Grundregler för representation, gåvor och andra förmåner mm i landstinget

Transkript

1

2

3

4 1(6) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Grundregler för representation, gåvor och andra förmåner mm i landstinget Fullmäktige beslutar om grundregler för representation mm. Landstingsdirektören har sedan tidigare på delegation att besluta om kontinuerliga revideringar av tillämpningsanvisningarna. Landstingsfullmäktige beslutade senast om grundregler för representation mm i april 2007 ( ) kompletterat med ett ärende i landstingsstyrelsen om ändrade riktlinjer för inköpskort (LS ). Följande avsnitt ingår i ärendet: 1. Representation 2. Gåvor från landstinget till anställda/förtroendevalda/externa 3. Gåvor till landstinget/anställda/förtroendevalda 4. Sponsring 5. Tjänsteresor 6. Medlemsavgifter till yrkesorganisationer 7. Bankkort och betalkort INLEDNING Reglerna som anges i detta ärende gäller såväl förtroendevalda som anställda, oavsett anställnings- eller finansieringsform, inom samtliga enheter i landstinget (exklusive bolagen). 1. REPRESENTATION Representation är en viktig del i landstingets relationer i första hand med utomstående - kunder, samarbetspartners, företag, andra landsting, kommuner och organisationer - men också med den egna personalen. Representation är motiverad när den är till nytta för landstinget, direkt eller indirekt. Den har betydelse för att skapa goda samarbetsförhållanden både externt och internt. Representationens kostnad måste vägas mot dess värde. Representation måste handhas med ansvar och gott omdöme. I tillämpningsanvisningarna ska bland annat framgå sambandet med skattelagstiftningen. I anvisningarna ska också göras justeringar av angivna belopp till aktuellt penningvärde.

5 2(6) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Extern representation anställda och förtroendeval Representation är extern när den riktar sig utåt mot exempelvis affärsförbindelser, kunder eller landstingets tidigare anställda, nu pensionärer. Om en eller flera av deltagarna ej är anställd av landstinget är representationen extern. 1.2 Intern representation anställda och förtroendevalda Representation är intern när samtliga deltagare representerar landstinget. 1.3 Representation av förtroendevalda Landstingsfullmäktiges ordförande, partiernas gruppledare samt landstingsstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens och Trafiknämndens presidier har möjlighet att besluta om representation. Representation av större omfattning eller av principiell karaktär ska beslutas av landstingsstyrelsen. 1.4 Beloppsgränser per representationstillfälle Fastställda beloppsgränser gäller vid såväl intern som extern representation. 1.5 Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation Huvudregeln är att all representation både för förtroendevalda och anställda ska vara alkoholfri. Som alkoholfritt räknas alla drycker med en alkoholhalt ej överstigande 2,25 volymprocent. Med hänsyn till särskilda omständigheter kan tillstånd lämnas till representation med alkohol. Tillstånd ges för landstingsfullmäktige av fullmäktiges presidium samt för landstingsstyrelsen och andra förtroendevalda av landstingsstyrelsens presidium. För anställda lämnas tillstånd av landstingsdirektören/av denne utsedd. Landstinget ska verka för att samma alkoholpolicy ska gälla i bolagsstyrelser och stiftelser, där landstinget är företrätt. 1.6 Representation - uppföljning Varje produktionsenhetschef/av denne utsedd har att avgöra i vad mån ekonomin medger kostnader för representation.

6 3(6) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Ledningsstaben ska en gång per år följa upp den totala kostnaden för representation per produktionsenhet. 2. GÅVOR FRÅN LANDSTINGET 2.1 Landstingets minnesgåvor till förtroendevalda och anställda Minnesgåva tilldelas anställd efter en tjänstgöring hos landstinget i minst 25 år. I samband med pension är 20 års tjänstgöringstid tillräckligt. Minnesgåva tilldelas förtroendevald med sammanlagt minst 20 års uppdragstid som vald företrädare för landstinget. 2.2 Uppvaktningar från landstinget i övrigt i form av gåvor mm Uppvaktning av ordinarie ledamöter i landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen samt övriga nämnder och anställda sker normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. 2.3 Belöning av särskilt goda arbetsprestationer Belöning för arbetsprestationer sker normalt inom den sedvanliga individuella lönesättningen. I vissa fall kan det finnas skäl att därutöver särskilt belöna extraordinära arbetsinsatser. Belöningen ska då utformas med gott omdöme. 2.4 Förtroendevalda och anställda: Uppvaktningar vid julhelg. Vid julhelg är en generell uppvaktning till medarbetarna med en mindre gåva tillåten. Avgörande ska vara den ekonomiska situationen och arbetsprestationerna under det gångna året. Beslut fattas av produktionsenhetschef/av denne utsedd. 2.5 Gåvor vid besök hos andra landsting, kunder, företag med flera Produktionsenhetschef/av denne utsedd avgör i vad mån gåva ska lämnas eller inte. De gåvor som finns i Landstingets presentshop bör huvudsakligen användas.

