mycket stor vikt att skapa tjänstebeskrivningar i vilka tydliga gränssnitt mellan HR Servicecenter och kundkommunerna definieras. Förslag på tjänstebeskrivningar har tagits fram av projektet och återfinns som bilaga. Dessa ska ses som förslag och utgångspunkt inför en fördjupad diskussion med framtida kundkommuner. Inför en implementering av HR Servicecenter är det av mycket stor vikt att förbereda både kommunernas samt centrets rutiner att arbeta efter överrenskommna tjänstebeskrivningar. Grundlig förberedelse för att arbeta enligt denna föreslås ske under etableringstiden beskriven i färdplanen. Gränssnitt och ansvarsfrågor Servicecentret ansvarar för att utföra och leverera tjänster enligt avtalad tjänstebeskrivning och servicenivå. Kundkommunerna har ansvar för strategiska beslut samt att säkerställa att servicecentret ges förutsättningar att leverera de tjänster som det är ämnat för avseende mer operativa arbetsuppgifter. Att gå från att vara utförare till att vara beställare innebär att kundkommunerna i högre grad behöver fokusera på policys, strategiska frågeställningar, kravställning och uppföljning av verksamheten. Kundkommunerna bär fortsättningsvis ansvaret för de uppgifter som utförs av servicecentret vilket förutsätter en god beställarkompetens. Kundkommunernas interna styrning och kontroll kommer att omfatta verksamhet som utförs av servicecentret på kundkommunernas uppdrag. Som beställare måste kundkommunen förstå de tjänster man köper och får levererade. Utöver specifik förståelse för respektive tjänst behöver kundkommunen förstå hur tjänsterna utgör en del av de processer och den verksamhet som fortsatt bedrivs internt inom kundkommunen.

121 Utan denna förståelse kommer inte kundkommunen att kunna följa upp leveranserna själva eller förstå hur de ska agera på den uppföljning av leveranserna som servicecentret förmedlar. Det är nödvändigt att kundkommunerna som beställare förstår och respekterar överenskomna gränssnitt och kommunicerar dessa tydligt inom kundkommunens organisation. som väljer dessa tjänster. Övriga tjänster debiteras löpande alltefter som dessa tjänster tas i anspråk enligt en självkostnadsmodell enligt timkostnad. Tjänstebeskrivningen utgör grunden för hur samarbetet och ansvaret fördelas mellan kommun och servicecenter. För att optimera samarbetet är det viktigt att centret erhåller korrekta underlag, attester i tid samt tolkningar av lokala avtal. Nyttan av detta kommer kommunen till del genom att servicecentret får förutsättningar att leverera tjänsterna med hög kvalitet och på ett kostnadseffektivt sätt. Prismodell Prismodellen som föreslås bygger på självkostnadsprincipen då verksamheten inte ska vara vinstdrivande. Modellen bygger på bastjänster och tilläggstjänster. Bastjänsterna utgör grunden för verksamheten och utgörs av vad som är det obligatoriska åtagandet vid anslutning. Fakturering av bastjänsterna föreslås ske kvartalsvis i efterskott där antalet producerade lönespecifikationer utgör grund för faktureringen av löneadministration och systemförvaltningen kopplat till detta. Systemförvaltningen debiteras kvartalsvis enligt självkostnad och fördelas på antal anställda hos de kommuner

122 IT/driftstruktur En eller flera databaser Ett viktigt ställningstagande inför frågeställningen om IT-drift är om de samarbetande kommunerna ska samordnas i en och samma databas eller ha var sina. Om samordning i en databas görs är det självklart att IT-drift enbart kan ske hos en utförare medan om varje kommun har sin egen databas finns möjligheten till mer än ett driftsalternativ. En databas skulle sannolikt innebära kostnadsfördelar men också vara förknippat med uppenbara risker vad gäller kvalitet. Enligt Aditro rekommenderar man inte att ha en gemensam databas för hela HR - centret då varje kommun har sina kommuninställningar i Personec P. Behörighetssystemet Neptun kräver även att det finns en separat server för varje databas för att kunna hantera databasen. Om någon kommun idag har kommunala bolag eller liknande i sitt Personec p så fungerar det utifrån att man har gemensamma inställningar i Personec P, alltså möjligheten kommer att finnas kvar att verksälla löner i kommunala bolag eller liknande om huvudkommunen har med sig sin egen databas till HR - centret. Aditro tillhandahåller idag molntjänster och i dessa tjänster så har man även sin egen databas. Skulle någon kommun i framtiden vilja lämna/tillkomma HR Servicecenter är det databas och server som flyttar ut respektive flyttar in i centret. Projektgruppen har därför valt att arbeta vidare utifrån slutsatsen att varje kommun ingående i samarbetet åtminstone initialt behåller sin egen databas separat. Detta innebär då att möjligheten att förlägga driften till olika leverantörer. På sikt är det sannolikt mest rationellt att samla driften till ett ställe då det innebär en kontaktyta och därmed ett rationellare sätt att arbeta på för systemförvaltarna. Drift Projektgruppen har bedömt olika alternativ enligt bilaga - Framtida IT-drift alternativ. Arbetsgruppen inom projektet har valt att utvärdera fyra olika alternativ:. Oförändrat. Man fortsätter som innan men Bjuv går till Klippans drift (i enlighet med redan fattat beslut). Samla all drift i Klippan. Köpa IT-drift från leverantör (Aditro, Logica) 4. Drifta själv i ett gemensamt lönecenter Att samla all drift till Helsingborg har inte bedömts som aktuellt alternativ på grund av kostnadsläget för IT-drift i Helsingborg. Utifrån ovanstående alternativ har arbetsgruppen utvärderat de olika alternativen utifrån faktorerna: Tillgänglighet Driftsäkerhet Systemkunskap Flexibilitet Utredningens slutsats är att föreslå alternativ eller vilket inte utesluter en kombination av dessa. Alternativ bedöms ha sina största nackdelar avseende tillgänglighet och flexibilitet vilket i uppstarten av ett gemensamt lönecenter bedöms som klart negativt. Alternativ 4 ligger inte heller i linje med detta projekts andemening då gemensamt lönecenter syftar till specialisering och skapandet av egen drift inte ligger i linje med detta.

123 Organisationsform Utredningen har prövat alternativet att förlägga servicecentret i en befintlig kommun och belysa fördelar och nackdelar med detta jämfört med bildandet av en ny juridisk organisation. Utredningen belyser också de olika alternativ till ny juridisk organisationsform som står till buds och dess för och nackdelar. Utgångspunkter Styrgruppen har i sin beställning redan från början angett att servicecentret bör vara organisatoriskt skilt från de kommuner som det ska tillhandahålla tjänster till. Syftet med det är att renodla verksamheten och förbättra möjligheterna till en tydlig och långsiktigt hållbar styrning av verksamheten. En annan utgångspunkt har varit inställningen att verksamheten i ett framtida HR Servicecenter inte upplevs vara av något politiskt- eller direkt medborgarintresse utan ses som ett rent internt och administrativt intresse som stöd för kommunernas kärnverksamheter. Vidare bedöms insyn, möjligheten till styrning och transparens vara av stor vikt för verksamhetens effektivitet och trovärdighet samt att denna utövas av tjänstemän hos uppdragsgivarna. Möjligheten att vidareutveckla verksamheten bedöms till stor del vara beroende på valet av driftsform då denna påverkar beslutsformen för centret. Vid studiebesöket som genomfördes vid Lönecenter i Norrköping framförde man med stor tydlighet att man hade föredragit att ha drivits i bolagsform istället för som idag i form av kommunförbund. Projektgruppen har under arbetets gång bland annat varit i kontakt med Helsingborgs stads stadsjurist beträffande för- och nackdelar med de olika driftsformerna som beskrivs nedan. Som del av befintlig kommun via samverkansavtal Att etablera HR Servicecenter via samverkansavtal innebär att en värdkommun utses som sluter avtal med ingående kommuner. Detta finns exempel på redan idag då Svalövs kommun har avtalat med Helsingborg stad angående hantering av löneadministrationen. Det som talar för en lösning med samverkansavtal är att HR Servicecenter då kan dra nytta av värdkommunens resurser, såsom verksamhetsstöd och specialkompetens. Det gäller både i den löpande driften och i utvecklingsarbete. Vidare kan kostnader för ledningsfunktioner anses större för små organisationer än för stora. Detta talar för att inrätta servicecentret inom en värdkommun då overheadkostnaden för ledningsfunktionen därigenom kan begränsas. Samverkansavtal innebär även att en separat politisk överbyggnad kan undvikas, servicecentret ingår istället i värdkommunens politiska struktur. Det som talar emot en lösning via samverkansavtal är att insyn, transparens och påverksammöjligheter blir mindre. Det kan upplevas svårare för kundkommunerna att följa och påverka HR Servicecenter och det finns en risk att det blir svårare för kundkommuner att bilda sig en uppfattning om rimliget i t.ex. prissättning. Något hinder mot att i avtal skriva in regler om samråd eller referensgrupper finns visserligen inte men det är den kommun som utsetts som huvudman som har att fatta alla formella beslut. Kriterier för värdkommun Om lösning genom samverkansavtal väljs är det av stor vikt vilken kommun som utses som värd. Ett antal kriterier har diskuterats i styrgruppen för att anses lämplig värdkommun: Finnas en administrativ kapacitet att serva HR-service med support och stöd kring t ex juridik, upphandling, ekonomi och HR Kapacitet och kompetens att etablera leda och följa upp verksamheten Förmåga och kapacitet att agera som beställare i förhållande till leverantörer av t ex IT-drift och system Kunna garantera driftsäkerhet och internkontroll Dessa kriterier begränsar sannolikt alternativen för lokalisering. Om valet görs att driva verksamheten i annan juridisk form ställs inte samma krav på lokaliseringsorten och valmöjligheterna blir fler. Som ny juridisk person De argument som utredningen anser talar för bildandet av en ny juridisk person är möjligheten att skapa en transparent och gemensam organisation som blir tydligt påverkansbar för kundkommunerna.

