KONTRAKT HEMTJÄNST LOV TI

Transkript

1 KONTRAKT HEMTJÄNST LOV TI Parter Detta avtal är upprättat mellan Södertälje kommun ( ) nedan kallad Beställaren, och Leverantören (xxxxxx-xxxx)nedan kallad Leverantören har följande avtal träffats. 2. Omfattning Avtalet omfattar Hemtjänst genom kundval i Södertälje kommun. Avtalet omfattar brukare över och under 65 år. Efterfrågade tjänster skall utföras i enlighet med detta avtal inkl bilagor samt förfrågningsunderlag och kravspecifikation. Tjänsterna skall utföras till god kvalitet samt med erforderlig personalstyrka. 2.1 Begränsningar Leverantören medges inga kapacitetsbegränsningar i sitt åtagande och inte heller några geografiska begränsningar. 3. Utgångspunkt för hemtjänst i Södertälje kommun Leverantören har ingående kännedom om omvårdnad, omsorg och service. Vidare håller sig Leverantören under avtalstiden väl insatt och uppdaterad i de styrdokument som gäller för verksamheten, till exempel gällande lagar, äldreomsorgsnämndens och omsorgsnämndens mål, policies, riktlinjer och de instruktioner och rutiner som gäller vid utförande av hemtjänst i Södertälje kommun. 3.1 Värdighetsgaranti Beställaren kommer under 20 att fastställa lokal värdighetsgaranti, utifrån Socialstyrelsens vägledning, för hemtjänsten. Leverantören förbinder sig till att uppfylla kommande värdighetsgarantier. Ingen särskild kompensation kommer att utgå för detta.

2 3.2 Grundläggande krav på uppdraget Verksamheten utförs i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, sekretesslagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, regler om meddelarfrihet enligt svensk lagstiftning, skattelagstiftning och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten bedrivs i enlighet med Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd. Leverantören och eventuella underleverantörer skall under avtalstiden uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. 3.3 Antidiskriminering Leverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänster enligt avtalet i Sverige följa gällande svenska antidiskrimineringslagar. 3.4 Tystnadsplikt Leverantören förbinder sig att aldrig, varken före, under eller efter avtalets giltighetstid yppa eller röja sådana uppgifter som Leverantören fått kännedom om och som rör Beställaren. Leverantören förbinder sig vidare att inte för utomstående röja uppgift som i Beställarens verksamhet är sekretessbelagd. Leverantören svarar för att vad som stadgas i denna punkt iakttas av all dess personal. Leverantören förbinder sig att tillse att egen personal och underleverantör/underkonsult gör motsvarande åtagande. 4. Avtalstid/uppsägning Avtalet gäller from xxxx-xx-xx och tillsvidare med rätt för Beställaren att skriftligt säga upp avtalet i de fall Beställaren finner att det finns behov att göra förändringar i avtalet eller när förutsättningarna för avtalet förändras (t.ex. ändrade lagar eller politiska beslut). Uppsägningstiden är fyra månader från det att handlingen delgivits till Leverantören. Någon rätt till ekonomisk ersättning eller skadestånd för den berörda Leverantören uppkommer inte på grund av uppsägning. Leverantör som önskar säga upp sitt kontrakt meddelar detta skriftligt till Beställaren. Uppsägningstiden är tre månader från och med det datum då uppsägningen inkommit till Beställaren. Om Leverantören inte blivit vald av någon brukare inom månader sedan avtalet tecknades upphör avtalet En Leverantör som önskar fortsätta bedriva verksamhet i kommunen skall då lämna in en ny ansökan om godkännande.

3 4.1 Förändring i kontrakt Beställaren förbehåller sig rätten att göra smärre justeringar och tillrättalägganden i förutsättningarna under pågående kontraktstid utan att ändringarna behöver föranleda att nytt kontrakt upprättas med Leverantören. Det kan t.ex. handla om att kommunens mål, regler och rutiner ändras i mindre omfattning, eller att det sker mindre lagändringar. Leverantören och Beställaren skall informera varandra om förändringar som är av vikt för fullgörande av uppdraget. Förändringar skall dock dokumenteras skriftligen som tillägg till avtal. Endast skriftliga förändringar är giltiga. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda Leverantören uppkommer inte på grund av dessa förändringar. 5. Kontraktshandlingar Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: skriftliga ändringar och tillägg till tecknat kontrakt kontrakt med tillhörande bilagor aktuellt förfrågningsunderlag inkl bilagor utförarens ansökan 6. Kontaktpersoner Avtalsfrågor Telge Inköp AB: Ann-Christin Lindberg Inköpare Ann-christin.lindberg@telge.se Uppdragsfrågor över 65 år Södertälje kommun: Uppdragsfrågor under 65 år Södertälje kommun: Carina Fohlin Myndighetschef Carina.fohlin@sodertalje.se Mats Kola Avtalssamordnare mats.kola@sodertalje.se Leverantören: 7. Beskrivning av uppdraget Leverantören utför samtliga hemtjänstinsatser enligt beställning från myndigheten inklusive larmutryckning och larmåtgärder i ordinärt boende och särskilt boende i form av servicehus, mellan klockan och under årets alla dagar.