7 4(6) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Hågkomst vid dödsfall Vid dödsfall för förtroendevald eller anställd kan hågkomst ske med krans eller annan blomsteruppsättning. Hågkomst sker normalt om den avlidne vid dödsfallet var förtroendevald eller anställd. 3. GÅVOR OCH ANDRA FÖRMÅNER FRÅN ALLMÄNHETEN OCH EXTERNA LEVERANTÖRER MED FLERA 3.1 Gåvor från allmänheten Gåvor definieras som ett utgivande av kontanter, varor eller tjänster utan krav på motprestation. Socialstyrelsens rekommendationer vad gäller gåva och testamente ska tillämpas inom landstinget. 3.2 Gåvor och andra förmåner från externa samarbetspartners/leverantörer Om externa samarbetspartners/ leverantörer vill överlämna gåvor måste gällande regler om mutor och krav på neutralitet och opartiskhet i bedömningar beaktas. Är avsikten med gåvan att bli mer välvilligt behandlad i något sammanhang är det fråga om muta. Gåvan får därför inte tas emot. Gåvor utan koppling till enskilda händelser och av mindre värde kan däremot undantagsvis accepteras. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. Måltider, fester, nöjesevenemang, sportevenemang mm där externa samarbetspartnern/ leverantören erbjuder sig att stå för hela eller del av kostnaden är tillåtet om det sker i direkt samband med överläggningar eller konferens, som är en del i pågående samarbete. Det är inte tillåtet att låta en familjemedlem/en vän bli medbjuden på något evenemang. En familjemedlem/en vän kan alltid delta till självkostnadspris. Det är inte tillåtet med semesterförmåner som till exempel lån av sommarstuga eller båt på förmånliga villkor Det är inte tillåtet med rabatter som inte alla anställda kan få. Det är inte tillåtet med förmåner i form av penninglån på särskilt gynnsamma villkor, borgensåtagande eller skuldteckning samt efterskänkning av amortering eller ränta. Resor, studieresor, konferenser, som arrangeras av samarbetspartnern/ leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är tillåtet under förutsättning att ett program av betydelse för samarbetet föreligger. Det får dock inte förekomma inför upphandling eller där risk för otillbörlig påverkan finns.

8 5(6) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Resor, studieresor, konferenser, som arrangeras av annan än samarbetspartnern/leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är inte tillåtet. Särskilda regler gäller mellan externa samarbetspartners och medarbetare inom hälso- och sjukvården, se kap Överenskommelse om samverkansformer mellan medarbetare i den offentliga hälsooch sjukvården och externa samarbetspartners Landstinget i Östergötland följer de avtal och överenskommelser som reglerar relationerna mellan anställda och externa samarbetspartners och som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar landstingen att följa (bilagor till tillämpningsanvisningarna). Interna regler i landstinget vad gäller representation, gåvor, förmåner mm är alltid överordnat dessa avtal. 4. SPONSRING Sponsringsprojekt ska hanteras affärsmässigt och ska regleras i avtal. Landstinget ger inte stöd till föreningar, idrott, kultur etc utöver de medel som beviljas i landstingsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden. Eventuell sponsring från näringslivet ska föregås av samråd med ledningsstaben. 5. TJÄNSTERESOR OCH STUDIE- OCH/ELLER KONFERENSRESOR Definitionen av en tjänsteresa är att resan har direkt koppling till vederbörandes arbetsuppgifter. Definitionen av en studie- och/eller konferensresa inklusive deltagande i konferens är att ämnet för resan och konferensen har direkt eller indirekt anknytning till nuvarande arbetsuppgifter. Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor beslutas: - Inom landet för förtroendevalda av ordförande i styrelse/nämnd/beredning. Medlemmar av landstingsstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens presidier har rätt att inom landet företa erforderliga resor och studiebesök. - Utom landet för förtroendevalda inklusive heltidsarvoderade förtroendevalda av landstingsstyrelsens presidium.

9 6(6) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ När förtroendevald enligt beslut inom landstinget utses till att vara landstingets representant i organ, i landet eller utom landet, avser detta beslut även godkännande av resor, som sammanhänger med uppdraget. - Inom landet för anställda av produktionsenhetschef/av denne utsedd. - Utom landet för anställda av produktionsenhetschef. - Inom och utom landet för produktionsenhetschefer av landstingsdirektören/av denne utsedd. - Utom landet för landstingsdirektören av landstingsstyrelsens ordförande. 6. MEDLEMSAVGIFT TILL YRKESORGANISATIONER, PERSONAL- KLUBBAR MM Medlemsavgifter till fackföreningar, intresseföreningar och personalklubbar är den enskilde anställdes angelägenhet och kan därför normalt inte betalas av landstinget. 7. BANKKORT OCH BETALKORT Bank- och betalkort är inte tillåtna i landstinget. Undantag gäller för: - uttagskort kopplade till handkassehantering - kort som används för att identifiera vilken enhet man representerar för att få göra inköp mot faktura samt - ett kort för inköp på internet (utan kredit) som hanteras av Upphandlingscentrum i förening med ledningsstaben. Följande betalkort/inköpskort utställda på landstinget är dock inte tillåtna: - Kort som är kopplade till bankkonton eller andra typer av kort där det finns möjlighet att ta ut kontanter (undantag uttagskort kopplade till handkassehantering). - Kort som är kopplade till månadsfakturor där hänsyn tas till ingående balanser från föregående fakturering. - Kort med tillhörande krediter/räntor. Årsavgiften för personliga betalkort ersätts inte.