124 Genom att bilda en ny juridisk person skapas möjligheter för samtliga kommuner att gå in i något nytt på lika villkor istället för att gå in i en befintlig kommun, därmed är det rimligt att anta att en gemensam kultur i den nya organisationen blir lättare att etablera. Om ny juridisk person bildas innebär det även att befintlig stödverksamhet blir kärnverksamhet. Att verksamheten blir till kärnverksamhet kan stärka den professionella identiteten hos de anställda samt självbilden och kulturen inom organisationen. Arbetsplatsen blir mer attraktiv och ökar dess status, vilket bör innebära att rekrytering av kvalificerade medarbetare underlättas. Ett annat argument som talar för bildande av ny juridisk person är möjligheterna att addera fler tjänster på sikt. Exempelvis det arbete som redan bedrivs eller planeras bedrivas gemensamt inom HR området (Traineeprogram, Framtidens chefer, utbildningsadministration, uppdragsdatabas osv). Det som talar emot bildandet av ny juridisk person är att detta sannolikt upplevs som en större process med tänkbar fördröjning i tidplanen som följd. Det är vidare tänkbart att politisk och administrativ överbyggnad blir svårare att undvika, även om en styrelse bestående av enbart tjänstemän är juridiskt möjlig. Kommunalförbund eller aktiebolag? Om beslut tas att etablera HR Servicecenter som ny juridisk person står två alternativ till buds: kommunalförbund eller aktiebolag. Mot bakgrund att en central utgångspunkt varit att löne- och pensionsadministration ej bedöms vara av stort politiskt intresse framstår kommunalförbund som en mindre attraktiv lösning. Se tabell nedan. Aktiebolagsformen ger en större möjlighet att utveckla verksamheten med sitt enklare beslutsfattande och erbjuder också en större transparens och förenklad styrning förutsatt en professionell tjänstemannastyrelse bestående exempelvis av de samverkande kommunernas HR-ansvariga och eventuellt också representation från någon kommuns ekonomiavdelning. Bolagsformen förutsätter också en tydlig ägarstyrning så att centret inte bygger onödig overhead. Förutsatt att bolagsbildning upplevs som svårt rent politiskt kan samarbetsavtal vara ett alternativ att starta med avseende samordning av lön och pension men uppfattas som något av en mellanlösning om man har ambitionen att verksamheten ska få utvecklas ytterligare. Tabellen visar en jämförelse mellan kommunalförbund och aktiebolag. För en organisation med fler än två parter framstår aktiebolag som klart mer attraktiv organisationsform. Källa: Anna Liedholm, stadsjurist Helsingborg stad

125 Samverkansmodell Valet av driftsform har stor betydelse för hur insyn och påverkan kan utformas. Oavsett vilket val som görs är det mycket viktigt att kommunerna har insyn i verksamheten med en hög grad av transparens. För att säkerställa god samverkan och dialog mellan kundkommuner och servicecenter behövs en enhetlig samverkansmodell där roller och rutiner för samverkan anges. Samverkansmodellen ska vara en formalisering av dialogen mellan servicecentret och kundkommunerna på strategisk och operativ nivå. Den ska specificera roller och ansvar, forum och agendor. Operativt forum omfattar exempelvis uppföljning på operativ nivå, problemlösning i det dagliga arbetet och leveransproblem. I det operativa forumet ska kundansvarig på servicecentret samt deras motparter i respektive kommun ingå. Frekvensen på de olika forumen kan variera beroende på behov. Ledningsdialogen mellan kund och servicecentret ska vara enkel, strukturerad och professionell. Samverkansmodellen ska regleras i avtal mellan HR Servicecenter och kundkommunerna. Modell för samverkan Bilden till höger beskriver en schematisk samverkansmodell att bygga vidare på. Kundråd ska vara ett forum där servicecentret träffar samtliga kundkommuner för att diskutera strategiska frågor som är gemensamma för alla kunder. Det kan exempelvis gälla utvidgning av tjänsteutbud, behov av kommande gemensamma investeringar eller frågor av principiell karaktär. Strategiskt kundforum avser dialog på ledningsnivå mellan servicecenter och respektive kundkommun. I dialogen ska exempelvis framtida behov, uppföljning av resultat, servicenivåer och kundnöjdhet avhandlas.

126 Lokalisering De faktorer som projektet identifierat som påverkar förutsättningarna för lokalisering är, utöver organisationsform som diskuterats i föregående avsnitt, lokalkostnader, tillgång till ändamålsenliga lokaler, geografiska avstånd, förutsättningar för pendling samt bedömda förutsättningar för framtida kompetensförsörjning. Samtidigt utesluts inte heller att det kan finnas andra regionala skäl för var det kan bedömas att ett eventuellt framtida center ska lokaliseras. Dessutom finns en medvetenhet om att geografiskt centrum för de samverkande kommunerna påverkas av vilka kommuner som faktiskt kommer att samverka. Frågan beträffande lokalisering har bedömts som en av de svårare faktorerna att arbeta med inom projektet samtidigt som den givetvis måste beaktas. Projektet har därför valt att hantera denna fråga på så sett att man gett CI Consulting i uppdrag att utreda och belysa de olika faktorer som kan anses vara påverkande motiv avseende valet av lokalisering. CI Consultings utredning ligger som bilaga till denna rapport och rekommendationen är att utifrån kommunernas beslutade anslutningsgrad till centret uppdatera denna utredning och därifrån göra en skattning av vad som bedöms vara optimal lokaliseringsort även med beaktande av regionala skäl.

127 Inre organisation och ledning En viktig del i utredningsarbetet har varit omvärldsbevakning och projektgruppen har med anledning av detta varit i kontakt med flera andra verksamheter som genomfört administrativ samordning. Både där samarbetet upplevts som framgångsrikt samt mindre framgångsrikt. Slutsatsen projektet dragit är att en lyckad samordning förutsätter att man också etablerar nya arbetsformer och är beredd att utveckla delvis nya yrkesroller som man inte haft tidigare. Det räcker med andra ord inte med att enbart genomföra en gemensam lokalisering rent fysiskt. I de fall man gjort det har framgångarna uteblivit och samarbetena är på väg att upplösas. Se förslag till organisation i figur till höger. Framtida yrkesroller Utredningen har genom omvärldsbevakning lärt att det finns fler roller än de befintliga som kan anses intressanta att inkorporera i ett framtida servicecenter. Vid lönecentret i Norrköping har man en yrkesroll som kallas Utbildare/testare vilken upplevs mycket intressant. Främst i kundorienteringen då det handlar om att ge chefsstöd till kommunernas verksamheter. Något som bedöms viktigt att beakta då en samordning kan upplevas skapa ett något större avstånd mellan lönefunktionen och verksamheterna. Utifrån ovanstående resonemang väljer vi att benämna de yrkesroller den tänkta organisationen bör innehålla för: Systemchef: Personalansvar för system-, utveckling- och utbildningsgruppen. Systemansvarig gentemot kunderna. Systemförvaltare: Arbeta med systemunderhåll enligt föreslagen tjänstebeskrivning för systemförvaltning. Utbilda HR-centrets medarbetare. Kontakt med IT och leverantör. Konsult/utbildare: Utbilda externa användare. Skapa manualer. Arbeta med systemutveckling utifrån kundönskemål. Rollen har ett kundansvar mot en/flera kommuner enligt samarbetsmodellen. Lönechef: Personalansvar för lön- och supportgruppen. Delat ansvar med supportchef. Processansvarig gentemot kunderna. Supportchef: Personalansvar för lön- och supportgruppen. Delat ansvar med lönechef. Lönespecialist: Arbeta operativt med lön och ersättningar enligt föreslagen tjänstebeskrivning för lön och ersättningar samt ingå i en supportorganisation. Ge kvalificerad support och service inom löne- och ersättningsområdet. Registrering och rättningar av löneunderlag samt hantering av intyg. Förslaget är att erbjuda lönespecialistroller med två delvis olika profiler. En med profil registrering som rapporterar till lönechefen och en med profil support som rapporterar till supportchefen. Löneekonom/Controller: Arbeta med avstämning och redovisning exempel finns i föreslagen tjänstebeskrivning för systemförvaltning. Intern kontroll inom HR-centret. Pensionshandläggare: Arbetar med pensionshandläggning enligt föreslagen tjänstebeskrivning. En av pensionshandläggarna föreslås ges en samordnande roll.