4 De insatser som ryms inom begreppet hemtjänst syftar till att underlätta den dagliga livsföringen i den egna bostaden och därigenom underlätta kvarboende. Minst ett kontor ska finnas som verksamheten utgår ifrån och där bland annat dokumentation sker och där nycklar till de enskilda brukarna förvaras. Leverantören ansvarar för att Beställaren har aktuella uppgifter om kontoret som Leverantören använder sig av för uppdraget. Insatserna ges i form av: Serviceinsatser Personlig omvårdnad Trygghetslarm Ledsagning Avlösning i hemmet Matdistribution Brukaren kan byta ut beviljade serviceinsatser mot någon annan icke biståndsbedömd insats enligt fastställd lista, förutsatt att den utförs inom tidsramen för beviljad insats. Gäller endast brukare över 65 år. 7.1 Fördjupad beskrivning av vissa insatser inom hemtjänst Service Praktisk hjälp med hemmets skötsel (ex. städ, disk, tvätt) Inköp Post bankärenden Tillredning av enklare måltider Distribution av matlådor från Leverantörens hemtjänstlokal Promenadstöd Personlig omvårdnad (för att tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov) Äta, dricka Klä sig Förflytta sig Sköta personlig hygien Insatser för att bryta isolering Känna trygghet och säkerhet i hemmet Telefontjänst Tillsyn Städning Exempel på städning som kan ingå i den beräknade tiden: dammsugning, avtorkning av golv, diskbänk, kylskåp, kakel i kök och badrum. Brukaren tillhandahåller funktionsduglig städutrustning. Leverantören kan efter brukarens godkännande använda egna städredskap eller städprodukter utan tillkommande kostnad för brukaren. Mat och måltidssituationen

5 Kommunen anlitar Bergviks produktionskök. I de fall köket inte levererar matlådor direkt till brukaren, skall leveransen ombesörjas av leverantören. För detta ska leverantörens hemtjänstlokal utrustas med kylskåp för förvaring av kyld mat. Maten skall hanteras på ett livsmedelshygieniskt säkert sätt. Det innebär bland annat att kylskåpet enbart får användas till brukarnas matlådor. Leverantören skall registrera sin anläggning (kylskåp/frys) hos den lokala myndigheten för livsmedelskontroll. För företag inom Södertälje skall detta ske hos Miljökontoret. Brukarens behov kan även tillgodoses genom enklare tillredning av mat, såsom kokning av gröt, förberedelse av potatiskokning, värmning av färdiglagade rätter etc. I måltidsinsatsen ingår vid behov dukning och diskning. Trygghetslarm Trygghetslarmen i Södertälje kommun går till larmcentral, som efter kontakt med brukaren, vidarebefordrar uppdragen till Leverantören. Leverantören tar omedelbart kontakt med brukaren för lämplig åtgärd. Beställaren svarar för brukarens larmutrustning. Leverantören har inga kostnader för service och underhåll av trygghetslarm hos den enskilde. Leverantören är brukaren behjälplig med att utföra provlarmning en gång per månad och att anmäla problem med trygghetslarm till larmcentralen. Larmcentralen svarar för teknik, installation, service, och uppkoppling av trygghetslarm hos brukare till larmcentral. Leverantören skall införskaffa två larmtelefoner med abonnemang från olika telefonoperatörer. Dessa larmtelefoner ska endast användas till att svara på larm. Leverantören står för utryckning och åtgärder med anledning av larm mellan klockan och under årets alla dagar. Leverantören är på plats hos brukaren så fort som möjligt dock senast inom 30 minuter efter besvarande av larm från larmcentralen. Brister i ovanstående kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. Kommunens nattpatrull ansvarar för utryckning och åtgärder med anledning av larm mellan klockan och under årets alla dagar. Leverantören följer de rutiner som Beställaren har upprättat för hur överrapportering mellan Leverantören och kommunens nattpatrull ska ske. Kontaktmannaskap Leverantören utser en kontaktman till brukaren inom den ordinarie personalgruppen inom 14 dagar från att insatserna har påbörjats. Om brukaren inte är nöjd med sin kontaktman ska det finnas möjlighet att byta till en annan kontaktman. Ledsagning Ledsagning för bokade besök beviljas till exempelvis läkare, tandläkare, frisör, optiker och fotvård. Ledsagning beviljas inte för besök på akutmottagning och liknande. Besöken ska vara anmälda till utföraren minst tre dagar innan det utförs. Leverantören skall kunna styrka varje ledsagningstillfälle med kopia på kvitto, kallelse eller liknande. Telefontjänst

6 Telefontjänst är en trygghetsskapande punktinsats som innebär att hemtjänsten genom telefonsamtal kontaktar brukare i enlighet med biståndsbeslut. Tillsyn Tillsyn är en trygghetsskapande punktinsats. Vid tillsyn kan brukaren exempelvis få hjälp med hygien/toalettbesök eller få något att dricka. 7.2 Rutiner vid nyckelhantering och privata medel Nyckel- och portkodshantering Leverantören har skriftliga rutiner för hantering av brukarens nycklar och portkoder. Det finns tydliga rutiner för utlämning och återlämning av nycklar med signering. Förlust av nycklar redovisas omedelbart till brukare. Leverantören är ersättningsskyldig för borttappade nycklar/låsbyte. Tillverkning av nycklar för att leverantör skall kunna utföra beviljade insatser betalas av brukaren. Beställaren rekommenderar loggningsbara nyckelskåp. Hantering av privata medel Hanteringen av privata medel sköts i normala fall av brukaren eller dennes närstående/god man/förvaltare. I de undantagsfall som privata medel hanteras av Leverantören i samband med inköp, post och bankärenden etc. ska Leverantören ha tydliga skriftliga rutiner för detta. 8. Leverantörens möjligheter att erbjuda tilläggstjänster Utöver de tjänster som omfattas av denna upphandling, det vill säga de biståndsbeslutade insatserna, har de leverantörer som tecknat avtal med kommunen rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster. Leverantörerna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Brukaren kan välja att utöka antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för brukaren för att denne ska kunna välja en leverantör. Tilläggstjänster faktureras av Leverantören direkt till brukaren. Tilläggstjänsterna betalas av brukaren som beställer dem, inte av kommunen. Leverantören skall ha ansvarsförsäkring även för de tilläggstjänster som erbjuds. När Leverantören erbjuder tilläggstjänster skall det tydligt framgå för brukaren att det är en tilläggstjänst som erbjuds. Skillnaden mellan vad som ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver skall tydligt framgå, liksom vad brukaren får betala för tilläggstjänsterna. Det skall även tydligt framgå för brukaren att han eller hon inte har någon skyldighet att välja att utnyttja Leverantörens tilläggstjänster i de fall Leverantören väljs för att utföra insatser enligt biståndsbeslut.