10 Ledningsstaben LiÖ Annika Hjertkvist (6) Representation - tillämpningsanvisningar Innehåll Sida Inledning 1 Representation - generellt 1 Extern representation anställda och förtroendevalda 2 Intern representation anställda och förtroendevalda 2 Representation av förtroendevalda 3 Beloppsgränser per representationstillfälle 3 Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation 4 Administrativ hantering vid representation 5 Jäv 5 Representation av anställda - uppföljning 6 Bilaga med exempel på kostnader, konton, externa och interna regler (klicka här) Inledning Detta är en tillämpningsanvisning för representation tillhörande fastställda principer (grundregler) beslutade av landstingsfullmäktige i xx 2013 ( xxx). Reglerna gäller såväl förtroendevalda som anställda, oavsett anställnings- eller finansieringsform, inom samtliga enheter i landstinget Inom landstinget är det Ledningsstaben som ansvarar för förändringar av tillämpningsanvisningarna. Ansvar för att komma med förslag till förändringar ska dock initieras både från Ledningsstaben och från Resurscentrum. Beslut om revidering av tillämpningsanvisningar fattas av landstingsdirektören. Överordnad kontaktperson på Resurscentrum är Chatarina Sjöberg. Kontaktperson på Ledningsstaben är Annika Hjertkvist. Representation generellt Representation är en viktig del i landstingets relationer i första hand med utomstående - kunder, samarbetspartners, företag, andra landsting, kommuner och organisationer - men också med den egna personalen. Representation är motiverad när den är till nytta för landstinget, direkt eller indirekt. Den har betydelse för att skapa goda samarbetsförhållanden både externt och internt. Representationens kostnad måste vägas mot dess värde. Representation måste hanteras med ansvar och gott omdöme. Representation kan rikta sig antingen utåt mot landstingets externa samarbetspartner (extern representation), eller inåt mot landstingets medarbetare (intern representation). Det är syftet med representationen som ytterst avgör om representationen är extern eller intern.

11 Ledningsstaben LiÖ Annika Hjertkvist (6) Kostnader för representation ska kompletteras med syfte, program och deltagarförteckning. Vid behov ska även motivering anges. Representation är inte bara kostnader för kaffe och bröd, måltid utan kan även vara kostnader för till exempel logi, lokalhyra, underhållning, biljetter och avgifter för olika aktiviteter. Generellt kan sägas att kostnaden ska bokföras utifrån dess syfte. Till exempel ska kostnaden för lokalhyra i samband med planeringskonferens bokas på intern representation då syftet är att hålla en konferens. I vissa fall får landstinget inte dra av hela eller en del av momsen på varor och tjänster som köps. Detta kallas avdragsförbud. I särskild bilaga beskrivs momsreglerna närmare. Extern representation anställda och förtroendevalda Vid extern representation bör normalt antalet deltagare från landstinget inte vara fler än antalet deltagare utanför landstinget. Om en eller flera av deltagarna inte är anställd av landstinget så är representationen i normalfallet extern. I vissa fall ska dock kostnaden, utifrån sitt syfte, konteras som intern representation. Ett exempel på detta är att om landstinget bjuder en extern konsult, som föreläser på en intern konferens, på mat så blir inte måltidsbeloppet extern representation utan intern representation. Vid extern representation är det viktigt att uppge syfte eller bifoga program och deltagarförteckning samt uppge varifrån externa deltagare kommer. Gåvor vid besök hos andra landsting, kunder, företag med flera Produktionsenhetschef/av denne utsedd avgör i vad mån gåva ska lämnas eller inte. De gåvor som finns i Landstingets presentshop bör huvudsakligen användas. Beloppsgräns för gåva representation är 350 kronor inklusive moms om företagets logotyp finns på gåvan. Beloppsgräns för gåva vid representation är 225 kronor inklusive moms om företagets logotyp inte finns på gåvan. Se avsnitt beloppsgränser, administrativ hantering, jäv mm Intern representation anställda och förtroendevalda Varje produktionsenhetschef/av denne utsedd har att avgöra lämplighet och i vad mån ekonomin medger kostnader för representation. Till intern representation räknas förutom personalfester och interna kurser även informationsmöten med personalen, och planeringskonferenser. Det är olika momsregler för olika typer av möten se momsbilaga. För att landstinget ska finansiera representationskostnader i samband med arbetsmöte ska det vara motiverat utifrån arbetet, det får inte vara fråga om regelbundna möten (var och varannan vecka) och det ska finnas dokumenterat i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken/vilka personalgrupper mötet hållits. Detta gäller även kaffe och bröd. Om arbetsgivaren inte kan visa att måltiden tillhandahållits i samband med representation ska normalt kostförmån redovisas. Kostförmån värderas enligt schablon som fastställs av Skatteverket. Om dessa tillämpningsanvisningar efterlevs ska inte kostförmån bli aktuell vid intern representation.