128 Supporten bemannas från bägge lönegrupperna (Personec). Däremot har medarbetarna i respektive grupp olika tyngdpunkt i sitt arbete. Grupp högre grad av registrering/kontroller och grupp högre grad av support * Ingår i ledningsgrupp ** Bemannas efter beslut om tilläggstjänster

129 Ekonomiskkalkyl Det ekonomiska upplägget för verksamheten bygger på att HR Servicecenter inte ska vara vinstdrivande, dess intäkter ska enbart täcka verksamhetens kostnader. Tanken är att intäkterna ska skapas enligt beskrivningen under rubriken Prismodell baserat på bastjänster och tilläggstjänster. I tabellen till höger presenteras den ekonomiska kalkylen övergripande, som bilaga återfinns kalkylen i sin helhet. I kalkylen presenteras den beräknade kostandsnivån efter -4års drift, då visst harmoniseringsarbete genomförts. Vid etablering är bedömningen att det inte uppstår någon direkt kostnadseffekt, vare sig positiv eller negativ. Bemanning Kalkylen bygger på antaganden om en organisation på 5st anställda, idag är det betydligt fler som arbetar inom området. Utredningens förslag är att från starten år 04 lyfta över samtliga som arbetar i respektive kommuns löne-/ pensionsfunktion, dock med undantag av de personer som kommunerna bedömmer sig ha behov av för att uppfylla sitt åtagande i tjänstebeskrivningarna. Personal som går över till HR Servicecenter garanteras en plats och får ange intresseområde inför placering i den nya organisationen. Effektivisering och harmonisering Utgångspunkt i kalkylen är antagandet att varje lönespecialist i en framtid kan hantera ca 000 löner per månad. Detta antagande är gjort utifrån det nuläge som idag finns i Helsingborg., det är den kommun i Skåne Nordväst som borde ha störst möjligheter att tillvarata stordriftsfördelar och där hanteras idag ca 950löner per lönespecialist. Denna effektivitet uppnås dock inte i den nya organisationen redan år 04. Förslaget är att lyfta in respektive kommuns löne-/pensionsfunktion från start med i stort sett befintliga rutiner men utifrån föreslagen tjänstebeskrivning. Effektiviseringseffekterna uppstå då verksamheten är etablerad och att full effekt erhålls succesivt. Effektivisering på personalsidan genomförs i takt med beräknade pensionsavgångar. Under den närmsta 5-årsperioden beräknas 4 personer inom område lön i de samverkande kommunerna gå i pension. Kostnaderna i kalkylen baserar sig på kostnadsnivån i Helsingborg avseende lokalkostnader samt lönekostnader. Skälet till detta är att projektet inte har någon slutsats att gå efter då det gäller lokaliseringsort och bedömningen är att den högsta kostnaden i regionen är just i Helsingborg. Det är alltså av försiktighetsskäl som kostnadsnivån i Helsingborg valts för att inte presentera en kalkyl där kostnadsnivån måste revideras upp i ett eventuellt genomförande.

130 Etableringskostnader Vad som tillkommer den övergripande kalkylen är en etableringskostnad i samband uppstart för t.ex projektledning, konsulttjänster, iordningställande av lokaler och föreslagen kostnadsersättning för pendlingskostnader till centrets medarbetare under ett års tid. Se avsnittet Färdplan för en närmare beskrivning av etableringsprocessen.

131 Färdplan För att åsådliggöra hur föreslagen ny organisation ska uppnås har en färdplan tagits fram (se bild på sid?). Denna består i ett antal moment och faser som nedan beskrivs övergripande. För genomförandet bör även en projektorganisation bildas. Anslutning Projektgruppens förslag är att samtliga samverkande kommuner etablerar samarbetet vid samma tidpunkt, den målsättning som styrgruppen angett är en etablering senast En gemensam anslutning skulle skapa de bästa förutsättningarna för att driva harmoniseringsarbetet och att finna formerna för gemensamma rutiner och arbetssätt. Det bedöms också ha betydelse vid anskaffande av lokaler om man redan vid etableringen kan ha en god uppfattning om hur stor organisation verksamheten ska byggas för och därmed ha en klar uppfattning om hur stora lokaler verksamheten har behov av. Harmoniseringsmotivet bedöms ha den större betydelsen då förväntad effektivisering och framtida pensionsavgångar sannolikt kan göra att lokalfrågan har mindre betydelse. Beslutsfas För att påbörja ett genomförande behöver beslut fattas i respektive kommun om deltagande. För att målsättningen - start jan år 04 - ska förverkligas är det projektets bedömning att dessa beslut behöver vara klara under första kvartalet år 0. Etablering och implementation Att etablera lokal behöver tidigt påbörjas. Tidplanen är till stor del beroende på vilka lokaler som hittas och hur omfattande anpassningsarbete som behöver göras. Så fort beslut om deltagande är fattade och man vet hur stor organisation som behöver riggas måste sökandet efter lokal påbörjas. Andra viktiga moment under etableringsfasen är avtalsskrivande med kundkommuner och en fördjupad dialog utifrån föreslagen tjänstbeskrivning och om eventuella tilläggstjänster. Dialog med personal och bemanning av organisationen är en annat central aktivitet. Projektets lärdomar från genomförd omvärldsanalys pekar på vikten av att tydligt engagera och informera samtliga som berörda av förändringen. I Norrköping - Linköping genomfördes flera teamaktiviteter och personal i den nya organisationen fick t.ex. vara delaktiga i utformning av nya lokaler. Förändringsledning och kommunikation bör därför vara en betydande del av etableringsfasen. Det är inte bara centralt som förberedelser måste göras inför driftstart. En viktig nyckel till framgång ligger också i kommunernas förmåga att förbereda, anpassa och informera. Harmonisering och effektivisering Efter driftstart bör ett harmoniserings- och effektiviseringsarbete påbörjas så snart som möjligt för att kunna uppnå de kvalitativa och finansiella fördelar som organisationen har potential för. Då beslut finns på plats kan arbetet med etablera en projektstruktur och bemanning av genomförandeprojektet påbörjas. En projektorganisation för genomförandet bör riggas. Denna föreslås ledas av en projektledare och bestå av delprojekt med ansvar för olika moment i genomförandet.

132

133 Konsekvensbedömning Den konsekvensbedömning som genomförts är indelad i två delar, dels en bedömning av för- och nackdelar med att bilda HR Servicecenter överhuvudtaget och dels en bedömning av styrkor och svagheter i föreslagen design. Fördelar med HR servicecenter För samverkande kommuner kan en rad fördelar förutspås: - Minskad risk för sårbarhet i form av kompetensbrist och personberoende inom administrativt stöd - Kostnader för administrativt stöd blir mer transparenta och kan lättare jämföras över tid och med upplevd servicenivå - Stordriftsfördelar kan på sikt leda till en effektivisering och positiv kostnadseffekt - Fokus på kommunens kärnverksamhet ökar då kommunens ledning och resursinsatser kan ägnas åt annat än administrativt stöd - Det ansvar som åligger chefer och medarbetare i verksamheterna tydliggörs, liksom vilken roll och ansvar som åligger det administrativa stödet - Standardisering och harmonisering av processer inom det administrativa området kan leda till att ytterligare samverkan mellan kommunerna underlättas Utmaningar med HR Servicecenter Att bilda HR Servicecenter är även förknippat med en rad utmaningar som det bör finnas beredskap för: - Ett framgångsrikt servicecenter förutsätter en tydligt gränsdragning och ansvarsfördelning mellan center och kundkommun. Om detta inte efterlevs utgör det en stor risk för ineffektivitet. - Etablering av servicecenter förändrar den karta av personliga kontakter och relationer som idag existerar. Många männiksor kommer beröras och avkrävas ett förändrat arbetssätt. Tydlighet i kommunikationsarbetet och ledningens övertygelse är av största vikt för att säkra nya beteendemönster. - Om personal bedömmer det som oattraktivt att gå med till nya organisationen löpes en stor risk för kompetensbrist. Skulle det inträffa behöver tydliga former för kompetensöverföring riggas. - Om samtliga kommuner väljer att samverka finns stor potential till effektivitetsvinst och kvalitetsförbättring genom specialisering. Det är dock samtligt en stor mängd kommuner att förhålla sig med skiftande rutiner, avtal och processer. Ett tidigt harmoniseringsarbete är av största vikt. För- och nackdelar med föreslagen design - HR Servicecenter föreslås organiseras så att sårbarhet och personberoende reduceras och skalfördelar uppnås genom bildandet av ny organisationsstruktur med personal som arbetar över kommungränserna. - HR Servicecenters kundtjänst och produktion föreslås hållas isär i syfte att säkerställa professionell kundservice och effektiv produktion - Föreslagen samverkansmodell är skapad för att i möjligaste mån säkra insyn och transaperns oavsett driftsform - Genom bas- och tilläggstjänster har en flexibel organisation skapats med potential att tillgodose skiftande behov samtidigt som incitament kan skapas för förbättringsarbete och standardisering. Servicecenter kan enkelt anpassa leveransen av administrativa stödtjänster om kommunernas verksamhet och behov förändras. - Genom föreslagna yrkesroller ges möjlighet till karriär- och kompetensutveckling för administrativpersonal. Föreslagna yrkesroller kan dock samtidigt uppfattas som en nackdel för befintlig personal. Specialisering och fördjupning kan upplevas som en försämring om man istället föredrar det övergripande och varierade arbete som idag finns i de mindre kommunerna.

