Yttrande över Arbetsmiljöverkets underrättelse ISM 2010/26294

Transkript

1 YTTRANDE 1 (7) Vår referens Ola Svensson Arbetsmiljöverket Box MALMÖ Yttrande över Arbetsmiljöverkets underrättelse ISM 2010/26294 (14 bilagor) Länsstyrelsen i Skåne län har lämnats tillfälle att komma in med yttrande enligt 17 förvaltningslagen och vill därför lämna följande synpunkter. Övergripande synpunkter Länsstyrelsen tar tecken på en bristande arbetsmiljö på stort allvar. Så som framgår av underrättelsen har situationen på enheten uppmärksammats och ett åtgärdspaket har initierats för att förbättra arbetsmiljön. Samtidigt kan man konstatera att de åtgärder som har vidtagits under hösten ännu inte har fått full verkan. Sammanfattningsvis ligger de åtgärder som beskrivs i underrättelsen i linje med Länsstyrelsens förhållningssätt liksom med de åtgärder som har genomförts eller påbörjats. Det är nu av vikt att åtgärderna samordnas väl, att det ges tid till dialog och kommunikation, så väl före som under genomförandet, samt att åtgärderna följs upp. Länsstyrelsen ser gärna att kommande åtgärder stärker den samverkansmodell som redan finns på arbetsplatsen och som i huvudsak fungerar väl. Förbättrad dialog Myndigheten har en samverkansorganisation som bygger på en fortlöpande dialog mellan arbetstagare, arbetstagarorganisation och arbetsgivare. Denna dialog framgår av myndighetens samverkansavtal och utgörs i första hand av regelbundna medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar samt samverkansmöten på avdelningsnivå och på central nivå. Modellen för samverkan på djurskydds- och veterinärenheten behöver förbättras och förtydligas, särskilt genom att tillsammans med personalen på enheten utveckla dialogen på arbetsplatsträffarna, nedan kallat enhetsmöten. (bilaga 1) Beslutat åtgärdspaket Våren 2010 gav myndighetsledningen företagshälsovården i uppdrag att genomföra en arbetsmiljökartläggning och internrevisionen fick i uppdrag att granska djurskyddsverksamheten. Den 17 juni 2010 fattade dåvarande länsöverdirektör, efter samverkan med företrädare för personalorganisationerna, beslut om ett åtgärdspaket med anledning av rapporteringen från dessa uppdrag Yttrande AV Postadress Besöksadress Telefon Plusgiro/Bankgiro E-post www Malmö Kungsgatan vx skane@lansstyrelsen.se Kristianstad Ö Boulevarden 62 A vx

2 YTTRANDE 2 (7) Av de 26 åtgärderna har 25 genomförts. Karaktären på flera av åtgärderna i beslutet är sådana att effekten på arbetsmiljön kan förväntas först efterhand som åtgärderna praktiseras och är förankrade i det dagliga arbetet. (bilaga 2-3). Nedan följer en redogörelse för hur åtgärderna i åtgärdspaketet och andra pågående insatser möter de krav som kan komma att ställas i Arbetsmiljöverkets beslut om föreläggande, strukturerat enligt underrättelsen. 1. Arbetsorganisation a. Tydliggöra mål och riktlinjer Länsstyrelsens övergripande arbetsorganisation och styrning, inklusive arbetsmiljöpolicy, finns beskriven i bilagor. Arbetsordning respektive delegationsordning beskriver arbetsuppgifterna och vem som har befogenhet att fatta olika beslut. Delegationsordningen kompletteras på enhetsnivå med en handläggningsordning. Övergripande rutiner beskriver hur vi utför olika arbetsuppgifter. (bilaga 4-6) Mål för verksamheten och medarbetarna på den aktuella enheten framgår av enhetsplanen och kontrollplanen. Kontrollplanen fastställer bland annat hur de olika delarna av verksamheten ska organiseras och utföras, hur prioriteringar ska ske samt preliminär tidsplan för de olika åtgärderna. Rutiner finns utarbetade bland annat för kontrollrapportering, planerade kontroller samt anmälningsärenden. (bilaga 7-8) På enheten finns två samordnare med särskilt ansvar för att planera, samordna och följa upp planerade kontroller respektive anmälningsärenden. Övergången till en organisation med samordnare har pågått successivt under hösten Även om samordnarfunktionerna nu är på plats behöver enheten fortsatt arbeta med att skapa förståelse för varandras inbördes ansvarsområden samt kopplingen mellan samordnarfunktionerna och arbetsmiljön. Landshövdingen har den 23 februari 2011 gett internrevisionen i uppdrag att utreda om tidigare beslut genomförts vad gäller arbetsorganisation och inrättande av samordnare med uppgift att prioritera bland ärenden. Syftet med åtgärden är att tillgodose kraven på en god djurskyddskontroll och en god arbetsmiljö för de anställda. Arbetet med att för enhetens personal förtydliga enhetens mål samt kontrollplan pågår kontinuerligt. Enhetschefen har introducerat tankar kring individuella planer för enhetens medarbetare. Individuella planer ger tillfälle till en grundlig dialog om prioriteringar och skapar förutsättningar för en kontinuerlig uppföljning av medarbetarens arbetsinsatser, behov av prioriteringar och arbetsbelastning.