7 Brukarens nyttjande av tilläggstjänster dokumenteras genom en av brukaren undertecknad beställningshandling i vilken tjänstens innehåll och kostnad redovisas. Leverantören skall, om Beställaren begär det, kunna redovisa för Beställaren vilka tilläggstjänster de utfört hos brukare och dessa tjänsters omfattning. 9. Information och marknadsföring 9.1 Information Södertälje kommun kommer att informera om kundvalssystemet och de leverantörer vi har avtal med. Informationen kommer att finnas i såväl elektronisk som tryckt form. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Syftet är att ge brukarna så mycket information som möjligt om kundvalet och leverantörerna. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje leverantör. Leverantören lämnar korrekt och saklig information om sin verksamhet till kommunen. De leverantörer som kommunen tecknar kontrakt med kommer att få en mall för vilka uppgifter det är som ska finnas med i den information som kommunen står för. Leverantören tillser under hela avtalstiden att Beställaren kontinuerligt får uppdateringar av informationen. Det står Leverantören fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det material som kommunen tar fram. Leverantören ger objektiv information till brukarna om hur valfrihetssystemet fungerar och hur man kan byta leverantör. Det innebär att en kort text om detta skall finnas med i allt informations- och marknadsföringsmaterial som lämnas till befintliga eller potentiella hemtjänstkunder i Södertälje kommun. 9.2 Marknadsföring Leverantören har rätt att marknadsföra sin hemtjänstverksamhet och eventuella tilläggstjänster. Marknadsföringen är förenlig med gällande lagar och direktiv och utformas enligt god marknadsföringssed, vilket bland annat innebär att det inte är tillåtet: att göra upprepade och oönskade personliga besök i brukarens hem att ta upprepade och oönskade kontakter per telefon, fax, e-post eller annat medium att erbjuda gåva eller gratis tjänst och samtidigt kräva att brukaren väljer att få sina insatser utförda av hemtjänstverksamheten Marknadsföring som sker via ombud omfattas av samma regler. 9.3 Informationsmöten Leverantören är representerad på informationsmöten som Södertälje kommun kallar till. 9.4 Publicering av åtaganden och uppföljningsresultat Kommunen förbehåller sig rätten att på kommunens webbplats publicera leverantörernas beskrivningar av sina tjänster och åtaganden likväl som resultat av uppföljningar. Resultaten redovisas per leverantör för att underlätta jämförelser. 10. Personal och krav på kompetens

8 Leverantör förbinder sig att under avtalstiden ha erforderlig tillgänglig personalstyrka som skall vara tillräcklig för att kunna utföra i avtalet efterfrågade tjänster i enlighet med beställningar från myndigheterna och till den i avtalet fastställda kvaliteten. Brister i ovanstående kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning Arbetsgivaransvar/Arbetsmiljöansvar Leverantören har det fulla och odelbara arbetsgivaransvaret för den personal som ingår i uppdraget. Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om Leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för Leverantörens anställda. Detsamma skall gälla för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitat för att full göra avtalet. För den dagliga driften och ledningen utses en verksamhetschef Tillgänglighet Verksamhetschef Verksamhetschefen eller dennes ersättare är tillgänglig mellan alla dagar i veckan 10.3 Ersättare Verksamhetschef Vid byte eller verksamhetschefs längre frånvaro informerar Leverantören till Beställaren om, förändringen. Ny verksamhetschef/ersättare ska tillsättas utifrån samma kompetenskrav som gäller för verksamhetschef. Beställaren ska skriftligen godkänna ny verksamhetschef/ersättare Kompetens och erfarenhet hos verksamhetschef Verksamhetschef har: Erfarenhet av arbetsledning Dokumenterad relevant utbildning eller minst 36 månaders praktisk erfarenhet av heltidsarbete inom omsorgsverksamhet. Erfarenheten skall vara förvärvad under de senaste tio åren räknat från ansökningsåret och bakåt. Med relevant utbildning avses socionomutbildning, social omsorgsprogrammet, ålderdomshemsföreståndarutbildning, sjuksköterskeutbildning eller annan eftergymnasial utbildning som ger likvärdiga kunskaper. Med erfarenhet av omsorgsverksamhet menas arbete inom äldreomsorg eller funktionshinder, exempelvis som omsorgspersonal eller som arbetsledare. Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd Kompetens och utbildning övrig personal Minst 50 procent av personalen i avtalet har relevant utbildning. Med relevant utbildning avses utbildning till undersköterska, gymnasieskolans omvårdnadsprogram, annan jämförbar gymnasieutbildning eller kompetens validerad enligt modellen Kravmärkt Yrkesroll.

