FR2000 Verksamhetsledning utgåva 2 ( ) FR2000 i Sverige ekonomisk förening Fastställd av Rådet

Transkript

1 utgåva 2 ( ) FR2000 i Sverige ekonomisk förening Fastställd av Rådet

2 FR2000 Verksamhetsledning innehåller krav på ett integrerat ledningssystem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö, och kompetensförsörjning. En organisation som uppfyller kraven i FR2000 kan få ett certifikat på detta. Rådet för FR2000 godkänner och utfärdar certifikatet efter granskning av en revisor som godkänts av Rådet. För att upprätthålla certifikatet fordras årliga revisioner. Allmänna bestämmelser för FR2000-certifiering kan hämtas på Detta dokument fastställdes av Rådet för FR2000 den 18 juni 2012 och är utgivet av FR2000 i Sverige ekonomisk förening. Systemkrav Basversion Utgåva nr 2 FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 1

3 Innehåll Inledning 3 1 Ledningen 5 2 Marknadsföring och försäljning 9 3 Produktutveckling 10 4 Inköp 11 5 Produktion och leverans 12 6 Installation, montage och service 14 7 Dokumentstyrning 15 Bilaga Organisationsbeskrivning 16 Korsreferenslista 20 Definitioner och begrepp 23 FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 2

4 Inledning FR2000 Verksamhetsledning (FR2000) innehåller krav på ett integrerat ledningssystem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och kompetensförsörjning. När kraven i detta dokument hänvisar till organisationens verksamhet, avses den verksamhet som har med kvalitet, miljö, arbetsmiljö och kompetensförsörjning att göra. De grundläggande värderingarna i FR2000 är "nöjd kund", "affärsmässighet" och "kompetens. FR2000 har ursprungligen utarbetats av Företagarna. Denna utgåva är utgiven av FR2000 i Sverige ekonomisk förening (Föreningen) och ersätter utgåva Övergångsregler Organisationer som blivit certifierade före den skall senast uppfylla kraven i denna utgåva av FR2000. För organisationer som inte certifierats före den gäller denna utgåva med omedelbar verkan. Mer detaljerade övergångsregler kan hämtas på FR2000 FR2000 innehåller krav på ett integrerat ledningssystem som kan användas av alla typer av organisationer. Basversionen kan anpassas till olika branscher. Systemet utgår från ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 och SS samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1 och Räddningsverkets allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete, SRVFS 2004:3, men är enklare att använda eftersom alla delarna är integrerade i ett system. Uppbyggnaden speglar en orders väg genom organisationen, från offert till avslutad affär. Avsikten är att systemet skall vara enklare att införa än ISO-standarderna, utan att göra avkall på organisationens åtaganden. Organisationen skall kunna införa ett ledningssystem utan att vara beroende av extern hjälp. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 3

5 Omfattning Kraven i basversionen av FR2000 är generella och avsedda att kunna tillämpas av alla organisationer, oberoende av bransch, storlek och vilken produkt som tillhandahålls. Organisationer i branscher där det finns giltiga tilläggskrav skall använda dessa, oavsett om organisationen är medlem av aktuell branschförening eller inte. Om organisationen har flera olika verksamheter och huvudverksamheten (mer än 50 % av omsättningen) finns i en bransch med giltiga tilläggskrav, skall använda dessa. Om något eller några krav i FR2000 inte är tillämpliga eller inte kan tillämpas skall organisationen beskriva varför. Utbildning Kunskap är en viktig förutsättning för att kunna utveckla organisationens verksamhet. Föreningen och de anslutna franchisekonsulterna inom FR2000-konceptet erbjuder olika former av stöd till organisationer som vill införa FR2000. För närmare detaljer, kontakta FR2000- kansliet. Certifiering En organisation som uppfyller kraven i FR2000 kan få ett certifikat på detta. Rådet för FR2000 (Rådet) godkänner och utfärdar certifikatet efter granskning av en revisor som är godkänd av Rådet. När systemets rutiner är införda och tillämpas kan organisationen begära revision. Revisorn granskar dokumentationen och hur organisationen tillämpar rutinerna i sin verksamhet. Revisorn bedömer om organisationen kan godkännas. Om så är fallet, utfärdas ett certifikat som organisationen får använda i sin marknadsföring. Systemet följs upp genom årliga tillämpningsrevisioner. För närmare uppgifter om tillvägagångssätt och kostnader för certifiering, kontakta FR2000- kansliet. Definitioner och begrepp Ett antal ord och begrepp som används i texten är definierade och förklarade sist i detta dokument. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 4