134 Samverkansavtal om PA-tjänster MELLAN NN kommun, org nr xxxxxx-xxxx, (nedan NN ), med adress NN kommun, xxx xx NN OCH Helsingborgs stad genom Stadsledningsförvaltningen, org nr , (nedan Helsingborg ), med adress NNavdelningen, Rådhuset, 5 89 Helsingborg har denna dag träffats följande överenskommelse. Bakgrund I syfte att effektivisera och kostnadsminimera HR-processerna inom NN och Helsingborgs kommuner har parterna kommit överens om att samverka inom området. Denna samverkan förväntas ge samordnings-fördelar genom att kostnaden för tjänsterna, beräknad som ett à-pris per löneutbetalning, kommer att sjunka. Denna kostnadsbesparing beräknas komma både NN och Helsingborgs kommunmedlemmar till del. Samverkan kommer att rent praktiskt ske genom att NN personella resurser inom samverkansområdet överförs till Helsingborg och att Helsingborg därefter tillhandahåller tjänster inom samverkansområdet till både NN och Helsingborg. Samverkans omfattning och parternas respektive åtaganden Mellan parterna har överenskommits att NN överlåter personella resurser till Helsingborg enligt bilaga. Överlåtelsen innebär verksamhetsövergång enligt 6 b LAS. Helsingborg ansvarar fr o m överlåtelsen för att tillhandahålla NN följande PA-tjänster:. Bastjänster och tilläggstjänster Personec P (Bastjänst) Förhandling (Bastjänst) Utdata (Bastjänst) Självservice P Medarbetare (Bastjänst) Självservice P Chef Bastjänst) Neptun behörighetssystem (Tilläggstjänst) Integration Travel (Tilläggstjänst) Integration Win-Las (Tilläggstjänst)

135 Integration Win-Las anställningsavtal (Tilläggstjänst) Integration administrera anställning ( webbaserade anställningsbevis ) (Tilläggstjänst) Heroma V5 (Bastjänst) Förtroendemannarutinen (Bastjänst) LAS-portalen (Bastjänst) Berit (Bastjänst) KomoGå (Bastjänst) Resurshantering (Bastjänst) Heroma Rese (Bastjänst). Drift av NN kommun PA-system Personec P/Heroma V5 enligt ett tidigare mellan parterna ingånget avtal, bilaga Omfattas inte av detta avtal!. Lönehantering med tjänstefördelning, enligt tjänstebeskrivning, bilaga. Parternas respektive ansvar och åtaganden framgår av respektive bilaga. Villkor Detta avtal förutsätter för sin giltighet att NN:. tillämpar kollektivavtal AB och HÖK med därtill hörande bilagor,. tillämpar löneutbetalningsdag den 7:e (eller dagen före om den 7:e infaller på en lördag, söndag eller helgdag); och. tillhandahåller bankfil. 4 Avtalsperiod Överenskommen avtalsperiod är 0xx-xx-xx till och med 0xx-xxxx, med en ömsesidig uppsägningstid om månader. Om ingen uppsägning sker senast 0xx-xx-xx förlängs avtalet med ytterligare x år, till och med 0xx-xx-xx. Avtalet upphör därefter utan någon föregående uppsägning. Beträffande avtalets förtida upphörande hänvisas till om Parternas kontraktsbrott. Den avtalstid som föreslås är år med förlängning om år 5 Underleverantörer Helsingborg har rätt att fritt utse underleverantörer. Helsingborg svarar för av underleverantör utfört arbete.

136 6 Ersättning Ersättning som motsvarar Helsingborgs självkostnad per lönespecifikation och månad utges av NN. En årlig avstämning skall ske för att säkerställa att ersättningen motsvarar rätt antal specifikationer samt rätt pris per specifikation. Vid avvikelse skall justering av ersättningen ske. Eventuella rationaliseringar hos Helsingborg skall komma NN tillgodo gällande pris per lönespecifikation. Vid detta avtals ingång beräknas kostnaden per lönespecifikation till xx:- SEK. Preliminär kostnad per specifikation revideras årligen utifrån kriteriet grad av självservice. Kostnaden för IT-drift debiteras i förekommande fall till självkostnad enligt avtal, bilaga. 7 Betalning Avgiften avseende lönehanteringen faktureras kvartalsvis i efterskott. Första fakturan, avseende perioden till och med 0xxxx-xx faktureras med förfallodag 0xx-xx-xx. Avgiften för IT-drift debiteras enligt avtal. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. 8 Kontroll av fakturering NN har rätt att själv eller genom revisor ta del av allt underlag som krävs för en korrekt bedömning av Helsingborgs fakturering. 9 Sekretess och informationshantering Helsingborg förbinder sig att, utan begränsningar i tiden, inte för tredje man avslöja sådan konfidentiell information som staden erhåller inom ramen för detta avtal. Med konfidentiell information avses i detta avtal all information som inom ramen för offentlighetsprincipen av NN, genom märkning eller liknande, angivits vara av konfidentiell natur. Helsingborg förbinder sig att säkerställa att anställda och konsulter inte till utomstående vidarebefordrar sådan konfidentiell information enligt ovan. Det åligger därvid Helsingborg att säkerställa att de anställda som kan antas komma i kontakt med information av konfidentiell natur är bundna att hemlighålla denna

137 information i samma utsträckning som Helsingborg enligt detta avtal. 0 Parternas kontraktsbrott Bryter någon part mot bestämmelse i avtalet skall denne, oavsett om uppsåt eller oaktsamhet kan påvisas, utge skadestånd till motparten avseende all skada som denne åsamkats med anledning av kontraktsbrottet. Vid väsentligt kontraktsbrott från någon av parterna har motparten rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. Den hävande parten är därutöver berättigad till skadestånd enligt ovan.

138 Reklamation Vardera parten skall skriftligen reklamera motpartens kontraktsbrott senast 0 dagar efter det att kontraktsbrottet upptäcktes eller borde ha upptäckts. Sker inte reklamation i rätt tid och på föreskrivit sätt förlorar parten rätten att åberopa kontraktsbrottet. Försäkring Helsingborg skall under avtalstiden ha samtliga handlingar och andra databärande media rörande uppdraget samt de NN tillgångar som förvaras hos Helsingborg på betryggande sätt försäkrade mot brand, inbrott och liknande händelser. Överlåtelse av avtalet Part får inte helt eller delvis överlåta sina rättigheter och/eller skyldigheter enligt detta avtal utan motpartens skriftliga godkännande. 4 Ändringar i avtalet Ändringar av eller tillägg till detta avtal skall, för att vara bindande, vara skriftliga och behörigen undertecknade av parterna. 5 Fullständig reglering Avtalet med dess bilagor utgör parternas fullständiga reglering av alla frågor som avtalet berör. Alla skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått avtalet ersätts av innehållet i detta avtal med bilagor. 6 Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig, skall detta inte innebära att avtalet i sin helhet är ogiltigt utan skall, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar parts rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet, skälig jämkning i avtalet ske Av detta avtal har två () exemplar upprättats och utväxlats mellan parterna.

139 NN 0xx-xx-xx Helsingborg 0xx-xx-xx

140 Samverkan inom löne- och pensionsadministration i Skåne Nordväst, Dnr Ärendet Styrelsen i Skåne Nordväst har sin verksamhetsplan för åren 0-04 beslutat ställa sig bakom etablerandet av en kommungemensam löne- och pensionsadministration för kommunerna i Skåne Nordväst, med sikte på genomförande vid årsskiftet 0/04. Utifrån detta ställningstagande har en utredning genomförts som tydliggör hur denna etablering kan utformas och genomföras, se bilagd utredning, bilaga. Syftet med samverkan kring löne- och pensionsadministration är att minska sårbarheten samt att uppnå ökad kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet. Utredningen lyfter fram ett antal principer som föreslås utgöra grunden och ramen för samarbetet. Dessa har godkänts av Skåne Nordvästs styrelse vid sammanträde och innebär: - Samverkansområdet innefattar personal- och löneadministration, systemförvaltning av system kopplade till lönearbetet, pensionshandläggning samt support och utbildning avseende ingående processer och system. De samverkande kommunernas respektive ansvar och åtaganden framgår i de tjänstebeskrivningar som redogörs för i utredningen. - För att tillgodose olika samverkande kommuners behov på ett optimalt sätt finns, utöver ovan nämnda tjänster, möjlighet att samverka kring ytterligare tjänster med nära koppling till löne- och pensionsadministration, såsom ytterligare HR-system. Exempel på denna typ av tjänster finns beskrivet i utredningen och avtalas särskilt med respektive kommun. - Samverkan ska bygga på samverkansavtal. Någon särskild fristående organisation för samverkan föreslås inte bildas. - Verksamheten ska lokaliseras till Helsingborgs stad genom inrättandet av ett gemensamt löne- och pensionscenter. - Ersättning för löne- och pensionscentrets utförda tjänster och uppdrag ska utgå enligt självkostnadsprincipen. Rationaliseringar i hanteringen skall komma samverkande kommuner till godo i form av pris per lönespecifikation. Samverkande kommun har rätt att själv eller genom revisor ta del av allt underlag som krävs för en korrekt bedömning av Helsingborgs kostnader för verksamheten.