3 YTTRANDE 3 (7) b. Handlingsplan för en god arbetsmiljö Under hösten 2010 genomförde en extern konsult en medarbetarundersökning på myndigheten. Undersökningen presenterades och diskuterades på djurskydds- och veterinärenheten i november 2010 och pekar på brister i arbetsmiljön. Det fortsatta arbetet med att ta fram en handlingsplan för att förbättra arbetsklimatet på enheten kommer nu att genomföras med utgångspunkt också från de krav som framgår i underrättelsen. Handlingsplanen ska tas fram i samverkan med personalen på enheten och enhetschefen ska få stöd av personalenheten samt av utomstående resurs med beteendevetenskaplig kompetens. Arbetet har inletts och kommer att vara slutfört senast den 30 april Avseende de åtgärder som handlingsplanen ska omfatta har personal inom enheten sedan den 10 maj 2010 haft möjlighet att genom företagshälsovårdens försorg få stödjande/avlastande samtal efter akuta, traumatiska händelser i jobbet. En ny modell för intern organisation för avlastande samtal kommer att undersökas. 2. Signalsystem för psykosociala brister i arbetsmiljön Myndighetens systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) syftar till att förebygga ohälsa i vid bemärkelse. Modellen kring det systematiska arbetsmiljöarbetet är framtagen tillsammans med företagshälsovården. (bilaga 9) Myndighetens systematiska arbetsmiljöarbete består av: - Undersökningar av psykosociala och fysiska arbetsförhållanden genom skyddsronder, medarbetarundersökningar, hälsokontroller samt samverkansmodellen som beskrivs ovan. - Riskbedömningar eller analyser med hjälp av riktade och generella skyddsronder, specifika och integrerade riskanalyser i verksamhetsplanerna. - Åtgärder i integrerade handlingsplaner och i verksamhetsplan. - Kontroller och uppföljning genom samverkansmodellen (dvs arbetsplatsträffar, samverkan på avdelningsnivå och central nivå, osv), sjukstatistik och tertialuppföljningar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet som är integrerat i myndighetens planeringsoch uppföljningsprocess syftar till att fånga upp signaler på brister i arbetsmiljön, tydliggöra vem som ansvarar för att åtgärda dem samt hur de ska följas upp och återkopplas. (bilaga 4c) För den enskilde medarbetaren är kontakten och dialogen med närmaste chef viktigast, såväl i vardagen som i samband med utvecklings- och medarbetarsamtal. Om en enskild person behöver stöd och hjälp från företagshälsovården hanteras kontakterna i första hand genom berörd chef alternativt genom personalenheten. Interna rutinbeskrivningar på intranätet