9 Leverantören säkerställer att all personal behärskar svenska språket i tal och skrift. Det är önskvärt att flera i personalen behärskar andra språk än det svenska. Jämn könsfördelning och etnisk mångfald eftersträvas. Leverantören planerar verksamheten så att personalens kompetens utvecklas under avtalstiden samt att utbildningsnivån generellt höjs och för att vid varje tillfälle vara lämpade att utföra sina arbetsuppgifter. Personal som utför arbetsuppgifterna ska: Ha relevant utbildning eller dokumenterad kompetens och erfarenhet för arbetet behärska det svenska språket i tal och skrift dokumentera arbetet i enlighet med socialtjänstlagen. Leverantören ansvarar för att den anställda får erforderligt stöd för detta. delta i de aktiviteter som Leverantören anordnar 10.6 Personal övrigt God man/förvaltare Chef och personal hos Leverantören får inte åta sig att vara god man/förvaltare för brukare som Leverantören har uppdrag hos. Fotolegitimation Fast anställd personal bär fotolegitimation. Vikarier och timanställda bär tjänstekort utan foto som uppvisas tillsammans med personlig legitimation. Fotolegitimation och tjänstekort skall bäras väl synliga. Av såväl fotolegitimation som tjänstekort framgår personalens namn och vilket företag eller organisation han/hon är anställd av. Detta gäller även för underleverantörer. Tystnadsplikt Leverantören ser till att all personal är väl förtrogna med och efterlever lagstiftningen gällande tystnadsplikt. Meddelarfrihet Meddelarfrihet för anställda hos kommunen regleras i svensk lag. Anställda hos Leverantören, inklusive underleverantörer, omfattas av motsvarande meddelarfrihet. Leverantören förbinder sig därför att, med undantag för vad som nedan anges, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller andra upptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemlighet och skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för Leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Anställning av anhörig eller närstående

10 I det fall Leverantören anställt personal som är närstående till brukaren har Leverantören samma ansvar för personal, exempelvis kompetensutveckling, som är närstående till brukaren som för andra anställda. Gällande författningar och direktiv om anställningsvillkor och arbetstider ska således följas och Leverantören svarar på samma sätt som i andra fall för att åtgärder utförs i enlighet med biståndsbeslutet. Myndighetsenheten beviljar inga anhöriganställningar. Det är Leverantörens ansvar att personal i avtalet har den kompetens och lämplighet som behövs för att utföra de beställda insatserna. Praktikanter/elever En stor utmaning inom hemtjänsten de kommande åren är att behålla och rekrytera den personal som behövs och med rätt kompetens. Att ta emot praktikanter/elever är ett sätt att arbeta för att främja den framtida personalförsörjningen. Leverantören tar emot praktikanter/elever. 11. Underleverantörer Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa uppgifter: städning, tvätt, inköp/ärende, ledsagning. Vid anlitande av underleverantör i avtalet eller vid byte av underleverantör under avtalstiden skall detta godkännas av Beställaren. Leverantören ansvarar att efter godkännande av Beställaren informera alla berörda, inklusive brukaren, om detta. Leverantören är ansvarig för eventuella underleverantörer för att utföra tjänst som efterfrågas i denna upphandling, i alla led som för egna anställda. Leverantören ansvarar också för att underleverantören uppfyller krav om inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt att de i övrigt lever upp till legala administrativa krav och exempelvis lämnar in årsredovisning i tid. Leverantören samordnar ev. underleverantörer. Leverantören skall både leverera tjänsten samt fakturera den.. Kvalitet/Insyn/Uppföljning.1 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2011:9) Leverantören har och upprätthåller under avtalstiden ett ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd, för närvarande SOSFS 2011:9 (S). Leverantören säkerställer genom kvalitetssäkring att angivna mål uppfylls och att verksamheten har den kvalitet som krävs enligt förfrågningsunderlaget..2 Fördjupad beskrivning av vissa områden inom det systematiska kvalitetsarbetet Klagomålshantering och -rapportering Brukaren ska alltid veta till vem han eller hon ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter eller klagomål på Leverantörens verksamhet. Leverantören har skriftliga rutiner

11 för att åtgärda klagomål och fel och brister. Återkoppling till brukare sker inom sju arbetsdagar och ska dokumenteras. Leverantören skall på begäran av kommunen när som helst under avtalstiden kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa. Lex Sarah Leverantören ser till att all personal är väl förtrogna med och känner till skyldigheten att enligt 14 kap 2 Socialtjänstlagen anmäla missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden i omsorgen om äldre eller personer med funktionshinder. Leverantören har skriftliga rutiner för anmälan av missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. Leverantören skall utan dröjsmål utreda, dokumentera och avhjälpa eller undanröja missförhållandet eller risken för ett missförhållande. Leverantören informerar omedelbart berörd nämnd om de rapporter han eller hon har tagit emot. Leverantören informerar berörd nämnd om att en anmälan gjorts till socialstyrelsen. Leverantören skall inom 14 dagar från inkommen anmälan redogöra för Beställarens kontaktperson vilka åtgärder som vidtagits och planeras..3 Samverkan Leverantören samverkar med primärvården, närstående/legal företrädare, god man, förvaltare och andra för brukaren viktiga personer och organisationer. Detta för att brukarens intressen ska tillvaratas på ett bra sätt. Leverantören deltar vid behov i vårdplanering i samverkan mellan huvudmännen och brukaren eller om detta inte är möjligt med dennes företrädare. I uppdraget ingår att vara brukaren behjälplig med andra kontakter som till exempel biståndshandläggare, färdtjänst, vårdcentral och frivilligorganisationer..4 Revision Beställaren har rätt att under avtalsperioden låta genomföra förvaltningsrevision samt granskning av utförarens debiteringsunderlag. Förvaltningsrevision innebär att Beställarens revisorer, i enlighet med lag, ska granska all verksamhet som Beställarens och dess leverantörer bedriver. Beställarens revisorer eller de som revisorerna utser att företräda dem ska få ta del av handlingar och uppgifter som är nödvändiga för granskning av Leverantörens fullgörande av avtalet. Beställaren svarar för ersättning till den som utför den revision som Beställaren beställt. Företrädare för Beställaren, såsom revisorer och andra tjänstemän, har rätt att under avtalstiden följa upp och kontrollera verksamheten och att villkoren i avtalet följs. Leverantören förbinder sig att bereda Beställaren tillträde och insyn i sådan utsträckning att Beställaren kan genomföra sitt uppdrag.