12 Ledningsstaben LiÖ Annika Hjertkvist (6) Gränsdragning mellan utbildning och intern representation Kurser och utbildningar kan arrangeras internt i landstinget. En regel är att om utbildningen eller konferensen skulle ha kunnat drivas i annan regi är den att betrakta som utbildning, exempelvis en excelkurs eller en utbildning i arbetsrätt. Annars är det fråga om intern representation (inklusive full avdragsrätt för moms). Gränsdragning mellan personalvård och intern representation Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde som inte är direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare åtgärder vilket syftar till att skapa trivsel i arbetet. Kännetecknande för personalvårdsförmåner är att de tillhandhålls på arbetsplatsen. Undantag görs dock för vissa personalsvårdsförmåner som av sedvänja tillhandahålls utanför arbetsplatsen t.ex. personalutflykter. Förmånen ska rikta sig till hela personalen. Hos större arbetsgivare som har verksamhet på flera olika platser kan det vara svårt att erbjuda hela personalen personalvårdsförmåner av precis samma innehåll. Av praktiska skäl godtas därför en naturligt avgränsad arbetsplats. Exempel på skattefria personalförmåner är kaffe, förfriskningar, frukt och annan enklare förtäring i samband med arbetet. Det är viktigt att det sker med gott omdöme och nyttan ska vägas mot kostnaden. Landstingets regler är att det inte får ske regelbundet. Enda undantaget är att det är tillåtet att regelbundet bjuda på kaffe exklusive bröd på landstingets bekostnad. Ordinarie beloppsregler gäller samt jävsregler för allt utom för kaffe, frukt, bröd och enklare förtäring (ej lunch). I dessa fall behöver inte påskrifter ske av andra än ordinarie huvudattestant/utanordnare. Se avsnitt beloppsgränser, administrativ hantering, jäv mm Representation av förtroendevalda Landstingsfullmäktiges ordförande, partiernas gruppledare samt landstingsstyrelsens, hälso- och sjukvårdsnämndens samt trafiknämndens presidier har möjlighet att besluta om att representera. Representation av större omfattning eller av principiell karaktär ska beslutas av landstingsstyrelsen. Landstingsstyrelsen har delegerat beslutande om representation av förtroendevalda av större omfattning eller av principiell karaktär till presidiet (Dnr LiÖ ). Protokoll från presidiets möten finns hos landstingssekreteraren, Ledningsstaben. Kopia på beslut angående representation ska bifogas fakturan. Utöver kopian på beslutet krävs inget godkännande på blankett eller särskild kommentar i kommentarsrutan. I övrigt gäller samma regler som för anställda förutom att det är landstingsstyrelsens ordförande som godkänner representationsbelopp som överstiger beloppsgränserna istället för landstingsdirektören. Beloppsgränser per representationstillfälle Skatteverkets beloppsramar ska ses som en rekommenderad riktlinje. Det innebär att måltider på 90 kr och därunder ska eftersträvas (se övriga beloppsgränser i bilaga x).

13 Ledningsstaben LiÖ Annika Hjertkvist (6) Om det finns skäl till att beloppen ovan inte går att följa ska Landstingsdirektören för anställda och landstingsstyrelsens ordförande ska för förtroendevalda godkänna representationskostnaden när: - måltid överstiger 300 kronor inklusive moms per person - frukost eller förfriskningar överstiger 125 kronor inklusive moms per person - julbord överstiger 370 kronor per person eller - alkoholrepresentation ingår. - totalbeloppet överstiger kronor inklusive moms När det gäller övriga kostnader såsom hotellkostnader och resekostnader som tillhör representationstillfället så finns inte några beloppsgränser förutom totalbeloppet på kr. Däremot ska landstingets upphandlade avtal alltid utnyttjas och eventuella avsteg alltid motiveras. Observera att det kan finnas andra restriktioner inom den egna produktionsenheten, t ex ett lägre totalbelopp än kr där produktionsenhetschef ska godkänna. Grundregeln är att godkännandet vid belopp överstigande beloppsgränserna ska göras i förväg genom påskrift på en särskild blankett, som bifogas fakturan. Godkännandet ska ske innan representationstillfället. Det finns en särskild blankett Landstingsdirektörens godkännande av representation som ska användas. Blanketten finns i Blanketthotellet. Landstingsdirektören kan delegera uppgiften att godkänna till någon annan. Underskriven godkännandeblankett ska bifogas till fakturan i form av ett skannat dokument. Vid särskilda omständigheter som gjort att godkännande inte har kunnat ske i förväg ska godkännandeblanketten ändå alltid användas och motivering till varför godkännande inte har inhämtats i förväg ska framgå. Om representationstillfället både består av intern representation och en del personalvård ska ändå hela tillfället beskrivas så att Landstingsdirektören kan bedöma helheten. Det är inte tillåtet att dela upp kostnaden på flera notor/fakturor för att komma under gränsen kronor inklusive moms. Undantag från tillstånd vid överstigande av ovanstående beloppsgränser gäller för måltid och alkohol i samband med utdelning av minnesgåvor. Extern och intern representation kan ske i förtroendevalds eller anställds hem. Beloppsgränserna är vid representation i hemmet desamma som för övrig representation. Representationskostnader som rör landstingsdirektören godkänns av ekonomidirektören. Ekonomidirektören informerar Landstingsstyrelsens ordförande vid behov. För viss intern representation och extern representation finns dessutom särskilda regler kring hantering av moms. Dessa beskrivs tillsammans med kontering och närmare anvisningar i särskild bilaga 1. Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation För att bjuda på alkohol krävs ett godkännande innan representationstillfället. Blankett som heter Landstingsdirektörens godkännande av representation ska användas för godkännande av representation med alkoholförtäring. Vid särskilda omständigheter som gjort att godkännande inte har kunnat ske i förväg ska godkännandeblanketten ändå alltid användas och motivering till varför godkännande inte har inhämtats i förväg framgå. Samma rutin gäller för förtroendevalda men med godkännande av landstingsstyrelsens ordförande.