141 - Samverkan kommer att rent praktiskt ske genom att samverkande kommuns personella resurser inom samverkansområdet överförs till Helsingborg och att Helsingborg därefter tillhanda håller tjänster inom samverkansområdet. Överlåtelsen innebär verksamhetsövergång enligt 6b LAS - Ansvar för styrning av verksamheten ligger hos Helsingborgs stad men ska ske i samråd med samverkande kommuner i form av i utredningen beskrivna styrmodell Förslag till beslut att ställa sig bakom en anslutning till ett Skåne Nordväst gemensamt löneoch pensionscenter, inrättat i Helsingborg i enlighet med i ärendet redovisade principer. Helsingborg den (dag, mån, år) Sekretariatet Skåne Nordväst Bilagor: HR Servicecenter utredningsrapport 0-- Bilagor till utredningsrapport Fördjupnings PM Mall för avtal Expedieras till: Sekretariatet Skåne Nordväst Att: Jan- Inge Hansson 5 89 Helsingborg Jan-inge.Hansson@helsingborg.se

142 Fördjupnings PM HR Servicecenter Skåne Nordväst Upprättat av: Anders Stegersjö, Helsingborg stad och Frida Mattelin, Skåne Nordväst Datum: Bakgrund Föreliggande PM kompletterar och fördjupar frågeområden i underlag som tagits fram inom ramen för projektet Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare rörande HR Servicecenter Skåne Nordväst. Då Skåne Nordvästs styrelse informerades om projektet (8feb, Helsingborg) låg både material i föreliggande PM och material ifrån tidigare framtaget beslutsunderlag (HR Servicecenter, 0-- ) till grund för presentationen. De kompletteringar och fördjupningar som genomförts och som presenteras i föreliggande PM är kopplade till följande rubriker: - Nulägesbeskrivning - Tjänster och prismodell - Organisationsform - Lokalisering - Ekonomisk kalkyl - Färdplan Nulägesbeskrivning Tabell : Generella uppgifter som beskriver nuvarande förutsättningar för löne- samt pensionsadministration i respektive kommun.

143 Tabell : Antal personer och heltidstjänster med huvudsaklig arbetsuppgift lön/pension i respektive kommun Tabell : Nuvarande kostnader och nyckeltal Tjänster och prismodell

144 Prismodellen föreslås utformas i två steg. Vid anslutning år (år 04) föreslås kundkommunerna behålla sina nuvarande kostnader, d.v.s. kundkommunerna betalar samma belopp till HR Servicecenter som verksamheten kostat på hemmaplan. År (år 05) förutsätts att HR Servicecenter kunnat genomföra ett tillräckligt omfattande effektiviserings- och harmoniseringsarbete så att en gemensam prissättning per lönespecifikation kan införas. Prissättningen per lönespecifikation kommer dock att vara differentierad mellan kundkommunerna utifrån i anspråkstagande av centrets resurser. Exempel på faktorer som kan påverka prissättningen är andel medarbetare som använder självservice. Den differentierade prissättningsmodellen ska skapa incitament för såväl centret som respektive kundkommun att arbeta med effektiviserande åtgärder. Läs mer under rubriken Ekonomiskkalkyl för beräkningar kring förväntat utfall av prismodellen. Organisationsform I det beslutsunderlag som tagits fram inom ramarna för projektet Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare (0--) hanteras frågan om organisationsform endast beskrivande. De olika alternativen belyses och för- och nackdelar presenteras. I Kommundirektörsgruppen Skåne Nordväst hanterades frågan om organisationsform vid sammanträde 4jan år 0. Där beslutades att föreslå att HR Servicecenter bildas genom samverkansavtal. Argumenten för detta var enligt följande: - Servicecenter kan dra nytta av värdkommunens resurser och kompetens - Kostnader för ledning blir mindre än om en egen organisation bildas och risk för kostsamma administrativa överbyggnader minimeras - Kan anses vara en snabbare väg framåt, ett första steg som sedan kan utvecklas om behov uppstår Ovan nämnda associationsform är den som Kommundirektörsgruppen Skåne Nordväst i nuläget bedömt som sammantaget mest fördelaktig. Det finns andra organisationsformer som är möjliga, men Kommundirektörsgruppen föreslår att samverkansavtal är lämpligast i nuläget. Lokalisering Projektet har genomfört en fördjupad lokaliseringsutredning för de tre kommuner som bedömdes kunna vara aktuella om organisationsform via samverkansavtal valdes: Ängelholm, Helsingborg och Landskrona. Bland annat har representanter för de tre kommunerna intervjuats om önskan och kapacitet att agera värdkommun och fakta kring pendling osv har samlats in. De svar som intervjurundan i de tre kommunerna resulterat i är: - Helsingborg är positiva till att både gå med i HR Servicecenter samt att oavsett driftsform vara värdkommun - Landskrona är positiva till att vara värdkommun och ser att man har både kapacitet och möjlighet samt ett gott geografiskt läge ur ett kompetensförsörjningsperspektiv. Vill gärna se att de två större kommunerna även ansluter sig - Ängelholm är positiva till att vara värd för ett juridiskt bolag, dvs om driftsformen blir bolag. Man önskar ej vara värdkommun om det sker genom samverkansavtal

145 Faktaunderlag kring pendlingstider, tillgängliga lokaler osv kan sammanfattas enligt nedan: Ängelholm: - Större tveksamhet om lokaler finns (jämfört Hbg, L-krona) - 4 min genomsnittlig pendlingstid kollektivt, (byte i Hbg för hälften), min med bil - medarbetare bor inom kommunen (av 74) Landskrona: - Lokaler finns där kommunen har långa kontrakt - 46 min genomsnittlig pendlingstid kollektivt, (byte i Hbg för hälften), 8 min med bil - 9 medarbetare bor inom kommunen (av 74) Helsingborg: - Lokaler finns - min genomsnittlig pendlingstid kollektivt (inga byten), 0 min med bil - 5 medarbetare bor inom kommunen (av 74) Kommundirektörsgruppen Skåne Nordväst hanterade lokaliseringsfrågan vid sammanträde 4jan år 0 och gjorde då den samlade bedömningen att Helsingborg stad är den kommun med godast förutsättningar att agera värdkommun för föreslagen verksamhet. Argumenten för detta var enligt följande: - God administrativ kapacitet att serva HR Servicecenter med t.ex. juridik, upphandling, ekonomi, HR osv - God kapacitet att etablera verksamhet som inkapslad genom bildande av ny avdelning inom staden - Goda pendlingsmöjligheter Ekonomisk kalkyl Projektet har genomfört en fördjupad utredning rörande lokala ekonomiska konsekvenser av föreslagen samverkan i HR Servicecenter. Det är viktigt att ha i åtanke att beräkningen nedan gäller utifrån ett antal antaganden som projektet gjort, skulle någon av dessa förutsättningar förändras behöver räkneexemplet revideras. Förutsättningar för ekonomisk konsekvensbedömning Beräkningarna har genomförts med förutsättningen att elva kommuner ansluter sig till HR Servicecenter Beräkningarna har gjorts utifrån antagandet att samtliga av aktuell befintlig personal väljer att följa med och att pensionsavgångar sker i förväntad utsträckning (4pers under kommande 5år) Ytterligare antaganden som gjorts i kalkylen rör kvarvarande kostnader i kommunerna. Ett antal arbetsuppgifter kommer med stor sannolikhet att ligga kvar i respektive kommun. En

146 uppskattning som projektet gjort utifrån diskussioner med ansvariga HR chefer i Skåne Nordväst är att kostnaderna för detta är ca 7kr/ lönespecifikation. Potential till ytterligare besparing finns om kommunen skulle klara sig utan extra bemanning för dessa arbetsuppgifter. Prissättningen per lönespecifikation år har i räkneexemplet nedan grundats på förväntat i anspråkstagande av centrets resurser baserat på nuvarande andel medarbetare som använder självservice och/eller nuvarande låga kostnader per lönespecifikation. Färdplan Uppdaterad färdplan för genomförande: Projekt ansvarig Kommun ansvarig

147

148 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige KF 7 Dnr 0/49 Motion från Kerstin Engle (S) m.fl. om att ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid Ärendebeskrivning Den socialdemokratiska fullmäktigegruppen föreslår i en motion att rätt till heltid införs för alla anställda i Ängelholms kommun. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSPU 4 november 0, 88 Personalchefens tjänsteutlåtande, daterat 0 november 0. Motion från den socialdemokratiska kommunfullmäktigegruppen Ge anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Kommunstyrelsen behandlade ärendet och beslutade föreslå att motionen ska vara besvarad med personalchefens utlåtande samt att förslaget om införande av generell rätt till heltid ska avslås. Yrkanden Lennart Nilsson, yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Återremiss av ärendet yrkas av Lars Nyander, Kerstin Engle och Christer Hansson (S), Stig Andersson (EP), Karl-Otto Rosenqvist och Lars Goedecke (båda MP), Patrik Ohlsson (SD) samt Liss Böcker (C) med motiveringen att det måste noggrant kartläggas och analyseras vilka organisatoriska och ekonomiska konsekvenser som en rätt till heltidsanställning får. Proposition och omröstning Ordföranden ställer proposition på dels att ärendet avgörs idag och dels att ärendet återremitteras med ovan givna motivering och finner att ärendet skall avgöras idag. Omröstning begärs och följande propositionsordning godkänns: JA-röst för avgörande av ärendet idag och Nej-röst för återremiss. Omröstningen utfaller med 0 Ja-röster, 9 Nejröster och ledamöter avstår. Bilaga KF 7. Kommunfullmäktige beslutar att återremittera motionen till kommunstyrelsen med motiveringen att det måste noggrant kartläggas och analyseras vilka organisatoriska och ekonomiska konsekvenser som en rätt till heltidsanställning får. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Kerstin Engle Just. sign. Utdragsbestyrkande