6 1 Ledningen 1.1 Affärsidé Ledningen skall klargöra och dokumentera organisationens affärsidé. Den skall omprövas årligen och anpassas till förändringar och förstås av alla medarbetare. 1.2 Verksamhetspolicy Ledningen skall dokumentera en verksamhetspolicy. Den ska minst innehålla kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Policyn skall innehålla ett tydligt åtagande om att uppfylla alla krav och att regelbundet förbättra verksamheten. Ledningen skall säkerställa att policyn är förstådd och tillämpad i verksamheten. 1.3 Verksamhetsmål Ledningen skall fastställa mål för att uppfylla kraven på produkter, processer och organisationens verksamhet. Ledningen skall ha dokumenterade handlingsplaner i tillämplig omfattning för hur organisationen skall nå målen. Ledningen skall säkerställa att måluppfyllelsen mäts med lämpliga intervall och att mätresultaten används som underlag för ständiga förbättringar. 1.4 Lagar, författningar och andra krav Organisationen skall identifiera, ha tillgång till och uppfylla de krav i lagar, förordningar och föreskrifter (författningskrav) samt andra krav som har betydelse för organisationens verksamhet. Organisationen skall hålla denna information aktuell genom att uppdatera den vid behov, dock minst en gång per år. Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för regelbunden utvärdering av att gällande författningskrav och andra krav efterlevs. Resultatet av utvärderingen ska dokumenteras och vara ett underlag för ledningens genomgång. 1.5 Organisation, ansvar och befogenheter Ledningen skall klargöra och dokumentera ansvar, arbetsuppgifter och befogenheter för alla medarbetare. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 5

7 1.6 Ledningens genomgång Ledningen skall gå igenom ledningssystemet minst en gång per år för att säkerställa att det fungerar som avsett. Genomgångarna skall dokumenteras och dokumentationen skall bevaras. Ledningen skall analysera resultatet av mätningarna av måluppfyllelsen för att utvärdera hur verksamheten utvecklas. 1.7 Ledningssystemet Ledningen skall upprätta och dokumentera ett ledningssystem som säkerställer att produkter och processer uppfyller ställda krav och att medarbetare inte utsätts för ohälsa eller olycksfall. Organisationen skall beskriva sin verksamhet som processer och dessa skall brytas ner i delprocesser. Ordningsföljden och sambandet mellan delprocesserna skall anges. Organisationen skall styra sina processer. Ledningssystemet skall vara tillgängligt för samtliga medarbetare och övriga intressenter. Organisationens system skall vara anpassat och relevant för dess verksamhet. 1.8 Riskhantering Organisationen skall inventera, analysera och utvärdera de risker som finns inom hela organisationens verksamhet eller som kan påverka organisationen utifrån. Informationen skall hållas aktuell. Resultatet skall dokumenteras och bevaras. 1.9 Förbättringar Ständiga förbättringar Ledningen skall kontinuerligt arbeta med ständiga förbättringar Korrigerande och förebyggande åtgärder Ledningen skall ha dokumenterade rutiner för att rapportera avvikelser på alla nivåer och i hela verksamheten och därefter utreda och åtgärda orsakerna för att undvika upprepning, samt eliminera orsakerna till tänkbara avvikelser på alla nivåer och i hela verksamheten. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 6