4 YTTRANDE 4 (7) förtydligar hur arbetsskador och tillbud, diskriminering, kränkande särbehandling, trakasserier, missbruk och hot samt våld hanteras. Den medarbetarundersökning som genomfördes på hela myndigheten hösten 2010 följs upp av avdelningschef och länsöverdirektör vid tertialuppföljningarna. Två nya medarbetarundersökningar med något färre frågeställningar är upphandlade och kommer att genomföras i maj och oktober I anslutning till att undersökningen följs upp kommer också handlingsplanerna att uppdateras. Hot och våld Inspektörerna på den aktuella enheten har ofta en utsatt arbetssituation och det finns anledning att särskilt beskriva hur Länsstyrelsen avser att arbeta ytterligare med att skapa en trygg arbetsmiljö, särskilt i fält. En riskbedömning av arbetsmiljörisker, här kallad riskanalys, togs fram i januari Framtagandet av en förnyad riskbedömning har påbörjats hösten 2010 under ledning av enhetschefen med stöd av myndighetens säkerhetsansvarig. Den förnyade riskbedömningen och handlingsplanen ska tas fram i samråd med representanter för enhetens personal samt skyddsombud senast 30 april Incidentrapporter som rör hot eller våld hanteras av säkerhetsansvarig och enhetschefen i dialog med den utsatte medarbetaren. Samtliga ärenden analyseras, en polisanmälan görs om det är aktuellt och följs upp med berörd handläggare. Ett fåtal rapporterade incidenter inkom under 2010 från den aktuella enheten till säkerhetsansvarig. Vikten av att rutinen kring incidentrapportering följs tas kontinuerligt upp på enhetsmöten och nyanställda informeras särskilt. En rutin för ensamarbete har tagits fram för enheten och möjlighet till överfallslarm har funnits för medarbetare som upplever sig och/eller är utsatta. Tester har också gjorts med kommunikationssystemet Rakel som visat positiva resultat och ett beslut om att upphandla fler terminaler till enheten har tagits. (bilaga 10) En särskild kartläggning kring upplevd hot- och våldsituation för all personal genomfördes under 2010 av en extern konsult. En partssammansatt arbetsgrupp har konstaterat att en intern organisation för avlastande samtal är den åtgärd som är mest prioriterad för djurskyddsverksamheten utifrån kartläggningen. Aktuella policyer och rutiner som gäller hot, våld och incidentrapportering finns på intranätet. Information om vad som gäller vid situationer som rör hot och våld mot tjänsteman har beskrivits och förtydligats på enhetsmöte den 17 maj samt vid en introduktionsdag för nyanställda djurskyddsinspektörer den 8 september (bilaga 11)

5 YTTRANDE 5 (7) 3. Ledarskapet a. Chefers befogenheter och resurser I likhet med vad som gäller för övriga enheter på myndigheten finns avdelningschef, länsledning och stödfunktioner som fungerar som stöd för enhetschefen. Därutöver finns för djurskydds- och veterinärenheten en extra ledningsresurs. En av länsveterinärerna har till uppgift att bland annat samordna verksamhetsplaneringen och sammanställa svar och rapporter till myndigheter. Därutöver finns två samordnare vars uppdrag beskrivs under 1a. Upplägget på enheten innebär en extra satsning på ledningsresurser jämfört med vad som är fallet för övriga enheter. Delegationer klargör förhållandet mellan enhetschef, ledningsresursen och samordnarna. Ansvarsområdet för den länsveterinär på enheten som har till uppgift att vara en ledningsresurs (se ovan) kan över tid behöva förändras för att på bästa sätt möta verksamhetens behov. Under hösten 2010 har ledningsstrukturen för enheten stabiliserats och en ordinarie enhetschef är på plats sedan den 1 januari b. Kunskap om arbetsmiljö Överordnad chef fördelar arbetsmiljöuppgifter skriftligen till var och en av de underställda cheferna. Enhetschefen har, tillsammans med övriga chefer och myndighetens skyddsombud, under 2009 respektive 2010 genomgått en arbetsmiljöutbildning med avslutande tentamina och diplomering. Detta har gjorts för att säkerställa grundläggande arbetsmiljökunskaper i rollen som ansvarig chef inom myndigheten. Arbetsmiljöutbildningen har tagits fram och genomförts av företagshälsovården. (bilaga 12) c. Stöd och handledning Enhetschefen har under februari 2011 inlett chefscoaching ordnat av företagshälsovården, vilket tillsammans med ovanstående arbetsmiljöutbildning motsvarar de områden som Arbetsmiljöverket lyfter fram i underrättelsen punkt 3 c. (bilaga 13). 4. Uppföljning Länsstyrelsen i Skåne län bedömer att en uppföljning av genomförda åtgärder senast den 31 maj 2012 är fullt rimlig. 5. Medverkan Som nämnts ovan kommer personalen på enheten att medverka i framtagningen av en handlingsplan i enlighet med kraven i underrättelsen under punkt 1 b. I arbetet med att slutföra riskbedömning med tillhörande handlingsplan kommer