149 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Ledamöter Parti Ersättare Ja Nej Avstår Frånv. Rune Johansson (M) ordförande Elisabeth Sandberg (M) Kullenberg Bengt Sävström vo v ordf (S) Åsa Herbst (M) Liss Böcker (C) BrittMarie Hansson (S) Göran Larsson (M) Lennart Nilsson (C) Katarina Nilsson (KD) Lennart Engström (KD) Kerstin Engle (S) Lars-Olle Tuvesson (S) Sven Bergman (FP) Carl-Gustaf (C) Gudmundsson Christer Hansson (S) Mikael von Krassow (S) Åsa Larsson (S) Tommy Jönsson (S) Hamide Vllasa Jan-Olof Sewring (M) Ola Carlsson (M) Stig Andersson (EP) Lars Goedecke (MP) Per Skantz (M) Sven-Ingvar Borgquist (M) Anna Mörée (M) Eva Kullenberg (FP) Björn Vallin Christina Hanstål (M) Patrik Ohlsson (SD) Jasna L. Martinsson (M) Robin Holmberg (M) Ann Hörnebrant- (C) Sturesson Daniel Jönsson (M) Pia Zachrisson (M) Liselott Perlhagen Lars Nyander (S) Karl-Otto Rosenqvist (MP) Axel Schneider (SD) Mona Sturesson (M) Christer Örning (M) Bodil Nilsson (S) Eiwor Zetterlund Anne Viljevik-Hall (EP) Tomas Fjellner (M) Jim Brithén (EP) Ulrika Rosqvist-Lindahl Peter Andersson (EP) Ingela Sylwander (M) Nils-Göran Gisslén Jeanette Wennberg (S) Lars-Erik Stadler (SD) Anders Malm (M) Murvet Rama (S) Lars Carlsson Joakim Johansson (M) Esa Jääskeläinen Malin Pamp (S) Joel Jaconelli (SD) 0 9 Just. sign. Utdragsbestyrkande

150 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /49 Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Motion från Kerstin Engle (S) m fl. om att ge anställda i Ängelholms kommunrätt att arbeta heltid. Ärendebeskrivning Den socialdemokratiska fullmäktigegruppen föreslår i en motion att rätt till heltid införs för alla anställda i Ängelholms kommun. Kommunfullmäktige har behandlat ett förslag till svar på motionen 7/0 och därvid beslutat att återremittera motionen till kommunstyrelsen med motiveringen att det måste noggrant kartläggas och analyseras vilka organisatoriska och ekonomiska konsekvenser som en rätt till heltidsanställning får. Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande 8 april 0. Motion från den socialdemokratiska kommunfullmäktigegruppen Ge anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Utredning I lag samt i vårt kollektivavtal finns krav på att man skall se över möjligheten till att utöka deltidsanställdas sysselsättningsgrader innan man nyanställer. Detta görs på arbetsplatserna utifrån bedömning av verksamhetens behov. I våra lokala avtal om årsarbetstid inom äldreomsorg och inom handikappomsorg har man som anställd möjlighet att önska sysselsättningsgrad. Fullmäktige har beslutat om en personalpolitisk målsättning att den genomsnittliga sysselsättningsgraden ska öka. Under perioden 00-0 har den genomsnittliga sysselsättningsgraden i kommunen ökat från 86,4 % till 89,7 %. Under samma tid har den genomsnittliga sysselsättningsgraden vid socialförvaltningen (som har högst andel deltidsanställda) ökat från 80, % till 85,7 %. Frågan är mycket aktuell för arbetsmarknadens parter och vi har inom Ängelholms kommun deltagit i en partsgemensam konferens för att kunna vara med och påverka i frågan. Utifrån medarbetarenkäten som gjordes 0 samt personalredovisningen visar att % av de anställda inom Ängelholms kommun vill arbeta mer. De verksamheter som har det största Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

151 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /49 intresset av att öka sin sysselsättningsgrad är Kostenheten (7 %), Handikappomsorgen (4 %) och Äldreomsorgen ( %). Totalt vill 7 % av våra deltidsanställda vill arbeta mer. Detta motsvarar ca 0 av våra tillsvidareanställda och de deltidsanställdas genomsnittliga sysselsättningsgrad är ca 75 %. I det fall dessa personer skulle vilja arbeta 00 % motsvarar det ca 80 årsarbetare och en helårskostnad på ca 8 miljoner kronor. Kostnaden kan bli lägre om man har möjlighet att effektiverisera i verksamheterna med t ex färre vikarier. Verksamheterna inom Ängelholms kommun ser väldigt olika ut och har olika behov av personal olika tider på dygnet. Inom t ex skolmåltiderna finns behovet främst från morgon till eftermiddag. Inom vård- och omsorgsområdena där verksamhet ofta pågår dygnet runt är det svårt att kombinera en rätt till heltid med ett optimalt resursutnyttjande. Vid vissa tidpunkter under dygnet behövs mer personal emedan man vid andra tidpunkter har ett lägre behov. För att möta verksamhetens behov och för att kunna göra ett schema som fungerar måste det finnas ett visst antal personer tillgängliga vid specifika tider. Vi måste följa arbetstidslagen och kollektivavtal vad gäller veckovila, dygnsvila, antal arbetspass per beräkningsperiod. Rätt till heltid kräver en mycket högre flexibilitet vad gäller arbetstider och arbete över gränserna. Många anställda är inte trygga med att arbeta över gränserna idag. För att kunna arbeta mer och utifrån verksamhetens behov kan det krävas att de anställda arbetar mer delade turer och mer helger. Delade turer innebär att man arbetar ca har en rast mitt på dagen och sedan arbetar igen Detta är inte attraktivt för flertalet anställda. Ett exempel från kostenheten. Idag arbetar man inom skolmåltiderna med en kock som oftast arbetar heltid. Ekonomibiträden behövs sedan mellan ca Därefter finns inget behov av personal. Man har inte möjlighet att förbereda maten dagen innan, då köken inte är anpassade för det. Skulle man höja ett ekonomibiträde från sysselsättningsgrad från 75 % till 00 % så skulle årskostnaden öka med ca kr. Ibland har det funnits möjligheter kombinera tjänsterna med lokalvård, men det kommer inte fungera om lokalvården läggs ut på entreprenad. Teoretiskt skulle man kanske kunna kombinera med att arbeta inom kök på ett äldreboende som har behov av personal andra tider på dygnet, men då handlar det om olika kompetenskrav, vilket kan vara svårt att tillgodose. I det fall man beslutar införa rätt till heltid inom Ängelholms kommun kan man öka sin attraktivitet som arbetsgivare. Då flertalet av de deltidsanställda är kvinnor skulle det i ett jämställdhetsperspektiv öka kvinnors möjligheter till självförsörjande. Det kan i vissa fall även bli en kvalitetsökning genom att ordinarie personal arbetar mer och ett minskat behov av externa vikarier. Detta förutsätter dock stor flexibilitet hos de anställda vad gäller arbetstider och arbetsplatser. Årsarbetstid eller annan flexibel arbetstidsform, resursturer och arbete över gränserna är viktiga ingredienser. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

152 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /49 Vi har hittills arbetat utifrån att ge medarbetare möjlighet att kunna arbeta enligt en önskad sysselsättningsgrad. Vi har tecknat årsarbetstidsavtal med Kommunal som ger denna möjlighet. En förutsättning för detta är att medarbetare måste vara flexibla och beredda att arbeta på olika avdelningar/arbetsplatser. Vi tror att det finns betydande utvecklingsmöjligheter med utgångspunkt i årsarbetstidsavtal och en flexibilitet i var man arbetar. Det är viktigt att följa utvecklingen av sysselsättningsgrader inom ramen för den personalpolitiska målsättningen vilket görs fortlöpande och årligen. Att arbeta vidare med verksamheterna och de fackliga organisationerna i vidareutvecklingen av arbetstidsmodeller och dess tillämpning är angeläget. Slutsatsen blir att det i nuläget inte kan anses vara motiverat med ett införande av en generell rätt till heltid. Förslag till beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad genom personalchefens tjänsteutlåtande samt att avslå motionärernas förslag till införande av generell rått till heltid för anställda i Ängelholms kommun. Lilian Eriksson Kommundirektör Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