8 1.10 Kompetensförsörjning Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för kompetensförsörjning som bygger på verksamhetens policy och mål. Organisationen skall: årligen göra en kompetensanalys av den samlade kompetensen på kort och lång sikt upprätta en kompetensplan som beskriver på vilket sätt organisationen skall försörjas med nödvändig kompetens se till att medarbetarna har särskild kompetens där så krävs, exempel lagstadgade krav Internrevisioner Organisationen skall upprätta dokumenterade rutiner för internrevision av verksamheten för att avgöra om ledningssystemet fungerar som avsett. Internrevisioner skall genomföras så ofta det behövs, dock minst en gång per år. Resultatet av internrevisionerna skall dokumenteras och bevaras Arbetsmiljö och miljö Arbetsmiljö Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsmiljöarbetet skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Skyddsombud och arbetstagare skall ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet Brandskydd Organisationer som äger eller är nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar skall ha dokumenterade rutiner för brandskydd. Brandskyddet skall bedrivas såväl med avseende på förebyggande åtgärder såväl de åtgärder som planeras i händelse av inträffad brand. Organisationen skall fortlöpande vidta de åtgärder som behövs för att eliminera, eller minska risken för brand. En bedömning av om brandskyddet är tillfredsställande skall omfatta byggnadens och verksamhetens samtliga brandskyddsåtgärder vägda mot de brandrisker som finns. Resultatet av brandskyddsarbetet skall dokumenteras och bevaras Nödlägesberedskap Organisationer som i sin verksamhet hanterar ämnen och produkter som är farliga för miljö och hälsa skall ha dokumenterade planer för hantering av dessa ämnen och produkter. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 7

9 Organisationen skall ha dokumenterade planer för hur verksamheten skall fortgå i händelse av olycka. Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för hur personalen skall agera då ett tillbud eller en olycka inträffar. Organisationen skall planera och genomföra regelbundna övningar för att kontrollera nödlägesberedskapen. Organisationer som i sin verksamhet hanterar hälso-, miljö- och brandfarliga kemiska produkter skall hålla en förteckning och säkerhetsdatablad för dessa aktuell och tillgänglig för medarbetarna. Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för första hjälpen och krisstöd. Organisationen skall ha tillgång till personer som kan ge första hjälpen Miljöutredning Organisationen skall inventera och dokumentera sina miljöaspekter samt bedöma vilka som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan. Organisationen skall hålla denna information aktuell genom att uppdatera den minst en gång per år. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 8

10 2 Marknadsföring och försäljning 2.1 Styrning av marknadsföring och försäljning Organisationen skall dokumentera sina leveransbestämmelser, garantier och betalningsvillkor så att de är tydliga för kunderna. Organisationen skall beskriva förekommande marknadsaktiviteter. 2.2 Förfrågningar och offerter. Organisationen skall beskriva hur förfrågningar tas om hand och besvaras i rätt tid, oavsett om de godtas eller avböjs. Organisationen skall beskriva hur offertgranskning (kontraktsgenomgång) genomförs. Resultatet skall dokumenteras och bevaras. 2.3 Beställningar och beställningserkännanden Organisationen skall beskriva hur en beställning skall tas emot, registreras, granskas och vid behov ändras samt bevaras. Vid granskningen skall organisationen, tillsammans med kunden när så är möjligt, säkerställa att beställningens innehåll är acceptabelt och att det finns tillräcklig kapacitet för att uppfylla kraven. Organisationen skall beskriva hur beställningserkännande utformas och delges kunden. 2.4 Reklamationer och klagomål Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för hur reklamationer och klagomål hanteras och dokumenteras. 2.5 Kundtillfredsställelse Organisationen skall skaffa sig information om kundtillfredsställelsen. Denna information skall dokumenteras och bevaras. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 9