14 Ledningsstaben LiÖ Annika Hjertkvist (6) Exempel på särskilda omständigheter kan vara: - Besök från andra länder, där alkoholfri förtäring vid motsvarande tillfälle i gästernas hemland skulle vara mindre vanlig. - Avslutande av större samarbetsprojekt mellan olika enheter/organisationer inom eller utom landstinget. Observera att även dessa tillfällen kräver särskilt tillstånd. När landstinget står för kostnaderna för alkoholförtäring ska detta ske med gott omdöme dvs. med måtta. För alkoholservering vid den middagen efter utdelningen av minnesgåvor krävs inte särskilt tillstånd. Administrativ hantering vid representation Syfte/program/deltagarförteckning ska bifogas faktura. Namn på de personer/grupp (nämnd, projektgrupp, seminarium eller liknande) som deltagit och vilka företag externa personer kommer ifrån. Om något beställs genom direktdebitering som ska konteras som representation måste beställaren uppge detta. Om representationen förläggs på annat än upphandlat ställe ska detta kommenteras och motiveras i kommentarsrutan i EFH (ekonomisystemet). Landstingets regelverk för representation ska efterlevas även när kostnaden för representationen ska vidarefaktureras externt. Dessutom ska information om det lämnas i kommentarsrutan i EFH (ekonomisystemet). Sedvanliga kontroller enligt attest- och utanordningsreglementet gäller. Verifikation för representation ska innehålla originalkvitto. Instruktion för att koppla bilagor (klicka här). Instruktion för att koppla bilagor om det sker i efterhand till fakturan i EFH (klicka här och välj lägga faktura till färdigbehandlad faktura). Instruktion för att kontera om moms (klicka här och välj lägga faktura till färdigbehandlad faktura): Blankett att använda vid förmånsbeskattning (klicka här blankettarkivet). Särskild lathund med konton, exempel på kostnader och regelverk för moms och förmånsbeskattning (klicka här). Jäv Utanordning får inte utföras av den som själv berörs av den ekonomiska transaktionen (t ex ta emot betalning, delta i kurs eller representation), eller står i jävsförhållande till den som berörs av den ekonomiska transaktionen. Är utanordnaren jävig ska dennes chef signera efter huvudattest av ordinarie huvudattestant eller dess ersättare. Detta sker på följande sätt:

15 Ledningsstaben LiÖ Annika Hjertkvist (6) - genom attest i enlighet med begreppet utanordnares chef. - genom att utanordna om utanordnarens chef är upplagd som ersättare till utanordnaren. - genom att godkänna elektroniskt eller via namnteckning på manuellt underlag innan ordinarie utanordning. Detta innebär t ex att en faktura från ett restaurangbesök där produktionsenhetschefen deltagit ska skickas till landstingsdirektören. Förtroendevald inom landstinget får inte, i sin egenskap av sådan, utses till utanordnare eller huvudattestant. Den person som berörs av transaktionen, t ex deltagit vid ett restaurangbesök, kan dock med fördel attestera fakturan som bevis på att fakturan stämmer. UNDANTAG: Ordinarie jävsregler gäller för allt utom för kaffe, frukt, bröd och enklare förtäring (ej lunch). I dessa fall behöver inte godkännande ske av andra än ordinarie huvudattestant/utanordnare. Uppföljning representation Ledningsstaben följer en gång per år upp den totala kostnaden för representation av anställda och förtroendevalda per produktionsenhet. Samtidigt kontrolleras även formaliahanteringen så att regelverket följs. Den årliga uppföljningen behandlas av Landstingsstyrelsens presidium. Resurscentrum har ett uppdrag från ledningsstaben att kontrollera bokföringsunderlag för att säkerställa att det är kvalitet på redovisningen och att gällande lagstiftning och interna regler följs. Granskningen sker utifrån en plan som i förväg förankras med redovisningschefen inom ledningsstaben. Planen kommer inte att vara känd men kan visas upp för revisorer eller ledningsstaben vid behov. Granskning görs månatligen på ett flertal konton. Granskning kan även ske stickprovsmässigt utifrån motpart, jäv eller beloppsurval på särskilt utvalt konto.

