PROJEKTDIREKTIV. Strategi för långsiktigt hållbar lokalförsörjning Jenny Asmundsson

Transkript

1 PROJEKTDIREKTIV Strategi för långsiktigt Jenny Asmundsson

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och förutsättningar Syfte Projektets mål kopplade till övergripande mål Prioriteringar Risker Avgränsningar Tidsramar Resurser och kostnader Finansiering Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Styrning av projektet Kommunikation (9)

3 1 Bakgrund och förutsättningar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens lokalförsörjning. Enheterna inom fastighetsprocessen ansvarar på kommunstyrelsens uppdrag för att tillhanda lokaler och bostäder åt kommunalt finansierade verksamheter. Enheterna inom fastighetsprocessen ansvarar även för att samordning, budgetering och redovisning av investeringar i verksamhetslokaler för kommunstyrelsen. Lokalförsörjningen kan lösas genom att kommunen nyttjar sina befintliga fastigheter, genom nyförhyrning, nybyggnation eller förvärv alternativt genom att en privat aktör upplåter lokaler och bostäder direkt till en privat aktör som bedriver kommunalt finansierad verksamhet. Nacka kommun har per ca kvadratmeter egenägda och kvadratmeter inhyrda lokaler och bostäder. Behovet av reinvestering och lokalanpassning inom det befintliga beståndet tillsammans med behovet av tillkommande lokaler och bostäder ger ett betydande investeringsbehov den kommande tioårsperioden. Nacka kommun i allmänhet och västra Sicklaön i synnerhet kommer att utvecklas kraftigt under de närmaste åren. Enligt de senaste prognoserna skulle ca nya bostäder och drygt nya arbetsplatser kunna tillkomma i området fram till uppgick investeringsvolymen för ny- till och ombyggnation till 311 mnkr. Därtill finns ett eftersatt och tidigare redovisat behov av finansiering av planerat underhåll inom det egenägda beståndet motsvarande ca 100 mnkr/år. För att skapa en bättre möjlighet för kostnadseffektiv lokalanvändning 1, god lokalhushållning och en över tiden hållbar ekonomi föreslås ett projekt initieras för att under en treårsperiod arbeta fram en strategi för långsiktigt hållbar lokalförsörjning och implementera en arbetsmodell där strategin ger underlag för prioriteringar, den rullande treårsbudgeten och en långsiktig, ekonomisk planering med bedömda investeringsvolymer för kommande tioårsperiod. Till underlag för arbetet behöver de berörda nämnderna 2 ta fram sitt lokalbehov för den kommande tioårsperioden ( ) före oktober månad 2013 och därefter årligen uppdatera behovet till oktober månad. 2 Syfte Syftet med projektet är ta fram arbetsgång och styrande struktur för, samt en första version av, en strategi för långsiktigt i Nacka kommun Med lokalanvändning avses även lokal för bostadsändamål. 2 UBN, KUN, SÄN, FRN, TN, AFN, NRN, KS. 3 (9)

4 En genomarbetad strategi för långsiktigt skall resultera i att kommunen har en sammanhållen bild av plats- och lokalbehovet både på kort och lång sikt, en ökad framförhållning för att säkerställa beslutsgång och en ekonomiskt rationell hantering samt på sikt att balans uppnås mellan behov, tillgång och efterfrågan på lokaler för kommunalt finansierad verksamhet. 3 Projektets mål kopplade till övergripande mål Projektet strategi för långsiktigt ska ta fram och implementera: - Strategi för långsiktigt Arbetsgång med vilken strategin uppdateras och verkställs - Styrande struktur (ex rollfördelning och ansvar, prioriteringar, tvingade vägval, tid och ekonomi) som styr strategin och arbete för att uppfylla den. Projektets mål svarar framförallt mot fyra av Nackas övergripande mål: 1. God kommunal service 2. Effektivt resursutnyttjande 5. Lägsta möjliga skattesats och påverkbara avgifter 6. Kommunal ekonomi i balans 4 Prioriteringar 1. Kvalitet, viktigt att det är en lätt och tydlig produkt, så att inte processen för att uppdatera och följa strategin är onödigt administrativ och betungande. 2. Tid, är viktigt gentemot delmålen då de ansvariga enheterna inför varje år har behov av att förse verksamheterna med efterfrågade lokaler, viktigt att strategins delmål färdigställs i tid då förseningar orsakar merkostnader inom fastighetsprocessen och problem för verksamheterna. 3. Kostnad, är mest kopplat till personella resurser men även i viss mån ett eventuellt konsultstöd. Kostnaden bedöms i sammanhanget som liten samt ha en låg påverkan om den avviker. 5 Risker Det finns flera risker förknippade med både projektet och arbetet med strategin var för sig. Risker som projektet kan utsättas för kan vara: - att projektet resulterar i en allt för byråkratisk och administrativt tungarbetad strategi och process, vilket då skulle motverka en effektiv och smidig lokalförsörjning. - att projektet pressas till att leverera slutresultatet i förtid, vilket skulle kunna medföra en ogenomtänkt och ofullständig strategi. 4 (9)