11 3 Produktutveckling 3.1 Krav på produkter Krav som utgör underlag för utveckling av produkt skall identifieras och dokumenteras. 3.2 Styrning av produktutveckling Organisationen skall beskriva sitt utvecklingsarbete med avseende på genomgångar, utprovningar, avstämningar, resultat och ändringar av produkter. Resultatet ska i tillämpliga delar dokumenteras och bevaras. Not: Med produkt menas också tjänst, vilket kan innebära att företag som jobbar inom tjänstesektorn med ex.vis produkter som inte utvecklas, ändras eller förnyas av företaget, utan endast köper hem och installerar. Själva tjänsten kan däremot förpackas och påverkas av företaget på olika sätt. Denna typ av företag omfattas då av dessa krav i kapitel 3 Produktutveckling. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 10

12 4 Inköp 4.1 Styrning av inköp Organisationen skall beskriva sina rutiner för inköp. 4.2 Bedömning och värdering av leverantörer Organisationen skall bedöma och välja viktiga leverantörer baserat på deras förmåga att uppfylla tillämpliga krav. Det skall framgå efter vilka kriterier valet görs. Organisationen skall årligen utvärdera leverantörers förmåga att uppfylla tillämpliga krav. Organisationen skall upprätta ett register över bedömda leverantörer och hålla det aktuellt. 4.3 Mottagningskontroll Organisationen skall beskriva hur inköpta produkter uppfyller samtliga krav. Organisationen skall kontrollera att säkerhetsdatablad för tillämpliga hälso-, miljö- och brandfarliga kemiska produkter finns tillgängliga. 4.4 Lagerhantering Organisationen skall beskriva hur lagerhållning, märkning och interna transporter genomförs. 4.5 Kunders egendom Organisationen skall beskriva hur kunders materiella och immateriella egendom hanteras. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 11

13 5 Produktion och leverans 5.1 Produktionsstyrning Organisationen skall beskriva rutiner för produktion av produkter i syfte att säkerställa att samtliga krav uppfylls. Organisationen skall när så krävs upprätta en plan, som är anpassad till en viss produkt, som, i tillämplig omfattning, inkluderar kvalitet, miljö, arbetsmiljö och kompetensförsörjning. 5.2 Kontroll, provning och mätning Organisationen skall beskriva sina rutiner för kontroll, provning och mätning av produkter. Resultatet skall dokumenteras och bevaras. 5.3 Underhåll av maskiner, fordon och utrustning Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för förebyggande underhåll av verktyg, maskiner, fordon och utrustningar. 5.4 Godkända, avvikande eller kasserade produkter Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att säkerställa att sammanblandning inte sker mellan godkända, kasserade eller avvikande produkter. I de fall kasserade eller avvikande produkter innehåller eller är blandade med farliga ämnen skall organisationen upprätta dokumenterade rutiner för hur dessa skall tas om hand. 5.5 Kontroll-, mät- och provningsutrustning Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att hålla ordning på, kalibrera och underhålla sina kontroll-, mät- och provningsutrustningar i tillämplig omfattning. Resultat från kalibreringen skall dokumenteras och bevaras. 5.6 Produktidentifikation och spårbarhet Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att identifiera en produkt eller order under hela orderprocessen i tillämplig omfattning. Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för spårbarhet om det är ett uttalat krav. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 12

14 5.7 Leveransgenomgång Organisationen skall beskriva sina rutiner för genomgång före leverans. 5.8 Emballering, märkning och skydd Organisationen skall beskriva hur levererade produkter emballeras, märks och skyddas från skada och att gällande författningskrav för returemballage, återvinning farligt avfall och farligt gods beaktas. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 13