153 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 8 Dnr 0/49 Motion från Kerstin Engle (S) m.fl om att ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid Ärendebeskrivning Den socialdemokratiska fullmäktigegruppen föreslår i en motion att rätt till heltid införs för alla anställda i Ängelholms kommun. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSPU 4 november 0, 88 Personalchefens tjänsteutlåtande, daterat 0 november 0. Motion från den socialdemokratiska kommunfullmäktigegruppen Ge anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Yrkanden Bifall till personalutskottets förslag yrkas av Ragnar Steen (M), Eva Kullenberg (FP), Patrik Ohlsson (SD), Ola Carlsson (M) och Karl-Otto Rosenqvist(MP). Bifall till motionen yrkas av BrittMarie Hansson och Bengt Sävström (båda S). Återremissyrkas av Stig Andersson (EP). Propositioner och omröstning Ordföranden ställer proposition på bifall mot avslag till återremissyrkandet. Hon bedömer att kommunstyrelsen beslutat avslå yrkandet om återremiss. Ordföranden ställer därefter proposition på yrkandet om bifall till personalutskottets förslag mot yrkandet om bifall till motionen. Hon bedömer att kommunstyrelsen beslutat bifalla personalutskottets förslag. Omröstning begärs och kommunstyrelsen godkänner följande omröstningsproposition. Ja-röst för bifall till personalutskottets förslag. Nej-röst för bifall till motionen. fortsättning Just. sign. Utdragsbestyrkande

154 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 8, forts. Namn Ja Nej Avstår C Liss Böcker x S BrittMarie Hansson x M Ola Carlsson x M Jan-Olof Sewring x M Ragnar Steen x FP Eva Kullenberg x KD Lennart Engström x MP Karl-Otto Rosenqvist x S Bengt Sävström x S Lars-Olle Tuvesson x EP Stig Andersson x SD Patric Olsson x M Ordföranden, Åsa Herbst x 9 Med nio ja-röster mot tre nej-röster bifaller kommunstyrelsen personalutskottets förslag. En ledamot avstår från att rösta. Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad genom personalchefens tjänsteutlåtande samt att avslå motionärernas förslag om införande av generell rätt till heltid. Reservationer BrittMarie Hansson, Bengt Sävström och Lars-Olle Tuvesson (samtliga S) reserverar sig mot beslutet och framför: Undertecknade reserverar sig mot beslutet till förmån för motionens intentioner. Vi anser att alla anställda ska ha rätt att arbeta heltid! Stig Andersson (EP) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Beslutet expedieras till: Kommunfullmäktige Just. sign. Utdragsbestyrkande

155 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 0--4 Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 88 Dnr 0/49 Motion från Kerstin Engle (S) m.fl om att ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid Ärendebeskrivning Den socialdemokratiska fullmäktigegruppen föreslår i en motion att rätt till heltid införs för alla anställda i Ängelholms kommun. Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande 0 november 0. Motion från den socialdemokratiska kommunfullmäktigegruppen Ge anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Utredning Frågan om en rätt att arbeta på heltid har varit föremål för debatt vid flera tillfällen under senare år. Förslag om lagstiftning i denna fråga har även diskuterats men hittills inte resulterat i någon lagstiftning på området. Det är upp till parterna på arbetsmarknaden att finna lösningar. Möjlighet till utökad sysselsättningsgrad finns reglerad i lagen om anställningsskydd LAS 5 b samt i kollektivavtalet allmänna bestämmelser AB 5 mom b. Vi instämmer i motionärernas synpunkter att det är flest kvinnor som arbetar deltid och att det finns ett jämställdhetsperspektiv i denna fråga. Fullmäktige har beslutat om en personalpolitisk målsättning att den genomsnittliga sysselsättningsgraden ska öka. Under perioden 00-0 har den genomsnittliga sysselsättningsgraden i kommunen ökat från 86,4 % till 89, %. Under samma tid har den genomsnittliga sysselsättningsgraden vid socialförvaltningen (som har högst andel deltidsanställda) ökat från 80, % till 84,9 %. I anslutning till medarbetarenkäten hösten 00 ställdes frågan till medarbetarna om de önskade öka sin sysselsättningsgrad. Sammanlagt % önskade arbeta mer, flest inom vård- och omsorgsverksamheterna. Inom vård- och omsorgsområdena där verksamhet ofta pågår dygnet runt är det svårt att kombinera en rätt till heltid med ett optimalt resursutnyttjande. Vid vissa tidpunkter under dygnet behövs mer personal emedan man vid andra tidpunkter kan ha en lägre bemanning. Vidare innebär arbetstidslagens bestämmelser om dygnsvila och veckovila begränsningar i möjligheten att schemalägga. I det fall en rätt till heltid ska genomföras måste en noggrann ekonomisk kalkyl göras utifrån angivna förutsättningar. Just. sign. Utdragsbestyrkande

156 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 0--4 Kommunstyrelsens personalutskott Vi har hittills arbetat utifrån att ge medarbetare möjlighet att kunna arbeta enligt en önskad sysselsättningsgrad. Vi har teckna årsarbetstidsavtal med Kommunal som ger denna möjlighet. En förutsättning för detta är att medarbetare måste vara flexibla och beredda att arbeta på olika avdelningar/arbetsplatser. Vi tror att det finns betydande utvecklingsmöjligheter med utgångspunkt i årsarbetstidsavtal och en flexibilitet i var man arbetar. Det är viktigt att följa utvecklingen av sysselsättningsgrader inom ramen för den personalpolitiska målsättningen vilket görs fortlöpande och årligen. Att arbeta vidare med verksamheterna och de fackliga organisationerna i vidareutvecklingen av arbetstidsmodeller och dess tillämpning är angeläget. Ett införande av en generell rätt till heltid kan i nuläget inte anses vara motiverat. Ett eventuellt införande av en rätt till heltid måste föregås av en noggrann kartläggning och analys av organisatoriska och ekonomiska konsekvenser. Yrkanden Ordförande yrkar bifall till att anse motionen besvarad genom personalchefens tjänsteutlåtande samt att avslå motionärernas förslag om införande av generell rätt till heltid. Bengt Sävström (S) yrkar bifall till motionen från den socialdemokratiska fullmäktigegruppen Ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Proposition och omröstning Ordförande ställer propositionen på dels bifall till eget yrkande, dels bifall till Bengt Sävströms (S) yrkande och finner att kommunstyrelsens personalutskott beslutar enligt ordförandens yrkande. Votering begärs och genomförs enligt följande voteringsproposition: Den som röster enligt ordförandens yrkande röstar ja, den det ej vill röstar nej. Vinner nej har kommunstyrelsens personalutskott beslutat enligt Bengt Sävströms (S) yrkande. Vid omröstningen röstade Ragnar Steen (M), Lennart Nilsson (C), Ola Carlsson (M) och Eva Kullenberg (FP) ja (4 ja-röster) och Bengt Sävström (S) röstande nej ( nej-röst). Kommunstyrelsens personalutskott har således beslutat enligt ordförandes yrkande. Just. sign. Utdragsbestyrkande

157 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 0--4 Kommunstyrelsens personalutskott Beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad genom personalchefens tjänsteutlåtande samt att avslå motionärernas förslag om införande av generell rätt till heltid. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Just. sign. Utdragsbestyrkande

158 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /49 Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Motion om rätt till arbete på heltid Ärendebeskrivning Den socialdemokratiska fullmäktigegruppen föreslår i en motion att rätt till heltid införs för alla anställda i Ängelholms kommun. Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande 0--0 samt motionen från den socialdemokratiska kommunfullmäktigegruppen Ge anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Utredning Frågan om en rätt att arbeta på heltid har varit föremål för debatt vid flera tillfällen under senare år. Förslag om lagstiftning i denna fråga har även diskuterats men hittills inte resulterat i någon lagstiftning på området. Det är upp till parterna på arbetsmarknaden att finna lösningar. Möjlighet till utökad sysselsättningsgrad finns reglerad i lagen om anställningsskydd LAS 5 b samt i kollektivavtalet allmänna bestämmelser AB 5 mom b. Vi instämmer i motionärernas synpunkter att det är flest kvinnor som arbetar deltid och att det finns ett jämställdhetsperspektiv i denna fråga. Fullmäktige har beslutat om en personalpolitisk målsättning att den genomsnittliga sysselsättningsgraden ska öka. Under perioden 00-0 har den genomsnittliga sysselsättningsgraden i kommunen ökat från 86,4 % till 89, %. Under samma tid har den genomsnittliga sysselsättningsgraden vid socialförvaltningen (som har högst andel deltidsanställda) ökat från 80, % till 84,9 %. I anslutning till medarbetarenkäten hösten 00 ställdes frågan till medarbetarna om de önskade öka sin sysselsättningsgrad. Sammanlagt % önskade arbeta mer, flest inom vård- och omsorgsverksamheterna. Inom vård- och omsorgsområdena där verksamhet ofta pågår dygnet runt är det svårt att kombinera en rätt till heltid med ett optimalt resursutnyttjande. Vid vissa tidpunkter under dygnet behövs mer personal emedan man vid andra tidpunkter kan ha en lägre bemanning. Vidare innebär arbetstidslagens bestämmelser om dygnsvila och veckovila begränsningar i möjligheten att schemalägga. I det fall en rätt till heltid ska genomföras måste en noggrann ekonomisk kalkyl göras utifrån angivna förutsättningar. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