5 - att projektets plan och arbetsgång blir en skrivbordsprodukt som inte används inom fastighetsprocessen och berörda medarbetare. - att strategin inte blir beslutad politiskt, varpå lokalbehov och budget blir frikopplade från varandra. Risker inom det framtida arbetet med strategisk lokalförsörjning kan vara: - att strategin förlitar sig på en bristfällig finansiering av fastighetsbeståndets expansion samt hanteringen av förgävesprojekt. - att behov uttrycks otillräckligt samt att behov av lokaler inte kanaliseras på rätt sätt även om det framgår att behov finns. - att det uppstår oplanerade prisökningar mellan framtagning och verkställning av strategin. 6 Avgränsningar Projektet är begränsat till framtagningen av strategi, arbetsgång och styrande struktur och är inte en del i att verkställa strategin. Detta ligger utanför projektet, även om tillvägagångssättet för att fullfölja strategin knyter an till samt följer arbetsgången som projektet tar fram. Strategin för långsiktigt skall omfatta kommunalt finansierad verksamhet i Nacka och innehålla: - En översikt över alternativt hänvisning till befolkningsprognos och bebyggelseprognos - En översikt av nämndernas bedömning av nya behov för den kommande tioårsperioden - En översikt över det befintliga beståndet av lokaler och bostäder, andel egenägda och andel inhyrda - En översikt över behov av reinvestering och lokalanpassning i det befintliga beståndet - En översikt över bedömd investeringsvolym, givet antagandena i strategin - Nyckeltal till underlag för beräkningar och antagande - Redogörelse av eventuellt gjorda prioriteringar - Redovisning totalt och för respektive område och verksamhet: bakgrund, målbild och strategi 5 (9)

6 7 Tidsramar Initieringsfas: februari-april 2013 Framtagande av projektdirektiv samt formering av projektgrupp och styrgrupp. Uppstart med beslut av kommunstyrelsens stadsutvecklingsutskott. Etableringsfas: april-juni 2013 Projektgruppen träffas och arbetar fram en plan för genomförande av projektet samt upplägg av arbetsmoment inför varje delleverans. Genomförandefas: juli 2013 april 2016 Projektet genomför omvärldsanalys och informationsinhämtning av goda exempel, identifiering av för nacka lämplig plan, arbetsgång och styrande struktur. Genomgång av delarnas olika moment och egenskaper, riskbedömningar samt motsvarande preventiva åtgärder, implementering samt förankring med användare, mm. - Delleverans november 2013 Pilot ett utkast till utformning av strategi avseende en verksamhet/en avgränsad del, för avstämning med tjänstemän och förtroendevalda. - Delleverans april 2014 Framtagning av strategi och arbetsgång som resulterar i att ny strategi för långsiktigt läggs fram för beslut i kommunstyrelsen i april Målsättningen är att strategin skall finnas med som underlag inför arbetet med budget Omfattningen på strategi och arbetsgång är begränsad och fokus ligger på kärnvärdena i de båda delarna. - Delleverans april 2015 Framtagning av styrande struktur, samt förstärkning av strategi och arbetsgång, som resulterar i framläggning av förbättrad strategi för långsiktigt till kommunstyrelsen i april Delleverans april 2016 Injustering av framtagen strategi, arbetsgång och styrande struktur, utifrån de erfarenheter som kommit fram under arbetets gång i projektet. Att både justera delar som inte fungerar enligt ursprunglig tanke men även komplettera med delar som upptäckt saknas. Framläggning av strategi för långsiktigt till kommunstyrelsen i april Avvecklingsfas: jan-april 2016 Överlämning av strategi, arbetsgång och styrande struktur till ägare av strategin, strateg fastighetsförsörjning. Projektgrupp avvecklas samt projektet utvärderas. Projektet slutredovisas till styrgrupp och kommunstyrelsens stadsutvecklingsutskott. 6 (9)

7 8 Resurser och kostnader Projektgruppen består av fyra personer från respektive fastighetsstab, lokalenhet och stadsledningskontor. Deltagandet uppskattas uppgå till ca 30 % av projektledarens tjänst och ca 10 % av vardera projektmedlemmens tjänst. Under projektets gång behövs även resurser från respektive nämnd för bearbetning av lokalbehov och verksamhetsperspektiv. 9 Finansiering Finansiering sker inom beslutad budgetram för enheterna inom fastighetsprocessen. 10 Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Strategi för långsiktigt som projektet tar fram ingår på olika sätt i beroenderelation med ett flertal andra processer, även om projektet i sig inte gör det. Dessa processer är byggnation, förvaltning, inhyrning, budget, investering, men även aktiviteter som befolkningsprognoser och nämnders behovsunderlag. 11 Styrning av projektet Projektägare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Jenny Asmundsson, fastighetsdirektör Jenny Asmundsson, fastighetsdirektör Klara Palmberg, stadsutveckling Hans Nyström, ekonomidirektör Anna Magni, enhetschef lokalenheten Lars Nylund, enhetschef byggenheten David Högberg, enhetschef markenheten Joakim Kreuger, enhetschef fastighetsstaben Joakim Kreuger, enhetschef fastighetsstaben Per Leckström, strateg fastighetsförsörjning Kerstin Rörby, förvaltare lokalenheten Robert Westerlund, lokalenheten 12 Kommunikation Arbetet med strategi för långsiktigt har en viktig uppgift i att medvetandegöra och vinna accept för behov och framtagna lösningar. Kommunikationen är viktig tillsammans med förtroendevalda och verksamheter 7 (9)

8 inom kommunen för att fastslå inriktning och lösningsförslag i strategin samt dess påverkan på budget, inom fastighetsprocessen för att uppnå effektivt genomförande, samt med verksamheterna för att uppnå bra matchning gentemot förväntningar och behov. 8 (9)

9 Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se