15 6 Installation, montage och service 6.1 Planering av utrustning och resurser Organisationen skall beskriva hur arbetet hos kunden planeras och dokumenteras. 6.2 Godsmottagning och förvaring av egna eller beställda produkter hos kund Organisationen skall beskriva innehåll och omfattning av kontroll på produkter som anländer från den egna organisationen eller från leverantör till kundens leveransadress. Organisationen skall beskriva att produkter som förvaras utanför organisationens område inte försämras eller på annat sätt skadas samt minimera risken för stöld. 6.3 Arbete hos kund Organisationen skall i tillämpliga fall ha dokumenterade rutiner för hur arbetet hos kunden skall utföras. 6.4 Kund- och användarinformation Organisationen skall beskriva hur information och instruktioner lämnas till kunden. 6.5 Service och garanti Organisationen skall beskriva hur service, kontroll och garantiåtagande genomförs. Resultatet skall dokumenteras och bevaras samt återföras till leverantören eller till den egna avdelningen för produktutveckling. 6.6 Slutkontroll Organisationen skall beskriva och genomföra nödvändig slutkontroll. Resultat skall dokumenteras och bevaras. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 14

16 7 Dokumentstyrning 7.1 Dokumentstyrning Organisationen skall beskriva rutinerna för dokumentstyrning. 7.2 Styrande dokument Organisationen skall upprätta en dokumenterad rutin för styrning av dokument och en förteckning över alla de styrande dokument som omfattas av detta ledningssystem. 7.3 Redovisande dokument Organisationen skall upprätta en dokumenterad rutin för att samla och bevara dokument som resultat av verksamheten. Organisationen skall upprätta en förteckning över alla typer av redovisande dokument som omfattas av detta ledningssystem. Det skall framgå var och hur länge de bevaras. 7.4 Informationssäkerhet Organisationen skall ha dokumenterade rutiner som säkerställer att alla har tillgång till den information som de behöver. Organisationen skall ha dokumenterade rutiner som säkerställer att information skyddas så att den inte förloras, skadas, kommer i orätta händer eller kan ändras av annan än den som är behörig. Organisationen skall ha rutiner för back-up av system som är väsentliga för organisationens verksamhet. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 15

17 Organisationsbeskrivning Bilaga. Detta är en bilaga som utgör ett underlag som ska skickas in till FR2000-kansliet inför en initialrevision. Inledning Detta är en översikt över ledningssystemet som visar kunder, medarbetare, leverantörer och andra intressenter hur organisationen och dess verksamhet ser ut. Organisationen skall beskriva sin verksamhet enligt anvisningarna nedan. Beskrivningen skall minst innehålla det som anges med text i fetstil. Denna översikt skall sändas in i samband med offertförfrågan. Översikten är ej reviderbar. Vår bakgrund organisationens ålder milstolpar i organisationens historia vem som grundade organisationen och hur ägandet har skiftat hur organisationens verksamhet har förändrats. Våra ägare organisationsformen och de största ägarna om någon av ägarna arbetar i organisationen, om organisationen ingår i en koncern, om kunder, leverantörer eller konkurrenter är delägare och om en kedja är delägare vilken kompetens som finns företrädd i organisationens styrelse om aktien är noterad på någon börs. Vår verksamhet och vår marknad organisationens affärsidé vilka produkter organisationen tillhandahåller på marknaden det geografiska område där organisationen verkar och var organisationen är etablerad med huvudkontor och filialer marknaden inom organisationens verksamhetsområde översiktligt: organisationens marknadsandel, konkurrenssituationen antal konkurrenter, storlek, m.m. branschen i vilket organisationen är verksam: kännetecken för branschen, lagar, förordningar och föreskrifter som styr verksamheten, de viktigaste aktörerna företag, kunder, leverantörer, branschföreningar och intresseföreningar. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 16

18 Hur ser vi framåt de värderingar som styr verksamheten och organisationens vision på längre sikt vilka möjligheter organisationen har inför framtiden och vilka de största hoten är de framgångsfaktorer som avgör om organisationen lyckas. Våra kunder organisationens viktigaste kundgrupper från vilka kunder har organisationen goda referenser hur organisationen gör för att ta reda på kundernas krav, behov och förväntningar vilka olika samarbetsformer som finns med kunderna, till exempel fasta avtal, offertgivning, direktförsäljning och om organisationen är franchisegivare eller har återförsäljare hur organisationen gör för att ta reda på om kunderna är nöjda med organisationens verksamhet, till exempel genom undersökningar, enkäter och intervjuer. Vår kvalitetsinriktning hur organisationen driver kvalitetsarbetet organisationens riktlinjer för kvalitet hur organisationen styr verksamheten för att kunna motsvara kundernas krav, behov och förväntningar Miljö hur organisationen driver miljöarbetet organisationens riktlinjer för miljö vilken huvudsaklig miljöpåverkan organisationens verksamhet har FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 17