12 .5 Uppföljning Äldreomsorgsnämnden och omsorgsnämnden har ansvaret för att följa upp den hemtjänst som Södertälje kommuns brukare får, oavsett leverantör. Kommunens företrädare har rätt att göra oanmälda besök i verksamheten för till exempel observationer i verksamhet och intervjuer av brukare och närstående. Företrädare för kommunen som ansvarar för uppföljning har rätt att ta del av den dokumentation och de underlag som krävs för att kommunen ska kunna följa upp att avtalen efterlevs och att brukarna får den hjälp de har beviljats. Leverantören medverkar i kommunens uppföljningar av hemtjänsten. Leverantören skall inom sin verksamhet självständigt och kontinuerligt dokumentera enhetens måluppföljning med resultat, analys och åtgärder. Leverantören lämnar årligen en årsrapport/verksamhetsberättelse och i förekommande fall en årsredovisning till Beställaren. Leverantören lämnar de uppgifter som krävs enligt anvisningar i de nationella uppföljningar som bland annat genomförs av Socialstyrelsen, Statistiska centralbyrån och Sveriges Kommuner och Landsting. Uppföljning sker genom kontroll av bland annat att det finns aktuella genomförandeplaner och sociala journaler personalens utbildningsnivå och kompetensutveckling, personalomsättning, andel timanställningar. Första uppföljningen på personal sker inom tre månader från att första brukaren har valt leverantören. att personal bär fotolegitimation alternativt tjänstekort och legitimation den enskildes upplevelser av olika aspekter på kvaliteten i Leverantörens verksamhet rutiner för hantering av synpunkter och missförhållanden metoder för brukarinflytande och brukaruppföljningar I uppföljningen ingår Årlig kvalitetsredovisning av måluppföljning och handlingsplaner i samband med detta. Brukarundersökningar. Uppföljning av synpunkter och klagomål. Fördjupad granskning genom stickprov eller efter klagomål. Uppföljning av att beställda och fakturerade tjänster utförs. Uppföljningar som kan gälla hela eller delar av verksamheten. Kontroll hos Skatteverket att Leverantören fullgör sina skyldigheter när det gäller socialförsäkringsavgifter och skatt. Resultaten av uppföljningarna redovisas bland annat på kommunens hemsida. Åtgärder vid brister i verksamheten

13 Möte med Leverantören, eventuellt fördjupad granskning Varning vid brister. Om Leverantören inte inom tid som anges i varningen har åtgärdat de i varningen angivna bristerna kan kontraktet hävas. Åtgärdsplan kopplad till allvarliga klagomål, fel, brister och avvikelser. Om Leverantören inte inom tid som anges har åtgärdat de inom plan angivna bristerna kan kontraktet hävas. Uppföljning enligt åtgärdsplan. Eventuell anmälan till andra myndigheter (Skatteverket, Försäkringskassan, polisen, Socialtjänsten). Hävande av kontraktet om nationella eller lokala föreskrifter för verksamheten eller villkoren inte följs. 13. Dokumentation Dokumentation sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Härvid erinras särskilt om vad som anges i 7 kap. 3 SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet. All dokumentation som rör enskild förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 SoL. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning Överlämnande av dokumentation vid byte av leverantör Leverantören skall vid överlämnande av dokumentation till annan leverantör inhämta skriftligt medgivande av brukare Förvaring av dokumentation efter avslutad insats Gallringsregler inom socialtjänsten regleras i SoL kap 1 och 2. Det innebär att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden ska gallras ut (förstöras) fem år efter den senaste anteckningen gjordes i akten. Dock skall samtliga handlingar upprättade enligt SoL för den enskilde som är födda 5:e, 15:e och 25:e varje månad skickas till beställaren två år efter att den enskilde avlidit/flyttat. 14. Krav vid utförandet av vård och omsorg i ordinärt boende 14.1 Basala hygienrutiner Leverantörens personal tillämpar basala hygienrutiner i omvårdnadsarbetet. Leverantören tillhandahåller arbetskläder och skyddsutrustning bestående av handskar, plastförkläde, munskydd och handsprit till personalen. Leverantören följer vårdprogram och föreskrifter i