16 LiÖ Ledningsstaben 1 (7) Annika Hjertkvist Gåvor från och till landstinget Detta är en tillämpningsanvisning för gåvor tillhörande fastställda grundregler för representation, gåvor och andra förmåner mm enligt beslut av landstingsfullmäktige i xx 2013 ( xxx). Beslut om revidering av tillämpningsanvisningar fattas av landstingsdirektören Kontaktperson på Resurscentrum är Chatarina Sjöberg Kontaktperson på Ledningsstaben (för gåvor till landstinget) är Susan Ols. Gåvor från landstinget Vid all uppvaktning från landstinget ska det klart framgå att det är landstinget/produktionsenhet/klinik, som står för uppvaktningen. Fakturor eller kontantkvitton ska innehålla uppgift om vem som uppvaktas och vad uppvaktningen avser. Detta gäller även vid interndebitering. Landstingets minnesgåvor till förtroendevalda och anställda Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som delas ut till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår viss anställningstid eller när en anställning upphör. Detsamma kallas den gåva som politiskt förtroendevald får efter viss sammanlagd uppdragstid inom landstinget. Vilka slags minnesgåvor som landstinget delar ut bestäms av landstingsfullmäktiges presidium i samråd med samordnaren för juridiska gruppen, Ledningsstaben. De minnesgåvor som landstinget delar ut är skattefria för mottagarna. Minnesgåva delas ut året efter det år som kvalificerat den anställde eller den förtroendevalde för gåva. Kvalifikationstiden räknas t o m den 31 december året innan utdelningen äger rum. Beräkning av anställningstid För anställda gäller en anställningstid hos landstinget under minst 25 år. Om anställningen upphört innan dess på grund av pensionering, oavsett grund, gäller minst 20 års anställningstid. Vid beräkning av anställningstiden gäller reglerna som anges i lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS). Tiden bestäms med utgångspunkt i varje anställds sammanlagda anställningstid; det avgörande är att det föreligger ett anställningsavtal. Anställningsformen eller sysselsättningsgraden saknar betydelse, liksom sjuk-, tjänst-, föräldra- eller studieledighet. Undantag från huvudregeln är de fall där den anställde fått upprepade korttidsanställningar eller där denne endast tjänstgör vissa dagar i veckan eller vissa perioder på året (s k intermittent arbete); i dessa fall räknas normalt arbetstiden för varje enskild anställningsperiod. Anställningstiden tillgodoräknas den som har haft flera anställningar inom landstingets olika verksamhetsområden, såvida inte annat följer av avtal. Beräkningsreglerna gäller dock inte vid övergång från anställning hos ett landsting till ett annat landsting och inte heller mellan en kommun och landstinget.

17 LiÖ Ledningsstaben 2 (7) Annika Hjertkvist Anställningstid hos annan arbetsgivare än landstinget kan tillgodoräknas om verksamheten ifråga förs över till landstinget och detta regleras i avtal mellan den andra arbetsgivaren och landstinget. Detta gäller för närvarande för anställda vid bland annat Naturbruksgymnasiet (Himmelstalundsskolan) och Östgötamusiken. När verksamhet övergår i annan driftsform eller annat ägande är huvudregeln att anställningstiden bryts. Så länge en verksamhet enbart är landstingsägd, t ex i bolagsform i avvaktan på försäljning, gäller att anställningstiden och därmed kvalifikationstiden - löper till dess att verksamheten övergått till annan ägare. Anställda som har s k förenad tjänst, t ex anställda med grundanställning inom landstinget och sedan en professur eller ett lektorat vid Linköpings universitet eller vice versa, får tillgodoräkna sig den anställningstiden vid minnesgåva. Beräkning av uppdragstid för politiskt förtroendevalda För politiskt förtroendevald gäller en uppdragstid som vald företrädare för landstinget under sammanlagt minst 20 år. Antalet uppdrag saknar betydelse. Uppvaktningar från landstinget i övrigt i form av gåvor mm Ordinarie ledamöter i landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen samt övriga centrala nämnder uppvaktas normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. Uppvaktning av anställda sker normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. Uppvaktningen kan bestå av blomsterbukett eller postogram, alternativt en gåva till ett pris av högst 350 kronor inkl. moms samt kaffe och tårta eller liknande förtäring (i beloppet ingår eventuell kostnad för frakt). Uppvaktningen bör ske i värdiga former. Presenter från landstingets presentshop bör användas när så är lämpligt. Vid långvarig sjukfrånvaro kan uppvaktning ske efter varje resursansvarig chefs bedömning. Rekommenderad riktlinje är dock högst 350 kronor inkl. moms. Gåvor av denna typ är att betrakta som personalvårdsförmåner och är därmed skattefria. De ska redovisas på särskilt konto och fakturan ska alltid kompletteras med information om vem som fått gåvan och motivering till varför. Med personalvårdsförmån avses förmån av mindre värde, som inte är direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare åtgärder som syftar till att skapa trivsel i arbetet. Belöning av särskilt goda arbetsprestationer Belöning för arbetsprestationer löses normalt inom den sedvanliga individuella lönesättningen. I vissa fall kan det finnas skäl att därutöver särskilt belöna extraordinära arbetsinsatser. Belöningen ska då utformas med gott omdöme. Belöning för arbetsprestationer är alltid skattepliktig förmån för arbetstagare såvida det inte är fråga om en personalvårdsförmån. Med personalvårdsförmån avses förmån av mindre värde, som inte är direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare åtgärder, vilka syftar till att skapa trivsel i arbetet, exempel på detta är kaffe, förfriskningar, frukt och annan enklare förtäring (som inte kan ses som måltid) i samband med arbetet.