159 TJÄNSTEUTLÅTANDE () Diarienummer /49 Vi har hittills arbetat utifrån att ge medarbetare möjlighet att kunna arbeta enligt en önskad sysselsättningsgrad. Vi har teckna årsarbetstidsavtal med Kommunal som ger denna möjlighet. En förutsättning för detta är att medarbetare måste vara flexibla och beredda att arbeta på olika avdelningar/arbetsplatser. Vi tror att det finns betydande utvecklingsmöjligheter med utgångspunkt i årsarbetstidsavtal och en flexibilitet i var man arbetar. Det är viktigt att följa utvecklingen av sysselsättningsgrader inom ramen för den personalpolitiska målsättningen vilket görs fortlöpande och årligen. Att arbeta vidare med verksamheterna och de fackliga organisationerna i vidareutvecklingen av arbetstidsmodeller och dess tillämpning är angeläget. Ett införande av en generell rätt till heltid kan i nuläget inte anses vara motiverat. Ett eventuellt införande av en rätt till heltid måste föregås av en noggrann kartläggning och analys av organisatoriska och ekonomiska konsekvenser. Förslag till beslut KSPU beslutar föreslå att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige fatta följande beslut att anse motionen besvarad genom personalchefens tjänsteutlåtande samt att avslå motionärernas förslag om införande av generell rätt till heltid. Jan-Inge Hansson Kommundirektör Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

160 DELEGERINGSBESLUT Diarienummer /49 Kommunsekreterare Mats Ulfwinger Mats.Ulfwinger@engelholm.se Delegationsbeslut avseende remittering av motion från Kerstin Engle m. fl. om att ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Nämnd: Kommunstyrelsen Delegat: Mats Ulfwinger Syfte: Motionen remitteras till kommunstyrelsens personalutskott för yttrande senast den 9 september 0. Kommunstyrelsen Mats Ulfwinger Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen, Ängelholm Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

161 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige KF Dnr 0/49 Motion från Kerstin Engle (S) m.fl. om att ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid Ärendebeskrivning Motionen inkom den maj 0 och Kerstin Engle (S) m.fl. föreslår att rätt till heltid för alla anställda ska införas i Ängelholms kommun. Att arbeta deltid ska vara en rättighet som anställda själva väljer. De flesta deltidsarbetande i kommunen finns inom barn- och utbildningsförvaltningen och inom socialförvaltningen. Majoriteten är kvinnor. Kommunfullmäktige beslutar att remittera motion till kommunstyrelsen. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Kerstin Engle m.fl. Just. sign. Utdragsbestyrkande

162 UV" nel' KF Ängelholm IN TYS ÄNGELHOLM ANK Dnr. Motion - Ge alla anställda i Ängelholms kommun rätt att arbeta heltid. Det finns många exempel på att kvinnor missgynnas på arbetsmarknaden. En kvinna i Sverige tjänar i genomsnitt kr/månad. En man tjänar i genomsnitt kr. Genom dessa löneskillnader blir också kvinnors pensioner lägre. Var fjärde kvinna över 75 år är fattig. Deltid är betydligt vanligare i vissa branscher och av de deltidsarbetande är tre fjärdedelar kvinnor. LO-kvinnorna arbetar mest deltid, nästan hälften av dem har en deltidsanställning jämfört med 9 procent av LO-männen. Bland kommunalarna är deltidsarbete vanligast bland dem med tidsbegränsade anställningar och inom äldre- och handikappomsorgen. Av Ängelholms kommuns personalredovisning framgår att de flesta deltidsarbetande i kommunen finns inom barn- och utbildningsförvaltningen och inom socialförvaltningen. Att arbeta deltid ska vara en rättighet som anställda själva väljer. Men det borde vara självklart att de som arbetar deltid ska ha en heltid i botten och kunna öka sin arbetstid när de själva vill. Rätten till heltid är ett led i att skapa trygga jobb. Rätt till heltid är en fråga om rätten till egen försörjning och ekonomiskt oberoende. Vi socialdemokrater tycker att den rätten ska gälla lika, oavsett bransch eller kön. Att så många som tre fjärdedelar av dem som arbetar deltid är kvinnor gör deltidsarbetet till en jämställdhetsfråga. För att nå jämställdhet behövs ett arbetsliv där det inte skapas ekonomiska beroendeförhållanden på grund av kön och där det är möjligt att leva som ensamstående. För att deltid ska sluta vara en kvinnofälla krävs att alla har möjligheten att påverka och välja sin arbetstid. Heltid behöver bli en rättighet för kvinnor, på lika villkor som för män. Och deltid behöver bli en möjlighet för män, på lika villkor som för kvinnor. Tryggare anställningar skapar möjligheten att göra ett bättre jobb, vilket både ökar kvaliteten och är bra för brukarna. Försök med heltid i nytänkande kommuner visar att heltidsanställda på till exempel äldreboenden inte har några problem med att klara av morgon-, lunch- och kvällsrutiner och samtidigt behålla den flexibilitet som behövs. Vad som behövs är att arbetsgivarna tillsammans med facket arbetar med att förändra organisationen, arbetstider och sysselsättningsgrader. Med hänvisning till ovanstående förslår vi att rätt till heltid för alla anställda införs i Ängelholms kommun. Ängelholm den 6 maj 0 För den socialdemokr. 'ska Kerstin Engle Socialdemokraterna i Ängelholm fullmäktigegru Ilen Socialdemokraterna, Södra vägen -7, 6 5 Ängelholm )ul;.7taa, 0.4rturte,4,e,t,Scr., f i dar...-- lig. -87'-' n,(ah.d.gt, / ("...-LY-A..."---. II,... - )/44

163 TJÄNSTEUTLÅTANDE /96 () Diarienummer Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Karriärtjänster för lärare Ärendebeskrivning Från den juli 0 inrättas ett nytt statsbidrag för skolhuvudmännen för ett praktiknära karriärsteg för yrkesskickliga lärare. Syftet är att göra läraryrket mer attraktivt och förbättra resultatet i skolan. Kommunen beslutar om vem som ska anställas som förstelärare, ansvarsområden, arbetsinnehåll och anställningsvillkor. Förvaltningschef Tony Mufic företräder och redovisar närmare ett förslag till hur tillämpningen kan utformas i Ängelholms kommun. Beslutsunderlag Ange beslutsunderlag här Utredning Förslag till beslut Skriv beslutsförslag här. \"Enhetschef\" "Enhetschef titel" AnsvarigNamn AnsvarigTitel Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 6 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

164 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 9 Dnr 0/96 Karriärstjänster för lärare Ärendebeskrivning Från den juli 0 inrättas ett nytt statsbidrag för skolhuvudmännen för ett praktiknära karriärsteg för yrkesskickliga lärare. Syftet är att göra läraryrket mer attraktivt och förbättra resultatet i skolan. Kommunen beslutar om vem som ska anställas som förstelärare, ansvarsområden, arbetsinnehåll och anställningsvillkor. Förvaltningschef Tony Mufic företräder och redovisar närmare ett förslag till hur tillämpningen kan utformas i Ängelholms kommun. Beslut Kommunstyrelsens personalutskott beslutar att notera informationen Just. sign. Utdragsbestyrkande

165 Karriärtjänster för lärare Regeringsbeslut om nytt statsbidrag till skolhuvudmän. Två villkor, läraren ska vara särskilt yrkesskicklig och i allt väsentligt undervisa.

166 Tidplan/ aktör/ nationellt Departements förslag, januari Prop. i mars, riksdagsbeslut i maj Statsbidragsbestämmelse i mars, regeringsbeslut i maj Från juli 0 inrättas ett nytt statsbidrag för skolhuvudmän för ett praktiknära karriärsteg för yrkesskickliga lärare

167 Innehåll Karriärreform för lärare, syftet är att göra läraryrket mer attraktivt och förbättra resultaten i skolan Huvudmannen beslutar om vem som ska anställas som förstelärare, ansvarsområden, arbetsinnehåll och anställningsvillkor Statsbidrag om 85 tkr/ förstelärare, 70 tkr/ lektor

168 Frågor för Ängelholm! Vad vill vi förstärka genom karriärreformen som leder till förbättrade resultat för skolan i Ängelholm? Organisationsöversyn : Var ska vi inrätta förstelärarebefattningar? Hur ska tjänsterna annonseras? Internt/ externt Vilka kompetenskrav gäller? Hur verifieras kompetenskraven? Certifiering? Fördelning? Ämne, allmändidaktik, proportionellt Hinner vi med alla delar till den juli?

169 Forum för info/ dialog/ beslut Skolledargruppen Arbetsgrupp med skolledare FSG, info, dialog och förslag till beslut Rektor informerar på APT Överenskommelse- Skåne NV BUN PU

170 Utfall i förhållande till andelen lärare Räkneexempel

171 Utfall i förhållande till andelen elever Räkneexempel

172 Kvalifikationskrav Vad förväntas av en lärare på förstelärarbefattning? Kvalifikationskraven, behörighetsgivande examen, fyra års väl vitsordat arbete med undervisning, särskilt god förmåga att förbättra elevernas studieresultat och starkt intresse för att utveckla undervisningen, (PM s. 6)

173 Harmonisering mellan huvudmän

174 Aretemeritering- ett uppslag

175 Förenklad urvalsmodell