14 tillämpliga delar som gäller inom smittskydds- och vårdhygienområdet enligt Smittskydd Stockholms Län, se Leverantören ser till att all personal har god kännedom om de skriftliga rutinerna samt skapar förutsättningar för att dessa följs Hälso- och sjukvård Landstinget har ansvaret för hälso- och sjukvården inom ordinärt boende. Leverantörens personal får enbart utföra hälso- och sjukvård om uppgiften givits på delegation från hälsooch sjukvården. Den verksamhetsansvarige hos Leverantören skall godkänna delegeringen. Hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs på delegering ingår i ersättningen. Överenskommelser och rutiner rörande egenvård mellan Södertälje kommun och landstinget skall följas Rehabilitering Landstinget har ansvaret för rehabiliteringsinsatser för enskilda som bor i ordinärt boende. Vid utförandet av hemtjänsten har Leverantören ett aktiverande arbets- och förhållningssätt Tekniska hjälpmedel För personligt utprovade hjälpmedel som brukaren har behov av svarar landstingets primärvård. Leverantören svarar själv för arbetstekniska hjälpmedel som Leverantörens personal är i behov av för att kunna utföra sina arbetsuppgifter hos brukaren. Leverantören ser till att personalen får kontinuerlig utbildning i förflyttningsteknik 15. Beställning, bekräftelse och byte av leverantör Brukaren kan endast välja en leverantör för samtliga hemtjänstinsatser. När brukaren fått ett biståndsbeslut och valt leverantör kontaktar den ansvarige biståndshandläggaren den leverantör som brukaren valt och gör en formell beställning. Biståndshandläggarna bistår med information om de olika leverantörerna. De brukare som inte gör ett aktivt val kommer att få kommunens hemtjänst. Leverantören tar emot alla brukare som väljer Leverantören. Leverantören får inte tacka nej till nya brukare. Detsamma gäller befintliga brukare som får ett utökat bistånd. Beställningen sker genom att beslutad insats förmedlas till Leverantören. Leverantören bekräftar snarast, dock senast inom ett dygn, att beställningen mottagits. Beställningen ska vara så utformad att det klart och tydligt framgår vilka insatser som ska utföras och målet med dessa. Dessutom anges bedömd maxtid för utförandet av samtliga insatser. Leverantören påbörjar insatsen inom ett dygn. I akuta ärenden kan Leverantören ta emot och påbörja en insats redan samma dag som beställningen görs Informationsskyldighet om förändring av biståndsbehov inklusive tidsbedömning Om brukarens behov förändras varaktigt i sådan grad att biståndsbeslutet behöver följas upp och eventuellt förändras kontaktar Leverantören omgående biståndshandläggare. Förändringen av brukarens behov skall framgå av Leverantörens dokumentation. Om brukare avlider ska detta omgående meddelas till biståndshandläggare. Leverantören ska dessutom omgående meddela avgiftshandläggare om en brukare som får insats är frånvarande på grund

15 av t ex sjukhusvistelse eller annan kortvarig vistelse någon annan stans än i bostaden, eftersom detta påverkar brukarens avgift. I akuta situationer skall brukarens behov av hjälp tillgodoses av Leverantören även då biståndsbeslut inte finns Genomförandeplan För att stärka brukarens möjlighet att påverka utformningen av insatsen upprättar hemtjänstens leverantör tillsammans med brukaren/närstående inom fjorton arbetsdagar efter att beslutet om bistånd börjat gälla, en individuell genomförandeplan och översänder denna till myndighetsenheten. I denna plan bestäms när och hur hjälpen ska ges till brukaren. Planen följs upp senast var sjätte månad av Leverantören och ändras vid behov. Har brukaren behov av fler insatser än de som beviljats är Leverantören brukaren behjälplig att kontakta biståndshandläggare Telefax I de fall Södertälje kommun inte kan lämplig IT-lösning enligt punkt 17.2 i detta avtal ska Leverantören ta emot beställningar och skicka meddelanden på ett säkert sätt via telefax. Leverantör som godkänns har senast vid kontraktsskrivning tillgång till telefax. Telefaxen förvaras på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av översänd information Byte av leverantör Brukaren har rätt att byta leverantör. Orsak till bytet behöver inte anges. Om brukaren önskar välja en annan leverantör ska han eller hon ta kontakt med sin biståndshandläggare. När en ny leverantör är vald meddelar biståndshandläggaren den ursprungliga Leverantören att ett avslut ska göras på tidigare beställning. Detta sker omgående, muntligen och per fax, samt bekräftas skriftligen av den ursprungliga Leverantören. Samtidigt görs den nya beställningen hos den nya Leverantören. Bytet av leverantör genomförs inom maximalt 14 dagar och uppsägningstiden gentemot Leverantören är sju dagar. Det innebär att den ursprungliga Leverantören får ersättning tills dess att bytet av leverantör är genomfört eller minst sju dagar efter uppsägning av beställningen. 16. Ekonomisk ersättning I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande för att bedriva hemtjänst. Skulle uppdraget inte utföras på ett sådant sätt att det uppfyller vad som överenskommits mellan parterna kan det bli aktuellt med avdrag på ersättningen. Hemtjänstpriser: Ordinärt boende 308 kr per timme Ordinärt boende 326 kr per timme (Enhörna, Hölö-Mörkö, Vårdinge) Fast pris Ersättningsnivån följer beslut i äldreomsorgs- och social och omsorgsnämnden. Priserna är fasta under första avtalsåret.