18 LiÖ Ledningsstaben 3 (7) Annika Hjertkvist Förtroendevalda och anställda: Uppvaktningar vid julhelg. Vid julhelg är en generell uppvaktning till medarbetarna vid en arbetsplats med en mindre gåva tillåten. Avgörande ska vara den ekonomiska situationen och arbetsprestationerna under det gångna året. Beslut fattas av produktionsenhetschef/av denne utsedd. Gåva till ett värde av högst 300 kronor inkl. moms är tillåten. Observera att gränsbeloppet enligt skattelagstiftningen inte är detsamma som landstingets belopp. För julbord gäller en beloppsgräns på högst 370 kronor inkl. moms per person. Gåva i form av kontanter eller sådan gåva som kan utbytas mot kontanter, exempelvis lotter eller presentkort som kan bytas mot kontanter, är inte tillåten. Det är inte heller tillåtet att i stället för gåvor till anställda skänka pengar till välgörande ändamål. Det är inte förenligt med den kommunala kompetensen. Exempel på godkänd julgåva är biobiljetter. Gåvor vid besök hos andra landsting, kunder, företag med flera Produktionsenhetschef/av denne utsedd avgör i vad mån gåva ska lämnas eller inte. De gåvor som finns i Landstingets presentshop bör huvudsakligen användas. Beloppsgräns för gåva representation är 350 kr inklusive moms om företagets logotyp finns på gåvan. Beloppsgräns för gåva vid representation är 225 kr inklusive moms om företagets logotyp inte finns på gåvan. Hågkomst vid dödsfall Vid dödsfall för förtroendevald eller anställd kan hågkomst ske med krans eller annan blomsteruppsättning. Hågkomst sker normalt om den avlidne vid dödsfallet var förtroendevald eller anställd. Beslut om hågkomst vid dödsfall ska avgöras av landstingsfullmäktiges ordförande för förtroendevalda. För anställda beslutar produktionsenhetschef, eller av denne utsedd, med ledning av ovanstående regler. I det fall ett dödsfall inträffar inom den förtroendevaldes/anställdes familj kan blomsteruppvaktning göras till den förtroendevalde/anställde som en personalvårdande åtgärd. Hågkomst kan ske med krans eller annan blomsteruppsättning enligt grundregeln eller genom insättning av medel, med motsvarande kostnaden för en krans, i fond om det önskemålet anges i dödsannonsen. Det ska dock vara en fond som är vedertagen och som landstinget som organisation kan tänkas förknippas med. Exempel på fonder är cancerfonden och läkare utan gränser. Gåvor från allmänhet och externa leverantörer Denna del avser gåvor och andra förmåner till förtroendevalda och anställda inom landstinget från allmänhet och externa samarbetspartners/leverantörer utanför landstinget. Mottagande av pengar eller gåvor med syfte att därigenom kunna kringgå landstingets normala regler och prioriteringar till egen förmån mutor är inte i något fall tillåtet.