19 Arbetsmiljö och brandskydd hur organisationen driver arbetsmiljöarbetet organisationens riktlinjer för arbetsmiljö hur organisationen inventerar och analyserar de risker som påverkar verksamheten hur brandskyddsarbetet bedrivs hur ämnen och produkter som är farliga för miljö och hälsa hanteras hur verksamheten skall fortgå i händelse av olycka Hur vi arbetar hur organisationen arbetar i sin verksamhet (ange organisationens processer och hur organisationen utvecklar processerna) hur organisationen arbetar med produktutveckling Vilka vi är organisation: enheter och dotterbolag organisationens medarbetare: antal, kategorier, utbildningsnivå, anställningstid och könsfördelning organisationens interna information (till exempel tidning, meddelande och möten) hur ledningsgruppen är sammansatt och hur den styr verksamheten hur organisationen främjar ansvarstagande, engagemang och delaktighet hos medarbetarna. Våra leverantörer organisationens leverantörer inom de viktigaste produktgrupperna: antal, storlek och etableringsort om leverantören är franchisetagare eller tillhör någon kedja organisationens samverkansformer med de viktigaste leverantörerna, till exempel långsiktiga avtal, gemensamt utvecklingsarbete etc. vilka krav organisationen ställer på sina leverantörer. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 18

20 Våra tillgångar organisationens produktionsanläggningar, egna eller hyrda, och deras ändamål organisationens övriga anläggningar, fordonspark och maskiner organisationens innehav av patent, varumärken och mönster. Vår ekonomi organisationens ekonomi för de senaste fem åren: omsättning, resultat, skuldsättningsgrad, soliditet, eget kapital, lånat kapital, investeringsvolym etc. Våra kontakter organisationens ansvariga för kontakter utåt organisationens information till kunder, leverantörer och övriga intressenter kontakter med skolor och högskolor, om organisationen tar emot examensarbetare, praktikanter, PRAO-elever etc. och om organisationen medverkar i utbildning organisationens engagemang i samhällsinriktade aktiviteter organisationens internationella kontakter. Våra medarbetare hur organisationen säkerställer framtida kompetensförsörjning hur organisationen mäter kompetensutvecklingen över tiden hur antalet anställda i organisationen har förändrats under de senaste fem åren om det finns krav på särskild kompetens för vissa personalkategorier i organisationen och hur många personer som har denna kompetens. Hur du når oss praktiska uppgifter om organisationen: adress, fax, telefon, e-post, webb-adress, organisationsnummer etc. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 19

21 Korsreferenslista Översättning mellan FR2000 och ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, SS , AFS 2001:1 och SRVFS 2004:3. Kapitel Avsnitt Benämning ISO 9001 IS SS AFS 2001:1 SRVFS 2004:3 1 Ledningen 1.1 Affärsidé 5, Verksamhetspolicy Verksamhetsmål Lagar, författningar och andra krav 1.5 Organisation, ansvar och befogenheter - 4.3, x x 1.6 Ledningens genomgång , 6.1, x 1.7 Ledningssystemet 4.1, x 1.8 Riskhantering x 1.9 Förbättringar , 10, Kompetensförsörjning 6.1, , 7.2, 7.3, 7.4, 7.5 6, 7 x 1.11 Internrevisioner , 11 x 1.12 Arbetsmiljö och miljö - 4.3, 4.4-3, 4, 9, 12 2 Marknadsföring och försäljning 2.1 Styrning av marknadsföring och försäljning Förfrågningar och offerter Beställningar och beställningserkännanden 2.4 Reklamationer och klagomål Kundtillfredsställelse x FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 20