16 16.2 Prisreglering Beställaren fastställer årligen ersättningen till Leverantören i samband med beslut om budget i nästkommande års verksamhetsplan. 17. Verksamhetssystem och faktura 17.1 Elektroniska rutiner Kommunen arbetar med att införa elektronisk rapportering av statistik gällande utförd tid per brukare och insats. Leverantören skall under avtalstiden medverka vid och vara beredd att genomföra lämpliga elektroniska rutiner. Leverantören rapporterar in utförd tid av den av kommunen anvisade tekniska lösningen och på de tider som anges av kommunen. Leverantören accepterar att Beställaren från tid till annan gör förändringar i den tekniska lösningen och därefter anpassa sig till denna IT och IT-system Södertälje kommun använder för närvarande Procapita som verksamhetssystem för elektroniska beställnings- och faktureringsrutiner. Ett projekt pågår för att undersöka om externa leverantörer kan få tillgång till Procapita på ett säkert sätt. Leverantören förbinder sig att under avtalsperioden använda samma verksamhetssystem som kommunen i det fall säker anslutning kan upprättas och för detta ändamål tillhandahålla nödvändig IT-miljö. Beställaren kommer att stå för licenser och programvaror och har för avsikt att utbilda en användare per leverantör. Kringkostnader för åtkomst och användning av programmen bekostas av Leverantören. Leverantören förbinder sig att följa de vid varje tidpunkt gällande villkor för åtkomst till Södertälje kommuns verksamhetssystem. Det åligger Södertälje kommun att meddela externa utförare förändringar i villkor för åtkomst till Södertälje kommuns verksamhetssystem. Förutsättningarna för att dokumentera i kommunens verksamhetssystem kan förändras på grund av ändrade sekretessregler och utveckling av system Beställd och utförd tid Utgångspunkten är att brukaren ska få de insatser som beviljats av biståndshandläggaren och som dokumenterats/upprättats i genomförandeplanen. Leverantören ska ersättas för det som utförts enligt beställningen från kommunens Beställarenhet. Ersättning betalas för utförd tid, där den beviljade och bedömda tiden ska ses som en maxtid för vad som ersätts. Leverantören dokumenterar särskilt eventuella avvikelser från beställningen och dessa ska godkännas av myndigheterna. Leverantören lämnar utifrån de utförda insatserna in ett fakturaunderlag för de aktuella brukarna till myndigheterna. För att ersättningen ska betalas ut till Leverantören skall utförda insatser överensstämma med beställningen.

17 17.4 Rapportering och avvikelser Fakturaunderlaget är kommunen tillhanda senast första vardagen i varje kalendermånad. Det ingår i Leverantörens uppgifter att sköta denna rapportering. Avvikelser skall rapporteras när kunden inte fått en eller flera planerade insatser. Avvikelserapportering Vid fakturering och i fakturaunderlaget ska ersättningen justeras för avvikelser från beställda uppdrag. Om brukaren tillfälligt vistas på korttidsplats utgår ingen ersättning till Leverantören. Vid frånvaro, exempelvis om brukaren blir inlagd på sjukhus, utgår ingen ersättning till Leverantören. Ersättning utgår när brukaren återkommit till hemmet och insatsen har påbörjats Brukarens avgift För att hemtjänstfakturor till brukaren ska bli korrekta rapporterar Leverantören avvikelser från beställningen till äldreomsorgsförvaltningens avgiftshandläggare senast den första vardagen i varje kalendermånad. Brukarens avgift för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal följer kommunfullmäktiges fastställda taxa och tas ut av kommunen. Leverantören får inte ta ut avgift av brukaren för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal. Leverantören är skyldig att rapportera in frånvaro/avstående av hemtjänst, enstaka insatser, utförda timmar för ledsagning/avlösning i hemmet och antal matlådor som levererats under månaden då detta påverkar brukarens avgift. Anledningen till frånvaron ska finnas med i rapporteringen Moms, momsredovisningsnummer Hemtjänst som ges i enlighet med socialtjänstlagen är undantagen från skatteplikt eftersom den är att betrakta som social omsorg enligt 3 kap. 4 momslagen. Leverantören skall således fakturera dessa tjänster exklusive moms. Leverantören skall på fakturan ange organisationsnummer. I det fall Leverantören fakturerar andra tjänster skall Leverantören momsredovisningsnummer/vat nummer anges på fakturan Fakturering Fakturan för hemtjänstinsatser för personer över 65 år sändes till: Södertälje kommun, Fakturor, Södertälje Fakturan för hemtjänstinsatser för personer under 65 år sändes till: Södertälje kommun, Fakturor, Beställar-id

18 Södertälje Utförd tid ska alltid faktureras nästkommande månad. Södertälje kommun ser helst att fakturorna från er är elektroniska. Vi kan hantera fakturor i formaten svefaktura eller fulltextfaktura.. Även fakturor som är resultat av elektronisk handel enligt SFTI kan vi hantera. Har ni möjlighet att ta fram en svefaktura som ni vill skicka till kommunen utan mellanhänder så kan vi även ta emot svefakturor via vår transportprofil. För att få information om vem som ni kan samarbeta med beroende på vilken lösning som ni har för avsikt att välja kan ni vända er till kommunens kontaktperson. De fakturor som ej är elektroniska skannas in och hanteras sedan i vårt elektroniska arbetsflöde. Inkomna fakturor skannas in innan den registreras i kommunens ekonomisystem (gäller ej fakturor som sänds digitalt på annat sätt eller vid elektronisk handel) Samtliga fakturor till Beställaren innehåller vår referens (Beställarid) Felaktiga fakturor Vid ofullständigt eller felaktigt lämnade uppgifter äger Södertälje kommun rätt att hålla inne den ersättning som är kopplad till uppdraget i avvaktan på att fullständiga eller riktiga uppgifter lämnas Betalningsvillkor Betalning för fakturerade och godkända leveranser sker 30 dagar efter fakturadatum. Detta gäller även räntefakturor. Expeditions-, order-, fakturerings- eller andra avgifter godtages ej Kravrutiner Påminnelser och krav skickas av Leverantören direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia Dröjsmålsränta Södertälje kommuns grundläggande princip är att betala fakturor i rätt tid. Vid försenad betalning orsakad av kommunen accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt räntelagen, det vill säga referensränta +8 %. Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (från och med) då räntan beräknats samt antalet räntedagar. Räntefaktura kan avse flera fakturor på samma