19 LiÖ Ledningsstaben 4 (7) Annika Hjertkvist Gåvor från allmänheten Gåvor definieras som ett utgivande av kontanter, varor eller tjänster utan krav på motprestation. Socialstyrelsens rekommendationer vad gäller gåva och testamente ska tillämpas inom landstinget. Huvudregeln är att gåvor inte ska tas emot utan i stället avböjas. Samma sak gäller för testamentariska förordnanden, som utfärdats till förmån för anställd inom landstinget. Ett sådant får inte tas emot av den anställde. Ett testamentsförordnande kan inte heller tas emot efter att anställningen har upphört. Uppstår en situation, där det i praktiken inte går att hindra att en gåva av trivselkaraktär och av ringa värde - blommor, kakor, chokladaskar och liknande - överlämnas, t ex av en tacksam patient, är det som ett undantag tillåtet att ta emot gåvan under förutsättning att den blir tillgänglig för hela personalen på exempelvis en avdelning. Gåvans art och omständigheterna vid dess överlämnande får inte ge anledning till antagande eller misstanke om särbehandling av vårdtagaren. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. Vid erbjudande om gåva till landstingsenhet från företag och ideella organisationer ska stor restriktivitet iakttas. Sådan gåva får inte medföra några restriktioner för landstingets verksamhet eller innebära villkor som påverkar verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Mottagare av gåvan får inte riskera att försättas i någon form av tacksamhetsskuld. Skänkt utrustning måste uppfylla landstingets krav avseende bland annat hygien och brandsäkerhet. Upphandlingscentrum kan kontaktas för besked om aktuella krav. Framförs önskemål om att överlämna en gåva av värde eller en donation, eller erhålles testamentariskt förordnande, ska ärendet remitteras till landstingsjurist för handläggning. Förvaltning av stiftelser Landstinget förvaltar ett antal stiftelser, och om någon vill överlämna en donation till landstinget bör givaren föreslås att donationen läggs till en av de befintliga stiftelser som har ett ändamål i överensstämmelse med donationens syfte. Landstingets stiftelseförvaltning kan kontaktas för information om befintliga stiftelser. Ett åtagande att förvalta en stiftelse får inte ske utan beslut av landstingsstyrelsen. Gåvor och andra förmåner från externa samarbetspartners/leverantörer Om externa samarbetspartners/ leverantörer vill överlämna gåvor måste beaktas gällande regler om mutor och krav på neutralitet och opartiskhet i bedömningar. Är avsikten med gåvan att bli mer välvilligt behandlad i något sammanhang är det fråga om muta. Gåvan får därför inte tas emot. Gåvor utan koppling till enskilda händelser och av mindre värde kan däremot undantagsvis accepteras. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. Måltider, fester, nöjesevenemang, sportevenemang mm där externa samarbetspartnern/ leverantören erbjuder sig att stå för hela eller del av kostnaden är tillåtet om det sker i direkt samband med överläggningar eller konferens, som är en del i pågående samarbete. Det kan dock ibland finnas särskilda skäl som gör att det är tillåtet och det är produktionsenhetschefen/av denne utsedd som avgör detta. Dennes tillstånd krävs alltid. I tveksamma fall ska denne samråda med landstingsdirektören. Exempel på särskilda skäl kan vara introduktion av ny samarbetspartner/leverantör vid start av nytt samarbete. Andra exempel kan vara aktiviteter som utgör en markering av ett för landstinget pågående gott samarbete eller ett avslutande av ett samarbete som varit till fördel för landstinget. Landstinget betalar de kostnader som kan uppkomma för den egna personalens resor och boende i anslutning till sådana evenemang/aktiviteter. Det är inte tillåtet att låta en familjemedlem vän bli medbjuden på något evenemang. En familjemedlem/en vän kan alltid delta till självkostnadspris.

20 LiÖ Ledningsstaben 5 (7) Annika Hjertkvist Det är inte tillåtet med semesterförmåner som till exempel lån av sommarstuga eller båt på förmånliga villkor Det är inte tillåtet med rabatter som inte alla anställda kan få. Det är inte tillåtet med förmåner i form av penninglån på särskilt gynnsamma villkor, borgensåtagande eller skuldteckning samt efterskänkning av amortering eller ränta Resor, studieresor, konferenser, som arrangeras av samarbetspartnern/ leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är tillåtet under förutsättning att ett program av betydelse för samarbetet föreligger. Det får dock inte förekomma inför upphandling eller där risk för otillbörlig påverkan finns. Resor, studieresor, konferenser, som arrangeras av annan än samarbetspartnern/leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är inte tillåtet. Särskilda regler gäller mellan externa samarbetspartners och medarbetare inom hälso- och sjukvården. Gåvor Stor restriktivitet bör iakttas vid mottagande av gåvor. Gåvor av mindre värde kan accepteras, men i princip bör inte mera värdefulla gåvor tas emot. Gåvor med ett värde överstigande 350 kr inklusive moms är inte i något fall tillåtna. Överenskommelse om samverkansformer mellan medarbetare i den offentliga hälso- och sjukvården och externa samarbetspartners Landstinget i Östergötland följer de avtal och överenskommelser som reglerar relationerna mellan anställda och externa samarbetspartners och som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar landstingen att följa, enligt nedan. Interna regler inom Landstinget i Östergötland vad gäller representation, gåvor, förmåner mm är alltid överordnat dessa avtal. Landstingsförbundet (Lf) och Läkemedelsindustriföreningen (LIF) träffade i juni 2004 ett avtal om samverkansformer mellan läkemedelsföretag och medarbetare inom hälso- och sjukvården. Detta avtal ersätter tidigare avtal på området och har reviderats med ny version gällande från och med april Se bilaga 2 Överenskommelse om samverkansformer mellan medicintekniska företag och medarbetare i den offentliga hälso- och sjukvården tecknades i oktober 2005 mellan Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) å ena sidan och Sjukvårdens Leverantörsförening (SLF) och Svensk Instrument & Diagnostikförening (SINDIF) å andra sidan. SKL har rekommenderat att överenskommelsen följs fr o m Se bilaga 3 En ny överenskommelse har tecknats mellan SKL och Läkemedelsindustriföreningen Service AB som avser kliniska prövningar av läkemedel. Överenskommelsen gäller fr o m den 1 mars Se Bilaga 4 I det fall nya avtal tecknas mellan SKL och LIF resp. SLF och SINDIF för att ersätta tidigare avtal ska vad som här sägs i stället gälla vid var tid gällande avtal. Det åligger medarbetare i landstinget att känna till innehållet i avtalen och medverka till att dessa följs. Särskilda regler kring kliniska prövningar inom Landstinget i Östergötland