22 Kapitel Avsnitt Benämning ISO 9001 IS SS AFS 2001:1 SRVFS 2004:3 3 Produktutveckling 3.1 Krav på produkter Styrning av produktutveckling 4 Inköp Styrning av inköp Bedömning och värdering av leverantörer Mottagningskontroll Lagerhantering Kunders egendom Produktion och leverans 5.1 Produktionsstyrning , 8, 9 x 5.2 Kontroll, provning och mätning 5.3 Underhåll av maskiner, fordon och utrustning 5.4 Godkända, avvikande eller kasserade produkter 5.5 Kontroll-, mät- och provningsutrustning 5.6 Produktidentifikation och spårbarhet , x , Leveransgenomgång Emballering, märkning och skydd 6 Installation, montage och service 6.1 Planering av utrustning och resurser 6.2 Godsmottagning och förvaring av egna eller beställda produkter hos kund x , Arbete hos kund FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 21

23 Kapitel Avsnitt Benämning ISO 9001 IS SS AFS 2001:1 SRVFS 2004:3 6.4 Kund- och användarinformation 4.2, Service och garanti , Slutkontroll Dokumentstyrning 7.1 Styrande dokument x 7.2 Redovisande dokument x 7.3 Informationssäkerhet x FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 22

24 Definitioner och begrepp I nedanstående lista definieras en del av de begrepp som används i detta dokument. I flertalet fall är de hämtade ur någon av de standarder eller föreskrifter som detta dokument bygger på, exempelvis kvalité, miljö och arbetsmiljö Arbetsmiljö Den del av miljön som har inverkan på arbetstagarens hälsa, säkerhet och arbetstillfredsställelse. Omfattar såväl fysiska som psykosociala faktorer, dvs. alla de faktorer som påverkar arbetssituationen och människan i arbetet. Avvikelse Icke-uppfyllande av ett krav. Bevis Information som stöder existensen eller sanningen hos något. Bevis kan erhållas genom observation, mätning, provning eller på annat sätt. Brandskydd Åtgärder som vidtas fortlöpande i processen mellan människa, teknik och organisation för att få bort eller minska risken för brand. Förutom brandbekämpning avses därmed även åtgärder för att bringa människor och egendom i säkerhet vid brand. Dokument Information och tillhörande medium (till exempel papper, elektroniskt, foto, likare etc.). Egenskap Särskiljande drag. Förebyggande åtgärder Åtgärd för att eliminera orsakerna till inträffade skador, en potentiell avvikelse, eller annan oönskad händelse. Immateriell egendom Okroppsligt värde, t.ex. patent, upphovsrätt, varumärke, eller muntlig information Internrevision Revision av det egna ledningssystemet som genomförs på organisationens initiativ, som en del av rutinerna i ledningssystemet. Kan utföras av organisationens egen personal eller med hjälp av externa resurser. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 23

25 Intressent Person eller grupp som har intresse av eller påverkas av organisationens verksamhet och prestationsförmåga, t. ex. kunder, medarbetare, ägare, leverantörer, banker, fackföreningar, samarbetspartners, myndigheter och allmänhet. Kompetens Visad förmåga att tillämpa kunskap och färdigheter. Kontraktsgenomgång Aktiviteter som utförs av organisationen före accepterande av beställning eller undertecknande av kontrakt för att säkerställa att kraven är tillräckligt väl definierade och tydliga och kan uppfyllas av organisationen. Kontroll Utvärdering av överensstämmelse genom observation och bedömning tillsammans med mätning, provning eller kalibrering om så är behövligt. Korrigerande åtgärd Åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse, eller annan oönskad händelse i syfte att förhindra upprepning. Krav Behov eller förväntning som är specificerad, underförstådd eller obligatorisk. I begreppet krav på produkt innefattas: krav som specificeras av kunden underförstådda krav som är nödvändiga med hänsyn till avsedd användning där den är känd krav som kan förväntas vara uppfyllda vid ett yrkesmässigt utförande krav som är etablerade som branschstandard, både sådana som är formellt fastställda och sådana som allmänt accepterade författningskrav (krav i lagar, förordningar och föreskrifter som är utfärdade med stöd av lag). Kund Organisation eller person som mottar en produkt från organisationen. Kundtillfredsställelse Kundens uppfattning om i vilken grad kundens krav har uppfyllts. Kvalitet Grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 24