19 förvaltning. Räntefaktura som avser flera förvaltningar returneras utan åtgärd. Räntefaktura understigande 200 kronor betalas inte. 17. Reklamation Betalning av faktura innebär inte att Södertälje kommun avstått från rätten till reklamation. 18. Försäkringar (relevant försäkring) Antagen Leverantör tecknar och under avtalstiden upprätthåller ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller Beställaren skadeslös vid skada vållad av Leverantören eller personal som Leverantören svarar för. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, kunder, anhöriga och utomstående. Detsamma gäller för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitat för att fullfölja avtalet. Bevis om att försäkringar med innehåll enligt ovan har tecknats och betalats överlämnas på anmodan till Beställaren senast inom fyra veckor från avtalets tecknande. I annat fall äger Beställaren rätt att teckna försäkringarna på Leverantörens bekostnad. 19. Sekretess Leverantören förbinder sig att inte utnyttja sekretessbelagd uppgift för annat ändamål än detta avtals genomförande. Sådan uppgift får inte utan Södertälje kommuns skriftliga medgivande yppas för tredje man. Detta gäller även efter avtalets upphörande. 20. Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket löpande under avtalstiden tar fram information om anlitade Leverantörer och deras underleverantörer för att se att företagen är registrerade för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. 21 Miljö Tomgångskörning är tillåtet högst en minut. Detta skall beaktas vid transporter till och från brukare. Beställaren är ansluten till Agenda 21 vilket innebär att antagen Leverantör i sin verksamhet verkar för ett miljövänligt arbete. 22. Hävning Om Leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar skall skriftlig erinran ske av Beställaren. Om Leverantören efter två (2) skriftliga påpekanden fortfarande inte uppfyller sina åtaganden inom 3 månader kan hävning ske med fyra (4)

20 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. Utöver Beställarens rätt att häva avtalet enligt ovanstående äger Beställaren rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om något av följande inträffar: Leverantören försätts i konkurs, likvidation eller på annat sätt befinner sig på obestånd. Leverantören ej innehar erforderlig personalstyrka för uppdraget. Leverantören gör sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Leverantören inte fullgör lagenliga skyldigheter avseende själva utförandet men även inte följer lagenliga ekonomiska skyldigheter. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. Leverantören vid upprepade tillfällen ej levererar avtalad kvalitet Väsentligt ändrade ägareförhållanden som ej är godkända av Beställaren. 23. Skadeståndsskyldighet Leverantören skall i förhållande till kommunen svara för skadestånd som kan komma att behöva utges till tredje man på grund av skada vållad av Leverantören eller personal som Leverantören svarar för. 24. Tvist Tvist rörande hela detta avtal skall avgöras i svensk domstol i Stockholms län med tillämpning av svensk rätt. 25. Information/Samråd Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. 26. Överlåtelse av avtal Avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Beställarens skriftliga medgivande. 27. Ändrade ägareförhållanden Väsentliga förändringar avseende ägarförhållandena hos Leverantören, eller hos Leverantörens eventuella moderbolag, skall utan dröjsmål skriftligen anmälas till Södertälje kommun (kontaktperson avtalsfrågor). På begäran av Södertälje kommun skall Leverantören lämna ytterligare information om de nya ägarförhållandena och om Leverantörens möjligheter att uppfylla kontraktet. Uppfyller inte den nya ägaren Södertälje kommuns krav kan Södertälje kommun säga upp avtalet med omedelbar verkan. 28. Krisberedskap Beställaren har en lokal beredskap och handlingsplan vid större olyckor eller händelse av katastrofkaraktär. Om planen utlöses skall Leverantören medverka i den del som avser hemtjänsten.

21 Leverantören är införstådd härmed och åtar sig att följa kommunens anvisningar om en krissituation uppstår. Leverantören upprättar planer samt utbildar/informerar och regelbundet övar sin personal, exempelvis tillsammans med räddningstjänsten i kommunen i syfte att ha en handlingsberedskap för exempelvis brand, andra svåra olyckor, sabotage, elavbrott eller utebliven vattenförsörjning. 29. Force Majeure Endast inträffad händelse helt utanför parts kontroll och möjlighet att styra kan åberopas som Force Majeure-händelse. Om sådan händelse inträffat ska parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt. 30. Ändringar och tillägg till avtalet Kommunen har rätt att genom politiskt beslut ändra villkoren i de krav, riktlinjer, policys, ersättningssystem och ersättningsnivåer som tillämpas enligt detta kontrakt. Så snart Södertälje kommun har fattat beslut om ändring av villkoren kommer Leverantören att informeras om dessa ändringar skriftligt. Leverantören blir bunden av de ändrade villkoren från och med den dag Södertälje kommun angivit i ändringsmeddelandet, dock tidigast 30 dagar efter det att ändringsmeddelandet är avsänt. Leverantören bekräftar skriftligen inom dessa 30 dagar att de nya villkoren accepteras. Om Leverantören ej accepterar de ändrade villkoren skall Leverantören inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligen meddela Södertälje kommun (kontaktperson) att de ändrade villkoren inte accepteras. Om sådant meddelande inte mottagits av Södertälje kommun (kontaktperson) inom den angivna tidsfristen blir Leverantören bunden av de ändrade villkoren. Meddelar Leverantören Södertälje kommun (kontaktperson) att de nya villkoren inte accepteras upphör avtalet att gälla senast 60 dagar efter den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, om inte avtalet av andra skäl upphör tidigare. Under denna period gäller kontraktet i sin lydelse före ändringarna. Övriga ändringar i och tillägg till detta avtal skall, för att vara gällande, ske i form av skriftliga tilläggsavtal mellan parterna. 31. Kontraktets upphörande Utförare som önskar säga upp sitt kontrakt ska meddela detta skriftligt. Uppsägningstiden är 3 (tre) månader från och med dag då uppsägningen inkommit till kommunen.

22 32. Avtalsexemplar Avtalet är upprättat i två (2 ) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Äldreomsorgskontoret Leverantören Gilda Johansson Behörig företrädare för Leverantör Kontorschef