6 YTTRANDE 6 (7) förutom enhetschef och säkerhetsansvarig även representanter från enheten att medverka. Länsstyrelsen gör sammanfattningsvis bedömningen att underrättelsens krav på åtgärder fångats upp och kommer att genomföras till den 2 maj I underrättelsen hänvisas till två dokument, internrevisionens rapport samt företagshälsovårdens arbetsmiljökartläggning, under rubriken Övriga uppgifter som har kommit in i ärendet. Länsstyrelsen har på uppmaning av Arbetsmiljöverket tidigare överlämnat ytterligare dokumentation. (bilaga 14). Beslut om detta yttrande har tagits av tf länsöverdirektör Elisabeth Hellmo. I handläggningen har också deltagit avdelningschef Christina Håhus, säkerhetsansvarig Johan Reuterhäll, tf personalchef/förhandlingsansvarig Ola Garmer, personalutvecklare Eva Nilsson samt enhetschef Ola Svensson (föredragande). Elisabeth Hellmo Ola Svensson Yttrandet har tagits fram i samverkan med skyddsombud (Saco) Fredrik Ahlström samt skyddsombud (ST) Yvonne Nilsson. Fredrik Ahlström Yvonne Nilsson Kopia Till samtliga medarbetare genom intranätet

7 YTTRANDE 7 (7) Bilagor: 1. Lokalt avtal om samverkan för utveckling vid Länsstyrelsen i Skåne län 2. Beslut om uppdrag m.m. med anledning av Previas arbetsmiljökartläggning samt landshövdingens beslut avseende internrevisionens rapport om Livsmedelskontroll respektive Djurskydd 3. Redovisning av åtgärder med anledning av Previas arbetsmiljökartläggning samt landshövdingens beslut avseende internrevisionens rapport om Livsmedelskontroll respektive Djurskydd 4. a) Hur styrs Länsstyrelsen b) Beskrivning av Länsstyrelsens styrning c) Rutin Planeringsprocess d) Beslut om fastställande av Arbetsmiljöpolicy för Länsstyrelsen i Skåne län 5. a) Arbetsordning för Länsstyrelsen i Skåne län b) Delegationsordning 6. Handläggningsordning Djurskydds- och veterinärenheten 7 a) Enhetsplan för Djurskydds- och veterinärenheten b) Kontrollplan inom kontrollområdet djurskydd 8. a) Rutin för registrering och utskick av kontrollrapport vid offentlig djurskyddskontroll b) Rutin för normal djurskyddskontroll enligt kontrollplan c) Rutin för djurskyddskontroll efter anmälan 9. Systematiskt arbetsmiljöarbete vid Länsstyrelsen i Skåne län 10. a) Rutin för ensamarbete vid djurskydds- och veterinärenheten b) PM angående inköp av Rakelterminaler 11 a) Säkerhetspolicy b) Riktlinjer för säkerhetsarbetet c) Aktuell incidentrapporteringsblankett 12 a) Diplom arbetsmiljöutbildning, Ola Svensson b) Utbildningsmaterial Arbetsmiljölagen & Arbetsmiljöförordningen c) Utbildningsmaterial AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete d) Utbildningsmaterial Psykosocial arbetsmiljö 13. Chefscoachning 14. E-post till Arbetsmiljöverket (med angivna bilagor)