26 Ledningen Person eller grupp av personer som leder och styr organisationen. Ledningssystem Organisatorisk struktur, rutiner, processer och resurser som är nödvändiga för ledning och styrning av verksamheten. Jämför System. Leverantör Organisation eller person som tillhandahåller en produkt till organisationen. Miljö Omgivningar där organisationen verkar, vilket inkluderar luft, vatten, mark, naturresurser, flora, fauna och människor samt samspelet mellan dessa. Omgivningen sträcker sig inifrån organisationen till det globala systemet. Miljöpåverkan Varje gynnsam eller ogynnsam förändring i miljön, som helt eller delvis är ett resultat av organisationens miljösituationer. Miljösituation Delar av organisationens verksamhet eller produkter som kan inverka på miljön. Mål Mätbara aktiviteter. Nyttjanderättshavare Arrendator, hyresgäst eller någon annan som innehar egendomen med nyttjanderätt. Ohälsa Sjukdomar enligt medicinska objektiva kriterier och kroppsliga eller psykiska funktionsstörningar som inte är sjukdomar i objektiv mening, t ex olika former av stressreaktioner och belastningsbesvär. Styrkan i upplevelserna, varaktigheten och förmågan att fungera som tidigare, avgör om ohälsa föreligger. Olycka Plötsligt inträffad händelse som har medfört eller kan befaras medföra skada. Dit räknas händelser som kan bero på företeelser i naturen eller på människors handlande eller underlåtenhet att handla. Olycksfall Fysisk eller psykisk skada till följd av en plötslig händelse. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 25

27 Policy Organisationens övergripande avsikter och inriktning inom ett speciellt område, till exempel kvalitet, miljö eller arbetsmiljö, formellt uttalade av ledningen. Process Produkt Provning Redovisande dokument Ständiga förbättringar Revision Revisor Risk Rutin Styrande dokument Grupp av samverkande och varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. Resultat av en process, innefattar såväl varor som tjänster. Bestämning av en eller flera egenskaper enligt en rutin. Dokument som anger uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda aktiviteter. Återkommande aktivitet för att förbättra förmågan att uppfylla krav. Systematisk, oberoende och dokumenterad process för att avgöra i vilken utsträckning riktlinjer, rutiner eller krav är uppfyllda, utvärdera detta objektivt och dokumentera i en revisionsrapport. Person med kompetens att genomföra en revision. Den sammanvägda bedömningen av sannolikheten för att en händelse skall bli verklighet och de negativa konsekvenser händelsen kan medföra. Angivet sätt att utföra en aktivitet eller en process. Uttrycket Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för innebär att rutinerna skall vara dokumenterade i ledningssystemet, vara kända och tillämpas av berörda medarbetare, hållas aktuella samt granskas vid internrevisioner. Övergripande benämning på dokument som beskriver policys och krav, till exempel vad, när och hur något skall göras, vem som skall göra det etc Spårbarhet Möjlighet att spåra historiken, användningen eller lokaliseringen av det som betraktas System Grupp av samverkande eller varandra påverkande element. Systematiskt arbetsmiljöarbete Tillbud Arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. En oönskad händelse som kunnat leda till ohälsa eller olycksfall. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 26

28 Uthyrd arbetskraft Utvärdering Arbetskraft som hyrs ut till annan verksamhet med annan arbetsledning. Fastställande av resultat, effektivitet eller värde. Överensstämmelse Uppfyllande av krav. FR2000 Verksamhetsledning Utgåva nr 2 sid nr 27